capacitacion mapro

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Capacitacion Mapro

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  • MARIO SALAZAR ABREGU

    Mayo, 2015

  • Que es el manual de procedimientos?

    El MAPRO, es un documento normativo que

    compendia por cada uno de los rganos de la Entidad

    Pblica, la descripcin de sus procedimientos,

    debiendo stos estar alineados a sus funciones y

    objetivos estratgicos institucionales vigentes que les

    correspondan y dentro del marco de los dispositivos

    legales y/o administrativos que los regulen.

  • Ley Orgnica de Municipalidades y

    de Gobiernos Regionales

    Reglamento de Organizacin y Funciones- ROF

    Plan Estratgico Institucional - PEI

    Meta/ Producto

    Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE)

    Manual de Perfil de Puestos (MPP)

    Manual de Procedimientos MAPRO

    TUPA

    No TUPA

    DEMANDAS CIUDADANAS en una

    determinada circunscripcin

    ORGANIZACIN DE LA ENTIDAD

    Plan Integral de Desarrollo Concertado

    Directivas e Instructivos

    El

    Poder Constitucin

    Poltica

  • Gestin de Recursos Humanos Abastecimiento Presupuesto Pblico Tesorera Endeudamiento Pblico Contabilidad Inversin Pblica Planeamiento Estratgico Defensa Judicial del Estado Control Modernizacin de la gestin pblica Tributacin Municipal Promocin de la Inversin Privada Cooperacin Tcnica

    Educacin cultura y deporte

    Saneamiento salubridad y salud

    Abastecimiento y comercializacin de productos y servicios

    Transito, viabilidad y transporte publico

    Organizacin del espacio fsico y uso de suelo

    Programas sociales, defensa y promocin de derechos

    Promocin del desarrollo econmico social

    Seguridad ciudadana

    Participacin vecinal

    SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMAS FUNCIONALES

  • GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL SERVICIO DEL CIUDADANO

  • NORMATIVA

    Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR que aprueba la Directiva

    N002-77-INAP/DNR que norma el proceso de formulacin, aprobacin,

    difusin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos de las

    entidades de la Administracin Pblica.

    Resolucin de la Contralora General N320-2006-CG, que aprueba las

    Normas de Control Interno

    Decreto Supremo N 004-2013-PCM, aprueba la Poltica Nacional de

    Modernizacin de la Gestin Pblica.

    Resolucin de Gerencia N 004-2014-MML-GP que aprueba la Directiva

    N 002-2014-MML-GP que norma la elaboracin, modificacin, revisin,

    aprobacin y difusin del Manual de Procedimientos de la Municipalidad

    Metropolitana de Lima.

    Publicaciones en el Portal de la Secretaria de Gestin Pblica de la PCM

    Lineamientos para la implementacin de la Gestin por Procesos

    Metodologa para la implementacin de la Gestin por Procesos

  • CONCEPTOS

    Procedimiento: Es la forma especfica para llevar a cabo una serie de actividades; describe que

    debe hacerse y quien debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe ejecutar.

    rgano: Hace referencia a las gerencias que conforman las Entidades Pblicas.

    Unidad Orgnica: Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la

    estructura orgnica de la entidad. Se encarga de apoyar la elaboracin de la descripcin de los

    procedimientos que les compete.

    Responsable: Es el puesto de trabajo responsable de llevar a cabo determinada actividad de un

    procedimiento. El puesto de trabajo se identifica teniendo, de preferencia, como referencia el

    Cuadro de Asignacin de Personal y como ttulo de puesto el Manual de Organizacin y

    Funciones.

    Inventario de Procedimientos: Es una relacin o registro de procedimientos de lnea e internos

    de una institucin que permite tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos.

    Hoja de Trabajo del Procedimiento : La hoja de trabajo es una herramienta considerada como

    un borrador de trabajo para la definicin del procedimiento, que permite contar con datos mas

    detallados sobre las actividades que lo conforman.

    Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de los pasos que se siguen en una secuencia de

    acciones, dentro de un proceso o procedimiento, identificndolos mediante smbolos.

  • RECOLECCIN DE INFORMACIN

    Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y

    sistematizados, permitan conocer los procesos actuales, y posteriormente proponer los ajustes

    que se consideren convenientes.

    Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan; los

    archivos documentales, en los que se localizan los aspectos jurdico administrativos que rigen

    el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar

    informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas de

    trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan

    los procedimientos.

    Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:

    a. Investigacin documental.

    b. Entrevista directa.

    c. Observacin de campo.

  • ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO

    Consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos

    que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico

    que refleje la realidad operativa actual.

    Para realizar el anlisis de la informacin recabada, se debe responder los cuestionamientos

    fundamentales que se mencionan a continuacin:

    Qu trabajo se hace?

    Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que se obtienen

    de stas.

    Quin lo hace?

    Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso humano, ya sea como

    individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.

    Cmo se hace?

    Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio

    determinado.

    Cundo se hace?

    Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para

    obtener resultados o terminar una actividad.

    Dnde se hace?

    Se refiere a la ubicacin geogrfica de las dependencias. Buscar la justificacin de la existencia de ese

    trabajo o procedimiento, tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el

    procedimiento.

  • ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO

    La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse "a detalle", sin obviar elementos que

    posteriormente pudieran repercutir en el anlisis de la informacin e implique la realizacin de

    nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funcin.

    La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de tiempo, es necesaria para el

    anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a:

    La distribucin que se hace de los documentos, El tipo de registros empleados (formularios) Los tipos de archivos (permanentemente o provisional). Las probables causas de demora. Las probables causas de riesgos y como mitigarlos. Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.

    Las firmas o autorizaciones necesarias.

    Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.

    Para realizar el anlisis y diseo de los procedimientos se debe utilizar diagramas de flujo para

    detallar el procedimiento.

  • ETAPA NORMATIVA ETAPA DE REGULACIN Y AUTORIZACION

    Asignacin de la competencia para regular y autorizar una Actividad Econmica u otras (a la Entidad y al rgano)

    Reglamentar la actividad econmica u otras: 1. Caractersticas tcnicas para el desarrollo

    de la actividad econmica u otras. 2. Establecer el proceso y tipos de

    documentos con los que el administrado acreditara la aptitud para desarrollar la actividad econmica u otras

    Administrado presenta expediente

    Entidad revisa informacin proporcionada en documentacin (de requerir el caso tambin inspecciona objeto de la autorizacin). Compara tal informacin con las caractersticas tcnicas preestablecidas. Luego determina la procedencia o no.

    Directivo competente emite resolucin y notifica al administrado

    COMO FUNCIONA UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

    ETAPA DE CONTROL O FISCALIZACIN

    El Administrado inicia y desarrolla la actividad durante el periodo autorizado

    La Entidad Pblica sale o busca administrados que desarrollan actividades reguladas sin autorizacin o o que actan fuera del marco autorizado

    A los infractores la Entidad Pblica los sanciona eficazmente

  • CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

    Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se

    considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se podr utilizar la tcnica

    de los cinco puntos que presenta a continuacin :

    a. Eliminar.- La primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar

    todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier

    detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.

    b. Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn

    paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina,

    generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.

    c. Cambiar.- En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el

    orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los

    procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando

    o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

  • MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA

    CRITERIOS DE SIMPLIFICACIN

    d. Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o

    cambiar; en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra

    mejorando el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un

    informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado,

    o encontrando un mtodo mejor.

    e. Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como

    resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar,

    cambiar o mejorar.

  • CARATULA DEL MAPRO ORGANO MUNICIPAL

    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    MML-GDS-SPPPD-MAPRO0XX

    Versin - 01

    GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

    Fecha de Vigencia: / /

    NOMBRE DEL ORGANO

    SOLICTANTE

    Gerencia de Desarrollo Social GDS

    Subgerencia de Promocin y Proteccin de las Personas Discapacitadas SPPPD

    Subgerencia de Bienestar y promocin Social SBPS

    Subgerencia de Registros Civiles SRC

    Subgerencia de Programas Alimentarios SPA

    ENTIDAD PUBLICA MUNICIPAL

  • CARACTERISTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    1. Introduccin

    2. ndice

    3. Datos Generales

    3.1 Objetivo

    3.2 Alcance

    3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos

    3.4 Aprobacin y actualizacin

    4. Estructura del procedimiento

    4.1 Nombre del procedimiento

    4.2 Unidad Organizacional

    4.3 Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos

    4.4 Finalidad

    4.5 Documentos asociados o base legal

    4.6 Objetivo Estratgico

    4.7 Requisitos

    4.8 Acciones, Fases y Etapas del procedimiento

    4.9 Instrucciones

    4.10 Duracin

    4.11 Diagrama de flujo

    4.12 Lista de Registros y formularios

    4.13 Hoja de Identificacin de Cambios

    5. Glosario de Trminos

  • INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

    N

    Funciones del ROF Procedimientos Plan de Accin

    Numer

    al

    (4)

