capitulo 3 reclutamiento seleccion flujos

CAPÍTULO III

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

3.1.Introducción

Para CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, dentro del desarrollo de un sistema

administrativo-financiero es de vital importancia establecer y detallar los

procedimientos administrativos más importantes, pues éstos serán necesarios para el

manejo adecuado tanto del personal como de las demás actividades que tiene que ver

con la naturaleza del negocio.

De esta manera, en el presente capítulo se tiene una descripción de políticas y

procedimientos que MAGMA ECUADOR deberá tomar en cuenta para ejecutar cada

una de las funciones administrativas de la empresa.

3.2.Procedimientos para la selección de personal

Objetivos:

Definir y documentar los procedimientos que sustentan la operación del área

administrativa en cuanto a la selección del personal a fin de establecer el

control y funcionamiento eficiente y transparente.

Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y

capacitación del personal de nuevo ingreso.

Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de

herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y facilitar la toma

de decisiones.

3.2.1. Análisis y descripción

El procedimiento de selección de personal contiene varias políticas y sub-

procedimientos que serán detallados para cada uno de estos, así como se muestra a

continuación:

Título del Procedimiento: Requisición de Personal

Dirección: Recursos Humanos

Objetivo: Describir los pasos para la requisición de personal

Alcance: Se aplica en esta Dirección

3.2.2. Políticas de Requisición de Personal

En todo formulario de requisición de personal debe constar el nombre y la

firma del responsable del área solicitante, caso contrario el Departamento

Administrativo no receptará la petición realizada.

Toda requisición de personal se deberá presentar al Departamento

Administrativo, el mismo que tendrá un plazo de tres días para realizar el

análisis respectivo sobre la creación de una nueva plaza e informar su

respuesta.

Si la requisición de personal tiene como objetivo cubrir un puesto vacante por

renuncia o despido, el Departamento Administrativo tendrá 15 días para

reclutar el nuevo personal.

Es importante que el formulario contenga las respectivas autorizaciones

(creación nuevo puesto: aprobación del Departamento Administrativo, y

reemplazo de alguna posición: aprobación del Gerente de Área).

3.2.2.1.Procedimiento de Requisición de Personal

ÁREA/CARGO PASOS

Gerente de Área: 1. Llenar el Formulario de Requerimiento de Personal, en el cual se incluyen datos y competencias que debe reunir el aspirante, para identificar el perfil idóneo para el cargo, y contar con elementos de análisis para la justificación de la contratación.

Departamento Administrativo

2. A partir de la fecha de recepción, este Departamento contará con 3 días laborables para la evaluación de dicho requerimiento.

3. Comunicar al departamento solicitante la decisión

del caso. 4. Una vez aprobada la solicitud, el Departamento

Administrativo contará con 15 días laborables para reclutar al personal idóneo para que ocupe el nuevo cargo.

Documentos: Formulario de Requerimiento de Personal (Anexo 1)

Flujograma 1: Requisición de Personal

Inicio

Gerente de Área

Llenar el Formulario requerimiento nuevo

Personal


Comunicación al departamento solicitante

de la vacante

NO 15 Días

SI

Reclutar nuevo

personal

FIN

Elaborado por: Autora

Título del Procedimiento: Reclutamiento de Personal


Objetivo: Describir los pasos para el reclutamiento de personal


3.2.3. Políticas de Reclutamiento de Personal

El reclutamiento de personal se realizará interna y externamente, con un lapso

máximo de 15 días después de la fecha de recepción de requerimiento de

personal.

Los aspirantes deberán ser analizados de acuerdo al perfil de competencias

necesarias para el cargo vacante.

Todo aspirante deberá pasar por un proceso de evaluación previo a su

selección, y por ningún concepto se admitirá evadir uno de los puntos

establecidos.

Se realizará reclutamiento interno, de acuerdo al plan de carrera y promoción

interna de CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, únicamente cuando el

empleado tenga al menos un año de prestación de servicios a la empresa, y su

perfil se adapte a lo solicitado por el responsable de área.

Las hojas de vida serán receptadas en las oficinas de la empresa.

Todas las solicitudes de empleo receptadas por la organización serán

evaluadas. Aquellas que no fueron enviadas hacia el proceso de selección

pasarán a formar parte de la base de datos de MAGMA ECUADOR para una

posible selección en el futuro.

Para poder publicar un anuncio de oportunidad de empleo, el Departamento

Administrativo deberá haber agotado la búsqueda interna, y pondrá a

consideración el número y tamaño de las publicaciones de empleo, quedando

éstos a decisión final del área de Recursos Humanos.

Las vacantes deberán difundirse por el tiempo que sea necesario, a través de

anuncios que se publicarán en medios impresos, electrónicos, bolsas de

trabajo y cualquier otro que así convenga, y permanecerá hasta que las

vacantes sean cubiertas.

Se justificará un anuncio impreso pagado en algún medio de comunicación

siempre y cuando el puesto vacante sea superior o igual a 10 plazas.

