1 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

BUKU PANDUAN JURNAL ILMIAH Seri Penerbitan Jurnal (Issued)

www.iaic.ac.id

jurnal.iaic.ac.id

Dr. H. Ahmad Zaki Mubarak, M.Pd., M.Si.

085223777150

https://zakimu.com

2 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

Cara Melakukan Proses Issue (Penerbitan Jurnal) dengan melalui Proses Open

Journal System (OJS). Cara ini diperlukan oleh admin yang sekaligus editor jurnal.

Hal yang perlu dipersiapkan:

1. User dan password yang telah diberikan oleh superadmin yang memiliki

seluruh jurnal di dalam satu domain. Seperti jurnal.iaic.ac.id dikendalikan oleh

saya sebagai superadmin dan saya berhak masuk ke admin seluruh jurnal. Jadi

ada kekuatan khusus bahkan bisa mengerjakan apa yang belum dikerjakan

oleh admin setiap admin jurnal.

2. Admin bisa masuk dan mengendalikan sekaligus merevisi seluruh tampilan dan

isi jurnal. Jadi silahkan untuk mengganti gambar, narasi, redaksi dan tim

lainnya untuk ditugaskan dalam peran jurnal. Paling tidak ada beberapa peran

yang harus dimengerti oleh admin, yaitu editor (admin bisa menjadi editor

sekaligus bisa meminta editor lain yang telah dipersiapkan), copyeditor, yaitu

yang jika editor membutuhkan kerjaan editor lainnya. Selanjutnya reviewer,

yang terdiri dari dua, peer reviewer dan reviewer yang ditunjuk. Juga ada peran

proofreader yang fungsinya memastikan artikel dalam karya ilmiah benar-benar

layak diterbitkan. Admin bisa melist reviewer dan proof reader ahli di

bidangnya. Selanjutnya adalah layouter, yang mempersiapkan penerbitan dari

sisi layout. Jika admin tidak memiliki orang, maka bisa dilakukan secara sendiri.

3. Siapkan folder khusus untuk edisi penerbitan. Semisal folder No 1 Vol 2 Tahun

2018. Semua file dari proses (tiga proses: peninjauan, review dan pengeditan)

akan masuk ke folder ini.

Langkah yang dilakukan dalam proses penerbitan adalah:

1. Masuk ke jurnal.iaic.id dengan memasukan user dan password sebagai admin

jurnal. Admin ini bisa sebagai editor, bisa sebagai penulis bisa juga sebagai

reviewer. Jadi admin ini bisa mengelola jurnal secara tahapan sesungguhnya,

bisa juga “by pass” dengan tidak mengikutsertakan editor lain, reviewer lain

atau orang lain yang perannya sebai proof reader dan lay outer. Sebagai

pengelola jurnal yang professional, tentu semua proses yang ditempuh harus

dengan sebenar-benarnya proses. Missal saya menggunakan akun saya

sebagai admin dan editor Ednovation milik Jurnal Pascasarjana IAIC. Maka

tampilan seperti yang ditampilkan di bawah:

3 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

2. Persiapan yang harus ada sebelum memulai pekerjaan mengelola jurnal

adalah:

a. Artikel yang sudah masuk dengan file “belum ditugaskan”. Proses OJS tidak

bisa tanpa tidak melibatkan penulis yang mengirimkan artikel di akunnya.

Maka tunggu dulu tuisan masuk dari penulisnya. Jika penulis tidak

melakukan, maka admin bisa melakukan dengan menggunakan akun

penulis (gost writer).

b. Pastikan artikel sudah sesuai dengan “Template” yang sudah disediakan.

Semakin sesuai dengan template, maka semakin mudah editor untuk

mengedit. Hal yang paling sulit dilakukan editor adalah mengedit tulisan

yang belum diedit apalagi tidak sesuai dengan template yang disarankan.

Menjadi Editor adalah pekerjaan yang paling sulit dan komplek untuk

dilakukan. Jadi harus benar-benar focus.

c. Jika admin mengupload sendiri tanpa penulis, pastikan tulisannya sudah

diedit dan sudah fix sesuai dengan prosedur jurnal. Upayakan halaman

sudah mengalami penyesuaian. Format harus dalam bentuk PDF dan

Word. Tujuannya Word untuk copy-paste. PDF digunakan untuk versi galley

(yang ditampilkan saat terbit)

d. Rencanakan penulis ke 1, ke 2 dan seterusnya.

e. Siapkan Cover Jurnal setiap Volume dan Nomor. Kalau bisa desain cover

sudah sesuai rencana siapa saja yang akan diterbitkan

f. Siapkan Daftar Isi untuk penerbitan. Jika dilakukan sendiri oleh admin,

maka persiapkan secara matang siapa di urutan pertama dan memiliki

halaman berapa.

3. Setelah masuk ke akun admin maka akan otomatis masuk ke akun dengan

jurnal sendiri.

