bild 1 - logistikprogrammet...2010-01-08 1 fredag den 8 januari 2010 2 operativt inköp svante...
TRANSCRIPT
2010-01-08
1
fredag den 8 januari 20102
Operativt inköp
Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59
E-mail: [email protected]
fredag den 8 januari 2010www.logistikprogrammet.org
Agenda 12 januari och 9 februari
• grunder – vad lärde vi då?
• Inköpsprocessen
• Introduktion till en inköpsorder.
• Operativ inköp – innehåll
• Operativt inköp – styrning och mål
• Repetition och frågor.
• Offentlig upphandling (2 dgr v4)
2010-01-08
2
Kort om Effso
Effso utvecklar Inköpsorganisationer
genom att:
• Hjälpa till med rekrytering
• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar
• Träna befintlig personal genom workshops
• Tillhandahålla en verktygslåda
• Stå för drift av inköp av indirekt material
Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP
Agenda
1. Presentationer av lärare och studenter
2. Kursintroduktion.
3. Introduktion
operativt inköp
fredag den 8 januari 20105
2010-01-08
3
Agenda
1. Presentationer av lärare och studenter
2. Kursintroduktion.
3. Introduktion
operativt inköp
fredag den 8 januari 20107
Svante Axelsson Context
•Technician (Civil engineering)
•Swede
•In Purchasing since 1971
•University on Sociology and Pedagogic
•International business experience since 1973
•Worked in Waste water (Granges), Farming equipment (Alfa Laval), Pharmaceuticals (Astra), Defence electronics (Philips), Telecommunication (Telia/Swedish Telecom), Training (Silf)
•Responsible for all purchasing for a Joint Venture new Pharmaceutical factory in China
•Responsible for Outsourcing of central warehouse including “procurement” 350 employees.
•Open and manage a Purchasing office in New York
•International presenter since 1990 on purchasing
•Open and manage a Purchasing office in Hong Kong
•CEO for 8 years
•BoD; Ecolabelling Sweden (Appointed by the Swedish Government – representing the Purchasing profession)
•Sr Consultant & Partner
• President Elect IFPSM
Studenter
• Namn
• Ev erfarenhet av Inköp
• Andra erfarenheter (Arbetsrelaterade)
• Förväntningar efter avslutade studier
• Förväntningar på detta kursavsnitt
2010-01-08
4
Kurslitteratur.
• Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,– kap 1-5.
• Håkansson & Gadde – Professionellt Inköp
• Pdf från LogProg ”Inköpshandbok” (under uppdatering)
• Pdf CWA-PUMA
• Effso – Toolbox (www.effso.se)
fredag den 8 januari 201010
.
Andra bra informationskanaler.
fredag den 8 januari 201011
Offentlig upphandlingwww.konkurrensverket.se.
Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbundwww.silf.se Studerandemedlem.
International Federation for Purchasing and
Materials Managementwww.ifpmm.org
Researching, Developing, Networking and Sharing
Innovation and Best Practice in Purchasing
Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com
Andra intressanta sidor.
• CAPS www.capsresearch.org
• APICS www.apics.org
• CIPS www.cips.org
• ELA www.elalog.org
• IPSERA www.ipsera.org
• ISM www.ism.ws
fredag den 8 januari 201012
2010-01-08
5
Agenda
1. Presentationer av lärare och studenter
2. Kursintroduktion.
3. Operativt inköp
fredag den 8 januari 201013
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Fundera på vad NI anser att INKÖP är?
Inköp
• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna
• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen
• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT är registrerade)
2010-01-08
6
Inköp
• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt
• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar
• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)
Inköp
• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan
• Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)
Inköp
• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”
• Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning)
• Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad
• Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – då det inte finns en allmängiltig definition
2010-01-08
7
Inköp
• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation”
• Inköp finns även berört i ISO 9001
Inköp
• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” Ofta uttolkas det som ”Från leverantörens leverantör in till vår organisation” (Inköp och ”Inbound logistics”)
• Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas
Inköp
• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband
• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet)
• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)
2010-01-08
8
Definitioner av INKÖP• CWA PUMA:
‘Purchasing’ shall mean the totality of the process of acquisition including the meanings of
procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations.
The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects.
• Inköp
• hela anskaffningsprocessen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop
• samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering
• samt bortskaffande.
• Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet ”Supply Chain Management”.
• IFPSM (in progress)
Vad är inköp?
Exempel på definition:
”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en
externfaktura”
fredag den 8 januari 201023
Semantik
• Purchasing
• Procurement
• Supply Management
• Sourcing
• Category Management
• Inköp
• Upphandling
• Anskaffning
• Supply Chain
• Value Chain
• Buying
2010-01-08
9
fredag den 8 januari 201025
Gustav Vasa som inköpare
”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder
att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar.
Detta mitt påbud haven I ej förkommit!
Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap
någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan
å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter
mina önskningar”
Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora
på 1500-talet
Gustav Vasa (ca 1496-1520)
Inköp
Inköp som religion
• En Gud – Kraljic
• Många profeter
– A van Weele (NL)
- Björn Axelsson (SWE)
27
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
2010-01-08
10
Bikupa
Vilka ”Roller” har Inköp i en organisation?
29
Value
RiskCost
Purchasing 3 tasks (Van Weele)
Risk management:- Single vs multiple
sourcing- Performance based
contracting
- Buyer dependence
- Supplier dependence- Financial position
- Proprietary
knowledge
Traditional agenda of procurement is gradually changing…
1
Materials cost reduction:- Purchasing savings
- Doing more with less- Agressive sourcing
- Contract management
Value improvement:- Business orientation
- Improving customer value proposition
- ESI in NPD
- Alliance management
2
Source: A van Weele,
fredag den 8 januari 201030
Inköps roll (Björn Axelsson)(hur?)
Rationaliseringsrollen (extern fokus)
Löpande aktiviteter för att minska organisationens
kostnader.
Utvecklingsrollen (extern/intern fokus)
Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen
Strukturrollen (extern/intern fokus)
Val som en / flera leverantörer
Val av geografisk lokalisering
=> ger långsiktiga konsekvenser
=> vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser?
2010-01-08
11
Rationaliseringsrollen
Tre huvuduppgifter1. Prisreduktion.
a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga.
b) Välja de billigaste funktionella lösningarna
2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning.a) Specifikationsarbete.
b) Kvalitetskontroll
c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc.
3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande.a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet
b) Utveckling/konstruktionskostnader.
fredag den 8 januari 201031
Utvecklingsrollen
1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten
a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet
b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing
2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingsprocesser.
3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer
fredag den 8 januari 201032
Struktur- och nätverksrollen
fredag den 8 januari 201033
1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska
antalet tänkbara leverantörer.
2. Åtgärder för att påverka
leverantörserbjudandenas
standardiseringsgrad.
3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka
tendenser med avseende på
leverantörsstrukturens utveckling
2010-01-08
12
Inköps övergripande roller
A van Weele
• Cost(Kostnadsminskning)
• Value (Kundvärdeskapande)
• Risk
(Riskhantering)
Björn Axelsson
• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)
• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)
• Strukturroll
(Påverka leverantörsmarknaden)
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vad är Inköps arbetsuppgifter?
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
2010-01-08
13
fredag den 8 januari 2010www.logistikprogrammet.org
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vilken typ av verksamhet är Inköp?
(Administration, Teknik, Affärer)
Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation
Passiv (då)
• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar
• Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny.
• Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas.
• Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer.
fredag den 8 januari 201039
Aktiv (nu)• Söker själv upp leverantörer för att
finna de bästa resurserna.• Informerar om egna behov och
önskemål och ”skapar” lösningar tillsammans med leverantörer.
• Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling.
• Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik
2010-01-08
14
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?
fredag den 8 januari 201041
Inköp av vara eller tjänst
Sex typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
DuPont-modellen
Material-
kostnader
Lönekostnader
Övriga
kostnader
Summa
kostnader Vinst-
marginal %
Försäljnings-
intäkter
Vinst före finan-
siella kostnader
Avskrivningar
Vinst före
avskrivningar
Ränteintäkter
Försäljnings-
intäkter
Omsättnings-
tillgångar
Likvida medel
Fordringar
Lager + PIA
+ förråd
Totalt
kapital
Anläggnings-
tillgångar
Försäljnings-
intäkter
Kapitalomsätt-
ningshastighet
Räntabilitet på
Totalt kapitalX
/
/
-
+
+
+
+
+
+
-
2010-01-08
15
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
fredag den 8 januari 201045
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
Taktiskt v/s strategiskt inköp
Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.
En tankemodell är att se på tidsfaktorn:
Operativt 0 - 0,5 år
Taktiskt 0,5 - 2 år
Strategiskt 2 år >
fredag den 8 januari 201046
2010-01-08
16
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Vilka behöver Inköp kommunicera med för att kunna utföra sitt arbete?
Exempel på funktioner som inköp arbetar
med i en större organisation.
fredag den 8 januari 201048
Planering
Logistik
Marknad
Försäljning
Transport och skeppning
Produktion och lager
Ekonomi
Internleverantörer
Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.
Kvalitet
Ledningsgrupp.
Kommunikation med leverantör
fredag den 8 januari 201049
Administrativt utbyte av information
Köpare Säljare
Offertförfrågan
Offert
Beställning
Ordererkännande
Orderändring
Leveransplan - JIT
Faktura
Leveransbesked
Lager rapporter
Pris/artikeldata
Betalning/kontoställning
Kommersiell tvist
2010-01-08
17
Inköparens kontaktmönsterFrån 1978, Håkansson & Wootz
fredag den 8 januari 201050
Kontakt med leverantör som procentuell del av total
arbetstid:
Kontakt med leverantör 21 %
Kontakt internt 45 %
Annat arbete (utan kontakt) 34 %
Operativt Inköp
• Det operativa inköpet är som regel inriktat på orderläggning, leveransbevakning och allt annat dagligt problemlösande som uppkommer vid förvaltning av kontrakt och leverantörsbas.
Vad gör en operativ Inköpare?• Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar
• Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande
• Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar
• Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt
2010-01-08
18
Vad gör en operativ Inköpare, forts?
• Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), evkonterar, vidarebefordrar för attest
• Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut
• Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system (”Stansning”)
Arbetsbeskrivning för en operativ inköpare.
fredag den 8 januari 201054
Prognostisering till leverantör.
Orderläggning.
Bevaka att ordererkännande erhållits.
Orderändringar.
Leveransbevakning.
Följa upp kvalitetsavvikelser.
Följa upp faktura avvikelser.
Mäta och följa upp leverantörens leveransförmåga.
Meddela leveransavvikelser internt.
Förbereda leverantörsmöte.
Koordinera med taktiskt inköpare.
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
2010-01-08
19
Define need:Product or service technical demandAlternative solutionsVolumes actual total and in timeSupply, lead-times and flexible demandPrice, payment- delivery-termsCSR demandTrade offs – balance different internal and external demandsOthers: Spare parts, serviceTooling - conditionsCall off quantitiesCurrency, price variation terms
Defineneed
Alternativesolutions Specification
FunctionalQualityaspects
Analysing-Tools
Needsanalysis process
Supplier Market “as is”
Informationmeans
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Navigate in the global market:
- Open door for information
- Fairs, exhibitions, invitation on home page
- Advertising
- Catalogues
- Supplier catalogues
- Colleges in purchasing
Supplier Marketanalysis
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Agreement Process covers:
- Request for information
- Prequalification of suppliers (optional)
- Dialogue with suppliers and Negotiations
- Set up and Decision re Supplier(s)
- Conditions
- Supply plan
- Quality assurance process
- Documentation requirement
RFI &
Pre- Q
RFQOffer
Evaluation
Supplier
choiceNegotiation Agreement
Agreementprocess
2010-01-08
20
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Supply Process covers:
- Call offs /Order
- Order acknowledgement
- Supply plan and re-planning
- Logistics, incl. Transport, storage and documentation
- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)
- Check vs. conditions
Supplyprocess
Call of & Order-Acknowledge-
ment
Supply &
RecivingReplanning
Changes
Quality-
check
Introduktion till inköpsorder1. Titel ”inköpsorder.”
2. Beställare (företagsnamn,adress och telefonnummer).
3. Referens till inköpare.
4. Inköpsordernummer.
5. Leverantör (adress och referens).
6. Leveransadress.
7. Fakturaadress.
8. Specifikation av vara.
9. Pris och valuta.
10. Betalningsvillkor.
11. Leveransvillkor (ev förpackning och transportinstruktioner).
12. Hänvisning till avtal, offert eller villkor.
13. Antal (enhet).
14.Dokumentation (Intyg etc.)
15. Leveransdatum.
16. Instruktion, (t ex ordererkännande inom 24h).
17. Organisation och momsregistreringsnummer.
18. Underskrift.fredag den 8 januari 2010
60
Supplier
evaluation
DevelopSuppliermarket
Payment & follow up Process covers:
- Payment against conditions
- Statistics on process efficiency
- Statistics on supplier performance
- Feed back to supplier
- Information internally
- Improvement plans
Payment &follow up
process
PaymentSupplier
performanceProcess
efficiency
Development
plans
Mätning &Uppföljningav Inköps-processen
2010-01-08
21
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
Operativt Inköp
fredag den 8 januari 201063
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Ska alla produkter hanteras lika ur inköpssynpunkt?
2010-01-08
22
fredag den 8 januari 201065
Inköp av vara eller tjänst
Sex typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
Tankemodell
fredag den 8 januari 201066
Internal
customer
Avgöra
Produckt
spec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leverans
hantering
Leve-
rantör
Förnöden-
Råvaror &
material
Tjänster
Kompo-
nenter
Utrustning
Taktiskt inköp Operativt inköp
Internal
customer
Avgöra
Produkt
spec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leverans
hantering
Leve-
rantör
Förnöden-
heter
Råvaror &
material
Tjänster
Kompo-
nenter
Utrustning
Taktiskt inköp Operativt inköp
Utveckling
Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion?
• Vision, affärside, företagsstrategier• Policy och värderingar.
– Etik.– Inriktning (baseras på företagsstrategierna)– Miljö, kvalitet.
• Krav• Processer• Verktyg (system) metoder och handböcker.
– Affärssystem– Mall för inköpsorder– Mall för leverantörsmätning. – Etc
• Roller– Operativ inköpare
• Rättigheter
fredag den 8 januari 201067
2010-01-08
23
Ett dagsverk för en operativ inköpschef.
fredag den 8 januari 201068
Process för prognosgenerering och utskick
Process för orderläggning.
Process för bevakning av ordererkännande
Process för orderstyrning
Process för leveransbevakning
Process för bevakning av kvalitetsärenden
Process för faktura avvikelser.
Process för mätning av leverantör. (Hur säkerställa att all data
registreras som ger ett gott underlag för leverantörs mätning?)
Rutin för avvikelsehantering (supply matchar ej demand)
Process för hantering av överskotts material.
Process för mätning av inköpsavdelningen. Vad bör mätas?
Vad är en process?Indata, aktiviteter & utdata.
