brugervejledning v3.7.51 ecofleetiseret - sw5443.smart...
TRANSCRIPT
BRUGERVEJLEDNING Til Ecofleet Autolog Kørebogens PC program
Version 3.7.xx
Visse funktioner beskrevet i denne manual er ikke tilgængelige i alle versioner af Autolog.
Funktioner markeret ’GARMIN’, er kun tilgængelig i GARMIN versionen af Autolog.
Autolog er Ecofleets automatiske elektroniske GPS kørebog. Systemet består af to dele, en GPS datalogger samt et
computer program. Denne vejledning beskriver Ecofleet Autologs PC program til at udfærdige kørebogen.
Spørgsmål vedrørende programmet skal sendes til: [email protected]
1
Indholdsfortegnelse
1 INSTALLATION OG OPSÆTNING 3
1.1 INSTALLATION AF SOFTWARE 3
1.1.1 OPSÆTNING AF SOFTWARE (FØRSTE GANG) 4
1.2 GOOGLE EARTH ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 6
1.2.1 HENT GOOGLE EARTH (FREEWARE VERSION) 6
1.2.2 INSTALLATION AF GOOGLE EARTH ’PRO’ 7
2 AUTOLOG EXPRESS 8
3 AUTOLOG PROGRAMBESKRIVELSE 9
3.1 VIRKSOMHED 9
3.2 ADRESSER 9
3.2.1 HURTIG VALG – GØR DET NEMT AT ÆNDRE TIL/FRA ADRESSER PÅ RUTER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 10
3.2.2 VIS ADRESSE PÅ KORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 10
3.2.3 OVERFØR ADRESSER TIL GARMIN ’GARMIN’ 10
3.2.4 OVERFØR ADRESSER SOM RUTE ’IKKE TILGÆNGELIGT I ALLE VERSIONER’ 11
3.3 RUTER 11
3.3.1 HENT RUTER FRA DATALOGGER 11
3.3.2 HENTE RUTER FRA FIL 11
3.3.3 HENTE ADRESSER 11
3.3.4 OPDATERE ADRESSER 11
3.3.5 MANUEL OPRETTELSE AF RUTER 12
3.3.6 RUTEDETALJER 12
3.3.7 SORTERING OG FILTRERING AF RUTER 12
3.3.8 HØJREKLIK MENU 13
3.3.9 SAMMENLÆGGE RUTER 13
3.3.10 VISE RUTE PÅ KORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 13
3.3.11 FLYT RUTER TIL ANDEN PERSON 13
3.3.12 OVERFØR START/STOP ADRESSE TIL ADRESSEKARTOTEKET 13
3.3.13 SIDSTE STOP ADRESSE SOM NY START ADRESSE 13
3.3.14 FIND TEORETISK DISTANCE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 13
3.3.15 SKIFT ADRESSE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 14
3.3.16 KORRIGER KM-TÆLLER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 14
3.3.17 EKSTRA FANEBLAD: OPHOLD ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 14
3.4 RAPPORT 14
3.4.1 KØREBOG 15
3.4.2 TIMESEDDEL ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 16
3.4.3 KM-TÆLLER OVERSIGT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 17
3.4.4 TRANSPORT RAPPORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 17
3.4.5 PRINTE EN RAPPORT 18
2
3.4.6 GEMME EN RAPPORT PÅ COMPUTEREN 18
3.5 PROGRAM INDSTILLINGER 18
3.5.1 GENERELT 19
3.5.2 PROGRAM ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 19
3.5.3 KOLONNE NAVNE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 19
3.5.4 RUTEBEREGNING 20
3.5.5 SPROG 20
3.5.6 PROXY 20
3.5.7 ARBEJDSTIDER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 21
3.6 AUTOLOGS MENU 21
3.6.1 GEM 21
3.6.2 ONLINE BACKUP 21
3.6.3 GENSKAB DATA FRA TIDLIGERE BACK-UP 22
3.6.4 ÆNDRE PLACERING AF DATA ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 22
3.6.5 EKSPORT AF DATA OMKRING KØRTE RUTER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ 23
3.6.6 DATALOGGER INDSTILLINGER 23
3.6.7 HENT NY VERSION AF AUTOLOG 24
3.6.8 HJÆLP 24
3.7 60 DAGES REGELEN 24
3.8 EXCHANGE (IKKE TILGÆNGELIGT I ALLE VERSIONER) 26
3.8.1 OPSÆTNING 26
3.8.2 BRUGER VEJLEDNING 26
4 FAQ 28
4.1 MIN LOGGER SIGER DEN ER I FORKERT TILSTAND? 28
4.2 JEG HAR HENTET DATA FRA MIN LOGGER, MEN DE KOM IKKE IND UNDER RUTER? 28
3
1 INSTALLATION OG OPSÆTNING Den medfølgende CD indeholder alt, hvad der er nødvendigt for at lave den automatiske kørebog.
1.1 Installation af software Når CD’en sættes i computeren, åbnes normalt et skærmbillede med installationen. Hvis dette skærmbillede ikke
åbner automatisk, skal man starte filen ” setup.exe”, som ligger på CD’en i folderen ’Autolog’.
