centro comprensivo de cancer de la upr - … de reglamentos memorandos... · posteo en el sistema...
TRANSCRIPT
Centro
Com
prensivode
Cancer
dela
UPR
PO
LIT
ICA
DE
CO
NT
AB
ILID
AD
I.IN
TR
OD
UC
CIO
N
ElSistem
aC
ontableutilizado
esel
sistema
deM
AS
200.Este
permite
quelas
transaccionesfinancieras
sepuedan
registrarde
forma
rápiday
correcta,el
mism
o
estacom
puestospor
módulos
ycada
módulo
contieneuna
manual
delusuario
el
cualcontiene
losprocedirnientos
einstrucciones
necesariospara
laoperación
del
Módulo.
Estecontiene
lasfunciones
necesariaspara
elcontrol
yel
registrode
los
gastosa
travésde
lasO
rdenesde
Com
pra,C
omprobantes
deD
esembolsos
e
Impresión
deC
heques.Las
entradascontables
generadaspor
dichosdocum
entos
seregistrarán
enel
Módulo
deC
ontabilidad.Esto
incluyelas
siguientesfunciones:
Impresión
decheques,
cálculode
deducciones,contabilización
delos
gastos,
generaciónde
pagose
informes
paralos
distintosdepartam
entosyb
proveedores
deservicios
relacionadoscon
elem
pleado.E
nlazacon
elM
ódulode
Contabilidad
parael
registroautom
áticode
lasentradas
contables.
Lacontabilidad
setrabaja
teniendoen
cuenta:
Fondos:
Suma
dedinero
uotros
recursos,separados
conel
propósitode
lievara
cabouna
actividadespecifica
olograr
objetivosde
acuerdocon
leyes,reglam
entos,
restriccioneso
limitaciones
especialesy
queconstituyen
unaentidad
fiscaly
de
contabilidadindependiente.
Hay
doscategorfas
defondos:
Restrictos
yno-
Poilticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
aU
PR
restrictos.Los
fondosrestrictos
sonaquellos
quesolo
puedengastarse
en
actividadesacordes
alos
términos
deldonante.
Enel
departamento
definanzas
se
tienenform
aspara
Iautilización
deluso
defondos,
además
deuna
reconciliación
separaday
detalladapor
fondos,cada
fondotiene
unaasignación
decuenta
por
departamento
oactividad
enel
sistema
dem
aneraque
garanticenque
losfondos
seusan
deform
aconsistentes
conios
requisitosde
Iaorganización
queprovee
los
fondos.Los
no-restrictosson
recursosque
estánbajo
elcontrol
directosde
la
administración
ypueden
usarsea
sudiscreción
paraapoyar
cualquieractividad
quese
justifiquede
acuerdoa
normas
yreglam
entosde
laentidad.
Losgastos
que
sevinculan
conIa
fuenteespecffica
queotorga
losfondos,
secargan
directamente
asu
fondocorrespondiente.
Cuando
lodispone
unapropuesta
sedistribuye
los
costosy
gastosen
proporcióna
ladonación
recibida.
Lasdistintas
organizacionesque
sonfuentes
defondos
puedenoperar
enun
ciclo
quedifiera
delaño
fiscal.En
loscasos
enlos
quelas
fechasde
losinform
esde
Ia
entidadque
proveede
fondossea
diferentea
Iafecha
deinform
esdel
programa,
ajustesy
oprorrateos
sehacen
parareflejar
estasdiferencias.
Sinem
bargo,no
afectala
integridaddel
sistema
decontabilidad.
Laentidad
puedetener
variostipos
defondos
como
loson:
1.Fondos
Gubernam
entales-
Estosson
fondosa
travésde
loscuales
Iagran
rnayorIade
lasfunciones
tIpicasde
gobiernoson
financiadas.El
enfoquese
basaen
ladeterm
inaciónde
Iaposición
ycam
biosfinancieros,
envez
dela
Potiticade
Contabitidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
aU
PR
determinación
deingresos.
