Università degli studi di Napoli Federico IICorso di perfezionamento "Saperi storici e nuove tecnologie"

5 marzo 2004

Gli Archivi elettroniciGli Archivi elettronici

Caratteristiche, Formazione,Caratteristiche, Formazione,

Gestione, ConservazioneGestione, Conservazione

Ilaria Ilaria PesciniPescini

P.O. Archivi Regionali e P.O. Archivi Regionali e ProtocolloProtocollo

Regione Regione ToscanaToscana

2

Contenuti prima parteContenuti prima parte

Le caratteristiche degli archivi Le caratteristiche degli archivi elettronicielettronici

La normativa nel quadro della La normativa nel quadro della riforma della P.A.riforma della P.A.

Il sistema di gestione dell’archivio Il sistema di gestione dell’archivio elettronicoelettronico

Il Manuale di GestioneIl Manuale di Gestione La disciplina archivisticaLa disciplina archivistica

3

Contenuti seconda parteContenuti seconda parte

Documento elettronico e firma Documento elettronico e firma digitaledigitale

Progetti e standard nazionali e Progetti e standard nazionali e internazionaliinternazionali

Le caratteristiche degli Le caratteristiche degli archivi elettroniciarchivi elettronici

5

Una trasformazione in attoUna trasformazione in atto

Passaggio dall’ambiente tradizionale Passaggio dall’ambiente tradizionale all’ambiente elettronicoall’ambiente elettronico

Compresenza di tipologie di Compresenza di tipologie di supporto diversesupporto diverse

Compresenza di formati diversiCompresenza di formati diversi Normativa in rapida trasformazioneNormativa in rapida trasformazione

Differenze con l’archivio Differenze con l’archivio tradizionaletradizionale

Diversi supporti che comportano una Diversi supporti che comportano una diversa gestionediversa gestione

Massa di informazioni da cui si può Massa di informazioni da cui si può non distinguere il documentonon distinguere il documento

Sovrapposizione tra finalità giuridiche Sovrapposizione tra finalità giuridiche e gestionalie gestionali

7

Si allontana la percezione stessa dei Si allontana la percezione stessa dei documenti informatici come documenti informatici come patrimonio culturale da salvaguardare patrimonio culturale da salvaguardare per l’eternitàper l’eternità

Gli enti non sanno neppure di Gli enti non sanno neppure di possedere gli archivi elettronici in possedere gli archivi elettronici in quanto archiviquanto archivi

L’archivio digitaleL’archivio digitale

9

DPR 445/2000 art. 50DPR 445/2000 art. 50

La gestione dei documenti deve La gestione dei documenti deve essere effettuata medianteessere effettuata mediante

sistemi informativi automatizzatisistemi informativi automatizzati

10

Non parliamo di Archivi Non parliamo di Archivi DigitaliDigitali

per la ricerca storicaper la ricerca storica

Applicazioni tecnologiche agli Applicazioni tecnologiche agli archivi storiciarchivi storici

Integrano diversi sistemi Integrano diversi sistemi informativi = metafontiinformativi = metafonti

Diverse tipologie di trattamento Diverse tipologie di trattamento sul Websul Web

11

L’archivio e il soggetto L’archivio e il soggetto produttoreproduttore

L’archivio è un prodotto indiretto L’archivio è un prodotto indiretto (dell’attività (dell’attività del soggetto produttore)del soggetto produttore)

L’archivio è autodocumentazione L’archivio è autodocumentazione (per il (per il soggetto produttore)soggetto produttore)

L’archivio è documentazione L’archivio è documentazione (dell’attività del (dell’attività del soggetto produttore)soggetto produttore)

L’archivio è un sistema informativo L’archivio è un sistema informativo complessocomplesso

12

Problemi terminologiciProblemi terminologici

Nuove definizioni (letteratura e Nuove definizioni (letteratura e normativa)normativa)

Sovrapposizioni terminologicheSovrapposizioni terminologiche

Necessità di ridefinire e Necessità di ridefinire e delineare l’oggetto di analisidelineare l’oggetto di analisi archivioarchivio documentodocumento informazioneinformazione

13

Analogie con l’archivio Analogie con l’archivio tradizionaletradizionale

Esterne/archivistiche:Esterne/archivistiche: tripartizione logicatripartizione logica

Interne/insite nell’archivio:Interne/insite nell’archivio: contesto: nessi soggetto-archivio e contesto: nessi soggetto-archivio e

archivio-sue partizioniarchivio-sue partizioni vincolo archivisticovincolo archivistico processi di formazione, trasmissione, processi di formazione, trasmissione,

sedimentazionesedimentazione

14

Differenze con l’archivio Differenze con l’archivio tradizionaletradizionale

Diversi supporti che comportano Diversi supporti che comportano una diversa gestioneuna diversa gestione

Massa di informazioni da cui si può Massa di informazioni da cui si può non distinguere il documentonon distinguere il documento

Sovrapposizione tra finalità Sovrapposizione tra finalità giuridiche e gestionaligiuridiche e gestionali

La Normativa ItalianaLa Normativa Italiana

Il processo di automazione Il processo di automazione archivistica nel quadro della archivistica nel quadro della

riforma dellariforma della

Pubblica AmministrazionePubblica Amministrazione

16

Il quadro di contestoIl quadro di contesto

Anni ‘90: inizio riforma P.A.Anni ‘90: inizio riforma P.A. Obiettivi: efficienza, Obiettivi: efficienza,

trasparenza, snellimento, trasparenza, snellimento, efficaciaefficacia

Strumenti:Strumenti:- semplificazionesemplificazione- analisi dei flussianalisi dei flussi- controllo sulla documentazionecontrollo sulla documentazione

17

La documentazioneLa documentazione

Prodotto della attività della P.A.Prodotto della attività della P.A. Mezzo di contatto tra P.A. e cittadino/utenteMezzo di contatto tra P.A. e cittadino/utente

riformare la P.A. = riformare il sistema di riformare la P.A. = riformare il sistema di gestione documentalegestione documentale

