capitulo manual excel

8/19/2019 Capitulo Manual Excel

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Gerencie.com. Manual de Excel Avanzado.

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Validación de datos

La Validación de datos permite que Excel realice las verificaciones que defina el usuario y

según el resultado puede emitir una alerta, mensaje de error o informativo.

Por ejemplo es el caso de una discoteca que no puede permitir el ingreso de menores de

edad. Hacer el cálculo mental según la fecha de nacimiento para determinar si tiene la

edad permitida o no, toma tiempo, así que Excel se encargará de ello y nos advertirá de

forma automática que esa persona no tiene la edad indicada para ingresar con sólo

suministrar la fecha de nacimiento.

Validad un valor

Cualquier valor se puede validad para que Excel emita un mensaje o alerta en caso de que

sea inválido según los criterios asignados:

En la imagen anterior se pueden ver las diferentes opciones de validación, incluida la

personalizada mediante fórmula, donde el usuario puede desplegar su imaginación sin

límite.

Para llegar allí, vamos a Inicio -> Validación de datos.


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Supongamos que se están digitando facturas en Excel y queremos asegurarnos que sólo se

ingresen facturas con fecha del 2011, así evitamos que por error se introduzcan facturas

de un periodo anterior, o que siendo del 2011 por error de digitación se coloque un

periodo diferente.

Para ello seleccionamos el rango de datos a validar, elegimos Fecha, Permitir “entre” e

introducimos la Fecha inicial y la final:

Damos clic en Aceptar.

Al ingresar un dato que no corresponde a la validación, Excel nos mostrará el siguiente

cuadro de diálogo:

Mensajes de error en la validación de datos

Cuando se fija una regla de validación y el usuario ingresa un dato o valor inválido, Excel

muestra un mensaje de error pero dicho mensaje es general, y en algunos casos resulta


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útil personalizar ese mensaje de error para dar instrucciones a quien esté ingresando los

datos.

Por ejemplo en el título anterior creamos una regla de validación para impedir que seingresen facturas con fechas diferentes a las definidas.

Podemos personalizar el mensaje de error para aclararle al usuario el por qué su dato es

rechazado como inválido.

Este mensaje lo definimos en donde definimos la regla de validación:

Allí podemos definir un título para el mensaje e incluso el nivel de la advertencia.

Al introducir un valor inválido Excel nos mostrará lo siguiente:

Muy útil esta opción para ir guiando al usuario en el proceso de ingreso de la información.


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Mensaje de entrada en la validación de datos

La Validación de datos impide consumar errores; los mensajes de error aclaran y pueden

dar instrucciones al usuario, pero podemos ir un poco más allá. Podemos evitar que el

usuario cometa el error en la medida en que antes de introducir los datos se dan

instrucciones al usuario, pudiendo hacer que este sea más efectivo.

En las opciones de Validación de datos está la pestaña que permite configurar el mensaje

de entrada, esto es el mensaje que se mostrará al activar una celda:

Al posicionarnos en cualquier celda tendremos el siguiente mensaje:


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Impedir el ingreso de datos duplicados o repetidos

En algunas bases de datos se requieren valores únicos, como el Nit de una empresa o la

cédula de un empleado, valores que no se pueden repetir, y podemos configurar a Excel

para que nos impida ingresar valores ya existentes en la base de datos o rango de celdas

en la que estamos trabajando, y así evitamos cometer algún tipo de error.

En algunos casos basta con resaltar los valores repetidos en un rango de datos, pero en

esta oportunidad la idea es impedir que se presenten datos repetidos en nuestro rango de

datos.

Para ello haremos uso de la Validación de datos y utilizaremos una pequeña fórmula que

haga el trabajo.

Supongamos que queremos impedir que en el rango A2:A1000 se ingreses valores

repetidos.

Nos ubicamos en la celda A2, vamos a Inicio -> Validación de datos -> Validación de

datos:


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En Permitir Personalizada y en fórmula escribimos la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI($A3:$A$2;A2) Validación de datos:


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Como se observa, podemos exigir el ingreso de un mínimo número de datos o caracteres o

un máximo.

Listas desplegables

Excel permite desplegar listas para de ella elegir una opción, como País, Provincia, Ciudad,

Mes, etc.:

Para ello utilizaremos la validación de datos.

En primer lugar en una columna auxiliar se crea el listado de datos que se quiere mostrar

en la lista desplegable. Luego le asignamos un nombre a ese rango de datos. En nuestro

ejemplo le hemos llamado Meses a rango de datos que contienen los 12 meses del año.


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Nos ubicamos en la celda que contendrá la lista desplegable, vamos Inicio -> Datos ->

Validación de datos:

El Criterio de validación a elegir es Lista como se muestra en la imagen.

