cartilha sped

Vem c, que a gente explica!

SPED e NF-e

SUMRIOApresentao ......................................................................05

IIIIIIIVV-

O impacto do SPED nas empresas de .......................07 servios contbeis. NF-e - Nota Fiscal Eletrnica ......................................24 ECD - Escriturao Contbil Digital ...........................36 EFD - Escriturao Fiscal Digital ................................47 Dvidas? Vem c, que a gente explica!......................53Referncias, links teis e outros complementos.

Claudio Nasajon e Eunice Santos

APRESENTAOConforme aumenta o nmero de empresas obrigadas a aderir ao Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), cresce tambm a preocupao em torno deste assunto. E no para menos. O SPED um avano tecnolgico que pouco a pouco atingir quase todas as empresas do pas e cujas exigncias e procedimentos afetam significativamente a operao dessas organizaes. Um assunto novo e de tamanha importncia, naturalmente, causa alvoroo. Todos precisam ter cincia do que exatamente devem fazer e quando, de maneira a estar em dia com as obrigaes perante a lei. Como fornecedores de sistemas contbeis para mais de 15 mil empresas ao longo de 27 anos de atividades, temos tido a oportunidade de interagir com milhares de usurios de nosso software que buscam constantemente informaes a respeito do SPED, visando correta orientao sobre seu funcionamento. O resultado que nos tornamos referncia para consultas de muitos de nossos clientes, para os quais resolvemos dvidas operacionais e conceituais. Pensando nisto, decidimos desenvolver estes textos, com as informaes necessrias para que as empresas que ainda no se familiarizaram plenamente com o SPED tenham uma noo adequada da importncia, funcionamento e aplicao do novo sistema de escriturao digital. Que as pginas a seguir possam orientar da melhor maneira, com informaes claras, diretas e precisas, a sua entrada nesta nova fase do sistema tributrio brasileiro. A compreenso do SPED necessria e inevitvel. Nossa inteno com esta obra tornar este processo mais simples e acessvel. Boa leitura. Os autores.5

I

O impacto do SPED nas empresas de servios contbeis.

SPED e NF-e - Vem c, que a gente explica

O sistema tributrio brasileiroOuvimos o tempo todo reclamaes sobre o nosso sistema tributrio e a muitos de ns di pagar uma fatia significativa do que ganhamos, para atender fome sempre insacivel do governo. Essa dor aumenta quando lemos nos jornais escndalos envolvendo malversao de verbas pblicas, ou quando somos surpreendidos por prticas de concorrncia desleal, principalmente por empresas ou pessoas fsicas que agem na clandestinidade, s para citar alguns exemplos. Por outro lado, o fato que se por um lado o nosso sistema tributrio est longe de ser perfeito, por outro ele que sustenta o estado da forma como o conhecemos. Nossas escolas pblicas, hospitais, estradas, sistemas de saneamento e boa parte da infra-estrutura de nossa sociedade sustentada pelo sistema tributrio vigente, e preciso reconhecer que comparativamente ao resto do mundo, estamos razoavelmente bem em algum quesitos. Com muita frequncia, partimos em busca de novidades e deixamos de dar a devida importncia ao que temos. Imagine se entrando em uma galeria de arte onde se expem centenas de quadros colocados em fileira, um ao lado do outro, todos devidamente alinhados e adequadamente iluminados. De repente, voc nota que falta um quadro. Uma nica posio da parede est vazia. Eu poderia apostar, com uma boa chance de ganhar, que justamente para aquela posio, para aquela falta, que os seus olhos se direcionaro. Voc no conseguir ignorar aquele espao vazio e contiua apreciando as centenas de outras obras expostas, cada uma com seus ricos detalhes, sua histria particular, sua importncia intrnseca. Ao contrrio, a sua ateno se dirigir ferozmente para aquele espao vazio. Os psiclogos chamam a isso de presena do ausente. Nossa vida uma galeria de arte e, caminhando ao longo dos corredores sempre encontraremos espaos vazios, coisas faltantes. Mais at... quando no falta nada, inventamos uma obra que poderia estar l para melhorar o que se v. Todos somos capazes de imaginar a vida perfeita. O paradoxo lamentvel de tudo isso que esse imaginrio utilizado para fabricar argumentos que nos condenam a viver eternamente pendentes do que falta. 8


Utilizando a j conhecida analogia da Belndia, que ilustra as duas faces de nosso pas, temos por um lado os espaos vazios, as coisas a melhorar, como o fato de que cerca de um tero (30,3%) da populao, acima de 25 anos de idade tem menos de 4 anos de estudo - cenrio semelhante ao do ndia. Por outro, mais de 99,5% dos domiclios urbanos brasileiros tm luz eltrica, 96,5% tm coleta de lixo e 89,6% tm rede de gua ndices de dar inveja a muitas Blgicas. A carga tributria brasileira uma das mais altas do mundo, com mais de 76 tributos que incidem sobre renda, produo, consumo e patrimnio. Aps a reviso do valor do PIB, efetuada pelo IBGE em 2008, a carga tributria bruta brasileira alcanou o patamar de 35%. Se o Brasil pertencesse OCDE, Organizao para a Cooperao de Desenvolvimento Econmico, tambm chamada de grupo dos ricos por congregar os 30 pases cuja produo conjunta mais da metade da riqueza total do planeta, estaramos em 18 lugar no ranking de tributao. Mas isso no chega a ser um fator negativo, muito pelo contrrio. Estudos da London Business School mostram uma relao direta entre a carga tributria e o nvel de desenvolvimento (i.e. os paises mais desenvolvidos possuem, em mdia, maior carga tributria). O problema com o Brasil no parece ser a alta carga tributria e sim a sua distribuio e aplicao. As inmeras tentativas de realizar uma reforma tributria em nosso pas esbarraram sempre nos mesmos argumentos e nas mesmas dificuldades de implantao, homogenizao da base e controle operacional. Alm disso, foram editadas quase 220 mil normas tributrias at a data do 18 aniversrio da nova constituio. Isso d 51 alteraes da legislao tributria por dia til! Nosso sistema tributrio tem muitas distores, especialmente quanto tributao do consumo, que se caracteriza por uma multiplicidade de alquotas, de sujeitos ativos (com suas respectivas legislaes), de formas de tributao e de bases de clculo distintas. A soluo definitiva desses problemas exige uma ampla discusso sobre a construo de um novo pacto federativo e a Receita Federal j definiu como uma das suas prioridades reforar a cooperao com os Estados e Municpios, de forma a produzir um ganho sinrgico9


de solidariedade federativa que reduza custos administrativos e aumente a eficincia do sistema arrecadatrio. A introduo do Cadastro Sincronizado Nacional (CSN) e do Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) so um avano na direo de buscar maior transparncia da administrao tributria e reduzir os custos de cumprimento das obrigaes acessrias. Se soubermos implantar o SPED, e se toda a sociedade formal se movimentar no sentido de aperfeioar e apoiar as suas prticas, estaremos dando um passo enorme para acabar com a sonegao no Brasil e, por consequncia, favorecendo a concorrncia sadia entre iguais, a distribuio da base tributria e o desenvolvimento de nosso pas.

SPED Sistema Pblico de Escriturao DigitalO SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital comeou a ser desenvolvido ainda no governo Fernando Henrique com a edio da Lei 9.989/00 - Plano Plurianual - que contemplava o Programa de Modernizao das Administraes Tributrias e Aduaneiras. Em 22 de janeiro de 2007, foi sancionado o Decreto no. 6.022 que deu incio implantano do sistema, objetivando a modernizao do cumprimento das obrigaes acessrias dos contribuintes s administraes tributrias e rgos fiscalizadores. Parece-nos importante mencionar que, no Brasil, existem mais de 170 obrigaes acessrias que variam conforme o ramo de atividade da empresa, o tributo que ela recolhe e a unidade da federao em que ela opera. Alm disso, temos mais de 100 tipos de documentos fiscais que servem para documentar a realizao das operaes comerciais. Um sistema que objetive reduzir as obrigaes acessrias, portanto, positivo para aumentar a eficincia de todo o sistema e ser benfico para todas as partes envolvidas. A implantao ser gradual. Entrou em vigor para algumas empresas em 2007, ampliou a sua base em 2008-2009 e, em 2010, atingir boa parte das empresas tributadas pelo lucro real no pas. A validade jurdica dos documentos eletrnicos enviados garantida pelo Certificado Digital. 10


O projeto composto por trs bases: EFD - Escriturao Fiscal Digital, ECD - Escriturao Contbil Digital e NF-e Nota Fiscal Eletrnica. NF-e: O projeto NF-e tem como objetivo a implantao de um modelo nacional de documento fiscal eletrnico, que permitir um acompanhamento real das operaes comerciais pelo Fisco. A empresa s poder imprimir uma nota fiscal depois que a mesma for autorizada pela Receita Federal. ECD (SPED Contbil): solicitado que as empresas transmitam eletronicamente suas movimentaes contbeis (saldos e lanamentos) anualmente em um layout predefinido pela Receita Federal, existindo inclusive um plano referencial, que pretende realizar um DE/PARA entre o plano de contas da empresa e o plano de contas referencial para facilitar a anlise a identificao dos lanamentos pelo Fisco. EFD (SPED Fiscal): Abrange as informaes de cadastro (produtos, fornecedores e cliente), documentos fiscais de mercadoria, inventrio, contas a pagar e a receber. As empresas devero encaminhar mensalmente estas movimentaes, tambm eletronicamente, a partir de setembro de 2009. Esse sistema determina a transferncia para o meio eletrnico de todas as obrigaes contbeis e fiscais das empresas, hoje cumpridas com um interminvel preenchimento de formulrios e livros. O lado positivo da mudana a simplificao e padronizao de muitos processos tributrios. Tambm deve ocorrer um avano no combate informalidade, j que a Receita passar a ter condies de acompanhar eletronicamente a vida das empresas. O funcionamento da nota fiscal eletrnica d a dimenso do alcance que o Fisco ter sobre a operao das empresas. Antes de liberar a nota online, o SPED vai capturar informaes sobre o produto que ser vendido, seu preo e quem ser o comprador. Dessa forma, praticamente todas as transaes comerciais das companhias ficaro armazenadas num banco de dados que ser utilizado pela Receita e pelas 27 secretarias estaduais da Fazenda. A preparao para a entrada em funcionamento do novo sistema j comeou. Foram investidos R$ 127 milhes para desenvolver11


o SPED, cujo embrio foi a implantao da nota fiscal eletrnica, obrigatria para alguns contribuintes desde abril de 2007 quando 4.500 empresas passaram a utilizar o sistema. Em janeiro de 2009, outras 45.000 companhias passaram a ser obrigadas a usar a nota eletrnica. A convocao das empresas tem sido realizada em levas, comeando pelas maiores, mas nem mesmo as pequenas e as microempresas adeptas do Simples Nacional ficaro de fora. Alm da nota eletrnica, o SPED tem duas outras grandes fontes de informao. As empresas convocadas devem enviar pela internet seus dados contbeis (todos os pagamentos e recebimentos realizados, o que inclui vendas, compras e salrios de funcionrios, entre outros) e fiscais (todos os registros de notas fiscais que geraram dbitos e crditos de tributos). Ambas as tarefas j so exigidas das companhias, mas na base da papelada. Agora, essas informaes sero confrontadas com os dados fornecidos pelas notas fiscais eletrnicas, deixando, a sim, a empresa praticamente nua sob o ponto de vista tributrio.

