Microsoft Word - TRABAJO DE GRADO MRS Nov 2015.docx  DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL:
ESTUDIO DE CASOS MÚLTIPLE
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMNISTRACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ, D.C., NOVIEMBRE DE 2015
DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL:
ESTUDIO DE CASOS MÚLTIPLE
MARTHA ROCÍO SUÁREZ PULIDO – Código 74131214
Trabajo de investigación presentado como requisito para optar el título de Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos
Tutor LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMNISTRACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ, D.C. NOVIEMBRE DE 2015
TABLA DE CONTENIDO
1.1.1 Planteamiento del problema. 12
1.1.2 Justificación. 13
1.2 Objetivos 15
1.3.1 Antecedentes. 15
1.3.1.2 Para la segunda categoría, Administración de Archivos. 17
1.3.1.3 Para la tercer categoría archivo universitario. 18
1.3.2 Contexto teórico. 19
1.3.2.3 Archivo universitario. 21
2.1.1 Método. 23
2.2.1 Población. 28
2.2.2 Muestra. 28
2.2.3 Muestreo. 28
2.4.1 Triangulación. 30
3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 31
3.1 Directriz 33
3.3 Archivos Universitarios 35
5. DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS
DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL
ORDEN NACIONAL 59
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 73
LISTA DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Red de Sentido Integradora 20
Figura 2. Planeación para dotación de recursos 25
Figura 3. Proceso de toma de decisiones para el Archivo 27
Figura 4. ¿Las edificaciones del Archivo qué criterios cumplen? 28
Figura 5. ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio y tiene posibilidad de
generar recursos propios que engrosen su presupuesto? 29
Figura 6. ¿El Archivo posee un programa de Gestión Documental para documentos
físicos y/o electrónicos? 30
informáticas? 31
Figura 8. ¿El Archivo está integrado en el organigrama de la universidad? 32
Figura 9. ¿El Archivo posee manual de funciones para los puestos
de trabajo de sus colaboradores? 33
Figura 10. ¿La universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido
a los cambios? Ej. Cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 34
Figura 11. ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de
los objetivos y planes? 35
Figura 12. ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad y qué clima
organizacional que se percibe? 36
Figura 13. ¿En el Archivo el flujo de comunicación es? 37
Figura 14. ¿El Archivo cuenta con un modelo específico para Administrar
el Archivo de la Universidad? 38
LISTA DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Preguntas (categoría) y codificación de preguntas del instrumento 14
Tabla 2. Componentes del diseño metodológico 16
Tabla 3. Codificación de casos y de instrumento de entrevista aplicada 17
Tabla 4. Categorías y subcategorías apriorísticas 18
Tabla 5. Codificación, categorización y subcategorización 20
Tabla 6. Distribución de testimonios 22
Tabla 7. P1. ¿Cómo concibe el término directriz? 23
Tabla 8. P2. ¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del
término directriz? 23
Tabla 9. P3. ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la universidad? 24
Tabla 10. P4. ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario? 24
Tabla 11. P5 (5.4.1 y 5.4.2). ¿Quién formula los objetivos y el
presupuesto para el Archivo? 26
RESUMEN
En Colombia con la expedición de la Ley 594 de 2000, “Por la cual se expide la Ley General de
Archivos”, se dejó un vacío al introducir el Título IV “Administración de Archivos” sin que la
misma norma desarrollara el tema central, ni hasta la fecha se hayan ocupado de esta tarea el
Archivo General de la Nación, ni profesionales independientes, situación que viene generando
falencias en la eficacia de los Archivos al no contar los jefes de estas dependencias con
elementos valiosos que les aportan las Ciencias de la Administración, con miras a mejorar la
forma de gestionar integradamente recursos que les permitan liderar de manera productiva estos
sistemas de gestión de documentos como los define Michel Roberge (2006) o sistemas de
información a los que se refiere Borrás, citado en Polo (2010).
Este trabajo, desde su inicio, durante el desarrollo y hasta la finalización del mismo, se aborda
desde la perspectiva de las categorías identificadas en la metodología adoptada, a saber:
Directriz, Administración de Archivos y Archivos Universitarios; tal como puede observarse en
los objetivos, antecedentes y marco teórico, metodología, presentación de resultados y análisis
de la información; discusión y conclusiones, así como en las directrices para la Administración
de Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional.
Esta investigación no pretende agotar el tema, sino sentar las bases para iniciar su discusión y
estudio, cuya aplicación en los Archivos redundará en su crecimiento y desarrollo asertivo.
Palabras claves: Directrices, Archivos Administración de Archivos, Universitarios.
INTRODUCCIÓN
En Colombia con la expedición de la Ley 594 de 2000 “Por la cual se expide la Ley General de
Archivos”, el Título IV se refiere someramente a la Administración de Archivos y su Artículo 12
consagra la Responsabilidad de la Administración Pública en lo relacionado con la Gestión de
Documentos y la Administración de sus Archivos; sin embargo, este capítulo no ha sido
desarrollado por el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística en
nuestro país, ni ha sido abordado por profesionales independientes o particulares. Con base en
esta realidad nacional me di a la tarea de hacer una revisión bibliográfica sobre el tema y luego
de una intensa labor confirmé la ausencia de trabajos de grado tanto en programas de pregrado
como de posgrado que abordaran esta problemática, por lo que proseguí con la consulta de libros
sobre el tema y los resultados fueron los mismos.
De otra parte, como miembro fundador del Comité Nacional de Archivos de Instituciones de
Educación Superior confirmé que durante los casi 20 años de existencia no se ha adelantado
ningún trabajo, ni realizado ningún evento de capacitación, ni se han dado lineamientos, ni se ha
trabajado acerca de buenas prácticas con miras a formular unas directrices para administrar los
archivos universitarios.
Teniendo en cuenta la problemática colombiana surgió en mí la motivación para iniciar el
estudio de este factor de desarrollo tan importante para los archivos; sin embargo, con miras a
delimitar el trabajo a realizar, decidí orientar mis esfuerzos de investigación hacia los archivos
de las universidades públicas colombinas del orden nacional, sin que ello represente un interés
excluyente, pues las directrices para administrar los archivos hacia quienes en particular van
dirigidas, considero que bien pueden aplicarse a cualquier archivo, independientemente de que
éste sea público, privado o pertenezca a cualquier sector u organización distinto al ámbito de la
educación superior.
Una vez hecha la aclaración anterior, el objetivo general de esta investigación se enfocó en
formular las directrices para administrar los Archivos de las Universidades Públicas
Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias de la Administración y
la Archivística, el cual desglosé en tres objetivos específicos a saber: Elaborar un marco de
referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: Directriz,
Administración de Archivos y Archivo Universitario; describir los resultados acerca de la
indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de
Archivo de las universidades públicas Colombianas y finalmente redactar las directrices desde
las etapas fundamentales del proceso administrativo y con ello contribuir a incrementar los
niveles de eficacia en los Archivos y de otra, hacer un aporte que marque la ruta hacia la
solución de la problemática identificada a nivel nacional e internacional.
Además de mi deseo de profundizar esta investigación en torno a los objetivos mencionados,
otro aspecto que llamó mi atención fue el conocer un poco más a fondo la realidad de los
archivos de las universidades que a juicio de la autora deben ser un referente para evidenciar el
avance del conocimiento y la aplicación de éste en el ejercicio de sus funciones así como para
resolver sus problemas y necesidades, en este caso alrededor del manejo de la información que
constituye la memoria académica y administrativa en Colombia la cual registran en documentos
que se convertirán en la herencia de las generaciones futuras, así como conocer qué tan
generalizado es este comportamiento en estos templos del saber, sin que ello represente un
objetivo en este estudio, pues el conocimiento sobre este aspecto no implica un interés de juzgar
la labor de las directivas de las universidades y mucho menos la de los jefes de los Archivos
Universitarios, sino más bien pretende buscar una explicación a las debilidades encontradas para
poder acertar en la formulación de las directrices.