18

Lo sviluppoLo sviluppo

1994-1997: prime regole sull’uso di supporti 1994-1997: prime regole sull’uso di supporti otticiottici

1997: costituito presso l’AIPA 1997: costituito presso l’AIPA un gdl sulle un gdl sulle problematiche del trattamento della problematiche del trattamento della documentazione e della gestione documentazione e della gestione informatizzata (GEDOC)informatizzata (GEDOC)

primo prodotto il DPR 428/98primo prodotto il DPR 428/98

tra il dpr 428/98 e il dpr 445/2000 chiusa la tra il dpr 428/98 e il dpr 445/2000 chiusa la fase normativa, disegnato il modellofase normativa, disegnato il modello

19

Il modello organizzativoIl modello organizzativo

Protocollo informatico = cuore del sistema Protocollo informatico = cuore del sistema (cfr. DPR 428/98)(cfr. DPR 428/98)

Innovativo perché permette:Innovativo perché permette:

- gestione documenti cartaceigestione documenti cartacei- gestione documenti elettronicigestione documenti elettronici DirettivaDirettiva- gestione dei flussigestione dei flussi PCMPCM- archiviazione e conservazione archiviazione e conservazione 28/10/9928/10/99- accesso agli attiaccesso agli atti

20

Il quadro generaleIl quadro generaleDPCM 28 ottobre 1999DPCM 28 ottobre 1999

Innovazione tecnologica:Innovazione tecnologica:

Fattore di sviluppo e Fattore di sviluppo e razionalizzazionerazionalizzazione

Contenimento dei costiContenimento dei costi

Miglioramento dei serviziMiglioramento dei servizi

Tecnologia informatica:Tecnologia informatica:

risorsa strategicarisorsa strategica

Il Il sistema di gestionesistema di gestioneinformatica dei documentiinformatica dei documenti

22

L’oggetto della normaL’oggetto della norma

Protocollo Informatico (DPR 428/98) > Protocollo Informatico (DPR 428/98) > Sistema di gestione informatica dei Sistema di gestione informatica dei

documenti (DPR 445/2000)documenti (DPR 445/2000)

““Insieme delle risorse di calcolo, degli Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione, apparati, delle reti di comunicazione, delle procedure informatiche utilizzati delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dalle Amministrazioni per la gestione

dei documenti”dei documenti”

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Gestione dei documentiGestione dei documenti

Insieme delle attività finalizzate a Insieme delle attività finalizzate a registrazione di protocollo; registrazione di protocollo; classificazione; organizzazione; classificazione; organizzazione; assegnazione; reperimento, assegnazione; reperimento, nell’ambito del sistema di nell’ambito del sistema di classificazione adottatoclassificazione adottato

24

Modalità di trattamento dei Modalità di trattamento dei documenti e degli archivi documenti e degli archivi

digitalidigitali

Accettazione e smistamento dei documenti Accettazione e smistamento dei documenti in arrivoin arrivo

Spedizione dei documenti in partenzaSpedizione dei documenti in partenza Protocollazione e classificazione dei Protocollazione e classificazione dei

documentidocumenti Gestione della documentazione internaGestione della documentazione interna Trattamento dei documenti semiattivi e Trattamento dei documenti semiattivi e

inattiviinattivi Selezione sui documenti inattiviSelezione sui documenti inattivi Gestione integrata delle tipologieGestione integrata delle tipologie

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Modalità di trattamento delle Modalità di trattamento delle relazionirelazioni tra i documenti tra i documenti

Individuazione e “tutela” del vincolo Individuazione e “tutela” del vincolo archivisticoarchivistico

Individuazione e gestione delle “unità Individuazione e gestione delle “unità informative di base”informative di base”

Analisi e standardizzazione dei Analisi e standardizzazione dei procedimentiprocedimenti

Individuazione delle sezioni di archivio Individuazione delle sezioni di archivio organicheorganiche

Recupero dei documenti secondo le Recupero dei documenti secondo le interconnessioni stabiliteinterconnessioni stabilite

26

DPR 445/2000 (capo IV)DPR 445/2000 (capo IV)

Si articola in 6 sezioni:Si articola in 6 sezioni:

Disposizioni sulla Gestione informatica dei documentiDisposizioni sulla Gestione informatica dei documenti Accesso ai documenti e alle informazioni del sistemaAccesso ai documenti e alle informazioni del sistema Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei

documentidocumenti Sistema di gestione dei flussi documentaliSistema di gestione dei flussi documentali Disposizioni sugli archiviDisposizioni sugli archivi Attuazione e aggiornamento dei sistemiAttuazione e aggiornamento dei sistemi

27

Requisiti del Requisiti del sistemasistema di protocollo di protocollo informaticoinformatico

DPR 445/2000 art. 52DPR 445/2000 art. 52

A -A - sicurezza ed integrità dei datisicurezza ed integrità dei dati

B -B - corretta registrazione di protocollo E/U corretta registrazione di protocollo E/U

C -C - collegamento tra ciascun documento e i collegamento tra ciascun documento e i

provvedimenti finaliprovvedimenti finali

D -D - reperimento dei documenti registrati reperimento dei documenti registrati

E -E - accesso dei soggetti interessati (L 241/90) nel accesso dei soggetti interessati (L 241/90) nel

rispetto del trattamento dei dati personali e rispetto del trattamento dei dati personali e tutela tutela

delle persone (L 675/96)delle persone (L 675/96)

F -F - organizzazione dei documenti tramite un unico organizzazione dei documenti tramite un unico

sistema di classificazionesistema di classificazione

28

Operazioni necessarie e Operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sufficienti per la tenuta del

sistema:sistema:

““Funzionalità minima” (DPCM 31/10/2000 e Funzionalità minima” (DPCM 31/10/2000 e

