biblioteca pÚblica e arquivo regional de ponta
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BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA
RELATÓRIO DE ATIVIDADES DE 2012
ERRATA
p. 11 – Última linha do 3º parágrafo, onde se lê “75% dos inquiridos” deve ler-se “65%
dos inquiridos”.
p. 13 – Sétima linha do 2º parágrafo, onde se lê “do arquivo de José Bruno Tavares
Carreiro” deve ler-se “do arquivo Tavares Carreiro”.
p. 15 – Terceira linha do 4º parágrafo, onde se lê “Arquivo de José Bruno Tavares
Carreiro”, deve ler-se “arquivo Tavares Carreiro”.
p. 17 – Na primeira linha do 4º parágrafo, onde se lê “Temudo Barata”, deve ler-se
“Temudo Machado”.
p. 17 – Última linha do 4º parágrafo, onde se lê “António Maria de Aguiar”, deve ler-se
“João Maria de Aguiar”.
p. 22 - Segundo linha do 1º parágrafo, onde se lê “António Férin”, deve ler-se
“Cristiano Férin”.
p. 26 – Segunda linha do 2º parágrafo, onde se lê “10 230 participantes”, deve ler-se “10
383 participantes”.
p. 30 - Última linha do 3º parágrafo, onde se lê “10 383 atividades” deve ler-se “369
atividades com 10 383 participantes”.
1
SECRETARIA REGIONAL DA EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E CULTURA
DIREÇÃO REGIONAL DA CULTURA BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA
BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA
RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2012
Rute Gregório Janeiro de 2013
2
SUMÁRIO
Índice de figuras ………………………………………………………………… 3
I – NOTA INTRODUTÓRIA
a) Visão, missão e objetivos …………………………………………… 4
b) Funções / organização interna …………………………………….. 4
c) Análise conjuntural ………………………………………………….. 5
d) Esboço do perfil de leitores / utilizadores ………………………… 6
II – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RECURSOS UTILIZADOS
1. INDICADORES DE GESTÃO …………………………………… 12
1.1. Recursos humanos ……………………………….. 12
1.2. Atividades e tarefas concretizadas ……………… 14
1.2.1. Atividades do plano ……………………. 14
1.2.2. Atividades extraplano …………………. 16
1.3. Recursos financeiros ……………………………… 18
1.3.1. Gestão corrente ………………………… 18
1.3.2. Receitas …………………………………. 19
1.3.3. Iniciativas culturais do plano de investi-
Mentos …………………………………… 19
1.3.4. Aquisição de conteúdos ………………. 21
1.4. Recursos materiais ………………………………… 22
1.5. Estatísticas de utilizadores, documentos e ativi-
dades ………………………………………………… 23
1.5.1. Biblioteca e área transversal do
Socioeducativo …………………………. 23
a) Utilizadores e documentos ………… 23
b) Atividades do socioeducativo……… 25
1.5.2. Arquivo …………………………………… 27
2. FORMAÇÃO ………………………………………………………… 28
III – AVALIAÇÃO FINAL ………………………………………………………. 30
IV – ANEXOS: Fichas de relatório de ação ……………………………….. 32
V – ANEXOS: Painéis, catálogo e elementos de promoção conce-
bidos para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma
viagem no século XXI”………………………………………………… 59
3
Índice de figuras
Fig. 1 – Organograma orgânico-funcional da BPARPDL, com incidência nas
funções-fim ……………………………………………………………………… 6
Fig. 2 – Representação esquemática da análise Swot …………………….. 7-8
Fig. 3 – Evolução dos leitores inscritos (2009 a 2012) ……………………... 9
Fig. 4 – Distribuição de leitores inscritos por géneros ……………………… 10
Fig. 5 – Distribuição de leitores inscritos por faixas etárias ……………….. 10
Fig. 6 – Grau de escolaridade dos inquiridos pelo inquérito de satisfação
Interno ……………………………………………………………………. 11
Fig. 7 – Receitas do FRAC …………………………………………………….. 19
Fig. 8 – Crescimento das coleções de biblioteca, em metros ……………… 22
Fig. 9 – Quadro estatístico – biblioteca e socioeducativo ………………….. 24
Fig. 10 – Utilizadores e documentos ………………………………………….. 25
Fig. 11 – Atividades decorridas no auditório e na sala de projeção ……….. 25
Fig. 12 – Atividades de promoção do livro e da leitura ……………………... 26
Fig. 13 – Participantes nas atividades ligadas ao socioeducativo ………… 26
Fig. 14 – Estatística anual de consulta de documentos de arquivo, sala de
Reservados……………………………………………………………….. 27
Fig. 15 – Reprodução documental na área funcional de arquivo ………….. 28
Fig. 16 - Utilizadores, atividades e documentos, estatística geral ………… 30
4
De acordo com a resolução n.º 100/2003 de 31 de julho, e tendo por
referência o plano de atividades, este relatório de visa apurar e estabelecer,
para a Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada [BPARPDL], os
objetivos alcançados, o grau de realização das atividades previstas e os
recursos utilizados na prossecução dos objetivos/atividades do ano de 2012.
Para o efeito, e em termos gerais, o documento segue o modelo de
relatório proposto pela Direção Regional de Organização e Administração
Pública [DROAP], nos termos do art.º 7º e anexo B do diploma supracitado.
Encontra-se, assim, dividido em 3 partes: I – Nota introdutória, II –
Atividades desenvolvidas e recursos utilizados, III – Avaliação final,
apresentando também um conjunto de anexos compostos pelas fichas de
relatório de ação e documentos produzidos no âmbito da exposição “As ilhas
de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”.
Na preparação deste relatório contribuíram os setores ligados à
área funcional de serviços internos, nomeadamente os funcionários da
contabilidade, do expediente / arquivo, do serviço de informática, do
plano de investimento e do setor de pessoal. Igualmente participaram,
nessa preparação e levantamento de dados, a chefe de divisão de
biblioteca (com o respetivo relatório de atividades dos setores de
bibliotecas e do socioeducativo), bem como todos os assistente técnicos
e técnicos superiores de biblioteca e arquivo, com os seus relatórios
individuais e levantamentos / registos estatísticos diários, mensais e
anuais do atendimento.
I – Nota introdutória
a) Visão, missão e objetivos
As competências da Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta
Delgada estão consignadas no artigo 11.º do DRR n.º 13/2001, de 7 de
novembro, as quais confluem para uma missão que, genericamente, se pode
enunciar como: “A Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada tem
como missão reunir, preservar e promover o acesso à informação e ao
5
conhecimento, em múltiplas áreas do saber e em diversos formatos e suportes,
com enfoque na temática açoriana”.
Os objetivos gerais desta entidade são o da promoção do livro e da
leitura, a atualização das coleções / informação, a guarda e incorporação do
património arquivístico da RAA, especificamente no seu âmbito territorial de
São Miguel e Santa Maria, assegurando os respetivos tratamento técnico,
divulgação e salvaguarda. Neste sentido, e conforme o n.º 2 do art.º 2º da
Portaria n.º 19/2011 de 28 de março, são seus objetivos fundamentais: facilitar
o acesso e consulta aos documentos / informação, em diversos suportes;
adquirir, organizar e disponibilizar coleções; promover atividades de animação
e divulgação cultural; proporcionar condições potencializadoras da reflexão,
debate, crítica e convívio.
Neste sentido, assume a visão de vir a ser uma referência de boas
práticas ao nível da promoção da leitura e do acesso à informação e
conhecimento, tendo por base os princípios da valorização humana, da
igualdade e da participação ativa na sociedade.
Todos estes princípios de referência, por sua vez, vêm ao encontro do
Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)1 da DRAC, pelo qual se
assume como missão “o desenvolvimento de estratégias para a afirmação da
atividade e do património culturais como fatores basilares da valorização
açoriana”, como visão o “afirmar a cultura como fator distintivo da identidade da
região no país e no mundo e como meio mais eficaz para a evolução das
mentalidades e para a consolidação da consciência cívica dos cidadãos” e
como objetivos estratégicos o aumento do consumo e da prática cultural, a
melhoria da qualidade dos equipamentos culturais e a promoção da cultura
açoriana no país e no estrangeiro (http://www.azores.gov.pt/NR/rdonlyres/722B232B-D1ED-49B8-909A-
5626E3B516AA/582661/QUARDRAC2013.pdf ).
b) Funções / organização interna
A organização interna da BPARPDL está definida nos art.º 14º a 17º do
do DRR 13/2001/A de 7 de novembro, pelos quais se consagra a existência de
um diretor e de duas divisões: a divisão de bibliotecas e documentação e a
divisão de arquivos. Atualmente o cargo de chefe de divisão de arquivos não se
1 Instrumento de gestão para o qual remete a avaliação de desempenho de cada serviço, segundo o n.º 1
do artigo 10.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro.
6
encontra preenchido, pelo que existe uma chefe de divisão de bibliotecas e
documentação e, para colmatar o vazio do preenchimento do primeiro cargo,
existe também um interlocutor da direção para a área dos arquivos.
Em termos de funcionamento, o art.º 3º da portaria n.º 19/2011 de 28 de
março estabelece, ainda, a existência de 3 áreas funcionais: de biblioteca, de
arquivo e de serviços internos. Estas três áreas funcionais confluem, nas
respetivas atividades e competências, para o serviço público de atendimento
que se configura nas vertentes/dimensões da leitura e pesquisa presencial, no
serviço de empréstimo, no serviço de certidões e averbamentos, no serviço de
transferência de suportes e reproduções, no serviço e recursos multimédia, no
serviço infanto-juvenil, na organização e promoção de atividades culturais, na
cooperação institucional, entre outros. O cronograma que seguidamente se
apresenta esquematiza tal organização, com incidência nas chamadas
funções-fim.
Fig. 1 – Organograma orgânico-funcional da BPARPDL, com incidência nas funções-fim - 2012
7
c) Análise conjuntural
No quadro conjuntural, neste ano de 2012 e na passagem para o de
2013 detetaram-se vários fatores internos e circunstâncias externas favoráveis
e / ou desfavoráveis ao desempenho da BPARPDL, as quais, fruto de uma
análise Swot, se podem representar do seguinte modo (Fig. 2):
Fig. 2 – Representação esquemática da análise Swot
Fatores internos desfavoráveis ao desempenho
Fatores externos desfavoráveis ao desempenho
Debilidades Ameaças
Nem toda a documentação está tratada Conjuntura económica de crise
Carência de um catálogo em linha do arquivo Restrições ao nível da aquisição de equipamentos informáticos e novas tecnologias
Página web em construção / desenvolvimento Autorização de despesa demasiado reduzida para a aquisição de conteúdos e atualização / modernização dos fundos documentais
Desatualização e lentidão do parque informático, nomeadamente do das salas infantil, juvenil e multimédia
Estruturas físicas complexas e compartimentadas / compartimentadoras
Alguma falta de motivação dos recursos humanos
Limitações no acesso e na oferta de formação em áreas técnicas essenciais
Conflitos interpessoais Multiplicidade das necessidades públicas e excesso de frentes de trabalho / serviço
Resistência à mudança Dificuldades ao nível do apoio jurídico-administrativo
Carências ao nível da formação e de atualização de conhecimentos
Morosidade dos processos de autorização para a aquisição de serviços essenciais
Acumulação de processos contratuais por atualizar e relativos a recursos e serviços básicos
Excesso de burocratização
Carência de manuais de procedimentos
8
Por outro lado, tem-se por referência que os contingentes populacionais
abrangidos pelos serviços da BPARPDL estão contabilizados em 65 800
habitantes do concelho de Ponta Delgada e em 137 187 habitantes das ilhas
de Santa Maria e São Miguel (censos 2001) no concernente em particular à
área funcional arquivo. Estes significativos quantitativos trazem desafios e
responsabilidades acrescidos ao organismo, pois é sua obrigação satisfazer e
vir ao encontro de necessidades informacionais muito variadas, com públicos
potenciais bastante distintos, quer a nível etário, como cultural.
