cambios de documentos en los logotipos y control 2011 mym 112

5/10/2018 Cambios de Documentos en Los Logotipos y Control 2011 Mym 112 - slidepdf.com

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APA-09-CADENA NUMPAQUE MYRIAM ROSAResponsable de Gestión Documental

Gestión DocumentalTeniente FREDDY ALEXANDER RINCÓN RAMÍREZ Coronel MIREYA CORDON LOPEZ

Jefe Gestión Documental Directora de Incorporación



Nivel: Operacional

Proceso: 1GD-CP-0001 Gestión DocumentalProcedimiento: 1GD-PR-0004 Archivo de Gestión

Se evidenció en diferentes dependencias de la Dirección de Incorporación, la falta derealización de la gestión documental, en particular se encuentran carpetas sin hoja decontrol, planillas de notificación visita aspirante desactualizadas en su versión y actasno acordes al formato establecido en la guía de gestión documental o en la SuiteVisión Empresarial.

Criterio: NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.3 Control de Documentos literal c y e. 4.2.4inciso primero y tercero.

Código: GD/1GD-PR-0004/02/07/C/.

HALLAZGO NO. 2. EN GESTIÓNDOCUMENTAL.



c) asegurarse de que se identifican los cambiosy el estado de versión vigente de losdocumentos;

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

e) asegurarse de que los documentospermanecen legibles y fácilmente identificables;

Criterio: NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.3Control de Documentos literal c y e. 4.2.4 incisoprimero y tercero.



4.2.4 Control de los registros (NTCGP 1000 2009)

Los registros son un tipo especial de documento y seestablecen para proporcionar evidencia de la conformidad conlos requisitos así como de la operación eficaz, eficiente yefectiva del sistema de gestión de la calidad deben

controlarse.

La entidad debe establecer un procedimiento documentadopara definir los controles necesarios para la identificación, elalmacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de

retención y la disposición de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmenteidentificables y recuperables



PROCEDIMIENTO CONTROL

DE DOCUMENTOS

PROCESO DEL DIRECIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL



PROCEDIMIENTO: CONTROL DEREGISTROS

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL



Conjunto de actividades Administrativas y Técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su

origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su

utilización y conservación.

Gestión Documental



INSTRUCTIVO 32 DE SUDIR OFPLA29 DE JUNIO 2011, PARÀMETROS

PARA EL USO Y EMPELO DE LOSLOGOSIMBOLOS “PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LAINNOVACIÒN EN GESTIÒN” “ PROSPERIDAD PARA TODOS “ Y ELLOGOTIPO DE CERTIFICADO DECALIDAD

Normatividad Policía Nacional



MODELO DE LA

COMUNICACIÓN OFICIAL



Modelo de la comunicación oficial

MÁRGENES: el texto se debeescribir con las siguientes

dimensiones:superior: 3 cmizquierdo: 3 cminferior: 3 cmderecho: 2 cm

Membrete

Primera línea:MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL Segunda línea: POLICÍA

NACIONAL Tercera línea: ESCUDOPOLICÍA NACIONAL

Dimensiones 2.0 cm por 2.0cm Cuarta línea: UNIDAD QUE

ORIGINA Letra: Arias 10.



MODELO DEL ACTA



Modelo del Acta.



Generalidades1



La estructura documental pretende unificar los criterios para laelaboración, revisión, aprobación y difusión de los tipos documentalesdel Sistema de Gestión Integral.

El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario

de Policía un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, ynormas que se aplican institucionalmente para gestionar losdocumentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo através de la aplicación de los Procedimientos de control de

documentos y de registros.Esta guía se apoya en lo dispuesto en la Resolución número 2764 del28 de 2008, “por medio de la cual se adopta el programa de gestióndocumental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”.

Generalidades



Generalidades



Objetivo2



Esta guía es unaherramientaorganizacional que

permite mejorar lasprácticas en la gestióndocumental, a través dela estandarización de los

documentos del Sistemade Gestión Integral de laPolicía Nacional.

Objetivo



Normatividad3



Título

Ley 87 de 1993,“por la cual se

establecen

normas para el

ejercicio del

control interno

en las entidades

y organismosdel Estado y

se dictan otras

disposiciones”.

Ley 489 del 29

de diciembrede 1998, “por la cual sedictan normassobre la

organización yfuncionamientode lasentidades delorden nacional,se expiden las

disposiciones,principios yreglas generalespara el ejerciciode lasatribuciones .

Ley 594 14 de

Julio de 2000,

“por medio de

la cual se dicta

la Ley General

de Archivos y se

dictan otras

disposiciones”.

Ley 872 del 30de diciembre de

2003, “por la cual

se crea el Sistema

de Gestión de la

Calidad en la

Rama Ejecutiva

del Poder Público

y en otras

entidades

prestadoras del

servicios”.

