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CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades, normas y procedimientos a seguir en desarrollo del proceso técnico
de la Conservación Catastral, con los siguientes propósitos:
Mantener al día los documentos y la base de datos catastral, de acuerdo con los cambios que
experimente la propiedad inmueble.
Asegurar la debida conexión entre el Notariado, el Registro y el Catastro.
Actualizar la información gráfica y alfanumérica catastral.
Establecer la base para la liquidación del impuesto predial y de otros gravámenes y tasas que se
fundamenten en el avalúo catastral.
Proporcionar la información que se posea para la promoción del desarrollo económico y social de
los municipios y del país
Apoyar los procesos de protección de bienes inmuebles de la población en riesgo de
desplazamiento o en desplazamiento forzoso.
2. ALCANCE
El presente manual está dirigido a todas las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de catastro
UOC del IGAC, al igual que a las demás autoridades catastrales y entidades delegadas a que hace
referencia el artículo 25 de la Resolución 070 de 2011 del IGAC, mediante la cual se reglamenta
técnicamente la formación catastral, la actualización de la formación catastral y la conservación
catastral en el territorio colombiano, o la que la modifique o sustituya.
Conforme a lo anterior, los procedimientos que adopten los catastros descentralizados deben estar
enmarcados dentro de este manual.
El proceso de la conservación inicia al día siguiente en el que se inscribe la formación o la actualización
de la formación del catastro y se formaliza con la resolución que ordena la inscripción en los
documentos catastrales de los cambios que se hayan presentado en la propiedad inmueble.
3. DEFINICIONES
Áreas Rurales: Áreas que se caracterizan por la disposición dispersa de viviendas y explotaciones
agropecuarias existentes en ellas. No cuentan con un trazado o nomenclatura de calles,
carreteras, avenidas, etc. Tampoco disponen, por lo general, de servicios públicos y otro tipo de
facilidades propias de las áreas urbanas y se encuentra fuera del polígono del área urbana que
aprueba el Concejo municipal.
Áreas Urbanas: Áreas que se caracterizan por estar conformadas por conjuntos de edificaciones y
estructuras contiguas agrupadas en manzanas, las cuales están delimitadas principalmente por
calles, carreras o avenidas dentro del polígono que aprueba el Concejo Municipal mediante
Acuerdo. En esta categoría están incluidas las grandes ciudades y todas las restantes cabeceras
municipales.
Aspecto económico: Consiste en la determinación del avalúo catastral del predio, obtenido por
la adición de los avalúos parciales practicados independientemente para los terrenos y para las
edificaciones en él comprendidos.
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Aspecto fiscal: Consiste en la preparación y entrega a los Tesoreros Municipales o quien haga sus
veces y a las Administraciones de Impuestos Nacionales respectivas, de los listados de los avalúos
sobre los cuales ha de aplicarse la tasa correspondiente al impuesto predial unificado y demás
gravámenes que tengan como base el avalúo catastral, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes.
Aspecto físico: Consiste en la identificación, descripción y clasificación del terreno y de las
edificaciones del predio, sobre documentos gráficos, tales como cartas, planos, mapas, fotografías
aéreas, orto fotografías, espacio mapas, imágenes de radar o satélite u otro producto que cumpla
con la misma función.
Aspecto jurídico: Consiste en indicar y anotar en los documentos catastrales la relación entre el
sujeto activo del derecho, o sea el propietario o poseedor, y el objeto o bien inmueble, mediante
la identificación ciudadana o tributaria del propietario o poseedor, y de la escritura y registro o
matrícula inmobiliaria del predio respectivo.
Auto estimación del avalúo catastral: Es el derecho que tiene el propietario o poseedor de
predios o mejoras, de presentar antes del 30 de junio de cada año ante la correspondiente
autoridad catastral, la autoestimación del avalúo catastral. En los municipios donde no hubiere
oficina de catastro, su presentación se hará ante el Tesorero Municipal. Dicha autoestimación no
podrá ser inferior al avalúo catastral vigente y se incorporará al catastro con fecha 31 de diciembre
del año en el cual se haya efectuado, si la autoridad catastral la encuentra justificada por
mutaciones físicas, valorización, o cambios de uso.
Base de datos catastral: Es el compendio de la información alfanumérica y gráfica referente a los
aspectos físicos, jurídicos y económicos de los predios inscritos en el catastro.
Bifamiliar: Corresponde al desarrollo residencial en el cual un lote de terreno está ocupado por dos
o tres unidades prediales que comparten en común y proindiviso la propiedad del terreno, así
como elementos de la edificación, áreas de acceso y aislamientos, y cuentan o no con
reglamentos de propiedad horizontal o de copropiedad.
Cancelación de inscripción catastral: Cuando por orden legal, judicial o administrativa se deba
cambiar un predio de una unidad orgánica catastral a otra, o solo se deba cancelar la inscripción
catastral.
Carta catastral rural: Es el documento cartográfico georreferenciado en el que se encuentran
individualizados los predios que conforman la zona rural de la unidad orgánica catastral, y la
delimitación e identificación de los sectores, veredas catastrales, límite municipal y perímetro
urbano.
Carta catastral urbana: Es el documento cartográfico georreferenciado en el que se encuentran
individualizados los predios que conforman la manzana catastral con su respectiva identificación
y nomenclatura vial y domiciliaria.
Carta o plano de conjunto rural: Es el documento cartográfico georreferenciado con demarcación
del límite municipal, perímetros urbanos, sectores y veredas catastrales.
Carta o plano de conjunto urbano: Es el documento cartográfico georreferenciado con
delimitación del perímetro urbano, identificación del sector, comuna, barrio, manzana y
nomenclatura vial.
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Catastro: El catastro es el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes
inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta
identificación física, jurídica, fiscal y económica.
Catastro fiscal: Es aquel que no ha sido elaborado por las autoridades catastrales de acuerdo con
la legislación vigente y cuyo propósito es eminentemente fiscal.
Certificado catastral: Documento por medio del cual la autoridad catastral competente certifica
la inscripción de un predio, este certificado contiene información de la ficha predial que no
contienen otros certificados.
Certificado plano predial catastral: Es el documento gráfico georreferenciado por medio del cual
la autoridad catastral hace constar la inscripción de un predio o mejora, sus características y
condiciones.
Complementación de la información catastral: Información que sea útil para garantizar la
integridad de la base de datos catastral, que no se encuentra inscrita, diferentes a las mutaciones
o rectificaciones.
Conservación catastral: Es el conjunto de operaciones destinadas a mantener al día los
documentos Catastrales correspondientes a los predios, de conformidad con los cambios que
experimente la propiedad inmueble en sus aspectos físico, jurídico, económico y fiscal.
La conservación se inicia al día siguiente en el que se inscribe la formación o la actualización de la
formación del catastro, y se formaliza con la resolución que ordena la inscripción en los
documentos catastrales de los cambios que se hayan presentado en la propiedad inmueble.
Construcción anexa: Reunión de materiales consolidados con destinación diferente a la de
proteger de la intemperie a personas, animales o cosas.
Construcción o edificación: Es la unión de materiales adheridos al terreno, con carácter de
permanente, cualesquiera sean los elementos que la constituyan.
Digitalización: Proceso mediante el cual se transfieren los datos contenidos en una plancha o mapa
en medio análogo a formato digital, utilizando un tablero digitalizador o mesa digitalizadora. Se
lleva a cabo en forma manual y modo punto a punto, ya que la precisión de la información
catastral así lo requiere.
Ficha predial: Es el documento, en medio análogo o digital en el cual se consigna la información
correspondiente a cada uno de los predios de la unidad orgánica catastral según el modelo que
determine el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Inscripción catastral: El catastro de los predios elaborados por formación o actualización de la
formación y los cambios individuales que sobrevengan en la conservación catastral, se inscribirán
en el registro catastral en la fecha de la resolución que lo ordena.
Instancias A: Representa el escenario en el cual se tramitarán y resolverán en única instancia, en el
proceso de conservación catastral:
1. Las peticiones o las actuaciones oficiosas que no se refieran al avalúo catastral.
2. La inscripción catastral de predios localizados en sitios limítrofes que no están claramente
definidos para las unidades orgánicas catastrales interesadas y que se encuentran en el área de
su jurisdicción.
3. Las inscripciones catastrales en controversias entre propietarios y poseedores.
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4. La inscripción catastral de predios localizados en sitios limítrofes que no están claramente
definidos para las unidades orgánicas catastrales interesadas y que correspondan a jurisdicciones
de distintas Direcciones Territoriales del Instituto Geográfico Agustín Codazzi o diferentes
autoridades catastrales.
Instancias B: Representa el escenario en el cual se tramitarán y resolverán en primera instancia,
en el proceso de conservación catastral:
1. La revisión del avalúo.
2. Las peticiones o las actuaciones oficiosas que modifiquen el avalúo en conservación.
3. La admisión o inadmisión de las autoestimaciones del avalúo.
4. Las cancelaciones de predios en los registros catastrales.
5. El recurso de reposición contra las anteriores providencias.
Instancias C: Representa el escenario en el cual se tramitarán y resolverán en segunda instancia,
en el proceso de conservación catastral:
1. El recurso de apelación, respecto de las decisiones de primera instancia.
2. El recurso de queja.
Interrelación catastro - registro - ICARE : Es la herramienta tecnológica con la cual, aplicando
reglas de normalización y criterios de comparación de la información, se cruzan las bases
catastrales y registrales de un municipio determinado, en busca de un vínculo entre un número
predial y una matrícula inmobiliaria, con el objetivo de obtener parejas predio-folio. Se produce un
depósito de registros interrelacionados y no interrelacionados con numerosas funcionalidades que
permiten comprobar, mejorar y apoyar la interoperabilidad entre las entidades. El aplicativo ICARE
lleva a cabo la interrelación inicial.
