capítulo 4 - almacenes y ventas · transacciones (compras y ventas), en las versiones nuevas...

4.1 Introducción .........................................................................................................

El módulo de Inventarios (Almacén, Producción, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar,

Distribución y Caja) tiene opciones para crear distintos Almacenes, grupos de productos, registro

de productos, clasificación de clientes, registro de clientes/proveedores, etc. Una vez configurado

los datos básicos existen comandos para registrar las transacciones como las Compras, Ventas,

Pagos, Kardex de productos, clientes y proveedores, etc.

Adicionalmente existen opciones para adicionar o modificar los datos de Promotores, Transportes,

Tipos de ventas, Tipos de importación, datos de bancos, etc.

Los comandos más utilizados son los que se sirven para registrar las Compras (Importación) de los

productos, que a su vez produce la actualización del inventario, también al mismo tiempo registra

las cuentas por pagar a los proveedores y por su puesto hace las apropiaciones contables tanto del

inventario como de las cuentas por pagar. El otro comando más utilizado es de Venta (Egreso) de

productos, el cual hace la actualización del inventario y también registra la información de las

cuentas por cobrar, y a su vez hace las apropiaciones correspondientes en contabilidad. Otro de los

comandos más utilizados es para registrar los Pagos, tanto de las cuentas por cobrar como de las

cuentas por pagar, los cuales también hacen las apropiaciones contables correspondientes. Con

todos estos comandos la contabilidad se hace en forma automática, ahorrando en gran medida el

trabajo de los contadores.

Los comandos especificados en el párrafo anterior registran información que permite extraer el

Kardex tanto de los Productos, Clientes y Proveedores, los cuales muestran el movimiento

detallado de cada ítem.

Por último están los distintos reportes que permiten analizar el flujo de información de la empresa,

ya sea del Inventario, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Estadísticas, Arqueos, etc. La

mayoría de los reportes se pueden visualizar primero en pantalla y luego puede imprimirlos por

alguna impresora en su sistema.

A continuación se analiza paso a paso como configurar el sistema para ponerlo en marcha y

obtener el mayor provecho posible del sistema CAPIN.

NOTA: En general, el sistema puede administrar N almacenes, cada almacén esta asociado con un

centro de costo en contabilidad, de modo que es posible administrar N empresas con N almacenes

Capítulo 4 - Almacenes y Ventas

Control de Almacenes y Producción Capítulo 4 Inventarios

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4.2 Primeros Pasos para Utilizar el Sistema .........................................................

Para poner en marcha el sistema, es necesario efectuar una secuencia de pasos necesarios,

estos se describen a continuación.

4.2.1 Crear y Actualizar Almacenes ................................................................

El sistema esta diseñado para administrar n Almacenes simultáneamente, de modo que para

comenzar a utilizar el sistema en primer lugar es necesario crear un almacén, para ello

utilice el comando del menú [Almacén/Introducción de datos/Actualizar almacenes].


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Inicialmente esta pantalla muestra los almacenes registrados en el sistema, para ver los

almacenes uno por uno utilice los comandos de la barra de

botones , estos comandos permiten desplazarse de

un almacén a otro o simplemente para desplazarse al primero o último según sea necesario.

Para crear un nuevo almacén haga clic en el botón . Luego las casillas de la pantalla

quedan vacías para escribir los datos del nuevo almacén. Comience escribiendo el Código

del almacén, el Nombre, Dirección y Teléfonos, Elija una empresa de contabilidad y el

centro de costo que debe estar registrado en la empresa seleccionada, cuando termine de

llenar estos datos, cierre la pantalla o desplace el enfoque a otro almacén utilizando estos

botones , para terminar siga las indicaciones del sistema.

Luego es necesario configurar las cuentas de contabilidad así como muestra la figura

anterior, las listas muestran el plan de cuentas que debe estar registrado en contabilidad, la

configuración de estas cuentas permite el enlace con el módulo de contabilidad.

Notas importantes:

La moneda predefinida se utiliza en las pantallas de transacciones como: Compras,

Ventas, Producción y Pagos.

Todas las transacciones se deben realizar en una sola moneda (Bolivianos/Dólares).


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Impuesto IVA, IT e ITF se utiliza en la pantalla de registro de pagos.

Permitir saldos negativos, como dice el comentario permite saldos negativos en el

inventario, es decir se puede hacer la venta de una cantidad que no existe.

[Importar productos y grupos], este comando se utiliza para importar las lista de

productos y sus grupos del almacén origen al almacén destino, solamente copia los

productos nuevos o productos que no existen el almacén destino.

[Precios], se utiliza para copiar los precios de venta de almacén origen.

[Copiar config CONTAB], copiar la configuración de almacén origen.

[Productos], copiar datos actualizados de productos (nombre, descripción, etc.) del

almacén origen al almacén seleccionado.

4.2.2 Actualizar Grupos de Productos ......................................................

Los productos que existen en un almacén normalmente se organizan según las

características más sobresalientes o similitudes entre ellos, es decir se agrupan en base a

algún criterio, de modo que es necesario registrar los distintos grupos que se han

identificado en los productos. El comando para esta tarea se encuentra en el menú

[Almacén/Introducción de datos/Actualizar Grupos].

Inicialmente es necesario seleccionar un almacén, luego el detalle muestra los grupos

actualmente registrados, si no existe ninguno, introduzca los grupos comenzando por el


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Código 1, el Nombre y opcionalmente puede llenar los datos de las cuentas de contabilidad.

En la misma pantalla se puede modificar o eliminar los datos de los grupos.

