buku manual simpeg sumbar
DESCRIPTION
Buku Manual Simpeg SumbarTRANSCRIPT
BUKU PETUNJUK
APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Pemerintah Provinsi Sumatera Barat
Tahun 2010
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
1
BAB I
DASAR TEORI
MANAJEMEN PROGRAM SIMPEG
Seluruh rangkaian bangunan program SIMPEG yang berbasis Web menggunakan metoda server
side (berjalan di sisi server), yang akan mewajibkan semua pengguna untuk terhubung ke server
ketika akan mengakses SIMPEG ini.
Karena menggunakan metoda server side maka SIMPEG sangat bergantung pada keadaan jaringan
komputer dan server tempat SIMPEG ini diletakkan, meskipun tidak terpengaruh dengan sistem
operasi yang digunakan oleh server tersebut.
Pada sisi pengguna SIMPEG juga sangat bergantung pada adanya Browser yang digunakan untuk
mengakses SIMPEG yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh pengguna SIMPEG.
Program dikelompokkan dalam modul‐modul, yang merupakan sub‐sub program dari SIMPEG,
antara lain :
1. Halaman awal, sebagai tampilan awal dari SIMPEG, pada halaman ini terdapat kolom pencarian
NIP PNS, berita‐berita terakhir, menu‐menu untuk SIMPEG, dsb
2. Data Utama, pada modul ini SIMPEG memberikan menu tambahan untuk sub‐sub modul yang
berkaitan dengan data utama, antara lain : sub menu kasus, sub menu mutasi, sub menu edit
biodata, dsb
3. Rekap Grafis, adalah modul untuk melihat rekap grafis keadaan PNS, misalnya rekap PNS
berdasar pada eselon.
4. Nomintatif, adalah modul untuk melihat nominatif PNS yang diurutkan mulai dari eselon,
pangkat terakhir, hingga umur.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
2
Masing‐masing modul dapat dikembangkan sendiri‐sendiri tanpa mempengaruhi modul yang lain,
sehingga memudahkan dalam pengerjaan secara tim.
STRUKTUR DAN MANAJEMEN DATABASE
PENGERTIAN DATABASE
Database merupakan sekumpulan informasi mengenai suatu subjek tertentu secara lengkap, tidak
terduplikasi, dan tersetruktur.
Lengkap maksudnya adalah bahwa database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai
contoh, database kepegawaian berisi data semua pegawai dan semua data mengenai setiap
pegawai. Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi)
ketika diperlukan.
Tidak terduplikasi maksudnya tidak ada data yang tersimpan lebih dari satu kali. Jika informasi
hanya tersimpan satu kali, maka hanya ada dua kemungkinan informasi tersebut benar atau salah.
Ini diperlukan untuk menjamin konsistensi jika data tersimpan lebih dari satu kali maka akan ada
kemungkinan data yang satu berbeda (bertentangan) dengan yang lainnya. Namun demikian,
konsistensi data sangat sulit untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan.
Penyimpanan data secara secara terstruktur maksudnya adalah mengorganisasikan data dalam
struktur tertentu sehingga mengefisiensikan pemrosesan data.
STRUKTUR DATABASE
Database merupakan kumpulan data dari objek‐objek yang saling berkaitan. Dalam prakteknya,
data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap sebagai table‐tabel.
Tabel‐tabel berisi record‐record data dari masing‐masing objek yang direkam datanya. Setiap
record data terdiri dari field‐field data yang terbentuk dari kolom‐kolom table yang bersangkutan,
misalnya field NIP, Nama, Tempat/Tanggal kelahiran, dan sebagainya. Field‐field tersebut
merupakan tempat disimpannya nilai‐nilai atribut data dari objek yang bersangkutan. Kadang‐
kadang istilah field data sering disebut dengan atribut data.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
3
Mendefinisikan data atau database berarti mendefinisikan struktur table‐tabel database. Hal‐hal
yang perlu didifinisikan antara lain tabel apa saja yang perlu ada, kolom‐kolom dari setiap tabel,
nilai‐nilai data yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain.
Dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) terdapat data‐data yang secara umum
dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi, yaitu :
a. Data master merupakan data utama kepegawaian, seperti identitas pegawai, pangkat pegawai,
jabatan pegawai.
b. Data Riwayat berisi, catatan mengenai riwayat pegawai seperti pangkat, jabatan, pendidikan
umum, diklat, dan sebagainya.
Data master atau data riwayat mungkin mengandung item‐item data yang merujuk pada data
lain. Data yang diacu atau dirujuk oleh data master atau data riwayat disebut data rujukan
atau data acuan. Jika suatu item data merujuk atau mengacu kepada data rujukan tertentu,
maka data rujukan tersebut harus dijamin ada. Ketiadaan data rujukan menyebabkan item
data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak bermakna apa‐apa.
c. Data rujukan mengandung 2 bagian, yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan. Item yang
dikodekan dapat lebih dari satu item.
Telah dijelaskan diawal diawal bahwa dalam data rujukan, data dikodekan. Upaya untuk
mengkodekan data disebut kodefikasi. Kodefikasi merupakan langkah sulit dalam membuat data
rujuka. Kodefikasi dilakukan dengan aturan tertentu. Kodefikasi juga menggambarkan
pengelompokan tertentu dari data‐data yang ada. Kesulitan kodefikasi muncul apabila terdapat
perubahan terhadap aturan kodefikasi yang telah ditetapkan. Apabila hal ini terjadi, maka kode
khusus diberikan kepadanya.
Sebuah kode berisi satu atau lebih digit angka atau karakter, setiap digit atau sekumpulan digit
melambangkan satu pengertian informasi. Posisi digit juga melambangkan pengertian tertentu.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
4
Kegunaan data rujukan secara umum, ada 3 manfaat yang dapat ditarik dari penerapan data
rujukan, yaitu :
a. Standarisasi penamaan item data
b. Kemudahan akses data
c. Minimasi/efisiensi penyimpanan data.
Dalam hal ini SIMPEG memakai database sumbar yang mempunyai data/table sebagai berikut :
A. Masfip1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi Unit Kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. B_02 (NIP LAMA 9 DIGIT) ‐> Kode kunci
6. B_02B (NIP 18 DIGIT)
7. B_03A (Gelar depan)
8. B_03 (Nama Pegawai)
9. B_03B (Gelar belakang)
10. B_04 (Tempat Kelahiran)
11. B_05 (Tanggal Kelahiran)
12. B_06 (Jenis kelamin) ‐> Kode
13. B_07 (Agama) ‐> Kode
14. B_08 (Karpeg)
15. B_09 (Status Kepeg) ‐> Kode
16. B_10 (Jenis Kepeg) ‐> Kode
17. B_11 (Kedudukan pegawai) ‐> Kode
18. B_12 (Alamat)
19. F_01 (Pejabat yang menanda‐tangani)
20. F_02 (Tanggal SK Pangkat)
21. F_03 (Pangkat/Golongan) ‐> Kode
22. F_04 (Masa Kerja Golongan)
23. H_1A (Kode Pendidikan) ‐> Kode
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
5
24. H_1B (Kode Jurusan) ‐> Kode
25. H_02 (Tahun Pendidikan)
26. I_01 (Pejabat yang menanda tangani)
27. I_02 (Nomer SK. Jabatan)
28. I_03 (Tanggal SK. Jabatan)
29. I_04 (Tmt. SK. Jabatan)
30. I_05 (Jabatan) ‐> Kode
31. L_1A (Askes)
32. L_02 (Taspen) ‐> Kode
33. L_04 (Karis/Karsu)
B. Mastjab1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. JF_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. JF_02 (Nomor urut)
8. JF_03 (Jabatan)
9. JF_04 (Eselon)
10. JF_05 (Nomor SK. Jabatan)
11. JF_06 (Tanggal SK. Jabatan)
12. JF_07 (Tmt. SK. Jabatan)
C. Mastkel1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. KF_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. KF_02 (Istri/Suami) ‐> Kode
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
6
8. KF_03 (Nomor urut)