Interrelación permanente catastro – registro – IPER: Interrelación permanente, o comunicación
en línea de las bases de datos de la Superintendencia de Notariado y registro y del catastro, sobre
los predios debidamente interrelacionados, es decir, sobre los inmuebles que fue determinada su
coincidencia en el registro (folio) y en catastro (predio).
Conforme a lo anterior, el aplicativo IPER facilita y agiliza el trámite y atención de los cambios que
experimente dichos inmuebles, y que refieran inicialmente a mutaciones de primera y segunda
clase.
Mejora por construcciones o edificaciones en predio ajeno: Es la construcción o edificación
instalada por una persona natural o jurídica sobre un predio que no le pertenece.
Modificación inscripción catastral Son los cambios originados en la inscripción de predios de
una unidad orgánica catastral, por actos administrativos expedidos por las entidades territoriales y
que tienen injerencia en la información catastral, en cuanto modifican el ordenamiento de sus
territorios.
Mutación catastral: Todo cambio que sobrevenga respecto de los aspectos físico, jurídico o
económico de los predios de una unidad orgánica catastral, cuando dicho cambio sea
debidamente inscrito en el Catastro.
Mutaciones de cuarta clase: Las que ocurran en los avalúos catastrales de los predios de una
unidad orgánica catastral por renovación total o parcial de su aspecto económico, ocurridos
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como consecuencia de los reajustes anuales ordenados conforme a la ley y las auto estimaciones
del avalúo catastral legalmente aceptadas.
Mutaciones de primera clase: Las que ocurran respecto del cambio de propietario o poseedor.
Mutaciones de quinta clase: Las que ocurran como consecuencia de la inscripción de predios o
mejoras por edificaciones no declarados u omitidos durante la formación catastral o la
actualización de la formación del catastro.
Mutaciones de segunda clase: Las que ocurran en los linderos de los predios, por agregación o
segregación con o sin cambio de propietario o poseedor.
Mutaciones de tercera clase: Las que ocurran en los predios bien sea por nuevas
edificaciones, construcciones, o demoliciones de éstas.
Notificación catastral: Comunicación en la cual se informan los cambios efectuados por acto
administrativo en la inscripción catastral.
Plataforma tecnológica Sistema que sirve como base para hacer funcionar determinados módulos
de hardware o de software con los que es compatible.
Predio: Es un inmueble no separado por otro predio público o privado, con o sin construcciones o
edificaciones, perteneciente a personas naturales o jurídicas. El predio mantiene su unidad aunque
esté atravesado por corrientes de agua públicas se incluyen en esta definición los baldíos, los ejidos,
los vacantes, los resguardos indígenas, las reservas naturales, las tierras de las comunidades negras,
la propiedad horizontal, los condominios (unidades inmobiliarias cerradas), las multipropiedades,
las parcelaciones, los parques cementerios, los bienes de uso público y todos aquellos otros que se
encuentren individualizados con una matrícula inmobiliaria, así como las mejoras por edificaciones
en terreno ajeno.
Predios vacantes: Son bienes inmuebles que se encuentran dentro de territorio respectivo a cargo
de La Nación, sin dueño aparente o conocido.
Producto y/o servicio no conforme: Aquel que no cumple con uno o más requisitos (legales, de
normas técnicas, del cliente/ usuario o parte interesada, de uso y/o inherentes, de la entidad)
especificados para el producto y/o servicio.
Propiedad del cliente: La información personal suministrada por el propietario o su apoderado para
adelantar un trámite o generar productos o servicio catastral será considerada Propiedad del
cliente y su tratamiento se realizará de acuerdo con los lineamientos y procedimientos establecidos
en la entidad a través de los diferentes sistemas de información y se aplicará la política de
protección de datos personales de la entidad.
Propiedad horizontal: Forma especial de dominio en la que concurren derechos de propiedad
exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes
comunes.
Rectificaciones: Corrección en la inscripción catastral del predio, de los errores en los documentos
catastrales, advertidos en cualquier momento, de oficio o a petición de parte.
Régimen de Propiedad Horizontal: Sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad
horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.
Registro1: Archivo alfanumérico que contiene la información física, jurídica y económica del predio
a nivel general.
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Registro2: Archivo alfanumérico que contiene la información física, jurídica y económica del predio
a nivel detallado.
Revisión del avalúo: El propietario o poseedor podrá obtener la revisión del avalúo ante la
autoridad catastral correspondiente, cuando demuestre que el valor no se ajusta a las
características y condiciones del predio o de la mejora. El propietario o poseedor podrá presentar
la correspondiente solicitud de revisión del avalúo de su predio o mejora según corresponda, a
partir del día siguiente al de la fecha de la resolución mediante la cual se inscribe el predio o la
mejora en el Catastro, acompañándola de las pruebas que la justifiquen.
Sector catastral: Es la porción de terreno, urbano-rural, conformado por manzanas, barrios,
comunas, o veredas, respectivamente, y delimitado por accidentes geográficos naturales o
culturales.
Terreno de predio: Es el espacio geográfico que ocupa un predio urbano o rural.
Unidad orgánica catastral: Territorio o jurisdicción de la unidad político / administrativa
denominada Municipio.
Tramites catastrales: Las que ocurran como consecuencia de rectificaciones, complementación
de información, cancelaciones de inscripciones catastrales, modificaciones de la inscripción
catastral.
Vigencia fiscal de avalúos: Los avalúos establecidos de conformidad con los artículos 4, 5, 6 y 7 de
la Ley 14 de 1983, entrarán en vigencia el 1° de enero del año siguiente a aquel en que fueron
ejecutados.
4. NORMATIVIDAD
Ley
Ley 62 de 1939. Sobre deslinde y amojonamiento (Ley de límites).
Ley 14 de 1983. Por la cual se fortalecen los fiscos de las entidades territoriales y dicta normas
sobre el catastro, impuesto predial, de renta y complementarios.
Ley 75 de 1986. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, de catastro, del
fortalecimiento y democratización del mercado de capitales.
Ley 44 de 1990 por la cual se dictan normas sobre catastro e impuestos sobre la propiedad raíz,
se dictan otras disposiciones de carácter tributario, y se conceden unas facultades
extraordinarias.
Ley 101 de 1993. Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero, por la cual se dictan
normas para el avalúo de predios con vocación y destino agrícola.
Ley 136 de 1994. Normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los
municipios.
Ley 387 de 1997. Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento
forzado; la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los
desplazados internos por la violencia en la República de Colombia y sus decretos
reglamentarios referentes a inscripciones en catastro.
Ley 675 de 2001. Por medio de la cual se expide el Régimen de la propiedad horizontal.
Ley 1437 de 2011 código contencioso administrativo.
Ley 1448 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral
a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
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Ley 1561 de 2012 por la cual se establece un proceso verbal especial para otorgar títulos de
propiedad al poseedor material de bienes inmuebles urbanos y rurales de pequeña entidad
económica, sanear la falsa tradición y se dictan otras disposiciones.
Ley 1579 de 2012 Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos.
Ley 1753 de 2015 Plan Nacional Desarrollo 2014-2018
Decretos
Decreto 1301 de 1940 reglamentario de la Ley 65 de 1939. Estatuto Orgánico del Catastro.
Decreto 3496 de 1983 reglamentario de la Ley 14 de 1983.
Decreto 1597 de 1985 reglamentario de la ley 14/83.
Decreto 1333 de 1986. Por la cual se expide el Código de régimen municipal.
Decreto 2388 de 1991. Reglamentario de la Ley 14 de 1983 y la Ley 44 de 1990.
Decreto 1320 de 1998 Por el cual se reglamenta la consulta previa con las comunidades
indígenas y negras para la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio.
Decreto 2007 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 7o., 17 y 19 de la
Ley 387 de 1997, en lo relativo a la oportuna atención a la población rural desplazada por la
violencia, en el marco del retorno voluntario a su lugar de origen o de su reasentamiento en
otro lugar y se adoptan medidas tendientes a prevenir esta situación.
Decreto 2181 de 2006 Reglamenta la Ley 388 de 1997.
Decreto 4829 de 2011 por el cual se reglamenta el capítulo 111 del título IV de la Ley 1448 de
2011 en relación con la restitución de tierras.
Resoluciones
Resolución 70 de 2011 reglamentaria del catastro.
Resolución 1055 de 2012 modifico la resolución 70 de 2011.
Resolución 893 número predial nacional
Resolución 1174 de 2016 adiciona el artículo 150 de la Resolución 070 de 2011 y el artículo 1 de
la Resolución 1008 de 2012.
Resolución 1495 de 2016 Requisitos Trámites Catastrales y otros procedimientos administrativos.