O que muda para o FiscoUnificao: o SPED coloca disposio da Receita Federal e das 27 secretarias estaduais da Fazenda e dos municpios, o mesmo banco de dados dos contribuintes, facilitando o controle e a fiscalizao.

O que muda para as empresasMaior exposio: com a tecnologia, o Fisco poder acompanhar mais de perto as transaes das empresas. Num pas em que h trs mudanas de regras tributrias a cada 2 horas, isso pode se tornar uma nova fonte de problemas. Padronizao: a integrao da Receita Federal com as secretarias estaduais e municipais de Fazenda padronizar a maneira das empresas apresentarem relatrios fiscais e contbeis. Hoje, cada estado exige um relatrio diferente.

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Simplificao: a necessidade de imprimir e armazenar livros contbeis e fiscais ser eliminada. Para citar um exemplo, apenas os livros contbeis de um ano da Usiminas, somam 343.000 folhas de papel. Empilhadas, alcanariam 42 metros de altura, o equivalente a um prdio de 14 andares. Desburocratizao: livros fiscais e contbeis passam a ser eletrnicos e a autenticao, hoje feita levando a papelada para carimbar nas juntas comerciais, passa a ser digital. A construo do SPED envolveu vrias participaes, incluindo a sociedade civil, atravs de associaes, sindicatos e federaes; rgos ligados direta ou indiretamente administrao tributria das trs instncias e empresas como Petrobrs, Wolkswagen, Vale e Gerdau. O SPED, a nosso ver, representa o primeiro grande marco da modernizao empresarial e contbil desde a popularizao dos computadores, h cerca de trinta anos.

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A Fora da InovaoComo citamos o SPED talvez seja a maior inovao nas prticas contbeis desde a chegada dos computadores pessoais, h cerca de trinta anos. Se por um lado ele representa um problema no sentido de exigir o aprendizado de novas metodologias e tcnicas, , ao mesmo tempo, uma grande oportunidade para que as empresas conquistem novas posies num mercado caracterizado por forte concorrncia e padronizao dos servios. A histria de Dick Fosbury, recordista mundial de salto em altura que inovou ao apresentar o que hoje conhecemos como salto Fosbury, permite-nos aprender algumas lies: 1.Inovao pode ser fator disruptivo, modificando a posio das empresas no mercado a partir da forma como elas reagem (adotam, absorvem) as inovaes que influenciam a sua produtividade. 2.Sempre haver refratrios. Mesmo apresentando uma vantagem significativa, a tcnica de Fosbury levou mais de trinta anos para se consolidar de forma globalizada. Com o advento do SPED, Sistema Pblico de Escriturao Digital, as obrigaes acessrias foram simplificadas, os processos de transferncia de informaes foram automatizados e os lanamentos contbeis foram padronizados. Por outro lado, o nmero de informaes das notas-fiscais aumentou de 300 no documento impresso para mais de 1.000 na verso eletrnica, gerando por um lado maior necessidade de controle das empresas (ou dos ERPs) e por outro, a oportunidade de identificar tendncias e controlar mais detalhadamente a vida financeira e operacional das organizaes. o momento propcio para que as empresas redefinam as suas estratgias empresariais, pois boa parte daquilo que foi vlido nos ltimos vinte anos, perder validade at o final desta dcada. Servios de despachante, digitao dos dados, identificao dos lanamentos e at preenchimento de livros, tudo ser feito automtico e eletronicamente pelos portais ligados ao SPED. Caber ao contador orientar e auditar, interagindo com seus clientes para 14


que os lanamentos contbeis, agora praticamente realizados na fonte, estejam adequados s estratgicas definidas. importante notar que, historicamente, cerca de 50% das pessoas (e das empresas) mais conservadoras (maioria retardatria) leva de cinco a dez vezes mais tempo para adotar inovaes do que os 20% primeiros adeptos, deixando margem para que, ao adotar uma inovao de forma mais rpida e eficiente, as empresas que dominam a nova tecnologia possam conquistar fatias crescentes de mercado.

Estratgias competitivasNesse contexto, vlido considerar algumas estratgias competitivas genricas, tais como definidas por Michael Porter em seu livro Estratgia Competitiva, best-seller mundial e leitura obrigatria em dez entre dez cursos de ps-graduao em administrao e marketing. Segundo Porter, as estratgias bem-sucedidas situam-se basicamente nos extremos de DIFERENCIAO e CUSTO. As empresas que conseguem entregar um produto ou servio nico ou superior podem cobrar mais pela exclusividade adotando a estratgia de preo Pemium (preo superior, produto superior). o caso, por exemplo, da Mercedes-Benz no segmento de automveis e da Bang & Olufsen no de equipamentos de som. No outro extremo, empresas que conseguem entregar um produto de boa qualidade, a um preo inferior (em funo do volume maior), adotam a estratgia de liderana de custos (preo inferior, baixo custo de produo, alta escala). o caso do Fiat Uno e da Aiwa.

Se no puder ser o melhor do segmento, escolha uma categoria onde possa ser melhor (ou mais barato)Outra tica consiste em avaliar sempre a FRONTEIRA como sendo a melhor opo num dado segmento. Ou seja: para um dado segmento de CUSTO, a sua proposta precisa ser a MAIS DIFERENCIADA dentro da fronteira possvel. Visto de outro ngulo,15


para determinado conjunto de BENEFCIOS oferecidos, a sua oferta precisa ser a de melhor CUSTO para ser bem-sucedida. O problema que a fronteira est em constante movimento. Inovaes tecnolgicas, mudanas comportamentais e uma infinidade de outras razes podem alterar a sua posio. E nesse caso preciso correr para atingir a nova fronteira, to rpido quanto possvel. O SPED AMPLIA A FRONTEIRA e retira do cardpio alguns servios (basicamente os de menor valor agregado, como despachos e digitao) e aumenta outros (basicamente os de maior valor agregado, como consultoria, auditoria, orientao, conhecimento da legislao). Fazendo analogia com carros, como se de um momento para outro, todos os carros precisassem mudar seus motores para hbridos multicombustvel, no por uma disposio GRADUAL do mercado, e sim por uma imposio legal com data marcada para acontecer. Nesse caso, o establishment a Mercedes-Benz, na posio de mxima diferenciao, o Fiat Uno, na posio de melhor custo e o Toyota Corolla, na posio de melhor custo-benefcio, na categoria R$ 50 mil, por exemplo. S que essas posies podem mudar rapidamente em funo da nova tecnologia verde, com o surgimento de novas marcas que ocupem o mercado com mais eficincia, leia-se produtividade, em funo da (mais rpida) adoo de novas tecnologias.

O SPED como os carros hbridos. Esto comeando a chegar... Porm, mais do que uma tendncia, eles so umacerteza de como sero os veculos das prximas dcadas. Talvez voc esteja se perguntando o que o SPED tem a ver com voc, j que apenas 120 mil num total de pouco menos de cinco milhes de empresas esto obrigadas e a grande maioria das empresas de servios contbeis atende a organizaes de pequeno porte, ainda longe de entrarem na lista. Bem, o segredo da estratgia no ir onde a bola est, e sim onde a bola estar quando voc chegar l.

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Meio-termo a pior estratgia possvelAinda segundo Porter, a PIOR, embora mais utilizada, estratgia a Maria vai-com-as-outras ou meio-termo. Ou seja, nem o mais barato, nem o melhor, apenas mais um oferecendo a mesma coisa, num universo que alguns chamam de vermelho, de sangue pela concorrncia feroz que enfrenta e pela inevitvel briga focada em preo. Essa estratgia tende a s se sustentar localmente, pois sem diferenciao, o produto/servio vira comodity e briga por preo, reduzindo vorazmente a rentabilidade. Quem usa essa estratgia, normalmente sobrevive com clientela limitada, sem crescimento elevado e enfrentando forte concorrncia, em funo dos baixos custos de mudana de seus clientes (se a oferta igual dos outros, o que os impedem de mudar quando a oferta mais conveniente?) Lamentavelmente a estratgia usada pela maioria das empresas de servios contbeis.

SPED oportunidade para reposicionamentoO SPED representa, talvez, a maior ao contra a sonegao da nossa histria! O T-Rex, supercomputador montado nos Estados Unidos pela IBM (h poucos como ele no mundo e a maioria usada para fins militares e de explorao espacial, por exemplo), em conjunto com o software Harpia, desenvolvido por engenheiros do ITA e da Unicamp e batizado com o nome da ave de rapina mais poderosa do pas so as mais novas armas da Receita Federal do Brasil para combater a sonegao fiscal e elevar a arrecadao, ambas entraram em operao em janeiro de 2006. Seja voc contra ou a favor, uma coisa certa: nada mais ser como j foi um dia. O SPED veio para ficar e ele vai alterar a realidade das empresas. Na prtica, os contribuintes deixaro de repassar informaes aos Fiscos nas diversas formas existentes hoje de obrigaes acessrias em papel e adotaro os arquivos digitais on-line. O SPED contbil substituir os livros Dirio e Razo, Dirio Geral, Dirio com Escriturao Resumida (vinculado ao livro auxiliar), Dirio Auxiliar,17


Razo Auxiliar, Livro de Balancetes Dirios e Balanos. O SPED Fiscal reunir as informaes do ICMS, guias informativas anuais, livros de Escrita Fiscal, informaes do IPI e outros. Antes do SPED, as administraes tributrias e os contribuintes tinham que controlar e gerenciar uma pilha de livros contbeis em papel. A partir do SPED, os dados e informaes contidos nos livros contbeis se reduzem a simples arquivos de dados digitais. Em breve, os balanos viro preenchidos. Os lanamentos j estaro registrados automaticamente no lanamento. Ento, o que os contabilistas vo fazer? Certamente, no ser classificar lanamentos, nem digitar documentos. E quando houver a simplificao tributria? E quando os sistemas digitais dos poderes estiverem na Internet e no for mais necessrio fazer filas ou ir s reparties para calcular e emitir guias? Alguns que hoje sobrevivem de vender servios de despachante vo ficar em maus lenis. Na prtica, com o advento do SPED, os contabilistas sero obrigados a criar um novo cardpio de servios.

