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ISAE/FGV – MBA em Gerenciamento de Projetos – Turma 04/2014 – Curitiba – PRGerenciamento de Aquisições

Prof°. Marco Coghi

CHEAPER ENGINE

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DESCRIÇÃO DA EMPRESA

A empresa executora do projeto em questão é uma montadora da automóveis de passeios e

motores para automóveis.

A empresa ora atua como fornecedora (de automóveis para suas concessionárias), ora atua

como cliente, uma vez que faz aquisições de componenes mecânicos para seus veículos e de

equipamentos para a fábrica.

No projeto em questão e com foco no gerenciamento de aquisições, a empresa atuará como

cliente, tendo que contratar fornecedores para a execução do projeto em questão.

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FLAVIO MARCELO HENRIQUE PAFFRATH Engenheiro Mecânico

WAGNER FELIPE ALEIXO Tecnólogo em Sistemas de Telecomunicações

ADRIANE FOLLADOR CARDOSO Arquiteta e Urbanista

JEFERSON PABLO NEGRINI PEREIRA Engenheiro Eletricista

MARCIA MARIA DIAS DOS REIS PEREIRA Administradora de Empresas

LETICIA PENKAL GUIMARÃES Tecnóloga em Mecânica

MICHELLI BEDUSCHI Arquiteta e Urbanista

EQUIPE TÉCNICA


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WBS COM A SELEÇÃO DOS PACOTES DE TRABALHO MAKE E BUY

Make

Buy

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WBS COM A SELEÇÃO DOS PACOTES DE TRABALHO MAKE E BUY

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CRITÉRIOS MAKE OU BUY ADOTADOS

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MAPA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO

Observação: O orçamento para cada concorrência será definido posteriormente

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WBS REVISADA PARA A GERÊNCIA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO

WBS revisada com pacotes de trabalho referentes ao gerenciamento das aquisições do projeto . Os pacotes de trabalho para o Gerenciamento de Aquisições podem ser mais facilmente visualizados ao lado.

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REGISTRO DE RISCOS PARA A GERÊNCIA DE AQUISIÇÕES DO PROJETO

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CONCORRÊNCIA PARA DETALHAMENTO

A concorrência escolhida para detalhamento está marcada abaixo:

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DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Declaração de trabalho para a concorrência selecionada - Desenvolvimento e instalação equipamento linha:

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Anexo à declaração do trabalho, serão enviados os desenhos e instruções de montagem do cabeçote para que os potenciais fornecedores possam dimensionar o equipamento.


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DECLARAÇÃO DE TRABALHO

WBS do Contrato

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CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS ADOTADOS

CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS ADOTADOS

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CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES

A fim de tornar o processo de seleção do fornecedor mais rápido, o projeto optou

por explicitar, no envio da DT, os critérios de avaliação dos fornecedores.

Por se tratarem de fornecedores de alta tecnologia e boa repercusão no mercado, o

projeto entende que abrir os critérios para os fornecedores contribuirá para que a

proposta técnica-comercial contenha todas as informações solicitadas e necessárias

para a classificação das propostas comerciais.

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SISTEMA DE PONTUAÇÃO COMPLETO

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MEIO ADOTADO PARA ENVIO DO CONVITE

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO ADOTADOS

O documento adotado para ser enviado aos potenciais fornecedores foi a solicitação

de proposta (RFP - request for proposal), pois o critério de escolha do fornecedor não

será somente o preço.

A RFP, além das informações de preço, solicita informações técnicas, organizacionais

e profissionais necessárias para análise e escolha do fornecedor, como também para o

desenvolvimento dos componentes, protótipos e demais serviços de testes e instalação.

A RFP terá como resposta uma proposta técnica-comercial, cujas informações serão

usadas como critérios eliminatórios no sistema de pontuação para seleção do

fornecedor.

O convite será encaminhado via e-mail para agilizar o processo e também pelo fato

dos potenciais fornecedores já serem cadastrados, além da concorrência ser restrita.

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TIPO DE CONTRATO ESCOLHIDO

O contrato escolhido para a aquisição foi o Contrato de Preço Fixo, tendo

como perspectiva assegurar menor risco ao contratante, pois os itens como

escopo, preço, prazo e qualidade serão muito bem definidos no contrato.