Todo anuncio o publicación de empleo, deberá especificar la descripción del

puesto, los requisitos que se deben cumplir para dicha vacante, los teléfonos y

la dirección a donde acudir. Así mismo, la publicación deberá hacerse una

vez que se cumplan las búsquedas internas, de acuerdo a lo señalado en una

política anterior

Toda persona que acuda a solicitar trabajo en la CORPORACIÓN MAGMA

ECUADOR, deberá dirigirse al Departamento Administrativo y llenar

únicamente la solicitud interna para ser considerado dentro de la bolsa de

trabajo de la empresa.

La asistente de Recursos Humanos, deberá entrevistar a toda persona que

haya llenado la solicitud, siempre y cuando exista una vacante para un puesto

en específico. La entrevista tiene por objetivo obtener información adicional

que sirva para definir si el solicitante tiene el perfil de la vacante solicitada.

El Departamento Administrativo, deberá mantener actualizada la bolsa de

trabajo, realizando una actualización cada 6 meses.

Toda dependencia que necesite reclutar a personal adicional al que tiene

autorizado en su presupuesto, deberá dirigirse la asistente de Recursos

Humanos, haciendo la petición con oficio, misma que contenga la

información necesaria y suficiente referente a la plaza vacante (cargo, perfil,

responsabilidades, salario, prestaciones e impacto presupuestal).

El Departamento Administrativo será quien fije la duración de cada

reclutamiento, y ésta variará dependiendo del tipo de vacante a ocupar y del

número de solicitudes recibidas para el puesto convocado.

3.2.3.1.Procedimiento de Reclutamiento de Personal

ÁREA/CARGO PASOS


1. Colocar anuncios en la Web y por medio de la prensa solicitando personal, con las especificaciones necesarias para el cargo.

Asistente/Secretaria 2. Entrega solicitud de empleo al aspirante al ingresar a las

oficinas

Aspirante 3. Llena la solicitud de empleo y entrega a la asistente quien le atendió.

Asistente/Secretaria 4. Recibe personalmente al aspirante con Solicitud de

Empleo y demás documentos solicitados en el anuncio y entrega al analista del área que requiere de personal

Analista 5. Recibe documento del aspirante con Solicitud de

Empleo y demás documentos, revisa y determina el tipo de prueba que aplicará (Idoneidad y de Trabajo), fecha y hora de la evaluación e informa a la asistente de Recursos Humanos.

6. Aplica pruebas a aspirantes, clasifica, corrige, digita y

emite un informe de evaluación y entrega a la asistente de Recursos Humanos.

Asistente de Recursos

Humanos

7. Recibe y revisa expedientes de aspirantes e informe de evaluación y lo entrega al Gerente General.

Gerente General 8. Recibe informe, analiza y entrega al analista

Analista 9. Recibe expedientes de aspirantes e informes de evaluación; y registra en Control de Elegibles y No Elegibles y archiva expedientes por orden alfabético.

Documentos: Solicitud de Empleo (Anexo 2), Pruebas de Idoneidad y Trabajo

Colocación e

anuncios licitae al

Flujograma 2: Reclutamiento de Personal

Inicio

Área de Recepción y Secretaria

Entrega Solicitud de

Empleo

Aspirante al Cargo llena

solicitud

Recibe docuementacion y Solicitud de Empleo

Solicitud de Empleo

Analista Especializado

Archiva Resultados y Selección

Aplica Pruebas a los Aspirantes

Informe y Resultados de las pruebas

NO Aptos

SI

Asistente de Recursos Humanos revisa y entrega al Gerente

Administrativo

Gerente General

Analiza Informe

SI Aprobación

NO

Fin


Título del Procedimiento: Selección de Personal


Objetivo: Describir los pasos para la selección de personal


3.2.4. Políticas de Selección del Personal

La selección del personal para la empresa CORPORACIÓN MAGMA

ECUADOR considerará como aspectos importantes de los aspirantes, su

potencial, habilidades, destrezas, y su capacidad de adaptación.

Todas las pruebas realizadas a los candidatos deberán enfocarse en identificar

las competencias más importantes con las que cada uno de ellos cuenta, las

mismas que se compararán con el perfil idóneo para el cargo.

MAGMA ECUADOR no admitirá por ninguna razón, algún indicio de

racismo o discriminación a ninguna persona. Todos los aspirantes al cargo

vacante, deberán gozar de las mismas posibilidades y facilidades para rendir

cada una de las pruebas realizadas.

3.2.4.1.Procedimiento de Selección de Personal

ÁREA/CARGO PASOS

Analista 1. Revisa los expedientes registrados en el control de elegibles y escoge al mejor aspirante.

Analista 2. Llamar al aspirante escogido y concretar una entrevista

con fecha y hora.

Analista 3. Realizar las preguntas, teniendo en cuenta que se trata de una entrevista que deberá enfocarse en identificar comportamientos del pasado de la persona, que sean exitosos y que sirvan de predictores del desempeño actual para el cargo vacante.