Notas importantes:

Las cuentas de contabilidad, en versiones anteriores se utilizaba para registrar en

transacciones (Compras y Ventas), en las versiones nuevas solamente se utiliza para

anexar el código de cuenta a cada producto.

En versiones nuevas las cuentas de contabilidad se extrae de los datos de producto y no

de la lista de grupos.

[Add a todos los almacenes], este comando permite anexar el grupo seleccionado a

todos los otros almacenes (para no crear uno por uno en todos los almacenes).

4.2.3 Actualizar Productos ..............................................................................

Esta pantalla permite registrar los datos de todos los productos que existen en el almacén,

es decir su nombre, grupo al que pertenece, línea, características, etc. El comando para esta

tarea se encuentra en el menú [Almacén /Introducción de datos/Actualizar Productos].

Es importante llenar las cuentas de contabilidad, ya que estos datos permiten el enlace con

contabilidad, en general es posible asociar cada producto con una cuenta de contabilidad.

Como se puede ver en la figura siguiente, el sistema puede manipular 3 precios de venta,

PVENTA1 siempre actualiza al momento de registrar una compra, los otros precios hay

que llenarlos manualmente. El Precio FOB, Precio de almacén y cantidad se actualizan al

registrar las Compras y las Ventas.


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Notas importantes:

Esta pantalla solamente permite registrar la lista de todos los productos que hay en un

almacén, y no así el inventario, para registrar el inventario debe utilizar la pantalla de

Compras.

Sugerencias:

En el menú [Almacén/Opciones especiales/Hojear productos], existe una

herramienta que permite ver la lista de productos como en una hoja de Excel, esta

pantalla es muy útil para llenar los precios de venta de los productos, para más detalle

ver la siguiente figura:

4.2.4 Actualizar Clasificación de Clientes .......................................................

En las primeras versiones del sistema el control de las cuentas por cobrar en contabilidad se

hacia en grupos, actualmente el sistema permite registrar junto con los datos del cliente las

cuentas que se utilizan para hacer el enlace con contabilidad, es decir un cliente registrado

puede estar asociado con una cuenta de contabilidad (CxC). El comando para esta tarea se

encuentra en el menú [Almacén /Introducción de datos/Actualizar Clasificación de

Clientes].


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4.2.5 Actualizar Clientes/Proveedores ...........................................................

Para registrar las Compras o las Ventas es necesario registrar el nombre de un cliente, que a

su vez puede ser proveedor. El comando para esta tarea se encuentra en el menú [Almacén

/Introducción de datos/Actualizar Clientes/Proveedores].

Los datos de los Clientes/Proveedores se utilizan para todos los almacenes, en una Compra

se utiliza para cuentas por pagar y en las Ventas se utiliza para cuentas por cobrar.

Como se ve en la figura los datos de los clientes son Código, Nombre/Razón social,

RUC/NIT, Clasificación, Contacto, Dirección, Teléfonos, Encargado, Promotor y las

cuentas de contabilidad. De todos estos datos solamente son obligatorios el Nombre,

Clasificación, NIT y Promotor, el código se genera automáticamente.

En la parte inferior de contactos se debe coloca los datos de referencia del

cliente/proveedor para poder comunicarnos, es recomendable llenar Nombre, Teléfono y

Celular.

Notas importantes:

Básicamente es necesario llenar el Nombre, NIT y Clasificación de cliente y promotor.

4.2.6 Actualizar datos de Vendedores .............................................................

Para realizar el control de las ventas y el pago de comisiones, el sistema permite registrar


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un conjunto de nombres que serán los Promotores y/o Vendedores. Para tal efecto utilice

los comandos del menú [Almacén /Introducción de datos/Actualizar Vendedores].

En esta pantalla es obligatorio solo el Nombre y el Cargo, el código se genera

automáticamente.

4.2.7 Actualizar datos de Bancos .............................................................

Para registrar los pagos tanto en Ingresos como Egresos es necesario especificar la forma

de pago si es en Efectivo o Deposito/Cheque, si el movimiento es con banco, en esta

pantalla se puede registrar la cuenta de contabilidad asociado a cada Banco y al momento

de utilizar ese banco se utilizará la cuenta de contabilidad correspondiente. Para tal efecto

utilice los comandos del menú [Almacén /Introducción de datos/Actualizar Bancos].

En la pantalla de pagos se utiliza para indicar a que banco entra el dinero, el pago en

efectivo genera un comprobante de ingreso a la cuenta CAJA contra CxC, si elije un banco


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el comprobante de ingreso será a BCO contra CxC.

4.2.8 Otras configuraciones ......... ....................................................

También es necesario registrar otros datos como:

Usuarios, se utiliza para relacionar el usuario de sistema con el operador del sistema.

Relacionar usuarios con almacenes, es necesario indicar que usuario y que almacén

puede utilizar.

Actualizar gestiones, este dato permite controlar las fechas, es decir indicando en que

rango de fecha se registra las operaciones en un determinado año, después de llenar estos

datos es necesario elegir una gestión de trabajo (/Utiles).

4.3 Transacciones ....................................................................................................

Una vez ejecutados los comandos anteriores, el sistema estará listo para ser utilizado. Ya

sea para registrar compras (Importaciones), Ventas (Egreso de productos), Cotizaciones,

Orden de Trabajo, Reservas, pagos en caso de ventas y compras con plazos. En esta

sección se explicará en detalle estos procesos. Los comandos se encuentra en el menú

/Almacén/Transacciones/Compras, ../Ventas, ../Preformas, ../Pedidos, etc.; los comandos

para registrar los pagos se encuentra en el menú /Caja, esto pueden ser Pagos por ventas,

Egresos a proveedores, Pagos por devoluciones, Otros ingresos, Egresos o gastos, etc.

