brunicardi-1996-time management_ a r

7/23/2019 Brunicardi-1996-Time Management_ a r

1/7

TIME

M N GEMENT

REVIEW FOR

PHYSICIANS

F . C h a r l e s

B r u n i c a r d i , M D ,

a n d

F r a n c i s

L .

H o b s o n ,

MD

H o u s t o n , T e x a s a n d W a s h i n g t o n ,

DC

T h i s a r t i c l e

r e v i e w s t h e

b a s i c

c o n c e p t s a n d

t e c h n i q u e s

o f

t i m e

management a s

t h e y

r e l a t e

t o

a

m e d i c a l l i f e s t y l e .

E s s e n t i a l t o o l s

a r e

d e s c r i b e d t o

h e l p t h e p h y s i c i a n r e a s s e s s

a n d

s h a r p e n

s k i l l s

f o r

h a n d l i n g i n t e n s i f y i n g

demands a n d

c o n s t r a i n t s o f

j u g g l i n g

p a t i e n t

c a r e ,

r e s e a r c h , t e a c h i ng ,

a n d

f a m i l y r e s p o n s i -

b i l i t i e s . T h e h i s t o r i c a l

b a c k g r o u n d a n d

p r i n c i -

p l e s o f

t i m e management

f o r t h r e e p o p u l a r

b e s t s e l l i n g

t e c h n i q u e s a r e c r i t i q u e d .

I n

a d d i -

t i o n ,

a

f o u r t h

t e c h n i q u e , o r m o d e l ,

o f t i m e man-

a g e m e n t i s i n t r o d u c e d

f o r

p h y s i c i a n

u s e .

( J

N a t Me d

A s s o c .

1 9 9 6 ; 8 8 : 5 8 1 - 5 8 7 . )

K e y

w o r d s

*

t i m e

m a n a g e m e n t

*

e f f i c i e n c y

*

p l a n n i n g

* p r o d u c t i v i t y

*

g o a l s

T i m e

i s

o u r

m o s t

p r e c i o u s

r e s o u r c e .

I t

c a n n o t

b e

b o u g h t ,

s a v e d ,

o r

s t o r e d .

T h e

m a n a g e m e n t

o f t i m e i s

t h e r e f o r e e s s e n t i a l

f o r

a

p r o d u c t i v e

a n d

b a l a n c e d l i f e .

U s i n g

t i m e

m a n a g e m e n t

p r i n c i p l e s

h e l p s

i m p r o v e

t h e

q u a l i t y

o f l i f e

f o r a n

i n d i v i d u a l

b y s e t t i n g p r i o r i t i e s

a n d

m a k i n g

c h o i c e s ,

t h u s

g i v i n g

t h e

i n d i v i d u a l

a f e e l i n g

o f

c o n t r o l

a n d

t h e a b i l i t y t o

a c h i e v e

r e a s o n a b l e

g o a l s .

W h i l e

t h e

m a j o r i t y

o f

i n d i v i d u a l s

who

p r a c t i c e

t h e

a r t o f m e d i c i n e a r e

m o t i v a t e d a n d e f f e c t i v e i n

t h e i r

e n d e a v o r s ,

m o s t

p h y s i c i a n s

l e a d s t r e s s f u l

l i f e s t y l e s .

I n

t h e

n e w

h e a l t h - c a r e

e n v i r o n m e n t ,

p h y s i c i a n s

a r e

f a c e d

w i t h a

n e w s e t o f

b u r d e n s .

7

A s

r e s p o n s i b i l i t i e s e x p a n d ,

p h y s i c i a n s m u s t l e a r n

t o

r e a s s e s s a n d

s h a r p e n s k i l l s

i n c r e a s i n g l y

r e q u i r e d

i n

h a n d l i n g

t h e

d e m a n d s

a n d

c o n -

s t r a i n t s

t h a t

i m p a c t

o n

t h e i r

t i m e ,

p r a c t i c e s ,

a n d

F r o m

t h e D i v i s i o n

o f G e n e r a l

S u r g e r y , B a y l o r C o l l e g e o f

M e d i c i n e , H o u s t o n ,

T e x a s , a n d H o w a r d U n i v e r s i t y

H o s p i t a l ,

W a s h i n g t o n ,

D C .

R e q u e s t s f o r r e p r i n t s s h o u l d

b e a d d r e s s e d t o

D r

F .

C h a r l e s

B r u n i c a r d i , P r o f e s s o r

a n d C h i e f ,

D i v i s i o n

o f

G e n e r a l

S u r g e r y ,

B a y l o r C o l l e g e

o f

M e d i c i n e ,

O n e

B a y l o r

P l a z a , H o u s t o n ,

TX

7 7 0 3 0 .

l i f e s t y l e .

P h y s i c i a n s

m u s t

l e a r n

t o

b e c o m e m o r e e f f i -

c i e n t

a n d

e f f e c t i v e .

T h e y

m u s t l e a r n

m e t h o d s t h a t

i m p a r t

a n

a b i l i t y t o e f f e c t i v e l y

m a n a g e t i m e

t o

b a l a n c e

t h e

n e e d s

o f

a

p e r s o n a l

a n d

p r o f e s s i o n a l

l i f e .

T h i s a r t i -

c l e

r e v i e w s

t h e b a s i c

c o n c e p t s

a n d

t e c h n i q u e s

o f t i m e

m a n a g e m e n t .

HISTORY

T h e p h i l o s o p h y

o f t i m e

m a n a g e m e n t

d a t e s

b a c k

t o

t h e 6 t h c e n t u r y

A D . P r i o r t o

t h e

a d v e n t o f

t h e

c l e p s y d r a

( w a t e r c l o c k )

a n d

t h e s u n d i a l ,

p r i m i t i v e p e o p l e

w e r e

t h o u g h t t o h a v e

o n l y a p r i m i t i v e c y c l i c

u n de r s t a n di n g o f

t i m e ,

s u c h

a s

s e a s o n a l c h a n g e s ,

s u n r i s e s ,

a n d s u n s e t s . 8 ' 9

S i n c e t h e

a dv e n t o f J u d e o - C h r i s t i a n

c a l e n d a r s ,

h u m a n

a c t i o n s h a v e b e e n

v i e w e d

a s

e v e n t s i n t e r w o v e n

i n t o a n

e t e r n a l l i n e a r t i m e

c o n t i n u u m . 1 0 T h e f i r s t

p l a n n e r s o f

t i m e

m a n a g e m e n t

w e r e

t h e

S t

B e n e d i c t i n e

M o n k s ,

i n

t h e

6 t h

c e n t u r y

A D . ' I

T h e s e

m o n k s

e m p h a s i z e d a n d

e n c o u r a g e d

s c h e d u l e d

a c t i v i t y a t

a l l t i m e s . 1 2

U n t i l

t h e 1 4 t h

c e n t u r y , e a r l y

c l o c k s w e r e

i n a c c u r a t e

t o o l s o f t h e

a f f l u e n t a n d w e r e n o t

w i d e l y a c c e s s i b l e . ' 3

W i t h

t h e

d e v e l o p m e n t o f

t h e

p e n d u l u m b y H u y g e n

i n

1 6 5 6 a nd t h e s e c o n d - h a n d

c l o c k 5 0 y e a r s

l a t e r ,

m o r e

a c c u r a t e

m e a n s o f

d e t e r m i n i n g t i m e

b e c a m e

a v a i l a b l e . 9

T h e s e

a d v a n c e s p e r m i t t e d i m p r o v e d c o o r d i n a t i o n

f o r

t r a d e i n

w e s t e r n

s o c i e t y

a n d

i n e v i t a b l y

c h a n g e d

t h e

w a y s i n w h i c h

b u s i n e s s ,

s o c i a l , a n d

p e r s o n a l

a f f a i r s

w e r e c o n d u c t e d . 1 3

C o n c e p t s

o f

t i m e

a l l o c a t i o n

w i t h a n

e m p h a s i s

o n

e f f i c i e n c y

a n d e f f e c t i v e n e s s r e s u l t e d f r o m t h e i n d u s t r i a l

r e v o l u t i o n

i n

t h e 1 8 t h

c e n t u r y .

T h e

c o n c e p t o f

e f f i c i e n -

c y

w a s

f i r s t

i n t r o d u c e d

a n d

c l e a r l y

c h a r a c t e r i z e d

b y

Adam

S m i t h , a S c o t t i s h e c o n o m i s t . I n

e v a l u a t i n g

t h e

m a n u f a c t u r i n g m e t h o d o f

m a s t e r

w a t c h m a k e r s ,

h e

d e t e r m i n e d

t h a t

b y

u s i n g

d i v i s i o n o f

l a b o r , e f f i c i e n c y

c o u l d

b e

a c h i e v e d o n

a

g r a n d

s c a l e

f o r

n a t i o n a l

e c o n o m i e s . ' 4

T h r o u g h

t h e c o o r d i n a t i o n o f a

v a r i e t y

o f

s k i l l e d

w o r k e r s

a s s i g n e d

t o

s p e c i f i c

d u t i e s

i n

a

f a c t o r y

s y s t e m ,

w o r k e r s

p r o d u c e d

l a r g e r

q u a n t i t i e s

o f

h i g h -

JOURNAL

OF TH E

NATIONAL MEDICAL A S S O C I A T I O N , V O L . 8 8 ,

N O .

