This text is to be regarded as an unofficial translation.

Only the Danish version has legal validity.

Bookkeeping GuideElectronic storage of accounting records and access to this

by public authorities

- A supplement to the Bookkeeping Guide currently in force

1. Introduction ............................................................................................................................................... 3

1.1 Purpose of legislative amendment and guidance .............................................................................. 3

1.1.1 Legislative amendment .............................................................................................................. 3

1.1.2 Guidance ..................................................................................................................................... 4

1.2 Scope .................................................................................................................................................. 4

2. Table of amendments to the BKA .............................................................................................................. 5

3. Electronic storage of accounting records .................................................................................................. 6

3.1 BKA Section 12 .................................................................................................................................... 6

3.1.1 BKA Section 12 (1) – Storage of accounting records .................................................................. 6

3.1.2 BKA Section 12 (2) – Conditions for electronic storage .............................................................. 8

3.1.3 BKA Section 12 (3-6) ................................................................................................................. 13

4. Access to accounting records by public authorities ................................................................................. 14

4.1 BKA Section 15 .................................................................................................................................. 14

4.1.1 BKA Section 15 (1) .................................................................................................................... 14

4.1.2 BKA Section 15 (2) – Storage of accounting records with third parties ................................... 15

4.1.3 BKA Section 15 (3) – Disclosure or submission of accounting records in electronic format .... 16

4.1.4 BKA Section 15 (4) – Danish Business Authority’s acquisition of relevant accounting

records. ..................................................................................................................................... 16

4.1.5 BKA Section 15 (5) – Deadline for compliance with request for insight from a public

authority ................................................................................................................................... 16

2 of 17

February 2019

Contents Preface

This supplement to the Bookkeeping Guide1 of June 1999 currently in force has been prepared in accordance

with Act No. 55 of 27 January 2015 amending the Bookkeeping Act (LF 51 14-15) on the storage of accounting

records and access to accounting records by public authorities. The Act came into effect on 1 March 2015.

The supplement shall hereinafter be referred to as the “Guide”.

The Guide was prepared following a proposal from the Business Forum for simpler rules2, which has expressed

the need for guidance on which data formats can be considered as recognised file formats under the

requirement of the authorities for disclosure of electronically stored accounting records.

The applicable bookkeeping guidelines of the Danish Business Authority are thus supplemented with an

addendum that describes the content of the amendments to the rules on electronic storage of accounting

records and access by public authorities to accounting records.

In this regard, the Guide replaces chapters 7 and 9 of the Bookkeeping Guide currently in force with regard

to the electronic storage of accounting records and public authorities’ access to accounting records, as the

Guide is based on the amendments to Sections 12 and 15 that were implemented in 2015.

The Guide has a particular focus on companies in a group (corporate) that wish to gather bookkeeping in one

place, in Denmark or abroad.

The Guide cannot solve all issues or provide answers to all questions regarding electronic storage of

accounting records or public authorities’ access to accounting records in accordance with the Danish

Bookkeeping Act. Questions that are not addressed here or in the current Bookkeeping Guide can be sent

to the Danish Business Authority by using the following mail address: erst@erst.dk.

1 https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering2 https://enklereregler.dk/forslag/706799/19

3 of 17

1. Introduction1.1 Purpose of legislative amendment and guidance 1.1.1 Legislative amendment

According to the proposed legislative amendment, the purpose of the legislative amendment in 2015 was to

amend the current rules of the Bookkeeping Act (hereinafter referred to as “BKA”) in order to modernise

them in the light of digital progress while providing administrative and economic facilitations for companies,

as well as supporting digitisation and global competitiveness.

Contemporary businesses are making increasing use of IT systems in administrative processes including

bookkeeping, the preparation of financial statements and the storage of accounting records. This is taking

place to an increasing extent in the form of cloud computing, in which accounting records are stored in a

virtual cloud on servers located domestically and/or abroad.

Definition of cloud computing:

Cloud computing is characterised by an application or system that is not installed on the computer itself but

accessed as a service over the Internet. Thus, with cloud computing, data may be located on servers all over

the world without the geographical location of the servers necessarily being known.3

According to the formerly applicable Section 12 of the BKA, companies had to apply for a waiver in order to

store their accounting records abroad. This was onerous for companies, including companies in a group

(corporate), that wanted to store or gather their accounting records on cloud computing servers that could

be located across country borders.

The amendment to Section 12 of the BKA in 2015 means that if companies meet a set of specific, established

requirements they can now store their accounting records electronically both domestically and abroad

without prior application or notification to public authorities.

Investigation and inspection of company accounting records by authorities is still important, which is why

Section 15 on access to accounting records by public authorities was also amended in 2015. The amended

provision stipulates that authorities may require accounting records to be submitted in electronic format or

submitted digitally if they are stored in electronic format.

Link to proposal on legislative amendment of BKA – Storage of accounting records

etc. https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=165301

3 From ’Comments on legislative proposal’: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=165301

4 of 17

1.1.2 Guidance

As mentioned, the purpose of this guide is to contribute with guidance on compliance with the amended

provisions of Sections 12 and 15 of the BKA to achieve the objective of a contemporary BKA for the benefit

of companies and authorities.

The Guide contains a detailed description of requirements for the electronic storage of accounting records

domestically and abroad, cf. BKA Section 12 (2) 1-4, and public authorities’ access to this, cf. BKA Section 15.

In addition, it is explained what is meant by a recognised file format in BKA Section 12 (2), no. 4 and Section

15 (3).

1.2 Scope As the rules in the BKA on the storage of accounting records in paper format (non-electronic storage) were

not changed by the 2015 amendment, these rules are not reviewed in the Guide.

Thus, the Guide only contains a review of the current provisions concerning the electronic storage of

accounting records and access to accounting records by public authorities.

The Guide is only a supplement to the currently applicable Bookkeeping Guide and the Guide does not,

therefore, contain a description of all details in the relevant provisions of the BKA or in the Bookkeeping

Guide. Therefore, the Guide cannot replace a detailed review of the separate provisions of the Act.

The Guide focuses on identifying relevant terms that are used in Sections 12 and 15 of the BKA that may give

rise to interpretive doubt for the users of the Act. In addition, the Guide focuses on creating understanding

using exemplification.

In some places in the Guide, reference is made to the bookkeeper and in other places to the companies. In

all cases, the descriptions cover companies that are included in the scope of the BKA, cf. Section 1 of the Act

and are to be understood as the subject liable to keep the company’s books.

The target audience for the Guide is primarily people who are regularly involved in accounting,

e.g. employees in accounting roles, internal and external auditors and other finance department staff. But

the Guide will also be useful to those with less accounting experience.

5 of 17

2. Table of amendments to the BKA The table below provides a brief overview of the amendments to the BKA that were adopted with Act no. 55

of 27 January 2015.

Table of amendments to the BKA adopted in 2015

Electronic storage of accounting

records – BKA Section 12

Previous rules Applicable rules

Where may accounting records be

stored electronically?

In principle, company accounting records

must be stored in Denmark.

Under certain conditions, accounting

records for the current and previous

month may be stored abroad.

Under certain conditions, accounting

records associated with a company’s

activities abroad can be stored abroad.

Under certain conditions, accounting

records can be stored in Finland, Iceland,

Norway and Sweden.

In special cases and with prior

application for a waiver, companies may

be permitted to store accounting records

in full or in part in countries other than

the Nordic countries, cf. above.

If the bookkeeper meets a number of

specific, established requirements,

accounting records can be stored in

electronic format in this country

[Denmark] or abroad without an

application.

Public authorities’ access to

accounting records – BKA Section

15

What access to company

accounting records do public

authorities have the right to

request?

Public authorities may require that the

bookkeeper makes available all the

information necessary for the retrieval

and reading of the accounting records –

and that it is printed in hard copy free of

charge.

Public authorities may require that

accounting records are translated into

Danish free of charge.

Public authorities may impose a

requirement to have accounting

records that are stored in electronic

format disclosed or submitted in a

recognised electronic format.

Public authorities may require that the

accounting records are translated into

Danish or English free of charge if they

are not in Danish or English.

Storage by third parties (No previous rules) Access to accounting records by

authorities also applies if the

companies are storing the accounting

records with a third party.

6 of 17

Table 1.

3. Electronic storage of accounting records In principle, it is up to the individual company to determine whether company accounting records are stored

in paper or electronic format.

The BKA only imposes the requirement that accounting records are stored in either paper form or electronic

format. Therefore, if the bookkeeper meets the requirements for electronic storage, there is no simultaneous

requirement for any original paper addenda etc. to be stored.

Electronic storage means that accounting records are stored in electronic format on one or more servers. The

servers may be physically located at the company’s own premises, on foreign locations in Denmark or abroad,

or at a location unknown to the company as may be the case when using a cloud solution. If accounting

records are stored electronically, a number of conditions apply for such storage to be permissible under

Section 12 of the BKA, cf. below.

A review of Section 12 of the BKA is done in the following with regard to the electronic storage of accounting

records domestically and abroad.

3.1 BKA Section 12 With the legislative amendment of 2015, Section 12 of the BKA has the following wording:

§ 12. The accounting records must be stored in such a way that they can easily be made available in this country [Denmark] to public

authorities and others who have the right to request insight into accounting records under other legislation. Subsection 2. The accounting records may be stored in electronic format in this country [Denmark] or abroad if the bookkeeper

1) stores the accounting records in compliance with this Act, 2) can obtain and provide access to the records in this country [Denmark] at any time, 3) stores any descriptions of systems used, etc. and any necessary access codes, etc. in this country [Denmark] and 4) ensures that the accounting records are printed in hard copy or made available in a recognised file format.

Subsection 3. Accounting records that are not stored in electronic format must be stored in paper format in this country

[Denmark], cf. Subsection 4-6.

Subsection 4. The accounting records may be stored in paper format in Finland, Iceland, Norway or Sweden. The provisions in

Subsection 2 (1) and (2) apply mutatis mutandis. Subsection 5. The accounting records for the current and the previous month can be stored in paper format abroad. The provisions in

Subsection 2 (1) and (2) apply mutatis mutandis. Subsection 6. Internal and external addenda to the bookkeeper’s activities abroad may be stored in paper format in the country

concerned for the whole storage period, cf. § 10. Under the same provisions, other accounting records for the bookkeeper’s activities

abroad may be stored in paper format in the country concerned for the current month and the previous 3 months. The provisions in

Subsection 2 (1) and (2) apply mutatis mutandis.

3.1.1 BKA Section 12 (1) – Storage of accounting records

Under Section 12 (1) of the BKA, “accounting records” must be stored in such a way that it can be easily

“made available in this country [Denmark]” to “public authorities and others” who have the right to request

insight into the accounting records under other legislation.

Below is an explanation of what that means.

7 of 17

3.1.1.1 ”accounting records”

The term “accounting records” is defined in Section 3 of the BKA. For a more detailed review of the definition

of accounting records, see chapter 4.5 of the BKA Guide of June 1999.

3.1.1.2 “available in this country [Denmark]”

The requirement that accounting records are to be made “available in this country [Denmark]” means that

public authorities and others should be able to access the accounting records at any time, irrespective of

where and how the company stores its accounting records.

For accounting records that are stored electronically, the availability requirement means that the accounting

records must be accessible from Denmark. If the records are stored on a server in Denmark, the requirement

is as a starting point seen as met. For electronic storage in Denmark, an authority with a right to insight into

the accounting records under a court order may access the server if this proves necessary.

If the accounting records are stored on one or more servers abroad, the Danish authorities may not be able

to obtain permission from the foreign authorities to conduct an investigation of a company’s accounting

records if the bookkeeper opposes this. For the condition of availability to be considered fulfilled, public

authorities with the right to access the accounting records must be given online access to the accounting

records from a computer in Denmark. This also applies if the accounting records are stored in a cloud solution,

where the location of the server may be unknown.

The specific conditions for the electronic storage of accounting records will be reviewed in the description of

Section 12 (2) 1-4 of the BKA in Section 3.1.2 below.

In this context, public authorities and others must have access to a description of how the accounting records

can be found and printed in hard copy, irrespective of how the accounting records are stored. The system

description must be stored in hard copy, cf. BKA Section 10 (3). For a more detailed description of the

requirement for access to this system description and the meaning of hard copy, see Section 10 of the BKA

and chapter 7 of the Guide to the BKA of June 1999.

3.1.1.3 “public authorities and others”

Accounting records, including accounting records that are stored electronically, must be stored in such a way

so that it can be easily accessed in this country [Denmark] by public authorities and others who have the right

to request insight into the accounting material under other legislation.

This primarily concerns supervisory and investigative authorities such as the Danish Customs and Tax

Administration (SKAT), the Danish State Prosecutor for Serious Economic and International Crime (SØIK) and

the Danish Business Authority, which in association with their supervisory and investigative activities must

be able to have easy access to the accounting records of a company. If access to company accounting records

cannot be achieved or if such access is made difficult by the company, this may potentially prevent effective

supervision and investigative activity.

The requirement for access to company accounting records also applies to organisations other than public

authorities, cf. the term “and others” in the provisions. For example, this could be a temporary administrator

in connection with a company’s bankruptcy, which under other legislation may require access to the

company’s accounting records.

8 of 17

3.1.2 BKA Section 12 (2) – Conditions for electronic storage

Under Section 12 (2) of the BKA, accounting records can be stored in this country [Denmark] or abroad if the

bookkeeper meets the conditions established in provisions no. 1-4. All conditions in Subsection 2 must be

met.

The conditions are reviewed in the following.

3.1.2.1 Compliance with the Act

Under Section 12 (2) 1 of the BKA, there is a condition that the bookkeeper “stores the accounting records in

compliance with this Act ”.

For the electronic storage of accounting records, the bookkeeper must thus comply with the same basic

requirements for storage as those for the storage of accounting records in paper format.

With electronic storage of accounting records, inter alia, the bookkeeper must meet the following general

requirements, among other things, in:

• Section 6 of the BKA, which stipulates that bookkeeping must be organised and executed consistent

with good accounting practice taking into consideration the nature and scope of the business. In

addition, the bookkeeping must be organised and conducted so that the accounting records are not

destroyed, disposed of or misrepresented, as well as being protected against error and misuse. Under

Section 6, the company’s management is in other words, inter alia, under an obligation to ensure

protection, e.g. against the company’s electronically stored accounting records being subject to

attack by a hacker or against a service provider that is storing the company accounting records from

deleting all data, for example, in connection with a company’s bankruptcy.

• Section 7 of the BKA stipulates requirements for transactions and their documentation.

• Section 9 of the BKA stipulates that all transactions must be able to be documented by appendixes.

• Section 10 (1) of the BKA stipulates that the accounting records must be stored securely for 5 years

from the end of the financial year to which the records relate.

The above applies to both storage in Denmark and abroad and to storage in a cloud solution for which the

storage address may be unknown.

3.1.2.1.1 Management responsibility

It is the responsibility of the management to ensure that the company complies with the rules of the BKA,

including the requirements for the storage of accounting records.

This applies irrespective of whether the company stores the accounting records itself or whether it leaves it

to others to store it and whether accounting records are stored domestically or outside of Denmark or in a

cloud solution. This also applies to accounting records which are stored through group-related companies or

service providers.

In this context, the management is responsible for the accounting records being stored in a secure manner.

This requirement can be met, inter alia, under the condition that the management regularly makes a

“backup” of the accounting records, as well as that the management ensures that the systems are sufficiently

secured against the loss of data e.g. from attacks by hackers. The company management has a further

9 of 17

supervisory responsibility in relation to its own employees and external partners regarding the storage of

accounting records both within and outside the company.

Thus, the management is under an obligation to take the actions necessary to ensure that the party that is

storing the records, supporting documents, etc. for the company, is doing this on an ongoing basis in a

manner that ensures compliance with BKA.

For further information on the general provisions of the BKA, see the BKA and the Guide to the BKA of June

1999.

3.1.2.2 Obtaining and providing access

Under Section 12 (2) 2 of the BKA, it is a condition that the bookkeeper is able to “obtain and provide access

to the records in this country [Denmark] at any time ”.

That the bookkeeper must be able to obtain the accounting records that are stored electronically “at any

time” and “provide access to this in this country [Denmark]” means that the accounting records must be

accessible at any time, e.g. by public authorities in Denmark in connection with their supervision and

investigative activities.

As previously mentioned in Point 3.1.1.2, this requirement may be met by having a computer located in

Denmark from which the public authorities can have online access at any time to the electronically stored

accounting records.

At the same time, the authorities must be able to obtain access to descriptions of any systems used, access

codes etc. which are necessary for access to the electronic accounting records in hard copy in Denmark.

3.1.2.2.1 Electronic storage scenarios – in connection with the acquisition and provision of access, the

following describes a series of scenarios for the electronic storage of accounting records to illustrate whether

the requirements of the BKA can be considered fulfilled. Focus in these scenarios is given to the requirement

for the bookkeeper to be able to obtain the records at all time and provide access to public authorities and

others in Denmark.

Scenario 1 – The accounting records are stored electronically on a server in Denmark or

abroad or via a cloud solution

With the electronic storage of accounting records via a cloud solution, the requirement for the

acquisition and provision of access to the accounting records in this country [Denmark] is

fulfilled if the bookkeeper meets the conditions in Section 12 (2) 1-4 of the BKA.

Where the electronic storage takes place is irrelevant to the requirement in Section 12 (1) of

the BKA if the accounting records are made available in this country [Denmark] – In other

words, when the conditions in Section 12 (2) 1-4 of the BKA are fulfilled.

Therefore, whether the server on which the electronic accounting records are located is

located here in this country [Denmark] or abroad is of no significance to whether the

10 of 17

availability requirement can be considered fulfilled. The same applies if the bookkeeper is

using a cloud solution in which the accounting records are accessible via the internet but for

which the physical location is not necessarily known.

Scenario 2 – Accounting records stored on a computer in Denmark

As already mentioned in Sections 3.1.1.2 and 3.1.2.2, the accounting records that are stored

electronically will be considered accessible in this country [Denmark] if the public authorities

and others have online access at any time to the records from a computer in Denmark, and if

they have access to any descriptions and necessary access codes.

It is not a requirement that access be provided from the company address in connection with

this. Access may also be provided to the accounting records electronically stored with a third

party, e.g. the company’s external auditor, lawyer or bookkeeping company.

Scenario 3 – Accounting records are stored abroad on a USB stick or similar media that can

be sent to Denmark upon request

If a company has accounting records on a media that is abroad, including portable media, for

example in the form of an USB stick, this will correspond to electronic storage of accounting

records. However, as online access to accounting records stored on an USB is not available

from a computer in Denmark, this does not meet the requirements of the BKA for electronic

storage of accounting records abroad.

With regard to this, there is no difference if the media can be sent to Denmark upon request

from the public authorities, as the requirement for public authorities to have access to the

accounting records at all times is not met in such a situation. The storage will instead be

considered as storage of accounting records in paper format.

Simply because accounting records are stored on an electronic medium such as an USB stick,

an external hard drive, laptop or similar media and the company provides for the media to be

sent to Denmark, does not mean that it meets the requirements for electronic storage under

the BKA. It is thus a requirement that the authorities have online access to electronic

accounting records from Denmark at any time.

If the accounting records that are stored abroad electronically or in a cloud solution can be

accessed online or via an internal system in Denmark by public authorities and others from

Denmark, the condition in Section 12 (2) 2 of the BKA will be considered to be met.

Scenario 4 – Access to accounting records in Denmark dependent on the physical presence

of person(s) residing abroad

In the event that access to accounting records that are stored electronically depends on the

physical presence of one or more persons and those persons are residing abroad, the

requirement for accessibility of the accounting records in this country [Denmark] is not met.

11 of 17

It is indicated in the comments to the legislative amendment to the BKA of 2015 that the

authorities must be able to access the accounting records e.g. from a computer in Denmark.

If accounting records are stored electronically on a computer in Denmark and access to the

accounting records requires the presence of one or more parties that reside abroad – e.g.

because these parties are the only ones authorised to provide access – the requirement for

the authorities to be able to have access at all times is not met.

3.1.2.3 Storage of descriptions and access codes etc.

Under Section 12 (2) 3 of the BKA, it is a condition that the bookkeeper “stores any descriptions of systems

used, etc. and any necessary access codes, etc. in this country [Denmark]” in hard copy.

Any descriptions of systems used etc. and any access codes etc. referred to herein arise from the

requirements of Section 14 of the BKA that the bookkeeper must prepare a description of the registration of

transactions and the storage of accounting records according to the described nature and extent of the

activities.

At the same time, the description must make it possible for an outsider with reasonable knowledge of

accounting and the technology used to follow how the registrations are done and how the accounting records

are acquired and printed in hard copy at any time. Thus, it is not enough for the system description to merely

describe the options contained in the system.

The provisions apply irrespective of whether a standard system is involved or a custom system has been

developed for the company concerned.

3.1.2.4 Printed in hard copy or recognised file format

Under Section 12 (2) 4 of the BKA, it is a condition that the bookkeeper “ensures that the accounting records

are printed in hard copy or made available in a recognised file format” if an authority that has a legal basis

for requesting the disclosure of the accounting records makes this request.

Printed in hard copy means printed on paper or microfilm in a readable format in a structured, clear,

unambiguous and understandable manner.

The Act does not determine what is meant by recognised file format. In the comments to this provision it is

stated that:

“Examples of recognised file formats may be xml, csv or similar. The provision must be seen in the content of

Section 1 (2) of the proposed amendment of Section 15 (3) in which it is suggested that the authorities may

require the electronic disclosure of accounting records or a digital submission if stored in electronic format.

Thus, the records must be disclosed or submitted in a file format that can be used by public authorities in

their supervisory and investigative work.”

According to information received by the Danish Business Authority from the Danish Financial Supervisory

Authority, SKAT and the Association of Temporary Administrators, there are no practical issues with having

12 of 17

electronic accounting records provided in a usable file format. There is often a solution in practice that is

appropriate for both the company and the authority. However, it is a common problem for temporary

administrators that the accounting records/bookkeeping are not at all accessible to them.

The specific requirements for file formats from individual authorities will be dependent upon, inter alia, the

IT standards and processes of the authorities and the requirements with regard to security.

According to information obtained, formats that are based on XML (Extensible Markup Language), CSV

(Comma-Separated Values) or specialisations of these such as XBRL (eXtensible Business Reporting Language)

or fixed width, can as a starting point be used by the authorities. According to information obtained by the

Danish Business Authority, the file formats mentioned are common and easy to use for analysis of company

financial data, e.g. in connection with inspections by public authorities.

An Excel document will probably also be able to be recognised if a set structure has been used in its creation,

while an Excel document without a set structure hardly can be considered a recognisable file format.

Likewise, PDF is hardly a desirable format for public authorities, as it can be resource-consuming to convert

and validate data, when a database is to be created for use in a data analysis tool.

Thus, there are no strictly defined file format requirements that companies must meet. The determining

factor in the recognition of a file format by an authority is whether the public authority considers the data in

the file format to be readable. That is to say, the data in the file format concerned is structured and not

system specific.

In this context, data being structured means that the individual pieces of information (data fields) are

available for full data extraction. Thus, the underlying accounting records must be able to be read digitally in

their entirety without the need for special software beyond what may reasonably be expected to be available

to the authority for reading the data, e.g. in XML and CSV format.

In this context, non-system specific data means that the readability of the underlying data is not dependent

on a particular programme or system, e.g. if a company’s backup of its accounting records requires a

separate programme to read the data.

SKAT, the Danish Financial Supervisory Authority and the Association of Temporary Administrators have

informed the Danish Business Authority that they do not impose specific requirements for file formats when

acquiring electronic accounting records.

However, according to the information, SKAT will normally request that accounting records are disclosed in

one of the above file formats (XML, CSV and others).

The Danish Financial Supervisory Authority stipulates that in the acquisition of electronic accounting records,

it is important that the accounting records are readable.

In principle, the Danish Business Authority does not impose any special requirements on the file format for

accounting records in connection with the acquisition of the accounting records.

Section 12 (2) 4 of the BKA must be seen in the context of Section 15 (3) of the BKA in which it is stipulated

that an authority may require that accounting records stored in electronic format must be disclosed in a

13 of 17

recognisable file format in electronic form or submitted digitally in a recognised file format under the rules

issued in accordance with Section 1 (a) of the BKA.

3.1.3 BKA Section 12 (3-6)

As Section 12 (3-6) only relates to the storage of accounting records in paper format, there is no explanation

provided for these provisions in the Guide, as the Guide focuses on the electronic storage of accounting

records.

For a review of Section 12 (3-6) of the BKA, see the Guide to the BKA of June 1999.

14 of 17

4. Access to accounting records by public authorities To the extent there is a legal basis for it, public authorities can request insight into the bookkeeper’s

accounting records. The BKA only provides the Danish Business Authority with an independent legal basis for

acquiring accounting records, cf. Section 15 (4) of the BKA. Other public authorities must find a legal basis in

other legislation in order to request insight into accounting records.

The following contains a review of Section 15 of the BKA concerning access to accounting records by public

authorities, including what the legislative amendments from 2015 have meant for Section 15 of the BKA.

The following will include a review of amendments in relation to, inter alia, the disclosure of accounting

records in hard copy, translation of accounting records, third-party storage and disclosure of accounting

records in recognised file formats and digital submission in recognised file format.

4.1 BKA Section 15 With the legislative amendment of 2015, Section 15 of the BKA has the following wording:

§ 15. To the extent it is entitled under other legislation, a public authority may request insight into the bookkeeper’s accounting

records, request the bookkeeper to make available whatever is necessary for the acquisition and reading of the accounting records

free of charge and that the accounting material is submitted or disclosed when requested by the authority. Furthermore, the

authority may request that transactions in foreign currencies, including Euros, are converted to Danish kroner. If the accounting

records, with the exception of external documents are in languages other than Danish or English, the authority may require the

bookkeeper to translate this to Danish or English free of charge. Subsection 2. The access to accounting records established in Subsection 1 also applies if the accounting records are stored with a

third party.

Subsection 3. An authority may request that accounting records that are stored in electronic format are disclosed in a recognised

file format in electronic form or submitted digitally in a recognised file format under the rules issued on the basis of Section 1 (a). Subsection 4. However, the Danish Business Authority can always obtain relevant accounting records. Subsection 5. The bookkeeper must comply with a request from an authority as soon as possible in accordance with Subsection 1.