Além disto, o projeto não tem necessidade de antecipação da entrega,

execução com menor custo ou que os requisitos sejam excedidos. Logo, um

de Contrato de Custo Reembolsável não seria o indicado.

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FLUXOGRAMA CONCORRÊNCIA OU LICITAÇÃO

A aquisição do equipamento para a linha de montagem, devido a natureza da empresa e do projeto, será uma concorrência privada, conforme fluxograma abaixo:

ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO “HABILITAÇÃO” (APLICAR

CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS)

AUTORIZAÇÃO DO TRABALHO (ORDEM DE

SERVIÇO)

DECLARAÇÃO DE TRABALHO APROVADA

CONSULTAR LISTA DE FORNECEDORES QUALIFICADOS

CLASSIFICAR E SELECIONAR FORNECEDORES DA LISTA

SOLICITAR COTAÇÃO PARA OS FORNECEDORES

SELECIONADOS

RECEBIMENTO DAS PROPOSTAS

ANÁLISE DAS PROPOSTAS (APLICAR SISTEMA DE

PONTUAÇÃO/CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS)

PROPOSTA SELECIONADA

NEGOCIAÇÃO

CONTRATO ASSINADO

INÍCIO

FIM

SIM

DIVULGAÇÃO DO RESULTADO

SOLICITAR REVISÃO DA PROPOSTA

NÃO

RECEBIMENTO DA PROPOSTA

REVISADA

SIM COMUNICAÇÃO AO PROPONENTEELIMINADO

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ATITUDES E FISCALIZAÇÃO ADOTADAS PARA CONTROLAR A AQUISIÇÃO

CHECK LIST - DOCUMENTOS DE GESTÃO DE CONTRATOS

Termo de Contrato ou Autorização de Fornecimento – AF Documento de comprovação de regularidade da representação Documentos de regularidade fiscal Termo de Garantia Técnica Cópia da proposta selecionada e respectiva planilha de custos Documento de convocação do contratado para assinatura do contrato Ata de reunião de assinatura do Termo de Contrato/entrega de AF Carta de envio do contrato assinado ao Contratado e respectivo

comprovante de recebimento (AR, SRO, fax) Relatório de Bloqueio orçamentário (centro de custo)Identificação do Fiscal do contrato e do respectivo SuplenteCarta de solicitação de pedido/Ordem de Serviço e respectivo comprovante derecebimento (AR, SRO, fax)Termo de recebimento/aceitaçãoDocumentos Fiscais e anexosTermo Aditivo – prorrogação Documento de consulta ao Gestor Operacional Documento de resposta do Gestor Operacional Documento de disponibilidade orçamentária Carta ao Contratado propondo a prorrogação Resposta do contratado de aceitação Documento de verificação da vantajosidade Relatório de Prorrogação Nota / Parecer Jurídico Documento de Autorização Documento de envio do TA para assinatura do Fornecedor Relatório de Bloqueio Orçamentário

Termo Aditivo – recomposição de preços Documento de solicitação de recomposição de preços Planilhas de custos de formação de preços Documento de verificação do preço Solicitação orçamentária Documento de aprovação do gestor orçamentário Relatório de análise e aprovação Documento de envio para chancela da área Jurídica Nota / Parecer Jurídico Documento de envio do TA para assinatura do Fornecedor Relatório de Bloqueio Orçamentário

Termo Aditivo – acréscimo e/ou supressão

Documento de Solicitação de acréscimo e/ou supressão da área solicitante

Carta ao Contratado de comunicação da alteração

Resposta do Contratado

Relatório de análise e aprovação

Solicitação orçamentária

Documento de aprovação do gestor orçamentário

Documento de envio para chancela da área jurídica

Nota / Parecer Jurídico

Documento de envio do TA para assinatura do Fornecedor

Relatório de Bloqueio Orçamentário

Termo Aditivo – outros

Carta de Aplicação de Penalidade de Advertência/Notificação e respectivo comprovante derecebimento (AR, SRO, fax)

Carta de Aplicação de Penalidade de Multa e respectivo comprovante de recebimento (AR,SRO, fax)

Carta de Rescisão de Termo de Contrato/Cancelamento de AF ou Termo de ResiliçãoContratual e respectivo comprovante de recebimento (AR, SRO, fax)

Registro de Reunião com o Contratado

Parecer Técnico

Parecer Jurídico

Cartas/Ofícios

Comunicações Internas

Relatórios

Demais documentos relacionados às obrigações contratuais

Comprovante de devolução da Garantia de Execução Contratual

Cópia de Atestado de Capacidade Técnica emitido para o Contratado

Relatório de pagamentos

Termo de Encerramento Contratual

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ATITUDES E FISCALIZAÇÃO ADOTADAS PARA CONTROLAR A AQUISIÇÃO

Para cada não conformidade do check-list mostrado anteriormente, será gerado um relatório usando o template abaixo.