Normatividad



Resolución No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, “por el cual se establece el Manual de

Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional”.

Resolución No. 02764 del 26 de junio de 2008, “por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión

Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”.

Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”.

Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública”.

Normatividad



Normatividad



JerarquíaDocumental4



Establece los niveles deimportancia de cada uno de los

documentos definidos en el

Sistema de Gestión Integral

de la Policía Nacional.

Jerarquía Documental



MetodologíaGeneral5



Metodología general

PARA MAYOR CONTROLDE LOS DOCUMENTOSVERIFICAR, LA SUITEVISIÓN, POLIRED, SGI Y

EL INSTRUCTIVO 084LOGOS



Codificación delos documentos6



Para la Codificación de los documentos que hacen

parte del Sistema de Gestión Integral de la PolicíaNacional se deben realizar los siguientes pasos:

Identificar el proceso y escribir el código de acuerdocon la columna de codificación del proceso, Criterios decodificación al proceso y el tipo de Documento.

Identificar el tipo de documento y escribir el códigode acuerdo con la columna de codificación del tipo dedocumento, Criterios de codificación al proceso y eltipo de Documento.

Indicar el número consecutivo (cuatro dígitos) deacuerdo con la cantidad de documentos generados porel Sistema de Gestión Integral y relacionado con elproceso y el tipo documental, es generadoautomáticamente por la Suite Visión Empresarial.

Codificación de los documentos

Nota: Para los demás

documentos que se

produzcan, se sigue la

codificación y parámetros

establecidos en la Tabla deRetención Documental

vigente para la Policía

Nacional.



2SP Seleccionar e Incorporar Oficiales, Patrulleros, Auxiliares dePolicía, Especialidades del servicio Policial y no Uniformados

Codificación de los documentos



Estructura

Documental7



Responsabilidad en la estructuradocumental

La estructura documentalpretende unificar los

criterios para laelaboración, revisión,

aprobación y difusión delos tipos documentales del

Sistema de GestiónIntegral.

R bilid d l t t



HOLA

NOSOTROS

QUEREMOS SABER

QUÉ ESTAN

APRENDIENDO

AMIGUITOS… SI….

SI SI..…

La documentación del sistema de gestión de la calidad seconvierte en el medio de consenso de los resultados que seobtienen: de lo que se debe hacer, de lo que se desea lograr, de loque se debe cumplir. Este conjunto de elementos describen desdela base hasta la punta de la pirámide, los diferentes niveles de ladocumentación de un sistema de gestión de la calidad, como son

los documentos; registros, los procedimientos, los planes yproyectos de calidad, y el manual de la calidad.

Para implantar, auditar, certificar y mejorar el sistema en laempresa, es necesario contar con la documentación que describe eldiseño y el comportamiento de las prácticas empresariales.

La documentación es el eje a través del cual giran lasconversaciones, el liderazgo, las relaciones, los acuerdos, lasinstrucciones, la movilización, en definitiva es la base delconocimiento formal mediante el cual se gobierna a la organización,alcanzando niveles competitivos de eficacia y eficiencia.

Responsabilidad en la estructuradocumental



Tipos

Documentales8



Resolución

ReglamentoManualDirectivaCircular

InstructivoMapa de procesos

Caracterización de procesosDocumentación de la descripción de los procedimientos

Elaboración de los flujogramasGuíaOrden de servicios

Memoria local y topográficaEstudios de planeación

Concepto de planeaciónComunicación oficial

Poligrama

MemorandoActaRegistroFormato

Correo electrónico

Tipos Documentales



Tipos Documentales

Amiguita no entiendo pero prestaré atención al control y versión,aprobación de los documentos,hum… son 22 modelos diferentes,

con su explicación cada uno, qué interesante que los documentos tienenuna trazabilidad verdad.



RESOLUCIÓN

Acto administrativo que se expide deconformidad con unas competencias queseñala la Ley, con el fin de adoptardecisiones de carácter específico, general ofijar procedimientos que deben sercumplidos por los funcionarios de laInstitución.

Es el producto de un procedimientoadministrativo que debe cumplir con los

parámetros y principios contenidos en laConstitución Política, Código ContenciosoAdministrativo y normas especiales queregulan el procedimiento, enmarcadosdentrodel debido proceso, formas de comunicar el

acto administrativo.

Tipos Documentales



Tipos Documentales

• Resolución.

• Títulos.

• Capítulos.

• Artículos.

• Parágrafos.



MANUAL

Documento que determina laforma de ejecutar un conjuntode actividades o tareasdefinidas en un proceso.

Estos documentos incluyencriterios para la toma dedecisiones; consolidanlineamientos, políticas, normas

o disposiciones internas que seconvierten en instrumento guíade la acción individual ycolectiva del personal de laPolicía Nacional.