1. 2.
Tryk Next Tryk Next
3.
4.
Systemet installeres Tryk close
4
1.1.1 OPSÆTNING AF SOFTWARE (FØRSTE GANG) Første gang du bruger Autolog, skal en række indstillinger sættes op. Dette gøres via en installations wizard, der
Startes automatisk, første gang du kører Autolog. Yderligere kan du finde wizarden i Hjælp > Installation Wizard.
1. 2.
Tryk næste Indtast din produktkode og tryk Næste
3. 4.
Benytter du en Enterprise version af Autolog, skal du vælge hvilken præoprettet bruger du er.
Har du brugt Autolog før og skiftet til en Entreprise version af Autolog, skal du pare din nuværende konto
med Entreprise kontoen.
Har du købt produktet via en forhandler, skal du registrere dig som bruger på Autolog’s server. Indtast dine
oplysninger og tryk registrer kundeoplysninger.
Tryk Næste
5
5. 6.
Du skal nu Indtaste de informationer, der skal bruges i kørebogen. Alle informationer er personlige og er kun
til, for at din kørebog lever op til SKAT’s krav.
Tryk Næste
Indtast bilens registreringsnummer, Erhvervs KM før brug af Autolog, samt evt. dine arbejdstider. Dette hjælper Autolog til at skelne mellem erhverv og private ture.
Tryk Start
Programmet er nu klar til brug!
6
1.2 Google Earth ’ikke tilgængelig i alle versioner’ Google Earth er et program, som indeholder et verdenskort sammensat af satellitbilleder med en detaljeringsgrad, der
viser veje og huse. Autolog programmet kan ved et klik med musen åbne Google Earth og vise de kørte ruter. Dette
giver mulighed for at se et detaljeret billede af, hvor man har kørt. Google Earth kan downloades i en freeware (gratis)
version og i flere forskellige betalingsversioner. Forskellen mellem freeware- og betalingsversionerne er
detaljeringsgraden af satellitbillederne, nøjagtigheden af GPS positionerne samt udvidet funktionalitet.
Alle Google Earth’s versioner er kompatible med Autolog.
1.2.1 HENT GOOGLE EARTH (FREEWARE VERSION) For at hente Google Earth, skal du gå ind på http://earth.google.com/download-earth.html
Tryk på knappen Accepter og download
Hvis du benytter en nyere Windows version, vil der være indbygget en pop-up stopper, som forhindrer den
automatiske download i at starte. For at hente programmet skal der trykkes på ’klik her for at starte den’.
1. 2.
Tryk ’Run’.
Programmet hentes nu. Det kan godt tage lidt tid, da det skal hentes over Internettet.
Efter programmet er hentet kommer der endnu en advarsel,om du vil køre programmet. Tryk ’Run’ igen.
7
1.2.2 INSTALLATION AF GOOGLE EARTH ’PRO’ 1. 2.
Læs Licens aftalen, Vælg ’I accept...’ og tryk ’Next’
Vælg ’Complete’ og tryk ’Next’.
3. 4.
Tryk ’Install’.
Tryk ’Next’.
5. Her kan til vælges Googles Toolbar og tilsvarende. Dette kan til vælges efter behov, men er ikke nødvendigt for at se Autolog ruterne på kortet.
8
2 AUTOLOG EXPRESS
Autolog Express er en hurtig 1 – 2 - 3 måde at lave din kørebog. Alle funktionerne du finder i Autolog Express findes
også som selvstændige funktioner Autolog softwaret.
1) Importer ruter – Denne funktion henter ruter fra din Autolog enhed ind i programmet
2) Rediger ruter – Denne funktion åbner rediger ruter billedet. Her kan du så redigere dine ruter.
3) Vis Rapport – Denne funktion laver din kørebog med det interval, du har valgt i vælg periode funktionen.
Ønsker du ikke, at Autolog Express skal starte op, når du starter programmet, kan du fravælge dette ved at fjerne
fluebenet under [Brug denne side som startside].
9
3 AUTOLOG PROGRAMBESKRIVELSE Autolog programmet henter kørselsinformationerne fra dataloggeren og tolker disse som kørte ruter, der kan
udskrives som en kørebog.
I menuen (helt øverst i skærmbilledet) kan man under punktet ”Hjælp” finde yderligere hjælp i form af en
videopræsentation samt den nyeste version af dette dokument.
3.1 Virksomhed Under Virksomhed er der to faneblade: Virksomhed og Satser.
Under fanebladet Virksomhed har man følgende muligheder:
• Tilføje nummerplader (med tilhørende kilometerstand)
Indtastningerne her gør, at man kan tildele forskellige ture til forskellige nummerplader. Yderligere vil
indtastningen under KM-tæller gøre, at den kan holde styr på alle de kørte kilometer med tilhørende korrekt
triptæller.
• Oprette standard ærinder
Disse ærinder kan tilknyttes de enkelte ruter, når man skal beskrive, hvad formålet med turen var.
• Oprette brugere
Hvis der er flere brugere, der bruge samme software installation, kan man oprette dem her. Man kan skifte
imellem de forskellige brugere i toppen af skærmen.