Resolución conjunta No. SNR 1732 – IGAC 221 del 18 de mayo de 2018, por la cual establece
los lineamientos y procedimientos implementados para que los propietarios puedan incluir,
corregir, aclarar, actualizar o rectificar las áreas y linderos de los bienes inmuebles.
Resolución 689 de 2017, Por medio de la cual se modifica la Resolución 435 de 2016 que
establece la tabla de rendimientos de la Subdirección de Catastro del IGAC.
Resolución Conjunta No. SNR 5204 – IGAC 479 del 23 de abril de 2019, por el cual se modificaron
parcialmente algunos artículos de la Resolución Conjunta No. SNR 1732 – IGAC 221
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Se utilizarán documentos análogos únicamente en caso de que no se cuente con los
mecanismos operativos que garanticen su digitalización de manera inmediata.
Política de operación de transición: Las fichas análogas en ningún caso se deben llevar a
campo y si es necesaria su consulta se debe llevar a terreno una copia digital. Cualquier
actualización al predio se debe registrar en el sistema a través de un trámite catastral.
Los trámites de autoestimación se deben ejecutar antes de los 30 días calendario posterior a
la fecha de radicación y no se tramitarán las solicitudes que se radiquen posteriores al 30 de
junio del año en curso.
6. DESARROLLO
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RADICACIÓN
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Recibir los
documentos
soporte o
pruebas,
identificando el
tipo de trámite a
efectuar.
© Orientar al usuario sobre su trámite, teniendo
en cuenta el formato Formulario Único de
Solicitud de Trámites Catastrales.
La solicitud del trámite la pueden realizar los
propietarios, poseedores o mediante
autorización escrita otorgada por estos, y
allegando fotocopia de la cédula, según sea
propietario o poseedor, o mediante
apoderado.
La solicitud podrá presentarse en cualquiera de
las sedes del IGAC (DT, UOC o Sede Central),
quienes en razón de la competencia la remitirán
a la dependencia que corresponda. No
obstante, lo anterior, para mayor agilidad del
trámite se recomienda que la solicitud escrita se
presente en la sede con jurisdicción donde se
encuentra ubicado el predio materia de
solicitud.
En caso que la solicitud sea por medio
electrónico, se deberá imprimir y realizar la
radicación correspondiente (SIC o SNC y
Sistema de Correspondencia).
Teniendo en cuenta la normatividad vigente
referente a los Requisitos para trámites
catastrales. Para un trámite de auto estimación,
solo se recibe la solicitud antes del 30 de junio
Para el caso de las Territoriales que operan en
el SIC, solo deberá radicar la solicitud en el
Sistema de Correspondencia vigente,
informando al usuario mediante oficio como
respuesta a su solicitud que para atender su
trámite es necesario aportar los documentos
establecidos en la normatividad vigente.
Para el caso de SNC, se radicará en dicho
sistema y este generará el oficio de
comunicación al usuario solicitando los
documentos faltantes.
La información personal suministrada por el
propietario o su apoderado para adelantar un
trámite o generar productos o servicio catastral
será considerada Propiedad del cliente y su
tratamiento se realizará de acuerdo con los
lineamientos y procedimientos establecidos en
la entidad a través de los diferentes sistemas de
información y se aplicará la política de
protección de datos personales de la entidad.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Radicador Técnico de
Ventanilla - Oficial de
Catastro - Auxiliar
Administrativo
2.
Realizar el análisis
catastral.
Realiza el análisis catastral cotejando los
documentos aportados con la información
inscrita en la base de datos catastral (SIC) o en
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
el Sistema Nacional Catastral como
corresponda.
¿El predio registra radicados pendientes
asociado?
No: el funcionario o contratista debe identificar
la clase de mutación o trámite catastral a
realizar. Continuar con la actividad No 3
Si: Se informa al usuario el estado del mismo y
se da por terminado el proceso de radicación.
Radicador Técnico de
Ventanilla - Oficial de
Catastro - Auxiliar
Administrativo
3.
Verificar los
documentos
requeridos para
atender la
solicitud.
Verifica la completitud de los documentos
requeridos para atender la solicitud.
¿Los documentos se encuentran completos?
Si: continúe con la actividad No 4.
No: Informa al usuario sobre la necesidad de
completar la información previa a la
radicación estableciendo los términos legales
para su entrega.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Radicador Técnico de
Ventanilla - Oficial de
Catastro - Auxiliar
Administrativo
4.
Realizar la
radicación.
Realiza la radicación como corresponda ya
sea en el SIC o en el SNC (donde los
documentos quedan pendientes por
digitalizar), precisando que para el caso de las
Territoriales que operan en el SIC no deben
omitir la radicación en el sistema de
correspondencia vigente; para este caso
continuo con la actividad No 12.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Radicador Técnico de
Ventanilla - Oficial de
Catastro - Auxiliar
Administrativo
5.
Entregar los
documentos al
digitalizador. Entrega los documentos al digitalizador para su
correspondiente escaneo y anexo a la
radicación.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Radicador Técnico de
Ventanilla - Oficial de
Catastro - Auxiliar
Administrativo
6.
Recibir, revisar y
organizar los
documentos
entregados por el
radicador.
© Verificar que se haya escaneado todos los
documentos y que sean legibles.
Dependiendo del volumen de solicitudes diarias
radicadas, los roles de digitalizador y control de
calidad pueden ser ejecutados por el
digitalizador.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
7.
Escanear los
documentos.
Procede al escaneo de los documentos.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
8.
Realizar control
de calidad
Realiza el control de calidad de los
documentos escaneados.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
9.
Realizar ajustes
En caso de que se requiera ajustes los realiza.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
10.
Enviar el archivo
digital de los
documentos
escaneados.
Envía al radicador el archivo digital de los
documentos escaneados.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
11.
Devolver al
radicador los
documentos
análogos. Devuelve al radicador los documentos
análogos entregados por el usuario.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro/
Digitalizador y Control
de calidad: Auxiliar
Administrativo –
Personal de Apoyo
12.
Generar análoga
o digitalmente
(según el sistema
catastral
correspondiente)
la constancia de
radicación
Genera análoga o digitalmente (según el
sistema catastral correspondiente) la
constancia de radicación la cual es
entregada al solicitante.
© En el caso de caída del SNC o fallas en el
sistema de correspondencia, el funcionario o
contratista recibe al usuario la solicitud, revisa
los documentos anexos, toma nota de los
datos personales de notificación (Nombre;
Dirección, ciudad, teléfono, correo
electrónico) y le da el recibido. Una vez se
restablezca el servicio, se debe proceder a
realizar la radicación en el sistema de
correspondencia y en el Sistema Catastral
vigente, la cual debe remitirse vía correo y en
el caso que el ciudadano haya suministrado su
correo electrónico se le deberá enviar el
documento escaneado.
Para el caso de los documentos radicados
como PQRD referentes a la conservación
catastral, al finalizar el día el radicador
entregará a la secretaria de la Dirección
Territorial, el reporte de las radicaciones
recibidas, junto los documentos suministrados
por los usuarios, para que sean asignadas por
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Radicador
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
el Director Territorial.
13.
Entregar o enviar
las solicitudes al
responsable de
conservación de
trámites
catastrales
radicados.
Entrega o envía las solicitudes al responsable
de conservación de trámites catastrales
radicados para que este determine
procedencia y asigne, debe hacerse
diariamente, para el caso del SIC se hará de
manera manual con documentos análogos; y
en el SNC se realizará de manera digital dentro
del sistema o de manera análoga cuando los
documentos se requieren de esa forma.
Para radicar las escrituras provenientes de
registro en el Sistema Nacional catastral debe
seleccionar la opción avisos de registro,
radicando con el oficio de la oficina de
registro el total de escrituras recibidas, y luego
se adicionan tantos trámites de acuerdo a la.
cantidad de escrituras recibidas
Para el caso de la base catastral SIC debe
radicarse en el sistema de correspondencia
vigente el oficio de la oficina de registro y luego
una vez se haya realizado el respectivo estudio se
radican en el sistema catastral los trámites a que
haya lugar.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Radicador
ASIGNACIÓN
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Recibir del
radicador el
reporte de trámites
radicados a la
secretaría de la
Dirección Territorial
al finalizar el día.
(¿Corresponde a una queja?
Si: Continúa con la actividad No 1
No: Continúa con el siguiente condicional)
Recibe la secretaria al finalizar el día los reportes
del radicador los trámites radicados
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
UOC
2.
Verificar que los
documentos se
encuentren
completos.
Verifica que los documentos se encuentren
completos de acuerdo con el reporte.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
UOC
3.
Organizar y
clasificar las
radicaciones.
Organiza y clasifica las radicaciones,
separándolas de acuerdo a la competencia
de cada área.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
UOC
4.
Entregar al
Director Territorial. Entrega al Director Territorial para su
correspondiente revisión y asignación.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 12 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
UOC
5.
Recibir, revisar y
asignar lo
pertinente.
Recibe, revisa y asigna lo pertinent
e al área de conservación.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Director
Territorial –Responsable
UOC
6.
Entregar a la
secretaria de
Dirección. Entrega a la secretaria de Dirección para que
efectúe la respectiva asignación en el sistema
de correspondencia.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Director
Territorial –Responsable
UOC
7.
Recibir el trámite
del director.
Recibe el trámite del director y procede a la
asignación al responsable de conservación en
el Sistema de Correspondencia.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
UOC
8.
