bm-dg-m-001 mofu - manual de organizacion y funciones

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES“MOFU”

BM-DG-M-001

Versión:01

Revisado por: COI Aprobado por: RED

MOFUMANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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Revisado y adecuado a la Estructura Orgánica de la Empresa, aprobado por La Gerencia

General BM-DG-M-001de fecha 03 de Junio del 2013.

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INDICE

1. Introducción.

2. Finalidad del Manual.

3. Alcance.

4. Aprobación.

5. Revisión y Actualización.

6. Objetivo de la Empresa o Área.

7. Estructura Orgánica.

8. Organigrama.

9. Cuadro Estructural de Cargos.

10. Funciones de los cargos.

11. Glosario.

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PRESENTACION

El presente Manual de Organización y Funciones debe convertirse en un documento

constitutivo de carácter técnico, en el que se describe con detalle los objetivos, funciones

específicas, autoridad, responsabilidad y relaciones de las unidades orgánicas y célula

básica de la organización, es decir los puestos y cargos que conforman las unidades

orgánicas de la Empresa.

De esta manera, este documento tiene como objetivo básico contribuir de modo efectivo al

desarrollo de operaciones seguras, eficientes e ininterrumpidas mediante un enfoque

integrado de la administración de los recursos humanos.

Al mismo tiempo que se fomenta la iniciativa y la responsabilidad de cada encargado del

puesto, debe también promoverse el establecimiento de relaciones entre el personal,

propiciando la formación de equipos de trabajo integrados y flexibles. Se pretende conceder

importancia a la toma de decisiones creativas, se procura la participación con ideas,

opiniones y actitudes dentro del proceso, para mejorar las técnicas operativas y

administrativas; cuando se presentan dificultades o conflictos, se harán todos los esfuerzos

por abordarlo en forma corporativa, buscando identificar y resolver sus causas

fundamentales; debe fomentarse a través del ejemplo el esfuerzo y participación. Finalmente

la cortesía y el respeto deben marcar todas las relaciones interpersonales.

La definición de objetivos de cada uno de los puestos al margen de las funciones

específicas, tiene una connotación importante en el desempeño de las actividades, asunción

de responsabilidades, obligaciones y atribuciones, tratando que el trabajador no las

considere concluidas por el sólo hecho de alcanzar el resultado que se esperaba, de esta

manera el conjunto de esfuerzos de diferentes cargos permite alcanzar los objetivos

funcionales específicos y generales de las unidades orgánicas y de la Empresa en conjunto.

Es importante que el personal entienda la utilidad y conveniencia del presente documento,

como también su carácter flexible y dinámico, debiendo merecer constante evaluación y

contrastación con los requerimientos vigentes, proponiendo en su momento, con los

argumentos debidamente sustentados, los ajustes y su respectiva actualización.

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1. INTRODUCCION

El presente Manual de Organización y Funciones fue elaborado conforme a Principios y

Normas de Organización, cuyo propósito es definir la estructura organizacional, las

relaciones, responsabilidades y funciones de cada unidad de la Empresa.

Este trabajo fue desarrollado en base a los relevamientos de funciones, la estructura

organizacional existente, la colaboración de la Gerencia General y la coordinación y

ejecución a cargo del área de Administración y Finanzas

El Manual de Organización y Funciones debe ser considerado como un instrumento

dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda empresa, y

de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad.

La actualización del presente Manual de Organización y Funciones deberá realizarse a

propuesta de la Gerencia General, que solicitará los ajustes respectivos por escrito.

2. FINALIDAD

El presente Manual de Organización y Funciones es un documento técnico normativo de

gestión que tiene por finalidad determinar las funciones específicas de los cargos y

puestos de trabajo cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos

funcionales de las unidades orgánicas que conforman la Empresa, así como las

responsabilidades, obligaciones, líneas de autoridad y niveles de coordinación.

3. OBJETIVOS

Establecer las funciones específicas, autoridad, responsabilidad y requisitos mínimos

de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Empresa BUILMEP S.A.C.

Orientar al personal en general sobre sus funciones, ubicación estructural y las

interrelaciones formales que corresponda.

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Facilitar en su incorporación del personal que ingrese, así como en el adiestramiento

y orientación del personal en servicio.

Mejorar el proceso de simplificación administrativa mediante la información precisa

de las funciones del personal que ocupa cargos por los cuáles fluyen determinados

procedimientos.

