caracteristica de excel

MANUAL DEL ESTUDIANTE

Excel 20022do NivelJEANNINE P. PRAY

Excel 20022do Nivel

Jeannine P. Pray

Excel 2002: 2do NivelNmero de parte: 084216 Edicin: del curso 1.0

RECONOCIMIENTOSEquipo en el proyectoDesarrolladora de Currculum y Redactora Tcnica Decano: Jeannine P. Pray Gerente de Contenido: Cheryl Russo Editora Tcnica y de Calidad: Elizabeth M. Swank Revisor Tcnico: Sean Kavanagh Diseador de Impresin: Daniel P. Smith

AVISOSDESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Si bien es cierto que Element K Press LCC tiene el cuidado de cerciorar la exactitud y calidad de estos materiales, no se puede garantizar su exactitud, y todos los materiales se entregan sin ninguna clase de garanta, incluyendo, pero sin limitarse, a las garantas de mercantilizacin implicadas o su idoneidad para algn propsito en particular. El nombre que se utiliza en los archivos de datos para este curso es de una compaa cticia. Cualquier semejanza con compaas actuales o futura es solo coincidencia. Al elaborar este curso, se cree no haber utilizado el nombre de nadie, pero si as fuere, srvase noticarnos y se cambiar el nombre en la siguiente revisin del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitacin integradas, para individuos, empresas, centros educativos y dependencias de gobierno. La inclusin, en este libro, de pantallas congeladas, o de cualquier nombre de producto o servicio de garanta de alguna otra entidad, es solo con propsitos editoriales. Dicha inclusin no debera tomarse en cuenta como muestra de que se recibe patrocinio o respaldo para el libro, ni de que exista aliacin alguna de tal entidad con Element K. AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas registradas de Element K LLC. Microsoft Excel 2002 es una marca registrada de Microsoft Corporation, Inc. en los EEUU y en otros pases; los productos y servicios tratados o descritos que puedan ser marcas comerciales de Microsoft Corporation, Inc. Cualquier otro servicio y nombres de producto utilizados en todo el libro tal vez estn protegidos por leyes o sean marcas comerciales de sus prespectivos propietarios. Copyright 2002 Element K Content LLC. Todos los derechos reservados. Las tomas de pantallas con propsitos ilustrativos son propiedad del poseedor del software. Ni la publicacin, ni sus partes, se pueden reproducir ni transmitir en ninguna forma ni por ningn medio, electrnico o mecnico, incluyendo el fotocopiado, grabacin, almacenamiento en sistemas informticos, ni de ninguna ndole, sin el permiso expreso por escrito de Element K, 500 Canal View Boulevard, Rochester, NY 14623, (585) 240-7500, (800) 434-3466. El sitio Web de Element K Press LLC es www.elementkcourseware.com. Este libro no incluye los derechos del software o dems productos sobre los cuales se escribe; todo uso o licencia de dicho software o dems productos es responsabilidad del usuario, de acuerdo a los trminos y condiciones para el dueo. No hacer copias ilegales de libros o del software. Si parece que este libro, o el material relacionado, o cualquier otro material de Element K, se est reproduciendo o transmitiendo sin permiso, favor de llamar al 1-800-478-7788.

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Excel 2002: 2do Nivel

CONTENIDO

EXCEL 2002: 2DO NIVELLECCIN 1: TRABAJAR CON PLANTILLASA. Crear un libro de trabajo desde una plantilla Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Crear una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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C. Crear un grco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 D. Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario . . . . 14

LECCIN 2: ORDENAR Y FILTRAR DATOSA. Ordenar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Qu es ordenar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 B. Agregar subtotales a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 C. Filtrar listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Qu es ltrar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 D. Crear y aplicar ltros personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Condiciones de bsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

LECCIN 3: IMPORTAR Y EXPORTAR DATOSA. Importar datos en red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 B. Importar datos desde una fuente externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 C. Exportar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 D. Guardar una hoja de trabajo como pgina Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 E. Publicar una hoja de trabajo en la red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

LECCIN 4: TRABAJAR CON FRMULAS AVANZADASA. Compartir datos entre hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Referencias tridimensionales en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Contenido

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CONTENIDOB. Crear un nombre para un rango de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 C. Utilizar funciones para crear frmulas avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Funciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 D. Dar seguimiento a precedentes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Precedentes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 E. Dar seguimiento a dependientes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Dependientes de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 F. Localizar errores en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

LECCIN 5: ANALIZAR DATOSA. Crear un informe de Tabla dinmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Informes de Tabla dinmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 B. Crear un informe de Grco dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Informe de Grco dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 C. Crear escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 D. Utilizar la herramienta Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 La herramienta Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 E. Utilizar la herramienta Buscar objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Buscar objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

LECCIN 6: COLABORARA. Insertar y editar un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 B. Agregar y editar comentarios en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Comentarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 C. Crear comentarios de discusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Discusiones Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 D. Responder a comentarios de discusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

LABORATORIOS DE LA LECCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135iv Excel 2002: 2do Nivel

CONTENIDOGLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 NDICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Contenido

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NOTAS

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INTRODUCCIN

ACERCA DEL CURSOEste curso es el segundo de una serie de tres cursos que satisface los requisitos para la certicacin Microsoft Office User Specialist (MOUS). En l profundizar en las habilidades adquiridas en el curso Excel 2002: 1er Nivel y le brindar la oportunidad para trabajar con algunas caractersticas avanzadas de Excel, incluyendo plantillas, ordenar y ltrar, importar y exportar, frmulas avanzadas, herramientas de anlisis y colaboracin. Conoce lo bsico de Excel pero desea conocer ms? Desea ahorrar tiempo al crear libros de trabajo organizados de tal manera que reunan los datos de la forma requerida, o compartir informacin con otros usuarios? Si es as, el presente curso es para usted. Har lo anterior y mucho ms.

Descripcin del curso Estudiante en miraEstudiantes que deseen prepararse para recibir el certicado Microsoft Office User Specialist (MOUS) en Excel, y que tengan conocimientos bsicos de Excel, incluyendo crear, editar, formatear, e imprimir hojas de trabajo y grcos bsicos. Adems, estudiantes que deseen obtener las habilidades necesarias para crear plantillas, ordenar y ltrar datos, importar y exportar datos, analizar datos y colaborar en red con Excel.

Prerrequisitos del cursoPara asegurar el xito, recomendamos que cuente con experiencia para abrir pginas web en un navegador. Tambin, se recomienda tomar el siguiente curso Element K o tener conocimientos equivalentes: Excel 2002: 1er Nivel

Introduccin

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INTRODUCCIN

Cmo usar este libroComo Gua de aprendizajeCada leccin abarca un tema general o una serie de temas relacionados. Las lecciones estn ordenadas por grado de dicultad con Microsoft Excel; las habilidades que adquiera en una leccin se utilizan y desarrollan en lecciones siguientes. Por esta razn deber realizar las lecciones en secuencia. Se ha organizado cada leccin en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la informacin relevante que necesita para dominar Microsoft Excel, las actividades le permiten aplicar esta informacin en ejemplos prcticos. Aqu practicar cada nueva habilidad en un archivo especialmente preparado. Esto le ahorra tiempo de tecleo y le permite concentrarse en la habilidad. Mediante el uso de archivos de muestra, actividades, ilustraciones que rearman las ideas en pasos cruciales, e informacin de fondo como apoyo, este libro le proporciona el fundamento y estructura para aprender Microsoft Excel rpida y fcilmente.

Como Herramienta de revisinTodo mtodo de instruccin es tan ecaz como el tiempo y esfuerzo se est dispuesto a invertir en l. Adems, la informacin que aprende en clase puede no parecer muy importante al principio, pero puede serlo despus. Por esta razn le animamos a pasar un tiempo repasando los temas y actividades despus del curso. Como un reto mayor cuando repase las actividades, intente con la columna Qu hacer antes de ver la columna Cmo hacerlo.

Como ReferenciaLa organizacin y composicin del libro lo hacen fcil de utilizar como herramienta de aprendizaje y como referencia para despus de clase. Puede utilizarlo como una primera fuente para denicin de trminos, como informacin de apoyo en temas dados, y los resmenes de los procedimientos.

Objetivos del cursoEn este curso, podr: crear plantillas, ordenar y ltrar datos, importar y exportar datos, analizar datos, y colaborar en red con Excel. Usted podr: utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario para crear plantillas y libros de trabajo. Utilizar una variedad de tcnicas para ordenar y ltrar datos. Utilizar datos nuevamente y compartirlos importando, exportando y guardndolos en red. Utilizar diferentes funciones y caractersticas de auditora para crear frmulas avanzadas y auditar hojas de trabajo. Utilizar Tablas dinmicas, Grcos dinmicos y otras herramientas de anlisis para datos. Utilizar la caractersticas Web y comentarios para colaborar con otros.

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INTRODUCCIN

Requisitos para el cursoHardware Para todos los sistemas operativos se requiere un procesador Pentium 133 MHz o mayor. Se recomiendan como mnimo 64 MB de RAM para Windows 2000 Professional; adems, debe tener 8 MB de RAM por cada aplicacin que se est ejecutando simultneamente (Observacin: Los requisitos de memoria pueden diferir para otros sistemas operativos). Un mnimo de espacio libre en disco duro de 516 MB. (Bajo Windows 2000, debe tener disponible al menos 4 MB de espacio de registro). Ya sea una unidad de CD-ROM local o acceso a una unidad de CD-ROM en red. Una unidad para disco exible de 3.5. Un ratn con dos botones, un IntelliMouse, o un dispositivo de sealamiento compatible. Un monitor VGA o de mayor resolucin, se recomienda super VGA. Un controlador de impresora instalado. (No se requiere impresora, sin embargo, cada PC debe tener instalada un controlador de impresora para usar el comando Vista preliminar). Mdem de 9600 baudios o mayor. Una conexin a internet con acceso a World Wide Web es necesaria para realizar algunas tareas del libro. (Observacin: El acceso a internet puede requerir el pago por separado de una tarifa a un proveedor de servicio, cargos locales son aplicables). Acceso a un servidor de discusiones si desea terminar las actividades en los temas Crear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin.