With regard to requests for accounting records for activities abroad, the bookkeeper must comply with the request no later than

one month after which the authority concerned has made the request.

4.1.1 BKA Section 15 (1) In the following, Section 15 (1) (1) of the BKA in regard to access by public authorities to the bookkeeper’s

accounting records and Section 15 (1) (3), regarding translation into Danish or English, will be reviewed.

Section 15 (1) of the BKA applies to accounting records irrespective of whether this is stored in physical paper

format or electronically.

4.1.1.1 Point 1 – Public authorities’ access to accounting records – Conditions

Under Section 15 (1) (1) of the BKA, a public authority may require the bookkeeper to make available to the

public authority all the information that is needed for the production and reading of the accounting records

free of charge and that electronic data stored in electronic format is submitted or disclosed in electronic

format when such a request is received from the public authority.

In this context, it is a condition that the public authority is entitled to request insight into the bookkeeper’s

accounting records in accordance with the BKA or other legislation.

15 of 17

The following contains a description of essential parts of Section 15 (1) (1) of the BKA, including the

requirement for a legal basis under legislation other than the BKA.

4.1.1.1.1 ”in relation to other legislation”

That the public authority must be entitled to request insight into the accounting records of the bookkeeper

“under other legislation” in order to be able to require disclosure etc. of the accounting records under Section

15 of the BKA will thus mean that Section 15 of the BKA does not contain an independent legal basis for public

authorities to request such insight.

The public authority must instead have a legal basis for requesting insight into the accounting records of the

bookkeeper under a statute other than the BKA or with a court order.

One exception to this is that the Danish Business Authority can always obtain relevant accounting records, cf.

BKA Section 15 (4).

See more on this in Section 4.1.4.

4.1.1.1.2 Submission or disclosure of accounting records

A description of the right of the authorities to request accounting records to be submitted or disclosed when

it requests it, cf. BKA Section 15 (3) is provided in Section 4.1.3 below.

4.1.1.1.3 Deadline for compliance with request

A description of the deadline for compliance with a request from a public authority for insight into a

bookkeeper’s accounting records, cf. BKA Section 15 (5) is provided in Section 4.1.5 below.

4.1.1.2 Point 3 – Translation into Danish or English

Under the previously applicable rules, public authorities could request that accounting records be translated

into Danish free of charge, if the accounting records were produced in a language other than Danish.

With the amendment of Section 15 (1) of the BKA in 2015, public authorities may now only request the

accounting records be translated to Danish or English free of charge if the accounting records are prepared

in a language other than Danish or English.

The amendment must be viewed in relation to the amendment of the Danish Financial Statements Act (Law

no. 1367 of 10 December 2013), which provides the possibility for annual reports to be prepared in Danish

or English, cf. the Danish Financial Statements Act, Section 138 (3).

4.1.2 BKA Section 15 (2) – Storage of accounting records with third parties

Public authorities’ access to a bookkeeper’s accounting records also applies if the company stores accounting

records with third parties.

In this context, third parties may be e.g. a bookkeeping business, a company’s external auditor, lawyer or

another trusted adviser or partner. Third parties may also be consolidated companies abroad, a shared

service centre (i.e. a joint services centre in an organisation, such as a shared group accounting function) or

a cloud solution.

16 of 17

The decisive factor here is that the public authorities have access to the company’s accounting records in

accordance with Sections 12 and 15 of the BKA.

4.1.3 BKA Section 15 (3) – Disclosure or submission of accounting records in electronic

format With the amendment of the BKA Section 15 (1), public authorities can no longer request that the accounting

records are printed in hard copy free of charge.

For a description of what the term hard copy means, see Section 3.1.2.4.

Instead, public authorities are entitled to request that the bookkeeper makes all the information necessary

for the disclosure and reading of the accounting records available free of charge, and that the accounting

records are submitted or disclosed when requested by the authorities.

If the accounting records are stored electronically, the authorities also have the right to request that the

accounting records be disclosed in a recognised file format in electronic form or that they are submitted

digitally in a recognised file format, in accordance with the rules issued under Section 1 (a) of the BKA, cf.

Section 15 (3) of the BKA.

For more information on “recognised file formats”, see Section 3.1.2.4.

4.1.4 BKA Section 15 (4) – Danish Business Authority’s acquisition of relevant accounting

records

Under Section 15 (4) of the BKA, the Danish Business Authority may always obtain relevant accounting

records.

Thus, in contrast to other public authorities, the Danish Business Authority can request insight into a

bookkeeper’s accounting records under the BKA.

4.1.5 BKA Section 15 (5) – Deadline for compliance with request for insight from a public

authority In exercising its right of access to accounting records in general, a public authority will give the bookkeeper a

reasonable period of time in which to comply with the request for disclosure/submission of the accounting

records.

This is particularly applicable in cases in which the bookkeeper is required to convert the accounting records

to Danish kroner or to translate the accounting records, cf. Section 15 (1) (2) and (3) of the BKA, which may

extend the processing time for fulfilment of the request.

In this context, there is a difference between whether the accounting records relate to activities in Denmark

or abroad. This difference will be explained in the following.

17 of 17

4.1.5.1 Point 1 – Activities in Denmark

A request by a public authority for insight into accounting records, cf. BKA Section 15 (1), must be complied

with “as soon as possible” by the bookkeeper, cf. BKA Section 15 (5) (1).

That the bookkeeper must provide a public authority insight into accounting records as soon as possible only

applies to accounting records that relate to activities in Denmark.

Example: If a public authority requests insight into accounting records relating to activities in Denmark, the

bookkeeper must provide the public authority insight into the accounting records as soon as possible.

There is no exact period of time defined in the BKA for the standard expression “as soon as possible”. Whether

the bookkeeper can be considered to have met the public authority’s request for insight quickly enough thus

depends on the nature of the circumstances of the bookkeeper’s specific situation, including the nature and

extent of the business.

In this context, the bookkeeper must be considered as having a responsibility to organise the bookkeeping so

that insight can be provided into the accounting records to public authorities within a reasonable time, so

the purpose of the request by the authority can be realised.

4.1.5.2 Point 2 – Activities abroad

A request by a public authority for insight into accounting records related to activities abroad must be

provided to the public authority by the bookkeeper no later than one month after the public authority has

made the request.

Example: If a public authority requests insight into foreign accounting records on 1 January, the bookkeeper

must provide the public authority with insight into the accounting records no later than 1 February.

By foreign activities is not necessarily meant that independent activities must be involved, i.e. activities with

the right to act and to conclude binding agreements on behalf of the Danish company. For example, this

means that branches located abroad, joint ventures, representative offices, sales offices, agencies or offices

performing activities outside Denmark such as advertising are considered to be conducting activities abroad.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Vejledning om

Bogføring

Version 1.0 Seneste opdatering 1. juni 1999

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til bogføringsloven. Formålet medbogføringsvejledningen er at yde vejledning til forståelse af bogføringsloven, der trådte i kraftden 1. juli 1999 med virkning for bogføringspligtiges regnskabsår, der begyndte den 1. juli1999 eller senere.

Vejledningen behandler endvidere mange af de detailbestemmelser, der fandtes i dentidligere bogføringsbekendtgørelse af 1990.

Se også

Se også

Supplement til bogføringsvejledning fra April 2018

Supplement til bogføringsvejledning (engelsksproget)

As/

Lovgrundlag

Gå til 'Bogføringsloven'

Indholdsfortegnelse

1INDLEDNING

2FORMÅL MED BOGFØRING

3BOGFØRINGS- OG REGNSKABSPLIGT

4GENERELLE GRUNDLÆGGENDE KRAV TILBOGFØRING OG BESKRIVELSER AFANVENDTE SYSTEMER

5REGISTRERINGER

6DOKUMENTATION FOR REGISTRERINGER

7OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALET

8BESKRIVELSE AF ANVENDTE SYSTEMER

9OFFENTLIGE MYNDIGHEDERS ADGANG TILREGNSKABSMATERIALET

10OVERTRÆDELSE, ANSVAR OG STRAF

11IKRAFTTRÆDELSE

12BILAG 1: SAMMENLIGNING MELLEM NY OGGAMMEL BOGFØRINGSLOV (L) MEDBEKENDTGØRELSE (B) SAMT AFSNIT IVEJLEDNING

13BILAG 2: OVERSIGT OVER ÆNDRINGERNE IDEN NYE BOGFØRINGSLOV

14BILAG 3: EKSEMPEL PÅ INDHOLD IBESKRIVELSEN AF ET STORT OG KOMPLEKSIT-BASERET SYSTEM

ORDLISTE over begreber og udtryk med definitioner og forklaringer

Begreber og udtryk markeret med en asterisk (*) er forklaret andetsteds i ordlisten

AktivitetEn delmængde af en virksomhed*, dertypisk virker adskilt fra andre aktiviteter ivirksomheden.

Automatisk genereret registrering

En registrering*, der dannes automatiski bogføringen* efter forud fastlagte ogprogrammerede regler i et IT-systemsapplikationer.

BilagEnhver nødvendig dokumentation* fortransaktioner*, der registreres* ibogføringen* uanset medier*.

Bogføring

Ved registrering* af transaktioner* ogandre økonomiske hændelser at fastholde,bearbejde, dokumentere og bevareoplysningerne om disse.

BogføringspligtigEn i Danmark etableret erhvervsdrivendevirksomhed samt udøvelse aferhvervsaktiviteter* her i landet.

DekrypteringOmdannelse af de ved kryptering*kodede data til ukodede data.

Dokumentation

Bevis for, at en transaktion* eller etøkonomisk forhold, der direkte ellerindirekte er grundlag for en registrering*,faktisk er sket eller består, og atregistreringen har været berettiget.

EDIElectronic Data Interchange, seElektronisk dataudveksling.

Elektronisk dataudveksling

Elektronisk transmission af strukturede(og standardiserede) elektronisk dannededata i et IT-anlæg til og fra et andet IT-anlæg.

Erhvervsaktivitet

Aktivitet*, som en virksomhed* udøvereller foranstalter udøvet, for hvilke dernormalt - direkte eller indirekte - modtagesvederlag.

FilialErhvervsmæssig aktivitet*, som erorganisatorisk adskilt fra virksomhedens*andre aktiviteter.

God bogføringsskik

De sædvaner og den praksis, der til enhvertid efterleves af kyndige og ansvarsbevidstefagfolk med henblik på, at bogføringentilrettelægges og foretages på en klar ogoverskuelig måde, samt desikkerhedsforanstaltninger, der skaliværksættes for at sikreregnskabsmaterialet*. God bogføringsskiker en retlig standard*.

Klarskrift

Tekster eller opstillinger på papir ellerfilm, der umiddelbart kan læses og tolkes afen person udefra med rimelig viden omregnskab.

Konteringsinstruks

En virksomheds* nedskrevne regler for,hvad der skal registreres underbogføringens* konti*. Omfatter somminimum en kontoplan*.

Konto/konti

Fællesudtryk for det fastlagte sted, hvorensartede og enslydende transaktioner*eller dele heraf registreres* i kronologiskorden.

KontoplanStruktureret oversigt overvirksomhedens* konti*

Kontrolspor

De oplysninger, der dokumentererregistreringernes* rigtighed. Herunder atregistreringer* er foretaget ioverensstemmelse med defaktiske begivenheder, og at nødvendigekontroller er udført.

Kryptering

Transmission og lagring af data i enkodet form, der kræver dekryptering* for atomdanne disse til meningsfyldt ogbearbejdelig information. Anvendes normaltpå elektroniske data.

Medier

Materialer eller enheder i et IT-baseretanlæg samt apparater ved hjælp af hvilkeregnskabsmateriale lagres, fremfindes,bearbejdes og opbevares.

RegistreringFastholdelse af en transaktion* vedindføring af monetære beløb ivirksomhedens* bogføring*.

RegnskabsmaterialeAlt materiale, der skal dokumentere ellerunderbygge transaktionsspor* ogkontrolspor*.

Retlig standardEn moralsk eller social målestok, somdomstolene må udfylde og give indhold efterhver tids retsopfattelse.

Specifikation En opdeling af et beløb i dets bestanddele.

SystembeskrivelseBeskrivelse af et systems funktioner,opbygning og processer, samt hvorledesdet anvendes, kontrolleres og betjenes.

TransaktionEn handling eller en hændelse medøkonomisk konsekvens for virksomheden*.

TransaktionssporSammenhængen mellem de enkelteregistreringer* og årsregnskabet.

VirksomhedEn i princippet selvstændig juridisk enhed,der udøver økonomiske aktiviteter, normalterhvervsaktiviteter*.

Formålet med vejledningen er først og fremmest at supplere 'bogføringsloven', der blevvedtaget den 17. december 1998. Denne er i højere grad end før udformet med

Kapitel

Indledning1

Forside

ANSVARSOMRÅDER REGLER FOR VIRKSOMHEDER VEJLEDNINGER SUPPORT & HJÆLP

Vi samler statistik ved hjælp af cookies

Ved at klikke OK eller gå videre accepterer du vores cookies til statistik. Du kan sige nej tak til statistikcookies ved at klikke her. Vi bruger en cookie for at huske dit nej.Læs mere om cookies

OK

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

rammebestemmelser, som tidligere var indeholdt i den bekendtgørelse, der ved lovensikrafttrædelse ophæves. Lovens rammebestemmelser overlader her i størst muligt omfangdetaljerne til god bogføringsskik.

For at samle op på god bogføringsskik og for at knytte bånd til detaljer, som er taget ud af lovog bekendtgørelse, forsøger vejledningen mere detaljeret at uddybe og redegøre forrammerne i bogføringsloven.

Baggrunden for en ny bogføringslov er, at nye strukturer, virksomhedernes internationaliseringog anvendelse af ny informationsteknologi på en række områder hargivet problemer i forhold til den tidligere lovgivning. Den nye lov skal endvidere være merefremtidssikret over for de stadige forandringer i den teknologiske udvikling og anvendelse,hvis konsekvenser det er umuligt at forudse.

Den tidligere bogføringslov indeholdt kun få bestemmelser suppleret med en hjemmel forErhvervs- og Selskabsstyrelsen til udstedelse af en bekendtgørelse. Hjemlen blev udnyttet ved'Bekendtgørelse nr. 598 af 21. august 1990 om erhvervsdrivende virksomheders bogføring,årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale'. Bekendtgørelsen vil blive ophævet medvirkning fra den nye lovs ikrafttræden den 1. juli 1999. En del af bekendtgørelsensbestemmelser er nu medtaget i den nye lov.

De grundlæggende ændringer i bogføringsloven er:

Vejledningen beskriver ikke alle detaljer i loven, men holdes på et generelt niveau. Den skalikke erstatte en nærmere gennemgang af lovens særskilte bestemmelser.

Vejledningen forsøger at afdække en række problemstillinger og forklare lovensbestemmelser. I et vist omfang indeholder den også fortolkning af lovens generelle vendinger.Fortolkningsbidragene tager deres udgangspunkt i lovens grundlæggende kvalitetskrav oggeneralklausulen ”god bogføringsskik”.

Strukturen følger i det store hele disponeringen i bogføringsloven. Herved benyttesnogenlunde samme systematik som i den tidligere bogføringsvejledning.

Vejledningen omfatter i princippet kun reglerne om bogføring og opbevaring afregnskabsmateriale i den nye bogføringslov. Andre lovgivninger er ikke medtaget. Ej helleromtales de regler om årsregnskaber, der hidtil fandtes i kapitel 2 i bogføringsbekendtgørelsen.De vil blive inddraget i en ny samlet årsregnskabslov, som er under forberedelse. Indtil da vildisse regler blive videreført groft set uændret i en særlig - på redigeringstidspunktet endnuikke udstedt - bekendtgørelse. Denne har hjemmel i bogføringsloven.

Ændringer i skatte- og afgiftslovgivningen som konsekvens af den nye lov, er heller ikke tagetmed i vejledningen.

Målgruppen for vejledningen er først og fremmest de personer, der jævnligt beskæftiger sigmed bogføring, f.eks. revisorer, ansatte i en virksomheds regnskabsfunktion og andreregnskabskyndige. Men også for personer med mindre regnskabserfaring, kan vejledningenmåske være til nytte. Bemærk dog, at det ikke har været målet at lave en vejledning ielektronisk bogføring.

Vejledningen i bogform vil kunne anskaffes hos Forlaget Thomson A/S, Forlaget FSR og væretilgængelig på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside på internettet ( evt. udgå !!!)

En virksomhed bogfører for at

oplysninger om sit økonomiske hændelsesforløb.

Ved hjælp af bogføringen beskrives altså de økonomiske konsekvenser af alle virksomhedenstransaktioner samt de øvrige hændelser og forhold, der har påvirket virksomhedens økonomi.

Virksomhedens økonomi omfatter ikke blot dens øjeblikkelige likvide situation men i lige så højgrad dens præstationsevne i form af indtjening og resultat samt overlevelse som goingconcern beskrevet ved den økonomiske stilling.

Bogføringen fastholder ved registrering økonomiske data om transaktioner og hændelser, derer basis for virksomhedens efterfølgende bearbejdning og anvendelse i øvrigt af disse data.

Bearbejdning og anvendelse af data omfatter navnlig opgørelser og opstillinger af regnskaber,herunder års- og andre perioderegnskaber, samt udarbejdelse af kalkuler, analyser,statistikker eller budgetter, jf. i øvrigt Figur 1 sidst i kapitlet.

Erhvervsdrivende virksomheder og visse andre ikke-erhvervsdrivende virksomheder, der ernævnt i loven, skal bogføre og opbevare regnskabsmaterialet, se nærmere herom i kapitel 3.Det kan selvfølgelig også forekomme, at ikke-bogføringspligtige gør det frivilligt, eventuelt pågrund af aftale .

Transaktioner og hændelser skal for at blive bogført være af økonomisk karakter. Det betyder,at de skal indeholde pengeværdier direkte eller skal indeholde oplysninger, der gør, at enhandling eller en hændelse kan opgøres til pengeværdier.

Samfundet har en betydelig interesse i, at erhvervsdrivende virksomheder har en pligt til atbogføre og opbevare regnskabsmaterialet. Som følge heraf er der behov for et ensartet ogfælles sæt af lovregler, som gælder alle erhvervsdrivende virksomheder og andrevirksomheder, hvori samfundet har interesse.

Alle interessegrupper forventer, at virksomhedens registreringer er relevante, dvs. aktuelle ognøjagtige samt pålidelige, dvs. dokumenter- og reviderbare mv. derfor er der lovgivet ombogføring.

Et fornuftig tilrettelagt og veldesignet regnskabssystem - afpasset efter virksomhedens art ogkompleksitet samt omfanget af transaktioner i antal og størrelse - tilgodeser disse hensyn.Herved får virksomheden et løbende overblik over sin økonomi.

Styringen af virksomhedens løbende udvikling og økonomi er fundamentale opgaver ivirksomheden. Et væsentligt element i denne styringsproces er det etablerederegnskabssystem. Dette bygger på bogføringssystemet, integrationen mellem de to systemerog på hvorledes det er organiseret.

Desuden er bogføringen grundlaget for virksomhedens årsregnskab. Årsregnskabet er detslutprodukt, der en gang hvert år udarbejdes på baggrund af bogføringens registreringer forsamme periode. Årsregnskaber har betydning for virksomhedens relationer til kapitalmarkedetog de forskellige interessegrupper: ejere og investorer, penge- og varekreditorer,medarbejdere, alliancepartnere, kunder, offentlige myndigheder og offentligheden.Revisionspåtegningernes oplysninger mht. bogføring kan også give regnskabsbrugernerelevant information om miljøet for regnskabsaflæggelsen mv.

Offentlige myndigheder har opgaver, der gør virksomhedens bogføring relevant for dem.Blandt disse hører kontrol med overholdelse af loven samt modtagelse og behandling afregnskabsdata til brug for opkrævning af skatter og afgifter samt registrering og bearbejdningaf de økonomiske oplysninger.

De offentlige myndigheder har således brug for, at korrekt registrerede informationer er tilstede i virksomhederne og kan formidles til myndighederne. Også derfor forpligter lovenvirksomhederne til at registrere deres transaktioner og til at opbevare disse.

Bogføringsloven regulerer de fælles mindstekrav, der indfrier desamfundsmæssige informationsbehov og samtidigt giver mulighed for den nødvendige kontrol.

Den nye bogføringslov forsøger ved et samlet sæt af regler at afhjælpe vanskeligheder oggøre det muligt at samle regler, der er spredt omkring i særlove. Denne målsætning er endnuikke fuldt opfyldt. En sådan samling kan også lette revisorers og myndigheders undersøgelseog derved, fx medvirke til at lette de byrder, der er foranlediget af revisions- og kontrolbehov.

Skatte- og afgiftsmyndighederne og Danmarks Statistik er nok de væsentligste offentligebrugere af virksomhedernes regnskabsdata, men også tilskudsbevilgende, sociale og andrekontrollerende myndigheder anvender virksomhedernes regnskabsoplysninger.

Her kan dels være tale om at tage oplysningerne fra virksomhedernes årsregnskaber, navnligdem der offentliggøres hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Dels foreligger oplysningerne i deregnskaber, der indsendes til skattemyndighederne efter skattekontrolloven. Dels kan dervære tale om særskilte indberetninger til andre offentlige myndigheder. Her spilleroplysningerne til Danmarks Statistik og til tilskudsmyndighederne en stor rolle. I det omfangder er tale om lovpligtige oplysninger, har bogføringsloven tilgodeset denne flerhed af hensyn isit krav om transaktionsspor ikke blot med henblik på driftsøkonomiske årsregnskaber menogså med henblik på regnskaber, opgørelser og opstillinger til skatteformål og andreinteresser.

Der arbejdes på at koordinere disse hensyn, dels ved samordnede postnomenklaturer (Fællesrammer med ensartet meddelelsesstandard, samordnet terminologi og strukturer ), dels vedfælles indsamlingssteder for flere myndigheder. Dette skal gøre det muligt at undgådobbeltindberetninger og derved fjerne et væsentligt irritationsmoment – for slet ikke at taleom omkostninger – for virksomhederne. Det er derfor vigtigt for samfundet, at lovgivningentilgodeser sådanne forenklinger i videst muligt omfang.

Det har imidlertid ikke kunnet undgås, at hensynet til offentlig myndigheder i et vist omfang erkommet i konflikt med en fuld udnyttelse af de muligheder, der ligger i landvindingerne på detelektroniske område – noget der navnlig har gjort sig gældende mht. opbevaring afregnskabsmaterialet i udlandet. Sålænge Den Europæiske Union eller det internationalesamfund i det hele taget ikke har sikret en rimelig kontroladgang på tværs af landegrænser,dels ved lovgivning dels ved videreudvikling af de elektroniske muligheder, kan det værevanskeligt at undgå sådanne bånd på virksomhedernes muligheder for at benytte denmoderne teknik.

Figur 1: Eksempler på anvendelse og bearbejdning af bogføringens oplysninger.

BogføringspligtenFormålsbestemt bogføringRet til at bogføre i euro og under visse betingelserne i anden fremmed valutaForenkling af reglerne om opbevaringLempelse for opbevaring i udlandetPræcisering af opbevaringspligten ved ledelsens fratræden og virksomhedensophørAfgrænsning af regnskabsmaterialeSkærpelse af straf for overtrædelse af loven

Kapitel

Formål med bogføring2

fastholdebearbejde ogdokumentere

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Dette kapitel forklarer, hvilke virksomheder, organisationer, sammenslutninger m.v. ogudenlandske virksomheders danske erhvervsaktiviteter (herefter kaldet virksomheder), der eromfattet af bogføringsloven, og som derfor skal bogføre og opbevare regnskabsmateriale efterdenne lovs regler.

Disse virksomheder skal - bortset fra udenlandske virksomheders danske erhvervsaktiviteterog de ikke-erhvervsdrivende skatte- eller afgiftspligtige virksomheder - også aflæggeårsregnskab eller tilskudsregnskab, men bogføringsloven som sådan beskæftiger sig ikke medårsregnskaber. Se dog herom under afsnit 3.2.

3.1. Pligt til at bogføre og opbevare regnskabsmateriale

I Figur 2 vises en opstilling over de pligtige og ikke-pligtige virksomheder m.v. med henvisningtil de relevante afsnit om emnet i dette kapitel i parentes.

Pligt til at bogføre og opbevare efter bogføringsloven:

Ikke pligt til at bogføre og opbevare efter bogføringsloven:

Særlige ikrafttrædelsesfrister for virksomheder, der før har været fritaget forbogføringspligten (3.1.5.1)

Særlig undtagelse for visse små personlige virksomheder, der driver mindre landbrugm.v. (3.1.5.2)

Beslutningsdiagrammet kan hjælpe med at fastslå, om der er bogføringspligt eller ej.

Figur 2: Diagram over bogføringspligt efter bogføringsloven

*) For virksomhedens øvrige aktivitet, som skattemyndighederne ikke har fritaget forbogføringspligten, er virksomheden bogføringspligtig efter bogføringslovens almindelige regler.

**) Kun bogføring for den tilskudsbevilgede aktivitet.

3.1.1 Danske erhvervsdrivende virksomheder

Alle i Danmark etablerede erhvervsvirksomheder af enhver art og uanset ejer- ellerhæftelsesforhold – bortset fra visse statslige og kommunale virksomheder - skal bogføre efterbogføringsloven (BFL), jf. lovens § 1, stk. 1, 1. led.

Hvad er en virksomhed ?

Den danske lovgivning indeholder ikke en gennemført definition af udtrykketvirksomhed. Årsregnskabsloven anvender udtrykket med baggrund i de europæiskedirektiver, der benytter udtrykket konsekvent. Det er ikke afgørende, om enheden eren juridisk person eller ej.

Betegnelsen juridisk person er heller ikke defineret præcist i lovgivningen,men benyttes f.eks. i straffeloven som et samleudtryk for enhver organisationsform bortset fra enkeltmandsvirksomheder, der dog med nogle undtagelser sidestillesmed juridiske personer i strafferetlig henseende. Enhver erhvervsdrivendeenkeltmandsvirksomhed er imidlertid omfattet af bogføringslovens udtryk virksomhed.