4.3.1 Seleccionar un almacén …............................................................

Muchas de las transacciones dependen del almacén que se ha seleccionado al iniciar el

sistema. Después de iniciar el sistema puede seleccionar un almacén distinto haciendo clic

en la barra de botones utilice los comandos del menú [Almacén/Opciones


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Especiales/Seleccionar Almacén] , luego el sistema le mostrará la siguiente pantalla, que

es la misma que se ve al iniciar el sistema.

Las transacciones que dependen del almacén seleccionado son: Compras, Ventas,

Producción y Productos, las pantallas de pagos muestran clientes de todos los almacenes,

otras pantallas, así como el de Gastos y los reportes permiten seleccionar un almacén para

ejecutar el comando.

4.3.2 Registrar Compras …...................................................................

Cuando se hace una compra de algún producto, este debe ser ingresado al inventario con

una nota de Comprar (Importación, Ingreso), esta sección se explica como se hace este

proceso.


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Como se puede observar en la figura, la nota de compra tiene dos partes bien definidos: el

encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los datos de proveedor, fecha de

pedido, fecha de ingreso al almacén, tipo de transacción, Factura, Póliza, Transporte,

Cambio de moneda, Observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica cada uno de

los productos que esta ingresando al inventario.

Para registrar una nota de Compra siga los siguientes pasos:

Para registrar una nueva compra, haga clic en el botón , inmediatamente

todas las casillas se cargan con datos predefinidos y se obtiene una nota de compra

correlativa.

Luego debe seleccionar un proveedor, si ya esta registrado en la lista de proveedores,

de otro modo haga clic en el botón para adicionar un nuevo proveedor, si necesita

cambiar algún dato del proveedor haga clic en el botón .

EL código de importación se genera automáticamente en forma correlativa.

El cambio de moneda se llena automáticamente según la fecha de almacén, si no se

carga automáticamente será necesario que lo escriba manualmente.

El detalle de productos puede contener uno o más filas. Para llenar los datos, escriba el

nombre del producto, si le es difícil encontrar el producto haga doble clic en la casilla

Productos, en seguida el sistema le mostrará la siguiente pantalla:


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En esta pantalla puede buscar los productos por varios criterios, como ser: Escribiendo

parte del nombre, Línea, Código, Características, etc.

Cuando haya encontrado el producto, selecciónelo como se ve en la figura, utilizando los

cursores y luego presionando la tecla [Enter] varias veces hasta que cierre la pantalla.

Cuando termine de seleccionar el producto ya sea escribiéndolo o por medio de la pantalla

de búsqueda, el sistema muestra los datos del producto y recupera el precio FOB. Es

necesario escribir la cantidad, el precio de almacén y precio de venta se calcula

automáticamente según los costos de importación y porcentaje de utilidad que haya

introducido, así como se ven en siguiente figura, para mostrar esta pantalla haga clic en el

botón


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Resumiendo, para llenar los productos debe especificar el producto, cantidad, precio FOB

de cada ítem y los costos de importación. Una vez haya terminado de llenar estos datos

haga clic en botón , para que el sistema calcule el precio de almacén y precio

de venta.

Si todo esta correcto, haga clic el botón , para procesar/imprimir

la compra. Una vez que este guardado el sistema le muestra la nota de Compra, el cual

puede imprimir en cualquier impresora de su sistema si es necesario.

Notas importantes:

Cuando se abre la pantalla de Compra, inicialmente, éste muestra la primera nota de

compra, si necesita ver otras notas utilice los botones para desplazarse de

una nota.

Al guardar/procesar la nota de compra se actualiza los saldos de inventario, se registra

un comprobante contable con los asiente apropiados.

Si necesita anular una compra haga clic en el botón , este proceso revierte el

inventario, también registra un comprobante de ajuste contable para revertir los asientos


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contables.

Haciendo clic en el botón puede revertir el proceso de guardar o procesar

la nota de Compra, es decir la nota de compra queda como si no se hubiera guardado,

en realidad realiza lo siguiente: revierte el inventario y elimina el comprobante de

contable, luego al procesar/guardar nuevamente se utiliza el mismos número de

comprobante de contabilidad.

La casilla indica el estado en que se encuentra la nota de

Compra, estos pueden ser: Nuevo, Guardado, Anulado y Revertido.

Al hacer clic en el botón Nuevo, la nota de compra se guarda como Nuevo, el cual

queda en ese estado hasta que lo haya procesado haciendo clic en el botón de la

impresora. Las notas de compra Nuevo no se toman en cuenta en el Kardex ni tampoco

modifica el inventario hasta que este en estado de guardado.

Las notas de Compra siempre se registran en el almacén seleccionado.

Sugerencias:

Haciendo clic en el botón puede mostrar el comprobante contable,

si es necesario puede imprimirlo, el número que aparece a la izquierda de este botón es

el número de comprobante de contabilidad.

También puede realizar la búsqueda de una nota de Compra, para ello haga clic en el

botón buscar . Para hacer la búsqueda, primero debe colocar el cursor en la casilla

por el cual necesita hacer la búsqueda, es decir: en código, proveedor, fecha, factura,

etc.

Un ejemplo de búsqueda puede ser el siguiente: es decir hacer la búsqueda utilizando el

nombre del proveedor:


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Para imprimir nuevamente una nota de Compra, primero haga la búsqueda según el criterio

que le sea más cómodo y luego haga clic en el botón de la impresora.

4.3.3 Registrar Orden Compras ..................................................................

Cuando se hace una orden de compra de algún producto, es similar a una Compra este debe

ser ingresado al inventario con una nota de Comprar (Importación, Ingreso), esta sección se

explica como se hace este proceso.