Software Instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage - vase Preparacin de la clase para obtener instrucciones adicionales.

Preparacin de la claseEste libro fue escrito utilizando el sistema operativo Windows 2000 Professional. Utilizarlo con otros sistemas operativos puede afectar el funcionamiento de las actividades. (Observacin: El fabricante seala que Microsoft Ofce XP Professional con FrontPage trabajar con Microsoft Windows 98, Microsoft Windows ME, y Microsoft Windows NT Workstation 4.0. Ofce XP Professional con FrontPage no se ejecutar en los sistemas operativos Microsoft Windows 3.x, Microsoft Windows NT 3.5x, o Microsoft Windows 95).

1. 2. 3.

Instale Windows 2000 Professional en un disco duro formateado. Si aparece la ventana Introduccin a Windows 2000, deseleccione Mostrar esta pantalla al comienzo y haga clic en Salir. Verique que la conexin a internet funcione. Si no existe conexin alguna, desde el Panel de control, haga doble clic en Opciones de internet. En el cuadro de dilogo Propiedades de internet, seleccione la pestaa Conexiones. Haga clic en Conguracin para ejecutar el asistente de conexin a internet y seleccione las conguraciones apropiadas. Instale un controlador de impresora. No es necesario para la clase, pero debe tenerse instalado.

4.

Introduccin

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INTRODUCCIN5. En el Explorador de Windows, seleccione Herramientas Opciones de carpeta para mostrar el cuadro de dilogo Opciones de carpeta. En la pestaa Ver, verique que no est seleccionado Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Una instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage. Inicie Excel y seleccione HerramientasComplementos. En el cuadro de lista Complementos disponibles, seleccione Solver. Haga clic en Aceptar.Los pasos antes mencionados necesitan realizarse una sola vez. Los pasos citados a continuacin deben realizarse antes de cada clase para asegurar una instalacin apropiada.

6. 7.

8.

En las computadoras de los estudiantes, reinicie los datos de uso. (Seleccione HerramientasPersonalizar y haga clic en Restablecer mis datos para restaurar las conguraciones predeterminadas). Si tiene en mente terminar las actividades en los temasCrear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin, necesita agregar un servidor de discusiones a cada usuario de computadora. En Excel, seleccione HerramientasColaboracin en lneaDiscusiones Web. En la barra de herramientas Discusiones Web, haga clic en Discusiones y seleccione Opciones de discusin. Utilizando el cuadro de dilogo Opciones de discusin, agregue un servidor de discusiones.

9.

10. Antes de terminar las actividades en los temas Crear comentarios de discusin y Responder a comentarios de discusin, necesitar asignar a los estudiantes para que trabajen en equipos de dos. (Es til poner dos estudiantes que se sienten juntos). Si tiene un nmero impar de estudiantes, puede ser el compaero de alguien. Asigne un nmero a cada par de estudiantes. 11. Elimine los archivos denonimados Discusion*.xls desde la carpeta Documentos compartidos del servidor de discusiones. 12. Elimine la carpeta C:Documents and Settings/User Name Application Data/Microsoft Templates/My Templates. 13. Ejecute el archivo de datos auto-extrable localizado en el disco de datos. Esto colocar los datos en la carpeta Mis documentos. (Verique el lugar donde desea ubicar los archivos de datos).

Lista de archivos adicionalesCon cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo estn incluidos

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LECCIN 1

LECCIN 1Trabajar con plantillasObjetivos de la leccin:En esta leccin, podr utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario para crear plantillas y libros de trabajo. Usted podr: crear un libro de trabajo desde una plantilla de Excel. Crear una plantilla de libro de trabajo usando un libro de trabajo existente. Crear, modicar y posicionar un grco. Crear un libro de trabajo utilizando una plantilla denida por el usuario.

Duracin de la leccin 30 minutos a 40 minutos

Leccin 1: Trabajar con plantillas

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LECCIN 1IntroduccinPara este momento, ya sabe cmo crear, editar, dar formato e imprimir hojas de trabajo y grcos bsicos en Excel. Tambin ha creado, probablemente, sucientes libros de trabajo en Excel como para poder darse cuenta que muchos de ellos contienen formato y/o datos iguales o muy similares. En esta leccin, crear plantillas y libros de trabajo desde plantillas basadas en los formatos y datos utilizados con frecuencia. De pronto se encuentra con que nunca le alcanza el da para terminar lo que tiene que hacer? Si es as, no est solo. Muchas personas constantemente estn retrasadas con algo, tratando de nalizarlo de manera frentica. Siempre se busca la manera de ahorrar tiempo, por ejemplo, comprar en lnea, comprar comida preparada y usar el paso para automviles en el banco o restaurantes de comida rpida. De manera similar a la vida diaria, Excel tambin brinda muchas comodidades para ahorrar tiempo al crear libros de trabajo. Piense en las plantillas como una de esas comodidades. En vez de repetir lo escrito o dar formato a los mismos datos o a otros similares en la hoja de trabajo de manera repetida, puede utilizar las plantillas para comenzar rpidamente a crear libros de trabajo.

TPICO ACrear un libro de trabajo desde una plantilla ExcelAhora que ha trabajado en Excel, podra necesitar crear un libro de trabajo diferente a los que ha creado anteriormente; sin embargo, no est seguro dnde comenzar. Como bien sabe, hay mltiples decisiones que se necesitan tomar al crear un libro de trabajo. Al usar una plantilla en Excel, muchas de las decisiones ya son tomadas previamente. En este tema, crear un libro de trabajo basado en una plantilla de Excel. Alguna vez ha tratado de crear un libro de trabajo en Excel y ha sido muy dcil, porque no saba cmo comenzar o no tena el tiempo para imaginrselo? Con las plantillas Excel, puede ahorrar tiempo al crear libros de trabajo usando una plantilla que ya contenga todos o la mayora de los datos y formatos que necesite. En vez de pasar una hora o ms ingresando y dando formato a los datos en un libro de trabajo, su hoja de trabajo estar lista en solo unos minutos.

PlantillasDenicin Una plantilla es un archivo especial de libro de trabajo que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo. Existen dos tipos de plantillas que se pueden crear en Excel. Una plantilla de libro de trabajo contiene mltiples hojas de trabajo. Una plantilla de hoja de trabajo contiene una hoja de trabajo. Puede crear una plantilla desde una plantilla Excel existente o desde un libro de trabajo existente. Al abrir una plantilla, en realidad est abriendo una copia de dicha plantilla. Excel crea un nombre predeteminado de archivo para la copia usando el nombre de la plantilla y un nmero secuencial. Puede usar una plantilla Excel o una plantilla que haya creado para elaborar un nuevo libro de trabajo.

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LECCIN 1Ejemplo Por ejemplo, puede utilizar la plantilla de Excel llamada Hoja de balance para crear una hoja de balances cada mes. Simplemente abra una copia de la misma, agregue los meses apropiados, y gurdela como Mi Hoja de balance mensual. Un ejemplo aparece en la Figura 1-1.

Figura 1-1: Un ejemplo de una copia de la plantilla de Excel Hoja de balance guardada como un libro de trabajo. Caractersticas de una plantilla Una plantilla tiene mltiples caractersticas. Algunas incluyen: Formato Estilos Encabezados Etiquetas para las y columnas Frmulas

Puede distinguir un archivo de plantilla de un archivo de libro de trabajo porque las plantillas tienen distintas extensiones de archivo. Para plantillas la extensin es .xlt.

Crear un libro de trabajo desde una plantila de ExcelReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un libro de trabajo desde una plantilla proporcionada por Excel, puede usar el panel de tareas Nuevo libro.Si ya ha creado un libro de trabajo desde una plantilla de Excel especca, un vnculo a dicha plantilla aparecer bajo la seccin Nuevo a partir de una plantilla en el panel de tareas Nueva plantilla.

1.

En el panel de tareas Nueva plantilla, seleccione Plantillas generales para mostrar el cuadro de dilogo Plantillas.3


LECCIN 12. 3. 4.

En el cuadro de dilogo Plantillas, seleccione las pestaas General o Soluciones de hoja de clculo. Desde la pestaa apropiada, seleccione la plantilla que desee. Haga clic en Aceptar. Una vez que elabore el libro de trabajo desde la plantilla, puede modicar, y si es necesario, guardar.

Plantillas Web Si no puede encontrar la plantilla que busca en Excel, puede abrir plantillas adicionales en la red usando el panel de tareas Nuevo libro. Haga clic en el vnculo Plantillas de mis sitios Web para abrir plantillas en los servidores de red. Haga clic en el vnculo Plantillas de Microsoft.com para abrir plantillas Excel adicionales desde el sitio Microsoft Office Web.

ACTIVIDAD 1-1Crear un libro de trabajo desde una plantilla de ExcelPuesta a punto: Para terminar esta actividad, debe tener la instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Excel se maximiza. Situacin: Trabaja en un departamento que da seguimiento a las horas trabajadas en cuentas de clientes especcas. Actualmente, esto es realizado manualmente; sin embargo, su jefe desea automatizar el proceso para este departamento. Quiere que elabore un libro de trabajo que puede ser usado para darle seguimiento a la informacin. Necesita presentarle un borrador rpidamente, pero no sabe dnde comenzar. Explora las plantillas que Excel ofrece, y se percata que hay una plantilla de Soluciones de hoja de clculo llamada Tarjeta de tiempo. Una muestra aparece en la Figura 1-2. Ahora decide utilizar esa plantilla para crear su propio libro de trabajo. Denomina Tarjeta de tiempo del departamento a la plantilla y la guarda en la carpeta C:Mis documentos.

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LECCIN 1

Figura 1-2: La plantilla de Excel Tarjeta de tiempo.Qu se hace 1. Utilice el cuadro de dilogo Plantillas para abrir una copia de la plantilla Tarjeta de tiempo.xlt. Cmo se hace a. En el panel de tareas Nuevo libro,haga clic en el vnculo Plantillas generales para mostrar el cuadro de dilogo Plantillas. b. Muestre la pestaa Soluciones de hoja de clculo.