Betegnende er, at virksomhed anvendes om den mindste organisationsform, derhar retsevne – enkeltmandsvirksomheden dog i forening med sin ejer. Virksomheden kan være opdelt i flere aktiviteter, men disse har ikke retsevne somsådanne. Denne konsekvens er taget i loven, der i § 1, stk. 1, 2. led, omtaler erhvervsaktiviteter, typisk hér i landet etablerede filialer af udenlandske virksomheder.

Er en virksomhed erhvervsdrivende?En virksomhed er erhvervsdrivende, når den udøver en eller anden form forerhvervsaktivitet eller den anses for erhvervsdrivende i henhold til lov.

Erhvervsdrift er ikke betinget af, at den erhvervsdrivende virksomhed skaber overskud eller af,hvordan et eventuelt underskud dækkes ind.

Herefter må spørges, om virksomheden er erhvervsdrivende i bogføringslovens forstand?

Er svaret ja, skal virksomheden bogføre og opbevare efter bogføringsloven.

Er svaret nej, har den ikke en sådan pligt, medmindre det er en afgifts- eller skattepligtigvirksomhed eller den modtager visse tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union.

En virksomhed m.v. udøver erhvervsmæssige aktiviteter, når den

Ydelser:Udtrykket dækker virksomhedens ydelse af enhver art såsom vare, rettighed,pengemiddel, tjeneste eller lignende. Lovens ordvalg eller lignende skal modvirkemodsætningsslutninger.

Loven forudsætter, at erhvervsdrift ikke alene omfatter ydelse af en vare, som modtageren fåri eje, men også ydelse til leje eller lån. På den måde omfatter udtrykket også udlejning af fastejendom eller løsøre, eller lån af penge.

Bank- og forsikringsvirksomhed er ligeledes omfattet. Ydelse af garantier ellerlignende rettigheder er også omfattet.

Ved rettigheder forstås også immaterialrettigheder, f.eks. edb-programmereller filmrettigheder. I flæng kan nævnes følgende eksempler på tjenesteydelser: rådgivning,revision, inkasso, vagttjeneste, tandklinik, lægeklinik, undervisning, teater, udstilling,museer, reparationer, opmagasinering. Opregningen er ikke udtømmende.

Ydelse af elektricitet, varme og andre former for energi, vand ogtelekommunikationstjenester m.v. er også omfattet.

Modydelser:Modydelse består i et vederlag, der i princippet kan være enhver form for formuegoder ellerbesparelser, der kan gøres op i penge. Besparelserne skal hér virke som en følge af enafgiven ydelse og resultere i, at en ellers nødvendig udgift ikke afholdes, fordi besparelsenudligner udgiften. Betaling med eller udveksling af varer eller andre naturalier er ogsåvederlag, der skal bogføres.

Der kan være tvivl om, hvorvidt et vederlag er modydelse for en bestemt ydelse.

I foreninger vil der meget ofte være fastsat et medlemskontingent, eller der kan være tale omgaver fra medlemmerne til foreningen. Yder foreningen - udover eller i sammenhæng medderes egentlige formål - særlige tjenester, varer eller andet til medlemmerne, kan et kontingent

Kapitel

Bogførings- og regnskabspligt3

Danske erhvervsdrivende virksomheder (3.1.1)Udenlandske virksomheders erhvervsdrivende aktiviteter i Danmark (3.1.2)Ikke-erhvervsdrivende virksomheder mv., der er afgiftspligtige eller fuldt ellerbegrænset skattepligtige her i landet (3.1.3.1)Ikke-erhvervsdrivende virksomheder mv., der modtager visse tilskud (3.1.3.2)

Virksomheder mv. der er omfattet af:lov om statens regnskabsvæsen (3.1.4.1), ellerregnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernesstyrelse (3.1.4.2).

afgiver ydelsermodtager modydelse som vederlagvederlag modtages normalt

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

eller jævnligt forekommende gaver få karaktér af modydelse. Dette også selvom der ikkeforeligger en formel eller tidsmæssig sammenhæng eller nøjagtig proportionalitet mellem kontingentet/gaven og de modtagne ydelser.

Som eksempel kan nævnes grundejerforeninger, der udover deres sædvanligeaktiviteter varetager særlige tjenester. Her må forholdet vurderes konkret, ogsåunder hensyntagen til, hvor væsentlige beløb og ydelser der er tale om, og om dehænger sammen med andre aktiviteter. Bagateller skal ikke statuere erhvervsdrift. Hvor der påden anden side vederlægges ydelse for ydelse, er der naturligvis ikke tvivl.

Vederlag modtages normalt:Ikke enhver udveksling af ydelse mod vederlag er omfattet. Det kræves nemlig tillige, at det ernormalt, at virksomheden modtager vederlag for dens ydelser. Hvorvidt et vederlag ernormalt, kan i nogle tilfælde være vanskeligt at bestemme.

Et særligt område, der kan føre tvivl om normalitet med sig, er engangsforeteelser. Der vil hertypisk være tale om transaktioner foretaget af personer, der ikke er bogføringspligtige. Ellerdet kan være en enkeltmandsvirksomhed eller en interessent, der sælger af sit bo, uden attransaktionen rimeligt kan anses for led i erhvervsdrift. Er der her ingen hensigt til at gentagetransaktionen, endsige foretage den hyppigt, er normal-kravet ikke opfyldt.

Er der tale om en virksomhed, der foretager ét salg indenfor en længere periode, kan derimidlertid være tale om erhvervsdrift. Det er fx tilfældet, hvor et interessentskab eller lignendekun er oprettet for at gennemføre én aktivitet med opførelse, fremstilling eller udvikling af etenkelt større materielt eller immaterielt aktiv, fx et skib, en bro, en bygning, et IT-system ellerforskning- og udviklingsprojekt, for derefter at blive opløst. Et sådant forhold bliver endnu meretydeligt erhvervsdrift, hvis sådanne kortsigtede virksomhedsetableringer med begrænsetlevetid gentages.

Drift af den fra skattepraksis benævnte ”hobbyvirksomhed” udelukker ikke, at en sådanvirksomhed anses som erhvervsdrivende virksomhed efter bogføringsloven, hvis der sker enløbende udveksling af ydelser og vederlag. Sådanne virksomheder vil dog typisk være megetsmå, og lovens henvisning til art og omfang medfører derfor, at bogføringen kan indrettes til etabsolut minimum, se herom under afsnit 4.2.

Virksomheder, der uden videre anses for erhvervsdrivende:For ikke at gøre det nødvendigt at foretage nøjere undersøgelser med henblikpå fastlæggelsen af erhvervsdrift eller ej bestemmer loven, at virksomheder, der er omfattet afaktieselskabsloven, anpartsselskabsloven, lov om erhvervsdrivende virksomheder og lov omerhvervsdrivende fonde, uden videre er omfattet af erhvervsbegrebet.

Disse virksomhedstyper vil altid være erhvervsdrivende fra stiftelsen til ophør. Desuden kander være lovgivning, der særskilt anser en bestemt virksomhedstype for erhvervsdrivende. Deerhvervsdrivende virksomheder, der er defineret på denne måde, er opregnet i store træk ikassen nedenfor:

Uden for bogføringspligtenForeninger, som ikke skaber indtjening og midler ved erhvervsdrift, falder udenfor lovensdefinition af erhvervsdrift eller udøvelse af erhvervsaktivitet.

Som eksempler herpå kan nævnes ideelle foreninger. Disse er foreninger, derudelukkende har et socialt, kulturelt, politisk, humanitært eller - af Told og Skat godkendt -religiøst eller almennyttigt formål. Sådanne ideelle foreninger skal derfor som udgangspunktikke bogføre efter bogføringsloven.

Ideelle foreninger kan være organiseret på forskellig vis, ligesom de kan være benævnt påanden måde, fx organisation, institution, sammenslutning, samfund,selskab, enhed, klubber m.v.

Som eksempler på foreningers ikke-erhvervsmæssige indtægter kan nævnesmedlemskontingenter, tilskud og bidrag fra private, entréindtægter ved afholdelse afenkeltstående begivenheder, lotteri for en snævrere persongruppe, indsamlinger i et mindrenærområde samt annonce- og reklameindtægter.

Opererer foreningen med - eller ændres dens status hen ad vejen til - professionel drift medtilbagevendende aktivitetsudøvelse af erhvervsmæssig karakter, fx udgivelse og salg af bøgerog blade, rettigheder, salg af reklamer og ”merchandise”, entreindtægter mv., falderforeningen inden for bogføringslovens definition af erhvervsdrift eller -aktivitet med heraffølgende bogføringspligt.

Selvom foreningen ikke udøver egentlig erhvervsmæssig virksomhed, skal den i visse tilfældealligevel bogføre. Dette gælder, hvis foreningens aktivitet enten er afgifteller skattepligtig, ellerden modtager visse tilskud, der er betinget af afgivelse af regnskabsmæssige oplysninger. Senærmere herom under afsnit 3.1.3.

3.1.2 Udenlandske virksomheders danske erhvervsaktiviteter

Bogføringspligten gælder nu også for erhvervsaktiviteter, der udøves her i landetaf virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet, jf. lovens § 1, stk. 1, 2. led.

En sådan aktivitet er ikke en selvstændig erhvervsdrivende virksomhed ibogføringslovens forstand. Aktiviteten udgør en uselvstændig enhed indenfor den udenlandske virksomhed, idet den danske aktivitet ikke har den normale beslutnings-og handlekompetence samt selvstændig retsevne, der kendetegner en virksomhed.Enheden forestår og administrerer her kun udøvelsen af den særskilte danske aktiviteti overensstemmelse med den udenlandske virksomheds instrukser, og deltager som sådanikke i denne virksomheds beslutningsprocesser.

Kravet om bogføring for aktiviteter i Danmark udøvet af virksomheder med hjemsted i udlandeter nyt. Hidtil har kravet kun eksisteret i skatte- og afgiftslovgivningen eller anden særliglovgivning. Den stigende globalisering og internationalisering har imidlertid ført til, at sådanneaktiviteter, der foregår i Danmark, nu er direkte omfattet af bogføringsloven. Tilsvarende kravgælder mange steder i udlandet.

De mest almindelige forekommende betegnelser for sådanne enheder er: filial,division, afdeling, fast driftssted, eller repræsentations- eller salgskontor.

Betegnelsen er uden betydning for pligten til at bogføre og opbevare, dabogføringspligten alene afgøres ud fra om de danske aktiviteter er erhvervsmæssige.

Den bogføring, der kræves efter loven, vil normalt kun omfatte de i Danmarkudøvede erhvervsaktiviteter. Indgår der udenlandske aktiviteter i den danske aktivitet – koordination af aktiviteter i flere andre lande foregår måske gennem den danske aktivitet -skal der dog bogføres for såvel den danske som de udenlandske aktiviteter.

Bogføringen kan foretages af enheden selv som separat enhed under denudenlandske virksomhed, eller den kan foretages af og integreret i den udenlandskevirksomheds samlede bogføring. Uanset hvorledes bogføringen er tilrettelagt, gælder dog,at de generelle krav i loven til bogføring, registreringer, dokumentation og opbevaring iDanmark m.v. skal opfyldes for den danske erhvervsaktivitets vedkommende.

Nogle af de udenlandske virksomheders aktiviteter i Danmark anses ikke for særlige enheder isig selv, f.eks. repræsentationskontorer. Men i det omfang de pågældende aktiviteterindebærer transaktioner, skal der bogføres efter loven. Her gælder naturligvis de sammemodifikationer på grund af art og omfang som for de små og ukomplicerede virksomheder. Deter uden betydning for bogføringspligten, om aktiviteten skal registreres hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som herværende filial af udenlandsk aktie- eller anpartsselskab.

Det anses ikke for at være en dansk erhvervsaktivitet, når en udenlandsk virksomhed udøveraktivitet ved ansatte agenter, der alene skal formidle salg til kunder i Danmark, men ikke iøvrigt har kompetence til at forpligte virksomheden.

Hvis den udenlandske virksomhed udøver flere samtidige af hinanden uafhængige aktiviteter iDanmark, uden at der er tale om én fælles dansk enhed - fx én filial eller ét fast driftssted –kan man vælge at foretage bogføringen for aktiviteterne hver for sig eller samlet for alle. Someksempel på flere afhængige aktiviteter kan nævnes udførelsen af flere enkeltståendebyggeentrepriser i Danmark på samme tid.

Regnskaber for sådanne aktiviteter (interne og til hovedvirksomhedens eget brug) er kun deleaf den udenlandske virksomheds samlede regnskab, ligesom det også er tilfældet medbogføringen af disse. Den danske årsregnskabslovgivning stiller ingen krav om aflæggelse afårsregnskab for aktiviteterne alene. Særlige krav kan dog gælde for finansielle virksomhederunder Finanstilsynet.

3.1.3.1 Virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige her i landet

Bogføringspligten omfatter også de virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v.,som - uden at være danske erhvervsdrivende virksomheder eller udenlandske virksomhedermed danske erhvervsaktiviteter - er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige, jf.lovens §1, stk. 2, nr. 1.

Disse virksomheder er typisk virksomheder, der er reguleret i §§ 1 og 2 i lovenom selskabsbeskatning samt kildeskatte-, personbeskatnings- og virksomhedsbeskatningslovene, § 1 i loven om fondsbeskatning, § 1 i loven ommerværdiafgift, og § 1 i loven om kulbrintebeskatning. Afgiftspligt i henhold til andre afgiftsloveer dog også omfattet af bestemmelsen.

Bogføringspligten hænger her sammen med ydelse af afgiftspligtige varer eller tjenester ellererhvervelse af indkomst, for hvilken der er fuld eller begrænset skattepligt. Dette gælder,selvom leverancen eller indkomsten ikke beror på selvstændig erhvervsdrift eller udøvelse aferhvervsaktivitet, f.eks. i tilfældet hvor enheden ikke direkte deltager i en anden virksomhedserhvervsdrift. Den begrænsede skattepligt kan f.eks. skyldes modtagelse af løbende ydelsereller resultatandele fra en virksomhed med fast driftssted i Danmark, herunderudlejningsejendom, afgiftsindtægter ved bortforpagtning af en sådan virksomhed ellerfortjeneste ved afhændelse, afståelse eller opgivelse af formuegoder, der er knyttet til sådanvirksomhed.

3.1.3.2 Virksomheder, der modtager visse betingede tilskud

Virksomheder m.v., der ikke er erhvervsdrivende eller afgiftspligtige eller fuldt eller begrænsetskattepligtige, kan i særlige tilfælde pålægges pligt til følge reglerne i bogføringsloven.

Sådanne særlige tilfælde opstår, når den danske stat eller Den Europæiske Union yder direktetilskud til virksomheden på betingelse af, at virksomheden skal afgive regnskabsmæssige

Aktieselskaber (aktieselskabsloven)Anpartsselskaber (anpartsselskabsloven)Partnerselskaber/kommanditaktieselskaber (aktieselskabsloven)Erhvervsdrivende fonde (lov om erhvervsdrivende fonde)Erhvervsdrivende virksomheder (lov om erhvervsdrivendevirksomheder):

EnkeltmandsvirksomhederInteressentskaberKommanditselskaberAndelsvirksomheder, kooperative foreninger osv.Ikke-lovregulerede erhvervsdrivende selskaberErhvervsdrivende foreninger o.l.Ehvervsdrivende organisationer og sammenslutninger

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

oplysninger.

Modtager den pågældende virksomhed vederlag fra den danske stat eller EU som modydelsei et almindelig forretningsmæssigt forhold, anses det ikke for modtagelse af tilskud.

Ved direkte tilskud forstås kontante tilskud, som ydes efter ansøgning fra eller på anden mådetildeles den enkelte modtager, f.eks. midler til dækning af underskud. Selvom sådanne tilskudkun modtages i en kortere periode, får modtager pligt til at bogføre for tilskudsaktiviteten fordenne begrænsede periode. Efter ophøret af en sådan kortere periode skal modtager fortsatopfylde lovens bestemmelser om opbevaring af regnskabsmaterialet herunder opbevaringsperioden, se kapitel 7.

Modtager de pågældende indirekte tilskud, f.eks. via en lands- eller hovedorganisation, somsørger for fordelingen til underorganisationerne, indebærer det ikke, at de enkelte modtagerefår pligt til at bogføre. Dette gælder bl.a. ved tildeling af tipsmidler. Andre støtteordninger udendirekte modtagelse af kontanter, fx opnåelse af lavt eller uforrentede lån, skattebegunstigelser,brugsrettigheder med lav eller ingen leje m.v. indebærer ej heller pligt til at bogføre. Her hartilskuddet karakter af indirekte tilskud.

Tilskud fra amts- eller primærkommuner fører ikke til, at virksomheden umiddelbart bliveromfattet af bogføringsloven. Kommunerne kan imidlertid som betingelse for tilskud stille kravom, at bogføringsloven skal følges.

3.1.3.3 Hel eller delvis fritagelsesmulighed

Virksomheder m.v., der er pålagt bogføringspligt på grund af enten afgifts- eller skattepligt ellermodtagelse af direkte tilskud, kan efter ansøgning hos den relevante myndighed blive helt ellerdelvist fritaget fra bogføringspligten.

Bygger den ikke erhvervsdrivende virksomheds bogføringspligt på, at virksomheden er afgifts-eller fuldt eller begrænset skattepligtig, er rette fritagelsesmyndighed Told- ogSkattestyrelsen.

Fritagelse for den pligt, der opstår som led i betingelsen for at blive tildelt direkte tilskud givesaf den bevilgende myndighed i den danske statsadministration eller Den Europæiske Union.

Nævnte myndigheders godkendelse af anmodning om at fritage fra bogføringspligten måforventes typisk at ske, hvis virksomheden er uden formue eller af ubetydelig størrelse.Endvidere kan transaktionernes størrelse og hyppighed indgå i helhedsvurderingen iforbindelse med myndighedernes overvejelse og beslutning.

I de tilfælde, hvor hel eller delvis fritagelse kan blive relevant fra både Told- og Skattestyrelsenog fra tilskudsbevilgende myndigheder, bør virksomheden af praktiske grund indgive sinanmodning til Told- og Skattestyrelsen, der tager kontakt til og samarbejder med den andenmyndighed, således at der træffes en fælles afgørelse med mindst mulig administration tilfølge.

3.1.4 Undtagelser

3.1.4.1 Lov om statens regnskabsvæsen m.v.

Virksomheder og institutioner, som er omfattet af ”lov om statens regnskabsvæsen m.v.” erbogføringspligtige i henhold til denne lov. Loven omfatter alle statsinstitutioner samtinstitutioner, foreninger, fonde m.v., hvor vedkommende minister har bestemt, at lovens reglerskal finde anvendelse.

Selv om sådanne institutioner måtte have aktiviteter, som i større eller mindre omfang er aferhvervsmæssig karakter (f.eks. indtægtsdækket virksomhed), skal bogføring for disseaktiviteter ske efter loven om statens regnskabsvæsen m.v. Det er institutionen som sådan ogikke den enkelte delaktivitet, der er omfattet af denne lov.

Omvendt skal en virksomhed, der er omfattet af bogføringsloven, og som fx modtager etprojektbeløb fra en statsinstitution, der er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v., ogsom skal aflægge regnskab for projektbeløbet over for statsinstitutionen, bogføre på normalvis efter bogføringsloven, også for projektbeløbet.

3.1.4.2 Regnskabsregler efter lov om kommunernes styrelse.

Bogføringsloven gælder ikke for kommuner, amtskommuner, kommunale fællesskaber ogandre enheder, når disse udelukkende er omfattet af bestemmelser, der er fastlagt forkommunernes økonomi og budget, og underlagt kommunale regnskabsregler med hjemmel ilov om kommunernes styrelse.

Foruden hjemmel i nævnte lov kan der være tale om hjemmel i særlig lovgivning for denenkelte enhed eller visse selvejende institutioner.

Det er en betingelse for at være undtaget fra bogføringsloven, at hele foretagendet med alledens aktiviteter skal være omfattet af de regnskabsregler, der er fastsat ved eller i loven omkommunernes styrelse. Undtagelsen omfatter derfor ikke sådanne foretagender, der kunanvender den kommunale regnskabslovgivning for en bestemt aktivitet, der veddriftsoverenskomst drives i fællesskab med en kommune eller amtskommune, men i øvrigtskal følge bogføringsloven for den samlede virksomheds vedkommende på grund aferhvervsdrift eller afgifts- eller skattepligt.

3.1.5 Ikrafttrædelsesregler

3.1.5.1 Tidligere ikke bogføringspligtige

Nogle erhvervsdrivende danske virksomheder og nogle af de udenlandske virksomheder, derudøver erhvervsaktiviteter her i landet, har ikke tidligere skulle bogføre efter bogføringsloven.De får nu en sådan pligt til at bogføre og opbevare regnskabsmateriale.

Udover danske filialer m.v. af udenlandske virksomheder skal endvidere følgende i dentidligere bogføringslov undtagne virksomheder nu bogføre og opbevareregnskabsmateriale efter loven:

Ovennævnte danske aktiviteter og virksomheder har frist til at tilpasse sig reglerne i den nyelov frem til det regnskabsår, der påbegyndes den 1. januar 2001 eller senere.

Bogføringspligten virker derfor først på de af overgangsreglen omfattede virksomheder m.v.fra begyndelsen af virksomhedens regnskabsår, hvis dette starter den 1. januar 2001.Begynder regnskabsåret senere end denne dato, virker loven fra dette senere regnskabsårsbegyndelsestidspunkt.

3.1.5.2 Personlig virksomhed ved visse mindre landbrug m.v.

Loven indeholder en særlig undtagelsesregel for fysiske personer, der driverenkeltmandsvirksomhed, som er påbegyndt inden lovens ikrafttrædelse den 1. juli 1999.

Der er tale om små landbrug, skovbrug eller gartnerier og lignende, der efter den tidligerebogføringslov var fritaget for pligten til at bogføre. For at anvende denne undtagelse er det enbetingelse, at personen ikke driver anden erhvervsmæssig aktivitet. Reglen er først ogfremmest rettet mod enkeltmandsvirksomheder. Efter sin ordlyd kan bestemmelsenformentligt anvendes på interessentskaber, men så skal alle personerne opfylde kravet ompåbegyndt virksomhed inden lovens ikrafttræden.

De berettigede personer skal opfylde betingelserne i den tidligere lovs § 1, stk. 1, litra C, nr.35, 36 og 37. Der er først og fremmest tale om smålandbrug med et areal på under 15 ha.eller, såfremt arealet er større, med en offentlig ejendomsvurdering i 1970 på under kr.175.000, og gartnerier, planteskoler m.v. med en offentlig ejendomsvurdering i 1970 på underkr. 125.000.

Anvendelsen af undtagelsesreglen forudsætter, at virksomheden er påbegyndt inden lovensikrafttræden, den 1. juli 1999. Det skønnes at der er tale om få virksomheder af en ubetydeligestørrelse, idet virksomhederne ofte vil være bogføringspligtige efter skattereglerne.

Bestemmelsen retter sig kun mod fysiske personer, der på lovens ikrafttrædelsesdato ejer ogdriver de pågældende mindre landbrugsvirksomheder. Et ejerskifte af enhver art medførerbortfald af undtagelsen. Den nye ejer vil i princippet blive omfattet af bogføringsloven påanskaffelsestidspunktet, men vil herefter kunne drage nytte af den i afsnit 3.1.5.1 omtalteudskydelse af pligten til 1. januar 2001.

3.2. Regnskabspligt

Selvom virksomhederne ikke er omfattet af årsregnskabsloven eller de forfinansielle virksomheder særligt gældende årsregnskabsregler, skulle de efter denhidtidige bogføringsbekendtgørelses kapitel 2, udarbejde et årsregnskab. For dettegjaldt meget få og tildels sporadiske regler for balance, resultatopgørelse ogkapitalforklaring med enkelte noter .

Den nye bogføringslov indeholder ingen årsregnskabsregler men beskæftiger sig alene medbogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Det er hensigten, at samtlige regler om årsregnskaber for alle erhvervsdrivendevirksomheder med undtagelse af reglerne for de finansielle virksomheder skal samles i én nyårsregnskabslov. En sådan kan formentligt tidligst træde i kraft i 2001. Da de pågældendevirksomheder naturligvis også skal aflægge årsregnskab i tiden mellem de gamle reglersophævelse og en ny årsregnskabslovs ikrafttræden, er der givet Erhvervs- ogSelskabsstyrelsen bemyndigelse til at udstede en bekendtgørelse, der reelt fastfryserårsregnskabsreglerne, som de var i den hidtidige bogføringsbekendtgørelse, indtil den nyesamlede årsregnskabslov kan træde i kraft.

Dette skal gælde for de virksomheder, der var omfattet af den gamle lov. For de virksomheder,der med den nye bogføringslov er blevet bogføringspligtige for første gang, fastsættes ingenårsregnskabsbestemmelser før den nye årsregnskabslov. Dette stemmer godt overens medden ikrafttrædelsesfrist, der gælder for dem med hensyn til bogføring og opbevaring.

Om Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmel til at fastsætte bestemmelser omåbningsbalance og årsregnskab siger lovbemærkningerne:

”Bestemmelsen skal udnyttes til at videreføre de nugældende regler omregnskabsaflæggelse indenfor bogføringslovgivningen, således at kun de virksomheder, som på nuværende tidspunkt er omfattet af pligten til at aflæggeårsregnskab efter bogføringslovgivningen og via Mindstekravsbekendtgørelsen, skalpålægges regnskabspligt.

