Bravo Reporting Systems Page 1

 

 

 

 

 

Bravo Reporting Systems 

Quick Start Guide    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Version 3.0 

3/10/16    

Bravo Reporting Systems Page 2

1 Bravo Reporting Systems Overview ......................................................... 4

2 Bravo Activation and Sign In ..................................................................... 5

2.1.1 To begin signing in follow the steps below. .......................................... 5

3 Getting Started with Bravo ....................................................................... 7

3.1 New Company Setup Step 1 ‐ Account Administration ............................... 7

3.1.1 To Establish Projects: ............................................................................ 7

3.1.2 To Establish Categories: ........................................................................ 7

3.1.3 Add/Change Company Logo .................................................................. 8

3.2 New Company Setup Step 2 ‐ Group Administration .................................. 9

3.2.1 To Establish Groups ............................................................................... 9

3.2.2 Editing a Group .................................................................................... 11

3.2.3 Deleting a Group ................................................................................. 12

3.3 New Company Setup Step 3 ‐ Adding a New User ..................................... 12

3.3.1 Adding a New User .............................................................................. 12

3.3.2 What the New User Will See ............................................................... 13

3.3.3 Editing User Information ..................................................................... 14

3.3.4 Making a User Inactive ........................................................................ 15

4 Activities ................................................................................................. 17

4.1 Adding an Activity Report .......................................................................... 17

4.2 Viewing Activity Report details .................................................................. 18

4.3 Updating and Deleting an Activity Report ................................................. 18

4.4 Viewing Activities by Weeks ...................................................................... 19

4.5 Exporting Listing View to Excel .................................................................. 19

4.6 Search ........................................................................................................ 20

5 Action Items ........................................................................................... 21

5.1 Adding Action Items .................................................................................. 21

5.2 Editing Action Items................................................................................... 22

5.3 Delete an Action Item ................................................................................ 23

6 Reports ................................................................................................... 24

Bravo Reporting Systems Page 3

6.1 Creating Reports ........................................................................................ 24

6.2 Exporting ................................................................................................... 25

6.3 Cherry Picking ............................................................................................ 26

6.4 Designer ..................................................................................................... 27

6.5 Report Options .......................................................................................... 28

 

Bravo Reporting Systems Page 4

1 Bravo Reporting Systems Overview 

The Bravo Reporting System is a web‐based application designed to take the pain  out  of  creating  and  assembling  activity  reports.  As  a  manager  it  is important and often a requirement to prepare activity reports, but doing so can be cumbersome. To subordinates this chore can take away from the very productivity  that  they  are  reporting  on.  For  the  person  responsible  for collecting the data, dealing with cutting and pasting and formatting issues is a continuous hassle. 

The highest compliment that we consistently get is that Bravo is so easy to use. Since no one really  likes doing activity  reports,  it has  to be simple or people will  not  use  it,  and  if  that happens  then  the open  communication within  an  organization  is  at  risk  of  being  stifled.  Although  simple  on  the surface, there really is a lot going on behind the scenes. Before Bravo was ever released to the global market place its product evolution included input from thousands of users. Today Bravo is designed to meet the specific needs of project‐focused organizations that would like to: 

 

Know what’s going on 

Improve overall communication within the project 

Have an efficient way for team members to enter noteworthy events 

Generate  reports  with  one  click  without  any  formatting  or  cutting  andpasting 

Stay on top of open Action Items and Issues 

Complete more projects successfully 

 

Bravo Reporting Systems Page 5

2 Bravo Activation and Sign In 

After you have created a new account for a new company you will receive an e‐mail to activate your account that will take you through the initial sign process.  Since this is new account/company in Bravo you will be recognized as the Bravo Systems Administrator. 

 

2.1.1 To begin signing in follow the steps below. 

a) Enter the URL: https://www.bravoreporting.com in the address bar.  

Bravo Reporting Systems Page 6

b) At the home page enter valid email and password in the Sign In area, and press the Login button. 

 c) Once you have logged in, your company’s wall will be displayed. 

 

Bravo Reporting Systems Page 7

3 Getting Started with Bravo 

Bravo was designed to be as intuitive as possible and getting started with Bravo is relatively straight forward, but there are a couple of concepts that are helpful to understand for the implementation phase. 

Making entries in Bravo for both weekly reports and action items will require the selection of following key fields: 

1. Projects 2. Groups 3. Categories 

As the Bravo Systems Administrator it is best to set these up prior to inviting other team members to join Bravo. 

 

3.1 New Company Setup Step 1 ‐ Account Administration 

The first thing to do after setting up your account as the Bravo System Administrator is establish Projects and Categories from the Account Administration area in Bravo. 

To do this click on the Settings tab and click on Account Administration in the sub‐navigation bar. 

3.1.1 To Establish Projects: 

a) Under Projects enter the name of your Project or Projects.  b) Click Add 

Once Added you can Edit the Projects or re‐order them by simply dragging the Project name to the position you would like to see it appear in drop down listings. 

3.1.2 To Establish Categories: 

a) Under Categories enter the name of your Categories.   When creating Categories think about how you would like to be able to view sections on a report.  Categories will also be an excellent way to sort and filter entries.  

b) Click Add Once Added you can Edit the Projects or re‐order them by simply dragging the Project name to the position you would like to see it appear in drop down listings. 

 

Bravo Reporting Systems Page 8

 

 3.1.3 Add/Change Company Logo 

Bravo also makes it easy for you to add your company’s logo to the page from the Account Administration area. 

a) Simply go to the Change Company Logo area and Upload Photo.  It is recommended to use a .png, .gif or .jpg image that is a reasonable size. 