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LECCIN 1c. Seleccione la plantilla Tarjeta de tiempo.

d. Haga clic en Aceptar para abrir una copia de la plantilla. 2. Qu puede cambiar en la hoja de horarios y as personalizarla para el departamento?

3.

Por qu resulta el nombre predeterminado del libro de trabajo Tarjeta de tiempo1?

4.

Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Muestre el cuadro de dilogo Guardar como. b. Muestre la carpeta C:Estudiante. c. Guarde el libro de trabajo como Tarjeta de tiempo del departamento y cierre el libro de trabajo.

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LECCIN 1

TPICO BCrear una plantillaAhora que sabe cmo crear un libro de trabajo desde una plantilla de Excel, probablemente querr usarlas ms a menudo o incluso crear una propia. En este tema, usar un libro de trabajo existente para crear una plantilla nueva. Ha creado un excelente libro de trabajo que reune los datos de ventas, y quiere utilizarlo mensualmente. Tambin ha experimentado la comodidad de utilizar plantillas de Excel para crear libros de trabajo. Desea utilizar su libro de trabajo de ventas cada mes sin tener que comenzar el libro desde cero y repetir todas las entradas de datos y de formato. Al crear una plantilla a partir del libro de trabajo existente, ahorrar tiempo valioso cada mes evitando tener que escribir datos nuevamente y rehacer formatos, y solo tendr que actualizar el libro de trabajo con los datos del mes en curso.

Crear una plantillaReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento El procedimiento para crear una plantilla de libro de trabajo o de una hoja de trabajo es el mismo. Para crear una plantilla:1. 2. 3.

Si es necesario, abra el libro de trabajo que desee guardar como plantilla. Seleccione ArchivoGuardar como. En el cuadro de texto Guardar como tipo, seleccione Plantilla.De manera predeterminada, todas las plantillas personalizadas son guardadas en C:Documents and Settings/User Name/Application Data/Microsoft Templates.

4. 5. 6.

En el cuadro de texto Guardar en, seleccione la carpeta en la que desea guardar la plantilla. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de la plantilla. Haga clic en Guardar.


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LECCIN 1

ACTIVIDAD 1-2Crear una PlantillaObjetivo: Editar y guardar un libro de ejercicios existente como una plantilla. Archivos de datos: Gastos mensuales.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Necesita crear un informe de gastos mensuales para su jefe que deber contener datos de viaje de los empleados en el departamento. No cuenta con mucho tiempo para hacerlo, as que obtiene una copia de un archivo de libro de trabajo de un compaero el cual se denomina Gastos mensuales y decide que la forma ms eciente de crear su propio libro de trabajo es crear una plantilla desde el libro de trabajo Gastos mensuales. Antes de guardar el libro de trabajo como plantilla, le hace cambios, que se resaltan en la Figura 1-3. El libro de trabajo deber verse como la Figura 1-3. Ahora, guarda el libro de trabajo como plantilla denominada Gastos mensuales de viaje en una carpeta nueva llamada C:Documents and Settings/User Name/ Application Data/ Microsoft Templates/My Templates a n de que pueda conservar sus plantillas separadas de las plantillas de Excel.

Figura 1-3: Una muestra del libro de trabajo editado.Qu se hace 1. Cmo se hace

En el archivo Gastos Mensuales.xls, Por qu la extensin es .xls?

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LECCIN 12. Qu datos en el archivo cambiara para personalizar el libro de trabajo para el departamento?

3.

Haga cambios al libro de trabajo utilizando la Figura 1-3 como referencia.

a. Cambie el contenido de la celda A1 para que se lea CIRCA - Gastos mensuales de viaje. b. Centre el contenido de la celda A1 entre las celdas A1:D1. c. Cambie el contenido de la celda A3 para que se lea (Ingrese el mes actual aqu). d. Cambie el contenido de la celdas B5:D5 para que se lea Lattanzio, Rodrguez y Urgn. e. Elimine el contenido de las celdas B6:D15. f. Haga que la celda A3 sea la celda activa.

4.

Guarde el archivo como una plantilla denominada Gastos mensuales de viaje.xlt.

a. En el cuadro de dilogo Guardar como, desde el listado desplegable Guardar como tipo, Seleccione Plantilla.

b. En la carpeta Plantillas, Elabore una nueva carpeta llamada Mis plantillas. c. Muestre el contenido de la carpeta Mis plantillas.


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LECCIN 1d. Si es necesario, cambie el nombre de archivo a Gastos mensuales de viaje.xlt.

e. Guarde el archivo. 5. Por qu la extensin para este archivo es .xlt?

TPICO CCrear un grcoAhora que ha guardado un libro de trabajo existente a manera de plantilla, decide que necesita mejorar la plantilla visualmente antes de utilizarla. En este tema, crear, modicar y posicionar un grco. Ha creado una plantilla excelente a partir de un libro de trabajo existente; sin embargo, cuando la observa bien, parece incompleta. Si la plantilla no incluye el contenido apropiado desde el principio, tal como grcos, estilos, y formato, est usando una plantilla para crear libros de trabajo que no est satisfaciendo sus necesidades. Adems, estar perdiendo un tiempo valioso editando constantemente la plantilla y/o los libros de trabajo que elabore desde la misma.

Crear un grco

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LECCIN 1Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Existen mltiples cambios que puede hacer a una plantilla para asegurar que cumpla con sus necesidades antes de crear libros de trabajo a partir de la misma. Uno de esos cambios incluye agregar grcos. Excel le permite utilizar la barra de herramientas Dibujo para crear lneas, echas, guras y cuadros de texto que aparecen y se imprimen como parte de una hoja de trabajo, libro de trabajo o plantilla. Una muestra de la barra de herramientas Dibujo aparece en la Figura 1-4.

Figura 1-4: La barra de herramientas Dibujo. Para crear un grco:1. 2. 3. 4.

Si es necesario, muestre la barra de herramientas Dibujo. Haga clic en el botn de dibujo apropiado. Coloque el puntero del ratn en el lugar que desee para comenzar a dibujar el objeto. Haga clic y arrastre el puntero del ratn en la hoja de trabajo hasta que el objeto tenga la forma y tamao deseados.

Redimensionar un grco Una vez creado un grco, hay mltiples propiedades del mismo que se pueden modicar. Una de ellas incluye el redimensionarlo. Para ello: 1. Seleccione el objeto. Al hacerlo, aparece con controladores para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una echa de dos puntas. 2. 3. Coloque el puntero del ratn sobre una de los controladores para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una echa de dos lados. Haga clic y arrastre el ratn lejos de o hacia el centro del objeto para incrementar o disminuir su tamao. Puede presionar [Maysculas] mientras arrastra el ratn para mantener las proporciones del objeto. 4. Suelte el botn del ratn, y, si es necesario, la tecla [Maysculas].

Posicionar un objeto Adems de redimensionar objetos, tambin puede cambiar la posicin del mismo. Para ello:


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LECCIN 11. 2. Seleccione el objeto. Seale hacia el borde del mismo y arrstrelo lejos de su lugar original hacia el lugar deseado.

ACTIVIDAD 1-3Crear un grcoObjetivo: Finalizar la plantilla para utilizarla en la creacin y modicacin de un grco. Puesta a punto: Est abierta la plantilla Gastos mensuales de viaje.xlt. Situacin: Ha modicado el libro de trabajo de su compaero y lo ha guardado en una plantilla. Su jefe lo revisa mientras pasa por donde se encuentra y decide que le agregue un grco de echa que enfatice los totales mensuales. No desea agregrselo al libro de trabajo cada mes, as que decide agregarlo a la plantilla. Comienza dibujando una echa de 2,5 cm la cual seale hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Entonces, se percata de que es demasiado grande y est mal colocada, as que la redimensiona a 1,5 cm y la mueve a la derecha, debajo del total para Urgn, tal y como se muestra en la Figura 1-5.

Figura 1-5: La flecha modificada.

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LECCIN 1Qu se hace 1. Utilizando el botn Flecha en la barra de herramientas Dibujo, elabore una flecha diagonal a la derecha de los datos de aproximadamente 2,5 cm de longitud que seale hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Cmo se hace a. En la barra de herramientas Dibujo, haga . clic en el botn Flecha b. Coloque el puntero del ratn donde corresponda, haga clic y arrastre diagonalmente aproximadamente 2,5 cm hacia la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.

La flecha est grande. Acorte la longitud. 2. Cambie la longitud de la flecha aproximadamente a 1,5 cm. a. Verifique que se seleccione la flecha. b. Coloque el puntero del ratn sobre el controlador inferior para dimensionar. El puntero del ratn cambia a una flecha con dos puntas. Utilice la tecla [Maysculas] con el puntero del ratn para mantener las proporciones de la flecha. c. Presione [Maysculas] y haga clic y arrastre el ratn hacia el centro de la flecha hasta que tenga un tamao aproximado de 1,5 cm de longitud. d. Suelte el botn del ratn y despus suelte la tecla [Maysculas].

Ahora, mueva la flecha a un lugar distinto.


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LECCIN 13. Mueva la flecha a la derecha y debajo del total para Urgn. Haga del subttulo de la hoja de trabajo la celda activa.Verique que se seleccione la echa.

a. Seale hacia el borde de la flecha hasta que aparezca una flecha de cuatro puntas. Coloque la flecha alrededor de las celdas E17:E19 y deseleccione el objeto, tal y como se muestra en la Figura 1-5. b. Seleccione la celda A3.

4.

Qu otros grficos puede agregar para mejorar la hoja de trabajo?

Guarde y cierre el archivo.

TPICO DCrear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuarioAhora que est completa la plantilla, est listo para utilizarla. Ha creado un libro de trabajo desde una plantilla Excel. En este tema, crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuario. Esta no tiene datos, as que agregar datos nuevos y utilizar el revisor de ortografa para vericar errores en la escritura. Tiene ya una excelente plantilla creada. Est orgulloso, pus la plantilla contiene toda la informacin que necesita para crear el reporte mensual. En vez de crear una plantilla mensual partiendo de cero, todo lo que tiene que hacer es abrir una copia de la plantilla recin creada, agregar los datos mensuales correspondientes, y guardarla. Recuerde, an necesita vericar los datos insertados. Entre las opciones de vericacin incluya el revisor de ortografa. Antes de que se d cuenta, tendr su reporte mensual listo, y no sabr que hacer con el tiempo libre que tendr.

Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuarioReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Una vez creada una plantilla propia, puede utilizar la plantilla para crear un libro de trabajo. Para ello, siga los pasos presentados a continuacin:1. 2.

Abra el panel de tareas Nuevo libro. Bajo la seccin Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en la plantilla apropiada para abrir una copia de la misma o haga clic en el vnculo Plantillas generales. Si hace clic en el vnculo Plantillas generales, aparece el cuadro de dilogo Plantillas.

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LECCIN 13. 4.

En el cuadro de dilogo Plantillas, seleccione la plantilla adecuada. Haga clic en Aceptar.

Revisor de ortografa Todos los datos ahora se incluyen en el libro de trabajo. Siempre es buena idea despus de ingresar datos el revisar la ortografa. Si no se verica el contenido de los libros de trabajo utilizando el revisor de ortografa, todo el trabajo realizado puede afectarse debido a estos errores. Puede utilizar el revisor de ortografa de Excel para vericar la ortografa de un rango de celdas o de una hoja de trabajo entera. Simplemente seleccione un rango especco o seleccione alguna celda, y despus haga clic en el botn Ortografa en la barra de herramientas Estndar. Cuando el revisor de ortografa encuentre una palabra que no est en el diccionario, aparece el cuadro de dilogo Ortografa. Puede utilizar la opcin u opciones apropiadas en el cuadro de dilogo y as realizar cambios. Entre las opciones se incluyen: Ignorar la primera ocurrencia o todas las ocurrencias de una palabra. Agregar una palabra al diccionario. Cambiar la primera ocurrencia o todas las ocurrencias de una palabra utilizando un reemplazo sugerido. Agregar una palabra al listado Autocorreccin.

ACTIVIDAD 1-4Crear un libro de trabajo desde una plantilla denida por el usuarioObjetivo: Crear un libro de ejercicios a partir de una plantilla denida por el usuario, agregar los datos adecuados al libro de ejercicios, vericar la ortografa del libro de ejercicios y guardarlo. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe le ha pedido preparar el informe de gastos del mes. La plantilla creada a partir del libro de trabajo de su compaero est lista para ser utilizada. Abra una copia de la plantilla Gastos mensuales de viaje, agregue los datos apropiados utilizando la Figura 1-6 como referencia, revise la ortografa, y corrija errores. Guarde el libro de trabajo como Gastos de viaje de agosto y cierre el archivo.


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LECCIN 1

Figura 1-6: Un libro de trabajo terminado.

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LECCIN 1Qu se hace 1. Con la copia abierta de la plantilla Gastos mensuales de viaje, utilice la Figura 1-6 como gua para cambiar el subttulo y agregar los datos numricos apropiados a la hoja de trabajo. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoNuevo para mostrar el panel de tareas Nuevo libro. b. Utilizando el panel de tareas Nuevo libro,muestre el cuadro de dilogo Plantillas. c. Seleccione la pestaa Mis plantillas para mostrar su contenido. Esta pestaa muestra el contenido de la carpeta que cre en una actividad previa en la cual guarda la nueva plantilla.

d. Abra una copia de la plantilla Gastos mensuales de viaje.xlt. e. En la celda A3, teclee Agosto. f. En el rango B6:D15, utilice la Figura 1-6 como referencia para ingresar los datos numricos.

2.

Con la celda A1 activa, revise la ortografa del libro de trabajo.

a. Haga que la celda A1 sea la celda activa. En la barra de herramientas Estndar, . haga clic en el botn Ortografa Aparece el cuadro de dilogo Ortografa. b. Utilice las opciones apropiadas en el cuadro de dilogo para ignorar o cambiar los datos seleccionados, y cerrar la casilla de mensaje.

3.

Guarde y cierre el libro de trabajo.

a. Guarde el libro de trabajo en la carpeta Estudiante como Gastos de viaje de agosto.xls. b. Cierre el libro de trabajo.


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LECCIN 1Leccin 1 SeguimientoAhora tiene las habilidades necesarias para crear y utilizar plantillas de Excel y plantillas denidas por el usuario que contengan formato o datos utilizados frecuentemente. Por ello, ahorrar tiempo cuando trabaje con Excel y automatizar la creacin de libros de trabajo en Excel.1. Qu plantillas usar Excel?

2.

Qu tipos de plantillas definidas por los usuarios crear?

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LECCIN 2

LECCIN 2Ordenar y ltrar datosObjetivos de la leccin:En esta leccin, podr Utilizar una variedad de tcnicas para ordenar y ltrar datos. Usted podr: Ordenar una lista de datos utilizando criterios mltiples. Compendiar datos utilizando subtotales. Utilizar la caracterstica Autoltro para ltrar una lista. Utilizar criterios especcos para crear un ltro personalizado.


Leccin 2: Ordenar y ltrar datos

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LECCIN 2IntroduccinEn la leccin anterior, cre y utiliz plantillas de libro de trabajo. Ahora que est creando y utilizando libros de trabajo que contengan datos ms detallados, puede tener listas en aquellos libros de trabajo que necesiten ser ordenados o ltrados. En esta leccin, trabajar con listas de datos. Especcamente, ordenar datos, crear subtotales, y ltrar listas utilizando la caracterstica Autoltro y ltros personalizados. Alguna vez ha tenido enfrente una lista desordenada de nombres y direcciones que necesita organizar en orden alfabtico, pero el pensar hacerlo manualmente era demasiado? o, tal vez tiene una lista de datos organizados, pero es muy grande, y solo quiere que aparezcan ciertas partes de la misma? Bien, si respondi s a alguna de las preguntas, o ha tenido enfrente una situacin comn, la respuesta a sus problemas es ordenar y ltrar en Excel. Ordenando listas de datos en los libros de trabajo, los datos se acomodarn de acuerdo a las especicaciones, facilitando la lectura e interpretacin. Al ltrar listas de datos en los libros de trabajo, se podrn visualizar solo los datos necesarios, sin alterar o eliminar dato alguno.

TPICO AOrdenar datosAhora que ha creado un nmero de libros de trabajo y aplicado un nmero de caractersticas de Excel a estos libros, est listo para comenzar a trabajar con listas de datos. Existen mltiples caractersticas de Excel que se pueden aplicar a una lista para hacer que los datos sean ms atractivos visualmente, estn mejor organizados y sean fciles de leer. En este tema, har esto ordenando listas de datos. Encontrar un nombre en una lista grande, desordenada, es como buscar una aguja en un pajaruna tarea que lleva mucho tiempo. Utilizando las opciones de ordenamiento en Excel, la lista de nombres desordenados puede ser alfabetizada u ordenada segn lo requiera con tan solo el clic de un botn. La lista ser organizada tan rpidamente que ser fcil encontrar los datos que necesita. Tendr tanto tiempo libre que ahora s puede buscar la aguja en el pajar.

ListasDenicin Una Lista es una coleccin organizada de informacin relacionada. Las listas estn ordenadas normalmente en un formato columna - y - la como series rotuladas de las que contienen datos similares. En Excel 2002, una lista debe contener al menos una columna, que represente una categora de informacin. (Por ejemplo, un directorio telefnico contiene columnas para nombre, domicilio, y nmero telefnico). Cada columna es identicada por un ttulo llamado Etiqueta de columna. Las etiquetas de columna debern contener una fuente, tipos de datos, alineacin, formato, patrn, bordes o estilo de maysculas que diera de los datos contenidos en las las debajo de estas. De esta manera Excel las reconoce como etiquetas de columna y no como otra serie de datos.

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LECCIN 2Una la en una lista es denominada una Serie de datos. Cada serie de datos contiene informacin de una o ms columnas relacionadas. Por ejemplo, una serie de datos en la agenda telefnica contiene el nombre, domicilio, y nmero telefnico para un individuo. Ejemplo Ejemplos comunes de listas son las listas telefnicas, libros de registros, y directorios telefnicos personales. Un ejemplo de una lista en Excel podra incluir datos de nmina de pago con etiquetas de columna tales como APELLIDO, # DE EMP, INICIO, HRS, PAGO POR HORA, y PAGO TOTAL. Una serie de datos en la lista incluira el apellido, nmero de empleado, fecha de inicio, horas, pago por hora, y pago total para un empleado. Un ejemplo de una lista y sus componentes aparece en la Figura 2-1.

Figura 2-1: Componentes de una lista. Disear consideraciones Para utilizar la clasicacin y otras caractersticas automticas de texto las cuales facilitan el manejo y anlisis de datos, debe asegurarse en disear listas de manera apropiada. Necesita considerar las siguients directrices al crear listas en Excel: tamao y ubicacin, etiquetas de columnas, contenido de las y columnas, entre otras. Tamao y ubicacin Una lista puede ser de hasta 256 columnas por 65,536 las (una hoja de trabajo completa). No coloque ms de una lista en un libro de trabajo. Si desea ms de una lista en su libro de trabajo, coloque cada lista en una hoja de trabajo separada. Deje al menos una la y una columna en blanco entre la lista y otros datos de la hoja de trabajo. Coloque datos adicionales diagonalmente debajo y a la derecha de la lista. Este mtodo asegura que los datos adicionales no se afectarn cuando se oculten las en la lista cuando trabaje en ellas. Etiquetas de columna Crear etiquetas de columnas en la primera la de la lista. Cada etiqueta de columna debe ser nica. Utilice una fuente, tipos de datos, alineacin, formato, patrn, borde o estilo para poner maysculas en las etiquetas de las columnas a n de que dieran de la lista de datos que aparece debajo de ellas. No utilice las en blanco o lneas punteadas para separar las etiquetas de las columnas de la lista de datos. Excel ordena las las en blanco o las


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LECCIN 2lneas punteadas junto con las las que contienen las series de datos. Ya no quedarn entre las las en las que fueron colocadas originalmente. Mejor utilice bordes de celdas. Contenido de la y columna Todas las columnas deben contener datos similares. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento, no ingrese texto en una la para esa columna y nmeros en otra la para la misma columna. No utilice espacios adicionales antes de los datos en las celdas para alinear los datos. En vez de ello, utilice los botones Alinear. Utilice el mismo formato para todas las celdas en una columna. Varios Excel no distingue entre caracteres en mayscula o en minscula en una lista, a menos que utilice la opcin de clasicacin Distinguir maysculas de minsculas. Al utilizar frmulas en las listas, Excel usa los valores producidos por las frmulas.

