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FORMATION AUX PROCEDURES
10ÈME FED
DEVIS PROGRAMMES
CAON – FEVRIER 2012
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I. Les bases légales
II. Préparation, approbation,
signature
III. Mise en œuvre
IV. Clôture
CONTENU
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I. LES BASES LEGALES
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Convention de Financement
La Convention de Financement spécifie toutes les modalités spécifiques à la mise en œuvre du programme
Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement
Règle date+3
RF articles70,74(2),79,101
GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3
GDP 3.1, 3.2
BASES LEGALES
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Le devis programme
Le DP est un accord formel
Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle)
Le budget du DP comprend une partie régie et une partie d’engagements spécifiques
Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le même programme!
GF 4.4, 4.8
GDP 2.4, 3.3
BASES LEGALES
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Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou
Chef de la Délégation/organe compétent de la CE
ON/OR
Régisseur Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations
de paiement et recouvrement
Comptable Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et
vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au recouvrement autorisés par le régisseur
Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de manière indépendante
GDP 2.5, 4.1
Accord de Cotonou, Annexe IV,article35
BASES LEGALES
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Rôles et Responsabilités
Organe de supervision
Comité de pilotage: Aucune obligation d’avoir un comité de pilotage - à définir dans la
CF Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans l´exécution
financière des devis-programmes (ne peut autoriser de réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de dépenses, etc… )
BASES LEGALES
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II. PREPARATION, APPROBATION, SIGNATURE
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Engagements
Engagement financier global
Engagement financier individuel
– Engagement régie– Engagement spécifique
GDP 3.3
PREPARATION ET APPROBATION
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Différents types de Devis Programme
DP de démarrage
DP de croisière
DP de Clôture
GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6
PREPARATION ET APPROBATION
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Sources de financement des DP
Financement national– budget national – Fonds de contrepartie
Contribution de l´UE
Ressources propres
GDP 3.3, 4.1
PREPARATION ET APPROBATION
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Contenu du DP
Utiliser le modèle Page de garde Programme d´actions Budget Plan de financement Modalités techniques et administratives de mise en œuvre
GDP 3.3, Annexes 5 & 6
PREPARATION ET APPROBATION
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Comptes bancaires
Compte bancaire du DP Ouvrir avant la soumission de chaque DP Uniquement pour les transactions des DP approuvés Deux signatures Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change
Compte bancaire du « projet » Requiert l’autorisation du Chef de la Délégation Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP Même compte utilisé pour les DP successifs
GDP 3.3, 4.1,Annexe 7
PREPARATION ET APPROBATION
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Circuit d’approbation
Approbation interne
Comité de pilotage du programme
ON
UE
Délais
GDP 3.4
PREPARATION ET APPROBATION
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Signature
Régisseur et comptable
L’ON/OR
L’UE
Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature
par l’UE sont inéligibles !
PREPARATION ET APPROBATION
GDP 3.4, 4.1
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Paiement de la dotation initiale
Montant
FIF
Demande de paiement et ordre de paiement
Garantie financière
Capacité de gestion
GDP 3.4, 4.1,Annexe 8
PREPARATION ET APPROBATION
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I. MISE EN OEUVRE
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MISE EN OEUVRE DES DP
Présentation générale du thème :
Activités Dépenses Mémoire de dépenses et comptes bancaires Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses Reporting Amendements
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Activités
Seules les activités prévues dans le programme d´actions du DP peuvent être exécutées
Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues
GDP 3.3, 4.1
MISE EN OEUVRE DES DP
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Types de dépenses autorisées
Principe de bonne gestion financière Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux,
subventions Coûts liés au personnel Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement
détachés sur le projet ou programme Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs Coûts liés aux bourses d’études et formations Conformité avec les procédures contractuelles !
GF 2.6, 3.4
GDP 3.3, 4.1
MISE EN OEUVRE DES DP
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Types de dépenses non autorisées
Prêts au personnel du projet Intérêts bancaires débiteurs Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre
programmes Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas
d’une opération décentralisée indirecte
GDP 3.3
MISE EN OEUVRE DES DP
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Attribution des contrats (1)
Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des procédures contractuelles !
L’ON/OR et le CdD peuvent s’accorder sur des seuils applicables plus bas
Il existe des seuils pour l’attribution de contrats dans le cadre de la partie régie
Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques
GDP 4.2, Annexes 13 & 15
PRAG
MISE EN OEUVRE DES DP
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Attribution du contrat (2)
La passation de marché et l’attribution de contrats de services, fournitures et travaux >€50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par le CdD
Le CdD doit approuver passation et l’attribution de TOUTES les subventions
Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP
NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses inéligibles
Séparation des fonctions !
MISE EN OEUVRE DES DP
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Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie
Contrat de services <200.000€
Contrats de fournitures <150.000€
Contrats de travaux <300.000€
Subvention ≤100.000€
GDP 4.2, annexes 13,15
MISE EN OEUVRE DES DP
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Seuils de passation de marché
Services ≥ 200.000 €Appel d’offres restreint international
< 200.000 € mais > 10.000 € 1. Contrats cadre2. Procédure négociée concurrentielle
< 200.000 € mais > 10.000 € 1. Procédure négociée concurrentielle(contrats cadre ne sont pas autorisés dans les DP)
≤ 10.000 €Offre unique
Fournitures ≥ 150.000 €Appel d’offres ouvert international
< 150.000 €mais ≥ 60.000 € Appel d’offres ouvert local
< 60.000 €mais > 10.000 €Procédure négociée concurrentielle
Travaux ≥ 5.000.000 €1. Appel d’offres ouvert international2. Appel d’offres restreint international
< 5.000.000 €mais ≥ 300.000 €Appel d’offres ouvert local
< 300.000 €mais > 10.000 €Procédure négociée concurrentielle
Subventions > 100.000 €Appels à proposition ouverts ou restreints
≥ 100.000 € et> 100.000 € Appels à proposition ouverts ou restreints
≤ 10.000 € Attribution
directe
MISE EN OEUVRE DES DP
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Mémoires des dépenses et comptabilité
Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes les activités du DP
Règles relatives à l´utilisation des devises Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un
compte bancaire séparé pour chaque source de financement (incluant les ressources propres)
Inventaire en continu des investissements/biens Gestion du personnel Véhicules et justificatifs d’utilisation des véhicules
GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11
MISE EN OEUVRE DES DP
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Amendements au DP
Utilisation de ressources propres Réallocation budgétaire interne Utilisation de la réserve pour imprévus Tous les autres changements du DP requièrent un avenant
GDP 3.3, 3.5
MISE EN OEUVRE DES DP
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Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses
DOIT être fait régulièrement Utiliser les formulaires prévus Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour
chaque compte bancaire Documents justificatifs Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le
comptable Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de l´avance
GDP 4.1, Annexes 9&11
MISE EN OEUVRE DES DP
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III. CLOTURE
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Clôture du DP dans le cadre d’une CdF en cours
Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période de mise en œuvre opérationnelle
Apurer complètement l´allocation initiale Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat L’ON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués
au compte DP suivant) Préparer et soumettre le rapport final d´exécution
GFR 6.1, 6.2, Annexe 2
GDP 4.1
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
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Clôture du DP final
Même procédure que celle indiquée plus haut
Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED
Transfert de biens
Transfert de documentation
GDP 4.1, 4.2
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
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Audits
Commandités par le CdD dans le cadre d’un engagement spécifique
La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités techniques et administrative du DP
Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget est supérieure ou égale à 200,000 Euros
GDP 4.1
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME