Coordinated Assessment CSN User Manual

2  

Contents PURPOSE ....................................................................................................................................................... 3 

WHAT IS HMIS? ......................................................................................................................................... 3 

WHAT IS A COORDINATED ASSESSMENT? ................................................................................................ 3 

HAVE ANY QUESTIONS? ............................................................................................................................ 3 

LOGGING IN................................................................................................................................................... 4 

THE BASICS .................................................................................................................................................... 5 

CLIENT SEARCH ............................................................................................................................................. 6 

CLIENT SEARCH (CONT.) ............................................................................................................................ 7 

DEMOGRAPHICS ........................................................................................................................................... 7 

COORDINATED ASSESSMENT ........................................................................................................................ 8 

HOUSEHOLD MEMBERS ................................................................................................................................ 9 

PROGRAM SUMMARY ................................................................................................................................. 10 

SERVICE SUMMARY ..................................................................................................................................... 10 

SERVICES ................................................................................................................................................. 11 

NOTES ......................................................................................................................................................... 11 

SUCCESSFUL LINKAGE ................................................................................................................................. 12 

HMIS AGENCY REFERRAL ............................................................................................................................ 12 

HMIS REFERRAL ....................................................................................................................................... 13 

RELEASE ....................................................................................................................................................... 13 

 

3  

PURPOSE The purpose of this manual will help to clarify how to enter information into and complete a 

coordinated assessment. 

 

WHAT IS HMIS? A Homeless Management Information System (HMIS) is a local information technology system 

used to collect client‐level data as well as data on the provision of housing and services to 

homeless individuals and families and persons at risk of homelessness. Each Continuum of Care 

(CoC) is responsible for selecting an HMIS software solution that complies with the data 

collection, management, and reporting standards given by the Department of Housing and 

Urban Development (HUD). Client Services Network (CSN) from Bell Data Systems is the HMIS 

software used in Lee County. 

 

WHAT IS A COORDINATED ASSESSMENT? A coordinated assessment is defined as a centralized process or system designed to coordinate 

program participant intake, assessment, and provision of referrals in a CoC. In this system, all 

programs within a CoC work together to assure that services are accessible and well‐targeted to 

the immediate needs of the client. 

 

HAVE ANY QUESTIONS? Please take the time to familiarize yourself with who the agency administrators are for your 

agency in CSN. They will be your first point of contact for any questions you may have regarding 

the system. However, if there are any questions they are not able to answer or if you require 

any other assistance with CSN, please e‐mail Eric Pateidl (epateidl@leegov.com) or Juan Albino 

(jalbino@leegov.com) at the Department of Human Services.

4  

 

LOGGING IN 1. Go to https://csn.leegov.com. 

2. Type your user ID in the appropriate field. This field is not case sensitive. 

 

In most cases, your user ID will be your first initial and last name together. For example, 

if the user’s name is John Williams, his user ID would be JWILLIAMS. 

 

3. Type your password in the appropriate field. This field IS case sensitive. 

 

If this is your first time logging in or your password has been reset, your password will 

be “PASSWORD” in all capital letters. Again, this field is case sensitive so please be 

careful. After three failed attempts, your account will be locked and must be reset by an 

administrator. 

 For only those logging in for the first time or who had their password reset, the screen 

that follows after the initial log‐in will require you to reset your password. Type 

“PASSWORD” again in the “Old Password” field, and then create a new password in the 

following fields using the criteria in the top section of the screen. 

 

NOTE: Please verify that a user account has been created for you in CSN before 

attempting to log in. You may check with an administrator at your agency or you may 

contact Eric Pateidl or Juan Albino at Lee County Department of Human Services as well.

5  

THE BASICS After logging in, you will find yourself at the Client Search screen. This is also known as the 

Home screen. Before we proceed, we will take a moment to get familiarized with the layout of 

the Coordinated Assessment program in CSN. 

 

The layout of CSN is broken down into three sections: the header, the menu, and the 

content/screen. 

 The header will always contain your name, the program you’re working in, as well as the 

current date and time. If the user has not loaded a new screen in 10 minutes, the header will 

also flash a message in red counting down the seconds until the system will log you out due to 

inactivity. This is a mandatory security feature. If this occurs, do not panic. Simply save your 

work or click to a different screen within CSN to restart the inactivity timer. 

 

 

The menu on the left side of the screen contains four buttons: Home, Main, Clients, and Logout (Note: The menu options may change depending on your specific agency and requirements). You will also see a blue arrow button that allows you to minimize and maximize this menu at your convenience. Clicking the Main or Client button will reveal a submenu for each section containing links to specific screens. The Home button will take you to the client search screen while clicking the Logout button will take you to a screen asking you to confirm your desire to log out of the system. NOTE: For security reasons, it is highly recommended for each user to log out of CSN before leaving to go to another website or closing the browser. 

