BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi pada era modern ini terjadi dengan sangat cepat dan

tidak dapat dipungkiri keberadaannya sangat dibutuhkan. Mulai dari kegiatan sehari-

hari, sampai kegiatan operasional perusahaan membutuhkan teknologi untuk

memudahkan aktivitas. Selain memberikan kemudahan, berbagai aktivitas yang

dilakukan dapat lebih efisien dan efektif.

Pada perusahaan, teknologi berperan penting untuk membantu berjalannya

proses bisnis. Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, proses bisnis yang

dijalankan perusahaan masih dikerjakan dengan sistem kerja manual, termasuk

dalam proses penggajian karyawan. Padahal, penggajian karyawan merupakan hal

yang penting bagi perusahaan karena menyangkut kepentingan sumber daya manusia

yang ada di dalam perusahaan.

Sumber daya manusia adalah elemen yang penting dalam perusahaan, karena

sumber daya manusia bertugas untuk melakukan pengelolaan terhadap sumber daya

lainnya sehingga perusahaan dapat berkembang apabila memiliki sumber daya

manusia dengan kinerja yang baik, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Seperti menurut Mulyadi (2016: 309), umumnya gaji dibayarkan secara tetap per

bulan. Jadi, apabila gaji yang diterima sesuai dan tepat waktu setiap bulannya, maka

sumber daya manusia yang ada akan mempertahankan atau bahkan meningkatkan

kinerjanya.

Pada proses penggajian karyawan, diperlukan data karyawan yang lengkap

serta rinci, serta proses penggajian yang dilakukan terdiri dari jaringan prosedur,

seperti prosedur pencatatan waktu hadir, pembuatan daftar gaji, distribusi biaya gaji,

pembuatan bukti kas keluar, dan pembayaran gaji.

Maka dari itu, dibutukan sistem informasi yang dapat menunjang proses

penggajian secara tepat dan terstruktur. Sistem yang dimaksud menurut Mulyadi

(2016: 2) pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu

dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan informasi menurut Romney dan Steinbart (2018:3) adalah data yang telah

dikelola dan diolah atau diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses

pengambilan keputusan. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi berperan

1

2

penting dalam perusahaan, karena sistem informasi berfungsi untuk mengumpulkan,

memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk

menyelesaikan tugas bisnis.

Sistem informasi yang dibutuhkan perusahaan pada proses penggajian

tentunya memiliki banyak keuntungan. Menurut Sukanya et al. (2018:218), sistem

informasi penggajian pada perusahaan dapat meningkatkan efektivitas waktu,

meningkatkan keuntungan perusahaan, dan mempercepat proses penyediaan

informasi. Beberapa fitur seperti leave reports, time sheet, dan work sheet juga

sangat berguna bagi perusahaan. Selain itu, sistem informasi penggajian yang baik

adalah sistem yang dapat menyediakan clear, transparent, accountable, dan user

friendly administration.

Menurut Chaflekar et al. (2018:1202), sistem penggajian yang dilakukan

secara manual tidaklah efektif. Sistem penggajian yang menggunakan fingerprint

atau face detection yang terintegrasi ke website lebih menguntungkan dan hemat

waktu, serta dapat dipertimbangkan dari segi faktor keamanan. Sistem penggajian

seperti ini capable dalam menyimpan data karyawan, yang mencakup pembayaran,

pendapatan, potongan, serta pajak secara bulanan.

PT. XYZ adalah sebuah perusahaan konsultan yang menyediakan berbagai

layanan profesional kepada client seperti executive advisory, process improvement

consulting, strategy consulting, hingga product selection dan product

implementation.

Perusahaan ini masih menggunakan sistem kerja manual dalam proses

penggajiannya. Untuk absensi, karyawan melakukan absen pada jam datang dan jam

pulang menggunakan fingerprint scanner. Lalu, data absensi dari fingerprint scanner

akan terekam dalam database dan dipindahkan ke Microsoft Excel sesuai dengan

format yang telah ditentukan. Selain itu, pada proses lembur, karyawan masih

mengisi form secara manual atau melakukan pemberitahuan via aplikasi ‘whatsapp’,

sehingga pencatatan yang dilakukan masih manual. Sedangkan pada perusahaan

yang banyak bekerja dengan client atau diluar kantor, jam operasional kerja bisa saja

bertambah dengan menyesuaikan kebutuhan client, dengan kata lain jam operasional

kerja tidak menentu dan berubah-ubah.