DPCM 14/10/2003) DPCM 14/10/2003)

registrazione di protocolloregistrazione di protocollo- elementielementi- documenti da non protocollaredocumenti da non protocollare- annullamentoannullamento

segnatura di protocollosegnatura di protocollo classificazioneclassificazione

29

La classificazioneLa classificazione

Schema generale di voci logiche articolate in Schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico, che identificano le attività e modo gerarchico, che identificano le attività e le funzioni di ciascuna Amm.nele funzioni di ciascuna Amm.ne

Lega i documenti tra loro in base alla materiaLega i documenti tra loro in base alla materia Crea un ordinamento logico-relazionale dei Crea un ordinamento logico-relazionale dei

documenti sul quale si struttura l’archiviodocumenti sul quale si struttura l’archivio Sistema di organizzazione senza riguardo alla Sistema di organizzazione senza riguardo alla

forma e al supporto del documentoforma e al supporto del documento Fino al 428/98 era operazione conoscitiva e non Fino al 428/98 era operazione conoscitiva e non

dispositiva (rilevanza operativa e culturale)dispositiva (rilevanza operativa e culturale)

30

Classificazione e fascicolazioneClassificazione e fascicolazionedei documentidei documenti

DPCM 28/10/1999 p. 6DPCM 28/10/1999 p. 6

indispensabile per lo sviluppo del sistema indispensabile per lo sviluppo del sistema di gestione dei flussidi gestione dei flussi

definizione dei criteri di formazione e di definizione dei criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli e delle serie organizzazione dei fascicoli e delle serie documentariedocumentarie

reperimento dei documenti in riferimento reperimento dei documenti in riferimento ad uno stesso procedimento ad uno stesso procedimento amministrativoamministrativo

selezione dei documenti archivistici in selezione dei documenti archivistici in previsione della loro conservazioneprevisione della loro conservazione

31

Principi base in materia di Principi base in materia di classificazione e fascicolazione dei classificazione e fascicolazione dei

documentidocumenti22

DPCM 28/10/1999 p. 6DPCM 28/10/1999 p. 6

Finalità:Finalità: definizione dei criteri di formazione e di definizione dei criteri di formazione e di

organizzazione dei fascicoli e delle serie organizzazione dei fascicoli e delle serie documentariedocumentarie

reperimento dei documenti in reperimento dei documenti in riferimento ad uno stesso procedimento riferimento ad uno stesso procedimento amministrativoamministrativo

selezione dei documenti archivistici in selezione dei documenti archivistici in previsione della loro conservazioneprevisione della loro conservazione

32

Gestione dei flussi documentaliGestione dei flussi documentali22

DPR 445/2000 art. 64DPR 445/2000 art. 64

Modalità di attribuzione dei documenti ai Modalità di attribuzione dei documenti ai

fascicoli e ai relativi procedimenti: piani fascicoli e ai relativi procedimenti: piani

di classificazione per tutti i documenti di classificazione per tutti i documenti

anche quelli non soggetti a anche quelli non soggetti a

protocollazioneprotocollazione

33

InteroperabilitàInteroperabilitàCircolare AIPA 28/2001Circolare AIPA 28/2001

““Possibilità di trattamento automatico, Possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo trasmesse da un sistema di protocollo mittente”mittente”

- definizione di formati di scambiodefinizione di formati di scambio- indice delle AOOindice delle AOO- informazioni del “profilo” del informazioni del “profilo” del

documento scambiatodocumento scambiato

34

Trasferimento dei documenti Trasferimento dei documenti all’archivio di depositoall’archivio di deposito

DPR 445/2000 art. 67DPR 445/2000 art. 67

- Competenza del responsabile Competenza del responsabile

dell’archiviazionedell’archiviazione

- Trasferimento dei fascicoli almeno una Trasferimento dei fascicoli almeno una

volta l’anno per i documenti relativi a volta l’anno per i documenti relativi a

procedimenti conclusiprocedimenti conclusi

- Rispettando l’organizzazione dei Rispettando l’organizzazione dei

fascicoli e le serie dell’archivio correntefascicoli e le serie dell’archivio corrente

35

L’accesso previsto dalla L’accesso previsto dalla normativa sul protocollo normativa sul protocollo

informaticoinformatico

Accesso internoAccesso interno: utenti interni, regolamentato : utenti interni, regolamentato

dal responsabile, livelli di abilitazionedal responsabile, livelli di abilitazione

Accesso esternoAccesso esterno: informazioni fornite dal : informazioni fornite dal

sistema di protocollo, tramite URP, sistema di protocollo, tramite URP,

identificazione mediante firma digitaleidentificazione mediante firma digitale

Accesso tra PP.AA.Accesso tra PP.AA.: tramite la RUPA, : tramite la RUPA,

informazioni minime del protocolloinformazioni minime del protocollo

Limiti e contraddizioni della Limiti e contraddizioni della normativanormativa

37

Documento o Archivio?Documento o Archivio?

Definizioni T.U. 445/2000, capo I, art. 1:Definizioni T.U. 445/2000, capo I, art. 1:

documento amministrativodocumento amministrativo documento informaticodocumento informatico firma digitalefirma digitale gestione dei documentigestione dei documenti sistema di gestione informatica dei documentisistema di gestione informatica dei documenti segnatura di protocollosegnatura di protocollo

Carente la visione di insieme, il sistema archivioCarente la visione di insieme, il sistema archivio

38

Definizione di ArchivioDefinizione di ArchivioDelib. AIPA 51/2000Delib. AIPA 51/2000

L’insieme organizzato e gestito in L’insieme organizzato e gestito in

modo unitario per aree modo unitario per aree

omogenee di uno o più omogenee di uno o più supportisupporti, ,

univocamente identificati, univocamente identificati,

contenenti i documenti registraticontenenti i documenti registrati

Il Manuale di GestioneIl Manuale di Gestione

40

Disegno del Manuale di Disegno del Manuale di GestioneGestione

DPCM 31 ottobre 2000 art. 5DPCM 31 ottobre 2000 art. 5

Definizione delle autorizzazioni di accesso Definizione delle autorizzazioni di accesso alla procedura e controllo degli accessialla procedura e controllo degli accessi

