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1 | Titel| 1. August 20181 | © GBTEC Software + Consulting AG 2017 | BIC Cloud – Prozessmodellierung BPMN 2.0

BIC CloudProzessmodellierung BPMN 2.0Stand: 12/2017


Agenda

• Geschäftsprozessmanagement mit BPMN

• Modellierung für Einsteiger – Die wichtigsten Symbole, Regeln & Konventionen

• Modellierung für Fortgeschrittene – Erweiterte Symbole

• Empfehlung für die fachliche Modellierung

• Checkliste


Agenda

Geschäftsprozessmanagement mit BPMN




• Checkliste


BPMN – Führende Prozessnotation im ProzessmanagementDie Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine Spezifikationssprache zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Durch sie wird sowohl die rein fachliche Modellierung von Arbeitsabläufen als auch die technisch orientierte Gestaltung von Prozessen ermöglicht.

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ProzessImplemen-

tierung

BPMStrategie

FachlicheProzess-

modellierung

IT-Prozess-modellierung

Die zentralen Schritte zu digitalen Geschäftsprozessen

Überwachung, Optimierungund Weiterentwicklung

Entwurf der zukünftigen digitalen Ausrichtung der Organisation (IT neutral)

Fachliche Konzeption neuer digitaler Angebote

Design und Implementierung digitaler Technologien

Einführung digitalisierter Prozesse

In diesem Trainingsmodul liegt der Fokus auf der fachlichen Prozessmodellierung mit BPMN 2.0. Zudem wird die IT-Prozessmodellierung in Teilen vorgestellt.

BetriebdigitalerProzesse


Fachliches und technisches BPM

Digitales BPM

Digitales BPM umfasst die Interaktionen´zwischen Personen, Ressourcen, Informationen und sonstigen Diensten in einer Organisation bzw. zwischen Organisationen.

Im digitalen BPM sind Prozesse durchgängig auf Veränderung ausgerichtet, so dass alle zugehörigen Aktivitäten leicht anzupassen sind und eine maximale Prozessflexibilität entsteht.

Es besteht eine enge Verzahnung zwischen den fachlichen Abläufen und der z

Fachliches BPMFachliches BPM befasst sich mit der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Geschäftsprozessen.

Technisches BPMTechnisches BPM betrachtet verschiedene Formen der IT-Unterstützung zu fachlichen Prozessen (z.B. Automatisierung).

Digitales BPMDigitales BPM umfasst die Interaktionen zwischen Personen, Ressourcen, Informationen und sonstigen Diensten in einer Organisation bzw. zwischen Organisationen.

Im digitalen BPM sind Prozesse durchgängig auf Veränderung ausgerichtet, so dass alle zugehörigen Aktivitäten leicht anzupassen sind und eine maximale Prozessflexibilität entsteht.

Es besteht eine enge Verzahnung zwischen den fachlichen Abläufen und der zugehörigen Informationstechnologie.


Modellierung von Geschäftsprozessen mit BPMN

Ebene 1: Prozesslandkarte

Ebene 2: Hauptprozesse

Ebene 3: Teilprozesse

Ebene 4: Fachliche Prozessmodellierung

Ebene 5: IT-spezifische Prozessmodellierung

Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Bei der Modellierung mit BPMN werden die zeitlich-logischen Detailprozesse der unteren Ebene(n) mit Hilfe des Diagrammtyps Kollaborationsdiagramm (BPMN) dargestellt.

Kollaborationsdiagramm (BPMN)


In der Prozessmodellierung hat ein Element (Rolle, IT-System etc.) genau ein Stammdatum/Katalogeintrag. Um dieses Prinzip zu gewährleisten, wird für ein Element immer derselbe Objektname verwendet.

Datenbankprinzip – Umgang mit Stammdaten/Katalogeinträgen

ProzesseInformationstechnologie Organisation

DatenbankEin Katalogeintrag

Mehrere grafische Abbildungen

Ein Katalogeintrag

Mehrere grafische Abbildungen


Um aussagekräftige Analysen sowie eine Vereinfachung des Qualitätsmanagements zu gewährleisten, sollte das Datenbankprinzip eingehalten werden. Ihnen stehen dafür zwei Varianten zur Verfügung.

Einhaltung des Datenbankprinzips

Katalogvorschläge nutzenWenn die Objekte bereits im Katalog angelegt wurden, können Sie die Katalogvorschläge nutzen, welche bei der Benennung von neuen Objekten erscheinen.

Copy&Paste Funktion

Wenn das gewünschte Objekt bereits im Modell vorhanden ist, können Sie dieses einfach mit der Copy&Paste-Funktion vervielfältigen.

Copy Paste



Modellierung für Einsteiger – Die wichtigsten Symbole, Regeln & Konventionen• Poster der wichtigsten Symbole• Symbole und Modellierungskonventionen inkl.

Aufgaben



• Checkliste

Agenda


Pools und Lanes

Erweiterte Artefakte

Standard-ArtefakteGateways

Verbinder

Aktivitäten

Ereignisse

BPMN – Führende Prozessnotation im ProzessmanagementDie untenstehende Übersicht fasst die wichtigsten Symbole für die fachliche Modellierung mit BPMN 2.0 zusammen und soll als Orientierungshilfe dienen. Auf den folgenden Folien werden die einzelnen Symbole näher erläutert.

Die wichtigsten Symbole im Überblick

Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände.

Ereignisse, die einen Prozess starten.

Ereignisse, die während eines Prozesses auftreten bzw. ausgelöst werden.

Ereignisse, die einen Prozess beenden.

Eine Aktivität stellt einen Arbeits-schritt dar.

Gateways werden bei Prozessaufspaltungen und Prozesszusammenführungen verwendet.

Paralleles GatewayAlle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade muss gewartet werden.Inklusives GatewayMindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf mindestens einen Pfad muss gewartet werden.Exklusives GatewayGenau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen Pfad muss gewartet werden.

Sequenzfluss verbindet Ereignisse, Aufgaben und Gateways miteinander und verdeutlicht so den zeitlich logischen Ablauf von Prozessen.Nachrichtenfluss symbolisiert den Informations-austausch mit externen Prozessteilnehmern.

Ein Pool kann eine Rolle oder ein Anwendungs-system sein und ist der Lane übergeordneten.

Eine Lane repräsentiert eine dem Pool untergeordnete Rolle/Anwendungssystem und ist für die Ausführung der Aufgaben zuständig.

Daten repräsentieren verwendete oder erstellte Dokumente.Annotationen sind textuelle Eingabefelderfür Anmerkungen.

Eine Rolle ist eine Abstraktion von Positionen.Applikationen sind IT-Systeme, die die Prozessausführung unterstützen.

Risiken sind Gefahren für den Prozess.

Kontrollen sind regulatorische Richtlinien zur Minimierung von Risiken.

Hinweis:Rollen, Applikationen, Normen, Risiken und Kontrollen gehören nicht zum BPMN-Standard. Sie sind eine Erweiterung der GBTEC AG zur einfacheren Modellierung sowie zur Darstellung von zusätzlichen Inhalten.

Teilprozesse werden für die detaillierte Be-schreibung von komplexen Aufgaben verwendet.

Normen stellen Anforderungen an die Prozessausführung dar.


Kollaborationsdiagramm – Grundsätzliche FormModelle vom Typ „Kollaborationsdiagramm (BPMN)“ veranschaulichen den zeitlich-logischen Verlauf von Arbeitsabläufen.

• Arbeitsschritte werden von Prozessteilnehmern durchgeführt, die als Pools bzw. Lanes dargestellt werden

• Im Pool (hier „Vertrieb“) ist der komplette Prozess enthalten

• Arbeitsabläufe werden als Sequenzfluss dargestellt

• Der Ablauf von Prozessen (Sequenz) besteht im Wesentlichen aus Ereignissen, Aktivitäten und Gateways

• Weitere Artefakte (Daten, Rollen, Applikationen, Normen, Risiken, Kontrollen und Kennzahlen) ermöglichen die Darstellung zusätzlicher Inhalte


Um eine strukturierte Ablage von Modellen zu gewährleisten, empfiehlt sich eine Ordnerstruktur, welche die Ebenen korrekt abbildet und die Prozessbereiche inhaltlich logisch sortiert.

Ordnerstruktur und Modellablage

OrdnerstrukturKategorien sollten mit einer Nummerierung versehen werden. So lassen sie sich in eine sinngemäße Reihenfolge bringen.

Modellablage

Die Diagramme „Vertrieb“, „Entwicklung“ und „Beratung“ werden anschließend in der jeweiligen Kategorie abgelegt.


Aufgabe – Anlage der OrdnerstrukturLegen Sie nun die soeben gezeigte Ordnerstruktur an, um eine geordnete Ablage Ihrer Diagramme sicherzustellen. Befolgen Sie hierbei die folgenden drei Schritte.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Kategorie festlegen können. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Die neue Kategorie wird nun in Ihrem Repository abgelegt. Erstellen Sie diesem Vorgehen entsprechend die weiteren Kategorien.

Wählen Sie in Ihrem Drei-Punkte-Menü „Neue Kategorie“ aus, um einen Ordner/eine Kategorie zu erstellen.

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WertschöpfungskettendiagrammMithilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKDs) können Übersichten über die in der Organisation relevanten Geschäftsprozesse dargestellt werden. Wertschöpfungskettendiagramme werden verwendet, um die Prozessland-karte sowie Inhalte der zweiten und dritten Ebene abzubilden.


Aufgabe – Anlage und Modellierung von WKDsErstellen Sie nun Ihre ersten WKDs, indem Sie die Wertschöpfungskettendiagramme „Vertrieb“ sowie „Prozesslandkarte“ zunächst einmal anlegen.Hierfür stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

Variante 2Variante 1Klicken Sie auf das Kontextmenü neben Ihrer Kategorie, in welcher Sie ein Diagramm erstellen möchten. Wählen Sie „Neues Diagramm“ aus. Nun werden Ihnen alle verfügbaren Diagrammtypen zur Auswahl angezeigt.

Klicken Sie auf die Kategorie, in welcher Sie ein Diagramm erstellen möchten. In der Arbeitsfläche werden Ihnen nun sämtliche Diagrammtypen angeboten und anhand eines kurzen Videos vorgestellt. Mit einem einfachen Klick können Sie nun Ihr gewünschtes Diagramm erstellen.