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Como se puede observar en la figura, la Orden Compra tiene dos partes bien definidos: el

encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los datos de proveedor, fecha de

pedido, fecha de ingreso al almacén, tipo de transacción, Factura, Póliza, Transporte,

Cambio de moneda, Observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica cada uno de

los productos que está ingresando al inventario.

Tiene todos las opciones son similares al de la Compra.

4.3.4 Registrar Cotización …. …...................................................................

La Cotización es similar a la Orden Compra, con algunas diferencias, como se verá a

continuación. En definitiva el objetivo es emitir una Cotización de los productos del

almacén seleccionado para el cliente.

Como se puede observar en la figura, es similar a la Orden Compra, la Cotización tiene dos

partes bien definidos: el encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los datos del

comprador, fecha de pedido, fecha de proforma, vendedor, tipo de transacción, Intereses,

Cambio de moneda, observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica cada uno de los

productos que sale del inventario.

.

Para imprimir nuevamente una Cotización, primero haga la búsqueda según el criterio

que le sea más cómodo y luego haga clic en el botón de la impresora.

Al dar clic pasa a un el cual nos indica el

estado de la Cotización.

También puede realizar la búsqueda de una Cotización, para ello haga clic en el botón

buscar . Para hacer la búsqueda, primero debe colocar el cursor en la casilla por el

cual necesita hacer la búsqueda, es decir: en código, proveedor, fecha, factura, etc.


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También se puede dar Clic que se

encuentra al lado derecho del almacén el cual nos mostrara un listado de las

cotizaciones ya realiza

El cual solo de debe dar Doble Clic aun Cod_Proforma para poder ver los datos que

tiene la Cotización seleccionada.

Al dar clic nos permite duplicar la Cotización y tener todos los datos

instantáneamente para luego .

4.3.5 Registrar Orden de Trabajo...................................................................

El Orden de Trabajo es similar a una Compra, con algunas diferencias, como se verá a

continuación. En definitiva el objetivo es emitir una Orden Trabajo de los productos del

almacén seleccionado para el cliente.

Como se puede observar en la figura, es similar como las imágenes anteriores, la orden de

trabajo tiene dos partes bien definidos: el encabezado y el detalle, el encabezado permite

llenar los datos del comprador, fecha de orden de trabajo, fecha de entrega, vendedor, tipo


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de transacción, Cambio de moneda, observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica

cada uno de los productos que sale del inventario.

4.3.6 Registrar Reservas ….…...................................................................

Las Reservas es similar a una Compra, con algunas diferencias, como se verá a

continuación. Permite reservar los productos del almacén seleccionado para el cliente

Como se puede observar en la figura, es similar como las imágenes anteriores, la reserva

tiene dos partes bien definidos: el encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los

datos del comprador, fecha de reserva, fecha de vencimiento, vendedor, Cambio de

moneda, observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica cada uno de los productos

que sale del inventario.

4.3.7 Registrar Traspaso ….…...................................................................

Traspaso es para realizar operaciones entre almacenes, es similar a las anteriores imágenes

con algunas diferencias, como se verá a continuación.


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Como se puede observar en la figura, es similar como las imágenes anteriores, el traspaso

tiene dos partes bien definidos: el encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los

datos del almacén destino, responsable, fecha de traspaso, fecha de vencimiento, Cambio

de moneda, observaciones, etc. En la parte del detalle se especifica cada uno de los

productos que sale del inventario. Para tener el almacén origen debe seleccionar dicho

almacén para realizar el traspaso.

4.3.8 Registrar Ventas ….…...................................................................

El proceso de Venta es similar a la Compra, con algunas diferencias, como se verá a

continuación. Aunque el termino Ventas es muy especifico, en realidad en esta pantalla lo

que se hace es sacar algún producto del almacén, ya sea para Ventas, Muestras gratis,

Mermas, Perdidas, Traspaso entre almacenes, etc. En definitiva el objetivo es emitir una

nota de salida de los productos del almacén seleccionado.


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Como se puede observar en la figura, es similar a la nota de Compra, la nota de Venta tiene

dos partes bien definidos: el encabezado y el detalle, el encabezado permite llenar los datos

del comprador, fecha de pedido, fecha de entrega, vendedor, tipo de transacción, Factura,

Tipo de venta, Intereses, Cambio de moneda, observaciones, etc. En la parte del detalle se

especifica cada uno de los productos que sale del inventario.

Para registrar la venta consta de 5 partes como se observa en la imagen: Venta, Datos de

Pedido/Proforma, Forma de Pago, Tareas y Datos Contables.

Por defecto esta seleccionado Venta.

Datos de Perdido/Proforma: Consta de las siguientes casillas.

Forma de Pago: Consta de las siguientes

casilla


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Tarea: Consta de las siguientes casillas.

Datos Contables: Consta de las siguientes casillas.

Para registrar una nota de Venta siga los siguientes pasos:

Para registrar una nueva Venta, haga clic en el botón , inmediatamente

todas las casillas se cargan con datos predefinidos y se obtiene un número de nota de

Venta correlativa.

Luego debe seleccionar un Cliente en caso de que ya se este registrado en la lista de

clientes, de otro modo haga clic en el botón para adicionar un nuevo proveedor, si

necesita cambiar algún dato del cliente haga clic en el botón .

EL código de Venta se genera automáticamente en forma correlativa.

El cambio de moneda se llena automáticamente según la fecha de entrega, si no se

carga automáticamente será necesario que lo escriba manualmente.


