Paperiton toimisto – mitä se tarkoittaa käytännössäja mitä sillä voidaan saavuttaa?

Mistä paperittomassa toimistossa on kyse?

Gartnerin mukaan digitaalinen työympäristö on bisnesstrategia, jonka avulla lisätään henkilöstön ketteryyttä ja sitoutuneisuutta.

Kehittämällä työympäristön monimuotoisuutta, ottamalla käyttöön käytettävyydeltään kehittyneitä teknologioita ja ketteriä toimintamalleja yritykset voivat tehostaa toimintaansa sekä lisätä henkilöstön halua ja kykyä innovoida.

– Gartner, Digital Workplace, 2015

27/06/2016

2

Työtapojenmuutos

Työn-tekijöiden osallista-

minen

Uudenlaisettyökalut jateknologiat

3

Me valitsimme paperittomuudenKun lähdimme kehittämään omaa toimintaamme luotimme, että tehokkuus, ketteryys ja yhteistyö osastojen välillä lisääntyisi.

Tässä esityksessä kerromme, mitä kaikkea paperiton toimisto on tuonut tullessaan.

27/06/2016

”Meidän tuleejatkuvasti kehittää

toimintaamme ylläpitääksemme

tavoitettamme olla Suomen paras

myyntiorganisaatio.” Harry Nyström toimitusjohtaja ”Palvellaksemme

asiakkaitamme laadukkaasti täytyy

meidän kehittää toimin-taamme jatkuvasti ja ottaa uusia toimintaa tehostavia

ratkaisuja käyttöön.”Jaakko Muilukehitysjohtaja2010

muutostarpeen tunnistaminen

2012PaTo 1, teknologiat ja prosessit kuntoon

2015PaTo 2, uudet yhteistyö-ja asiakaslähtöiset tarpeet

>

• kokemukset • palautteet• havainnot

4

Muutos asiakastyön ehdoilla

Haluamme jatkuvasti parantaaasiakastyömme laatua.

Meille on tärkeää, että asiakas-palvelumme korkea taso säilyy kustannustehokkuudentavoittelusta huolimatta.

27/06/2016

”Haluan, että yrityksemme on

houkutteleva työpaikka parhaille osaajille. Tästä

syystä henkilöstöhallinnon tulee olla mukana

kehittämässä työskentely-tapojamme. ”

Tiina Rolighenkilöstöjohtaja

” Tavoitteemmeon 100-prosenttinen asiakastyytyväisyys.

Tämä edellyttää palvelu-tuotannolta läpinäkyvyyttä

ja tehokkuutta.”Pertti Karimo

palvelutuotannon johtaja

5

Matka jatkuvaan kehittymiseenMuutoshankkeen taustalla vaikuttivat tarpeet:

1. parantaa toiminnan tuottavuutta

2. rakentaa uusia toimintamalleja

3. edesauttaa tulosten saavuttamista

4. lisätä työn mielekkyyttä

5. varmistaa tietoturvallisuus

6. tukea etä- ja mobiilityöskentelyä

7. edistää vastuullisuutta ympäristön, henkilöstön ja yhteiskunnan suhteen

27/06/2016

”Kattavan jälleenmyyntiverkostonlaadukas hoitaminen on liikkuvaa työtä ja

vaatii siihen soveltuvat mobiili- ja pilvipalvelu-

ratkaisut.”Jari-Pekka Vuorijälleenmyynnin

johtaja

6

Lähtötilanne• tuplatyöt söivät aikaa ja

energiaa

• tulosteita lojui kaikkialla• tietopääomaa tallennettiin

sattumanvaraisesti

• asiakastyössä oli pitkät reagointiajat

• työympäristö ei ollut kovin viihtyisä

• hallinnollisen työn osuus oli korkea

• alihankinta oli hajautettua

27/06/2016

6

Korjaus-toimenpiteet

Tulokset• tietopääoma sähköiseen muotoon

• sähköiset työnkulut ja dokumenttienhallinta

• automatisoitu arkistointi

• uudet viestintäkanavat • vakioidut toimintatavat

• tulostimet tarpeiden mukaan• turvatulostus ja mobiiliskannaus • etätyökalut

• esitystekniikan ratkaisut

• tehokkaampaa asiakaspalvelua

• korkeampi asiakastyytyväisyys

• parempi tuottavuus

• merkittäviä kustannussäästöjä

• tiiviimpää yhteistyötä• viihtyisä työympäristö

2010–2015 aikana olemme saavuttaneet merkittäviä säästöjä

27/06/2016

7

Tulostaminenon vähentynyt 88%

43%säästö toimitila-kustannuksissa

mobiiliratkaisujenansiosta

Sähkön-kulutus on

vähentynyt

36%

Lämmön-kulutus on

vähentynyt

40 %

48%vähemmän

paperi-jätettä

52%586m2vähemmän

hyllytilaa

säästötpaperiarkiston digitoimisella

Täysin digitaalinen toimintamalli

27/06/2016

8

Informaation ja tulostuksenhallinnalla

tehokkuutta • ryhmätyöskentely tavaksi

• pilviratkaisut käyttöön

• etätyöskentelymahdollisuus

• käyttövalmis esitystekniikka

• videoneuvottelut tavaksi

• käyttöön Skype, Miru, Yammer

• viestintämateriaalien tilausjärjestelmä verkossa

• keskitetty painotuotanto

• digitaalinen sisältö-markkinointi

• sosiaalisen median aktiivikäyttö

• järjestelmät integroitu yhteen

• digitaaliset työnkulut ohjaavat toimintaa

• tietoturvallinen toimintaympäristö

Sujuvuutta organisaationsisäiseen viestintään

Muutokset ulkoisessa viestintäympäristössä

9

Vaikutukset asiakas- ja myyntityöhönsekä markkinointiin

27/06/2016

”Kohdennettu markkinointiviestintä on

kasvattanut liidien määrää merkittävästi. Prosessien

järkeistämisen myötä toimin-tamme on tehostunut ja olemme saavuttaneet kustannussäästöjä. ”

Peter Björkqvistmarkkinointi- javiestintäjohtaja

”Nyt tiedänmiten myynti kehittyy

ja miten asiakasvastaavat hoitavat asiakkuuksiaan ilman,

että heidän tarvitsee käydä toimistolla dokumentoimassa

tietoja. ”Jari-Pekka Vuorijälleenmyynnin

johtaja

”Palvelummeon tehostunut ja asiakas-tyytyväisyys on noussut.

Nyt työnjohdolla on selkeä näkyvyys palveluorganisaation

toimintaan, joten voimme palvella asiakkaitamme

entistä paremmin.”Pertti Karimo

palvelutuotannon johtaja

10

Vaikutus organisaation sisäiseen tehokkuuteen ja työn mielekkyyteen

27/06/2016

”Hukkatyöon poistunut ja

toimintamme on muuttunut tuottavam-

maksi ja kustannus-tehokkaammaksi. ”

Riitta Vahtertalousjohtaja

”Työn mielekkyys on

noussut tehokkaiden sähköisten työnkulkujen

ja viihtyisän työ-ympäristön ansiosta.”

Tiina Rolighenkilöstöjohtaja

Vaikutukset heijastuvat kaikkialle

• Tärkeimmät liiketoimintaprosessit on varmennettu ja tehostettu.

• Uudet välineet ja toimitavat ovat parantaneet tietoturvallisuutta.

• Saavutimme merkittäviä kustannussäästöjä.

• Työympäristö on parantanut työtyytyväisyyttä.

• Tuemme luovuutta ja tuottavuutta erilaisissa työskentelytilanteissa.

• Pystymme toteuttamaan ydintehtäväämme kestävällä tavalla.

• Olemme vähentäneet ympäristön kuormitusta merkittävästi.

• Viestinnän kustannukset ovat läpinäkyviä.

27/06/2016

11

Kun vaikutuksetovat näin

positiivisia, olisi silkkaa hulluutta

lopettaa tähän...

12

…Niinpä otimme jatkuvan kehittymisen toimintatavaksi

VUONNA 2015järkeistimme toimitilojen käyttöä entisestään:

• laajensimme etäneuvottelu- ja etätyömahdollisuuksia ja muokkasimme toimitiloista monimuotoisemmat.

• saavutimme yhä lisää tehokkuutta ja kustannussäästöjä!

27/06/2016

1295%

100 %

NYT VUONNA 2016käynnissä on neljä globaalisti johdettua kehityshanketta ja lukuisia maakohtaisia projekteja, joiden tavoitteina ovat:

• henkilöstön ja johta-misen kehittäminen

• infrastruktuurin yhdenmukaistaminen

• liiketoiminnan ja myynnin kehittäminen asiakas-lähtöisemmäksi ja sopeutuvaisemmaksi.

suosittelu-halukkuus

• paras huolto-, tuki- ja ylläpitopalvelu

• paras tuotteiden suorituskyky ja laatu!

asiakas-uskollisuus

Muutostemme positiiviset vaikutukset ovat luettavissa asiakastyytyväisyys-kyselymme tuloksista:

13

HYVÄSTÄ PARAS. Kasvamme ja uudistumme

27/06/2016

Jatkamme investointeja uusiin liiketoimintoihin,

henkilöstön osaamiseen ja yrityksemme infrastruktuuriin.