Regolamentazione e correttezza delle Regolamentazione e correttezza delle operazioni di protocollooperazioni di protocollo

Modalità di ripristino delle funzionalità del Modalità di ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guastisistema in caso di guasti

Organizzazione del registro di emergenzaOrganizzazione del registro di emergenza Conservazione di copie di sicurezzaConservazione di copie di sicurezza

41

Disegno del Manuale di Disegno del Manuale di GestioneGestione

DPCM 31 ottobre 2000 art. 5DPCM 31 ottobre 2000 art. 5

Duplicazione quinquennale del registro Duplicazione quinquennale del registro di protocollodi protocollo

Trasferimento su supporti non riscrivibili Trasferimento su supporti non riscrivibili dei dati non più correntidei dati non più correnti

Definizione dei flussi documentaliDefinizione dei flussi documentali Modalità e autorizzazione delle Modalità e autorizzazione delle

operazioni di annullamentooperazioni di annullamento Trasferimento annuale della Trasferimento annuale della

documentazione all'archivio di depositodocumentazione all'archivio di deposito

42

Disegno del Manuale di Disegno del Manuale di GestioneGestione

DPCM 31 ottobre 2000 art. 5DPCM 31 ottobre 2000 art. 5

Elaborazione del "piano di Elaborazione del "piano di conservazione" dei documenticonservazione" dei documenti

"Sistema di classificazione" integrato con "Sistema di classificazione" integrato con il piano di conservazioneil piano di conservazione

Controllo della movimentazione di pezzi Controllo della movimentazione di pezzi d'archiviod'archivio

Trasferimento dei documenti destinati a Trasferimento dei documenti destinati a conservazione permanente nella sezione conservazione permanente nella sezione separata d'archivioseparata d'archivio

43

Il Manuale di Gestione:Il Manuale di Gestione: Esempi e ModelliEsempi e Modelli

già operativogià operativo

Manuale di Gestione delle UniversiManuale di Gestione delle Universitàtà

Comune di CuneoComune di Cuneo

modello teoricomodello teorico

Scuola Superiore della P.A.Scuola Superiore della P.A.

La disciplina archivisticaLa disciplina archivistica

di fronte agli archivi di fronte agli archivi elettronicielettronici

45

Problematiche su cui Problematiche su cui riflettereriflettere

Le Relazioni tra documenti e Le Relazioni tra documenti e archivio, tra archivio e soggetto archivio, tra archivio e soggetto produttore (il così detto vincolo produttore (il così detto vincolo

archivistico) come si manifestano?archivistico) come si manifestano?

46

La teoria archivistica: La teoria archivistica: proposte e soluzioniproposte e soluzioni

ProtocolloProtocollo individuazione univoca del individuazione univoca del

documento nel sistemadocumento nel sistema definizione dei dati descrittivi del definizione dei dati descrittivi del

documentodocumento

Schema di classificazioneSchema di classificazione ordinata e coerente sedimentazioneordinata e coerente sedimentazione contestualizzazionecontestualizzazione

47

La teoria archivistica: La teoria archivistica: proposte e soluzioniproposte e soluzioni

FascicolazioneFascicolazione virtuale e non fisicavirtuale e non fisica collega il documento al procedimentocollega il documento al procedimento ricostruisce il vincoloricostruisce il vincolo

Piano di conservazionePiano di conservazione consente una selezione programmataconsente una selezione programmata

48

Le risposte della teoria Le risposte della teoria archivisticaarchivistica

Documento o Archivio?Documento o Archivio?

Documento elettronico = punto di Documento elettronico = punto di partenza di un processo di verifica partenza di un processo di verifica della disciplinadella disciplina

Grande sforzo di comprensione delle Grande sforzo di comprensione delle caratteristiche e delle modalità di caratteristiche e delle modalità di trattamento del documento trattamento del documento elettronicoelettronico

Riproposizione degli strumenti Riproposizione degli strumenti tradizionali anche per i nuovi archivitradizionali anche per i nuovi archivi

Seconda ParteSeconda Parte

50

ContenutiContenutiSeconda ParteSeconda Parte

Documento elettronico e Documento elettronico e firma digitalefirma digitale

Progetti e standard Progetti e standard nazionali e internazionalinazionali e internazionali

Documento elettronicoDocumento elettronico

Caratteristiche e firma Caratteristiche e firma digitaledigitale

52

In archivisticaIn archivistica

Il documento non è mai descritto e Il documento non è mai descritto e studiato come tale, ma in base alle studiato come tale, ma in base alle

sue relazioni con il suo contesto sue relazioni con il suo contesto (documentario, con i soggetti, con (documentario, con i soggetti, con

le competenze) le competenze)

53

DocumentoDocumentodelib. AIPA 42/2001delib. AIPA 42/2001

““Rappresentazione in formato Rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti analogico o digitale di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o e dati intelligibili direttamente o

attraverso un processo di attraverso un processo di elaborazione elettronica”elaborazione elettronica”

54

Il documento d’archivioIl documento d’archivio

Informazione memorizzata su Informazione memorizzata su un supporto in forma stabileun supporto in forma stabile

Conservato da una persona Conservato da una persona fisica o giuridicafisica o giuridica

Testimonianza/prodotto Testimonianza/prodotto indiretto di una attivitàindiretto di una attività

55

Caratteristiche del documento Caratteristiche del documento d’archiviod’archivio

Naturalezza e imparzialità Naturalezza e imparzialità (frutto di una attività)(frutto di una attività)

Interdipendenza (vincolo)Interdipendenza (vincolo) UnicitàUnicità Autenticità (certezza della Autenticità (certezza della

provenienza)provenienza)

56

Il documento archivisticoIl documento archivistico

Informazione affidata ad un supporto Informazione affidata ad un supporto fisico, prodotta o ricevuta da un fisico, prodotta o ricevuta da un

soggetto durante la trattazione di affari soggetto durante la trattazione di affari e conservata per l'adempimento di e conservata per l'adempimento di obblighi o per essere usata come obblighi o per essere usata come

materiale di prova o riferimento (atti materiale di prova o riferimento (atti ufficiali, documenti preparatori, ufficiali, documenti preparatori,

corrispondenza, documenti a stampa, corrispondenza, documenti a stampa, allegati etc.).allegati etc.).

