case documentar: unidade de gestão do conhecimento
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Apresentação do “Case Documentar: Unidade de Gestão do Conhecimento” , durante o InfoImagem 2008, em São Paulo, ocorrido em Setembro de 2008.TRANSCRIPT
Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
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Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento
Case DocumentarCase Documentar
Elisângela AganetteElisângela Aganette
Consultora TConsultora Téécnicacnica
Elisangela AganetteElisangela Aganette
Consultora TConsultora Téécnicacnica
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A Documentar
Mais de 23 anos de atuaMais de 23 anos de atuaççãoão, considerada referência em Gestão de Documentos
Carteira constituída por grandes clientesgrandes clientes
.
.
Gestão do Conhecimento
Corporativo
Organização de Documentos
2007/08
2005
2000
1995
1985
Gestão física e eletrônicade conteúdos informacionais
corporativos
Empresa premiadaEmpresa premiada
PrestaPrestaçção de servião de serviççosos de Gestão de Documentos, Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento, Consolidação de Sistemas Normativos e Modelagem de Processos
Empresa visionEmpresa visionááriaria e precursora nesse segmento
MetodologiaMetodologia reconhecida pelo mercado
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A Documentar
Equipe Interdisciplinar
Grande volume de projetos
Dispersão geográfica da equipe
Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma mais precisa, ágil e integrada;
Necessidade de recuperar o CONHECIMENTO Organizacional;
O que motivou
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Gestão do Conhecimento na Documentar
O que éGestão do Conhecimento é um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação,
disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional.
Wikipédia 2008
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Objetivos da Gestão do Conhecimento na Documentar
Acesso e reutilização das informações geradas em
projetos já executados
Registro e compartilhamento do conhecimento e
lições aprendidas
Efetivação do processo colaborativo
Potencialização da geração de inovação de valor
Fomento e criação de novos conhecimentos
Otimização da inteligência corporativa
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Metodologia utilizada para implantação da GC
O primeiro passo para a implantação da Gestão do Conhecimento na
Documentar foi criar, em outubro de 2006, a Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento – UGC.
Por onde começar?
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Metodologia utilizada para implantação da GC
GeraçãoGeração
IdentificaçãoIdentificaçãoValidaçãoValidação
DisseminaçãoDisseminação
Fomento Fomento UsoUso
O planejamento para a implantação da Gestão do Conhecimento baseou-se nos oito critérios do prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, que são parâmetros criados e utilizados mundialmente pela The KNOW Network, na certificação deempresas e pessoas.
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Prêmio Make
MAKE – Está em mais de 20 países promovendo um único prêmio de Gestão do Conhecimento
Mais de 60 prêmios de Qualidade, em 100 paísesEUA, Índia, Japão, Inglaterra, Alemanha, Holanda, etc.
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1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores2. Estruturação do Conhecimento3. Implantação da tecnologia i4BS (*)4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS5. Investimento em melhorias do site Documentar6. Implementação de práticas de Gestão do Conhecimento 7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias8. Desenvolvimento do Portal Documentar alcançados com a Gestão
(*) Tecnologia desenvolvida pela Documentar
Projetos realizados para implantação da GC
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1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores
Concurso para criação do Slogan da UGC
Criação da Logo UGC
Projetos
“Disseminando Informação colhendo conhecimento”
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Projetos
Organização e registro das informações técnicas (internas e externas)
Gestão Terminológica:
Glossário TécnicoTaxonomia Corporativa
Desenvolvimento da Base do Conhecimento utilizando o i4BS
2. Estruturação do Conhecimento
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Projetos
3. Implantação da tecnologia i4BS
Esta solução faz o tratamento das informações de forma integrada com o ambiente de trabalho do usuários e de forma mais natural possível, porém sem
perder a qualidade da governança.
A solução i4BS é uma tecnologia que
possibilita implementar a gestão integrada de
recursos informacionais nas organizações e
disponibiliza serviços automatizados para
gerenciamento, busca e disseminação seletiva
de informações, que podem ser integradas a
soluções de BPMS e Portal.