9

5 8 1


2/7

T I M E

MANAGEMENT

q u a l i t y

c o m p o n e n t

p a r t s .

I n

a n

a s s e m b l y - l i n e f a s h i o n ,

t h e s e p a r t s c o u l d b e

a s s e m b l e d

i n t o

m u l t i c o m p o n e n t

p r o d u c t s . E l i

W h i t n e y

e x p a n d e d

t h i s

c o n c e p t

a n d

i n t r o -

d u c e d m a s s

p r o d u c t i o n .

5

By u s i n g

w o r k e r s t o a s s e m b l e

i n t e r c h a n g e a b l e

p a r t s

f o r

m u s k e t s , p r o du c t i o n

w a s

i n c r e a s e d . T h e s e

a d v a n c e s

i n

o r g a n i z i n g h u m a n

e f f o r t

e s t a b l i s h e d t h e b a s i c

p r i n c i p l e s o f t i m e m a n a g e m e n t .

B e n j a m i n

F r a n k l i n

i s

c o n s i d e r e d t h e f a t h e r o f m o d -

e m t i m e

m a n a g e m e n t

a n d

l i n k e d

t h e i m p o r t a n c e o f

s u c -

c e s s

t o

p r o p e r u s a g e o f p e r s o n a l t i m e .

He

a d v a n c e d t h e

n o t i o n

t h a t

s u c c e s s

i n

a n y

e n d e a v o r

w a s

l i n k e d

w i t h

a

p r i n c i p l e d

l i f e s t y l e . I n s e e k i n g

t o h e l p

f u t u r e

g e n e r a -

t i o n s

b e c o m e

s u c c e s s f u l ,

h e

o u t l i n e d 1 3 v i r t u e s o r

g o a l s . 1 6

F r a n k l i n l i n k e d

g o a l s t o

a r e a s s e s s m e n t

m e t h o d

i n w h i c h

e r r a n t p e r s o n a l

b e h a v i o r w a s

r e a l i g n e d

w i t h

o u t l i n e d

p e r s o n a l g o a l s .

T h e

i d e a o f

m a n a g i n g

p e r s o n a l

t i m e

a s

a s u c c e s s f u l

w a y

o f

a c c o m p l i s h i n g

i m p o r t a n t

c h a l l e n g e s

i n

l i f e

i n t r o d u c e d t h e

c o n c e p t

o f e f f e c t i v e

u s e

o f

t i m e .

I n

t h e 1 9 t h

c e n t u r y ,

F r e d e r i c k

T a y l o r p i o n e e r e d s c i -

e n t i f i c s t u d i e s t o

e n h a n c e

i n d u s t r i a l

w o r k e r

p e r f o r -

m a n c e . He

u s e d a

s t o p w a t c h t o

s t a t i s t i c a l l y a n a l y z e s p e -

c i a l i z e d

f a c t o r y

l a b o r a t t h e l e v e l

o f e a c h

i n d i v i d u a l

t a s k

p e r

l a b o r e r .

H i s g o a l

w a s

t o

c r e a t e a

s u r p l u s

o f

p r o f i t s

t o

b e

s h a r e d

b y

w o r k e r s a s

a n

i n c e n t i v e p l a n

f o r

p r o d u c i n g

w o r k e r - m a n a g e r

h a r m o n y . 1 7

T o

d o

t h i s ,

e a c h

s t e p

o f

p r o d u c t i o n w o u l d

b e

c o n t r o l l e d

t o

m a k e

w o r k e r s

m o r e

e f f i c i e n t .

T h u s ,

T a y l o r

p i o n e e r e d

i n

a n e r a

i n w h i c h

i n d u s t r i a l

o u t p u t a n d

w o r k e r

p e r f o r m a n c e w e r e

s t u d i e d

s c i e n t i f i c a l l y .

By t h e

m i d - 2 0 t h c e n t u r y ,

a t t e n t i o n

h a d

s h i f t e d

t o w a r d t h e

o r g a n i z a t i o n a l s k i l l s

o f t h e

m a n a g e r . 1 8

W i t h

t h e

i n t r o d u c t i o n o f

H a w t h o r n e ' s

t h e o r y

o n

w o r k e r

m o t i -

v a t i o n , g r e a t

e m p h a s i s

w a s

p l a c e d

o n

o r g a n i z i n g

a n d

p r i o r i t i z i n g s k i l l s . 7

I n

1 9 5 8 ,

J a m e s McKay p u b l i s h e d

t h e f i r s t

b o o k

o n t i m e

m a n a g e m e n t . 1 9

i n c e

t h e n ,

t h r e e

g e n e r a t i o n s

o f

t i m e

m a n a g e m e n t t e c h n i q u e s

h a v e

e v o l v e d . 2 0 I t i s

now

r e c o g n i z e d

t h a t

t i m e

m a n a g e m e n t

t e c h n i q u e s

h a v e b e c o m e

a n e s s e n t i a l t o o l

f o r s e r v i c e -

o r i e n t e d

i n d u s t r i e s . 2 1 2 2

THE

P R I N C I P L E S OF

TIME

MANAGEMENT

C u r r e n t

m o d e l s

o f

t i m e

m a n a g e m e n t

f o c u s

o n

t h e

a c h i e v e m e n t

o f

a

b a l a n c e

i n

p e r s o n a l

a n d


c o m m i t m e n t s . W i t h

t h e

b u s y

l i f e o f a

p h y s i c i a n ,

t i m e

m a n a g e m e n t

t e c h n i q u e s h e l p

e s t a b l i s h t h e

p r i o r i t i e s

o f

b o t h

p r o f e s s i o n a l a n d

p e r s o n a l

r e s p o n s i b i l i t i e s ,

t h u s

l e a d i n g

t o a

m o r e p r o d u c t i v e

a n d

b e t t e r

b a l a n c e d l i f e

s t y l e . S e v e r a l

p o p u l a r t e c h n i q u e s

f o r

t i m e m a n a g e m e n t

w i l l b e

d e s c r i b e d , b u t

f i r s t b a s i c

c o n c e p t s

f o u n d i n

a l l o f

t h e

m o d e l s

w i l l b e i d e n t i f i e d .

T h e e s s en c e o f t i m e m a n a g e m e n t r e v o l v e s

a r o u n d

t w o

p r i n c i p l e s , P a r e t o ' s

P r i n c i p l e a n d P a r k i n s o n ' s L a w .

P a r e t o ' s

P r i n c i p l e

s t a t e s

t h a t 80

o f

e f f e c t i v e

r e s u l t s , o r

r e w a r d s ,

a r e

d e r i v e d

f r o m

a b o u t 20

o f

a l l e n e r g y - t h e

8 0 / 2 0

r u l e . 2 3 2 4

W h i l e

o r i g i n a l l y

d e s c r i b e d

f o r

e c o n o m i c

e n d e a v o r s ,

t h e

a p p l i c a t i o n o f t h i s

p r i n c i p l e

i n

t i m e m a n -

a g e m e n t

h e l p s

o n e

t o a p p r e c i a t e

t h a t

w e a c h i e v e t h e

m a j o r p o r t i o n

o f

o u r

g o a l s

w i t h

a m i n o r p o r t i o n

o f

o u r

e n e r g y .

P a r k i n s o n ' s Law

s t a t e s t h a t t h e r e

i s

a

h u m a n

t e n d e n c y

t o s p e n d e f f o r t a n d

t i m e

o n

m o r e

i n s i g n i f i c a n t

t a s k s t h a t a r e

p e r c e i v e d

a s i m p o r t a n t

r a t h e r t h a n t h o s e

o f

t r u e

i m p o r t a n c e . 2 5

I n

b e i n g a b l e

t o

i d e n t i f y

w h a t

i s t r u l y

i m p o r t a n t ,

o n e c a n

g a i n momentum

t o w a r d a c h i e v i n g

t r u e

d e s i r e d

g o a l s . 2 6

T h e

r e c u r r i n g t h e m e s i n

t i m e

m a n a g e m e n t

a r e

a d v a n c e d

p l a n n i n g , s e t t i n g

g o a l s , e s t a b l i s h i n g

p r i o r i -

t i e s ,

d e l e g a t i n g


a n d

m i n i m i z i n g

p r o -

c r a s t i n a t i o n

a n d

i n t e r r u p t i o n s . A d v a n c e d

p l a n n i n g

r e q u i r e s

t h a t

s p e c i f i c

g o a l s

b e

s e t

a n d t h a t

s o m e

o r d e r

o f

p r i o r i t y

f o r t h e i r

a c c o m p l i s h m e n t

b e

e s t a b l i s h e d . O n c e

t h e

s p e c i f i c g o a l s

a r e

i d e n t i f i e d ,

i t

i s i m p o r t a n t t o

p r i o r -

i t i z e

t h e

t a s k s t h a t

a r e m o r e i m p o r t a n t t o a c h i e v e t h e

g o a l s .