Instruktioner beskriver hur aktiviteter skall genomföras
Exempel hantera inköpsanmodan
fredag den 8 januari 201069
Exempel orderlägga genom ehandel
Roller beskriver vem som har
ansvar och befogenhet
Varför dokumenterade processer?
• Säkerställa att alla arbetar korrekt.
• Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ.
• Inger förtroende.
• Grund för förbättring.
fredag den 8 januari 201070
2010-01-08
24
fredag den 8 januari 201071
PrognosprocessBrutto-
prognos per
komponent
Lager?
Inköpsorder?
Avropsavtal?
Val lev.
Subtrahera
Lager & Order
Till avtals
process
Splitt mellan
leverantörer
No
Yes
Yes
Yes
No
Splitt
enligt avtal
Nettoprognos
per lev. och
komponent
No
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201072
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201073
OrderprocessInköpsförslag/
anmodan
Avropsavtal?
Val lev.
Till avtals
process
Splitt mellan
leverantörer
No
Yes
Yes
Splitt
enligt avtal
Inköpsorder
per lev.
No
2010-01-08
25
Automatisera orderläggning?
fredag den 8 januari 201074
Omsättningshastighet i lager och ”risk villighet”.
Tänk Wilson.
Component-class A B C
Order frequency Min 1 time/week 2 times/month Once a quarter
Safety Stock 5 days 1 week 4 weeks
A = Average 8 days of stock = 300/8 = Turnover 38 times 70% of total value
B = Average 14 days of stock = 300/14 = Turnover 21 times 20% of total value
C = Average 70 days of stock = 300/70 = Turnover 4 times 10% of total value
=(0,7 * 38)+(0,2 * 21)+(0,1 * 4) = Turnover 31 times/Year.
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201075
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare)
med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201076
Bevakning Av Ordererkännande
Sortera ut inköpsorder
som ej är ordererkända3 dagar efter orderdatum.
Kontakta leverantör.
Registrera
ordererkännande.
2010-01-08
26
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201077
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar & handböcker?
• Går det m.h.t. systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk inköpare)
med leverantör för att processen skall stödjas.
Process för orderstyrning
fredag den 8 januari 201078
• Annulleringsförslag.
• Senarelägga leveransdatum.
• Tidigarelägga leveransdatum.
• Ändra orderlagd kvantitet.
• Behovsbild (t ex prognos) förändras.
• Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag.
Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>
=> minskad administration =>minskade kostnader.
fredag den 8 januari 201079
0
200
400
600
Behov
Saldo
Behov 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
Saldo 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400 300 200 100 0 400
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
0
200
400
600
800
Behov
Saldo
Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80
Saldo 420 340 260 180 100 520 440 360 280 200 620 540 460 380 300 720
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
2010-01-08
27
fredag den 8 januari 201080
0
100
200
300
400
Behov
Saldo
Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80
Saldo 320 240 160 80 0 320 240 160 80 0 320 240 160 80 0 320
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
0
200
400
600
Behov
Saldo
Behov 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80 80
Saldo 420 340 260 180 100 20 440 360 280 200 120 40 460 380 300 220
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201081
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201082
Leveransbevakning.
Sortera ut inköpsorder
som ej är levererade 1 dag
efter leveransdatum.
Sortera, utsorterade sena,
order per leverantör och
kontakta leverantör.
Registrera
nytt leveransdatum.
2010-01-08
28
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201083
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201084
Kvalitets Returer.
Fel leverans från
leverantör
Felrapport
Begär RMA
nummer
Retur till
leverantör
Kvalitets fel på leverans identifieras av
godsmottagning
Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport
Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return
Material Authorization) från leverantör. RMA består av
returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning.
Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller
kreditnota.
Materialet returneras efter att RMA erhållits
från leverantör.
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201085
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
2010-01-08
29
fredag den 8 januari 201086
Faktura Avvikelser
Prisdiff.?Faktura pris
OK?
Inköpare
kontaktar leverantör
Begär kreditnota
på överstigande belopp
Kvantitets-
diff?
=inrank skiljer
från faktura
Ja
JaNej
Nej
Kontrollera inrankning
(och skeppnings-
dokument) mot order.
Stämmer antal?
Nej
Ja
Annat
fel
Utredning av
inköpare
Ja
Nej
Begära kreditnota
om vi debiterats för många
Vid debitering av färre
än mottaget påtala skillnad
för leverantör.Nej
Justera WAPP
Inköpare/PM beslutar om WAPP
skall ändras. Nytt WAPP
anges i SEK vid berörd artikel
för lev.reskontra att justera.
Använd WAPP ändringsmall.
Om order kan anses slut-
levererad ändra (efter OK
från leverantör) beordrat
antal till levererat antal.
Ja
Fakturor från
lev.reskontra
till inköpare.
Meddela PM
Inköpare meddelar vilka
kundorder som riskerar att
ha fel fakturerats.
Avslut
ärende
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201087
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201088
Avyttring Excess & Obsolete (E&O).
Det viktigt med en tydlig definition av E & O.
Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov.Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar
behov.
Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund,
reservdelslager, Factory Outlet, etc
Identifiera
E&O material
Returnera material
till leverantör
Annan avyttring
Excess eller
Obsolete?
Material till
leverantör
Skrota?
Obsolete
Excess
Yes
No
2010-01-08
30
Frågor / diskussion.
fredag den 8 januari 201089
Givet aktuell process:
• Går den att tillämpa på ert företag och typfall?
• Vad skall bort / Vad skall läggas till?
Spelar det någon roll om ert företag skulle vara:
• ett stort eller litet företag?
• nationellt/internationellt?
För att driva processen;
• Vilket stöd krävs i form av verktyg (system), mallar &
handböcker?
• Går det mha systemstöd att automatisera processen?
Definiera vad du vill skall finnas med i ett avtal (ägs av taktisk
inköpare) med leverantör för att processen skall stödjas.
fredag den 8 januari 201090
PrognosprocessBrutto-
prognos per
komponent
Lager?
Inköpsorder?
Avropsavtal?
Val lev.
Subtrahera
Lager & Order
Till avtals
process
Splitt mellan
leverantörer
No
Yes
Yes
Yes
No
Splitt
enligt avtal
Nettoprognos
per lev. och
komponent
No
fredag den 8 januari 201091
OrderprocessInköpsförslag/
anmodan
Avropsavtal?
Val lev.
Till avtals
process
Splitt mellan
leverantörer
No
Yes
Yes
Splitt
enligt avtal
Inköpsorder
per lev.
No
2010-01-08
31
fredag den 8 januari 201092
Bevakning Av Ordererkännande
Sortera ut inköpsorder
som ej är ordererkända3 dagar efter orderdatum.
Kontakta leverantör.
Registrera
ordererkännande.
Process för orderstyrning
fredag den 8 januari 201093
• Annulleringsförslag.
• Senarelägga leveransdatum.
• Tidigarelägga leveransdatum.
• Ändra orderlagd kvantitet.
• Behovsbild (t ex prognos) förändras.
• Svårt att manuellt skapa orderändringsförslag.
Korta ledtider =>ger färre antal inköpsorder =>
=> minskad administration =>minskade kostnader.
fredag den 8 januari 201094
Leveransbevakning.
Sortera ut inköpsorder
som ej är levererade 1 dag
efter leveransdatum.
Sortera, utsorterade sena,
order per leverantör och
kontakta leverantör.
Registrera
nytt leveransdatum.
2010-01-08
32
fredag den 8 januari 201095
Kvalitets Returer.
Fel leverans från
leverantör
Felrapport
Begär RMA
nummer
Retur till
leverantör
Kvalitets fel på leverans identifieras av
godsmottagning
Kvalitetsavdelningen tar fram felrapport
Inköpare skickar felrapport och begär RMA (Return
Material Authorization) från leverantör. RMA består av
returinstruktioner inkl transport, märkning och förpackning.