CONTENIDO BÁSICO:Para su diseño y adopción deben tenerse encuenta los siguientes aspectos estructurales:

Introducción.

• Tabla de contenido.

• Desarrollo del cuerpo del manual en capítulos.

• Glosario. • Anexos.

Tipos Documentales



Tipos Documentales

DIRECTIVAActo administrativo emitido por la

Dirección o Subdirección General

para fijar pautas, directrices,

lineamientos u objetivos de

carácter operativo o

administrativo, mediante la

asignación precisa de

responsabilidades y recursos,

facilita el cumplimiento del plan

estratégico institucional y demás

normas del orden constitucional,

legal o reglamentario.

Directiva Operativa

Comunicación escrita, de carácter estratégico o táctico, que

refleja el pensamiento del mando, para desarrollar y controlarAcciones específicas del servicio de policía.

DirectivaAdministrativa

Comunicación escrita que se emite para dar cumplimento aprocedimientos de carácter administrativo, establece lascondiciones en que los factores de personal, sanidad,bienestar, docencia y logística deben ser colocados comoapoyo de las operaciones policiales. Contempla todas las

previsiones e instrucciones necesarias para respaldar elcumplimiento de la misión.

CLASES DE DIRECTIVA

DirectivaPermanente

Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido quese determinaa partir de la correspondiente fecha de expedición o decualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia.

DirectivaTransitoria

Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido quese determina a partir de la correspondiente fecha deexpedición o de cualquier otra que se señale como iniciaciónde su vigencia.



Tipos Documentales



Tipos Documentales

CIRCULAR

Comunicación oficial de caráctergeneral informativa o normativa, seutiliza para dar a conocer actividades

internas, normas generales, políticasy asuntos de interés común de laInstitución; será firmada por elDirector General de la PolicíaNacional.



Tipos Documentales

INSTRUCTIVODocumentos de cobertura general, de untema concreto y específico, de vigenciaindeterminada; está orientado a reiterar,aclarar o adicionar aspectos del servicio

señalados en las disposiciones anteriores.Se autoriza la elaboración y firma deinstructivos de carácter interno a losdirectores, jefes de oficinas asesoras,comandantes de región, policíasmetropolitanas, departamentos de Policía

y escuelas de formación, siempre ycuando estén alineados con lasinstrucciones emitidas por el mando ydemás normas y reglamentos de carácterinstitucional



Tipos Documentales



Tipos Documentales

CARACTERIZACIÓN DEPROCESOS

Documento que describe todas lasactividades que integran un proceso, es

presentado en forma sistémica mediante elciclo de gestión (Planear, Hacer, Verificar yActuar).Permite identificar las entradas, actividades,puntos críticos de control, responsables ysalidas de los resultados (productos y

servicios).

Es aplicable a los procesos identificados en elModelo de Operación por Procesos(Gerenciales, misionales, soporte,evaluación y mejora).



Tipos Documentales



Tipos Documentales

Representación gráfica de lasecuencia lógica de las acciones otareas de un procedimiento;

describe en forma sencilla, clara yconcreta cada paso; permite hacermás fácil el análisis de unprocedimiento para la identificaciónde entradas, actividades, puntoscríticos de control, responsables y

salidas de los resultados esperados.

ELABORACIÓN DE LOSFLUJOGRAMAS



GUÍADocumento que establece las pautas o lineamientosque se deben seguir para diligenciamiento de unformato o el desarrollo de una actividad específica.

Los componentes mínimos de la guía son:

• Desarrollo del tema o contenido de laactividad.

• Glosario.• Anexos.

Tipos Documentales



ORDEN DE SERVICIOSDocumento de carácterobligatorio para operacionalizarla planeación del servicio,impartir instrucciones internasde cada unidad o desplegar lasgenerales establecidas por lasdirectivas u órdenes relacionadascon el servicio de Policía.

Este documento constituye unplan de actuación inmediato a

nivel de unidad subordinada, esde carácter local detalla laasignación de responsabilidadesy recursos para el cumplimientode un objetivo específico, en unperíodo de tiempo determinado.

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MEMORIA LOCAL YTOPOGRÁFICA

Documento que sirve de insumopara la planeación y organizacióndel servicio de Policía. Contieneinformación amplia y detallada de

todos los aspectos geográficos,políticos, sociales, económicos,delincuenciales y contravencionalesde la jurisdicción.

Al igual que los recursos materiales

y el talento humano con que cuentala unidad para el cumplimiento dela misión.

Debe ser elaborada y actualizadamensualmente de manera

obligatoria por el comandante de launidad.

Rufo sientendiste que

es memoria

local.? Hum .

Hum.. Zzzzz.zz



Tipos Documentales



Tipos Documentales

ESTUDIO DE PLANEACIÓN

Documento que comprende el análisisconciso y exacto de una situacióndeterminada y plantea alternativas desolución.Dentro de las condiciones que debe reunir

están su brevedad, debiendo hacerse, si esnecesario, la sustentación correspondienteen anexos.