57

Il documento archivisticoIl documento archivistico

Rappresentazione formale del contenuto di Rappresentazione formale del contenuto di atti frutto di una attività della quale è atti frutto di una attività della quale è "sottoprodotto" (byproduct) in quanto "sottoprodotto" (byproduct) in quanto strumento di memorizzazione stabile nel strumento di memorizzazione stabile nel tempo e nello spazio di quella attivitàtempo e nello spazio di quella attività

(può essere su supporto cartaceo, magnetico, (può essere su supporto cartaceo, magnetico, elettronico, microfilm e può essere costituito da elettronico, microfilm e può essere costituito da una combinazione di testo, dati, grafica, suoni, una combinazione di testo, dati, grafica, suoni, immagini in movimento o qualsiasi altra forma di immagini in movimento o qualsiasi altra forma di informazione)informazione)

58

Il documento archivisticoIl documento archivistico

presenta, nel mondo contemporaneo, presenta, nel mondo contemporaneo, forme non legate alla natura giuridica forme non legate alla natura giuridica del fatto, non predefinitedel fatto, non predefinite

può avere valore costitutivo e può avere valore costitutivo e probatorioprobatorio

possono essere documenti non formali possono essere documenti non formali che hanno valore informativo, sempre che hanno valore informativo, sempre più essenziali nell’esercizio dell’azione più essenziali nell’esercizio dell’azione amministrativa, ma meno soggetti a amministrativa, ma meno soggetti a controllicontrolli

59

Il documento analogicoIl documento analogicoDel. AIPA 42/2001Del. AIPA 42/2001

““Documento formato utilizzando una Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori grandezza fisica che assume valori

continui, come le tracce su carta, come continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come le le immagini su film, come le magnetizzazioni su nastro”magnetizzazioni su nastro”

60

Documento DigitaleDocumento Digitaledelib. AIPA 42/2001delib. AIPA 42/2001

Testi, immagini, dati strutturati, Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che tramite una grandezza fisica che

assume valori binari, ottenuti assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di attraverso un processo di

elaborazione elettronica, di cui sia elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origineidentificabile l'origine

61

Documento InformaticoDocumento Informatico delib. AIPA 42/2001 delib. AIPA 42/2001

““Documento digitale sottoscritto Documento digitale sottoscritto con firma digitale ai sensi del con firma digitale ai sensi del

DPR 445/2000 e del DPCM DPR 445/2000 e del DPCM 8/02/99”8/02/99”

Cambia la definizione in base ad Cambia la definizione in base ad una caratteristicauna caratteristica

62

Documento informaticoDocumento informaticoDelib. AIPA 51/2000Delib. AIPA 51/2000

““Rappresentazione informatica di atti, Rappresentazione informatica di atti, fatti e dati formati dalle fatti e dati formati dalle

amministrazioni pubbliche o, amministrazioni pubbliche o, comunque, utilizzati ai fini comunque, utilizzati ai fini dell’attività istituzionale ed dell’attività istituzionale ed

amministrativa”amministrativa”

ottima definizione per i documenti ottima definizione per i documenti d’archivio!d’archivio!

L. 59/97 art. 15L. 59/97 art. 15

Gli atti della P.A. formati con strumenti Gli atti della P.A. formati con strumenti

informatici e trasmessi per via telematica informatici e trasmessi per via telematica

sono validi a tutti gli effetti di leggesono validi a tutti gli effetti di legge

E’ valida anche la loro archiviazioneE’ valida anche la loro archiviazione

D. L.gs 537/93D. L.gs 537/93DPR 445/2000DPR 445/2000

Gli obblighi di conservazione e di esibizione Gli obblighi di conservazione e di esibizione

di documenti, per finalità amministrative di documenti, per finalità amministrative

e probatorie, previsti dalla legislazione e probatorie, previsti dalla legislazione

vigente, si intendono soddisfatti anche se vigente, si intendono soddisfatti anche se

realizzati mediante supporto ottico purché realizzati mediante supporto ottico purché

le procedure utilizzate siano conformi alle le procedure utilizzate siano conformi alle

regole tecniche dettate dall’AIPAregole tecniche dettate dall’AIPA

65

Validità del documento Validità del documento informaticoinformatico

DPR 513/97 e DPR 445/2000DPR 513/97 e DPR 445/2000

Il documento informatico munito dei Il documento informatico munito dei

requisiti previsti dal Regolamento:requisiti previsti dal Regolamento:– soddisfa il requisito legale della forma scrittasoddisfa il requisito legale della forma scritta

– ha efficacia di scrittura privata (CC art. 2702)ha efficacia di scrittura privata (CC art. 2702)

– ha efficacia probatoria (CC art. 2712)ha efficacia probatoria (CC art. 2712)

66

Requisiti del documento Requisiti del documento elettronicoelettronico

67

Requisiti del documento: gli Requisiti del documento: gli elementi identificativielementi identificativi

Affidabilità /Affidabilità /ReliabilityReliabilityCapacità del documento di rappresentare i fatti cui si Capacità del documento di rappresentare i fatti cui si

riferisce al riferisce al momento della creazionemomento della creazione..

Un documento è affidabile se la persona che lo produce Un documento è affidabile se la persona che lo produce è affidabile e identificabile nel suo ruoloè affidabile e identificabile nel suo ruolo

(Identificabilità del soggetto Del. AIPA 51/2000)(Identificabilità del soggetto Del. AIPA 51/2000)

Capacità di fare fede - Ente produttoreCapacità di fare fede - Ente produttore

L’osservanza di certe norme di rappresentazione L’osservanza di certe norme di rappresentazione formale dà forza giuridica e affidabilità al contenuto formale dà forza giuridica e affidabilità al contenuto del documento.del documento.