Acresce ainda dizer que, como qualquer biblioteca pública e e/ou arquivo
regional / distrital, a BPARPDL depara-se com o potencial / eventual desafio da
comunicação e necessidades de informação / conhecimento à distância e
numa escala global (tendo por suporte as novas TIC), desafio ainda mais
premente na cativação e serviço de novos públicos de origem açoriana e /ou de
expressão portuguesa em geral.
Fatores internos
favoráveis ao desempenho
Fatores externos
favoráveis ao desempenho
Fortalezas Oportunidades
Política de máxima abertura ao público Reconhecimento da atividade e do serviço pelo público
Empenhamento e dedicação individual dos funcionários
Proximidade de entidades e instituições de ensino
Conhecimentos e competências adquiridas Localização central do edifício da BPARPDL
Multiplicidade de serviços prestados Necessidades crescentes de acesso público à informação e ao conhecimento
Serviço de atendimento à distância Emergência das funções públicas no âmbito da informação e da cultura em contexto de crise
Serviço de empréstimo ao domicílio Entendimento internacional das bibliotecas como polos culturais de informação e inspiração, no contexto da Agenda Europeia para a Cultura num Mundo Globalizado – tomada de posição da Federação Europeia de Associações de Bibliotecas, Informação e Documentação (EBLIDA)
Riqueza e diversidade do acervo documental Conjuntura nacional e internacional de maior reconhecimento da importância das ciências documentais e da informação
Abertura ao sábado Desenvolvimento técnico e científico das ciências documentais e da informação
Livre acesso à documentação
Disponibilização do auditório e de outras salas para eventos públicos
Amplitude da rede informática sem fios
9
d) Esboço do perfil de leitores / utilizadores
Em termos de leitores inscritos na base de dados de empréstimo,
atualmente a BPARPDL conta com 7 638 leitores e foram criados, neste ano de
2012, 802 novos cartões de leitor. Na fig. 3 pode-se confirmar a evolução de
leitores inscritos nos últimos 4 anos.
Fig. 3 – Evolução de leitores inscritos:
(2009 (1), 2010 (2), 2011(3) e 2012 (4).
No tocante ao perfil dos nossos utilizadores, importa ainda fazer
algumas considerações, essencialmente fundamentadas nos referidos dados
da base de empréstimo (leitores inscritos). Segundo esta, e apesar da eventual
desatualização que se tenta corrigir e das limitações ao nível de tratamento
estatístico, é possível apurar as percentagens da representatividade por
género, bem como a distribuição por faixas etárias.
Assim, 60% dos nossos leitores inscritos são do género feminino e 40%
do género masculino (Fig. 4). Uma representação muito idêntica quanto ao
género foi obtida na resposta ao nosso inquérito de satisfação externo. Aqui,
36% pertencia ao sexo masculino e 64% ao feminino.
10
Fig. 4: Distribuição dos leitores inscritos por género
Quanto às faixas etárias, melhor representados entre os nossos leitores
inscritos estão os intervalos entre os 20-29 anos (2 803 leitores inscritos) e os
30-39 anos (1734 leitores inscritos). Os intervalos etários ente os 10-19 (1051
leitores inscritos) e os 40-49 (856 leitores inscritos) também registam uma
expressão significativa (cfr. Fig. 5).
Fig. 5 - Distribuição dos leitores inscritos por faixas etárias
11
Também com base no referido inquérito de satisfação externa, levado a
cabo entre 5 de novembro e 16 de dezembro de 2012, foi ainda possível obter
outros dados estatísticos sobre a composição do nosso público / utilizador,
contribuindo para a melhor definição do respetivo perfil. Não obstante, admite-
se uma eventual falta de representatividade do levantamento, dado que apenas
teve por base uma amostra de 308 inquiridos.
Mesmo assim, e até porque ao nível do género o inquérito correspondeu
às informações da base de dados de empréstimo, importa ter por referência /
indicador provisório os informes alcançados neste âmbito, tanto ao nível da
ocupação como da escolaridade do público servido por esta entidade.
Entre outros dados, os professores (55), os estudantes (52) e alguns
desempregados (24) destacam-se no âmbito da representação por ocupação.
Já a escolaridade dos inquiridos revelam um público que tem formação
secundária (29%), é composto por 30% de licenciados, detém uma pós-
graduação (16%), um mestrado (11%), o bacharelato (5%), concluiu o 2º ciclo
(4%), realizou doutoramento (3%) e tem o 1º (1%) e 2º ciclos (1%). Em suma,
75% dos inquiridos deste inquérito tinha formação superior.
Fig. 6 – Grau de escolaridade dos
inquiridos no inquérito de satisfação externo
Não obstante tais dados / indicadores, o conhecimento concreto dos
utilizadores da BPARPDL demanda, ainda, estudos e levantamentos
12
estatísticos rigorosos e aprofundados, bem como a atualização de dados e o
tratamento estatístico alargado da nossa base de leitores inscritos.
II – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RECURSOS UTILIZADOS
1 - INDICADORES DE GESTÃO
1.1. Recursos humanos
No respetivo funcionamento, a BPARPDL contou com um total de 41
trabalhadores da administração pública, incluindo o dirigente máximo do
serviço. Este último encontra-se destacado em comissão de serviço desde 1 de
outubro de 2011, tendo estado em regime de substituição entre essa data e 31
de março de 2012, e iniciado contrato, por 3 anos, em 1 de maio de 2012.
Entre os demais trabalhadores, distribuídos por 1 cargo de chefia
intermédia de 2º grau, 12 técnicos superiores, 18 assistentes técnicos e 9
assistentes operacionais, 39 pertencem ao quadro de ilha e 1 esteve em
regime de mobilidade a partir da Biblioteca Pública a Arquivo Regional João
José da Graça (Horta).
Em termos funcionais estes recursos estruturaram-se a partir de 1 diretor
de serviços, 1 chefe de divisão – ambos destacados em comissão de serviço -,
7 técnicos superiores de biblioteca (serviço de referência, tratamento técnico,
transferência de suportes, setor infantojuvenil, multimédia e socioeducativo), 1
educadora de infância (setor infantojuvenil e socioeducativo), 4 técnicos
superiores de arquivo (serviço de referência, função certificativa e
averbamentos, tratamento técnico), 8 assistentes técnicos de biblioteca
(serviço de atendimento e tratamento técnico), 4 assistentes técnicos de
arquivo (serviço de atendimento e tratamento técnico), 1 assistente técnica
associada ao setor de biblioteca (serviço de atendimento), 1 assistente
operacional associada à área de biblioteca (serviço de atendimento), 1
assistente operacional na área da digitalização, 1 assistente operacional para
reprografia, encadernação e outros, 4 assistentes técnicos afetos à secretaria
(contabilidade, pessoal, expediente e arquivo, plano de investimentos, FRAC e
loja da cultura), 1 assistente técnico ligado à área de informática, 1 assistente
operacional ligada à loja da cultura (serviço de atendimento), 2 assistentes
13
operacionais em funções de auxiliar administrativo e para apoio às áreas de
biblioteca e arquivo, 1 assistente operacional em funções de portaria e telefone,
2 assistentes operacionais em funções de higiene e limpeza.
A BPARPDL contou também, por aquisição de serviços, com a colaboração
de uma técnica superior de arquivo, contratada especificamente para
tratamento dos fundos arquivísticos. Entre janeiro e março de 2012, na
sequência de contrato assinado em 2009, esteve incumbida do tratamento do
Fundo Ernesto Rodolfo Hintze Ribeiro; de 1 de maio a 31 de dezembro
executou um contrato de prestação de serviços para o tratamento e avaliação
do arquivo de José Bruno Tavares Carreiro e para o tratamento do Fundo Praia
e Monforte. A partir de 16 de outubro, e na sequência de um procedimento por
ajuste direto (com convite e dirigido a 3 prestadores de serviço), assumiu
também, e pelos próximos anos, o tratamento dos Fundos Natália Correia e
Dórdio Guimarães.
Igualmente, e por aquisição de serviços, a BPARPDL teve ainda a
colaboração de 1 empresa em nome individual responsável pela manutenção
do edifício e equipamentos; a colaboração de um engenheiro eletrotécnico,
responsável pela exploração da instalação elétrica; a colaboração de 1
empresa em nome individual de jardinagem, a que acresce a colaboração de
uma empresa prestadora de serviços de limpeza (3 elementos, cerca de 2h /dia
+ sábados), outra empresa de serviços de segurança (3 elementos, todos os
dias entre as 17h00 e as 09h00, sábados, domingos e feriados) e da empresa
que explora a cafetaria (2 elementos, contrato por concurso público, ainda em
vigor).
A BPARPDL contou também com a colaboração e integrou:
- 1 colaborador ao abrigo do programa CTT’s / Associação PPDA – São
Miguel e Santa Maria (desde o início de 2010, tendo o último programa iniciado
em 19.09.2012);
- 1 colaborador licenciado em Sociologia, ao abrigo do programa Estagiar L,
cujas funções se iniciaram em 01.10.2012 e se prolongam até 31.03.2013;
- 2 estagiários, em contexto de trabalho, da Escola Secundária das
Laranjeiras, do curso Profij de “técnico de informática: instalação e gestão de
redes informáticas”, estágio que decorreu entre 02 de maio e 28 de julho, com
7 horas diárias;
- 2 estagiários, em contexto de trabalho, da Escola Secundária das
Laranjeiras, do curso Profij de “técnico de informática: instalação e gestão de
14
redes informáticas”, estágio decorrido entre 15 de outubro e 31 de dezembro,
com carga horária de 9 horas semanais (ainda em curso neste ano de 2013);
- 1 colaborador por protocolo com a Direção Geral da Reinserção Social,
cujas funções, correspondentes a 50 horas de trabalho, decorreram entre 17 de
outubro e 24 de novembro de 2012;
- 2 colaboradores por protocolo com as associações ARRISCA e Novo Dia,
cujas funções decorreram entre 01.03.2012 e 19.10.2012 e 24.09.2012 e
dezembro de 2012 (este último, ainda em continuidade).
Num cômputo geral, pelo menos 60 trabalhadores contribuíram
presencialmente, e de forma diferenciada de acordo com as respetivas funções
e competências, para os resultados obtidos nesta entidade. Cinquenta e três
desses trabalhadores deram o seu contributo de forma diária e continuada ao
longo de todo o ano, incluindo os elementos da empresa de exploração da
cafetaria, dos serviços de limpeza, da segurança e da manutenção e
equipamentos.
1.2. Atividades e tarefas concretizadas
1.2.1 Atividades do plano
A BPARPDL concretizou mais de 90% das atividades / tarefas
propostas (cfr. fichas de relatório de ação anexas), tendo ainda levado a
cabo muitas outras extraplano, como no ponto 1.2.2. se exporá.
A atividade que menos correspondeu ao desejado, face às
expectativas criadas e à impossibilidade de concretização, terá sido a da
exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”. Por
cativação superior da verba (08.11.2012), a exposição foi interrompida a
dias de seguir para a gráfica (ver, nos anexos, os respetivos materiais).
Outras exposições, contudo, estiveram patentes nesta entidade,
nos primeiros meses do ano. A designada por “O fútil e o útil: apelos da
publicidade na I República”, cujo comissário foi Carlos Enes, e, a partir
de junho, num projeto de itinerância, “Histórias que vêm do mar” em
colaboração com o OMA, Museu da Horta e CHAM.