    Artculo

    (4)

    Denominacin

    (5)

    Producto

    (6)

    Tarea

    (7)

    Activi

    dad

    (7)

    Gerencia

    reas

    Equipo de trabajo

    Subgerencias

    Divisiones

    Equipos de Trabajo

    (8)

    Observaciones: (9)

    Elaborado por: (10)

    Revisado por: (11)

    Fecha Elaboracin:

  • INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

    GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

    Procedimientos

    Denominacin Producto Numeral Art. Tarea Actividad

    1 MML-GDS-PR01

    Monitoreo del proceso de formulacin, programacin de

    actividades y tareas del Plan de Accin de la Gerencia de

    Desarrollo Social.

    Aplicacin de Ficha 1 109 1 1302

    2 MML-GDS-PR02

    Elaboracin, formulacin y actualizacin de instrumentos de gestin

    de planeamiento, racionalizacin y presupuesto de la Gerencia de

    Desarrollo Social.

    Documento Tcnico 6 109 1 1302

    3 MML-GDS-PR03Empadronamiento a los usuarios que solicitan incorporarse al Plan

    General de Hogares-PGHFicha de Empadronamiento 8 109 1 1311

    4 MML-GDS-PR04 Orientacin para postular a Programas Sociales. Ficha de Registro Declaracin

    Jurada8 109 1 1311

    5 MML-GDS-PR05 Promocin y sensibilizacin a personas con Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 2 1307

    6 MML-GDS-PR06Actividades sociales , deportiva recreativa y culturales dirigidas a

    las Personas con Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 1 1307

    7 MML-GDS-PR07Formacin y promocin de inclusin laboral a Personas con

    Discapacidad Registro de Atenciones 8 112 1 1307

    8 MML-GDS-PR08 Identificacin a Personas con Discapacidad Ficha de Empadronamiento 9 112 2 1307

    9 MML-GDS-PR09 Talleres de Sensibilizacin en temas de Discapacidad Registro de Asistencia 9 112 2 1307

    10 MML-GDS-PR10Capacitacin a promotores y dirigentes de la Comunidad en la

    estrategia de Rehabilitacin basada en la Comunidad-RBCRegistro de Asistencia 9 112 2 1307

    11 MML-GDS-PR11 Campaas de salud para las zonas y/o poblacin en riesgo Registro de Asistencia 9 112 2 1307

    12 MML-GDS-PR12

    Programa de inclusin educativa para educadores de bsica

    especial, padres de familia de nios con discapacidad y su

    entorno.

    Certificado 9 112 2 1307

    13 MML-GDS-PR13

    Talleres de rehabilitacin, ocupacin laboral, de emprendimiento y

    habilidades sociales para Nios con Discapacidad y Padres de

    Familia.

    Ficha de Inscripcin 9 112 2 1307

    14 MML-GDS-PR14Proceso de Admisin y Externacin al COMAIN (Nios y Nias

    mayores de 06 aos y Adolescentes y Jovnes)

    Acta de Ingreso Ficha de

    Registro Informe Mdico Informe

    Psicologico Informe Social

    9 114 1,2 1305

    15 MML-GDS-PR15Proceso de Intervencin al COMAIN (Nios y Nias mayores de 06

    aos y Adolescentes y Jovnes)

    Registro de Intervencin Informe

    Evolutivo del Nio9 114 1,2 1305

    16 MML-GDS-PR16Proceso de Admisin y Egreso al Programa de Chiko's Ecolgicos

    (Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)Acta de Ingreso 9 114 5 1305

    17 MML-GDS-PR17Capacitacin Laboral en el Programa a Chiko's Ecolgicos

    (Adolescentes y Jovnes entre 14 y 17 aos)

    Registro de Asistencia

    Constancia de Capacitacin 9 114 5 1305

    18 MML-GDS-PR18Atencin Casos Sociales con Problemas Sociales, Psicolgicos y

    Legales en los Centros de Promocin en Zonas de VulnerabilidadInforme Social 14-15 114 1 1308

    19 MML-GDS-PR19

    Evaluacin por Riesgo Social-SAT(Sistema de Administracin

    Tributaria) en los Centros de Promocin en Zonas de

    Vulnerabilidad

    Informe Social 14-15 114 1 1308

    20 MML-GDS-PR20Servicio de Velacin (Alquiler de salas, alquiler de cafetn y capilla

    religiosa) en casos sociales en Zonas con Vulnerabilidad.Cuaderno de Registro 15 114 1 1308

    N CdigoFunciones del ROF Plan de Accin

    MAPRO - FORMATO N 01

    GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL

    INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

    Organo:Gerencia de Desarrollo Social Centro de Costo: 13006

  • INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    RUBRO CONTENIDO DEL RUBRO

    1. Introduccin En este rubro se indicarn algunas caractersticas generales de los procedimientos que se describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende. Igualmente, su relacin con otros documentos normativos, la importancia del Manual y la metodologa que se emplea para formulacin.