Attribute

Aufgabe – Anlage und Modellierung von WKDsErstellen Sie nun Ihre ersten WKDs, indem Sie die Wertschöpfungskettendiagramme „Prozesslandkarte“ sowie „Vertrieb“ modellieren.

Zweite/dritte EbeneProzesslandkarte

Fügen Sie dem Diagramm „Vertrieb“ zusätzliche Informationen in Form eines selbst gewählten Beschreibungstextes hinzu.


Pools & LanesDie verschiedenen Schritte eines Prozesses werden von Prozessteilnehmern durchgeführt – diese werden in BPMN als Pools bzw. Lanes dargestellt.

LanesPoolsPools repräsentieren einen den Lanes übergeordneten Prozessteilnehmer, der den Prozessverlauf innerhalb des Pools „koordiniert“. Sie umfassen den gesamten Prozess und ordnen die enthaltenen Aufgaben den verantwortlichen Lanes zu.

Pools werden i.d.R. über Lanes weiter untergliedert. Lanes repräsentieren Prozessteilnehmer und können z.B. Organisationseinheiten (Vertrieb, Personal etc.) oder Rollen (Abteilungsleiter, Sachbearbeiter etc.) sein. Sie können im Gegensatz zu Pools hierarchisch geschachtelt werden.


Pools & Lanes – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Pools & Lanes gelten die folgenden Modellierungsregeln:

LanesPools

1. In jedem Pool wird genau ein vollständiger Prozess modelliert.

2. Übereinanderliegende Pools sollten über die gesamte Modellbreite dargestellt werden (nicht zwingend in BPMN 2.0).

3. Die Höhe des Pools richtet sich nach dessen Inhalt.

4. Nachrichtenflüsse sind nur zwischen Pools erlaubt. Sequenzflüsse sind nur innerhalb von Pools erlaubt.

5. Falls mehrere Pools in einem Diagramm liegen, so sind diese durch Nachrichtenflüsse verbunden.

1. Lanes werden übereinander über die gesamte Poolbreite dargestellt.

2. Die Höhe der Lane richtet sich nach deren Inhalt.

3. Lanes können ineinander verschachtelt werden, um hierarchische Beziehungen aufzuzeigen.


Aufgabe – Erstellung von Pools und LanesUm Ihren ersten Prozess zu modellieren zu können, müssen Sie zunächst ein Diagramm anlegen. Erstellen Sie dazu ein Kollaborationsdiagramm (BPMN) in der Kategorie „02 Angebotserstellung“ und benennen Sie es mit „Angebotserstellung“.Ziehen Sie nun einen Pool in den Arbeitsbereich und benennen Sie diesen mit „Vertrieb“. Teilen Sie den Pool im Anschluss in zwei Lanes, indem Sie auf die zwei waagerechten Linien am rechten Ende Ihres Pools klicken. Bennen Sie die Lanes entsprechend der Abbildung. Fügen Sie zum Schluss einen weiteren Pool namens „Kunde“ hinzu.


Ereignisse

Ereignisse & AktivitätenDer Ablauf von Prozessen (auch Sequenz genannt) wird im Wesentlichen durch Ereignisse und Aktivitäten gebildet.

Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände und können einen Prozess starten (Startereignis), während des Prozesses auftreten bzw. ausgelöst werden (Zwischenereignisse) oder ihn abschließen (Endereignis).

AktivitätenEine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt dar.

Ein Teilprozess ist eine Ablaufdarstellung, welche eine Beschreibung von komplexen Aktivitäten auf der nächsten Ebene (d.h. in einem weiteren Diagramm) detailliert.


Namenskonvention Verbindungen

Ereignisse & Aktivitäten - ModellierungsregelnBei der Modellierung von Ereignissen und Aktivitäten gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Start und EndeModellierung in Pools/Lanes

Aktivitäten und Ereignisse werden über Sequenzflüsse, die links am Objekt eingehen und rechts austreten, miteinander verbunden.

Ein Prozess beginnt i.d.R. mit einem Startereignis und endet mit einem oder mehreren Endereignissen.

Aktivitäten/Ereignisse werden immer in Pools/Lanes (i.w.S. Schwimmbahnen) modelliert.


GatewaysProzesse sind i.d.R. nicht immer linear, sondern haben Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden durch Gateways im Sequenzfluss dargestellt und näher spezifiziert.

Gateways

Neben den drei meist verwendeten Gateways, die hier näher erläutert sind, gibt es weitere, weniger verbreitete. Eine nähere Erklärung jener Gateways, samt Modellierungskonventionen, finden Sie im Konventionenhandbuch.

Inklusive Gateways werden verwendet, wenn einem oder mehreren Prozesspfaden gefolgt werden kann („und/oder“; Pfadkombinationen).

Bei parallelen Gateways müssen alle ausgehenden Prozesspfade verfolgt werden („und“). Erst wenn bei der Zusammenführung alle eingehenden Pfade erfüllt sind, darf der Prozessfluss fortgesetzt werden.

Exklusive Gateways werden verwendet, wenn genau eine Bedingung eintreffen darf („entweder/oder“). Bei der Zusammenführung muss genau ein eingehender Prozesspfad erfüllt sein.