Estacategorla
incluyelos
fondosde
Iaasignación
deLa
LeynLim
.230
delFondo
Generaly
secom
ponede
aqueflosingresos
que
danbase
paraIa
preparacióndel
presupuestooperacional.
Seutiliza
para
contabilizartodos
losrecursos
financieros,excepto
aquellosfondos
especiales.
2.Fondo
deIngresos
Especiales
-Se
utilizanpara
contabilizarel
productode
fuentesespecIficas
deingresos,
loscuales
sonlegalm
enterestringidos
para
gastarseen
unpropósito
especIfico.D
entrode
estostipos
defondos
se
incluyenlos
FondosFederales
ylas
Resoluciones
Conjuntas
dela
Legislatura,
entreotros.
Lassiguientes
seccionesdescriben
lasprincipales
polIticasque
seutilizarán
para
propósitoscontables.
I.D
eclaraciónde
Principio
Un
sistema
decontabilidad
degobierno
debepresentar
Iaposición
financieray
los
resultadosde
lasoperaciones
delos
fondosy
gruposde
cuentasde
launidad
gubernamental
deform
acom
pletaen
acuerdocon
losPrincipios
deC
ontabilidad
Generalm
enteA
ceptados(G
AA
P).Este
debeproveer
paracum
plircon
las
provisioneslegales
ycontractuales
deinform
estanto
enterm
inologla,estructura
defondos
yprocedim
ientos.Los
Principiosde
Contabilidad
Generalm
ente
Aceptados
sonnorm
asy
procedimientos
mm
nimos
aplicadosa
Iacontabilidad
ya
losinform
esfinancieros.
Al
aplicarestos
principiosa
iosgobiernos
estatalesy
localesse
aseguraque
ambos
tendránlos
mism
ostipos
deestados
financierosy
Poiltica
deC
ontabilidad/
Centro
Com
prensivode
Cancer
deIa
UPR
divulgacionespara
lasm
ismas
categorfas,tipos
defondos
ygrupos
decuentas,
basadoen
elm
ismo
criteriode
medida
yclasificación.
Estoes
esencialpara
asegurarun
gradode
compatibilidad
entrelos
informes
financierosde
lasunidades
gubernamentales
estatalesy
locales.
II.A
cumulación
vsA
cumulación
Modificada
ElM
étodode
Contabilidad
Acum
ulada(A
ccrualB
asis)es
elm
étodom
áscom
pleto
yrecom
endadotanto
paraIa
empresa
privadacom
opara
elgobierno.
Contrario
al
Método
deEfectivo
(Cash
Basis),
queregistra
lastransacciones
cuandose
recibeel
efectivoy
cuandose
desembolsa,
elM
étodode
Acum
ulaciónse
basaen
elregistro
desus
transaccionesy
enla
anticipaciónde
loseventos.
Estem
étodohace
quelas
transaccionessean
más
precisas,com
pletasy
comparables
mejorando
asIlos
libros
yregistros.
Existeuna
variacióndel
Método
deA
curnulaciónIlam
ado:
Acum
ulaciónM
odificada(M
odifiedA
ccrualB
asis).Se
diferenciade
esteültim
oen
queel
método
deA
cumulación
Modificada
reconocelas
transaccionescuando
son
medibles
yestén
disponiblespara
financiargastos
delperiodo
fiscal.Esto
significa
queson
cobrablesdentro
delperfodo
corrienteo
losuficientem
entepronto
para
utilizarsepara
elpago
delas
obligacionesen
elperiodo
corriente.Los
gastosse
reconocenen
elperfodo
enque
seincurre
Iaobligacion.
Losingresos
debenser
reconocidoscuando
seanm
ediblesy
losgastos
deben
reconocerseen
elperfodo
incurridosi
esm
edible.T
ransferenciasdeben
reconocerseen
elperfodo
contableen
elcual
lacuenta
acobrar
entrefondos
yla
cuentaa
pagarentre
fondosocurra.
Poilticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
IaU
PR
III.C
ontrolInterno
Secuentan
concontroles
internosque
permiten
salvaguardarlos
activosde
la
entidad,cotejar
Iaprecision
yconfiabilidad
delos
datoscontables,
promover
el
cumplim
ientocon
lasnorm
asy
procedimientos
yla
eficienciaoperacional.