XML Integrao permite aumentar a produtividade.Uma fonte de inovao nas prticas contbeis justamente a possibilidade de integrao entre os diversos aplicativos, e entre eles e o SPED. O fato de o padro adotado (XML) ser fcil de entender faz com que possa ser compatibilizado com praticamente qualquer aplicativo! Em meados da dcada de 1990, o World Wide Web Consortium (W3C) comeou a trabalhar em uma linguagem de marcao que combinasse flexibilidade com simplicidade, e pudesse ser lida por software e integrar-se com as demais linguagens. Sua filosofia seria incorporada por vrios princpios importantes:Separao do contedo da formatao; Legibilidade,

computadores ;

tanto

para

humanos

quanto

para

Possibilidade de criao ilimitada de rtulos de informao Interligao de distintos bancos de dados.

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Pela sua portabilidade, j que um formato que no depende das plataformas de hardware ou de software, um banco de dados pode, atravs de uma aplicao, escrever em um arquivo XML, e um outro banco distinto pode ler ento estes mesmos dados. Alm de tudo, trata-se de um padro de fato e formalmente: num universo onde cada desenvolvedor e cada fabricante tem a liberdade de criar e impor seu prprio formato, a aceitao do XML tem sido vista como o seu maior trunfo. As informaes nos arquivos XML so armazenadas em rtulos (tags) que so definidos em arquivos de estrutura. Ento, cada arquivo de dados tem um correspondente arquivo de estrutura que indica como esses dados so armazenados. Por exemplo: no arquivo de estrutura AGENDA, poderiam ser definidos os campos: NOME, ENDEREO e TELEFONE. J no arquivo de DADOS, o AGENDA teria o seguinte contedo (os campos iniciam em e terminam com , por exemplo: Claudio NasajonAv. Rio Branco, 45/18 andar Centro, Rio de Janeiro (RJ)021-2213-9300. Dessa forma, fica fcil saber: (a) que informao encontraremos no arquivo e (b) onde comea e onde termina cada informao. A partir da, a integrao entre aplicativos consiste em conhecer os layouts (arquivos com estrutura da informao) de cada arquivo de dados.

Problemas e solues na implantao do SPEDComo todo processo de transio e implementao de novas tecnologias, a adoo do SPED traz problemas de todo tipo, de operao desinformao, que precisam ser sanados medida que aconteam. H pouco tempo a SEFAZ do Paran exigiu que os desenvolvedores se cadastrassem para credenciar os sistemas. Fizemos isso e os clientes validavam as notas-fiscais sem problema algum, at que, de um dia para outro, deixaram de validar. Fomos verificar o que aconteceu e descobrimos que havia mudado o SINTEGRA e,19


portanto, era necessrio um novo validador. S que a SEFAZ ainda no havia liberado o novo validador e, portanto, no havia como validar as notas-fiscais emitidas! Outros clientes acessam o suporte tcnico por no conseguirem validar as notas fiscais eletrnicas e, quando analisamos a questo, descobrimos que eles no se credenciaram junto s respectivas Secretarias de Fazenda. preciso credenciar-se (salvo se a empresa fizer parte do ato COTEPE, caso em que o credenciamento feito de ofcio), e obter um certificado digital, para poder emitir NF-e. J houve clientes que no sabiam o que fazer com as notas fiscais recebidas. A mercadoria chegava com DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) e o cliente digitava os dados, gerando uma NOTA FISCAL DE SADA, com novo nmero, daquela mercadoria que estava ENTRANDO e, por se tratar de NF-e, no precisava ser arquivada (j estava automaticamente arquivada ao ser recebida por e-mail, por exemplo). Como disse, muita desinformao e algumas falhas tcnicas, naturais da implementao de um novo processo. Concluso: preciso estar antenado, consultar frequentemente as fontes de informao e, principalmente, ter muita PACIENCIA! www.receita.fazenda.gov.br/SPED http://groups.google.com/group/SPED-nfe?hl=pt-br http://SPEDbrasil.ning.com/ Outro exemplo a questo do SPED Fiscal (EFD). Na prtica, a imensa maioria dos contabilistas no costuma controlar os itens de estoque, mas faz a escrita fiscal. Esse, alis, o calcanhar de Aquiles da implantao da EFD, porque at agora, os contabilistas conseguiam lanar as notas-fiscais de entrada e sada pelo valor total e faziam os ajustes de quantidade de estoque a posteriori. Agora, a validao realizada a cada emisso e se a informao de quantidade no bater, o SPED no valida. Em minha opinio, esta uma excelente oportunidade para reestruturar os controles e passar a oferecer novos servios, inclusive considerando a colocao de sistemas complementares 20


NO CLIENTE que faam os lanamentos de caixa, estoque etc. e lancem automaticamente para a contabilidade. a proposta, por exemplo, do Integratto cliente, que permite a colocao de sistemas de controle de caixa, estoque, contas a pagar/receber nos clientes e transmitir as informaes diretamente para a contabilidade, folha de pagamento e recursos humanos, hoSPEDadas na empresa de servios contbeis. Tudo pela Internet.

Contabilidade QWERTY x SPEDNunca foi to necessrio pensar fora da caixa. O passado no serve para predizer o futuro. Algumas tecnologias exigem evoluo sequencial, como a mquina de escrever por exemplo. As teclas eram dispostas dessa forma (QWERTY) para acomodar as hastes para que no se chocassem. Com o tempo, novos mtodos foram desenvolvidos (esfera, jato de tinta etc.), mas como as pessoas estavam treinadas com a metodologia anterior, foi quase impossvel mudar embora existam mtodos bem mais eficientes de dispor as letras no teclado. Algo semelhante aconteceu com a contabilidade. Ao longo dos ltimos 18 anos, a nossa legislao tributria mudou 220.000 vezes mais de 50 alteraes por dia til -, e essas mudanas foram seguidas por aes contbeis sequenciais, porque os mtodos continuaram inalterados. Prova disso a questo dos ATIVOS e do valor das empresas. Se perguntarmos a pessoas comuns quais so os maiores ativos de uma empresa, eles respondero coisas como clientes, funcionrios, marca, todos intangveis que no tm valor contbil ou, pelo menos, no tm uma correspondncia nos balanos patrimoniais. Porque aprendemos a lanar ativos e passivos com nossos avs e no houve movimentos suficientemente sincronizados para mudar isso, at agora (j h iniciativas no sentido de mudar a legislao e passar a contabilizar os intangveis). Mas o SPED apresenta-nos uma nova metodologia, imposta e talvez no da forma gradual que gostaramos, mas uma realidade. Embora possa ser encarada como uma ameaa para alguns, certamente ela representa uma oportunidade para outros.21


como se todos tivssemos que aprender a escrever de novo, em funo de novas tecnologias. Alis, est acontecendo, como o teclado T9 dos celulares ou a digitao sensvel ao contexto do Google. Estamos sendo obrigados a criar um novo modelo porque, em breve, j no haver mais teclados do jeito como os conhecemos hoje.

Tecnologia e princpios o novo papel do contabilistaNeste novo mundo, onde todos seremos obrigados a redefinir os nossos papis, h espao para definies e escolhas que a maioria de ns no teve oportunidade de fazer no passado. Quem comeou a contabilidade h duas ou trs dcadas teve que conviver com clientes que queriam consultoria para sonegar, formas de enfrentar as chances contra o Fisco, buscavam um intermedirio para resolver problemas de forma no muito correta. Mas agora, um novo mundo e temos a oportunidade de redefinir o papel do contabilista. No filme a corrente do bem, apresenta-se a idia de que tudo comea com uma vontade, com uma boa ao, com um exemplo. No momento em que somos concebidos, a primeira clula divide-se em duas e as duas em quatro e assim por diante. Aps apenas 47 duplicaes, voc tem 10 mil trilhes de clulas em seu corpo e est pronto para entrar em ao como um ser humano. Certas situaes, s vezes, se transformam em epidemias da noite para o dia atravs do contgio entre as pessoas, do boca-a-boca. E contgio no se aplica apenas gripe suna, ou AIDS. O uso de uma determinada marca de roupa, ou de certo software, ou at de um maneirismo, pode ser transmitido em propores geomtricas e atingir nveis impressionantes em muito pouco tempo. Uma folha de papel dobrada 50 vezes atinge a espessura da distncia entre a terra e o sol! O filme conta a histria de um jovem que cr ser possvel mudar o mundo a partir da ao voluntria de cada um. O professor de Estudos Sociais Eugene Simonet (Kevin Spacey, vencedor do Oscar de Melhor Ator por Beleza Americana) sugere um trabalho no primeiro dia de aula, sem maiores expectativas quanto aos resultados: os alunos tm de pensar num jeito de mudar nosso mundo e colocar isso em prtica. 22


Mas o garoto Trevor Mckinney (Haley Joel Osment, indicado ao Oscar de Melhor Ator Coadjuvante por O Sexto Sentido e protagonista de A.I. - Inteligncia Artificial, de Steven Spielberg) resolve levar o trabalho a srio. Aos 11 anos, ele mora num bairro de classe operria de Las Vegas com a me, Arlene (Helen Hunt, vencedora do Oscar de Melhor Atriz por Melhor Impossvel), que trabalha noite como garonete numa boate de strip tease, de dia, num cassino e tem pouco tempo para ele. O pai raramente aparece. A paixo do professor Eugene inspira Trevor, que cria a corrente do bem. A idia baseada em trs premissas: fazer por algum algo que este no pode fazer por si mesmo; fazer isso para trs pessoas; e cada pessoa ajudada fazer isso por outras trs (o ttulo original, numa traduo literal, passe adiante). Assim, a corrente cresceria em progresso geomtrica, de trs para nove, da para 27 e assim sucessivamente. O garoto vai em frente com seu plano e as consequncias comeam a aparecer. Sem que Trevor saiba, a concepo da corrente do bem iniciada em Las Vegas se espalha pelos Estados Unidos. Da minha parte, tenho orgulho de estar frente de uma empresa que nos mais de vinte e sete anos de atuao, conquistou uma base instalada de mais de 15 mil clientes em todo o Brasil, foi considerada a melhor empresa de servios de 2008 pela FECOMRCIO e a melhor soluo para gesto de negcios pela ASSESPRO Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao. Desde 2005, participamos do guia EXAME/VOCESA como uma das 150 melhores empresas para se trabalhar no Brasil, o que demonstra a nossa preocupao com o capital humano e com a excelncia em servios. Fazemos isso porque consideramos que o papel de uma empresa vai alm de gerar recursos financeiros. A empresa o canal para fornecer estabilidade e segurana para que pais e mes de famlia possam criar seus filhos, ajudar a desenvolver tecnologia e levar desenvolvimento s comunidades onde atuam. Esse o exemplo que queremos dar. Esse ser o nosso legado. E voc? Quais sero as SUAS escolhas? Lembre que as opes que fazemos no presente so as estradas pelas quais construmos o nosso prprio futuro.