En cuanto a los Archivos Universitarios existen varios documentos que ofrecen lineamientos
para su creación, pero en éstos no se alude a la administración o escasamente se menciona; sin
embargo existen documentos que hicieron importantes aportes a este estudio, como el
juiciosamente elaborado por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de
Documentos en el año 2011, titulado “Administración de Documentos y Archivos”; de igual
forma, en la elaboración de esta investigación hicieron valiosas contribuciones autores como
Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice con su obra Administración: Una perspectiva
global y empresarial publicada en el año 2012.
En este contexto, se identifica el estrecho vínculo entre los Archivos universitarios y las ciencias
administrativas con miras a que los jefes de estos importantes sistemas de información asuman
una posición proactiva y propendan por la consecución de los recursos necesarios para el
Archivo que dirigen, los cuales tienen una relación directamente proporcional con el
cumplimiento de su cometido en la universidad, propósito al que se dirige la formulación de las
directrices enunciadas.
Este estudio presenta en su contenido la justificación y objetivos que dieron paso a la
construcción del marco teórico por medio del que se realizó la delimitación y categorización de
la investigación. Para el análisis de resultados se elaboró una red de sentido integradora de las
categorías y se procesó la información con apoyo en tablas y gráficas que permitieron conocer la
realidad de los archivos universitarios en relación con su administración a través de la
información que aportaron los jefes de Archivo de las universidades que constituyeron la
muestra, análisis que luego se discutió, para finalmente extraer las conclusiones de cada parte de
la investigación realizada y formular las Directrices para Administrar los Archivos de las
Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional.
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema y justificación
1.1.1 Planteamiento del problema. En Colombia, la Ley 594 de 2000 “Por la cual se expide
la Ley General de Archivos”, en el Título IV se refiere someramente a la Administración de
Archivos y su Artículo 12 consagra la Responsabilidad de la Administración Pública en lo
relacionado con la Gestión de Documentos y la Administración de sus Archivos; sin embargo,
este capítulo no ha sido desarrollado por el Archivo General de la Nación como ente rector de la
política archivística en nuestro país, ni ha sido abordado por profesionales independientes o
particulares, lo cual ha motivado el propósito de la autora por realizar un estudio en torno a este
importante tema que naturalmente atañe a la Archivística.
Situación contraria, ha sido el avance de la Gestión Documental, tema contemplado en el Título
V de la Ley General de Archivos, pero abordado en gran parte por la misma norma y
reglamentado en el Decreto 1080 de 2015, además de haber sido ampliamente trabajado por el
Archivo General de la República de Colombia, así como por parte de profesionales particulares
que le han dedicado gran número de obras al estudio de este tema, tales como trabajos de
investigación, libros y revistas entre otros, los cuales han hecho aportes significativos para
ofrecer metodologías, pautas, procedimientos, requisitos para organizar los documentos de
archivo y ponerlos a disposición de los usuarios para su acceso y utilización.
El Archivo General de la Nación en Colombia por medio del Sistema Nacional de Archivos
mediante la resolución 142 del 29 de mayo de 1996 creó el Comité Nacional Archivos de la
Educación Superior y en septiembre del mismo año, se llevó a cabo el Primer Seminario
Nacional de Archivos de la Educación Superior en el que se abordaron temas relacionados con la
Gestión de Documentos, pero la Administración de Archivos no fue tratada en el desarrollo del
seminario
En cuanto a los archivos de las instituciones de educación superior existen varios documentos
que ofrecen lineamientos para su creación, pero en éstos no se alude a la administración o
escasamente se menciona.
Al hacer la revisión bibliográfica, se ha incluido la consulta de bases de datos de trabajos de
grado en programas de pregrado y posgrado y se confirma que no existe ningún trabajo que
aborde la Administración de los Archivos, por lo que se hace evidente este vacío en Colombia.
A nivel internacional existen apenas unos pocos escritos sobre el tema, motivo por el que desde
esta perspectiva se plantea y enmarca el desarrollo del presente trabajo con el fin de hacer una
propuesta de Directrices para Administrar los Archivos de las Universidades Públicas
Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias de la Administración y
la Archivística, con el fin de optimizar la administración de los Archivos, lo que de una parte
representa el incremento de los niveles de eficacia institucional y de otra, se constituye en una
herramienta para superar las informalidades, variabilidad y subjetividad de criterios utilizados en
la Administración de los Archivos, pues los archivos universitarios son los llamados a registrar
la memoria académica, administrativa e histórica de la Universidad en Colombia, en la que
además se describe la evolución de los contenidos y la generación del conocimiento en estos
claustros.
1.1.2 Justificación. Esta investigación representa un aporte al desarrollo del título IV de la Ley
594 de 2000 “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, pues las funciones archivísticas solo
pueden realizarse exitosamente si se apoyan en recursos humanos, financieros y materiales
acertadamente administrados.
Para el Archivo General de la Nación, constituye un referente teórico práctico de administración
aplicada a los archivos en general y en particular a los Archivos de las Universidades Públicas
Colombianas del Orden Nacional.
Desde la mirada de la responsabilidad social se pretende hacer un aporte para dignificar los
“Archivos y los archivos”, así como la profesión de los archivistas responsables de liderar el
desarrollo de éstos.
Para las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, el trabajo puede constituir
una herramienta que facilite la administración de los archivos debido a que existe una relación
directamente proporcional entre los recursos de que dispone un archivo para cumplir sus
objetivos y el grado de implementación alcanzado por el sistema de gestión de documentos en la
organización a la que éste pertenece.
Para los archivos universitarios, representa una alternativa para garantizar su permanencia con el
tiempo con base en una acertada Administración que les permita alcanzar los fines de eficacia y
productividad de manera que den fe del accionar de la comunidad universitaria, sean un aporte a
la construcción de la memoria colectiva y la historia académica de la Nación, se constituyan en
garantes de los derechos Constitucionales de acceso a la información, a la participación
ciudadana y se facilite el apoyo al control de los actos de la administración pública.
Con un trabajo de esta naturaleza la Universidad de la Salle y la Maestría en Gestión
Documental y Administración de Archivos contribuyen a mejorar la gestión de los jefes de los
Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, pues los programas de
Pregrado y Postgrado gozan de buen prestigio social por la calidad de los mismos.
Para los estudiantes de programas académicos de pregrado y postgrado en áreas del
conocimiento relacionadas con la Archivística, representa un referente para trabajos que deseen
adelantar en los temas que aborda esta investigación.
De otra parte, con las Directrices para la Administración de los Archivos de las Universidades
Públicas Colombianas del Orden Nacional se desarrolla una iniciativa que permite ahondar en el
estudio de éstos desde una perspectiva integral, en la que los Archivos constituyen un sistema
compuesto por recursos, a saber: humanos, físicos, financieros, técnicos y normativos que es
necesario planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar, con el fin de administrar los
documentos en un centro de servicios de información eficaz y productivo. Bajo este punto de
vista los Archivos dejan de ser simples depósitos de documentos administrados de manera
empírica a los que no se les asignan recursos que permitan una conservación adecuada de los
acervos; áreas de las instituciones a las que se les da poca importancia y a las que en la mayoría
de los casos se envía personal no calificado y poco competente.
Para la autora, el proyecto se elabora porque le ofrece la posibilidad de presentar una propuesta
de directrices para la Administración de los Archivos de las Universidades Públicas
Colombianas a través de esta investigación, la cual responde en gran parte a las necesidades aquí
planteadas y de otra parte le permite cumplir el requisito de elaboración de trabajo de grado para
optar el título de maestra en Administración de Archivos y Gestión de Documentos.
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo general. Formular las Directrices para Administrar los Archivos de las
Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias
de la Administración y la Archivística.
1.2.2 Objetivos específicos.
1. Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres
categorías: Directriz, Administración de Archivos y Archivo Universitario.
2. Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración
de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.
3. Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo.