Analista y Gerente 4. Finalizada la entrevista se analizará con el Gerente

General y el Asistente de Recursos Humanos en Lima-

Administrativo Perú y se decide la contratación del nuevo empleado.

Gerente General 5. Informa al nuevo empleado sobre los documentos requeridos para el cumplimiento de sus nuevas funciones (Documentos para la contratación) así como la fecha de ingreso a la empresa.

Nuevo Empleado 6. Tiene como plazo máximo ocho días laborables contados a

partir de su fecha de ingreso a la empresa para entregar al Departamento Administrativo la documentación solicitada para la apertura de su expediente y elaboración del contrato de trabajo.

Flujograma 3: Selección de Personal

Inicio

Área de Recursos Humanos

Analista Especializado

Llaman al Aspirante para una entrevista

Revisión de los

Aspirantes Elegidos

Aspirante

Seleccionado

SI Selección

Gerente General

NO NO

Aprobación

SI

Entrevista

Firma del Contrato

Entrega de Documentación

Fin


Título del Procedimiento: Admisión y Contratación

Dirección: Administración y Recursos Humanos

Objetivo: Describir las políticas para la admisión y contratación de

personal


3.2.5. Políticas de Admisión y Contratación

Todo empleado que desee optar por un puesto de trabajo en MAGMA

ECUADOR deberá someterse a entrevistas y demás pruebas de capacidad y

verificaciones de referencia que efectúe la Corporación.

Todo contrato laboral celebrado entre CORPORACIÓN MAGMA

ECUADOR y un nuevo empleado deberá contener una cláusula que estipule

un tiempo de prueba de 90 días, período durante el cual, la relación laboral

puede finalizar por pedido de cualquiera de las 2 partes, esto se regirá a lo

establecido en el Título I, Capítulo I, Parágrafo 1º, Art. 15 del Código de

Trabajo.

Todo empleado contará con un archivo personal con documentos que deberán

ser entregados en el Departamento de Recursos Humanos en el transcurso de

los 3 primeros días de labores de la persona contratada, estos deberán ser:

� Hoja de vida

� Copia de cédula de identidad

� Copia de certificado de votación

� Copia de libreta militar de ser el caso

� Record Policial

� Dos fotos tamaño carné

� Carné afiliación al IESS (si anteriormente fue afiliado)

� Certificado de estudios y/o título académico

� Certificados de trabajos anteriores.

Por su parte en el Departamento de Recursos Humanos se deberá elaborar el

archivo del personal con todos los documentos entregados y adicionará lo

siguiente:

� Solicitud de empleo, con información relacionada con fecha y lugar

de nacimiento, estado civil, número de cargas familiares, dirección,

teléfono, cargo, fecha de ingreso, remuneración inicial.

� Aviso de entrada el que deberá ser tramitado durante los 15 primeros

días de integración del empleado a la empresa.

� Copia del contrato de trabajo, el mismo que será firmado en un

original y tres copias, una de ellas se adjuntará al archivo del personal

de cada empleado.

� El archivo del personal contará con toda la información de trayectoria

del empleado tales como registros de memorandos, multas, permisos,

atrasos, vacaciones, y evaluaciones de desempeño, etc.

Título del Procedimiento: Inducción del nuevo Personal


Objetivo: Describir los pasos para la inducción de personal


3.2.6. Políticas de Inducción al nuevo Personal

Se deberá informar a todo el equipo de trabajo de CORPORACIÓN

MAGMA ECUADOR, el ingreso de un nuevo miembro, el área en el que

trabajará y sus funciones.

La inducción al nuevo personal se deberá realizar el primer día de iniciadas

las labores en la empresa, por parte de su jefe inmediato.

La inducción será de cinco días laborables, tiempo durante el cual el

responsable del área deberá evaluarlo constantemente.

La asistente de Recursos Humanos deberá asegurarse que el personal recién

contratado conozca la estructura, atribuciones, política y objetivos de

CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, así como las funciones y

responsabilidades dentro de su puesto de trabajo.

3.2.6.1.Procedimiento de Inducción del Nuevo Personal

ÁREA/CARGO PASOS

Recursos Humanos 1. Dar la bienvenida al empleado de nuevo ingreso en su primer día de labores e iniciará el proceso de inducción.

Departamento

Administrativo

2. Proporcionar al nuevo empleado capacitación sobre: Estructura orgánica y cultura organizacional. Condiciones generales de trabajo, prestaciones, sistemas de pago, horario de trabajo.

Recursos Humanos 3. Presentar al nuevo empleado con su futuro jefe, quien es el

responsable de seguir con la inducción, en la cual lo ubica en su espacio físico de trabajo y explica las funciones específicas del área, enfatizando en las actividades que debe realizar.

Jefe Inmediato del

nuevo empleado

4. Facilitar el acceso al material documental necesario como manuales, procedimientos, instructivos que amplíen la información proporcionada, así como todo lo referente a las funciones y responsabilidades que le competen al puesto.

Jefe Inmediato 5. Aplicar las evaluaciones necesarias para valorar los conocimientos adquiridos por el nuevo empleado, y

además registra la inducción impartida en el formulario ―registro de capacitación‖.