Qu es ordenar?Denicin Ordenar se utiliza para organizar series de datos en una lista de manera alfabtica, numrica o cronolgica. Cuando ordena una lista, Excel arregla las las de acuerdo al contenido de una o ms columnas en el orden clasicatorio elegido. Dicho orden puede ser ascendente o descendente. La siguiente tabla detalla el tipo de orden para distintos tipos de datos.

Tipos de datosTexto Nmeros Fechas

AscendenteA, B, C 1, 2, 3 Ene 1, Ene 2, Ene 3

DescendenteZ, Y, X 10, 9, 8 Dic 31, Dic 30, Dic 29

Ejemplo Por ejemplo, suponga que desea ordenar una lista por apellido en orden ascendente. La tabla siguiente muestra un ejemplo de cmo se puede ver la lista antes y despus de ordenarlo.

Antes de ordenarNombre Sara Juan Corina Apellido King Williams Abel

Despus de ordenar por apellidoNombre Corina Teri Sara Apellido Abel Binga King

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LECCIN 2Antes de ordenarTeri Julia Jimena Binga Smith Menndez

Despus de ordenar por apellidoJimena Julia Juan Menndez Smith Williams

Tipos de orden Existen distintos tipos de orden que pueden realizarse. La tabla a continuacin destaca algunos de ellos.

Tipos de ordenOrden de nivel sencillo Orden de dos niveles Orden de tres niveles Orden consecutivo

Qu hacePermite ordenar la lista por los datos contenidos en una columna. Permite ordenar la lista por datos contenidos en dos columnas. Permite ordenar la lista por datos contenidos en tres columnas. Permite ordenar la lista por ms de tres columnas especicadas utilizando el cuadro de dilogo Ordenar.

Ordenar rpidamente Si desea reordenar las series de datos en su lista de acuerdo a la informacin contenida en solo una columna, puede realizar un ordenamiento rpido. Para ello: 1. Seleccione una celda dentro de la columna que desee ordenar. 2. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.

Excel automticamente selecciona la lista entera para ordenarla. Excel tambin compara la la superior de la lista para diferencias de formato. Si encuentra que la la superior est formateada diferente de las las siguientes, Excel identica dicha la como una etiqueta de columna y la excluye del ordenamiento. Este proceso asegura que las etiquetas de columna no sern ordenadas con las series de datos.


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LECCIN 2

ACTIVIDAD 2-1Ordenar una lista utilizando el comando Orden rpidoArchivos de datos: Nmina.xls

Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe ahora es responsable del pago de la nmina de la empresa. Se le di un libro de trabajo que contiene datos de las nminas de pago por parte del anterior gerente; sin embargo, los datos en el libro no estn organizados. El busca informacin de empleados veteranos y le ha pedido ordenar los datos para que sean coherentes. Comienza abriendo el archivo de Excel llamado Nomina y ordenando la columna Fecha de inicio en orden descendente. El resultado de este ordenamiento coloca a los nuevos empleados en la parte superior del listado. El jefe no est contento con los resultados, as que cambia el orden para que sea ascendente y guarda el archivo como Mi nomina.Qu se hace 1. Cmo se hace

Qu tipo de datos y formatos estn contenidos en la hoja de trabajo Nomina.xls?

2.

Los datos en la columna Fecha de inicio Estn en algn orden particular?

3.

Con la fecha de inicio de Juan Prez como celda activa, ordene la columna Fecha de inicio en orden descendente.

a. Seleccione la celda G6. Esta celda est dentro de la lista y est en la columna en la que desea ordenar la lista. b. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Orden descendente .

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LECCIN 24. Cules son los resultados del ordenamiento?

5.

Por qu no es necesario seleccionar la lista entera antes de utilizar los botones de ordenamiento rpido?

6.

Ordene la columna Fecha de inicio en orden ascendente, y guarde el archivo como Mi nomina.

a. Haga clic en el botn Orden ascendente . b. Guarde el archivo como Mi nomina.


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LECCIN 2Ordenar datosReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Puede haber instancias en las que un ordenamiento de nivel sencillo no funcione. En las listas, distintas series de datos podran contener la misma informacin. Por ejemplo, dos o ms empleados podran tener el mismo apellido. Ordenar la lista segn los datos contenidos en una columna podra no brindar suciente orden debido a nudos que ocurran con informacin repetida. Para eliminar estos nudos, puede elegir un ordenamiento de dos niveles. Para ello:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Seleccione una celda dentro de la lista. Seleccione DatosOrdenar para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. Desde el listado desplegable Ordenar por, seleccione la columna que desee ordenar. Seleccione el tipo de ordenamiento apropiado. Desde el primer listado desplegable Luego por, seleccione la columna en la cual desea eliminar los nudos. Seleccione el tipo de ordenamiento adecuado. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-2Realizar un ordenamiento de dos nivelesPuesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Ordenar la lista por fecha de contratacin fue buena idea. Ahora, necesita hacer algo ms. Su jefe quiere que ordene la lista por apellido, y despus por nombre, en orden ascendente. No est seguro si puede realizar un ordenamiento rpido; sin embargo, despus de explorar un poco con Excel, se percata de que puede utilizar el cuadro de dilogo Ordenar para realizar un ordenamiento multinivel. Utilizando el archivo Mi nomina, ordene los datos tal y como su jefe los quiere.Qu se hace 1. Cmo se hace

Se puede utilizar un ordenamiento rpido para llevar a cabo un ordenamiento multinivel? Por qu?

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LECCIN 22. Utilizando el cuadro de dilogo Ordenar, haga un ordenamiento de dos niveles en orden ascendente por apellido, y despus por nombre. Guarde el libro de trabajo. a. Verifique que la celda activa est en el listado. b. Seleccione DatosOrdenar para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. Este es el cuadro de dilogo que puede utilizar para establecer sus propios criterios para un ordenamiento mltiple. c. Desde el listado desplegable Ordenar por,seleccione Apellido para ordenar el listado alfabticamente por apellidos. Tome en cuenta que el listado desplegable Ordenar por incluye las etiquetas de columna para las columnas que desea ordenar. Verifique que se seleccione Ascendente. d. Desde el primer listado desplegable Luego por, seleccione Nombre para eliminar cualquier nudo que se presente en apellidos. Verifique que se seleccione Ascendente.

e. Haga clic en Aceptarpara cerrar el cuadro de dilogo Ordenar y realizar el ordenamiento. f. 3. Qu observa en los datos de las filas 5 a 8? Guarde el libro de trabajo.


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LECCIN 24. Qu observa en los datos de las filas 15 a 17?

TPICO BAgregar subtotales a una hoja de trabajoAhora que sabe ordenar listas de datos, tal vez quiera sumar los datos en dichas listas. Puede agregar subtotales para hacerlo. En este tema, sumar datos en una lista agregando subtotales. Ahora ha realizado un par de ordenamientos distintos. Se siente ms cmodo con ello y est contento de la organizacin que esto le ha brindado a sus listas. Sin embargo, seran mejores si tuvieran datos compendiados. Puede utilizar el comando DatosSubtotales para crear subtotales de manera automtica en la lista. Adems, al crear subtotales, Excel crea un contorno en los datos a n de que se puedan mostrar u ocultar secciones; por ello, puede manipular los datos para que aparezcan tal y como lo desea.

Agregar subtotales a una hoja de trabajoReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Una vez que ha ordenado una lista, podra agregar subtotales automticos y totales nales a la lista para ayudarle a compendiar datos. Para utilizar subtotales, sus datos deben estar organizados en una lista adecuadamente diseada y ordenada de acuerdo a la columna en la que desee compendiar los datos. Puede crear subtotales usando una funcin de Excel, tal como Suma, Contar, o Promedio. Los totales nales se derivan de la lista de datos. Para insertar subtotales:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Verique que los datos en los que desea crear subtotales estn en un formato de listado. Verique que la columna en la cual desea crear subtotales est ordenada. Seleccione DatosSubtotales para mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. Desde el listado desplegable Para cada cambio en, seleccione la columna a la cual desea agregar el subtotal. Desde el listado desplegable Usar funcin, seleccione la funcin que desea utilizar para calcular subtotales. En el cuadro de lista Agregar subtotal a, seleccione todas las columnas a las que desee agregar subtotales. Haga clic en Aceptar.

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LECCIN 2Examinar subtotales Al insertar subtotales automticos, Excel crea un contorno de los datos. Dicho contorno permite mostrar u ocultar ciertas secciones (o niveles) de datos. Puede utilizar los botones del contorno junto a los nmeros de la para mostrar solo subtotales y totales nales. Puede utilizar los signos ms (+) y menos (-) para mostrar u ocultar los detalles de las las para tener subtotales individuales. Eliminar subtotales de datos En un momento dado, puede querer eliminar los subtotales. Para ello: 1. 2. 3. Seleccione una celda sencilla dentro de la lista. Seleccione DatosSubtotales. En el cuadro de dilogo Subtotales, haga clic en Quitar todos para eliminar los subtotales en los datos.

Tambin puede eliminar subtotales reordenando la lista. Cuando aparezca el mensaje, informando que los subtotales sern eliminados como resultado del ordenamiento, haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-3Agregar subtotales a una hoja de trabajoPuesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Los datos ordenados se ven muy bien. Ahora necesita agregar subtotales a la lista. Su jefe decide ir al escritorio donde est mientras espera a que decida lo que va a hacer. No tiene mucho tiempo. Su jefe quiere subtotales para el pago bruto por cada divisin. Una vez que los subtotales estn agregados, quiere que use el contorno para que le muestre solo el total nal, y despus los subtotales y el total nal conjuntamente, tal y como se muestra en la Figura 2-2.