    2. ndice Constituido por la relacin clasificada de ttulos y subttulos, o asuntos que contiene el Manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas.

    3. Datos Generales Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos

    3.1 Objetivo Se precisara el o los beneficios (propsitos) que se pretende alcanzar mediante la formulacin y empleo del procedimiento

    3.2 Alcance Aqu se consignara el mbito de aplicacin del Manual

    3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos

    En este rubro se ubicara el cuadro que a continuacin se detalla, el cual tiene como base el inventario de procedimientos - visado por la Subgerencia de Desarrollo Institucional - que el rgano debe realizar al iniciar el proceso de elaboracin de su MAPRO.

    Cdigo

    Procedimientos Funciones del ROF Plan de Accin del (Ao)

    Denominacin Producto Numeral Art Tarea Actividad

    (1) (2) (2) (2) (2) (2) (2)

    Notas: (1) El cdigo del procedimiento se construir conforme se estable en literal a.2 del punto

    5.2.3 de la presente directiva. (2) Las instrucciones para el llenado del contenido de cada una de estas celdas se

    encuentran en el anexo 3 de la presente directiva.

  • INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    3.4 Aprobacin y actualizacin

    En este rubro se indicar la denominacin, nmero y fecha del dispositivo que aprueba el Manual, as mismo el periodo en el cual se realizaron los estudios relacionados con la elaboracin y ltima actualizacin. En la sumilla brevemente se describir que aprueba la resolucin.

    Resolucin de Gerencia Periodo de Estudiado Sumilla

    N Fecha

    4 4. Hoja de Datos por cada Procedimiento

    En este acpite se detallaran las caractersticas de cada uno de los procedimientos y

    comprende a su vez de los siguientes acpites:

    4.1 Nombre del Procedimiento - Cdigo

    En este numeral se sealaran en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y su cdigo. La denominacin del procedimiento debe reflejar concretamente el propsito u objetivo del trmite a que se refiere con el objeto de que tanto funcionarios como pblico puedan identificarlo fcilmente. La codificacin de los procedimientos dentro del MAPRO se registrara y se construir de acuerdo a lo establecido en el literal a.2 del numeral 5.2.3 de la presente directiva.

    4.2 Unidad Organizacional En este numeral se establece a que Gerencia, Subgerencia y Departamento o Proyecto pertenece el procedimiento.

    4.3 Responsables de elaboracin, revisin y aprobacin del Manual de Procedimientos

    En este numeral se detalla los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin del documento, segn el siguiente cuadro:

    Elaborado por: Firma:

    Cargo:

    Fecha:

    Revisado por: Firma:

    Cargo:

    Fecha:

    Aprobado por: Firma:

    Cargo:

    Fecha:

  • INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    4.4 Finalidad Aqu se colocaran resultado final que se pretenden alcanzar con el procedimiento

    (certificacin, otorgamiento, aprobacin, informe, etc.), pudiendo mencionarse mediante qu acciones se lograra el resultado. La redaccin del resultado debe iniciarse con un verbo en infinitivo que implique medicin.

    4.5 Documentos Asociados o Base Legal

    Se citaran aquellos documentos, dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen en forma directa la ejecucin del procedimiento.

    4.6 Objetivo Estratgico Se deber procurar identificar en el Plan Estratgico Institucional de la MML 2011-2014, aprobado por la Ordenanza 1722, con que Eje Programtico y Objetivos Estratgicos est alineado el procedimiento a describir:

    Eje Programtico Objetivos Estratgicos Accin Estratgica

    Generales Especficos

    4.7 Requisitos Se detallaran la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplirse para la iniciacin y posterior ejecucin del trmite; en caso de presentarse diferentes modalidades para el mismo procedimiento debern especificarse los requisitos para cada una de ellas.