Entregar a la
secretaria de
conservación. Entrega a la secretaria de conservación y hace
firmar la planilla de correspondencia.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria Director
Territorial - Secretaria
UOC
9.
Recibir y verificar
los documentos.
Recibe y verifica los documentos tanto en
físicos como en el sistema y firma la planilla de
correspondencia.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación y UOC
10.
Entregar al
responsable de
conservación y de
UOC
Entrega al responsable de conservación y de
UOC.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación y UOC
11.
Revisar y analizar
por parte del
responsable de
conservación o de
UOC cada uno de
los trámites con los
documentos
soporte.
(¿Se cuenta con SIC?
Si: Continúa con la actividad No 11
No: Continúa con la actividad No 19).
El responsable de conservación o de UOC
revisa y analiza cada uno de los trámites con
los documentos soporte. Determina su
procedencia, los clasifica entre trámites de
oficina y de terreno, revisiones de avaluó, auto
estimaciones, propiedades horizontales, por
solicitudes con requisitos incompletos, etc.
© En el alistamiento, debe solicitar al área de
digitalización los ploteos correspondientes a los
predios, para adjuntarlos a la solicitud previa
asignación al ejecutor. Tener en cuenta el
formato de Solicitud de información catastral
análoga.
Una vez radicado en el sistema de
correspondencia se debe radicar en el SIC
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 13 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
asociando el número del radicado CORDIS.
12.
Realizar para los
trámites de terreno
el correspondiente
alistamiento de la
información.
Para los trámites de terreno debe realizar el
correspondiente alistamiento de la información
en cada uno de los trámites, para posterior
asignación al ejecutor
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
13.
Definir por parte
del funcionario o
contratista quien
atenderá el
trámite.
Una vez las solicitudes estén clasificadas y
cuenten con su correspondiente alistamiento,
por cada solicitud se definirá el funcionario o
contratista que atenderá el trámite.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
14.
Proyectar
memorando de
la comisión si es
un trámite de
terreno.
Proyecta memorando de la comisión si es un
trámite de terreno, para aprobación del
Director Territorial, en caso de ser un
funcionario.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
15.
Entregar a la
secretaria de
conservación una
vez definido el
responsable de
cada solicitud.
Una vez definido el responsable de cada
solicitud, se entregan a la secretaria de
conservación, para que sean entregados.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
16.
Recibir y garantizar
que los
documentos a
entregar se
encuentren
completos y
ordenados.
Recibe y garantiza que los documentos a
entregar se encuentren completos y
ordenados.
© La constancia de entrega será a través de la
firma de la planilla o reporte generado por el
sistema.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación Auxiliar
administrativo
17.
Entregar las
solicitudes
asignadas a los
funcionarios o
contratistas.
Entrega las solicitudes asignadas a los
funcionarios o contratistas
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación Auxiliar
administrativo
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 14 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
18.
Efectuar control y
Seguimiento al
cumplimiento de
los tiempos de
respuesta de la
correspondencia.
Efectúa control y Seguimiento al cumplimiento
de los tiempos de respuesta de la
correspondencia.
Continúa con el siguiente condicional
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación Auxiliar
administrativo
19.
Revisar la
documentación
digital por parte
del responsable de
conservación.
El trámite se encuentra en el rol responsable
de conservación, quien revisa la
documentación digital y en el caso de que
exista documentación faltante se le requiere
al usuario mediante un oficio.
© Cuando falta documentación el tramite
pasa a la actividad asignar: solicitar
documentación faltante
Si encuentra inconsistencia en la parte
geográfica, lo remite a depuración gráfica
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
20.
Determinar en el
sistema si acepta
o rechaza el
trámite.
Determina en el sistema si acepta o rechaza el
trámite.
¿El trámite es rechazado?
Si: Continúa con la actividad No 21
No: Continúa con la actividad No 22
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
21.
Emitir mediante el
sistema una
comunicación al
usuario,
justificando la
cancelación de la
radicación.
Mediante el sistema se emite una
comunicación al usuario, justificando la
cancelación de la radicación
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
22.
Reclasificar los
trámites según
corresponda.
Reclasifica los trámites según corresponda.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
23.
Asignar al
ejecutor.
Asigna al ejecutor.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 15 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
24.
Identificar que
requiere visita.
Si es trámite de terreno, identifica que requiere
visita, proyecta comisión y se genera
memorando de comisión para el caso de los
funcionarios.
¿Qué tipo de trámite se debe adelantar?
Si el trámite es de oficina continúa con la
Ejecución.
Si el trámite es de terreno continúa con la
actividad No 25
En caso que el trámite corresponda a una
revisión de avalúo o auto estimación continúe
con el Trámite de revisión de avalúos y auto-
estimación.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro –
Responsable de
Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación.
25.
Aprobar la
comisión o en
caso contrario
devolver para
generar nueva
comisión.
Aprueba comisión o en caso contrario se
devuelve para generar nueva comisión y
continúe con la Ejecución – Trámites de
Terreno
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Director
Territorial
EJECUCIÓN – TRÁMITES DE OFICINA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Recibir el trámite
con los
documentos
soporte.
(¿Se cuenta con SIC?
Si: Continúa con la actividad No 1
No: Continúa con la actividad No 6)
Recibe el trámite con los documentos soporte.
© Verificar que se cuente con los documentos
análogos o digitales que justifiquen la
propiedad.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro -
Ejecutor: Técnico de
avisos-Auxiliar
administrativo
2.
Estudiar los
documentos
asignados. Estudia los documentos asignados ya sea por
solicitud directa del usuario o de la oficina de
Registro
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro -
Ejecutor: Técnico de
avisos-Auxiliar
administrativo
3.
Tramitar las
mutaciones de
oficina. Tramita las mutaciones de oficina actualizando
la ficha predial y grabando los cambios en la
base de datos catastral.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro -
Ejecutor: Técnico de
avisos-Auxiliar
administrativo
4.
Proyectar el
borrador de la
resolución.
Proyecta el borrador de la resolución con los
cambios efectuados, de acuerdo con la
información de los documentos soporte del
trámite.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro -
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 16 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
Ejecutor: Técnico de
avisos-Auxiliar
administrativo
5.
Entregar dicho
borrador al
coordinador. Entrega dicho borrador al coordinador para
control de calidad. Continúa en la actividad 12.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro -
Ejecutor: Técnico de
avisos-Auxiliar
administrativo
6.
Revisar trámite
asignado, con los
documentos
escaneados.
Revisa trámite asignado, con los documentos
escaneados.
© Si encuentra inconsistencia en la parte
geográfica, para el caso de SNC lo remite a
depuración dentro del Sistema Nacional
Catastral
Es necesaria la revisión diaria de la bandeja de
asignación para garantizar los tiempos de
respuesta de los trámites.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
7.
Recibir la
documentación
análoga.
Recibe la documentación análoga si la
hubiese y deja constancia del recibido.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
8.
Analizar el trámite
asignado. Una vez analizados los documentos y el trámite
asignado, si considera no es procedente
realizarlo lo puede devolver al responsable de
conservación, justificando el rechazo del
trámite
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
9.
Aceptar la
asignación. En el caso de aceptar la asignación, modifica
la información Alfanumérica y gráfica (si es el
caso).
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
10.
Proyectar la
resolución. Proyecta la resolución con los cambios de
acuerdo a la información y documentos
resultados del trámite.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
11.
Enviar el trámite y
la resolución
proyectada. Envía el trámite y la resolución proyectada al
coordinador asignado para el control de
calidad.
Dirección Territorial
/ Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor: Técnico
de avisos-Auxiliar
administrativo
12.
Revisar el
trámite.
Revisa el trámite que está pendiente de
aprobación.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 17 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
© Debe revisar la información alfanumérica,
gráfica si es el caso y los documentos soporte
de cambio.
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
13.
Revisar la
Proyección o
borrador de la
resolución.
Revisa la proyección o borrador de la
resolución.
¿La revisión es consistente?
Si: valida la información modificada por el
ejecutor y la envía o entrega al responsable de
conservación continúa con la actividad No 14
No: Continúa con la actividad No 4 o 10 según
sea el caso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Responsable de
Conservación-
Coordinador
14.
Recibir del
coordinador los
trámites
consistentes.
Recibe del coordinador los trámites
consistentes con el control de calidad
ejecutado.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
15.
Revisar la
información
alfanumérica y
graficar.
Revisa la información alfanumérica y gráfica
con los documentos soporte.
¿La revisión es consistente?
Si: valida la información aprueba el trámite y
cruza la Resolución (SIC) o genera la
Resolución (en SNC). Continua con la
actividad N°16
No: Devuelve el trámite al reconocedor o
ejecutor para su corrección. Continúa con la
actividad N° 4 o 10 según el caso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
16.
Comunicar al
solicitante o
afectado, el
contenido de la
resolución que lo
resuelve.
Si el trámite corresponde a los previstos en el
literal A del artículo 20 de la resolución
1055/2012, comunica al solicitante o
afectado, el contenido de la resolución que lo
resuelve.
© Notificaciones: Procede conforme al artículo
20 de la Resolución 1055 de 2012, inciso A (las
que no tienen notificación personal) y B (con
notificación personal).
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación-
Auxiliar
administrativo.