1.3 Antecedentes de investigación y contexto teórico
1.3.1 Antecedentes. Para el presente estudio los antecedentes están divididos en tres categorías:
1.3.1.1 Para la primer categoría: directriz. Una vez realizado el rastreo bibliográfico no se
encontró en el medio ningún estudio sobre dicho tema. (Sandino, 2009. p.85)
1.3.1.2 Para la segunda categoría, Administración de Archivos. Se ubicaron los siguientes
antecedentes:
Pinto y Rodríguez (1999) en su trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de
Magíster en Administración, realizan su investigación en torno al diseño de los procesos
administrativos requeridos para que el Centro Colombiano de Alto Rendimiento entre en
funcionamiento y cumpla con las metas propuestas al momento de su creación y con ello darle al
centro el perfil de empresa.
El método de investigación utilizado fue el deductivo y las técnicas empleadas fueron el análisis
de la información recolectada a través de fuentes externas de Internet, así como la observación y
entrevista producto de la visita al Centro de Alto Rendimiento en Chile, etapa realizada por uno
de los autores del trabajo. Con los resultados de la investigación se logró establecer que los
Centros de Alto Rendimiento de los países tomados como referencia funcionan eficientemente y
son exitosos debido a que cuentan con calidad administrativa en la administración de sus
recursos.
Bermúdez (2000) Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de Especialista
en Gerencia de Servicios de la Información. La pregunta central de esta investigación está
orientada a diseñar un modelo de gestión de archivos universitarios en la que se identifican
elementos básicos administrativos, técnicos y operativos para facilitar la conformación de un
sistema de archivo universitario.
El método utilizado fue la investigación cualitativa de tipo exploratorio descriptivo. Las técnicas
empleadas fueron el análisis de la información recolectada a través de encuestas aplicadas a 34
universidades públicas y privadas existentes en el Valle de Aburrá. Los resultados de la
investigación permitieron establecer que las universidades no tienen conformados técnicamente
sus archivos centrales por lo que existe la necesidad de promover su creación e implementar
programas de gestión documental para su desarrollo.
Castro (2004) afirma:
El proceso administrativo: su aplicación archivística planear, organizar, dirigir y controlar son
las cuatro funciones primordiales del administrador, que juntas y vistas de manera cíclica,
constituyen el proceso o ciclo administrativo.
Los archivistas, como administradores de información, tienen la responsabilidad de gestionar los
recursos humanos y materiales de sus archivos y de aplicar los principios y procesos
archivísticos, con el fin de facilitar a sus usuarios el acceso a la información. En estas labores, el
proceso administrativo constituye una herramienta útil. (p.10)
Acerca del tema Administración de Archivos se ratifica la escasa bibliografía disponible, tanto
en Colombia como en el exterior; pues no se ubicaron estudios, ni trabajos de grado, ni artículos
publicados sobre esta temática, por lo que los documentos citados fueron seleccionados por
representar un referente por analogía para tener de alguna manera una guía en el desarrollo de las
directrices que se proyecta diseñar.
1.3.1.3 Para la tercer categoría archivo universitario. Fue posible ubicar los siguientes
antecedentes:
En el año 1996 el Archivo General de la Nación a través de su Programa Sistema Nacional de
Archivos llevó a cabo el Primer Seminario de Archivos de la Educación Superior y en palabras
del director de ese entonces, los archivos universitarios deben contribuir para el mejoramiento de
la administración, la memoria institucional y la investigación, temas de indudable importancia
para la Universidad y para la sociedad en su Conjunto. Palacios (como se citó en AGN, 1996).
En el marco de las XVIII Jornadas de Archiveros de Universidades (JORNADAS CAU, 2012)
que tuvieron lugar en Cádiz, el Archivo universitario fue analizado desde las siguientes
perspectivas: Conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material,
producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros
y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión
administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo
universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos
con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad. Aunque
puedan existir otros modelos, se recomienda que el archivo sea considerado como un servicio
universitario único y funcional que integra todo el ciclo de la evolución documental, desde la
creación de los documentos o de su recepción en las unidades y servicios, hasta su conservación
o eliminación definitiva, siempre de acuerdo con los criterios técnicos y legales establecidos.
1.3.2 Contexto teórico. Dada la naturaleza y objeto de este trabajo, se presenta el marco
teórico con el fin de desarrollar los objetivos específicos planteados dentro del mismo, el cual
está basado esencialmente en la bibliografía relacionada con los temas de las tres categorías
definidas en esta investigación: Directriz, la Administración de Archivos y Archivo
Universitario.
1.3.2.1 Directriz. Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua (2001) el término
directriz se define como: adj. Dicho de una cosa: Que determina las condiciones de generación
de algo. Ideas, líneas directrices. … f. Conjunto de instrucciones o normas generales para la
ejecución de algo.    
 
Sin embargo, debido a que durante la revisión bibliográfica no fue posible encontrar en el medio
ningún estudio sobre este tema, para la presente investigación se asume una posición proactiva,
por lo que el concepto de directriz que se desarrolla para este término es el siguiente: Enunciado
en el que se hace énfasis en el cómo y en el qué con el propósito de sentar las bases o plantear
referentes para el desarrollo de una actividad o un proyecto orientado hacia la mejora o inserción
de cambios en las prácticas de actuación habitual.
1.3.2.2 La administración de archivos. La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y
Gestores de Documentos (CAA, 2011) afirma que las funciones archivísticas no podrán ser
llevadas a cabo con éxito si no se apoyan en recursos humanos, materiales y económicos
suficientes. Agrega, que no podrá ejercerse ningún liderazgo, control o auditoría sobre un
sistema de gestión de documentos y de archivo si no hay nada que liderar, controlar o auditar.
Así las cosas, en el contexto de la función archivística es necesario introducir el concepto de
administración de manera que la gestión integrada de recursos para el Archivo aporte a la
organización en términos de eficiencia, eficacia y economía.
Con base a lo anterior, en esta obra se abordará la administración como un proceso mediante el
que se diseña y mantiene un ambiente para cumplir con eficacia determinadas metas; así mismo
se tendrán en cuenta las funciones de los gerentes desde una perspectiva global debido a la
posibilidad de adaptar el proceso administrativo a cualquier actividad, el cual básicamente se
desarrolla en las siguientes etapas: planear, organizar, dirigir y controlar. (Koontz, Weihrich y
Cannice, 2012). Estas etapas se reseñan a continuación:
Planear: incluye elegir misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para lograrlos;
requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos de acción futuros
a partir de diversas alternativas. Un plan verdadero no existe hasta que se tome una decisión: el
compromiso de recursos humanos o materiales; antes de tomar una decisión, lo único que existe
es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta, en ese momento no puede hablarse aún
de un plan real. (Koontz, et al, 2012).
Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben tener
funciones que desempeñar; organizar es esa parte de la administración que supone establecer una
estructura de funciones intencional, en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas
las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las
personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. El concepto de función supone que lo que
las personas hacen tiene un propósito u objetivo definido: los integrantes del grupo deben
conocer de qué manera se ajusta su objetivo de trabajo al esfuerzo grupal y deben poseer la
autoridad, instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea. El propósito de una
estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño
humano, se trata, entonces, de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo.
(Koontz, et al, 2012).
Dirigir: “es influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacional y de grupo;
así mismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de administrar” (Koontz, et al,
2012, p.31). En la actualidad todos los gerentes coincidirían en que sus problemas más
importantes son los que resultan de los individuos (sus deseos y actitudes, su comportamiento
individual y en grupo) y en que los gerentes eficaces deben ser al mismo tiempo líderes eficaces,
por lo que es comprensible que la dirección suponga motivación para lo que es útil utilizar
técnicas como las recompensas, aliento hacia la participación y la mejora de la calidad de vida en
el lugar de trabajo; de igual forma se requiere del manejo de estilos, enfoques de liderazgo y de
comunicación.
Controlar: “es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los
hechos se conformen a los planes” (Koontz, et al, 2012, p.31). Así las cosas, no es posible
realizar control sin que previamente se hayan definido los objetivos y los planes que son los que
orientan a los gerentes en el uso de recursos para la consecución de metas específicas. El control
del desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos con el propósito de identificar las
desviaciones de los estándares y planes, para pasar a corregir tales desviaciones individuales o de
grupo; casos en los que Koontz (2012) propone alternativas como ejercer la función de
organización a partir de la reasignación o aclaración de tareas, asignación de personal adicional,
una mejor selección y capacitación de los subordinados y como última medida, el reajuste de
personal (despidos). De otra parte, aconseja impulsar el cumplimiento de los planes en los
hechos, lo que significa identificar a las personas responsables de los resultados que difieren de
las acciones planeadas para dar después los pasos necesarios para la mejora de su desempeño.