6.

Entregar los resultados de las evaluaciones a Recursos Humanos para su integración al expediente personal.

Flujograma 4: Inducción del nuevo personal

Inicio

Nuevo Empleado

Área de Recursos

Humanos

Bienvenida a la

Empresa


Capacitación Estructura Orgánica Cultura Institucional Condiciones Generales de Trabajo Prestaciones Sistema de Pago Horario de Trabajo

Jefe Inmediato

Ubicación Espacio Físico de Trabajo Funciones especificas del área Actividades que va a realizar Funciones y responsabilidades que le competen

Fin


Evalúa los

Conocimientos del Empleador

3.3.Procedimientos de compra

Propósito

Consiste en proporcionar los mecanismos mediante los cuales la CORPORACIÓN

MAGMA ECUADOR, bajo su propia responsabilidad, gestionará la adquisición de

los productos farmacéuticos que va a comercializar dentro del país.

Objetivos

Propiciar el ordenamiento de la gestión de abastecimiento de productos.

Orientar adecuadamente los esfuerzos de gestión de adquisición de los

productos farmacéuticos de manera que ésta responda a las necesidades

reales.

Formular y difundir una guía práctica de procedimientos a seguir para la

adquisición de los productos.

Alcance

Este procedimiento aplica tanto al área comercial de la sierra como al área comercial

de la costa que mantiene MAGMA ECUADOR.

3.3.1. Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento

La única fuente de abastecimiento de medicinas para la CORPORACIÓN MAGMA

ECUADOR, al ser una filial de la Corporación Infarmasa y Laboratorios Medifarma,

es precisamente Infarmasa que se encuentra ubicada en Lima-Perú, todos los

requerimientos de medicamentos que comercializa MAGMA ECUADOR, serán

solicitados a Lima-Perú, por lo tanto el abastecimiento de productos farmacéuticos

en Ecuador se realiza a través del proceso de importación que se describe a

continuación:

ÁREA/CARGO PASOS

Área de Adquisiciones

1. De Acuerdo con los datos del Fore Cast que se mantiene para Ecuador, se realiza la solicitud de compra a Infarmasa en Perú, a través de correo electrónico, indicando claramente la razón de la compra y los siguientes datos: Nombre de los productos, marcas, cantidades, tiempo en que se necesita, y requerimientos técnicos específicos.

Coordinador de

Compras y Logística en Perú

2. Evalúa la información y verifica que toda la información sea correcta y envía la proforma.

3. Si la Información de adquisición no es correcta el

coordinador regresa los comentarios a adquisiciones, informando de las desviaciones en la información, para que sean corregidas.

Área Administrativa y Gerencia General

4. Revisa la proforma y junto con gerencia general se aprueba o desaprueba la adquisición de los productos.

5. Enviar la aprobación al Coordinador de compras y logística

en Perú

Coordinador de Compras y

Logística en Perú

6. Gestionar eficientemente la obtención de licencias y permisos previos para realizar el embarque de los productos

Puerto de Embarque 7. Una vez realizado el embarque, obtener borrador de los

documentos de despacho para registrar lo embarcado realmente y poder dar seguimiento o inicio al trámite de despacho.

Coordinador de


8. Revisar los documentos a enviar y solicitar las correcciones necesarias en caso de que exista algún tipo de error que pudiere demorar el despacho.

Coordinador de


9. Confirmar las fechas de salida y arribo de la carga con el agente de carga internacional, ya sea aéreo o marítimo, tanto como detectar cualquier anomalía que pudiere darse en el embarque.

10. Supervisión de la obtención de la póliza de seguro con la

aseguradora.

Área Administrativa Financiera

11. Lograr que se cumplan los tiempos de facturación por montos correctos para todos los casos.

Adquisiciones 12. Dar seguimiento y solución al trámite de despacho con el

agente afianzado, de modo que cualquier situación pueda ser superada a favor de cumplir los tiempos eficientes de desaduanización y reduciendo o eliminando gastos y multas innecesarias

13. Bajo gestión previa, revisar las declaraciones DAU y

DAV que emita el despachador y siendo ―firma

autorizada‖ dar paso al proceso de ingreso al SICE del trámite.

Área

Administrativa- Financiera

14. Coordinar y solicitar ordenadamente los valores de anticipos al Departamento Financiero para los pagos de las obligaciones a cumplir para lograr el despacho.

15. Registrar todo valor de pago, anticipo o garantía suscitado,

manteniendo independencia de cuentas, es decir, cada valor será gestionado para un trámite en específico y este será el valor que deberá considerarse al final para la liquidación de la importación, evitando cruces o confusiones financieras entre importaciones.

Adquisiciones 16. Lograda la nacionalización de la mercadería, coordinar y

supervisar el ingreso OK de la misma a bodegas Quifatex en la ciudad que fuere necesario.

de

Adquisiciones 17. Para casos en los que la mercadería recién importada fuere destinada para algún fin en particular, poner al tanto a la persona en cuestión y/o gestionar la disponibilidad del embarque para su inmediata facturación.