Permitir el ejercicio del control y evaluación de actividades y funciones de los

trabajadores y los cargos que la integran.

4. ALCANCE

El presente Manual de Organización y Funciones es de aplicación exclusiva por las

unidades orgánicas de la Empresa BUILMEP S.A.C.

5. DEFICICIONES

Administración: Conjunto ordenado y sistematizado de principios técnicos y

prácticos que tiene como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una

organización a través de la provisión de los medios necesarios para obtener los

resultados con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia; así como la óptima

coordinación y aprovechamiento del personal y los recursos técnicos, materiales y

financieros. Algunas tratadistas la dividen en: planificación, organización, dirección y

control. Otros consideran cinco etapas del proceso administrativo: prever, organizar,

dirigir, coordinar y controlar.

Competencia: Término empleado para indicar rivalidad entre un agente económico

(productor, comerciante o comprador) contra los demás, donde cada uno busca

asegurar las condiciones más ventajosas para sí. Es el ejercicio de las libertades

económicas. Facultad atribuida a un órgano para conocer determinados asuntos

específicamente.

Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática, información sobre objetivos, política, atribuciones, organización y

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procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o

acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al

personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

Manual de Organización: Documento que contiene información detallada referente

al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y

funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los

niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación

y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la

estructura de organización.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o

parte de ella, y de las relaciones que guardan entre sí las unidades administrativas

que la integra.

6. APROBACION

El presente Manual se aprueba mediante resolución ejecutiva emitida por la Gerencia

General.

7. REVISION Y ACTUALIZACION

El proceso de revisión se lleva a cabo en la reunión con el Gerente General, en caso que

se presentase la necesidad de insertar modificaciones sustanciales, éstas serán

autorizadas por el mismo, a propuesta del área de administración y finanzas.

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8. ESTRUCTURA ORGANICA

La organización propuesta establece claramente los niveles jerárquicos, la unidad de

mando, las funciones de línea de apoyo y asesoría. Asimismo, presenta un equilibrio en

cuanto a la distribución de niveles y responsabilidades que permite ejercer un control

eficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas a cada departamento en el

Manual de Organización y Funciones.

Órgano de Dirección

Gerencia General

Órgano de Apoyo

Departamento de Administración y Finanzas

Órganos de Asesoría

Asesoría Legal

Órganos de Línea

Departamento de Logística

Compras

Almacén

Departamento de Mantenimiento y Proyectos

Mantenimiento General

Departamento de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Gestión de Calidad

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9. ORGANIGRAMA

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10. CUADRO ESTRUCTURAL DE CARGOS

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CUADRO ESTRUCTURAL DE CARGOS

NOMBRE DE LA

UNIDADDENOMINACION DEL CARGO

Nº DE

CARGOS

Gerencia General Gerente General 01

Área de Administración

y Finanzas

Administrador

Contador

01

01

Departamento de

Logística

Jefe de Logística

Operario de Almacén

01

01

Departamento de

Mantenimiento y

Proyectos

Jefe de Mantenimiento y Proy.

Maestro mecánico

Mecánico

Oficial mecánico

Soldador

Armador

Practicante

01

05

10

10

02

03

05

Departamento de

Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio

Ambiente

Jefe de SSOMA

Prevencionista

Coordinador ISO

01

01

01


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11. FUNCIONES DE LOS CARGOS

PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO GERENTE GENERAL

REPORTA A ---

SUPERVISA AAREA DE: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, LOGISTICA, PROYECTOS, DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

FECHA 03/02/2013 COMPETENCIA MÍNIMA ÓPTIMA

EDUCACIÓN Ingeniero, Economista, Administrador Colegiatura, Maestría

FORMACIÓNGestión privada o pública en Empresas de

Servicios.Gestión privada o pública en Empresas

de Servicios.

ESPECIALIZACIONConocimiento en Administración

Gubernamental.

Conocimiento en Administración Gubernamental, conocimiento del

idioma inglés

EXPERIENCIA 3 años 5 años

HABILIDADES

Habilidad para negociar exitosamente

Consistente en las tomas de decisiones.Excelente

comunicador.

Manejo excelente de relaciones públicas

Discreto y hábil para manejar la incertidumbre. Analítico

Capacidad para buscar alternativas de solución

AutoconfianzaLiderazgo

participativo

FUNCIONES / RESPONSABILIDADES

1Dirigir, coordinar y controlar las acciones de las diferentes áreas de la empresa; en concordancia con la política, objetivos y metas aprobadas por la Junta General de Socios.

