CHANGE PROCESS IN

ORGANIZATIONS

TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI ORGANISASIDr. Antar Venus, MAMAGISTER ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS JAYA BAYA JAKARTA2014

OlehEka MegawatiNPM; 2013010361009HP; 0813-9841-5316

Organizational Change; Understanding;From Kimberly & Miles Model to Kotter’s 8 steps

-Outline-Kimberly &

Miles - Hannan & Freeman

Model

Lewin’s Change Model

Puma Case Study

Kotter’s 8 StepsConclusion

Change.....What is Change

“Tidak ada yang lebih konstan dari pada Perubahan” Heraclitus , Greek Philosopher

“Perubahan menjadi lebih dan sering muncul/terjadi diabad milenium” Goodfellow, 1985

• Perubahan terjadi pada kehidupan sehari-hari, • Perubahan adalah process berulang dan terus menerus dalam

organisasi• Tingkatan dan dampaknya dapat bervariasi secara substansi

• Terkadang Perubahan sagat besar dan mampu merubah cara hidup

What is Organizational Change ?

What is Change Problems?

• Di dalam proses perubahan terdapat inti pokok permasalahan, yaitu;• Sebuah Impian masa depan yang harus di wujudkan

• Keadaan saat ini yang harus dan ingin di tinggalkan

• Beberapa struktur dan proses organisasi yang butuh di rubah demi menuju ketingkatan yang lebih lanjut

• Dalam level konseptual, masalah perubahan adalah masalah dalam proses perpindahan dari kondisi A menuju kondisi B

• Dengan kata lain, masalah perubahan dapat diperlakukan sebagai masalah kecil, yang harus di cari tahu bagaimana, apa, dan mengapa perubahan terjadi• Perubahan sebagai masalah ‘bagaimana’ • Perubahan sebagai masalah ‘apa’• Perubahan sebagai masalah ‘mengapa’

Two Level of Change

Organizational

Perspektif Group dan Total-organisasi - termasuk peran pembelajaran, kreativitas,

inovasi dan keberagaman / perbedaan dalam proses

perubahan, serta reaktif vs perubahan proaktif

Individual

Individu - peran manajerial bertanggung jawab untuk memimpin, mengelola dan

mendorong proses perubahan, dengan

penekanan pada individu baik sebagai manajer dan model

perubahan

Characteristic of Organizational Change

• Perubahan membuat hal berbeda• Perubahan tidak dapat di hindari

• Perubahan merupakan aktivitas yang berlangsung• Perubahan merupakan hasil dari dalam maupun luar

organisasi• Perubahan menawarkan kesempatan dan tantangan baru

• Perubahan mengambil tempat di seluruh bagian organisasi• Perubahan mengambil tempat pada berbagai tingkatan

dalam bagian berbeda sebuah organisasi• Perubahan dapat terencana dan tidak terencana

• Perubahan dapat terjadi dengan cepat atau lambat• Besarnya Perubahan mungkin dapat mencapai tahap pertama

(Incremental) atau mencapai tahap ke dua (Radical)• Perubahan dalam organisasi tidak selalu sama / seragam

Importance of Change• Perubahan membawa resiko dan ketidak pastian, yang jika tidak dikelola

dengan baik, akan berakibat fatal bagi organisasi bahkan mungkin menjadi kahancuran bagi organisasi

• Perubahan terkadang membawa tantangan yang tanpanya kehidupan dan bisnis menjadi dapat menjadi proses yang monoton dan berulang-ulang

• Perubahan mungkin dapat membawa peluang bisnis baru• Perubahan terkadang membawa ancaman baru yang bertindak sebagai

stimulus untuk proses perbaikan• Proses perubahan mungkin di gunakan oleh organisasi untuk menyingkirkan

keadaan bisnis saat ini untuk menuju tingkatan bisnis yang lebih tinggi• Proses perubahan memungkinkan organisasi meninggalkan beberapa nilai

budaya negatif, beberapa cara atau metode pengelolaan yang sudah usang, dll.