Figura 2-2: Los subtotales y el total final.


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LECCIN 2Qu se hace 1. Ordene la columna Divisin alfabticamente. Muestre el cuadro de dilogo Subtotales y use el listado desplegable Para cada cambio en para especificar un subtotal a cada divisin.Asegrese de seleccionar una celda en la columna Divisin.

Cmo se hace a. Ordene la columna Divisin en orden ascendente. b. Seleccione DatosSubtotales para mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. c. Desde el listado desplegable Para cada cambio en, seleccione Divisin para especificar un subtotal a cada divisin.

2.

Cul es la funcin predeterminada que Excel utiliza para agregar subtotales?

3.

Qu otras funciones se pueden utilizar para dar subtotales a los valores?

4.

A qu columna Excel agregar subtotales?

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Subtotales y agregar subtotales a la hoja de trabajo.

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LECCIN 25. Desplcese por la lista.Qu diferencia encuentra?

6.

Qu ocurre cuando hace clic en el 1, que es el botn de contorno de primer nivel, bajo el cuadro Nombre?

7.

Qu ocurre al hacer clic en el 2, que es el botn de contorno de segundo nivel, bajo la casilla Nombre?

8.

En qu cree que puede utilizar los signos ms (+) y menos (-) que aparecen debajo de los nmeros de nivel?

9.

Qu pasa cuando hace clic en el 3 bajo la casilla Nombre?

10. Elimine los subtotales y guarde el archivo.

a. Seleccione una celda dentro de la lista. b. Seleccione DatosSubtotales. c. En el cuadro de dilogo Subtotales,haga clic en Quitar todos para eliminar los subtotales de los datos. d. Guarde el archivo.


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LECCIN 2

TPICO CFiltrar listasAhora que sabe cmo ordenar y compendiar listas de datos, puede desear tomar esas listas pequeas y limitar lo que en ellas aparece. Puede hacerlo ltrando las listas, que es lo que har en este tema. Alguna vez ha tenido enfrente una lista de datos con tanta informacin que era difcil no perderse e interpretarlo bien? Era como una pesadilla visual que habra deseado cambiar la manera en que aparecan los datos a n de que solo aparecieran partes de los mismos? Utilizando ltros, puede hacer que esto ocurra en los datos que necesite de una manera fcil en un momento dado. Los datos solo estarn ocultos.

Qu es ltrar?Denicin Cuando aplica un Filtro a una lista, muestra solo las series de datos que satisfacen ciertas condiciones de bsqueda denominadas Criterios. Al ltrar datos, las las de datos que no desea que aparezcan se ocultarn de manera temporal. Excel le brinda dos maneras de ltrar los datos: Autoltro. Para ltrar la seleccin usando criterios simples. Filtro Avanzado. Utiliza criterios ms complejos.

Ejemplo Por ejemplo, suponga que tiene una lista de datos que contiene series de datos de empleados. Los empleados trabajan en una de cuatro regiones, que se muestran en una de las columnas de la lista. Desea que aparezcan solo aquellos empleados que trabajen en la regin Este. La siguiente tabla muestra un ejemplo de la lista antes y despus de ltrar utilizando la caracterstica Autoltro.

Antes de ltrarApellido Jones Robinson Elie Martnez Roberts Poulini Rayon Sabre Regin Este Sureste Este Sureste Oeste Norte Oeste Sur

Despus de ltrarApellido Jones Elie Regin Este Este

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LECCIN 2Filtrar listasReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para ordenar una lista usando la caracterstica Autoltro:1.

Seleccione una celda en el listado que desee ltrar.Solo puede ltrar una lista a la vez en una hoja de trabajo.

2. 3.

Seleccione DatosFiltroAutoltro. Aparece una echa desplegable a la derecha de cada una de las etiquetas de columna en el listado. Seleccione una entrada desde una de las listas desplegables para ltrar la lista de acuerdo a la entrada seleccionada. Cuando est activo el modo Filtro, las echas en la columna desde la cual ha seleccionado los criterios de ltracin aparecern en color azul en la hoja de trabajo, los encabezados de la aparecen color azul y en la barra de estado se lee Modo ltrar. Aunque las series de datos que no satisfacen los criterios permanecern en la lista, las las que las contengan estarn ocultas.

Comando Mostrar todo Para mostrar todas las las ocultas a n de tener toda la lista visible, utilice el comando DatosFiltrarMostrar todo. Este comando muestra todas las series de datos ocultas dado que no satisfacieron los criterios de ltracin.

ACTIVIDAD 2-4Filtrar ListadosObjetivo: Mostrar una lista que contenga solo los datos de la divisin de Mendoza. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: Ahora que los datos de la nmina estn ordenados, su jefe decide que necesita observar una lista de nminas especca. Desea ver solo la informacin para los empleados en Mendoza. Hay tantos datos, que decide utilizar el comando Autoltro para ltrar la lista y mostrar solo los datos especcos.Qu se hace 1. Cmo se hace conjuntos de datos.

La hoja de trabajo Nomina del archivo Mi nomina.xls contiene


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LECCIN 22. Active la caracteristica Autofiltro para la lista. a. Coloque la celda activa en cualquier lugar de la lista. b. Seleccione DatosFiltroAutofiltropara activar la caracterstica Autofiltro. 3. Qu nota de distinto en la lista?

4.

Qu ocurre cuando hace clic en la flecha desplegable Divisin?

5.

Qu ocurre cuando selecciona Mendoza desde el listado desplegable Divisin?

6.

En qu se diferencian los nmeros de fila?

7.

El mensaje de la barra de estado muestra el texto

.

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LECCIN 2

TPICO DCrear y aplicar ltros personalizadosAhora que ya sabe ltrar listas usando un autoltro, puede ir ms all. Puede suponer que deseara mostrar una serie de datos que contengan una de dos entradas nicas? Con la caracterstica Autoltro, puede seleccionar solo un criterio de ltracin a la vez. En este tema, crear y aplicar ltros personalizados. Suponga que necesita ltrar una lista basada en ms de un criterio de ltracin. Autoltro no le servir. En vez de ello, puede crear y aplicar un ltro personalizado que satisfaga a ms de un criterio. Los ltros personalizados le permiten obtener series de datos ms especcas.

Condiciones de bsquedaSi un autoltro no le da los resultados que busca, puede crear un ltro personalizado. Con la caracterstica Autoltro personalizado, puede crear una condicin O o una Y. A continuacin se describen ejemplos de ambas.

CondicinO

DescripcinPermite ltrar una lista para mostrar series de datos que contengan uno de dos criterios nicos en una columna.

EjemploSuponga que busca un departamento. Si la primera opcin para ello no est disponible, querr una alternativa. Est dispuesto a incrementar la renta si es que debe hacerlo; por lo tanto, querr un departamento que se rente por $1.000 o por $1.200. Por ejemplo, suponga que sigue buscando departamento. Quiere uno que est en Crdoba y se rente en $1.000.

Y

Permite ltrar una lista para mostrar series de datos que combinen dos criterios en una columna.

Comodines Puede utilizar comodines para buscar series de datos en una lista que tenga cierto texto en comn dentro de entradasnicas, aunque la entrada completa podra no coincidir. Por ejemplo, si busca series de datos que tengan entradas en la columna de apellido que comiencen con M, podra terminar con dos Mndez, un Moore, y un Martinez. La tabla siguiente describe cada comodn.

Comodn* (asterisco)

EncuentraTodo caracter que se encuentre en la misma posicin que el asterisco

Ejemplos*.xls encuentra Filtro.xls y Ordenarinfo.xls


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LECCIN 2Comodn? (signo de interrogacin)

EncuentraCualquier caracter sencillo que est en la misma posicin que el signo de interrogacin Un signo de interrogacin o un asterisco

EjemplosB?t encuentra Bate, Bitcora, Busto, y Betty Quin~? encuentra el texto Quin?

~ (tilde)

Crear y aplicar ltros personalizadosReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Para crear un autoltro personalizado usando O o Y:1. 2. 3. 4. 5. 6.

Desde el listado desplegable Autoltro, seleccione Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Autoltro personalizado. Verique que los datos en las casillas de primer operador y de criterios estn correctos. Seleccione Y u O. Desde la lista desplegable segundo operador, seleccione una operacin de ltrado. Desde el segundo listado desplegable de criterios, seleccione el criterio adecuado. Haga clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 2-5Crear y aplicar ltros personalizadosObjetivo: Filtrar la lista para mostrar informacin pertinente a la divisin de Mendoza o a la de Crdoba en la misma lista. Puesta a punto: Est abierto el archivo Mi nomina.xls. Situacin: El comando Autoltro es de gran ayuda para todo lo que ha necesitado hasta ahora. Su jefe observa los datos en Mendoza. Est complacido, puesto que se puede concentrar solo en una serie de datos; sin embargo, despus de revisarlos ms de cerca, decide ver los datos de Mendoza o Crdoba. Sabe que el comando Autoltro no servir esta vez, as que tendr que crear un ltro personalizado usando el cuadro de dilogo Autoltro personalizado. Una vez que consiga la informacin que su jefe necesita, eliminar todo ltro, guardar y cerrar el archivo.

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LECCIN 2Qu se hace 1. En el archivo Mi nomina.xls, muestre el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado para la lista desplegable Divisin. Cmo se hace a. Desde la lista desplegable Divisin,seleccione Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

2.

Por qu Mendoza se ingresa de manera automtica en la primera casilla de criteriosMostrar las filas en las cuales: Divisin?

3.

Filtre la lista creando una condicin O donde el segundo operador sea es igual a y el segundo criterio Crdoba.

a. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, seleccione O. b. Desde la lista desplegable del segundo operador, seleccione Es igual a. c. Desde la segunda lista desplegable de criterios, seleccione Crdoba.

d. Haga clic en Aceptar para aceptar los criterios seleccionados y cierre el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. 4. Qu datos contiene la lista filtrada?

5. 6.

Aparecen

conjuntos de datos. a. Desde la lista desplegable Divisin,seleccione Todas. b. Guarde y cierre el archivo.

Muestre la lista entera. Guarde y cierre el archivo.