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II

NF-e - Nota Fiscal Eletrnica


Alicerces do Projeto SPEDNF-e Nota fiscal eletrnicaCom o intuito de implantar um modelo nacional de nota fiscal que substitusse aquelas emitidas em papel, foi criada a NF-e, que nada mais do que a substituio do documento em papel por um arquivo digital que contm o registro das operaes de compra e venda de mercadorias, alm da prestao de servios. Inicialmente, as notas fiscais eletrnicas substituiro apenas as notas fiscais convencionais modelos 1 e 1A. Por enquanto, os demais modelos ainda no sero substitudos. Notas fiscais eletrnicas devem ser emitidas e armazenadas eletronicamente. Para emitir a NF-e, o estabelecimento usa um programa de computador e gera o arquivo digital, que enviado ao Fisco atravs da Internet. Da mesma forma, os estabelecimentos receptores, ao receber o arquivo (como anexo a um e-mail ou outra forma qualquer de comunicao eletrnica via Internet), no precisam imprimir o documento em papel, apenas armazen-lo, tambm eletronicamente, durante o perodo exigido por lei, que na maioria dos casos de 5 anos, mas que pode ser de 10 a 50 dependendo do documento. O tempo de guarda do documento eletrnico idntico ao do documento fsico convencional apenas ocupa menos espao e exige menos esforo para armazenagem. A fim de garantir a validade jurdica do documento eletrnico, necessrio usar um Certificado Digital, como por exemplo, um carto magntico (associado a um leitor adequado, instalado no computador) ou totem (semelhante a um pen-drive) que contm as suas senhas individuais e personalizadas e garante a autenticidade do remetente. O conceito o mesmo das senhas usadas nos cartes bancrios (de dbito ou crdito), no qual a assinatura da boleta substituda por uma senha numrica, digitada no ato da transao.

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Empresas obrigadas a emitir a nota fiscal eletrnicaOs protocolos 10/2007 e 42/2009 (que podem ser consultados no endereo www.fazenda.gov.br/confaz) apresentam as atividades das empresas obrigadas emisso. Cabe empresa consultar os protocolos para descobrir se est ou no obrigada emisso da nota fiscal eletrnica. Para facilitar o trabalho dos usurios, a Nasajon Sistemas criou o site SPED CONSULTA (www.SPEDconsulta. com.br), no qual basta digitar o nmero do CNPJ da empresa para obter a situao (obrigada a emitir / desobrigada a emitir).

As normas da obrigatoriedadeA primeira norma a listar as atividades obrigadas emisso da nota eletrnica foi o Protocolo 10/2007. Posteriormente, o Protocolo 42/2009 trouxe mais informaes a respeito. Estes protocolos, bem como suas alteraes, devem ser cuidadosamente observados. A data inicial da obrigatoriedade tambm pode ser conferida no Protocolo 10/2007, bem como em todas as suas alteraes. Novamente, o site para consulta www.fazenda.gov.br/confaz

Quem no tem obrigao tambm pode emitir a NF-eUma empresa no-obrigada a emitir notas fiscais eletrnicas pode faz-la voluntariamente. Para isso, basta solicitar o credenciamento como emissora Secretaria de Fazenda, na qual seu estabelecimento est cadastrado. A solicitao para que a empresa se credencie como emissora da nota eletrnica normalmente feita no site da SEFAZ de sua jurisdio. Caso o contribuinte queira ingressar como voluntrio, dever ser usurio de sistema eletrnico de processamento de dados, conforme definido pelo Ajuste SINIEF 07/05.

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As empresas que tiverem suas atividades elencadas no Protocolo 10/2007 e 42/2009, que dispe sobre a obrigatoriedade da NF-e, poder independente de solicitao serem credenciadas de ofcio. Para solicitar o credenciamento, necessrio que o contribuinte possua um Certificado Digital emitido para a pessoa jurdica. Como voluntrio, o contribuinte entra na fase de emisso simultnea, ou seja, emitir nota fiscal modelo 1 e 1A e tambm notas eletrnicas. A fase de produo corresponde ao efetivo credenciamento do contribuinte como emissor de NF-e, no sendo mais permitidos trabalhar, emitir modelos 1 e 1A. Nessa fase, somente o modelo 55 (NF-e) permitido.

O credenciamento em uma unidade da federao no se estende s demais unidadesO credenciamento obtido num determinado estado no se aplica automaticamente s demais unidades da federao. Portanto, se desejar emitir NF-e em estabelecimentos localizados em mais de uma unidade federativa, deve-se obter o credenciamento em cada uma onde a empresa possuir estabelecimento no qual deseje emitir NF-e.

Nota Fiscal Eletrnica x Certificado DigitalPara emitir NF-e, alm do credenciamento mencionado no item anterior, a empresa deve obter um certificado digital, emitido por autoridade certificadora, credenciada ao ICP-BR. Neste Certificado dever conter o CNPJ do estabelecimento emissor ou de sua matriz. Caso a empresa possua vrios estabelecimentos emissores da nota eletrnica, poder utilizar os certificados dos tipos A1 ou A3 da matriz para asinar as notas emitidas pelas filiais.

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Software emissorFinalmente, para emitir NF-e, necessrio usar um software adequado. Hoje em dia, os principais fornecedores de sistemas informatizados de gesto empresarial (ERP) j implementaram as funcionalidades de emisso da NF-e nos mdulos de faturamento. Outra alternativa baixar o programa emissor fornecido gratuitamente pela Receita Federal no site http://www.nfe.fazenda. gov.br/portal/emissor.asp. Neste caso, o usurio precisa digitar todos os dados da nota, endereo e CNPJ do destinatrio descrio, quantidades e preos dos produtos vendidos, gerando retrabalho e aumentando a chances de erros de digitao. J no caso de utilizar um ERP com funo de emisso da NF-e, a vantagem que todas as funes so integradas, portanto, ao lanar o pedido de venda, o prprio sistema se encarrega de importar automaticamente os dados da nota-fiscal e emitir a NF-e sem necessidade de digitao dos dados.

Uma vez obrigada...To logo a empresa seja identificada como uma das obrigadas a emitir notas fiscais eletrnicas, deve solicitar o credenciamento em cada Estado onde possui estabelecimentos e precise emitir o documento eletrnico. Inicialmente, h uma fase de credenciamento para testes e emisso simultnea de NF-e com as notas modelo 1 e 1A. E outra fase, a de credenciamento final de uso, quando ser concedido para empresas que alcanaram os parmetros tcnicos e operacionais necessrios para a emisso definitiva da NF-e em produo.

O incio do processo de emisso da nota fiscal eletrnicaJ credenciada, a empresa passa a gerar arquivos eletrnicos (tamanho mximo de 500 kbytes) por meio de um programa instalado em um computador prprio contendo as informaes 28


fiscais das operaes. Esse arquivo pode conter at 50 NF-e ou uma nica nota, porm a validao ser sempre individual. Somente as notas autorizadas podem ter a sua representao grfica impressa (DANFE) para circular com a mercadoria, salvo em situao de contingncia, que abordaremos adiante. Existem situaes nas quais as notas no so autorizadas. So elas: Rejeio Pode ocorrer em virtude de falha na recepo ou no recebimento do arquivo; falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo enviado; remetente no credenciado para emisso da nota eletrnica; duplicidade de nmero da nota eletrnica; falha na leitura do nmero da nota; outras falhas no preenchimento ou no layout do arquivo. Denegao Ocorre quando o contribuinte deixa de ser autorizado a emitir a nota eletrnica. O nmero da nota denegada no pode ser utilizado, cancelado ou inutilizado. As notas eletrnicas somente podem ser alteradas antes do envio para a Secretaria de Fazenda. J o cancelamento s pode ocorrer antes da circulao da mercadoria. Neste caso, o prazo de 168 horas contadas a partir da autorizao.

As notas eletrnicas somente podem ser alteradas antes do envio para a Secretaria de Fazenda. J o cancelamento s pode ocorrer antes da circulao da mercadoria. Neste caso, o prazo de 168 horas contadas a partir da autorizao. O arquivo das notas eletrnicas ser assinado digitalmente com a utilizao do certificado digital (a ser abordado posteriormente). As informaes devem ser enviadas pela Internet para a SEFAZ de jurisdio do contribuinte, que valida o arquivo e devolve para a empresa o protocolo de recebimento (autorizao de uso). Depois disto, a SEFAZ transmite as informaes para a Receita Federal do Brasil (RFB), que repositrio de todas as NF-e. Em29


operaes interestaduais, o arquivo segue tambm para a SEFAZ destino, como tambm acontece com operaes para as reas incentivadas, onde o arquivo segue para a SUFRAMA. As Secretarias, assim como a RFB, disponibilizam consulta da NF-e pela Internet. Para isto, necessrio informar a chave de acesso da nota eletrnica. A empresa imprime somente o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), que acompanha a mercadoria para a entrega. No ato da entrega da mercadoria, obrigao de quem recebe consultar validade, existncia e autorizao da nota fiscal no site da SEFAZ do Estado de origem ou no portal nacional da nfe. Essa consulta feita por meio da chave de acesso (presente no DANFE), que uma seqncia de 44 caracteres numricos que identificam informaes referentes nf-e.

Consulta a NF-eAs Secretarias, assim como a RFB, disponibilizam consulta da NF-e pela Internet. Para isto, necessrio informar a chave de acesso da nota eletrnica (que pode ser visualizada no DANFE impresso ou em uma tela de computador, atravs dos relatrios de notas emitidas).

DANFE Documento Auxiliar de Nota Fiscal EletrnicaComo foi dito anteriormente, a empresa precisa imprimir o DANFE para acompanhar a mercadoria no trnsito. Ao chegar ao destino, no ato da entrega da mercadoria, obrigao de quem recebe consultar validade, existncia e autorizao da nota fiscal. Isso pode ser feito diretamente no site da SEFAZ do Estado de origem ou no portal nacional da NF-e. Essa consulta 30


feita por meio da chave de acesso (impressa no DANFE), uma sequncia de 44 caracteres numricos, que identificam informaes referentes NF-e.

