Case Study BONGÁS: A inteligência de decidir no

momento certo

Quais são os custos, e oportunidades perdidas, ao adiar (até ao limite) a decisão de mudar?Ou seja, até que o sistema (empresa; departamento; processo) entre em pré-ruptura.O Grupo BONGÁS tem conseguido, com notável sucesso, evitar esses custos e essas oportunidades perdidas. No entanto, na maioria das empresas, quando surge um desafio (um problema ou necessidade nova) a resposta habitual é tentar encontrar uma solução provisória – antes de considerar qualquer solução nova. É o modo mais fácil, com os menores custos e riscos, do sistema responder ao desafio, no curto prazo. Com o passar do tempo (e de novos desafios

respondidos com mais soluções provisórias), essas soluções fundem-se nos processos (e muitas vezes cultura) das empresas. Na prática, o motivo da criação dessas soluções provisórias acaba por ser esquecido. O problema principal desta abordagem é o seguinte: um dia surge um desafio maior - que pode provocar a rutura do sistema. Outra solução provisória é insuficiente. O risco de colapso é superior ao risco de mudar para uma nova solução. Na prática, essas sucessivas soluções provisórias vão remediando o que poderia ser evitado - camuflaram a chegada desse desafio maior.

Gestores que não conseguem medir a influência do marketing sobre as vendas e produto

Gestores que a não são notificados quando as mudanças afetam os negócios

Tempo médio para os gestores serem notificados de situações que afetam os negócios

Fonte: Aberdeen Group

Uma grandenecessidade

de apoio àtomada de decisão

Mas isso não acontece na BONGÁS“Na verdade, não perdemos oportunidades. Atualizamos e melhoramos, com a devida antecipação, os nossos sistemas de gestão e informação. Como diz o ditado: mais vale prevenir do que remediar.”

Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS

88% 77% 11,5dias

“No nosso setor de atividade, a segurança e qualidade são fatores críticos e diferenciadores. Daí que a nossa atenção nestas questões vem de longa data. Os nossos clientes reconhecem-nos por isso e, ainda mais, esperam um serviço irrepreensível. Igualmente importante é a agilidade de entrega, rapidez e cumprimento de prazos.”

Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS

Desafio: Antecipar custos desnecessários “O objetivo constante é antecipar situações que acarretem custos desnecessários, a nível financeiro ou humano, em toda a empresa. Para isso é necessário nunca deixar o sistema de gestão ficar obsoleto. Ou seja, é necessário decidir mudar aos primeiros sinais de necessidade de atualização.” Marco Leite, DSI, Grupo BONGÁS

“Os produtos Sage X3 e SEI são uma opção muito válida para médias e grandes empresas. As equipas da Sage e da XPLOR-IT dão garantias de responder aos desafios das empresas. Por isso, recomendo.» Ricardo Couto, DSI, Grupo BONGÁS

Resultados: • Sistema de Gestão que garante o presente e o futuro. • Informações empresariais em tempo real, obtidas rapidamente. • Simples de utilizar. • Elimina ou reduz consideravelmente a dependência de recursos IT internos

e externos).

Solução: Sage ERP X3 integrado com Sage Enterprise Intelligence (SEI)

Desafio: Antecipar situações que acarretem custos (financeiros ou humanos) desnecessários O sistema de gestão empresarial é vital para o Grupo BONGÁS, em todos os aspetos: operacional, gestão quotidiana e visão estratégica.

Por um lado, a agilidade das equipas comerciais,

na resposta e no serviço aos clientes, exige uma articulação eficaz com o back-office. Por outro lado, uma parte significativa do negócio requer um elevado foco na evolução de preços, custos e margens. Isso exige sistemas de informação capazes de produzir relatórios e indicadores em tempo real.

Além disso, o Grupo BONGÁS inclui várias empresas. Embora todas do setor de energia, cada uma possui operações e processos de gestão distintos. Logo era necessário encontrar um sistema de gestão que permitisse uma gestão vertical, assim como uma visão operacional, financeira e estratégica consolidada.

Perante esta realidade, é fácil entender a visão da administração do Grupo BONGÁS: antecipar situações que acarretem custos desnecessários, a nível financeiro ou humano, em todos os assuntos da empresa. Para tal, é fundamental atualizar e melhorar o sistema de gestão empresarial, com a devida antecipação.

“Considerámos todas as principais opções nacionais e internacionais, num processo cuidadoso de seleção. As várias etapas que os proponentes percorreram permitiram-nos conhecer em detalhe as soluções, bem como as empresas implementadoras. A solução Sage X3/SEI deu a resposta mais abrangente em termos funcionais, com a relação preço/benefício mais interessante. As equipas da Sage e da XPLOR-IT transmitiram-nos, pelo conhecimento do produto e o entendimento do nosso negócio, a confiança necessária para avançarmos.”

Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS

CLIENTE: O grupo BONGÁS é uma referência no sector da energia nacional - distribuição de gás e combustíveis a granel, energias renováveis e eficiência energética. É também pioneiro em estações de serviço totalmente automatizadas.

A componente de Business Intelligence SEI (Sage Enterprise Intelligence) foi de extrema importância na implementação.

Com o SEI, o Grupo BONGÁS iria reduzir o tempo gasto em:

1. análise de dados - fundamental melhorar a visibilidade dos negócios e acelerar a notificação de modificações importantes;2. elaboração de mapas e indicadores de gestão bastante extensivos e detalhados

- alguns com periodicidade diária – resultantes das elevadas exigências de análise comercial, financeira e de gestão.

E assim, ganhar o poder de tomar decisões mais rápidas e mais bem informadas, e ganhar desempenho operacional.