Así, los resultados se manejan controlando lo que hacen los individuos.
1.3.2.3 Archivo universitario. Borrás (como se citó en Polo, 2010) define los archivos
universitarios en los siguientes términos:
Archivos universitarios como Sistemas de Información. La expansión archivística y el
desarrollo administrativo universitario se traducen ineludiblemente en una intervención global de
la documentación administrativa generada consistente en el conjunto de operaciones y técnicas
que se ocupa de los documentos universitarios desde su creación, mantenimiento, utilización y
disposición final, y que tiene por objeto conseguir la eficiencia y la economía de los archivos
mediante la simplificación de creación documental, la mejora de los subsistemas de
clasificación, conservación y eliminación, descripción y recuperación con el propósito final de
conseguir una eficaz gestión de la información universitaria. (p.154)
Por su parte Magán (2002) define el archivo universitario como el conjunto de documentos de
cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las
funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y
conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y la cultura. Se
entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión,
conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes,
investigadoras y culturales de la Universidad
El archivo universitario es un programa consistente en planificación, personal, fondos e
instalaciones estructurados para preservar y hacer accesible el patrimonio documental de una
institución de enseñanza superior. (Maher, 1992, p.17).
De lo anterior, ha surgido la necesidad de organizar técnicamente sus documentos de archivo,
tratamiento y acceso a la documentación con el apoyo de las tecnologías de la información y la
comunicación, tareas en las que las universidades colombianas han hecho avances importantes;
sin embargo, con la realización de este trabajo de investigación se ha comprobado que existe un
enorme vacío a nivel nacional e internacional, para estudiar el enfoque administrativo que a éstos
debe incorporarse con el objetivo de hacerlos verdaderos centros de información capaces de
cumplir los objetivos establecidos de manera productiva, vacío que se pretende comenzar a
llenar con este trabajo.
2. METODOLOGÍA DEL ESTUDIO
2.1 Diseño de investigación
Teniendo en cuenta que en el presente estudio los objetivos de investigación se orientaron a
conocer la forma como los jefes de archivo de las universidades públicas colombianas del orden
nacional perciben la Administración de los Archivos que dirigen, se empleó la investigación
cualitativa, en especial teniendo en cuenta la inexistencia de información concreta acerca del
tema de investigación, pues a partir de la revisión bibliográfica sobre el tema “la Administración
de Archivos” se estableció que éste no se ha desarrollado en Colombia ni por parte del Archivo
General de la Nación, ni por investigadores independientes.
2.1.1 Método. En este diseño se empleó la investigación cualitativa considerada como aquella
que se enfoca a comprender y profundizar los fenómenos, explorándolos desde la perspectiva de
los participantes en un ambiente natural y en relación con el contexto. Este tipo de investigación
es recomendable cuando el tema de estudio ha sido poco explorado, o no se ha hecho
investigación al respecto en algún grupo social específico. (Hernández, Fernández y Baptista,
2010, p.364). En la investigación cualitativa los elementos se basan en categorías, razones por
las que en el presente trabajo de investigación las categorías identificadas fueron: Directriz, la
Administración de Archivos y el Archivo Universitario.
2.1.2 Estrategia de Investigación. La estrategia que marca el desarrollo de la presente
investigación se ubica dentro de los supuestos de los estudios de casos los cuales se usan en
muchas situaciones para contribuir al conocimiento de fenómenos relacionados con situaciones
individuales, de grupo, de organizaciones y con fenómenos sociales y políticos (Yin, 2003).
Con el fin de hacer más confiables los resultados de la investigación realizada, se asumió que en
el diseño de casos múltiples se utilizan varios casos únicos a la vez para estudiar la realidad que
se desea explorar, describir, explicar, evaluar o modificar (Rodríguez, Gil y García, 1999).
En aras de lograr mayor efectividad en la investigación, se acogió lo señalado por Yin citado por
(Rodríguez, 1999, p.96): “se argumenta que las evidencias presentadas a través de un diseño de
casos múltiples son más convincentes, y el estudio realizado desde esta perspectiva es
considerado más robusto”.
El foco de atención investigativa se centró en el conjunto de casos que se analizaron; la
importancia radicó en poder estudiar a profundidad los casos que se escogieron, teniendo en
cuenta que el propósito real fue la particularización en la variabilidad de las percepciones de la
investigadora, no la generalización.
De otra parte, se considera de alta relevancia tener en cuenta que el estudio de casos múltiples
como diseño de investigación cualitativa es de carácter inductivo e interpretativo; dicho en otras
palabras:
El carácter inductivo tiene que ver con el tipo de razonamiento que realiza la investigadora a
partir de su interacción con los datos y que según Ander-egg (2003) “ciertos hallazgos podrían
ser generalizados mediante una lógica inductiva a todos los otros casos que comparten
semejantes circunstancias o situaciones…, no pocos investigadores lo consideran adecuado para
proporcionar categorías válidas y útiles” (p.314).
En cuanto al carácter interpretativo se infiere de las aportaciones de varios autores, que en los
estudios de casos se hace énfasis en la interpretación que se presenta al conocer a fondo el
fenómeno estudiado y no en su exactitud, debido a que se destaca el privilegio y la
responsabilidad de la interpretación, sin que ello llevara a la investigadora, a sacar conclusiones
de una manera apresurada; más bien, se pretendió que la investigación con esta estrategia
condujera a explicaciones de la realidad objeto de interés, así como a descubrir nuevos
conceptos antes que la verificación o comprobación de hipótesis.
2.1.3 Técnica de Investigación. En el presente trabajo de investigación para efectos de
recogida de datos o de información se empleó la técnica de la entrevista que es frecuentemente
utilizada en los métodos cualitativos y en particular en los estudios de caso.
La entrevista fue entendida como una conversación cara a cara que se desarrollará como si se
tratara de un diálogo interpersonal cotidiano en un ambiente de cordialidad y confianza entre el
entrevistado y la entrevistadora, cuyo objetivo fue obtener información acerca de los temas que
interesaban al estudio realizado, obteniendo explicaciones y respuestas válidas y fiables acerca
de cada tema sobre el que se indagaba (Hernández, Fernández y Baptista, 2010).
La modalidad de la entrevista que se empleó fue la semiestructurada, que “se basa en una guía
de asuntos o preguntas y el entrevistador tiene la libertad de introducir preguntas adicionales
para precisar conceptos u obtener mayor información sobre los temas deseados” (Hernández et
al., 2010, p.418).
En relación con el número de preguntas, se tuvo en cuenta lo aconsejado por Sandino (2009), en
el sentido de que “si bien no hay normas fijas, se trata de que en el menor número de preguntas
se obtenga la mayor cantidad de información posible” (p.138). La entrevistadora siguió con
suma atención esta recomendación, entre otros, con el fin de no fatigar a los entrevistados y con
una actitud positiva lograr que éstos mantuvieran su interés durante toda la entrevista.
En la siguiente tabla se indican las preguntas realizadas en las entrevistas junto con la categoría a
la que pertenecen y la codificación asignada a las preguntas:
Tabla 1. Preguntas (categoría) y codificación de preguntas del instrumento
Instrumento
P1
¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del término directriz? P2
Categoría 2: Administración de Archivos ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la Universidad?
P3
Categoría 3: Archivo Universitario Subcategoría 3.1: ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario?
P4
Subcategoría 3.2: Administración del Archivo Universitario Planeación: En la planeación para dotación de recursos tienen en cuenta: ¿Necesidades del Archivo ordenadas por prioridades? ¿Están cuantificados los recursos necesarios para cubrir estas necesidades? ¿El archivo tiene la capacidad para absorber los recursos que se obtengan y extraerle el máximo provecho?