F o r

e x a m p l e ,

a l i s t

o f t a s k s c a n b e g r o u p e d

b y

a n

AB C m e t h o d o f

i m p o r t a n c e , w h e r e

s i g n i f i e s

a c t i v i t i e s

o f

h i g h e s t i m p o r t a n c e ,

B ' s

a r e a c t i v i t i e s

t h a t a r e

i m p o r -

t a n t ,

a n d

C ' s

a r e

o p t i o n a l t a s k s . 2 4

D e l e g a t i n g

a s s i g n s

r e s p o n s i b i l i t y a n d

a u t h o r i t y

t o a n o t h e r

p e r s o n

w i t h t h e

s o l e

p u r p o s e o f c r e a t i n g

a n e x t e n s i o n o f o n e s e l f t o

i n c r e a s e

t i m e s p e n t

o n

m o r e m e a n i n g f u l

i s s u e s .

T h e

m a j o r

o b s t a c l e s

t h a t

k e e p m o s t p e o p l e

f r o m

a c h i e v i n g w e l l - e s t a b l i s h e d

g o a l s

a r e

i n t e r r u p t i o n s

a n d

p r o c r a s t i n a t i o n . O n e

c a n

n e v e r e l i m i n a t e

t h e s e

t w o

g r e a t t i m e

w a s t e r s .

H o w e v e r ,

t h e r e

a r e

t e c h n i q u e s

t o

m i n i m i z e

t h e s e

o b s t a c l e s .

F o r e x a m p l e , t h e

m o s t

f r e -

q u e n t

f o r m

o f

i n t e r r u p t i o n s

a r e

u n p l a n n e d

i n t e r a c t i o n s

w i t h

o t h e r s ,

w h i c h

h a v e

b e e n

e s t i m a t e d t o

w a s t e

u p

t o

60 o f a n

e x e c u t i v e ' s e f f e c t i v e

u s e

o f t i m e .

B e t t e r

p l a n -

n i n g c a n

r e s u l t

i n

m i n i m i z i n g t h e s e

i n t e r r u p t i o n s .

THE

AB C

TECHNIQUE

T h e m o s t

o f t e n c i t e d

a n d

f u n d a m e n t a l a p p r o a c h t o

f o r m u l a t i n g

a

w a y

o f

m a n a g i n g

o n e ' s t i m e

i s a

p r i o r i -

t y

s y s t e m

f i r s t

d e s c r i b e d

b y

A l a n

L a k e i n .

I n

t h e

AB C

t e c h n i q u e ,

e a c h

i n d i v i d u a l c o n s c i o u s l y

l e a r n s

how

t o

g e t

c o n t r o l o f o n e ' s t i m e - a n d

l i f e - b y f o c u s i n g

o n

w h a t

i s

c o n s i d e r e d

t r u l y

i m p o r t a n t .

B y f o c u s i n g

o n

j u d g i n g

o n e ' s own

p r i o r i t i e s ,

o r

m a k i n g

a n

e d u c a t e d

g u e s s ,

a

p e r s o n

m a k e s a l i s t

o f

g o a l s

a n d w r i t e s

d o w n

t h o s e t h a t a r e

d e e m e d

w o r t h y

o f

b e i n g a c c o m p l i s h e d .

I n

f o r m u l a t i n g

a l i s t o f

g o a l s ,

o r


g o a l s

a r e

g r o u p e d t o g e t h e r

u n d e r

a n

a s s i g n e d

l e t t e r

i e ,

c a t e g o r y )

5 8 2

JOURNAL

OF TH E

N A T I O N A L MEDICAL A S S O C I A T I O N , V O L .

8 8 ,

N O . 9


3/7

T I M E MANAGEMENT

s u c h

a s

A ,

B ,

o r

C .

A l l

A g r o u p e d

t a s k s o r

g o a l s

r e f l e c t a c t i v i t i e s o f h i g h i m po r t a n c e

( m u s t

b e u n d e r t a k -

e n

a n d c o m p l e t e d s o o n ) ,

B

g r o u p e d t a s k s s i g n i f y

a c t i v i t i e s d e e m e d l e s s

i m p o r t a n t

( b u t

n e e d

t o

b e a c c o m -

p l i s h e d

a t

s o m e

p o i n t

i n

t h e

f u t u r e ) ,

a n d

C

g r o u p e d

t a s k s

a r e

a c t i v i t i e s o f

l o w o r n o

i m p o r t a n c e .

I n

u s i n g

t h i s m e t h o d , b y

i d e n t i f y i n g

a n d

a s s i g n i n g v a l u e

t o o n e ' s

a c t i v i t i e s ,

e a c h

p e r s o n a c t i v e l y

p l a n s d e s i r a b l e

s h o r t ,

i n t e r m e d i a t e , a n d l o n g - t e r m g o a l s .

A c c o r d i n g t o t h e

p r i n c i p l e s o f t h i s t e c h n i q u e , e a c h

g o a l

o r t a s k i s

l i s t e d

a s

a r e l a t i v e

p r i o r i t y f o r

t h e

t i m e

m a na g e r . M o r e o v e r ,

u n d e r t h e

d e f i n e d

c a t e g o r y o f

t a s k s ,

o n e

c a n

f u r t h e r

b r e a k

d o w n t a s k s

i n t o

i t e m s

o f

r e l a t i v e

i m p o r t a n c e

b y n u m e r i c a l l y p r i o r i t i z i n g

t h e m .

F o r

e x a m p l e , a n

A - I

t a s k i s t h e

f i r s t

i m p o r t a n t

g o a l t o

b e u n d e r t a k e n

i n a

g i v e n d a y

a n d h a s m o r e

p r i o r i t y

f o r

c o m p l e t i o n

t h a n

a

t a s k

l a b e l e d

A - 2 , A - 3 ,

o r B - 1 .

S i m p l y ; t h e AB C

m e t h o d

i s

a

s h o r t h a n d m e t h o d

o f

r e m i n d i n g o n e s e l f o f w h a t o n e ' s a s s i g n e d p r i o r i t i e s

a r e

i n a

g i v e n

d a y ,

w e e k ,

o r m o n t h , a n d a r e co r d o f

w h a t i s

b e i n g

a c c o m p l i s h e d .

T h e t e c h n i q u e

i s

s i m p l e

a n d

g o o d

f o r

b e g i n n e r s . Many

m o d e m - d a y e l e c t r o n i c o r g a n i z e r s

u s e t h i s

t e c h n i q u e

u n d e r t h e f u n c t i o n a l h e a d i n g

TO

DO a l o n g

w i t h c a l e n d a r , e x p e n s e , a n d

o t h e r

v a r i o u s

f u n c t i o n s .

T h e

u s e o f a

t e d i o u s l i s t i s a d r a w b a c k , b u t

may

p r o v e t o

b e a w o r t h w h i l e e n de a v o r

f o r

many

new

t o

t h e

p r a c t i c e o f t i m e m a n a g e m e n t .

I n l i s t i n g


o n e c o n f r o n t s

i m p o r t a n t

a c t i v i t i e s

r o u t i n e l y

a n d

b e g i n s

a

p r o c e s s o f c o n d i t i o n i n g

h i m -

o r h e r s e l f t o

a s s e s s

w i s e

u s e

o f

t i m e .

TIME

MANAGEMENT MATRIX

TECHNIQUE

T h e T i m e

M a n a g e m e n t

M a t r i x T e c h n i q u e (TMMT)

w a s

c o n s t r u c t e d

b y

S t e v e

C o v e y

t o

f o c u s o n t h e

c o n t r o l

o f

p e r s o n a l

a c t i o n s

r a t h e r

t h a n p u r e l y

s c h e d u l i n g t i m e . 2 7

T h e

t e c h n i q u e

p l a c e s

a l l

t i m e - c o n s u m i n g a c t i o n s i n t o

o n e o f f o u r t h e o r e t i c a l

q u a d r a n t s

o f

a c t i v i t y ,

w h i c h

e n a b l e a

p e r s o n

t o c h a r a c t e r i z e a n a c t i o n

a s

b e i n g

i m p o r t a n t o r

u r g e n t

r e l a t i v e

t o

t h e

d e s i r e d

g o a l .

T h e

f o u r

q u a d r a n t s

a r e :

*

I - i m p o r t a n t

a n d

u r g e n t ,

*

I - i m p o r t a n t

a n d n o t

u r g e n t ,

* I l l - n o t

i m p o r t a n t

a n d

u r g e n t ,

a n d

*

IV-not

i m p o r t a n t

a n d

n o t

u r g e n t .

W i t h i n

q u a d r a n t

I a r e a c t i v i t i e s

o f

c r i s i s ,

p r e s s i n g

p r o b l e m s ,

d e a d l i n e s , a n d e m e r g e n c i e s .

T h e s e a c t i v i t i e s

c r e a t e s t r e s s a n d c o n s u m e

a

g r e a t

d e a l o f

e n e r g y ,

a n d

t h u s

a r e

v i e w e d

a s

t i m e

w a s t e r s .