Paralleles Gateway Inklusives Gateway

Gateways – Namenskonventionen

Exklusives GatewayEine Benennung wird üblicherweise in Form einer Fragestellung am aufspaltenden Gateway oder in Form von Bedingungen an den Kanten („Ware ist in Ordnung“ bzw. „Ware ist nicht in Ordnung“) vorgenommen.Zusammenführende Gateways werden nicht beschriftet.

Parallele Gateways sollten nicht beschriftet werden.

Eine Benennung wird üblicherweise in Form einer Fragestellung am aufspaltenden Gateway oder in Form von Bedingungen an den Kanten („Kunde wünscht Produkt-Info“, „Kunde wünscht persönliche Beratung“, „Kunde wünscht Angebot“) vorgenommen.Zusammenführende Gateways werden nicht beschriftet.

Prozesse sind i.d.R. nicht immer linear, sondern haben Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden durch Gateways im Sequenzfluss dargestellt und näher spezifiziert.


PärchenbildungVerwendung

Gateways – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Gateways gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Schleifen und RücksprüngeAufspaltung

Sowohl bei der Aufspaltung in mehrere Prozesspfade, als auch bei der Zusammenführung von mehreren Prozesspfaden sollten Gateways verwendet werden.

(Auch wenn die BPMN diese Regel nicht zwingend vorschreibt, erleichtert sie die Lesbarkeit.)

Bei Schleifen und Rücksprüngen sind Gateways zu verwenden (i.d.R. das exklusive Gateway).

Es darf in beliebig viele Prozesspfade aufgespalten werden.

Öffnendes und schließendes Gateway sollten i.d.R. gleich sein („Pärchenbildung“). Erklärungen zu Ausnahmen finden Sie im Handbuch.


Gateways – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Gateways gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Eingehende/ausgehende VerbindungenAktivitätenVor inklusiven und exklusiven Gateways muss eine Aktivitätstehen, in der die Entscheidung getroffen wird. (Merksatz: „Ereignisse können keine Entscheidungen treffen.“)

Gateways haben entweder eine eingehende Kante und mehrere ausgehende (Aufspaltung) oder mehrere eingehende Kanten und eine ausgehende (Zusammenführung).

Dies ist ein Vorschlag der GBTEC AG und keine fest vorgeschriebene Regel der BPMN, da es vereinzelt Ausnahmefälle gibt, in denen eine solche Modellierung erlaubt ist.


Nachrichtenflüsse

Sequenzflüsse & NachrichtenflüsseDie eben vorgestellten Flusselemente (Ereignisse, Aktivitäten und Gateways) werden über sogenannte Sequenzflüsse(Verbinder) miteinander verbunden.

Spezielle SequenzflüsseSequenzflussSequenzflüsse verbinden die Aktivitäten, Ereignisse und Gateways eines Prozesses miteinander und verdeutlichen somit den zeitlich logischen Ablauf des Prozesses innerhalb eines Pools.

Neben dem „normalen“ Sequenzfluss existieren noch zwei Erweiterungen des Sequenzflusses: der bedingte Sequenzflussund der Standard-Sequenzfluss. (Weitere Informationen und Modellierungskonventionen finden Sie im Handbuch.)

Der bedingte Sequenzfluss folgt allen Pfaden für die eine festgelegte Bedingung zutrifft.

Der Standard-Sequenzfluss wird automatisch aktiviert, wenn keine Bedingung der anderen Sequenzflüsse eintritt.

Nachrichtenflüsse symbolisieren den Informationsaustauschmit externen Prozessteilnehmern und gehen somit über Poolgrenzen hinweg.

Sequenzflüsse verbinden die Flusselemente horizontal (vonlinks nach rechts) miteinander.


PositionierungPoolübergreifend

Nachrichtenflüsse – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Nachrichtenflüssen gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Erlaubte Nachrichtenbeziehungen

Nachrichtenflüsse sind poolübergreifend zu modellieren, d.h. sie müssen die Grenze des Pools überschreiten.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die erlaubten Konstrukte bei der Modellierung von Nachrichtenflüssen. Weitere Informationen können Sie dem Konventionenhandbuch entnehmen.

Die Bezeichnung des Nachrichtenflusses bzw. das Datenobjekt wird zwischen den Pools positioniert.


Aufgabe – Modellierung des SequenzflussesModellieren Sie den Sequenzfluss gemäß der unteren Abbildung.Verwenden Sie hierfür die Mini-Symbolpalette, die Ihnen eine einfache und zügige Modellierung erlaubt. Ziehen Sie hierfür lediglich das Startereignis in den Pool und wählen dann mithilfe der Mini-Symbolpalette das nächste Objekt des Sequenzflusses aus. Es wird automatisch eine Verbindung zwischen den zwei Objekten erstellt.


Annotation

Annotationen & Gruppen

Modellierungskonvention

GruppeDie Gruppe ist ein visuelles Element, welches inhaltlich zusammenhängende Objekte gruppiert. Dies dient lediglich dem besseren Verständnis des Modells; es hat keinerlei Auswirkung auf die Ablauflogik.