15
Ainda no quadro das atividades do socioeducativo, a divulgação
das atividades a 100%, a realização de 296 atividades no auditório / sala
de projeção coletiva, a concretização de 76 atividades de promoção do
livro e da leitura e o montante global de 10 230 participantes, são dados
que aqui importa registar.
Já quanto à reorganização espacial dos serviços e salas de
atendimento, a mudança de configuração da sala multimédia e,
parcialmente, das áreas de estanteria e livre acesso da sala do 2º piso
são, também, concretizações a ressaltar.
Quanto ao tratamento técnico documental de biblioteca, a revisão
do catálogo, a indexação e uniformização de registos e cotas, a
introdução na BD do material livro e não-livro adquirido (compra ou
oferta), a introdução de novos registos ao nível das bibliotecas
particulares, a introdução diária dos registos dos periódicos e a revisão
das respetivas bases de dados, a simplificação de 6 000 cotas para o
livre acesso, entre outros, são também aspetos do trabalho de back
office fundamentais. Os cômputos gerais, neste setor, atingiram 17 695
registos revistos e cerca de 3293 novos registos inseridos no Bibliobase.
Já no tocante à área funcional de arquivo, ressalvem-se os pelo
menos 8 014 registos introduzidos no Digitarq, só pelos arquivistas desta
entidade, a que acrescem 2 993 do Arquivo de José Bruno Tavares
Carreiro e 1 348 de fundos ainda não disponibilizados. Destaquem-se
também as mais de 3 600 revisões levadas a cabo no catálogo e, muito
particularmente, o moroso e difícil trabalho de higienização mecânica a
seco, principalmente daquela que envolve a retirada e elementos
metálicos (como clips e agrafos) da documentação em tratamento.
No setor da transferência de suportes é de registar a digitalização
e tratamento final de 11 258 imagens, entre as quais as 717 da
cartografia de João Maria Aguiar e Ernesto do Canto. O trabalho deste
setor ficou ainda afetado por mais de 3 meses de paragem das
digitalizadoras.
No quadro do atendimento público em geral, atente-se ao elevado
grau de satisfação manifestado pelos clientes nos inquéritos de
16
satisfação externa. Estes inquéritos, realizados entre 5 de novembro e 16
de dezembro e 6 de novembro a 9 de dezembro, contaram com a
colaboração de Iva Matos, Bruno Cabral, Jorge de Mello-Manoel, Hélder
Pereira e Rute Gregório e, a seu tempo, merecerão relatório específico.
Já no campo da gestão das infraestruturas e equipamentos,
destacam-se as iniciativas de conservação e manutenção do edifício
(principalmente infiltrações da cobertura, paredes e área do antigo
refeitório), a atualização/compra (absolutamente insuficiente!), de 4
novos computadores destinados ao público, a conservação/manutenção
dos sistemas anti-incêndio, anti-intrusão, a renovação do pontógrafo, a
manutenção do equipamento informático e eletrónico e a elaboração de
algumas instruções de trabalho (IT) relativas a equipamentos e software.
No tocante às funções-meio desta entidade, em geral, a limpeza,
segurança e comunicação foram salvaguardadas, os procedimentos
realizaram-se atempadamente, tanto ao nível da contabilidade, como do
pessoal, do expediente/arquivo e do plano de investimento. Também os
procedimentos ao nível da contratualização foram concretizados no seu
devido tempo, tendo-se inclusive antecipado 7 dos 8 procedimentos
contratuais necessários ao bom funcionamento do serviço neste ano de
2013.
No quadro da gestão documental, ressalvem-se as iniciativas de
reforço da formação ao nível do SGC (2 formações), uma delas com o
apoio da DRCTC (Margarida Raimão), e a adoção de um sistema de
gestão documental por processos.
Para finalizar, outro elemento a destacar-se será o lançamento da
nova página da Internet, ainda em construção, no passado dia 21 de
dezembro de 2012 (http://www.bparpd.azores.gov.pt/).
1.2.2. Atividades e iniciativas extraplano
Para além das atividades previstas, outras iniciativas tomaram
forma nesta entidade.
Na área de conservação de fundos e coleções, destaque-se o
trabalho de 3 meses dedicado ao depósito das bibliotecas particulares, o
17
qual foi esvaziado, limpo e desinfestado, e as coleções, por sua vez,
todas expurgadas, no exterior, por empresa especializada. Esta
intervenção permitiu, não só assegurar a preservação das espécies
contra ataques de xilófagos, como uma reorganização espacial das
livrarias em causa. Na tarefa foram envolvidos os técnicos superiores e
assistentes técnicos da área de tratamento técnico de monografias, os
assistentes operacionais destacados e colaboradores voluntários.
Fora do plano também esteve a integração do acervo de António
Ferin, o qual, para além das iniciativas burocráticas, implicou seleção no
local de origem, receção, cotejamento e respetivo expurgo.
Ao nível do arquivo, o levantamento e avaliação do Fundo Tavares
Carreiro, por solicitação da tutela e em curtos 6 meses, trouxe a esta
entidade mais-valias funcionais / conhecimentos importantes e permitiu
sinalizar um significativo fundo arquivístico regional.
O tratamento técnico das monografias da livraria Temudo Barata
também não constava do plano, tendo-se iniciado e concluído o respetivo
tratamento em 2012. Igualmente se concretizou, fora do plano, o registo
de monografias da livraria de António Oliveira Rodrigues (157), o início
da introdução na BD de analíticas dos periódicos (1 208) e a digitalização
dos mapas de António Maria de Aguiar e Ernesto do Canto (c. de 300).
No quadro ainda das atividades fora do plano, destaquem-se o
conjunto de iniciativas “Profissões à conversa” e “Outubro musical” (com
a colaboração da empresa Ruído – Audiovisuais), 2 instalações de arte
em colaboração com turmas da Escola Secundária Antero de Quental
(profª. Paula Mota), a exposição de fotografia “Pedra Filosofal” de
Jaqueline Torres, a exposição “25 anos, 25 projetos: a União Europeia,
hoje, nos Açores” - colaboração com a Autoridade da gestão do
Proconvergência - e a exposição de desenhos de Alex Gozblau, para
além de outras pequenas iniciativas.
Por fim, e a destacar, a elaboração de um primeiro projeto de plano
de digitalização para a instituição (sujeito a apreciação e discussão nos
próximos meses), a preparação e implementação do plano de prevenção
e resíduos sólidos (que desenvolveu amplamente procedimentos parciais
18
já existentes) e a apresentação antecipada dos mapas previsionais para
as aquisições de periódicos e espécies na área infantojuvenil/multimédia.
Ao nível da monitorização individualizada dos trabalhos
desenvolvidos, e dos trabalhadores, foi também introduzido o
procedimento de produção de relatórios mensais (técnicos superiores,
assistentes técnicos e alguns assistentes operacionais), o qual se
desenvolverá, nos próximos anos, numa periodicidade bimensal.
1.3. Recursos financeiros
Na concretização das atividades e tarefas supracitadas, bem como
na manutenção essencial do quadro de pessoal da BPARPDL, foram
investidos recursos financeiros provenientes do orçamento interno e do
plano de investimento.
No geral, foram executados 1 065 546.97 € no âmbito do orçamento
interno, acrescidos de 105 893,02 € do plano de investimentos. No global,
os serviços e atividades da BPARPDL assumiram o encargo de 1 171
439,99 €.
1.3.1.Gestão corrente
Ao nível da gestão corrente, a dotação inicial da BPARPDL foi de
1.066.980.00 € e a dotação revista de 1.080.480.00 €. Os valores executados
contabilizaram-se em 1.065.546.97 €, com saldo acumulado de 14.933.03 €. A
taxa de execução foi de 98,62 %.
Dotação inicial Dotação revista
Valores executados
Saldo acumulado
Taxa de execução
1.066.980.00 € 1.080.480.00
€ 1.065.546.97 € 14.933.03
€ 98,62 %
No tocante ao pessoal foi executado o montante global de 867 291,00
(despesas de pessoal de 759.686,00€, mais despesas de descontos de
pessoal no valor de 107.605,00€), 22 636,14 € em serviços especializados e
19
assistência técnica e 54 677,68 € na conservação e manutenção do
edifício e equipamentos.
1.3.2. Receitas
A atividade e serviços de pesquisa, de reprodução documental,
formal e/ou informal, com fotocópias, digitalizações e certidões2, bem
como as vendas da loja da cultura apresentaram receitas no valor de 8
574,10€ (5 720,53 € em 2011), cujo beneficiário é o Fundo Regional de
Cultura (FRAC).
Fig. 7: Receitas do FRAC
1.3.3. Iniciativas culturais do plano de investimentos
A dotação inicial prevista para atividades, no âmbito do plano de
investimentos, foi de 30 000 €, registando-se uma taxa de execução de
43,77%.
Esta baixa taxa de execução ocorreu por 2 razões principais:
1. Em parte, por virtude do menor custo envolvido na dinamização
da atividade de oficina de banda desenhada, ilustração e
argumento, comparativamente com o previsto para o workshop
“Bibliotecas e arquivos: o peso da informação e a fragilidade
dos suportes” que não se chegou a realizar, e o qual se
substituiu, com autorização superior, pela referida oficina.
2 De acordo com a portaria n.º 18/2011, de 24 de março.
Loja da Cultura
Serviço de
certidões
Serviços de reprodução
documental
TOTAL
Janeiro 831.42€ 109.50€ 391.60€ 1.332.53€
Fevereiro 56.67€ 336.90€ 269.45€ 663.02€
Março 210.25€ 399.15€ 609.40€
Abril 49.79€ 150.00€ 331.05€ 530.84€
Maio 166.61€ 111.50€ 311.43€ 589.54€
Junho 233.80€ 191.50€ 163.10€ 588.40€
Julho 862.30€ 355.75€ 197.15€ 1.415.20€
Agosto 166.00€ 146.65€ 212.50€ 525.15€
Setembro 177.50€ 105.20€ 172.44€ 455.14€
Outubro 180.31€ 218.80€ 235.85€ 634.96€
Novembro 68.80€ 196.40€ 291.93€ 557.13€
Dezembro 252.14€ 192.80€ 227.85€ 672.79€
TOTAL 3.045.34€ 2.325.25€ 3.203.50€ 8.574.10€
20
2. Essencialmente, por virtude da cativação de verba para
execução da principal exposição da BPARPDL (As ilhas de
Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI), programada para
novembro / dezembro de 2012, cativação feita por despacho de
Sua Ex.ª o Sr. Vice-Presidente do GRA, de 8 de novembro
último.
As fichas de avaliação do projeto (em anexo) contêm na íntegra
informações sobre as iniciativas inseridas no plano de atividades. Aqui
ficam registados os montantes previstos e realizados nas várias
atividades.
1. DIA INTERNACIONAL DO LIVRO com atelier de sensibilização aos
ConTapetes
Previstos Realizados
5.000€ 4.000,65€
2. BIBLIOTECAS E ARQUIVOS: O PESO DA INFORMAÇÃO E A
FRAGILIDADE DOS SUPORTES substituída pela atividade de
DINAMIZAÇÃODE OFICINA DE BANDA DESENHADA, ILUSTRAÇÃO E
ARGUMENTO (autorizada superiormente)
Previstos Realizados
5.000€ 1.616€
3. EXPOSIÇÃO “HISTÓRIAS QUE VÊM DO MAR”
Previstos Realizados
2.000€ 2.234,95€
4. EXPOSIÇÃO “AS ILHAS DE GASPAR FRUTUOSO: UMA VIAGEM NO
SÉCULO XXI” - Exposição evocativa dos 420 anos da morte de Gaspar
Frutuoso, com a colaboração do CHAM. A despesa concretizada no
âmbito desta exposição serviu a preparação e conceção da mesma,
21
nomeadamente com os serviços de design e composição gráfica dos
painéis, catálogo e elementos de publicitação. À despesa infra ainda
acresce o valor de 500 € (assumida pelo orçamento interno) para
pagamento dos direitos de reprodução dos portulanos de Luís Teixeira
(1587) à Biblioteca Nacional de Florença. Neste momento, a BPARPDL
tem em caixa uma exposição preparada e pronta para a gráfica e
respetiva impressão e montagem (cfr. anexo V).