Dessutom begärs antingen ersättningsleverans eller
kreditnota.
Materialet returneras efter att RMA erhållits
från leverantör.
fredag den 8 januari 201096
Faktura Avvikelser
Prisdiff.?Faktura pris
OK?
Inköpare
kontaktar leverantör
Begär kreditnota
på överstigande belopp
Kvantitets-
diff?
=inrank skiljer
från faktura
Ja
JaNej
Nej
Kontrollera inrankning
(och skeppnings-
dokument) mot order.
Stämmer antal?
Nej
Ja
Annat
fel
Utredning av
inköpare
Ja
Nej
Begära kreditnota
om vi debiterats för många
Vid debitering av färre
än mottaget påtala skillnad
för leverantör.Nej
Justera WAPP
Inköpare/PM beslutar om WAPP
skall ändras. Nytt WAPP
anges i SEK vid berörd artikel
för lev.reskontra att justera.
Använd WAPP ändringsmall.
Om order kan anses slut-
levererad ändra (efter OK
från leverantör) beordrat
antal till levererat antal.
Ja
Fakturor från
lev.reskontra
till inköpare.
Meddela PM
Inköpare meddelar vilka
kundorder som riskerar att
ha fel fakturerats.
Avslut
ärende
fredag den 8 januari 201097
Avyttring Excess & Obsolete (E&O).
Det viktigt med en tydlig definition av E & O.
Excess kan vara allt material bortom 3 månaders behov.Obsolete kan t ex vara allt material som helt saknar
behov.
Annan avyttring kan t ex Broker, annan fabrik, kund,
reservdelslager, Factory Outlet, etc
Identifiera
E&O material
Returnera material
till leverantör
Annan avyttring
Excess eller
Obsolete?
Material till
leverantör
Skrota?
Obsolete
Excess
Yes
No
2010-01-08
33
Operativt Inköps effektivitet
Mätning av operativ inköpsenhetsinre effektivitet?
Antal öppna inköpsförslag.
Antal icke ordererkända order.
Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag.
Antal öppna order med leveransdatum i dåtid.
Antal öppna faktura avvikelser.
Antal öppna kvalitetsärenden.
fredag den 8 januari 201099
Mätning av Operativt Inköp
• Antal order per Inköpare
• Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare
• Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym
• Genomloppstidför
1. Order
2. OE
3. Reklamationer
4. Fakturaavvikelser
5. Etc.
2010-01-08
34
Mätning av (Operativt) Inköp externa effektivitet
• Prisutveckling
• Kostnadsutveckling
• Störningsfria leveranser in och ut
• Ledtider
Summering
• Nu vet ni vad operativt inköp är.
– Hur en operativ inköpsfunktion styrs.
– Vilka processer som finns tillgängliga.
– Vad som en operativ inköpare gör
1. Frågor
fredag den 8 januari 2010102
Definitioner av INKÖP• CWA PUMA:
‘Purchasing’ shall mean the totality of the process of acquisition including the meanings of
procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations.
The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects.
• Inköp
• hela anskaffningsprocessen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop
• samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering
• samt bortskaffande.
• Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet ”Supply Chain Management”.
• IFPSM (in progress)
2010-01-08
35
Semantik
• Purchasing
• Procurement
• Supply Management
• Sourcing
• Category Management
• Inköp
• Upphandling
• Anskaffning
• Supply Chain
• Value Chain
• Buying
Inköps övergripande roller
A van Weele
• Cost(Kostnadsminskning)
• Value (Kundvärdeskapande)
• Risk
(Riskhantering)
Björn Axelsson
• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)
• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)
• Strukturroll
(Påverka leverantörsmarknaden)
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
2010-01-08
36
fredag den 8 januari 2010107
Inköp av vara eller tjänst
Sex typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
109
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
2010-01-08
37
Exempel på funktioner som inköp arbetar
med i en större organisation.
fredag den 8 januari 2010110
Planering
Logistik
Marknad
Försäljning
Transport och skeppning
Produktion och lager
Ekonomi
Internleverantörer
Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.
Kvalitet
Ledningsgrupp.
Vad gör en operativ Inköpare?• Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar
• Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande
• Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar
• Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt
Vad gör en operativ Inköpare, forts?
• Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), evkonterar, vidarebefordrar för attest
• Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut
• Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system (”Stansning”)
2010-01-08
38
Varför dokumenterade processer?
• Säkerställa att alla arbetar korrekt.
• Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ.
• Inger förtroende.
• Grund för förbättring.
fredag den 8 januari 2010113
Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion?
• Vision, affärside, företagsstrategier• Policy och värderingar.
– Etik.– Inriktning (baseras på företagsstrategierna)– Miljö, kvalitet.
• Krav• Processer• Verktyg (system) metoder och handböcker.
– Affärssystem– Mall för inköpsorder– Mall för leverantörsmätning. – Etc
• Roller– Operativ inköpare
• Rättigheter
fredag den 8 januari 2010114
Operativt Inköps effektivitet
2010-01-08
39
Slut Dag 1
Dag 2
• Repetition
Vad har vi lärt hittills
• Vad är Inköp?
• Hur definieras Inköp?
• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?
• Hur styrs Operativt Inköp?
• Vilka operativa processer finns tillgängliga?
• Vad gör en Operativ Inköpare?
2010-01-08
40
Definitioner av INKÖP• CWA PUMA:
‘Purchasing’ shall mean the totality of the process of acquisition including the meanings of
procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations.
The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects.
• Inköp
• hela anskaffningsprocessen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop
• samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering
• samt bortskaffande.
• Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet ”Supply Chain Management”.
• IFPSM (in progress)
Inköps övergripande roller
A van Weele
• Cost(Kostnadsminskning)
• Value (Kundvärdeskapande)
• Risk
(Riskhantering)
Björn Axelsson
• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)
• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)
• Strukturroll
(Påverka leverantörsmarknaden)
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
2010-01-08
41
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
123
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
Vad gör en operativ Inköpare?• Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar
• Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande
• Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar
• Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt
2010-01-08
42
Vad gör en operativ Inköpare, forts?
• Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), evkonterar, vidarebefordrar för attest
• Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut
• Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system (”Stansning”)
Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion?
• Vision, affärside, företagsstrategier• Policy och värderingar.
– Etik.– Inriktning (baseras på företagsstrategierna)– Miljö, kvalitet.
• Krav• Processer• Verktyg (system) metoder och handböcker.
– Affärssystem– Mall för inköpsorder– Mall för leverantörsmätning. – Etc
• Roller– Operativ inköpare
• Rättigheter
fredag den 8 januari 2010126
Hantverket
• It stöd
• Beställning
2010-01-08
43
Bikupa
Vilka IT system påverkar inköps arbete
Databaser i affärssystem
fredag den 8 januari 2010129
Leverantörs
data
Komponent
data
Avtalsdata
data
Produkt
register
(struktur)
Behov
(prognos alt
försäljning)
Lager
Inköpsorder
Lev
per
kmp Avt
lev
per
kmp
Brutto
behov
Netto
behovPrognos
Order
etc
Rapportgenerator
Olika beställningssätt
Beställnings-
sätt
Exempel på
produkter/tjänster
Beskrivning
Katalog
• Standard produkter och
tjänster
• Kontorsmateriel,
bemanningstjänster,
kemikalier, verktyg, IT-
hårdvara
• Produkter och tjänster hittas genom sökning på t ex
produktnamn, artikelnummer, beskrivning, leverantörsnamn
• Produkt/tjänstespecifikation och pris finns i katalogen
• Ordern skickas efter attest direkt till leverantören
Fritext
• Produkter och tjänster med
ramavtal som är svåra att
katalogisera
• Konsulter, Reklamproduktion
• Leverantörerna hittas genom sökning på t ex
produktnamn, beskrivning, leverantörsnamn
• Specificering av produkt/tjänst och pris görs av beställaren
• Order går efter attest via inköpsavdelningen till
leverantören
Inköps-
anmodan
• Icke standard
produkter/tjänster där inköp
måste vara involverade i köpet
• Produktionsrelaterad
utrustning
• Beställaren hittar varken produkt/tjänst eller leverantör,
fyller därför i inköpsanmodan
• Inköpsanmodan skickas till inköpsavdelningen efter
attestering. Inköpsavdelningen finner lämplig leverantör och
ordern skickas till leverantör
Andra
flöden
• Resor, fast telefoni, el/energi • För vissa tjänster görs inga avrop tjänsten utförs baserat på
årliga avtal
fredag den 8 januari 2010130
2010-01-08
44
Vad är e-procurement?
• Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet.
• Leverantör ofta genom ASP-lösning
• Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade.
Process Beställa - Betala
Leverantör
Beställning
&
Kontering
Godkännande
Attest
3-vägs-
match
Betalning
Faktura
Workflow
(e.Fact)Bekräfta
mottagen
leverans
Godkänd
ordereFakturaL
ev
ok
mismatch
Pappers-
faktura
Scanning
& Manuell
Registrering
fredag den 8 januari 2010131
Operativt inköp - Procure to pay
fredag den 8 januari 2010132
Click & Buy
order
Approval flow
Goods reciept
Auto
Order - invoice
Matching
Purch req
Auto
Order - invoice
Matching
No Activity
Deviation
workflow
No activity
Frame order
Auto
order - invoice
matching
Order
InvoiceRules set up
for auto
approval
Catalogue
& Free text
Subscriptions
&
Rental
contracts
Purchasing
requisition
Outside
C & B
orderingProcess
Way of
ordering
Purchasing
card
Auto
Order - invoice
Matching
Purchasing
Card
Procure to pay process excellence.
E-procurement - indirekt mtrl
• E-procurement tool includes products and services from suppliers contracted after competitive bidding by purchasing functions.
• All employees can search and order products and services in the tool. Managers receive a request for authorization by mail.
• If product/services or relevant suppliers cannot be found a requisition can be issued and sent to the purchasing department.
• When a purchase order is authorized by a manager the order is sent to the supplier by EDI.
• Product delivery or service completions are registered in SIV and Invoices can then be paid without second authorization.
• E-procurement tool can be accessed via Intranet
fredag den 8 januari 2010133
2010-01-08
45
Pipechain
PipeChain is a simple way to organize the supply chain
between companies. Mindbreakingly easy to handle, the
PipeChain user interface connects customers,
manufacturers and suppliers. A patented logistics system
with full transparency, allowing you and your partners to
– online – create a chain driven by real demand
• EDI, WEBEDI mm
fredag den 8 januari 2010134
Vendor Managed Inventory
• Driven by demand
• Collaboration
• Can be automated
• High information transparency
• Real-time information
fredag den 8 januari 2010135
Information (stock level and demand)
Basware
• ”BasWare är global marknadsledare för automatiserade finansiella processer. 500 000 användare runt om i världen använder BasWares lösningar. BasWare grundades 1985 och är idag börsnoterat på Helsinki Stock Exchange”.
• Procure to pay
• Konkurrenter– IBX, E-fact, Agresso, mm
fredag den 8 januari 2010136
2010-01-08
46
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsmätning / leverantörsutveckling
Target Management and KPI’s
Fundamentals
Holistic
Objetivs
Goal 3
Goal 2
Goal 1
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
2010-01-08
47
Goal criteria's
• Measurable
• Realistic
• Challenging
• Reachable
• Selfchosen
• Measurable
• Acceptable
• Realistic
• Time- limited
1. What does it take?
2. Which are the obstacles?
3. How to overcome the obstacles?
David Lega – The SMART- model
About KPI
• Quote;
• “The problem with PKI’s is that they drive performance, but not towards the company best, but for the individual KPI.
• Besides: there seems to be lacking a KPI for common sense”
• U Agren, CFO
2010-01-08
48
Exempel på kostnadsbesparingar:
• Långtidsprisavtal
• Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. ’learning curve’
• Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc
• Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris
• Konstruktionsförenklingar
• Processförbättringar
• Alternativa material
• Nya teknologier
• Emballage
• Produktviktsreduktion
• Materialinnehåll/materialutnyttjande
• Kassationsminskning
• Lager- eller ledtidsreduktion
• Konsignationslager
• Leverantörsstyrt lager
• Komplexitetsminskning
• Förbättrade underleverantörer
• Optimering av tillverkningslokalisering
• Optimering av av valideringskrav
• Fraktkostnader
• Multipel ’sourcing’
• Volymeffektivisering
• Tullreduktioner
• Internationell logistik
• Garantianspråksreduktioner
• Verktygsbesparingar
LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR
• Åtgärd
• Implementationstid
• Engångskostnad för implementation
• Kostnadsbesparing
• Prisreduktion
• Status (F, B, I, A, K)
F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat.
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsutveckling 1
Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram
är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk
som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att
driva de aktuella ämnena/parameter som,
baserat på nuläge och framtida önskat läge, är
viktiga för företagets framgång och lönsamhet.
2010-01-08
49
Leverantörsutveckling
• För att lösa ett problem/utmaning
1. Kostnadsläge
2. Kvalitetsnivå
3. Administration
4. Etc.
• För att ”öka lönsamheten”
1. Hitta nya lösningar
2. Teknisk utveckling
3. Förenklingar
4. Etc.
Leverantörsutveckling
• Baseras på
1. Leverantörsstatistik (1 – 3 års mätresultat)
2. Marknadsinformation
3. Kvalitetsnivå
4. Administration
5. Etc.
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsutveckling 2
Genom ett program skapas en process som kräver
och möjliggör:
Definition av och överenskommelse om målbild i
samarbetet med leverantören.
Kontinuerlig förbättring genom klargörande av de
actions som måste genomföras av parterna.
En tätare kommunikation som i sin tur leder till ett
tätare samarbete.
Objektiv värdering av leverantören (och kundens)
prestation.
Objektiva mätningar med målbild möjliggör
feedback till leverantör rörande dess position
relativt konkurrenter.
2010-01-08
50
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsmätning 3
Inköpsstrategi
Företagsstrategi
Val av ämnen/ prameter
Mål
Actions
Mätning
=Aktivt program
fredag den 8 januari 2010
Om ”leverantörs mätning”.
Det är inte allt enkelt.
Kräver gemensamma processer/rutiner.
Tex. hur mäta leveransprecision?
”Möter verkligt leveransdatum det leveransdatum angett på
inköpsorder!”
fredag den 8 januari 2010
Exempel leveransprecision
Om verkligt leveransdatum är inom intervallet –3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK.
Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod:
88 leveranser sker inom intervallet.
Leveransprecision = 88/100 => 88 %.
2010-01-08
51
fredag den 8 januari 2010
Exempel leveransprecision 2
Vilka ”datum” finns det?• Orderdatum.
• Önskat leveransdatum.
• Ordererkänt leveransdatum.
• Förändrat leveransdatum.
• Verkligt leveransdatum.
• Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring).
• Nytt ordererkänt datum.
• Ledtid och transportvillkor…….
I affärssystem.
fredag den 8 januari 2010
Exempel leveransprecision 3Att fundera över och som inköpschef skapa
rutiner för:
Skall leveransprecision endast mäta leverantörens
förmåga att leverera enligt ordererkänt datum? Vad
händer om leverantören ordererkänner flera
gånger?