Reglerne for udarbejdelse af årsregnskaber indenfor bogføringslovgivningenvil dermed fortsætte i reelt uændret form, indtil der ved en kommende revision af årsregnskabsloven er taget stilling til, hvordan de fremover skal reguleres.Drøftelserne om nye regler for regnskabsaflæggelse kan derved behandles isammenhæng med reglerne om regnskabsaflæggelse for små virksomheder iårsregnskabsloven. Revisionsarbejdet er påbegyndt og forventes afsluttet i 1999 taktmed afslutningen af bestræbelserne for at modernisere og globalisereårsregnskabsaflæggelsen på internationalt niveau.”

udlejningsvirksomheder af fast ejendom eller dele heraf, hvis udlejning omfattedemindre end 25 lejemålmarketenderi-, pensionatsvirksomheder eller drift af hvilehjem og lignendemed regelmæssigt færre end tre fremmede medhjælpere beskæftigetskønheds- og fodpleje eller lignende eller rengøringsvirksomhed, herundervinduespolering, med regelmæssigt færre end to fremmede medhjælperebeskæftigetpersonlig virksomhed ved visse mindre landbrug m.v.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Alle fysiske og juridiske personer, der udøver erhvervsdrift, skal aflægge etårligt skattemæssigt regnskab eller opgørelse som grundlag for selvangivelsen. disseudarbejdes efter skattemæssige principper og regler, herunder formen, grundlagetog oplysningerne, som kræves i mindstekravsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 141 af 26.februar 1992 om skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget og årsregnskabet).

Her omtales de grundlæggende krav til bogføring og det overordnede regelsæt for beskrivelseaf anvendte systemer. Systembeskrivelserne behandles mere uddybende i kapitel 8.

De grundlæggende krav til bogføring findes i lovens § 6. I § 14 findes reglerne for beskrivelsenaf de systemer, der anvendes til at registrere transaktioner, hvorledes de registreres samthvorledes regnskabsmaterialet fremfindes og eventuelt udskrives i klarskrift, og hvorledes detopbevares.

4.1. God bogføringsskik

Enhver bogføring skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik.

Hvad er god bogføringsskik ?

God bogføringsskik er en retsstandard på linje med andre retsstandarder ilovgivningen, f.eks. god forretnings-, revisor-, advokat-, pengeinstitut-, forsikringsskik.En retlig standard kan defineres som en moralsk eller social målestok for en givenadfærd, som domstolene må udfylde og give indhold efter den til enhver tid gældenderetsopfattelse.

I lovgivning henvises til god skik for løbende at kunne tilpasse regelsættet tiludviklingen i faget, erhvervet og i samfundet i øvrigt, uden at loven selv nødvendigvisskal ændres i overensstemmelse med denne udvikling. Detailbestemmelserne ilovgivningen udtrykker her minimumsnormer for god skik. Disse normer skal fortolkesi lyset af den gode skik, og kravene til denne kan skærpes over tid, men kan ikkelempes uden lovændring.

Den gode bogføringsskik kan også beskrives som, hvad der til enhver tid anses forgod skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet.

Fortolkning, fastlæggelse og efterlevelse af den gode bogføringsskik skal ske ud fra ensammenligning med de sædvaner og den praksis, der til enhver tid er gældende blandt dekyndige og ansvarsbevidste fagfolk. Personerne inden for de forskellige fag benytter sig af defor standen almindeligt anerkendte fremgangsmåder, der løbende tilpasses i takt medudviklingen.

4.2. Art og omfang

Loven fastsætter bredt, hvem der skal bogføre m.v. Herved er blandt andet en del tidligereundtagne virksomheder blevet omfattet. For at tilgodese dette forudsættes det, at kravene omefterlevelse af loven tilpasses til virksomhedernes behov ved at henvise til deres art ogomfang.

Loven nævner flere steder, at der skal tages hensyn virksomhedens art og omfang. Heriligger, at virksomheden altid skal vurdere sine aktiviteters og transaktioners art og omfang,når den indretter bogføringen.

Vurderingen af art og omfang er væsentlige faktorer, når man skal fortolke delovbestemte krav til bogføringens tilrettelæggelse og udførelse. Kravene tilbogføringens tilrettelæggelse og udførelse afhænger herved af virksomhedens størrelse i bredforstand, antallet af transaktioner, deres økonomiske omfang og sammenhænge. Men ogsåandre forhold kan være af betydning, fx virksomhedens branche,grænseoverskridende karaktér og kompleksitet samt særlige hensyn til interessegrupperne.

Virksomheder af ubetydeligt omfang eller meget lille aktivitet behøver derfor ikke at lavebeskrivelser i samme omfang som de større og mere komplekse virksomheder. Ofte vil det hervære tilstrækkeligt med en kortfattet beskrivelse af bogføringens organisation og indretning,forretningsgange, bogføringsmetode, herunder tekniske hjælpemidler og konteringsinstruks.

Meget små virksomheder kan indrette bogføringen til et absolut minimum i modsætning til denstørre detaljeringsgrad i større virksomheder. Der er på grund af mange af de meget småvirksomheders enkle forhold ikke nødvendigvis behov for interne kontroller på samme mådesom i større virksomheder, og beskrivelse af bogføringen kan oftest holdes på et absolutminimumsniveau.

På baggrund af henvisning til art og omfang udgør de lovpligtige krav til bogføring i meget småvirksomheder og virksomheder af ubetydelige omfang ofte ikke mere end, hvad der ernødvendigt for at kunne dokumentere skatteregnskabet, moms- eller tilskudsregnskabet.

I virksomheder med få registreringer vil bogføringen ofte have en tendens til atvære selvforklarende. Her kan sådanne indlysende og logiske sammenhænge mellemtransaktionerne og deres afspejling som registreringer meget ofte lægge op til særdeles lavekrav til beskrivelsen af opbygningen af bogføringen. Det kan i sådannevirksomheders systembeskrivelse bl.a. gå ud på at undlade en egentlig konteringsinstruks. Imange tilfælde vil der nemlig være tale om så elementære, alment forudsatte konti og behov,at det vil være overflødigt at udarbejde en formel beskrivelse heraf. I andre tilfælde vil enkontoplan uden nærmere instrukser for kontienes anvendelse være dækkende.

Meget vil også afhænge af, hvor udbyggede, specialiserede og sofistikerede IT-systemer virksomheden benytter sig af. Med standardsystemer kan man i stort omfang holdesig til systemleverandørens standardbeskrivelser og undgå særskilte beskrivelser. Denbogføringspligtige skal dog stadig skønne over disse beskrivelsers egnethed, da der ikke altidleveres kvalitet i denne henseende. Den virksomhed, der stadig anvender papirbaseretbogholderi, vil naturligvis have mere simple beskrivelser.

Art og omfang skal endvidere indgå i vurderingen af og overvejelsen om omfanget ognødvendigheden af andre interne kontroller såsom fastsættelse af krav til afstemninger mellemregistreringerne og beholdningerne og afstemningernes hyppighed.

Er virksomheden på grund af art og omfang ude af stand til at registrere de enkelte køb ellersalg snarest muligt efter transaktionstidspunktet, kan virksomheden i visse tilfælde vælge atregistrere på betalingstidspunktet.

4.3. Overblik

Det følger af god bogføringsskik, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres påen overskuelig måde for at give et klart overblik over virksomhedens dispositioner.

Overalt i loven forudsættes efter lovens forarbejder og lovens § 14, stk.1, at en person udenfor virksomheden, der besidder en rimelig eller almindelig viden om bogføring og edb – en”gennemsnitsperson” - uden besvær kan følge, hvorledes bogføringssystemet fungerer idetaljer.

Overskueligheden og overblikket vanskeliggøres ved mangelfuld beskrivelse især i større ogmere komplekse systemer og sløres ved mange rettelser og rettelsesregistreringer (om- ogefterposteringer).

4.4. Sikkerhed

Den bogføringspligtige skal etablere og løbende opretholde et tilfredsstillende, sikkertbogføringsmiljø. Heri skal indgå de interne kontroller og procedurer, der er nødvendige for atsikre, at regnskabsmaterialet ikke forsvinder ved forsætlige eller uagtsomme handlinger.

Endvidere skal sikkerhedsforanstaltninger i det mindste sikre mod ødelæggelse,forsvinden eller forvanskning af bogføringen samt mod fejl eller misbrug.

Her kan der findes god vejledning i den tidligere bogføringsbekendtgørelses bestemmelser omopbevaring på edb og kontrolforanstaltninger i sammenhæng hermed. Se her den citeredetekst i rammen.

Regler i den tidligere bekendtgørelse om opbevaring af bogføringsmaterialet påmikrofilm, elektronisk medier eller lignende:

”Bogføringspligtige, der benytter mikrofilm, elektroniske medier eller lignende, skalgennem passende kontrolforanstaltninger sikre:

Anskaffer eller ændrer den bogføringspligtige det for gengivelsen nødvendige udstyr,skal regnskabsmaterialet forinden udskrives i sin originale form eller overføres til etandet medie, således at gengivelse fortsat kan finde sted.”

Selvom de citerede detailbestemmelser er fjernet fra loven, betyder det ikke, at kravene reelter ophævet. Opfyldelsen af disse må i vid udstrækning stadig vurderes som godbogføringsskik.

Interne kontroller til sikring mod bogføringsmaterialets ødelæggelse eller forsvinden indrettesnormalt ved fysiske adgangskontroller til materialet og overordnede krav til de fysiske ellerelektroniske opbevaringsfaciliteter.

Gennem effektiv anvendelse af forskellige fysiske eller elektroniske brugerkontroller kanvirksomheden desuden forhindre fremmede personer i at bogføre udentilladelse. Brugerkontrollen skal naturligvis tilpasses det af virksomheden anvendte system.

4.5. Regnskabsmaterialet

Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighedog nøjagtighed, er i loven benævnt med det fælles udtryk: regnskabsmateriale.

KapitelGenerelle grundlæggende krav til bogføring ogbeskrivelser af anvendte systemer

4

at alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale,overføres til mediet inden det originale materiale makuleres,at mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, inden detoriginale materiale makuleres,at mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhedensikres indtil udløbet af opbevaringspligten,at mediet arkiveres således, at et udvalgt bilag hurtigt kan findes, ogat der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse eranbragt således, at de ikke ødelægges, stjæles m.v. sammen med detoriginale materiale.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Ifølge loven anses følgende materiale som virksomhedens regnskabsmateriale:

4.5.1 Registreringer

En registrering er den fastholdelse af en transaktion - handling eller hændelse og forhold aføkonomisk karakter - der sker ved indføring i virksomhedens bogføring.

Registreringer kaldes også posteringer, fordi der dannes poster i bogføringen til at afspejle defaktiske økonomiske hændelser eller forhold. Alt efter det valgte bogholderisystem kanregistreringer foretages på papir, maskine eller i et IT-system ved indtastning eller -læsning.

En registrering i virksomhedens hoved- eller finansbogholderi kan være sammensat af flereenkeltregistreringer i reskontro- eller andre under- eller subbogholderier. Er dette tilfældet,anses såvel de enkeltstående registreringer i delsystemerne som samleregistreringerne somværende registreringer i henhold til bogføringsloven, og begge registreringstyper er således endel af regnskabsmaterialet.

Under visse omstændigheder kan en registrering i lovens forstand teknisk set bestå af fleredelregistreringer, der kan have betydning for kontrolsporet, afhængigt af deres bevisværdi ogudsagnsmæssige stilling. Delregistreringer udgør i praksis ikke selvstændigeregistreringsposter, se herom under afsnit 4.6.2.2. Bemærk dog, at skattemæssigekontrolhensyn kan føre til større krav til dokumentation og oplysning end driftsøkonomiskehensyn tilsiger.

Der skal af hensyn til efterfølgende dokumentation foreligge bilag på papir eller elektroniskmedie for enhver foretagen registrering, se afsnit 4.5.4 og kapitel 6.

Lovens krav til registreringernes kvalitative og tidsmæssige betingelser er beskrevet mereuddybende i kapitel 5.

4.5.2 Beskrivelse af bogføringssystemet

Den bogføringspligtige skal udarbejde en beskrivelse af, hvor, hvorledes, hvordan og hvornårvirksomheden registrerer transaktioner og hændelser. Kravene er ikke ændret synderligt iforhold til den tidligere bogføringsbekendtgørelse.

Beskrivelsen skal omfatte en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse afvirksomhedens anvendte systemer, både de manuelle forretningsgange ellerarbejdsrutiner og IT-systemer, herunder systemernes interne kontroller.

Kravet til beskrivelsen skal ikke lægge an på personer, der er uvidende om bogføring. Denskal sikre, at personer udefra med et rimelig eller almindelig kendskab til bogføring og IT-teknologi kan følge, hvorledes bogføringssystemet fungerer, og benytte systemerne.

Virksomheder, hvis ejere eller medarbejdere har et fremmed sprog som hovedsprog, kunnetænkes at udarbejde beskrivelser m.m. på dette sprog. Af hensyn til danske myndigheder skalbeskrivelsen her affattes på et for danske offentlige myndigheder naturligt sprog medanvendelse af almindelig sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området. Efterbemærkningerne til forslaget til bogføringsloven er disse sprog for tiden dansk, svensk, norskog engelsk.

Beskrivelsen af registrering af transaktioner skal i det mindste omfattetilstrækkelige oplysninger om:

Se den mere uddybende omtale af bogføringsbeskrivelser i afsnit 8.1.1 til 8.1.3.

4.5.3 Beskrivelse af systemer til at opbevare og fremfinde materialet

Den bogføringspligtige skal ligesom efter de hidtidige regler udarbejde en beskrivelse afsystemerne til regnskabsmaterialets opbevaring.

Beskrivelsen kan afpasses til aktiviteternes art og omfang. En person udefra med en rimeligviden om regnskab og den anvendte teknologi skal dog til enhver tid kunne følge, hvorledesregnskabsmaterialet opbevares, fremfindes og ved arkivering på maskinlæsbart mediumudskrives i klarskrift.

Beskrivelsen af systemer til opbevaring af regnskabsmateriale skal i det mindsteindeholde tilstrækkelige oplysninger om:

4.5.4 Bilag og anden dokumentation

Bilagene udgør naturligvis et meget vigtigt materiale til dokumentation for registreringerne aftransaktioner eller påvirkninger af økonomisk karakter.

Bilag skal kunne bevise registreringernes rigtighed og gøre det muligt at konstatere, omtransaktionerne registreres i den rigtige periode og med korrekte beløb.

Hver eneste registrering af transaktioner og hændelser skal dokumenteres ved bilag. Bilag erikke blot papirbilag, men enhver form for dokumentation, der er nødvendig af hensyn tiltransaktions- eller kontrolsporet, regnes som bilag.

Loven definerer bilag som enhver nødvendig dokumentation uanset detanvendte lagringsmedie. I lovteksten er særskilt nævnt dokumentation på elektroniskmedie, mikrofilm, papir eller andet medie.

4.5.5 Oplysninger i øvrigt

Øvrige oplysninger, som er nødvendige for at verificere registreringernes rigtighed - under étkaldet kontrolsporet - er ligeledes en del af den bogføringspligtiges regnskabsmateriale.

Notater i forbindelse med møde med samhandelspartnere eller telefoniske bestillinger kan inogle situationer godt tænkes at have stort set samme betydning for dokumentationen afregistreringer og kontrolsporet som egentlige bilag.

Betingede aftaler, hensigtserklæringer og lignende, korrespondance, kontrakter og indgåedeaftaler om primære og afledte finansielle kontrakter udgør ofte "øvrige oplysninger”. Heri kanefter omstændighederne også indgå de i afsnit 4.5.6 nævnte supplerende alternativeregnskabstyper, fx kompetenceregnskab.

4.5.6 Regnskaber

Regnskaber i loven omfatter først og fremmest alle driftsøkonomiske regnskaber, der krævesudarbejdet i henhold til lovgivningen, f.eks. årsregnskabsloven.

Ved et regnskab forstås her følgende:

De oplistede regnskaber er alle regnskaber, der skal formidle oplysninger tileksterne interessegrupper - herunder berørte myndigheder - om virksomhedensøkonomiske forhold, der bygger på registreringerne i bogføringen.

Lovpligtige regnskaber omfatter også eventuelle årsberetning, pengestrømsopgørelse, hoved-og nøgletal m.v., hvor krav herom fremgår af lovgivningen. Er ikke krævede rapporter ogregnskaber medtaget i dokumentenheden, vedhæftet eller på anden måde hører sammenmed årsregnskab m.v., regnes de dog i praksis med i regnskabsmaterialet. D.v.s. atvirksomhedens samlede årsrapport sædvanligvis udgør årsregnskabet efter bogføringsloven.

Perioderegnskaber og andre tilsvarende regnskaber, som virksomhedenudelukkende udarbejder til internt brug, vil normalt ikke være omfattet af bogføringslovensregnskabsmateriale, fordi de ikke skal udarbejdes i henhold til en lovgivning. Doger halvårsmeddelelser for børsnoterede og statslige aktieselskaber bestemt til offentliggørelseog eksternt brug lovpligtige og dermed regnskabsmateriale i lovens forstand.

Udarbejdes til brug for skatte- eller tilsynsmyndighed alene delelementer af etårsregnskab, således som dette er defineret i årsregnskabsloven, fx kun enresultatopgørelse eller en balance, anses sådanne delelementer også for et regnskab ibogføringslovens forstand.

Skatteregnskaber og -opgørelser mv., der er udarbejdet efter skattelovgivningen er ogsåregnskabsmateriale ifølge bogføringsloven. Til et sådant regnskabsmateriale hører den - foralle bogføringspligtige påbudte – årlige skatteopgørelse, der skal indfri de krav om form ogindhold, som er sat i mindstekravsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 141 af 26. februar1992 om skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget og årsregnskabet).

I stedet for et egentligt skattemæssigt opgjort årsregnskab acceptererskattemyndighederne det driftsøkonomisk årsregnskab, hvis dette suppleres med skattemæssige opgørelser, korrektioner og supplerende oplysninger, der tilsammen opfylderkravene i skattelovgivningen om opgørelse efter skattemæssige principper og medoplysninger i henhold til mindstekravsbekendtgørelsen. Denne form er blevet denmest almindelige i praksis for virksomheder, der udarbejder driftsøkonomiskeårsregnskaber. Etiske, sociale, holistiske ”regnskaber” eller ”kompetenceregnskaber(videnregnskaber)” er ikke et regnskab efter bogføringslovens terminologi, da de ikkeanvender penge som gennemgående måleenhed. I øvrigt kræves udarbejdelsen af disse ikkei lovgivningen, men sker af frivillighedens vej. En anden ting er, at det ofte vil være nødvendigtat medtage sådanne rapporter eller ekstrakter i det lovpligtige regnskab, hvor de ernødvendige til at opnå et retvisende billede af virksomheden, fx som led i årsberetningen ellersom en supplerende ”note”.

Selvom virksomheden eller dets produktionssteder er omfattet af pligten til ataflægge ”miljøregnskab” (”grønt regnskab”) i henhold til miljøbeskyttelsesloven, vil selve det”grønne regnskab” ikke være omfattet af bogføringslovens regnskabsmateriale. Indgår det”grønne regnskab” i det samlede årsregnskab (årsrapport), kan det konkret blive opfattet somregnskabsmateriale.

De ovenomtalte supplerende rapporter - i gængs tale benævnt ”regnskaber” - mangler såvelsystematisk sammenhæng med det finansielle regnskab som den fælles finansielle størrelse

registreringer, herunder transaktionssporetbeskrivelse af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk udvekslingbeskrivelse af systemer til at opbevare og fremfinde regnskabsmaterialebilag og anden dokumentationoplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporetregnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, ogrevisionsprotokoller

Hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, derdanner grundlag for registreringer, herunder aftaler om elektronisk udveksling afdata, der registreres hos modtager.Hvorledes systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig registreringaf transaktioner, herunder konteringsinstruks, anvendte IT-systemer, manuellerutiner mv.Hvorledes registreringer kan genereres automatisk, herunderberegningsgrundlag og beregningsformler.

De metoder, der benyttes ved opbevaring af regnskabsmateriale, f.eks.papirbaseret eller elektronisk lagret.Hvorledes regnskabsmaterialet fremfindes og udskrives i klarskrift,herunder oplysninger om adgangskoder mv., og om hvorledes krypterede data oversættes.Hvorledes registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner.

et årsregnskabandre perioderegnskaberet andet regnskab elleren tilsvarende regnskabsopstilling eller –opgørelsesærskilt tilskudsregnskab, hvis det er en betingelse for opnåelse af tilskuddet

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

og måleenhed i form af møntenheden. Endvidere bygger sådanne supplerende rapporter oftepå en mangfoldighed af oplysninger, der næppe i almindelighed på en hensigtsmæssig mådekan indpasses i virksomhedens almindelige bogføring. Yderligere kan de forhold, derbeskrives i rapporterne ikke opgøres med samme nøjagtighed og objektivitet som finansielledispositioner. Her sker dog en udvikling på basis af andre systemer end det klassiskeøkonomiske bogføringssystem – ”det dobbelte bogholderi”. I fremtiden vil sådanne rapporterformentlig blive en naturlig del af regnskabsmaterialet.

4.5.7 Revisionsprotokoller

Revisionsprotokoller, der er revisors kommunikationsmedie til beskrivelse af udførelsen ogomfanget af revision som følge af krav i lovgivningen, vedtægter eller efter aftale med revisorshvervgiver, indgår som en del af regnskabsmaterialet.

Begrundelsen for at medtage revisionsprotokollen som en del af regnskabsmaterialet er, atrevisionsprotokollen ofte indeholder væsentlig information for forståelsen af virksomhedensårsregnskab. Sådanne regnskabsmæssige informationer kan fx være analyser,sammenligninger, specifikationer mv.

Revisionsprotokollen har i øvrigt en sammenhæng med ledelsens forvaltning af bogføring ogregnskabsaflæggelse, som gør det naturligt, at der eksisterer samme regler forrevisionsprotokollens opbevaring som for det øvrige regnskabsmateriale.

4.6. Fælles for alle fremgangsmåder

Selvom der er forskellige fremgangsmåder til opfyldelse af denbogføringspligtiges bogføringsopgave, f.eks. anvendelse af IT-teknologi, maskinelle ellermanuelle løsninger, er der visse fælles materielle krav til bogføringens rammer.

De fælles krav gælder beskrivelse af systemer til registrering og opbevaring afregnskabsmaterialet, krav til registreringerne og transaktionssporet, bogføringenstilrettelæggelse og overensstemmelse med god bogføringsskik, krav til dokumentationen ogoplysninger i øvrigt, der er nødvendige for kontrolsporet og opbevaringskravene.

Virksomheder skal udarbejde en efter dens art og omfang afpasset beskrivelse af registreringaf transaktioner. Der henvises til omtalen i afsnit 4.5.2 og den uddybende omtale i afsnittene8.1.1 til 8.1.3.

4.6.1 Transaktionsspor

Registreringerne og i det hele taget transaktionssporet er en del af regnskabsmaterialet.

Ved transaktionssporet forstås ifølge bogføringsloven ”den sammenhæng, der er mellem deenkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte eller afgiftsopgørelse,tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold tillovgivning.”

Alle registreringer skal kunne følges til de lovpligtige regnskaber m.m., ligesom tallene i disseregnskaber m.m. skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat.

4.6.1.1 Hvad menes der med transaktionsspor ?

Transaktionssporet er et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at man til enhver tidkan kontrollere, om alle registreringerne af transaktioner og hændelser er medtaget iregnskabet m.m., og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af.

Figur 3: Transaktionssporet

Transaktionssporet sikrer ved sine oplysninger om sammenhængen mellemregnskabets enkeltposter med registreringerne, at det kan kontrolleres, at alle registreringer erindeholdt i regnskabet m.m. Det samme gælder for den omvendte situation, hvor der tagesudgangspunkt i den enkelte registrering, der så kan følges til en post i regnskabet.

4.6.1.2 Problematik

Kravet om et transaktionsspor medfører, at den bogføringspligtige - under hensyntagen tilvirksomhedens art og omfang - i systembeskrivelsen dokumenterer, hvorledes de enkelteregistreringer via konti i bogføringen samles til poster i regnskabet m.m.

Omfanget og detaljeringsgraden i beskrivelsen af transaktionssporet afhængeraf virksomhedens størrelse og antallet af transaktioner samt bogføringens kompleksitet ogintegration.

Det er derfor ikke muligt entydigt at give faste regler om indholdet i beskrivelsen, der dækkerenhver virksomhed. Bemærk her indvirkningen af vurderingen af virksomhedens art ogomfang i afsnit 4.2.

4.6.2 Kontrolspor

Oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet, er ligesom transaktionssporet en del afvirksomhedens regnskabsmateriale.

Loven definerer kontrolsporet som ”de oplysninger, der dokumentererregistreringernes rigtighed.”

Enhver registrering skal indeholde oplysning, der gør det muligt at finde detdokumentationsmateriale, der ligger til grund for registreringen, dvs. oplysning omentydig identifikation eller reference, som f.eks. bilagsnummer.

Tilsvarende skal dokumentationsmaterialet indeholde oplysninger, der gør det muligt at findeden tilhørende registrering i bogføringen.

4.6.2.1 Hvad menes der med kontrolspor?

Kontrolsporet er et samleudtryk for de oplysninger, der skal sikre, at det altid er muligt atverificere grundlaget for de enkelte registreringer.

De enkelte registreringer skal ifølge loven altid dokumenteres ved et bilag.

Figur 4: Kontrolspor

Kontrolsporet eksisterer,

Systembeskrivelsens omtale af kontrolforanstaltninger og -rutiner i bogføringenog forretningsgange - ofte omtalt som interne kontroller eller ledelseskontroller – er også endel af kontrolsporet.

Kontrolsporet oplyser om grundlaget for korrekt registrering af transaktioner ogandre økonomiske hændelser, der er indtruffet.

Kontrolsporet omhandler således de enkelte registreringers rigtighed, deres verifikation ogbevis. Dvs. at kontrolsporet indeholder oplysninger, der muliggør, at dokumentationen forrigtigheden af disse kan findes og er til stede. Kontrolsporet er en fokusering på den enkelteregistrering og dens grundlag i form af den dokumentation, der beviser rigtigheden af enforetagen transaktion eller indtruffen hændelse.

Kontrolsporet sammenkæder registreringen med dens dokumentation og omvendt, dvs. ensammenkædning nedad og i dybden.

Modsat kontrolsporet, der oplyser om sammenkædning af en enkelt registrering af entransaktion med dokumentationen herfor, giver transaktionssporet oplysning om den indresammenhæng mellem regnskabets poster og de enkelte registreringer eller omvendt, dvs. enhorisontal sammenhæng uden direkte fokusering på dokumentationsmaterialet for de enkelteregistreringer.