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LECCIN 2Leccin 2 SeguimientoEn esta leccin, organiz listas de datos. Ahora tiene las habilidades necesarias para ordenar y ltrar casi cualquier lista que desee. No tendr libros de trabajo que contengan listas grandes de datos que sean poco tiles puesto que estn desordenados, o libros de trabajo que contengan datos que usted u otros no necesitan visualizar en el momento. Todos los libros de trabajo se ordenarn apropiadamente y sern ltrados segn se requiera, presentando los datos en una forma ordenada.1. Qu tipos de lista ordenar y cmo?

2.

Qu tipos de datos filtrar y cmo?

3.

Qu tipos de filtros personalizados crear?

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LECCIN 3

LECCIN 3Importar y exportar datosObjetivos de la leccin:En esta leccin, podr Utilizar datos nuevamente y compartirlos importando, exportando y guardndolos en red. Usted podr: Importar datos de una pgina Web. Importar datos desde una tabla en una base de datos de Access. Exportar datos de Excel a Word. Guardar una hoja de trabajo en la red utilizando el comando ArchivoGuardar como pgina Web. Publicar una hoja de trabajo en la red agregando interactividad.


Leccin 3: Importar y exportar datos

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LECCIN 3IntroduccinEn la leccin previa, orden y ltro datos en una lista. Alguna vez ha visto datos en red o supo de algn compaero de trabajo que tuviera datos en otra aplicacin que hubiera deseado utilizar en Excel? O bien, alguna vez ha tenido enfrente datos que hubiera querido compartir con otros? En esta leccin, volver a utilizar y compartir datos importndolos y exportndolos y guardndolos en red. Suponga que cuenta con un socio de negocios que tiene una gran lista de datos. Desea utilizar los datos para un informe en el que est trabajando, ms no tiene acceso al software en el cual la persona cre la lista, y realmente no tiene tiempo para ingresar nuevamente todos los datos. Puede importar una copia de los datos en Excel y ahorrar tiempo no teniendo que reingresar la misma informacin. De la misma forma, si tiene una informacin que desee compartir con otros, puede exportarla a otra aplicacin de red o guardarla en red. Importar y exportar le ahorrar a usted y a sus socios tiempo para no reingresar los datos y le brindar acceso a una cantidad ilimitada de datos mediante los mismos o mediante una red. Guardar datos en red, permite que otros los vean y los puedan modicar.

TPICO AImportar datos en redActualmente, utilizar internet para uso personal o de negocios es muy comn. Al utilizar internet, puede encontrar datos que desee utilizar en un informe de Excel. En este tema, importar datos en red. Suponga que se encuentra con informacin valiosa en la red que desea utilizar en una hoja de trabajo de Excel. Podra imprimir una copia de los datos y reingresarlos en Excel, pero ello llevara mucho tiempo. Importando datos, puede ahorrar tiempo y se evita reingresarlos. Adems, una vez que los datos estn en Excel, puede actualizarlos con el clic de un botn.

Importar datos en redReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Al trabajar en Excel, puede encontrarse con que desea Importar datos en red. Importar es la capacidad de una aplicacin para leer y utilizar datos creados en una aplicacin diferente. Para traer datos desde la red a Excel, deber crear una consulta Web. Una Consulta es una solicitud de informacin desde una base de datos. Para crear una consulta Web, deber tener instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Tambin necesita un mdem y una conexin a internet con acceso a la red. Para importar datos en red:1. 2.

Abra un nuevo libro de trabajo. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta Web para mostrar el cuadro de dilogo Nueva consulta web. Aparece la pgina principal de MSN en el cuadro de dilogo. Vaya a la pgina Web que contenga los datos que desee importar.

3.

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LECCIN 34. 5. 6.

Haga clic en las echas amarillas para seleccionar los datos que desee importar. Las echas seleccionadas se convierten en marcas de seleccin color verde. Haga clic en Importar para importar los datos seleccionados a Excel. Una vez con los datos importados, puede fcilmente actualizarlos con la ltima informacin disponible en la red usando el botn Actualizar datos en la barra de herramientas Datos externos.

ACTIVIDAD 3-1Importar datos en redObjetivo: Importar una cotizacin de existencias. Puesta a punto: Para terminar esta actividad, debe contar con la instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage en su PC. Tambin necesitar un mdem y una conexin a internet con acceso a la red para terminar la actividad. Se recomienda experimentar abriendo pginas Web en su navegador Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su jefe es inversionista de corazn. Est haciendo un contrato laboral para un amigo y necesita informacin sobre acciones de Microsoft Corporation, Inc. Le pide crear una hoja de trabajo de informacin sobre cotizaciones. Desea que importe la informacin creando una nueva consulta web. Puede utilizar la pgina principal de MSN para esto. El smbolo de las acciones Microsoft es MSFT. La hoja de trabajo deber verse como en la Figura 3-1. Una vez que los datos estn importados, deber actualizarlos.

Figura 3-1: Datos importados de una cotizacin de acciones. Tras actualizar los datos, su jefe quiere que imprima datos especcos. Abre la vista preliminar del ttulo Microsoft Corporation y los encabezados y datos numricos que lo acompaan, excluyendo los fundamentos y los datos nancieros, y se prepara para imprimir el rea seleccionada. Despus guarda el archivo como Mi cotizacin, y lo cierra.


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LECCIN 3Qu se hace Cmo se haceExisten cientos de sitios en internet que contienen informacin sobre la cotizacin de las acciones de numerosas empresas. Para este ejemplo, se utiliza el sitio MSN y Microsoft Corporation, Inc. Puede utilizar el que desee y cotizar lo que guste.

1.

Con un libro de trabajo en blanco,muestre el cuadro de dilogo Nueva consulta Web. Utilizando el vnculo Cotizacin de acciones en la pgina principal de MSN, muestre el precio de las acciones para MSFT (Microsoft Corporation).

a. Abra un libro de trabajo nuevo. b. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta Web para mostrar el cuadro de dilogo Nueva consulta Web. Se muestra la pgina principal de MSN en el cuadro de dilogo. c. En la parte superior de la pgina principal de MSN, haga clic en el vnculo Cotizacin de acciones . d. En el cuadro de texto Obtener cotizacin, teclee MSFT y haga clic en Obtener.

Si aparece una casilla de mensaje, seleccione la opcin No mostrar este mensaje nuevamente y haga clic en S.

2.

Para qu cree que sirvan las flechas amarillas?

3.

Importe el encabezado Microsoft Corporation y la tabla de informacin sobre el precio de las acciones que se encuentra debajo del mismo hacia la celda A3 de la hoja de trabajo activa.

a. Haga clic en la flecha a la izquierda del ttulo Microsoft Corporation y en la flecha a la izquierda de la informacin de cotizacin de las acciones debajo del encabezado. La flecha amarilla se convierte en marcas de seleccin color verde y se seleccionan el encabezado y la tabla.

b. Haga clic en Importar para importar los datos seleccionados hacia Excel. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos.

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LECCIN 3c. Seleccione la celda A3.

d. Haga clic en Aceptar para importar los datos.

Para actualizar datos en intervalos regulares, seleccione DatosImportar datos externosPropiedades del rango de datos y establezca la opcin Actualizar cada a un intervalo de tiempo de hasta 2,767 minutos.

4.

Qu datos import Excel?

5.

Con el texto Microsoft Corporation seleccionado, actualice los datos.

a. Seleccione la celda A3. b. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos datos importados.

6.

Qu ocurre cuando actualiza los datos?


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LECCIN 37. Preprese para imprimir el ttulo Microsoft Corporation y los encabezados y datos numricos que lo acompaan, excluyendo los datos de fundamento y financieros, seleccionando un rea de impresin y abriendo la vista preliminar. Guarde el archivo como Mi cotizacion.xls y cirrelo. a. Seleccione las celdas A3, B5:C11, y F5:G11. b. Seleccione ArchivoArea de impresinEstablecerrea de impresin para seleccionar las celdas a imprimir. c. Seleccione ArchivoVista preliminar y abra la vista preliminar de cada pgina de las celdas seleccionadas.En este punto, podr hacer clic en Imprimir para imprimir las celdas seleccionadas.

d. Ha decidido no imprimir en este momento. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar. e. Guarde el archivo como Mi cotizacion y cirrelo.

TPICO BImportar datos desde una fuente externaAhora que ya sabe importar datos desde la red, suponga que desea importar datos de una fuente externa que no sea la red, tal como Access. En este tema, lo har. Suponga que cuenta con una lista grande que desea utilizar en Excel; sin embargo, la lista es parte de una base de datos, y es demasiado larga para reingresar los datos partiendo de cero. De manera similar a importar desde la red, puede importar datos desde fuentes externas, tales como bases de datos. No necesita el software de la base de datos para hacerlo. Utilizando un asistente de Excel puede importar datos rpidamente. Adems, si tiene acceso a la fuente original de la base de datos, cada vez que se actualice, puede actualizar rpidamente la informacin en su libro de trabajo Excel.

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LECCIN 3Importar datos desde una fuente externaReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Adems de importar datos desde la red, tambin puede importarlos desde una fuente externa, tal como una base de datos en Access, dBASE, Servidor SQL, o un servidor Web. De manera similar a como se importan datos desde la red, necesita crear una consulta para importar datos externos. Para ello, puede utilizar el Asistente para consultas. Para traer datos a Excel desde una fuente externa de datos:1. 2. 3.

Abra un nuevo libro de trabajo. Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta de base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Elegir origen de datos. Desde el cuadro de dilogo Origen de datos, seleccione la pestaa Bases de datos. Seleccione la base de datos desde la cual desea importar los datos. Verique que est seleccionado Usar el asistente para consultas para crear o modicar consultas y haga clic en Aceptar. Aparece el asistente para consultas. Desde el cuadro de lista Tablas y comlumnas disponibles, seleccione la tabla o columna apropiada y haga clic en el botn Flecha a la derecha. La columna seleccionada aparece en el cuadro de lista Columnas en la consulta. Haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Filtrar datos. Seleccione las las que desee ltrar, o haga clic en Siguiente para aceptar todas las las. Aparece la ventana Orden de resolucin. Especique cmo desea ordenar los datos, o haga clic en Siguiente para elegir no ordenarlos. Aparece la ventana Finalizar. Verique la seleccin de Devolver datos a Microsoft Excel, y despus haga clic en Finalizar. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos. Especique donde pondr los datos importados. Haga clic en Aceptar para importarlos.