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La fecha de vencimiento permite calcular los días de créditos con respecto a la fecha de

entrega.

El detalle de productos puede contener uno o más filas. Para llenar los datos, escriba el

nombre del producto, si le es difícil encontrar el producto haga doble clic en la casilla

Productos, en seguida el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla puede buscar los productos por varios criterios, como ser: Nombre, Línea,

Código, Características, etc. Solamente necesita escribir parte del nombre y el sistema

buscará todos los nombres donde aparece la frase que ha escrito.

Cuando haya encontrado el producto, selecciónelo como se ve en la figura, utilizando los

cursores y luego presionando [Enter] varias veces hasta que se cierre la pantalla.

Cuando termine de seleccionar el producto ya sea escribiéndolo o por medio de la pantalla

de búsqueda, el sistema muestra los datos del producto y recupera el precio de venta según

el tipo de precio que haya elegido, para terminar de llenar el ítem debe escribir la cantidad,

si el precio de venta no es el correcto escríbalo manualmente.

Si todo esta correcto, haga clic el botón , para procesar/imprimir

la nota de Venta. Una vez que este guardado el sistema le muestra la nota de salida del

almacén, el cual puede imprimir en cualquier impresora de su sistema.

Notas importantes:

Al procesar una Venta se actualiza los saldos de los productos, se registra información

de las cuentas por cobrar y también se hacen los asientos apropiados en contabilidad.

Si la nota involucra un valor monetario siempre se genera una cuenta por cobrar, de


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manera que es necesario registrar recibos de pago para cerrar dichas cuentas por cobrar.

Si la venta es al contado se registra automáticamente el recibo correspondiente para

cerrar la cuenta por cobrar (los datos predefinidos del recibo son ingreso en efectivo a

caja).

Si necesita anular una venta haga clic en el botón , este proceso revierte el

inventario y luego registra un comprobante de ajuste en contabilidad para revertir los

movimientos contables.

Haciendo clic en el botón puede revertir el proceso de guardar o gravar

la nota de venta, luego la nota de venta queda como si no se hubiera guardado, es decir

revierte el inventario, elimina el comprobante de contable. De modo que al

procesarlo/guardarlo de nuevo se utiliza el mismo número de comprobante de

contabilidad.

La nota de venta impresa muestra los valores en la moneda en que se guarda la nota y

los datos de la segunda moneda depende de la configuración en la pantalla [Actualizar

almacén].

La casilla muestra el estado en que se encuentra la nota de

venta, estos pueden ser: Nuevo, Guardado, Anulado y Revertido.

Al hacer clic en el botón nuevo la nota de venta se guarda como Nuevo, el cual queda

en ese estado hasta que lo haya procesado haciendo clic en el botón de la impresora.

Las notas de venta Nuevo no se toman en cuenta en el Kardex ni tampoco modifica el

inventario hasta que no se haya procesado.

Las notas de venta siempre se registran en el almacén seleccionado.

En esta pantalla también se puede hacer el traspaso de un almacén a otro, para ello debe

seleccionar como cliente el Almacén al cual se hace el traspaso, en la casilla

transacción debe seleccionar [Traspaso a almacén], con lo cual se habilita la casilla

almacén destino para elegir el Almacén donde se hace el traspaso, el resto de los datos

es similar al de una venta.

Sugerencias:

Haciendo clic en el botón donde se encuentra “Datos de

Contabilidad” puede mostrar el comprobante de contabilidad y si necesita puede

imprimirlo, el número que aparece a la izquierda de este botón indica el número de

comprobante de contabilidad y el tipo de comprobante siempre es traspaso.

Cuando se abre la pantalla de venta, inicialmente, éste muestra la primera nota de


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venta, si necesita ver otras notas puede utilizar los botones para

desplazarse de una nota a otra.

También puede buscar directamente una nota especifica, para ello haga clic en el botón

buscar ( ). Para hacer la búsqueda, primero debe colocar el cursor en la casilla por el

cual quiere hacer la búsqueda, es decir: en el código, cliente, fecha, factura, etc.

Un ejemplo de búsqueda puede ser el siguiente: es decir hacer la búsqueda utilizando el

número de nota de venta:

Para imprimir nuevamente una nota de compra, primero haga la búsqueda según el

criterio que le sea más cómodo y luego haga clic en el botón de la impresora para

previsualizar la nota y luego imprimirlo.

Para pasar de una casilla a otra presiona la tecla [Enter]

4.3.9 Registrar Entrega …. …...................................................................

Permite ver todos las ventas y reservar que se realizaron dentro de un

rango de fecha, almacén, etc.


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Como se observa en la imagen nos muestra todas las ventas y reservas

realizada dentro de una rango de fecha.

4.3.10 Registrar Pagos …. …...................................................................

Una nota de Venta siempre registra información de cuentas por cobrar, para saldar estas

cuentas por cobrar es necesario registrar recibos de pagos. Los recibos de pagos pueden ser

parciales o totales, y también es posible cerrar varias notas en un solo recibo. Este comando

se encuentra en el menú [Caja/Recibos de Pagos de Clientes].

Al ejecutar el comando, inicialmente aparece una pantalla para seleccionar el nombre de un

cliente, así como se ve en la siguiente figura:

En la casilla [Cliente] escriba el nombre o parte del nombre de un cliente, luego seleccione

un cliente utilizando las teclas de cursor, luego presione la tecla [Enter] dos veces para

mostrar los datos del cliente.