Com
oparte
delos
controlesinternos:
1.T
odopago
deberealizarse
conun
cheque,depósito
directo,tarjeta
decrédito
corporativa-con
excepciOn
delos
pagosde
“pettycash”o
cajam
enuda.T
odos
lospagos
debenhacerse
concheques
prenum
erado.Se
requierendos
firmas
en
todocheque
yningün
chequedebe
hacersea!
portadoro
efectivo.(E
xiste
poilticapara
eluso
detarjeta
decrédito).
2.Fondo
deC
ajaM
enudade
cantidadfija
—Se
estableciOun
fondocaja
menuda
bajola
responsabilidadde
unsolo
custodio.Este
fondose
utilizarapara
pagos
nominales
queno
seanpor
cheque.Esta
estáestablecida
po
runa
cantidadfija
yse
reembolsaran
periOdicam
entepara
elevarIa
cantidadde
fondosa
Ia
cantidadde
fondosa
IaautorizaciO
ninicial.
Todo
comprobante
depago
de
pettycash
debeestar
enumerado
enserie.
Serequerirán
firmas
delbeneficiario
yde
Iapersona
autorizadaen
dichocom
probante.U
navez
elfondo
seagote
se
preparauna
reconciliacióntotal
yIa
mism
adebe
contenerla
firma
deIa
personacustodia
yde
laoficial
dedesem
bolsos.(V
erPoiltica
deC
ajaM
enuda)
3.R
egistrode
Efectivo(D
ailyC
ashR
egister)—
PoIItca
deC
ontabilidad/
Centro
Com
prensivode
Cancer
deIa
UPR
a.Los
fondosrecibidos
porcorreo
debenregistrarse
inmediatam
entede
forma
individualen
Iabitácora
deefectivo
alrecibirse
enla
correspondencia.
b.lJna
vezregistrados
seprepara
unahoja
dedepósito
yse
envIaal
banco,
lahoja
bancariade
depósitose
archivacon
copiadel
chequeen
lacarpeta
deregistro
deefectivos
yotra
copiaes
entregadaa
contabilidadpara
sus
reconciliacionesbancarias.
4.R
econciliacionesB
ancarias
a.La
contadoraes
responsablede
reconciliarm
ensualmente
lascuentas
bancarias,esta
personano
maneja
losdesem
bolsoso
recaudosde
efectivos.
b.La
contadoraes
responsablede
recibirlos
estadosbancarios
directamente
delbanco.
c.La
contadoradebe
reteneruna
copiade
Iareconciliación
bancariaque
debecontener
sufirm
ay
lade
susupervisor
inmediato.
5.A
utorizaciónde
Com
pras—
Existe
unapoiltica
deC
ompras,
todacom
prade
bienes,servicios
yequipos
esautorizado
poruna
personadesignada
como
comprador(a)
yesta
cumple
connorm
asestablecidas
enIa
poiftica.(V
er
politicade
Com
pras)
6.T
odoslos
pagosse
documentan
apropiadamente
—C
uandose
someten
para
aprobacióny
firma
loscheques
depago
asuplidores,
debensustentarse
con
Poilticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
aU
PR
factura,orden
decom
prae
informe
derecibo.
En
casode
prepagosdeben
contarcon
laorden
decom
pray
unavez
lam
ercancIao
serviciose
recibadebe
anejarseel
reciboy
procedercon
elprocedim
ientode
cancelaciónde
facturas
pagadas,donde
sepone
“paid”a
Iafactura
procesaday
contieneun
talonario
delcheque
ernitido.Esto
impedira
quese
sometan
nuevamente
parapago
facturaspagadas.
7.T
odoslos
chequesen
blanco,efectivo
(PettyC
ash),deben
guardarse
seguramente
bajohave.
Todo
subsidiarioy
mayor
general,entradas
dejornal
debenestar
aseguradoen
unaoficina
conhave.