2 Proponer acuerdos y decisiones a adoptar.

3Designar, promover, suspender y remover a los servidores de la empresa que señale el Reglamento de Organización y Funciones, así como fijarles sus remuneraciones.

4 Motivar, comunicar y evaluar a los trabajadores.

5 Programar, conducir el desarrollo de las actividades.

6 Ejercer la representación legal y procesal de la organización.

7Dictar directivas de cumplimiento obligatorio a las diferentes áreas de la empresa.

8Delegar sus funciones y facultades en otros puestos de las demás áreas, cuando considere conveniente.

7.

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO ADMINISTRADOR

REPORTA A GERENTE GENERAL

SUPERVISA A ___


EDUCACIÓN Administración Administración, Maestría

FORMACIÓN Trayectoria en Empresas Privadas Trayectoria en Empresas Privadas


HABILIDADES

Trabajo en equipo Criterio propio para actuar Eficacia

Entender necesidades del cliente

Responsabilidad. Analítico

Vocación de servicio CompromisoConfianza

en sí mismo


1El administrador es el encargado de Planificar, Organizar, Dirigir y controlar la empresa.

2Establecer los objetivos organizacionales, metas parámetros, políticas por la cual la empresa se rige.

3 Coordinar con el contador sobre temas de competencia administrativa.

4Definir de qué manera la empresa se armara y enfrentará los proyectos en la cual esta participa

5Establece quienes son los responsables y quien posee la autoridad para llevar a cabo los proyectos.

6Verificar que los parámetros fijados se estén cumpliendo, así como corregir las desviaciones del plan.

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO CONTADOR

REPORTA A GERENTE GENERAL

SUPERVISA A


EDUCACIÓN Contador, Economista, Administrador Colegiatura

FORMACIÓN Gestión privada o pública en Empresas Gestión privada o pública en Empresas

ESPECIALIZACION Asesor Financiero Asesor Financiero

EXPERIENCIA 2 años 4años

HABILIDADES

Discreto y metódico Consistente en las tomas de decisiones. Organizado

Solidos valores moralesDiscreto y hábil para manejar la

incertidumbre.Analítico

Capacidad para buscar alternativas de solución

AutoconfianzaHonesto y responsabl

e


1 Elaborar y presentar declaraciones de impuestos.

2 Elaborar nóminas.

3 Conciliaciones bancarias.

4 Controles administrativos.

5Dirigir registros contables, cierre mensual, gastos, tesorería, cuentas por pagar y cobrar.

6 Realizar balances y análisis de estados financieros y costos.

7 Elaborar proyección de estados financieros.

8 Elaboración de boletas de pago.

9Realizar oportunamente las inscripciones del personal al seguro integral de salud y las debidas aportaciones al sistema nacional de pensiones y/o AFP.

PERFIL DE PUESTO

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NOMBRE DEL PUESTO JEFE DE LOGISTICA

REPORTA A GERENCIA GENERAL

SUPERVISA A OPERARIO DE ALMACEN


EDUCACIÓN Conocimientos de mecánica e industrial Mecánico, administrador

FORMACIÓN Trayectoria en plantas IndustrialesTrayectoria en plantas Industriales

Inglés intermedio

EXPERIENCIA 1 año 2 años

HABILIDADES

Razonamiento Lógico/Analítico

Orientación al logroAtención y

concentración

Vocación de servicio Trabajo en equipo Compromiso

Manejo de crisis y tensión Confianza en sí mismo Proactivo


1 Control de Stocks.

2 Mantenimiento de inventarios con aplicaciones informáticas.

3 Supervisión de control de entradas y salidas.

4 Supervisar las compras, con certificados de calidad.

5 Mantener un registro de los proveedores y hacerles seguimientos.

6 Apoyo en tareas que le asigne su jefe inmediato.

7

8

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO OPERARIO DE ALMACEN

REPORTA A JEFE DE LOGISTICA

SUPERVISA A


EDUCACIÓN Secundaria CompletaEstudios de Administración o carreras

técnicas

FORMACIÓNEmpresas Industriales

Talleres MecánicosEmpresas Industriales

Talleres Mecánicos

ESPECIALIZACIÓN Computación Computación

EXPERIENCIA 6 meses 1 año

HABILIDADES

Responsable Consistente en las tomas de decisiones. Organizado

Solidos valores morales Eficacia Analítico


1 Control de stocks en el almacén.

2Supervisión de control de entradas / salidas de Herramientas y otros del almacén.

