chalmers ”nya” internkommunikation från masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer
DESCRIPTION
Chalmers ”nya” internkommunikation från masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer. Hur jobbade gamla enheten Intern kommunikation på Chalmers?. Information i interna kanaler på beställning av andra T illfrågades inte i strategiska kommunikationsfrågor - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Chalmers ”nya” internkommunikation
från masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer
Hur jobbade gamla enheten Intern kommunikation
på Chalmers?
• Information i interna kanaler på beställning av andra
• Tillfrågades inte i strategiska kommunikationsfrågor
• Två omorganisationer av kommunikationsavdelningen
• Översta ledningen kommunicerade möjligen via intranätet
• Alla kände sig oinformerade och kommunikationsavdelningen otillräcklig
Chalmers kommunikationsorganisation
Digitala kanaler5 pers
Press och media4 pers
Marknadsrelationer10 pers
Profilering och event 11 pers
Intern kommunikation
5 pers
Kommunikation och marknad
avdchefTomas Nilsson
Kommunikationschefen ingår i:Chalmers översta LGAdministration och service LG
1 kommunikatör hållbarhet
Ca 25 institutions-/centrum-
kommunikatörer
Ca 8 styrkeområdes-kommunikatörer
Process Att kommunicera +
Samordnare styrkeområde
Centralt verksamhetsstöd
Lokalt verksamhetsstöd
Enheter
Avdelningen
Kommunikations-planering
Övriga centralta avdelningar inom verksamhetsstöd
17 institutioner, 8 styrkeområden, x antal centrum, 2 campus, bibliotek mm
Chalmers styrelse och ledning
Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation
• Mer coachande och konsultativa mot chefer/ledare
• Vi försöker att inte säga nej till uppdrag/önskemål – vi säger ja, vi kan stötta/råda er men ni är utförarna
• Rör oss ute i organisationen för att bygga relationer och förstå huvudverksamheten
• Bättre på budskapsformulering
Men vi måste också ha koll på
det operativa för att bli inbjudna
till det str
ategiska
• Interna kanalerna fortfarande viktiga – intranätet används som verktygslåda/uppslagsverk
• HR och Kommunikation och marknad samarbetar – riggar t ex utbildningar i kommunikativt ledarskap
• Strategisk internkommunikationsplan godkänns årligen av Chalmers översta ledning
Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation, forts
Nya interna kanaler med återkopplingsmöjligheter
Chalmers interna kanaler med
återkopplingsmöjligheter• Internt diskussionsforum
• Centralt internt nyhetsbrev – Chalmers JUST NU
• Chefsmöten och ett årligt strategimöte
• Interna bloggar på g
• Internkommunikationsråd och informatörsnätverk
Vad påverkar interna attityder?
7% interna kanaler
31% hur vi är organiserade
62% ledarskapet
Var gör man störst skillnad i arbetet med internkommunikationen?
Berghs School of Communication
Kommunikativa chefer
Ny kommunikatörsroll – även ny roll för cheferna• Kommunikatörens roll utvecklas - från enbart
produktion av information till också rådgivning/stöd
• Chefer behöver ta över kommunikationsansvaret och använda kommunikatören som ett bollplank
• Chefen är avgörande för framgångsrik intern kommunikation
Vad ska vi som internkommunikatörer
lägga vår tid på?
Nu går vi från informationsspridning till
meningsskapande kommunikation• Fokus på att kommunikationen ska ge önskade effekter
• Möten ska präglas av samtal och dialog kring verksamheten
• Kommunikation ska bidra till engagemang för organisationens gemensamma mål
• Betoning på meningsskapande kommunikation för att påverka attityder
• Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningens roll är att stödja cheferna
• Utveckla kommunikativ förmåga bland alla nyckelaktörer
• Integrerad kommunikation
Employer brandingcentral internkommunikation
kan bara göra så mycket…
Medarbetarna ÄR företaget!• Edelman Trust Barometern 2013 - hälften av de
tillfrågade anser att anställda skapar trovärdighet för ett företag
• Framgångsrika varumärken byggs inifrån och ut, med medarbetarna som nyckelaktörer
• En undersökning av Quicksearch och Straylight - ca 50% av medarbetarna på svenska företag och organisationer lever varumärket – vad gör de andra?!