17.
Proceder a
notificar al
solicitante o
interesado, la
resolución que lo
resuelve.
Si el trámite corresponde a los previstos en el
literal B del artículo 20 de la resolución
1055/2012, procederá a notificar al solicitante
o interesado, la resolución que lo resuelve.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación-
Auxiliar
administrativo.
18.
Interponer
recursos.
Si interpone recursos, debe esperar a que se
resuelvan y notificar la resolución que lo
resuelva.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 18 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
Secretaria
Conservación-
Auxiliar
administrativo.
19.
No interponer
recursos
Si no interpone recursos, el acto administrativo
queda en firme, aplica cambios (SNC), y queda
en firme la resolución (SIC) y finaliza el proceso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Secretaria
Conservación-
Auxiliar
administrativo.
EJECUCIÓN – TRÁMITES TERRENO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Revisar el trámite
asignado.
Revisa trámite asignado, verificando la clase
mutación y la completitud de los
documentos para realizar el trámite.
¿Se cuenta con SIC?
Si: Continúa con la actividad No 2
No: Continúa con la actividad No 4
© Verificar la completitud de la información
exigida para el trámite correspondiente, de
acuerdo a la Normatividad vigente referente
a los Requisitos para trámites catastrales.
La ficha análoga solo será de consulta en
oficina, no debe llevarse a campo, se debe
imprimir ficha digital.
En el SNC cuando el trámite se asigna al
ejecutor, en la actividad de alistamiento, el
mismo sistema le permite consultar y generar la
información necesaria del predio (ficha predial
digital y geográfica)
Para el trámite de rectificación de área y
linderos, se debe verificar en terreno el acta de
colindantes aportada por el usuario.
En SNC el coordinador aprueba los trámites
asociados a la radicación.
Diligencia el formato modelo de Informe de
visita.
En la ficha predial o anexo, debe dibujarse a
escala las construcciones en la zona rural
Se debe garantizar que las medidas de las
cotas se ajusten en su sumatoria.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
2.
Solicitar al archivo,
las fichas prediales
necesarias,
Solicita al archivo, las fichas prediales
necesarias, fotografías aéreas etc.
correspondiente a las solicitudes asignadas,
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 19 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
fotografías aéreas
etc.
el cual debe contar con visto bueno del
Coordinador.
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
3.
Alistar información
Alista información
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
4.
Realizar el
correspondiente
análisis catastral.
Realiza el correspondiente análisis catastral
previo a la visita a campo, cotejando los
documentos entregados por el usuario, la
ficha predial y gráfica del predio motivo de
la solicitud.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
5.
Realizar la visita a
terreno.
Realiza la visita a terreno e inicia la inspección
ocular.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
6.
Verificar la
información
relativa a los
aspectos jurídicos
y físicos del predio.
Verifica la información relativa a los aspectos
jurídicos y físicos del predio en compañía del
propietario/poseedor o persona encargada
autorizada por el propietario.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
7.
Calificar las
construcciones
nuevas.
Califica las construcciones nuevas que no
figuran inscritas catastralmente, verifica las
existentes, realiza las mediciones
correspondientes según normatividad
vigente.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
8.
Concluir la labor
de terreno
respecto al trámite
catastral
asignado.
Concluida la labor de terreno respecto al
trámite catastral asignado, elabora el
informe de visita, especificando los resultados
de la verificación y si existen trámites
complementarios o asociados se determina
el orden lógico de su ejecución.
¿Se cuenta con SIC?
Si: Continúa con la actividad No 9
No: Continúa con la actividad No 14
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
9.
Actualizar la ficha
predial en los
aspectos físicos,
jurídicos y
económicos
Actualiza la ficha predial en los aspectos
físicos, jurídicos y económicos
correspondientes, de acuerdo a los
resultados obtenidos en la visita a terreno,
incluyendo el dibujo de las construcciones
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 20 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
correspondientes.
tanto en el área urbana como rural.
Predial u Oficial de
Catastro
10.
Ajustar la
información
gráfica,
actualizando las
cartas catastrales
entregadas.
Ajuste de la información gráfica,
actualizando las cartas catastrales
entregadas durante el alistamiento por el
área de digitalización, en el cual se debe
registrar los cambios encontrados,
incluyendo las construcciones para el área
urbana.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
11.
Grabar en la base
catastral la
información
alfanumérica
modificada.
Graba en la base catastral la información
alfanumérica modificada, de acuerdo al
trámite efectuado.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
12.
Proyectar la
resolución con los
cambios
encontrados.
Proyecta la resolución con los cambios
encontrados, soportados en los documentos
jurídicos y la identificación predial efectuada.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
13.
Entregar al
Coordinador para
el Control de
Calidad con los
documentos
soporte.
Entrega al Coordinador para el Control de
Calidad, de los siguientes documentos:
Expediente de la solicitud, el cual contiene los
documentos aportados por el usuario;
informe de visita de la Identificación predial:
ficha predial actualizada; borrador de carta
catastral debidamente actualizada;
proyección del borrador de la Resolución; y
demás documentos que fueron necesarios
para la ejecución del trámite.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
14.
Cargar al Sistema
Nacional Catastral.
Carga al Sistema Nacional Catastral.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
15.
Ingresar el informe
de la Visita.
Ingresa el informe de la Visita.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
16.
Modificar
información
alfanumérica.
Modifica la información alfanumérica de
acuerdo a los resultados obtenidos en la visita
a terreno.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 21 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
17.
Modificar
información
geográfica.
Modifica la información geográfica, de
acuerdo a los resultados obtenidos en la visita
a terreno.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
18.
Proyectar la
resolución con los
cambios
encontrados.
Proyecta la resolución con los cambios
encontrados, soportados en los documentos
jurídicos y la identificación predial efectuada.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
19.
Enviar al
coordinador para
control de calidad.
Envía al coordinador para control de calidad.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
de Catastro –
Ejecutor -
Reconocedor
Predial u Oficial de
Catastro
20.
Recibir los trámites
realizados por los
reconocedores,
oficiales o
ejecutores.
Recibe los trámites realizados por los
reconocedores, oficiales o ejecutores, con
toda la documentación catastral soporte del
trámite, para su correspondiente control de
calidad.
© El control de calidad en oficina debe
hacerse sobre el 100% de los predios.
La revisión en campo: para predios urbanos, se
debe realizar la verificación sobre el 10% de
estos.
Para predios ubicados en la zona rural se
verifica una muestra representativa.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Responsable
de UOC- Coordinador
Apoyo Responsable de
Conservación-
Coordinador
21.
Hacer el control de
calidad y
seguimiento de los
trámites de terreno
asignados.
Hace el control de calidad y seguimiento de
los trámites de terreno asignados a los
reconocedores, oficiales o ejecutores
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Responsable
de UOC- Coordinador
Apoyo Responsable de
Conservación-
Coordinador
22.
Revisar la
información
alfanumérica y
gráfica.
Revisa que la información alfanumérica y
gráfica, sea consistente con los documentos
soporte y con la proyección de la resolución.
¿La revisión es consistente?
Si: valida la información modificada por el
ejecutor y la envía o entrega al responsable
de conservación continúa con la actividad
No 23
No: Devuelve al reconocedor, oficial de
catastro o ejecutor, con sus correspondientes
observaciones, para su corrección. Continúa
con la actividad No 9 o 14 según el caso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Responsable
de UOC- Coordinador
Apoyo Responsable de
Conservación-
Coordinador
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 22 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
23.
Recibir del
coordinador los
trámites
consistentes.
Recibe del coordinador los trámites
consistentes con el control de calidad
ejecutado.
Área de
Conservación-
Unidad Operativa
de Catastro –
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
24.
Revisar la
información
alfanumérica y
gráfica.
Revisa la información alfanumérica y gráfica
con los documentos soporte.
¿La revisión es consistente?
Si: valida la información aprueba el trámite y
genera la resolución. Continua con la
actividad No 25
No: Devuelve el trámite al reconocedor o
ejecutor para su corrección. Continúa con la
actividad No 9 o 14 según el caso.
Área de
Conservación-
Unidad Operativa
de Catastro –
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
25.
Entregar al
responsable SIG la
carta catastral
ajustada.
Si cuenta con SIC entrega al responsable SIG
la carta catastral ajustada el cual deberá
contener el número de resolución que lo
respalda, para su correspondiente
actualización geográfica.
Área de
Conservación-
Unidad Operativa
de Catastro –
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
26.
Devolver a los
reconocedores u
oficiales de catastro
la ficha predial que
se solicitó.
Si cuenta con SIC devuelve a los
reconocedores u oficiales de catastro la ficha
predial que se solicitó en calidad de préstamo,
para que realicen la devolución
correspondiente al archivo
Área de
Conservación-
Unidad Operativa
de Catastro –
Responsable de
Conservación-
Responsable de
UOC
27.
Realizar la
notificación del
producto.
Realiza la notificación del producto.
© Notificaciones: Procede conforme al artículo
20 de la Resolución 1055 de 2012, inciso A (las
que no tienen notificación personal) y B (con
notificación personal).
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Secretaria
de conservación
Auxiliar administrativa
28.
Comunicar al
solicitante o
afectado, el
contenido de la
resolución que lo
resuelve.