Gruppierungen können völlig frei, d.h. auch über Pool-Grenzen hinweg, verwendet werden.

Die Elemente „Annotation“ und „Gruppe“ können für die Modellierung nützlich sein, um weitere Informationen bereitzustellen oder Inhalte verständlicher darzustellen.

ModellierungskonventionAnnotationen werden über Assoziationen mit dem zu erläuternden Objekt verbunden.

Annotationen sind textuelle Eingabefelder für wichtige Anmerkungen, die unmittelbar im Prozess gezeigt werden sollen.


Versenden/EmpfangenAktualisierenNamenskonvention

DatenobjekteViele Prozesse beinhalten Prozessschritte, welche die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten/Daten vorsehen. Diese Dokumente/Daten können anhand von Datenobjekten dargestellt werden.

ModellierungskonventionDatenobjekteDatenobjekte repräsentieren Informationen, welche durch Aktivitäten erzeugt oder verwendet werden. Dies können sowohl Papierdokumente als auch elektronische Daten sein.

Datenobjekte sollten mit der Bezeichnung des Dokumentes (z.B. Marketing - Checkliste) benannt werden.

Liefert Informationen Erstellen

Datenobjekte können – je nachdem um welchen Fall es sich handelt – entsprechend der folgenden Abbildungen eingebettet werden.


Aufgabe – Einfügen von DatenobjektenErgänzen Sie Ihren Prozess weiter, indem Sie im Prozess verwendete Dokumente als Datenobjekte einfügen. Sie können dafür entweder den im Schnelleinstieg erläuterten Stempelmodus, oder die Drag&Drop Funktion nutzen. Für wiederverwendete Objekte bietet sich neben der Verwendung der Katalogvorschläge auch die Copy&Paste Funktion an, um das Datenbankprinzip einzuhalten.


Namenskonvention

RollenDas Objekt „Rolle“ ist nicht im Standard von BPMN 2.0 enthalten, ist jedoch für die fachliche Modellierung nützlich, da durch sie Inhalte vereinfacht dargestellt werden können und detailliertere Organisationsanalysen möglich sind.

ModellierungskonventionRollenRollen sind eine Abstraktion von Positionen bzw. Zusammenfassung von gleichen Tätigkeitsbereichen (z.B. Abteilungsleiter, Sachbearbeiter).

Rollen können mit einem allgemeinen oder spezifischen Namen versehen werden. Allgemeine Rollen (z.B. „Sachbearbeiter“) können in mehreren Organisationseinheiten vorkommen, während spezifische Rollen (z.B. „Personalabteilung – Sachbearbeiter“) für eine konkrete Organisationseinheit verwendet werden.

Rollen werden an Aktivitäten modelliert.

Für Rollen stehen mehrere Verbindungstypen zur Verfügung („RACI“):


Namenskonvention

ApplikationenDas Objekt „Applikation“ ist nicht im Standard von BPMN 2.0 enthalten, ist jedoch insbesondere für die fachliche Modellierung nützlich, da durch sie Inhalte vereinfacht dargestellt werden können.

ModellierungskonventionApplikationApplikationen sind IT-Systeme, welche die Durchführung von Prozessschritten unterstützen.

Das Objekt „Applikation“ wird durch einen Verbinder an eine – mithilfe der Applikation durchgeführten –Aktivität modelliert.

Applikationen werden i.d.R. mit dem offiziellen Anwendungsnamen benannt (z.B. MS CRM). Auch die Benennung von konkreten IT-Systeminstanzen (z.B. MS CRM IP 111.222.3.444) ist in Projekten mit hohem IT-Fokus denkbar.


Kontrollen

Risiken & Kontrollen

ModellierungskonventionRisikenRisiken sind Gefahren, welche möglicherweise im Zuge der Prozessausführung auftreten.

Das Objekt „Risiko“ wird an eine entsprechende Aktivität modelliert, wohingegen das Objekt „Kontrolle“ mit dem zugehörigen Risiko verbunden wird.

Die Objekte „Risiko“ und „Kontrolle“ sind nicht im Standard von BPMN 2.0 enthalten, sind jedoch insbesondere für die fachliche Modellierung nützlich, da durch sie Inhalte vereinfacht dargestellt werden können.

Kontrollen sind regulatorische Tätigkeiten zur Minimierung von Risiken.


Namenskonvention

Normen

ModellierungskonventionNormenNormen stellen Anforderungen an die Prozess-ausführung dar. Diese können unternehmenseigene Richtlinien oder offizielle, internationale Standards (z.B. DIN EN ISO 9001) sein.

Das Objekt „Norm“ wird an eine entsprechende Aktivität modelliert, die von der Norm betroffen ist.

Normen sollten mit ihren offiziellen Bezeichnungen benannt werden (z.B. „ISO Norm 9001 - 5.1.2“). In der Beschreibung kann (nebst der Kapitelnummer) die Kapitelüberschrift gepflegt werden (z.B. „5.1.2 –Kundenorientierung“).

Das Objekt „Norm“ ist nicht im Standard von BPMN 2.0 enthalten, ist jedoch insbesondere für die fachliche Modellierung nützlich, um Compliance-Konformität sicherzustellen.


