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Christine Backhaus, Diplom-Psychologin
Checkliste „Management von Veränderungsprojekten“
ErkenntnissevonChristineBackhaus,Management-Consultant,auseinemgroßenChange-Management-Projekt:amBeispielderEinführungProzessorientierterProduktionbeieinemWeltmarktführer
DasProjektwarnachdemsogenannten"Empowerment"-Ansatzgestaltet,derdavonausgeht,dassdieMitarbeiterselbstdieExpertensindunddemnachaktivinVeränderungsaufgaben/Projekteeinbezogenwerdenmüssen,wasinmanchenFirmenimmernocheinemKulturwandelgleichkommt.
DieseChecklisteistdasErgebnisvonProjektlernen.Siekannergänztundgeändertwerden.
Was? Wie?(exemplarischesVorgehen–bitteimmerindividuellaufPassungüberprüfen!)
Wer? ü
AwarenessschaffenfürVeränderungCommitmentderFührungsmannschaftdesganzenUnternehmensbe-reicheszumVeränderungsprozessherstellen
1 VisiondesBereicheszurVisionallermachen.MitmachenistPflicht!BSC(strategisch)desBereichesàhiermussderBereichsleiterabgeleiteteErwartungenanFührungskräfteundMitarbeiterexplizitbenennen.
2 NotwendigkeitvonVeränderungherausarbeiten.(WeshalbistProzessorientierungindemBereichinZukunft(überlebens-)notwendig?DieFragemussantizipiertbeantwortetwerden:WeshalbsollichetwasinmeinemBereichändern,wennanderswoetwasnichtoptimalläuft?)
3 Vision/Zieleder(Teil-)ProjektedarstellenundandieFührungsmannschaftkommunizieren.
4 Herausarbeiten,wiedieZielederTeilprojektemitdenGesamtzielendesUnternehmensbereicheszusammenhängen(AbhängigkeitenundZusammenhängedarstellen).VerkettungvonEinzelschrittenunterBerücksichtigungderGesamtziele.
5 Wichtig:Solangeaktivnachfragen,bisvonALLENverstanden.Ggf."Übersetzer"einbinden
6 Herausstellen,dassesnurimerstenSchrittumdieOptimierungeines(Unternehmens-)Teilbereichesgeht.
7 Anregungen,DiskussionenübermöglicheStolpersteinevonAnfanganaufnehmen,dokumentierenundbearbeiten.Fragenzeitnahbeantworten.
8 MöglicheWiderständeernstnehmenoderÄngstevorsichveränderndenStrukturen/Rollenbesprechen(ggf.imVier-Augen-Gespräch).Proaktivansprechen,wiediesesichverändernkönnen(Szenarien).
9 Schnittstellenpartner/Kundeneinbeziehen.Frühzeitigaufzeigen,welcheVeränderungen(z.B.Systemanpassung)sichggf.fürihreBereicheergeben.Kundenmitgestaltenlassen.
10 Wichtig:ErfahrungenausanderenUnternehmens-BereichenzuähnlichenThemenaufnehmenundverarbeiten(z.B.Fertigungsinseln).
11 Würdigen,dassesdieseErfahrungengibt.
12 Herausarbeiten,dassBeitragzumProjektdiegesamteFertigungoptimiert.(Einflüsseantizipieren)
13 Projektlernenetablieren.Fragen,wasdieErkenntnissefürdieFührungsmannschaftbedeuten.
14 AnforderungenanFühreninVeränderungsprozessenableiten.Ggf.Qualifizierungsbedarfeableiten.
Projektplanungs-phase
15 Sicherstellen,dassProjektleitermitBefugnissen(MA/Zeit/Geld)ausgestattetist(AuftragsklärungmitdemAuftraggeber!).
16 StraffeProjektorganisationaufsetzen;ggf.Logistik/SteuerungundPlanungalsTeilprojekt.
17 Erarbeiten,welcheThemenblöckedasProjektbraucht.
18 WelcheKompetenzwirdfürwelchesProjektthemabenötigt(menschlich/fachlich)?WerkannwomiteinenBeitragzumProjekterfolgleisten?
19 ZielefürTeilprojektebenennen,dokumentierenundabgleichen,obvonTeilprojektleiternverstandenundalserreichbarbewertet.CommitmentzuTeilzielenherstellen;Bedenkenvorabdiskutieren.
20 DokumentationvonAufgabenundRollendesProjektleiters,Teilprojektleiters,Steuerkreisetc.(wer/was/wozu/wasanwenzuberichten).
21 Ressourcen/KapazitätenderProjektmitgliedervorabeinholenundabgleichen.
22 Leitplanken/GestaltungsspielräumefürProjekterarbeitenundanTeilprojektleiterundBeteiligtekundengerechtkommunizieren(z.B.Budget/Kennzahlen/Flächennutzung/Systemanforderungen/Manpower).