4.

5. 6. 7. 8.


45

LECCIN 3

ACTIVIDAD 3-2Importar datos de una fuente externaObjetivo: Importar una tabla de una base de datos Access. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Su compaero de trabajo tiene una lista grande en una tabla de Access. Necesita los datos para crear un informe en Excel para su jefe. Su compaero le da una copia de la base de datos Formulariosdsn, la cual incluye la tabla tblVentasLibros. Importa la tabla a Excel utilizando el asistente para consulta estableciendo las siguientes opciones: Agregar las columnas y las seleccionadas a la consulta, no ordenar los datos, e importarlos a Excel en la celda A1. Guarde el archivo como Mis datos importados y cirrelo.Qu se hace 1. Con un nuevo libro de trabajo en blanco abierto, muestre el Asistente para consulta utilizando la base de datos Access. Cmo se hace a. En un libro de trabajo nuevo en blanco,seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta de base de datos. b. En el cuadro de dilogo Elegir origen de datos en la pestaa Bases de datos, seleccione MS Access Database* y verifique que est seleccionado Usar el asistente para consultas para crear o modificar consultas.

Haga clic en Aceptar.

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LECCIN 3c. Desde el cuadro de lista Directorios en el cuadro de dilogo Seleccionar base de datos, muestre el contenido de la carpeta Mis documentos. Desde el cuadro de lista Nombre de base de datos, seleccione la base de datos Formulariosdsn.mdb.

Haga clic en Aceptar para mostrar el cuadro de dilogo Asistente para consultas. Est activa la ventana Tablas y columnas disponibles.


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LECCIN 32. Utilizando la tabla tblVentasLibros, agregue a la consulta las columnas y filas seleccionadas, no ordene los datos, e imprtelos a Excel en la celda A1. a. Desde el cuadro de lista Tablas y columnas disponibles, seleccione tblVentasLibros y haga clic en el botn . Las columFlecha a la derecha nas seleccionadas aparecen en el cuadro de lista Columnas en la consulta. Haga clic en Siguiente. Aparece la ventana Filtrar datos. Esta ventana se utiliza para especificar las filas a incluir en la consulta. b. Haga clic en Siguiente para aceptar todas las filas. Aparece la ventana Orden de resolucin. c. Haga clic en Siguiente para elegir no ordenar los datos. Aparece la ventana Finalizar. d. Verifique que est seleccionado Devolver datos a Microsoft Excel, y haga clic en Finalizar. Aparece el cuadro de dilogo Importar datos. Puede utilizarlo para especificar donde colocar los datos importados. e. Verifique que se seleccione Hoja de clculo existente y que la celda A1 sea la celda activa, despus haga clic en Aceptar para importar los datos. 3. Qu hara con los datos importados para ir ms all?

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LECCIN 3

TPICO CExportar datosAhora que sabe importar datos desde varias fuentes, puede tener datos que necesite para utilizarlos en otra aplicacin. Para abrir datos de Excel en otras aplicaciones, puede exportarlos. En este tema, exportar datos para utilizarlos en Word. Est ocupado trabajando en Excel, y se da cuenta de que el informe que elabora contiene datos que necesita utilizar en otra aplicacin. Ahora que sabe importar datos a Excel, piensa que el exportarlos debe ser igual de fcil. Pasa un tiempo buscando la forma de hacerlo en Ayuda de Excel y descubre que as es. Ahora, puede exportar los datos realizando unos cuantos pasos. Despus, podr abrir los datos en otra aplicacion y no perder tiempo reingresndolos.

Exportar datosReferencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Adems de importar datos a Excel, puede exportar datos desde Excel. Exportar es la capacidad de una aplicacin para formatear datos para otra aplicacin. Para ello:1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione la lista de datos que desee exportar. Seleccione ArchivoGuardar como. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese un nombre de su eleccin. En el cuadro de texto Guardar como tipo, seleccione Texto (delimitado por tabulaciones)(*.txt). Haga clic en Guardar. Una vez que exporte los datos, puede abrirlos en otra aplicacin.

Ocultar/mostrar las y columnas En un momento dado, al trabajar con Excel, puede ocultar o mostrar las y columnas. Al hacerlo, ser ms fcil leer datos, especialmente si se tiene un libro de trabajo con gran nmero de datos. Adems, puede concentrarse exclusivamente en los datos que son mostrados. Para ocultar las o columnas: 1. Seleccione las las o columnas a ocultar. 2. Seleccione FormatoFila o ColumnaOcultar. Tambin puede utilizar el men de mtodos abreviados apropiado.

Para mostrar las o columnas: 1. Seleccione una la o columna a cada lado de las las o columnas ocultas. 2. Seleccione FormatoFila o ColumnaMostrar. Tambin puede utilizar el men de mtodos abreviados apropiado.


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LECCIN 3

ACTIVIDAD 3-3Exportar datosObjetivo: Exportar una lista de Excel a Word. Archivos de datos: Exportar.xls

Puesta a punto: Si desea terminar los pasos del 5 al 7, deber tener instalado Word 2002. Puesta a punto: No hay archivos abiertos. Situacin: Ahora que los datos de la nmina estn preparados para su jefe, necesita exportar los datos. Desea utilizarlos para crear un correo combinado en Word, porque necesita distribuir una parte de la informacin de nmina a los empleados de la lista. Antes de hacerlo, desea mostrar la lista a una compaera de trabajo para ver si ella le puede dar algunas ideas para exportarlos. Para la privacidad de los empleados en el listado, primero oculta las columnas Paga horaria y Paga bruta en la hoja de trabajo Nomina del archivo Exportar. A su vez, puede ocultar toda la informacin para Karina Escurra, dado que es una empleada contratada para una tarea especial. Ahora que su compaera ha terminado de ayudarle, muestra las dos columnas y las, y exporta la hoja de trabajo Nomina como archivo de texto nombrado Mi exportar. Despus, lo abre en Word, lo visualiza, y cierra Word.

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LECCIN 3Qu se hace 1. En la hoja de trabajo Nomina del archivo Exportar.xls, oculte las columnas Paga horaria y Paga bruta y la fila que contenga la informacin de Karina Escurra. Cmo se hace a. En el archivo Exportar, seleccione las columnas J y K. Desde el men de mtodos abreviados, Seleccione Ocultar para ocultar la informacin seleccionada.

b. Haga clic con el botn derecho en la etiqueta de la fila 48 y seleccione Ocultar para ocultar la fila seleccionada. 2. Cmo cree que podra mostrar las columnas y filas ocultas?

3.

Utilizando el men Formato o el men de mtodos abreviados apropiado, muestre las columnas y filas ocultas.

a. Seleccione las columnas I y L, muestre el men de mtodos abreviados, y seleccione Mostrar. b. Seleccione las filas 47 y 49, y desde el men de mtodos abreviados, seleccione Mostrar.

4.

Desde el archivo Exportar, guarde la hoja de trabajo Nomina como archivo de texto con el mismo nombre y formato, excluyendo toda caracterstica no compatible. Cierre el archivo sin guardar.

a. Seleccione ArchivoGuardar como. b. Cambie el tipo de archivo a Texto (delimitado por tabulaciones) y haga clic en Guardar. Aparece una casilla de mensaje. c. Haga clic en Aceptar para guardar solo la hoja de trabajo Nomina. d. Haga clic en S para guardar el formato de la hoja de trabajo, excluyendo toda caracterstica incompatible. e. Cierre el archivo sin guardarlo nuevamente.


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LECCIN 35. Abra el archivo Exportar.txt en Word 2002. a. Desde el men Inicio, seleccione ProgramasMicrosoft Word. b. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Abrir para mostrar el cuadro de dilogo Abrir. c. Desde el listado deplegable Tipo de archivo, seleccione Todos los archivos. d. Desde la carpeta Mis documentos, seleccione el archivo de texto Exportar y haga clic en Abrir para abrir el archivo exportado en Word. 6. Estn formateados los datos exportados?

7.

Cmo podra formatear los datos?

Cierre Word.

TPICO DGuardar una hoja de trabajo como pgina WebAhora que sabe importar y exportar datos, existe otro tipo de exportacin que puede realizar. Alguna vez ha deseado poner datos Excel en una pgina Web para que otros puedan abrirla? En este tema, guardar una hoja de trabajo de Excel como pgina Web. Suponga que cuenta con un libro de trabajo que contiene datos que desea compartir con otros empleados en la empresa, pero no todo mundo tiene instalado Excel, y no estn todos en la misma ocina. Puede guardar un libro de trabajo como pgina Web a n de que otros puedan consultarla en la red. Es un proceso tan simple que, antes de darse cuenta, estar guardando todo tipo de datos de Excel en la red, haciendo posible que otros, quienes normalmente no podran abrir los datos, tengan acceso a los mismos.

Guardar una hoja de trabajo como pgina Web

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LECCIN 3Referencia de procedimiento: Referencia de procedimiento Puede guardar un libro de trabajo de Excel o parte del mismo como pgina Web a n de colocarla en la red. Al guardar los datos, Excel los convierte en lenguaje de marcas de hipertexto (HTML). HTML es el lenguaje de autora, que incluye etiquetas y atributos, usado para crear documentos en la red. Puede guardar los datos con o sin interactividad. Al guardar sin interactividad, los usuarios pueden visualizar los datos y formatos en la pgina Web pero no pueden manipularlos. Los datos aparecen tal como en Excel. Si desea hacer cambios a los datos publicados, puede hacerlo abriendo el archivo HTML en Excel. Antes de guardar datos como pgina Web, puede abrir la vista preliminar como pgina Web. Para ello: 1. Seleccione ArchivoVista previa de la pgina Web. Los datos aparecen en Internet Explorer. 2. Cierre Internet Explorer. Para guardar datos como pgi