Sisteme Informatice de Management

C02

2 Sistem informaional / Sistem informatic A defini un sistem nseamn a-i preciza n mod concret regulile,

procedurile, mijloacele i metodele utilizate, a-i determina mrimile primare i derivate, conceptele i legile care opereaz cu aceste mrimi.

Sistemul informaional al unei organizaii economice este ansamblul coerent structurat al datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, al procedurilor i mijloacelor de tratare a datelor i informaiilor, destinat s asigure permanent cunoaterea mediului su specific de activitate i corectitudinea deciziilor adoptate n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.

Sistemul informatic al unei organizaii economice este acea parte a sistemului informaional automatizat prin intermediul mijloacelor de calcul.

Un sistem informaional informatizat utilizeaz resurse hardware (echipamente i medii de stocare), software (programe i proceduri) i resurse umane (specialiti i utilizatori) pentru a realiza captarea datelor de intrare, procesarea acestora n scopul generrii de informaii (date de ieire) precum i stocarea i controlul activitilor care convertesc datele n produse informaionale.

3

Date de intrare

Procesarea datelor

Date de ieire

Stocarea datelor, modelelor i a bazelor de cunotine

Controlul performanei sistemului

Resu

rse

hardw

are,

echip

amen

te i m

edia Resurse

software,

programe i

proceduri

Resurse umane: specialiti i utilizatori

Model de sistem informaional informatizat

4 Orice sistem informatic exist numai n cadrul unui sistem informaional care l cuprinde i l subordoneaz funcional, utilizndu-l ca infrastructur tehnic a sa.

Un sistem informaional se nate i se dezvolt n mod spontan.

n opoziie, un sistem informatic este rezultatul unei aciuni contiente ce are ca scop transformarea sistemului informaional sub aspect calitativ.

Existena i utilizarea unui sistem informatic implic integrarea sa n sistemul decizional, ceea ce conduce la realizarea unui sistem informatic de management.

5 Activitile sistemului informatic

Intrrile de dateDate i informaii Ieiri ale sistemelor informaticeStocare date, modele i baze de

cunotine

6 Intrrile de date Datele despre activitile economice i alte evenimente trebuie capturate i

transmise spre procesare de ctre activitatea de introducere a datelor primare, de nregistrare i editare.

Utilizatorii nregistreaz ntr-un mod caracteristic datele fie utiliznd un mediu fizic (de exemplu un format tiprit de hrtie) fie introduc datele ntr-un sistem computerizat. Acest din urm mod lucru implic, de obicei, o varietate de activiti de editare pentru a asigura corectitudinea nregistrrii datelor. Odat introduse datele, acestea pot fi transferate i stocate pe un mediu adecvat sistemului informatic pn cnd este necesar procesarea lor. De exemplu, datele despre vnzri pot fi nregistrate pe documente

surs, cum este cazul facturilor. Pe de alt parte, datele relative la vnzri pot fi nregistrate de ageni

utiliznd tastatura, dispozitive portabile sau dispozitive de scanare optice a codurilor de bare.

Metode precum scanrile optice i formularele electronice (bazate pe meniuri) ajut utilizatorul att privitor la rapiditatea ct i la corectitudinii introducerii datelor ntr-un sistem informatic.

7 Date i informaii

Datele sunt prelucrate de ctre activiti cum ar fi calculul, sortarea, clasificarea etc. Aceste tipuri de activiti organizeaz, analizeaz i prelucreaz datele, convertindu-le n informaii pentru utilizatori.

Calitatea oricrei informaii stocate ntr-un sistem informatic trebuie meninut printr-un proces continuu de corectare i actualizare. De exemplu, noile date privind vnzrile sunt

adugate datelor existente, sunt comparate cu alte vnzri, sunt sortate pe agent sau client, clasificate n funcie de produs sau serviciu i /sau valoare i sunt sintetizate pentru a fi oferite managerilor.

8 Ieiri ale sistemelor informatice

Informaia este transmis utilizatorului sub diverse forme prin activitatea de ieire.

Scopul unui sistem informaional este producerea celor mai potrivite produse informaionale pentru utilizatori.