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En la pantalla para pagos se puede seleccionar la modalidad de pagos (Efectivo, Deposito y

Otros), en caso de depósitos o cheques, la casilla Banco permite seleccionar en banco

donde se deposita el dinero (*No es para especificar el banco ORIGEN del cheque*), en

este caso se puede tiquear la casilla (ITF) para realizar los descuentos correspondientes del

Impuesto a las Transacciones Financieras. Si en la casilla modalidad de pagos selecciona

“Otros”, en la casilla Banco debe seleccionar un ítem que no haga referencia a un Banco,

como ser: Descuentos, Devoluciones, Ventas anticipadas y Diferencias de cambio. Esto le

permite cerrar las cuentas por cobrar con ingresos que no sea a caja.

Si el recibo es en efectivo en contabilidad se registra un comprobante de Ingreso a Caja, si

es un deposito se registra un comprobante de Ingreso al banco seleccionado, y si en

modalidad de pago selecciona “Otros” el comprobante de contabilidad será del tipo

Traspaso.

Notas importantes

Si en la nota de Venta se especifica un interés (mensual), al momento de cobrar se

calcula automáticamente un interés amortizado sobre el saldo.

Para registrar en un solo recibo, varias notas de venta debe tiquear la casilla [Cobrar] en


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detalle de notas, solo se puede cobrar notas completas.

Sugerencias

Para registrar otro recibo sin cerrar la pantalla haga clic en el botón .

Haciendo clic en el botón puede imprimir el comprobante

contable.

4.4 Kardex de Productos ........................................................................................

Los procesos de Compra y Venta de productos generan información que permite analizar

en detalle el movimiento de los ítems. Este proceso recibe el nombre de Kardex,

normalmente consta de la nota de Compra/Venta, Fecha, Cantidad que entro o salio, saldo,

Precio FOB, Precio de almacén, Ingreso, Egreso y Saldos monetarios.

El comando para este proceso se encuentra en el menú [Almacén/Ver/Kardex de

productos].

Como se puede observar en la figura, la pantalla tiene el encabezado donde se muestra los

datos actuales del producto y el detalle que muestra los movimientos que ha tenido el

producto, las columnas del detalle indican lo siguiente:

A, indica código de almacén.

Nota, indica la nota de compra o venta, al cual se puede acceder dando doble clic.

Fecha, muestra la fecha en que se registro la compra o venta.

Ingreso, indica la cantidad que se ha comprado.

Egreso, Indica la cantidad que se ha vendido.


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Saldo, es el resultado de la resta del Ingreso y Egreso

P_FOB, precio FOB es el valor en que se hace la compra, solo aparece en las filas

donde hay compra.

PAlm, precio de Almacén calculado.

Ingreso, Egreso y Saldo, indican los valores monetarios.

PVta, valor que se ha vendido el producto.

Tipo, indica el tipo de movimiento (Venta, Compra, Anulado, Traspaso,

Producción, etc.).

Notas importantes:

Si la casilla almacén esta vacío el kardex que se obtiene, es de todos los almacenes.

Sugerencias:

Si le es difícil encontrar el producto haga doble clic en la casilla Producto, luego el

sistema le mostrará una pantalla para realiza la búsqueda por varios criterios.

Si necesita modificar los datos del producto haga clic en el botón .

Para obtener el kardex de producto de un solo almacén seleccione uno en la casilla

Almacén, luego haga clic en el botón [Procesar Kardex] .

Si el valor de la casilla es distinto al saldo

del kardex utilice el comando del menú /Almacén/Opciones especiales/Revisar saldos

de productos, este comando permite corregir los saldos incorrectos.

Si necesita imprimir el kardex haga clic en el botón [Imprimir Kardex].

4.5 Kardex de Clientes ...........................................................................................

Esta pantalla muestra un detalle de todas las notas de venta y los pagos realizados por un

cliente, así como los saldos según las compras y los pagos que se haya registrado.

El comando para este proceso se encuentra en el menú [Almacén/Ver/Kardex de

Clientes] o [CuentaXCobrar/Ver/Kardex de Cliente].


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Notas importantes

Haciendo clic en nota de entrega puede visualizar la nota de venta con sus detalles.

Haciendo clic en Nro. de recibo puede visualizar el recibo con sus detalles.

4.6 Kardex de Proveedores ....................................................................................

Esta pantalla muestra un detalle de todas las notas de compras y los recibos de pagos a los

proveedores, la columna saldo muestra el saldo según las compras y los pagos que se hayan

registrando.

El comando para este proceso se encuentra en el menú [CuentaXPagar/Kardex de

Proveedor].


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Notas importantes

Si hace clic en nota de compra puede visualizar la nota de compra con sus detalles.

Si hace clic en Nro de recibo puede visualizar el recibo con sus detalles.

4.7 Caja (Ingresos y Egresos) ………….................................................................

En esta sección se explican los utilitarios que sirven para registrar el movimiento de

efectivo ya sean Ingresos o Egresos. Todos estos comandos se encuentran en el menú

[Caja].

4.7.1 Recibos de Pagos ……..........................................................................

Esta pantalla permite registrar los pagos por cuentas por cobrar según las ventas


42

registradas, para más detalles ver la sección 4.3.10.

4.7.2 Recibos de Egresos ……......................................................................

Los recibos de Egresos son pagos (Gastos) que se registran para saldar las cuentas por

pagar a proveedores que se generan cuando se registra una compra, es decir son pagos a

proveedores. Prácticamente es idéntico a un recibo de ingreso, con la diferencia que los

recibos se registran a los proveedores según las notas de compra. Así como se ve en la

siguiente figura:

Si el recibo es en efectivo, en contabilidad se registra un comprobante de Egreso de Caja, si

es un deposito o pago con cheque se registra un comprobante de Egreso del banco

seleccionado, y si en modalidad de pago selecciona “Otros” el comprobante de

contabilidad será de tipo Traspaso.