Pada proses penggajian, tentunya bukan hanya mengenai pencatatan absensi

dan lembur saja, hal lain seperti cuti juga harus diperhatikan dalam penghitungan

3

gaji. Apabila proses pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan menggunakan sistem,

maka proses penggajian juga akan lebih mudah dilakukan.

Penghitungan akuntansi pada proses penggajian di perusahaan ini juga

dilakukan secara manual, seperti Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) yang telah

ditentukan oleh pemerintah, iuran jaminan sosial, fee lembur, dan berbagai tunjangan

yang diterima karyawan. Apabila hal ini juga dilakukan menggunakan sistem, maka

karyawan yang melakukan proses penggajian, yaitu karyawan pada divisi Human

Resources Development (HRD), akan lebih mudah dalam melakukan pekerjaannya.

Perihal pajak dan penghitungan lainnya tidak perlu dihitung satu per satu sesuai

ketentuan berdasarkan besaran gaji, melainkan dapat dihitung secara otomatis

apabila proses penggajian telah menggunakan sistem.

Maka dari itu, berdasarkan latar belakang masalah diatas, dilakukan analisa

dan perancangan sistem bagi PT. XYZ untuk memudahkan dalam proses penggajian,

agar kelangsungan perusahaan dapat terus terjaga sehingga tujuan yang ingin dicapai

oleh perusahaan dapat tercapai dan terlaksana. Maka dari itu, penulis menyusun

tugas akhir atau skripsi sesuai dengan permasalahan yang ada pada latar belakang

dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. XYZ”.

1.2 Ruang Lingkup

Dalam penyusunan skripsi ini agar lebih terarah dan terstruktur, maka

diperlukan batasan ruang lingkup terhadap materi yang akan dibahas, adapun

pembahasan tersebut dibatasi pada proses analisa sistem serta perancangan sistem

penggajian dengan tampilan front-end dan back-end pada perusahaan, yang

mencakup:

1. Perhitungan gaji karyawan

a. Daftar kehadiran (absensi)

b. Cuti

c. Lembur

d. Tunjangan

e. Pinjaman

f. PPh Pasal 21

g. BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

2. Pemberian pinjaman karyawan

a. Pengajuan pinjaman oleh karyawan

4

b. Otorisasi pinjaman untuk karyawan

3. Pembuatan laporan absensi karyawan, lembur, cuti, pinjaman, serta

penggajian karyawan.

4. Hanya membahas tentang aktivitas penggajian karyawan tetap, tidak

membahas tentang perekrutan karyawan baru, pengangkatan karyawan,

karyawan sementara, karyawan magang, pensiunan, pesangon, dan

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

5. Melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dengan

Object Oriented Analysis Design (OOAD) dan membuat User Interface

(UI).

1.3 Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan dan manfaat dari dilakukannya analisa dan perancangan

sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. XYZ adalah sebagai berikut:

1.3.1 Tujuan

1. Menganalisa sistem penggajian pada proses bisnis berjalan yang

terjadi di dalam perusahaan.

2. Memberikan rekomendasi terkait sistem penggajian pada proses

bisnis berjalan yang terjadi di dalam perusahaan.

3. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang mampu

meningkatkan produktivitas perusahaan dan menyediakan laporan

yang akurat, terstruktur, serta sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

1.3.2 Manfaat

1. Menemukan masalah yang terjadi dalam proses bisnis berjalan

terkait dengan sistem penggajian.

2. Memperoleh rekomendasi terkait sistem penggajian pada proses

bisnis berjalan yang dapat membantu perusahaan dalam

mempermudah proses pengumpulan data.

3. Menghasilkan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat

meningkatkan produktivitas dan menghasilkan laporan yang

akurat, terstruktur, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1.4 Metodologi

Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi

penggajian, dibutuhkan beberapa metodologi penelitian untuk mengetahui

5

permasalahan dalam perusahaan agar dapat menghasilkan solusi atas permasalahan

tersebut. Metode-metode yang digunakan adalah sebagai berikut:

1.4.1 Metode Pengumpulan Data

1. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka merupakan langkah awal dalam

pengumpulan data. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan

data dan informasi yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi

penggajian dari buku, jurnal, artikel, serta sumber internet yang

tentunya berhubungan dengan masalah yang akan dipecahkan.