Kennzahlen

Namenskonvention

ModellierungskonventionKennzahlenKennzahlen sind messbare Zielsetzungen und kritische Erfolgsfaktoren innerhalb der Organisation.

Das Objekt „Kennzahl“ wird an eine entsprechende Aktivität modelliert, die Auswirkungen auf die Größe der Kennzahl hat oder die von der Kennzahl beeinflusst wird.

Kennzahlen sollten mit den in der Betriebswirtschaft üblichen Bezeichnungen benannt werden.

Das Objekt „Kennzahl“ ist nicht im Standard von BPMN 2.0 enthalten, ist jedoch insbesondere für die fachliche Modellierung nützlich, um organisationsinterne Zielsetzungen zu überprüfen.


Modellierung – Die wichtigsten ModellattributeUm aussagekräftige Prozessdokumentationen zu generieren, sollten Sie folgende Modellattribute pflegen.

• Name: Prozessbezeichnung

• Beschreibung: Informationen,die sich auf den gesamten Prozess beziehen

• Governance-Attribute: Um den mehrstufigen Freigabe-Workflow zu nutzen, hinterlegen Sie hier bitte den Autor, Prüfer und Verantwortlichen des Prozesses. Diese müssen zuvor als Personen im Katalog angelegt werden, damit sie in der Vorschlagsliste erscheinen. o Autor: Ersteller des Modellso Prüfer (optionale Pflege): Kontrollinstanz,

die das Modell auf Richtigkeit überprüfto Verantwortlicher: Person, die über die

Freigabe des Modells entscheidet


Modellierung – Die wichtigsten ObjektattributeUm aussagekräftige Prozessdokumentationen zu generieren, sollten Sie folgende Objektattribute pflegen.

• Name: Objektbezeichnung

• Beschreibung: Informationen,die sich auf das Objekt beziehen

• Anlage: Hier können Sie auf Internetseiten verweisen. (Hinweis: Nach Eingabe der Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der „Enter“-Taste.)

• Verfeinerung: Hier können Sie eineHinterlegung zu einem anderenDiagramm erstellen.Dies ermöglicht die Navigation durch die Prozesslandschaft.


Klicken Sie im Explorer auf das Diagramm, welches Sie bearbeiten möchten. Am rechten oberen Rand des Bearbeitungsfensters sehen Sie den „Bearbeiten-Button“. Klicken Sie auf diesen, um das Diagramm auszuchecken und für die Offline-Bearbeitung verfügbar zu machen.Es ist nun für andere Bearbeiter gesperrt.

Modellierung – Bearbeiten. Speichern. Einchecken.Den vorerst letzten Schritt Ihrer Prozessmodellierung stellt die Speicherung Ihres Diagramms dar. Die Bearbeitungund das Speichern von Modellen in BIC Cloud ist auch offline möglich. Nach Bearbeitung des Modells kann dieses ganz einfach lokal gespeichert werden.Wollen Sie das Modell auch online zur Verfügung stellen, müssen Sie es zusätzlich einchecken.

Im Bearbeitungsfenster des geöffneten Diagramms finden Sie im rechten oberen Rand den kreisförmigen „Speicher-Button“. Klicken Sie auf diesen Button, um die Änderungen zu speichern.

Wenn das Diagramm gespeichert, aber noch nicht eingecheckt ist, sehen Sie im rechten oberen Rand des Bearbeitungsfensters den „Einchecken-Button“. Klicken Sie auf diesen, um das Diagrammfür die Online-Benutzung verfügbar zu machen und es für andere Bearbeiter wieder zu entsperren.


Aufgabe – Modellierung der weiteren ArtefakteFügen Sie abschließend auch die weiteren Artefakte in den Prozess ein, um zusätzliche Informationen hervorzuheben. Nutzen Sie hierfür die Drag&Drop Funktion. Nachdem Sie die Modellierung des Prozesses abgeschlossen haben, speichern Sie und checken Sie ein.


PublizierenDie BIC Cloud verfügt über eine integrierte Workflow-Engine, mit der Sie Diagramme und Dokumente einfach freigeben können.

Zu publizierende Diagramme müssen eingecheckt sein. Die Veröffentlichung erfolgt über den Aufruf im Kontextmenü. Für die Freigabe ist eine Begründungerforderlich.

Die Prüfer/Freigeber werden per Mail informiert und können nun die finale Publizierung veranlassen. Bei Ablehnung wird der Initiator informiert.

Pflegen Sie zunächst die relevanten Modellattribute für die Freigabe und Publizierung. Ist ein Prüfer gepflegt, wird automatisch ein Freigabeschritt mehr erzeugt. Ohne diese Attribute kann lediglich redaktionell freigegeben werden.

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Aufgabe – Publizierung des Modells Um den soeben modellierten Prozess allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich zu machen, muss dieser publiziert werden. Initiieren Sie nun eine Freigabe des Prozesses „Angebotserstellung“, indem Sie den dreistufigen Freigabeworkflow nutzen und die dafür notwendigen Attribute pflegen oder indem Sie den Prozess redaktionell publizieren.


Verfeinerungen erstellenDurch Verfeinerungen können Prozesse über mehrere Ebenen strukturiert werden und die Navigation von einer Ebene zur nächsten wird ermöglicht.