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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA CONTROLAR O CONTRATO

SOLICITAR À CONTRATADA UMA PLANILHA CONTENDOTODOS OS MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS QUESERÃO UTILIZADOS, CONTENDO AINDA SEUSQUANTITATIVOS E MARCAS, BEM COMO PREVISÃO DE SEUTEMPO DE DURAÇÃO E REPOSIÇÃO

KICK OFF

CONHECER O INTEIRO TEOR DO CONTRATO

CONTRATO ASSINADO

KICK OFF

CONHECER AS RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO

ZELAR PELO BOM RELACIONAMENTO COM A CONTRATADA, MANTENDO UM COMPORTAMENTO ÉTICO, PROBO E

CORTÊS, CONSIDERANDO ENCONTRAR-SE INVESTIDO NA QUALIDADE DE REPRESENTANTE DA CONTRATANTE

ACOMPANHAR E CONTROLAR, QUANDO FOR O CASO, AS ENTREGAS E O ESTOQUE DE MATERIAIS DE

REPOSIÇÃO, DESTINADOS À EXECUÇÃO DO OBJETO CONTRATADO, PRINCIPALMENTE QUANTO À SUA

QUANTIDADE E QUALIDADE

ACOMPANHAR ROTINEIRAMENTE A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS, DE FORMA A ATUAR

TEMPESTIVAMENTE NA SOLUÇÃO DE EVENTUAIS PROBLEMAS VERIFICADOS

VERIFICAR SE A ENTREGA DE MATERIAIS/PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS SERÁ CUMPRIDA INTEGRAL OU

PARCELADAMENTE

AVALIAR CONSTANTEMENTE A QUALIDADE DA EXECUÇÃO CONTRATUAL, PROPONDO, SEMPRE QUE CABÍVEL,

MEDIDAS QUE VISEM REDUZIR GASTOS E RACIONALIZAR OS SERVIÇOS

SOLICITAR RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE ACOMPANHAMENTO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

CONTRATADOS

ENCAMINHAR AS QUESTÕES QUE ULTRAPASSAM O ÂMBITO DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE FORAM DESIGNADAS AOS

RESPECTIVOS RESPONSÁVEIS

PROVIDENCIAR A OBTENÇÃO DE ESCLARECIMENTOS, AUXÍLIO OU SUPORTE TÉCNICO, PARA AQUELES CASOS EM QUE TIVER

DÚVIDAS SOBRE A PROVIDÊNCIA A SER ADOTADA

ATUAR EM TEMPO HÁBIL NA SOLUÇÃO DOS PROBLEMASQUE PORVENTURA VENHAM A OCORRER AO LONGO DAEXECUÇÃO CONTRATUAL

ENCAMINHAR AO GESTOR, EVENTUAIS PEDIDOS DE MODIFICAÇÕES NO CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO,

SUBSTITUIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS, FORMULADOS PELA CONTRATADA

ACOMPANHAR O CUMPRIMENTO, PELA CONTRATADA, DO CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO 1

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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA CONTROLAR O CONTRATO

DOCUMENTAR AS REUNIÕES COM A CONTRATADA POR MEIO DE ATAS DE REUNIÃO

(data, nome e assinatura dos participantes, assuntos tratados, decisões, responsáveis pelas providências a serem

tomadas e prazo)

FORMALIZAR, SEMPRE, OS ENTENDIMENTOS COM A CONTRATADA OU SEU PREPOSTO, ADOTANDO TODAS AS

MEDIDAS QUE PERMITAM COMPATIBILIZAR AS OBRIGAÇÕES BILATERAIS

ANOTAR EM FORMULÁRIO PRÓPRIO TODAS AS OCORRÊNCIAS RELACIONADAS COM A EXECUÇÃO DO CONTRATO,

DETERMINANDO O QUE FOR NECESSÁRIO À REGULARIZAÇÃO DAS FALTAS OU DEFEITOS OBSERVADOS, CONFORME MODELO SUGERIDOS NO BANCO DE FORMULÁRIOS DA ORGANIZAÇÃO