2. Metode Observasi

Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung

dan memahami proses bisnis perusahaan yang berkaitan dengan

proses penggajian seperti prosedur dan aktivitas-aktivitas yang

dilakukan. Tujuannya adalah agar sistem informasi akuntansi

penggajian yang dirancang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan

perusahaan. Observasi dilakukan selama lebih kurang 6 (enam) bulan

dari tanggal 2 Agustus 2018 sampai 31 Januari 2019.

3. Metode Wawancara

Metode wawancara dilakukan dengan menyusun pertanyaan

tentang proses bisnis, sistem informasi akuntansi berjalan yang

berkaitan dengan proses penggajian, serta permasalahan atau kendala

yang dihadapi dalam proses penggajian. Wawancara dilakukan secara

langsung dengan 1 (satu) orang karyawan dari divisi Human

Resources Development pada PT. XYZ. Tujuannya adalah

mendapatkan infromasi yang akurat serta dapat

dipertanggungjawabkan untuk mendukung penelitian.

1.4.2 Metode Analisa dan Perancangan

Metode analisa dan perancangan yang digunakan dalam penyusunan

skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

dengan Unified Modeling Language (UML). Metode ini digunakan untuk

menganalisa proses bisnis berjalan yang berkaitan dengan penggajian dan

merancang sistem informasi penggajian perusahaan. Berdasarkan metode ini,

perancangan dilakukan dengan menyusun beberapa diagram, yaitu:

1. Activity Diagram

6

2. Use Case Diagram

3. Use Case Description

4. Domain Model Class Diagram

5. System Sequence Diagram

6. Multilayer Sequence Diagram

7. Updated Design Class Diagram

8. Package Diagram

9. Entity Relationship Diagram

Metode ini terdiri dari beberapa tahapan dari unified process menurut

John Satzinger (2016: 311), yaitu inception, elaboration, construction, dan

transition. Pada skripsi ini dilakukan analisa dan perancangan sistem sampai

pada tahap perancangan user interface, jadi metode analisis dan perancangan

yang dilakukan hanya sampai pada tahap construction dimana terdapat proses

fine-tuning user interface didalamnya.

1.4.3 Metode Penghitungan PPh Pasal 21

Metode penghitungan dan pemotongan pajak penghasilan terdapat

pada UU No. 36 Tahun 2008 Pasal 21 dan Peraturan Direktorat Jenderal

Pajak No. PER-16/PJ/2016 yang mengatur tarif terbaru untuk Penghasilan

Tidak Kena Pajak (PTKP terbaru).

PTKP yang merupakan unsur penting untuk perhitungan PPh 21 2018

adalah jumlah nilai penghasilan bruto untuk wajib pajak yang tidak

dikenakan pajak, dihitung berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak No.

PER-16/PJ/2016 dan PMK No. 101/PMK.010/2016.

1.4.4 Metode Penghitungan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

(BPJS)

Metode penghitungan BPJS mencakup besaran iuran yang ditetapkan

berdasarkan Peraturan Presiden No. 19 Tahun 2016. Sesuai dengan UU No.

24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS), seluruh

penduduk Indonesia, termasuk karyawan, wajib menjadi peserta program

Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) yang dikelola BPJS Kesehatan.

Penghitungan iuran BPJS disesuaikan dengan penghitungan PPh Pasal 21

yang berkaitan dengan penggajian. Selain penghitungan BPJS Kesehatan,

terdapat juga penghitungan BPJS Ketenagakerjaan.

7

1.5 Sistematika Penulisan

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang penulisan skripsi,

identifikasi masalah yang terjadi di perusahaan, ruang lingkup yang

menjelaskan tentang batasan dari penulisan skripsi, metodologi yang

digunakan dalam pengumpulan data, analisa dan perancangan, serta metode

penghitungan terkait dengan penggajian. Dalam bab ini juga terdapat

pembahasan mengenai sistematika penulisan skripsi dan state of the art atau

tinjauan pustaka yang mendukung penulisan skripsi ini.

BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini membahas landasan teori berupa teori dan konsep yang

berasal dari buku, artikel, jurnal, ataupun sumber internet yang terkait dengan

sistem informasi akuntansi penggajian, yang digunakan sebagai acuan dalam

penulisan skripsi.