Ieirile se pot materializa sub forma documentelor tiprite, sub form de rapoarte, formulare, liste grafice etc. dar se includ n aceast categorie i cele sub forma nregistrrilor audio / video.

9 Stocarea datelor, modele i baze de cunotine

Stocarea este o component de baz a sistemelor informatice, fiind activitatea prin care datele i informaiile sunt reinute ntr-o form organizat pentru o utilizare ulterioar.

Stocarea datelor poate fi realizat n diverse moduri. Uzual, n cadrul sistemelor informatice, organizarea stocrii se bazeaz pe: cmpuri - un cmp este o grupare de

caractere care reprezint caracteristica unei persoane, loc, lucru, eveniment etc.

nregistrri (articole) - o nregistrare (un articol) este o colecie de cmpuri nrudite (interdependente).

fiiere - un fiier este o colecie de nregistrri, de obicei de acelai fel.

baze de date - o baz de date este o colecie integrat a unor nregistrri sau fiiere. Organizarea unui proces de stocare

10

Datele i informaiile sunt resursele vitale ale organizaiei i sunt stocate n sistemele informatice sub urmtoarele forme: Baze de date care rein datele prelucrate i organizate

De exemplu, datele despre vnzri sunt acumulate i stocate n baze de date ale vnzrilor pentru o prelucrare ulterioar. n baza acestor date stocate, sunt generate la diferite intervale de timp (zilnic, sptmnal, lunar etc.) rapoarte de analiz a vnzrilor pentru management.

Bazele de modele stocheaz modelele conceptuale matematice i logice care exprim diverse relaii de afaceri ct i subprogramele de calcul i tehnicile analitice.

Bazele de modele stau la baza sistemelor pentru suport decizional care, utiliznd modele decizionale, sprijin managerul n luarea deciziilor.

Baze de cunotine sunt cele care stocheaz cunotinele n diverse forme cum ar fi fapte i reguli de deducere ale unor subiecte variate.

Sistemele de suport ale deciziilor se bazeaz pe modele de baz pentru regulile decizionale i tehnicile analitice care sprijin managerii n luarea deciziilor.

Sistemele expert utilizeaz bazele de cunotine pentru a dezvolta deducii despre subiecte specifice i sugereaz utilizatorilor sfaturi privind rezolvarea problemelor.

11 Resursele sistemului informaional informatizat

Un sistem informaional informatizat include cteva resurse majore: resurse hardware resurse softwareoamenidate

Resurse hardware Resursele hardware cuprind toate echipamentele fizice i materiale

utilizate pentru toate activitile sistemului informatic. n cadrul acestei categorii se includ calculatoarele ct i suporturile media (toate obiectele pe care se pot nregistra date: hrtie, dispozitive de stocare magnetice, optice, electronice etc.). Tot n cadrul acestei grupe sunt incluse i echipamentele din cadrul reelelor de comunicaii precum i infrastructura cablat sau radio.

Exist multe i variate definiii ale unui calculator. Acestea accentueaz fie funciile fie dispozitivele din componena acestuia, fie amndou.

Din punct de vedere lexical, dou posibile definiii ale calculatorului sunt: Ansamblu de sisteme mecanice, electromagnetice i electronice destinat

prelucrrii informaiei (Dicionar de neologisme); Mijloc de calcul automat care permite efectuarea de operaii aritmetice dup un

program prestabilit (Marele dicionar de neologisme). n general, un calculator (computer n limba englez, ordinateur n limba

francez) este un sistem fizic care prelucreaz datele introduse ntr-o form prestabilit i furnizeaz rezultate fie ntr-o form accesibil utilizatorului, fie ca semnale destinate acionrii altor echipamente. Dei majoritatea funciilor unui calculator sunt efectuate de ctre un

microprocesor, termenul de calculator se utilizeaz pentru descrierea tuturor echipamentelor care funcioneaz mpreun pentru a prelucra date.