3 Realizar inventarios en el área del almacén.

4 Emitir guías de remisión y registrarlas.

5 Inspeccionar el mantenimiento de Herramientas y equipos mecánicos.

6 Apoyar en otras tareas encomendadas por su jefe inmediato.

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO JEFE DE PROYECTOS

REPORTA A GERENCIA GENERAL

SUPERVISA A MAESTROS MECÁNICOS / MECÁNICOS


EDUCACIÓNEstudios técnicos concluidos o últimos ciclos

de Ing. Mecánico, Eléctrico o Industrial.Ing. Mecánico, Eléctrico o Industrial

FORMACIÓNTrayectoria en Plantas Industriales

Inglés IntermedioTrayectoria en Plantas Industriales

Inglés Fluido


HABILIDADES

RAZONAMIENTO LÓGICO/ANALÍTICO

CONFIANZA EN SÍ MISMO INTERDISCIPLINARIO

PLANIFICACION Y CONTROL

COMPROMISOTRABAJO EN

EQUIPO

DISPUESTO A APRENDER ATENCION Y CONCENTRACIONCOMUNICACIÓN

EFECTIVA

ORGANIZAR Y DELEGAR PROACTIVIDAD RESPONSABILIDAD


1Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.

2Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costos previstos.

3 Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.

4Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.

5Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.

6Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado, en el caso de que éstas se presenten.

7Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.

8Proponer en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando ocurran circunstancias que así lo aconsejen.

9Aplicar los conceptos de Calidad a través de la norma ISO 9001; de manera continua en todos los procesos a efectuar, siguiendo las normas de seguridad.

10Llevar el registro, control y programación de los trabajos solicitados en las áreas de la empresa.

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Evaluar y analizar los resultados para proponer mejoras o reemplazos. Tener la capacidad de decidir la solución más fácil y práctica en situaciones de emergencia que se presenten, como también plantear un análisis de costos/ calidad ante compra de equipos

12Reclutamiento, selección, encauzamiento del entrenamiento, capacitación, compensación económica y desarrollo del personal, etc. Asesoramiento y manejo del bienestar de los colaboradores.

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO MAESTRO MECÁNICO

REPORTA A SUPERVISOR DE PROYECTOSSUPERVISA A MECANICOS, PRACTICANTES, OFICIALESFECHA 03/02/2013

COMPETENCIA MÍNIMA ÓPTIMA

EDUCACIÓN Mecánico de Mantenimiento Técnico en Mecánica Industrial

FORMACIÓN Trayectoria en Plantas Industriales Trayectoria en Plantas Industriales,

Informática y computación


HABILIDADES




Liderazgo Compromiso Confianza en sí mismo


1 Mantenimiento de equipos estacionarios y rotatorios.

2Montaje y desmontaje, limpieza, reparación y mantenimiento de máquinas industriales.

3 Liderar grupo de trabajo asignado

4 Detectar problemas predictivo y corregirlo a tiempo.

5 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y máquinas.

6Realizar su trabajo de acuerdo a instrucciones verbales o escritas, detalladas en planes de calidad, instructivos de operación, manuales de procedimientos, manuales de equipos, o cualquier otro documento de uso en la empresa.

7Reporta y corrige cualquier anomalía que observe en el desempeño de sus funciones.

8Realiza actividades de oxicorte, soldadura eléctrica y autógena donde se necesite.

9Efectuar actividades de instalación, conexión y desconexión mecánica de equipos nuevos o existentes de ser necesario.

10Realiza diariamente cualquier otra responsabilidad o acción inherente a sus funciones u otra compatible con sus aptitudes, incluyendo las análogas y complementarias.


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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO

MECANICO

REPORTA A SUPERVISOR DE PROYECTOS / MAESTRO MECÁNICO

SUPERVISA A AYUDANTES, OFICIAL MECANICO, PRACTICANTES


EDUCACIÓN Mecánico Mantenimiento Técnico en Mecánica Industrial

FORMACIÓN Trayectoria en Plantas Industriales Trayectoria en Plantas Industriales

Informática y computación

EXPERIENCIA 6 meses 3 años

HABILIDADES




Vocación de servicio Compromiso Confianza en sí mismo


1 Mantenimiento de equipos estacionarios y rotatorios.

2Montaje y desmontaje, limpieza, reparación y mantenimiento de máquinas industriales.

3 Detectar problemas predictivo y corregirlo a tiempo.

4 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y máquinas.