Adquisiciones 18. Obtener, verificar y liquidar internamente la importación.

Enviando este reporte a la Gerencia General y al Departamento Financiero para dar por ―terminado‖ el proceso, y Financiero pueda cancelar o exigir las diferencias de valor.

Documentos: Solicitud de Compra (Anexo 3) y Documentos de Importación

Flujograma 5: Procedimiento de Compra

INICIO

Área de Adquisición

Punto de Embarque

Confirmación de productos

Revisa información

Área Financiera

Área

Administrativa y Gerencia General

Departamento de

Adquisición

Si

Aprobación

Cumplimiento y seguimiento del proceso

de Adquisición

No

FIN


3.3.2. Proveedores Potenciales

Los proveedores de los medicamentos genéricos y de marca que CORPORACIÓN

MAGMA ECUADOR comercializa son:

CORPORACIÓN INFARMASA ubicada en Lima-Perú

MEDIFARMA S.A. ubicada en Lima-Perú

MAGMA ECUADOR tiene total dependencia de Infarmasa como proveedor de

todos los productos que comercializa, es de esta manera que su imagen corporativa y

la calidad de sus productos se encuentra respaldada por dicha empresa.

3.3.3. Creación de políticas de compra

Para CORPORACIÓN MAGMA EXUADOR, deberá ser imprescindible establecer

varias políticas de compra que le permitan tener un manejo adecuado de este

procedimiento dentro de la empresa, es así que se detallan las siguientes políticas:

El área de adquisiciones no podrá procesar una compra o importación alguna

si los datos para realizar la misma no se encuentran claramente detallados,

entre los datos requeridos son: área solicitante, nombre del producto, marca,

cantidad, especificaciones técnicas, entre otras.

Todo tipo de adquisición o importación se llevará a cabo solo si está

autorizada. Sin hacer excepción alguna.

La empresa deberá mantener un registro de control general de las

importaciones, tomando en cuenta el cumplimiento del Fore Cast para

Ecuador desde Perú, además este registro permitirá obtener datos estadísticos

que sean de apoyo en momentos de proyección de importaciones siguientes.

Si se trata de una importación planificada, esta deberá coincidir con el plan de

Fore Cast y su contenido solo variará en condiciones especiales por algún

requerimiento puntual que se haya autorizado previamente.

Si se trata de una importación urgente, ésta será vía aérea y se realizarán

básicamente por despachos urgentes a instituciones. Toda coordinación de

importación urgente, se coordinará intentando al máximo evitar el despacho

aéreo, por su alto costo a la empresa. Es decir, se buscará que los

requerimientos a instituciones sean considerados en el embarque marítimo

más cercano dentro del margen de lo aceptado para la institución.

Al tratarse de una importación planificada o urgente, todo despacho será

previamente coordinado bajo la supervisión de la Gerencia General,

registrado e informado al personal del agente afianzado.

Llevar un cronograma de planificación de cuando se realizarán los despachos

basándose en el Fore Cast e información adicional desde Perú.

Será necesario asesorar y apoyar a la alta gerencia en la toma de decisiones

que respecten al proceso de importación, buscando siempre las opciones más

competitivas que favorezcan y agiliten los trámites.

Mantener informada a la gerencia de todos los problemas o avances que

pudieren presentarse durante el proceso de desaduanización de los productos

importados.

3.4.Procedimiento de Compras y Pagos por Adquisición de Suministros,

Servicios, Recursos y Materiales de Trabajo

Es necesario considerar que para el adecuado funcionamiento de CORPORACIÓN

MAGMA, además de los productos que comercializa, ésta debe adquirir suministros,

servicios, recursos y materiales de trabajo para ejecutar sus actividades de

distribución y comercialización de los productos farmacéuticos dentro del país.

Título del Procedimiento: Adquisición de suministros, servicios, recursos y

materiales de trabajo

Dirección: Adquisiciones

Objetivo: Describir los pasos para la adquisición de suministros,

servicios, recursos y materiales de trabajo


ÁREA/CARGO PASOS

Solicitante 1. Cuando en cualquier área de la empresa se necesita algún material o suministro debe diligenciar el formulario de SOLICITUD DE MATERIALES o de SERVICIOS, solicitud que debe ser aprobada y firmada por el superior del área o departamento.

Solicitante 2. Esta solicitud de materiales se envía al Encargado de

Adquisiciones quien verificará si hay existencias del material o suministro solicitado y la enviará al área ADMINISTRATIVA, para su estudio

Área

Administrativa

3. Estudia la solicitud y agilita su aprobación si es el caso, si no se encuentra aceptable, se informa inmediatamente, por escrito, al solicitante la negación de la solicitud o se le solicitan las explicaciones o datos adicionales necesarios para estudiar nuevamente la requisición.