Previstos Realizados
12.500€ 4.786,68€
5. MOSTRA BIBLIOGRÁFICA3: Mostra documental Camões e os seus
Contemporâneos
Previstos Realizados
1.500€ 494€
1.3.2. Aquisição de conteúdos
A aquisição de conteúdos no âmbito do plano teve uma taxa de
aquisição de 95,52%, com uma verba inicial de 15.000€ que se aplicou
em material livro (13.869,16€) e não livro (459,07€), até ao dia 8 de
novembro.
Acresce ainda registar, no âmbito do orçamento interno, a
execução de verba para aquisição de periódicos, 1 documento de
arquivo e despesas afins que atingiu o valor de 3 189,98 €, mais 500,00
€ em direitos de autor (direitos de reprodução de mapas da Biblioteca
Nacional de Florença - exposição).
Em termos concretos, tal investimento significou um crescimento
da ocupação dos depósitos aproximado de 25, 77 m l. Se a tal juntarmos
os dados das bibliotecas particulares oferecidas/integradas, ficamo-nos
por um crescimento de 51,15 m l.
3 Foram ainda realizadas mais duas mostras documentais, uma sobre a viola da terra e outra sobre
bibliografia de Ana Castro Osório, sem qualquer custo no âmbito do plano de investimentos.
22
Fig. 8 – Crescimento das coleções de biblioteca, em metros
PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS - JORNAIS
2,25 m
PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS - REVISTAS
5,95 m
FUNDO GERAL – DEPÓSITO (*) 10,40m
INFANTIL (*2) 3,40m
MULTIMÉDIA / JUVENIL (*2) - monografias
3 m
MULTIMÉDIA / JUVENIL e INFANTIL (*3) - DVD e CD
Infantil – 0,21m Geral -0,56m
0,77 m
LIVRARIAS PARTICULARES Cristiano Férin -24m Mota Amaral (*)– 0,70m
Borges Coutinho(*) –0, 67.5m
25,38m
TOTAL 51,15 m
* - Cálculo efetuado no valor estimado de 1,5 cm para cada lombada
*2 – Cálculo efetuado no valor estimado de 2 cm para cada lombada
*3 - Cálculo efetuado com base com base no seguinte: 56 DVD e CD novo com
1cm estimado para cada lombada
Na área de arquivo, a integração da documentação de António
Roberto Oliveira Rodrigues, de António Férin e de Armando Cortes
Rodrigues implicaram um crescimento aproximado de 10 m l. A par, a
guarda do Arquivo Tavares Carreiro implicou uma ocupação de
estanteria e mesas de c. de 17 m l. Por fim, por razões a que somos
alheios, os 15 m l do tribunal de P. Delgada, aguardados para 2012,
deverão apenas dar entrada neste ano de 2013.
1.4. Recursos materiais
Os recursos materiais previstos foram os utilizados na aquisição de
material livro e não – livro (ver Aquisição de conteúdos).
Para além desse investimento, e com autorização superior, foram
adquiridos 4 computadores para a sala do piso 2, os quais são os únicos
com capacidade para pesquisa e abertura de imagens em formato digital,
disponibilizadas aos nossos utilizadores com propósitos de rápido acesso
e de conservação documental.
Os pedidos de renovação do velho parque informático das salas
infantojuvenil e multimédia, com mais de 10 anos de uso público e
23
marcados pela absolescência tecnológica, bem como de aquisição de 2
mediacenter e de renovação do sistema central de telefones (para um
sistema de voz sobre IP), não puderam ser superiormente atendidos
neste ano de 2012. As falhas dos citados sistemas, a imagem de
inoperância, lentidão e falta de atualização, lesivos para a instituição e
para um bom serviço de clientes, constituem argumentos de força para,
num curto lapso de tempo, esta situação vir a ser resolvida.
Acresce que as dificuldades tecnológicas já se têm vindo a sentir
em alguns dos nossos setores de trabalho interno, com um crescendo de
de queixas sobre a lentidão e avarias de computadores, o que também
demanda equacionar-se, a breve trecho, uma renovação bem mais
alargada do hardware desta BPARPDL.
Importa igualmente referir que, em finais de 2012, se viu
concretizar:
- a renovação da página da Internet (ainda em desenvolvimento), a
partir de verbas do orçamento interno;
- o início do contrato de atualização e manutenção do DigitArq,
abrangendo todos os serviços de arquivos regionais e enquadrado no
orçamento da tutela, o qual veio ao encontro do desejo, pedido e
informação apresentados em 16.02.2012 por estes serviços.
No mesmo sentido se aguarda ainda resposta concreta da tutela à
nossa informação sobre a manutenção do Bibliobase (31.05.2012),
sabendo-se que já estão a ser envidados esforços para a resolução do
problema de falta de contrato de manutenção.
Também no âmbito das digitalizadoras A0 e A2 importava
concretizar um contrato de idêntica natureza, principalmente depois das
graves dificuldade e inoperância dos respetivos serviços em julho,
agosto, setembro e parte de outubro, motivadas pelas limitações
colocadas, desde 2011, à aquisição de serviços a empresas externas à
RAA. Ultrapassado o problema em setembro / outubro do ano passado,
julga-se poder avançar para uma nova solução, a qual passa, também,
pelo respetivo contrato de manutenção.
24
1.5. Estatísticas de utilizadores, documentos e atividades
1.5.1. Biblioteca e área transversal do socioeducativo
a) Utilizadores e documentos
Ao nível da área funcional de biblioteca, incluindo o serviço
socioeducativo, a BPARPDL registou 42 833 utilizadores, contabilizou
802 novos cartões de leitor e disponibilizou 76 054 documentos, entre os
quais 21 004 para empréstimo domiciliário e 1 516 documentos
audiovisuais. Também se registaram 93 235 pedidos para utilização da
Internet.
Fig. 9 - Quadro estatístico – biblioteca e socioeducativo
Relativamente à variação anual utilizadores/documentos, janeiro,
abril, maio e novembro (março, abril e maio em 2011) apresentaram os
maiores níveis de utilizadores (a azul). Apesar de parecer existir uma
estreita correlação entre o maior número de utilizadores e o maior
MESES UTILIZ. DOC. EMPRÉSTIMO DOMICILIÁRIO
TOTAL DOC (emp+salas)
NOVOS LEITORES INTERNET
AUDITÓRIO/ SALAS
ATIVID. PROM. LEITURA
TOTAL ATIVID.
DOC AUDIOVIS
JAN 4085 16302 1240 17542 100 18882 121 210 331 178
FEV 3227 3227 933 4160 87 555 480 136 616 103
MAR 3974 3974 1158 5132 59 6349 662 223 885 167
ABR 4618 4618 4720 9338 81 14139 702 298 1000 142
MAI 4150 4150 2939 7089 77 10105 435 166 601 131
JUN 3745 3745 754 4499 35 5288 2258 90 2348 168
JUL 3523 3523 746 4269 58 5073 1055 0 1055 78
AGO 2586 2586 515 3101 31 3647 947 0 947 153
SET 2365 2365 714 3079 54 3847 842 150 992 95
OUT 3485 3485 4815 8300 91 13206 150 153 150 110
NOV 4013 4013 1262 5275 84 6621 280 192 472 101
DEZ 3062 3062 1208 4270 45 5523 784 49 833 90
TOTAL 42833 55050 21004 76054 802 93235 8716 1667 10230 1516
DOMICILIÁRIO = NÚMERO DE DOCUMENTOS EM EMPRÉSTIMO DOMICILIÁRIO DOCUMENTOS = MATERIAL NÃO LIVRO JÁ INCLUIDO NOS DOCUMENTOS COM O SUBTOTAL NA COLUNA "
documentos audiovisual"
ACTIVIDADES = NÚMERO DE UTILIZADORES EM ATIVIDADES DIVERSAS INCLUINDO A PROMOÇÃO DA LEITURA
TOTAL = TOTAL ANO
25
número de documentos consultados (janeiro, abril, maio), nem sempre
esta correspondência existe, como é o caso flagrante do mês de outubro,
por exemplo.
Fig. 10 - Utilizadores e documentos
b) Atividades do socioeducativo
Entre lançamentos de livros, concertos, representações teatrais,
ações de sensibilização, conferências, colóquios, ciclos de conferências,
wokshops, reuniões e projeção de filmes, entre outros, no ano de 2012 a
Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada acolheu 296
atividades distribuídas pelo auditório e sala de projeção coletiva. Entre
estas podem destacar-se 12 lançamentos de livros e 37 eventos de
índole cultural, para além de reuniões e múltiplas projeções de filmes.
Os meses nos quais se verificou o recurso / utilização mais
intensivo dos 2 espaços foram os de junho, julho, agosto e dezembro. Os
meses de maio, abril, maio e setembro também registaram números de
reserva / uso significativos.
Fig. 11 Atividades decorridas no auditório e na sala de projeção coletiva
26
No tocante às atividades de promoção da leitura [PLL], a
BPARPDL realizou 76 atividades ao longo de todo o ano, registando
maior adesão, respetivamente, nos meses de abril, março, janeiro,
novembro, maio, outubro e setembro.
Fig. 12 - Atividades de promoção do livro e da leitura
Quanto à afluência de público às iniciativas, é de registar o n.º de
10 230 participantes no total das atividades, sendo 8 716 o n.º daqueles
que estiveram presentes nas iniciativas do auditório e/ou sala de
projeção coletiva e 1667 o número de jovens envolvidos nas atividades
de PLL. É de registar, também, que os meses nos quais a participação
nas atividades de PLL é inexistente (nas férias escolares de verão), a
participação nas atividades do auditório / sala de projeção registam um
significativo número de incidências.
Fig. 13 - Participantes nas atividades ligadas ao socioeducativo
MESES AUDITÓRIO/
SALA ATIVID. PROM.
LEITURA TOTAL
JAN 121 210 331
FEV 480 136 616
MAR 662 223 885
ABR 702 298 1000
MAI 435 166 601
JUN 2258 90 2348
JUL 1055 0 1055
AGO 947 0 947
SET 842 150 992
OUT 150 153 150
NOV 280 192 472
DEZ 784 49 833
TOTAL 8716 1667 10230
27
1.5.2. ARQUIVO
Na área funcional de arquivo registaram-se 1509 leitores na sala
de reservados, aos quais acrescem as 116 solicitações de serviço à
distância (cfr. mais adiante).
Ao nível das espécies e/ou fundos documentais, foram consultados
maioritariamente os fundos judiciais (JUD), com 10 085 consultas, os
fundos paroquiais (PRQ), com mais de 3 755 e os fundos notariais
(NOT), com 1 001 consultas. De referir que o crescimento no registo dos
primeiros se deve à adoção de uma nova forma de contagem, dado que
se passaram a contabilizar os processos (DC) levados à sala e não os
maços (como era prática estabelecida). Por outro lado, os valores
apresentados da consulta dos paroquiais ficarão aquém da realidade,
visto que as imagens digitais passaram a estar disponíveis na nossa
Intranet e que, por razões de acessibilidade e conservação, os clientes
foram convidados, preferencialmente, a fazer essa consulta em linha. A
desvantagem do processo é ainda não ser possível, de todo, controlar o
número de livros consultados nesse formato pelos nossos utilizadores.
No total registou-se a disponibilização de mais de 15 984
documentos.