De informationer, der bliver indtastet her, kommer med på de forskellige rapporter.
Under fanebladet Satser skal der indtastes de forskellige takster, som befordringsgodtgørelsen skal beregnes efter.
Yderligere kan man her indtaste de KM, man har kørt i løbet af et år inden man tog Autolog i brug. Det sikrer at km-
satsen skifter på det rigtige tidspunkt.
3.2 Adresser Her kan man indtaste kunde- og andre adresser, der er hyppige mål for den registrerede kørsel. Når de er
indtastet eller importeret hertil, vil Autolog automatisk genkende adresserne som start eller
slutdestinationer, når du starter/stopper i nærheden af dem.
Find GPS til nye
Finder GPS koordinater til de adresser, der ikke har fået tilknyttet en position endnu. Dette er
nødvendigt for at få tilknyttet Firmaernes/personernes navne til en adresse.
Find GPS til alle
Nulstiller alle GPS opslag og slår dem op på nettet igen.
Importer fra tekstfil
Importerer adresser fra en semikolon-separeret(*.csv) fil. Filen skal indeholde følgende data og
format: Navn;adresse;postnummer;by;Land;kunde-nummer
Importer fra Outlook ’ikke tilgængelig i alle versioner’
Her går den automatisk ind og henter adresser fra dit adressekartotek i Outlook. Afhængig af
hvilken version af Outlook, du arbejder med, skal Outlook måske lukkes ned inden du importerer
adresserne.
Vis adresser på kort ’ikke tilgængelig i alle versioner’.
10
Viser alle adresser i dit adressekartotek i Google Earth.
For at oprette en ny adresse, skal der indtastes Navn, Adresse, Postnummer, By og Land. I første kolonne sættes et
flueben, hvis adressen er til firmakørsel. Derefter trykkes på en af de to ”Find GPS…” knapper, som knytter en GPS
koordinat til adressen, og ændrer status fra ”GPS Opslag” til ”GPS Fundet”.
3.2.1 HURTIG VALG – GØR DET NEMT AT ÆNDRE TIL/FRA ADRESSER PÅ RUTER ’ I KKE TILGÆNGEL IG I ALLE VERSIONER ’
Du tilføjer adresserne i din højreklikmenu under Ruter, når du afmærker adressen i kolonnen ”Hurtig valg”. Denne
funktion bliver typisk kun brugt, når der skal tages højde for trekantskørsel.
3.2.2 VIS ADRESSE PÅ KORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Ved at trykke på
knappen ”Vis
adresser på kort”,
er det muligt at få
vist adressernes
placering på
Google Earth’s
kort.
Ved at trykke på to
punkter og vælge
’From here’ og ’To
here’, kan Google
give en
ruteanvisning på
kortet.
3.2.3 OVERFØR ADRESSER TIL GARMIN ’GARMIN’ Har du en GARMIN, kan du overføre adresser fra Autolog direkte til din GARMIN. Du vælger en eller flere adresser,
som du ønsker at overføre som POI (Point Of Interest) punkter til din GARMIN. Højre klik på en af de valgte linjer og
vælg Garmin -> Overfør adresser. Adresserne vil efter de er overført kunne ses på din GARMIN under Find ->
Favoritter.
11
3.2.4 OVERFØR ADRESSER SOM RUTE ’IKKE TILGÆNGELIGT I ALLE
VERSIONER ’ Vælg de adresser, som du ønsker skal indgå i din rute. Højre klik på en af de valgte linjer og vælg Garmin -> Overfør
adresser som rute. Ruten vil, efter at de er overført kunne findes på din GARMIN under Værktøj -> Brugerdata ->
importer rute fra fil. Vælg ruten her og tryk ’importer rute’.
3.3 Ruter En kørebog består af kørte ruter. Altså kørsel fra én adresse til en anden. Den mest almindelige måde at
tilføje en rute til programmet, er ved import fra dataloggeren. Men det er også muligt at indtaste en rute
manuelt.
Når man opretter en rute, er det vigtigt at sikre sig, at man har valgt den rigtige bruger, som ruten skal oprettes for.
Brugeren er oprettet under Virksomhed, og du vælger den rette bruger i toppen af skærmen.
3.3.1 HENT RUTER FRA DATALOGGER
For at hente ruterne fra dataloggeren trykkes ”Hent fra Datalogger”.
Ruterne hentes nu fra dataloggeren. Efter et øjeblik vises de i Rute listen, og
slettes automatisk fra dataloggeren.
3.3.2 HENTE RUTER FRA FIL Ved at trykke på knappen ”Hent fra Fil”, får man mulighed for at gendanne data, som tidligere er hentet fra
Autologgeren. Filerne er navngivet i forhold til den dato, hvor de blev hentet fra Autologgeren. Ved normal
brug vil det ikke være nødvendigt at hente fra fil, men det er en ekstra sikkerhed mod at miste data.
3.3.3 HENTE ADRESSER Hvis adresserne ikke automatisk er fundet, når ruterne bliver hentet fra dataloggeren, kan du hente dem
ved hjælp af knappen ’Hent Adresser’. Derved vil ruterne få opdateret deres registrerede GPS koordinater
til rigtige adresser.
