0 

 

 

 

 

 

HANDBOOK FOR THESIS STUDENTS                Undergraduate programme in architecture,  Faculty of Architecture, CEPT University,  Kasturbhai Lalbhai Campus, University, Ahmedabad‐ 380009 2012

1 

 

 

TABLE OF CONTENTS  

Table of contents .................................................................................................. 1 

Introduction .......................................................................................................... 1 

Tips to kick start your thesis ................................................................................. 2 

Rules and regulations ........................................................................................... 3 

Reviews ................................................................................................................. 5 

Resources .............................................................................................................. 6 

The thesis committee ........................................................................................... 6 

Thesis formatting guidelines ................................................................................. 7 

Before you submit ................................................................................................ 8 

Thesis submission procedure ............................................................................... 8 

What does the internal examiner examine? ........................................................ 9 

The viva voce ...................................................................................................... 10 

Frequently faced problems ................................................................................. 10 

References .......................................................................................................... 11 

 

INTRODUCTION 

Welcome Welcome  to  ‘The Thesis’. This handbook will assist  you  in navigating  through various procedures required to complete your research and  lay your hands on the B. Arch degree! However, you still have to do the leg work yourself.  

2 

 

Rules  and  regulations  are  updated  and modified  from  time  to  time  by  the University due to various reasons. Please check with the thesis co‐ordinator for the latest set of rules.  

Visit us here and here for further details 

What is this ‘thesis’? ‘A  thesis  is  a  treatise  reporting  findings based on  scientific  investigation.  The writing should be systematic, clear and concise. The value of a thesis does not depend  on  its  length  or  number  of  sketches,  but  on  its  clarity,  economy  of expression  and  direction.  A  thesis  is  not  a  text‐book,  and  superfluous  and extraneous  matter  should  be  excluded.  A  thesis  should  make  a  clear  and continuous  reading.  Any  derivations  or  detailed  explanations  should  be removed from the body of the text, and compiled  in appendices at the end of the main body of the thesis. There should be no vagueness of thoughts nor be any  ambiguous  expressions.  The  value  of  a  thesis  is  its  depth.  It  should  be precise  and  penetrating.’  (School  of  Architecture)  An  undergraduate  thesis should demonstrate an  in‐depth understanding of  the chosen subject  through methodical study. 

Why do a thesis? ‘The objective of the school in requiring a thesis is to enable a student to get an experience which he cannot get  in design work namely  to develop a scientific attitude...,  thus  the  result  for  the  student  could  be  a  training  that would  be useful  in  design  and  developing  awareness,  understanding  and  respect  for research” (School of Architecture) 

TIPS TO KICK START YOUR THESIS 

Selecting a topic The  thesis  does  not  begin with  the  first  registration!  Please  start  identifying areas  of  interest  as  early  as  possible‐  during  final  year  or  the  architectural research  methods  course.  The  topic,  needless  to  say,  should  deal  with architecture. If in doubt, do not hesitate to consult the thesis committee.  

3 

 

The guide The guide chooses you and not  the other way  round!  It helps  to  find out  the research  interests of your potential guide. You can do so by  referring  to  their resume,  finding  out  the  theses  that  they  have  recently  guided  or  by  simply asking them. Do remember that a potential guide will always prefer to take on students  in his/her area of  interest.  If  I were to  just write one sentence about you and the guide  it would be‐ you will always feel that you need to do more work before meeting the guide, irrespective of how much work you have done. So, whatever you do, don’t postpone this meeting. A weekly meeting with the guide  is  strongly  encouraged.  The  sooner  you  have  a  guide,  the  better  your research will be.  

The thesis co­ordinator For all other matters, meet the thesis co‐ordinator. Meet the co‐ordinator once a week  till  you  finalise  a  guide  for  your  thesis.  After  that,  a  once  a month meeting to appraise the co‐ordinator of work progress should suffice.  

Give the first review at the first available date 

RULES AND REGULATIONS 

Eligibility and registration  1. A  student  is  eligible  to  register  for  thesis  after  successful  completion  of 

studio IX. 2. It  is  strongly  recommended  that  the  student  clears  all  other  backlogs 

including  subjects,  interactive  studio  and  electives  before  registering  for thesis.  Backlogs,  if  any,  should  be  mentioned  and  updated  during  each registration.  