Quando e como fazer para inutilizar uma nota fiscal eletrnica

Ocorrendo problemas tcnicos ou do prprio sistema do contribuinte que ocasione uma quebra de sequncia da numerao das notas, necessrio que os nmeros das NF-e no utilizados sejam informados Secretaria de Fazenda. Esse comunicado realizado por meio do aplicativo emissor da nota eletrnica do contribuinte e deve ser feito at o 10 dia do ms subsequente ao da emisso. A inutilizao pode acontecer para uma ou vrias notas. O contribuinte informa o nmero da nota inicial e o da nota final a ser inutilizada. Este procedimento tem carter de denncia espontnea, podendo o Fisco no reconhecer o pedido, caso encontre alguma irregularidade.

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Trabalhando com contingncia a empresa no pode pararContingncias so procedimentos para a emisso da nota-fiscal quando, em decorrncia de problemas tcnicos, no for possvel transmiti-la para a SEFAZ, ou obter resposta solicitao de autorizao de uso. Neste caso, o contribuinte poder adotar uma das seguintes providncias descritas no manual de contingncia da RFB, que se encontra disponvel em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/ManualContingencia.aspx) Este deve possuir, no mnimo, duas vias, sendo uma para o destinatrio e outra para o emitente. Desde de 01/03/09 esse formulrio s pode ser utilizado at o final do estoque, conforme estabelece o Ajuste SINIEF 11/2008.Se a autorizao para uso/emisso da NF-e no puder ser feita na SEFAZ do emitente, em funo da situao de contingncia, as notas eletrnicas podero ser encaminhadas (para autorizao e emisso) diretamente RFB - Receita federal do Brasil. As notas sero tratadas pelo SCAN (Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional). Neste caso, preciso utilizar uma srie especial de notas, com numerao de 900 a 999. To logo a situao de contingncia seja resolvida, a RFB encaminhar automaticamente para a Secretaria de Fazenda do emitente as notas que foram por ela autorizadas. DPEC - Declarao Prvia de Emisso em Contingncia Essa modalidade de contingncia poder ser adotada por qualquer emissor que esteja impossibilitado de transmitir e/ou receber as autorizaes de uso da NF-e. Essa alternativa permite a dispensa do uso do formulrio de segurana para a impresso do DANFE. Tambm no necessrio alterar a srie e o nmero Impresso do DANFE em FS Formulrio de Segurana.

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da nota emitida nestas condies.Formulrio de Segurana para impresso de Documento Auxiliar FS/DA Este formulrio deve ser utilizado pelos emissores da nota eletrnica que estiverem impossibilitados de transmiti-las e, consequentemente, de obterem a autorizao de uso. Este procedimento substitui a contingncia com o uso do formulrio de segurana DANFE em FS.

NF-e nos sistemas NasajonO Controller, sistema de ERP da Nasajon, oferece um mdulo inteiramente voltado para a emisso de notas fiscais eletrnicas, que pode trabalhar tanto em conjunto com o software Emissor, desenvolvido pela Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo, como de maneira independente.

Figura133


A figura 1 mostra a tela da funo de Manuteno de Notas Fiscais Eletrnicas. Aqui o usurio pode consultar de forma rpida e fcil as informaes a respeito de suas notas eletrnicas. Alm disso, possvel tambm exportar notas para o sistema Emissor, desenvolvido pela Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo, bem como import-las de volta. A mesma tela ainda oferece recursos como imprimir, processar, desprocessar, cancelar ou mesmo excluir as notas eletrnicas. O mdulo de notas fiscais eletrnicas permite configurar os recursos usados (Fig.2), bem como informar detalhes a respeito do certificado digital necessrio emisso do documento. Essa configurao oferece flexibilidade para adaptar facilmente o sistema s diversas necessidades de cada cliente, mantendo, ao mesmo tempo, a confiabilidade de um software homologado junto RFB.

Figura2

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Em seguida, o usurio deve informar diversos dados distribudos entre as vrias guias, apresentadas na parte de baixo da tela. O sistema est preparado para trabalhar com todas as informaes necessrias para o controle de notas fiscais eletrnicas.

Uma vez que a nota deva ser emitida, o usurio aciona, ento, o boto apropriado, conforme destacado na imagem:

Desta forma, o usurio pode cadastrar, emitir e at mesmo processar suas notas fiscais eletrnicas sem a necessidade de usar o software Emissor.35

III

ECD - Escriturao Contbil Digital


ECD Escriturao Contbil Digital SPED ContbilA Escriturao Contbil Digital tem por finalidade substituir aquela que feita em papel, unificando as informaes exigidas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e pela Previdncia em uma nica transmisso.

Empresas obrigadas Escriturao Contbil DigitalA Instruo Normativa 787/2007 instituiu a ECD e determinou quem estaria obrigado e a partir de quando. Inicialmente, foram somente as sociedades empresarias sujeitas a acompanhamento econmicotributrio diferenciado (nos termos da Portaria RFB n 11.211, de 7 de novembro de 2007) e sujeitas tributao do Imposto de Renda com base no Lucro Real. Posteriormente, a obrigatoriedade atingiu todas as empresas tributadas desta forma. Lucro Real - o regulamento do Imposto de Renda, em seu Artigo 247, define que lucro real o lucro lquido do perodo de apurao ajustado pelas adies, excluses ou compensaes prescritas ou autorizadas pela legislao fiscal. Alertamos para o fato de que as sociedades simples no sujeitas ao lucro real, com atos constitutivos arquivados no Registro Civil de Pessoa Jurdicas, no esto obrigadas a adotar a ECD. Alm disso, vale ressaltar que a Instruo Normativa 787/2007 passou por alteraes, que devem ser acompanhadas.

O momento em que a ECD entra em vigor Para as sociedades empresarias sujeitas a acompanhamento

econmico-tributrio diferenciado, nos termos da Portaria RFB n 11.211e tributadas pelo lucro real 01/01/08;

Para as Pessoas Jurdicas sujeitas ao lucro real - 01/01/09;

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Empresas no obrigadas que desejarem efetuar a entrega como

voluntrias 01/01/08.

O Artigo 5 da Instruo Normativa 787/07 determina que a

ECD ser transmitida anualmente ao SPED at o ltimo dia til do ms de junho do ano seguinte ao ano-calendrio a que se refira a escriturao.

Os procedimentos para a gerao da ECD A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera

um arquivo digital no formato especificado no anexo nico Instruo Normativa RFB n 787/07. A empresa deve adotar o plano de contas referencial. Caso contrrio, no momento da validao deste, ser exibida uma advertncia. O Plano Referencial foi elaborado pela Receita Federal com base na DIPJ (Declarao de Informaes da Pessoa Jurdica). Alguns sistemas j incorporaram a funo DE/PARA que permite criar a correlao entre as contas do plano referencial e aquelas usadas pela empresa. A funo de correlao permite identificar, para cada conta, a sua correspondente no plano referencial. e Assinador PVA. Este, bem como o Receitanet, deve ser instalado num computador ligado internet. Para download, acesse o seguinte link.: http://www1.receita.fazenda.gov.br/ SPED-contabil/download.htm

O arquivo gerado deve ser submetido ao Programa Validador

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Procedimentos que devem ser executados no PVA Validao do arquivo (selecione a funo correspondente,

informando o local do arquivo gerado pelo sistema de contabilidade a ser validado).

Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) com poder(es)

para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial, e pelo Contabilista. Isto feito inserindo-se o carto ou token de certificao digital no dispositivo apropriado (leitor de carto ou USB) e selecionando a funo assinatura digital.

Gerao

e assinatura de requerimento para autenticao dirigido Junta Comercial de sua jurisdio. Para gerao do requerimento, indispensvel informar a identificao do documento de arrecadao do preo da autenticao, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais. o requerimento, faa a transmisso para o SPED, utilizando o Receitanet. Aps a transmisso, ser fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contm informaes importantes para a prtica de atos posteriores.

Transmisso para o SPED. Assinados a escriturao e

Obrigaes abrangidas pela ECDDe acordo com Artigo 2 da Instruo Normativa 787/2007, a ECD compreender a verso digital dos seguintes livros: Livro Dirio e seus auxiliares, se houver; Livro Razo e seus auxiliares, se houver; Livro Balancetes Dirios, Balanos e fichas de lanamento

comprobatrias dos assentamentos neles transcritos

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Aps o envio da ECD para o ambiente do SPED O SPED extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e

Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente;

A Junta Comercial analisa o requerimento e o Livro Digital.

A anlise poder gerar trs situaes, todas elas com termo prprio: Autenticao do livro A ECD foi analisada e autenticada

pela Junta Comercial. Esta gera o termo de autenticao e envia para a base de dados do SPED; Indeferimento Aps a anlise, a Junta Comercial indeferiu o arquivo da ECD. Esta notifica a base de dados do SPED a respeito do indeferimento Sob Exigncia Algum problema ocorreu e a ECD no pde ser autenticada. Uma nova ECD deve ser gerada para a correo das exigncias e enviada ao SPED por meio do PVA. Neste caso, no necessrio um novo pagamento da autenticao.

Com a opo Consulta Situao, do PVA, possvel verificar o andamento da ECD, tendo em vista que termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticao, sero transmitidos automaticamente empresa durante essa consulta. Ateno: Deve ser feito um backup de toda a sua escriturao, seja por meio de seu sistema de contabilidade ou usando o prprio PVA, pois permanece obrigatria a guarda e os documentos fiscais por parte da empresa.

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ECD nos sistemas NasajonPara gerar a Escriturao Contbil Digital, siga os passos abaixo: No campo Tipo de Escriturao Contbil, escolha entre os cinco tipos de escriturao que deseja gerar.

Depois, selecione o perodo da escriturao.

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Caso tenha sido selecionada a escriturao R ou B, pode-se associar um livro dirio auxiliar e/ou um livro razo auxiliar, informando-se o Hash dos mesmos. O Hash fornecido pelo software Validador, em Escriturao Contbil / Gerenciar Requerimento.

Na guia Opes, devem ser informados alguns dados que compem a escriturao. Caso o seu tipo de escriturao contbil seja R, A ou Z, ento voc poder ter lanamentos agrupados por contas. Informe, no campo Contas com lanamentos globalizados, as contas que tm este comportamento.

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O sistema permite que o scio titular seja definido como signatrio da escriturao, por meio do campo Considerar scio titular como signatrio.

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Selecione as datas que dizem respeito ao termo de abertura.

