Lublin, 24 sierpnia 2007 r.

RIO – II – 60/20/2007

Pan Krzysztof Wojciechowski Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowychw Chełmie

Szanowny Panie Dyrektorze,

W dniach od 23 kwietnia do 18 maja 2007 r. inspektorzy kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Krzysztof Puchacz, Renata Kotowska, Monika Rycerz, Bożena Tymura oraz Marian Stachyra – przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej powiatu chełmskiego w zakresie zadań realizowanych przez Zarząd Dróg Powiatowych w Chełmie. Protokół kontroli podpisano 26 czerwca 2007 r.

Podczas kontroli stwierdzono wiele nieprawidłowości i uchybień, będących wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa bądź ich błędnej interpretacji.

W zakresie rachunkowości stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły m.in. niebieżącego i nierzetelnego dokonywania zapisów w księgach rachunkowych oraz nieprzestrzegania zasad prowadzenia dzienników, a w zakresie operacji pieniężnych nierzetelnego ewidencjonowania operacji kasowych (wskutek czego wystąpiły niezgodności rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym), dokonywania wypłat gotówki z kasy bez pokwitowania jej odbioru, dokonywania wypłat na podstawie dowodów źródłowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym i niezatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, a także bezpodstawnego przetrzymywania w kasie przyjętych wpłat.

Wiele nieprawidłowości stwierdzono na każdym etapie objętych kontrolą postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym: nieprawidłowe określanie przedmiotu i wartości zamówień, nieprawidłowości w zakresie formułowania warunków udziału w postępowaniu oraz żądania dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, nieprawidłowe formułowanie treści ogłoszeń oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, niesporządzanie protokołów postępowań, nieprawidłowe ustalanie wysokości wadium, niezłożenie oświadczenia przez osobę występującą w imieniu zamawiającego o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania, zawarcie umowy o zamówienie publiczne przed upływem 7-dniowego terminu

2

liczonego od dnia zawiadomienia wykonawców o wyborze oferty.W wyniku kontroli stwierdzono też nieterminowe regulowanie przez Zarząd Dróg

Powiatowych zobowiązań pieniężnych wynikających z zawartych umów oraz dopuszczenie do wykonania przedmiotu zamówienia niezgodnie z zawartą umową. Zaniepokojenie budzi trzykrotne zaciągnięcie w 2006 r. przez byłego dyrektora jednostki zobowiązań finansowych niemających pokrycia w planie finansowym jednostki w kwotach: 57.961,45 zł, 479.899,39 zł i 286.330,25 zł (łącznie 824.191,09 zł), a także zawarcie przez niego – 7 kwietnia 2006 r. – sześciu umów o łącznej wartości 1.251.762,70 zł, bez stosownego upoważnienia Zarządu Powiatu do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu.

W zakresie mienia komunalnego kontrola ujawniła nierzetelne prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów inwestycji rozpoczętych. Podkreślić także należy nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, świadczące o braku należytej staranności przy jej przeprowadzaniu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie danych ogólno-organizacyjnych.

1.1. Niepowołanie głównego księgowego jednostki. Wykonywanie obowiązków głównego księgowego przez osobę nieposiadającą kwalifikacji do zatrudnienia na tym stanowisku.

Powołać na stanowisko głównego księgowego Zarządu Dróg Powiatowych osobę spełniającą wymogi określone w przepisach art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). Osobie tej powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w przepisach art. 45 ust 1 tej ustawy. - str. 2 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, przez:- nieokreślenie okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego,- niekompletne opracowanie zakładowego planu kont, w tym:

* nieokreślenie lub niewystarczające określenie zasad klasyfikacji zdarzeń na niektórych kontach księgi głównej,

* nieokreślenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 101 „Kasa” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

* nieokreślenie zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,

3

- niesporządzenie wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,

- niesporządzenie opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego i programowych zasad ochrony danych oraz niezaktualizowanie wersji stosowanego oprogramowania komputerowego,

- nieokreślenie sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady (politykę)

rachunkowości, a w szczególności:- określić okresy sprawozdawcze wchodzące w skład roku obrotowego, stosownie do

przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

- uzupełnić zakładowy plan kont o określenie:* zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej w zakresie dotychczas

nieuregulowanym,* zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont: 020, 101 i 234,* zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej,stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości,

- sporządzić wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, w myśl przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b tej ustawy,

- sporządzić opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz określenie aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości,

- określić sposób inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), zwanego w dalszej części tego wystąpienia rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Obowiązek ustalenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 3, 4, 5 protokołu.

2.2. Ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach nieujętych w zakładowym planie kont.Zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać na kontach

4

przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Jeżeli ujęta w zakładowym planie kont liczba kont syntetycznych jest niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia prawidłowej ewidencji księgowej – uzupełnić je o konta dodatkowe, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, stanowiącego załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w myśl przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia. Ustalić przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, zgodne z zasadami określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. – str. 4 protokołu.

2.3. Prowadzenie dzienników częściowych niezgodnie z przepisami wewnętrznymi, tj. zamiast 4 dzienników częściowych wymienionych w tych przepisach („zakupu”, „sprzedaży”, „pozostałe” oraz „finansowy”) prowadzono 8 („zakupu”, „sprzedaży”, „pozostałe”, „rozliczeń”, „środków funduszy pomocowych”, „kasa”, „dochodów i wydatków budżetowych”, „zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”, a do końca lutego 2006 r. również „dochodów własnych”).

Przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w zarządzeniu Nr 47 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 4 października 2005 r. w sprawie wprowadzenia zmian w zakładowym planie kont i szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości, w których przewidziano stosowanie 4 dzienników częściowych; w przypadku podjęcia decyzji o stosowaniu innych dzienników częściowych – dokonać odpowiednich zmian w przepisach wewnętrznych, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 4, 5, 10 protokołu.

2.4. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”.Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 080 według poszczególnych zadań

inwestycyjnych, która zapewni co najmniej możliwość skalkulowania ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do przepisów art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. – str. 6, 66 protokołu.

2.5. Nieprawidłowe prowadzenie dzienników częściowych przez niezachowanie:- kolejnej numeracji zapisów,- obowiązku liczenia sum zapisów (obrotów) w sposób ciągły (w 2006 r.),- chronologii zapisów(w dzienniku częściowym kasa).

Zdarzenia w dzienniku ujmować chronologicznie, zapisy kolejno numerować (w skali całego roku obrotowego, a nie tylko miesiąca), a sumy zapisów dzienników (obroty) liczyć w sposób ciągły (tj. za miesiąc i narastająco), stosownie do przepisów art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości – str. 6, 14, 15 protokołu.