4. Si es aprobada se envía al Encargado de Adquisiciones

Adquisiciones 5. Envía las requisiciones de materiales y suministros a los

proveedores para solicitar cotización

Adquisiciones 6. Analiza por lo menos 3 cotizaciones dadas por los proveedores y prepara una PLANILLA DE COMPARACION DE PRECIOS, en donde se comparan las distintas propuestas y se recomienda la mas adecuada

Adquisiciones 7. Envía la documentación pertinente al área administrativa

para su consideración y aprobación si cae dentro de sus atribuciones, y esta la pasa a la Gerencia General si se requiere.

Área

Administrativa

8. Una vez aprobada la compra, se pasa toda la documentación al Encargado de Adquisiciones para la elaboración de la ORDEN DE COMPRA.

Adquisiciones 9. Prepara la Orden de Compra, pre-numerada, con original

y tres copias, en donde se identifica claramente:

Contabilidad 15. Aprobación de la factura, ésta debe constar de todos los

16.

Ingreso de factura al sistema MICRO SISTEM 17. Generar la partida de pago 18. Emisión de la retención 19. Emisión del comprobante de egreso 20. Emisión del cheque

Área

Administrativa

21.

Aprobación y firma del cheque

Contabilidad

22.

Firma de comprobantes

Proveedor - identificación clara, dirección, teléfonos, representante, las cantidades y precios de los productos o servicios que MAGMA desea adquirir; el valor total de la orden de compra, lugar y las fechas de pago; Ítem presupuestario que debe ser cargado con el valor de la compra.

Adquisiciones 10. Hace llegar el original oportunamente al proveedor, la

primera copia la envía a Contabilidad y la segunda copia la archiva en Compras y Suministros para luego comparar las facturas y las mercancías entregadas con la orden respectiva y la tercera copia para el proveedor, que debe acompañar con su factura.

Adquisiciones 11. Para el recibo de suministros en la empresa se

confrontará la calidad y cantidad de los productos y los documentos de quien entrega, con los documentos, requerimientos y orden de compra, de acuerdo con los documentos existentes en su archivo.

Proveedor 12. Envía una remisión, detallando los productos que

entrega junto con la factura y el Encargado de Adquisiciones la sella y firma indicando el recibo de las mercancías.

Adquisiciones 13. Debe acompañar la copia de la Nota de Recibo de

Suministros, y la remisión del proveedor al legajo de la compra y procede a la entrega o despacho de la mercancía al área solicitante

Adquisiciones 14. Una vez hecha la entrega y firmada la NOTA DE

ENTREGA DE MERCANCIAS, o la NOTA DE REMISION DE SUMINISTROS, estos documentos se adicionan al legajo de la compra y se envían a contabilidad junto con la factura para su cancelación, conservando Adquisiciones una copia de las notas de entrega.

requisitos exigidos por el SRI

Contabilidad 23. Entrega de cheques a los proveedores los días viernes de 14h00 a 17h00.

Documentos: Solicitud de Materiales y Suministros (Anexo 3), Orden de Compra

(Anexo 4), Nota de Entrega de Mercancías, Nota de Remisión de Suministros

(Anexo 6)

Flujograma 6: Adquisición de Suministros, Materiales, Servicios

INICIO

Llenar la solicitud

Área Administrativa

Análisis de Adquisición

No Aprobación

Si

Analiza la solicitud Orden de Compra

Si

Aprobación Adquisiciones

Cotizaciones a proveedores Comparación de ofertas Envía las mejores ofertas

No

Preparación de

orden de Compra

Proveedor

Departamento de Contabili dad

Cheque enviado por el Área

Administrativa

Firma de comprobantes

Entrega de cheque

FIN


3.5.Procedimiento de Ventas

El procedimiento de ventas que realiza CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR

debe estar correctamente estructurado, de manera que cada una de las personas que

intervienen en el desarrollo del proceso tenga conocimiento de las funciones y

responsabilidades que deben cumplir.

3.5.1. Análisis de Ventas

Objetivo

Describir los sistemas y procedimientos existentes en MAGMA ECUADOR

destinados a conseguir:

La conveniente valoración de las características de los productos

farmacéuticos antes de su utilización comercial.

Un adecuado desarrollo de las actividades comerciales y los servicios

relacionados con productos farmacéuticos, de acuerdo, en cada caso, con las

características relevantes de la actividad o servicio, del producto y del cliente.

El análisis del procedimiento de Ventas se realizará en base al siguiente esquema:

Título del Procedimiento: Ventas

Dirección : Área de Comercialización

Objetivo : Describir los pasos para las ventas de productos

Alcance : Se aplica en esta Dirección

ÁREA/CARGO PASOS

Jefe Nacional de Ventas 1. Asigna a cada Representante de Ventas su cartera de clientes, dentro de las regiones Costa y Sierra del país.

Representante de

Ventas 2. Visita las diversas farmacias de la cartera de

clientes asignada.

3. A través de folletos promocionales da a conocer los productos que ofrece.

Clientes 4. Generan pedidos de medicamentos al representante

de ventas.