W h i l e

p h y s i c i a n s

a r e

t r a i n e d

t o d e a l w i t h t h e s e


t h e i r

m a n a g e m e n t

m e t h o d

f r e q u e n t l y

s p i l l s

o v e r i n t o

o t h e r

a r e a s o f

t h e i r

l i f e .

C o v e y

e m p h a s i z e s t h a t i t i s

a l w a y s

b e t t e r

t o

t r y

t o

a c h i e v e a c t i v i t i e s

i n q u a d r a n t

I I . Q u a d r a n t I I a c t i v i t i e s

f o c u s

o n

p l a n n i n g ,

p r e v e n t i o n ,

c r e a t i v i t y , b u i l d i n g

r e l a -

t i o n s h i p s ,

a n d m a i nt a i ni n g i nc r e a s e d

p r o d u c t i v i t y .

Q u a d r a n t I I I a c t i v i t i e s

a r e

c h a r a c t e r i z e d

b y i n t e r r u p -

t i o n s ,

i n v o l v e m e n t w i t h p o p u l a r

i n t e r e s t s ,

a n d m a n d a t o -

r y m e e t i n g s

w i t h n o np r o d u c t i v e

r e s u l t s . Q u a d r a n t

I V

e n t a i l s a c t i v i t i e s

t h a t a r e c o n s i d e r e d f r i v o l o u s

a n d

n o n -

h e l p f u l

t o w a r d

a c h i e v i n g

g o a l s .

T h e

m a t r i x

o f q u a d r a n t s

p r o v i d e s

a

m e a n s o f i d e n -

t i f y i n g

d i f f e r e n t t y p e s

o f a c t i v i t i e s a n d how

t h e

e f f e c -

t i v e n e s s o f t h e s e

a c t i v i t i e s

a r e

t o w a r d a c h i e v i n g o n e ' s

g o a l s .

T h i s m o d e l

s e e k s t o

m i n i m i z e

a c t i v i t y

t h a t

c o n -

t i n u o u s l y r e q u i r e s

m a x i m a l e x p e n d i t u r e

o f

e f f o r t a n d

t i m e

o n

n o n g o a l - a c h i e v i n g

t a s k s .

F o r

e x a m p l e , i m p o r -

t a n t

a n d

u r g e nt e v e nt s

i n

l i f e c a n

b e i d e n t i f i e d a n d s e p -

a r a t e d f r o m o n e

a n o t h e r . U r g e n t e v e n t s

a r e u s u a l l y p r i -

o r i t i e s i m p o s e d o n u s , b u t may n o t

b e

a n

i m p o r t a n t p r i -

o r i t y

r e l a t i v e

t o w a r d a c h i e v i n g

o u r g o a l s .

Many c o m -

p e t e n t

p e o p l e

s p e n d 90

o f t h e i r t i m e

o n t a s k s

t h e y

c o n s i d e r i m p o r t a n t

a n d u r g e n t - q u a d r a n t

I- an d 1 0

i s

s p e n t r e c u p e r a t i n g

i n n o n i m p o r t a n t

a n d

e i t h e r

u r g e n t

o r

n o n u r g e n t


r e s p e c t i v e l y ,

q u a d r a n t s

I I I a n d

I V . 2 7

By l e a d i n g

a

l i f e p l a n l e s s , e n c o u n t e r s

o f c o n t i n u a l

c r i s i s m a n a g e m e n t

a n d a l i f e s t y l e c o n s u m e d

b y a n

i n a b i l i t y t o p r e p a r e

f o r

f u t u r e

i m p o r t a n t

t a s k s may

d e v e l o p . E v e n t u a l l y ,

t h e s e q u a d r a n t

I

a c t i v i t i e s

r e s u l t

i n

s t r e s s

a n d b u r n o u t . I n

q u a d r a n t

I I I , f o c u s e d

o n

o n l y

u r g e n t

a n d n o n i m p o r t a n t a f f a i r s ,

s h o r t - t e r m g a i n s

may

b e

r e a c h e d ,

b u t

a t

t h e

e x p e n s e

o f

f e e l i n g

v i c t i m i z e d

b y

o f t e n

m i s i d e n t i f y i n g u r g e n t

t a s k s

a s

i m p o r t a n t

a n d

r e a l -

i z i n g a c h i e v a b l e

g o a l s a r e n o c l o s e r .

T h e s e

r e s u l t s

e n d

w i t h

t e m p o r a r y

g a i n

a n d

w i t h

n o

l o n g - t e r m

p l a n s .

Q u a d r a n t

I V

a c t i v i t i e s

a c c r u e r e s u l t s t h a t a r e

w o r t h l e s s

a n d

a w a s t e o f

t i m e .

T h e s e

p e o p l e l e a d

s t r e s s f u l

l i f e s t y l e s

c o n s u m e d

b y

a c t i v i t i e s o f

t h e

moment

a n d

f i n d t h a t t h e y h a v e g r e a t

d i f f i c u l t y

i n a c c o m p l i s h i n g

t h e i r

p e r s o n a l

g o a l s .

T h e r e f o r e ,

t h e

C o v e y

t e c h n i q u e o f t i m e m a n a g e -

m e n t

h e l p s

t o c h a n n e l

e f f o r t s i n t o

q u a d r a n t

I I , w h i c h

i s

t h e

w o r k i n g

i d e a l ,

w h e r e a c t i v i t i e s

a r e

o f

i m p o r t a n c e ,

b u t

n o t

u r g e n t .

T h e a i m

i s t o

s p e n d

m o r e

e n e r g y

i n

p l a n n i n g

a n t i c i p a t o r y

t y p e s

o f

a c t i v i t y

a n d

e m p h a s i z e

w a y s

o f t h i n k i n g

a b o u t

e x t r a c t i n g

i r r e s p o n s i b l e

u s e

o f

t i m e

f r o m

n o n i m p o r t a n t

a c t i v i t i e s .

By

p l a n n i n g

a n d

c o n t r o l l i n g e v e n t s ,

u n i m p o r t a n t

t i m e - c o n s u m i n g

t a s k s

a r e

e l i m i n a t e d

a n d

t i m e

f o r new

o p p o r t u n i t i e s

i s c r e a t -

e d . A c t i v i t i e s

i n

q u a d r a n t

I I

p r o v i d e

b a l a n c e

a n d f o c u s

t o w a r d

i m p o r t a n t g o a l s .

T h e t i m e

m a t r i x c e n t e r s

o n

a c h i e v i n g

r e s u l t s w i t h

t h r e e b a s i c

s k i l l s .

T h e

f i r s t

s k i l l , p r o a c t i v i t y ,

i s a

m i n d -

JOURNAL OF TH E NATIONAL

MEDICAL A S S O C I A T I O N ,

V O L .

8 8 , N O . 9

5 8 3


4/7

TIME

MANAGEMENT

Monday

4 / 1 4

6 : 0 0 a m

R o u n d s

7 : 0 0

B r e a k f a s t

7 : 3 0

O f f i c e

H o u r s

1 1 : 0 0 R e a d i n g

A r t i c l e s

1 2 : 0 0 p m

L u n c h

1 2 : 3 0 - 2 : 0 0 D e p t . M e e t i n g

2 : 0 0 - 4 : 0 0

O f f i c e

H o u r s

5 : 0 0 - 6 : 0 0

R o u n d s

6 : 0 0 - 7 : 0 0

A d m i n i s t r a t i v e

D u t i e s

7 : 0 0 - 8 : 0 0

Home

a n d D i n n e r

8 : 0 0 - 1 0 : 0 0

P e r s o n a l A c t i v i t i e s

1 0 : 0 0 - 1 1 : 0 0

P a y i n g

B i l l s

1 1

: 0 0 - 5 : . 0 0 a m

S l e e p

5 : 0 0 - 6 : 0 0 a m P r e p a r e

f o r Work

F i g u r e

1 . An h o u r l y time l o g

i s

kept

f o r a

t y p -

i c a l w eek.

A l l a c t i v i t i e s i n c l u d i n g s l e e p

and

o t h e r n o n w o r k - r e l a t e d a c t i v i t i e s

a r e r e c o r d -

ed

f o r each

d a y .

T h i s ca n be do ne

by t a k i n g

s e v e r a l breaks

i n

the

I a y , r e f l e c t i n g back o n

t h e

a c t i v i t i e s

performed

d u r i n g the p r e v i o u s

h o u r s .

T h u s ,

a c t i v i t i e s f o r

168

c o n s e c u t i v e

hours

a r e

r e c o r d e d .

s e t t o

g a i n

c o n t r o l

o v e r i n e f f e c t i v e

l i f e s t y l e

s i t u a t i o n s .

O n c e

r e c o g n i z e d ,

t h e

a b i l i t y

t o

i n i t i a t e

d e s i r a b l e

c h a n g e

i s

a c q u i r e d .

T h e

s e c o n d

s k i l l

i s

l e a r n i n g t o

h a v e

a

c l e a r v i s i o n

o f

e n d r e s u l t s . By l e a r n i n g t o

v i s u a l i z e , a

p e r s o n

d i r e c t s o n e s e l f i n a c c o m p l i s h i n g t h e r i g h t

g o a l s

a n d

momentum

i s

g a i n e d

i n a c c o m p l i s h i n g i m p o r t a n t

m a t t e r s .

