chicago case studies

8
Chicago Department of Revenue Edge Systems, L.L.C. Case Study Edge Systems IMEDGE provides scanning, indexing, and Intelligent Character Recognition (ICR) for getting data into IRIS. The forms were redesigned to facilitate image capture, and all of the Citys tax remittance forms were redesigned to facilitate Automated ICR. The Department of Revenue has realized extensive savings of costs and time by switching to an imaging system for automated data capture and re- trieval. Chicago 819 S. Wabash Ave. Suite 500 Chicago, IL 60605 T 312.347.0880 F 312.347.0889 Naperville 1805 High Point Dr. Suite 103 Naperville, IL 60563 T 630.810.9669 F 630.810.9228 EMAIL: [email protected] www.edge.com Background: The Department of Revenue is committed to administering and enforc- ing the Municipal Code of Chicago in a confidential, efficient and courteous manner. In addition to processing and managing business licenses, inspections, and taxes, the Department collects many different types of fees on behalf of the City. Some fees are billed periodically; other fees are one-time events, such as for a service or cita- tion. In early 2000, the Department of Revenue introduced the Integrated Revenue Infor- mation System (IRIS), which linked the Department of Revenue license, tax, investi- gations, and permit systems into one system. However, even though IRIS linked these various systems, the Department of Revenue needed a way to get the data into the system. The applicant or taxpayer manually completed all of the forms related to these systems, and then a Department of Revenue employee manually entered the data into the respective system. Challenge: Deliver a front-end solution to IRIS that reduces or eliminates manual data entry, improves the accuracy of data entered or captured, and processes forms efficiently. Solution: Edge Systems IMEDGE provides scanning, indexing, and Intelligent Character Recognition (ICR) capabilities for getting data into IRIS. The licenses, permits, and investigation forms were redesigned to facilitate image capture, and all of the Citys tax remittance forms were redesigned to facilitate Automated ICR. Whether a document is indexed in IMEDGE or processed through character recogni- tion, the Department has implemented a quality check before the data is transferred to IRIS. Results: The Department of Revenue has realized extensive savings of costs and time by switching to an imaging system for automated data capture and retrieval. Tasks that originally took hours now take minutes; accuracy has improved, and tax forms have been streamlined for easier processing.

Upload: jperretto

Post on 01-Dec-2014

423 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Case Studies - Writing and design by John Perretto

TRANSCRIPT

Page 1: Chicago Case Studies

����������� �� ��� �����Edge Systems, L.L.C.

Case Study

�������������������� ������

���������������������������������

��� ��� ��������������������

�������������������������� �� � �

�����������������������������! ��

����������������������� ������

�� �� � �� ��������������������

"!���������

����#��� �����������!�����

����$�������������������������������

���%��� �����������������������

�� ��!������������! ������ �&

������

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

EMAIL: [email protected]

����� ��������#��� �����������!�������������������� ������������ �&

�������'!���������������������������������������������������������! ��!������ �

�������������� ���������������������%!��������������������������������������

���#��� �������������������� �������������������%�������������������������

� ��%�������� ���������(���� ������� �����&�����������!�������� ����� ������ ����&

����

����� ���)***�����#��� �����������!���� ��!����������� ���������!������ &

������������������ ��������+������#��� �����������!���������������������&

�������������� ����������������������,� ��� ���������!�����������+��

������� ��!������������#��� �����������!����������� ��������������

��������������������������� ������� ���!������������������������� �

������������������������������#��� �����������!������������!����

��� ����������������� ��������������

����������#����� ���� ��&�������!�������������� ��!����� ������������!��

������ ����� �����������! �������������� ���� ����! ��������� ���������� �

�����������

��� �������������������������� ����������������������������������������

��� ��� ����������������������%��������� ����������������������������������

�� ���������������������� �� � �� �����������������������������! ����������

��������������� ��������� �� � �� ���������������������"!���������

-���� ������!������������������������� �� ��������� �!������ ��� � ������&

��������#��� ������������������.!���������+�%��� ������������ ����� ��

�������

��� ���������#��� �����������!������ ����$�������������������������������

���%��� �������������������������� ��!������������! ������ � ������

���+������ �����������+���! ���� ��+����!��(����! ���������� ������������

�� �������%����� ���������� ������ �� ���������

Page 2: Chicago Case Studies

/� ����������������� ��������

�� ���������!���������%���

����� �������������������

�.!� ����� � �����%!�������� ��� �

���� ������������ ������� ��)*�0

1*���!�����2���!���

������ �������%��+���������� ����

�� ������������� ����������

3�***�***��� ��������������

)2*�***����� ����!���������� &

�����%!��������� ��������������

����������� �� ��� ����������

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

EMAIL: [email protected]