Notas importantes:

Es posible registrar en un solo recibo el pago por varias notas de compra, para ello debe

tiquear la casilla [Cobrar] en detalle de notas.

Sugerencias:


43

Para registrar otro recibo sin cerrar la pantalla haga clic en el botón .

Haciendo clic en el botón pude imprimir el comprobante de

contabilidad.

4.7.3 Recibos de Mensualidad ……..............................................................

Esta pantalla permite registrar los ingresos por concepto de créditos, para más detalles ver

Créditos en capitulo 7.

Este recibo registra en contabilidad un comprobante de Ingreso a caja o Banco distribuido a

las cuentas de Capital, Interés, Formularios, Multas y Descuentos.

4.7.4 Recibos de Gastos ……........................................................................

Los recibos de gastos son Egresos de caja o banco por concepto de gatos que se hace

diariamente en una empresa, estos gastos pueden ser pagos por servicios, sueldos, compras,

etc.


44

Para registrar este recibo debe seleccionar el Almacén, la cuenta de donde sale el dinero, a

quien se paga, concepto y el detalle de todos los

gastos.

Este recibo genera automáticamente un comprobante de Egreso en contabilidad.

Sugerencias:

Si necesita registrar otro recibo, haga clic en el botón .

Haciendo clic en el botón puede imprimir el comprobante de

contabilidad.

4.7.5 Reimprimir/Anular ............................................................................

En ocasiones es necesario Reimprimir o Anular un recibo, por uno u otro motivo. Para ello

es necesario seleccionar el Almacén y luego escriba el número de Recibo, así como se ve

en la siguiente figura:


45

Notas importantes

Para imprimir el recibo haga clic en .

Para anular el recibo haga clic en .

Para modificar el recibo haga clic en .

Para imprimir el comprobante de traspaso haga clic en .

Para imprimir el comprobante de ingreso haga clic en .

4.7.7 Reportes de caja ..................................................................................

Son informes detallados y otros resumidos de todos los recibos de Ingresos y/o Egresos.

Antes de imprimir cualquier informe de caja es necesario especificar el Almacén, rango de

fecha y otros parámetros, así como se ve en la figura:


46

Los comandos para estos reportes se encuentran en el menú /Caja/Listado/

Detalle de ingresos, Este informe muestra un detalle de todos los recibos de ingresos

(Recibos de pagos por ventas), así como se ve en la figura

Resumen de ingresos por día y mes, como su nombre lo indica son informes resumidos

que muestran los ingresos de un rango de fecha agrupados por día o por mes

Detalle de Egresos, muestra un detalle de todos los recibos de pagos a proveedores.

Resumen de Egresos por día y mes, muestra un resumen de pagos a proveedores

agrupados por día y por mes.


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Detalle de gastos, muestra un detalle de todos los recibos de gastos diarios.

Resumen de gastos, muestra un resumen de todos los gatos diarios agrupados por día.

Arqueo detalle por Usuario, es un detalle de Ingresos y Egresos, es decir muestra los

pagos por ventas y los pagos a proveedores y los gastos diarios. Como los recibos se

guardan con el nombre de usuario que los registra, este reporte muestra los recibos

registrados por el usuario que ha iniciado el sistema.

Arqueo detalle por Todos, similar al “Arqueo detalle por Usuario”, con la diferencia que

este muestra todos los recibos de todos los usuarios. Así como se ve en la figura:

4.8 Reportes (Listados) …………………………………………………….……..

Los listados muestran información detallada o resumida de los distintos movimientos que

se realizan con los productos, los clientes, proveedores y créditos. Todos los listados se

pueden visualizar primero en pantalla y luego ser impresos en algún medio o también

puede exportarlos a un archivo de Excel o Word.

Existen una gran variedad de listados, en todos los casos es necesario especificar algunos

parámetros así como se ve en la figura:


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Cada módulo tiene sus propios reportes, así como sigue: /Almacén/Reportes, /

Producción/Reportes, /CuentasxCobrar/Reportes, /CuentasxPagar/Reportes y

/Caja/Reportes.

Normalmente en cada módulo existen otros menús de reportes con el nombre “Reportes

globales”, en definitiva son los mismos que los anteriores, con la diferencia que algunos

muestran información de todos los almacenes y otros permiten seleccionar los almacenes a

mostrar en el reporte.

4.8.1 Listado de clientes ……………………………………………………....

Muestra un detalle de todos los datos de los clientes y/o proveedores registrados en el

sistema, los datos de los clientes es globales a todos los almacenes, es decir, un cliente

puede ser utilizado en todos los almacenes. Los datos del reporte son:

Código de cliente,

Razón social (Nombre),

Dirección,

Teléfonos,

RUC/NIT, Correo electrónico, etc.

4.8.2 Listado de Productos ………………………..…………………….……

Muestra un detalle de todos los datos de productos registrados en el sistema. Según los

parámetros que seleccione se puede mostrar todos los productos, solo con saldos o en otros

casos de un proveedor específico o de una línea. La siguiente figura muestra un ejemplo:


49

4.8.3 Listado de Productos con saldos de rango de fecha ……..................

Este reporte es similar al listado de productos, con la diferencia que este muestra solamente

los productos que tienen movimientos en un rango de fecha. También es necesario

especificar parámetros particulares como se ve en la figura:


50

Para obtener el reporte es importante tiquear la casilla [Procesar cardex], así como se ve en

la figura anterior.