8.E
ntradasde
Ajustes
oC
orreccióna
iosB
alancesdel
Mayor
General
—se
refiere
alas
entradasrecurrentes
yno
recurrentesque
serealizan
parael
registrode
todaslas
demás
transacciones,entre
estas:
a.A
cumulaciones
debonos,
vacaciones,depreciación,
amortización
yotros
gastos
b.R
egistrode
IngresosM
isceáneos
c.R
egistrode
Cargos
Bancarios
d.A
justesy
reclasificacionesa
cuentas
9.El
contadorprepárala
Iaentrada
dejornal
delos
documentos
justificantesy
las
hojasde
trabajoque
documentan
hatransacción.
ElD
irectorde
Finanzasrevisa
yaprueba
laentrada
dejornal.
Indicasu
aprobacióncon
lasiniciales
ofirm
a.
Elcontador
unavez
aprobadaslas
entradaspor
elD
irectorde
Finanzas,
registra,im
prime
yarchiva
lasm
ismas
enorden
numérico
consecutivocon
la
hojade
posteoen
elsistem
aadjuntada
ala
entradaoriginal.
Poilticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
IaU
PR
10. Loslibros
deIa
corporaciónse
contabilizanbajo
elsistem
ade
“accruedbasis”.
Lafecha
decierre
delas
transaccioneses
elültim
odia
decada
mes.
Estas
transaccionesdeberán
estarregistradas
nom
ástarde
delcierre
delpróxim
o
mes.
ii.El
Sistema
deM
AS
200se
encargarade
actualizarlas
cuentasdel
Mayor
General
ya
suvez
losestados
financierosm
ensuales.A
continuaciónse
incluyeuna
listade
losdocum
entosque
sirvende
basea
lasentradas
mensuales
alM
ayorG
eneral,ya
seam
anualo
electrónicamente.
a.C
uentasa
Pagaro
Desem
bolsos(electrónico)
b.Inform
esde
Ingresosy
depósitos(m
anual)
c.N
omina
(Electrónico)
d.E
ntradasde
Jornal(electrénico
ym
anual)
12.Cierre
trimestral
yde
finde
añoincluye
todoslos
procedirnientosde
cierre
mensual
yaquellos
procedimientos
necesariospara
queel
mism
ose
complete
nom
ástarde
de30
dIasdespués
delperiodo.
13. Preparaciónde
Estados
Financieros-M
ensualmente
sedeben
prepararestados
financieroscom
parativospara
detectarvariaciones
importantes
encategorlas
de
ingresosy
gastos.D
ebeninvestigarse
dichasvariaciones
ydeterm
inarlas
razonespara
estas.Estas
variacionesdeben
informarse
alD
irectorE
jecutivo
mensualm
entey
trimestralm
entese
rendiráun
informe
aIa
Juntade
Directores
ocuando
asIlo
soliciten.
14.Todas
lascuentas
deingresos
ygastos
secerraran
anualmente
contraios
fondoscorrespondientes.
Cuando
todaslas
entradashayan
sidodebidam
ente
registradasen
elM
ayorG
enerala
finde
año,se
prepararáun
balancede
PolIticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
IaU
PR
comprobación
queserá
revisadoy
aprobadoantes
deIa
preparaciónde
los
informes
yestados
financieros.
15. Subsidiariode
Activos
Fijos
Existeuna
poilticade
Propiedady
unencargado
dela
mism
a.Se
debecum
plircon
loestablecido
endicha
poilticay
anualmente
sedebe
realizarun
inventariogeneral
depropiedad.
16.Auditorias
—Se
deberealizar
unaauditorfa
independienteanualm
ente.El
propósitoprincipal
esque
elauditor
evaluéy
expreseuna
opinionsobre
la
razonabil.idadde
losestados
financieros,su
cumplim
ientocon
los
pronunciamientos
decontabilidad
yIa
consistenciade
suaplicaciO
n.El
nombram
ientode
losauditores
externoses
responsabilidadde
laJunta
de
Directores
ypara
talpropO
sitodesignara
uncom
itéde
Auditorfa.
