BPM-319.indd 42 9/4/58 BE 8:04 PM

BPM-319.indd 43 9/4/58 BE 8:04 PM

BPM-319.indd 44 9/4/58 BE 8:04 PM

ELEADER : 45

BPM STRATEGY

การอัพโหลด (Upload)เริ่มจากการน�าเข้าไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น

Microsoft Office, PDF หรือ พวก Multimedia

ระบบ ECM จะมเีครือ่งมอืในการอพัโหลดเข้าไป

การอัพโหลดจะเป็นวิธีการน�าเข้าที่มีการใช้งาน

มากที่สุด เทคโนโลยี ECM ในปัจจุบันก็มักจะมี

เครื่องมืออ�านวยความสะดวกในการอัพโหลด

ให้ง่ายขึ้น เช่น อัพโหลดได้หลายๆ ไฟล์พร้อมๆ

กัน เป็นต้น

การสแกนเอกสาร (Document Scan)เอกสารทีเ่ป็นกระดาษ (Hardcopy) เช่น เอกสาร

จากภายนอก หรือแบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ภายใน

จะถูกน�าเข้าด้วยการผ่านเทคโนโลยีการสแกน

(Scanning) ซึ่งจะแปลงจากเอกสารท่ีเป็น

กระดาษ ไปเป็นดิจิทัล ปัจจุบันมีเครื่องสแกน

(Scanner) หรอืซอฟต์แวร์การสแกน (Scanning

Software) ที่รองรับการสแกนจากเครื่องแล้ว

ส่งไปยังระบบ ECM ให้อย่างอัตโนมัติ ไฟล์ที่ได้

จากการสแกนมานั้นจะเป็นรูปแบบท่ีเรียกว่า

ไฟล์ภาพ (Image) การจะให้แปลงออกมาเป็น

รูปแบบของข้อความ (Text) จะใช้ผ่านเทคโนโลยี

ที่ใช้แปลงภาพเป็นตัวอักษร หรือ Optical

Character Recognition (OCR) ซึ่งจะรองรับ

หลายภาษา รวมถึงภาษาไทยด้วย

ข้อมูลจากการบันทึกด้วยคน (Manual) และข้อมูลจากความคิดของบุคคล (Tacit Information)เนื้อหาข้อมูลประเภทท่ีต้องการบันทึกเข้าไป

โดยคน จะผ่านทางแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

(Electronic Form) โดยมากข้อมูลรูปแบบนี้จะ

เชื่อมต่อกับระบบงานต่างๆ รวมถึงข้อมูลท่ีเกิด

จากความคิดของบุคคล (Tacit Information)

เช่น Blog, Wiki จะมีหน้าจอส�าหรับให้ผู้ใช้งาน

บันทึกเนื้อหาข้อมูลเข้ามา

Application Program Interface (API)เน้ือหาข้อมูลบางประเภทจะเป็นข้อมูลที่ได้มา

โดยตรงจากระบบงานต่างๆ (Application) เช่น

เมื่อระบบงานมีการสร้าง (Generate) ข้อมูลใน

รูปแบบฟอร์ม จะส่งไปที่ระบบ ECM ผ่านทาง

Application Program Interface (API) ซึ่งใน

ปัจจุบันนิยมท่ีจะพัฒนาในรูปแบบของ Web

Services

การจัดกลุ่ม (Categorize) และท�ดัชนี (Index)ก่อนที่ข้อมูลจะถูกน�าเข้าไปในระบบ ECM นั้น

จ�าเป็นต้องมีการจัดกลุ่ม (Categorize) และท�า

ดัชนี (Index) เพ่ือรองรับการค้นหา (Search)

เมื่อเข้าไปสู่ ECM เนื้อหาข้อมูลในระบบ ECM

จะถูกก�าหนด (Define) เมตาดาต้า (Metadata)

ของข้อมูล เมตาดาต้า นั้นคือ ข้อมูลที่ใช้อธิบาย

ข้อมูล ในกรณีเช่น เมื่อท�าการอัพโหลดเอกสาร

ใบแจ้งหนี้จากการสแกน จะมีการใส่ข้อมูล

อธิบายไฟล์นี้ หรือเมตาดาต้า ดังนี้

อัตโนมัติ (Automatic) การจัดกลุ่มท่ีใช้คนท�า

มักจะใช้กับข้อมูลท่ีท�าการน�าเข้าด้วยคน เช่น

อัพโหลดเข้าไป หลังจากเนื้อหาข้อมูลได้รับการ

อพัโหลดเข้าไป ก็จะต้องผ่านขัน้ตอนให้ใส่ข้อมลู

เมตาดาต้าเอง ส่วนอีกแบบหนึ่งคือการจัดกลุ่ม

แบบอัตโนมัติ ซึ่งมักมาจากเน้ือหาข้อมูลท่ีน�า

เข้าจากแอพพลิเคชัน หรือไฟล์สแกนท่ีผ่าน

OCR เข้ามา

ส�าหรับในฉบับหน้าจะกล่าวถึงขั้นตอนต่อไป ที่

เป็นข้ันตอนที่ส�าคัญที่สุดของ ECM คือ การ

จัดการ (Manage) โปรดติดตาม

ประเภทข้อมลู (Content Type) คอื Invoice, วัน

ทีส่ร้างข้อมลู, ผูน้�าเข้าข้อมลู, หน่วยงานเจ้าของ,

วันท่ีครบก�าหนดช�าระเงนิ และชือ่เจ้าหน้ี เป็นต้น

ข้อมูลเหล่าน้ีจะถูกใช้ในการท�าดัชนี (Index)

ตอนค้นหาข้อมูล โดยข้อมูลที่เป็นเมตาดาต้า

อาจจะไม่ใช่ส่วนหนึ่งของข้อมูลที่อยู่ในไฟล์

การจัดกลุม่อาจจะท�าได ้2 แบบคอื การจัดกลุ่ม

โดยใช้คนท�า (Manual) และการจัดกลุ่มแบบ

ข้อมูลอ้างอิงhttps://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management#Capturehttp://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-ManagementManaging Enterprise Content: A Unified Content Stargetgy 2nd Edition [Rockley , 2012]Enterprise Content Strategy : A Project Guide [Nichols] )”

BPM-319.indd 45 9/4/58 BE 8:04 PM