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No campo Outras informaes, o usurio pode anexar um documento, do tipo rtf, escriturao. Pode-se especificar tambm uma situao especial e deve-se selecionar o tipo de transferncia de resultado que a empresa utiliza.

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Aps configurar a escriturao contbil a ser gerada, clique em Gerar, escolha o local e o nome do arquivo e aguarde o processamento.

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IV

EFD - Escriturao Fiscal Digital


EFD Escriturao Fiscal Digital SPED FiscalO Convnio 143/2006 define a EFD como sendo um arquivo digital que se constitui em um conjunto de escriturao de documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal, bem como no registro de apurao de impostos referentes s operaes e s prestaes praticadas pelo contribuinte.

Empresas obrigadas a utilizar a EFDInicialmente, conforme disposto na clusula terceira do Convnio ICMS n 143, de 15 de dezembro de 2006, a EFD seria de uso obrigatrio para os contribuintes do ICMS e do IPI. Posteriormente, atravs de Ato Cotepe, o Secretrio Executivo do Conselho Nacional de Poltica Fazendria limitou essa obrigatoriedade para os contribuintes elencados em uma lista. Esta foi alterada e, atualmente, as empresas devem consult-la, por meio do Ato Cotepe 19/2009 para confirmarem sua obrigatoriedade. Os Estados esto divulgando, listas de empresas obrigadas Escriturao Fiscal Digital j a partir de 2010. Portanto fiquem atentos aos sites oficiais dos Estados.

O momento em que a EFD entra em vigorConforme estabelecido pelo Ato Cotepe 15/2009, os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a agosto de 2009, deveriam ter sido entregues at o dia 30 de setembro de 2009. A partir dessa data, a apresentao do arquivo mensal.

Livros abrangidos pela EFDConforme Clusula Stima do Convnio 143/2006, a EFD substitui a escriturao e a impresso dos seguintes livros: Registro de Entradas; Registro de Sadas;

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Registro de Inventrio; Registro de Apurao do IPI; Registro de Apurao do ICMS.

Procedimentos para a gerao da EFD A empresa deve gerar a EFD de acordo com o leiaute estabelecido

no Ato COTEPE. Leiaute a descrio das caractersticas das informaes que devem ser geradas pelos sistemas, tais como ordem, tamanho e contedo de cada item, entre outros. Os arquivos EFD contm informaes de todos os documentos fiscais e outras informaes de interesse dos Fiscos federal e estadual, referentes ao perodo de apurao dos impostos ICMS e IPI. O leiaute especifica COMO essas informaes devem ser formatadas e enviadas ao Fisco. Os sistemas informatizados que esto preparados para o SPED fazem essa formatao automaticamente, de forma que o usurio no precisa se preocupar com esta fase do procedimento.

Por meio do PVA, a empresa dever importar o arquivo contendo

a EFD e submet-lo validao. Para fazer o download do PVA, acesse o seguinte link: http://www1.receita.fazenda.gov.br/ SPED-fiscal/download.htm.

Aps a importao, o arquivo validado sem erros poder ser

visualizado pelo prprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatrios do sistema;

A EFD deve ser assinada digitalmente e, em seguida, enviada

para o ambiente SPED;

O PVA permite ainda: digitao, alterao, assinatura digital da

EFD, transmisso do arquivo, excluso de arquivos, gerao de cpia de segurana e sua restaurao.

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Certificao DigitalPara participar do projeto SPED, necessrio adquirir um Certificado Digital, que, de acordo com a prpria Receita Federal, um arquivo eletrnico que identifica quem seu titular, pessoa fsica ou jurdica, ou seja, um documento eletrnico de identidade. Na Internet, como as transaes so feitas de forma eletrnica, o Certificado Digital surge como maneira de garantir a identidade das partes envolvidas.

Nas transaes eletrnicas, o Certificado Digital garante: Privacidade nas transaes; Integridade das mensagens; Autenticidade; Assinatura Digital; No repdio.

Obtendo um Certificado DigitalA pessoa fsica ou jurdica interessada em obter um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) dever escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas e acessar diretamente a pgina de uma destas na Internet, para preencher e enviar a solicitao de certificado e-CPF ou e-CNPJ.

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O SPED Fiscal nos sistemas Nasajon

Para gerar o arquivo para o SPED no sistema Scritta, v ao Menu Guias e Declaraes / Gerar Arquivo para SPED Fiscal ou, simplesmente, clique no boto indicado: Como informado na tela, o arquivo digital gerado deve ser validado pelo Programa Validador Assinador (PVA), que fornecido no site do SPED (www.receita.fazenda.gov.br/SPED). Para realizar a importao, basta copiar o caminho do arquivo gerado e clicar em Importar. Aps a gerao do arquivo, se houver algum erro ou advertncia, o Scritta exibir um aviso: Arquivo gerado com faltas!, se o boto for acionado, abrir-se- uma tela (veja imagem abaixo) demonstrando as pendncias encontradas no arquivo gerado.51


no mercado. Uma posio onde um contabilista com dez anos de experincia valer mais, de fato, do que um recm-formado inexperiente, no porque cobre mais barato ou porque tenha maior volume de transaes, mas porque saber como fazer uma contabilidade melhor. Afinal, como dizia Plato, A coisa mais indispensvel ao homem reconhecer o uso que deve fazer do seu prprio conhecimento. Quando se trabalha com um software confivel e adequado s novidades, o processo de acompanhamento e adaptao s leis sempre mais suave para a empresa. Clientes Nasajon contam com a experincia de uma empresa que atua h mais de 27 anos, no setor de software de gesto empresarial com foco em empresas de servios contbeis, foi a primeira empresa a obter certificao ISO-9001 no segmento. Em 2008, foi apontada como a melhor soluo para gesto de negcios pela ASSESPRO (Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao) e como Melhor empresa do setor de servios pela FECOMRCIO (Federao do Comrcio), entre outras certificaes. Ao usar um software Nasajon, voc usufrui de todo o amparo de profissionais que constantemente se mantm atentos s mudanas, garantindo sistemas permanentemente atualizados e sintonizados com as prticas vigentes e com a legislao aplicvel, oferecendo total apoio em processos de mudana como a implementao do SPED.

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Dvidas? Vem c, que a gente explica.

V


SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital Perguntas1 - O que fazer com as notas eletrnicas no autorizadas por problemas de duplicidade na numerao? As notas no autorizadas nestas condies devem ter suas numeraes corrigidas e em seguida reenviadas. Uma vez que que essas notas no ficam arquivadas na administrao tributria, ser permitido ao interessado uma nova transmisso. 2 - Poderei utilizar novamente as numeraes das notas que tiveram sua autorizao denegada pela minha SEFAZ? As notas eletrnicas que tiveram sua autorizao denegada, ficam arquivadas na administrao tributria para consulta, identificadas como Denegada a Autorizao de Uso, logo no ser possvel sanar a irregularidade e solicitar nova autorizao com a mesma numerao. 3 - O emitente da nota eletrnica deve enviar ao destinatrio da mercadoria o arquivo eletrnico da nota ou est obrigado a enviar somente o DANFE? O emitente deve obrigatoriamente enviar ou disponibilizar para download o arquivo da nota eletrnica e seu respectivo protocolo de autorizao (O Ajuste SINIEF 12/09 define que este procedimento deve acontecer imediante aps o recebimento da autorizao de uso da NF-e).

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4 - Existe limitao para o nmero de produtos que constar na NF-e? No existe limitao para o nmero de produtos, porm o tamanho do arquivo a ser transmitido para a SEFAZ no pode exceder a 550 kbytes. 5 - Quem deve assinar a ECD - Escriturao Contbil Digital que ser enviada para o ambiente SPED da Receita Federal? A ECD deve ser assinada pelo representante da empresa perante a Junta Comercial e pelo contador. 6 - Quais os livros fiscais abrangidos pelo SPED Fiscal? A Clusula stima do Convnio ICMS 143/06 estabelece que a escriturao prevista na forma deste convnio substitui a escriturao e impresso dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Sadas; III - Registro de Inventrio; IV - Registro de Apurao do IPI; V - Registro de Apurao do ICMS. 7 - Uma empresa com diversos estabelecimentos poder apresentar um arquivo da EFD consolidando todas as operaes? A empresa com diversos estabelecimentos dever entregar um arquivo da EFD por estabelecimento contribuinte de ICMS e/ou IPI, exceto quando autorizado pelo Fisco estadual.

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8 - Empresas enquadradas no Simples Nacional podem ser obrigadas a emitir a NF-e? Sim. O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional no a exclui da obrigatoriedade de emitir a NF-e, podendo inclusive solicitar o credenciamento como voluntria.

9 - Uma empresa credenciada de ofcio para emitir NF-e dever substituir todas as suas notas fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrnica?Se a empresa estiver credenciada de ofcio, sim.

10 - A empresa que emitir NF-e precisa estar em dia com suas obrigaes fiscais? necessrio apenas que a empresa esteja inscrita na Secretaria da Fazenda da sua unidade federada de origem. No h impedimentos decorrentes de outros dbitos com o Fisco.

11 - Como proceder para emitir as notas fiscais eletrnicas numa operao de consignao mercantil?Ocorre a consignao mercantil quando o comerciante, o consignantes, entrega bens mveis a outro comerciante, dito consignatrio, para que este os venda em certo prazo ou, no os vendendo, faa a sua devoluo, sem pagar ou receber qualquer vantagem. Ocorrendo a venda dos bens consignados, o consignatrio fica obrigado a pagar o preo contratado com o consignante, hiptese em que no haver, obviamente, devoluo dos bens, verificando-se, ento a sua alienao. 56


As remessas em consignao so operaes normalmente tributadas pelo ICMS e IPI. O consignante, solicita sua SEFAZ da nota eletrnica, que seguir com os produtos para o consignatrio. Essa nota ter a natureza da operao Remessa em Consignao. Uma vez autorizado, e impresso o DANFE que acompanhar os produtos at o consignatrio. Na venda de mercadoria recebida em consignao mercantil, o consignatrio dever emitir nota fiscal eletrnica com destaque do ICMS, quando devido. O arquivo contendo a nota fiscal eletrnica deve ser assinado e enviado para a Secretaria de Fazenda (salvo se emitida em contingncia). A SEFAZ do contribuinte valida o arquivo e devolve para a empresa o protocolo de recebimento. O DANFE deve ser impresso para acompanhar o produto que ter como natureza da operao Venda de Mercadoria Recebida em Consignao. Ocorrendo a venda efetiva de mercadoria para o consignatrio, o consignante emitir a nota fiscal sem destaque do ICMS e do IPI, visto que os mesmos j foram destacados na nota fiscal de remessa. Caso a venda no acontea, haver devoluo de mercadoria em consignao, o consignatrio emitir nota fiscal eletrnica para o consignante, com destaque do ICMS e do IPI.