4 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

4. Maka akan menemukan tulisan yang sudah masuk. Akan ada tiga proses yang

akan diketahui, yaitu “belum ditugaskan” yang berarti tulisan masuk tapi belum

diproses oleh editor (admin). “Dalam Review” yaitu proses sudah diterima dan

dalam proses review (tinjauan). “Dalam Pengeditan” yaitu proses sudah dalam

pengeditan. Setiap langkah mengalami banyak hal yang harus dilakukan oleh

editor. Dan semuanya akan direkam dan diarsipkan. Tidak ada langkah by pass

untuk langsung menerbitkan. Jadi harus melakukan tiga proses di atas. Jika

admin meninggalakn pekerjaan, maka semua sudah direkam dan artikel

posisinya sesuai dengan posisi terakhir, apakah di “belum ditugaskan”, ‘review”

atau “edit”. Admin bisa melanjutkan pekerjaannya kemudian.

5. Ada dua cara untuk memulai, bisa menyipakan dahulu edisi penerbitan, bisa

menyelesaikan dahulu tiga proses (penugasan, review dan edit) namun tidak

dahulu diterbitkan. Ketika sudah diterbitkan, maka tidak bisa dirubah dan

dianggap sudah dipublish. Maka, penerbitan harus memastikan semua sudah

oke, dari mulai artikelnya, covernya, dan daftar isinya.

6. Kita mulai dengan cara menugaskan terlebih dahulu.

7. Klik “Belum Ditugaskan” maka akan muncul

5 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

8. Belum ada file, sehingga untuk melihat file yang masuk bisa melihat di

notifikasi.

6 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

9. Lihat di kolom “Notifikasi” dan Klik di “Lihat”

10. Maka akan muncul banyak pemberitahuan (notifikasi) yang sudah dikerjakan

atau yang belum dikerjakan oleh editor. Silahkan cari notifikasi yang belum

ditugaskan. Setelah ditemukan, maka Klik “Pergi ke URL” yang akan langsung

masuk ke tulisan yang baru (belum dikerjakan).

7 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

11. Kita masuk ke menu “Ringkasan” Klik “berubah ke Artikel” kemudian klik

“rekam”. Artinya kita akan masuk ke tahap pertama dalam pengerjaan

memberikan tugas kepada diri sendiri untuk mengedit (peran editor). Untuk

memulai maka download artikel asli yang dikirim oleh penulis (lihat artikel yang

berwarna merah). Setelah didownload, silahkan baca sebagai editor, lalu

buatlah artikel dalam bentuk Ms Word itu menjadi file dengan nama yang

diingat oleh editor, semisal “Rudiana editor Zaki”. File ini akan dikirim ke tahap

berikutnya. Jika kita tidak melibatkan orang lain, maka pastikan tulisan yang

diupload sudah tidak membutuhkan editing dan langsung diupload dengan file

yang sama. Idealnya, proses melibatkan orang lain lebih professional. Tapi

dalam keadaan tertentu, pengerjaan oleh editor bisa saja dilakukan, semisal

menerbitkan edisi yang telah lalu.

12. Scroll ke bawah. Di bagian editor, ada beberapa pilihan. Untuk menerbitkan

tanpa melibatkan editor orang lain, cukup klik “editor sendiri” lalu klik “rekam”.

8 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

13. Maka akan terekam dengan status “Dalam Review”. Jika menolak atau tidak

akan dilanjutkan seperti artikelnya tidak bagus, maka klik “Penolakan dan

langganan Arsip”

9 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

14. Kemudian scroll ke atas dan lihat menu “Tinjauan” yang berwarna biru dan

klik sampai berwarna oranye.

15. Dalam kolom Naskah, pilih “choose file” kemudian klik “unggah” sampai ada

file yang berwarna merah.

1 0 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

16. Dalam kolom Peer Review (Reviewer yang mendaptarkan dirinya di akun

masing-masing), klik “Peer Review” yang berwarna merah. Peer review tidak

penting bagi penerbitan yang langsung dihandle oleh editor sendiri.

17. Kemudian pilih orang yang mau menjadi Reviewer. Contoh saya pilih Cecep

Soleh Kurniawan. Klik “Menugaskan” yang berwarna merah.

1 1 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

18. Bisa memilih satu atau lebih reviewer. Untuk mengelola cepat, cukup satu saja.

Dengan tampilan. Untuk proses yang benar, maka editor harus mengirim email

dengan mengklik “gambar buku” langsung menuju email ke reviewer. Untuk

mempercepat proses, tidak diperlukan email.

19. Jika sudah proses review, maka editor bisa memutuskan. Jika tidak

menggunakan jasa review, langsung saja proses pada kolom “Keputusan

Editor” tanpa memperhatikan reviewer. Dalam proses yang benar, editor wajib

memperhatikan masukan reviewer.

1 2 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

20. Kemudian klik choose pada “Choose file” dengan asumsi ada dokumen artikel

yang sudah diperbaiki oleh reviewer. Jika by pass tanpa reviewer, maka di

upload saja tulisan awalnya. Maka akan muncul dua file yang berwarna merah

versi editor.