Fig. 14 Estatística anual de consulta de documentos de Arquivo, sala de reservados - 2012
ACD ALL JUD NOT ASS FAM PSS COL PRQ MON Outros Espécies Leitores
Janeiro 87 47 32 139 0 0 46 2 165 26 0 542 140
Fevereiro 42 22 7 78 0 0 19 0 429 31 9 638 115
Março 42 28 12 87 0 0 9 1 612 3 35 829 183
Abril 47 41 913 66 0 0 3 0 144 11 5 1039 98
Maio 17 20 977 103 0 0 2 0 345 12 0 1460 106
Junho 9 6 2176 36 0 0 29 0 215 0 0 2036 96
Julho 14 4 1002 47 0 0 1 0 352 0 0 1420 101
Agosto 9 0 930 97 0 0 151 0 293 0 0 1470 117
Setembro 64 15 1784 21 0 0 4 0 0 16 2 2592 134
Outubro 36 0 2046 163 0 0 5 0 479 9 0 2741 152
Novembro 9 20 106 96 0 0 14 0 432 3 17 672 153
Dezembro 39 6 100 68 0 0 39 0 289 0 1 545 124
Totais 415 209 10085 1001 0 0 322 3 3755* 111 69 15984 1519
*Excluem a consulta dos livros em suporte digital, através da Intranet.
28
Ao nível da reprodução documental, ainda nesta área funcional
contabilizaram-se 366 clientes presenciais e 68 remotos, os quais
solicitaram 2 212 fotocópias, 377 digitalizações e 228 certidões.
Fig. 15 - Reprodução documental na área funcional de arquivo
CLIENTES
PRESENCIAIS CLIENTES REMOTOS
CERTIDÕES FOTOCÓPIAS DIGITALIZAÇÕES
PESQUISAS SEM
EXITO
Janeiro 30 10 23 99 89 4
Fevereiro 30 7 18 91 0 1
Março 35 5 27 164 51 3
Abril 32 8 18 168 14 0
Maio 38 4 21 115 44 1
Junho 21 10 14 107 127 2
Julho 28 7 17 100 6 0
Agosto 27 1 11 141 0 0
Setembro 32 3 19 63 26 0
Outubro 40 3 26 592 12 0
Novembro 33 8 23 465 8 0
Dezembro 20 2 11 107 0 1
Totais 366 68 228 2212 377 12
Já no tocante ao serviço de atendimento à distância, por via das
novas e velhas tecnologias da informação / comunicação, entre outros, a
área de arquivos atendeu, e com base nos registos do SGC, cerca de
116 pedidos de residentes no estrangeiro e em Portugal continental e
insular.
Nesses pedidos, prestou serviço a entidades como cartórios
notariais (Ribeira Grande) conservatórias do registo civil (Horta, Lagoa,
Nordeste, Penacova, Ponta Delgada, Povoação, Vila Franca do Campo e
Vila Nova de Gaia), conservatória dos registos centrais, tribunais
(Nordeste, Ponta Delgada, Vila do Porto e Vila Franca do Campo) e
consulados de Portugal (em Belo Horizonte, Santos, São Paulo, Recife,
Montreal, Toronto, Vancouver, New Bedford, San Francisco, Providence
e Paris).
Prestou ainda serviço à distância a 6 dezenas de utilizadores
individuais residentes nos Açores (Faial, Santa Maria e São Miguel), na
29
Madeira, em Portugal continental (Batalha, Braga, Coimbra, Évora,
Lisboa, Mortágua, Porto) e no estrangeiro (Brasil, Canadá, Espanha,
EUA e França).
2. FORMAÇÃO
Catorze (14) colaboradores internos frequentaram ações de
formação externa, sem custos diretos para a BPARPDL, 4 em regime de
formação e 10 em regime de autoformação. Cinco funcionários
desistiram das formações em que estavam inscritos.
As ações de formação, cursos, encontros regionais, congresso
nacional e outros foram promovidos dentro do horário de trabalho, à
exceção de um caso. As entidades promotoras das referidas ações foram
o CEFAPA, SINTAP e a BAD.
Gestão e financiamento de projetos culturais, 11º Congresso
Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Ler, Ouvir e
Falar: organização e dinamização de grupos de leitores, Comunicação e
relações interpessoais, Comunicação interpessoal e assertividade,
Acolhimento e encaminhamento, Gestão do tempo e do stress, Língua
estrangeira – continuação / Inglês (pós laboral), Novos direitos e deveres
dos trabalhadores da administração pública, Informática – Office,
Compras e avaliação de fornecedores, Inventariação avançada do
património, Código da contratação pública – execução de contratos e
Melhoria da qualidade foram as áreas de formação frequentadas.
Igualmente se participou em sessões de esclarecimento sobre o
acordo ortográfico, o regime de contrato em funções públicas (RCTFP), o
código de procedimento administrativo (CPA) e o regime de vínculos /
carreiras e remunerações e estatuto da aposentação (RVCRTFP).
Internamente organizaram-se sessões de esclarecimento /
formação (2) na área do SGC e na de gestão de resíduos, no último caso
com a colaboração da AMISM.
30
III. AVALIAÇÃO FINAL
Em termos gerais, a BPARPDL cumpriu o plano de atividades
previsto para 2012, tendo executado a verba atribuída inicialmente em
98,62% (orçamento interno) e em 43,77% (plano de investimento). A
baixa taxa de execução do orçamento do plano de investimentos deveu-
se à decisão superior de cativação de verba (novembro último).
Apesar deste facto ter afetado a concretização da principal
exposição do ano de 2012, “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no
século XXI” (ver anexo), as atividades descritas no ponto 1.2. e,
principalmente, as iniciativas extraplano (1.2.2), compensaram
largamente uma eventual perda de impacto na ação sociocultural. Como
se disse, a BPARPDL teve uma referência no exterior bastante
significativa, traduzida pelo atendimento/ receção de um total de 54 919
utilizadores / participantes, mas também pelas referências registadas na
comunicação social: concretizaram-se pelo menos 31 referências na
imprensa escrita regional, no mínimo 5 referências nos meios de
comunicação audiovisual (4 lançamentos de livros e 1 exposição), sendo
uma delas na RTP2 – programa Câmara Clara.
Já em termos de documentos e atividades para o exterior, a
BPARPDL disponibilizou 71 034 documentos, promoveu, e
essencialmente apoiou, 10 383 atividades.
Fig. 16 – Utilizadores, atividades e documentos estatística geral
2012 Biblioteca Arquivo Atividades Promoção do
livro e da leitura
TOTAL
Utilizadores / participantes
42 833 1 635 8 716 1 667 54 919
Documentos Disponibilizados
55 050 15 984 71 034
Como também se poderá ainda verificar pelo ponto 1.2. deste
relatório - Atividades e tarefas realizadas - e pelas fichas de relatório de
31
ação (Anexo IV), o tratamento técnico de biblioteca e arquivo continuou a
desenvolver-se a muito bom ritmo, tendo sido revistos 17 695 registos do
Bibliobase, 3 677 do Digitarq e introduzidos cerca de 3 293 novos
registos no primeiro caso e 12 355 no segundo. Também as bases de
dados da área de periódicos sofreram alterações e introduções
significativas, como podemos inferir pelo próprio crescimento ao nível da
estanteria (2,5 + 5,95 m l).
Igualmente foi expurgado e reorganizado, em grande escala, o
depósito das livrarias particulares, foi reestruturada a sala multimédia e
ampliado o espaço de estanteria de livre acesso da sala do 2º piso.
Já no tocante à área de gestão e administrativa, é de destacar a
adoção um sistema de gestão informacional por processos, a partir do
SGC, o lançamento da nova página e a validação de 7 instruções de
trabalho (IT), tendo em vista o futuro manual de procedimentos.
Por fim, a BPARPDL também realizou 2 inquéritos de satisfação
externa em novembro e dezembro últimos, bem como 2 de satisfação
interna cuja conceção/preparação se iniciou em 2012, mas que apenas
foram aplicados em inícios de janeiro de 2013. Os resultados destes
inquéritos, a nível externo muito favoráveis à instituição, serão
publicitados este ano de 2013.
32
IV – ANEXOS
Fichas de relatório de ação
33
Relatório de ação 1.1.
Objectivo Estratégico: Aumentar a eficácia dos serviços DRAC
Objectivo Operacional: Agilizar o sistema de gestão de correspondência
Indicador (s) : prazo de execução das tarefas
Meta (s)*: Realização das actividades propostas
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Readequação e desenvolvimento do uso do SGC
Rute Gregório Iva Matos
Hélder Pereira André Bicudo
Jorge de Mello-Manoel
Até dezembro de 2012 foram realizadas diversas ações para readequar o uso do SGC, nomeadamente pela definição de uma gestão documental por processos, pela redefinição da confidencialidade de algumas informações, pelas limitações e normalização da criação de processos em certas classes e subclasses, pela revisão parcelar do plano de classificação, pela redefinição de fluxos informacionais e pela introdução /atualização das entidades.
BPARPDL
Orçamento interno
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Redefinição de fluxos informacionais
Rute Gregório Iva Matos
Hélder Pereira Glória Silva
Jorge de Mello-Manoel
Executado durante o ano 2012 BPARPDL
DRAC Orçamento interno
Normalização dos procedimentos
Rute Gregório Iva Matos
Hélder Pereira Glória Silva
Catarina Pereira
Até dezembro foram criadas++++ instruções de trabalho, tendo em vista o futuro guia de procedimentos++++++++++
BPARPDL Orçamento interno
34
Formação Rute Gregório Hélder Pereira
Realizadas 2 sessões ensino / aprendizagem, uma exclusivamente interna e outra com a participação de Margarida da Raimão da DRCTC
BPARPDL Orçamento interno
Atualização e introdução de entidades na plataforma SGC
Iva Matos Hélder Pereira
Glória Silva Sânia Aguiar André Bicudo
Executado no 1º semestre de 2012 BPARPDL
Orçamento interno Prosa / parceria com Associação Autismo
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Monitorização do uso da ferramenta
Rute Gregório Iva Matos
Hélder Pereira Jorge de Mello-Manoel
Executado no 1º semestre BPARPDL Orçamento interno
Especificação dos procedimentos
Rute Gregório Iva Matos
Hélder Pereira Glória Silva
Sânia Aguiar Dulce Andrade Graça Ferreira
Jorge de Mello-Manoel
Executado no 1º semestre BPARPDL Orçamento interno
Concretização da formação
Rute Gregório Hélder Pereira
Outros (Margarida Raimão, da DRCTC)
Executado no 1º semestre BPARPDL Orçamento interno
Relatório de ação 1.2
Objectivo Estratégico: Aumentar a eficácia dos serviços DRAC
Objectivo Operacional: Elaborar instrumentos de gestão para aumentar a eficácia e a eficiência dos serviços
35
Indicador (s) : prazo e grau de execução das tarefas e taxa de participantes
Meta (s)*: Realização das atividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Plano de atividades 2013
Rute Gregório
Iva Matos
Executado até 15 de Outubro de 2012 BPARPDL
Orçamento interno
Relatório anual de atividades 2011
Rute Gregório
Iva Matos
Executado até 15 de Janeiro de 2012 BPARPDL
Orçamento interno
Gestão administrativa e orçamental
Rute Gregório Dulce Andrade Sânia Aguiar Glória Silva
Graça Ferreira
Cumprimento de todos os procedimentos administrativos relativos à gestão administrativa e orçamental
BPARPDL
Orçamento interno
Gestão de recursos humanos
Rute Gregório
Iva Matos Graça Ferreira
Cumprimento dos procedimentos legais
BPARPDL
Orçamento interno
Gestão e manutenção de equipamentos
Rute Gregório Mário Duarte
Hélder Pereira Dulce Andrade
Conservação, manutenção e readaptação dos equipamentos da BPARPDL, entre os quais computadores, sistema de intrusão, sistema de alarme, infiltrações na cobertura e renovação do espaço do antigo refeitório.