����� ��������#��� ������4!��������������������� ����������������%!������

����������� ���������������� � ������������%!�������� �� �����������������������

-�������#��� ������������������� ���!������� ��� ��������������

��� ��������� ������� ��������5

&�'�� ����6�� ���������!������������!���� �����

&�7� �����+&!����������&�� �� ������������� �� � ���������%!��������� ������!��

��� ����������� �������8991

&�#��� ������4!������������ ��

4���!������� ��������� � ��������� ���������������������!�������������

����������������� ���!��� ��!������ �����������������"�������� �������!��������%�

����!�����������������������

����������4!������ ��� ������������������ �����5

&���������!������� �������%!����������

&�"!������ ���������� � � ��������� ����������� ���������

��� ������������ �������%��+���������� ������� ������������� ����������

3�***�***��� ���������������)2*�***����� ����!���������� �����%!������

�� ��������������

�������!�����!��� ���������������������������!������������ ���!%��������

#��� ������������������������%��� �����������������������:"/6-"/����� ��&

����;�� �� ���������� � ��������� ������� �������� �!���������������� �����

��� �����/� ����������������� ����������� ���������!���������%��������� ��

����������������� �.!� ����� � �����%!�������� ��� ������ ������������ �����

� ��)*�0�1*���!�����2���!���

Edge Systems, L.L.C.Case Study

Page 3: Chicago Case Studies

����� ��������� � ����������������� �

�����+������������������������

��� �� ����!�� ��)*���!����

���������#!���������� �������

� ��!�������� ��� ��������+����!��

%������������� ���� ����� ����

� ���������

������ ��������� ����������������

������ �<�***�***����!�������

�������� ���� ������������ ����

���������� ������ ������,��� �

���� ������� ������������,����

������ ������������������!������ &

������� �����������������������

Edge Systems, L.L.C.Case Study����������������� ��

����� ����-���� ������8=�2**��%� ��������������7������#��� ��

��7#����������������� ����!���������������������������������������#��� ��

������������������������������ �������! ������ ���������������������� �����

��� ���%!���������� ����������� ��%������!��� ������!��������������������

������ ��� ������ ���������!�����!%���������#��� �������������/��&

�� � �����������������������%�����������#��� ������ � �������� ����

�� ����������������� ��������7#������������������������ ������

����������4!�������� ���������������!�������������������� ������

����� ������������!�������������! ��������!! ���������������������

7������#��� ���

��� ��������������������������������������������������������

� ������5��������&�&!������ ������� ���������������������������� � ��������

��� ��(�������� �������������������� ��� ��(����%�������� ����� �����

#��� �����> ����&%������ ������,��� ������ ������� ������������,�����

����%��+���������� ������������ ����!����

��� ���������7������#��� ������ ����� ��������2�2**� ��� ���88�***��&

�����������������������������������!������������������� ��!����+�����

%���� ��!����� ������ �����!�����2�0�8*����������������������!������������

��������%� ����� � ��������+������������ �������������� ��� ��� ����!�&

�� �����������������!���������������� ��!��������������������������#��� &

���������������!�����%�!���� � � +��%!������%���� ������!%��������!��

� � ������#��� ������%�������� ������������������������� �����

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

Page 4: Chicago Case Studies

����� ��������� � ����������������� �

�����+��������������������� ����

����!�� ��1*���!�������������

4���!�������������� � �������$������

�� ��������������������#���,�����

?����������������������������� ��

�.!� ��������� ���������� ���� ���

!���� ���� ������!����

������ ����������!�������� ����

�� ������������������� �8�***�***

���!�������������������������

�������� ������������������������

���� � ������������ ����

Edge Systems, L.L.C.Case Study����������� �� ��� ����������� �

����� ��������#��� ������7!%����,�������������� �� ��������� ������

%!����� �� �� �������%����� ����������������� ��������������� ���������������

� !�������������������� ���� ����������!���������������� ���������� �� �

� ��������� ����������������������������� ���������� ������������

�����%�������!%��������� �������������!�������������!���&%��������������

����:����7���������7 ��������� �� ��������� �8�***�***�������������!���&

����������������%���������������� ������� ���������������������� ������

�������%���������������������������������7 �� �������������������������

���������� ���! ���������������������������������� ������������

����������7 ������%��+���������� ������� ������������ ��������������!������

� ������

��� ���������������������������������������!������ ����7 �� ������� �&

������%��+���������� ������� �������� ����8�***�***�������������!�������

�� �!������������ � �%���� ������!�� ��� ���%�������� ���� � ���������� ����

������

��� ��������������� ��������� ������$���%�����7 �� ������ ����

� ������� ������������� ����������%�����������������������!����

4��� ��������� ����������������� ��������������������������+������������1*

��!����������������� �� ���������� ����� ����������������������6 �������

� ��������+�!����8*���!���

-����������������� ������� � ������� �������+���2�0�8*���������������

��������� �������+���8�0�)���!���Chicago

819 S. Wabash Ave.Suite 500

Chicago, IL 60605T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

Page 5: Chicago Case Studies

��� �������������������������%���

���������� � �������������������

���!�����"�� ���������!�����

�+��8���)����������%���� ��!�����

��� ��������2���8*���������

���������������������� ��

2**�***�������������!��������

-�%����"������������������� �����

���� ���������������������������

������"������������ ������ ����

���� ���������'>-#�����������

� ����������������������!������

�����

Edge Systems, L.L.C.Case Study���������������� ���� �����������

����� ��������'��� ���>���������-� +�� ���#����������'>-#�������������

�������������������������������������������������� �@�%���'>-#� � +�

� �!������� � +������!���&%������ ����$���������� ��� ���� ����������

�� �� ��������������� �����������������5

&�7 ������%!��������� ����!���$��� � +�� ������!����

&�"�������!������������������������!����

&�,������!�� ����� �� ��� �

&�'�+��@�%� �������������� ��� �������� ��������������� �@�%�

����������7 �������� �%&%���������������� � ���������!�����������!��

����� ������� ������

��� ������������������ ����������!�������� ������� ����������������������&

��������.!��������! ����������������� ����������������� ���� � ����������%����

������������������������ � +�� ��������������������������������������A89

��!��-�%�����

������������� ����������������� ������������������� ��������2**�***

������������!������ ����'>-#�

��� ��������������� ������������������� ����� � �����������������������

���'>-#�������� � ���� ������&���������������������������� � ��������� �����-��

!�������+��8���)��������� ��+������ ��������2���8*���������

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

Page 6: Chicago Case Studies

����#��� ��� ����$��� �����!�

�������������������� � ����������

���������������� ���� �� ������ ��

� ������������� ������������� %� �&

�������!���� ����������� ��.!��+���

��!���������� ����� � +� �� ���

������ ������ ��!������

������������?� ��#��� ����������

�!�� ���������!�����������������

���!������� ����������������

� ������������� %� ��������!���

4���!���������!�������� �����

�������������!�������� �� � �

����������������������������� ��������

� ���������

Edge Systems, L.L.C.Case Study��������!������ ��

����� ����������������?� ��#��� ��������!�������� ����������������� ����

��� ������!�������� ���������� ��������� ��� ��������������� ��������� �����

��������� ����������� ���� ����!������� �� ���������� �� �� �����������������

���'!������������� �.!� ���

���������������������B �!����������������?� ��#��� ������������!�� ���

�����!���������������������!������� ������������������ ������������� %�&

��������!����4���!���������!�������� ������ �������������!�������� �

� ������������������������������� ���������� ���������

����������#�����������!������ ������������� %� ������������� �����

� ��������������� �!������#��� ���

��� ������������������ �������������������������������!��������&

�������������� ���������� ������� ������������� %� ������� ���� ����?� �

#��� ���������� �����������������������������������������!��������

-�%����"�����������������������������������������������?� ��#��� ��

�������������������������!! �����!�����"����� ��&%���������� ��

���������������� �?� ��#��� ��������������� ������� ������������� %� ����

���!�����&�����

��� ���������#��� ��� ����$��� �����!���������������������� �����������

���������������� ���� �� ������ ���� ������������� ������������� %� ����

���!���� ����������� ��.!��+���� ��!���������� ����� � +� �� ���������� ����

� ��!������

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

Page 7: Chicago Case Studies

-�������� ����������������� �

�%���������������C�! �������7 �&

���������� ��!������ ������ ������

�� �������� � � +������������ ����

� ������������� � +���� ����#��!&

����� �� � ���������� ���������

�����������������������+�� �!��

%��������!������� � ���!����

"�� ���� ����������������!����

����������������� +�����!����

#�������� ����������!���������!&

�������������%����!������ ��&

��$��������������������������%��

�������� ������DC�! �������7 �����&

����E�%���������������������!����

������

Edge Systems, L.L.C.Case Study���������� �����

����� ����"������������� ������ ����������������!������������ +�����!��

��!�����������������!%����������C�! �������7 ������������ ��������������������

���������� �����!����!%�����! ���������!�����������!��%�� ��� ���

������ ���� �������������������� +�����!�����#�������� ����������!��������

��������� ����$���������������+��������%����������� �������C�! �������7 �&

���������%���������������������!������������������� +���>������!���������+&

����� ���������������������!������!��� � �������"������������!��� � +����

�������������� ���������������������������� ����������������������

��������������� � �������� �������� ������������������� ����+�� �����

�� ���������������!����� �� �����������!����� � ������������

����������#����� ������!��������������������!��������� ��������

����� �$���������� �������!�������� ����������������������!����!��� �����

�� �������� � ������������!����%���� ��!��������� +������

��� ��������������������!������ ����������� +�����!�����#��������������� � +

�������������� ��������!����������5����!����� ���������������������

��������������������������������� ���� �������� �������������� �����������

����������� ����� � ������������������ ��� ��� �+��������� ��

��� ���������� �����%������ ����$�������� �%�������!�����#������������%���

������������ ��!������-��������������������� ���%�������������������&

���������������������� ������+�� ��������� �������� ��� � +������������ ����

� ������������� � +���� ������������� ���������� � ��������!���������

� �!������������� � ����������������������������������+�� �!���%�����

��!�������� � ���!�����"�����%���!������!���������� ���� ������� ���������

���� ����������!��������%������������� ������� ����������� � ���!�������&

����������������������������� �!�������� ����������������� ����� ��

Chicago819 S. Wabash Ave.

Suite 500Chicago, IL 60605

T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228

Page 8: Chicago Case Studies

����������������������������

������������%� &�����������+�

���������� ������� �����������

�� ��� � ��� ����#��!������

����� ��������%����!��������������

� �������"������!����� ��������%��

�����!�� �������� �������������� ��

����������

����#��� ��� �����!������ �&

����������!��������� ��� ������!&

������ �� ��� ����������������

��������� �!���!������������ �

����� �� ��� � �������������

��������� ��� ���������%����!����

� ����������!����������� �&������

Edge Systems, L.L.C.Case Study����������� �� ��� ��� �

����� ����������������#��� ������-�� ��4! ��!����-�� ��� ������#���&

��������� �������%����� �������������%������������������������ �� ������� � ��� ����

��� ����� �!������-�� �����������#������������������������4! ��!���������

���� ���������� �� ��� ��� �!������-�� �'�� �#�������������! ����

���! ������� �� ����! ������ �����! ���������%���������������� ����������

4! ��!� ������+������ ��� ������ ����������� ������������-�� �'�� ���� ��

�'����� �������'�� ������������> �� ���'�>������� �� �������� ������ �.!� ��

���� ������������������ �����!������ ������� �.!� ����� ����!��������������

���� � ���������������!����

����������7 ���������!���%��+���������� �����������&���������������'������

'�>��

��� ������������������ �������%��+���������� ������������������4! ��!���'��

����'�>�������-�%����"���!��#��!���4��+���������� ��������� ��"������

������!�� ���� ����� ������������������������ ����������%�!������-��

'�� ������������> �� ����� ������������ ������� � ���������%�������� ������

���������������%���������� �������%����������� � +�������� �!��������� ��

��� ������"�������������������������������������������-�%����"���!�

��������

��� ����������������������������������������������%� &�����������+�

���������� ������� ������������-�� �'�� ��������������������������#��!&

������������ ��������%����!��������������� � �������"������� ������������ ���

������!���������� ��������%��������!�� �������� ����� �!��������! ����� ��

����������Chicago

819 S. Wabash Ave.Suite 500

Chicago, IL 60605T 312.347.0880F 312.347.0889

Naperville1805 High Point Dr.

Suite 103Naperville, IL 60563

T 630.810.9669F 630.810.9228