5Realizar su trabajo de acuerdo a instrucciones verbales o escritas, detalladas en planes de calidad, instructivos de operación, manuales de procedimientos, manuales de equipos, o cualquier otro documento de uso en la empresa.

7 Realiza actividades de oxicorte donde se necesite.

8Efectuar actividades de instalación, conexión y desconexión mecánica de equipos nuevos o existentes de ser necesario.

9

Realiza diariamente cualquier otra responsabilidad o acción inherente a sus funciones u otra compatible con sus aptitudes, incluyendo las análogas y complementarias.

10 Apoyar en tareas que le asigne su jefe inmediato.

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO OFICIAL MECANICO

REPORTA A JEFE DE PROYECTOS / MAESTRO MECANICO

SUPERVISA A


EDUCACIÓN SECUNDARIA COMPLETACONOCIMIENTOS DE MECÁNICA

BÁSICA, ESTUDIOS INCONCLUSOS

FORMACIÓN Trayectoria en Plantas Industriales Trayectoria en Plantas Industriales


HABILIDADES




Vocación de servicio CompromisoConfianza

en sí mismo


1 Apoyo a maestro mecánico.

2 Auxiliar en almacén en otras empresas.

3 Auxiliar de limpieza del área de trabajo.

4 Apoyo en tareas no mecánicas en otras empresas.


6

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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO SOLDADOR

REPORTA A SUPERVISOR DE PROYECTOSSUPERVISA A ARMADORES Y PRACTICANTESFECHA 03/02/2013 COMPETENCIA MÍNIMA ÓPTIMA

EDUCACIÓN Técnico en Soldadura Técnico en Soldadura

FORMACIÓN Trayectoria en Trabajos de soldadorTrayectoria en Trabajos de soldador,

Homologado


HABILIDADES


Destreza operativa Responsabilidad.Conocimiento tecnológico.

Vocación de servicio CompromisoConfianza en

sí mismo


1 Fusionar piezas distintas mediante la utilización de un equipo de soldadura.

2 Soldadura y montaje de estructuras metálicas.

3 Fabricación de carpintería metálica.

4 Realizar mantenimiento básico de los equipos de su uso y del taller.

5 Soldar partes en estructuras, recipientes ductos, calderos y otros ramos a fines.

6Soldar materiales ferrosos y no ferrosos en diferentes posiciones, con equipos convencionales de soldadura oxiacetilénica, eléctrica y por resistencia.

7 Aplicar soldadura TIG en productos metálicos especiales.

8Realiza controles de calidad y pruebas de resistencia de soldaduras según normas técnicas nacionales e internacionales.


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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO ARMADOR

REPORTA A JEFE DE PROYECTOSSUPERVISA A PRACTICANTES Y OFICIALES.FECHA 03/02/2013 COMPETENCIA MÍNIMA ÓPTIMA

EDUCACIÓN Estudios de Calderería Calderero

FORMACIÓNTrayectoria en Trabajos de armado de tuberías

y estructurasTrayectoria en Trabajos de armado de

tuberías y estructuras


HABILIDADES


Destreza operativa Responsabilidad.Conocimiento tecnológico.

Vocación de servicio CompromisoConfianza en

sí mismo


1 Toma de medidas y trazados de estructuras a realizar

2 Caldear, rellenar, cortar, soldar.

3 Montaje de estructuras metálicas.

4 Realizar mantenimiento básico de los equipos de su uso y del taller.

5 Armado de estructuras, recipientes ductos, calderos y otros ramos a fines.

6Preparar y acondicionar el material a soldar, seleccionar equipos, material de aporte y herramientas de medición y control.


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PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO PRACTICANTE

REPORTA A JEFE DE PROYECTOS

SUPERVISA A


EDUCACIÓN Superior Universitario / Técnico Últimos ciclos de Universitario / Técnico

FORMACIÓN Plantas Industriales Plantas Industriales

EXPERIENCIA Estudiante Técnico 6 meses

HABILIDADES

Responsabilidad Trabajo en equipo Conocimiento tecnológico

Eficacia Confianza en sí mismo Vocación de servicio

Analítico Atención y Concentración Compromiso


1Apoyo en labores de mantenimiento y reparaciones de equipos en todo tipo de industria.

2Elaborar o/ colaborar en la elaboración de programas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo.

3Apoyar en las tareas de los talleres mecánicos y otras encomendadas por su jefe inmediato.

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