BPARPDL
Orçamento interno
Atualização do inventário de património Hélder Pereira
Dulce Andrade da Silva
Foi feita a atualização do cadastro, contactou-se formalmente (por ofício) a DROT para o efeito (sem resposta) e garantiu-se a formação dos técnicos Hélder Pereira e Dulce Andrade da Silva, para o efeito, no âmbito do CEFAPA.
BPARPDL Orçamento interno
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
36
Livro de reclamações
Rute Gregório
Iva Matos
Foi dada resposta formal a todas as reclamações no prazo de 5 dias úteis, cumprindo-se todos os procedimentos. Criou-se, inclusive, uma instrução de trabalho (IT) para o efeito.
BPARPDL
Orçamento interno
Tratamento dos dados estatísticos da BPARPDL
Iva Matos
Foi elaborado mensalmente o cruzamento do tratamento estatístico das diversas salas. Não se executou mensalmente o cruzamento com a área de arquivo.
BPARPDL
Orçamento interno
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Inserção dos dados estatísticos relativos à sala infantil
Fátima Leandro Sofia Florindo
Realizado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala infantil
Cristina Macedo Foi executado até ao 5º dia útil do mês seguinte
BPARPDL Orçamento
interno
Inserção dos dados estatísticos relativos à sala de leitura
Turnos da sala de leitura (escala mensal)
Foi executado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala de leitura
Catarina Pereira Não foi executado até ao 5 dia útil do mês seguinte
BPARPDL Orçamento
interno
Inserção dos dados estatísticos relativos à sala multimédia
Zenaida Oliveira Foi executado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala multimédia
Filomena Almeida Foi executado até ao 5º dia útil do mês seguinte
BPARPDL Orçamento
interno
Inserção e controlo dos dados estatísticos relativos ao arquivo e envio para a secretaria
Pedro Medeiros Margarida Oliveira
Jorge Mello-Manoel Luísa Noronha
Não foi executado até ao 5 dia útil do mês seguinte e apenas disponibilizado na Intranet, pasta do arquivo
BPARPDL Orçamento
interno
Relatório de ação 1.3
Objectivo Estratégico: Aumentar a eficácia dos serviços DRAC
Objectivo Operacional: Promover um serviço de atendimento ao público de qualidade
37
Indicador (s): Grau de execução das tarefas e taxa de participantes
Meta (s)*: Realização das atividades propostas
Rotinas
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Resolução e resposta a todos os pedidos de pesquisa com vista à execução de fotocópias / certidões de documentação de arquivo
Todos os técnicos superiores
de arquivo e assistentes operacionais que fazem
atendimento conforme escala a aprovar periodicamente
pelo Diretor
Tiveram resposta e resolução os 100% dos pedidos
BPARPDL
Orçamento interno
Resolução e resposta de todos os pedidos de pesquisa de documentação de biblioteca.
Todos os técnicos superiores de Biblioteca e assistentes
operacionais que fazem atendimento conforme escala
a aprovar periodicamente pelo Diretor
Tiveram resposta e resolução os 100% dos pedidos
BPARPDL Todas as
salas
Orçamento interno
Realizar um inquérito de satisfação aos clientes das três salas de leitura
Rute Gregório Iva Matos
Jorge de Mello-Manoel Bruno Cabral (Estagiar L)
Hélder Pereira Todos os assistentes
técnicos no atendimento
Foi realizado o inquérito de satisfação até novembro de 2012. Na área de arquivo o TS Jorge de Mello-Manoel substituiu a TS Luísa Noronha, nomeadamente no inquérito de satisfação do atendimento à distância.
BPARPDL Todas as
salas
Orçamento interno
Renovar o design e os conteúdos do sítio da BPARPD
Rute Gregório Iva Matos
Jorge de Mello-Manoel Hélder Matos
Foi renovado o design e alguns conteúdos do sítio da BPARPDL, com lançamento da página em 21.12.2012. O TS Jorge Mello Manoel substituiu o TS Pedro Medeiros.
BPARPDL Orçamento interno
Relatório de ação 2.1
Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de
38
preservação, divulgação e incremento
Objectivo Operacional *: Informatizar os acervos documentais e requalificar o tratamento técnico documental
Indicador (s)*: Revisão percentual dos registos das bases de dados disponíveis para pesquisa; readaptação de espaços; reorganização dos fundos documentais
Meta (s)*: Reorganizar e corrigir espaços e registos; disponibilizar catálogo de arquivo
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Requalificação do depósito 7 do piso 4º
Técnicos superiores de Arquivo
Assistentes técnicos de Arquivo
Foram montadas as estantes em 2/3 do depósito, sob a supervisão de TS Jorge de Mello-Manoel. A tarefa ainda não está concluída por dificuldades no acerto de agenda com a empresa. A contribuição da AT Dulce Andrade da Silva tem sido relevante para o assunto.
BPARPDL Orçamento interno
Rentabilização da informação e do espaço nas bases de dados em BIBLIOBASE para melhorar a recuperação da informação.
Técnicos superiores de Arquivo e de Biblioteca
Hélder Pereira
Foram analisadas as bases de dados em BIBLIOBASE e corrigidos, com critérios de uniformização, 6898 registos.
BPARPDL Orçamento
interno
Correção e disponibilização da base de dados de arquivo em DIGITARQ
Jorge de Mello-Manoel
Margarida Almeida Pedro Medeiros Luísa Noronha
Foram corrigidos 3677 registos, mas não foram disponibilizadas imagens no Digitarq por virtude do contrato de atualização apenas se ter concretizado, pela DRAC, em dezembro. Disponibilizaram-se as imagens dos paroquiais na Intranet da BPARPDL.
BPARPDL Orçamento
interno
Disponibilização das imagens digitais dos registos paroquiais na página da BPARPDL
Pedro Medeiros Jorge de Mello-Manoel
Não foram disponibilizadas as imagens dos registos paroquiais na página/catálogo da BPARPDL, em virtude do contrato de atualização do DigitArq, que pressupõe a aquisição do
BPARPDL Orçamento
interno
39
respetivo módulo de imagens, apenas se ter concretizado – pela DRAC – em dezembro.
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Formação Bibliobase – módulo de catalogação e pesquisa
Todos os técnicos superiores e assistentes
técnicos afectos à área de Biblioteca
Não foi efetuada formação, por virtude do contrato de manutenção / formação, para todas as bibliotecas públicas da RAA, ainda não estar concluído.
BPARPDL ou sala
BAD
Orçamento interno
Formação DigitArq
Todos os técnicos superiores e assistentes
técnicos afectos à área de Arquivo
Não foi efetuada formação, por virtude do contrato de manutenção / formação, para todos os arquivos regionais apenas se ter concretizado em dezembro e ainda não ter iniciado a fase da formação.
BPARPDL ou sala
BAD
Orçamento interno
Formação sobre metainformação associada a projectos digitais
Todos os técnicos superiores e assistentes
técnicos afectos à área de Arquivo
Válter Rebelo Iva Matos
Não foi realizada formação e apenas o TS ligado à área de digitalização, por autoformação e a expensas próprias, procurou obter no congresso da BAD e na BNP alguma atualização de conhecimentos na área.
BPARPDL Orçamento
interno
Triagem e uniformização das entradas por autor da base de dados Fundo Geral
Francisco Silveira Catarina Pereira Susana Cabral
Foram revistas e corrigidas as entradas por autor da letra A (Francisco Silveira), B (Susana Cabral) e C (Catarina Pereira)
BPARPDL Orçamento
interno
Reestruturação das bases de dados de periódicos
Maria José Duarte Iva Matos
Graça Melo
Conferência e reorganização de registos dos periódicos da base PP. Introdução do kardex na base jornais I para
BPARPDL Orçamento
interno
40
António Correia Natividade Sampaio
posterior migração em bloco para a base KBIB. Os registos não foram ainda migrados para uma única base de dados.
Triagem e uniformização das bases de dados infantojuvenil
Margarida Oliveira
Foram revistos e corrigidos 1566 registos
BPARPDL Orçamento
interno
Triagem e uniformização das bases de dados audiovisual
Filomena Almeida Zenaida Oliveira Catarina Abreu
Foram revistos e corrigidos 1464 registos
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico dos documentos em suporte de vinil Catarina Abreu
Foi efetuado o tratamento técnico documental de todo o Fundo documental em vinil incluindo o da livraria particular Natália Correia
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico documental da informação digital – biblioteca digital
Válter Rebelo
Albano Martins do Vale
Foram digitalizadas e tratadas (conferir, corrigir, renumerar e converter em JPEG e PDF com marcação) 11 258 imagens
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico documental da livraria particular Armando Cortes Rodrigues - periódicos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Não foi efetuada a catalogação e introdução no Kardex de nenhuma existência
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico documental da livraria particular Mota Amaral
Francisco Silveira Catarina Pereira
Madalena Gonçalves
Foi efetuada a catalogação de 725 monografias, por Francisco Silveira
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico e acondicionamento da cartografia da livraria Ernesto do Canto.
Francisco Silveira
O tratamento técnico da cartografia ficou concluído em 2011. O acondicionamento definitivo ainda não se concretizou por falta de verba. No final do
BPARPDL
Orçamento interno
41
ano foi, para o efeito, passada uma folha de despesa para aquisição do móvel (em 29.11.201), mas esta ainda não foi paga pela CP
Tratamento técnico documental da coleção do Dr. José Afonso Botelho de Andrade.
Francisco Silveira Catarina Pereira
Foi executado em 100% das monografias
BPARPDL
Orçamento
interno
Gestão das bases de dados do empréstimo domiciliário
Filomena Almeida Iva Matos
Zenaida Oliveira
Foram recuperados 50% dos livros em atraso no ano 2011, encontrando-se em atraso 364 livros
BPARPDL
Orçamento interno
Criação de base de dados de Pseudónimos Iva Matos
André Bicudo
Foi criada e alimentada em 100% a Base de dados de pseudónimos em Acess.
BPARPD – depósito 2
Orçamento interno Prosa /
parceria com associação
Autismo
Tratamento técnico do fundo BPARPDL Jorge de Mello-Manoel
Gilberta Almeida
Foram limpas, acondicionadas e cotadas 175 pastas e inseridos 201 registos
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico do fundo particular Armando Cortes Rodrigues
Luísa Noronha
Foram tratadas 500 unidades arquivísticas
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico do fundo do Governo Civil Margarida Almeida
Foram limpas, acondicionadas e inventariadas 1507 unidades arquivísticas
BPARPDL
Orçamento interno
Tratamento técnico do fundo do Tribunal do Nordeste Pedro Medeiros Madalena Costa
Foram tratados e inseridos na BD 2559 registos. Foram revistos, pelo TS, 330 registos.
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico do fundo do Tribunal de Vila Franca do
Pedro Medeiros Conceição Medeiros
Foram acondicionados e inseridos na BD 1386
BPARPDL Orçamento
interno
42
Campo processos. Foram revistos, pelo TS, 469 registos.