3. A copy of the fees receipt is mandatory for registration. 4. A maximum  of  four  registrations  are  permitted  for  thesis.  Relaxation  of 

exchange  semester will be  given  to  students who  go on official  exchange programmes after studio IX.  

5. A letter of authority will be required in case the student is unable to remain present in person during the registration.  

6. Late registration penalties will apply for late registrations.  

4 

 

Eligibility of guide It  is  strongly  recommended  that  a  member  of  the  core  faculty  of  CEPT University be  chosen as a guide.  In  case of a guide  from outside,  consult  the thesis  co‐ordinator  for  approval.  As  a  guideline,  the  guide  should  have  an academic background and 5 years of experience.  

Review Review proposals will have to be submitted at  least 1 week  in advance on the sa‐nity website. Students who haven’t submitted their proposal on sa‐nity will not be eligible to give the review 

A  student  is  expected  to  appear  for  3  reviews.  The  3  reviews  can  be  given during  any  of  the  6  review  dates  during  the  first  two  semesters  of  thesis. A student cannot appear for the reviews after having completed two semesters in thesis.  

Evaluation  The percentage weightage for the evaluation of the thesis is as follows‐ 

Guide‐       30% Internal examiner‐   10% External examiner‐   20% Reviews (3) ‐     30% Viva voce‐     10% The viva voce grading will be done by a core faculty member who is neither the guide nor the internal examiner for the concerned thesis.  

There are no penalties if the thesis is successfully submitted within 1 year (two semesters). A thesis successfully submitted  in the third semester will attract a penalty of 25% marks that is the marks obtained out of 100 will be multiplied by a factor of 0.75 subject to a minimum of 50. A thesis successfully submitted  in the fourth semester will get a flat 50% pass grade. For the purpose of thesis, the semester begins on the day of registration and ends at 5pm on the last working day prior to the next registration.  

Duration Students,  who  fail  to  submit  the  thesis  within  4  semesters,  will  stand disqualified  from  completing  the  rest  of  the  course  and  will  be  issued  a 

5 

 

certificate of attendance till that stage. Their grade report will mention their not having fulfilled the requirements for the B Arch degree in stipulated time.  

Submission For the purposes of evaluation, a thesis is considered successfully submitted on the date it is handed over to the administration with the signature of the guide on  the  requisite  form  provided  that  it  is  approved  by  the  internal  examiner without major changes.  

In case the internal examiner returns the thesis as ineligible due to major flaws, the subsequent date on which the thesis  is handed over to the administration and provided that it is approved by the internal examiner will be considered as the date of submission of thesis.  

Plagiarism Borrowing  ideas,  words,  images  or  any  other  content  from  other  sources without correct citation  is considered plagiarism. Please refer to the MLA style of referencing for appropriate citation style. Other sources  include but are not limited  to  books,  the  internet,  conversations  with  friends,  lectures  and unpublished works. Plagiarism is an offence and is taken seriously by the thesis committee. Ensure that all citations and credits are in order before you submit the thesis.  

REVIEWS The review dates for each semester will be announced during the registration.  

The review requirements are as follows‐ 

First review Research proposal in the following format‐ 

Proposed  topic,  the need  for  the study, aim and objectives and/or hypothesis and/or  research  questions,  research  method,  scope  and  limitation  and bibliography and probable guides  

6 

 

Any other work done  like pilot  studies, motivation, background  research  etc. should be included in the proposal 

Second review Research proposal in the following format‐ 

• Finalised proposal in the format followed in the first review 

• Literature review in detail 

• Proposed structure or chapterization of study 

• Proposal signed by guide 

• Thesis schedule  

• Preliminary findings from case studies 

Third review • Finalised proposal in the format followed in the second review  

• Analysis chapter with analysis and findings 

RESOURCES The  library  is  a  valuable  primary  resource  for  the  thesis.  Please  do  use  the interlibrary loan facilities as well as the inflibnet facilities available in the library. Contact the librarian for further details. 