T h e

t h i r d

s k i l l i s

c l a s s i c a l p r i o r i t i z i n g . T h e

a b i l i t y t o

p r i o r i t i z e

i m p o r t a n t


c h a l -

l e n g e s , a n d t h e d e m a n d s

o f

l i f e

t h r o u g h

f o r e s i g h t l e a d s

o n e

t o w a r d g a i n i n g m o r e

c o n t r o l o v e r

o u t c o m e s t h a t

a r e m a n a g e a b l e . T h e s e t h r e e s k i l l s a l l o w

a p e r s o n t o

i d e n t i f y

t h e t h e o r e t i c a l

q u a d r a n t s

b y w h i c h h e

o r

s h e

i s

o p e r a t i n g

i n

l i f e

a n d

a d j u s t

t h o s e

a c t i v i t i e s

t h a t

r e s u l t

i n

a

n o n p r o d u c t i v e

l i f e s t y l e i n t o a c t i v i t i e s t h a t h e l p

a c h i e v e

o n e ' s

g o a l s .

T h e

a d v a n t a g e s o f

t h i s

t e c h n i q u e

r e v o l v e a r o u n d

i t s

e a s y

c o n c e p t u a l i z a t i o n ,

t h e m a t r i x f l e x i b i l i t y i n

a p p l i c a -

t i o n ,

a n d t h e

f o c u s

o n

a c t i o n s

i n

a c h i e v i n g

g o a l s . By

c l e a r l y

v i e w i n g

a l l

a c t i v i t i e s

a s

e x i s t i n g

i n o n e o f f o u r

q u a d r a n t s ,

o n e c a n a s s e s s

i n t u i t i v e l y

how

t i m e

i s

b e i n g

e x p e n d e d

r e l a t i v e t o i t s i m p o r t a n c e o r

u r g e n c y

i n

a c c o m p l i s h i n g e v e n t s

o f

p r i o r i t y .

R a t h e r

t h a n

l i s t i n g

i t e m s

t o b e

a c h i e v e d ,

a s

d o n e

i n

o t h e r

m o d e l s ,

t h i s

t e c h -

n i q u e r e l i e s

o n t h e a b i l i t y

o f u s e r s t o c o n d i t i o n

t h e i r

a c t i o n s t o w a r d a c c o mp l i s h in g

g o a l s b y

m a k i n g a m e n -

t a l

n o t e a s

t o w h i c h q u a d r a n t t h e

a c t i v i t y b e l o n g s ,

w i t h

q u a d r a n t

I I

b e i n g

t h e

i d e a l .

T h e m a j o r

d i s a d v a nt a g e o f

t h i s

m o d e l i s t h a t i t i s d i f f i c u l t

f o r

b e g i n n e r s

t o

u s e .

NATURAL LAWS TECHNIQUE

T h i s m o d e l o f t i m e

m a n a g e m e n t i s b a s e d

o n

B e n j a m i n F r a n k l i n ' s

p r i n c i p l e s ,

i n t r o d u c e d

b y

t h e

g r o u p

F r a n k l i n

Q u e s t . 2 8

T h e t e c h n i q u e

a s s e r t s

t h a t

m a x i m a l

p r o d u c t i v i t y

c a n

b e r e a c h e d

b y u s i n g t i m e

r e c o r d s

t o

h e l p e v a l u a t e

a n d p l a n

l i f e .

O n c e g o a l s

a r e

i d e n t i f i e d ,

l o n g - t e r m p l a n s ,

i n t e r m e d i a t e

p l a n s ,

a n d

d a i l y

t a s k s a r e

d e v e l o p e d t o h e l p

a t t a i n a n d r e a s s u r e

d e s i r e d f u t u r e r e s u l t s .

T h i s

p l a n n i n g

s y s t e m u s e s

q u i e t

t i m e

t o p l a n

a n d

d e v e l o p

t a s k s . F a m i l i a r

e x t e r n a l

a n d

i n t e r n a l

f a c t o r s

t h a t

l i m i t

t h e

s u pp l y o f

t i m e - t i m e

r o b -

b e r s - a r e a c kn ow l e d g e d .

T h e m o d e l

e n c o u r a g e s

t h e

u s e

o f a d a i l y

p l a n n e r s y s t e m

t o r e c o r d ,

r e a s s e s s , a n d

r e a f f i r m o n e ' s

g o a l s .

T h e m o d e l

a s s e r t s t h a t

t o

m a k e a c h a n g e

i n

l i f e ,

t h e

u s e o f

a

r e a l i t y

m o d e l

i s

r e q u i r e d .

T h e r e a r e f i v e p a r t s

t o

t h e

r e a l i t y

m o d e l :

*

i d e n t i f y

b e h a v i o r p a t t e r n s ,

*

i d e n t i f y

b e l i e f s t h a t d r i v e

t h o s e b e h a v i o r s ,

*

p r e d i c t

f u t u r e

b e h a v i o r

w i t h o u t c h a ng e ,

*

i d e n t i f y a l t e r n a t i v e

b e l i e f s ,

a n d

*

p r e d i c t f u t u r e e v e n t s

b a s e d

o n

new

b e l i e f s . 2 8

T h e s e s t e p s

a r e

b a s e d

o n a n a p p r o a c h

o f

a d o p t i n g

b e h a v i o r

t h a t

g i v e s

r e a l i s t i c

a n d

a p p r o p r i a t e

r e s u l t s .

T h e r e f o r e ,

t h e

n a t u r a l

l a w s

m o d e l

p r o m o t e s

t h e

i d e a

t h a t a

p e r s o n ' s

v a l u e s

s h o u l d b e

i n l i n e

w i t h

g o a l s

a n d

r e c o g n i z e s

t h a t

t h e s c h e d u l i n g

o f

a n d

p r i o r i t i z a t i o n

o f

d a i l y

t a s k s a r e

i n s t r u m e n t a l

i n

r e a c h i n g b o t h l o n g - t e r m

a n d

s h o r t - t e r m g o a l s .

T h e

a d v a n t a g e

t o t h i s

p o p u l a r

s y s t e m

i s t h a t i t

h a s

b e e n s h o w n t o

h e l p p e o p l e

a c h i e v e g o a l s

b y u s i n g

b a s i c

c o n c e p t s

o f t i m e


T h e r e i s a l s o t h e

s u p p o r t

o f

a

l a r g e

o r g a n i z a t i o n

t o h e l p

i n d i v i d u a l s

d e v e l o p

a n d

m a i n t a i n t h e i r

t i m e m a n a g e m e n t

s k i l l s .

H o w e v e r ,

t h e

d i s a d v a n t a g e s

a r e

t h a t

t h e

s y s t e m r e q u i r e s

t h e

c o n t i n u -

o u s u s e o f a

d a i l y

p l a n n e r

t h a t

r e q u i r e s

a

c o n s t a n t

e f f o r t

t o

k e e p

t r a c k

o f

t a s k s .

O n e

m u s t

c a r r y t h e

p l a n n e r

a n d

u s e i t

t h r o u g h o u t

t h e

d a y .

T h e r e

a l s o

a p p e a r s

t o b e

a n

e x c e s s i v e a m o u n t

o f

s c h e d u l i n g r e q u i r e d

f o r t h e

s y s t e m ,

w h i c h

i s

n o t

a l w a y s p o s s i b l e

f o r

p h y s i c i a n s .

TIME

MANAGEMENT

MODEL

T h e

a u t h o r s

h a v e d e v e l o p e d

a

s i m p l i f i e d

t i m e

m a n -

a g e m e n t

m o d e l t h a t

c a n

b e u s e d w i t h

m i n i m a l e f f o r t

a n d

i n v e s t m e n t .

T h e m o d e l

i n c o r p o r a t e s

t h e b a s i c

p r i n -

5 8 4

JOURNAL OF TH E NATIONAL

MEDICAL

A S S O C I A T I O N ,

V O L . 8 8 ,

N O .

9


5/7

TIME

MANAGEMENT

S u n

Mo n

T u e s

We d T h u r s

F r i

S a t

A c t i v i t e s :

T i m e

T i m e S p e n t :

M e d i c i n e

E d u c a t i o n

I d l e / W a s t e d

F a m i l y

F i g u r e 2 .

By l i s t i n g

t h e

a c t i vi t i e s o f each

d a y ,

i t

c a n b e d et er m in ed h ow m u c h

t i m e i s

b e i n g

spent

o n

t h e

a c t i v i t i e s

o f

any g i v e n

d a y .

w e e k - l o n g

l i s t

i s

m a d e

t o

d e t e r m i n e

w h ich

a c t i v i t i e s

are

b e i n g

p e r f o r m e d

o n a

g i v e n

d a y .