   The content/screen section is the largest and displays the appropriate content related to the 

link selected in the menu bar on the left. Please note that all coordinated assessment screens 

are attached to a client’s record and require for a client to be searched for and selected before 

displaying any content.  

 

6  

CLIENT SEARCH

 At the very top of the client search screen, you will find a section called Agency Notices. If there 

is any relevant program‐wide news regarding CSN that needs to be shared with all users, you 

will find it in this section.  

 

Next is the Client Search section. It is very important that a thorough search is done for each 

client to minimize creating a duplicate client in the system. CSN provides a few different ways 

to search for a client: by Social Security number, first and last name, date of birth, or card ID.  

 

SSN/DOB: Social Security number and date of birth are typically very accurate methods of 

searching for a client in a system where each are required at entry. However, because some 

agencies only require partial information or none at all when it comes to SSN/DOB, they are not 

the most reliable method of conducting a search in CSN. If you search for a client using these 

fields to no avail, please try searching by name as well. 

 

First and Last Name: Each name field allows only five characters. For more accurate and 

expedient searching, it is best to use at least two letters in each name field. Please be mindful 

that aliases or nicknames may have been used by the client at other agencies in the system 

where he/she received services. For example, you may be searching for a client named Charles 

who was seen at another agency using the name Chuck. For this name, using “ch” in the first 

name field would be most appropriate. Use your best judgment in these circumstances when it 

comes to searching by name. 

 

Card ID: When a client is entered into CSN, the system assigns the client a unique identifying 

number called a card ID. When available, this is the fastest and most accurate method of pulling 

up a client in CSN. However, the client may not know their card ID so if you do not have prior 

record of this number, you will want to use the previous methods of searching for a client.

7  

CLIENT SEARCH (CONT.)

  

When the desired fields are filled out, click the Search Now button to view the results. If the 

system finds matches, you will see them listed as seen above. Please keep in mind that you may 

find duplicate names listed with the same date of birth, SSN, and date of birth but with 

different entries listed under “Program”. It is likely that these entries are all the same client and 

selecting any of them will take you to the same demographics screen for that client. For 

duplicate clients please contact your agency administrator or the CSN staff. 

 

DEMOGRAPHICS

 Selecting a client or hitting the Add button will take you to the Demographics screen. If the 

client already exists in the system, you will see all of the demographics information already 

entered for the client (this information can be edited by clicked the Edit button). If the client is 

new in the system, you will see a screen with fields for you to fill out. Every field on this screen 

with the exception of Suffix and Date Of Death are required fields so please fill them out 

accurately and appropriately and click the Save button (or Update button if you are editing an 

entry). CSN will not allow you to save the record without each field being completed. You will 

see a red asterisk next to field on the left. Afterwards, you may click on the Coordinated 

Assessment link in the menu on the left to proceed to the next screen.

8  

COORDINATED ASSESSMENT

  

Once the demographics screen has been completed you can then move onto the Coordinated 

Assessment screen. After entering the date, marital status, and form of identification, the 

coordinated assessment screen is broken up into five sections:  

 

1. Veteran Status: In this section, you will enter whether the client served in the U.S. 

Armed Forces or not. If the client did serve, please proceed to enter if they have a DD 

214 available, if and how they were discharged, and their length of service. 

2. Housing Situation: Please proceed to ask and answer the questions based on client 

response. You may determine Homeless Status at Entry for the client based on where 

the client is currently staying.  

3. Income or Benefits: Please enter the client’s total monthly income and mark the 

applicable checkboxes for any sources of income listed the client currently receives. 

4. Disabling Condition: Please enter any disabling conditions the client is experiencing.  

5. Additional Info: Mark the checkbox next to any question the client answers “yes” to in 

this section. The notes section is available for you to enter any additional relevant 

information to the client’s current homeless situation.  

 

After all fields are completed, please click the Save button. Please double check your entries for 

accuracy. Once done, you may proceed to the next screen by clicking the Household Members 

link in the menu on the left.

9  

HOUSEHOLD MEMBERS

  

The household members screen shows a summary of all persons who are currently in the 

household or, in some cases, may have been in the household at one time. From left to right, 

you will see the card ID numbers, names, dates of birth, genders, relationship to the applicant, 

and whether the person currently lives in the same household as the applicant. 

 

  

To add a person to the household, click the Add button. You will see a screen very similar to the 

client search on the Home page. This screen will allow you to search for the household member 

to see if the person is already in the system. If so, you may select the person in the results list 

and see the entry added to the household. If not, please click the Add button and proceed to 

complete a demographics screen for the person being added. 