68

Requisiti del documento: gli Requisiti del documento: gli elementi identificativielementi identificativi

AutenticitàAutenticitàCredibilità del documento in riferimento al Credibilità del documento in riferimento al

responsabile della sua produzione e alla responsabile della sua produzione e alla integrità integrità del documentodel documento stesso (garantita al momento della stesso (garantita al momento della

formazione Del. 51/2000)formazione Del. 51/2000)

è ciò che dichiara di essereè ciò che dichiara di essere

69

Requisiti del documento: gli Requisiti del documento: gli elementi identificativielementi identificativi

Accessibilità / ConsultabilitàAccessibilità / ConsultabilitàUsabilità costante: il documento deve essere Usabilità costante: il documento deve essere

reperibile, leggibile, intelligibile a breve e reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo periodo (tramite sistemi automatizzati lungo periodo (tramite sistemi automatizzati

Del. AIPA 51/2000)Del. AIPA 51/2000)

70

Requisiti del documento: gli Requisiti del documento: gli elementi identificativielementi identificativi

Integrità / Integrità / IntegrityIntegrityCertezza di conservazione non manipolata o Certezza di conservazione non manipolata o

contraffatta (garantita dalla conservazione contraffatta (garantita dalla conservazione tramite la sicurezza Del. 52/2000)tramite la sicurezza Del. 52/2000)

completezza e interezzacompletezza e interezza

71

I requisiti del documento I requisiti del documento secondo la dsecondo la deliberazione AIPA eliberazione AIPA

51/200051/2000

DisponibilitàDisponibilità tramite latramite la

RiservatezzaRiservatezza sicurezzasicurezza

Sottoscrizione - se prescrittaSottoscrizione - se prescritta

Idoneità - per la gestione informaticaIdoneità - per la gestione informatica

InterscambiabilitàInterscambiabilità

Non alterabilitàNon alterabilità

Immutabilità nel tempo - non devono Immutabilità nel tempo - non devono

contenere codice eseguibilecontenere codice eseguibile

72

Caratteristiche del documento Caratteristiche del documento elettronico/Analogia con il documento elettronico/Analogia con il documento

tradizionaletradizionale

Elementi costitutiviElementi costitutivi supportosupporto forma fisica forma fisica

(attributi formali)(attributi formali) forma intellettuale forma intellettuale

(contenuto)(contenuto) Elementi Elementi

identificativiidentificativi autenticitàautenticità affidabilitàaffidabilità

PersonePersone autore autore

(competenza)(competenza) destinatario destinatario

(scopo)(scopo) scrittore (attività)scrittore (attività)

73

Il profilo del documento:Il profilo del documento:i suoi metadatii suoi metadati

74

MetadatiMetadati

Informazioni strutturate o semistrutturate Informazioni strutturate o semistrutturate che descrivono i documenti, e gli che descrivono i documenti, e gli

aggregati logicamente superiori, nel aggregati logicamente superiori, nel tempo e nello spazio.tempo e nello spazio.

Vengono utilizzati per l’individuazione dei Vengono utilizzati per l’individuazione dei documenti nelle fasi di creazione, documenti nelle fasi di creazione, gestione e uso, garantendone la gestione e uso, garantendone la

conservazione dei requisiticonservazione dei requisiti

75

I metadatiI metadati

Strumento identificativo legato al Strumento identificativo legato al documentodocumento

Creazione automatica da parte del Creazione automatica da parte del sistemasistema

Elementi informativi legati alla Elementi informativi legati alla contestualizzazionecontestualizzazione

Conservazione del profilo nel tempoConservazione del profilo nel tempo

76

Utilità dei metadatiUtilità dei metadati

Conservare separatamente dal testo Conservare separatamente dal testo gli elementi descrittivi dei documentigli elementi descrittivi dei documenti

Relazionare i documenti tra loroRelazionare i documenti tra loro Reperire i documenti con ricerche Reperire i documenti con ricerche

incrociate sui metadati durante tutte le incrociate sui metadati durante tutte le attivitàattività

Si arricchiscono durante le varie Si arricchiscono durante le varie attivitàattività

77

Il profilo del documento Il profilo del documento digitaledigitale

Componenti logicheComponenti logiche AutoreAutore DestinatarioDestinatario Data di scritturaData di scrittura Data di trasmissioneData di trasmissione OggettoOggetto

Contesto di produzioneContesto di produzione SupportoSupporto PiattaformaPiattaforma

Contesto documentarioContesto documentario ProtocollazioneProtocollazione Classificazione/Classificazione/

FascicolazioneFascicolazione AllegatiAllegati

Contesto amministrativoContesto amministrativo Ufficio responsabileUfficio responsabile ScrittoreScrittore Tipologia Tipologia

documentariadocumentaria

Natura e Requisiti del ProfiloNatura e Requisiti del Profilo

modulo “elettronico” che accompagna il modulo “elettronico” che accompagna il

documentodocumento esiste in ogni sistema informativoesiste in ogni sistema informativo comprende gli elementi necessari al comprende gli elementi necessari al

controllo sulla sicurezza dei documenticontrollo sulla sicurezza dei documenti profili diversi per spazi diversi di lavoroprofili diversi per spazi diversi di lavoro

79

Delibera AIPA 51/2000Delibera AIPA 51/2000

Documenti informaticiDocumenti informatici

Requisiti (leggibilità, interscambiabilità, sottoscrizione)Requisiti (leggibilità, interscambiabilità, sottoscrizione)

Formato (immutabilità nel tempo, integrabilità di Formato (immutabilità nel tempo, integrabilità di

formati)formati)

SottoscrizioneSottoscrizione

Gestione (cfr. Protocollo informatico)Gestione (cfr. Protocollo informatico)