3.3.4 OPDATERE ADRESSER Hvis man tilføjer en ny adresse til sit adressekartotek (fanebladet ”Adresser”), er det muligt at opdatere de
eksisterende ruter, så de også benytter de adresser, der er tilføjet efter ruten blev hentet. Denne funktion
bruges typisk, hvis man har opdateret sine adresser fra f.eks. Outlook, og gerne vil have dem tilknyttet som sine Til/Fra
adresser på ruterne.
12
3.3.5 MANUEL OPRETTELSE AF RUTER Hvis en rute ikke er med i ruteoversigten, kan den
oprettes manuelt. Dette gøres via ”Tilføj ny rute” i
bunden af skærmen.
Du kan enten indtaste adresserne manuelt, eller
vælge dem fra adressekartoteket ved hjælp af ’Find’
knappen.
Husk at du kan benytte dig af knappen ”Beregn
distance” til at beregne den teoretiske distance
imellem start og slut adressen.
3.3.6 RUTEDETALJER De følgende felter beskriver en rute:
Firmakørsel: Marker dette med et flueben, hvis ruten skal tages med i beregning af kørselsgodtgørelse.
Fra / Til Viser de start og stop adresser, der er blevet tilknyttet ruten.
Start / Stop dato: Dato og tid for rutens start og stop tidspunkt.
Distance: Rutens længde i kilometer, beregnet ud fra alle de gps- positioner, der er gemt i dataloggeren.
Nummerplade: registreringsnummer på den bil, som har kørt ruten.
Km-tæller (Aflæst /
Beregnet):
Det kan være meget godt at aflæse bilens KM-tæller fra tid til anden og indtaste den her.
Derved bliver den beregnede KM-tæller indjusteret efter bilens KM-tæller.
Ærinde: Bliver automatisk sat til det, man har skrevet i ”Indstillinger” under den valgte person. Dette
kan rettes, hvis man ønsker et andet ærinde fra ”Ærinde listen” under ”Indstillinger”.
Ærinde detaljer: Fritekstfelt til detaljer omkring køreturen
Firma: Her kan man tilknytte et firma til ruten. Dette bruges ved timeseddel og transport rapporten.
3.3.7 SORTERING OG FILTRERING AF RUTER Næste gang data hentes ind, vil de blive listet efter de data, man allerede har. For at lette overblikket, kan man nøjes
med at få vist de ruter, man lige har hentet ind ved at vælge ”Vis kun sidst hentede” afkrydsningsboksen. Ruter kan
også udvælges indenfor et datointerval.
Hvis man ønsker sine ruter sorteret trykkes på overskriften for en kolonne, og informationerne vil blive sorteret efter
disse informationer.
13
3.3.8 HØJREKLIK MENU Der er mange funktioner tilgængelige i højrekliksmenu. Denne menu får man
adgang til ved at klikke i venstre margin. Hvis dette er gjort korrekt, bliver hele
linien rød. Derefter højreklikker du på linien og vælger den funktion, du gerne
vil benytte dig af.
3.3.9 SAMMENLÆGGE RUTER For at få sammenlagt to forskellige ruter, så skal de markeres ved at trykke i
marginen ud for ruterne, imens du holder SHIFT nede. Højreklik derefter på en
af ruterne og vælg ”Sammenlæg ruter”. Du vil så blive præsenteret for 2 valg
muligheder.
Summer distancer eller beregn ny distance. Summer distancer lægger de to eller flere ruter sammen. Beregn ny
distance udregner en ny distance baseret på rute1 start sted og rute 2 stopsted. Den overskydende distance lægges i
svinkeærinde kolonnen og bruges i rapporten der viser dine svinkeærinder.
Så vil disse ruter blive lagt sammen som om det var én rute.
Bemærk! Dette kan ikke gøres med manuelt oprettede ruter
3.3.10 VISE RUTE PÅ KORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ For at få vist den kørte rute i Google Earth, skal der højreklikkes på ruten og vælges ”Vis på kort”. Når Google Earth
lukkes igen, skal du vælge ikke at gemme ”Temporary places”.
3.3.11 FLYT RUTER TIL ANDEN PERSON Denne funktion er kun relevant, hvis man har oprettet mere end en person under indstillinger. Hvis nogen ruter skal
flyttes fra én person til en anden, kan det gøres ved at vælge ruterne med musen og vælge ”Flyt ruter til person”. I
undermenuen vælges den person ruterne skal flyttes til.
3.3.12 OVERFØR START/STOP ADRESSE TIL ADRESSEKARTOTEKET Ved at vælge Overfør Fra/Til Til Adresser bliver henholdsvis ’Fra’ eller ’Til’ adressen overført til Adressekartoteket,
med tilhørende GPS punkt.
Det er generelt bedst at overføre ’Til’ adressen, da Dataloggeren ved koldstart ikke altid fanger signalerne fra
satellitterne med det samme ved ’Fra’ adressen.
Det skal også nævnes, at denne metode er mere præcis end den normale indtastning under adresser, da GPS punktet,
der er tilknyttet en adresse ved store virksomheder, godt kan være langt fra parkeringspladsen.