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Bab ini membahas tentang analisa sistem berjalan yang terkait dengan

proses penggajian dan menjelaskan bagaimana mengidentifikasi

permasalahan serta menentukan solusi. Bab ini juga dilengkapi dengan data

perusahaan seperti struktur organisasi, dan profile perusahaan.

BAB 4 HASIL DAN BAHASAN

Bab ini membahas tentang rancangan atau usulan sistem informasi

akuntansi penggajian sesuai dengan solusi yang diusulkan pada Bab 3

menggunakan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) serta

penghitungan akuntansi yang mencakup komponen penggajian yang

didalamnya termasuk PPh Pasal 21. Rancangan yang ditampilkan berupa

diagram, tabel, dan gambar, lalu dilanjutkan dengan penyajian hasil yang

sesuai dengan pembahasan.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini membahas tentang simpulan dari hasil rancangan pada Bab 4.

Bahasan tersebut dapat menjawab masalah yang disampaikan pada Bab 3.

Selain itu, bab ini juga membahas tentang saran yang berisi tentang implikasi

dari hasil rancangan, keterbatasan, serta saran yang dapat digunakan dalam

pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dirancang.

8

1.6 State of the Art

Tabel 1. 1 State of the Art 1

Judul Artikel Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada

PT. XYZ

Judul Jurnal Binus Business Review

Author Kriswanto

Volume Vol. 4

Nomor No. 2

Tahun November 2013

Halaman 865-878

Institusi Binus University

Publisher Binus University

Hasil Penelitian Sistem informasi akuntansi penggajian dapat mendukung

pengendalian internal, dapat meminimalisir kecurangan

yang dapat merugikan perusahaan atau karyawan, data

yang dihasilkan real time dan reliable karena sistem telah

terintegrasi dengan berbagai aktivitas seperti absensi,

lembur, cuti, hutang, transaksi, pajak, serta, tunjangan.

Selain itu, memudahkan dalam penghitungan gaji, dapat

menghasilkan laporan yang sesuai dengan laporan

absensi, bonus, laporan hutang, pembayaran hutang, serta

laporan gaji pegawai.

9

Tabel 1. 2 State of the Art 2

Judul Artikel Perancangan Sistem Informasi Penggajian Terintegrasi

Berbasis Web (Studi Kasus di Rumah Sakit St. Elisabeth)

Judul Jurnal Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi

Author Cosmas Eko Suharyanto, Joni Eka Chandra, Fergyanto E

Gunawan

Volume Vol. 3

Nomor No. 2

Tahun Agustus 2017

Halaman 225-232

Institusi Universitas Andalas

Publisher -

Hasil Penelitian Penggunaan sistem informasi harus menjadi prioritas

yang strategis, karena sistem informasi penggajian dapat

memperlancar usaha untuk memperlancar peluang dalam

memberikan pelayanan. Dengan adanya penerapan sistem

berbasis web, maka dapat memberikan berbagai

keuntungan seperti mengolah data secara efektif,

menyajikan laporan secara akurat dan cepat, serta

meminimalisir kesalahan.

10

Tabel 1. 3 State of the Art 3

Judul Artikel Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan

Berbasis Web pada PT. Mitra Inti Bersama Jakarta

Judul Jurnal Jurnal Gerbang

Author Vivi Ardiyah, Nicodias Palasara

Volume Vol. 8

Nomor No. 1

Tahun Februari 2018

Halaman -

Institusi AMIK BSI Bekasi dan STMIK Nusa Mandiri Jakarta

Publisher -

Hasil Penelitian Dengan adanya sistem informasi penggajian, aktivitas

input data, menyimpan data, serta membuat laporan

menjadi lebih mudah, kesalahan yang terjadi lebih

minim, perhitungan gaji menjadi lebih mudah, keamanan

lebih terjamin karena adanya hak akses, serta menjadi

lebih efisien (tidak mengeluarkan biaya untuk kertas atau

tinta print).

11

Tabel 1. 4 State of the Art 4

Judul Artikel A Review of Computerized Payroll System

Judul Jurnal International Journal of Advanced Research in Computer

and Communication Engineering

Author Kritika Mahajan, Shilpa Shukla, Nitasha Soni

Volume Vol. 4

Nomor Issue 1

Tahun January 2015

Halaman 67-70

Institusi Lingaya’s University, Haryana (Faridabad), India

Publisher IJARCCE

Hasil Penelitian Sistem penggajian yang terkomputerisasi dapat diakses

menggunakan internet untuk calculates, maintains, dan

records informasi penggajian karyawan. Authorized users

bisa melakukan login dan logout dari web browser, dan

login checks dikontrol oleh admin. Sistem penggajian

terkomputerisasi dapat melakukan update salary records,

menghitung pajak, add new allowances, leave appraisal

atau request deduction. Selain itu, sistem juga dapat

menyimpan full salary history.