P5 P5.1 P5.2 P5.3
Para el área de archivo: ¿Quién formula los objetivos? ¿Quién formula presupuesto? ¿Quién hace compras y contratos? ¿Para la toma de decisiones: ¿Se hace un análisis y estudio sistemático de alternativas? ¿Se buscan las alternativas de solución obvias? ¿Se basan en la experiencia y la memoria personal de los ejecutivos? ¿El jefe de Archivo participa activamente en la administración del área, iniciando en la planeación, pasando por la organización, la dirección y el control? Las edificaciones del Archivo cumplen criterios de: ¿Accesibilidad? ¿Capacidad de crecimiento? ¿Resistencia? ¿Seguridad? ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio? ¿El Archivo tiene posibilidad de generar recursos propios que engrosen su presupuesto? Posee un Programa de Gestión Documental para: ¿Documentos Físicos? ¿Documentos Electrónicos? ¿En qué procesos archivísticos han introducido Herramientas informáticas y cuáles son? ¿Almacenamiento? ¿Captura? ¿Tratamiento? ¿Producción? ¿Recepción? ¿Distribución? ¿Organización? ¿Consulta? ¿Conservación? ¿Disposición Final? ¿Otro (s) cuál (es)? Organización: ¿El archivo está integrado en el Organigrama de la Universidad? ¿El archivo posee manual de funciones para cada puesto de trabajo de sus colaboradores? ¿Estos funcionarios están incorporados en planta administrativa? ¿De acuerdo a su respuesta los empleados que colaboran en el archivo, qué otra forma de vinculación poseen? ¿La Universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido a los cambios? Ej. Decreto 2609 de 2012 ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de objetivos y planes? ¿Humanos? ¿Financieros? ¿Tecnológicos? ¿Materiales? ¿Locativos? ¿La asignación de personal para el archivo se hace con base en criterios de desempeño? Dirección: ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad; es decir, posee capacidad de decisión para administrar sus recursos? ¿En el Archivo el clima organizacional que se percibe es: Agradable ____ Medianamente agradable _____ Poco agradable ¿El flujo de comunicación es: Descendente _____ Ascendente_____ Horizontal ______ Diagonal______
P5.4 P5.4.1 P5.4.2 P5.4.3 P5.5 P5.5.1 P5.5.2 P5.5.3 P5.6 P5.7 P5.7.1 P5.7.2 P5.7.3 P5.7.4 P5.8 P5.9 P5.10 P5.10.1 P5.10.2 P5.11 P5.11.1 P5.11.2 P5.11.3 P5.11.4 P5.11.5 P5.11.6 P5.11.7 P5.11.8 P5.11.9 P5.11.10 P5.11.11 P6 P6.1 P6.2 P6.3 P6.4 P6.5 P6.6 P6.6.1 P6.6.2 P6.6.3 P6.6.4 P6.6.5 P6.7 P7 P7.1 P7.2 P7.3
Control: ¿El personal asignado al Archivo ejerce un grado de autocontrol? Alto _____ Medio _____ Bajo_____ ¿Posee el Archivo instrumentos de control diseñados específicamente para medir y/o evaluar la gestión del archivo? Archivos Universitarios ¿Cuenta el Archivo con un modelo específico para Administrar el Archivo de la Universidad?
P8 P8.1 P8.2 P9 P9.1
2.1.4 Diseño de Investigación. Son tres las fases que integran el diseño metodológico del
presente estudio; cada una de éstas correspondió a la búsqueda de respuesta a los objetivos
específicos, técnicas e instrumentos utilizados para la conceptualización, caracterización y
contrastación de la teoría con las prácticas. A continuación se sintetizan estos componentes:
Tabla 2. Componentes del diseño metodológico
No.
Fases
Revisión bibliográfica y documental.
Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: Directriz, Administración de Archivos y Archivo Universitario.
Definición de postulados teóricos y de aplicación.
Resúmenes Analíticos (RAE)
interpretación
Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.
Entrevistas semiestructuradas. Inducción analítica y descripción del fenómeno estudiado desde el punto de vista de sus actores (entrevistados e investigadora)
Entrevistados, Investigadora y registros de entrevistas (respuestas y descripciones de los participantes). Documentos de descripción de información y computador
3. Comprensión de los informantes de los estudios de casos, sus contextos y desarrollo de los temas del estudio.
Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo.
Formulación de las directrices para administrar los archivos de las universidades públicas colombianas del orden nacional.
Presentación de la obra.
2.2 Población, Muestra, Muestreo
2.2.1 Población. La población del presente estudio está integrada por las trece universidades
públicas que existen en Colombia y que pertenecen al nivel nacional.
2.2.2 Muestra. En atención a los propósitos de la investigadora y al empleo del Estudio de
Caso Múltiple en el que se estudiaron conjuntamente tres casos con el fin de llevar a una mejor
comprensión sobre el tema objeto de estudio en base al conjunto de casos analizados, motivo por
el que la muestra no fue representativa y los casos que se utilizaron para desarrollar el presente
estudio correspondieron a los archivos de las Universidades que se enuncian en la siguiente tabla
en la que además se identifica el caso y el número asignado a cada uno, así como el funcionario
entrevistado y el código asignado al instrumento:
 
Tabla 3. Codificación de casos y de instrumento de entrevista aplicada
Caso
E1
CS2 Nubia Pedraza
Universidad Surcolombiana de Neiva CS3 María del Carmen Trilleras E3
2.2.3 Muestreo. El Muestreo obedeció a criterios No Probabilísticos por conveniencia, debido
a que los casos fueron elegidos por la investigadora con base en los criterios que se enuncian en
párrafo aparte; éstos criterios obedecieron a características que debían poseer las unidades de
observación para ser consideradas parte de la población de estudio:
Facilidad de acceso
Factibilidad de establecer buena relación con los informantes
Posibilidad de asegurar la calidad y credibilidad del estudio
Que las 3 universidades sean públicas, del orden nacional y pertenezcan al Comité
Nacional de Archivos de la Educación Superior, órgano del Sistema Nacional de Archivos
que coordina el Archivo General de la Nación.
2.3 Categorías y sub-categorías de análisis
Para efectos de análisis de los datos recolectados a través de las entrevistas realizadas a los jefes
de Archivo de las universidades que constituyen la muestra, se adoptó un sistema de categorías
que para el presente estudio se han construido en torno a los siguientes temas: Directriz,
Administración de Archivos y Archivos Universitarios.
A partir de las tres grandes temáticas que orientaron la investigación surgieron las categorías que
facilitan el diseño y la aplicación de los instrumentos, de la siguiente forma:
Tabla 4. Categorías y subcategorías apriorísticas
Ámbito Temático
Adminis- tración de Archivos
Los jefes de los archivos universita- rios de las universida- des públicas Colombia- nas del orden nacional no aplican las etapas del proceso administra- tivo en su quehacer, lo que limita su productivi- dad
Si se plantean las directrices para administrar los Archivos de las universidade s públicas colombianas del orden nacional, ¿mejorará la eficacia administra- tiva de estos centros de recopilación de la memoria académica, administra-
Formular las directrices para administrar los Archivos de las Universidad es Públicas Colombianas del Orden Nacional, en base a los aportes de las Ciencias de la Adminis- tración y la Archivística
Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: la Directriz, la Administración de Archivos y el Archivo Universitario
C1 Concepto de directriz C2 Adminis- tración de Archivos
SC1.1 Concepción teórica SC1.2/ Implicaciones prácticas. SC2.1/ Lineamientos que se siguen para adminis- trar el archivo.
Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo
tiva e histórica?.
Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.
C3 Archivo Universita rio
2.4 Técnica de análisis de información
2.4.1 Triangulación. En el presente estudio ésta fue entendida como el proceso de análisis
utilizando los estudios de caso, el cual ha permitido integrar y contrastar toda la información
disponible para construir una visión global, exhaustiva y detallada de cada experiencia particular
(Rodríguez, Gil y García, 1999).
En cuanto al tipo de triangulación en virtud del objeto de estudio, se empleó la triangulación de
informantes y sujetos con el propósito de “conocer y contrastar los múltiples puntos de vista que
se conjugan en una misma circunstancia; constituye una práctica recomendable y esencial si se
pretende aproximarse a un entendimiento profundo de la realidad que permite interpretaciones
justificadas” (Rodríguez et al., 1999, p.311).