3.3.13 SIDSTE STOP ADRESSE SOM NY START ADRESSE Ved at vælge en eller flere ruter og trykke ”Sidste stop som Start Adr.”, ændres ruternes start adresse til den forrige
rutes stop adresse. Dette benyttes, fordi Dataloggeren ved koldstart bruger lidt tid på at finde satellitterne først, så
hvis man kører inden de er fundet, bliver start adressen ikke korrekt. Den sidste Stop adresse bliver automatisk sat til
den nye start adresse, hvis de er inden for den valgte distance af hinanden.
3.3.14 FIND TEORETISK DISTANCE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Denne funktion gør, at du kan få Autolog til at beregne den teoretiske distance på den kørte rute. Det gøres ved at
højreklikke på den valgte rute og vælge ”Find Teoretisk Distance”.
14
3.3.15 SKIFT ADRESSE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER ’ Denne funktion bruges sammen med adresse kartotekets kolonne kontor. Vælges en
adresse i adresse kartoteket som kontor ved at sætte et flueben. Kan man skifte en
start/slut adresse til denne. Ruten genberegnes med den teoretiske rute fra den skiftede
adresse til den faktiske stop/start adresse.
3.3.16 KORRIGER KM-TÆLLER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Det sker, at den beregnede KM-tæller ikke stemmer over ens med det km-tal, der står på bilens triptæller. Oftest
skyldes det bilens hjul eller gearkasse, men andre faktorer kan også spille ind. Denne forskel kan korrigeres ved at
tilføje det aflæste km-tal i kolonnen KM-tæller (aflæst) ud for den rute, der er kørt lige inden aflæsningen.
3.3.17 EKSTRA FANEBLAD: OPHOLD ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Ophold området åbnes ved at trykke på ’Ophold’ knappen lige
over ruterne.
Disse informationer viser hvor lang tid, der er gået fra man
ankom til en adresse, til man kørte igen. Oplysningerne bruges i
forbindelse udarbejdelse af timesedlen. I ’Firma tilknytning’
kolonnen vælges det firma timerne er brugt hos.
Alle ophold med flueben i ’Medtag’ vil komme på ’Timesedlen’
sorteret efter de firmaer, der er valgt i ’Firma tilknytning’ kolonnen.
’Ophold’ skal dog kun udfyldes med et firmanavn fra rullepanelet, hvis firmanavnet ikke automatisk blev tilknyttet
ruten under tømning af dataloggeren. Årsagen kan være, at man har parkeret for langt væk fra firmaet, så adressen og
dermed navnet ikke automatisk er blevet genkendt af programmet.
3.4 Rapport Alle de indsamlede data kan samles i forskellige rapporter, som findes ved at trykke på ”Rapporter” i den
venstre menu.
Fra denne side kan der vælges flere forskellige rapportertyper, der alle bygger på informationer indsamlet af
dataloggeren. Man kan vælge mellem de forskellige rapporter i drop-down menuen.
15
3.4.1 KØREBOG Kørebogen giver en liste over de kørte ruter, med ’fra’, ’til’, afstand og godtgørelsesbeløb. Der er flere valgmuligheder
for kørebogsrapporter, idet det er muligt at udskrive de detaljeinformationer, som er tilføjet under ’Ærinde detaljer’.
Det er muligt at udskrive alle ruter eller kun de ruter, der er markeret som firmakørsel. Yderligere er der en Kørebog,
der medtager Km-tæller for hver rute.
Når man har anført den ønskede periode, kan man trykker på knappen med printer ikonet, og man har nu en kørebog,
der er klar til at indgå i firmaets regnskab.
16
3.4.2 TIMESEDDEL ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER ’ Timesedlen er en rapport, der skal give et overblik over hvor megen tid, der er brugt på kørsel til og fra kunder samt
den anvendte tid hos kunden.
Timesedlen bygger på de kørte ruter, hvor systemet beregner tiden, der bruges på ruter og opholdene. Ved at
tilknytte et firma til henholdsvis ruter og ophold bliver disse forbundet og det er muligt at danne sig et overblik over
hvor meget tid, der bruges på de forskellige kunder.
17
3.4.3 KM-TÆLLER OVERSIGT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Felterne Aflæst og Beregnet Km-tæller under Ruter benyttes i denne rapport til at danne et overblik over
sammenhængen mellem bilens triptæller og den afstand, der er beregnet med Dataloggeren.
Der vil ofte være en lille afvigelse mellem disse to måder at beregne afstanden på, hvilket kan skyldes bilens hjul eller
gearkasse, men andre faktorer kan også spille ind.
3.4.4 TRANSPORT RAPPORT ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER ’ Transport rapporten viser ankomsttider og rutetid samt opholdstider for den valgte bil. Dette kan f.eks. bruges som
dokumentation over for kunder ved fakturering eller internt statistik over besøg.
18
3.4.5 PRINTE EN RAPPORT Hvis du vil printe dine rapporter, skal du klikke på ikonet vist til venstre.
3.4.6 GEMME EN RAPPORT PÅ COMPUTEREN Hvis du vil gemme rapporten på din computer, så skal du vælge ikonet vist til venstre. Du har mulighed for at
gemme i følgende formater:
Crystal Report Gemmer i .rpt formatet (frarådes – kan kun læses i meget få systemer).