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I4BS Web/WebPart:• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)
Comum para todas as interfaces disponibilizadas pelo Agente Local.
I4BS Web/WebPart:• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)
Comum para todas as interfaces disponibilizadas pelo Agente Local.
4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS
Projetos
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5. Investimento em melhorias no site Documentar
Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:
Banco do Conhecimento Noticias e Destaques Documentar Versões em português e inglêsBlog Corporativo Documentar
Projetos
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Projetos
Criação do espaço de trabalho exclusivo para conteúdo do Circuito do Conhecimento, evento que é realizado quinzenalmente na Documentar.
Inteligência CompetitivaLevantamento de concorrentes e fornecedores da Documentar a partir de pesquisas realizadas em revistas e na internet constantemente.
Criação do Fórum do Conhecimento
Criação do Espaço do Conhecimento
6. Implementação de práticas de Gestão do Conhecimento
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7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”
Projetos
Etapas do projeto:
Sugestão de uma nova idéiaRecebimento da nova idéiaAnáliseDiscussãoImplementaçãoPremiação
A implementação contou com a colaboração de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e análise de produtos/serviços a partir da contribuição de idéias.
O projeto tem como objetivo desenvolver um sistema voltado para o incentivo, a gestão e o aproveitamento das idéias inovadoras surgidas na Documentar.
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8. Desenvolvimento do Portal Documentar
Ambiente de colaboração corporativo que permitiu:
Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento Criação de canais de comunicaçãoAperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna
Tecnologias utilizadas
Projetos
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Conheça um pouco do Portal Documentar !!!
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Otimização do processo de inovação
Agilidade e precisão na tomada de decisão
Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
Redução de retrabalho
Fomento à criação e disseminação do conhecimento
Automação do processo de registro e recuperação de informações
Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
Fomento à elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”
Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento
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Compartilhamento Conhecimento da empresa
A Gestão do Conhecimento contribui para o crescimento de todos.
A Gestão do Conhecimento contribui para o crescimento de todos.
Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento
ConhecimentoIndividual
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“Considero que o processo de Gestão do Conhecimento na Documentar foi um “salto” muito importante para o crescimento da empresa e valorização das pessoas. Entendo que o conhecimento é a informação interpretada, ou seja, o que cada informação significa e quais impactos em um determinado contexto cada informação pode causar, de modo que possam ser utilizadas para importantes ações e tomadas de decisões. Desta maneira poderemos antever as mudanças e posicionar de forma a obter vantagens bem sucedidas nos objetivos a que se propõe, atingindo a Excelência Organizacional.”
Aline Dias de AlmeidaConsultora Técnica
“As iniciativas introduzidas pela UGC em nosso dia a dia, além de agregarem valor ao nosso trabalho, contribuem para que tenhamos um conhecimento mais amplo que o requerido na execução dos projetos em nossa área de atuação”.
Ana Maria MamedeConsultora Técnica
Depoimentos de colaboradores Documentar
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“A atuação da UGC é extremamente importante para que tenhamos “conhecimento” sobre as ações que são tomadas em torno de tema tão importante e ao mesmo tempo tão pouco valorizado nas organizações de hoje em dia: INFORMAÇÃO! Infelizmente muitas empresas ainda têm a concepção de que “informação é poder”, desde que esta informação não seja disseminada abertamente para seus clientes internos e externos. Esse tipo de pensamento faz com que o conhecimento se concentre nas mãos de poucos, engessando a organização e impedindo seu crescimento.
A Documentar, por intermédio da UGC não só se preocupa em disseminar o conhecimento, como se preocupa em “organizar” estas informações para que cheguem ao seu publico de uma forma orientada e classificada. Além de estimular a troca e o compartilhamento, estimulando, naturalmente, a criatividade de seus colaboradores.Em 18 anos de vida profissional é a primeira vez que tenho a oportunidade de atuar em uma Organização que não só se preocupa em disseminar o conhecimento, como também meios e recursos para que isso ocorra de uma forma eficaz e facilitada.”
Luciana Lott de Almeida CunhaConsultora Técnica
Depoimentos de colaboradores Documentar
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[email protected]@documentar.com.br
Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
Obrigada!!!