ConservazioneConservazione

TrasmissioneTrasmissione

AccessoAccesso

Sicurezza (piano di sicurezza)Sicurezza (piano di sicurezza)

Il documento informaticoIl documento informatico

Alcune conseguenzeAlcune conseguenze

Cambia il rapporto tra contenuto e Cambia il rapporto tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso supporto, non più legati da un nesso fisico, ma collegati solo logicamentefisico, ma collegati solo logicamente

Gli strumenti di autenticazione non si Gli strumenti di autenticazione non si applicano al supporto ma al contenuto che applicano al supporto ma al contenuto che è separabile dal supportoè separabile dal supporto

Evoluzione delle tipologie documentarieEvoluzione delle tipologie documentarie– forma fisicaforma fisica– sicurezza e affidabilitàsicurezza e affidabilità

Formazione in ambiente digitaleFormazione in ambiente digitale Perdita della fisicitàPerdita della fisicità Evoluzione continua dei supportiEvoluzione continua dei supporti Integrazione tra Tecnologia e NormativaIntegrazione tra Tecnologia e Normativa Diverse modalità di creazione, tenuta, Diverse modalità di creazione, tenuta,

conservazioneconservazione

Il contenuto non può essere letto e Il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendo compreso direttamente ma - essendo rappresentato da simboli digitali - deve rappresentato da simboli digitali - deve essere decodificato mediante specifiche essere decodificato mediante specifiche risorse di calcolorisorse di calcolo

L’evoluzione tecnologica condiziona i modi e L’evoluzione tecnologica condiziona i modi e i costi per la lettura e la conservazione dei i costi per la lettura e la conservazione dei documenti elettronicidocumenti elettronici

La macchina colloca fisicamente, secondo la La macchina colloca fisicamente, secondo la sua logica e in modo trasparente rispetto sua logica e in modo trasparente rispetto all’utente, il documento e le sue componentiall’utente, il documento e le sue componenti

Le attività di trattamento Le attività di trattamento del documento elettronicodel documento elettronico

85

Attività sul documentoAttività sul documento

Formazione Formazione Processo di generazione del Processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto (Del. AIPA 51/2000)prodotto o ricevuto (Del. AIPA 51/2000)

SottoscrizioneSottoscrizione

Gestione Gestione (tramite Protocollo informatico)(tramite Protocollo informatico)

86

Attività sul documentoAttività sul documento

Archiviazione - Archiviazione - Attività di definizione e Attività di definizione e costituzione di un archivio formato da costituzione di un archivio formato da documenti non più correnti, ordinati per documenti non più correnti, ordinati per fascicoli e serie archivistichefascicoli e serie archivistiche

Archiviazione Digitale Archiviazione Digitale - - Processo di Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici supporto, di documenti informatici univocamente identificati, antecedente univocamente identificati, antecedente all’eventuale processo di conservazione (Del. all’eventuale processo di conservazione (Del. AIPA 42/2001)AIPA 42/2001)

87

Attività sul documentoAttività sul documento

Conservazione - Conservazione - Attività di conservazione a lungo Attività di conservazione a lungo termine di documenti già selezionati che vanno a termine di documenti già selezionati che vanno a costituire la memoria storica dell’ente.costituire la memoria storica dell’ente.

Ordinata custodia di documenti informatici in modo da Ordinata custodia di documenti informatici in modo da assicurarne l’integrità, l’affidabilità e la consultabilità assicurarne l’integrità, l’affidabilità e la consultabilità nel tempo (Del. AIPA 51/2000) e nello spazionel tempo (Del. AIPA 51/2000) e nello spazio

Conservazione Digitale - Conservazione Digitale - Processo effettuato sui Processo effettuato sui documenti digitali, anche informatici, mediante documenti digitali, anche informatici, mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (Del. AIPA del responsabile della conservazione (Del. AIPA 42/2001)42/2001)

88

Attività sul documentoAttività sul documento

Trasmissione Trasmissione (tramite Interoperabilità)(tramite Interoperabilità)

Esibizione Esibizione - - operazione che consente di operazione che consente di visualizzare un documento conservato e visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (Del. AIPA 42/2001)di ottenerne copia (Del. AIPA 42/2001)

89

Delib. AIPA 42/2001Delib. AIPA 42/2001

Riproduzione e Riproduzione e conservazioneconservazione

Archiviazione digitale su qualunque Archiviazione digitale su qualunque supporto idoneosupporto idoneo

Uso di supporti ottici firmati Uso di supporti ottici firmati digitalmente e con marcatura temporaledigitalmente e con marcatura temporale

Indicazione per i documenti analogiciIndicazione per i documenti analogici Riversamento sostitutivoRiversamento sostitutivo ““Descrizione del contenuto dell’insieme Descrizione del contenuto dell’insieme

dei documenti”dei documenti”

90

Conservare documenti Conservare documenti elettronicielettronici

Significa garantire nel tempo:Significa garantire nel tempo: autenticitàautenticità leggibilitàleggibilità intellegibilitàintellegibilità integritàintegrità identificazione univocaidentificazione univoca identificazione delle relazioniidentificazione delle relazioni accessibilitàaccessibilità

91

ConservareConservare significa significa

trattare continuamentetrattare continuamente,,

modificare caratteristiche e modificare caratteristiche e elementielementi

92

La conservazione a lungo La conservazione a lungo termine: le prime rispostetermine: le prime risposte

Conservazione delle tecnologie nel Conservazione delle tecnologie nel loro ambiente operativo (hardware loro ambiente operativo (hardware e software)e software)

Imitazione delle tecnologieImitazione delle tecnologie Migrazione dei dati (da un Migrazione dei dati (da un

ambiente ad un altro)ambiente ad un altro) Uso di formati standard per Uso di formati standard per

conservare struttura e contenutoconservare struttura e contenuto

93

La conservazione degli atti: il La conservazione degli atti: il futuro della memoriafuturo della memoria