Verfeinerungen werden in den Attributen des Objektes (hier Aktivität) hinterlegt. Öffnen Sie dazu die Attribute der Aktivität „Angebotserstellung“ im Prozess „Vertrieb“ und klicken Sie auf das Attribut „Verfeinerung“.

Geben Sie den Namen des Diagramms ein, welches Sie hinterlegen möchten (hier „Angebotserstellung“), und wählen Sie das Diagramm mit Hilfe der Vorschlagsliste aus. Die Hinterlegung wird gespeichert und im Diagramm durch das Hierarchie-Symbol unterhalb der Aktivität sichtbar. Nun können Sie das hinterlegte Diagramm per Doppelklick auf die Aktivität direkt öffnen.

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Aufgabe – Verfeinerungen erstellenDurch Verfeinerungen wird die Navigation durch Ihre Prozesslandschaft erleichtert. Verbinden Sie dafür nun die Prozesslandkarte mit der WKD „Vertrieb“ und diese wiederum mit dem soeben publizierten Prozess „Angebotserstellung“. Navigieren Sie im Anschluss durch die gesamte Landschaft, um zu überprüfen, ob alle Ebenen korrekt miteinander verbunden sind.

Ebene 1 Ebene 2/3 Ebene 4




Modellierung für Fortgeschrittene – Erweiterte Symbole


• Checkliste

Agenda


ausgelöstausgelösteingetreten

ZwischenereignisStartereigniseingetreten

Spezielle EreignisseBPMN ermöglicht die Verwendung verschiedener Ereignistypen, die die Art des Ereignisses genauer beschreiben. Diese können als extern eingetretene oder vom Prozess ausgelöste Ereignisse modelliert werden.

EreignistypEndereignis

NachrichtMit dem Nachrichten-Ereignis wird der Empfang und Versand von Informationen dargestellt.

TimerDas Timer-Ereignis gibt Zeitpunkte, Zeitspannen oder zeitliche Ereignisse an, die einen Prozess starten bzw. anhalten.

BedingungDas Bedingungs-Ereignis stellt jene Bedingung dar, die eintreten muss, damit ein Prozess gestartet oder fortgesetzt wird.

LinkLinks werden zur alternativen Modellierung von Sequenzflüssen verwendet.

SignalEin Signal ist eine ungerichtete Nachricht, die jeder empfangen und auf die jeder reagieren kann.


ausgelöstausgelösteingetreteneingetreten

ZwischenereignisStartereignis



FehlerMit Hilfe des Fehler-Ereignisses können möglicherweise auftretende Fehler und deren Behebung modelliert werden.

EskalationWird verwendet, wenn das Eintreten eines Ereignisses eine Meldung an den nächsthöheren Verantwortlichen erfordert.

TerminierungMit Hilfe des Terminierungsereignisses können alle noch aktiven Prozesspfade eines Prozesses sofort beendet werden.

KompensationDamit können Bedingungen modelliert werden, die das Rückgängigmachen von bestimmten Aktivitäten erfordern.

AbbruchDamit können Aktivitäten abgebrochen bzw. auf abgebrochene Aktivitäten reagiert werden.


ausgelöstausgelösteingetreten

ZwischenereignisStartereignis



MehrfachMit dem Mehrfachereignis können mehrere Ereignisse in einem Symbol zusammengefasst werden. Als eingetretenes Ereignis muss nur auf das Eintreten eines Ereignisses gewartet werden.

Mehrfach/ParallelDas Mehrfach/Parallel-Ereignis zeigt an, dass auf das Eintreten aller zugehöriger Ereignisse gewartet werden muss, bevor der Prozess gestartet bzw. fortgesetzt werden kann.

eingetreten


Angeheftete nicht-unterbrechende Ereignisse

Angeheftete EreignisseEreignisse, die im Zusammenhang mit einer Aktivität stehen und dazu führen, dass die Aktivität abgebrochen werden muss oder zusätzliche Aktivitäten notwendig werden, können über angeheftete Ereignisse dargestellt werden.

Angeheftete unterbrechende Ereignisse

Modellierungskonvention

Bei angehefteten unterbrechenden Ereignissen werden die Aktivität und der reguläre Prozessfluss abgebrochen und stattdessen der Ausnahmefluss verfolgt.

Bei angehefteten nicht-unterbrechenden Ereignissen werden die Aktivität und der reguläre Prozessfluss nicht abgebrochen, sondern wie

Angeheftete Ereignisse werden an den unteren Rand einer Aktivität oder eines Teilprozesses „angeheftet“.

Angeheftete Ereignisse sind Zwischenereignisse, die bei einer laufenden Aktivität auftreten können und einen Ausnahmefall im Prozessablauf definieren. Dabei wird zwischen unterbrechenden und nicht-unterbrechenden angehefteten Ereignissen unterschieden.

gewohnt ausgeführt. Sollte das angeheftete Ereignis eintreten während die entsprechende Aktivität noch in Bearbeitung ist, wird zusätzlich zu dem regulären Prozessfluss auch der Ausnahmefluss verfolgt. Eine mehrfache Auslösung ist möglich.