Adobe Acrobat Gemmer i .pdf formatet
Microsoft Excel Gemmer i .xls formatet, som normalt bruges i MS Excel
Microsoft Word Gemmer i .doc formatet, som bruges hvis rapporten skal åbnes i MS Word eller andre
tekstbehandlingsprogramer.
Rich Text Format Gemmer i .rtf formatet
3.5 Program indstillinger Programindstillingerne finder du under Funktioner > Indstillinger. Du bør derefter blive mødt af følgende:
19
3.5.1 GENERELT
REGISTRERING
Denne kode har du fået tilsendt via e-mail og normalt indtastet i opstartswizarden første gang, du startede
programmet. Den er også anført bag på CD kuverten. Koden skal indtastes for at bekræfte versionstype og åbne for
funktionerne i programmet. Du kan registrere koden ved at trykke ’Omregistrer Autolog’ knappen.
VEDLIGEHOLDELSE
Valgmulighed Funktion
Automatisk Autolog opdatering
Hvis den er valgt, vil Autolog automatisk tjekke, om der er kommet en ny version hver gang, programmet bliver startet op.
Automatisk lokal backup
Hvis denne funktion er aktiveret, vil Autolog automatisk lave en backup af dine datafiler.
AVANCERET
Valgmulighed Funktion
Tillad kun en samtidig kørende version af Autolog
Denne funktion skal være slået til. Dog er der enkelte tilfælde, når programmet kører i større Citrix miljøer, hvor den ikke må være slået til. Hvis du ikke har fået noget at vide fra vores side, skal den være slået til.
3.5.2 PROGRAM ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER ’
PROGRAMFUNKTIONER
Valgmulighed Funktion
KM-Tæller
Tilføjer/fjerner km-tæller funktionen i programmet
Tidsregistering
Tilføjer/fjerner muligheden for tidsregistrering i programmet.
Teoretisk rute Fjerner den teoretiske beregning af en rute. Denne funktion bruges også ved trekantskørsel.
60 dages regel Denne funktion aktiverer 60 dages regels miljøet som er beskrevet i 2.7
Svinkeærinder Denne funktion aktiverer svinkeærinder kolonnen og rapporten svinkeærinder
25 dages regel Denne funktion aktiverer 25 dages regel og 25 dages rapporten.
RUTEKOLONNER
Med denne funktion kan man tilføje eller fjerne kolonner under ’Ruter’. Du kan tilføje dine nye muligheder her, og hvis
du vil gøre din rute-oversigt mere overskuelig, kan du fjerne de kolonner, som du ikke behøver.
3.5.3 KOLONNE NAVNE ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Der er to ekstra kolonner, som man kan bruge til hvad man vil. Disse to kolonner navngives under Indstillinger >
Kolonne Navne. For at få de to nye kolonner frem under ’Ruter’, skal de tilføjes i Indstillinger > Program >
Rutekolonner. De skal flyttes fra ’Ikke viste’ kolonnen til ’Viste’ kolonnen. De tekster eller tal, der bliver tilføjet i disse
to kolonner, vil kun være synlige ved eksport af data fra programmet.
20
3.5.4 RUTEBEREGNING
RUTER
Valgmulighed Funktion
Tid mellem ruter
Det anførte tidsinterval, bestemmer hvor lang tid, bilen skal være stoppet, før efterfølgende kørsel registreres som en ny rute.
Brug forrige stop som
start, max afstand:
Frasorter korte ruter:
GPS støjfilter
Ved start af ny ruter vil forrige stopadresse blive registreret som startadresse inden for den anførte distance. Kørsel eller bevægelser indenfor den anførte distance registreres ikke som ruter. Bør som udgangspunkt være slået fra. Hvis det er slået til, nedsættes loggerens følsomhed.
ADRESSER
Valgmulighed Funktion
Max afstand til kunde: Ved rutestop vil en adresse fra adressekartoteket inden for den anførte afstand blive genkendt som slutadresse på ruten.
3.5.5 SPROG International og sproglige indstillinger. Her sættes de lokale indstillinger der gør, at programmer kan vise anden
Valuta, Satser og afstandsenhed.
Valgmulighed Funktion
Land Dit valg her vil afgøre, hvilket lands regler, Autolog vil beregne efter samt hvilke satser der bliver brugt.
Sprog Dit valg her vil afgøre, hvilket sprog, der anvendes i programmet.
Valuta Dit valg her vil afgøre, hvilken valuta din kørselsgodgørelse vil blive afregnet i.
Distance enhed Dit valg her vil afgøre, hvordan distancen vil blive beregnet (km eller mi).
3.5.6 PROXY I nogle virksomheder er netværket beskyttet ved, at alt Internettrafik skal igennem en proxy. For at få adgang til
Proxy’en kan det være nødvendigt at indtaste proxy oplysningerne manuelt.. Hvis du ikke kender disse informationer
skal du kontakte din IT afdeling. De fleste proxy servere er dog sat op til at konfigurere indstillingerne automatisk, og
hvis du i forvejen har indtastet dine proxy oplysninger i din browser, er det ikke nødvendigt at indtaste det her.