2.4.2 Red de sentido. Al ser categorizada la información se logra unificar los datos, por lo que
se construyó de una red de sentido integradora de los componentes propios de las categorías
identificadas.
Red de sentido integradora: En esta red se describen las diferentes relaciones que emergen a
partir de las concepciones que poseen los jefes de archivo entrevistados, en torno a las tres
grandes temáticas en estudio a saber: Directrices, Administración de Archivos y Archivos
Universitarios.
Fuente: la autora
3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
De la información recolectada a través de las entrevistas realizadas se evidencia la necesidad de
que los jefes de los archivos universitarios introduzcan en su quehacer el concepto de
administración, a través del cual se garanticen las condiciones requeridas con miras a que la
gestión integrada de recursos les permita liderar la gestión documental de manera eficiente,
eficaz y oportuna.
 
Teniendo en cuenta lo anterior, a partir de los datos obtenidos se procedió a hacer su
categorización y codificación en dos niveles: “en el primero, se codifican las unidades en
categorías; en el segundo, se comparan las categorías entre sí para agruparlas en temas y buscar
posibles vinculaciones.” (Hernández, Fernández y Baptista, 2010, p.448); por consiguiente a
continuación se aborda el primer nivel de codificación:
Tabla 5. Codificación, categorización y subcategorización
Categoría
Subcategoría
Código
Directriz Concepción teórica ü Norma ü Estándar ü Instrucción ü Lineamiento
Implicaciones prácticas
Administración de Archivos
Lineamientos para administrar Archivos
ü Cumplir metas del plan de desarrollo ü Cumplir normas internas y externas
Archivo Universitario
Concepción teórica ü Unidad funcional ü Misión de gestionar y conservar ü Memoria académica y administrativa de la universidad ü para satisfacer necesidades de información ü Usuarios
Administración del Archivo Universitario
ü Planeación ü Organización ü Dirección ü Control
De otra parte, a fin de facilitar el análisis de los resultados, la información aportada por los
entrevistados fue registrada en instrumentos guía de preguntas. Antes de proceder con el análisis
comparativo de los datos, se hizo la selección de los testimonios más significativos por cada una
de las categorías previamente establecidas en la tabla anterior.
Tabla 6. Distribución de testimonios
Categoría
Subcategoría
Código
Testimonio
Directriz
Instrucción o norma acerca de cómo ejecutar una actividad. CS2E2P1
Implicaciones prácticas
instrucciones claras
Aplicación de lineamientos por ejemplo en las etapas del programa de gestión de documentos. CS3E3P2
Adminis- tración de Archivos
Lineamientos para administrar Archivos
ü No sigue ningún lineamiento
ü Cumplir normas internas y externas
Cumplir las metas de la Unidad propuestas en el plan de desarrollo y reglamento de Archivo. CS1E1P3
Archivo Universi- tario
y conservar ü Memoria académica
y administrativa de la universidad
ü para satisfacer necesidades de información
ü Usuarios
Unidad funcional con la misión de gestionar y conservar la memoria académica y administrativa de la universidad para satisfacer las necesidades de información de usuarios. CS2E2P4
Administración del Archivo universitario
ü Planeación ü Organización ü Dirección ü Control
Planeación para dotación de recursos teniendo en cuenta necesidades del Archivo ordenadas por prioridades previamente cuantificadas y con capacidad para absorber los recursos que obtengan y extraerle el máximo provecho. En el proceso administrativo del Archivo (desde la planeación, pasando por la organización y dirección hasta el
control), participa activamente el jefe de éste y su equipo colaborador. Se destaca el apoyo decidido de la alta dirección para lograr el liderazgo y desarrollo del archivo universitario alcanzado. CS1E1P4-9
Seguidamente se presenta el segundo nivel de categorización, “el cual involucra describir e
interpretar el significado de las categorías” (Hernández, et al., 2010, p.459).
3.1 Directriz.
Respuesta/
con las nociones sobre el término directriz permiten establecer que
guardan similitud y son complementarias entre sí; por lo tanto, las
aportaciones que aquí se describen coinciden con que la directriz es
un conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecución de
algo, concepto citado por el Diccionario de la Real Academia de la
Lengua; de otra parte, van en la misma línea de la definición del
término adoptada por la autora en el presente estudio; sin embargo, se
observa que todos los participantes dejaron de lado que las directrices
orientan hacia la mejora o inserción de cambios en las prácticas de
actuación habitual.
CS3E3
Tabla 8. P2. ¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del término directriz?
Respuesta/
Instrucciones claras. CS1E1
La información proveniente de los casos estudiados en Cumplimiento a lo ordenado por el
Archivo General de la Nación en las
normas legales y experiencia. CS2E2
esta investigación conducen a contextualizar en el
ámbito de los Archivos, la expresión de la concepción
del término directriz en las implicaciones prácticas del
mismo
CS3E3
3.2 Administración de Archivos.
Tabla 9. P3. ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la Universidad?
Respuesta/
Cumplir las metas de la Universidad en el plan de
desarrollo y reglamento de archivo. CS1E1
Se manifiesta la existencia de falencias
por parte de los entrevistados
relacionadas con la baja consideración
de aplicar la administración al quehacer
archivístico.
nacional. CS2E2
externa e interna. CS3E3
3.3 Archivos Universitarios.
Tabla 10. P4. ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario? Respuesta/
Caso, Entrevistado
administrativas que para la ciencia, la
cultura y la investigación son parte
fundamental en el devenir de la historia
Al contrastar las concepciones teóricas aportadas
por los entrevistados acerca del Archivo
Universitario, se deduce que éstas coinciden al
mencionar los aspectos relevantes que intervienen
en la definición sobre éste, tales como unidad
administrativa o funcional que gestiona la
Universitaria.
CS1E1
ponerla a disposición de los usuarios.
De otra parte, se relacionaron la concepción que
sobre el Archivo Universitario poseen los jefes de
Archivo de las universidades que constituyeron la
muestra de esta investigación con las definiciones
referenciadas en el marco teórico y se pudo
establecer que en los aportes obtenidos de los
casos estudiados, es necesario incluir un elemento
importante que se resume en: incorporación de las
etapas de la administración para estructurar los
recursos en pro de la eficacia del Archivo.
El Archivo Universitario es la unidad
funcional que tiene como misión
gestionar y conservar la memoria
académica y administrativa de la
universidad para satisfacer necesidades
distintos documentos producidos o
académicas y administrativas, con miras
a su organización y disposición para la
consulta de investigadores, agentes de la
cultura, educativos y demás. CS3E3
Administración del Archivo Universitario. Planeación.
Figura 2. Planeación para dotación de recursos.
Fuente: la autora
1,2   1,4   1,6   1,8   2  
Necesidades  archivo   ordenado  prioridades  
Estan  cuan:ficados  los   recursos  
los  recursos    
Si  
No  
No  siempre  
P5 (5.1 a 5.3). Tal como se muestra en el gráfico, en la planeación para dotación de recursos
las universidades tienen en cuenta las necesidades del Archivo al momento de planear la
dotación de recursos. No obstante, en la mayoría de las universidades las necesidades no se
encuentran cuantificadas.
Así mismo, se evidencia que la mayoría de los Archivos universitarios no tienen capacidad para
absorber los recursos que pudieran recaudar de otras fuentes de financiación.
Al cruzar las respuestas dadas por los entrevistados a las preguntas 5.1 a 5.3 inmediatamente
analizadas, con las preguntas 5.8 ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio? y 5.9 ¿El
Archivo tiene la posibilidad de generar recursos propios que engrosen el presupuesto? en las que
solo uno de los sujetos participantes en el estudio contestó afirmativamente a los dos
cuestionamientos, se confirma el bajo desarrollo organizacional que han alcanzado hasta esta
época los archivos de las universidades públicas del orden nacional en nuestro país.
Tabla 11. P5 (5.4.1 y 5.4.2). ¿Quién formula los objetivos y el presupuesto para el Archivo?