13 Resurse software

n cadrul acestei categorii sunt incluse toate seturile de instruciuni de procesare a informaiilor (denumite programe-software) precum i procedurile de prelucrare. Acestea din urm sunt, n fapt, un set de instruciuni de procesare a datelor necesare utilizatorilor.Exemple de resurse software: software de sistem sau sisteme de operare, include acele programe

care conduc, gestioneaz i susin resursele i operaiile calculatorului. Software-ul de sistem servete ca o interfa ntre hardware-ul calculatorului i programele utilizatorului.

software aplicativ sau aplicaii, reprezentat de programele care conduc procesarea pentru o utilizare particular de ctre utilizatori.

procedurile care sunt instruciuni de operare pentru utilizatorii umani ai sistemului informatic. Tot aici se include i documentaia care conine instruciunile de utilizare ale diverselor produse software.

De exemplu, sunt proceduri modul cum se completeaz anumite formulare iar documentaie modul cum se utilizeaz anumite programe.

14 Tipuri de software i gradul de interaciune cu utilizatorul

Resurse umane n cadrul acestei categorii sunt inclui: specialiti: sunt persoane care dezvolt i conduc sistemele

informatice. Categoria include analitii de sistem, programatorii, operatorii, tehnicieni i alt personal managerial Analitii de sistem proiecteaz sistemele

informatice pe baza cererilor de informaie ale utilizatorilor;

Programatorii dezvolt programe (de calculator) bazate pe specificaiile analitilor de sistem;

Operatorii deservesc sistemele computerizate mari;

Utilizatorii (end-user, utilizator final etc.) sunt persoanele care utilizeaz efectiv sistemul informatic sau informaiile pe care acesta le produce (de exemplu contabili, ageni de vnzri, ingineri, clieni, manageri etc.).

Resursele de date

Datele sunt resurse valoroase ale organizaiei, reprezentate prin datele i informaiile stocate n baze de date, baze de modele i de cunotine.

Datele i informaiile pot fi stocate sub diferite forme: date alfanumerice date text imagini nregistrri audio / video date senzoriale (rezultate din msurtori fizice

provenite de la o varietate de senzori utilizai n controlul proceselor fizice).

Obiectivele sistemelor informatice Utilizarea de sistemelor informatice se impune cel puin atunci cnd

este necesar: conducerea complet a unei organizaii economice printr-un

sistem informatic, acolo unde volumul i complexitatea activitii sunt deosebite, iar n funcionare este necesar maxim siguran (centrale atomice / electrice, combinate chimice, conducerea traficului aerian etc.);

mbuntirea i optimizarea activitii n comparaie cu situaia n care se utilizeaz metode manuale de tratare a informaiilor, deci atunci cnd sistemul informaional nu include un sector semnificativ de sistem informatic;

adugarea unor noi caliti funciunilor unei organizaii economice, cerute de dezvoltarea acesteia, caliti ce nu pot fi obinute dect cu ajutorul sistemelor informatice (caliti impuse de un flux informaional considerabil i de necesitatea unei operativiti deosebite n culegerea, prelucrarea i transmiterea informaiilor)

De exemplu, gestiunea stocurilor n reele de baze de aprovizionare cu operativitate zilnic.

De exemplu, o organizaie economic ce-i desfoar activitatea n mediul virtual

Msurarea obiectivelor sistemelor informatice

Oportunitatea, utilitatea i calitatea unui sistem informatic se pot pune n eviden prin msurarea mrimilor funciilor i atributelor sistemelor informatice la diferite momente (nainte, pe parcursul sau ulterior) ale introducerii sau mbuntirii unui sistem informatic: pentru primul i al treilea obiectiv (oportunitatea i calitatea),

msurarea se poate face determinnd, pe baz de studiu, costul elaborrii, introducerii i exploatrii sistemului informatic. Se iau n considerare mai multe variante i se ine seama c activitatea de msurare se exprim prin elemente msurabile i prin elemente calitative;

pentru al doilea obiectiv (utilitatea) msurarea se realizeaz pe baza tehnicilor i metodelor de simulare, elementele calitative fiind preponderente dar i aceste mrimi pot fi evaluate n bani.

Cea mai bun msurare - de altfel cea ctre care converg toate celelalte - este comparaia ntre valoarea rezultatelor sau performanelor organizaiei economice nainte de introducerea sau mbuntirea sistemului informatic i valoarea rezultatelor sau performanelor ulterioare acestui moment.

19 Durata de via a unui sistem informatic Durata de via a unui sistem informatic este strns dependent de

durata de via a mijloacelor tehnice ce-l compun cu luarea n considerare a uzurii morale att a prii hardware ct i a celei software.

