正確辦理採購作業

日期：105年3月18日10:00-12:00

地點：人文講堂

主辦：總務處

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ISO50001能源管理系統 耗能設備採購篇

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什麼是「耗能設備」？

一、以消耗能源(電、水、天然氣、燃料油等)來產

生動能或熱能的設備，稱為耗能設備。

二、例如：冷氣、電腦、冰箱、影印機、熱泵、熱

水鍋爐、儀器設備。

三、本校以耗用「電能」的設備最多。三、

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採購耗能設備，需會辦事營組

一、協助單位事先做空間電力評估，提供適當的用

電安全建議。

二、提供設備廠牌信譽、能源使用效

率資訊。

三、提供設備用電採購規範(規格)建

議。

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耗能設備的採購準則

能源 管理

使用

採購 維護

廢棄

選擇較省能的設備

當用則用，當省則省

落實定期維護保養，提高效能

汰舊換新，減少不必要的浪費 5

有獎徵答一： 請問下面這張宣導圖，錯了嗎？

解答： 每一個標章都有它專屬的含意，「節能標章」應該用來宣導「省電」小撇步比較恰當哦～ 6

消費看標章

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採購時認明三個重要的標章：

環保標章

節能標章

省水標章

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有獎徵答二： 你選擇那一台？why…？

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採購時注意「能源效率分級」

以「溫度計」象徵能源效率等

級，下方為地球，愈接近地球

的能源效率等級，代表愈節能，

地球的傷害愈小，排放的二氧

化碳愈少，對環境愈友善。

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事營組的貼心您注意到了嗎？

每年10月會通知各單位進行能源審查，更新能源設備資料。立即更新能源審查資料，在此提醒大家：設備購入後立即更新，屆時輕鬆交資料！

經評估購入設備後電力不足者 ，採購案一定要包含電源新增設置，施工時要遵守施工規範！

1.提醒大家要填寫安環室的承攬 管理作業表」，善盡現場管理之責。

2.施工前「一定要」通知事營組 的大哥。

工程都是施工完畢後才跑採購程多，事營組只能協助確認施工品質，若品質有問題會提醒單位不要驗收。

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採購階段

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工欲善其事、必先利其器

它是好用的工具。

跟著採購自我檢核表逐

項檢核，減少錯誤的發生。

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1.單位有無採購類似標的之前例？

採購經驗如有未符合預期需求情形，辦理本次採

購時應檢討改進。

2.是否檢核採購數量(含後續擴充)及計畫配置地點

之妥適性？

3.有無考量未來數年之維護、營運服務經費是否檢

核使用年限與採購經費之經濟效益？

4.是否檢核採購經費編列之合理性？

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採購單位辦理採購自我檢核表

5.確認採購所需之規格、交貨條件、付款條件及其

他履約必要條件。

6.是否符合申辦限制性招標？

符合者需就個案敘明不採公告方式辦理及邀請指

定廠商比價或議價之適當理由，填報限制性招標

申請單，報請校長核准者，得採限制性招標。

7.是否上網公開取得廠商報價？

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採購單位辦理採購自我檢核表

8.依「採購作業」取得廠商報價單？

A.5萬元以下及100萬元以上：一家廠商報價單。

B.5萬元~未達100萬元：三家廠商報價單。

9.審核廠商報價單之採購物品名稱、規格、數量、

日期、有效期限是否正確？

10. 審核廠商報價單上是否有公司印章或報價章及

聯絡資訊？

11. 審核不同廠商報價文件格式、內容是否可看出

為同一人或同一廠商繕寫或出具？

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採購單位辦理採購自我檢核表

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採購單位辦理採購自我檢核表

12. 是否審核報價廠商資格？廠商資格查詢網址如

下：

http://gcis.nat.gov.tw/mainNew/

http://www.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1

二者交叉比對。

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採購單位辦理採購自我檢核表

冷卻水塔工程採購案，廠商營業項目不符

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採購單位辦理採購自我檢核表

20 公司名稱不同，負責人相同。

採購單位辦理採購自我檢核表

13. 填具採購申請單或費用支出申請單，並依各採2

購總金額規定檢附相關文件。

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採購單位辦理採購自我檢核表

採購金額 估價單 合約書草

約 採購規範

表 商情分析

表 底價單

投標

須知 審核

權限

5萬以下 1 會計

主任

5萬-未達30萬 3 總務長

30萬-未達50萬 3 總務長

50萬-未達100萬 3 主任

秘書

100萬以上 1 校長

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採購單位辦理採購自我檢核表

14.申請單是否經申請（使用）人及單位主管確認簽章

，並填寫日期？

15.依採購案類別應會簽圖資中心、安環室或總務處事

營組，是否已會簽？

會簽單位 採購項目

電算中心 電腦主機、筆記型電腦、平板電腦、伺服器、單槍投影機、網路佈線工程、系統建置、軟體

事務組 門禁系統、視訊及監視系統、無線麥克風系統、窗簾

營繕組 視聽系統、土建工程、隔間工程、機電工程、消防設備、冷氣設備

安環室 勞工安全衛生法列管之危險性機械設備及輻射相關設備

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履約階段

採購規範表規格與簽訂合約書時之規格不同

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16.廠商交貨期間，若設備規格、履約期限及金額…等 變更時，是否提出變更相關資料(含優規證明文件)，申請變更合約要項？