9. KF_04 (Nama Istri/Suami)
10. KF_05 (Tanggal lahir)
11. KF_06 (Tanggal Nikah)
12. KF_07 (Tunjangan gaji) ‐> Kode
13. KF_08 (Status Anak) ‐> Kode
D. Mststru1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. LT_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. LT_02 (Nomor Urut)
8. LT_03 (Diklat Struktural) ‐> Kode
9. LT_04 (Tempat Penyelenggaraan)
10. LT_05 (Unit Penyelenggara)
11. LT_06 (Angkatan)
12. LT_07 (Tanggal Mulai)
13. LT_08 (Tanggal Selesai)
14. LT_09 (Lama Diklat)
15. LT_10 (Nomor Sertifikat)
16. LT_11 (Tanggal Sertifikat)
E. Mstptar1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. LT_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. LT_02 (Nomor Urut)
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
7
8. LT_03 (Nama Kursus)
9. LT_04 (Tempat Penyelenggaraan)
10. LT_05 (Unit Penyelenggara)
11. LT_06 (Angkatan)
12. LT_07 (Tanggal Mulai)
13. LT_08 (Tanggal Selesai)
14. LT_09 (Lama Kursus)
15. LT_10 (Nomor Sertifikat)
16. LT_11 (Tanggal Sertifikat)
F. Mstfung1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. LT_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. LT_02 (Nomor Urut)
8. LT_03 (Diklat Fungsionall) ‐> Kode
9. LT_04 (Tempat Penyelenggaraan)
10. LT_05 (Unit Penyelenggara)
11. LT_06 (Angkatan)
12. LT_07 (Tanggal Mulai)
13. LT_08 (Tanggal Selesai)
14. LT_09 (Lama Diklat)
15. LT_10 (Nomor Sertifikat)
16. LT_11 (Tanggal Sertifikat)
G. Mastdik1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
8
5. LT_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. LT_02 (Nomor Urut)
8. LT_03 (Tingkat Pendidikan) ‐> Kode
9. LT_03A (Jurusan) ‐> Kode
10. LT_04 (Nama Jurusan)
11. LT_05 (Nama Sekolah)
12. LT_06 (Tempat Sekolah)
13. LT_07 (Kepala Sekolah/Rektor)
14. LT_08 (Nomor Ijasah)
15. LT_09 (Tanggal Ijasah)
H. Mstbhsa1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. BS_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. BS_02 (Nomor Urut)
8. BS_03 (Bahasa) ‐> Kode
9. BS_04 (Nama Bahasa)
10. BS_05 (Penguasaan)
I. Mstortu1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. NM_01(NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. NM_02 (Kode Ayah/Ibu) ‐> Kode
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
9
8. NM_03 (Ayah/Ibu)
9. NM_04 (Nama Ayah/Ibu)
10. NM_05 (Tempat Lahir)
11. NM_06 (Tanggal Lahir)
12. NM_07 (Alamat)
J. MastPkt1 terdiri dari kolom‐kolom :
1. A_01 (Lokasi unit kerja) ‐> Kode
2. A_02 (Lokasi Sub) ‐> Kode
3. A_03 (Lokasi Sub‐sub) ‐> Kode
4. A_04 (Lokasi Sub‐sub‐sub) ‐> Kode
5. PF_01 (NIP) ‐> Kode kunci
6. B_03 (Nama Pegawai)
7. PF_02 (Nomor urut)
8. PF_03 (Gol/Pangkat)
9. PF_04 (Nomor SK Pangkat)
10. PF_05 (Tanggal SK PAngkat)
11. PF_06 (Tmt SK Pangkat)
K. Tablok terdiri dari kolom‐kolom :
1. KD (Kode Unit Kerja) ‐> Kode Kunci
2. NM (Nama Unit Kerja)
L. Tabdik terdiri dari kolom‐kolom :
1. KOD : kode pendidikan ‐> Kode Kunci
2. KET : nama pendidikan
M. Tabdikx terdiri dari kolom‐kolom :
1. KOD : Kode pendidikan ‐> Kode Kunci
2. KET : nama pendidikan
N. Tablokb terdiri dari kolom‐kolom :
1. KOJAB : kode jabatan ‐> Kode Kunci
2. NAJAB : Nama Jabatan
O. Tbjab terdiri dari kolom‐kolom :
1. KOJAB : kode jabatan ‐> Kode Kunci
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
10
2. NAJAB : Nama Jabatan
P. Tabgol terdiri dari kolom‐kolom :
1. KODE : kode golongan ‐> Kode Kunci
2. NAMA : nama golongan
Struktur database SIMPEG dibagi menjadi tiga bagian yaitu :
• File master merupakan file induk pegawai yang berisi tentang identitas pegawai.