COMPRAS Facilita a colaboração entre funções de negócio como vendas, produção e logístic a

Oferece uma análise em tempo real concisa e precisa e relatórios a partir dos quais é fácil trabalhar

MARKETING

CEO

Faz a ligação a dados ERP, fornece KPIs e análises personaluzadas

CONTABI-LIDADE

Fornece dados em tempo real e em relatórios flexíveis

VENDAS

Permite aos utilizadores empresariais explorar estatísticas de modo auto suficiente

Melhora a colaboração entre unidades de negócio e permite uma avaliação auto suficiente de KPIs e análises

STOCK Facilita a colaboração entre funções do negócio como vendas, produção e logística

Figura 1 – Sage Enterprise Intelligence resolve os principais desafios empresariais

O grande compromisso entre o Grupo BONGÁS e a XPLOR-IT foi em relação à duração da implementação: início no final de Julho e arranque produtivo em Janeiro seguinte. Com a época de férias, e dada a dimensão considerável do projeto, era um prazo reconhecidamente ambicioso.

“Começamos por definir um plano de projeto que permitisse um faseamento exequível para a equipa de projeto e satisfatório para o negócio. Isso permitiu-nos concluir com sucesso a primeira grande etapa do projeto e iniciar a utilização do sistema no início de Janeiro. De seguida, passámos a concentrar-nos em aspetos de otimização e áreas complementares, previstas ainda no âmbito do projeto acordado.”

Tiago Baptista, Partner, XPLOR-IT

Solução: Sage X3 integrado com Sage Enterprise Intelligence (SEI)

Resultados: O poder de tomar decisões em tempo real e com confiança

Como o SEI é simples de usar, qualquer utilizador pode aceder aos dados e analisá-los. Sem necessidade de conhecimentos especializado, em segurança e em qualquer dispositivo móvel.

“A solução Sage X3 / SEI apresentou a cobertura de processos necessária, superando até algumas expectativas. Por exemplo: com o SEI definimos um conjunto de relatórios e indicadores, de acordo com as necessidades da organização. Mas, para além disso, o SEI permite que cada utilizador visualize e analise esses dados da forma que lhe seja mais adequada, adaptando os seus próprios mapas e KPIs, sem necessidade de intervenção de técnicos ou consultores.” Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS

Figura 2 - Excel Add-In: informações em tempo real no Excel

No início, havia a expectativa da resposta do SEI quanto aos relatórios, indicadores e mapas de gestão. Com o SEI conseguiriam reduzir o tempo gasto em análises e elaboração de relatórios e a tomar decisões mais rápidas e mais bem informadas.

“Os relatórios e indicadores críticos da operação - essenciais para tomar decisões – cuja elaboração envolvia bastantes horas de trabalho, são agora obtidos de forma imediata, em tempo real. O SEI deu uma resposta surpreendentemente rápida e completa a estas necessidades, ainda mais se comparado com outros produtos deste tipo.” Ricardo Couto, CEO, Grupo BONGÁS

“O SEI foi essencial para a parte muito relevante de reporting, pois agilizou a produção de toda a informação de gestão operacional e estratégica, que é necessária, não meses depois da componente operacional, mas logo desde o primeiro momento.” Marco Leite, DSI, Grupo BONGÁS

Os benefícios da integração BI

5,5horas11,5diasEm média, para os gestores serem notificados de que essituações que afectam os negócios

Redução de tempo das notificações

“Neste momento julgamos ter resposta adequada para os tempos mais próximos, mas as soluções Sage têm espaço de consulta garantido e preferencial pelo Grupo BONGÁS, sempre que exista essa necessidade.”

Ricardo Couto,CEO, Grupo BONGÁS

Em conclusão, o objetivo inicial era antecipar situações que acarretem custos desnecessários, a nível financeiro ou humano, em toda a empresa. No entanto, o resultado final foi para além das expectativas. Acima de tudo, o Grupo BONGÁS ganhou o poder de tomar decisões em tempo real e com confiança.

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Sobre o Sage ERP X3

O Sage X3 é a solução global do grupo Sage especialmente dedicada e concebida para as médias e grandes empresas. Esta solução permite que os clientes operem a transformação do seu negócio e desempenhem melhor as suas funções através das novas tecnologias. Milhares de clientes em todo o mundo já escolheram o Sage X3 graças à sua facilidade de utilização, rápida implementação e rentabilidade. Há mais de 10 anos que o Sage X3 é uma solução de ERP comprovada pelo mercado e abrangente, que atende às exigências específicas das empresas de média dimensão em vários sectores, desde a indústria, serviços, distribuição e muitos outros. O Sage X3 está presente em 58 países e conta no seu ecossistema com uma rede de mais de 2.000 profissionais Sage e 260 parceiros. Para mais informações consulte http://www.sage3.com/ ou siga o Sage X3 no Twitter @Sagex3.

Sobre a Sage Portugal

A Sage Portugal integra o Grupo Sage, líder mundial no desenvolvimento de software de gestão e serviços para pequenas e médias empresas (PME). Disponibilizamos, às empresas, uma gama de serviços e software de gestão empresarial fácil de usar, seguro e eficiente - desde simples soluções de contabilidade e faturação, a soluções de CRM e ERPs. Os nossos clientes recebem assistência e apoio contínuo através da nossa rede global de especialistas locais que os ajuda a resolver os seus problemas de negócio, dando-lhes a confiança necessária para alcançarem as suas ambições de negócio. Fundado em 1981, o Grupo Sage está cotado na Bolsa de Londres desde 1989 e integrou o FTSE 100 em 1999. A Sage conta com milhões de clientes e 13,000 colaboradores em 23 países. Em Portugal, possuímos atualmente uma equipa de 170 colaboradores, mais de 100 mil utilizadores e uma rede de 1500 Parceiros. Saiba mais em www.sage.pt