5

2.6. Niezgodność pomiędzy obrotami zestawienia obrotów i sald a obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych (m.in. w wyniku ujmowania w dziennikach operacji ewidencjonowanych jednostronnie – na kontach pozabilansowych).

Zapewnić zgodność obrotów zestawień obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami zestawień obrotów dzienników częściowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 6, 7, 10, 11 protokołu.

2.7. Ujmowanie tych samych operacji gospodarczych ewidencjonowanych na kontach zespołu 1 jednocześnie w dwóch dziennikach częściowych (faktycznie zapisów w jednym z nich dokonywano bez dowodu księgowego), co spowodowało zawyżenie obrotów tych dzienników. Celem uzgodnienia zestawienia obrotów dzienników częściowych z zestawieniem obrotów i sald, zestawienia obrotów dzienników częściowych pomniejszano o wartość operacji zaewidencjonowanych podwójnie. W rezultacie suma obrotów poszczególnych dzienników częściowych nie była zgodna z wartością tych obrotów wykazywaną w zestawieniu obrotów tych dzienników. W wyniku ujmowania operacji gospodarczych jednocześnie w dwóch dziennikach obroty dzienników zostały zawyżone w 2006 r. o 165.439,89 zł, zaś w I kwartale 2007 r. o 46.604,99 zł.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Jedną operację gospodarczą, nawet, gdy dokumentowana jest kilkoma dowodami księgowymi lub kilkoma egzemplarzami jednego dowodu, ujmować w księgach rachunkowych (w dzienniku, na kontach księgi głównej, na kontach ksiąg pomocniczych) jeden raz, w związku z przepisami art. 22 ust. 4 tej ustawy. W zestawieniu obrotów dzienników częściowych za miesiąc wykazywać sumę obrotów wynikającą z poszczególnych dzienników, w związku z przepisami art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 7-10, 14, 15 protokołu

2.8. Wprowadzenie do bilansu otwarcia 2006 r. na konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” oraz 800 „Fundusz jednostki” sald początkowych niezgodnych z saldami tych kont na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roku poprzedniego.

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 13, 17 protokołu.

2.9. Naruszenie zasady bieżącego prowadzenia dziennika częściowego „Kasa” przez nieujmowanie w nim wpłat i wypłat gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco, ujmując w nich wpłaty i wypłaty gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 15 protokołu.

6

2.10. Nieujęcie w księgach rachunkowych Zarządu Dróg Powiatowych 2005 r., a także 2006 r. wszystkich obciążających jednostkę kosztów dotyczących tych lat.

W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 15, 16 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej:

3.1. Niepobranie od kasjera deklaracji odpowiedzialności za właściwe funkcjonowanie kasy i powierzone mienie.

Od osoby, której powierzono prowadzenie obsługi kasowej Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie, pobrać pisemną deklarację odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, stosownie do postanowień części III. pkt 4 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”, stanowiącej załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 31 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 4 września 2003 r. – str. 19 protokołu.

3.2. Nieprzeprowadzanie kontroli kasy w przypadku zmiany na stanowisku kasjera.Przeprowadzać kontrole kasy przy każdej zmianie na stanowisku kasjera, stosownie

do postanowień części X pkt 2 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie” – str. 19 protokołu.

3.3. Niezgodność rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym (stwierdzona dwukrotnie: w trakcie kontroli kasy Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie przeprowadzonej 10 maja 2007 r. stwierdzono w kasie niedobór w kwocie 161,39 zł); niezgodność spowodowana została nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowym. Z ustaleń kontroli oraz z wyjaśnień kasjera wynika, że niedobór w kwocie 150 zł został spowodowany nieujęciem w księgach rachunkowych wypłaty zaliczki w kwocie 150 zł dokonanej 17 kwietnia 2007 r. pracownikowi ZDP (we wniosku o zaliczkę, na podstawie którego dokonano wypłaty, wpisano cyfrowo kwotę „150 zł”, natomiast słownie kwotę „sto złotych” – dowód sporządzony został nieprawidłowo; w trakcie kontroli pracownik oświadczył, że w rzeczywistości pobrał zaliczkę w wysokości 150 zł), zaś pozostały niedobór w kwocie 11,39 zł został spowodowany pobraniem bez upoważnienia tej kwoty przez kasjera na zapłatę za fakturę Nr 1180/2007 za druki PK i KW przed dostarczeniem faktury do księgowości oraz przed sprawdzeniem jej pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzeniem do zapłaty przez upoważnione osoby i nieujęciem tej operacji w księgach rachunkowych.Niebieżące sporządzanie raportów kasowych.

Ewidencję księgową (w tym raporty kasowe) prowadzić rzetelnie i bieżąco, ujmując w niej operacje gotówką zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem w dniu, w którym zostały

7

one faktycznie dokonane, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowieniami oraz części VII ust. 1 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie” i rozdziału IV ust. 1 pkt 5 lit. d „Regulaminu sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”, zatwierdzonego zarządzeniem Nr 48 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 5 października 2005 r.

Dowody księgowe sporządzać rzetelnie, kompletnie i poprawnie, w myśl przepisów art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Egzekwować od kasjera Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie obowiązek zapewnienia zgodności rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, mając na uwadze postanowienia części III pkt 4 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”, w myśl których kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. Gotówkę z kasy wypłacać wyłącznie osobom uprawnionym, na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzonych do zapłaty przez upoważnione osoby, stosownie do postanowień § 1 zarządzenia Nr 23 Kierownika Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 26 października 2001 r. w sprawie korzystania z gotówki będącej na stanie kasy Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie, części IV ust. 1 i części VI ust. 2 lit. a „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie” oraz rozdziału II ust. 2 lit. b Regulaminu sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie – str. 19 – 21, 24 protokołu.

3.4. Dokonywanie wypłaty gotówki z kasy:- bez potwierdzenia faktu jej odbioru przez osobę pobierającą gotówkę (w przyjętej do

kontroli próbie bez pokwitowania odbioru wypłacono łączną kwotę 3.508,21 zł) lub bez wskazania daty jej odbioru (łącznie nie wskazano daty odbioru 7.808 zł),

- na podstawie dowodów księgowych:* niezatwierdzonych do wypłaty (nieprawidłowość dotyczy również wypłat dokonywanych

przelewem z rachunku bankowego; w przyjętej do kontroli próbie bez zatwierdzenia do wypłaty wypłacono 8.252,21 zł),

* niesprawdzonych pod względem merytorycznym (łącznie na podstawie dowodów niesprawdzonych pod względem merytorycznym wypłacono 24.782,63 zł),

* niesprawdzonych pod względem formalno-rachunkowym przez nieupoważnioną osobę (łącznie na podstawie dowodów sprawdzonych przez nieupoważnioną osobę wypłacono 51.725,57 zł).