• File Riwayat menampung historis pegawai.
• File Tabel merupakan rujukan dari file master dan file riwayat yang berguna untuk
tampilan/informasi misalkan lokasi kerja, pangkat, jenis kelamin.
• File tabel ini bemanfaat untuk meminimumkan media penyimpanan dan mempercepat proses
pengolahan.
Masing‐masing file mempunyai kunci field (key field) tersendiri,
• Key field master Nip
• Key field riwayat Nip
• Key field tabel Kode
Dari relasi database (master, riwayat, tabel) terbentuk file master pegawai dan file riwayat. Untuk
lebih jelasnya lihat skema dibawah ini.
TRANSPORTASI DATABASE
Database yang digunakan oleh SIMPEG adalah MySQL server, yaitu sebuah database server tanpa
transaksi dengan kecepatan tinggi. MySQL memfilter pengguna yang akan mengakses database
sesuai dengan hak yang diberikan kepada pengguna tesebut. Struktur database MySQL, seolah‐
olah sebagai sebuah direktori tempat menyimpan berkas pada umumnya, jadi MySQL terdiri dari
database‐database dan tiap‐tiap database terdiri dari table‐table.
Secara teknis terdapat dua transportasi database yang dilakukan oleh SIMPEG, yaitu Transportasi
Internal dan Transportasi External. Transportasi Internal, meliputi normalisasi database yaitu
proses link and match antar field antar table dan antar data database. Proses ini memungkinkan
pengelompokkan table (atas field‐fieldnya) sesuai dengan kebutuhan data yang disimpan dalam
table tersebut. Sedangkan Transportasi External, adalah proses transportasi database ke luar
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
11
server. Saat ini karena belum on‐line 100%, maka perlu dilakukan transportasi database dari satu
unit kerja ke unit kerja lainnya, transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date.
PERANGKAT PENDUKUNG
Perangkat keras (Hardware)
Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari :
1. SERVER dengan kapasitas spesifikasi minimal :
o Pentium III 550 Mhz
o Harddisk 8,4
o SDRAM 128 Mb
o CD Rewritable (Back‐up)
o UPS 500 KVA
o Scanner Colour
o FDD 1,44 Mb
o Display Card SVGA
o Monitor
o LAN Card 10/100 Mbps Combo
2. Client masing‐masing dengan konfigurasi spesifikasi minimal :
o Pentium III 550 Mhz
o Harddisk 4,3 Gb
o SDRAM 128 Mb
o CD Rewritable (Back‐up)
o Stabilizer 500 watt
o LAN Card 10/100 Mbps Combo
o FDD 1,44 Mb
o Display Card SVGA
o Monitor
o CDROM 50 X
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
12
Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SIMPEG‐BKD, terdiri dari :
o Operating System 95/NT ;
o RDBMS (Relation Data base Management System) Sybase 3.0 dengan alat bantu Infomaker
versi 5.0 dan Power Builder versi 6.0
o DBMS (Data base Management System) Sybase 3.0 dengan alat bantu Infomaker versi 5.0
dan Power Builder versi 6.0
o Structured Query Language (SQL).