En Origen de datos a listar se coloca el nombre que le hemos asignado a nuestro listado,

en este caso Meses precedido por el signo =.

El Origen de datos puede ser también el rango de las celdas que contienen los datos a

listar:


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En este caso los meses del año se encuentran en la columna I desde la fila 3 a la 14.

Por simplicidad se recomienda siempre trabajar con nombres de rango.

Listas desplegables dependientes

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, de manera tal que una lista depende

de la otra, o una lista muestra la información según el contenido de otra de la que depende.

Muchos hemos visto que cuando se elige un departamento o país, al lado hay otra lista para

elegir una ciudad de ese departamento o país. En Excel esto se llaman listas dependientes,

ya que la lista de ciudades depende del departamento o país seleccionado en la celda

adyacente.

Para lograr esto hay que recurrir a validación de datos y a los nombres de rangos.

Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o países, y un nombre de

rango para cada lista de ciudades de cada departamento o país.

En nuestro ejemplo trabajaremos con tres listas principales relacionadas con los turnos que

tiene una empresa, y tres listas secundarias dependientes que contienen los listados de

empleados por turno o jornada:


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Al rango de jornadas le asignamos el nombre de “Jornadas” y creamos la lista desplegable

con dicho nombre de rango:

Y desde validación de datos creamos una lista para desplegar las jornadas:


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Como nuestra lista es corta, en lugar de utilizar el nombre de rangos también se pueden

escribirlo directamente los componentes de la lista separados por punto y coma:

Ahora asignaros los nombres a los rangos que contienen los e mpleados de cada jornada:


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El nombre del rango de cada lista dependiente debe ser exactamente igual a su concepto

correspondiente en la lista principal. Recordemos que la lista principal tiene tres elementos

o conceptos: Diurna, Nocturna y Dominical, de modo que cada rango de empleados bebe

llamarse igual: Diurna, Nocturna y dominical.

Ya creada la lista principal en validación de datos:


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Procedemos a crear la lista dependiente en la celda contigua.

En nuestro ejemplo en la celda B3 colocamos la lista desplegable para elegir el empleado

según la jornada que se elija en la celda A3. Para ello en Validación de datos, en Criterios

de validación elegimos la opción Lista, y en el Origen de datos colocamos la fórmula

=INDIRECTO($A$3). De esta forma vinculamos la lista con el valor que haya en E2, el cual se

toma de una lista que creamos en el anterior paso.


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Como resultado tendremos lo siguiente:

En el archivo de Excel adjunto a este manual está el ejemplo que hemos trabajado aquí.

Reiteramos que los nombres de los rangos de las listas secundarias, deben corresponder

exactamente a los nombres de la lista desplegable principal. Importante anotar que un

nombre de rango no puede estar compuesto por dos palabras separadas. Si el nombre

requiere dos palabras estas deben estar unidas por un guión bajo: Jornada_Diruna, etc., y

así debe llamarse el concepto de la lista principal.

Listas desplegables con rangos dinámicos

Las listas desplegables vistas hasta ahora, se han realizado con un número fijo de datos;

12 meses, 5 años, etc., lo cual supone una seria limitación puesto que si agregamos un


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dato a esa lista, este quedará por fuera de la lista, o si eliminamos un dato, la lista

mostrará un campo vació poco estético.

Esta limitación se resuelve utilizando listas desplegables con rangos dinámicos, es decirque el número de datos mostrados en la lista pueda incrementarse o disminuirse

haciendo que el rango que los contiene cambie continuamente.

Para ello trabajamos con nombres con rangos dinámicos, lo que quiere decir que el rango

se adaptará automáticamente a la cantidad de datos que haya.

Por ejemplo supongamos un listado de empleados, el cual puede aumentar o disminuir

cada mes según los empleados que salen o ingresan.

En nuestro caso la lista de empleados estará en la columna G desde la fila 21 (G21), lista a

la que le asignaremos un nombre de rango el cual será dinámico.

Para ello vamos a Inicio -> Fórmulas -> Asignar nombre a un rango:

Le colocamos el nombre Empleados y la fórmula:

=DESREF($G$20;1;0;CONTARA($G$1:$G$65536)), que automáticamente tomará el

nombre de la hoja donde está el rango de los datos.

Ahora nos ubicamos en la celda en la que queremos crear nuestra lista desplegable deempleados, vamos a Inicio -> Datos -> Validación de datos y creamos una lista con el

nombre del rango dinámico que hemos creado:


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Con esto ya tenemos una lista desplegable que se ajustará automáticamente según la

cantidad de datos que existan.

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