Tratamento técnico do fundo do Tribunal da Comarca de Ponta Delgada
Margarida Almeida Manuela Raposo
Foram tratados e inseridos na BD 1740 registos
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico dos inventários orfanológicos de Ponta Delgada
Pedro Medeiros Madalena Costa
Foram limpos, acondicionados e inseridos na BD 421 processos
BPARPDL Orçamento
interno
Tratamento técnico de 4 caixas de diapositivos Pedro Medeiros
Foram extraídos títulos e datas de 1582 diapositivos, mas não se digitalizaram as caixas entretanto recebidas
BPARPDL Orçamento
interno
Rotinas
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Descrição documental
Técnicos superiores de Arquivo
Assistentes técnicos de Arquivo
Realizado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Catalogação e etiquetagem
Técnicos superiores de Biblioteca
Assistentes técnicos de biblioteca
Realizado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Acondicionamento da documentação arquivística
Técnicos superiores de Arquivo
Assistentes técnicos de Arquivo
Realizado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Registos em bases de dados
Técnicos superiores de Arquivo
Assistentes técnicos de Arquivo
Realizado diariamente BPARPDL Orçamento
interno
Montagem e instalação de estantes; mudança e acondicionamento de material; limpeza de depósitos
João Rocha José Leal
António Pereira Ana Ponte
Rosa Borges
Montagem de todas as estantes do depósito 7 – piso 4º. Ficaram a faltar algumas prateleiras, questão que se está a tratar com o fornecedor. Ainda não se procedeu á
BPARPDL Orçamento
interno
43
limpeza do depósito
Relatório de ação 2.2
Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de preservação, divulgação e incremento
Objectivo Operacional *: Incrementar o património cultural da BPARPD
Indicador (s)*: Grau de execução das tarefas
Meta (s)*: Realização das atividades propostas
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Integrar o acervo de António Roberto de Oliveira Rodrigues
Odília Gameiro Catarina Pereira
Foi feita a receção, cotejamento, desinfestação e acondicionamento e do espólio. Nesta tarefa a TS Odília Gameiro foi substituída pela TS Margarida Almeida
BPARPDL Orçamento interno
Integrar no espólio já existente, a título de depósito, conjuntos documentais dispersos de Armando Cortes-Rodrigues
Luísa Noronha Pedro Medeiros
Jorge Mello-Manoel Margarida Almeida Catarina Pereira
Foi feita a receção por Rute Gregório e Catarina Pereira, o cotejamento, limpeza, desinfestação e acondicionamento por Gilberta Ferreira com o apoio de Jorge de Mello-Manoel
BPARPDL Orçamento interno
Tratamento do espólio Natália Correia
Odília Gameiro
Foi dado início à organização, descrição e acondicionamento deste fundo arquivístico
BPARPDL
Plano de investimento
(rubrica 010106 – pessoal em regime
44
de tarefa)
Aquisições de monografias e de conteúdos audiovisuais
Iva Matos Susana Cabral
Margarida Oliveira Cristina Macedo
Filomena Almeida
Foi executada a verba em 95,52%
BPARPDL
13 869,16 € em material-livro e 459,07 € em
material não-livro (Plano a Médio
Prazo 02 ação J)
Aquisições de periódicos
Maria José Duarte
Foi executada a verba em
95,52% mantendo atualizados os títulos
BPARPDL
3 951,45 €, verba que se integra no total de 13 869,16
€ acima (Plano a Médio
Prazo 02 acção J)
Incorporação obrigatória de fundos arquivísticos
Jorge de Mello-Manoel Luísa Noronha
Margarida Almeida Pedro Medeiros
Não foram rececionados os fundos do Tribunal de PDL, a pedido do mesmo, mas orientaram-se as inserções de dados no DigitArq e acertou-se o n.º de m l a receber
BPARPDL Orçamento interno
Doações de monografias
Iva Matos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Foram analisadas todas as ofertas e foi tomada decisão face aos espólios já existentes. Equipa constituída por Iva Matos e Susana Cabral.
BPARPDL
Orçamento interno
Rotinas
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Loja da cultura – manutenção do espaço e controlo de atividade
Maria José Duarte Edna Melo
A TS Maria José Duarte foi substituída na incumbência por Rute Gregório. Associaram-se à gestão da LC as AT Glória Silva e Sânia Aguiar. Reviram-se e corrigiram-se os problemas das contagens dos stoks,
BPARPDL
Orçamento interno e Plano a médio prazo
45
definiram-se procedimentos para o setor e reestruturou-se o espaço com a colaboração do TS Válter Rebelo e dos citados, bem como de Nuno Leite e Mário Duarte . Também se contou com a colaboração do setor de informática.
Expurgo das incorporações de documentação de biblioteca e arquivo
Iva Matos Susana Cabral
Francisco Silveira Jorge de Mello-Manoel
Margarida Almeida Pedro Medeiros Odília Gameiro
Madalena Gonçalves Mário Duarte João Rocha
António Pereira Nuno Pereira
Foram realizadas 3 câmaras de expurgo
BPARPDL Orçamento interno
Relatório de ação 2.3
Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de preservação, divulgação e incremento
Objectivo Operacional *: Reestruturar os espaços e o funcionamento das salas de atendimento ao público
Indicador (s)*: grau de execução das tarefas
Meta (s)*: Realização das actividades propostas
46
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Aperfeiçoamento dos procedimentos no atendimento Iva Matos
Catarina Pereira Jorge de Mello-Manoel
Não foi elaborado guia de procedimentos no atendimento ao público, mas realizaram-se 2 reuniões para definição/reforço dos mesmos, elaboraram-se memorandos internos e notas externas para o efeito, bem como se aperfeiçoaram algumas minutas do serviço de reprodução e digitalização
BPARPDL Orçamento interno
Racionalização e reestruturação do espaço físico das salas de leitura
Iva Matos Susana Cabral
Todos os assistentes técnicos que fazem
atendimento
- Foi reestruturada a sala juvenil e multimédia, piso 0, com a colaborações de todos os técnicos afetos aos setores infanto-juvenil e multimédia, o TS Válter Rebelo, os AO João Rocha e Nuno Leite, e Mário Duarte. - Foi ligeiramente reorganizado o espaço da sala do 2º piso, nomeadamente pela ocupação de espaços vazios com estanteria para o livre acesso. A sinalética adotada tem apenas um caráter provisório
BPARPDL Orçamento interno
Reorganização do fundo documental em livre acesso
Iva Matos Susana Cabral
Todos os assistentes técnicos que fazem
atendimento
Foram reestruturadas as zonas temáticas da literatura, Açores e História, sala do 2º piso. Simplificaram-se 100% das cotas da literatura em livre acesso – cerca de 6000. O trabalho de fundo foi executado por Madalena Gonçalves e a reorganização do espaço foi feita por todos os técnicos do
BPARPDL Orçamento interno
47
setor tratamento técnico documental.
Rotinas
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Monitorização do atendimento Iva Matos
Catarina Pereira
Análise das sugestões relativas ao atendimento feita por Iva Matos
BPARPDL
Orçamento interno e Plano a médio prazo
Mudança na localização de equipamentos e estanteria João Rocha Nuno Pereira
Foi feita a mudança de 100% de estantes e equipamento previstas para 2012. Trabalho orientado por Mário Duarte e executado pelos intervenientes e Mário Melo (ARRISCA)
BPARPDL Orçamento interno
Alteração das cotas conforme o critério acordado Todos os assistentes técnicos que fazem
atendimento
Alteração de 100% das cotas da literatura em livre acesso apenas por uma técnica – Madalena Gonçalves
BPARPDL Orçamento interno
Relatório de ação 3.1
Objectivo Estratégico: Aumentar o consumo cultural de cariz erudito e intelectual
Objectivo Operacional: Realizar actividades que promovam o consumo cultural dos bens de cariz erudito e intelectual
Indicador (s): Grau de execução das tarefas; taxa de participação; referências nos meios de comunicação social
Meta (s)*: Realização das actividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo TOTAL
48
do projeto
Comemoração do dia mundial do livro
Iva Matos Margarida Oliveira Cristina Macedo Catarina Pereira
Foi feito o planeamento e realização da atividade e realizada a atividade – Contapetes em 8 sessões para crianças, 1 serão de contos para adultos e 1 atividade para famílias.
BPARPDL
4.000,65€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F)
Comemoração do dia internacional do livro infantil
Cristina Macedo Sofia Florindo
Fátima Leandro
Não foi planeada nem concretizada nenhuma atividade, em virtude do dia 23 de abril ter coincidido com período de férias escolares
BPARPDL
Plano a médio prazo Projeto 01, ação F
Bibliotecas e Arquivos: o peso da informação e a fragilidade dos suportes (workshop)
Rute Gregório Válter Rebelo
Francisco Silveira Iva Matos
Pedro Medeiros Margarida Oliveira Filomena Almeida
Não foi realizado o workshop sobre a importância dos velhos e novos suportes, desafios para a gestão e a conservação informacional. A atividade foi substituída, com autorização superior, pela dinamização de atividade de oficina de BD, ilustração e argumento, da Companhia das Ilhas, organizada internamente por Margarida Oliveira e Cristina Macedo
BPARPDL
1 616,00€ Plano a médio prazo Projeto 01, ação F
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local
Custo (incluído no
custo total do projeto)
Divulgação dos eventos
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Sânia Aguiar Designer
Todos os eventos foram divulgados por Filomena Almeida e Margarida Oliveira, no âmbito dos procedimentos da DRAC. Os eventos da BPARPDL tiveram pelo menos 31 referências na imprensa escrita regional, no mínimo 5 referências nos meios de comunicação audiovisual (4 lançamentos de livros e uma
BPARPDL
49
exposição), sendo uma delas na RTP2 – programa Câmara Clara
Não se recorreu a qualquer designer para efeito, dado que a exposição teve a verba cativada.
Edição da brochura relativa ao workshop
Rute Gregório Válter Rebelo
Iva Matos Catarina Pereira
Designer Gráfica
O workshop não foi organizado BPARPD
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Tratamento de toda a logística dos eventos – deslocações, estada e requisições
Sânia Aguiar Foi cumprido, no âmbito das atividades
realizadas Secretaria
Relatório de ação 3.2
Objectivo Estratégico: Aumentar o consumo cultural de cariz erudito e intelectual
Objectivo Operacional: Concretizar exposições temporárias e a circulação de bens patrimoniais
Indicador (s): grau de execução das tarefas e taxa cumprimento de prazos
Meta (s)*: Realização das actividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo TOTAL
de cada projeto
50
Exposição “O útil e o fútil: apelos da publicidade na 1ª república
Carlos Enes (comissário) Rute Gregório
Iva Matos Designer
A exposição esteve patente até 12 de maio de 2012, sendo posteriormente seguido para a Casa Manuel de Arriaga, na Horta
BPARPDL Ala de
exposições
Custo zero (inserido no plano de 2011)
“Histórias que vêm do mar” - Exposição
Rute Gregório Iva Matos
Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo
Efetuou-se a montagem da exposição e inauguração a 13 de julho de 2012 Não contou com a Colaboração de Iva Matos, mas teve o apoio do arqueólogo José Bettencourt, dos AO Nuno Leite, João Rocha, Mário Duarte e ainda com a colaboração de Maria José Duarte, Francisco Silveira, Catarina Pereira e Margarida Almeida na recolha e seleção documental
BPARPDL Ala de
exposições
2 234,95€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F)
“As ilhas de Gaspar Frutuoso” - Exposição evocativa dos 420 anos da morte de Gaspar Frutuoso
Rute Gregório Iva Matos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Jorge de Mello-Manoel Válter Rebelo
Margarida Oliveira
Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira. O trabalho de design (painéis, catálogo, cartaz e outdoor) seguiria para a gráfica em novembro, quando a verba foi cativada.
BPARPDL Ala de
exposições
Orçamento interno + 500 € de direitos de reprodução de mapas + 4.786,68€ do Plano a médio prazo Projeto 01, ação F
Duas mostras bibliográficas – acompanhadas de publicação de brochuras / folhetos alusivos ao conteúdo das mesmas
Iva Matos
Francisco Silveira Todos os técnicos superiores
de arquivo e biblioteca
Foi concebida, planificada e executada uma mostra bibliográfica de maior dimensão, com folheto, no âmbito no encontro internacional “Camões e os seus contemporâneos”. Ainda se conceberam e prepararam mais 3 mostras documentais: sobre a viola da terra e as obras de Ana de Castro Osório (associadas a atividades no auditório) e, ainda, uma mostra de acompanhamento à exposição “Histórias que vêm do mar”.