Hur registrera ett ordererkänt datum som ej möter
önskat leveransdatum om inköpsorder är lagd på
kortare ledtid än avtalat?
Vilka olika mätningar kan göras och vad visar de?=> Klarhet undviker siso.
fredag den 8 januari 2010www.logistikprogrammet.org
Supplier scorecard 1 (2)
2010-01-08
52
fredag den 8 januari 2010
Supplier scorecard 2 (2)
fredag den 8 januari 2010
2010-01-08
53
fredag den 8 januari 2010
fredag den 8 januari 2010
Forts measurement criteria
fredag den 8 januari 2010
Forts measurement criteria
2010-01-08
54
fredag den 8 januari 2010
Forts measurement criteria
fredag den 8 januari 2010
Forts measurement criteria
fredag den 8 januari 2010
Bilaga 2
Supplier evaluation form
Selection criteria Comment 0 Point 1-5 Points
1. General
Language English or Swedish as business language No Yes
Referances References from similar co-operation No Yes
If yes, please fill out the following information: Company name:____________________
Contact :___________________________
Phone:____________________________
Enviromental management system
Application and certification of enviromental management system acc to ISO 14000 or similar No Yes
Customer service/ support Possibility to a contact person No Yes
If yes, please fill out the following information: Name:___________________________
Phone:___________________________
Payment terms Payment terms 60 days No Yes
Delivery terms FCA from place of delivery No Yes
2.Economy
Turnover What are you current annual sales? _____________
Solidity Solidity of the company _____________
Liquidity Liquidity of the company _____________
Finances Do you have any record for non payment of debit? Yes No
Are all taxes and fees paid? No Yes
3.Logistics & Production
Delivery reliability Do you measure on-time deliveryperformance to your customers? No Yes
If yes, what is the percentage in average? _____________%
Lead time What is your current delivery lead time? _____________days
Production capacity Can you easily expand your production without major investments? No Yes
Support manufacture Do you have any back up manufacturing in other facilities? No Yes
Bottleneck in production Do you know where your bottleneck in production is? No Yes
Improvements Do you actively work with productivity improvements? No Yes
Stock Do you have any buffer stock? No Yes
If yes please fill out the following information: Location of stock:
2010-01-08
55
fredag den 8 januari 2010
Bilaga 1
Utvärdering befintliga leverantörer
Leverantör:________________________________________________________________________ Datum:____________
Kriterier 5 poäng 4 poäng 3 poäng 2 poäng 1 poäng 0 poäng Antal poäng:
Leveransprecision 100% 90-99% 80-89% 70-79% 60-69% <60%
Kvalitetsavvikelser Alltid 0 1-2 st 3-4st 5st 6 st >6 st
Ordererkännade inom 48 h Alltid inom 48 h 2-3 dagar 4-5 dagar 6-7 dagar >8 dagar Uteblivet
Kundservice Svar och åtgärd inom 24 h Inom 48 h Inom 72 h Inom 96 h >96 h Inget svar
Ledtid 2 dagar 3-4 dagar 1-2 vecka 3 veckor 4 veckor >4 veckor
Pris
Årlig kostnadsreduktion minst 15 % Ja Nej
Konkurrenskraftigt pris Ja Nej
Öppna kalkyler Ja Nej
Egen värdering
Tillmötesgående Mycket bra
Ordning och reda Mycket bra
Service/attityd Mycket bra
Eget intryck Mycket bra
Atmosfär Mycket bra
Slutsumma poäng:
Komentarer egen värdering:
Exempel på kostnadsbesparingar:
• Långtidsprisavtal
• Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. ’learning curve’
• Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc
• Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris
• Konstruktionsförenklingar
• Processförbättringar
• Alternativa material
• Nya teknologier
• Emballage
• Produktviktsreduktion
• Materialinnehåll/materialutnyttjande
• Kassationsminskning
• Lager- eller ledtidsreduktion
• Konsignationslager
• Leverantörsstyrt lager
• Komplexitetsminskning
• Förbättrade underleverantörer
• Optimering av tillverkningslokalisering
• Optimering av av valideringskrav
• Fraktkostnader
• Multipel ’sourcing’
• Volymeffektivisering
• Tullreduktioner
• Internationell logistik
• Garantianspråksreduktioner
• Verktygsbesparingar
Praktisk Leverantörsutveckling
• Processkartläggning
• Reducera antalet Processsteg
• Samordna/ta bort
• Flytta t/fr lev/köpare
2010-01-08
56
fredag den 8 januari 2010167
Vad är en aktivitet?
Tillv. Tillv.Pack.TranpPackn
Leverantör Kund
Analys av ett led – en lev & kund relation.
fredag den 8 januari 2010168
Vad är en aktivitet? nedbrytning ett steg
Tillv. Tillv.Packn.TranpPackn
Leverantör Kund
Steg 1 Steg 4Steg 3Steg 2 Steg 4 Steg 7Steg 6Steg 5
fredag den 8 januari 2010169
Vad är en aktivitet -nedbrytning ett steg (2)
Tillv. Tillv.Packn.TranpPackn
Leverantör Kund
Steg 1 Steg 4Steg 3Steg 2 Steg 4 Steg 7Steg 6Steg 5
2010-01-08
57
Inköp
Bikupa (Prata med den som sitter närmast)
• Hur definieras vad som ska köpas?
fredag den 8 januari 2010
Vem bestämmer vad som skall köpas in?
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Förnöden-
heter
Råvaror &
material
Tjänster
Kompo-
nenter
Utrustning
Taktiskt inköp Operativt inköp
?
fredag den 8 januari 2010
Beskrivning av vad som skall köpas in.
• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).
• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).
• Logistisk specifikation.
• Ekonomisk specifikation.
• ”Politisk” specifikation. (informell spec).
2010-01-08
58
fredag den 8 januari 2010
Vem tar inköpsbeslutet?
• Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa:– Material och råvara?
– Utrustning?
– Komponenter?
– Förnödenheter?
– Tjänster?
• Är taktiskt inköp enbart en beredande funktion?
• Är inköp verkligen inblandade i ”produktspecifikationen”?
• Fundera i x minuter.
fredag den 8 januari 2010
Vem tar inköpsbeslutet?
Produkt komplexitet
Låg Hög
Kommersiell
komplexitet
Låg
Hög
Inköps avdelning
dominant
Teknisk avdelning
dominant
Ekonomi/ledning
dominant
Kors funktionellt
beslutsfattande
Fisher 1976
fredag den 8 januari 2010
Vem tar inköpsbeslutet?Enligt Philipe Kotler.
• 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst.
• 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut.
• 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet.
• 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern.
• 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.
2010-01-08
59
fredag den 8 januari 2010
Attesträtt
• Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning.
• Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet.
fredag den 8 januari 2010
Upphandlingsprocess
6.
Leverantörsv
al och avtal
4.
Välj
leverantörer
för
offertförfrågan
3.
Bestäm
Inköpsstrate
gi
1.
Projekt-
mobilisering
2.
Definiera
värde och
omfattning
7.
Operationell
implementeri
ng
5.