Gotówkę z kasy wypłacać za pokwitowaniem odbioru przez osobę, której ją wydano, ze wskazaniem daty odbioru, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości oraz części VI ust. 2 lit. c „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”. Gotówkę wypłacać wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych, sprawdzonych wcześniej pod względem merytorycznym i formalno-

8

rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, stosownie do postanowień części VI ust. 2 lit. b „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie” oraz rozdziału II ust. 2 lit. b Regulaminu sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie, pamiętając przy tym, że dowody źródłowe powinny być sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez osoby wskazane w Zarządzeniu Nr 58 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 20 marca 2007 r. w sprawie wykazu osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych.

Ustalić zasadność wszystkich wypłat gotówki z kasy dokonanych bez pokwitowania jej odbioru; w przypadku stwierdzenia braku podstawy dla dokonanych wypłat – wyegzekwować od kasjera kwotę bezzasadnie wypłaconą, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) – str. 20 – 24, 30 protokołu.

3.5. Nieodprowadzanie na koniec każdego dnia z kasy na rachunek bankowy gotówki pochodzącej z bieżących wpływów (bezpodstawne przetrzymywanie w kasie pobranych kwot niejednokrotnie w wysokości do kilku tysięcy złotych przez okres od kilku do kilkunastu dni).Przejściowe pokrywanie wydatków (w kontrolowanej próbie w kwocie 1.130,30 zł) z przyjętych do kasy dochodów, wskutek niepodjęcia środków na wydatki z rachunku bankowego.

Gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów odprowadzać z kasy na rachunek bankowy w dniu jej przyjęcia do kasy (na koniec dnia), stosownie do postanowień części I i II ust. 4 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”.

Wypłat w kasie dokonywać wyłącznie ze środków podjętych z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, stosownie do postanowień części II ust. 1, 3 i 4 „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”, mając przy tym na uwadze, że:- zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, jednostka budżetowa

pokrywa swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadza na rachunek budżetu,

- dokonywanie wydatków z przyjętych do kasy dochodów może prowadzić do sytuacji, w której poniesiony wydatek nie zostanie wykazany w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych dotyczącym danego okresu, bowiem sprawozdanie to – zgodnie z przepisami § 8 ust. 2 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781 z późn. zm.) – sporządzane jest na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego (konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”).

Jeżeli każdorazowe podejmowanie środków na określone rodzajowo wydatki

9

utrudnia sprawne funkcjonowanie jednostki rozważyć ustalenie w przepisach wewnętrznych wysokości „pogotowia kasowego” (kwoty środków pieniężnych, które mogą być przechowywane w kasie na bieżące wydatki, uzupełnianej po ich dokonaniu) – str. 25 – 30 protokołu.

3.6. Nieoznaczanie dowodów źródłowych – stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych (raportach kasowych) – numerem umożliwiającym identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Przypadek wyłączenia spod raportu kasowego dowodu źródłowego (listy płac) bez sporządzenia dokumentu zawierającego informację o miejscu przechowywania tego dowodu.

Zapisy księgowe dokumentować w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapewniając dostęp do zbiorów danych pozwalających – bez względu na stosowaną technikę – na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 i 4 ustawy o rachunkowości. W tym celu oznaczać dowody źródłowe numerem umożliwiającym powiązanie dowodów z dokonanymi na ich podstawie zapisami (dowody źródłowe załączone do raportów kasowych dochodów oznaczać datą i numerem raportu oraz pozycją, pod którą je ujęto, zgodnie z postanowieniami części VI ust. 2 lit. f „Instrukcji gospodarki kasowej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie”) oraz – w przypadku wyłączania dowodów źródłowych spod raportów kasowych celem przechowywania ich w odrębnych zbiorach – sporządzać dokument zawierający informację o miejscu przechowywania dowodów źródłowych – str. 28 protokołu.

3.7. Niezamieszczanie – na dowodach księgowych, znajdujących pod raportami kasowymi i wyciągami bankowymi – wskazania miesiąca księgowania i podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, w myśl przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 28, 31 protokołu.

4. W zakresie wydatków.

4.1. Wypłacenie w 2007 r. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w zawyżonej o 395,25 zł kwocie, w wyniku przyjęcia do jego obliczenia nieprawidłowo ustalonej liczby dni niewykorzystanego urlopu.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy naliczać i wypłacać, według zasad ustalonych w przepisach § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania

10

wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 z późn. zm.); do obliczenia ekwiwalentu przyjmować prawidłowo obliczoną liczbę dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego ustalonego zgodnie z przepisami art. 154 ustawy Kodeks pracy – str. 34 protokołu.

4.2. Nieprawidłowości dotyczące określenia przedmiotu zamówienia na roboty budowlane polegające na:a) nieopisaniu przedmiotów zamówień pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu

asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” oraz „Remonty dróg powiatowych w 2006 r.” za pomocą dokumentacji projektowej,

b) zawarciu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pn. „Remonty dróg powiatowych w 2006 r.”, niejednoznacznego zastrzeżenia w odniesieniu do przedmiotu zamówienia, tj. że „podane wielkości są wielkościami szacunkowymi i mogą ulec zmniejszeniu”,

c) narzuceniu wykonawcom – w przedmiarze robót załączonym do specyfikacji istotnych warunków zamówienia pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” – warunków wyceny ofert w oparciu o katalogi nakładów rzeczowych KNNR, w tym narzucenie obowiązku wyceny transportu mieszanki mineralno-asfaltowej samochodami samowyładowczymi o określonej ładowności (5-10 ton) oraz przyjęcia do wyliczeń określonej odległości transportu (na 6 km).

Przedmiot zamówienia określać z zachowaniem zasad ustalonych w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), w szczególności przedmiot zamówienia opisywać:- w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych

i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, zgodnie z przepisami art. 29 ust. 1 w związku z art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy;

- w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 oraz art. 7 ust. 1 ustawy;

- za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, stosownie do przepisu art. 31 ust. 1 ustawy, sporządzonych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.) - str. 35, 36-37, 47, 50 protokołu.

4.3. Niezgłaszanie właściwemu organowi nadzoru budowlanego, robót budowlanych polegających na przebudowie i remoncie dróg gminnych w 2006 r.