PENGEMBANGAN SISTEM SIMPEG
Pengembangan sistem Simpeg disusun sesuai dengan permasalahan yang ada dalam implementasi
Simpeg oleh pengelola dan operator kepegawaian serta disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
pemakai. Dengan berlakunya Konversi NIP baru PNS di Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada
tahun 2009, menyebabkan adanya perubahan yang sangat fundamental pada aplikasi Simpeg.
Database dan sistem perlu disesuaikan dengan penggunaan NIP baru 18 digit yang merupakan
program nasional dari Pemerintah Pusat.
Ruang lingkup penyusunan/pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Daerah BKD Provinsi Sumatera Barat dengan tahapan kegiatan sebagai berikut :
1. Mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang diharapkan sesuai pada kegiatan analisis sistem;
2. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pengelola sistem;
3. Menyusun hasil analisis dan identifikasi yang nantinya digunakan sebagai acuan dalam membangun perangkat lunak;
4. Merancang model database dan rancangan software aplikasi;
5. Merancang prosedur kerja, data, kebutuhan informasi dalam pengembangan sistem;
6. Mengaplikasikan dan uji coba sistem;
7. Melakukan instalasi aplikasi pada server;
8. Melaksanakan pelatihan dan asistensi fitur yang dibuat kepada pengelola sistem;
9. Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
13
BAB II
PETUNJUK PENGOPERASIAN
Untuk menjalankan aplikasi e‐personal system diperlukan browser (antara lain : Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera)
Misal : Internet Explorer, seperti tampak gambar sebagai berikut :
Pada contoh melalu Start Button dengan cara klik Start – Internet Explorer
Selanjutnya ketik alamat url e‐personal system, htt://localhost/sumbar, selanjutnya tekan tombol Enter, apabila alamat salah maka akan tampil sebagai berikut :
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
14
User/ pemakai memasukkan user name dan password sesuai dengan kewenangan yang diberikan Administrator, apabila berhasil maka akan tampil sebagai berikut :
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
15
I. MODUL UTAMA
Menu Pencarian PNS :
Pencarian PNS Masukkan salah satu : 1. NIP 2. Nama dan Unit Kerja
Tampilan dengan memasukkan NAMA
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
16
Menu Cetak Biodata PNS :
1. Pencarian dengan NIP, Klik Edit Biodata PNS ini, sehingga tampil Biodata, lalu CETAK
DATA
Tampilan dengan memasukkan NIP
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
17
2. Pencarian dengan NAMA, Klik NIP yang tampil, sehingga tampil BIODATA, lalu CETAK
DATA
Klik CETAK DATA, sehingga tampil
Tampilan BIODATA
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
18
Menu Update Biodata PNS :
Untuk Update data Klik Edit Biodata, masukkan NIP yang akan di Update
Pilih menu‐menu yang akan di UPDATE, Lokasi, CPNS & PNS dan lain‐lain dan SIMPAN
Pilih data atau riwayat yang akan di Update,
Masukkan NIP, kemudian klik CARI NIP, sehingga tampil menu di bawah
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
19
Beberapa Contoh Menu Update Data
Lokasi & Identitas
Jabatan Akhir
Riwayat Jabatan
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
20
Menu Rekap Grafis :
Klik Menu Rekap Grafis, maka akan tampil menu di bawah.
Misalnya kita memilih Rekap Golongan di Semua Unit Kerja, maka akan muncul grafik seperti di bawah.
Pilih menu Rekap Grafis, kemudian pilih unit kerja dan jenis rekap
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
21
Menu Struktur Organisasi :
Klik menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti di bawah.