Once

t h i s a s s e s s m e n t i s

m a d e ,

one can

b e g i n

t o i n i t i a t e

a d j u s t m e n t s

i n

t h e a m o u n t o f time

s p e n t

o n

a c t i v i t i e s

d u r i n g

t h e

w e e k

a c c o r d i n g

t o

p e r s o n a l

g o a l s .

c i p l e s o f t i m e

m a n a g e m e n t

i n

a

f l e x i b l e

w a y

t o

h e l p

p h y s i c i a n s a c h i e v e d e s i r e d

g o a l s

a n d l e a d a

m o r e b a l -

a n c e d l i f e ,

a n d i n

d o i n g

s o

h o p e f u l l y

i m p r o v e t h e i r

q u a l i t y

o f l i f e .

T h i s t i m e

m a n a g e m e n t

p r o t o c o l h a s t h r e e

p a r t s .

T h e

f i r s t p a r t

r e q u i r e s a m o d e s t

i n v e s t m e n t o f t i m e f o r 1

w e e k . An

a n a l y s i s

o f

how

o n e ' s

t i m e

c u r r e n t l y

i s

b e i n g

s p e n t

i s

n e c e s s a r y .

T o d o

t h i s ,

a n h o u r l y t i m e

l o g

f o r a

t y p i c a l

w e e k

s h o u l d

b e

k e p t ;

i n d e x

c a r d s

may b e u s e d

f o r r e c o r d

k e e p i n g ( F i g u r e 1 ) . D u r i n g s e v e r a l

b r e a k s

e a c h d a y ,

f e w

m i n u t e s

a r e t a k e n t o

r e c o r d

how

t h e

p r e -

v i o u s

h o u r s

w e r e

s p e n t .

A l l

h o u r l y a c t i v i t i e s

i n c l u d i n g

s l e e p

a n d

n o n w o r k - r e l a t e d a c t i v i t i e s s h o u l d b e r e c o r d -

e d .

By

d o i n g t h i s , a l l a c t i v i t i e s f o r e a c h

d a y

a r e r e c o r d -

e d .

Ho w a l l

1 6 8 h o u r s

i n

a n

a v e r a g e

w e e k w e r e

s p e n t

s h o u l d b e

r e c o r d e d . A t

t h e

e n d

o f

w e e k ,

a n

a n a l y s i s

o f

t h e

d a i l y

t i m e

l o g

i s

u n d e r t a k e n

a n d

a n

a s s e s s m e n t o f

how

t h e h o u r s

a r e s p e n t i s

m a d e

( F i g u r e

2 ) . O n c e a n a -

l y z e d ,

c h a n g e s

t h e n

c a n

b e i n i t i a t e d t o

i n c r e a s e

t h e

e f f e c t i v e u s e o f

o n e ' s t i m e .

F o l l o w i n g t h e

a n a l y s i s o f

t h e

t i m e l o g , o n e

s h o u l d

s e t

p e r s o n a l

g o a l s .

O n e

w a y

t o

d o

t h i s

i s

t o

w r i t e

d o w n

s i x

b r o a d

c a t e g o r i e s

o f i n t e r e s t a n d

n e c e s s i t y

( F i g u r e

3 ) .

T h e

c a t e g o r i e s m i g h t

b e

f a m i l y ,

p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s ,

w o r k ,

p h y s i c a l

e x e r c i s e ,

h o b b i e s , e t c . W o r k

c o n s u m e s

s o

m a n y

h o u r s f o r m o s t

p h y s i c i a n s t h a t w o r k

c a n

b e

d i v i d e d

i n t o

s u b c a t e g o r i e s

s u c h a s c l i n i c a l

c a r e , a d m i n -

i s t r a t i v e

w o r k ,

t e a c h i n g r e s p o n s i b i l i t i e s ,

w r i t i n g ,

r e s e a r c h

c o m m i t m e n t s ,

e t c .

T h e

p u r p o s e

f o r

e s t a b l i s h -

i n g

g o a l s

i n s i x

b r o a d a r e a s i s t o

m a k e o n e s e l f a w a r e o f

W e d n e s d a y

4 / 1 6

1 . P e r s o n a l R e l a t i o n s h i p :

d i n n e r

w i t h

s i g n i f i c a n t

o t h e r

p h o n e

c a l l d u r i n g

w o r k d a y

2 . W o r k / A d m i n i s t r a t i v e :

d i c t a t i o n s

p h o n e c a l l s

3 .

W o r k / C l i n i c a l :

o f f i c e h o u r s

r o u n d s

4 .

W o r k / T e a c h i n g :

r e v i e w l e c t u r e n o t e s

f o r

s t u d e n t / c o n f .

5 .

H o b b y :

p l a y

p i a n o

6 . P h y s i c a l

E x e r c i s e :

w o r k o u t

3 0

m i n u t e s / u s e

s t a i r s a t w o r k

F i g u r e 3 .

To i d e n t i f y p e r s o n a l g o a l s ,

s i x broad

c a t e g o r i e s

o f n e e d an d i n t e r e s t are

w r i t t e n

d o w n o n a

3x5

i n d e x c a r d o r

i n

a p e r s o n a l

p l a n n e r .

A t

t h e

b e g i n i n g o r end o f each d a y ,

10

minutes

a r e taken t o w r i t e

d o w n

t h e a c t i v i t y

n e e d e d t o a c h i e v e a reasonable g o a l under

each

c a t e g o r y .

Th e

g o a l s s h o u l d

be automat-

i c a l l y p r i o r i t i z e d .

As

t h e day progresses and

as

g o a l s

are

a c h i e v e d , those

completed

are

ch ecked

o f f . I n

d o i n g

s o , g o a l s

t h a t a r e ( o r a r e

n o t ) achieved

w i l l

be

i d e n t i f i e d .

JOURNAL

OF

TH E

N A T I O N A L

MEDICAL

A S S O C I A T I O N ,

V O L . 8 8 ,

N O . 9

5 8 5


6/7

T I M E

MANAGEMENT

t h e

n e e d s ,

w a n t s , a n d d e s i r e s o f

l i f e

t o

c r e a t e a

p l a n

t o

a c c o m p l i s h t h e m .

O n c e

p e r s o n a l g o a l s

h a v e b e e n i d e n t i f i e d ,

a p e r i o d o f

t i m e m u s t

b e t a k e n t o o r g a n i z e

t h e

d a y

a r o u n d t h e p e r -

s o n a l

g o a l s .

I t h a s b e e n

s u g g e s t e d

t h a t

10

o f

a n

i n d i -

v i d u a l ' s t i m e

s h o u l d

b e

s p e n t

i n p l a n n i n g ; h o w e v e r ,

t h i s

i s

i m p r a c t i c a l

f o r m a n y p h y s i c i a n s .

T e n m i n u t e s a t

t h e

s t a r t

o r

e n d

o f t h e

d a y w i l l s u f f i c e f o r

p l a n n i n g .

D u r i n g

t h e

1 0

m i n u t e s , t h e s i x c a t e g o r i e s o f i n t e r e s t

a n d n e c e s -

s i t y a r e

w r i t t e n o n

a n

i n d e x c a r d

o r

i n

a

d a i l y p l a n n e r .

U n d e r

e a c h

c a t e g o r y ,

a

r e a s o n a b l e g o a l

t h a t

i s t o b e

a c h i e v e d

i n t h a t d a y i s w r i t t e n d o w n ( F i g u r e 2 ) . T h e

l i s t

a l s o c a n

b e p r i o r i t i z e d .

A s

t h e d a y p r o g r e s s e s ,

t h e

g o a l s

t h a t a r e

a c h i e v e d

a r e c h e c k e d o f f .

T h e t i m e

m a n a g e m e n t

m o d e l o u t l i n e d

d o e s

n o t

a d v o c a t e

t h e

b u d g e t i n g

o f e v e r y

m i n u t e

o f

t h e d a y .

Ho w

a n

i n d i v i d u a l

a c h i e v e s

h i s

o r

h e r p r e p l a n n e d

d a i l y g o a l s

i s l e f t

u p t o ,

t h a t

i n d i v i d u a l . H o w e v e r ,

b y

i d e n t i f y i n g

b r o a d p e r s o n a l c a t e g o r i e s

o f i n t e r e s t a n d

n e c e s s i t y a n d

t a k i n g

a

s m a l l

a m o u n t

o f t im e

t o p r e p l a n t h e d a i l y

g o a l s , o n e

c a n a c h i e v e

m o r e o f w h a t o n e w a n t s

i n

l i f e .

O n e

w i l l

b e g i n

t o

f i n d s t r a t e g i e s t o

a c h i e v e

g o a l s

a n d

e l i m i n a t e

t i m e - w a s t i n g

a c t i v i t i e s .

T h e

p r o g r a m

h e l p s

a n

i n d i v i d u a l f o c u s

o n

d a i l y

a c h i e v e m e n t s , i n s t e a d

o f

o m i s s i o n s , a n d

h e l p s

o n e t a k e

c o n t r o l

o f h i s o r h e r

l i f e

b y

m a k i n g c h o i c e s .