4.6.2.2 Problematik

Et ofte stillet spørgsmål om kontrolsporet er, hvor meget der skal opbevaressom dokumentationsmateriale?

Ethvert materiale, der er nødvendigt til at dokumentere en registrering, skal opbevares. Dvs.det materiale, som giver bevis for, at transaktionen faktisk er sket og for de omstændigheder,som denne har afstedkommet såvel før, under som efter transaktionens gennemførelse.

Heri ligger ikke, at alt materiale, som genereres forud for en registrering, skal gemmes, menalene hvad der er nødvendigt for at kunne dokumentere registreringen. I modsat fald vil denteknologiske udvikling ofte medføre, at der skal gemmes mere og mere regnskabsmateriale itakt med, at der genereres materiale til eksempelvis statistisk formål og analyser m.v.

Lovens bestemmelse om tilstedeværelsen af kontrolspor må udfyldes og fastlægges konkretaf den bogføringspligtige selv i beskrivelsen af det anvendte registreringssystem. Tillæggerden bogføringspligtige det værdi, at interne kontroller udføres ud fra og påregnskabsmaterialet, må dette betragtes som bilag eller en del af enregistrerings dokumentationsmateriale.

Kontrolsporet kan ændre sig over tid for den enkelte registrering. Hvad der tidligt i forløbet ernødvendig dokumentation for en registrering, behøver derfor ikke være det senere i forløbet,hvor det kan være afløst af et nyt dokumentationsmateriale med større beviskraft.

Ofte fører en begivenhed til, at virksomheden foretager noteringer heraf, fx ved udstedelse afordrebekræftelser eller - ved egen initiering af hændelsen – ordrebestilling, accept af aftalem.m.

I den sammenhæng er det et spørgsmål, hvornår dokumentationsfasen begynder, således aten oplysning bliver dokumentation for en registrering og derved en del af kontrolsporet.

når det er muligt ved oplysninger i registreringen at identificere og fremfindegrundlaget for denne , dvs. bilag der dokumenterer registreringen og herfravidere til eventuelle underbilag og andet nødvendigt materiale udstedt som følgeaf transaktionen, ognår de enkelte bilag (dokumentationen for registreringen) er forsynet medsamme tydelige og éntydige identifikation af kontrolsporet, som fremgår afregistreringen. (Normalt ved påførsel af bilagsnummer, kontering, datering forregistrering og attest for udførelse).

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Som udgangspunkt begynder kontrolsporet, når virksomheden bliver bekendt med entransaktion eller hændelse med økonomisk konsekvens for virksomheden, og som samtidigteller efterfølgende fører til en registrering i bogføringen. Kendskab herom kan ske på mangemåder og stamme fra kilder i virksomheden selv eller udenfor.

Ikke enhver oplysning om transaktioner eller hændelser har imidlertid denudsagnseller bevisværdi, der gør, at den kan være relevant som dokumentation.

Dette gælder så meget desto mere, hvis der findes andet materiale med andreoplysninger, der er bedre egnet til at dokumentere transaktionen end den tidligeredokumentation.

Det kan fx være, at de andre – nye - oplysninger hidrører fra ekstern,tilstrækkelig dokumentation, medens den tidligere dokumentation er intern. Det kan ogsåvære, at den tidligere dokumentation bliver overflødig, fordi en senere dokumentation medmindst lige så stor bevisværdi bedre beskriver transaktionen. Eller også er den tidligeredokumentation for uoverskuelig eller omfangsrig uden at forbedre udsagns- eller bevisværdienaf den nyere dokumentation.

Eksempel 1

Et eksempel kan være et teleselskab, som gemmer oplysninger om hverttelefonopkald, en kunde foretager. Dvs. oplysninger om, hvornår en kunde ringer,hvilket nummer der ringes til og hvor lang tid, der ringes osv. Teleselskabet har iprincippet på tidspunktet for hvert telefonopkald foretaget et salg til kunden og er nødttil at registrere oplysningerne med henblik på (en senere) fakturering.

Er disse oplysninger en del af transaktionssporet eller kontrolsporet?

Her er det nødvendigt at vurdere, om det er nødvendigt dokumentationsmateriale, ogom det senere bliver erstattet af et andet materiale, der er tilstrækkelig dokumentationi sig selv.

Teleselskabet udskriver på et tidspunkt en faktura med specifikation opgjort pågrundlag af de akkumulerede oplysninger. Denne faktura kan kunden tage stilling tilog betale. På et tidspunkt efter betaling har kunden fortabt sin reklamationsret overopgørelsen.

Efter dette tidspunkt kan teleselskabet dokumentere sin salgsregistrering ved denudstedte faktura, herunder dokumentation for, at den er betalt. Tidligere oplysningerom de enkelte telefonopkald er nu ikke længere nødvendig dokumentation, fordi dernu foreligger en betalt faktura mellem to uafhængige parter. Fakturaen skal dogindeholde et vist minimum af oplysninger, så den kan medføre en korrekt registrering ibogføringen og dermed i regnskab eller anden opgørelse.

Et andet eksempel på en salgstransaktion.

Eksempel 2

En salgstransaktion starter ofte ved en kundes bestilling, der kan ske mundtligt ellerskriftligt. Uanset ordrebekræftelse sendes eller ej, vil virksomheden på en eller andenmåde notere ordren, og henvise til kundens bestilling på den samtidigt medleveringen eller efterfølgende fremsendte salgsfaktura. Salgsfakturaen kan også væreudvekslet elektronisk. Registreringen i bogføringen sker på basis af kopien afsalgsfakturaen, der derfor er et vigtigt led i kontrolsporet.

Indtil kunden endeligt har accepteret fakturaen og fortabt sin reklamationsreteksempelvis ved passivitet en vis periode efter sin betaling, skal virksomheden kunnedokumentere salget ved f.eks. kundeordre, ordrebekræftelse, fragtbrev,lagerudleveringsliste, følgesedler, kundens accept for modtagelse m.v.

Efter at kunden endeligt har accepteret fakturaen og fortabt sin reklamationsret, er detsom udgangspunkt imidlertid tilstrækkeligt for virksomheden at kunne dokumenteresalget ved den udstedte faktura, herunder dokumentation for dens betaling.

Modtagers accept af fakturaen bl.a. ved betaling fra den uafhængige part (kunden) vil- som i tele-eksemplet ovenfor - derfor efter loven kunne erstatte tidligere internebilag i virksomheden, jf. lovens krav om verifikation af grundlaget for en registrering.

Bemærk, at alle de i eksemplet nævnte dokumenter principielt er dele af kontrolsporet, derbeviser registreringens rigtighed. De skal derfor som udgangspunkt og som nævnt i eksempletopbevares i en vis kortere periode som en del af regnskabsmaterialet.

De udstedte eller modtagne dokumenter kan være forsynet med attestationereller påtegninger, som hidrører fra de interne kontroller i virksomhedensforretningsgang. Foretages sådanne kontroller og godkendelser direkte ved dataskærme, skaldet af registreringen fremgå, hvilke autoriserede personer i virksomheden, der har udført dissekontroller.

Den bogføringpligtige kan af kontrolmæssige grunde eller af revisionsmæssige og andrehensyn vælge at opbevare hele eller dele af vigtigt internt dokumentationsmateriale, der ellersefter loven sædvanligvis ville kunne makuleres. Her skal man også være opmærksom påmuligheden af særlige kontrolkrav fra skattemyndighedernes side.

I begge de anførte eksempler er der lagt vægt på, at aftager på et tidspunkt efter leveringen ogbetalingen fortaber sin reklamationsret og dermed anses for at have accepteret modtagelsenaf leverancen og fakturaen. Der er ikke her taget stilling til, hvornår en sådan fortabelse afindsigelser foreligger. Dette kræver en konkret juridisk stillingtagen.

Ved bogføring af løn kan der på tilsvarende måde som i de anførte salgseksempler blive taleom, at et senere udarbejdet internt dokumentationsmateriale kan erstatte et tidligere interntmateriale.

Eksempel 3

Lønudbetaling til timelønnede medarbejdere sker på baggrund af en opgørelse, derafhænger af, hvor mange timer den enkelte medarbejder faktisk har arbejdet,arbejdsopgaver eller art, aftalte lønsatser samt tillæg og fradrag mm. Inddata tilopgørelsen kan komme fra ur- eller stempelkort, udfyldte dag- eller ugesedler ellerlignende, og opgørelsen kan være udarbejdet manuelt, elektronisk eller maskinelt.

Denne opgørelse vil som udgangspunkt være nødvendigt dokumentationsmaterialefor den tilhørende registrering af lønudgiften i bogføringen.

Medarbejderen vil sædvanligvis i forbindelse med lønudbetalingen eller –overførslenmodtage en lønopgørelse eller lønseddel, hvorpå antallet af timer, satser mv. eranført.

På et tidspunkt efter lønudbetalingen har medarbejderen fortabt sin indsigelsesretvedrørende lønopgørelsen, herunder det til grund liggende timeantal. Virksomhedensoprindelige materiale, der dannede baggrund for lønopgørelsen, vil herefter ikkelængere være nødvendigt dokumentationsmateriale for registreringen.

Som det gælder for den tidligere nævnte reklamationsfrist i eksemplerne om salg, kræver detogså i løneksemplet en konkret juridisk stillingtagen til, hvornår medarbejderen kan sigesendeligt at have accepteret sin lønopgørelse og derved have fortabt sin indsigelsesret over forfejl og mangler i opgørelsen.

Det bemærkes, at hvis timeopgørelsen for den enkelte medarbejder bruges i anden anledning- eksempelvis ved opgørelse af igangværende produktion eller arbejder - kan opgørelsen ogsåvære nødvendigt dokumentationsmateriale i denne sammenhæng.

Procedurer og kriterier for ændring af materialets bogføringsmæssige status som beskrevetovenfor i dette afsnit skal beskrives udførligt i beskrivelsen af bogføringssystemet efter lovens§ 14.

5.1. Nøjagtigt og snarest muligt

Virksomheden skal registrere alle transaktioner nøjagtigt i sin bogføring, jf. lovens § 7, stk. 1.Registreringen skal ske snarest muligt efter, at de handlinger og hændelser, der skalregistreres, forekommer, jf. samme paragraf. Dvs. at bogføringen skal være fuldstændig ogkorrekt med hensyn til transaktionernes kontering, datering og beløb.

Hovedregel: snarest muligt uden hensyn til tidspunktet for betalingen.

Det ligger i ordene ”snarest muligt”, at det ikke er tilladt at udskyde registreringerne aftransaktionerne til senere betalingstidspunkter, medmindre virksomheden på grund af art elleromfang normalt registrerer ved betaling eller ikke er i stand til registrere de enkeltvise salgs-og købstransaktioner på transaktionstidspunktet eller umiddelbart efter.

Hvert enkelt salg, køb eller disponering af omkostning og den i forbindelse hermed senereafledte ind- og udbetalingstransaktion er hver især særskilte transaktioner, der principielt skalregistreres enkeltvis og separat som transaktioner i bogføringen.

Sumbeløb af flere ensartede transaktioner kan dog registreres i stedet, hvis de har referencetil og dokumenteres ved manuelt eller maskinelt udarbejdede bilag. Sådanne bilag er f.eks.lister, opgørelse, journaler - i handelsvirksomheder endvidere kassestrimler - der specificereroplysninger fra de enkelte transaktioner, herunder reference til disse, og dokumenterersumbeløbet.

I integrerede IT-systemer skal det registrerede sumbeløb kunne verificeres og udskrives somsærskilte bilag ved dannelse og lagring. De enkelte transaktioner, der indgår i sådannesumbeløb, skal ligeledes kunne udskrives i klarskrift som bilag. Disse skal dokumentere denenkelte transaktion og indeholde de oplysninger, der er nødvendig for at identificerekontrolsporet.

Undtagelse: kontant salg

Virksomhedens art og omfang kan betyde, at den registrerer salgs- og købstransaktioner vedtidspunktet for betaling. Dette er naturligvis tilfældet for virksomheder, der handler kontant,men det kan også være aktuelt i de tilfælde, hvor tiden mellem købs- eller salgstransaktionenog betalingen herfor er kort. Dette gælder navnlig ved detailhandel til forbrugere.

Kapitel

Registreringer5

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Følger den bogføringspligtige denne metode, skal denne benyttes konsekvent, så det sikres,at alle transaktioner af samme art registreres efter samme mønster.

5.2. Alle transaktioner

Ordet transaktioner skal overalt i loven tolkes bredt og omfatter udover egentlige transaktioner(handlinger) også hændelser med økonomiske konsekvenser for virksomheden.

Transaktioner i mere snæver forstand er f.eks. køb, salg, lønafregning, likvidebevægelser, optagelse af lån og indfrielse af gæld. Men loven omfatter med udtrykket transaktioner også andre forhold af økonomisk betydning for virksomheden.Derfor hører herunder også de rent regnskabsmæssige dispositioner som fx af-, ned-og opskrivninger af balanceposter og hensættelser samt rente-, rabat- og lignendeberegninger.

Bestemmelsen om registrering af alle transaktioner skal ses i konsekvens af lovens krav omtransaktionsspor, hvorefter alle regnskabets poster skal kunne opløses i og følges til deenkelte registreringer.

Ændringer i stamdata, d.v.s. data, der indgår som variabler i faste kartoteker, fx ”permanente”oplysninger om navne, adresse, telefonnummer m.v. på ansatte, kunder eller leverandører, erikke i sig selv transaktioner i lovens forstand. Ændringer i disse stamoplysninger kan dog ivisse tilfælde indebære, at virksomheden skal ændre sin systembeskrivelse, f.eks. vedændring i beregningsmetoder, -parametre eller - faktorer, samt ved ændring eller modifikation ikartoteksstrukturen og indholdet.

Undtagelse: daglig kasseopgørelse

Virksomhedens art og omfang kan føre til, at den vil være ude af stand til løbende at foretageregistrering af hver eneste salgs- eller købstransaktion. Sådanne tilfælde forekommer, nårvirksomheden ikke har mulighed for at anvende kasseapparater, udskrive regninger ellernotaer eller føre lister. Som eksempel kan nævnes detailsalg fra mindre torvepladser og fravogn.

For den type virksomheder indeholder loven derfor en særregel, som tillader,at virksomhedens daglige køb og salg opgøres indirekte på grundlag af dagligekasseopgørelser og bogføres i hver sin kategori i samlebeløb.

Vælger den bogføringspligtige denne metode, skal denne benyttes konsekvent, så det sikres,at alle transaktioner af samme art registreres efter samme mønster.

5.3. Rækkefølge, henvisning og reference

Den bogføringspligtige virksomhed skal så vidt muligt foretage registreringerne i sammerækkefølge, som transaktionerne forekommer. Herved sikres den tidsmæssige kronologiskerækkefølge i registreringerne og i grundlaget herfor, bl.a. til brug for konstatering af korrektperiodisering.

De foretagne registreringer skal henvise de tilhørende bilag, der dokumenterertransaktionen. Henvisningen kan f.eks. ske ved anførsel på bilagene af fortløbende numre, derogså registreres ved bogføringen af bilagene .

Registreringerne skal tillige indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme denenkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen. Oplysningskravet opfyldes i praksisnormalt ved at anføre den dato, på hvilken der registreres. Dette gælder også ved eventuellesenere rettelser af tidligere registreringer, hvor det er datoen for rettelsesregistreringen, derskal anføres.

5.4. Afstemninger

I det omfang, det er nødvendigt efter virksomhedens art og omfang, skalvirksomheden afstemme registreringerne med beholdningerne, herunder kasse- oglikvidbeholdning.

Afstemningerne skal sikre, at registreringerne i bogføringen er aktuelle, og at der ikkeforeligger transaktioner, som endnu ikke er registreret.

Da kravet om bogføringens tilrettelæggelse og udførelse retter sig efter virksomhedens art ogomfang, varierer hyppigheden af beholdningsafstemningerne fra virksomhed til virksomhed.Afstemmingernes hyppighed er endvidere afhængig af beholdningernes karakter, værdi ogomsættelighed.

Sker der dagligt i virksomheden mange ind- og udbetalinger, indebærer kravet om afstemning,at der skal foretages en daglig afstemning af kasse- og likvidbeholdningen. Ved få, sjældentforekommende eller ingen daglige kontantbevægelser er løbende eller fastlagte kort-periodiske afstemninger tilstrækkeligt.

Andre mindre likvide beholdninger og varelagerbeholdninger afstemmes normalt efter fastlagtelængere perioder eller kun i forbindelse med udløbet af virksomhedens regnskabsår.

5.5. Møntfod

Bogføringslovgivningen har ikke hidtil indeholdt udtrykkelig bestemmelse ombogføringsvaluta, men ifølge Erhvervs- og Selskabsstyrelsens fortolkning af kravetom transaktionsspor har man kunnet bogføre i relevant udenlandsk valuta, så længe det heletiden har været muligt at omregne til danske kroner. Som følge af tidligere krav i skatte- ogregnskabslovgivningen m.v. har det imidlertid oftest været hensigtsmæssigt at havebogføringen i danske kroner.

Med den nye bogføringslov præciseres det nu, at virksomhederne inden for visse rammer kanbogføre i anden valuta (fremmed valuta) end danske kroner. Lovens § 7, stk. 4, bestemmersåledes, at registreringer og dermed bogføringen kan foretages i danske kroner, euro eller ianden, relevant fremmed valuta.

Ved lov om ændring af bl.a. årsregnskabs- og skattekontrolloven (Lov nr. 1056 af 23.december 1998) kan beløbene i virksomhedens årsregnskaber, årsberetninger,koncernregnskaber, halvårsrapporter og finansieringsanalyser anføres i danske kroner ellereuro.

Ændringerne i skattelovgivningen forudsætter, at den skatte- ogafgiftsmæssige regnskabsføring kan foretages i fremmed valuta efter reglerne i bogførings- ogårsregnskabsloven, men de pligtmæssige meddelelser til skattemyndigheder skalfortsat foretages i dansk mønt.

Skattekontrollovens tilføjede § 3 C, stk. 1, siger, at den regnskabsføring, der skallægges til grund for en skattemæssig opgørelse, kan foretages i fremmed valuta efterreglerne i bogførings- og årsregnskabsloven. I samme paragrafs stk. 2, pointeres det,at pligtmæssige meddelelser til danske skattemyndigheder skal foretages i danskmønt, og at skatteministeren kan fastsætte særlige regler for omregning mellem etregnskab i fremmed valuta og pligtsmæssige oplysninger i dansk mønt.

Bestemmelsen om bogføringsvalutaen retter sig mod enkeltstående transaktioner, men førstog fremmest mod bogføringens ”basis-valuta” eller ”funktionelle” valuta, der udover euroeksempelvis kan være USD, GBP, SEK m.fl.

5.5.1 Danske kroner eller euro

Udgangspunktet er hér, at alle transaktioner bogføres i danske kroner eller i euro.

Bogføring i danske kroner eller euro er ligestillet bortset fra de pligtmæssige meddelelser tilskattemyndigheder, jf. ovenfor.

Man behøver ikke - som ved anden anvendt fremmed bogføringsvaluta - at påvise, at euro errelevant valuta for at kunne bogføre i denne mønt fra et regnskabsårs begyndelse.

5.5.2 Relevant fremmed valuta og betingelser

Forudsætningen for at foretage bogføring i anden fremmed basis-valuta end euro er, at denvalgte valuta er relevant for virksomheden.

Den relevante valuta kan eksempelvis være den mønt, hvori hovedparten afvirksomhedens transaktioner foregår. Foretages købs- og salgstransaktioner i énhovedvaluta, f.eks. dollar i olieraffinaderier og lignende virksomheder, vil denne valuta kunnevælges som relevant valuta for bogføringen. Foretages den faktiske købs- og salgsfaktureringi danske kroner, men på baggrund af kursforholdet til en anden valuta, kan denne andenvaluta ligeledes være relevant valuta.

Indgår virksomheden i en koncern, der styres af en udenlandsk virksomhed, således at densidstnævnte virksomheds gældende mønt gennemgående anvendes internti koncernvirksomhederne, kan denne mønt også være relevant valuta.

Bogføringsvalutaen må principielt ikke ændres til en anden fremmed valuta i løbet af etregnskabsår. Se nedenfor under afsnit 5.5.3.

Afhængigt af hvilket regnskab eller opgørelse bogføringsregistreringerne skal tilgodese, skalvirksomheden af hensyn til transaktionssporet som udgangspunkt sikre, at transaktionsdagensvalutaomregningskurs entydigt fremgår af virksomhedens dokumentationsmateriale, såledesat det til enhver tid er muligt at omregne transaktionen til danske kroner. Se nærmere underafsnit 5.5.4.

Ifølge lovens § 15 kan myndighederne endvidere kræve, at virksomheden vederlagsfrit oginden for en rimelig frist skal stille et eksemplar af bogføringen til rådighed, omregnet tildanske kroner. Se afsnit 9.2.3.

Ovenstående betingelser – særligt tidskravet ”til enhver tid” for omregning til danske kroner -forventes at indebære, at det reelt kun vil være muligt at bogføre i fremmed basis-valuta, hvisbogføringen og dennes valutakursomregning til danske kroner kan foretages automatisk vedhjælp af IT-teknologi.

5.5.3 Overgang til registrering i anden mønt

Vælger virksomheden at skifte fra registreringer i én valuta til en anden valuta, kan dette somhovedregel først ske med virkning fra et regnskabsårs begyndelse.

Undtagelsesvist er skift til bogføring i anden valuta i løbet af regnskabsåret imidlertid muligt,hvis denne anden valuta er blevet relevant for virksomheden. Det indebærer normalt, at denforrige valuta er blevet irrelevant. En sådan situation kan for eksempel forekomme, hvishovedparten af transaktionerne på grund af koncernetablering eller -skift eller nye aktiviteterovergår til den anden valuta.

Relevanskriteriet gælder også for omlægning mellem danske kroner og euro eller omvendt,hvis omlægningen finder sted i løbet af virksomhedens regnskabsår, i modsætning tilomlægning ved et regnskabsårs begyndelse, hvor der ikke stilles krav om relevans.

5.5.4 Omregningskurs

Udgangspunktet for omregning af transaktioner i fremmed valuta til danske kroner ertransaktionsdagens kurs, der skal være oplyst i bogføringen. Det er dog muligt for detdriftsøkonomiske regnskab at benytte en standardkurs eller gennemsnitskurs, såfremt dennekun afviger ubetydeligt fra transaktionsdagens kurs.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

FSR’s Regnskabsvejledning 9, Valutaomregning, siger herom i afsnit 17: ”Entransaktion i fremmed valuta skal registreres i virksomhedens bogføring til transaktionsdagens kurs. Af praktiske årsager er det almindeligt accepteret atanvende en for perioden fastsat standardskurs, der ikke afviger væsentligt fratransaktionsdagens kurs.”

Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge bogføringen således, at det sikres, at deanvendte standard- eller gennemsnitsvalutakurser løbende holdes ajour. Ajourføringen afvalutakurserne afhænger af virksomhedens art og omfang, men den bør være så hyppig, atbetydelige valutakursudsving altid følges umiddelbart op med en ændring af standard- ellergennemsnitskursen. Det fører normalt til ajourføring hver fjortende dag eller månedsvis, mener forholdene til det, kan længere intervaller mellem tidspunkterne for ajourføring også kommepå tale, f.eks. ved længerevarende stabile valutakurser.

Anden lovgivning – navnlig skatte- og afgiftslovgivningen - kan stille krav om anvendelse afbestemte valutakurser, herunder transaktionsdagens kurs. Som følge af definitionen aftransaktionssporet i bogføringslovens § 4, stk. 1, skal regnskabsmaterialet dokumentere de fordisse opgørelser nødvendige valutakursomregninger. Se nedenfor.

Har en virksomhed valgt at foretage bogføringen i fremmed valuta, skal allenødvendige valutakursoplysninger registreres, så det sikres, at virksomheden kan omregne deenkelte registreringer til danske kroner. Foretages transaktionen i euro og foregår bogføringeni US-dollars (relevant valuta), skal virksomheden registrere omregningskursen mellem såveleuro og US-dollars som mellem US-dollars og danske kroner. Derved sikres, at denpågældende transaktion ved korrekt omregning behandles, som om den var foretaget i danskekroner (krydskurser). Samtidig vil transaktioner i danske kroner skulle omregnes til den valgterelevante fremmede valuta, og omregningsvalutakursen skal registreres.

Bortset fra bestemmelserne om transaktionsspor stiller bogføringsloven ikke krav til, hvorledesomregningskurser registreres i regnskabsmaterialet. De anvendte valutakurser kan såledesregistreres i forbindelse med hver enkelt transaktion i fremmed valuta eller registreres isærskilt register (kartotek) for valutaernes kurs, hvortil den enkelte transaktion henviser.

For at opfylde det skattemæssige transaktionsspor skal den bogføringspligtigekunne dokumentere de for skatteopgørelsen nødvendige valutakursomregninger.Skatteregler kan medføre, at den nøjagtige dagskurs eller anden kræven valutakursskal kunne udledes af bogføringen.

Ifølge lovens § 7, stk. 5, kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved bekendtgørelse fastsætteregler for anvendelse af standardkurser m.v.

Det fremgår af lovbemærkningerne, at bemyndigelsen under hensyntagen til, atbogføringen danner grundlag for det offentliges krav på skatter og afgifter, vil bliveadministreret i samarbejde med Skatteministeriet. På redigeringstidspunktet er derendnu ikke udstedt bekendtgørelse.

Dette arbejde er taget op, men der er store vanskeligheder ved at forlige hensynene idriftsøkonomiske regnskaber - opnåelse af retvisende billede - med hensynene iskattemæssige beregninger, hvor helt anderledes målsætninger og fortolkningsprincipper gørsig gældende.

Regnskabsmaterialet omfatter bl.a. det bilagsmateriale, der er nødvendigt for atdokumentere, at registreringerne er korrekte. Almindeligvis består bilagsmaterialet både aftraditionelle bilag - f.eks. fakturaer og kvitteringer - og andre regnskabsmaterialer såsomkorrespondance, tilbud/aftaler og andre dokumenter, som kan være nødvendige som bevisfor, at registreringerne er rigtige og foretaget korrekt.