Respuesta/
Universidad)
universidades reconocen que los objetivos para el
Archivo deben trazarse desde ésta misma dependencia;
sin embargo, solo uno de los entrevistados contestó a la
pregunta 5.4.2 que indaga acerca de quién formula el
presupuesto, que es el mismo Sistema de Gestión
Documental el que igualmente formula el presupuesto.
Grupo de Archivo. CS2E2P5.4.1 /
P5.4.2 División Administrativa y
Administrativa
P5 (5.4.3). Si bien es cierto, en todas las universidades que constituyen la muestra en esta
investigación, las adquisiciones las hacen desde áreas diferentes al Archivo, tales como
Contratación y Talento Humano, División Administrativa y Financiera y la Unidad de
Contratación, solo CS1E1 al ampliar la respuesta, indica que en los procesos de compras y
contratación con destino al Archivo de la universidad les solicitan su colaboración en la
selección tanto de los bienes como del talento humano que se contratará, aporte que hacen
teniendo en cuenta los requerimientos archivísticos.
Figura 3. Proceso de toma de decisiones para el Archivo.
Fuente: la autora
P5 (5.5: 5.5.1 a 5.3). La figura expresa que en gran parte de las universidades la toma de
decisiones en temas relacionados con el Archivo se basa predominantemente en análisis y
estudio sistemático de alternativas así como en experiencias y memoria de los ejecutivos, siendo
ésta última una práctica negativa por la subjetividad de los criterios que se puedan utilizar.
P5. (5.6). De acuerdo a las respuestas obtenidas en las entrevistas, los jefes de Archivo
manifestaron que en el 67% de las universidades ellos participan activamente en la
administración del área, (planeación, organización, dirección y control); sin embargo, resulta
inocua su participación en este proceso si no se les da la oportunidad de potencializar el ejercicio
del liderazgo desde el punto de vista de la toma de decisiones sobre los distintos aspectos
relacionados con la misión y visión del Archivo.
0  
0,5  
1  
1,5  
2  
Análisis  y  estudio  información  Alterna:vas  obvias  Basan  experiencias  y  memoria  ejecu:vos  
Tí tu lo  d el  e je  
Si  
No  
Fuente: la autora
P5 (5.7). En la mayoría de las universidades las edificaciones del Archivo NO cumplen los
criterios de accesibilidad, capacidad de crecimiento, resistencia y seguridad, lo cual representa
una gran preocupación para los jefes de Archivo entrevistados debido a que esta situación
representa un riesgo alto tanto para los usuarios como para los documentos.
0  
0,5  
1  
1,5  
2  
Si  
No  
No  siempre  
Figura 5. ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio y tiene posibilidad de generar recursos propios
que engrosen su presupuesto?
Fuente: la autora
P5 (5.8 y 5.9). Según muestra el gráfico en la gran mayoría de las universidades el Archivo NO
tiene asignado presupuesto propio, por lo que naturalmente éste NO tiene la posibilidad de
generar recursos propios que engrosen su presupuesto, entre otros, porque cualquier ingreso
extra es incorporado a las cuentas de la entidad pública a la que éstos pertenecen.
33%  
67%  
Si  
No  
Figura 6. ¿El Archivo posee un programa de Gestión Documental para documentos físicos y/o
electrónicos?
Fuente: la autora
P5 (5.10: 5.10.1 y 5.10.2). Como puede observarse en Colombia existe un desarrollo
incipiente en el diseño y aplicación de programas de gestión de documentos electrónicos, pues
escasamente se ha logrado un avance en el programa de gestión de documentos físicos; pues
ninguna de las universidades que participaron en el estudio poseen programa de gestión de
documentos electrónicos y solo una posee un PGD para documentos físicos. De los tres casos
analizados, solo el CS1E1 afirmó que se encuentra en proceso de diseño del PGDE, situación
que el entrevistado atribuye al compromiso de las administraciones que han ofrecido su apoyo
durante los últimos siete años.
0  
0,5  
1  
1,5  
2  
2,5  
3  
Documentos  Nsicos    
Documentos  electrónicos    
Fuente: la autora
P5 (5.11: 5.11.1 a 5.11.11). Los estudios de caso de las universidades que participaron en la
presente investigación, evidencian que el uso de las herramientas informáticas es muy bajo en
los procesos de Archivo, limitándose la implementación de recursos tecnológicos en procesos
como la recepción, consulta, conservación, disposición final y difusión de información en web;
es decir, las universidades, como templos del saber, están desaprovechando la polivalencia de las
herramientas tecnológicas las cuales traen consigo un horizonte ilimitado de posibilidades
excepcionales con el propósito de explotar la información que poseen los archivos.
0  
0,5  
1  
1,5  
2  
2,5  
3  
Si  
No  
Administración del Archivo Universitario. P6. Organización
Figura 8. ¿El Archivo está integrado en el organigrama de la universidad?
Fuente: la autora
P6.1 Tal como se muestra en el gráfico, existen universidades que no tienen integrado el
Archivo en su estructura orgánica, factor preocupante debido a que el Archivo Universitario es
una organización formal que requiere ser visibilizada por su accionar transversal a la
organización y fácilmente ubicada por parte de los usuarios para acceder a los servicios que
prestan a la comunidad
67%  
33%  
Si  
No  
Figura 9. ¿El Archivo posee manual de funciones para los puestos de trabajo de sus colaboradores?
Fuente: la autora
P6.2 Como una situación anómala, pero no con sorpresa, se registra que ninguno de los estudios
de caso analizados posee manual de funciones para el personal de la plantilla del Archivo, lo
cual impacta negativamente cualquier gestión archivística debido a que los manuales de
funciones son indispensables para precisar acertadamente las funciones de cada empleado,
asegurar la división racional del trabajo, aclarar responsabilidades y asignar tareas.
P6. (6.3 y 6.4) En todas las universidades el cargo de Jefe de Archivo pertenece a la planta
administrativa; el resto del personal que colabora en estas dependencias está vinculado
temporalmente por orden de prestación de servicios y en el CS2E2 otra forma de vinculación es
la de trabajadores oficiales; situación para nada deseable, debido a la mala utilización de la
figura de vinculación por contrato en la administración pública, las limitaciones e implicaciones
que ello acarrea, además porque las labores que este personal realiza son cotidianas, para nada
especializadas, caso en el que se justificaría la vinculación por contrato a término definido, con
la posibilidad de renovación del mismo, según las necesidades y eficacia del talento humano.
0%  
100%  
Si  
No  
Figura 10. ¿La universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido a los cambios? Ej.
Cumplimiento del Decreto 2609 de 2012
Fuente: la autora
P6.5 Gran parte de los estudios de caso analizados manifestó que la universidad a la que
pertenecen, no responde rápido a los cambios archivísticos del entorno y un ejemplo de ello lo
constituye la no aplicación del Decreto 2609 de 2012 en los claustros universitarios. Solo
CS1E1 afirmó que en la universidad se encuentran en proceso de diseño del PGDE. El análisis
aquí realmente es escaso e innecesario, debido a que la pregunta y respuestas hablan por sí solas
acerca de la realidad de la mayoría de las universidades y de las entidades públicas,
generalización que hace la investigadora a partir de la interacción con los datos y apelando a la
lógica inductiva de los estudios de caso (Ander-egg, 2003).
33%  
No  
Figura 11. ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de los objetivos y planes?
Fuente: la autora
P6. (6.6: 6.6.1 a 6.6.5). Como se ilustra en el gráfico, en el 67% de las universidades
entrevistadas el Archivo NO posee los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales ni
locativos suficientes para el cumplimiento de sus objetivos y planes de trabajo; pues de los casos
en estudio solo CS1E1 contestó afirmativamente la pregunta y en la ampliación de su respuesta
afirmó que el factor clave de este logro radica en la importancia que reconoce la administración
de la universidad al manejo de la información, la cual ubica dentro de sus principales activos;
estatus éste que data de los últimos siete años.