BPARPDL
494€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F) - orçamento interno
Iniciativas/Ações
51
Designação Intervenientes Resultados Local
Custo (já incluído no
total de cada projeto)
Conceção do espaço e documentação para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso”
Rute Gregório Iva Matos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Jorge de Mello-Manoel Válter Rebelo
Margarida Oliveira Designer
Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira
BPARPDL Sala para o efeito
Orçamento interno
Conceção do espaço e e exposição da documentação para “Histórias que vêm do mar” - Exposição
Rute Gregório Iva Matos
Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo
Foi executado até final de junho, sem a participação de Filomena Almeida
BPARPDL Sala para o efeito
Orçamento interno
Seleção e separação dos materiais para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso”
Rute Gregório Iva Matos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Jorge de Mello-Manoel Válter Rebelo
Foi executado até setembro BPARPDL
Orçamento interno
Conceção do espaço e exposição documentação para “As ilhas de Gaspar Frutuoso”
Rute Gregório Iva Matos
Francisco Silveira Catarina Pereira
Jorge de Mello-Manoel Válter Rebelo
Margarida Oliveira Designer
Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira
BPARPDL Ala de
exposições
-----------
Divulgação das exposições
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Designer
No caso aplicável, foi efetuada a divulgação da exposição no mês imediatamente anterior à sua inauguração.
BPARPDL
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52
Relatório de ação 3.3
Objectivo Estratégico: Aumentar o consumo cultural de cariz erudito e intelectual
Objectivo Operacional: Apoiar iniciativas culturais a desenvolver na BPARPD por entidades externas ou em parceria.
Indicador (s) : grau de execução das tarefas e taxa cumprimento de prazos
Meta (s)*: Realização das atividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo TOTAL
Lançamento de livros
Rute Gregório Iva Matos
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Conceção, planificação e execução de 12 lançamentos de livros realizados na BPARPD, não participando Iva Matos
BPARPDL auditório
Orçamento interno
Colóquios e eventos promovidos por outras entidades
Rute Gregório Iva Matos
Margarida oliveira Filomena Almeida
Conceção, planificação e execução de 37 eventos/ colóquios realizados na BPARPD
BPARPDL Auditório
Orçamento interno
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Apoio na divulgação dos eventos organizados pela DRAC
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Designer
Divulgados nos 15 dias anteriores ao evento. Não contou com colaboração de designer
BPARPDL Gabinete técnico
Orçamento interno
Vitrines bibliográficas para apoio a eventos em parceria realizados na BPARPD
Francisco Silveira Catarina Pereira Susana Cabral
Margarida Oliveira Designer
Foram realizadas mostras bibliográficas associadas a eventos e, ainda, 8 vitrines temáticas (pequenas mostras), 5 de monografias (Carnaval, Páscoa, Santo Cristo, verão e Natal) + 3 de periódicos (primavera/verão, outono/inverno e Natal). Não se recorreu á colaboração de desiner e colaboraram Catarina Pereira, Francisco
BPARPDL Hall de entrada
Orçamento interno
53
Silveira, Maria José Duarte, Graça Melo e Natividade Sampaio. Igualmente se atualizaram semanal ou quinzenalmente os expositores de livros, por Iva Matos, Susana Velho Cabral, AT do atendimento e técnicos dos setores infantojuvenil e multimédia
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Montagem dos expositores para as mostras que acompanham os eventos realizados na BPARPDL
Nuno Pereira João Rocha
Realizado.
BPARPD Hall de entrada
Orçamento interno
Relatório de ação 4.1
Objectivo Estratégico: Promover atividades educativas de promoção da leitura e captação de públicos.
Objectivo Operacional: 4.1. Realizar atividades de promoção da leitura e do livro em parceria com as instituições de ensino e prisionais, pais, encarregados de educação e outros intervenientes, procurando atingir o máximo de indivíduos e considerando como público-alvo as crianças, jovens, famílias, pessoal docente e reclusos.
Indicador (s) : grau de execução das tarefas e taxa de participantes
Meta (s)*: Meta (s): Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo (total)
Oficinas de promoção da leitura
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo Fátima Leandro
Realizaram-se 76 atividades de promoção do livro e da leitura, tendo-se registado 1667 participantes
BPARPDL Sala
infantil
Orçamento interno
Projeto Livros Papa-Léguas Cristina Macedo
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Execução em 100% das atividades planificadas acrescidas de 4 reuniões com as famílias e empréstimo
BPARPDL Colégio S. Francisco
Orçamento interno
54
Fátima Leandro
domiciliário. Colaboração de Iva Matos Xavier
Protocolo com a Escola Antero de Quental (Turmas Oportunidades)
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo Fátima Leandro
Filomena Almeida
Foi efetuada a adaptação e execução de atividades de promoção da leitura para os intervenientes no projeto.
BPARPDL Orçamento interno
Projeto de apoio ao estabelecimento prisional de Ponta Delgada
Iva Matos Francisco Silveira Catarina Pereira
Margarida Oliveira
Efetuados contactos e reuniões preparatórias. O tratamento técnico não foi executado por dificuldades logísticas do estabelecimento profissional, nomeadamente ao nível de material informático. Não se concretizaram as ações de promoção da leitura e do conhecimento semestrais. Contou ainda com a colaboração de Cristina Macedo e Hélder Pereira.
Reorganização da biblioteca do estabelecimento em livre acesso. Ações semestrais de promoção da leitura e do conhecimento.
Estabelecimento
Prisional de PDL
Orçamento interno
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Troca-Histórias 1, 2, 3…Vamos Ler!!! O Ar Lá em Cima O Dragão das Mil Flores A Magia dos Livros Histórias Coloridas Dar Cartas ao Livro Adivinhando Histórias
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo Fátima Leandro
Realizadas 76 oficinas para 1667 crianças numa média de 22 crianças por oficina. Foram preenchidas 90% das fichas de avaliação para docentes.
BPARPDL Sala
infantil
Orçamento interno
55
Procura e Encontra: Pesquisa Orientada para crianças/jovens Será que vais conseguir? Objetos Tagarelas História da Princesa e do Garfo A Roleta das Histórias Fábulas de La Fontaine Biblioeuropeias
Promover o clube de leitura infantojuvenil
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo Fátima Leandro
Foi concebido o projeto de regulamento mas não se planificou nenhuma atividade
BPARPDL Orçamento interno
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Rececionar todos os contactos feitos para a marcação das atividades, realizando a marcação e adequando atividades ao grupo alvo
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo
Foi feito o atendimento de todos os pedidos, e dada resposta às solicitações no prazo de 48 horas
BPARPDL Orçamento interno
Registo de participantes
Fátima Leandro Cristina Macedo
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Foi feito o registo de 100% dos participantes nas oficinas, indicando o grupo, nº de participantes, data e local da atividade
BPARPDL Orçamento interno
Organização da sala
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo
Todos os espaços foram preparados com a antecedência devida
BPARPDL Orçamento interno
Execução do guião da atividade, receção dos grupos, acompanhamento e recolha da avaliação final
Cristina Macedo Margarida Oliveira
Sofia Florindo
Os guiões das atividades foram executados em 100%
BPARPDL Orçamento interno
Divulgação das atividades promovidas pela BPARPD neste âmbito
Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo Sofia Florindo
Foram divulgadas 100% das atividades
BPARPDL Orçamento interno
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Relatório de ação 4.2
Objectivo Estratégico: Promover atividades educativas de promoção da leitura e captação de públicos.
Objectivo Operacional: Concretizar visitas de estudo à BPARPDL e às exposições
Indicador (s): grau de execução das tarefas e taxa de participantes
Meta (s)*:Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Visitas de estudo à BPARPD Margarida Oliveira
Sofia Florindo
Foram orientadas 9 visitas de estudo à BPARPDL, abrangendo um total de 148 jovens.
BPARPDL
Orçamento interno
Visitas de estudo às exposições da BPARPD Margarida Oliveira
Sofia Florindo
Orientação programada e agenda de 4 visitas de estudo às exposições na BPARPDL
BPARPDL
Orçamento interno
Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo ao edifico para conhecimento dos serviços de Biblioteca
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Cristina Mace4do
Realização de 100% das visitas solicitadas
BPARPDL Orçamento interno
Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo ao edifico para conhecimento dos serviços de Arquivo
Rute Gregório Pedro Medeiros
Margarida Almeida Jorge Mello-Manoel
Luísa Noronha
Realização de 100% das visitas solicitadas
BPARPDL Orçamento interno
Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo às exposições realizadas na BPARPD
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Cristina Macedo
Realização de 100% das visitas solicitadas
BPARPDL Orçamento interno
Rotinas Orçamento
interno
Intervenientes Resultados Local Custo
57
Rececionar todos os contactos feitos para a marcação das atividades, realizando a marcação e adequando atividades ao grupo alvo: orientação para os técnicos superiores de arquivo.
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Cristina Macedo
Atendimento de todos os pedidos e dar a respetiva resposta em 48 horas
BPARPD Orçamento interno
Registo de participantes das visitas à BPARPD
Margarida Oliveira Sofia Florindo
Cristina Macedo
Registados 100% dos participantes nas visitas, indicando o grupo, nº de participantes, data e local da atividade
BPARPDL Orçamento interno
Relatório de ação 5.1
Objectivo Estratégico: Aumentar a dinamização cultural ligada ao sector audiovisual e às novas tecnologias.
Objectivo Operacional: Divulgar o espólio documental audiovisual e de monografias associando o espólio audiovisual da BPARPD à bibliografia existente incentivando à leitura e dinamizando este sector
Indicador (s) : Grau de execução das tarefas e taxa de participantes
Meta (s)*: Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado
Projetos
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Ciclos de cinema
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Planificados e executados 2 ciclos temáticos de cinema utilizando o espólio audiovisual da BPARPDL, e associando às monografias da BPARPDL, de acordo com as diferentes épocas do ano
BPARPDL Sala
multimédia
Orçamento interno
Projeto de apoio ao estabelecimento prisional de Ponta Delgada
Iva Matos Catarina Pereira
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Não foram executadas as ações semestrais de promoção de conteúdos audiovisuais de caráter formativo
BPARPDL Orçamento interno
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Iniciativas/Ações
Designação Intervenientes Resultados Local Custo
Ciclos trimestrais temáticos a definir
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Execução de 2 ciclos de cinema
BPARPDL Sala de projeção colectiva
Orçamento interno
Ações semestrais temáticas a definir Iva Matos
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Não executadas Estabelecimento Prisional
de PDL
Orçamento interno
Rotinas
Intervenientes Resultados Local Custo
Seleção de filmes Recolha e tratamento técnico documental Aquisição de DVD Organização dos ciclos (datas – questões técnicas) Divulgação – press release, folheto e cartazes Rececionar todos os contactos para eventual marcação
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Foram realizadas as tarefas de rotina com vista à execução das diversas iniciativas, que contaram com a colaboração de Cristina Macedo
BPARPDL
Orçamento interno (incluído no custo do projeto)
Registo de participantes
Filomena Almeida Zenaida Oliveira Catarina Abreu
Registados 100% dos participantes
BPARPDL Sala
multimédia
Orçamento interno
Organização da sala
Filomena Almeida Zenaida Oliveira
Organizados todos espaços com a antecedência devida
BPARPD Sala de projeção coletiva
Orçamento interno
Divulgar os ciclos de cinema promovidos pela BPARPD
Margarida Oliveira Filomena Almeida
Divulgados todos os ciclos
BPARPDL GACS
Cidade de Ponta
Delgada
Orçamento interno e dos diversos serviços de divulgação
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IV – ANEXOS
Painéis, catálogo e elementos de promoção
concebidos para a exposição
“As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”.