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Angeheftete Ereignisse


Angeheftete EreignisseEreignisse, die im Zusammenhang mit einer Aktivität stehen und dazu führen, dass die Aktivität abgebrochen werden muss oder zusätzliche Aktivitäten notwendig werden, können über angeheftete Ereignisse dargestellt werden.Angeheftete Ereignisse können die folgenden Zwischenereignisse sein.

nicht-unterbrechendunterbrechend

Angeheftete EreignisseEreignistyp

Nachricht

Timer

Bedingung

Signal

Fehler

nicht-unterbrechendunterbrechend

Angeheftete EreignisseEreignistyp

Eskalation

Kompensation

Mehrfach

Mehrfach/Parallel


Aufgaben-TypenEbenso wie bei den Ereignissen besteht auch für Aktivitäten die Möglichkeit, unterschiedliche Aufgaben-Typen zu verwenden, um so den Charakter der Aufgabe genauer zu definieren. Durch Aufgaben-Typen wird also die Art der Tätigkeit spezifiziert.

SymbolAufgaben-TypSendenDas Senden einer Nachricht kann als eigene Aktivität und somit alternativ zum ausgelösten Nachrichtenereignis modelliert werden.

EmpfangenDer Empfang einer Nachricht kann als eigene Aktivität und somit alternativ zum eingetretenen Nachrichtenereignis modelliert werden.

ManuellDie Aktivität vom Typ „Manuell“ wird von einem Menschen ausgeführt, der einen manuellen Auftrag bekommen hat, diese Aufgabe zu erfüllen.

BenutzerDie Aktivität wird von einem Menschen ausgeführt, der durch ein IT-System zur Aufgaben-erfüllung aufgefordert wurde.

SymbolAufgaben-TypGeschäftsregelDie Aktivität vom Typ „Geschäftsregel“ dient der Anwendung von Geschäftsregeln auf bestimmte Prozessaktivitäten.

ServiceBei der Service-Aktivität handelt es sich um eine Aktivität, die automatisch durch ein IT-System erledigt wird.

SkriptBei einer Skript-Aktivität handelt es sich um eine Aktivität, die direkt in der Process Engine ausgeführt werden kann.


Aktivitäten und MarkierungenAktivitäten können neben der Typisierung zusätzlich markiert werden. Hierdurch wird das Ausführungsverhalten der Aktivitäten näher beschrieben.

SymbolMarkierungSchleifenEine Schleifen-Aktivität wird solange wiederholt, bis eine definierte Bedingung gilt oder nicht mehr gilt. Dadurch kann die Modellierung von Rücksprüngen vermieden und eine kompaktere Darstellung erzeugt werden.

MehrfachaktivitätenEine Mehrfachaktivität wird mehrmals erzeugt und kann• Sequentiell oder

• Parallel ausgeführt werden.

SymbolMarkierungKompensationenDiese Aktivität wird ausschließlich im Zusammenhang mit dem Kompensationsereignis verwendet und beschreibt die Tätigkeit, die erforderlich ist, um die vorherige Aktivität wieder rückgängig zu machen.

Ad-hocMit der Ad-hoc-Markierung wird ein Teilprozess gekennzeichnet, in dem die enthaltenen Aktivitäten• in beliebiger Reihenfolge ausgeführt werden

können,• mehrmals ausgeführt werden können,• übersprungen werden können.





Empfehlung für die fachliche Modellierung

• Checkliste

Agenda


Modellierungsempfehlung Im Rahmen der fachlichen Modellierung sollten Pools Gesamtorganisationen oder Organisationseinheiten abbilden. Mitwirkende Beteiligte als Rolle und IT-Systeme als Applikation dargestellt werden. Dies ermöglicht eine kompakte und verständliche Darstellung der Inhalte für die Zielgruppe der fachlichen Stakeholder.






Checkliste

Agenda


ChecklisteDie nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung Ihrer Prozesse unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.

AllgemeinesEinbettung: Ist das Modell korrekt in die Landschaft eingebettet?

Inhalt: Wurden nur für die Zielsetzung des Projektes relevante Inhalte modelliert?

Namen: Ist die Rechtschreibung korrekt?Wurden „Glossarbegriffe“ gewählt?

Layout: Wurden die Layout-Konventionen eingehalten?

AttributeSind die allgemeinen Muss-Attribute bei Modellen und Objekten gepflegt?


Checkliste

ModellierungskonventionenPools/Lanes: Wurden Pools/Lanes gemäß der Konventionen verwendet?Enthält jeder Pool einen vollständigen Prozess?

Sequenzverlauf: Hat der Prozess mindestens ein Start- und ein Endereignis?Wurden Gateways ordnungsgemäß verwendet?

Spezielle Symbole: Wurden die speziellen Symbole bei Aktivitäten, Ereignissen sowie angehefteten Ereignissen verwendet?

(Weitere Artefakte): Wurden die Objekttypen korrekt verwendet?Sind sämtliche Objekttypen (bis auf Datenobjekte) innerhalb von Pools/ Lanes modelliert?Wurden Datenobjekte entsprechend dem zutreffenden Fall in die Prozesse eingebettet?

Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung Ihrer Prozesse unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.

59 | Titel| 1. August 201859 | GBTEC Software + Consulting AG | BIC Platform Schnelleinstieg

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