Si el trámite corresponde a los previstos en el
literal A del artículo 20 de la resolución
1055/2012, comunicara al solicitante o
afectado, el contenido de la resolución que
lo resuelve.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Secretaria
de conservación
Auxiliar administrativa
29.
Proceder a notificar
al solicitante o
interesado, la
resolución que lo
resuelve.
Si el trámite corresponde a los previstos en el
literal B del artículo 20 de la resolución
1055/2012, procederá a notificar al solicitante
o interesado, la resolución que lo resuelve.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Secretaria
de conservación
Auxiliar administrativa
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 23 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
30.
Esperar a que se
resuelvan los
recursos.
Si interpone recursos, debe esperar a que se
resuelvan y notificar la resolución que lo (s)
resuelva(n)
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Secretaria
de conservación
Auxiliar administrativa
31.
Al no interponer
recursos, finalizar el
proceso.
Si no interpone recursos, el acto administrativo
queda en firme, aplica cambios (SNC), y
queda en firme la resolución (SIC) y finaliza el
proceso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Secretaria
de conservación
Auxiliar administrativa
TRÁMITE DE REVISIÓN DE AVALÚOS Y AUTO-ESTIMACIÓN
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
1.
Analizar los
documentos
aportados por el
peticionario.
Analiza los documentos aportados por el
peticionario y si lo estima pertinente, propone
al responsable de conservación o de la
Unidad Operativa de Catastro la práctica de
pruebas.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro.
2.
Revisar los
documentos
entregados.
Revisa los documentos entregados
¿Practica pruebas?
Si: Elabora borrador de Auto con las pruebas y
lo somete a revisión del área jurídica. Continúa
en la actividad 5.
No: Se devuelve al ejecutor para que continúe
el trámite. Continúa actividad 3.
© Verifica que los aspectos técnicos sean
procedentes.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Responsable
de conservación o
Unidad Operativa
3.
Elaborar (Si no se
requieren
pruebas) informe
sustentando.
Si no se requieren pruebas, elabora informe
sustentando el concepto por el cual se
resuelve la solicitud de revisión del avalúo.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
4.
Proyectar la
resolución por el
cual se sustenta el
concepto. Proyecta la resolución por el cual se sustenta
el concepto que resuelve la solicitud de
revisión del avalúo
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
5.
Revisar el auto o
resolución.
Revisa el auto o resolución y una vez
aprobado lo remite al responsable de
conservación para firma.
© Verifica pertinencia jurídica
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Abogado
6. Realizar
comunicación al Realiza comunicación al interesado o terceros
(internos o externos) señalando el término en
Dirección Territorial /
Unidad Operativa
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 24 | 35 COPIA NO CONTROLADA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
interesado o
terceros (internos o
externos).
que se ejecutara la prueba y solicita
información complementaria necesaria para
el análisis de proceso de revisión del avalúo.
de Catastro
Responsable de
conservación o
Unidad Operativa
7.
Realiza visita de
inspección al
predio.
Realiza visita de inspección al predio
© Informar los detalles de la visita a través del
formato modelo de Informe de visita y recopila
las pruebas resultantes del proceso de revisión
de avalúos.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
8.
Practicar las
pruebas.
Practica las pruebas y elabora memorando
especificando los resultados de la verificación
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
9.
Comunicar al
coordinador si
establece la
necesidad de
actualizar, corregir
o complementar la
información
registrada.
Si como resultado de la gestión desarrollada,
se establece la necesidad de actualizar,
corregir o complementar la información
registrada en los documentos catastrales,
comunica al coordinador dicha novedad,
adjuntando los documentos o soportes que lo
respalden y solicita aprobación de la
radicación de nuevos tramites asociados.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
10.
Modificar la
información.
Modifica la información Alfa Numérica y
geográfica, si es el caso.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -Ejecutor,
reconocedor predial u
oficial de catastro
11.
Proyectar borrador
de la resolución. Proyecta borrador de la resolución con los
cambios de acuerdo a la información y
documentos soporte.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro -
Ejecutor, reconocedor
predial u oficial de
catastro
12.
Revisar, aprobar o
rechazar la
solicitud de nuevos
trámites
asociados.
Revisa, aprueba o rechaza la solicitud de
nuevos trámites asociados.
© Revisa la información alfanumérica,
documentos soporte de cambio, comparativo
geográfico, proyección o borrador de la
resolución.
La comunicación debe ser a través de un
correo electrónico dirigido al responsable de
conservación de la territorial o de la UOC,
registrando el número de radicado del trámite
y tipo de trámite a cancelar.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Coordinador
13.
Revisar la
proyección o
borrador de la
resolución.
Revisa la proyección o borrador de la
resolución.
¿La información es consistente?
Si: Continúa con la actividad No 23 de la
Ejecución – Trámites de terreno.
No: Continúa con la actividad No 11.
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro Coordinador
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 25 | 35 COPIA NO CONTROLADA
7. FLUJOGRAMA
RADICACIÓN
NO
SI
SI
NO
Radicador: Técnico de Ventanilla -
Oficial de Catastro - Auxiliar
Administrativo
Radicador
Digitalizador y Control de calidad:
Auxiliar Administrativo – Personal
de Apoyo
Radicador: Técnico de Ventanilla -
Oficial de Catastro - Auxiliar
Administrativo
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad Operativa de
Catastro
Recibe los documentos soporte y/o pruebas, identif icando el
tipo de trámite a efectuar.
1
Inicio
¿El predio registra
radicados pendientes asociado?
Para el caso del SNC, entrega los documentos al digitalizador
para su correspondiente escaneo y anexo a la radicación.
Realiza la radicación como corresponda ya sea en el SIC o en
el SNC (donde los documentos quedan pendientes por digitalizar),
precisando que para el caso de las Territoriales que operan en el
SIC no deben omitir la radicación en el sistema de correspondencia vigente; para este caso continuo
con la actividad No12.
4
Realiza el análisis catastral cotejando los documentos
aportados con la información inscrita en la base de datos
catastral (SIC) o en el Sistema Nacional Catastral como
corresponda
2
5
Recibe, revisa y organiza los documentos entregados por el
radicador.
6
14
El funcionario o contratista debe llevar el control diario de los trámites
radicados, los cuales deben clasif icarse por municipio, clase de
mutación o trámite catastral.
Fin
3
Procede al escaneo de los documentos.
7
Realiza el control de calidad de los documentos escaneados.
8
En caso de que se requiera ajustes los realiza.
9
Envía al radicador el archivo digital de los documentos escaneados.
10
Devuelve al radicador los documentos análogos entregados
por el usuario.
11
Genera análoga o digitalmente (según el sistema catastral correspondiente) la
constancia de radicación la cual es entregada al solicitante.
12
Entrega o envía las solicitudes al responsable de conservación de
trámites catastrales radicados para que este determine procedencia y asigne,
13
Una vez identif icada la mutación o trámite catastral, se
verif ica la completitud de los documentos requeridos para
atender la solicitud.
¿Los documentos
se encuentran completos?
Inf orma al usuario los
documentos a
completar y los
plazos.
Fin
Formulario Único de Solicitud de Trámites Catastrales
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 26 | 35 COPIA NO CONTROLADA
ASIGNACIÓN
NO
SI
NO
SI
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Secretaria Director Territorial -
Secretaria UOC
Director Territorial –Responsable
UOC
Secretaria Director Territorial -
Secretaria UOCSecretaria Conservación y UOC
Al f inalizar el día la secretaria de la Dirección Territorial recibe
del radicador el reporte de trámites radicados.
1
Inicio
Verif ica que los documentos se encuentren completos de
acuerdo con el reporte.
2
Organiza y clasif ica las radicaciones, separándolas de
acuerdo la competencia de cada área.
3
Entrega al Director Territorial para su correspondiente
revisión y asignación.
4
Recibe, revisa y asigna lo pertinente al área de
conservación.
5
Entrega a la secretaria de Dirección para que efectúe la respectiva asignación en el
sistema de correspondencia.
6
Recibe el trámite del director y procede a la asignación al
responsable de conservación en el Sistema de Correspondencia.
7
Entrega a la secretaria de conservación y hace f irmar la planilla de correspondencia.
8
Recibe y verif ica los documentos tanto en físicos como en el sistema y f irma la planilla de correspondencia.
9
Entrega al responsable de conservación y de UOC.
10
P/2
¿Corresponde a una queja?
A
¿Se cuenta con SIC?
A
B
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 27 | 35 COPIA NO CONTROLADA
TERRENO
OFICINA
SI
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Responsable de Conservación –
Responsable UOC
Coordinador Apoyo Responsable de
Conservación
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Responsable de Conservación – Responsable
UOC
Coordinador Apoyo Responsable de
Conservación
Dirección Territorial - Unidad Operativa de
Catastro
Dirección Territorial -
Unidad Operativa de
Catastro
Dirección Territorial /
Unidad Operativa de
Catastro – Director
Territorial
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC- Coordinador
Apoyo Responsable de
Conservación- Coordinador
Secretaria Conservación
Auxiliar administrativo
REVISIÓN AVALUO O
AUTOESTIMIACIÓN
P/1
El responsable de conservación o de UOC revisa y analiza cada
uno de los trámites con los documentos soporte, determina
su procedencia, los clasif ica entre trámites de oficina y de terreno, revisiones de avaluó,
autoestimaciones, propiedades horizontales, por solicitudes con
requisitos incompletos, etc
11
Para los trámites de terreno debe realizar el
correspondiente alistamiento de la información en cada uno de los trámites, para posterior
asignación al ejecutor.