Deoarece organizaia economic are o evoluie continu, ceea ce se reflect i n dinamica sistemului informatic, durata de via a acestuia din urm este dependent i de capacitatea sa, stabilit fizic la un moment dat, de a face fa solicitrilor i cerinelor, foarte probabil tot mai mari i mai complexe.

O concepie modular a sistemului informatic permite dezvoltarea (creterea) sa periodic, fr a se face neaprat modificri de structur sau salturi de calitate privind componentele hardware sau software. Experiena arat ns c astfel de salturi se impun cu o oarecare frecven.

Pentru a putea decide dac i cnd este necesar mbuntirea sau nlocuirea, trebuie evaluate att componentele sistemului informatic, ct i acesta n ntregul su. Pentru evaluarea anumitor performane se pot folosi programe specializate n acest sens.

Fiabilitatea sistemului informatic, n ntreg i/sau pe pri ale sale, este un criteriu de performan foarte important.

Componentele unui sistem informatic Orice sistem informatic trebuie s fie ataat intim tuturor

funciunilor organizaiei economice pe care o deservete. Deoarece orice organizaie economic poate fi descompus

structural n sectoare de activitate sau funcional n funciuni cu activiti diferite, rezult c i sistemul informatic ataat se poate descompune n subsisteme, cte unul ataat fiecrui sector de activitate sau fiecrei funciuni.

Pentru o ntreprindere cu activitate n domeniul industrial, sistemul informatic poate avea urmtoarele pri componente sau subsisteme: Analiz tehnico-economic Concepie, proiectare, modernizare, dezvoltare Pregtire fabricaie Programare, lansare i urmrire producie Comercial, aprovizionare, desfacere, control stocuri Personal i salarizare Financiar-contabil

21

Se recomand informatizarea cu prioritate a acelor subsisteme a cror punere n funciune asigur efectele economice cele mai importante (exemple: gestiunea stocurilor, optimizarea ncrcrii capacitilor de producie, analiza tehnico-economic).

Informatizarea subsistemului "personal-salarizare" nu este neaprat prioritar, dar se poate realiza destul de uor i de repede. Multe organizaii ncep activitatea de informatizarea cu subsisteme de acest tip sau similare, deoarece abordarea cu succes i la nceput poate deveni un argument pentru extinderea sistemului informatic i la celelalte compartimente i o dovad a capacitii colectivului care realizeaz lucrarea.

Subsistemul "financiar-contabil" trebuie informatizat pentru a fi n pas cu organismele financiar bancare i cu ceilali parteneri de afaceri, precum i pentru a putea genera n timp real informaiile necesare managerilor.

Informatizarea poate fi fcut gradual, dar trebuie tins ctre informatizarea tuturor subsistemelor. Lipsa de echilibru sau lipsa unui obiectiv clar i a unei planificri corecte pentru atingerea lui dezavantajeaz accesul rapid al managerilor la informaiile necesare, simultan cu cheltuieli nejustificate n informatizarea exagerat (n raport cu media i cu necesitile de ansamblul) a unor subsisteme.

22

SI de suport al mana-gementului superior

SI de fundamentare a deciziilor

SI de management

SI office automation

SI de prelucrare a tranzaciilor

Manageri de nivel superior

Manageri

Manageri de nivel mediu, supervizori

Manageri, tehnicieni

Supervizori i personal operativ

C

o

m

e

r

c

i

a

l

P

r

o

d

u

c

i

e

C

o

n

t

a

b

i

l

i

t

a

t

e

F

i

n

a

n

e

R

e

s

u

r

s

e

u

m

a

n

e

Tipuri de Sisteme Informatice - SI Membrii firmei

23

24

Tipologia sistemelor informatice n actualul context economic, sistemele

informatice joac un rol esenial n a asigura suportul activitilor manageriale i operaionale n afaceri.

n acest sens, tipologia sistemelor informatice este urmtoarea:sisteme pentru procesarea (prelucrarea)

tranzaciilorsisteme biroticesisteme informatice pentru management;sisteme informatice pentru suport decizional;sisteme expert / inteligen artificial

25 Sisteme pentru procesarea tranzaciilor Sistemele informatice de procesarea a tranzaciilor -SPT- sunt sisteme

orientate ctre prelucrarea datelor rezultate din activitatea economic sau operaionale (vnzri, cumprri, inventar etc. - tranzacii n general) i ofer o varietate de produse informatice (liste, situaii etc.) de uz intern sau extern. Prelucrarea datelor se face n urma acumulrii (la o perioad de timp) sau n timp real.