• Proses perubahan dapat digunakan untuk meningkatkan motifasi, dengan menciptakan keinginan dan dukungan dalam proses perubahan

• Proses perubahan dapat menyebabkan lebih banyak kepuasan melalui peningkatan keterampilan pekerja dan partisipasi pekerja lainnya

Types of Organizational Change

• Perubahan yang di rencanakan (di sengaja atau memiliki tujuan) Perubahan yang tidak terencana (tidak disengaja)

• Perubahan Cepat dan Perubahan Lambat (dalam hal tingkat perubahan )

• Perubahan tahap pertama (incremental) dan perubahan tahap kedua (fundamental atau radikal) dalam hal besarnya / kuantum

Faktor Perubahan Organisasi• Faktor Eksternal

• Perubahan dalam aturan Pemerintah• Kemajuan Teknologi / kemajuan lingkungan luar• Perubahan dalam karakter demografi• Perubahan pasar• Perubahan keadaan ekonomi• Bahan baku mengalami kenaikan • Tekanan sosial, dll.

• Faktor Internal• Perubahan kepemimpinan• Perubahan struktur organisasi• Adopsi atau implementasi teknologi baru• Penurunan keuntungan• Kekhawatiran produktifitas• Masalah hubungan industrial, dll.

Why is Change needed?

• Kondisi Pasar yang Tumbuh dan Berkembang• Perubahan sangat penting bagi keberhasilan Perusahaan

PERUBAHAN DAPAT MENJADI SEBUAH KESEMPATAN JUGA SEBUAH ANCAMAN

• Untuk keuntungan• Perusahaan harus terus menerus mengadopsi struktur strategi perusahaan terhadap perubahan

kondisi eksternal• Tetap terdepan dalam kompetisi

• Tidak beradaptasi• Dalam jangka panjang tidak dapat bertahan di pasa global

• Cara nya?• Berbagai macam teori perubahan telah terbentuk• Pendekatan yang paling umum

• The “Natural” Way of Change by Kimberly & Miles also Hannan & Freman• 3-steps of freezing and un-freezing by Kurt Lewin• Eight-step change process by John Kotter

• Perubahan manajemen telah memperoleh kepentingan besar dalam dekade terakhir

What is change Management/Organizations?

“The coordination of a structured period of transition from

situation A to situation B in order to achieve lasting change within an

organization”(BNET Business Dictionary)

Adaptive and Unadaptive Culture• Adaptive Culture

• Mengadopsi strategi dan praktek yang terus menerus dalam menanggapi perubahan besar

• Mendukung strategi dan konteks bisnis organisasi• Memandang positif terhadap perubahan

• Unadaptive Culture• Arogansi, terlalu fokus ke dalam dan birokrasi• Melemahkan proses perubahan

Kepemimpinan yang efektif membutuhkan perubahan/pergerakan dari budaya yang tidak dapat di serap (unadaptive culture) menuju budaya yang dapat di serap (adaptive culture)

Kemampuan dan Keinginan untuk berubah

Necessity Necessity

WillingnessAbility

Employees & Change

Comfort Zone

Learning Zone

Fear Zone

Comfort Zone

Learning Zone

Fear Zone

Models of Organizational Change

Tidak ada Organisasi yang tetap statis-terjebak dalam cara-cara tertentu dalam melakukan sesuatu dan mode pemikiran tertentu-akan bertahan lama.

Organisasi secara alami berevolusi dan beradaptasi dengan kebutuhan lingkungan.

1. Model of Organizational Life Cycles (Kimberly & Miles,1980)

Robert H. MilesEducation ; Miles received his bachelor and master’s degrees in accounting from the University of Utah. He has professional affiliations with American Society of CPA’s, Utah Association of CPA’s, Washington Society of CPA’s, Financial Executives International, Tax Executives Institute and Financial Managers Society

Occupation ; President, Corporate Transformation Resources,

John R KimberlyEducation ; PhD, Cornell University, 1970; MS, Cornell University, 1967; BA, Yale University, 1964

Occupation ; Henry Bower Professor of Entrepreneurial Management, Professor of Management, Professor of Health Care Management/Sociology

2. Evolutions of Organizational Populations (Hannah & Freeman, 1989)

Michael T. HannanEducation ; PhD in sociology, University of North Carolina, Chapel Hill, 1970

MA, University of North Carolina, Chapel Hill, 1968 BA, College of the Holy Cross, 1965

Occupation ; StrataCom Professor of Management, Professor of Sociology, School of Humanities and Sciences