Besluta
specifikation
er och
urvalskriterier
•Etablera
projektteam
•Övergripande
planering
•Planera kick-
off möte
•Samla intern
och extern data
på nuvarande
volymer,
specifikationer,
leverantörer,
kontrakt etc
•Detaljplanera
projektet
•Justera mål
och omfattning
•Analysera
marknads-
konkurrens
och påverkan
på bolagets
affärer
•Beslut om att
fortsätta i
upphandling
eller att
utveckla
nuvarnade
relation
•Beslut om
gruppering
map geografi
och
varugrupper
•Ta fram
kandidatlista
•Samla in
interna krav
•Skicka ut
leverantörs-
marknads-
undersökning
•Välj
leverantörer
för
offertförfråga
n
•Samla in,
sammanställ,
förenkla och
standardisera
specifikatione
r
•Samla in
krav och
besluta om
standardiserad
e
urvalskriterier
och viktning
•Ta fram, skicka
ut och utvärdera
offertförfrågan
•Besluta om
manuell eller
elektronisk
förhandling
•Utveckla
förhandlings-
strategi och
förhandla
•Genomför
lverantörsbedöm
ning enl. ISO
•Välj leverantör
och teckna avtal
•Ta fram
organisation
och plan för
implementerin
g
•Besluta om
organisation,
källor,
periodicitet
och metod för
kontinuerlig
uppföljning av
leverantörerna
och
leverantörs-
marknaderna
•Säkra
implementerin
g av avtal
•Kontinuerlig
mätning på
avtalstrohet
och
besparingar
•Kontinuerlig
uppföljning av
leverantörsmar
knaden
•Åtgärder för
bättre
avtalstrohet
och
konkurrenskra
ftiga villkor
•Leverantörsut
veckling
8.
Kontinuerlig
uppföljning
fredag den 8 januari 2010
Tillägg till specifikation av produkt
• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).
• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).
• Logistisk specifikation.
• Ekonomisk specifikation (inkl risk).
• ”Politisk” specifikation. (informell spec).
Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör…
…förutom att de kan leva upp till
produkt specifikation?
15 min diskussion
2010-01-08
60
Inköps roll vs Kravspecifikationen
• Ifrågasätta
• Utmana
• Föreslå alternativ
1. Kvalitetsnivå
2. Omfattning
3. Låsning till leverantör
4. Standard vs Specifik
5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)
fredag den 8 januari 2010
Val av möjliga leverantörer.
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Förnöden-
heter
Råvaror &
material
Tjänster
Kompo-
nenter
Utrustning
Taktiskt inköp Operativt inköp
?
fredag den 8 januari 2010
Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan?
Möjliga
leverantörerFörsta
urval Val av leverantör(er)Kontrakt
eller
Order.
Initial
assessmentOffert
förfrågan.
2010-01-08
61
fredag den 8 januari 2010
Som man frågar får man svar.
• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.
• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.
• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.
fredag den 8 januari 2010
Val av möjliga leverantörer.
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Förnöden-
heter
Råvaror &
material
Tjänster
Kompo-
nenter
Utrustning
Taktiskt inköp Operativt inköp
?
fredag den 8 januari 2010
Som man frågar får man svar 2.
• Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet.
• Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde).
• Sena ändringar är ofta dyra ändringar.
2010-01-08
62
fredag den 8 januari 2010
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
fredag den 8 januari 2010
Taktiskt inköpares vardag
Offertförfrågan /-utvärdering.
Kontraktsförhandling / -skrivning
Leverantörsutvärdering.
Marknadsbevakning. (förmedla internt).
Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)
Summering
• Nu vet ni vad operativt inköp är.
– Hur en operativ inköpsfunktion styrs.
– Vilka processer som finns tillgängliga.
– Vad som en operativ inköpare gör
1. Frågor
fredag den 8 januari 2010187
2010-01-08
63
Definitioner av INKÖP• CWA PUMA:
‘Purchasing’ shall mean the totality of the process of acquisition including the meanings of
procurement, sourcing, requisitioning, commissioning, and the functions of sourcing, receiving, post contract management and disposal operations.
The wider subject of Supply Chain Management; include stores management and logistics aspects.
• Inköp
• hela anskaffningsprocessen, inklusive begrepp som upphandling, val av leverantör, beställning och avrop
• samt funktionerna för sourcing, mottagning, uppföljning och implementering av kontrakt, kontraktshantering
• samt bortskaffande.
• Begreppet ska INTE omfatta lagerstyrning, lagerhantering och logistik där dessa utgör delar av det vidare begreppet ”Supply Chain Management”.
• IFPSM (in progress)
Semantik
• Purchasing
• Procurement
• Supply Management
• Sourcing
• Category Management
• Inköp
• Upphandling
• Anskaffning
• Supply Chain
• Value Chain
• Buying
Inköps övergripande roller
A van Weele
• Cost(Kostnadsminskning)
• Value (Kundvärdeskapande)
• Risk
(Riskhantering)
Björn Axelsson
• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)
• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)
• Strukturroll
(Påverka leverantörsmarknaden)
2010-01-08
64
Agreementprocess
Needs analysis process
Marketanalysisprocess
Supplyprocess
Payment &Follow-upprocess
Generic Purchasing process
fredag den 8 januari 2010192
Inköp av vara eller tjänst
Sex typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
Cost of purchased goods
Cost for salary
Other costs
Revenue
TotalCost of sold products
Net income before depreciation
Interest-Income
Net profit after depreciation Profit
margin
ROI
RevenueDepreciation
Receivables
Revenue
CashFixed assets
Current assets
Capital employed
Store + GIP
Capital Turn over
+
+
+
+
+ +
-
-
x
CEO/CFO – Map DuPont model
2010-01-08
65
194
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy
Leverage items(Competitive
procurement)
Strategic items(Partnership)
Standard items(System agreement +
e-business solution)
Bottleneck items(Reliable supply +
search
alternative)
High
Low
Financial impact
HighLow Supply risk
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
Exempel på funktioner som inköp arbetar
med i en större organisation.
fredag den 8 januari 2010195
Planering
Logistik
Marknad
Försäljning
Transport och skeppning
Produktion och lager
Ekonomi
Internleverantörer
Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.
Kvalitet
Ledningsgrupp.
Vad gör en operativ Inköpare?• Prognoser; hämtar/tar emot, justerar, vidarebefordrar
• Orderläggning; Kollar underlag, eventuellt konterar, kompletterar, letar befintlig leverantör, skriver ut, skickar, kollar ordererkännande
• Behovs administration; hämtar/tar emot underlag (från IT eller manuellt) bedömer, justerar, vidarebefordrar frågor, hanterar svar
• Mottagning; hämtar/tar emot ankomstinformation, kollar mot beställning/order, (Antal, tid, etc. ) meddelar avvikelser (internt/externt), får information om kvalitetsavvikelse, hanterar internt/externt
2010-01-08
66
Vad gör en operativ Inköpare, forts?
• Fakturahantering; hämtar/tar emot, kollar mot beställning/order, (speciellt tillägg, rabattsatser), evkonterar, vidarebefordrar för attest
• Statistik; upprättar mot fastställda mallar (kan beröra samtliga områden ovan), Upprättar underlag för leverantörsutvecklingsbeslut
• Övrigt; Administrerar möten internt och externt. Arkiverar, uppdaterar IT-system (”Stansning”)
Varför dokumenterade processer?
• Säkerställa att alla arbetar korrekt.
• Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ.
• Inger förtroende.
• Grund för förbättring.
fredag den 8 januari 2010198
Hur styrs arbetet vid en operativ inköpsfunktion?
• Vision, affärside, företagsstrategier• Policy och värderingar.
– Etik.– Inriktning (baseras på företagsstrategierna)– Miljö, kvalitet.
• Krav• Processer• Verktyg (system) metoder och handböcker.