En esta forma se dan los principaleselementos de juicio con información

concreta para la toma de decisiones.Cualquiera que sea su propósito o grado decomplejidad, debe contemplarenjuiciamiento del problema, enumeraciónde las hipótesis, presentación de hechos,análisis de las implicaciones, conclusiones yrecomendaciones.



Tipos Documentales

Amiguito te solucionaron tusproblemas???

Para que me ayudes con el mío… necesito un concepto deplaneación…. Y es urgente veras

mi situación.



Tipos Documentales

ALCANCE DEL CONCEPTOEste ítem es indispensable para dar claridadsobre el valor del concepto emitido y, laposibilidad da al peticionario de acogerse oapartarse de este concepto, con base en lanormativa existente sobre el alcance de los

conceptos emitidos por las oficinas asesoras.Documento formal que se emplea paraemitir percepciones, significaciones odiscernimientos basados en hechos,documentos, normas, reglamentos, estudios,entre otros, que permite la toma dedecisiones sobre temas específicos.Es una forma sencilla y abreviada depresentar análisis y recomendaciones.



Tipos Documentales

COMUNICACIÓN OFICIAL

Documento escrito decarácter general o

particular, preciso y breve,mediante el cual seestablece comunicacióncon entes externos e

internos, es utilizado parahacer énfasis sobre untema concreto yespecífico.



Tipos Documentales

POLIGRAMA

Documento de circulacióninterna que describe enforma breve, clara ysencilla, situaciones de

orden operativo oadministrativorelacionadas con elservicio de Policía.

Debe ser transmitido através de los medios decomunicación existentesen la Policía Nacional.



Tipos Documentales



ACTADOCUMENTO INTERNO QUE CONSTITUYE LA MEMORIA DE REUNIONES, CUYO OBJETIVO ES RELACIONARLO QUE SUCEDE, SE DEBATE, O SE ACUERDA EN ESTE, SE IMPRIMIRÁN EN PAPEL TAMAÑO CARTA CON LOSLOGOTIPO DE LA COMUNICACIÓN OFICIAL .

LOS COMPONENTES MÍNIMOS DEL ACTA SON:

• MEMBRETE.

• LUGAR Y FECHA.

• NÚMERO DE ACTA.

• AGENDA.

• DESARROLLO DE LA AGENDA.

• COMPROMISOS.

• ASISTENTES.

• AUSENTES.

Tipos Documentales



Tipos Documentales

Compañeritos debemos estar

pendientes de las capacitaciones

para firmar las actas de

instrucción de los cumplimientos

miau miau….



Tipos Documentales



REGISTRO

DOCUMENTO QUE PRESENTA LOS RESULTADOS OBTENIDOS O

PROPORCIONA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS

PUEDE SER FÍSICO, IMPRESO O MAGNÉTICO.

Tipos Documentales



FORMATO

Tipo documental que debe serdiligenciado utilizando una plantilla (deforma y contenido) previamentedefinida y asociada a un tipodocumental descrito en esta guía.

El formato de un archivo es una formaparticular de codificar información parasu almacenamiento.

Por ejemplo: formatos de gráficos,

audio, animación, documentos, entreotros; la Institución en cada uno de susprocesos y procedimientos determinalos formatos a utilizar para el desarrollode los mismos.

Tipos Documentales



Tipos Documentales

Una persona conectada a la red de Internetescribe un documento en su computador y luegolo envía con un programa de email, tal como el

Outlook Express, al computador central de laempresa que le presta servicios de Internet. Estegran computador funciona como una "Oficina decorreos" que a su vez lo retransmite a un

destinatario en algún otro lugar de la ciudad, delpaís o del mundo en cuestión de segundos.

CORREO ELECTRONICO



Para poder enviar emails la empresa que le presta servicios deInternet le asigna una dirección de correo electrónica del tipo:[email protected]. Esta dirección esúnica en el mundo y le permite usar el medio más rápido yeconómico de comunicación que existe: el email.Gracias a la gran cantidad de beneficios que ofrece el email, latendencia actual es que las empresas que lo usan estánincentivando a sus clientes a que lo usen cada día más. De esta

manera tanto las empresas y profesionales como sus clientesreducen los gastos en correo, faxes y llamadas telefónicas a sólo loimprescindible. Decídase a usar el email a todo nivel y obtengagrandes beneficios. Verificar la ley 527.

Tipos Documentales

CORREO ELECTRONICO



NUESTROS AVANCES EN

GESTIÓN DOCUMENTAL

DESDE SUS INICIOS A

NUESTROS DIAS

SON CAMBIOS

SORPRENDENTES….

FIN….



DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓNOCTUBRE DE 2011

cambios de documentos en los logotipos y control 2011 mym 112

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