Wykonywanie robót budowlanych polegających na remontach i przebudowach dróg zgłaszać właściwemu organowi nadzoru budowlanego przed terminem ich zamierzonego

11

rozpoczęcia, stosownie do przepisów art. 30 ust. 1 pkt 2 w związku z przepisami art. 29 ust. 2 pkt 1 i 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.) - str. 35, 47 protokołu.

4.4. Nieprawidłowe sporządzanie kosztorysów inwestorskich przy udzieleniu zamówień pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” oraz „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, polegające na:- niepodaniu wyliczeń ilości robót w przedmiarach robót,- niezałączeniu kalkulacji szczegółowych cen jednostkowych.

W kosztorysie inwestorskim zawierać wszystkie elementy wskazane w przepisach § 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), w tym kalkulacje szczegółowe cen jednostkowych, o których mowa w § 7 pkt 6 lit. b tego rozporządzenia.

Przedmiar robót sporządzać z uwzględnieniem wszystkich elementów określonych w przepisach § 1 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia, w szczególności zwracać uwagę, by zawierał szczegółowe opisy robót lub podstawy do ustalenia szczegółowych opisów robót oraz wyliczenie i zestawienie ilości jednostek miar robót podstawowych.

Elementy wchodzące w skład kosztorysu inwestorskiego zawarte w § 7 rozporządzenia, w szczególności założenia wyjściowe, kalkulacje szczegółowe cen jednostkowych oraz pozostałe elementy ujęte w § 7 pkt 6 lit. b, dają pełny obraz co do wartości zamówienia na wykonanie robót budowlanych, którą zamawiający zobowiązany jest oszacować na podstawie kosztorysu inwestorskiego i z zachowaniem należytej staranności, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 i art. 33 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Prawidłowe ustalenie wartości szacunkowej zamówienia przed wszczęciem postępowania o udzielenie tego zamówienia, ma istotne znaczenie dla stwierdzenia obowiązku stosowania tej ustawy i określenia odpowiednich, określonych w niej procedur postępowania – str. 35-36, 47 protokołu.

4.5. Nieuwzględnienie wartości przewidywanych zamówień uzupełniających przy szacowaniu wartości zamówień pn.: - „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami

wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, - „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, wskutek czego zaniżono szacunkowe wartości tych zamówień o kwoty – odpowiednio: 234.820,30 zł (53.526,39 euro) i 208.000,00 zł (51.398,63 euro), co nie miało jednak wpływu na wybór i stosowanie odpowiednich procedur postępowania.

Wartość zamówienia publicznego ustalać z należytą starannością, jako całkowite

12

szacunkowe wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, uwzględniając w niej – w myśl przepisów art. 32 ust. 3 tej ustawy – wartość zamówień uzupełniających, jeśli przewiduje się ich udzielanie – str. 37, 47 protokołu.

4.6. Nieprawidłowości w zakresie formułowania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz żądania dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, przy udzieleniu zamówień pn.: „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, skutkujące prowadzeniem postępowań o udzielenie tych zamówień w sposób, który nie zapewniał zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, w tym:a) bezzasadne żądanie od wykonawców, aby mieszanka mineralno-bitumiczna mająca być

wykorzystana do wykonania przedmiotu zamówienia – ze względów technologicznych (których nie opisano) – dostarczana była z odległości nie większej niż 50 km od miejsca produkcji do miejsca wbudowania, a dodatkowo – w przypadku zamówienia na wykonanie odnowy warstwy jezdnej – była produkowana w otaczarce o wydajności 100 ton/h;

b) nieprawidłowe określenie dokumentów żądanych od wykonawców na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie posiadania niezbędnego doświadczenia, w tym:* w postępowaniu pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz

z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” – przez żądanie wykazu wykonanych robót odpowiadających swoją wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z pominięciem wymogu, by roboty te odpowiadały przedmiotowi zamówienia również swoim rodzajem,

* w postępowaniu pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006” – przez bezpodstawnie żądanie wykazu wykonanych dostaw i usług wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte ich wykonanie, w sytuacji, kiedy przedmiotem zamówienia były roboty budowlane,

c) niezawarcie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, mimo żądania dokumentów, które potwierdzać miały ich spełnianie, np. nieokreślenie wysokości posiadanych środków finansowych lub zdolności kredytowej, które zamawiający uzna za spełnienie warunku znajdowania się wykonawcy w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, w sytuacji, kiedy – na potwierdzenie spełniania tego warunku – zamawiający żądał informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzających wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową, przy czym – w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia na wykonanie odnowy warstwy jezdnej o szacunkowej wartości odpowiadającej 321.158,38 euro, wszczętego 25 lipca

13

2006 r. – zamawiający nie miał obowiązku żądania tych dokumentów, a w sytuacji, kiedy nie opisał warunków udziału w postępowaniu – dokumenty te były mu zbędne do przeprowadzenia postępowania, w związku z czym żądał ich bezpodstawnie,

d) niewyegzekwowanie od wykonawców, którym w trybie z wolnej ręki udzielono zamówień uzupełniających, złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia każdorazowo zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków wraz z prawidłowo sporządzonym opisem dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych, przy czym warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające ich spełnianie opisywać w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 tej ustawy.

Warunki udziału w postępowaniu formułować w sposób, który nie będzie utrudniał dostępu do zamówienia wszystkim zainteresowanym wykonawcom, mając na uwadze, że – w myśl cytowanych zasad – warunki te nie mogą dyskryminować lub eliminować z postępowania wykonawców dostarczających materiał do budowy drogi z określonych miejsc, bądź wykonawców produkujących go w urządzeniach o wydajności innej niż wskazana przez zamawiającego, a stawianie wykonawcom takich warunków musi mieć swoje uzasadnienie. Jeżeli zamawiający żąda, aby materiały wykorzystane do wykonania przedmiotu zamówienia spełniały określone parametry techniczne (np. odpowiednie temperatury w przypadku mieszanki mineralno - bitumicznej), to w specyfikacji należy wskazać żądane parametry, bez terytorialnego ograniczania wykonawcom miejsca pozyskania tych materiałów oraz bez narzucania warunków ich produkcji.

Od wykonawców żądać wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, stosownie do postanowień art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, w tym – na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie posiadania niezbędnego doświadczenia, określonych w przepisach art. 22 ust. 1 pkt 2 tej ustawy – od wykonawców robót budowlanych żądać dokumentów wskazanych w przepisach § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605), tj. wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie.