 

 

10  

  

To make edits to the information or to simply view the household members’ information in 

more detail, click the Detail button at the top of the page. In this detail section, you can edit 

household members to update their demographic information, to reflect their relationship and 

if the person is currently residing in the household, or simply add a comment. 

 

PROGRAM SUMMARY The program summary lists all of the programs the client has entered into at your agency as 

well as other agencies currently in CSN. 

 

NOTE: Entries will only appear on this screen from agencies where the client has approved and 

signed a release. This will be explained in further detail (See Release Pages 13 & 14). 

 

SERVICE SUMMARY The service summary lists all of the services the client has received at your agency as well as 

other agencies currently in CSN. Adding more services to this summary must be done through 

the Services screen. 

 

NOTE: Entries will only appear on this screen where the client has approved and signed a 

release and the services have not been marked as confidential.  

 

11  

SERVICES

 The services screen is used to document services provided to the client. This screen can be 

customized for each agency, although the layout is similar for all.  

 

To make an entry, you must first select the household member who is receiving the service. 

Next, select the date the service was provided. Quantity can be used to reflect units, whether 

that represents time or occurrences. Each agency can determine how to quantify their services. 

After entering the quantity, you may select the service provided. The services list will be 

customized to reflect the services your agency provides. The comments field can be used to 

document any information associated with the service provided and may be used at each 

agency’s discretion. 

 

NOTES

 The notes screen is used to document any information or comments regarding the client and 

can be used as needed by each agency. This screen may be used as needed for each agency. 

Simply select the program associated with the note and enter the date of entry before typing.  

 

Notes on this screen are ordered in descending order from newest to oldest. You will see a 

checkbox labeled “Important” to the right of the Date field. Checking this box will cause the 

note being entered to remain static on top of all notes regardless of date. Use this box to 

ensure important notes are seen first before all others. The Incident field is used to reflect any 

incidents between the agency and the client that you may desire to attach to the note. This list 

is customizable for each agency. Some examples of incidents agencies have used include 

abusive behavior towards staff, banning of the client, and fraud. 

12  

SUCCESSFUL LINKAGE

 The successful linkage screen allows entry to show whether a client was successfully linked to a 

certain resource by their case manager. The resource list will be customized to your specific 

agency. 

 

On this screen one will first enter the date of entry and select the name of the case manager. 

Then, select the resource the client was linked to, whether the client was successfully linked, 

the date this linkage occurred, and finally type any comments you wish to add to the entry. 

These steps must be repeated for each individual resource that linkage was attempted for the 

client. A linkage can be edited and updated at the point the client has been successfully linked 

to a resource.  

 

HMIS AGENCY REFERRAL

 The HMIS Agency Referral screen is designed to allow users to track client referrals made to 

Non HMIS agencies and make direct referrals to HMIS participating agencies. Referrals made to 

Non HMIS agencies are only tracked in the system and intended for case management 

purposes. Referrals made to a HMIS participating agency will send a direct referral to the 

participating agency. The referral made to the HMIS participating agency will be sent to the 

participating agencies HMIS Referral queue (Please see HMIS Referral section).  The HMIS 

13  

agency referral screen collects the date of the referral, the agency the referral has been made 

from, the agency referred to, case manager, client phone number, reason for referral, 

service/resource, and notes field.  

 

HMIS REFERRAL

 

Clients with a HMIS referral will come up in a queue under the referral agencies “HMIS 

Referral” screen in the Main subgroup tab. Depending on the participating agencies policies and 

procedures what is done with agencies in the queue may vary. An agency may choose to 

contact the client and set up and appointment or wait for the client to appear. In either case 

the user can edit the referral record, make notes, and check if the client was or was not 

successfully linked. The agency queue list will maintain referrals for a set period of time for 

each specific agency. This period of time can be set to vary for each agency the current default 

is 30 days. If client has not made contact with the agencies within the set time period the client 

will be removed the queue.   

 

RELEASE

  

The Release screen is an essential part of the coordinated assessment process. The release 

allows other agencies within the HMIS system to see the information that has been entered on 

14  

the client. Each client entering into CSN must have a HMIS “Client Informed Consent & Release 

of Information Authorization” form signed (See below image).  

 

  

To move forward with the Coordinated Assessment the client must have checked the Yes 

checkbox and properly sign and date the document. The default for clients is to release 

information to all HMIS participating agencies. In this case the user only has to enter the date 

from the form into the “Enter release date from confidentially form:” Field and click the 

“Release to All” button. Once this has been accomplished the clients coordinated assessment 

will be release to all participating agencies in the system. User’s also have the option to only 

release to specific agencies and also to remove a release from other agencies at the client’s 

request or the user’s discretion.