Sistemele de prelucrare a tranzaciilor proceseaz i ntrein nregistrrile de rutin ale activitii organizaiei (datele de rutin care circul ntr-o organizaie). Aceste sisteme se concentreaz asupra nregistrrilor de zi cu zi i desfoar activiti de procesri de date (evidena vnzrilor, sistemele de rezervri, contabilitate, eviden bancar). Aceste sisteme sunt considerate structurate deoarece datele introduse sunt prelucrate n concordan cu procedurile operaionale standard. Sistemele de prelucrare a tranzaciilor sunt utilizate mai ales de funcionari care au puine (sau deloc) atribuii de management. Utilizatorii SPT iau rareori decizii pe baza datelor de ieire (informaiilor) furnizate de aceste sisteme.

Sistemele de prelucrare a tranzaciilor prelucreaz un volum mare de date de detaliu ntr-o perioad scurt de timp. Rezultatele prelucrrii sunt stocate n baze de date n care se regsesc tranzaciile efectuate i care devin date de intrare pentru sistemele informatice pentru management i a sistemelor informatice pentru suport decizional.

26 Sistemele informatice pentru management Sistemele informatice pentru management sunt orientate spre a oferi

suport i informaii pentru autoritatea efectiv de luare a deciziei. Acestea asigur suportul pentru necesitile decizionale de la nivelul de vrf (strategic), la cel de mijloc (tactic) sau cel operaional. Sistemele informatice pentru management ofer o varietate de rapoarte specifice, folositoare n activitile manageriale curente. Rezultatele produse de SIM se pot obine la cerere, periodic sau cnd apar situaii excepionale.

Aceste sisteme ofer informaii managerilor prin generarea de rapoarte (periodice, excepionale sau la cerere) necesare activitii de zi cu zi sau strategice (analiza bugetului, rapoarte de personal, rapoarte agregate ale vnzrilor etc.). Rapoartele periodice sunt o form clasic de date aranjate ntr-un format

prestabilit. Rapoartele excepionale sunt oferite cnd apar evenimente neprevzute. Rapoarte la cerere sunt produse atunci cnd sunt solicitate i generate

sub forma dorit de utilizator. Utilizarea acestor sisteme n scop de control se canalizeaz n general la

nivelul departamentului, diviziei sau al organizaiei. Sistemele de acest tip utilizeaz att date interne (date din tranzacii) ct i externe (de la clieni, observaii) i le conecteaz pentru activitile de planificare i control.

Sistemele informatice de management se utilizeaz mai rar dect sistemele de prelucrare a tranzaciilor i se focalizeaz asupra informaiei i a eficienei.

Sistemele informatice pentru suport decizional Sistemele informatice pentru suport decizional ofer managerilor

informaii ntr-un mod interactiv. Managerii i genereaz informaiile de care au nevoie pentru decizii, folosind modele decizionale i baze de date specializate.

Sistemele pentru suport decizional sunt, aadar, sisteme bazate pe tehnologia informaiei care ofer un sprijin informaional interactiv managerilor n timpul procesului de luare a deciziei.

Sistemele pentru suport decizional utilizeaz modele analitice, baze de date specializate i modele interactive (bazate pe computer). Modelele sunt elemente deosebit de importante ale sistemelor suport

decizional. n acest context, un model reprezint o abstractizare simplificat a unei realiti care ilustreaz componente fundamentale i relaiile dintr-un sistem.

Baza pentru sistemele pentru suport decizional este alctuit dintr-un ansamblu organizat de modele matematice. Aceste modele reprezint rutine analitice i modele matematice care exprim relaii complexe dintre numeroase variabile.

Pentru a transforma modelele ntr-un limbaj agreat de computer sunt necesare aplicaii software specifice. Cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt programele de baze de date i programele de calcul tabelar.