Der er ikke helt faste regler for, om konkrete oplysninger skal være i registreringerne eller påbilaget. Eksempelvis kan godkendelser af et bilag - og dermed godkendelse af de tilhørendetransaktioner og registreringer heraf - lige så godt fremgå af registreringerne som af selvebilaget, såfremt bogføringssystemet er indrettet således, at registreringernes rigtighed også iden henseende er dokumenteret tilstrækkeligt.

Ikke alle de registreringer og dokumenter, der anvendes af virksomheden, er ibogføringslovens forstand regnskabsmateriale, der efter loven skal opbevares. Hvad der skalanses for registreringer og bilag, skal den bogføringspligtige selv fastlægge i den beskrivelseaf bogføringen, som skal udarbejdes i henhold til lovens § 14. fx kan registreringerneindeholde oplysninger, der ikke er nødvendige for at beskrive transaktionerne eller til at visetransaktions- og kontrolspor. Her kræves blot, at samtlige transaktioner og hændelser skalregistreres, og at transaktionsspor og kontrolspor skal være til stede i tilstrækkeligt omfang ihele opbevaringsperioden.

6.1. Bilag

Et bilag er efter § 5 enhver nødvendig dokumentation for transaktioner og hændelser, derregistreres i bogføringen, uanset hvilket medie dokumentationen er på. Bilag kan være påelektronisk medie, mikrofilm, papir eller et andet medie.

Bilagene skal fungere som dokumentation for såvel de forretningsmæssige ogøkonomiske hændelser som for de hertil svarende regnskabsmæssige registreringer,som hændelserne giver anledning til. Dermed skal de være med til at sikre, atregnskaber aflægges på et reelt økonomisk grundlag.

Bilagene skal derfor indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at afgøre,om registreringerne er foretaget entydigt og korrekt samt i overensstemmelse med denforeliggende konteringsinstruks, jf. § 14, stk. 2, pkt. 2, herunder transaktionsdato og beløb, jf. §9, stk. 1. Endvidere skal grundbilaget og registreringerne underbygge kontrolsporet, således atdet kan afgøres, at såvel de bagved liggende økonomiske hændelser som de af hændelserneafledte enkelte registreringer er godkendt af den bogføringspligtige eller af de personer, der afdenne er bemyndiget til at godkende.

Når den bogføringspligtige skal afgøre, om et sæt af oplysninger anses for et bilagi bogføringslovens forstand, må det derfor indgå i overvejelserne, om det i sig selv kan opfyldedisse krav, eller om andre materialer og eventuelle mere detaljerede materialer skalmedinddrages.

Nogle eksempler

6.1.1 Eksterne/interne bilag og bevisværdi

Bilag der stammer fra andre kilder end den bogføringspligtige og dennes medarbejdere ansesfor eksterne. Alle andre bilag anses for interne.

Et bilag kan skifte status fra internt til eksternt. Dette kan eksempelvis ske, hvor en kunde harkvitteret for modtagelsen af en vare på kopi af følgeseddel, og hvor de kvitterede følgesedlerderefter af den bogføringspligtige anvendes som dokumentation for, at varerne er leveret til dekorrekte modtagere (dokumentation for levering, varetilgodehavende og indtægt).

Et eksternt bilag anses af gode grunde normalt for at være mere pålideligt og have en højerebevisværdi end et internt bilag. Det er derfor i § 9 bestemt, at et eksternt bilag så vidt muligtskal benyttes som dokumentation fremfor et internt. Er der et eksternt bilag, er dette derforuden videre omfattet af opbevaringspligten. Det er interne bilag også, men er der såvel eteksternt som et internt bilag, der i øvrigt kan erstatte hinanden, kan man undlade at opbevaredet interne. Se om visse situationer i afsnit 4.6.2.2.

Såvel eksterne som interne bilag kan overføres på mikrofilm, edb eller anden form. Eksternefysiske dokumenter, der ønskes opbevaret elektronisk, skal skannes til grafiske billeder,således at man – ligesom ved mikrofilm – kan fastholde det originale bilags udseende medeventuelt påtegninger, signaturer og attestationer. Kun derved opfyldes kravene i lovens § 6,hvorefter bogføringen skal tilrettelægges, således at materialet ikke forvanskes og sikres modfejl og misbrug.

Interne bilag vil ofte blive dannet automatisk af systemerne, fx salgsfakturaer. Interne bilag –eller kopier heraf – kan derfor almindeligvis arkiveres umiddelbart på mikrofilm ellerelektronisk, uden at de behøver udskrives. Her kan man anvende karaktérbaseret lagring,fordi bilaget blot skal kunne udskrives i samme form, som hvis det var udskrevet umiddelbartved udstedelsen. Ved samme form menes bilagets oplysninger om transaktionens faktiskeforhold men ikke nødvendigvis et fuldstændigt udskrift af det originale bilags lay-out med logoog mere almen orienterende stof, f.eks. reklame eller servicemeddelelser, der er irrelevante fortransaktionen.

Hvis det interne bilag imidlertid har været udskrevet og på tilsvarende måde som for eksternebilag er blevet forsynet med attestationer eller andre påførte oplysninger, der er nødvendigedele af kontrolsporet, skal elektronisk arkivering ske på samme måde som for eksterne bilagved grafiske billeder (skanning). Ved overførsel til mikrofilm eller elektronisk form skal mansikre, at bevisværdien af de elektroniske dokumenter ikke bliver forringet i en sådan grad, atde ikke længere kan anses for tilstrækkelig dokumentation for såvel deforretningsmæssige hændelser som de foretagne registreringer.

For at fastholde bevisværdien af de overførte dokumenter skal det derfor gennem passendekontrolforanstaltninger i det mindste sikres, at det i hele opbevaringsperioden kandokumenteres at:

Kapitel

Dokumentation for registreringer6

Hvis fx den bogføringspligtige opgør sit varelager på grundlag afet løbende lagerbogholderi, hvor afstemninger med de fysiske lagreforetages fordelt hen over året, er selve lagerregnskabet med detsregistreringer og bilag, herunder dokumentation for de foretagneoptællinger og eventuelle korrektioner, en del af kontrolsporet.Har den bogføringspligtige i stedet valgt at opgøre sit varelagerpå grundlag af optællingslister efter en totaloptælling foretaget påbalancedagen, er det hensigtsmæssigt at anse disse lister som bilag ibogføringslovens forstand, og man vil i dette tilfælde kunne se bort fraer eventuelt lagerregistreringssystem som dokumentation forvarelagerposter i årsregnskabet.

dokumenterne er overført fuldstændigt med alle de informationer, dervar gældende på godkendelsestidspunktetat dokumenterne og dets informationer ikke er eller kan ændresunder opbevaringenat senere udskrifter af dokumenterne er i overensstemmelse med desåledes lagrede og opbevarede billeder

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Det er af hensyn hertil i § 10, stk. 2, bestemt, at udskrivning af dokumenter fraikke umiddelbart læselige medier skal kunne udskrives i klarskrift uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger. Uden dette lovbestemte krav ville der ellers værefor stor risiko for, at bevisværdien af dokumenterne kunne forringes.

6.1.2 Elektroniske overførsler, herunder EDI

Når registreringer foretages på baggrund af elektronisk overførte data, skal denbogføringspligtige kunne dokumentere den enkelte elektroniske overførsel (udveksling) ogdennes tidsmæssige placering, jf. § 9, stk. 2..

Elektroniske overførte data kan udformes og samles på mange, praktiske måder. Er de ikkeudformet som et konkret bilag, fordi der på anden måde modtages et konkret bilag, skal dette istedet opbevares som dokumentation for registreringen.

Er de modtagne overførsler derimod udformet som almindelige bilag, f.eks. fakturaer, skaldisse bilag opbevares som dokumentation enten udskrevet eller i den elektroniske form, de ermodtaget. Hvis de overførte meddelelser ikke umiddelbart er læselige for brugere (ikkeredigerede EDI-koder), må den bogføringspligtige selv danne et forståeligt (internt) bilag påbaggrund af de modtagne oplysninger.

Samtidigt skal der dannes og opbevares en kronologisk log med de udvekslede meddelelsereller dokumenter som en del af kontrolsporet, bl.a. til fastlæggelse af de tidsmæssigeplaceringer. Denne logning skal kunne bruges til senere at kunne kontrollere, at bilagene er ioverensstemmelse med de udvekslede dokumenter. Bilagene og logningen af dokumenterneskal derfor opbevares under sikkerhedsforanstaltninger, der er tilstrækkelige til, at dettekontrolformål kan tilgodeses og dokumenteres. Dette kan ske ved såvel fysiske somsystemtekniske eller organisatoriske foranstaltninger, hvorved det sikres, at der ikke ændres imaterialerne.

6.1.2.1 Kryptering eller elektronisk signatur

Såfremt de elektroniske overførsler er sikret ved kryptering og/eller elektroniske signaturer, erdet ofte af kontrolmæssig grunde hensigtsmæssigt at opbevare overførslerne (logninger) i denkrypterede eller kodede form, der er modtaget. Det skal så sikres, at den bogføringspligtige ihele opbevaringsperioden kan dekryptere overførslerne med henblik på kontrol af indholdet.

På samme måde kan den bogføringspligtige som kontrolforanstaltning foretagekryptering af hele eller dele af de øvrige regnskabsmaterialer – herunder bilag, deropbevares på elektronisk form. Blot skal det sikres, at de elektroniske dokumenteraltid kan dekrypteres, således at indholdet kan kontrolleres af den bogføringspligtigeog af eventuelle myndigheder, der skal have adgang hertil.

Der henvises i øvrigt til vejledningens afsnit 8.3 og 8.5.

6.1.3 Automatisk genererede registreringer

I mange tilfælde genererer bogføringssystemet selv posteringer. Dette sker fx ved bogføring afmoms, rabatter eller renter af kundemellemværender.

I princippet skal der også for sådanne registreringer udstedes eller dannes et internt bilag forhver postering, men i mange tilfælde medtages bilagsoplysningerne påandre regnskabsmaterialer. Eksempelvis bliver gebyrer og renter ofte oplyst på et kontoudtog,således at der ikke optræder et særskilt bilag. I de fleste tilfælde genereres en særskiltbogføringsjournal i forbindelse med dannelse af automatisk genererede registreringer.Bogføringsjournalen kan delvist træde i stedet for særskilte bilag.

Bilagsoplysningerne eller journalerne er ofte ikke tilstrækkelige til, at alle registreringer kanfremgå fuldt ud. Det er derfor i § 14, stk. 2, nr. 3, bestemt, at der skal foreligge en tilstrækkeligklar beskrivelse af, hvorledes genererede posteringer foretages, herunder beregningsgrundlagog beregningsformler, således at den enkelte postering kan efterregnes manuelt.

Generelt kan det siges, at der altid skal være en grundig beskrivelse af, hvorledes automatiskgenererede registreringer foretages og beregnes. Hvis der ikke genereres et særskilt bilag(faktura) for hver enkelt beregning, skal der genereres en særskilt journal hver gang, derdannes registreringer, og denne skal udskrives eller opbevares elektronisk som bilag. Er dertale om kundeforhold, skal beløbene oplyses for kunderne på anden vis, fx på periodiskeopgørelser.

6.2. Mindstekrav til bilag

Som nævnt i foregående afsnit skal bilagene kunne dokumentere de foretagneregistreringer. Der kan ikke generelt sættes regler op for, hvilke oplysninger et bilagskal indeholde, da dette dels afhænger af bilagets art og branchemæssige kutymer og dels af,hvad der er tilstrækkeligt i det konkrete tilfælde.

Udover transaktionsdato og beløb er der normalt i bilaget brug for en tekst eller kode, derangiver, hvad beløbet vedrører, og specifikationer, der viser hvorledes beløbet er beregneteller opstået. Bilaget bør normalt også være forsynet med henvisning til konti og identifikationaf bilag, således at det kan fremfindes med udgangspunkt i registreringerne og omvendt.

Bilagene skal derudover ofte bære oplysninger om kontrolsporet, dvs. attestationer ogpåtegninger, afhængig af hvorledes kontrollen med bogføringen er tilrettelagt. Det kan ogsåvære nødvendigt i bilaget at henvise til kontrakter eller regelsæt, som er nødvendig for atforstå eller efterprøve indholdet.

For fakturer er der endvidere krav fra andre dele af lovgivningen om, at parterne skal kunneidentificeres entydigt med selskabsnumre, momsnumre (SE-nr.) eller virksomhedsnumre.Herunder hører også de kommende CVR-nr., når loven herom er trådt i kraft.

7.1. Opbevaringsperiode

Den bogføringspligtige skal efter loven opbevare alt sit regnskabsmateriale i 5 år fra udløbet afdet regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

Eksempler

Regnskabsmaterialet for regnskabs- og kalenderåret 1999 skal opbevares til og medudgangen af kalenderåret 2004.

Regnskabsmaterialet for et forskudt regnskabsår 1/4 1999 - 31/3 2000 skal opbevarestil og med den 31/3 2005.

Opbevaringen skal ske på betryggende vis i hele perioden, se afsnit 7.2 nedenfor.

Opbevaringskravet i den tidligere bekendtgørelse for beskrivelsen af bogføringssystemer på 1år er nu ændret til 5 år, som for alt andet regnskabsmateriale.

Skattelovgivningen kræver i enkelte særskilte tilfælde, at bestemte dele afregnskabsmaterialet opbevares over en længere periode end 5 år, fx iaktieavancebeskatningsloven vedr. dokumentation for køb af aktier m.m. og i loven ommerværdiafgift vedr. dokumentation for anskaffelser af investeringsgoder.

7.1.1 Detailhandelsvirksomheder

Virksomheder indenfor detailhandlen undtages fra den generelle 5-års frist til opbevaring afinterne salgsbilag.

Som interne salgsbilag anses først og fremmest de såkaldte kassestrimler, kopieraf kassebons, udskrevne notaer, regninger eller kvitteringer og tilsvarende interne bilag.Salgsbilagene er dokumentationen for virksomhedens enkeltvise varesalgstransaktioner vedafsætning af virksomhedens handelsvarer.

Undtagelsens opbevaringsfrist for detailhandelsvirksomhedernes interne salgsbilag er ét år fratidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Underskriftstidspunktet regnes fra den dag,hvor det øverste ledelsesorgan eller ejerne daterer og underskriver årsregnskabet.

En virksomheds detailhandel kan udøves som en særskilt aktivitet blandt andreaktiviteter, men uden at virksomheden herved som helhed kan karakteriseres somen detailhandelsvirksomhed. Er dette tilfældet, gælder den 1-årige opbevaringsfristfor kassestrimler og tilsvarende interne bilag vedrørende detailsalget, fordidetailsalgsaktiviteten her må sidestilles med detailhandelsvirksomhed.

Kassestrimler og lignende interne bilag behøver - ligesom det er tilfældet for alle andre bilag -ikke nødvendigvis at være på papir, da de kan opbevares på elektronisk medie, mikrofilm ellerandet medie, se afsnit 7.3 nedenfor.

Undtagelsen vedrører kun kassestrimler og andre tilsvarende interne bilag, derdokumenterer detailhandelsvirksomhedens enkeltvise varesalgsregistreringer. Interne bilag forf.eks. detailvirksomhedens salg af anlægsaktiver og aktiver, der ikke er varebeholdning ellerlignende, er ikke omfattet af undtagelsesfristen, fordi dette ikke er normalt detailsalg.

De daglige registrerede sumtotaler for detailsalget indgår naturligvis fortsat iden bogføringspligtige virksomheds bogføring, og kravet om transaktionssporet skalvære opfyldt

7.2. Opbevaringsmåde

De overordnede generelle sikkerhedskrav til den bogføringspligtige vedrørende etablering afet tilfredsstillende bogføringsmiljø og nødvendige interne kontroller, herunder også tilopbevaringen, er mere uddybende beskrevet i afsnit 4.4.

Som et grundlæggende kvalitetskrav til regnskabsmaterialets opbevaring gælder,at regnskabsmaterialet i hele opbevaringsperioden skal ske på betryggende vis.Hermed menes, at regnskabsmaterialet i rimeligt omfang beskyttes mod tyveri, brandog anden tilsigtet eller utilsigtet ødelæggelse eller bortskaffelse. Ligeledes gælderbeskyttelsen mod forvanskning og forsvinden i øvrigt.

Herunder hører ikke kun regnskabsmaterialets inkl. bilagenes fysiske forsvinden men også heleller delvis forsvinden af informationerne på disse.

Eksempel

Bilag udstedt på lysfølsomt papir som f.eks. ”termopapir”, der over tid bliver mørkt vedlysets påvirkning og herved gør oplysningerne ulæselige, er eksempel på forsvindenaf informationer. Her bør det lysfølsomme originalbilag hurtigst muligt indskanneseller fotokopieres som erstatning eller supplerende bilag.

Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende opbevaringen af materialet sker også her

Kapitel

Opbevaring af regnskabsmaterialet7

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

under hensyntagen til virksomhedens art og omfang.

Et andet kvalitetskrav til opbevaringen er, at denne skal ske på en sådan måde, atdet pågældende materiale i hele opbevaringsperioden kan fremfindes selvstændigtog éntydigt.

Anvendelsen af IT-registreringssystemer med overvejende elektronisk opbevaring stiller størreog andre opbevaringskrav til system- og datasikkerheden end demanuelle registreringssystemer, f.eks. ikke kun fysiske forhold men også adgang tilsystemerne og begrænsning af autorisation til data.

Kvalitetskravene skal løbende kontrolleres af den bogføringspligtige for at sikre, at de eropfyldt.

7.3. Opbevaringsmedier, krav og beskrivelse

Det er op til den bogføringspligtige selv at afgøre, på hvilket medie hun eller han vil opbevareregnskabsmaterialet.

Har den pågældende imidlertid valgt at opbevare elektronisk, f.eks. indskanning, mikrofilmeller anden lignende måde, er det en betingelse, at regnskabsmaterialet til enhver tid skalkunne udskrives i klarskrift. Af sikkerhedsmæssige grunde kræves det, at der løbendeforetages back-up, og at disse med afpassede mellemrum kontrolleres med hensyn tillæsbarheden.

Der skal kunne udskrives i klarskrift uden bearbejdning, beregninger ellertilpasninger. Opbevaringen kan ske i krypteret form, fordi en dekryptering i forbindelsemed udskrivningen i klarskrift ikke anses som bearbejdning, beregning eller tilpasning.

Genberegninger af sumtotaler for registreringer, moms-, rabat-, valuta- ellerrenteberegninger m.v. er ikke tilladt. Her skal der foreligge dokumentation for registreringen iform af et udskrevet eller elektronisk lagret bilag med oplysning om sumtotalen.

Hvis udskrivningen af elektronisk lagret regnskabsmateriale i klarskrift krævertidligere programversioner, skal sådanne programversioner gemmes og kunneanvendes. Virksomheden kan i denne situation også vælge at udskrive alt sitregnskabsmateriale før overgangen til nye versioner.

Benyttes som registreringssystem et relationsdatabasesystem, er det en betingelse, at dedata, som indgår i registreringerne fastlåses i samme form, som de havde påregistreringstidspunktet. Der kan alternativt dannes, lagres og opbevares et særskilteksemplar af de data, der ligger til grund for registreringerne.

Ved udskrivning i klarskrift forstås en udskrivning på papir eller mikrofilm i et læsbart format,dvs. i et struktureret, overskueligt og entydigt forståeligt format. Såfremt regnskabsmaterialetalene kan udskrives til en dataskærm (monitor) eller en edb-fil, er lovens krav til udskrift iklarskrift ikke opfyldt. Her er det jo nødvendigt for at læse regnskabsmaterialet, at man råderover et IT- system.

Lovens § 10, stk. 3, kræver, at systembeskrivelsen til at fremfinde og udskriveregnskabsmaterialet i klarskrift altid selv skal opbevares i klarskrift. Det vil i praksis sige, atden skal foreligge som papirudgave eller på mikrofilm.

Kravet i den tidligere bogføringsbekendtgørelse om opbevaring af originale bilag, der varoverført til elektroniske medier eller var mikrofilmet m.v. i 1 år efter underskrivelsen afårsregnskabet, er ikke gentaget i loven og gælder ikke mere.

7.4. Geografisk opbevaringssted

Bogføringslovens hovedregel for regnskabsmaterialets geografiske opbevaringssted er her ilandet, dvs. i Danmark.

Kravet om regnskabsmaterialets opbevaring i Danmark udelukker ikke, at bogføringen kanforetages udenfor landets grænser, når blot den bogføringspligtige overholder de i afsnit 7.1 –7.3 omtalte opbevaringskrav til regnskabsmaterialet om selvstændig og éntydig fremfinding ogmulighed for udskrivning i klarskrift uden bearbejdning m.v. samt ligger inde med beskrivelsenaf systemer til opbevaring og fremfinding eller fremskaffelse af regnskabsmaterialet.

For at lette virksomhedernes mulighed for at få foretaget bogføring i udlandet findes i loven ensærlig undtagelsesregel for opbevaring af regnskabsmaterialet i udlandet i en kortereperiode. Undtagelsesreglen finder anvendelse for alle virksomhedens aktiviteter såvelindenlandske som udenlandske aktiviteter. Undtagelsesperioden dækker indeværende ogforrige kalendermåneds regnskabsmateriale. Opgørelsen af indeværende og forrigekalendermåned skal ske i forhold til transaktionstidspunktet.

Figur 5: Tidslinje

Der stilles følgende betingelser, der alle skal være opfyldt, for atundtagelsesbestemmelsen kan benyttes. Den bogføringspligtige skal:

Hjemtagelsen af regnskabsmaterialet til Danmark efter udløbet af den tilladte periode kan skepå elektronisk eller andet medie.

I modsætning til omtalte undtagelse, der som nævnt gælder for alle aktiviteter, findes i lovenyderligere to særregler om opbevaring af regnskabsmaterialet vedrørende udenlandskeaktiviteter:

Også for disse to særregler for opbevaring af regnskabsmaterialet vedrørendeudenlandske aktiviteter gælder de tre ovenfor med arabernumre anførte betingelser for i dethele taget at opbevare i udlandet..

Ved udenlandske aktiviteter forstås aktiviteter, der foregår i udlandet, også selvom der ikkenødvendigvis er tale om selvstændige aktiviteter, dvs. med ret til at disponere på den danskevirksomheds vegne og indgå bindende aftaler. Som eksempler på udenlandske aktiviteter kannævnes filialer, joint ventures, repræsentations- og salgskontorer, agenturer.

For de tilfælde hvor både udlandet og Danmark stiller krav om opbevaring af det sammeoriginale regnskabsmateriale, er det tilstrækkeligt at opbevare kopier af regnskabsmaterialet iDanmark.

Opbevaringsreglerne i forhold til tidligere regler ser skematisk således ud:

Tidligere regel Gældende regel

Regnskabsmaterialehidrørende fra danskeaktiviteter

Alt regnskabsmaterialeskulle opbevares i Danmark

Senest 1 - 2 månedersregnskabsmteriale kanopbevares i udlandet.Mulighed for dispensation isærlige tilfælde.

Regnskabsmateriale fraudenlandsk aktivitet, hvorudlandet ikke stiller krav omdet originale materiale

Alt regnskabsmaterialeskulle opbevares i Danmark.

De seneste 3-4 månedersregnskabsmateriale kanopbevares i pågældendeland.Bilag kan dog opbevares idet pågældende land i heleopbevaringsperioden.Mulighed for dispensationhvis særlige forhold tilsigerdet.

Regnskabsmateriale fraudenlandsk aktivitet, hvorudlandet stiller krav om detoriginale materiale.

Alt regnskabsmaterialeskulle opbevares i kopi iDanmark eller skulle kunnefremskaffes på begæring

Alt regnskabsmateriale skalopbevares i kopi i Danmarkeller skal kunne fremskaffespå begæring.

Bestemmelsen om opbevaringssted udelukker ikke, at regnskabsmaterialet helt eller delvistopbevares hos andre end den bogføringspligtige, hvis den bogføringspligtige sørger for, atregnskabsmaterialet til enhver tid og uden problemer kan fremskaffes på begæring fraoffentlige myndigheder, revisor m.v. Kravene til opbevaring i Danmark eller i udlandet skalogså her overholdes.

Dispensation til opbevaring i udlandetErhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i særlige tilfælde helt eller delvist dispensere fra kravenetil opbevaring af regnskabsmaterialet i Danmark og betingelserne for at opbevare materialet ien kortere eller længere periode i udlandet. Dispensationen gælder såvel for indenlandsk somfor udenlandsk regnskabsmateriale. Styrelsen har endnu ikke modtaget anmodninger omdispensation.

En sådan dispensation vil kun blive givet i de særlige tilfælde, hvorbogføringslovens bestemmelser fuldt ud kan tilgodeses på anden måde. Dette forudsætter, atsåvel Danmark som det aktuelle værtsland tillader, at danske offentlige myndigheder, primærttold- og skattemyndigheder og politi, når de har opnået retskendelse, har adgang tilregnskabsmaterialet. Hermed forstås, at de får direkte terminaladgang i samme omfang somden bogføringspligtige selv. Denne adgang forudsættes også, selvom materialet er belagtmed adgangsbeskyttelse med passwords, krypteret indhold og lignende.

Dispensationshjemlen tænkes også anvendt til at tillade en længere frist for hjemtagelse afregnskabsmaterialet i særlige, konkrete tilfælde, hvor tidsfristerne på grund afomstændighederne er særligt vanskelige at overholde. Der tænkes her især på kortvarigeudenlandske aktiviteter, eller ved udenlandske aktiviteter, hvor tidsfristerne på grund afekstraordinære omstændigheder er særligt vanskelige at overholde.

Der kan ikke gives dispensation, hvis der konkret er behov for, at dealmindelige begrænsninger overholdes. Fx kan den pågældende virksomhed væregenstand for verserende kontrolsager eller for politimæssig efterforskning.

sørge for at opbevare materialet i overensstemmelse med loventil enhver tid kunne fremskaffe materialet uden problemer ogvære i besiddelse af og opbevare beskrivelser af benyttede systemer m.v. ogeventuelle nødvendige adgangskoder m.v. i Danmark, således atoffentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang tilmaterialet.