Żądając od wykonawców – na podstawie przepisów § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia –informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność

14

kredytową wykonawcy, określać wysokość tych środków lub kwotę zdolności kredytowej, które zamawiający uzna za spełnienie przez wykonawcę warunku znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Ustalając warunki udziału w postępowaniu, zamawiający winien określić jednoznaczne, minimalne wymogi, dostosowane do wielkości i stopnia skomplikowania zamówienia oraz do realnej sytuacji na rynku potencjalnych wykonawców. Sprecyzowanie konkretnych wymogów odnośnie poziomu wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego umożliwi zamawiającemu miarodajną ocenę możliwości wykonawcy co do należytego wykonania zamówienia, natomiast opis sposobu dokonywania oceny spełniania wymaganych warunków jest niezbędny do dokonania obiektywnej oceny spełniania przez oferentów przystępujących do udziału w postępowaniu o zamówienie, warunków podmiotowych.

Od wykonawców zamówień publicznych udzielanych w trybie z wolnej ręki egzekwować obowiązek złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w przepisach art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do przepisów art. 68 ust. 2 ustawy – str. 37 – 39, 41, 50-51, 56 protokołu.

4.7. Nieprawidłowości dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, polegające na:- bezpodstawnym zawarciu zapisu o sankcji wykluczenia wybranego wykonawcy

z postępowania w przypadku niepodpisania umowy w wyznaczonym terminie,- dokonaniu niedopuszczalnej modyfikacji treści specyfikacji, polegającej na zmianie

(usunięciu) warunków udziału w postępowaniu, zamiast unieważnienia w takim przypadku postępowania, jako dotkniętego wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Ponadto, przy udzieleniu zamówienia pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, w specyfikacji nie żądano od wykonawców wskazania, którą część zamówienia zamierzają powierzyć podwykonawcom.

W specyfikacji zawierać postanowienia zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wprowadzenie do specyfikacji sankcji wykluczenia wybranego wykonawcy z postępowania w przypadku niepodpisania umowy w wyznaczonym terminie narusza te przepisy, ponieważ:- zamknięty katalog przesłanek wykluczenia wykonawcy zawierają przepisy art. 24 ust. 1 i 2

tej ustawy, a czynności takich można dokonać jedynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty,

- jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie zamawiający zatrzymuje wniesione wadium wraz z odsetkami, stosownie do przepisów art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy, a – jeśli wykonawca uchyla się od jej zawarcia – zamawiający może wybrać ofertę

15

najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy, w myśl przepisów art. 94 ust. 2 tej ustawy.

Przestrzegać zakazu modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie dotyczącym warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny ich spełniania, wprowadzonej przepisami art. 38 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że zmiana taka – w myśl przepisów art. 93 ust.1 pkt 7 tej ustawy – skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania, gdyż – w związku z przepisami art. 146 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy – postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

W specyfikacji żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom, stosownie do przepisów art. 36 ust. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych - str. 38-39, 49 protokołu.

4.8. Naruszenie zasady prowadzenia postępowania w sposób zapewniający równe traktowanie wykonawców przez dopuszczenie do sytuacji, w której informacje dotyczące warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” zawarte w ogłoszeniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych, nie były tożsame z informacjami zawartymi w ogłoszeniu zamieszczonym na stronie internetowej oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W ogłoszeniu o zamówieniu – odpowiednio zamieszczanym lub publikowanym w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób – nie zawierać informacji innych niż zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych lub – w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczające kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy – innych niż przekazane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, stosownie do przepisów art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określać w jednakowy sposób w ogłoszeniu o zamówieniu – niezależnie od miejsca jego publikacji – oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, mając na uwadze obowiązek prowadzenia postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 22 ust. 2 i art. 7 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych - str. 38 protokołu.

4.9. Niezachowanie kopert, w których złożone były jedyne oferty w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych pn.: „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” (w którym nie zachowano też protokołu postępowania) oraz „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”. Z uwagi na to,

16

że wpływu tych ofert nie udokumentowano w żaden inny sposób, nie jest możliwe stwierdzenie, czy zostały złożone w wyznaczonym terminie.

Przechowywać dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – w tym protokół postępowania oraz koperty, w których złożone były oferty – w sposób gwarantujący jej nienaruszalność, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, stosownie do przepisów art. 97 ust. 1 w związku z art. 96 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zachowanie kopert wraz z oznaczoną na nich datą wpływu oferty jest niezbędne do udokumentowania, że oferty zostały złożone w terminie, a zamawiający nie był zobowiązany przepisami art. 84 ust. 2 tej ustawy do ich zwrotu bez otwierania.

Obowiązek przechowywania nadsyłanej do jednostki i składanej dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, a także jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, wynika również z przepisów art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) - str. 39, 40, 51-52 protokołu.

4.10. Dopuszczenie do nieuzasadnionej zwłoki w zakresie informowania o wynikach postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym - zamieszczenie na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty

w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej na 11 odcinkach dróg powiatowych w roku 2006” – po upływie 8 dni od dnia jej wyboru,

- zawiadomienie wykonawcy o wyborze jego oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006” – po upływie 12 dni od dnia jej wyboru, a Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych – po upływie 11 dni od dnia wyboru, co naruszało przepisy art. 92 Prawa zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym w okresie prowadzenia postępowania o udzielenie tego zamówienia.

Po wyborze najkorzystniejszej oferty, niezwłocznie zawiadamiać wykonawców, którzy złożyli oferty, o:- wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy,

którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,

- wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne,- wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia,

podając uzasadnienie faktyczne i prawne – jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia albo zapytania o cenę,

stosownie do art. 92 ust. 1 pkt 1-3 ustawy – Prawo zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym od 11 czerwca 2007 r., przy czym informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1, zamieszczać na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie,

17

w myśl przepisów art. 92 ust. 2 tej ustawy - str. 40, 52 protokołu.

4.11. Zawarcie umów o zamówienia publiczne pn.:- „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami

wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, - „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierać w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą, stosownie do przepisów art. 94 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, mając na uwadze, że przepisy art. 146 ust. 1 pkt 7 tej ustawy – dodanego z dniem 11 czerwca 2007 r. – dla umowy zawartej z naruszeniem tego terminu przewiduje sankcję w postaci jej nieważności – str. 40, 52 protokołu.

4.12. Dopuszczenie do wygaśnięcia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (wniesionego w postaci gwarancji ubezpieczeniowej) przed odbiorem zamówienia przez zamawiającego i uznaniem go za należycie wykonane.

W przypadku podjęcia decyzji o żądaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, od wykonawcy egzekwować obowiązek jego wniesienia na okres nie krótszy niż do 30 dnia od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, tj. w sposób umożliwiający jego zwrot zgodnie z przepisami art. 151 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (oznacza to, że zwolnienie zabezpieczenia, również wskutek upływu okresu jego obowiązywania, nie może nastąpić przed odbiorem końcowym robót przez zamawiającego) – str. 40-41 protokołu.