1 3 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

21. Kemudian scroll ke atas untuk melakukan proses selanjutnya. Lihat kolomm

“Pengeditan” yang berwarna biru. Klik sehingga menjadi warna oranye.

22. Proses tinjauan sudah selesai, kemudian masuk ke pengeditan. Maka jurnal

yang asalnya “dalam review” pindah menjadi “dalam pengeditan”

1 4 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

23. Sekarang masuk ke Copyedit. Lihat dalam metadata Review (berwarna

merah). Klik “selesai”, baik ada copy edit awal sampai berubah menjadi

tanggal. Jika proses mau cepat klik juga “selesai” pada copyedit akhir

sehingga menjadi tanggal.

24. Kemudian klik “Choose file” dalam pilih file artikel yang sudah mengalami

perubahan pengeditan dari editor, baik dari sisi halaman, judul dan lain-lain.

Contoh saya menggunakan upload dengan file yang sama. Tanpa diedit

dahulu. Karena diasumsikan semuanya sudah baik.

1 5 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

25. Klik file yang dimaksud dan klik “open” kemudian akan muncul seperti gambar

di bawah kemudian klik “unggah”.

26. Kemudian masuk ke tahap “Penjadwalan”. Klik kolom yang ada tulian “untuk

ditugaskan” dan ganti degan Edisi Jurnal yang sudah dibuat sebelumnya.

Saya memililih salah satu dari Edisi Jurnal No 1 Volume 1 Tahun 2016

(walaupun tahun ke belakang). Silahkan buatkan jika belum buat. Klil “Terbitan

akan dating”

1 6 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

27. Kemudian klik “rekam”

28. Atur kemudian tanggal penerbitan. Semisal saya menerbitkan dua kali setahun

pada bulan Juni dan Bulan Desember pada tanggal 1.

1 7 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

29. Kemudian klik “Rekam” dan klik “Daftar Isi”

30. Masukan nomor halaman sesuai denagan jumlah yang ada di artikel. Missal

saya memasukan 41 – 50 dengan ICD umum ke 5

1 8 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

31. Klik “Simpan” dan akan muncul seperti berikut:

32. Boleh ngecek nomor dan volume terbitan dengan mengscroll ke atas dan klik

“Data Terbitan”

1 9 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

33. Kita juga bisa mengecek penerbitan dalam bentuk tambahan PDF dengan klik

“Choose “dan upload artikel PDF nya dengan klik “unggah”

34. Kemudian masuk ke Layout (untuk penerbitan).

2 0 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

35. Klik tugaskan ke “editor layout” kalau kita telah menentukan siapa yang

mendesain laypout. Kalau tidak tidak usah memakai jasanya. Gambar di bawah

belum ada orang yang ditugaskan.

36. Klik “Versi Galley” (Maksudnya Galley adalah versi yang akan ditampilkan

saat dipublikasi. Bisa menggunakan berbagai format. Kita guankaan format

PDF agar lebih aman. Maka siapkan file versi PDF yang sudah ada di

computer. Kemudian klik “Choose Files”

2 1 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

37. Klik file PDF yang sesuai dengan artikel yang dimaksud yang sudah

dipersiapkan dan telah mengalami proses panjang dari editor, reviewer dan

layoter.

38. Kemudian klik “unggah” dan akan ada tampilan seperti ini dan dilanjutkan

dengan klik “Simpan”.

2 2 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

39. Kita bisa melihat galley sudah ada file dengan format PDF. Kita lanjutkan

kepada tahap Proofread.

40. Klik “Mulai” (berwarna merah) sehingga berganti dengan waktu. Logikanya,

editor telah melihat secara keseluruhan artikel yang dibuat penulis. Hal ini

dimaksudkan untuk mengecek terakhir tulisan. Kalau ada yang salah bisa

dirubah terlebih dahulu.

2 3 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

41. Klik “Selesai” sehingga menjadi tanggal. Dan artikel siap dilihat dipublikasi.

42. Anda boleh melihat menu lain dengan scroll ke atas dengan melihat “Sejarah”

dan “Referensi” untuk melihat titimasngsa. Tapi itu hanya jejak artikel saja.

2 4 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

2 5 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

43. Cek hasil pekerjaan kita pada notifikasi. Maka aka nada satu notifikasi dan bisa

dilihat dengan mengklik “Lihat”

44. Kemudian akan muncul semua notifikasi. Klik “pergi ke URL” untuk melihat

pekerjaan.

2 6 | j u r n a l . i a i c . a c . i d Buku Panduan Seri Penerbitan Jurnal_Powered by https://zakimu.com

45. Kita bisa melihat pekerjaan kita sudah diterbitkan. Tapi sebelumnya, perlu ada

konfirmasi dahulu semua komponen penerbitan seperti cover daftar isi dan

lainnya.

46. Bisa dicek dengan mengklik gambar PDF atau judulnya dengan format yang

berbeda. Judul dengan format HTML dan PDF adalah full textnya.