Representante de Ventas

5. Recepta el pedido con las especificaciones de productos a ser vendidos.

6. Establece las condiciones de pago y se realiza el

contrato. 7. Realiza la solicitud de pedido de productos a

CORPORACIÓN MAGMA

Área de Comercialización

8. Recepta el pedido y elige el distribuidor mediante el cual se atenderá al cliente.

9. El pedido es enviado al distribuidor ya sea

Quifatex o Helmuth Farma.

Departamento de Crédito del distribuidor

10. Si es un cliente nuevo se analizará su solicitud de compra, en el caso de existir el cliente en la base de datos se procede a generar la factura.

Distribuidor 11. Emite la factura correspondiente al pedido

realizado por el cliente.

Distribuidor 12. Se entrega las facturas a bodegas para despacho.

13. Este pedido es entregado en 72 horas a partir de la emisión de la factura a los clientes.

Documentos: Solicitud de Pedido (Anexo 5)

Flujograma 7: Procedimiento de Ventas

INICIO

Jefe Nacional de Ventas

Representante de ventas

Cartera de Clientes

ventas condiciones de

pago

envió

Visita cada Farmacia

Área de Comercialización

Los clientes hacen pedidos de Mercadería

Distribuidor

Emite factura correspondiente

Bodega

Entrega pedido

FIN


ÁREA/CARGO sistente Contable

1. PASOS

Verificar que los cheques en Tránsito aparezcan en el estado de cuenta enviado por banco.

2.

Verificar que los depósitos consten en el estado de cuenta enviado por banco.

3.

Comprobar que se hayan asentado todos los errores del mes en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

4.

Ejecutar la conciliación de saldos en el sistema contable.

5.

Cuadre de mayores y disponibilidad de saldos

3.6.Procedimientos de Bancos

La cuenta de Bancos, representa la existencia de los medios monetarios que posee

MAGMA ECUADOR y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.

En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por

concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el

proceso inversionista.

Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así

como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.

La cuenta Bancos, es una de las cuentas más importantes que se maneja dentro del

sistema contable de CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, por tanto es necesario

conocer el procedimiento de su manejo.

Título del Procedimiento: Bancos

Dirección: Área Administrativa

Objetivo: Describir los pasos para realizar el registro de la cuenta

bancos

Alcance: Se aplica en el área administrativa - contable

A

6. Enviar de conciliación al contador

Contador 7. Aprobación de la conciliación.

Flujograma 8: Manejo de Bancos

INICIO

Asistente Contable

Controla el movimiento de la cuenta en el banco

Compara todos los asientos

Verificación de los saldos en el sistema

contable

Contador

Asistente Contable

Conciliación

No

Aprobación

Si

Contador

FIN


3.6.1. Diseño de políticas para el manejo de Bancos

El departamento administrativo/contable, debe encargarse de la recepción del

estado de cuenta enviado por el grupo financiero en donde tiene habilitada la

cuenta la empresa.

Revisar cada una de las transacciones realizadas, tanto en depósitos, como en

retiros o transferencias electrónicas.

A través del sistema contable que maneja la empresa, realizar las

conciliaciones bancarias.

Verificar que todos y cada uno de los cheques emitidos, consten en el estado

de cuenta, con el fin de que se puedan justificar todos los movimientos

realizados.

3.7.Procedimientos de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar, representan derechos exigibles originados por ventas,

servicios prestados y otorgamiento de préstamo, son créditos o pago de clientes y

otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o

valores más líquidos como efectivo, y que por lo tanto pueden ser cobradas12.

Estas constituyen una función dentro de los ingresos que se encarga de llevar el

control de los clientes y deudores para reportarlas al departamento de crédito y

cobranza.

Las cuentas por cobrar son el total do todo el crédito extendido por CORPORACIÓN

MAGMA ECUADOR a sus clientes.

12 CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.

Título del Procedimiento: Cuentas por Cobrar


Objetivo: Describir los pasos para la recuperación de cartera a través

de las cuentas por cobrar.


ÁREA/CARGO PASOS

Asistente Contable 1. Solicitud de reporte de ventas a los distribuidores Quifatex, Helmuth hasta el primer día hábil de cada mes.

2. Generar las facturas con un plazo de 60 días.

Asistente de Crédito

y Cobranzas 3. Aprobación de facturas por Quifatex y Helmuth. 4. La emisión de la transferencia bancaria según el

plazo de crédito es notificada por los distribuidores.

5. Confirmación de la transferencia y el monto

cobrado. 6. Cancelación de las facturas en el módulo de

clientes.

Documentos: Reporte de Ventas, Facturas (Anexo 8)

Flujograma 9: Manejo de Cuentas por Cobrar

INICIO

Asistente Contable

Reporte de ventas a los

distribuidores

Aprobación de

facturas

Confirmación de

transferencias bancarias cobradas

Cancelación de Factura

FIN


3.7.1. Creación de Políticas de Cobro

Vigilar el comportamiento de los vencimientos de la cobranza y la

antigüedad de las cuentas por cobrar.

Dar seguimiento a los programas de ventas durante todo el ciclo comercial.

Promover planes para agilizar la cobranza de la cartera de clientes.