Budskap – ETT Chalmers
Hur får man budskapen att gå genom hela organisationen?• Chefer som vidarekommunikatörer
• Omtyckta och använda kanaler
• Sprid i alla kanaler samtidigt
• Möten
• Kommunicera framgångsrika case/projekt
• Det enkla är det smarta!
• Om och om igen! Tjata!
Vilken effekt uppnår vi på Chalmers idag?
Nordisk Kommunikation
vad sägerChalmers riktlinjer för
kommunikation beslutad 2008-02-25
Utdrag ur Chalmers riktlinjer för kommunikation
Så långt det är möjligt ska den externa kommunikationen föregås av intern kommunikation och förankring.
Alla medarbetare vid Chalmers har ett kommunikationsansvar.
Varje medarbetare vid Chalmers har ett ansvar att:• inhämta, förmedla och söka den information som krävs för verksamhetens
genomförande.• bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer,
studenter och externa grupper.• vara en god och professionell ambassadör för Chalmers.
Rektor/VD är ytterst ansvarig för informationsverksamheten och för att kommunikation inom Chalmers främjas. Rektor ansvarar också för att kommunikation används som strategiskt verktyg i Chalmers utveckling och för att nå verksamhetsmålen.
Prefekter, avdelningschefer eller motsvarande ansvarar för informationsverksamhet och för att kommunikation främjas inom den egna institutionen eller enheten. Kommunikation är en del av ledarskapet.
InternkommunikationUppdaterad plan för 2013-2014
målgrupper är Chalmers medarbetare och härvarande studenter
Syfte och uppdragETT Chalmers med välinformerade, engagerade och stolta
medarbetare och studenter som är nöjda med sin utbildningstid på Chalmers.
UppdragSäkerställa att budskap når fram inom Chalmers genom att skapa ett kommunikationsflöde som är tillförlitligt, av hög kvalitet och möjliggör för både information och återkoppling. Möjliggör mätning av informationsspridningen.• För kommunikation med studenter krävs samverkan med grundutbildningens
ledningsgrupp, institutioner, Student- och utbildningsavdelningen m fl. • För kommunikation med personal krävs samverkan med HR-avdelningen,
översta ledningen, IT-avdelningen m fl.
Utmaning och lösningUtmaning• Diversifierad verksamhet – geografiskt uppdelad, drivs i hög grad genom olika tvärfunktionella möten och grupperingar. • Mängden information som cirkulerar är mycket stor. • Kaskaderingen av information inom kommunikationskedjan fungerar olika väl inom olika delar av organisationen.
Sammantaget gör detta att vi idag har ett korsdrag av information på Chalmers med många avsändare och mottagare och en inte helt tillförlitlig ’spridningsfunktionalitet’. Gentemot studenter finns dessutom ingen uttalad ansvarsfördelning mellan högskolan och studentkåren.
Lösning• Enbart centrala kommunikationsinsatser räcker inte – chefer och medarbetare på alla nivåer måste dra åt samma håll.
– Ledarskapsutveckling – Institutionskommunikatörerna hjälper till att sprida interna nyheter – Nyttja existerande verksamhetsmöten (t ex prefektmötet, chefsdagen, strategimötet och Rektor i RunAn)
• Chalmers ledning måste stå bakom den interna kommunikationsplanen – de prioriterade interna budskapen/områdena ska föras ut i så många sammanhang som möjligt.
• All information är inte lika viktig – prioritera budskap och bygg extra tungt kring de prioriterade interna budskapen/områdena.
• Vi är idag för beroende av envägs masskommunikationskanaler – komplettera med kanaler som tillåter direkt kommunikation för att skapa kraftigare utväxling.
• Forma ett kommunikationskontrakt mellan studentkåren och högskolan och tydliggör vilken verksamhet inom Chalmers som ansvarar för vilken information till studenter.
