budou digitální dokumenty opravdu důvěryhodné?

BUDOU DIGITÁLNÍ DOKUMENTY OPRAVDU DŮVĚRYHODNÉ?

Martina MacekOlomouc, 11. 6. 2013

Program workshopu

12:30 – 13:00 Presence13:00 – 13:10 Zahájení (Tomáš Bezouška, president IRMS)13:10 – 14:10 Povinnosti organizací veřejné správy v oblasti

spisové služby (ing. Martina Macek)14:10 – 14:30 Občerstvení14:30 – 15:30 Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě

k „digitálnímu hnoji“ (ing. Martina Macek)15:30 – 16:00 Diskuse

IRMS

Information Records Management Society – Czech Republic Group, občanské sdruženíwww.irms.cz

Tomáš Bezouška, [email protected]

Milan Štefl, generální sekretář[email protected]

• Otevřená platforma pro odborníky a profesionály v oblasti správy informací a dokumentů a spisové služby

• Garant vzdělávacího systému v oblasti správy dokumentů

• Certifikační autorita pro systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489)

http://www.irms.cz/

mailto:[email protected]





POVINNOSTI ORGANIZACÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY V OBLASTI SPISOVÉ SLUŽBY

Ing. Martina Macek

Povinnosti veřejnoprávních původců v oblasti spisové služby

Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.


Zákon 499/2004 Sb. § 63 (1) Spisovou službu vykonávajía) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e), i) a k) až m),b) kraje,c) hlavní město Praha,d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem,(dále jen „určení původci“).


Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e), i) a k) až m):a) organizační složky státu,b) ozbrojené síly,c) bezpečnostní sbory,d) státní příspěvkové organizace,e) státní podniky,

i) vysoké školy,k) zdravotní pojišťovny,l) veřejné výzkumné instituce,m) právnické osoby zřízené zákonem, (dále jen „veřejnoprávní původci“).


Zákon 499/2004 Sb. § 63 (2) Obce neuvedené v odstavci 1, školy a veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64, 65, 66, 67, § 68 odst. 1 až 3, § 68a a 69a.

§ 3 odst. 1 písm. g) a h) :g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v příl. č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,


§ 64 Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů§ 66 Spisový řád§ 67 Odesílání dokumentů§ 68 Ukládání dokumentů odst. 1 až 3§ 68a Spisová rozluka§ 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě


Zákon 499/2004 Sb. § 63 (3) Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až d), i), k) a m), kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo v elektronických systémech spisové služby odpovídajících požadavkům podle odstavce 4. Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. e), g), h), j) a l) a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě.

/ j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“) /


Zákon 499/2004 Sb. § 63 (4) Pokud veřejnoprávní původci uvedení v odstavci 3 větě první, jejichž zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v listinné podobě nebo v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi, musí tento elektronický systém spisové služby splňovat požadavky stanovené národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“), s výjimkou těch požadavků, jejichž užití vylučuje splnění podmínek certifikace informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi, nebo jejichž užití vylučuje zvláštní povaha působnosti těchto původců; elektronické systémy spisové služby i v těchto případech musí umožňovat plnění povinností původce podle § 65 odst. 5 a výběr archiválií.

PŘESTÁVKA NA OBČERSTVENÍ.14:10 – 14:30

OD DŮVĚRYHODNÝCH DOKUMENTŮ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ K „DIGITÁLNÍMU HNOJI“

Ing. Martina Macek

Novela zákona 499/2004 Sb.

Jsme již více jak 7 měsíců po konci přechodného období. To znamená, že již více jak 7 měsíců platí povinnost plného

souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy včetně národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Dokumenty musí být v předepsaných formátech s patřičnými metadaty.

Novela zákona 499/2004 Sb.

§ 65 odst. 5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standard.

Vyhláška č. 259/2012 Sb.

§ 24 odst. 1) Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě

(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumía) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.


V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata.


Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.


Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu

Ten, kdo by si myslel, že lze použít autorizovanou konverzi, je na omylu.

Autorizovaná konverze neslouží ke změně formátu, ale ke změně podoby zaznamenané informace (analog – digitál a naopak).


Převod dokumentu podle § 69a odst. 1 až 4 zákona č. 499/2004 Sb.

Převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle § 69a odst. 4.


§ 69a odst. 4) dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě opatří určený původce doložkou, která obsahuje údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu, podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě anebo změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo označenou elektronickou značkou určeného původce, a dále opatřenou kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.


§ 24 odst. 3) vyhlášky - Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě jsou

a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,

b) prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu,

c) původní datový formát,d) datum vyhotovení ověřovací doložky,e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu

datového formátu proved.


Požadavek na prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu, vyžaduje skutečné porovnání obsahu obou dokumentů člověkem, není možné se spoléhat na stroj a na základě strojové komparace prohlásit shodu obsahů.

Časová náročnost splnění takového požadavku je nesmírná - viz dále.

Odhad časové náročnosti

Počet dokumentů v uzavřených spisech ve formátech doc, docx, dot a rtf bude u určeného původce například 77 323,

průměrná doba potřebná na zjištění shody dokumentu 4 minuty/ 1 strana,

průměrná velikost dokumentu 2.7 strany, odhad počtu stran: 77 323 x 2.7 = 208 772, odhad času potřebného na ověření shody u všech dokumentů

13 918 hodin,


odhad času potřebného na další úkony spojené s převáděným dokumentem 4 min na jeden dokument, celkem 77 323 x 4 = 309292 min. = 5 155 hodin,

odhad celkové časové náročnosti převodu 13 918 + 5 155 = 19 073 hodin,

odhad pracovních dnů při standardní efektivitě práce 63 % z celkové pracovní doby je 3 784 pracovních dnů,

průměrný počet pracovních dní v kalendářním roce 253 – 25 dní dovolené = 228 dní,


Odhad počtu roků bez překážek v práci 3784 / 228 = 16,5 roků při jednom pracovním místě, nebo dva roky při osmi pracovních místech,

Je to reálné???

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k „digitálnímu hnoji“

Zvažuje se vypuštění požadavků na prohlášení o shodě. Již z podstaty formátu PDF/A vyplývá, že obsah

převedeného dokumentu se nemusí shodovat s obsahem dokumentu v původním formátu.

Celý problém vůbec nemusel nastat, kdyby nebyl změněn původní návrh, který počítal s tím, že formát PDF/A bude závazným formátem nejen pro určené původce, ale i pro původce, kteří nejsou původci určenými.


§ 64 odst. 1) zákona - Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě.

Toto ustavení však není dostatečné.


Prohlášení o shodě je časově jen obtížně realizovatelné. Jeho vypuštěním však nebude možné jednoznačně

prohlásit, že obsah dokumentu v novém a původním formátu je shodný.

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)

budou digitální dokumenty opravdu důvěryhodné?

Business