12
Una vez las solicitudes estén clasif icadas y cuenten con su correspondiente alistamiento, por cada solicitud se definirá el funcionario o contratista que
atenderá el trámite.
13
Proyecta memorando de la comisión si es un trámite de terreno, para aprobación del
Director Territorial, en caso de ser un funcionario.
14
Recibe y garantiza que los documentos a entregar se encuentren completos y
ordenados
16
Entrega las solicitudes asignadas a los funcionarios o
contratistas.
17
Efectúa control y Seguimiento al cumplimiento de los
tiempos de respuesta de la correspondencia.
Continúa con el siguiente condicional
18
El trámite se encuentra en el rol responsable de conservación, quien revisa la documentación
digital y en el caso de que exista documentación faltante
se le requiere al usuario mediante un oficio.
19
Determina en el sistema si acepta o rechaza el trámite.
20
Mediante el sistema se emite una comunicación al usuario,
justif icando la cancelación de la radicación.
21
Reclasif ica los trámites según corresponda.
22
Asigna al ejecutor.
23
Si es trámite de terreno, identif ica que requiere visita,
proyecta comisión y se genera memorando de
comisión para el caso de los
24
Fin.
Una vez definido el responsable de cada solicitud, se entregan a la secretaria de conservación, para que sean
entregados.
15
Solicitud de información catastral análoga
B
¿El trámite es
rechazado?
C
C
¿Qué tipo de trámite se debe
adelantar?
Aprueba comisión o en caso contrario se
devuelve para generar nueva comisión y
continúe en el numeral 7.4.
25
7.3
7.5
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 28 | 35 COPIA NO CONTROLADA
EJECUCIÓN – TRÁMITES DE OFICINA
NO
SI
NO
SI
NO
SI
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Ejecutor: Técnico de avisos-Auxiliar
administrativo
Ejecutor: Técnico de avisos-Auxiliar
administrativo
Responsable de
Conservación-
Responsable de UOC- Coordinador
Apoyo Responsable de
Conservación- Coordinador
Responsable de Conservación-
Responsable de UOC
Secretaria Conservación-
Auxiliar administrativo.
Inicio
Recibe el trámite con los documentos soporte.
1
Estudia los documentos asignados ya sea por solicitud
directa del usuario o de la oficina de Registro.
2
Tramita las mutaciones de oficina actualizando la f icha
predial y grabando los cambios en la base de datos catastral.
3
Proyecta el borrador de la resolución con los cambios
efectuados, de acuerdo con la información de los documentos
soporte del trámite.
4
Entrega dicho borrador al coordinador para control de
calidad.
5
Revisa trámite asignado, con los documentos escaneados.
.
6
Recibe la documentación análoga si la hubiese y deja
constancia del recibido.
7
Una vez analizados los documentos y el trámite
asignado, si considera no es procedente realizarlo lo puede
devolver al responsable de conservación, justif icando el
rechazo del trámite.
8
En el caso de aceptar la asignación, modif ica la
información Alfanumérica y gráfica (si es el caso).
9
Proyecta la resolución con los cambios de acuerdo a la
información y documentos resultados del trámite.
10
Revisa el trámite que está pendiente de aprobación.
12
Revisa la proyección o borrador de la resolución.
13
Recibe del coordinador los trámites consistentes con el control
de calidad ejecutado.
14
Revisa la información alfanumérica y gráfica con los documentos
soporte.
15
Fin
¿Se cuenta con SIC?
A
B
A
Envía el trámite y la resolución proyectada al coordinador asignado para el control de
calidad.
11
¿La revisión es
consistente?
B
C
C
C
¿La revisión es
consistente?
C
Si el trámite corresponde a los previstos en el literal A del artículo
20 de la resolución 1055/2012, comunica al solicitante o afectado, el contenido de la resolución que
lo resuelve.
16
Si el trámite corresponde a los previstos en el literal B del artículo
20 de la resolución 1055/2012, procederá a notif icar al solicitante o interesado, la resolución que lo
resuelve.
17
Si interpone recursos, debe esperar a que se resuelvan y
notif icar la resolución que lo resuelva.
18
Si no interpone recursos, el acto administrativo queda en f irme,
aplica cambios (SNC), y queda en f irme la resolución (SIC) y f inaliza
el proceso.
19
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 29 | 35 COPIA NO CONTROLADA
EJECUCIÓN – TRÁMITES TERRENO
NO
SI
SI
NO
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Ejecutor - Reconocedor Predial u
Oficial de Catastro.
Ejecutor - Reconocedor Predial u
Oficial de Catastro.
Ejecutor - Reconocedor Predial u
Oficial de Catastro.
Ejecutor - Reconocedor Predial u
Oficial de Catastro.
Revisa trámite asignado, verif icando la clase mutación y la completitud
de los documentos para realizar el trámite..
1
Inicio
Solicita al archivo, las f ichas prediales necesarias, fotografías
aéreas etc. correspondiente a las solicitudes asignadas, el cual debe
contar con visto bueno del Coordinador.
2
Alistar información
3
Realiza el correspondiente análisis catastral previo a la visita a campo,
cotejando los documentos entregados por el usuario, la f icha predial y gráfica del predio motivo
de la solicitud.
4
Realiza la visita a terreno e inicia la inspección ocular.
5
Verif ica la información relativa a los aspectos jurídicos y físicos del
predio en compañía del propietario/poseedor o persona
encargada autorizada por el propietario.
6
Calif ica las construcciones nuevas que no figuran inscritas
catastralmente, verif ica las existentes, realiza las mediciones
correspondientes según normatividad vigente..
7
Concluida la labor de terreno respecto al trámite catastral
asignado, elabora el informe de visita, especif icando los resultados
de la verif icación y si existen trámites complementarios o
asociados se determina el orden lógico de su ejecución..
8
Actualiza la f icha predial en los aspectos físicos, jurídicos y
económicos correspondientes, de acuerdo a los resultados obtenidos en la visita a terreno, incluyendo el dibujo de las construcciones tanto
en el área urbana como rural.
9
Ajustar la información gráfica, actualizando las cartas catastrales
entregadas durante el alistamiento por el área de digitalización, en el cual se debe registrar los cambios
encontrados, incluyendo las
construcciones para el área urbana.
10
Graba en la base catastral la información alfanumérica
modificada, de acuerdo al trámite efectuado.
11
Proyecta la resolución con los cambios encontrados, soportados
en los documentos jurídicos y la identif icación predial efectuada.
12
Entrega al Coordinador para el Control de Calidad, de los
siguientes documentos: Expediente de la solicitud, el cual contiene los
documentos aportados por el usuario; informe de visita de la
Identif icación predial: f icha predial actualizada; borrador de carta
catastral debidamente actualizada; proyección del borrador de la
Resolución; y demás documentos que fueron necesarios para la
ejecución del trámite.
13
Carga al Sistema Nacional Catastral.
14
Ingresa el informe de la Visita.
15
Modificar información alfanumérica de acuerdo a los resultados
obtenidos en la visita a terreno.
16
P/2
¿Se cuenta con SIC?
A
A
¿Se cuenta con SIC?
B
Informe de visita
Modif icar información geográfica, de acuerdo a los resultados obtenidos
en la visita a terreno.
17
Proyecta la resolución con los cambios encontrados, soportados
en los documentos jurídicos y la identif icación predial efectuada..
18
Envía al coordinador para control de calidad.
19
BC
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 30 | 35 COPIA NO CONTROLADA
NO
SI
NO
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo Responsable
de Conservación-Coordinador
Responsable de Conservación-
Responsable de UOC-
Coordinador Apoyo
Secretaria de conservación Auxiliar
administrativa
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
P/1
Recibe los trámites realizados por los reconocedores, oficiales
o ejecutores, con toda la documentación catastral
soporte del trámite, para su correspondiente control de
calidad
20
Hace el control de calidad y seguimiento de los trámites de
terreno asignados a los reconocedores, oficiales o
ejecutores.
21
Revisa que la información alfanumérica y gráfica, sea
consistente con los documentos soporte y con la proyección de la
resolución.
22
Recibe del coordinador los trámites consistentes con el control de
calidad ejecutado.
23
Revisa la información alfanumérica y gráfica con los documentos
soporte.
24
Si la revisión no es consistente, devuelve el trámite al reconocedor o
ejecutor para su corrección.
25
Si cuenta con SIC devuelve a los reconocedores u oficiales de
catastro la f icha predial que se solicitó en calidad de préstamo, para que realicen la devolución
correspondiente al archivo
26
Realiza la notif icación del producto
27
Si el trámite corresponde a los previstos en el literal A del artículo
20 de la resolución 1055/2012, comunicara al solicitante o afectado, el contenido de la resolución que lo
resuelve.
28
Si el trámite corresponde a los previstos en el literal B del artículo
20 de la resolución 1055/2012, procederá a notif icar al solicitante o
interesado, la resolución que lo resuelve.
29
Si interpone recursos, debe esperar a que se resuelvan y notif icar la
resolución que lo (s) resuelva(n)
30
¿La revisión es
consistente?
B-C
¿La revisión es
consistente?