Valgmulighed Funktion
Automatisk Standard. Hvis du ikke er koblet til en proxy server eller, hvis der er en automatisk opsætning af proxy-serveren, skal Automatisk vælges.
Manuel opsætning af proxy Skal vælges hvis du manuelt skal indtaste dine proxy-server detaljer.
21
3.5.7 ARBEJDSTIDER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER ’ Under arbejdstider kan man få programmet til at bestemme, at alle
ruter kørt uden for normal arbejdstid, vil blive markeret som privat
kørsel. Det vil sige at man slipper for at skulle gennemgå alle ruter
og markere de, om er kørt udenfor det angivne tidsrum, som privat
kørsel. Man kan enten angive det generelt for alle brugere ved at
vælge ”Fælles arbejdstid for alle brugere” eller tilpasse
arbejdstiderne til den enkelte bruger ved at vælge ”Individuel
arbejdstid pr. bruger”.
3.6 Autologs menu
Autologs menu finder du i toppen af programmet.
Under menu punktet filer finder du
3.6.1 GEM Gemmer dit data sæt. Er du i tvivl om dine data er gemt kan du altid trykke på denne funktion for at gemme dine data.
Datafiler – Denne funktioner giver dig yderligere 3 funktioner
3.6.2 ONLINE BACKUP
22
Under Filer > Datafiler > Eksport datafiler kan du tage en backup af alle dine data. Vælg hvor du vil gemme din back-
up. Det anbefales at de enten lægges på en ekstern harddisk eller brændes på en CD, så du stadig har en back-up selv
om der skulle ske noget med computeren.
3.6.3 GENSKAB DATA FRA TIDLIGERE BACK-UP For at genskabe en back-up du tidligere har lavet af dine filer, skal du vælge Filer > Datafiler > Import datafiler, og
vælge den mappe, hvor du tidligere har lagt din back-up.
3.6.4 ÆNDRE PLACERING AF DATA ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE VERSIONER’ Denne funktion fortæller systemet, hvor
systemets data er gemt. Du finder funktionen
under Filer > Datafiler > Datafil placering. Du
har 3 muligheder:
Valgmulighed Gemmer i
Personlig C:\Documents and Settings\Dit Navn\Application Data\autolog\xml (Windows XP) C:\Users\Dit Navn\AppData\Roaming\Autolog (Windows Vista)
Delt C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\autolog\xml (Windows XP) C:\ProgramData\Autolog (Windows Vista)
Brugerdefineret Her kan du selv vælge, hvor Autolog skal gemme dine data, enten på din computer eller dit netværk.
23
3.6.5 EKSPORT AF DATA OMKRING KØRTE RUTER ’IKKE TILGÆNGELIG I ALLE
VERSIONER ’ For at aktivere eksport af rute data, skal funktionen slås til
under Funktioner > Indstillinger > Eksport.
Når den er slået til, kan du bestemme, hvordan outputtet af din
eksport skal se ud. Klik på ’Design’, hvilket fremkalder
skærmbilledet til højre. Du kan enten eksportere data for alle
brugerne i Autolog eller kun for den valgte bruger. Yderligere
kan du selv vælge hvilke felter, der skal eksporteres, samt
hvordan data skal skrives i filen.
Du skal yderligere give eksport funktionen et navn ved ’Eksport
titel’. Navnet kunne f.eks. være ”Eksport til [firmanavn]”. Når
dette er gjort, og du har sagt ’ok’, finder du eksport funktionen
under Filer > Din eksport titel.
3.6.6 DATALOGGER INDSTILLINGER Hvis du vil ændre indstillingerne for, hvor tit Dataloggeren logger din rute,
kan du gøre det under Funktioner > Datalogger Indstillinger.
Valgmulighed Funktion
Afstandsinterval Hvis denne type er valgt, vil dine GPS
koordinater blive registeret hver gang, du har
kørt x meter.
Tidsinterval Hvis denne type er valgt, vil dine GPS
koordinater blive registreret hver gang, der er
gået y sekunder.
Tænd på vibration Hvis den er valgt, tænder loggeren, hvis den bliver påvirket af vibrationer, f.eks. hvis man smækker døren, bilen startes osv.
Stop på strøm sluk Hvis Dataloggeren har permanent strømforsyning i bilen, kan denne funktion være god at slå til, da man hermed sikrer, at alle start og stop bliver registreret.
EnhedsID Hvis dataloggeren skal knyttes til en specifik person, kan personens ID indtastes her.
24
3.6.7 HENT NY VERSION AF AUTOLOG Denne funktion kontrollerer, om der er en nyere version af Autolog programmet. Denne funktion udføres automatisk
en gang om ugen. En evt. ny version downloades automatisk. Du finder funktionen under Funktioner > Hent ny version
af Autolog
3.6.8 HJÆLP Du kan finde hjælp i menu under punkter ’hjælp’.
Om Autolog – Denne funktion fortæller hvilken version af Autolog, du har installeret.
Se video præsentation – Denne funktion tager dig til en webside med en video præsention af Autolog programmet.