1

REPORTAR-SE SEMPRE AO PREPOSTO DA CONTRATADA, EVITANDO DAR ORDENS DIRETAMENTE AOS

EMPREGADOS DA CONTRATADA

ESTABELECER COMUNICAÇÃO CONSTANTE COM O PREPOSTO DA CONTRATADA

COMUNICAR À UNIDADE COMPETENTE, FORMALMENTE, IRREGULARIDADES COMETIDAS PASSÍVEIS DE PENALIDADE

SOLICITAR A SUBSTITUIÇÃO DOS SERVIÇOS POR INADEQUAÇÃO OU VÍCIOS QUE APRESENTEM; EFETUAR

GLOSAS DE MEDIÇÃO POR SERVIÇOS MAL EXECUTADOS OU NÃO EXECUTADOS

COMUNICAR À UNIDADE COMPETENTE EVENTUAIS ATRASOS NOS PRAZOS DE ENTREGA E/OU EXECUÇÃO

DO OBJETO, BEM COMO OS PEDIDOS DE PRORROGAÇÃO, SE FOR O CASO

ESTABELECER PRAZO PARA CORREÇÃO DE EVENTUAIS PENDÊNCIAS NA EXECUÇÃO DO CONTRATO

ATESTAR O FIEL CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS ASSUMIDAS, NO QUE PERTINE AO

MATERIAL EMPREGADO, PROCEDIMENTOS E QUALIDADE NA EXECUÇÃO CONTRATUAL

RESULTADO SATISFATÓRIO

NÃO

RECEBIMENTO DO OBJETO DO CONTRATO (AO FIM DE CADA ENTREGA DA WBS DO CONTRATO)

SIM

STATUS REPORT AOS STAKEHOLDERS

REGISTRAR LIÇÕES APRENDIDAS

ENCERRAMENTO

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PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA ENCERRAR O CONTRATO

EMITIR TERMO DE RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO DEFINITIVO, LEGITIMANDO A

CONFORMIDADE COM AS ESPECIFICAÇÕES, E EM CONDIÇÕES DE

ACEITAÇÃO E DE RECEBIMENTOPROCEDER À VERIFICAÇÃO ESPECÍFICA,QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOSMATERIAIS, OBJETO CONTRATUAL EMCONFORMIDADE ÀS ESPECIFICAÇÕES

SERVIÇO CONCLUÍDO?

ESCOPO ATENDIDO?

PAGAMENTOS EFETUADOS?

OBRIGAÇÕES LEGAIS CUMPRIDAS?

EMITIR TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

REGISTRAR LIÇÕES APRENDIDAS

ARQUIVAMENTO DO CONTRATO E DE DOCUMENTOS

ENCERRAR AQUISIÇÃO

INCIAR O ENCERRAMENTODO CONTRATO

CONCLUIR PENDÊNCIA

INEXISTÊNCIA DE PENDÊNCIAS?NÃO

NÃO

SIM

COMUNICAR O RECEBIMENTO PROVISÓRIO DO OBJETO DO

CONTRATO

CONSULTAR TODOS OS DEPARTAMENTOS USUÁRIOS, OS QUAIS DEVERÃO, EM TEMPO HÁBIL E POR INTERMÉDIO DE PESQUISA DE

SATISFAÇÃO, MANIFESTAR-SE SOBRE A QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO

NÃO

NÃO

NÃO

RESILIÇÃO/RESCISÃO

SIM

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ORGANIZAÇÃO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

1. Plano de Gerenciamento do Projeto Aprovado1.1. Divulgação RFP - Request For Proposal (Solicitação de Proposta)1.2. Esclarecer dúvidas1.3. Recebimento propostas1.4 .Análise das propostas1.5. Solicitação revisão de proposta1.6. Equalização das propostas1.7. Classificação com base nos critérios1.8. Seleção1.9. Negociação1.10. Divulgação do resultado1.11. Assinatura do Contrato1.12. Kick Off1.13. Autorizar o trabalho1.14. Projeto do robô1.15. Entrega1.16. Instalação1.17. Try Out1.18. Treinamento

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