4.13. Zawarcie 15 listopada 2006 r. aneksu Nr 1 do zawartej 28 sierpnia 2006 r. umowy o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, którym przesunięto termin realizacji zamówienia z 28 sierpnia 2006 r. do 29 grudnia 2006 r. i zwiększono wynagrodzenie wykonawcy o kwotę 286.330,25 zł, odpowiadającą dokładnie 20 % wartości zamówienia podstawowego – bez określenia wzajemnego świadczenia drugiej strony umowy (wykonawcy), tj. bez wskazania obiektu budowlanego będącego przedmiotem tej umowy.Aneks zawarto w oparciu o postanowienia pkt. 21 specyfikacji istotnych warunków zamówienia i art. 67 ust. 1 Prawa zamówień publicznych bez wskazania punktu, w oparciu o który udzielono zamówienia uzupełniającego; w związku z tym, że pkt 21 specyfikacji dotyczył zamówień uzupełniających, a świadczenie dotyczyło robót budowlanych – przepisy art. 67 ust. 1 przewidują udzielanie takich zamówień wyłącznie w oparciu o pkt 6. Przepisy art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy dopuszczają możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy robót budowlanych zamówień uzupełniających polegających na powtórzeniu tego samego

18

rodzaju zamówienia co zamówienie podstawowe, przy czym z aneksu w żaden sposób nie wynika, czy zamówienie uzupełniające miało polegać na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia.

W umowach o roboty budowlane (co dotyczy też zmian tych umów) każdorazowo wskazywać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący przedmiot zamówienia (zamówiony obiekt budowlany), mając na uwadze przepisy art. 647 Kodeksu cywilnego w związku z art. 139 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, stosownie do których przez umowę o roboty budowlane wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i z zasadami wiedzy technicznej - str. 41, 44-45 protokołu.

4.14. Nieudokumentowanie faktu przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami, którym – w trybie z wolnej ręki – udzielono zamówień uzupełniających przy realizacji zamówień pn.:- „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami

wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg”, - „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”oraz niesporządzenie protokołów postępowań o udzielenie tych zamówień.

Zamówień w trybie z wolnej ręki udzielać po negocjacjach z jednym wykonawcą, stosownie do przepisów art. 66 ustawy – Prawo zamówień publicznych, dokumentując fakt ich przeprowadzenia, zgodnie z zasadą pisemności postępowania o udzielenie zamówienia, wyrażoną w przepisach art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Każdorazowo – niezależnie od przyjętego trybu – sporządzać protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do przepisów art. 96 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606) - str. 41, 56 protokołu.

4.15. Nieprzestrzeganie zasady zaciągania zobowiązań pieniężnych do wysokości kwot wydatków ujętych w planie finansowym Zarządu Dróg Powiatowych w dziale 600 „Transport”, rozdziale 60014 „Drogi publiczne powiatowe”, § 4720 „Zakup usług remontowych”, przez:- zawarcie 8 czerwca 2006 r. umowy na wykonanie robót uzupełniających do umowy na

remont dróg powiatowych w roku 2006, którą zaciągnięto zobowiązanie w kwocie 250.100,00 zł, przekraczając zaplanowane na ten cel środki o kwotę 57.961,45 zł,

- zawarcie 28 sierpnia 2006 r. umowy na wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg, którą zaciągnięto zobowiązanie w kwocie 1.431.651,28 zł, przekraczając zaplanowane na ten cel środki o kwotę 479.899,39 zł,

- zawarcie 15 listopada 2006 r. umowy na wykonanie robót uzupełniających do w/w robót, którą – przy całkowitym zaangażowaniu planu wydatków, a więc bez upoważnienia – zaciągnięto zobowiązanie w kwocie 286.330,25 zł.

Zobowiązania pieniężne zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych

19

w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 i art. 193 ustawy o finansach publicznych - str. 41 – 44, 58 protokołu.

4.16. Dopuszczenie do wykonania przedmiotu zamówienia publicznego niezgodnie z zawartą umową, w tym:a) w przypadku zamówienia pn. „Wykonanie odnowy warstwy jezdnej z betonu asfaltowego

wraz z robotami wykończeniowymi na wybranych 11 odcinkach dróg” – wskutek zmian zakresu poszczególnych elementów robót, których wykonawca dokonał w ramach przewidzianej w umowie kwoty wynagrodzenia i bez potwierdzenia tych zmian na piśmie (np. w formie aneksu do umowy), tj.:- wykonano 36.310,35 m2 skropienia nawierzchni drogowych asfaltem (6.060,35 m2

więcej niż przewidziano w umowie);- wykonano 836 ton mechanicznego wyrównania istniejącej podbudowy mieszanką

mineralno – asfaltową (576,60 tony mniej niż przewidziano w umowie);- wykonano 36.299,44 m2 nawierzchni z masy mineralno – bitumicznej (6.049,44 m2

więcej niż przewidziano w umowie);- nie wykonano w ogóle: robót ziemnych, ręcznego formowania nasypów i zagęszczania

nasypów zagęszczarkami (w umowie przewidziano wykonanie każdej z tych robót o obmiarze 854,70 m2),

b) w przypadku zamówienia pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006” – wskutek zmiany przedmiotu zamówienia w jednej z 6 umów częściowych, tj. zmiany technologii wykonania remontów dróg z „powierzchniowego utrwalenia nawierzchni” na „remont cząstkowy” w zakresie ok. 60% wartości zamówienia, gdy nie zachodziły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a nie wykazano w żaden sposób, że zmiany te mogłyby być korzystne dla zamawiającego.

Egzekwować od wykonawców wykonywanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zawartymi umowami o zamówienie publiczne.

Zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, dokonywać jedynie w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub gdy zmiany te są korzystne dla zamawiającego, stosownie do przepisów art. 144 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Przestrzegać zakazu dokonywania zmian przedmiotu zamówienia wykraczających poza jego zakres ustalony w specyfikacji i zawarty w ofercie wykonawcy, mając na uwadze, że umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do przepisów art. 140 ust. 1 i 3 tej ustawy.

Przestrzegać – pod rygorem nieważności – obowiązku zawierania na piśmie wszystkich umów w sprawach zamówień publicznych (w tym zmian ich treści), stosownie do przepisów art. 139 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, a w przypadku umów o roboty

20

budowlane (i ich zmian) również w myśl przepisów art. 648 § 1 w związku z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego - str. 44 – 45, 55-56 protokołu.