Olika typer av målkommunikation är en av flera insatser som krävs för att nå organisationens mål
Organisationens mål
Interna kommunikationsmål
Alla ska veta att PVU:n
finns, känna till
dess innehåll och förstå syftet
med den
Gemensamma mål
= Chalmers PVU
Prioriterade områden Budskap Målgrupper Samverkan
Chalmers visionChalmers styrkeområden
1a. ”Chalmers - för en hållbar framtid” 1b. Chalmers åtta styrkeområden
MedarbetareStudent
LedningenKommunikationStudentkåren
Gemensamma mål/PVU• Excellent forskning• Utbildning i världsklass• Effektivt nyttiggörande• Utmärkt intern miljö
2a. Chalmers arbetar utifrån Prioriterad VerksamhetsUtveckling (PVU) och det är den som styr Chalmers prioriteringar2b. Hur och varför ska vi arbeta med den prioriterade verksamhetsutvecklingen
MedarbetareStudent
LedningenKommunikationStudentkåren
GruLGs interna kommunikation
3a. Närmast berörda av HSVs utvärdering ska kunna ta del av resultat och få insikt i konsekvenserna utvärderingen har för framtiden3b. Kommunikationen från GruLG ska spridas effektivt till de som behöver ta del av den för sitt arbete eller sina studier
Medarbetare Student
GruLGKommunikationStudent-/utb.avd.Studentkåren
Campusutveckling 4. Aktiviteter/byggen på Chalmers campus ska kommuniceras för att stärka bilden av Chalmers som en attraktiv mötesplats
Medarbetare StudentOmkringboende
LedningenFastighetsägarnaJSP, LSP
Ledarskap- Ledningsstrukturen- Ledarskapet
5a. Kommunikation är en mycket viktig del i ett gott ledarskap 5b. Det finns stöd för chefer i deras kommunikation5c. Chalmers ledningsprocess är väl utvecklad
Chefer/ledare LedningenKommunikationHR
Processorientering 6a. Chalmers har ett antal väl definierade huvud- och stödprocesser 6b. Närmast berörda av resp process görs delaktiga i utvecklingen
MedarbetareStudent
LedningenProcessledningenKommunikation
Sak
frågo
r/del
mål
från
PV
U:n
Öve
rgrip
ande
ko
mm
unik
atio
n
Övergripande prioriterad intern kommunikation/budskap 2013
Rektor LedningsgruppPrefekt/AoS-avdchef/
Admchef/kårrepr/Komm/UoL/SOL
Enhetschef/Avdchef/Gruppchef Medarbetare
Chalmers interna kommunikationskedjamålgrupp medarbetare
Avs
ända
re
Mot
taga
re
1 2 3 4
Primärt strategisk nivå Primärt operativ nivå
Masskommunikation – ger kännedom om vision/övergripande mål och kan leda till diskussion men leder inte till handling (t ex ”Rektor i RunAn”)
Direkt 2-vägs kommunikation/återkoppling – leder till handling då den bryter ner vision/övergripande mål på avdelnings-/enhets-/individnivå
Mycket viktiga vidarekommunikatörer
Masskommunikation vs översatta budskap
Nordisk Kommunikation
Uppföljning & mätningar• Undersökning internt 2013
– samt frågor om interna kommunikationen i den NMI som HR planerar– samt frågor om interna kommunikationen i de varumärkesintervjuer som
genomförs under vt13
• Mätningar av trafik till Insidan och Studentportalen samt rektors nyhetsbrev via Google Analytics och Apsis (året runt)
• Korta intervjuer med mötesdeltagare efter större verksamhetsmöten (t ex Rektor i RunAn)
• Regelbundna avstämningar med informatörsnätverket och internkommunikationsrådet
• Återkoppling till [email protected], [email protected], [email protected] och på internt diskussionsforum
Ansvarig för Chalmers centrala internkommunikation
Frida BöråsEnhetschef Intern kommunikationKommunikation och marknad+46(0)31 772 22 [email protected]