Den første særregel gælder for opbevaring af bilag i udlandet, både interne ogeksterne, når bilagene hidrører fra virksomhedens udenlandskeaktiviteter. Opbevaringen af bilag kan her ske i udlandet for heleopbevaringsperioden på mindst fem år.Den anden særregel går ud på, at alt øvrigt regnskabsmaterialevedrørende udlandsaktiviteterne for indeværende og de seneste trekalendermåneder kan opbevares i pågældende udland. Som i tilfældet foropbevaring af alt materiale i udlandet i 1 – 2 månederregnes begyndelsestidspunktet også her fra transaktionstidspunktet.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Styrelsen skal ved behandling af en ansøgning indhente oplysninger hos derelevante myndigheder fx told- og skattemyndighederne, tilskudsbevilgendemyndigheder, politi samt – hvor der er tale om en finansiel virksomhed - Finanstilsynet m.v.Herunder skal spørges, om de pågældende myndigheders stillingtagen til dispensation eller ej.Det vil være praktisk altid at høre told- og skattemyndighederne. Hvor der er tale om envirksomhed, der modtager tilskud, skal den tilskudsbevilgende myndighed være indforståetmed dispensationen, i hvert fald for så vidt angår den del af regnskabsmaterialet, der errelevant for den pågældende myndighed.

Er forudsætningerne for en meddelt dispensation ikke længere til stede,forudsættes dispensationen at bortfalde uden videre.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afslag på en dispensationsansøgning kan indbringes forErhvervsankenævnet. Det skal ske senest fire uger, efter at afslaget er meddelt ansøgeren.Som ved andre klager til Erhvervsankenævnet, der forudsætter realitetsbehandling, skal derbetales et gebyr, der for erhvervsvirksomheder er 4.000 kr. Anken vil kun kunne fåudsættende virkning, hvis ankenævnet bestemmer dette.

7.5. Ophør af bogføringspligten

For at fjerne tidligere tvivl om, hvem der havde pligt til at opbevare regnskabsmaterialet for deseneste 5 år, hvis den bogføringspligtige som følge af virksomhedsophør ikke længere varomfattet af bogføringsloven, indeholder loven nu en bestemmelse, der præciserer, atregnskabsmaterialet fortsat skal opbevares i overensstemmelse med lovens regler foropbevaring.

Opbevaringspligten påhviler i sådanne ophørssituationer de senest fungerendeledelsesmedlemmer. Opløses virksomheden ved skifteretten, kan skifteretten bestemme, atandre end den senest fungerende ledelse skal opbevare regnskabsmaterialet.

Den senest fungerende ledelse er i enkeltmandsvirksomheder ejeren. I interessentskaber ogkommanditselskaber er det henholdsvis interessenterne og komplementaren, medmindre derer udpeget en særskilt ledelse eller administrator. I aktie- og anpartsselskaber er detbestyrelsen og direktionen. Har selskabet kun ét af disse ledelsesorganer er det naturligviskun dette ene organ. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, erlikvidator henholdsvis kurator den senest fungerende ledelse.

Selvom den senest fungerende ledelse lader tredjemand forestå den faktiske opbevaring afregnskabsmaterialet, fritager det ikke denne ledelse fra ansvaret herfor.

7.6. Ledelsesændring og -pligter

Ved ledelsesændringer i den bogføringspligtige virksomhed, fx hvis ledelsen i et aktie- elleranpartsselskab fratræder eller afsættes, har den afgående ledelse pligt til at sikre, atregnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet fortsat opbevaresbetryggende.

Sikringspligten vedvarer, indtil den nye ledelse indtræder eller skifteretten træffer andenbeslutning. Det afgørende tidspunkt for pligtens overgang til andre er disses faktiskeovertagelse af ledelsesfunktionerne. Hvor loven kræver anmeldelse og registrering af ledelseog ledelsesskift, har dette betydning for legitimationen over for omverdenen, men ikke for,hvornår pligten til at sikre regnskabsmaterialet ophører hhv. indtræder.

Den afgående ledelses pligt til at sikre en betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet kannormalt opfyldes ved at sikre, at materialet er forsvarligt opbevaret i virksomheden og ved atsørge for, at der er etableret de nødvendige rutiner og kontroller.

Den afgående ledelse har pligt til at videregive regnskabsmaterialet til den nye ledelse.

8.1. Formål med beskrivelse af de anvendte systemer

Efter lovens § 14 skal den bogføringspligtige udarbejde en efter aktiviteternes art og omfangafpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af, hvordanregnskabsmaterialet opbevares. Beskrivelsen skal omhandle såvel de manuelleforretningsgange som de automatiske systemer, der fungerer inden og i forbindelsemed registreringerne. Endvidere skal beskrivelsen omhandle de manuelle forretningsgange ogautomatiske systemer, som anvendes til at lagre og fremfinde bogføringsmaterialet i denpligtige opbevaringsperiode.

De teknologiske muligheder indebærer, at virksomhedens regnskabsinformationer normaltløbende kan behandles på forskellige måder og forefindes i flere udformninger ogeksemplarer. Beskrivelsen er derfor nødvendig for at dokumentere det valg mellem deforeliggende muligheder, som virksomheden har foretaget i det konkrete tilfælde. Beskrivelsenskal vise, hvad virksomheden anser som det samlede bogføringsmateriale efter loven.Herudover skal beskrivelsen indeholde en markering af de væsentlige kontroller, somvirksomheden anser for nødvendige for at sikre regnskabsmaterialets troværdighed somgrundlag for årsregnskabet.

Om beskrivelse af de anvendte systemer fastslår loven endvidere, at beskrivelsen skal væreså fyldestgørende, at det er muligt for en person udefra – med en rimelig viden om regnskabog den anvendte teknologi – til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages, oghvorledes regnskabsmaterialet fremfindes og eventuelt udskrives i klarskrift.

Det indebærer, at formålet med beskrivelsen også er, at udefra kommende myndigheder –men i lige så høj grad også eventuelle nye revisorer, nye ejere eller ny ledelse – skal kunnegennemgå bogføringsmaterialet med henblik på at undersøge grundlaget for regnskabsaflæggelse både for den indeværende og de foregående regnskabsperioder. Dissekrav betyder, at beskrivelser skal udformes og affattes med et vist mindstemål af pædagogikog systematik.

8.2. Krav til beskrivelsen af registreringen

For at opfylde lovens krav skal beskrivelsen blandt andet vise, hvorledes deinformationer fremkommer, som regnskabet udarbejdes på grundlag af, og hvorledes dekontrolleres og behandles, herunder på hvilken måde de indgår i årsregnskabets tal og andreoplysninger.

Beskrivelsen skal i det mindste indeholde tilstrækkelige oplysninger om, hvorledes systemernesikrer:

Sker der automatiske funktioner eller beregninger, skal det fremgå detaljeret afbeskrivelserne, hvorledes dette foregår. Derved kan funktionerne ogberegningerne efterprøves.

Virksomheden kan opbevare sin beskrivelse af registreringen og transaktioner elektronisk imodsætning til den del af systembeskrivelsen, der beskriver, hvorledes regnskabsmaterialetopbevares. Denne del skal altid opbevares i klarskrift, se afsnit 8.3.

8.2.1 Indholdet af beskrivelsen af registreringen

En hensigtsmæssig og systematisk beskrivelse kan ofte opnås ved at tage udgangspunkt i deanvendte typer af grunddokumentation for de regnskabsmæssige registreringer i bogføringen.For hver af disse typer dokumentation skal den beskrive, hvorledes de af dokumentationenaffødte registreringer foretages, behandles, godkendes og kontrolleres. Endvidere skal denangive de konti, hvor bogføringens registreringer opsamles, og i hvilke poster i regnskabernedisse konti indgår.

Beskrivelsen kan omfatte registreringer af transaktioner på følgende områder:

Beskrivelsen vil normalt dels gennemgå, hvorledes de pågældende områder er tilrettelagt iden konkrete virksomhed, og dels bestå af systembeskrivelser – både brugervejledning ogteknisk dokumentation – af de anvendte automatiske systemer(ITbaserede registreringssystemer).

For de enkelte områder skal beskrivelsen nærmere belyse de manuelle ogautomatiske processer. Herved fremgår det, hvorledes de enkelte oplysninger indsamleseller dannes, hvorledes de behandles, hvem der udfører de enkelte opgaver, samthvorledes man kan følge oplysningerne fra de opstår til de rapporteres i årsregnskabetog omvendt.

Beskrivelsen skal i nødvendigt omfang omhandle de procedurer, der anvendesved årsafslutningen, herunder hvorledes de enkelte poster i resultatopgørelse ogbalance opgøres, kontrolleres og vurderes. I den forbindelse kan det være nødvendigt, atder foreligger systembeskrivelser, der viser hvorledes de automatiske opgørelseraf åbentstående debitorsaldi eller beregninger af alderen på de lagerførtevareenheder foretages.

Det er særlig vigtigt at beskrive, hvorledes de udførte kontroller af registreringer dokumenteresfor senere at kunne kontrollere rigtigheden.

Beskrivelse omfatter hele transaktionssporet og kontrolsporet for hver type dokumentation ogregistrering. Dokumentation omfatter også aftaler og kontrakter, der har betydning forregistreringerne. Beskrivelsen vil normalt gøre rede for alle typer af sædvanligebogføringsposteringer såsom køb eller salg. Men det kan også være nødvendigt at beskrive,hvorledes andre økonomiske forhold registreres og kontrolleres for at imødegå eventuellealvorlige fejl i eller misbrug af efterfølgende automatiske processer, der anvender disseoplysninger. Herunder hører også en redegørelse for, hvorledes f.eks. stamdata i form afkreditoplysninger, kunders bankkonti og leveringsadresse registreres og kontrolleres.

Beskrivelsen skal indeholde de regler, identifikationer, verifikationer ogeventuelle kodeangivelser, som virksomheden har fastlagt for registreringen af alle typeroplysninger. Beskrivelsen skal også indeholde en konteringsinstruks, så det sikres, at alleoplysninger af samme karakter registreres ensartet og korrekt.

Registreres transaktioner på basis af EDI-overførsler eller lignende, er aftalen herom og detekniske beskrivelser en del af systembeskrivelsen. Det betyder, at der skal foreligge enbeskrivelse af opbygningen af EDI-systemet og dets sammenhæng med registreringen aftransaktioner, herunder meddelelsesstandarder, EDI-software bl.a. konverteringssoftware, ogEDI-kommunikation og netværk. Det skyldes, at aftalen normalt har betydning for kontrollerne

Kapitel

Beskrivelse af anvendte systemer8

fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner grundlag forregistreringerne, herunder aftaler om elektronisk udveksling af data, der dannergrundlag for registreringer ogrettidig, fuldstændig og nøjagtig registrering af transaktionerne,herunder konteringsinstruks, benyttede IT-systemer, manuelle rutiner m.v.

salgproduktionvarekøb og lagerløngagerandre indkøb, herunder leje af driftsmidlerinvesteringerfinansieringerbetalinger

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

af afgivelse og modtagelse af registreringerne (logning for tidspunkt og afsender). Denærmere tekniske beskrivelser er ofte nødvendige for at kunne kontrollere, om de udveksledemeddelelser er korrekt gengivet i registreringerne.

I det omfang registreringer genereres automatisk, skal beskrivelsen indeholde en detaljeretangivelse af beregningsgrundlaget og de anvendte formler og regler, så beregningen af f.eks.renter, afgifter og rabatter altid kan efterkontrolleres.

Det er normalt således, at der i forbindelse med drift af IT-systemer udføres enrække generelle kontrol- og sikkerhedsprocedurer, der er med til at sikre systemernes og deregistrerede oplysningers troværdighed. Disse kontroller omfatter bl.a. sikringen af, at kunautoriseret personale har adgang til at opdatere oplysningerne og evt.forskellige driftskontroller såsom driftsafstemninger og logninger. For systemer, der løbendeændres, skal der tillige være test og procedurer for driftssætning, der sikrer, at systemetfungerer i overensstemmelse med de foreliggende systembeskrivelser. Disse er udtryk for denbogføringspligtiges beslutning om, hvorledes bogføringen skal være tilrettelagt. Endvidere kandet være nødvendigt at kunne kontrollere, at der på ethvert tidspunkt anvendes en ”gyldig”version af det anvendte IT-system, hvor alle dele af systemet er testet og godkendt i indbyrdessammenhæng.

I det omfang disse kontroller er med til at sikre, at systemer og registreringer mv. kan ansesfor troværdige som grundlag for regnskabsaflæggelsen, er beskrivelse af kontrollerne ogsånødvendige som en del af den samlede beskrivelse.

I virksomheder med få registreringer vil bogføringen derimod ofte kunne værenæsten selvforklarende. Her kan indlysende og logiske sammenhænge mellemtransaktionerne og deres afspejling i registreringerne meget ofte føre til særdeles lave krav tilbeskrivelsen af virksomhedens bogføring. Eller snarere, at de dele, der er selvindlysende forenhver, ikke behøver at blive medtaget i en egentlig beskrivelse. I systembeskrivelsen forsådanne virksomheder kan man tænke sig, at en egentlig konteringsinstruks er unødvendig,fordi der er tale om så elementære, alment forudsatte konti og behov, at det er overflødigt atudarbejde en formel beskrivelse heraf. I andre tilfælde vil en kontoplan uden nærmereinstrukser være nok. Det er hér helt afgørende, at de daglige brugere – og en person udefra –kan bruge systemet som forudsat.

8.3. Krav til beskrivelsen af opbevaringen af regnskabsmateriale

Den bogføringspligtige skal i opbevaringsperioden kunne dokumentere ettilstrækkeligt transaktionsspor og kontrolspor. Opbevarer og registrerer den bogføringspligtigeflere oplysninger, end loven kræver - fx af hensyn til den interne økonomistyring - kan detunødvendige vælges fra.

Når bortses fra beskrivelsen af systemet til at fremfinde og udskrive regnskabsmaterialet iklarskift, er der også mulighed for at konvertere materiale og registreringer til andreteknologiske hjælpemidler ved arkiveringen. Den bogføringspligtige skal godtgøre, at detteikke forringer troværdigheden og fuldstændigheden af regnskabsmaterialet, således at detikke længere kan anvendes som dokumentation for registreringernes eller regnskabetsrigtighed.

Beskrivelserne af opbevaringen af regnskabsmaterialet skal i det mindsteindeholde tilstrækkelige oplysninger om:

Det sidste skal altid foreligge i klarskrift, dvs. i læsbart format og på papir eller mikrofilm.

8.3.1 Indholdet af beskrivelsen af opbevaringen af regnskabsmateriale

En hensigtsmæssig og systematisk beskrivelse kan opnås ved at tage udgangspunkt i deovenfor nævnte beskrivelser af registreringerne, idet det for hvert af de anvendte typer afgrunddokumentation og hver af de foretagne registreringer beskrives, hvorledes dissearkiveres, opbevares og genfindes.

De bilag og beskrivelser, der dokumenterer transaktionssporet og kontrolsporet,kan udarbejdes både manuelt og automatisk.

For de manuelle dele af processerne vil dokumentationen som oftest bestå af fysiske ellerskannede bilag og andet materiale, der under processerne forsynes medyderligere oplysninger og godkendelsesmarkeringer m.v.

Den automatisk producerede dokumentation vil som oftest blive genereret særskilt af IT-systemerne med henblik på arkivering. Disse automatisk frembragte materialer består somregel af posterings- og ændringsjournaler, herunder fakturajournaler, kontoudskrifter, rå- ellersaldobalancer, afslutningsbalancer og regnskabsrapporter.

Beskrivelsen skal angive, hvor regnskabsmaterialet opbevares, og hvorledes det kan sikres, atal nødvendigt regnskabsmateriale er arkiveret. Der skal foreligge instruktioner, der gør detmuligt at fremfinde og udskrive hele eller udvalgte dele af regnskabsmaterialet i klarskrift. Dendel af beskrivelsen af, hvorledes regnskabsmaterialet fremfindes og udskrives i klarskrift, skalaltid forefindes i klarskrift.

Skal der anvendes særlige adgangskoder for at udskrive og læseliggøreregnskabsmaterialerne, skal disse koder være tilgængelige, men ikke frit tilgængelige.Under alle omstændigheder skal tilgængeligheden være under sådanne kontrolleredeforhold, at materialet beskyttes mod uautoriseret anvendelse, misbrug ogforvanskning, endsige ødelæggelse. Materialet for elektroniske adgangskoder eller –nøglerkan opbevares i lukkede kuverter eller på anden indpakket måde, men herudover skal kuvertermv. opbevares et sikkert og ikke for andre end de dertil bemyndigede tilgængeligt sted. Dettegælder såvel de adgangskoder, som skal indgives for at få adgang til systemer og udskrivningherfra som dekrypteringsnøgler, der skal anvendes for at dekryptere eventuelle arkiver,således at de kan udskrives læseligt.

Såfremt regnskabsmaterialet er i fremmed valuta, skal der tillige foreligge en beskrivelse ogtilhørende vejledning, der viser, hvorledes materialet omregnes til danske kroner – f.eks. vedbrug af standardkurser.

Hvis der anvendes særlige tekniske hjælpemidler til opbevaring, skal beskrivelsen tilligeanvise, hvorledes det kan dokumenteres, at de arkiverede materialer ogproducerede udskrifter er tilstrækkeligt troværdige som dokumentation forregnskabsaflæggelse mv. Dette kan ske ved at beskrive sikkerhedsforanstaltningerne,og hvorledes det kan kontrolleres, at disse har været efterlevet.

8.4. Udformning og sprog

Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfyldeformålene som nævnt ovenfor. Beskrivelserne skal blot være tilstrækkelige til, at personer medrimelig indsigt i bogføring og IT-teknologi kan finde ud af, hvorledes bogføringen er tilrettelagt,samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form.

Er der blot tale om en simpel og ukompliceret bogføring, er det ofte tilstrækkeligt med enkonteringsinstruks eller blot en kontooversigt, en kort beskrivelse af de væsentligste udførtekontroller (herunder adgangskontroller), afstemninger og andre sikkerhedsforanstaltningersamt en kort beskrivelse af, hvorledes regnskabsmaterialet arkiveres og fremfindes.

For standardsystemer er den af systemleverandøren udleverede brugervejledning og manualtil systemet (beskrivelse af systemets funktion og den tekniske opbygning) en væsentligbestanddel, men ofte utilstrækkelig beskrivelse af de anvendte ITsystemer. Det er hervæsentligt, at virksomheden supplerer den med en beskrivelse af de manuelleforretningsgange, der skal følges ved selve bogføringen. Endvidere skal det være klart, hvilkedele af manualerne, der er relevante i den pågældende virksomhed.

For større virksomheder kan beskrivelsen eventuelt udarbejdes i form af diagrammer ellerskematisk form med en tilhørende ”prosa-beskrivelse”.

Foreligger der nærmere systembeskrivelser eller beskrivelser af forretningsgangen, kanbeskrivelsen af bogføringen udarbejdes i form af en overordnet oversigt med de væsentligsteoplysninger. For nærmere detaljer kan der henvises til konkrete afsnit i de mere detaljeredebeskrivelser i egentlige forretningsgangsbeskrivelser eller systembeskrivelser for de anvendteIT-systemer.

Beskrivelsen skal affattes på et sprog, der er naturligt for de offentlige myndigheder og ioverensstemmelse med anvendelsen af almindeligt sprogbrug og sædvanlige fagudtryk påområdet. Sproget kan i praksis være dansk, norsk, svensk eller engelsk.

Efter lovens § 10 skal regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis her i landet i 5 år fraudgangen af de regnskabsår, materialet vedrører, jf. dog afsnit 7.4. Dette gælder ogsåbeskrivelsen af systemer til at registrere, opbevare og fremfinde regnskabsmaterialer m.v.

De fleste beskrivelser kan opbevares i digital form eller lignende, hvor materialet ikkeumiddelbart kan læses. Det gælder dog ikke beskrivelsen af, hvorledesregnskabsmaterialer fremfindes og udskrives i klarskrift. Denne beskrivelse skal altid være iumiddelbart læselig form, dvs. i klarskrift.

Hvis der i opbevaringsperioden skiftes systemer og lagringsteknologi, skal man sikre sig, atbeskrivelserne stadig er tilgængelige. Dette kan ske ved, at de lagrede beskrivelser udskriveseller overføres til de nye systemer eller teknologier.

Foretages en sådan overførsel til ny teknologi, er det nødvendigt, at denbogføringspligtige ved beskrivelse og dokumentation af konverteringskontroller mv. kandokumentere, at alt regnskabsmaterialet fortsat har den fornødne bevisværdi somdokumentation for regnskabsaflæggelsen i de berørte år.

8.5. Beskrivelse af anvendte automatiske systemer

Som nævnt vil der normalt blive anvendt automatiske systemer til den løbende behandling afde regnskabsmæssige registreringer. Systemerne kan variere i omfang og indhold fravirksomhed til virksomhed.

De IT-baserede systemer, som behandler de regnskabsmæssige oplysninger ivirksomheden, består normalt ikke blot af selve finansbogføringen, men vil også omfatte desystemer, der understøtter produktionen, salg, ekspedition og transport af varer, køb, varedebitorer, varekreditorer, lagre, lønninger, betalingsoverførsler, anlægsaktiver mv. alt efterden pågældende virksomhed og i det omfang databehandlingen understøtter virksomhedensvæsentlige økonomirelaterede processer.

For mindre virksomheder, der anvender ukomplicerede standardsystemer, vil de medfølgendemanualer i stort omfang være nok som systembeskrivelse, da de fleste væsentlige kontrolleraf bogføringen vil kunne fremgå af beskrivelsen af procedurer og kontroller på de i afsnit 8.2.1nævnte relevante områder, herunder kontrollen med adgangen til systemerne.

Vær dog opmærksom på, at medfølgende manualer ikke altid indeholder allenødvendige oplysninger, og i så fald skal man fremskaffe de fornødne oplysningerfra leverandøren eller selv udarbejde disse som supplement.

Anvender man de mere komplekse parameterstyrede standardsystemer medmange forskellige indbyggede opsætningsmuligheder, er det nødvendigt at supplere eni øvrigt tilstrækkelig manual og brugervejledning fra leverandøren med yderligereen beskrivelse. Denne skal beskrive de valgte parameterværdier samt begrundelsenog betydningen heraf for valget af bogføringen, de udførte kontroller ogregnskabsaflæggelsen. For sådanne systemer vil det ofte også være nødvendigt atbeskrive, hvorledes adgangskontrollen er tilrettelagt eller udføres, ofte i samspil mellemselve brugersystemets muligheder for adgangsbegrænsninger og de

de metoder, der benyttes ved arkivering og opbevaring af regnskabsmaterialehvorledes regnskabsmaterialet fremfindes og udskrives i klarskrift

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

adgangsbegrænsninger, som kan anlægges i de overordnede styresystemer ellerdatabasesystemer.

Anvendes skræddersyede systemer, skal der yderligere foreligge beskrivelser af, hvorledes deenkelte systemfunktioner udføres, herunder hvilke programmer, der opdaterer, bearbejdereller udskriver de enkelte regnskabsmæssige registreringer, så systemets funktioner ogudførte automatiske kontroller kan gennemgås i detaljer.Det skal af samme grund også oftebeskrives, hvorledes programmerne fungerer, og hvorledes data er organiserede.

Det samme gælder i det omfang, der anvendes individuelt tilpassede standardsystemer ellerspecialudviklede udvidelser til disse. Et eksempel på indholdet af beskrivelsen for store ogkomplekse systemer findes i bilag IV.

For sådanne virksomheder bør der af mange andre grunde end kravene i bogføringslovenforeligge meget detaljerede beskrivelser af såvel brugersystemerne som de overordnedestyresystemer. Herved vil virksomheden fortsat være i stand til at anvende og vedligeholdesystemerne og herunder sikre, at systemerne i det mindste kan tilpasses ændringer ilovgivningen eller andre for virksomheden væsentlige påvirkninger fra ydre og indre forhold.

Som tidligere nævnt skal de virksomheder, der foretager ændringer af systemerne, ogsåforetage en kontrol, der sikrer, at alle systemændringer er uden væsentlige fejl, og atsystemerne ikke ændres uautoriseret. Disse kontroller kan efter omstændighederne væreafhængig af et kompliceret samspil mellem flere overordnede styre- eller hjælpesystemer pådet eller de anlæg, der anvendes til udvikling og drift af systemerne, og kan derfor undertidenkræve omfattende beskrivelser for at kunne overholde bogføringslovens krav. Det kan herogså være nødvendigt nærmere at beskrive testprocedurerne og regler for, hvorledes derløbende frembringes dokumentation for korrekte forløb af kritiske dele af databehandlingen,som ikke løbende kan overvåges eller kontrolleres af brugerne.

9.1. Hvilke myndigheder

Offentlige myndigheder, der i henhold til anden lovgivning er berettiget til at kræve indsigt iregnskabsmaterialet, kan henvende sig direkte til en af bogføringsloven omfattet virksomhedog kræve indsigt i virksomhedens regnskabsmateriale. Dette gælder også for udenlandskevirksomheders aktiviteter i Danmark. Sådan ret til indsigt kan udnyttes uden at indhenteretskendelse hos domstolene.

Myndigheder uden ret til indsigt i henhold til lovgivning skal indhente en retskendelse for atopnå krav på indsigt. Først når retskendelsen er opnået, kan myndigheden effektuere adgangtil virksomhedens regnskabsmateriale. En sådan kendelse kan gå ud på fuldt ud at stille denpågældende myndighed, som om den havde lovhjemmel.

Lovhjemlet krav på indsigt i regnskabsmaterialet eksisterer som hovedregel i lovgivning, derpålægger virksomhederne pligt til at indberette eller give oplysninger om bogføringen ellerregnskabsmaterialet i øvrigt til brug for myndighedernes registrering og kontrol. Her kan førstog fremmest nævnes politiet og told- og skattemyndighederne i henhold til skatte- ogafgiftslovgivningen. Desuden kan nævnes tilsyns- og kontrollovgivning for andre offentligevirksomheder fx.: Danmarks Statistik, Finanstilsynet, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen,Erhvervsfremmestyrelsen, Konkurrencestyrelsen m.fl.

Bogføringsloven giver ikke i sig selv ret til indsigt. Denne skal ifølge loven være hjemlet i enanden lovgivning.