4.17. Nieterminowe regulowanie przez Zarząd Dróg Powiatowych zobowiązań pieniężnych wynikających z zawartych umów.

Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań pieniężnych z tytułu wykonywanych robót, dostaw i usług w terminach wynikających z przedłożonych faktur lub zawartych umów, stosownie do przepisu art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nie dopuszczając do powstania zaległości, które mogłyby skutkować zapłatą odsetek za zwłokę - str. 45 protokołu.

4.18. Niezłożenie pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w przepisach art. 17 ust.1 Prawa zamówień publicznych przez osobę, której powierzono wykonywanie obowiązków dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych, występującą w imieniu zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienie publicznego pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”.

Przestrzegać gwarancji bezstronności w postępowaniu o zamówienie publiczne, przez wyłączenie z niego osób, wobec których zaistniały okoliczności wymienione w przepisach art. 17 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych. W tym celu, na podstawie art. 17 ust. 2 tej ustawy, od wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia żądać złożenia – pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania – pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy (dotyczy to także kierownika jednostki), wyłączając z postępowania osoby, wobec których zaistnieją te okoliczności – str. 48 protokołu.

4.19. Nieprawidłowe sporządzenie ogłoszenia o zamówieniu pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, przez:a) niewskazanie sposobu uzyskania specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

z naruszeniem art. 41 pkt 3 Prawa zamówień publicznych w obowiązującym wówczas brzmieniu,

b) dopuszczenie możliwości składania ofert wariantowych (także w specyfikacji) w sytuacji, gdy jedynym kryterium wyboru ofert w tym postępowaniu była cena,

c) zamieszczenie bezpodstawnego zapisu o tym, że „specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest dostępna do 15.03.2006 r.” w sytuacji, kiedy termin składania ofert upływał 22.03.2006 r.,

d) niewskazanie miejsca składania ofert w ogłoszeniu przekazanym Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

W ogłoszeniu o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego zawierać co najmniej informacje wskazane w przepisach art. 41 ustawy - Prawo zamówień publicznych, w szczególności:

21

- adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia, stosownie do przepisów art. 41 pkt 3 ustawy; pamiętając przy tym, że – w myśl przepisów art. 42 ust. 1 ustawy – w przypadku przetargu nieograniczonego specyfikację należy udostępniać na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert (zawieranie w ogłoszeniu zapisów, że specyfikacja będzie dostępna przez okres krótszy, jest niezgodne z tymi przepisami);

- miejsce składania ofert, zgodnie z art. 41 pkt 10 ustawy – niezależnie od miejsca zamieszczenia lub publikacji ogłoszenia, mając na uwadze art. 40 ust. 6 pkt 2 tej ustawy.

Możliwość złożenia oferty wariantowej dopuszczać wyłącznie wtedy, jeżeli cena nie jest jedynym kryterium wyboru, stosownie do przepisów art. 83 ust. 1 – str. 48-49, 50 protokołu.

4.20. Nieprawidłowości w zakresie ustalenia wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006”, polegające na:- nieokreśleniu – w ogłoszeniu o zamówieniu – kwot wadium dla każdej z części zamówienia

w sytuacji, kiedy zamawiający dopuszczał możliwość składania ofert częściowych (określono jedną kwotę wadium dla całego zamówienia),

- określeniu – w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – wysokości wadium w przypadku złożenia oferty na całość zamówienia – na kwotę 5.000 zł (mniej niż 0,5 % wartości zamówienia), a w przypadku składania ofert częściowych – w wysokości 1.500 zł na każdą z 6 części, co w nierówny sposób traktowało wykonawców zainteresowanych złożeniem oferty całościowej bądź ofert częściowych (wykonawca zainteresowany złożeniem oferty np. na 4 części musiałby w takiej sytuacji złożyć wadium w wyższej kwocie, niż wykonawca składający ofertę na całość zamówienia, tj. na 6 części).

Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określać kwotę wadium dla każdej z części – także w ogłoszeniu o zamówieniu – stosownie do przepisów art. 45 ust. 5 w związku z art. 41 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych, mając na uwadze, że – w celu zachowania zasady równego traktowania wykonawców, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy – suma wysokości wadiów ustalonych na części zamówienia winna odpowiadać wysokości wadium ustalonej na całość zamówienia.

Kwotę wadium określać zgodnie z przepisami art. 45 ust. 4 ustawy – w granicach od 0,5 % do 3 % wartości zamówienia - str. 48 - 49, 51 protokołu.

4.21. Zawarcie 7 kwietnia 2006 r. sześciu umów dotyczących zamówienia publicznego pn. „Remonty dróg powiatowych w roku 2006” o łącznej wartości 1.251.762,70 zł, przez osobę pełniącą wówczas obowiązki dyrektora Zarząd Dróg Powiatowych, która na ten dzień nie była upoważniona przez Zarząd Powiatu do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu.

22

Przestrzegać zasady składania oświadczeń woli w zakresie bieżącej działalności powiatu przez kierownika Zarządu Dróg Powiatowych, wyłącznie po otrzymaniu od zarządu powiatu stosownego upoważnienia, o którym mowa w przepisach art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) - str. 52 protokołu.

4.22. Zawarcie 24 kwietnia 2003 r. umowy na remont kanalizacji deszczowej w ul. Chełmskiej w Rejowcu Fabrycznym oraz 14 października 2003 r. umowy na remont umocnień skarp mostu i przepustów drogowych w miejscowości Sawin, bez określenia wysokości wynagrodzenia oraz niepodanie podstaw do określenia wynagrodzenia wykonawców tych robót po ich wykonaniu. Nieoszacowanie wartości zamówień przed zawarciem tych umów, przez co nie jest możliwe stwierdzenie, czy należało ich udzielić stosując obowiązującą wówczas ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, przy czym kwoty wynagrodzeń wynikające z faktur wykonawców i kosztorysów powykonawczych nie przekraczały równowartości 3.000 euro, zobowiązującej wówczas do stosowania tej ustawy.

W umowach o roboty budowlane każdorazowo określać wysokość umówionego wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie zamówionego obiektu, stosownie do przepisów art. 647 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisami art. 193 ustawy o finansach publicznych – kierownik jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Nieustalenie w umowie wysokości wynagrodzenia może skutkować nieprzestrzeganiem tego upoważnienia. W związku z tym, w przypadku braku możliwości ustalenia realnej wartości wynagrodzenia umownego, rozważyć możliwość podawania w umowach np. wynagrodzenia wstępnego oraz podstaw do określania wynagrodzenia ostatecznego.