John H. FreemanEducation ; He earned his A.B. degree from Washington and Lee University in Lexington, Virginia, in 1966; and his master’s degree and Ph.D. from the University of North Carolina at Chapel Hill in 1970 and 1972, respectively

Occupation ; Leo Helzel Professor of Entrepreneurship, Haas School of Business Faculty Director, Lester Center for Entrepreneurship and Innovation UC Berkeley 1944 – 2008

Kedua model organisasi di atas dianggap sebagai cara "alami" di mana organisasi dan kelompok organisasi berubah dengan pasang surutnya kehidupan kelembagaan dan sejarah industri. Sebagai contoh yang sangat sederhana, Ini meliputi;

Start-up Phase

Perusahaan mengembangkan pasar dan menciptakan sistem dan prosedur

Growth Phase

Hubungan klien dikembangkan dan ukuran perusahaan

pun berkembang

Harvest Phase

Perusahaan melayani klien yang sudah ada

Decay Stage

Jasa konsultasi perusahaan menjadi

kurang relevan dengan pasar dan perusahaan

akhirnya gulung tikar atau dibeli oleh perusahaan lain

3. Model of Planned Change (Connor & Lake,1994)

• Melibatkan beberapa jenis perubahan

(Perilaku individu, proses organisasi, arah strategis)

• Ini dilakukan melalui berbagai metode

(Teknical, struktural, atau manajerial)

contoh;

Sekolah memperkenalkan metode baru untuk mengajar membaca karena standar nasional, itu berarti

perubahan dalam populasi sekolah juga perkembangan baru di sekolah dasar

Ini terdengar sederhana tapi karena ada faktor-faktor seperti budaya sekolah, buku pelajaran, rencana studi, keterlibatan masyarakat dan tekanan akan membuat suatu usaha proses perubahan menjadi sangat rumit.

Figure of Planned Organizational Change

4. Kurt Lewin’s Model of Change Process

Unfreeze Change Refreeze

Also known as Unfreeze-Change – Refreeze Model

Lewin suggested following three steps for ensuring successful change

Unfreeze

• Tahap Pertama

• Keinginan untuk berubah harus tercipta

• Ketahanan terhadap perubahan perlu di minimalisir

• Seperti gangguan

• dari luar (Externally)

• Dari dalam (Internally)

Change

• Tahap ke-dua

• Struktur organisasi dan cara berperilaku yang baru perlu

diperkenalkan

• Ada nya kebutuhan akan tujuan dan norma-norma baru

• Masanya kebingungan dan produktifitas menurun

• Kepemimpinan yang baik sangat dibutuhkan dalam tahap ini

Refreeze

• Tahap ter-akhir

• Kebutuhan akan stabilitas dari implementasi struktur yang baru

• Perumusan aturan dan kebijakan baru

• Stabilitas perlu di bangun ulang

• Lingkungan yang familiar perlu di ciptakan

Models of Organizational Change

• Banyak Praktisi Organisasi prihatin dengan cara-cara mengelola perubahan dan tidak mendukung gagasan

dimana hanya membiarkan siklus kehidupan organisasi yang mengambil alih.

• Organisasi yang sukses adalah mereka yang memulai perubahan, menanggapi perubahan, merencanakan

perubahan dan menerapkan perubahan sebagai cara hidup yang berkelanjutan

Reactions to Organizational Change

• Dukungan manajemen untuk proses perubahan sangat penting Manajer Senior memiliki pengaruh paling besar terhadap perubahan Ketika manajemen senior tidak me-backup perubahan, maka upaya perubahan tidak akan

berhasil • Ketegangan ke-Pemilikan• Daerah lain yang menjadi perhatian pada proses perubahan adalah proses ketahanan terhadap

perubahan Perubahan dapat mengancam budaya organisasi tempat kerja;

Nilai-nilai Dasar Perusahaan Misi Perusahaan Lingkungan Kerja Karyawan memperoleh perasaan menjadi identitas suatu kelompok dan perasaan memiliki dari budaya

organisasi Rasa takut itu natural

• Resistensi terhadap Perubahan Perilaku yang mencegah pelaksanaan atau penggunaan sistem untuk mencegah perancang sistem mencapai

tujuan mereka Alasan untuk ketahanan terhadap perubahan

Ketidaktahuan terhadap perubahan Kurangnya Pelatiihan Rasa Takut

• Reaksi lain dari perubahan adalah ketidakpastian anggota organisasi karenaStres, Kecemasan, mekanisme Pertahanan