Brugervejledning – Denne funktion åbner brugervejledningen
Enhedshåndtering – Denne funktion åbner Windows Enhedshåndtering
Fjernsupport – Denne funktion åbner fjern support til Autologs support kontor.
3.7 60 dages regelen Denne funktion benyttes hvis du kører til samme arbejdsadresse mere end 60 gange på 12 md.
Før du kan bruge 60 dages regelen skal du indtaste dine fridage. Dette skal du gøre da fridage ikke tæller med i 60
dages reglen. Fridagskalenderen finder du under Funktioner – 60 dages regel.
Desuden kan du med fordel indtaste adresserne i adressekartoteket på de virksomheder, som du ofte kører til. Her
efter skal du under funktioner og 60 dages regel indtaste din besøgskalender.
25
For at Autolog kan regne 60 dages regelen rigtigt, skal programmet vide hvor mange gange, du har besøgt en
virksomhed, inden du begynde at bruge Autolog programmet. Dette gør du ved først at vælge virksomheden under
[Firma/Adresse], herefter markerer du de dage i kalenderen du har besøgt virksomheden. Tryk tilføj for at lægge dage
til eller fjern for at fjerne dage fra kalenderen. Du kan vælge flere dage ved at hold SHIFT eller CTRL nede. Tryk OK når
du er færdig.
60 dages regelen fungerer på den måde, at alle erhvervsruter registreres i adresse kartoteket, hvor du vil kunne finde
dem med et #0001 og adressen, du er kørt til. Her kan du så opdatere Navnet til et rigtigt firma navn. Hver gang du
kører til en samme virksomhed, tæller systemet på adressen i henhold til 60 dages reglen.
Du vil kunne følge optællingen af antal besøg under ruter i kolonnen 60 dages reglen. Er du ikke enig med systemet i
optælling, kan du altid ændre dette ved at ændre firma tilknytningen i kolonnen med samme navn.
Kører du til destinationer, hvor det er svært at få systemet til at fange samme stop adresse, men hvor du ved, den skal
tælle på samme 60 dages regel, kan du bruge kolonnen reference. Sætter du en reference ud for en adresse, vil den
tælle på reference adressen i stedet for den faktiske adresse.
Slutteligt kan du så printe en kørebogsrapport, der viser din henholdsvis skattefri og skattepligtige godtgørelse.
26
3.8 Exchange (Ikke tilgængeligt i alle versioner) Autolog kan kobles direkte til jeres Exchange server 2007, for derved at hente møder registreret i Outlooks kalender
ind i kørebogen.
3.8.1 OPSÆTNING Dette gøres under Indstillinger, og fanen Exchange.
I feltet Exchange Webservice URL indsættes web adressen til jeres Exchange server.
Use Default Credentials - Hvis kontoen, der skal logges ind med på Exchange serveren, er den samme konto, som
Windows er logget ind med, bibeholdes flue benet i Use Default Credentials. Ellers kan denne sætte i felterne
Username og Password.
3.8.2 BRUGER VEJLEDNING
1. Møder oprettes i Outlooks kalender subjekt/emne, med følgende format:
Sags nummer;Virksomhedsnavn; adresse; postnummer; by
Vær opmærksom på at felterne SKAL adskilles
af et semikolon!
27
2. I Autolog programmet trykker brugeren på hent fra datalogger for at hente sine kørte ruter siden sidst,
personen hentede. Autolog registrerer automatisk fra hvilken data/tid til hvilken dato/tid, der hentes ind.
3. Autolog programmet virker på den måde, at den altid scanner programmets interne adresse kartotek for at
se, om der er nogle adresser den kender i forvejen. Disse adresser går forud for et globalt opslag i Tele Atlas
adresse database.
4. Hvis ikke der er en adresse der matcher i adresse kartoteket, henter Autolog adresser ind fra Outlook for en
perioden +/– 5 dage, for at sikre at møder der måtte være skubbet nogle dage også registreres. Adresserne
kan ikke ses i adresse kartoteket, men ligge i Autolog’s bagvedliggende skjulte adresse kartotek.
5. Efter den har hentet adresserne fra Outlook kobles et GPS koordinat til adressen (adressen GEO kodes)
6. Autolog læser nu ruterne ind med de hentede adresser fra Outlook som grundlag jf. punkt 3, der hvor de
passer på ruterne.
7. Kørebogen kan nu printes eller sendes til vores verifikations system.
28
4 FAQ
4.1 Min logger siger den er i forkert tilstand?
Tryk enhedshåndtering
Du vil her se under ’andre enheder’ et USB Device med et gult udråbstegn (kan også forekomme i fulderen ”Porte
(COM & LPT). Højre klik på dette og tryk ’Fjern’.
Tag loggeren ud af computeren og sæt den i igen.
Følg vejledningen om installation af driver. Side 3 i vejledningen.
4.2 Jeg har hentet data fra min logger, men de kom ikke ind under ruter?
1. Under ruter, Tryk på knappen ’hent fra fil’.
2. Vælg filen med dit CPR nummer og den aktuelle dato.
3. Tryk ’Åben’ eller dobbeltklik på filen.
4. Filen læses nu ind i ruter.