4.8.4 Detalle de Compras (Importaciones) ………………………….………

Este informe muestra un detalle de todas las notas de Compra, es decir muestra cada nota

con su detalle de productos que se ha adquirido. Es como imprimir todas las notas de

compra, así como se ve en la figura:

4.8.5 Resumen de Compras ………………………………………..…………

Como su nombre lo indica es un resumen de todas las notas de Compra, en el cual se

muestra la fecha, nombre del proveedor, y los totales de la nota de compra, así como se ve

en la figura:


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4.8.6 Detalle de Ventas (Salidas) ……………………………..………………

Este informe muestra un detalle de todas las notas de Venta, es decir muestra cada nota con

su detalle de productos que se ha vendido. Es como imprimir todas las notas de venta, así

como se ve en la figura:

4.8.7 Resumen de Ventas …………………………………….………………

Como su nombre lo indica es un resumen de todas las notas de Venta, en el cual se muestra

la fecha, nombre del cliente, y totales de la nota de compra, así como se ve en la figura:


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4.9 Estadísticas ………………………………………………………………….

Los datos estadísticos son informes bien resumidos que muestran información muy

general, es decir no se observa ningún detalle, sino más bien los reportes son agrupados por

días, por meses, grupos, etc.

4.8.1 Ventas por días …………………………………………………………

Este informe muestra el monto vendido en cada día, solamente tiene dos columnas la fecha

y el importe de venta en dicha fecha y al final se muestran los totales.

4.9.2 Ventas por mes …………………………………………………………

Este informe muestra el importe vendido mensualmente, es decir solamente tiene dos

columnas el mes y el importe vendido en dicho mes y al final se muestran los totales.

4.9.3 Compras diarias .......................................................................................

Similar a las ventas, este informe muestra el importe vendido diariamente, solamente tiene

dos columnas la fecha y el monto vendido en cada fecha y al final se muestran los totales.

4.9.4 Ventas por promotor ..............................................................................

Este informe muestra un resumen ventas agrupados por promotor.

4.10 Cuentas por Cobrar …………………………………………………………..

Las cuentas por cobrar son reportes que muestran información de las ventas, los pagos y su saldo

adeudado por cada cliente. Existen varios reportes, los cuales se diferencian principalmente si son

detallados o resumidos.


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Los comandos para estos reportes se encuentran en el menú /CuentasxCobrar/Reportes.

Detalle de clientes deudores, muestra un detalle de todas las notas de Venta con su fecha,

Importe, Pagos y Saldo de cada nota. También se muestra los días transcurridos desde la ultima

vez que cancelo el cliente.

Resumen de clientes deudores, muestra un resumen de las ventas, en el cual solamente aparece el

nombre del cliente, el monto vendido, los pagos y el saldo de cada cliente.

Resumen de clientes deudores agrupados por promotor, es similar a “Detalle de clientes

deudores” con la diferencia que esta agrupado por promotores o vendedores.

4.11 Cuentas por Pagar ……………………………………………………………

Similar a las ventas, las cuentas por pagar son reportes que muestran información de las compras,

los pagos y su saldo adeudado a cada proveedor. Existen varios reportes, los cuales se diferencian

principalmente si son detallados o resumidos.

Los comandos para estos reportes se encuentran en el menú /CuentasxPagar/Reportes.

Detalle de deudas a proveedores, muestra un detalle de todas las notas de Compra con su fecha,

Importe, Pagos y Saldo de cada nota. También se muestra los días transcurridos desde la ultima

vez que cancelo el cliente.

Resumen de deudas proveedores, muestra un resumen de las Compras, en el cual solamente

aparece el nombre del proveedor, el monto comprado, los pagos y el saldo de cada proveedor.

4.12 Cierre de Saldos de Inventario ……………… ………

El movimiento de inventario genera un conjunto de datos que se van acumulando a medida se

registran las Compras, Ventas, con el tiempo estos datos pueden crecer de tal manera que el

sistema se hace cada vez más lento o más pesado.

Notas importantes de este proceso:

Este comando le permite guardar los saldos de los productos en un archivo especial, luego al

analizar los movimientos se debe especificar el día (Día siguientes al cierre) que se hace la

apertura de saldos.

El cierre debería hacerlo el ultimo día de cada mes.

Este proceso es muy importante al momento de procesar los ajustes UFV. Ya que los ajustes


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en UFV son muy lentos.

4.13 Cierre de gestión/Traspaso de Saldos de Inventario ………………………

El movimiento de inventario genera un conjunto de datos que se van acumulando a medida se

registran las compras, ventas y pagos, con el tiempo estos datos pueden crecer de tal manera que el

sistema se hace cada vez más lento o más pesado. De modo que es recomendable/necesario hacer

un cierre de gestión.


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El proceso de cierre de gestión realiza las siguientes tareas:

1) Elimina en forma definitiva todos los movimientos, notas de Compras, Ventas,

Producción y Recibos.

2) Los saldos de cada producto se guardan en una nota de compra (Normalmente el

número 1).

3) Los saldos del mes/gestión anterior se convierten en saldo inicial para la próximo

mes/gestión.

4) La numeración correlativa de las notas se reinicia nuevamente en 1.

Como se puede observar este proceso elimina toda la información existente en el sistema. Por ello

es necesario realizar una copia antes de proceder con el traspaso.

Notas importantes:

Este proceso solamente afecta al módulo de almacenes, producción y caja, los comprobantes

de contabilidad no se eliminan.

El módulo de contabilidad es independiente para este proceso, debido a que contabilidad puede

hacer cierre de gestión en forma separada y por ende tiene sus propios procesos de cierre de

gestión, para más información ver el capitulo 5.

Gracias por usar el Software “CAPIN - Control de Almacenes y Producción Integrado”

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