A  continually  uploaded  list  of  resources  can  also  be  found  at  https://www.facebook.com/groups/273248069402706/  and  http://www.sa‐nity.net. Students are advised to join both these groups.  

THE THESIS COMMITTEE The thesis committee consists of the thesis co‐ordinator and usually 5‐6 other members who are all part of the core faculty at the undergraduate programme in architecture.  

The  thesis  committee meets  from  time  to  time  to  discuss  and  suggest  new guidelines and directions for the thesis.  

7 

 

Members of the thesis reviews and the internal examiner are usually one of the members of the thesis committee.  

The thesis committee currently comprises of‐ 

• Vishwanath Kashikar (faculty in‐charge) 

• Neelkanth Chhaya 

• Pratyush Shankar 

• Meghal Arya 

• Gauri Bharat 

• Sankalpa 

THESIS FORMATTING GUIDELINES 1. Word Limit‐ There  is no minimum or maximum word  limit to the thesis. The number of words  in  your  thesis will depend on  the  topic of  the  thesis and method of research.  

2. Page size and orientation‐ A4 portrait format. Fold outs are not permitted. In case you require larger page size, use a sleeve to obtain a contiguous A3 size page. 

3. Margins‐ A minimum of 25mm on the inside. The margin should be increased in case of increase in the number of pages.  

4. Font‐ Use of standard  fonts  is strongly  recommended. Use one  font  for  the entire thesis. The font size should be around 11 to 12 points.  

5. Page numbering‐ All pages including plates should be numbered 6. Citations and bibliography‐ Use MLA  style  for all citations and bibliography. Please note that footnotes are discouraged in the MLA style of citation. Refer to web sources for further details.  

7. Use  of  native  capability  of word  processing  software  to  generate  table  of contents,  citations,  bibliography,  list  of  illustrations/tables/figures  and  its numbering is strongly recommended 

8 

 

BEFORE YOU SUBMIT 

Prerequisites Your  thesis will  be  processed  only  if  you  have  completed  all  other  courses. Ensure that you have completed all core subjects, RSPs,  interactive studio and electives before you submit your thesis. The thesis will not be accepted  if you have any backlog credits.  

The thesis document Proof  read,  proof  read,  and  proof  read  before  you  submit.  Remember  that neither  the  guide  nor  the  internal  examiner  is  supposed  to  proof  read  your thesis.  In case substantial errors are found  in the first few pages of the thesis, the  internal examiner usually returns the thesis before proceeding further. For your own good,  it  is  suggested  that you do not proof  read your  thesis. Get  it proof  read  from  someone  who  has  a  good  command  over  the  language. Remember, that proof reading cannot be done in a hurry on the last night.  

Ensure that all citations,  illustration credits,  illustration numbers and titles etc. are in place. In case of drawings make sure to mark the orientation, scale, and drawing titles without fail.  

THESIS SUBMISSION PROCEDURE Once your thesis is ready for submission‐ 

1. Get  a  copy of  thesis  approval  and  thesis declaration  forms  from  the administration.  

2. Get the signature of your guide in the thesis approval form.  3. Submit one spiral bound copy of your thesis to the administration for 

internal  examination.  Please  note  that  you  need  to  have  cleared  all other  subjects,  electives,  RSPs,  interactive workshops  and  any  other prerequisites for graduation before you submit your thesis.  In case of any backlogs whatsoever,  the  thesis will be considered  submitted on the day you clear all previous backlogs. Please account for this in your future plans.  

4. In  about  3‐4 weeks  time  you will  get  a  call  from  the  administration informing  you  of  the  internal  examiners  decision.  Needless  to  say, 

9 

 

please  ensure  that  the  administration  has  your  updated  contact details. 

5. In case of changes, return to step 3.  In case of approval from  internal examiner, submit one spiral bound copy and one unbound copy for the external examiner and library respectively.  