驗收 複驗權限－依採購總價

金額

複驗紀錄欄

2 萬元（專案 1

萬元）-30 萬 30 萬-50 萬 50 萬-100 萬 100 萬以上

保管組承辦人

保管組組長

總務長

會計室(監驗)

校長

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初驗記錄單：填寫原則如下

1.因單位未按期間內完成驗收程序。

2.廠商交貨物品有問題或缺件。

3.未提供實驗儀器實驗數據。

4.辦理分次驗收。

5. 其他特殊情形。

以上請填寫初驗記錄留下資料，切記

請廠商簽名並請廠商限期改善。

驗收 送貨後7個工作日內單位完成初驗

交貨日期：同出貨單簽收日期。

初驗完成日：單位驗收當日。

履約期限：議價時約定之日期。

品質認定人：會簽單位用印。

用印欄位：簽章務必押上日期 。

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保管組7個工作日內進行複驗

*複驗當日單位備妥下列文件查核：

1.說明書﹙中文說明書 ﹚。

2.授權書﹙系統、軟體﹚。

3.設備出廠證明﹙產品出產序號﹚。

4.保固書﹙詳載保固日期﹚。

5.測試報告紀錄。

初驗後7個工作日內送保管組

1. 驗收申請單及採購申請單。

2. 發票：送貨日至初驗完成日期間。

3. 合約書﹙30萬以上﹚。

4. 出貨單。

5. 測試報告紀錄。

驗收

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初驗紀錄單

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驗收單錯誤態樣一

交貨日期填寫錯誤：

因系統點單時會自動帶出交貨日

期（點單當日），若與廠商出貨

單簽收日期不符，可自行於系統

上修改為正確交貨日期。

若手動修改日期，請務必蓋章。

合約履約期限務必填寫並請依合

約或議價紀錄之履約期限填寫。

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驗收單錯誤態樣二

客製化商品請填寫『訂製品』

品質認定人請會簽相關單位

用印欄位請填寫日期

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注意事項 1. 各項設備請務必拆封確實測試各項功能是否完善；複驗時，若設備未拆封及測

試，將另擇期驗收並將呈報總務長，適時再辦理教育訓練。

2. 各計畫案所購置之財產，請務必注意最後驗收核銷期限。

3. 訂有合約者請確認是否如期交貨，如逾期，請通知總務處辦理罰違約金事宜；

此外合約已註記需完成教育訓練才付款，單位初驗也應確認是否完成教育訓練

再送單。

4.電腦、螢幕、筆電、印表機及影印機須貼上尊重智慧財產權的貼紙，缺貼紙請

隨時來保管組領取。

5.各單位所有之儀器設備敬請妥善管理與運用，初驗時須附上測試報告紀錄及使

用紀錄（請確實填寫並以每項設備個別使用記錄為原則），尤以教育部整體發

展經費所購置之儀器設備，請務必覓妥適當位置擺設，勿有裝箱閒置之情況，

另若存置地點異動時務必上系統更正。

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儀器使用紀錄範例 使用記錄表單，可依各單位管理實際需求設計，但下列規定之內容，務必呈現於表單內，並放置於儀器週邊，以利使用者填寫。

儀器名稱 財產編號 負責（保管）人 聯絡分機 使用日期/時間 使用者 使用事由

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付款階段

付款-付款期程

付款方式 付款日期

（例假日順延） 領取方式

匯款轉帳

(一般)

每月 15、30 網銀預約付款

（實際付款日為次月 14

日，國科會計畫為即期）

直接匯入廠商金融帳戶，銀行

於預約付款及付款時以 e-mail

通知。

（廠商扣手續費 30 元，醫院、

學校、公家機關不扣手續）

支票

(退匯重開等

特殊狀況)

每月 15 日寄發（付款日為

次月 14 日，國科會計畫為

即期）

以掛號方式郵寄

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付款-廠商資料建檔

◎新合作廠商及舊有合作廠商未提供帳戶者

應提供： 1.廠商匯款同意書2.戶名為公司之

【存褶影本】

◎廠商匯款同意書下載路逕：總務處出納組→表單下載 →廠商匯款同意書

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付款-帳號錯誤態樣

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付款-帳號錯誤重新付款

◎帳戶錯誤重新付款：付款銀行通知退匯， 帳款將重新送至會計室改以支票方式支付 寄發，付款時程將會延後；需再請廠商提 供【廠商匯款同意書】、【存褶影本】 重新修正資料。

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付款-帳款查詢

帳款查詢： ◎廠商帳款查詢請至：弘光首頁→校友來賓→整合資訊統(舊)→訪客→行政-付款明細查詢。(須事先與出納組連絡索取密碼)

◎ 校內查詢(限申請人或受款人本人)：弘光首頁→校務資訊→校務資訊系統(舊) →全校共用系統→付款明細查詢。

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付款-統一發票注意事項

品項繁多不敷書寫時，需另附購買明細

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付款-統一發票注意事項

記得要蓋騎縫章

背面明細不應有「估價單」

等文字

金額要等於發票正面的金額

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付款-統一發票注意事項

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付款-統一發票注意事項

一般收據 買受人：

弘光科技大學

詳細品名 餐費：附上用餐人員名單

數字與大寫

金額相等，

且大寫金額不能塗改

發票日期

是否填具

此欄位是給廠商填統編

非填56503102

蓋有發票章及負責人章

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