Nodo cruciale dell’automazione: diviene una Nodo cruciale dell’automazione: diviene una

funzione attiva e continuafunzione attiva e continua

I nuovi supporti non consentono soluzioni I nuovi supporti non consentono soluzioni

univocheunivoche

Emergenza conservativa della memoria futura: Emergenza conservativa della memoria futura:

fragilità dei supporti e facilità di manipolazionefragilità dei supporti e facilità di manipolazione Obsolescenza dei sistemi: fenomeno Obsolescenza dei sistemi: fenomeno

irreversibileirreversibile Indifferenza del mercatoIndifferenza del mercato

94

Le difficoltà della fase di Le difficoltà della fase di transizionetransizione

Doppia organizzazione dell’archivio: Doppia organizzazione dell’archivio: elettronico per la gestione + elettronico per la gestione + cartaceo per la conservazionecartaceo per la conservazione

Archiviazione ottica sostitutivaArchiviazione ottica sostitutiva Produzione di copie di sicurezzaProduzione di copie di sicurezza Conservazione anche su supporti di Conservazione anche su supporti di

lunga durata (microfilm) stesso lunga durata (microfilm) stesso trattamento/gestione per diverse trattamento/gestione per diverse tipologie di supportitipologie di supporti

La disciplina archivisticaLa disciplina archivistica

di fronte agli archivi di fronte agli archivi elettronicielettronici

96

La problematica della La problematica della conservazioneconservazione

Attraverso quali elementi si verifica Attraverso quali elementi si verifica l’l’autenticità nel tempoautenticità nel tempo??

Sono gli stessi che garantiscono Sono gli stessi che garantiscono l’autenticità nel momento della l’autenticità nel momento della formazione?formazione?

Quali forma di autenticazione esistono?Quali forma di autenticazione esistono? La descrizione archivistica è un metodo La descrizione archivistica è un metodo

di autenticazione?di autenticazione?

Attività e progetti in corsoAttività e progetti in corso

98

Progetti di ricerca su Progetti di ricerca su Formazione e ConservazioneFormazione e Conservazione

Università di Pittsburgh - Functional Università di Pittsburgh - Functional Requirements for Evidence in Record Requirements for Evidence in Record KeepingKeeping

University of British Columbia - The University of British Columbia - The Preservation of the Integrity of Electronic Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)Records (UBC-MAS Project)

Unione europea-Cornwell & Affiliates - Model Unione europea-Cornwell & Affiliates - Model Requirements for the Electronic Records Requirements for the Electronic Records Management (MOREQ)Management (MOREQ)

99

Progetto europeoProgetto europeoMOREQMOREQ

Definisce i requisiti funzionali del Definisce i requisiti funzionali del ERMSERMS (Electronic Records Management System)(Electronic Records Management System)

funzionalità per la gestione dei metadati (anche funzionalità per la gestione dei metadati (anche tramite estrazione automatica dai documenti)tramite estrazione automatica dai documenti)

gestione di formati diversigestione di formati diversi requisiti di sicurezza (controllo degli accessi, requisiti di sicurezza (controllo degli accessi,

tutela della privacy, trasparenza, sicurezza)tutela della privacy, trasparenza, sicurezza) requisiti di backup e recoveryrequisiti di backup e recovery

100

Progetto europeoProgetto europeoMOREQMOREQ

requisiti per il tracciamentorequisiti per il tracciamento definizione dei metadati per la registrazione, definizione dei metadati per la registrazione,

gestione, fascicolazione, classificazionegestione, fascicolazione, classificazione requisiti per la selezione, trasferimento, requisiti per la selezione, trasferimento,

conservazioneconservazione requisiti per la ricercarequisiti per la ricerca

101

Lo studio europeo MOREQLo studio europeo MOREQ

Corretta formazione; Miglioramento della Corretta formazione; Miglioramento della fruizione; Possibilità di conservazionefruizione; Possibilità di conservazione

tramitetramiteclassificazioneclassificazione sicurezza dei sistemi sicurezza dei sistemi

piano di conservazionepiano di conservazione acquisizione dei acquisizione dei documentidocumenti

ricerca ricerca gestione metadati gestione metadati

102

Progetti internazionaliProgetti internazionali

InterPARESInterPARES (International Research on Permanent (International Research on Permanent

Authentic Records in Electronic System)Authentic Records in Electronic System): rapporti su : rapporti su conservazione, migrazione, emulazione, glossarioconservazione, migrazione, emulazione, glossario

OAISOAIS (Open Archival Information System)(Open Archival Information System) = standard ISO = standard ISO per la salvaguardia dei dati dei sistemi aerospazialiper la salvaguardia dei dati dei sistemi aerospaziali

NARA-NPACINARA-NPACI (National Archives and Records (National Archives and Records Administration-National Partnership for Advanced Administration-National Partnership for Advanced Computational Infrastructrure)Computational Infrastructrure) rappresentazione digitale rappresentazione digitale indipendente dal software basata su XMLindipendente dal software basata su XML

103

Ricerche internazionali Ricerche internazionali sulla conservazionesulla conservazione

INTERPARESINTERPARES

International Research on Permanent International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Authentic Records in Electronic

SystemsSystems

studio di metodi per la conservazione studio di metodi per la conservazione permanente di documenti elettronici permanente di documenti elettronici

mediante standardmediante standard

104

Oggetti di studio diOggetti di studio diInterparesInterpares

selezione dei documentiselezione dei documenti standard e norme per i supportistandard e norme per i supporti procedure di autenticazione di procedure di autenticazione di

documenti elettronici durtante le documenti elettronici durtante le attività di conversione, copiatura e attività di conversione, copiatura e migrazionemigrazione

criteri di descrizione archivistica criteri di descrizione archivistica tutela della privacytutela della privacy

105

Membri dei componenti Membri dei componenti del gruppo Interparesdel gruppo Interpares

Australia Australia Paesi Paesi BassiBassi

Canada Canada IrlandaIrlanda

Stati UnitiStati Uniti CinaCina

Italia Italia GiapponeGiappone

SveziaSvezia

United KingdomUnited Kingdom