    4.8 Acciones, Fases y Etapas del Procedimiento

    Aqu se presentaran de manera secuencial cada una de las etapas o fases y acciones en que se descompone el procedimiento, sealando las reparticiones o administraciones que intervienen. Al momento de describirlas inicialmente deber precisarse en que consiste cada accin de cada fase o etapa, con identificacin del resultado a que se llegue; quienes deben ejecutarlas, como, plazo y lugar, con qu medios y/o requisitos y el tiempo estimado para cada accin, fase u operacin.

    PROCEDIMIENTO: xxxxxx

    Unidad orgnica/unidad funcional

    Responsable N Descripcin de la actividad Duracin

  • HOJA DE TRABAJO (4.8)

    Gerencia: Desarrollo Social

    Subgerencia: Sub Gerencia de Bienestar y Promocin

    Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM

    Unidad orgnica /unidad

    funcional

    Responsable (cargo del

    Clasificador de cargos /

    Denominacin de MOF)

    N Descripcin de la

    Actividad Duracin

    Tipo de valor Riesgo Identificacion del Riesgo

    VA Control SVA S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    Minutos 0 0 0 0 0 0 0 0

    Horas 0

    Dias 0

    La redaccin de las actividades deber ser en verbos infinitivos, que son palabras

    que expresan acciones y su terminacin es en ar, er o ir.

  • Gerencia:

    Desarrollo Social

    Subgerencia: Sub Gerencia de Bienestar y Promocin

    Procedimiento: 1. Autorizacin Metropolitana de Centro de Atencin Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM

    Unidad

    orgnica

    /unidad

    funcional

    Responsable

    (cargo del

    Clasificador de

    cargos /

    Denominacin

    de puesto)

    N Descripcin de

    la Actividad Duracin

    Tipo de valor Riesgo Identificacin del Riesgo

    VA Control SVA S N Tipo de Riesgo Plan de

    Contingencia

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    Minutos 0 0 0 0 0 0 0 0

    Horas 0

    Das 0

  • El alto costo y demora en la prestacin de los servicios por la complejidad de los procesos por los que recorren las solicitudes de los interesados.

  • MANUAL DE PROCEDIMIENTO

    PROCEDIMIENTO: xxxxxx

    Unidad orgnica/unidad

    funcional

    Responsable

    (Clasificador de Cargos / MOF) N Descripcin de la actividad Duracin (Tiempo)

  • CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS

    CARGOS

    Clasificador

    de cargos

    R.A. 306-2013-MML

    MOF Desarrollo social.

    MOF Subgerencia de Sanidad Gerencia de Salud.

    MOF Anterior a la creacin de la Gerencia de la Mujer.

  • CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS TIPOS DE VALORES

    VALOR DESCRIPCIN

    VA = valor aadido.

    Actividad cuya realizacin contribuye al

    resultado final del procedimiento. Por

    ejemplo: firmar un expediente, confirmar que

    los documentos requeridos estn completos,

    orientar a un administrado respecto de los

    pasos a seguir.

    Control = si es una actividad de control.

    Actividad cuya realizacin permite

    garantizar la calidad del procedimiento. Por

    ejemplo: revisar un expediente para

    garantizar que est completo antes que se

    produzca la siguiente actividad. Se debe

    estar atento, pues en general, en muchas

    entidades, se detectan actividades de control

    repetidas.

    SVA = sin valor aadido.

    Actividad cuya realizacin no genera valor al

    procedimiento. Por ejemplo: poner VB a un

    expediente, que ya tiene un VB de otro

    funcionario autorizado, es una actividad SVA

    (sin valor aadido).

    TIPO DE VALOR

  • CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE RIESGO

    Identificacin de los riesgos

    En la identificacin de los riesgos se tipifican todos los

    riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la

    entidad debido a factores externos o internos. Los factores

    externos incluyen factores econmicos, medio ambientales,

    polticos, sociales y tecnolgicos. Los factores internos

    reflejan las selecciones que realiza la administracin e

    incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnologa.

    Valoracin de los riesgos

    El anlisis del riesgo le permite a la entidad considerar cmo

    los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus

    objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas

    puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El

    propsito es obtener la suficiente informacin acerca de las

    situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de

    ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.

    Respuesta al riesgo

    La administracin identifica las opciones de respuesta al

    riesgo considerando la probabilidad y el impacto en

    relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo-

    beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la

    seleccin e implementacin de una respuesta son parte

    integral de la administracin de los riesgos.

  • CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIN DE RIESGO

    Riesgo Operacional

    Accesos no autorizados

    Corrupcin de los empleados

    Obsolescencia del sistema

    Ausencia de gestin experta

    El ciudadano no cumple las pautas de seguridad

    Riesgo Legal

    Incertidumbre y ambigedad en la aplicacin legal

    Revelacin inadecuada de informacin del ciudadano

    Riesgo Logstico

    Desabastecimiento

    Falta de continuidad de algn servicio contratado

    Infraestructura deficiente

    Inseguridad

  • Gestin de la Continuidad Es la actividad que se lleva a cabo en una organizacin para asegurar que

    todos los procesos crticos y/o estratgicos del negocio estarn disponibles para los clientes, proveedores, y otras entidades que deben acceder a ellos en todo momento.

    La Gestin de la Continuidad hace referencia a todas aquellas actividades que se llevan a cabo diariamente para mantener en funcionamiento el servicio critico y/o estratgico y facilitar la recuperacin en caso de problemas.

    La base de la Gestin de la Continuidad son las polticas, guas, estndares y procedimientos implementados por una organizacin para proactivamente estar preparados responder a los problemas que se presenten. Todo el diseo, implementacin, soporte y mantenimiento de los sistemas debe estar fundamentado en la obtencin de un buen Plan de Continuidad del Negocio o Plan de Contingencias.

    El trmino Continuidad del Negocio describe una metodologa para desarrollar la actividad del negocio, mientras que la Planificacin de la Continuidad de negocio es la actividad que determina cual debe ser esta metodologa. El Plan de Continuidad del Negocio puede ser visto como la metodologa utilizada por los usuarios de la organizacin diariamente para asegurar el desarrollo normal del negocio.

  • Gestin de la Continuidad Los componentes necesarios en el Plan de Continuidad o Plan de Contingencia para documentarlo son:

    Polticas

    Estructura organizacional

    Procedimientos, directivas, instructivos, protocolos

    Identificacin de los riesgos potenciales y amenazas al negocio, tanto internas como externas

    Anlisis del impacto de tales factores en el negocio

    Gestin de Seguridad

    Planes de Capacitacin del Personal

  • GESTION PUBLICA ORIENTADA A RESULTADOS AL SERVICIO DEL CIUDADANO

  • GESTIN DEL CONOCIMIENTO

    La gestin del conocimiento implica la transferencia del conocimiento y el desarrollo de competencias necesarias al interior de las instituciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, as como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.

    Fuente: Bulmaro, Adrin (2010):La gestin de conocimiento en las relaciones acadmico-empresariales. Un nuevo

    enfoque para analizar el impacto del conocimiento acadmico. Tesis Phd. Universidad Politcnica de Valencia, Espaa

  • Una buena prctica es una actividad o proceso que ha producido destacados resultados en el manejo de una organizacin y que puede ser replicada en otras organizaciones para mejorar la efectividad, eficiencia e innovacin de las mismas en beneficio de su pblico objetivo.

    QU ES UNA BUENA PRCTICA?

    Fuente: Manual elaborado por Ciudadanos al da 2015.

  • AMBITOS PARA IDENTIFICAR BUENAS PRCTICAS

    Buenas Prcticas externas para aplicar en la

    MML.

    De ideas Innovadoras

    Buenas Prcticas en

    la MML

  • INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

    4.9 Instrucciones En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones consideradas como estrictamente indispensables para la ejecucin de las operaciones que as lo ameriten.

    4.10 Duracin En este prrafo se indicara el tiempo total estimado de duracin de cada fase del procedimiento. El resultado se obtendr de la emisin de un Informe Tcnico remitido por la unidad orgnica solicitante.

    4.11 Diagramacin En este rubro se presentar los diagramas de flujo o representacin grfica que muestren la secuencia de cada procedimiento. Para ello se empleara las instrucciones y simbologa contenida en el Anexo N 2 de la Directiva N 002-77-INAP/DNR Normas para la formulacin de los Manuales de Procedimientos.

    4.12 Lista de Registros y Formularios

    Se incluirn los diversos formularios y/o registros, fsicos y/o digitales, utilizados en la ejecucin de los procedimientos, acompaando las instrucciones para su empleo. Se identificaran mediante una Lista de Maestra de Registros. Ver Anexo N/

    4.13 Hoja de Identificacin de Cambios

    En este rubro se identifican los cambios que se realizan de la versin anterior aprobada.

    PGINA CAPITULO/PRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA

    ADICIN (A) O SUPRESIN (S)

    TEXTO MODIFICADO

    5 Glosario de Trminos En este punto debe definirse aquellos trminos tcnicos empleados en la descripcin de los procedimientos que requieren aclaracin de su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

  • CONSIDERACIONES PARA LA DIAGRAMACIN