Pilih unit kerja yang akan ditampilkan strukturnya, kemudian klik tampilkan. Sebuah window baru akan terbuka dan menampilkan struktur organisasi unit kerja yang dimaksud.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
22
Menu Nominatif PNS :
Klik Menu Nominatif, tampil menu dibawah, Klik Cari akan tampil data
Dari hasil pencarian tersebut dapat dicetak beberapa format cetakan:
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
23
1. Cetak
2. Cetak Nominatif Struktural
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
24
3. Cetak Bezetting
Untuk mencetak Klik File/Ctrl+P lalu Print
Menu KP Reguler :
Klik KP Reguler, Ganti pilihan Bulan dan Tahun, pilih Unit Kerja, klik CARI untuk tampilan, Klik CETAK untuk mencetak.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
25
Menu Gaji Berkala :
Klik Gaji Berkala, Ganti pilihan BULAN dan TAHUN, pilih Unit Kerja, Klik CARI untuk tampilan, Klik CETAK untuk mencetak.
Menu Nominatif PNS Yang Akan Pensiun :
Klik PENSIUN, ganti PILIH WAKTU, JABATAN dan ESELON, lalu KLIK CARI untuk TAMPILAN dan CETAK untuk MENCETAK
Menu Cetak Daftar Urut Kepangkatan (DUK) :
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
26
Klik DUK, ganti GOLONGAN, UNIT KERJA, ESELON dan JABATAN, JENIS KELAMIN, AGAMA lalu KLIK CETAK untuk MENCETAK, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
27
Menu Cetak Profil PNS yang sudah disiapkan :
Silahkan Pilih Rekap‐Rekap yang akan dicetak
Misalnya Rekapitulasi PNS Berdasarkan Golongan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
28
II. MODUL MUTASI PANGKAT
Nominatif PNS Akan KP
Untuk melihat nominatif PNS yang akan Naik Pangkat pada perioda tertentu, klik menu
Nominatif PNS Akan KP. Pilih Unit Kerja, Bulan Periode, dan tahun kenaikan pangkat, setelah itu
klik Cari. Maka akan muncul tampilan di sebagai berikut.
Dari hasil pencarian tersebut bisa diusulkan PNS yang akan naik pangkat pada periode tersebut,
dengan cara memberi tanda centang pada kotak di sebelah kiri nama, kemudian klik Usulkan.
Sudah diusulkan, klik untuk membatalkan usulan
Beri tanda centang , kemudian klik Usulkan
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
29
PNS yang telah diusulkan memiliki tanda silang merah di sebelah kiri. Klik tanda tersebut untuk
membatalkan usulan.
Input KP
Bila PNS yang akan diusulkan tidak ada di nominatif PNS akan KP (untuk kenaikan pangkat
pilihan / non‐reguler), PNS bersangkutan dapat diusulkan melalui menu Input KP.
Masukkan NIP, pilih Bulan dan Tahun Periode, kemudian klik tombol >>. Akan muncul tampilan
seperti berikut.
Lengkapi data‐data yang diminta, kemudian klik SIMPAN.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
30
Nominatif Usulan
Untuk melihat PNS yang telah diusulkan dapat melalui menu Nominatif Usulan. Pilih Unit Kerja,
Periode, Tahun, dan Golongan, kemudian klik Cari.
Dari sini juga dapat membatalkan usulan dengan mengklik tanda silang merah di samping kanan
nama PNS yang bersangkutan.
Untuk mencetak nominatif usulan KP, klik tombol Cetak Nominatif Usulan KP.
Sedangkan untuk mencetak Form Nota Persetujuan BKN dengan menggunakan blanko Nota
Persetujuan dari BKN, klik Cetak Nota Pertimbangan Teknis.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
31
Keluaran Nota Persetujuan BKN berformat PDF. Untuk mencetak NP, klik gambar Printer di kiri
atas. Akan muncul kotak Print seperti berikut:
Kemudian klik OK untuk mencetak.
Klik untuk mencetak
Page Scaling: None
Centang Choose Page Source by PDF page size
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
32
Input Nomor & Cetak
Setelah persetujuan dari BKN turun, nomor dan tanggal nota persetujuan dan SK dapat
dimasukkan di halaman Input Nomor & Cetak. Pilih unit kerja, periode, dan golongan, kemudian
klik Cari.
Setelah terisi semua, klik Update/Simpan.
Untuk mencetak Lampiran SK atau Petikan SK, pilih nomor SK yang akan dicetak, kemudian klik
Cetak Lampiran SK atau Cetak SK Petikan.
Nomor NP BKN (angka paling belakang saja)
Tanggal NP BKN Tanggal SK Gubernur Nomor SK Gubernur
Pilih Nomor SK
Klik Cetak
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
33
Cetak Lampiran SK
Cetak SK Petikan
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
34
Setup KP
Sebelum melaksanakan kegiatan KP, sebelumnya lakukan Setup KP terlebih dahulu melalui
menu Setup KP.
Untuk melakukan setup, pertama pilih bulan dan tahun periode, kemudian masukkan nilai yang
diminta.
Contoh: nomor NP BKN mempunyai format MG‐5400000123. Maka setup yang dimasukkan
adalah:
a. Kode NP BKN: MG‐54
b. Jumlah digit setelah NP: jumlah digit setelah MG‐54, yaitu 8 digit (00000123).
Eksekusi KP
Setelah kegiatan Kenaikan Pangkat selesai, berikutnya adalah memasukkan kenaikan pangkat
tersebut ke database, sehingga data pangkat yang ada di dalam database sudah sesuai dengan
keadaan baru. Hal ini dilakukan pada tanggal TMT pangkat baru (1 April atau 1 Oktober).
Kenaikan pangkat dapat dilakukan dengan menggunakan data yang sudah digunakan pada
proses kenaikan pangkat, melalui menu Eksekusi KP.
Untuk menaikkan pangkat PNS ke pangkat yang baru, beri tanda centang di sebelah kanan nama
PNS bersangkutan. Setelah itu, klik Update/Simpan.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
35
III. MODUL MUTASI LOKASI KERJA
Input Mutasi
PNS yang akan mutasi antar unit kerja diinput melalui menu Input Mutasi.
Masukkan NIP PNS yang akan mutasi, kemudian klik tombol >>. Akan muncul tampilan seperti
gambar.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
36
Masukkan data‐data yang diperlukan, seperti Unit kerja baru, nomor SK, Tanggal SK, TMT
mutasi, dan nomor surat‐surat yang dipakai sebagai pertimbangan mutasi. Bila jumlah surat
tersebut lebih dari satu, masukkan semua dengan dipisahkan tanda titik koma (;). Contoh: Surat
Kepala Dinas X Nomor Y tanggal dd‐mm‐yyyy;Surat Kepala Badan N Nomor M tanggal dd‐mm‐
yyy.
Setelah dimasukkan semua, klik Simpan.
Nominatif Mutasi
Untuk melihat PNS yang akan mutasi, pilih unit kerja baru dan tahun. Kalau unit kerja baru tidak
dipilih akan ditampilkan semua PNS yang mutasi pada tahun tersebut. Pada daftar nominatif
tersebut terdapat beberapa link yaitu
a. Salinan, untuk mencetak SK Salinan;
b. Petikan, untuk mencetak SK Petikan;
c. Edit, untuk mengedit nomor SK, tanggal SK, TMT, dan nomor surat‐surat membaca.
d. Hapus, untuk menghapus data mutasi.
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
37
Cetak Salinan SK
Cetak Petikan SK
Buku Petunjuk Penggunaan
Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
38
BAB III
PENUTUP
Aplikasi SIMPEG di Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010 masih dapat dikembangkan lagi
untuk mengakomodasi kebutuhan lain di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
Evaluasi terhadap berjalannya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
akan lebih mendorong terlaksananya Manajemen Sumber Daya Manusia ( MSDM ) Pemerintah
Provinsi Sumatera Barat yang handal dengan dukungan Teknologi Informasi.