6. You will also have to submit a soft copy of your thesis in pdf format on a CD/DVD at this point in time.  

7. A soft copy of the abstract of your thesis  in no more than 300 words comprising  of  motivation/larger  goal,  problem  statement,  research method,  findings and  implications along with 5  key words  should be submitted in the CD/DVD.  

8. Pay your viva fees.  9. Wait  for a call  from  the administration  informing you of  the dates of 

the viva voce.  10. Submit a  synopsis of your  thesis  to  the administration on  the day of 

the viva.  11. In  case minor errors  are pointed out  in  the  viva  voce,  you might be 

asked  to  replace  the  relevant  corrected  pages  in  the  library  copy of your thesis.  

12. After the viva voce, collect the no dues form from the administration and returned a signed version of it to complete the thesis procedure.  

13. Finally, you are ready to graduate!  

WHAT DOES THE INTERNAL EXAMINER EXAMINE? The internal examiner looks for inconsistencies in your thesis argument and for deficiencies in the quality of research. Spelling and grammar errors, incorrect or missing citations, bibliography, titles and incomplete drawings are some of the most common reasons for the  internal examiner to return your thesis without assessing it for inconsistencies and deficiencies.  

The  internal examiner will  approve of  the  thesis even  if  s/he does not  agree with  the content of  the  thesis as  long as  the argument  is consistent and of a minimum quality. The examiner usually refers to your bibliography to gauge the extent and quality of your research. The quality of your thesis and therefore the grades  depend  on  your  main  analysis  chapter.  Try  not  to  overdo  the 

10 

 

introduction/background  chapter.  An  extensive  introduction/background doesn’t  ensure  a  good  thesis.  In many  cases  an  extensive  introduction  takes away from the importance/emphasis of your analysis.  

Numbers of pages do not matter as long as the research is complete in itself. Do not  attempt  to  beef  up  the  number  of  pages  by  including  unnecessary background work.  

THE VIVA VOCE The viva voce  is an examination of your skill  in presenting and defending your research  independent  of  the  quality  of  the  written  document.  It  is  also  a platform to discuss issues of architecture arising from your study. The viva voce usually lasts 1 to 1.5 hours. The examiners meet prior to the viva voce to discuss and grade the written document. This  is followed by a 20 minute presentation by  the  student.  Please  remember  that  the  examiners  and  the  guide  have already read your thesis. It is therefore suggested that rather than present the entire  thesis,  the  viva  voce  is  used  as  a  platform  to  discuss  and  defend  key findings  and  the  validity  of  the  research method  employed.  A  synopsis  of  2 pages comprising of text and graphics is a prerequisite for the viva voce. Copies of  this  synopsis  should  be  circulated  amongst  the  audience.  It  is  strongly recommended  that you  rehearse your presentation before  the actual day. Do remember that your document has already been graded prior to the viva voce. It  is a good practice  to attend presentation by your  thesis colleagues prior  to your own viva voce!  

FREQUENTLY FACED PROBLEMS Q. I have an area of research in mind but I don’t know what to do next. A. Attend the architectural research methods course  Q. I don’t know whom to approach to guide my thesis.  A. Talk to your seniors or any of the core faculty members and they will suggest an appropriate person.   

11 

 

Q. I haven’t met my guide for quite some time, so I will work a bit more before meeting him/her.  A. You will never feel prepared enough to meet your guide. So just go ahead; at the most you might face the music for a few minutes.   Q.  I  just  can’t  get myself  to  read  or write. Most  of my  time  is  spent  at  the canteen.  A. Get out of campus for a change. Work from home, hostel, office.  Q. I have put everything that I have read and done during research in my thesis.  A. Doing research and writing the document are two separate things. There  is absolutely no need to give a summary of history of mankind in the introduction of  the  thesis.  Assume  that  your  thesis  will  be  read  by  senior  architecture students or architects. Do not underestimate their knowledge.   Q. I can’t seem to find any books, research papers related to my topic.  A. If you find a book or paper which exactly matches your topic, then there is no point  your  doing  the  thesis.  For  all  other  cases,  attend  the  architectural research methods course.  

REFERENCES School  of  Architecture,  1983.  Thesis  at  School,  School  of  Architecture: Ahmedabad.