Losacuerdos
delcom
itéy
dela
Juntadeberán
hacerseconstar
enlas
actas.T
ambién
se
dejaraconstancia
delos
siguiente:
a.N
ombrarniento
deA
uditoresE
xternos
b.D
iscusióncon
laA
dministraciO
ny
losauditores
externossobre:
i.lnform
e/Opinión
deA
uditores
ii.M
anagement
Letter
EST
RU
CT
UR
AD
EC
OD
IFIC
AC
ION
Existe
unaE
structurade
Codificación
elpropósito
esservir
como
instrumento
admiriistrativo
parapreparar
losE
stadosFinancieros
yaquellos
análisisy
reportesque
se
soliciten.La
estructurade
cuentaestablece
lasgulas
generalesde
acciOn
paracargar
alos
Poiltica
deC
ontabilidad/
Centro
Com
prensivode
Cancer
deIa
UPR
fondosy
aios
departamentos
losgastos
operacionalesdel
programa
dondese
indicala
acumulación
delas
operaciones.La
mism
ase
compone
de:
Cuenta
-
Departam
entoo
Actividad-
Fondo-L
ocalización
xxxx-
xxx-
xxx-
xx
1.C
uenta—
Define
Iaclasificación
següncom
oaparecen
enios
estados
financieros.
2.D
epartamento
oA
ctividad—
Parasaber
controlary
dirigirefectivarnente
Iacorporación,
esnecesario
mantener
undetalle
delas
operacionespor
Centros
yO
ficinas.La
forma
decodificación
haceposible
una
distribuciónde
operacionespor
Centro
conuna
codificaciónde
3digitos.
3.Fondo
—D
escribede
quefuente
provienen
a.100—
FondosE
statales
b.200-
FondosFederales
c.000-
FondosPrivados
4.L
ocalización—
Lugar
alque
pertenecen
a.00—
Centro
Investigativo
01-H
ospital
AN
AL
ISISD
EC
ON
TR
OL
ES
INT
ER
NO
S
Seestablecerá
bajoIa
direcciónde
laJunta
deD
irectoresy
laC
orporaciónlos
registros
adecuadosy
procedimientos
decontroles
internos.El
controlinterno
sedefine
como
el
Poiltica
deC
ontabilidad/
Centro
Com
prensivode
Cancer
dea
UPR
procesoque
seim
plantapor
laJunta
deD
irectores,Ia
gerenciay
otropersonal,
para
proveerseguridad
razonablede
secum
pliránlos
siguientesobjetivos:
1.Protección
delos
Activos
deuso
noautorizado
operdida
2.C
onfiabilidadde
lainform
aciónfinanciera
ylos
informes
Cum
plimiento
conlas
leyesy
reglamentacion
quetienen
impacto
directoy
efecto
material
sobreel
Centro
Estructura
deC
ontrolInterno
Al
estableceruna
estructurade
Control
Internoadecuada
sedeben
considerarlos
siguientesasuntos:
PersonalC
ompetente
—Los
empleados
quecum
plenfunciones
decontabilidad
deben
estaradecuadam
enteadiestrados
paraque
puedandocum
entar,registrar,
contabilizare
informar
dem
aneraapropiada
lastransacciones
financieras.
Definición
deD
eberesy
Responsabilidades
—Los
deberesy
responsabilidadesdeben
estardetalladas
porescrito
enuna
descripcióndel
puesto.
Segregacionde
tareas—
Lastareas
decontabilidad
debensegregarse
paraasegurar
que
unm
ismo
individuono
tengaa
lavez
controlfisico
yresponsabilidad
deregistro
para
cualquieractivo,
incluyendo,pero
nolim
itadoa
efectivo,depósitos,
materiales
y
propiedad.PolIticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
IaU
PR
Esta
Poilticaderoga
IapolItica
presentadael
añofiscal
2008y
elM
anualde
Poiftica
Contables
dejulio
1,2010.
Lasdisposiciones
deesta
Poilticaentraran
envigor
al
mom
entode
sufirm
a.
Aprobado
por:£
t:&
f
Director
Ejecutivo
‘1¶1/i
Lt/2/
Fecha
PolIticade
Contabilidad
/C
entroC
omprensivo
deC
ancerde
IaU
PR