W przypadku każdego zamówienia na roboty budowlane – nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania – ustalać z należytą starannością, na podstawie kosztorysu inwestorskiego, jego wartość szacunkową, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1, art. 33 ust. 1 pkt 1 i art. 35 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Prawidłowe ustalenie wartości szacunkowej zamówienia przed wszczęciem postępowania o udzielenie tego zamówienia, ma istotne znaczenie dla stwierdzenia obowiązku stosowania tej ustawy (ustalenia czy wartość tego zamówienia przekracza równowartość progu 14.000 euro wskazany w przepisach art. 4 pkt 8 tej ustawy) – str. 59 – 62 protokołu.

5. W zakresie gospodarka składnikami majątkowymi.

5.1. Nieujęcie w zakresie czynności żadnego pracownika ZDP w Chełmie obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji środków trwałych.

Celem zapewnienia rzetelnego wykazywania w ewidencji księgowej posiadanych

23

przez jednostkę składników majątkowych, w tym pozyskiwanych w drodze prowadzonych inwestycji uzupełnić – w formie pisemnej – obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej, przez powierzenie wybranemu pracownikowi ZDP w Chełmie obowiązków z zakresu prowadzenia ewidencji środków trwałych, stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 w związku z art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych i art. 94 pkt 1 ustawy Kodeks pracy, uwzględniając Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszone Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7 poz. 58), a w szczególności standard 3 „Struktura organizacyjna” – str. 64 protokołu.

5.2. Stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji rodzajowej środków trwałych. Niewyodrębnienie podgrup i rodzajów środków trwałych.

Środki trwałe klasyfikować do odpowiednich grup środków trwałych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), w związku z przepisami art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.). Ewidencję analityczną środków trwałych prowadzić z uwzględnieniem podziału na podgrupy środków trwałych, którym należy nadawać symbole dwucyfrowe i rodzaje środków trwałych, którym należy nadawać symbole trzycyfrowe, zgodnie z zasadami określonymi w cytowanym rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT). Dokonać prawidłowej klasyfikacji środków trwałych wymienionych w protokole kontroli, zaliczając je do odpowiednich grup, podgrup i rodzajów – str. 64 protokołu.

5.3. Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” w księdze inwentarzowej (w formie wskazanej w przepisach wewnętrznych) bez wskazania osób lub komórek odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątku; dodatkowo prowadzono karty środków trwałych zawierające wymienione wskazania (prowadzenia tych kart nie przewidują przepisy wewnętrzne obowiązujące w jednostce).

Ewidencję analityczną środków trwałych prowadzić w formie przewidzianej w przepisach wewnętrznych (księga inwentarzowa) ze wskazaniem osób lub komórek odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątku, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. lub wprowadzić stosowne zmiany do przepisów wewnętrznych sankcjonując faktycznie stosowane rozwiązania, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit „a” i ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 65 protokołu.

5.4. Nieujęcie na koncie 011 „Środki trwałe” składników majątkowych o wartości co najmniej 1.755.950,59 zł uzyskanych w drodze prowadzonych inwestycji (koszty inwestycji w latach

24

2001-2003 wyksięgowywano z konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”).

Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, dokonując w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, przekazanych do użytkowania, np. protokołem odbioru robót wyksięgowywać z konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” na konto 011 „Środki trwałe”, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Ustalić wartość składników majątkowych dotychczas nieujętych na koncie 011 „Środki trwałe” i ująć ją na tym koncie (i w prowadzonej do niego ewidencji analitycznej) w korespondencji z:- kontem 800 „Fundusz jednostki” – w przypadku, gdy nakłady ponoszone były przed

31 grudnia 2003 r. i zostały wyksięgowane z konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”

- kontem 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” – w przypadku, gdy wartość nakładów została ujęta na koncie 080 i niewyksięgowana mimo zakończenia inwestycji (pozostaje jako saldo konta 080) – str. 67, 68 protokołu kontroli.

5.5. Nieprawidłowości dotyczące inwentaryzacji, w tym:- nieprzeprowadzenie na koniec 2006 r. inwentaryzacji środków trwałych, mimo jej

zarządzenia przez kierownika jednostki (w § 2 pkt 2 zarządzenia Nr 54 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z dnia 15 listopada 2006 r. w sprawie powołania Przewodniczącego oraz członków Zakładowej Komisji Inwentaryzacyjnej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Chełmie do przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji wewnętrznej),

- naruszenie postanowień załącznika Nr X „Sposób, terminy i instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji” do zarządzenia Nr 47 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 4 października 2005 r. przez:* nieprzeprowadzenie na koniec 2003, 2004, 2005 i 2006 r. inwentaryzacji inwestycji

rozpoczętych,* nieprzeprowadzenie na koniec 2006 r. inwentaryzacji znaczków pocztowych,* nieprzeprowadzenie inwentaryzacji na dzień, w którym nastąpił wypadek losowy

(kradzież z włamaniem do bazy materiałowej w miejscowości Brzeźno),* nieudokumentowanie spisu z natury materiałów trudnych do zmierzenia w formie –

załączonych do arkusza spisowego – obliczeń technicznych na podstawie obmiaru, co może wskazywać na przeniesienie do arkuszy spisowych ilości i wartości tych materiałów wynikających z ksiąg rachunkowych (kart materiałowych) bez dokonania spisu z natury faktycznej ilości materiałów posiadanych na dzień spisu.

Egzekwować od pracowników jednostki wyznaczonych do przeprowadzenia inwentaryzacji przeprowadzenie jej w terminie wskazanym w stosownym zarządzeniu.

25

Inwentaryzację poszczególnych grup składników majątkowych przeprowadzać z częstotliwością i w terminach ustalonych w przepisach załącznika Nr X „Sposób, terminy i instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji” do zarządzenia Nr 47 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Chełmie z 4 października 2005 r. (nie rzadziej niż to wynika z przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości), w tym:- inwestycje rozpoczęte i znaczki pocztowe inwentaryzować raz w roku na dzień 31 grudnia,- przeprowadzać inwentaryzację składników majątkowych na dzień, w którym nastąpił

wypadek losowy.Faktyczną ilość materiałów trudnych do dokładnego zmierzenia określać według

obmiaru na podstawie obliczeń technicznych; dokumentację zawierającą wykonane obliczenia techniczne załączać do arkuszy spisowych, stosownie do postanowień cytowanego załącznika Nr X „Sposób, terminy i instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji” do zarządzenia Nr 47 Dyrektora ZDP w Chełmie z dnia 4 października 2005 r. – str. 70, 71 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że - stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Tekst Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:Starosta Chełmski