Reactions to Organizational Change

Communication in the Change Process

• Komunikasi dan InformasiCara terbaik untuk mengatasi ketidak

pastian dan kecemasan

• Karyawan lebih memilih memiliki informasi negatif dibanding tidak memiliki infomasi sama sekali tentang perubahan yang terjadi di dalam organisasi

How do communications activities translate into meaningful coordinated strategy

• Assessment – to understand theory before taking actions, especially to identify interestWhat are their key beliefs and values? (cognitive)What is their emotional state? (emotional) What are they willing to do and why? (intentions, interest)

• Evaluate the existing communication systemWhat are the existing channel of communication?What are the communicative goals for each channel?What types of message are typically transmitted in this channels?What is the target audience for each channel?

Strategies for Communicating about Change

Clampitt, DeKoch, and Cashman (2000) proposed communication strategies that management can use in communicating about change to employees

Force Field Analysis I

• Sebuah alat untuk meng-analisis faktor-faktor yang mempengaruhi

perubahan

• Sebuah grafik yang menggambarkan kekuatan yang mempengaruhi

hasil upaya pelaksanaan perubahan dalam manajemen

• The forces

• Beneficial in the change process

• Restricting in the change process

Force Field Analysis II

Puma Case I

• The company heading

towards bankruptcy

• The change was needed

• The external force

unfreezing the static state

was the fear

• Identification of the main

issues essential

• After a four phase action

plan was developed

Turnaround of the

company

Brand Turnaround

Company Development

Company Expansion

Objective

- adaptation to new market situations

- Reorganization of the company

- Competitiveness and profitability

- Brand repositioning

- To develop brand desirability

- Enhancement of market presence

- Global direction of the brand

- To increase the brand desirability

- To transfer desirability into profitability

- Consumption of the brand potential

- Company and brand growth

- To increase the market share

- Acquisitions- Consumption

of the company potential

An American expert on leadership and change

Professor in Harvard Business School

Author of Eight steps of successful change

8 Steps of a Successful Change

Form a Strong Guiding Coalition

Create a Change Vision and Strategy

Communicate This Change Vision

Empower Others to Act on the Vision

Generate Short-Term Wins

Consolidate Improvements and Produce More Changes

Establish a Sense of Urgency

Secure the New Approaches

Step 1: Establish a Sense of Urgency

• An important starting point for achieving the desired change

• Tendency of overlooking this step

• If this step is ignored the company might fail in the changing

process

Step 2: Form a Strong Guiding Coalition

• An essential role in the change process

• The guiding coalition is chosen to lead the change

• It has to be powerful, respectful and knowledgeable

• The leading coalition is necessary to maintain the sense of urgency

Step 3: Create a Change Vision and Strategy

• Clear vision needs to be clarified

• The effective vision should be

• Imaginative

• Desirable

• Feasible

• Focused

• Flexible

• Communicative

Step 4: Communicate This Change Vision

• After the vision is properly stated, the leaders need to communicate this

vision to the employees

• It should be done in a manner that the advantages of this change are

clearly visible

Step 5: Empower Others to Act on the Vision

• Remove obstacles to change

• Change systems that are in a way of the change

• Encourage the risk-taking

Step 6: Generate Short-Term Wins

• Essential

• Plan the visible improvements

• The wins need to be visible, unambiguous and change connected

• Reward employees involved

Step 7: Consolidate Improvements and Produce More Changes

• The change needs to be settled deeply in the

organization

• Don’t let up

• Further change the systems

• Hire, promote and develop employees able to

implement the vision

• Introduce new projects

Step 8: Secure the New Approaches

• The last step

• Getting to this step requires effort, energy, and time

• After accomplishment of the objectives the attainment

is necessary

Conclusion

• Perubahan sangat penting bagi organisasi karena lingkungan

terus menerus berubah

• Orang-orang dan perilaku mereka adalah penting untuk

perubahan

• Perubahan dapat dilakukan dengan penerapan berbagai

pendekatan

• Perubahan akan berhasil hanya jika diterapkan dengan benar

-Thank You-