CONCLUSION

I d e a l l y ,

t h e p h y s i c i a n

i s

g u i d e d

b y

a

s e t o f s t r o n g

p r i n c i p l e s

t h a t

a r e

c e n t e r e d

i n

s k i l l ,

s c i e n c e ,

a n d

g e n -

u i n e

h u m a n i t a r i a n

e f f o r t s .

p h y s i c i a n

i s

r e q u i r e d

t o

h a v e

d e t e r m i n a t i o n ,

c o u r a g e ,

c u r i o s i t y , i m a g i n a t i o n ,

a n d

t h e c o l l a b o r a t i v e

s p i r i t

t o m e e t t h e n e e d s

o f

f e l l o w

h u m a n

b e i n g s

a n d m e e t t h e

c h a l l e n g e o f

a d v a n c i n g t h e

c a u s e

o f modem m e d i c i n e .

H o w e v e r ,

t h e

p h y s i c i a n

c a n -

n o t a l w a y s m e a s u r e u p

t o t h e s e i d e a l s

a n d l e a d s a s t r e s s -

f u l

l i f e s t y l e .

T h e

c h a l l e n g e

t o

l i v e

u p t o t h e

i d e a l c a n b e

o v e r w h e l m i n g

a n d

e x h a u s t i n g , l e a d i n g

a p h y s i c i a n

i n t o

a

d a n g e r o u s

s e l f - d e f e a t i n g

c y c l e .

I n

t h i s

s i t u a t i o n ,

t h e

o p p o r t u n i t y t o i d e n t i f y

w h a t

i s

t r u l y i m p o r t a n t

i n

l i f e i s

l o s t a n d

may i m p a i r

t h e c h a n c e

o f

g a i n i n g p e r s p e c t i v e

a l o n g

w i t h t h e a b i l i t y t o

n u r t u r e

c r e a t i v i t y .

T h e c o m m i t -

m e n t

t o

t h e

H i p p o c r a t i c

i d e a l

r e q u i r e s

d e d i c a t i o n

a n d

s a c r i f i c e ;

t h e r e f o r e ,

p h y s i c i a n s

m u s t

c r e a t i v e l y

p l a n

a h e a d

a n d

m a n a g e

t h e i r t i m e p r o p e r l y

t o l i v e a m o r e

b a l a n c e d

l i f e .

We

a l l h a v e w i t n e s s e d t h e

s a c r i f i c e

o f

i m p o r t a n t

p e r s o n a l

c o m m i t m e n t s

f o r o v e r e m p h a s i s

a n d

i n v o l v e m e nt w i t h

n o n v i t a l


t a s k s .

W e s t e r n

c u l t u r e

i s

f r a u g h t

w i t h

s u c h h i s t o r i c a l

t e n d e n c i e s t o

e q u a t e

e x c e s s

h a r d

w o r k

w i t h

c o m p e t e n c y ,

a n d

many

p h y s i c i a n s

may

b e

f o u n d g u i l t y

o f

t h i s

a s s o c i a t i o n .

T h e

l e a d i n g c a u s e o f

l o w e r e d

p r o d u c t i v i t y

a m o n g

p r o f e s -

s i o n a l s i s a n

u n b a l a n c e d

l i f e s t y l e . 2 9

T h e

u s e

o f t im e m a n a g e m e n t

t e c h n i q u e s

c a n

h e l p

c r e a t e a b e t t e r b a l a n c e d

l i f e s t y l e f o r p h y s i c i a n s ,

d e t e r -

m i n e d

o n

a n

i n d i v i d u a l

b a s i s . I f

p h y s i c i a n s

l e a d a

m o r e

b a l a n c e d ,

w e l l - p l a n n e d

l i f e ,

d e s p i t e

t h e i r

l i m i t e d

a m o u n t s o f t i m e ,

t h e y c a n g i v e

b e t t e r q u a l i t y

c a r e t o

t h e i r p a t i e n t s

a n d

e x p e r i e n c e

f u l f i l l m e n t

i n

o t h e r

a r e a s

o f t h e i r l i v e s .

T i m e i s

o u r

g r e a t e s t

a s s e t a n d

m u s t b e

u s e d

w i s e l y

a s

i t c a n n o t

b e

b o u g h t , s t o p p e d , o r

s a v e d .

U s e

i t

w i s e l y .

L i t e r a t u r e C i t e d

1 . J e n c k s

S F , S c h i e b e r G . C o n t a i ni n g

US

h e a l t h

c a r e c o s t :

w h a t b u l l e t

t o b i t e ? H e a l t h C a r e

F i na n c i ng R e v i e w .

1 9 9 1 ; 1 2 : 1 -

1 2 .

2 . W i n k e n w e r d e r

W .

T r a n s f o r m a t i o n

o f A m e r i c a n h e a l t h

c a r e :

t h e

r o l e f o r

t h e

m e d i c a l

p r o f e s s i o n .

N

E n g l

J

M e d .

1 9 8 8 ; 3 1 8 : 3 1 7 - 3 1 9 .

3 .

L e v i n s k y

N G . T h e d o c t o r ' s

m a s t e r .

N

E n g l J

M e d .

1 9 8 4 ; 31 1 : 1 5 7 3 - 1 5 7 5 .

4 .

M o r r i e m E H .

G a m i n g

t h e s y s t e m :

d o d g i n g t h e

r u l e s

a n d

r u l i n g t h e d o d g e r s .

A r c h I n t e r n

M e d .

1 9 9 1 ; 1 5 1 : 4 4 3 - 4 4 7 .

5 . B e l k H D . T h e r o l e

o f t h e c o r p o r a t e

m e d i c a l d e p a r t -

m e n t - p r e s e n t

a n d f u t u r e :

i m pl e m e nt i n g c o nt i nu o u s q u a l i t y

i m p r o v e m e n t

i n

o c c u p a t i o n a l

h e a l t h p r o g r a m s . J o u r n a l o f

O c c u p a t i o n a l

M e d i c i n e .

1 9 9 0 ; 3 2 : 1

1 8 4 - 1 1 8 8 .

6 .

M i t k a

M .

A c a d e m i c

p r a c t i c e i n c o m e

r i s e s ,

b u t

m a r k e t

c o u l d

f o r c e i t

b a c k

d o w n .

A m e r i c a n

M e d i c a l N e w s .

J u l y

1 1 ,

1 9 9 4 : 3 ,

2 7 .

7 .

O ' C o n n e r

S J ,

L a n n i n g

J A . T h e e n d

o f

a u t o n o m y ?

R e f l e c t i o n s

o n

t h e p o s t p r o f e s s i o n a l

p h y s i c i a n .

H e a l t h

C a r e

Manage

R e v .

W i n t e r 1 9 9 2 ; 1

7 : 6 3 - 7 2 .

8 . S e r u b a v e l

E . P a t t e r n s o f

T i m e :

I n

H o s p i t a l

L i f e . C h i c a g o ,

l l

U n i v e r s i t y P r e s s ; 1 9 7 9 .

9 . W h i t r o w

G J . T h e

N a t u r e

o f

T i m e

Ne w

Y o r k ,

N Y :

H o l t ,

R i n e h a r t

a n d W i n s t o n ;

1 9 7 2 .

1 0 .

M o r r i s

R .

T i m e ' s

A r r o w :

S c i e n t i f i c

A t t i t u d e s T o w a r d

T i m e .

Ne w Y o r k ,

N Y :

S i m o n

S c h u s t e r ;

1 9 8 4 .

1 1 .

R i f k i n J .

T i m e

W a r s :

T h e

P r i m a r y

C o n f l i c t i n Human

H i s t o r y .

Ne w

Y o r k ,

N Y :

H e n r y

H o l t &

C o ;

1 9 8 7 .

1 2 . d e G r a z i a

S .

O f T i m e ,

W o r k a n d

L e i s u r e .

Ne w Y o r k , N Y :

T h e T w e n t i e t h

C e n t u r y

F u n d ;

1 9 6 7 .

1 3 . G r a n t

J , W i l s o n C , e d s .

T h e

B o o k

o f T i m e . N o r t h

P o m f r e t , V e r m o n t : W e s t r i d g e

B o o k s ; 1 9 8 0 .

1 4 . S m i t h A .

O f

t h e d i v i s i o n

o f

l a b o r .

I n :

S h a f r i t z

J M ,

W h i t b e c k

P H . C l a s s i c s

o f

O r g a n i z a t i o n a l T h e o r y .

O a k P a r k ,

M o o r e

P u b l i s h i n g

Co

I n c ;

1 9 7 8 : 1 - 9 .

1 5 . T a y l o r

F

T h e

p r i n c i p l e s o f s c i e n t i f i c


I n :

S h a f r i t z

J M ,

W h i t b e c k

P H .

C l a s s i c s

o f

O r g a n i z a t i o n a l

T h e o r y .

O a k P a r k ,

M o o r e P u b l i s h i n g

C o I n c ;

1 9 7 8 : 9 - 2 3 .

1 6 .

Z a l l

P M . F r a n k l i n ' s A u t o b i o g r a p h y :

A

M o d e l

L i f e .

B o s t o n ,

M a s s :

T w a y n e

P u b l i s h e r s ;

1 9 8 9 .

1 7 .

D e s s l e r G .

O r g a n i z a t i o n a l

T h e o r y : I n t e g r a t i n g

S t r u c t u r e

a n d B e h a v i o r .