B-C
Si no interpone recursos, el acto administrativo queda en firme,
aplica cambios (SNC), y queda en f irme la resolución (SIC) y f inaliza el
proceso.
31
Fin
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 31 | 35 COPIA NO CONTROLADA
REVISIÓN DE AVALÚOS Y AUTO-ESTIMACIÓN
SI
NO
Ejecutor, reconocedor predial u
oficial de catastro
Responsable de conservación o
Unidad Operativa
Ejecutor, reconocedor predial u
oficial de catastro Abogado
Responsable de conservación o
Unidad Operativa
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial - Unidad
Operativa de Catastro
Inicio
Analiza los documentos aportados por el peticionario y si lo estima
pertinente, propone al responsable de conservación o de la Unidad
Operativa de Catastro la práctica de pruebas
1
Revisa los documentos entregados
2
Si no se requieren pruebas, elabora informe sustentando el concepto por
el cual se resuelve la solicitud de revisión del avalúo
3
Revisa el auto o resolución y una vez aprobado lo remite al
responsable de conservación para f irma.
5
Realiza comunicación al interesado o terceros (internos o externos)
señalando el término en que se ejecutara la prueba y solicita información complementaria necesaria para el análisis de
proceso de revisión del avalúo.
6
¿Practica pruebas?
A
Proyectar la resolución por el cual se sustenta el concepto que
resuelve la solicitud de revisión del avalúo
4
P/2
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 32 | 35 COPIA NO CONTROLADA
NO
Ejecutor, reconocedor predial u
oficial de catastroCoordinador
Dirección Territorial/ Unidad
Operativa de Catastro
Dirección Territorial/ Unidad
Operativa de Catastro
Realiza visita de inspección al predio
7
Revisa, aprueba o rechaza la solicitud nuevos trámites
asociados.
12
Practica las pruebas y elabora memorando especif icando los
resultados de la verif icación
8
Revisar la proyección o borrador de la resolución.
13
Modifica la información Alfa Numérica y geográfica, si es el
caso.
10
P/1
Si como resultado de la gestión desarrollada, se establece la
necesidad de actualizar, corregir o complementar la información registrada en los documentos
catastrales, comunica al
coordinador dicha novedad, adjuntando los documentos o
soportes que lo respalden y solicita aprobación de la radicación de
nuevos tramites asociados.
9
Informe de visita
Proyectar borrador de la resolución con los cambios de acuerdo a la
información y documentos soporte.
11
¿La información
es consistente?
B
B
7.4 - 24
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 33 | 35 COPIA NO CONTROLADA
8. FORMATOS ASOCIADOS
Solicitud de Información Catastral análoga
Formulario Único de Solicitud de Trámites Catastrales
Informe de visita
Resolución de Conservación (sistema)
Carta Catastral Urbana (análoga)
REPORTES
° Radicación y control de mutaciones (consultas y listados del radicador)
- Consecutivos: número radicador, número predial, número de resolución, número de escritura,
fechas de presentación.
- Fechas: informe diario, de radicación, de clasificación, de asignación, de des asignación, de
trabajo, de resolución, de anulación.
- Funcionario (por cédula): de quien radica, de quien clasifica, de quien asigna, del desasignado,
de quien tramita, de quien anula.
- Tramitadas: mutaciones tramitadas, tramitadas en terreno, tramitadas en oficina, tramitadas de
autoavalúo, tramitadas de solicitudes de revisión.
- No tramitadas: mutaciones no tramitadas, no tramitadas en terreno, no tramitadas en oficina,
no tramitadas de autoavalúos, no tramitadas de solicitudes de revisión, no tramitadas
especiales.
- Clase de mutación
- Tipo de mutación
- Asignadas
- No asignadas
- No asignaciones / trámites (para consulta)
- Procedencia
- Lugar de trámite
- Predios omitidos
- Autoavalúos
- Solicitud de revisión
- Recurso de apelación
- Sentencia judicial
- Englobes / desenglobes
- Construcción / terreno
- Otros documentos
- Informe diario de mutaciones (para consulta)
- Radicaciones que provienen de anuladas (para consulta)
° Informes departamentales
- Estadísticas del radicador: movimiento, tipo, funcionario, procedencia, por número predial,
gestión.
- Informes detallados: radicado, asignado, tramitado, no tramitado, anuladas, solicitudes de
revisión (más de 15 días sin tramitar, radicadas durante el mes, tramitadas durante el mes,
recibidas en los últimos 15 días, saldos sin tramitar), no tramitadas oficina > 3 días, no
tramitadas terreno > 30 días.
° Auditoría de Resoluciones: permite hacer un control de las resoluciones generadas en la
aplicación
Número de resolución
General de resoluciones
Predios con cambios en terreno – construcción – avalúo
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 34 | 35 COPIA NO CONTROLADA
Predios con más de una mutación
Predios con un porcentaje de cambio establecido
Cancelación menor que la inscripción
Cancelación mayor que la inscripción
Cancelación igual que la inscripción
Cancelaciones definitivas
Inscripciones
° Estadísticas prediales (menú de Conservación)
Carga y lista estadísticas por rangos
Carga masiva estadísticas por rangos
Carga y lista estadísticas tipo de avalúo
Carga masiva estadísticas tipo de avalúo
Departamental por rangos
Departamental tipo de avalúo
Departamental propietarios sin cédula
Propietarios con / sin cédula
Globales departamentales
Matrícula - mejora departamental
Destino – tipificación (estrato)
Estrato, destino, zonas homogéneas física, zona homogénea geoeconómica
Poseedores departamentales
Estadísticas rango por municipio
Estadísticas masivas por rangos
Estadísticas tipo de avalúo municipal
° Estadísticas masiva tipo de avalúo
Nacional por rango
Nacional por tipo de avalúo
Especiales por avalúo
Especiales por área
Manzana sector
Propiedad horizontal
Predios del estado departamental
Predios sin matrícula a nivel departamental
Inconsistencia matrícula inmobiliaria
Inconsistencia dirección
Total manzanas por sector
° Reportes adicionales para el manejo de inconsistencias
Faltante zonas – propietarios
Faltante unitarios – zonas
Faltante propietarios – unitarios
Corrige total propietarios y registró 2
Predios repetidos
Propietarios número de orden errado
Predios inconsistentes R1
Predios inconsistentes R1 vs. R2
Inconsistencias en R2
Inconsistencias cédula vs. Nombre
Inconsistencias nombre vs. Cédula
CONSERVACIÓN CATASTRAL
Código: PC-GCT-01
Versión: 1
Fecha:
Diciembre - 2019
Página 35 | 35 COPIA NO CONTROLADA
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
12/2019
Se adopta como versión 1 debido a cambios en la Plataforma Estratégica (actualización
del mapa de procesos), nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y
derogación de documentos del SGI tales como: cambios de tipos documentales y
nueva codificación por procesos. Emisión Inicial Oficial.
1 Se elimina la Instrucción administrativa conjunta 01-11 del 20 de mayo de 2010 y en su
reemplazo se incorpora la Resolución conjunta 1732 de 2018 y se incorpora la Resolución
689 de 2017, Por medio de la cual se modifica la Resolución 435 de 2016 que establece
la tabla de rendimientos de la Subdirección de Catastro del IGAC.
Se actualiza el formato Único de solicitud de trámites catastrales y los formatos Solicitud
de Información Catastral análoga e Informe de visita se ajustan solo en temas de
estructura documental.
05/2017
Encabezado: Se ajusta el nombre del GIT Información y Análisis Catastral por
Conservación Catastral y se ajusta el código del documento Antes P50800-02 a P51600-
01 de acuerdo con la estructura vigente de la Subdirección de Catastro.
1
Numeral 3: Se realiza la modificación de las responsabilidades y se complementan de
acuerdo a la normatividad legal vigente,
Numeral 4: Se organiza y se incluyen las definiciones de producto no conforme,
propiedad del cliente, entre otros.
Numeral 5.1: Se actualiza normas legales agregando la Resolución 70 de 2011 “Por la
cual se reglamenta técnicamente la formación catastral, la actualización de la
formación catastral y la conservación catastral” y las que la modifican.
Numeral 5.3: Se ajustan algunas normas de procedimiento.
Se incluye el formato Formulario Único de Solicitud de Trámites Catastrales y el formato
modelo de Informe de visita
Se ajustan los reportes y relación de registros
Numeral 7: Se ajustan las actividades vinculando la operación en el Sistema Nacional
Catastral y vinculando los procedimientos a realizar para la entrega completa de los
productos al usuario
Anexo: Se incluye el Anexo 2. Matriz de caracterización del Producto y/o servicio no
conforme
Elaboró y/o Actualizó: Revisó Técnicamente: Revisó
Metodológicamente: Aprobó:
Nombre:
William Rozo
Cargo:
Profesional
Universitario
Firma:
____________________
Nombre:
Ana Victoria Rincón
Martínez
Cargo:
Coordinadora GIT
Gestión Catastral
Firma:
____________________
Nombre:
Karen Lorena Cañizales
Cargo:
Profesional Especializado
Firma:
____________________
Nombre:
Diana Carolina Oviedo
León
Cargo:
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Firma:
____________________
Nombre:
Martha Liliana Nieto
Cargo:
Profesional
Especializado
Firma:
____________________