12 - Minha empresa trabalha com notas conjugadas, agora dever utilizar a nota eletrnica. Como farei essa emisso?Para que a empresa possa utilizar a nota eletrnica conjugada necessrio que dua prefeitura tenha participado de prvio Convnio ou Protocolo de Cooperao com a sua Secretaria de Fazenda. Pelo analisado, estes ainda no aconteceram, logo o contribuinte que quenda mercadoria e preste servio dever emitir documentos distintos. 13 - As notas enviadas para os ambientes de teste e de produo possuem validade jurdica? As que so enviadas para o ambiente de testes no tem validade jurdica e no substituem as notas em papel modelos 1 e 1A, logo57


essas devem ser emitidas normalmente. J as notas enviadas para o ambiente de produo possuem validade jurdica junto SEFAZ e substituem as notas emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1A. 14 - O Estado que utiliza a SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul ou a SEFAZ Virtual do ambiente nacional da Receita Federal responsvel pelo credenciamento dos contribuintes de todos os Estados que as utilizam? No. Essas Secretarias so responsveis apenas pelo credenciamento dos seus contribuintes, ou seja, dos contribuintes do Sul ou contribuintes exclusivos da Receita Federal do Brasil. Cabe as demais unidades federadas efetuarem o credenciamento dos seus contribuintes em suas reparties fiscais. 15 - A Nota Fiscal Eletrnica de servios das prefeituras segue o mesmo modelo da NF-e dos Estados? No. Algumas prefeituras j possuem modelo prprio de Nota Fiscal Eletrnica de servios, de uso restrito aos prestadores de servio do municpio que esto sujeitos ao ISS Imposto sobre Servios. possvel haver casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS e, neste caso, deva emitir as notas fiscais eletrnicas de servios e tambm seja credenciada para emitir Nota Fiscal Eletrnica, que substitui as notas fiscais de mercadorias modelos 1 ou 1A. 16 - Uma empresa j credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrnica? O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que no seja obrigado sua emisso dever emitir, preferencialmente, NF-e em substituio nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A. Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, aps o incio da obrigatoriedade prevista na legislao, devem emitir NF-e em 58


todas as operaes nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situaes de exceo previstas na prpria legislao da obrigatoriedade). No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir tambm cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (alm de mod. 1 ou 1-A), dever continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrnica substituir apenas as operaes anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A. 17 - Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e? As empresas interessadas em emitir NF-e devero, em resumo: Se no estiver credenciada sumariamente em decorrncia

da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federao no credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e. por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);

Possuir certificao digital (possuir certificado digital, emitido

Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou

utilizar o Emissor de NF-e, para os casos de empresa de pequeno porte.

18 - A obrigatoriedade em emitir a NF-e alcana as empresas enquadradas no Simples Nacional? Sim. O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional no a exclui da obrigatoriedade de emitir a NF-e, se ela praticar uma das atividades que tornem compulsria a adoo deste tipo de documento fiscal. Da mesma forma, as empresas enquadradas no Simples Nacional que no estiverem obrigadas podero,59


voluntariamente, aderir emisso de NF-e. 19 - Para ser emissor da NF-e, a empresa precisa estar em dias com suas obrigaes fiscais? Atualmente a regularidade fiscal exigida para o contribuinte tornarse emissor da NF-e diz respeito to-somente a estar regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da sua unidade federada de origem, no havendo impedimentos decorrentes de outros dbitos com o fisco para a empresa tornar-se emissora da NF-e. 20 - Quem responsvel pelo credenciamento de empresas de outros Estados que utilizam SefazVirtual? A Sefaz-Virtual/RS e a Sefaz-Virtual/AN so responsveis apenas pelo credenciamento de seus contribuintes (contribuintes do RS ou contribuintes exclusivamente da RFB). Os demais contribuintes, ainda que usurios do Sefaz Virtual (RS ou AN), devero efetuar seu credenciamento na repartio fiscal da sua unidade federada. 21 - Quando o contribuinte possui mais de um estabelecimento no Estado, precisa credenciar todos ou apenas um deles? Na maior parte dos estados o credenciamento feito por estabelecimento. Em alguns estados o credenciamento feito por empresa (pela raiz do CNPJ), portanto, nesta questo o contribuinte deve seguir a legislao da circunscrio de sua filial. 22 - Para solicitar o credenciamento na NF-e devo informar o CNPJ da matriz quando localizada em outro Estado ou da filial localizada no Estado de credenciamento? Conforme definido na questo anterior, o procedimento vai depender da legislao do Estado da filial do contribuinte. 60


23 - Minha empresa estava obrigada a emitir NF-e devido s atividades desenvolvidas por uma de suas filiais. Essa filial acabou sendo fechada. Persiste a obrigatoriedade para os demais estabelecimentos? A obrigatoriedade decorre das atividades praticadas pela empresa, e se a empresa no praticar em nenhum momento as atividades enquadradas na obrigatoriedade, nem de forma eventual e nem como atividade no-principal, no estar obrigada. No caso de uma empresa antes obrigada deixar de ser enquadrada na obrigatoriedade, continuar credenciada como emissora de NF-e, porm passar de emissora obrigada para emissora voluntria. Cabe ressaltar que a troca da situao de emissor obrigado para emissor voluntrio deve ser solicitada repartio fiscal da jurisdio do estabelecimento. 24 - No caso de importao, a empresa obrigada a emitir NF-e para todas as operaes (importaes, vendas, transferncias, etc) ou somente para as importaes das mercadorias introduzidas na obrigatoriedade pelo Protocolo ICMS 87/2008. A obrigatoriedade de emisso de NF-e est restrita apenas s operaes citadas no protocolo, caso a empresa no pratique outra atividade comercial descrita como obrigatria no Protocolo ICMS 10/07 e suas posteriores alteraes. 25 - Como fica a emisso da nota conjugada com ISS no caso da utilizao da NF-e? A utilizao de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prvio convnio ou protocolo de cooperao entre a SEFA Z e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos Estados, estes convnios ou protocolos ainda no foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste servios dever atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos.

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26 - Como fazer a numerao dos livros contbeis digitais?A numerao dos livros seqencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Os livros Dirio (G e R) devem ter a mesma sequencia numrica. Os Dirios Auxiliares devem ter numerao prpria, sequencial, por espcie. Assim, se foram utilizados Dirio Auxiliar de Fornecedores e Dirio Auxiliar de Clientes, cada um ter uma sequencia distinta. O mesmo se aplica ao Razo Auxiliar. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislao do Departamento Nacional de Registro do Comrcio. http://www.dnrc. gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

27 - O livro contbil digital pode ser retificado?O DNRC disciplina a matria no art. 5 da Instruo Normativa 107/08: Art. 5 A retificao de lanamento feito com erro, em livro j autenticado pela Junta Comercial,dever ser efetuada nos livros de escriturao do exerccio em que foi constatada a sua ocorrncia, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, no podendo o livro j autenticado ser substitudo por outro, de mesmo nmero ou no, contendo a escriturao retificada. O mesmo ato normativo disciplina a recomposio da escriturao nos casos de extravio, destruio ou deteriorao: Art. 26. Ocorrendo extravio, deteriorao ou destruio de qualquer dos instrumentos de escriturao, o empresrio ou a sociedade empresria far publicar, em jornal de grande circulao do local de seu 62


estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste far minuciosa informao, dentro de quarenta e oito horas Junta Comercial de sua jurisdio. 1 Recomposta a escriturao, o novo instrumento receber o mesmo nmero de ordem do substitudo, devendo o Termo de Autenticao ressalvar, expressamente, a ocorrncia comunicada. 2 A autenticao de novo instrumento de escriturao s ser procedida aps o cumprimento do disposto no caput deste artigo. 3 No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deteriorao ou destruio no Sped, a Junta Comercial no autenticar livro substitutivo, devendo o empresrio ou sociedade obter reproduo do instrumento junto administradora daquele Sistema.

28 - Qual o prazo para apresentao dos livros?No houve alterao nos prazos normais para apresentao dos livros. Para a Receita Federal, o prazo foi fixado pelo art. 5 da Instruo Normativa n 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/ Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm: Art. 5 A ECD ser transmitida anualmente ao Sped at o ltimo dia til do ms de junho do ano seguinte ao ano-calendrio a que se refira a escriturao. 1 Nos casos de extino, ciso parcial, ciso total, fuso ou incorporao, a ECD dever ser entregue pelas pessoas jurdicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras at o ltimo dia til do ms subseqente ao do evento. 2 O servio de recepo da ECD ser encerrado s 20 horas 63


horrio de Braslia - da data final fixada para a entrega. 3 Excepcionalmente, em relao aos fatos contbeis ocorridos entre 1 de janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, o prazo de que trata o 1 ser at o ltimo dia til do ms de junho de 2009. (Redao dada pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) importante no confundir a OBRIGATORIEDADE (art. 3) com o prazo de apresentao. 29 - O que se entende por Plano de Contas Referencial e qual sua finalidade? Conforme as regras de validao (anexo ao Ato Declaratrio Cofis n 36/07), o registro I051 no obrigatrio. um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. As empresas em geral devem usar O plano Publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratrio Cofis n 36/07. As financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras no precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relao (um DE-PARA) entre as contas analticas do plano de contas da empresa e um padro, possibilitando a eliminao de fichas da DIPJ. O e-Lalur (Livro Eletrnico de Apurao do Lucro Real, um dos projetos do Sped) importar dados da escriturao contbil digital e montar um rascunho correspondente a vrias das fichas hoje existentes na DIPJ Assim, quanto mais precisa for sua indicao dos cdigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-Lalur. Quaisquer equvocos na indicao do plano de contas referencial podero ser corrigidos no e-Lalur. 64


Art. 6 A apresentao dos livros digitais, nos termos desta Instruo Normativa e em relao aos perodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: (Redao dada pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) I - em relao s mesmas informaes, a exigncia contida na Instruo Normativa SRF n 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instruo Normativa MPS/SRP n 12, de 20 de junho de 2006. (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razo ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lanamentos efetuados no Dirio (Lei n 8.218, de 1991, art.14, e Lei n 8.383, de 1991, art. 62). (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Dirio o Balancete ou Balano de Suspenso ou Reduo do Imposto de que trata o art. 35 da Lei n 8.981, de 1991 (Instruo Normativa SRF n 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alnea b). (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) Pargrafo nico. A adoo da Escriturao Fiscal Digital, nos termos ao Convnio ICMS n 143, de 15 de dezembro de 2006, supre: (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) I - a elaborao, registro e autenticao de livros para registro de inventrio e registro de entradas, em relao ao mesmo perodo. (Lei n 154, de 1947, arts. 2, caput e 7, e 3, e Lei n 3.470, de 1958, art. 71 e Lei n 8.383, de 1991, art. 48). (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009)