12

Tabel 1. 5 State of the Art 5

Judul Artikel Acceptance of Computerized Payroll System among

SMEs’ Managers using Technology Acceptance Model

Judul Jurnal ICTMBE 2013 (2nd International Conference on

Technology Management, Business and

Entrepreneurship)

Author Nor Hazana Abdula, Eta Wahab, Alina Shamsuddin, Nor

Aziati Abdul Hamid

Volume -

Nomor -

Tahun December 2013

Halaman 301-307

Institusi Universiti Tun Hussein Onn Malaysia

Publisher -

Hasil Penelitian Berdasarkan research yang dilakukan pada SME (UKM)

di Malaysia, 58.1% perusahaan sudah menggunakan

computerized payroll systems, sedangkan sisanya masih

menggunakan semi manual system. Sistem yang biasa

digunakan oleh SME adalah miscrosoft excel, SAP, UBS,

EPE, e-soft, dan tally. Banyak SME yang belum

menggunakan integrated system karena biasanya masih

memiliki kurang dari 150 karyawan, jadi proses

penggajian tidak terlalu sulit untuk dilakukan dengan

spreadsheet seperti microsoft excel.

13

Tabel 1. 6 State of the Art 6

Judul Artikel Payroll Management System

Judul Jurnal International Journal of Recent Research Aspects

Author D. Sukanya, V. Gayatri, Dr. Y. Jahnavi

Volume Vol. 5

Nomor Issue 1

Tahun March 2018

Halaman 218-222

Institusi GIST, Gangavaram, Kovur, Nellore

Publisher -

Hasil Penelitian Payroll calculation framework merupakan inti dari setiap

human resource system. Framework yang modern dapat

menyediakan informasi dengan baik. Sistem informasi

penggajian meningkatkan efektivitas waktu,

meningkatkan keuntungan perusahaan, dan mempercepat

proses penyediaan informasi. Fitur seperti leave reports,

time sheet, dan work sheet sangat berguna bagi

perusahaan. Sistem informasi penggajian yang baik

adalah sistem yang dapat menyediakan clear,

transparent, accountable, dan user friendly

administration.

14

Tabel 1. 7 State of the Art 7

Judul Artikel Payroll System Using Fingerprint and Face Detection

Judul Jurnal International Research Journal of Engineering and

Technology (IRJET)

Author Snehal Chaflekar, Ankit Mandpe, Mangesh Ganvir,

Aishwarya Sahare

Volume Vol. 5

Nomor Issue 3

Tahun March 2018

Halaman 1202-1203

Institusi Department of Information Technology, Priyadarshini

Bhagwati College of Engineering, Nagpur, Maharashtra,

India

Publisher -

Hasil Penelitian Sistem penggajian yang dilakukan secara manual tidak

efektif. Sistem penggajian menggunakan fingerprint dan

face detection yang terintegrasi ke website lebih

menguntungkan serta menghemat waktu, serta dapat

dipertimbangkan dari segi faktor keamanan. Sistem ini

capable dalam menyimpan data karyawan, yang

mencakup pembayaran, pendapatan, potongan, serta

pajak secara bulanan.

15

Tabel 1. 8 State of the Art 8

Judul Artikel Network Based Payroll System Application

Judul Jurnal International Journal of Research in IT, Management

and Engineering

Author Aarti Kamble, Hinet Patil and Prashant Sapkal

Volume Vol. 6

Nomor Issue 3

Tahun March 2016

Halaman 45-51

Institusi Rajiv Gandhi Institute of Technology, Mumbai, India

Publisher Indus Foundation for Education, Research & Social

Welfare

Hasil Penelitian Sistem penggajian dilakukan untuk mengelola informasi

karyawan, mengelola cuti dan membuat pembayaran.

Sistem bisa melakukan add, delete, dan update rincian

gaji pegawai. Sistem penggajian harus dapat

menyediakan efisiensi dalam menghasilkan gaji pekerja

dalam waktu yang singkat dengan hasil yang akurat.

16