– Affärssystem– Mall för inköpsorder– Mall för leverantörsmätning. – Etc
• Roller– Operativ inköpare
• Rättigheter
fredag den 8 januari 2010199
2010-01-08
67
Operativt Inköps effektivitet
Hantverket
• It stöd
• Beställning
Databaser i affärssystem
fredag den 8 januari 2010202
Leverantörs
data
Komponent
data
Avtalsdata
data
Produkt
register
(struktur)
Behov
(prognos alt
försäljning)
Lager
Inköpsorder
Lev
per
kmp Avt
lev
per
kmp
Brutto
behov
Netto
behovPrognos
Order
etc
Rapportgenerator
2010-01-08
68
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsmätning / leverantörsutveckling
Holistic
Objetivs
Goal 3
Goal 2
Goal 1
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
KPI
• Selfchosen
• Measurable
• Acceptable
• Realistic
• Time- limited
1. What does it take?
2. Which are the obstacles?
3. How to overcome the obstacles?
David Lega – The SMART- model
2010-01-08
69
Exempel på kostnadsbesparingar:
• Långtidsprisavtal
• Årliga avtalade prisreduktioner, s.k. ’learning curve’
• Betalningsvillkor 60, 90 dagar etc
• Finslipning av ansvarsbestämmelser versus pris
• Konstruktionsförenklingar
• Processförbättringar
• Alternativa material
• Nya teknologier
• Emballage
• Produktviktsreduktion
• Materialinnehåll/materialutnyttjande
• Kassationsminskning
• Lager- eller ledtidsreduktion
• Konsignationslager
• Leverantörsstyrt lager
• Komplexitetsminskning
• Förbättrade underleverantörer
• Optimering av tillverkningslokalisering
• Optimering av av valideringskrav
• Fraktkostnader
• Multipel ’sourcing’
• Volymeffektivisering
• Tullreduktioner
• Internationell logistik
• Garantianspråksreduktioner
• Verktygsbesparingar
LISTA - FÖRSLAG TILL KOSTNADSBESPARINGAR
• Åtgärd
• Implementationstid
• Engångskostnad för implementation
• Kostnadsbesparing
• Prisreduktion
• Status (F, B, I, A, K)
F = Förslag, B= Beslutad, I= Implementation pågår, A= Avslag, K= Klar, införd och pris justerat.
fredag den 8 januari 2010
Leverantörsutveckling 1
Syftet med ett leverantörsutvecklingsprogram
är att skapa ett, i relationen, formellt ramverk
som möjliggör ett strukturerat arbetssätt att
driva de aktuella ämnena/parameter som,
baserat på nuläge och framtida önskat läge, är
viktiga för företagets framgång och lönsamhet.
2010-01-08
70
Leverantörsutveckling
• För att lösa ett problem/utmaning
1. Kostnadsläge
2. Kvalitetsnivå
3. Administration
4. Etc.
• För att ”öka lönsamheten”
1. Hitta nya lösningar
2. Teknisk utveckling
3. Förenklingar
4. Etc.
Leverantörsutveckling
• Baseras på
1. Leverantörsstatistik (1 – 3 års mätresultat)
2. Marknadsinformation
3. Kvalitetsnivå
4. Administration
5. Etc.
Praktisk Leverantörsutveckling
• Processkartläggning
• Reducera antalet Processsteg
• Samordna/ta bort
• Flytta t/fr lev/köpare
2010-01-08
71
fredag den 8 januari 2010212
Vad är en aktivitet -nedbrytning ett steg (2)
Tillv. Tillv.Packn.TranpPackn
Leverantör Kund
Steg 1 Steg 4Steg 3Steg 2 Steg 4 Steg 7Steg 6Steg 5
fredag den 8 januari 2010
Beskrivning av vad som skall köpas in.
• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).
• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).
• Logistisk specifikation.
• Ekonomisk specifikation.
• ”Politisk” specifikation. (informell spec).
fredag den 8 januari 2010
Vem tar inköpsbeslutet?
• Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa:– Material och råvara?
– Utrustning?
– Komponenter?
– Förnödenheter?
– Tjänster?
• Är taktiskt inköp enbart en beredande funktion?
• Är inköp verkligen inblandade i ”produktspecifikationen”?
• Fundera i x minuter.
2010-01-08
72
fredag den 8 januari 2010
Attesträtt
• Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning.
• Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet.
fredag den 8 januari 2010
Upphandlingsprocess
6.
Leverantörsv
al och avtal
4.
Välj
leverantörer
för
offertförfrågan
3.
Bestäm
Inköpsstrate
gi
1.
Projekt-
mobilisering
2.
Definiera
värde och
omfattning
7.
Operationell
implementeri
ng
5.
Besluta
specifikation
er och
urvalskriterier
•Etablera
projektteam
•Övergripande
planering
•Planera kick-
off möte
•Samla intern
och extern data
på nuvarande
volymer,
specifikationer,
leverantörer,
kontrakt etc
•Detaljplanera
projektet
•Justera mål
och omfattning
•Analysera
marknads-
konkurrens
och påverkan
på bolagets
affärer
•Beslut om att
fortsätta i
upphandling
eller att
utveckla
nuvarnade
relation
•Beslut om
gruppering
map geografi
och
varugrupper
•Ta fram
kandidatlista
•Samla in
interna krav
•Skicka ut
leverantörs-
marknads-
undersökning
•Välj
leverantörer
för
offertförfråga
n
•Samla in,
sammanställ,
förenkla och
standardisera
specifikatione
r
•Samla in
krav och
besluta om
standardiserad
e
urvalskriterier
och viktning
•Ta fram, skicka
ut och utvärdera
offertförfrågan
•Besluta om
manuell eller
elektronisk
förhandling
•Utveckla
förhandlings-
strategi och
förhandla
•Genomför
lverantörsbedöm
ning enl. ISO
•Välj leverantör
och teckna avtal
•Ta fram
organisation
och plan för
implementerin
g
•Besluta om
organisation,
källor,
periodicitet
och metod för
kontinuerlig
uppföljning av
leverantörerna
och
leverantörs-
marknaderna
•Säkra
implementerin
g av avtal
•Kontinuerlig
mätning på
avtalstrohet
och
besparingar
•Kontinuerlig
uppföljning av
leverantörsmar
knaden
•Åtgärder för
bättre
avtalstrohet
och
konkurrenskra
ftiga villkor
•Leverantörsut
veckling
8.
Kontinuerlig
uppföljning
fredag den 8 januari 2010
Tillägg till specifikation av produkt
• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).
• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).
• Logistisk specifikation.
• Ekonomisk specifikation (inkl risk).
• ”Politisk” specifikation. (informell spec).
Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör…
…förutom att de kan leva upp till
produkt specifikation?
15 min diskussion
2010-01-08
73
Inköps roll vs Kravspecifikationen
• Ifrågasätta
• Utmana
• Föreslå alternativ
1. Kvalitetsnivå
2. Omfattning
3. Låsning till leverantör
4. Standard vs Specifik
5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)
fredag den 8 januari 2010
Som man frågar får man svar.
• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.
• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.
• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.
fredag den 8 januari 2010
Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele
Internal
customer
Avgöra
Produktspec
Lev.
val
Skriva
kontrakt
Order
läggning
Order
styrning
Efter
Leveranshantering
Leve-
rantör
Purchasing function
Tactical purchasing Operative purchasing / order
Sourcing Supply
Procurement
Buying
2010-01-08
74
fredag den 8 januari 2010
Taktiskt inköpares vardag
Offertförfrågan /-utvärdering.
Kontraktsförhandling / -skrivning
Leverantörsutvärdering.
Marknadsbevakning. (förmedla internt).
Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)
Vad har vi lärt oss
• Vad är Inköp?
• Hur definieras Inköp?
• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?
• Offentlig upphandling
• Hur styrs Operativt Inköp?
• Vilka operativa processer finns tillgängliga?
• Vad gör en Operativ Inköpare?
• Mätning och mål
• Leverantörsmätning/leverantörsutveckling