Kehitämme entistä asiakaskeskeisempää

strategiaa ja suorituskykyisempää

organisaatiota.

Luomme yhdessä uutta Canonia ja kasvu-

mahdollisuuksia asiakkaillemme.

Ketterä yrityskulttuuridigitalisaation aikakaudella

Digitalisaation aikakaudella yrityksiltä ja yritysten työntekijöiltä edellytetään jatkuvaa muutosvalmiutta.

Me varmistamme oman organisaatiomme kyvykkyyden vastata asiakkaidemme muuttuviin tarpeisiin.

27/06/2016

14

TOIMINTA

KETTERÄSTI KEHITTYVÄ

YRITYSKULTTUURI

FIILIS

TULOS

Tulostamisen roolin muutos digikaudella• Tiedon digitalisoimisen, mobiilikäytön,

sähköisen dokumentinhallinnan ja pilvipalveluiden ansiosta työnkulkuihin liittyy vähemmän paperidokumentteja.

• Perinteinen toimistotulostaminen, erityisesti mustavalkotulostamisen osuus, on hiipumassa. Väritulosteiden merkitys spesifeihin viestintätarpeisiin jatkaa kasvuaan.

• 3D-tulostamisen hyödyntäminen kasvaa. Kehittynyt teknologia ja kohtuulliseksi käyneet kustannukset saavat yhä useammat yritykset kokeilemaan, kuinka 3D-tulostaminen palvelee suunnittelu- ja tuotantoprosessissa.

27/06/2016

15

2D-tulostaminen

(tulostuksenhallinta, tarvikkeet, laitteet

ja tukipalvelut)

3D-tulostaminen

(sovellukset, laitteet ja

ohjelmistot)

laskeva ja kasvava markkinapotentiaali

Digitaaliset tiedostot digitaalisella

aikakaudella(tiedon mobiliteetti,

pilvipalvelut ja digitaalinen

informaationhallinta)

16

Teknologiatrendit ja -kehityshankkeet

27/06/2016

”Digitaalista menestystä ei synny ilman ihmisiä.”Accenturen Technology Vision 2016:

• Teknologiatrendien kulmakivenä on ihmisten asettaminen etusijalle.

• Digitaalisuuden luomia mahdollisuuksia hyödyntävätyritykset tukevat työntekijöiden teknologisen osaamisen jaluovuuden kehittämistä ja kasvattavat siten liiketulosta.

• Digitaalisuuteen siirtyminen on ihmisten muutosjohtamista ‒ yrityksen kulttuurin päivittämistä digiaikaan, jotta toimialan muutoksiin voidaan vastata.

PROSESSIT

IHMISET

TEKNOLOGIA

17

Keskeiset ICT-kehityshankkeet vuonna 2016

27/06/2016

Tavoitteina operatiivisen tehokkuuden lisääminen ja asiakaspalvelun parantaminen.

• sähköisen asioinnin ja asiakaspalvelun kehittäminen

• analytiikkahankkeet

• mobiilisovellusten laajempi hyödyntäminen

– Market-Visio Oy

Teknologian hyödyntämiseenliittyvät keskeiset trendit eri toimialoilla

• kauppa panostaa tuotteiden jäljitettävyyteen ja digitaalisiin kanaviin

• teollisuus hakee kilpailuetua asiakaskokemuksen hallinnasta ja panostaa digitaalisiin palveluihin

• finanssisektorilla innovaatio-kyvykkyyden kehittäminen ja älykkäät prosessit ovat keskeinen trendi

• terveydenhuollossa älykäs prosessi laittaa potilaan keskiöön

• kunnissa ja kaupungeissa sähköistetään palveluja ja luodaan pohjaa älykkäälle kaupungille

• valtionhallinto kehittää digipalveluita ja investoi tiedon parempaan hyödyntämiseen

– ICT-prioriteetit: Trendit 2020 ja hankkeet 2016 – katsaus toimialoihin, Market-Visio Oy

27/06/2016

18

Seuraa meitä