P6. (6.7) La mayoría de las universidades emplean criterios de desempeño en la asignación del
personal para el Archivo, sin embargo, persisten malas prácticas en la destinación de talento
humano para los Archivos universitarios, que entre otros aspectos se atribuyen a la errada
concepción de las directivas acerca de la necesidad de vincular personal capacitado y
especializado para la ejecución de las tareas propias de estos importantes centros de información
que conservan la memoria de la universidad pública del orden nacional en Colombia.
0   0,2   0,4   0,6   0,8   1  
1,2   1,4   1,6   1,8   2  
 Humanos   Financieros     Tecnológicos   Materiales     Loca:vos    
Si  
No  
Administración del Archivo Universitario. P7. Dirección
Figura 12. ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad y qué clima organizacional se percibe?
Fuente: la autora
P7. (7.1 y 7.2) Como se observa en la gráfica todos los estudios de caso manifestaron que en los
Archivos de las universidades se presenta descentralización de autoridad y poseen capacidad
para administrar los recursos actualmente asignados; así las cosas, al interior del Archivo se
toman decisiones de manera democrática, participativa y ágil para resolver los inconvenientes
que eventualmente se presentan y que están dentro de sus posibilidades y ámbito de sus
competencias.
De igual forma, todos los entrevistados coincidieron en afirmar que el clima organizacional que
se percibe en el Archivo es agradable, pues los integrantes del equipo son tratados con respeto,
sienten que son importantes en la dependencia y que se requiere de su apoyo para sugerir
alternativas de solución a necesidades e inconvenientes propios del servicio, acordes con la
capacidad instalada, lo que beneficia la dirección y desarrollo del Archivo en términos de logro
de resultados, debido a que éste requiere de personal que ponga en práctica sus conocimientos en
pro del uso de los recursos y en la ejecución de las actividades archivísticas con compromiso
hacia la profesión y al oficio que desempeñan en el Archivo.
100%  
0%  
Si  
No  
Figura 13. ¿En el Archivo el flujo de comunicación es?
Fuente: la autora
P7. (7.3) Como lo representa el gráfico, el flujo de comunicación en los Archivos
Universitarios es asertivo, pues al interior de los grupos de trabajo ésta fluye en varias
direcciones, lo cual representa una ventaja que debe fomentarse, por lo que cobra importancia
mantener informado a los integrantes de la plantilla del Archivo acerca de los servicios que se
están prestando, los cambios que se proyecta introducir, los nuevos planes y programas que se
pretenden implementar, así como hacer puestas en común para fijación de metas a corto y
mediano plazo con el fin de que participen en la toma de decisiones, lo cual representa una
motivación para el personal y constituye una expresión del trabajo colaborativo, participativo y
en equipo.
Administración del Archivo Universitario. P8. Control
P8. (8.1) En todas las universidades que constituyeron la muestra de este estudio el personal
asignado al Archivo ejerce alto grado de autocontrol en atención a que realizan su trabajo y
apoyan el logro de los objetivos en los tiempos establecidos de acuerdo a lo proyectado, con
autonomía y propiedad de manera coordinada.
0   0,1   0,2   0,3   0,4   0,5   0,6   0,7   0,8   0,9   1  
Horizontal  
Descendente-­  Ascendente  
Descendente-­  Horizontal  
P8. (8.2) Todos los casos que participaron en la presente investigación, evidencian que los
Archivos de las universidades NO poseen instrumentos de control diseñados específicamente
para medir y/o evaluar la gestión del Archivo, por lo que se apoyan en los indicadores de gestión
que se elaboran para el sistema de calidad.
Figura 14. ¿El Archivo cuenta con un modelo específico para Administrar el Archivo de la Universidad?
Fuente: la autora
P9. (9.1) Tal como se ilustra en el gráfico ninguna de las universidades entrevistadas posee un
modelo específico para administrar el Archivo de la universidad, lo cual representa una debilidad
a mejorar teniendo en cuenta que éstos contribuyen a incrementar la eficiencia y la
productividad.
33%  
67%  
Si  
No  
4. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES
En este capítulo se retoman los objetivos y los resultados principales los cuales se discuten, se
presentan las limitaciones del estudio y finalmente se esbozan las conclusiones de la
investigación. Teniendo en cuenta que ésta se desarrolla en torno a las categorías identificadas,
este aparte da continuidad al esquema de trabajo que se viene utilizando.
Directriz. En cuanto a la concepción que tienen los entrevistados acerca del término directriz
se pudo establecer que todos poseen suficiente claridad sobre el término “directriz”; sin
embargo, se observa que ninguno de los participantes relaciona las directrices para administrar
los Archivos Universitarios con la oportunidad de mejorar su quehacer, ni con la posibilidad de
lograr cambios que beneficien su gestión. De otra parte al analizar la expresión práctica del
término directriz, todas las respuestas obtenidas dan muestra de que los jefes de Archivos
Universitarios poseen una actitud favorable frente a la implementación de buenas prácticas en
sus actividades laborales, lo que facilitará la aplicación de directrices para administrar los
Archivos Universitarios al momento de contar con éstas, con el propósito de mejorar su labor.
Administración de Archivos. La inexistencia de lineamientos administrativos en las
actividades lideradas por los jefes de los Archivos Universitarios entrevistados explica la falta de
conocimientos en Administración que éstos poseen, lo que puede significar es una consecuencia
de la histórica escasa atención que la alta dirección de las instituciones ha dedicado a los
Archivos en nuestro país, quizá relacionado con la ausencia de recursos para administrar, lo que
resta necesidad de contar con conocimientos que permitan el logro de los objetivos sacándole el
mayor provecho a los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos, si éstos no se
tienen.
Archivos Universitarios. La mayoría de los casos estudiados demuestran la falta de asociación
por parte de los entrevistados entre la concepción que tienen acerca del Archivo universitario y
la necesidad de estructurar recursos en pro de la eficacia del Archivo, con miras a posicionarlo
como un sistema de gestión de documentos o un servicio especializado en la gestión de la
información que es la tendencia global de los archivos en la actualidad.
Una vez abordadas las categorías, se profundiza la discusión en torno a la forma como se está
llevando a cabo la administración de los Archivos Universitarios tomando como referente la
categoría Archivo Universitario, las subcategorías, así como la codificación indicada en el
capítulo 3 que corresponde a la presentación de resultados.
Planeación
Todos los jefes de Archivos Universitarios entrevistados coincidieron en afirmar que los
objetivos para la dependencia son trazados por ellos junto con su equipo colaborador; sin
embargo, el presupuesto para el Archivo es asignado en la mayoría de universidades por áreas
como la Vicerrectoría Administrativa y la División Administrativa, lo que denota
fraccionamiento en los procesos administrativos al interior de los claustros universitarios y
sustenta la falta de coherencia entre la gestión documental y la gestión de recursos, lo cual va en
detrimento del logro de los resultados esperados en unos casos y exigidos en otros.
En cuanto a la planeación de dotación de recursos en todos los Archivos Universitarios se tienen
en cuenta las necesidades del Archivo; sin embargo en la mayoría de los casos, éstas no se tienen
cuantificadas, no se posee presupuesto propio, no se tiene posibilidad de generar recursos que
engrosen el presupuesto, ni se cuenta con capacidad para absorber los recursos que se pudieran
obtener para éste. Bajo estas circunstancias se evidencia que realmente no existe planeación en
los Archivos Universitarios, aspecto que puede explicar la dificultad para solicitar recursos
debido a que se obvia la fortaleza que aporta la planificación con base en la programación de
actividades y su relación con los requerimientos para su ejecución; de otra parte, parece que los
jefes de Archivo de las universidades públicas colombianas del orden nacional están
acostumbrados al bajo suministro de recursos por lo que no le encuentran sentido a hacer toda
una planificación que no se tendrá en cuenta a la hora de asignar recursos. Así mismo, salta a la
vista el escaso desarrollo organizacional, lo cual de una parte, puede ocasionar que en un
momento dado, al contar el Archivo con significativos medios éste no se encuentre preparado
para utilizarlos quedando las prioridades sin cubrir, y de otra parte, esto sustenta el rezagado
progreso de los Archivos para proyectarse como Archivos dignos de instituciones de educación
superior.
En relación con el proceso de toma de decisiones para el Archivo, la mayor&iac