Kick-off 23 MitarbeiterbereitsinPlanungsphaseinvolvierenundzumGestaltenderFreiräumeeinladen.TrainingsinputzuProzessorientierung(wasistdaranandersalsanunserenheutigenAbläufen?)selbsterarbeitenlassendurch:Ist-AnalysedeseigenenBereiches/WelchesOptimierungspotentialbesteht?WasheißtProzessorientierungganzkonkretbeiuns?
24 ZieledesProjektesverständlichkommunizierenunddadurchProblembewusstseinerzeugen.
25 BreiteKommunikationzumProjekt(einfachundprägnant).
26 100%-Lösungenbenennen,aberErreichenvonMeilensteinenals80%-Lösungenauchakzeptieren.RahmenbedingungenfürUmsetzungbeachten.
Umsetzungsphase 27 ProjektleitertreibtdasProjektaktiv(Energie),trägtVerantwortungfürProjekterfolg,istsichseinerRollebewusst.
28 ProjektleitercontrolltteilprojektübergreifendeOPL,indienurdiewichtigstenAktivitätenaufgenommenwerden.
29 OPL-Themen„StrategieUnternehmens-Bereichgesamt“vonOPL„Projekt“deutlichseparieren,dabeimarkieren,woZusammenhängeundSynergiensind.àVisualisierung
30 TeilprojektleiterkommunizierenGesamt-undTeilzieleanalle,dieinihremTPmitarbeiten,auchanMitarbeiter,diespäterintegriertwerdenundsog.Zuarbeiter.Verständnisabfragen.Wissensvorsprungausgleichen.
31 DieFührungskräftetragenUmsetzungsverantwortungfürihrenBereich(Bsp.SegmentLeiter/Produktionsmeister).
32 DieMitarbeitergestaltenihrenBereich,werdenaktivindieProjektstruktureinbezogen(bereitsinPlanungsphase)à MitarbeitersindExperten.DieFührungskräfteinformierenihreMitarbeiterüberdenProjektstand(übergreifendeThemen).DieMitarbeiterderInselausdenTP(je1)informierenihreKollegenundnehmenderenAnregungenmitinsTP.
Steuerkreismeeting 33 Kurzberichte:z.B.zumStandTeilProjektebzgl.Zielerreichung.StandProjektgesamt(PLgibtKurzberichtmitdenkritischenPunkten).ControllingderZielerreichung.Problemeoffenbenennen/aktivnachfragenundUrsachenanalysebetreiben/Maßnahmenfestlegen,dokumentierenundumsetzen.Erfolgefeiern.Herausheben,wennetwasbesondersgutklappt.Meetingsmindestensmonatlich.
34 EinfachesAmpelsystemvisualisiertaufeinenBlickdenStanddesProjektes/derTeilprojekte.
35 WennZielerreichungnichtmöglich,rechtzeitigerAustauschundKorrekturdesProjektplanes(Inhalte/ZeitplanunddirekteKommunikationanalleBeteiligten.
36 WennÄnderungeninderProjektstruktur/KommunikationnotwendigàInformationanBeteiligte.Rolle/Auftrag/BefugnissevonneuenProjektmitarbeiternanallekommunizieren.
AnforderungenanSystem
37 EinKoordinatorundTreiberfüralleSystem-Themen(hatexplizitVerantwortungfürSystemanpassungenimProjekt),arbeitetteilprojektübergreifend.
Projekt-undFührungskulturdesUnternehmens-bereiches
38 Fachchinesischgibtesnicht.Aktives,konstruktivesNachfragenbeiUnverständnisistgewünscht.JederExpertesprichtdieSprache,diekonstruktivenAustauschuntereinanderermöglicht.Ggf.Logoeinführenfür„Habeichvollverstanden“oder„HierhabeichVerständnisschwierigkeiten“.NimmtÄngste,"sichzublamieren..
39 ProjektlernenwirdalsChancegesehen.KonstruktiveBeiträgewerdenernstgenommen.Erfolgebenannt.
40 ErgebnissedesProjektlernenswerdenUnternehmensbereichs-weitzurVerfügunggestellt(Ordneristallenbekannt).
41 VeränderteRollederFührungskraft(MeisterderFertigungsinsel)wirdkommuniziert(gemeinsamesLernen;AbleitenvonAnforderungenanFührungskräftedesBereiches!).CoachtheCoach.ErfahrungslernenmitanderenMeisternetablieren.
42 ErfahrungenandererUN-Bereichewerdenaktivgenutztunddokumentiert(nurdiewichtigstenErkenntnisse).AblagefüralleinzugänglichenOrdner.
IchwünscheIhnenfürIhreProjekte,egal,obberuflichoderprivat,vielFreudeundErfolg.
HerzlicheGrüße
Ihre
PS:MeldenSiesichaufitunesinmeinempodcastan#MACKENFREIKarriere&BeziehungimDialogan.
Siedürfengespanntsein,wassichhierindernächstenZeittunwird.
Ichfreuemichdarauf,Siehierzusehen.