E n g l e w o o d

C l i f f s ,

N J : P r e n t i c e

H a l l ;

1 9 8 6 .

1 8 .

A p p l e b a u m S H ,

R o h r s

WF T i m e M a n a g e m e n t

f o r

H e a l t h

C a r e

P r o f e s s i o n a l s . R o c k v i l l e ,

M d :

A s p e n

P u b l i c a t i o n s ;

1 9 8 1 .

1 9 . D o u g l a s s M E .

S u c c e s s f u l T i m e Management

f o r

5 8 6

JOURNAL OF THE N A T I O N A L

MEDICAL A S S O C I A T I O N ,

V O L . 8 8 , N O .

9


7/7

T I M E MANAGEMENT

H o s p i t a l A d m i n i s t r a t o r s . Ne w Y o r k ,

N Y :

AMACON; 1 9 8 0 .

2 0 . C o v e y S , C o v e y S R ,

M e r r i l l A R , M e r r i l l R R .

F i r s t

T h i n g s

F i r s t . Ne w Y o r k , N Y : S i m o n & S c h u s t e r ; 1 9 9 4 .

2 1 . S e i g l e r M . T h e

p r o g r e s s i o n

o f

m e d i c i n e :

f r o m p h y s i c i a n

p a t e r n a l i s m t o p a t i e n t a u t o n o m y

t o b u r e a u c r a t i c

p a r s i m o n y .

A r c h

I n t e r n

M e d .

1 9 8 5 ; 1 4 5 : 7 1 3 - 7 1 5 .

2 2 . D r u c k e r

P F .

T h e E f f e c t i v e B u s i n e s s ; T h e

E f f e c t i v e

E x e c u t i v e . L o n d o n , E n g l a n d : B r i t i s h I n s t i t u t e

o f

M a n a g e m e n t ;

1 9 6 4 .

2 3 . M a c k e n z i e

R A . T h e T i m e

T r a p . Ne w

Y o r k , N Y : AMACON;

1 9 7 2 .

2 4 .

L a k e i n

A .

Ho w

t o G e t

C o n t r o l o f

Y o u r T i m e a n d

L i f e .

Ne w

Y o r k ,

N Y : S i g n e t B o ok s ; 1 9 7 3 .

2 5 .

K o b e r t

N .

M a n a g i n g

T i m e . Ne w Y o r k , N Y :

B o a r d r o o m

B o o k s ;

1 9 8 0 .

2 6 . M a c K e n z i e

R A .

M a n a g i n g a t

t h e

T o p .

Ne w Y o r k ,

N Y :

T h e

P r e s i d e n t ' s A s s o c i a t i o n ; 1 9 7 0 .

2 7 .

C o v e y

S . T h e S e v e n H a b i t s

o f

H i g h l y

E f f e c t i v e

P e o p l e .

Ne w Y o r k ,

N Y :

S i m o n

&

S c h u s t e r ; 1 9 8 9 .

2 8 .

S m i t h

H .

T h e 1 0

N a t u r a l L a w s o f

S u c c e s s f u l

T i m e

a n d

L i f e

M a n a g e m e n t .

Ne w

Y o r k ,

N Y :

W a r n e r

B o o k s ;

1 9 9 4 .

2 9 . T r i c k e t t

J M . A

m o r e e f f e c t i v e u s e

o f

t i m e . C a l i f o r n i a

M a n a g e m e n t R e v i e w . Summer 1 9 6 2 : 4 - 1 5 .

JOURN L OF

THE

N n i o l

W 2

A s s o c i a t i o n s

Coming

t h i s

f a l l .

. .

E f f e c t s

o f I n c a r c e r a t i o n

o n H I V - I n f e c t e d

I n d i v i d u a l s

M o y a

M . G r i f f i n ,

J o h n G .

R y a n , D r P H ,

V i c t o r i a S .

B r i s c o e ,

MM,

a n d K a t h l e e n M . S h a d l e , MD

Human i m m u n o d e f i c i e n c y

v i r u s ( H I V ) i n f e c t i o n i s a c r i t i c a l

p r o b -

l e m among t h e i n c a r c e r a t e d

p o p u l a t i o n , w i t h

r a t e s

a s h i g h

a s

17 b e i n g r e p or t e d

f o r

p r i s o n

s y s t e m s i n

Ne w

Y o r k . A r e v i e w

o f

8 0 0

c h a r t s

w a s

i n i t i a t e d . B a s e l i n e , 2 t o 5

m o n t h s , a n d 6 t o

1 2

m o n t h s

CD4

c e l l

c o u n t s w e r e

o b t a i n e d .

Mean c e l l

c o u n t s w e r e

c a l c u l a t e d , a n d

p a i r e d t - t e s t s w e r e u s e d

t o

i d e n t i f y

d i f f e r e n c e s .

R e s u l t s i n d i c a t e d t h a t i n c a r c e r a t i o n

c a u s e s a

m o r e

r a p i d

d e c r e a s e i n CD4 c e l l s c o m p a r e d

w i t h

a n

o u t p a t i e n t

p o p u l a t i o n ,

w h e n n o t o n a n t i v i r a l

t h e r a p y , c a u s i n g c l i n i c a l

s i g n i f i c a n c e o n

t h e

n o r m a l - c o u r s e

o f H I V

d i s e a s e .

R a c e a n d

H o s p i t a l

D i s c h a r g e

A g a i n s t M e d i c a l

A d v i c e

E r n e s t

M o y , M D , M P H , a n d B a r b a r a

A .

B a r t m a n ,

M D ,

MPH

T h i s

s t u d y

e x a m i n e s

t h e

r e l a t i o n s h i p

b e t w e e n

p a t i e n t s ' r a c e

a n d

d i s c h a r g e s a g a i n s t

m e d i c a l a dv ic e f r o m

h o s p i t a l s . D a t a

f r o m

t h e

1 9 9 0 N a t i o n a l H o s p i t a l D i s c h a r g e

S u r v e y w e r e

a n a -

l y z e d .

R e s u l t s s h o w e d

t h a t A f r i c a n - A m e r i c a n p a t i e n t s

w e r e

1 . 7 8 t i m e s m o r e l i k e l y

t h a n w h i t e

p a t i e n t s

t o

b e d i s c h a r g e d

a g a i n s t

m e d i c a l

a d v i c e .

T h e

a u t h o r s

c o n c l u d e

t h a t

f u r t h e r

r e s e a r c h

i s n e e d e d o n

w h y

A f r i c a n

A m e r i c a n s a r e m o r e

l i k e l y

t o b e

d i s c h a r g e d

a g a i n s t

m e d i c a l a d v i c e

and

a n y

i n e q u i t i e s

r e s o l v e d t o

o p t i m i z e

t h e

d e l i v e r y o f

i n p a t i e n t s e r v i c e s .

C h r o n i c

R e s p i r a t o r y I l l n e s s a s

a

P r e d i c t o r

o f

S u r v i v a l

i n

I d i o p a t h i c

D i l a t e d

C a r d i o m y o p a t h y :

T h e


D C , D i l a t e d C a r d i o m y o p a t h y

S t u d y

S t e p h e n

A . M a r t i n , J r , MPH, S t e v e n S .

C o u g h l i n , P h D ,

C a t h e r i n e

M e t a y e r ,

M D ,

A n t o n i o

A .

R e n e ,

P h D ,

M P H ,

a n d I s a a c

W . H a m m o n d ,

M D , Ph D

T h i s

s t u d y

e x p l o r e s

t h e

p r o g n o s t i c

i m p o r t a n c e

o f

c h r o n i c

r e s p i -

r a t o r y d i s e a s e

i n

i d i o p a t h i c d i l a t e d

c a r d i o m y o p a t h y .

A h i s t o r y

o f

b r o n c h i a l

a s t h m a , e m p h y s e m a

a n d

c h r o n i c

b r o n c h i t i s ,

a n d

r e s -

p i r a t o r y m e di c at i on u s e

w e r e

e x a m i n e d

a s p o s s i b l e

p r e d i c t o r s

o f s u r v i v a l i n

i d i o p a t h i c d i l a t e d c a r d i o m y o p a t h y u s i n g

d a t a f r o m

a p o p u l a t i o n - b a s e d

s t u d y

i n


D C .

S u r v i v a l

r a t e s o f

i d i o p a t h i c

d i l a t e d

c a r d i o m y o p a t h y

p a t i e n t s

were

s i m i l a r .

T h e

a u t h o r s

c o n c l u d e t h a t

t h e

r e s u l t s d o n o t s u g g e s t

t h a t a h i s t o r y

o f

c h r o n i c

r e s p i r a t o r y

i l l n e s s

i s

a n

i n d e p e n d e n t p r e d i c t o r

o f

s u r -

v i v a l

i n

i d i o p a t h i c

d i l a t e d

c a r d i o m y o p a t h y .

JOURNAL OF THE

N A T I O N A L MEDICAL

A S S O C I A T I O N , V O L .

8 8 ,

N O .

9

5 8 7

brunicardi-1996-time management_ a r

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