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II - em relao s mesmas informaes, da exigncia contida na Instruo Normativa SRF n 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instruo Normativa MPS/SRP n 12, de 20 de junho de 2006. (Includo pela Instruo Normativa RFB n 926, de 11 de maro de 2009) 30 - Pode ser utilizado um s lanamento por dia, englobando todas as partidas? Extrado do Parecer CT/CFC n 12/03 (Relatora: Contadora Vernica Cunha de Souto Maior): Dessa forma, pode-se depreender que o mtodo das partidas dobradas um princpio fundamental do registro na Contabilidade, de uso universal, no havendo, portanto, a possibilidade, no atual estgio de evoluo das Cincias Contbeis, do uso de outro mtodo que no reflita, ou tenha como premissa, o equilbrio patrimonial entre origem e aplicao de recursos de um mesmo fato contbil. (grifamos). Assim, deve ser possvel a identificao, de forma inequvoca, de todas as partidas relativas ao mesmo fato contbil (com utilizao, por exemplo, do campo nmero de arquivamento). 31 - J foram autenticados livros em papel relativos a parte de 2008. possvel o envio da Escriturao Contbil Digital de 2008? No podem existir duas escrituraes relativas ao mesmo perodo. Alm disso, a RECOMPOSIO da escriturao s admitida nos casos de extravio, destruio ou deteriorao. Algumas empresas, na mesma situao, esto gerando dois conjuntos de livros digitais: um do perodo j autenticado em papel e outro para o remanescente. 66


No primeiro conjunto, tentam manter a mesma numerao dos livros em papel. Quanto isto impossvel, por existir mais de um livro em papel no perodo do livro digital, informam no campo nmero do livro o primeiro nmero da sequncia e, aps o nome do livro (Campo NAT_LIVR), informam que este livro corresponde aos livros ...... a ..... em papel. O primeiro conjunto ter sua autenticao indeferida pela Junta Comercial, mas o objetivo evitar a imposio de penalidade pela RFB. 32 - Quais empresas esto obrigadas Escriturao Fiscal Digital (EFD)? Conforme disposto na clusula terceira do Convnio ICMS n 143, de 15 de dezembro de 2006, a EFD de uso obrigatrio para os contribuintes do Imposto sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicao (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). 33 - Quais os livros fiscais abrangidos? A Clusula stima do Convnio ICMS 143/06 estabelece que a escriturao prevista na forma deste convnio substitui a escriturao e impresso dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Sadas; III - Registro de Inventrio; IV - Registro de Apurao do IPI; V - Registro de Apurao do ICMS. 34 - Um arquivo contendo a apurao fiscal digital pode conter mais de um perodo de apurao de ICMS ou IPI? O arquivo digital poder conter mais de um perodo de apurao67


desde que pertenam ao mesmo ms civil. Exemplo: Contribuinte do IPI com apurao decendial e mensal ir apresentar uma EFD para todo o perodo mensal.

35 - Uma empresa com diversos estabelecimentos poder apresentar um arquivo consolidando todas as operaes? A empresa com diversos estabelecimentos dever entregar um arquivo da EFD por estabelecimento contribuinte de ICMS e/ou IPI, exceto quando autorizado pelo fisco estadual, nos casos de autorizao para centralizao da escrita fiscal.

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Sistemas Nasajon:A Nasajon Sistemas desenvolve solues informatizadas de gesto empresarial que facilitam a organizao de empresas, agilizam o processamento de rotinas e geram ndices mais elevados de produtividade. Todos os sistemas so integrados, assim as informaes so inseridas uma s vez e compartilhadas entre os mdulos, eliminando a repetio de tarefas. possvel, tambm, disponibilizar o acesso a diversas pessoas, seguindo o critrio de segurana desejado. O suporte tcnico da Nasajon dedica plena ateno para o esclarecimento de dvidas, na implantao do sistema e sempre que h demanda do usurio. Pioneira na certificao ISO 9001, para comercializao, produo, suporte tcnico e manuteno de sistemas de gesto empresarial, a Nasajon est entre as 200 melhores do Setor de Aplicativos (Anurio Informtica Hoje 2009). Destaca-se tambm como a Melhor Empresa do Setor de Servios (Fecomrcio 2008), Melhor Soluo para Gesto de Negcios (Associao das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informao 2008), alm de estar entre as Melhores Empresas para se Trabalhar no Brasil desde 2003 (revistas Exame/Voc S/A, poca, Computerworld, Valor Carreira e jornal O Globo). No mercado desde 1982, a Nasajon tem uma base de 15 mil clientes em todo o Brasil, sendo reconhecida pelo atendimento de excelncia, que lhe confere ndices de satisfao prximos a 100% (de acordo com dados da PUC-RJ, 98% dos clientes mostraram-se satisfeitos ou muito satisfeitos com o atendimento). Com unidades instaladas em diversas capitais, a Nasajon vem expandindo sua presena em diversas localidades, por meio de parcerias inovadoras.

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CONTBILContabilidadeSistema de contabilidade fiscal ou gerencial que controla matriz e filiais, com capacidade de gerar relatrios individuais ou consolidados. O software possui benefcios e funes como: rapidez para consultar informaes de exerccios anteriores, centros de custo e plano de contas contbil e gerencial, mdulo de controle de patrimnio, opes de lanamento em lote, possibilidade de lanar e visualizar diversas operaes simultaneamente, SPED (Sistema de Pblico de Escriturao Digital) Contbil, MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais), editor de relatrios, Sinco (Sistema Integrado de Coleta) e DARF/DIPJ. Dentre os relatrios emitidos pelo Contbil esto: apurao de PIS e COFINS, balancetes, balano do exerccio, apurao do resultado trimestral, demonstrativo de receitas e despesas, DOAR/DACON, execuo oramentria, LALUR, passivo vinculado, razo e fluxo de caixa.

PERSONAFolha de PagamentoSistema para controle de toda a rotina de pessoal (folhas, recibos, guias etc.), incluindo autnomos e estagirios, alm de prestadores e tomadores de servio. Como principais benefcios e funes do Persona destacam-se: armazenamento por tempo indeterminado de informaes (folhas de pagamento, frias, 13 salrio etc.), lembretes automticos sobre pendncias dos funcionrios, controle de ponto includo, gerenciador de vale-transporte, cadastros de locadores, tomadores de servio e terceiros; editor de relatrios etc. O sistema tambm emite os seguintes relatrios: banco de horas, CAT (Comunicao de Acidente de Trabalho), contrato de trabalho, contribuio sindical, custo mensal do funcionrio, impresso do livro de registro, relatrio demonstrativo do clculo GPS, solicitao de saldo do FGTS, ficha completa de dependentes e controle 70


automtico para Imposto de Renda, MANAD, salrio-famlia e penso alimentcia. O Persona ainda apresenta como mdulo opcional a marcao de ponto que substitui ou se integra a um relgio de ponto e aceita marcao por crach, cdigo ou biometria digital.

SCRITTAEscrita Fiscal Alm da emisso dos livros entradas, sadas e apurao, o Scritta emite relatrios e guias de ICMS, controla os impostos federais baseados no faturamento e o ISS municipal. Tambm organiza informaes para o SINTEGRA e outros arquivos em disco para diversos estados. O sistema gera arquivos para a Receita Federal, emite comprovantes de reteno, REDARF e demonstrativos de dedues. Tambm esto entre os livros fiscais: SPED Fiscal, Livro-Registro Inventrio, movimentao de combustveis, relatrios para Secretarias de Arrecadao Fazendria dos Estados nos moldes oficiais, CIAP, entre outros.

CONTROLLERFaturamento, Estoque, Contas a Pagar/ReceberO sistema, desenvolvido especialmente para a gesto de empresa de pequeno e mdio porte, destacando-se a facilidade, rene cadastros e informaes de clientes, fornecedores, vendedores, estoque, contas a pagar/receber, faturamento, cobrana, bancos e mala-direta. O Controller realiza pedidos de compra e venda, emite relatrios, registra entradas e sadas, disponibiliza baixa de ttulos, parcial ou total, integrada ao lanamento de conta-corrente, integra-se com o emissor de Nota Fiscal Eletrnica, entre outros.71


COBRANZAGesto FinanceiraO Cobranza o sistema ideal para administrar escritrio contbil e empresas prestadoras de servio, porque controla saldo bancrio, contas a pagar/receber, emite notas fiscais e boletos referentes a honorrios/outros servios e mala direta. Possui cadastro de clientes e fornecedores com o registro de histricos. Com o Cobranza, possvel baixar vrios ttulos de uma s vez, organizar receitas e despesas por centro de custos atravs da classificao financeira, gerar relatrios de venda por cliente, buscar instantaneamente cadastros por telefone, CNPJ, nome do contato etc.

HUMANISRecursos HumanosSistema que permite acompanhar os eventos da vida profissional na empresa, desde a fase de recrutamento e seleo. O Humanis indicado para traar a linha de evoluo do funcionrio na organizao, porque tambm controla treinamento, concesso de benefcios, avaliao de desempenho, emprstimos e aes trabalhistas. O sistema pode funcionar integrado folha de pagamento (Persona), ampliando o histrico do colaborador. O usurio pode organizar grficos e relatrios padronizados como: de processos por contratao, por cargo, despesas por benefcios e muitos outros.

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PERSONA PONTOControle de PontoSubconjunto do Persona, o sistema dirigido aos clientes que terceirizam a folha de pagamento com seus contadores e desejam apenas obter o controle administrativo dos funcionrios. Alm das funes relacionadas ao ponto, o Persona Ponto tambm processa o controle de vale-transporte e de vencimento de frias, emisso de contrato de trabalho, quadro de horrios, emisso do CAT, entre outras rotinas. Alm de controlar horas extras, atrasos e faltas, o sistema permite criao de eventos de ponto para personalizao como: funcionrios que atrasam por menos de 30 minutos, funcionrios que atrasam por mais de 60 minutos, funcionrios com assiduidade etc.

PROTOCOLORegistro de correspondnciaControla todas as correspondncias de sada da empresa, agilizando processos de documentao e consulta. Registra contedos de remessas,

cartilha sped

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