9.2. Hvad dækker forpligtelsen

Den bogføringspligtige er forpligtet til at efterkomme et ønske om indsigt fraoffentlig myndighed, hvis denne er berettiget til at kræve indsigt ivirksomhedens regnskabsmateriale.

Myndigheden kan her forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, hvad der ernødvendigt til at fremfinde og læse regnskabsmaterialet, til rådighed.

Endvidere kan myndigheden kræve, at regnskabsmaterialet uden vederlag udskrives iklarskrift, herunder at registreringer i fremmed valuta, også euro, omregnes til danske kroner,og at regnskabsmateriale på fremmed sprog oversættes til dansk.

9.2.1 Udskrift i klarskrift m.m.

Ligger regnskabsmaterialet allerede på papir, er det typisk i klarskrift, dvs. i ettydeligt, forståeligt og læsbart format. I denne situation vil myndigheden normalt ikke haveproblemer med at læse oplysningerne. Ofte vil det her være tilstrækkeligt med fotokopier afmaterialet, hvis kopiernes autenticitet er tilstrækkeligt dokumenteret. Da kontrolsporet er endel af regnskabsmaterialet, kan myndigheden med henblik på dokumentation forlange adgangtil det originale materiale eller få det verificeret af en revisor.

Er materialet derimod lagret elektronisk eller fotografisk, kan myndigheden forlange, at denbogføringspligtige udskriver det pågældende materiale i klarskrift, dvs. på papir eller mikrofilm.

Er den bogføringspligtige og den offentlige myndighed enige herom, kan kravet om klarskriftdog opfyldes ved, at den bogføringspligtige udleverer en elektronisk kopi af materialet tilmyndighederne, således at denne selv kan bringe materialet i læsbar klarskrift.

Desuden skal den bogføringspligtige på forlangende oversætte regnskabsmateriale, der erudfærdiget på andet sprog, til dansk og omregne registreringer i fremmed valuta, herundernormalt også euro, til danske kroner. Afhængig af den hjemlede lovgivning og undersøgelsensformål kan omregningen dog eventuelt ske til euro. Se nedenfor under afsnit 9.2.3.

9.2.2 Hjælpemidler

Den bogføringspligtige skal vederlagsfrit stille alt, hvad der er nødvendigt til at fremfinde oglæse regnskabsmaterialet, til rådighed for den berettigede myndighed. Denne pligt omfattersamtlige hjælpemidler, der er nødvendige på grund af det valgte bogføringssystem .

Sådanne hjælpemidler kan alt efter de anvendte registreringsmetoder ogopbevaringsmåder være terminal med on-line tilkobling, terminal med mulighed forbestillinger af batchkørsler, terminal eller apparat til fremfinding og læsning afopbevarede registreringer, dokumentation eller bilag på elektronisk medium, apparater til attyde oplysninger på mikrofilm og microfiches og lignende.

I stadig højere grad vil de offentlige myndigheder foretrække at kunne læseoplysningerne elektronisk. Er det tilfældet, kan man naturligvis aftale at nøjes med at sikre, atden offentlige myndigheds system vil være i stand til at læse materialet. Sålænge denoffentlige myndighed ikke stilles ringere end med klarskrift på papir, er dette en farbar vej. Deter så op til den offentlige myndighed at stille oplysninger til rådighed, der sætter virksomheden i stand til at ”aflevere” oplysningerne elektronisk.

Er det en betingelse for anvendelsen af hjælpemidlerne og systemerne, at derafgives brugeridentifikation eller password, skal den bogføringspligtige oplyse ogtildele myndigheden sådanne adgangskontroller.

9.2.3 Omregning og oversættelse

Den berettigede myndighed kan forlange, at registreringer foretaget i euro elleranden fremmed valuta uden vederlag omregnes til danske kroner, hvis dette er nødvendigt forat opfylde formålet med den hjemlede indsigtsret. Kun hvor det er tilladt i den hjemlendelovgivning, kan oplysningerne vises i euro uden omregningspligt. Det afgøres efter denhjemlende lovgivnings regler og formål med indsigtsretten, hvorvidt der skal omregnes tildanske kroner eller euro, eller hvorvidt en simpel oversættelse af beløb er tilstrækkelig. Detsamme gælder den kurs, der skal anvendes (transaktions- eller balancekurs, dags- ellerstandardkurs). Se herom i afsnit 5.4.2.

Er regnskabsmateriale affattet på andre sprog end dansk, kan den anmodendemyndighed endvidere kræve, at den bogføringspligtige oversætter dette materiale til dansk. Erdet praktisk, kan myndigheden naturligvis gå med til, at der anvendes et for myndigheden letanvendeligt sprog, f.eks. engelsk. Se her afsnit 8.4.

Eksterne bilag kan dog ikke som det øvrige regnskabsmateriale forlangesoversat. Omkostninger ved oversættelse af regnskabsmaterialet afholdes af denbogføringspligtige eller andre og er således vederlagsfrit for myndigheden.

9.3. Tidsfrist

Den bogføringspligtige skal efterkomme myndigheders anmodning om indsigti regnskabsmaterialet så hurtigt som muligt.

Der er ikke i loven fastsat eksakt tidsangivelse for standardudtrykket ”hurtigstmuligt”. Hurtigheden afhænger i sagens natur af omstændighederne i den bogføringspligtigeskonkrete situation, herunder virksomhedens art og omfang. Bogføringen skal fravirksomhedens side tilrettelægges, så denne frist normalt kan overholdes.

En berettiget myndighed bør ved udøvelsen af sin ret til indsigt i regnskabsmaterialet ialmindelighed give den bogføringspligtige en rimelig frist til at efterkomme anmodningen. Dettemå så meget desto mere gælde i de tilfælde, hvor den bogføringspligtige er pålagt atoversætte eller omregne regnskabsmaterialet og derfor skal bruge tid hertil.

Drejer det sig om anmodning om indsigt i regnskabsmateriale for udenlandsk aktivitet, der kanopbevares i pågældende udland for indeværende og foregående 3 måneder, se afsnit 7.4, erder i loven fastsat en tidsfrist for den bogføringspligtige på højst en måned til at efterkommeanmodningen.

10.1. Strafansvar for overtrædelse af bogføringsloven

Dette kapitel vedrører spørgsmålet om, hvem der kan straffes, hvis bogføringslovens reglerikke overholdes.

Der kan også opstå spørgsmål om erstatningsansvar, hvis andre har lidt tab som følge af, atregnskabsoplysninger har været fejlagtige, eller fordi bogføringen var ukorrekt og mangelfuld.Dette er imidlertid ikke reguleret i bogføringsloven, men følger af de almindeligeerstatningsregler.

Her behandles alene spørgsmålet om strafansvar. Manglende overholdelse aflovbestemte pligter i reglerne om følgende kan medføre strafansvar:

KapitelOffentlige myndigheders adgang tilregnskabsmaterialet

9

Kapitel

Overtrædelse, ansvar og straf10

Hvad der skal bogføresHvordan der skal bogføresHvor længe regnskabsmateriale skal opbevaresHvordan regnskabsmateriale skal opbevaresHvor regnskabsmateriale skal opbevares

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Særligt vedrørende det sidste punkt skal det fremhæves, at kravene i bogføringsloven gør, atoffentlige myndigheder skal være i stand til selv at fremfinde bogføringen. Der er derfor enbestemmelse i lovens § 10, stk. 3, om, at beskrivelsen af systemer til at fremfinde og udskriveregnskabsmaterialet i klarskrift skal opbevares i klarskrift, og at dette også indebærer, jf. § 14,stk. 3, at eventuelle adgangskoder m.v. samt eventuelle krypteringsnøgler skal opbevares iklarskrift.

Den IT-systemmæssige beskyttelse af bogføringens oplysninger med f.eks. adgangskoder ogkryptering, der forudsætningsvist er tilladt, må således ikke udelukke, at offentligemyndigheder kan få adgang til oplysningerne.

10.2. Personlige virksomheder

I virksomheder, der ikke er omfattet af selskabslovgivningen, jf. afsnit 10.3 nedenfor, er bådeejeren, en eventuel leder af virksomheden og de, der fysisk står for bogføringen, ansvarligefor, at bogføringslovens regler overholdes.

Hvis reglerne ikke overholdes, kan der – medmindre man ikke havde viden nok til at forhindredet – idømmes bøde efter bogføringslovens § 16.

For virksomhedens ejer betyder det, at vedkommende skal sørge for, at der er etableret etforsvarligt system, hvor det er klart, hvad der skal bogføres hvornår, og hvordan oplysningerneskal opbevares. Hvis den bogføringspligtige opdager, at systemet ikke fungerer, fx fordireglerne ikke følges, eller fordi regnskabsoplysninger ser forkerte ud, skal vedkommendesørge for, at der rettes op på det. Hvis ejeren tillige er daglig leder, skal vedkommende ogsåopfylde de krav, der stilles til den daglige leder.

For en eventuel daglig leder betyder det, at denne skal sikre sig, at detetablerede bogføringssystem fungerer som forudsat, og holde øje med, at der rent faktiskbogføres i overensstemmelse med dette system og dermed bogføringsloven.

For den, der fysisk står for bogføringen, betyder det, at der skal bogføres ioverensstemmelse med kontoplan, bogføringsinstrukser m.v. Kan dette ikke lade siggøre, skal der gives besked til overordnede om, at der er problemer, og hvad de nærmere gårud på.

Den, der har opfyldt de pligter, der påhviler vedkommende med hensyn til bogføringen, kanikke idømmes straf. Dette gælder også, hvis det viser sig, at bogføringslovens regler rentfaktisk blev overtrådt, f.eks. på grund af urigtige fakturaer eller konteringsinstrukser. Man kankun straffes for dispositioner, man ikke burde have medvirket til eller accepteret.

Er der tale om særlig grove overtrædelser af bogføringslovens regler, vil der kunne straffesefter regler i straffeloven - især straffelovens § 302 - hvis der er handlet forsætligt eller groftuagtsomt. Dette vil især kunne være aktuelt, hvis der er bilag, der burde bogføres, men somholdes uden for bogføringen, hvis man bevidst sletter bogføringen eller dele deraf, eller hvisman på tilsvarende måde forhindrer, at offentlige myndigheder kan bruge bogføringen til atkontrollere virksomheden.

I det omfang en urigtig eller mangelfuld bogføring medfører, at der udfærdiges urigtigeregnskaber til offentlige myndigheder, er der særlige straffebestemmelser vedrørendesådanne forhold . Der kan også være bogføringsbestemmelser i andre love endbogføringsloven, der har særlige straffebestemmelser, f.eks. skattekontrolloven.

10.3. Selskaber og erhvervsdrivende fonde

For selskabers vedkommende er ansvarsfordelingen med hensyn til bogføringen delvistbeskrevet i de særlige selskabslove, jf. eksempelvis aktieselskabslovens § 54.

Bestyrelsen skal sørge for, at der er en forsvarlig organisation. Direktionen skal varetage dendaglige ledelse i overensstemmelse hermed. For andre med bogføringspligter i virksomhedensvarer systemet til, hvad der gælder for personlige virksomheder, jf. ovenfor i kapitel 10.2.

Overtrædelse af de pligter, selskabslovgivningen pålægger ledelsen, er strafbelagti selskabslovgivningen. Hvis overtrædelsen betyder, at der sker grove overtrædelser afbogføringslovgivningen, vil de endvidere efter loven kunne straffes for dette, hvis de vidsteeller burde vide dette.

Det gælder endvidere her, at der kan være selvstændigt strafansvar efter anden lovgivning forregnskaber, der er urigtige som konsekvens af urigtig eller mangelfuld bogføring eller forovertrædelse af bogføringsbestemmelser i andre love end bogføringsloven.

Også selskaber, fonde eller andre juridiske personer vil kunne pålægges bødestraf efterbogføringslovens § 16.

10.4. Rettighedsfrakendelse

Misligholdes reglerne i bogføringsloven om, i hvilket omfang regnskabsmaterialet måopbevares i udlandet, kan der efter lovens § 17 i forbindelse med en straffesag i visse tilfældeske frakendelse af retten til at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet.

Ved dommen i en straffesag kan det bestemmes, at anke over at udelukke denbogføringspligtige fra at opbevare regnskabsmaterialet i udlandet ikke haropsættende virkning.

Endvidere kan der i visse straffesager ske frakendelse af retten til at stifte eller lede selskaberm.v. efter straffelovens § 79. Kravene hertil vil dog aldrig være opfyldt, hvis der alene er taleom strafansvar efter bogføringsloven og ikke tillige efter andre loves straffebestemmelser.

10.5. Forældelse

Forældelsesfristen for strafansvar efter bogføringsloven er 5 år, jf. lovens § 16.

Fristen begynder typisk at løbe fra tidspunktet for den strafbare handling (f.eks. ødelæggelseaf bilag) eller fra ophør af en undladelse (fx undladelse af bogføring).

Ved flere kontinuerlige overtrædelser kan situationen være den, at fristen først begynder atløbe fra den sidste overtrædelse.

Bogføringsloven træder i kraft den 1. juli 1999 jf. § 19, stk. 1, og har virkning for regnskabsår,der påbegyndes den 1. juli 1999 eller senere.

Lovens bestemmelser i § 7, stk. 4 og 5, vedr. registrering i euro eller anden relevant fremmedvaluta, har dog virkning fra den 1. januar 1999 og kan anvendes afbogføringspligtige virksomheder, hvis regnskabsår påbegyndes den 1. januar 1999eller senere.

For regnskabsår, der påbegyndes før den 1. juli 1999, finder de hidtil gældende regleranvendelse bortset fra ovenstående om registreringsvaluta.

Bilag vedrørende registreringer fra før den 1. juli 1999 for aktivitet i udlandet kan stadigopbevares efter de hidtidige regler i bogføringsbekendtgørelsen af 1990.

Bekendtgørelse nr. 598 af 21. august 1990 om erhvervsdrivende virksomhedersbogføring, årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale:

Ӥ 21. Regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet.

Stk.2. Hvis virksomheden udøver aktiviteter i udlandet, og det godtgøres, at der efterdet pågældende lands regler er pligt til at opbevare regnskabsmaterialet der, er detdog tilstrækkeligt, at kopier eller genparter af regnskabsmaterialet vedrørende disseaktiviteter opbevares her i landet eller – medmindre andet er bestemt i henhold tilanden lovgivning – kan fremskaffes på begæring.”

For virksomheder m.v., som den 1. juli 1999 ikke var omfattet af bogføringspligten efter dehidtil gældende regler, giver loven en overgangsperiode, idet loven først har virkning forsådanne virksomheder for regnskabsår, der påbegyndes den 1. januar 2001. Dette gælderikke bogføringspligt efter Mindstekravsbekendtgørelsen eller andre skatteregler.

De fysiske personer, der inden den 1. juli 1999 har påbegyndt en virksomhed, der efter denhidtil gældende bogføringslovs § 1, litra C, nr. 35, 36 og 37, jf. stk. 2 og 3, ikke varbogføringspligtige, og som ikke driver anden erhvervsmæssig aktivitet, er stadig undtaget frabogføringspligten. Denne fritagelse gælder for den pågældende personlige virksomhed, indtilden afhændes. I så fald vil virksomheden dog først være omfattet af loven fra 1. januar 2001.Der henvises i øvrigt til afsnit 3.1.5.2.

Paragrafnøgle til loven:

Ny lov Tidl. lov/bkg. Vejledning

Indledning - - Kap.1

Formål medbogføring

- - Kap. 2

Årsregnskab § 3, 1, nr. 6 og § 18 B §§ 13-15

Anvendelse/bogføringspligt/omfattet

Kapitel 1

Bogføringspligt § 1,1 L § 1,1 Kap. 3.1

Dansk etablereterhvervsdrivendevirksomhed

§ 1,1L §1,1 (- krav omdansk)

Kap. 3.1.1

Udøvelse af danskerhvervsaktivitet

§ 1,1 - Kap. 3.1.2

Afgifts- ellerskattepligtig iDanmark

§ 1,2, nr.1 - Kap. 3.1.3.1

Modtagelse af§ 1,2, nr. 2 - Kap. 3.1.3.2

Hvem der skal sørge for opbevaring efter ophør af en virksomhedHvad der skal være tilgængeligt for offentlige myndigheder

Kapitel

Ikrafttrædelse11

Kapitel

Bilag 1: Sammenligning mellem ny og gammelbogføringslov (L) med bekendtgørelse (B)samt afsnit i vejledning

12

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

betingede tilskud

Undtagelser § 1,3 L § 1,2

Omfattet af statensregnskabsvæseneller kommunernesstyrelse

§ 1,3 - Kap. 3.1.4

Ikrafttrædelsesregler Kap. 3.1.5

Tidligere ikkebogføringspligtig

§ 19,5 L § 4,4 og 5 Kap. 3.1.5.1

Personlig virksomhedved små landbrug

§ 19,6 L §1,2 Kap. 3.1.5.2

Regnskabspligt § 18 B § 15,1 Kap. 3.2

Definitioner Kapitel 2

Erhvervsdrivende § 2,1 L § 1 A) – C) Kap. 3.1.1

”Fødte”erhvervsdrivendevirksomheder

§ 2,2 L § 1 A) – C) Kap. 3.1.1

Regnskabsmaterialet § 3 B § 2,1 Kap. 4.5

Transaktionsspor § 4,1 B § 4,1 Kap. 4.6.2

Kontrolspor § 4,2 B § 4,2 Kap. 4.6.3

Bilag § 5 B § 11 Kap. 4.5.4

Generelle krav tilbogføring

Kapitel 3 Kap. 4.

God bogføringsskik § 6,1 B § 1,1 (L §2,1) Kap. 4.1

Art og omfang § 6,1 B § 1,1 Kap. 4.2

Overblik Kap. 4.3

Sikkerhed § 6.1 B § 1,2 Kap. 4.4

Registreringer ogdokumentation

Kapitel 4

Nøjagtigt og snarestmuligt

§ 7,1 B 6,1 Kap. 5.1

Rækkefølge,henvisning ogreference

§ 7,2 B § 5,1 Kap. 5.2

Afstemninger § 7,3 B § 9,3 (kasse) Kap. 5.3

Møntfod Kap. 5.4

Danske kroner ogeuro

§ 7,4 - Kap.5.4.1

Relevant fremmedvaluta

§ 7,4 - Kap. 5.4.3

Oplysning omvalutakurs

§ 7,5 - Kap. 5.4.4

Sammenhæng viatransaktionssporene

§ 8 B § 4,1 Kap. 4.6.2

Dokumentation vedbilag

§ 9 B § 4,2 Kap. 4.6.3

Opbevaring afregnskabsmaterialet

Kapitel 5 Kap. 7

Opbevaringsperiode § 10,1 B § 17,1 Kap. 7.1

Opbevaringsmåde § 10,1 B § 16,2 Kap. 7.2

Andet medie endpapir

§ 10,2 B § 18,1 Kap. 7.3

Beskrivelse afsystemer tilfremfinding

§ 10,3 B § 17,3 Kap. 7.3

Undtagelse f.detailhandelsvirksomheder

§ 11 B § 17,2 Kap. 7.1.1

Opbevaringssted § 12,1 B § 21 Kap. 7.4

Ophør afbogføringspligten

§ 13,1 - Kap. 7.5

Ledelsen fratræder § 13,2 - Kap. 7.6

Beskrivelse afsystemer tilregistrering ogopbevaring afregnskabsmaterialetm.v.

Kapitel 6

Generelle krav § 14,1 Kap. 8.1.1

Beskrivelse afregistrering aftransaktioner

§ 14,2 B § 10,1-2 Kap. 8.1.2 og 3

Beskrivelse afopbevaring afregnskabsmaterialet

§ 14, 3 B § 10, 3 Kap. 8.1.4

Offentligmyndigheds adgangtilregnskabsmaterialet

Kapitel 7

Hvilke myndigheder § 15,1 B § 20 Kap. 9.1

Hvad dækkerforpligtelse

§ 15,1 B § 20 Kap. 9.2

Tidsfrist § 15,2 - Kap. 9.3

Straf ogikrafttrædelse

Kapitel 8

Overtrædelse, strafog forældelse

§ 16,1-4 L § 3 og B § 22 Kap. 10.1 – 3

Rettighedsfrakendelse

§ 17 - Kap. 10.4

Bemyndigelse tilfastlæggelse afbestemmelser omåbningsbalance ogårsregnskab

§ 18

B §§ 13-15Regler omåbningsbalanceog årsregnskab

Kap. 3.2

Ikrafttrædelse ogovergang

§ 19 L § 4 og B § 23 Kap. 11

Bogføringspligt

Det er nu lettere at afgøre, om man er bogføringspligtig:

Bogføringen (registreringer)

Opbevaring af regnskabsmaterialet

Andre ændringer

KapitelBilag 2: Oversigt over ændringerne i den nyebogføringslov

13

Bogføringsloven samler reguleringen af bogføringspligten.Bogføringspligten omfatter derfor:

alle erhvervsdrivende virksomheder,udenlandske virksomheders erhvervsaktiviteter i Danmark,alle organisationer m.v., som er fuldt eller begrænset skatte- ellerafgiftspligtige til Danmark samtorganisationer m.v., der modtager tilskud fra den danske stat eller EU.

Bogføringen formålsbestemmes via transaktionssporet. Der skal kun bogføres,hvis der er et formål med bogføringen.

Mulighed for at bogføre i euro på lige fod med danske kroner. Herudover kanbogføres i anden relevant valuta.Betingelserne for at bogføre i fremmed valuta præciseres, såregnskabsmaterialet i alle tilfælde, hvor der registreres i fremmed valuta, skalindeholde oplysninger, herunder kurs, så det altid er muligt at omregne til danskekroner.

Reglerne om opbevaring af regnskabsmateriale er forenklet og gjort uafhængigeaf teknologi og opbevaringsform:Der er indført en praktisk regel, hvorefter 1-2 måneders regnskabsmateriale fradanske aktiviteter kan opbevares i udlandet. Har virksomheden aktiviteter iudlandet, kan regnskabsmaterialet for disse aktiviteter opbevares i 3-4 måneder iudlandet. Interne og eksterne bilag for denne aktivitet kan dog opbevares ipågældende fremmed stat i hele opbevaringsperioden på 5 år. Tidligere skulle altregnskabsmateriale opbevares i Danmark.Ophævelse af pligten til at opbevare både et fysisk og et elektronisk eksemplaraf eksterne bilag, der overføres til elektronisk medium. Fremover er detelektroniske eksemplar af bilaget tilstrækkeligt.I tilfælde af ledelsesskift har den fratrædende ledelse pligt til at sikreopbevaring af regnskabsmaterialet i en ”ledelsesfri” mellemperiode, og hereftervideregive materialet til den ny ledelse. Det præciseres også, at i tilfælde afophør af bogføringspligten, har den sidst fungerende ledelse pligt til at sørge for,at regnskabsmaterialet opbevares korrekt.

Har offentlige myndigheder ret til at få regnskabsmaterialet fra denbogføringspligtige, skal den bogføringspligtige udlevere dette vederlagsfrit tilmyndigheden. Samtidig stilles krav om, at den bogføringspligtige skalomregne materialet til danske kroner.Hvad der skal anses som regnskabsmaterialet er nu præciseret i loven.

Bogføring | erhvervsstyrelsen.dk

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoering[07-08-2019 14:52:17]

Erhvervsstyrelsens hjemmesider

Som hidtil skal den bogføringspligtige beskrive det benyttedebogføringssystem. Kravene til denne beskrivelse gøres nu tydeligere. En personudefra med rimelig viden om regnskab og teknologi skal udfra beskrivelsenkunne følge registreringerne og regnskabsmateriale. I beskrivelsen skal bl.a.oplyses:

hvordan systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed afregnskabsmaterialethvordan automatiske registreringer foretageshvilke metoder ved opbevaring af regnskabsmaterialet oghvordan regnskabsmaterialet fremfindes.

Helt små virksomheders beskrivelse af bogføringen kan være ret begrænset, dabeskrivelsen skal laves efter virksomhedens art og omfang.

KapitelBilag 3: Eksempel på indhold i beskrivelsen afet stort og kompleks IT-baseret system

14

Verbal oversigt af formål og hovedfunktionerOversigtsdiagram over hovedfunktioner

ModuloversigterDiagrammer, der beskriver en opgaveløsning (hovedflow)

Beskrivelse af inddataBlanket-/layoutSkærmlayoutFormat af data modtaget ved overførsel

Beskrivelse af uddataUdskriftslayoutSkærmlayoutFormat af data ved overførsel

Beskrivelse af filerPost-/feltbeskrivelser (fil-layout)Postbeskrivelse for databaser (schema/view)

Beskrivelse af programmerVerbal indholdsbeskrivelseRegnereglerRutediagrammer o.l.Programmørens egne programinstrukser (source-kode)

Beskrivelse af systemstrukturFunktionsbeskrivelseProcedurebeskrivelse (programrækkefølgen)Sammenhæng mellem data og programmer (krydsreferencer)

DatabeskrivelserDatadefinitionerData/felttype og længde

BetjeningsvejledningerBrugervejledninger/manualerHjælpeskærmbillederForudsatte forretningsgange ved brugRækkefølgen i skærmdialogen (skærmlayout/hierarki)

DriftsvejledningerArbejdsgange ved kørsler/drift af systemet (kørselsflow)Arbejdsgange før og ved implementering af nye eller modificeredeapplikationer (arbejdsgange for sikkerhedskopiering og opbevaring)Nødinstrukser (rettelse af driftsfejl)Nøddriftsinstruks (katastrofeplan og –beredskab)

Beskrivelse af væsentlige IT-forretningsgangeForretningsgang for tildeling af adgange til systemer og dataForretningsgange for indførelse eller ændring af brugersystemer (særligvægt på test af ændringer af betydning for bogføringen)Forretningsgang for ændring af driftsmiljø (maskinel/systemprogrammel)

Langelinie Allé 17

2100 København Ø

CVR 10150817

Telefon (reception) 3529 1000

erst@erst.dk

Om Erhvervsstyrelsen Kontakt os Jobs Organisation

Se flere

Nyheder og presse Publikationer Privatlivspolitik Cookies English

Tilmeld Nyhedsbrev