Bravo Reporting Systems Page 9

3.2 New Company Setup Step 2 ‐ Group Administration 

Because it is also key to how entries will be made, sorted, filtered and reported, it is important to establish Groups.  Groups typically represent your organizations structure or departments. 

 

Common Group names: 

o Accounting o Administration o Business Development o Controls o Engineering o Human Resources o Marketing o Project Management o Sales o Software o Systems Engineering 

 

3.2.1 To Establish Groups  

a) Click on “Group Administration” under the Settings tab. b) Under Add a New Group, enter a Group Name c) Enter an Abbreviation for the Group d) Select yourself from the Group Members drop down. 

Please note that when you send an invitation to future team members you can add them to existing groups at that time or come back to the Group Administration area and add them here as well. 

Bravo Reporting Systems Page 10

  

   

Bravo Reporting Systems Page 11

3.2.2 Editing a Group 

After you have established Groups they can be edited by clicking on the edit button next to the group name. The default groups Admin, Public, and Personal cannot be edited.  

From here you can edit the:  

a) Group name b) Group abbreviation c) Group members 

    

Bravo Reporting Systems Page 12

3.2.3 Deleting a Group 

Click on the edit button next to the group name; then click on the delete button.  

3.3 New Company Setup Step 3 ‐ Adding a New User 

Once Projects, Categories and Groups are established you are now ready to invite team members to join Bravo. 

3.3.1 Adding a New User 

a) Go to the Settings tab and click on “Add Users,” filling in all fields, and clicking on “Invite User” to send an invite to the new user’s email address.  

 

   

Bravo Reporting Systems Page 13

3.3.2 What the New User Will See 

Upon their first login, new users will be prompted to enter their account information and create a password.  

    

Bravo Reporting Systems Page 14

3.3.3 Editing User Information 

Under the Settings tab, scroll to the bottom of the page and click on the last name of the user whose information you want to edit. 

 Edit the fields you wish to edit and click “Save”. 

 

Bravo Reporting Systems Page 15

3.3.4 Making a User Inactive 

To make a user and free up a user license, click on the check box in the active column of the user list. The account owner cannot be made to be inactive.  

  

Bravo Reporting Systems Page 16

The remaining sections of this document are focused on how to use Bravo once an account has been activated.  If you have any questions about getting Bravo setup, please email: support@bravoreporting.com or call 866‐620‐1390. 

Bravo Reporting Systems Page 17

4 Activities 

4.1 Adding an Activity Report 

a) To add an Activity Report Entry click on Activities tab click “Add”. b) Select the User, Project, Group, and Section. c) Use the formatting tools to create your activity report. d) Click “Save” when you are finished. 

 

   

Bravo Reporting Systems Page 18

4.2 Viewing Activity Report details 

To update or delete an Activity Report Entry, hover over the activity until it is highlighted, then click on it.  

 

 

4.3 Updating and Deleting an Activity Report 

To update or delete an Activity Report Entry, first view details, then click “update” or “delete”. 

 

Bravo Reporting Systems Page 19

4.4 Viewing Activities by Weeks 

In order to select a particular Activity Report Entry based on the week, click “Activity Reports for Week Ending mm/dd/yyyy” and a drop down will appear allowing you to select the week. 

  

4.5 Exporting Listing View to Excel 

Click on “EXPORT TO EXCEL” to export the currently selected activity reports to Microsoft Excel. 

 

Bravo Reporting Systems Page 20

4.6 Search 

a) Go to the Activities tab and use the contextual search box to search within any part of the activity entry. 

 b) Click on ADVANCED SEARCH to search by Date, User, Group, Project, 

Category, or Keyword. 

 

Bravo Reporting Systems Page 21

5 Action Items 

Action Items are used to assign task to each user by specifying its Type, priority, status, etc. 

 

5.1 Adding Action Items 

a) Go to Action Items tab on the menu bar and click Add. 

 

Here fill in the different fields for Title, Entry Group, Due Date, Category, Priority, Assignee, Project, Status, Complete Date, Entry. 

Once complete click “Save”. 

   

Bravo Reporting Systems Page 22

5.2 Editing Action Items 

Go to Action Items tab on the menu bar and click on any action item which you have permission to edit.  

    

Bravo Reporting Systems Page 23

5.3 Delete an Action Item 

Follow the instructions to edit, then, to delete click “Delete”. 

  

Bravo Reporting Systems Page 24

6 Reports 

Reports are the backbone of the Bravo system; allowing you to easily generate activity 

 

6.1 Creating Reports 

a) Go to the Reports tab and click on Reports.  b) Select a report type, a timeframe, and a filter. c) Press Go. 

     

Bravo Reporting Systems Page 25

6.2 Exporting 

After generating a report, press export in the upper right hand corner of the page to download the report as an Excel file.  

     

Bravo Reporting Systems Page 26

6.3 Cherry Picking  

After having generated a report, click “cherry pick” in the upper left corner of the page. With this, you can select which entries you would like to include or exclude.  

  

 

   

Bravo Reporting Systems Page 27

6.4 Designer  

Go to Reports tab and Click “Designer”. 

Here you can create a customized report based on the Report Options. 

Bravo Reporting Systems Page 28

 

6.5 Report Options 

a) Name the new design b) Select whether or not to include open action items in the report.  c) Select to include the fields project, group, category, or user. d) Format selected fields. 

  

a 

b 

c 

d