Promover la difusión de las políticas de crédito y cobranza de las

operaciones comerciales.

Atender las quejas y sugerencias de los clientes en relación a sus pagos,

intereses, ampliaciones de crédito, etc.

Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por

cobrar los documentos que respalden dicha cuenta.

Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos

por cobrar.

Verificar que el monto de la cantidad que debe ser cobrada, sea igual a la

cancelada por el cliente

Verificar que los datos de los deudores sean correctos.

Comprobar la validez de los documentos.

Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con

atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos

de las cuentas por cobrar.

Se deberá recuperar el pago de los créditos que no han sido liquidados,

estableciendo un control de la cartera pendiente de cobro y que por diversas

causas no se ha efectuado la recuperación oportuna de los créditos

otorgados, llevando a cabo las acciones administrativas pertinentes.

Se considera cartera vencida todos aquellos créditos que no se hayan cubierto

dentro del siguiente mes a partir de que reciba el producto.

3.8.Procedimientos de Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales

(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o

contratación de inversiones en proceso que realiza MAGMA ECUADOR.

Si son pagaderas a menos de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto

plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo

plazo13.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada

documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago

efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o

indemnizaciones.

En este caso, las cuentas por pagar son las cuentas que se generan por la adquisición

de los productos que comercializa CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR y que los

adquieres a sus proveedores Infarmasa y Medifarma en Lima-Perú, por lo tanto es

importante describir el manejo de este procedimiento como se muestra a

continuación:

Título del Procedimiento: Cuentas por Pagar


Objetivo: Describir los pasos para la cancelación de las cuentas

pendientes hacia los proveedores.

Alcance: Se aplica en el área administrativa – contable.

ÁREA/CARGO Asistente Contable

1.

PASOS Generar la partida en base a los estados de cuenta con

un crédito de 60 días.

Gerente General

2.

Aprobación del monto a pagar.

Asistente Contable

3.

Emisión de documentos para realizar la transferencia bancaria al exterior.

4.

Envío de documentos al Banco Internacional.

5.

Envío de notificación de pago.

13 CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.

6. Confirmación en el banco.

7. Verificación de transacción recibida con el departamento de contabilidad de los proveedores.

Documentos: documentos bancarios de transferencia de fondos (Anexo 13)

Flujograma 10: Manejo de Cuentas por Pagar

INICIO

Asistente Contable

Genera Crédito de 60 días

Gerente General

NO

Aprobación

SI

Asistente Contable

Emisión de documentos para la

transferencia bancaria al exterior

Envió de documentos Banco

Internacional

Confirmación del Banco

Verificación de transacción

FIN


3.8.1. Creación de Políticas de Pago

Establecer fechas de pago a proveedores, y verificar que son hechas el mismo

día de cada mes.

Mantener los saldos de cada uno de los proveedores, con los correspondientes

vencimientos.

Registrar los abonos realizados, con detalle de día, hora, información de

persona que recibió del pago.

Verificar constantemente el saldo disponible en la institución bancaria, para

evitar sobregiros o incumplimientos con los pagos que se deben realizar.

Guardar un registro de todos y cada uno de los movimientos bancarios

realizados, mediante transferencia a otros grupos financieros para el pago de

obligaciones.

Realizar una llamada de confirmación de la recepción del dinero o de la

transferencia bancaria, con el proveedor con el que se mantenía la cuenta por

pagar.

3.9.Procedimientos de control de inventarios

Objetivo

Establecer un instrumento administrativo que permita agilizar el proceso de registro

y control de los inventarios de productos en las bodegas de MAGMA ECUADOR a

través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que

participan en este proceso; además de mantener el registro y documentación

oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso.

3.9.1. Análisis y descripción

A continuación se realizará la descripción del procedimiento que se realiza para el

registro y control del inventario que se maneja en MAGMA ECUADOR, cabe

recalcar que el inventario físico se lo realiza cada tres meses y mes a mes a través de

distribuidores.

Título del Procedimiento: Control de Inventarios

Dirección: Área Administrativa y Adquisiciones

Objetivo: Describir los pasos para el control de inventarios.


ÁREA/CARGO PASOS

Asistente Administrativa

1. Reporte de ventas mensuales emitidas por los distribuidores

2. Se registra los productos vendidos en el sistema

informático. 3. Se realiza un cuadre de registro de ventas de los

distribuidores, con los registros de productos del sistema manejado en la empresa.

Asistente Contable 4. En caso de que los registros no cuadren, se emite

facturas a los distribuidores, si es que hay faltante.

5. Si los registros de inventario presentan excedentes o sobrantes, se emite notas de crédito a los distribuidores.

6. El inventario físico lo controla y verifica la empresa

cada tres meses.

Documentos: Reporte de ventas, facturas (Anexo 8), notas de crédito (Anexo 7)

Flujograma 11: Control de Inventarios

INICIO

Asistente Administrativa

Reporte de ventas mensuales

Producto vendido en el sistema informático

Asistente Contable

Comprobación Inventario

FIN


capitulo 3 reclutamiento seleccion flujos

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