Planificarea unei Cine Diplomatice

2015CUPRINS

2CUPRINS

3Etapele planificrii cinei diplomatice

31.Introducere

32.Eveniment scurt descriere

43.Planul de comunicare

43.1.Scop i obiective ale comunicrii

53.1.Trecerea n revist a publicurilor

53.2.Stabilirea mesajului: axa evenimentului

53.3.Mesaje pe categorii de public

63.4.Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei

73.5.Evaluarea aciunilor

84.Desfurarea cinei diplomatice

84.1. Locaie

84.2. Meniu

4.3. Planul de plasare la mas95.Sponsori poteniali10Bibliografie11

Etapele planificrii cinei diplomatice

1. Introducere

n vara anului 1885 a fost nfiinat primul consulat onorific al Romniei n Spania, la Barcelona. Dup zece ani, la 8 iunie 1895, consulatul onorific era ridicat la rangul de consulat general. Dup Primul Rzboi Mondial, vor fi nfiinate consulate onorifice ale Romniei n urmtoarele orae: Bilbao, Cartagena, Las Palmas, Malaga i San Sebastian, la Madrid fiind creat al doilea consulat general (dup cel din Barcelona). n contextul rzboaielor mondiale relaiile diplomatice ntre cele dou ri nu au mai fost att de strnse, pentru ca odat cu instaurarea regimului comunist acestea s nu mai constituie o prioritate.

Dup anul 2000, relaiile dintre Romnia i Spania s-au intensificat n contextul aderrii i ulterior intrrii Romniei n Uniunea European corelat cu migrarea masiv a forei de munc romneti pe teritoriul Uniunii.

Astzi, Ambasada Romniei n Spania are un rol activ n promovarea imaginii rii i rezolvarea problemelor cetenilor romni stabilii n Spania.

Printre cele mai importante contacte bilaterale stabilite ntre cele dou ri menionm:

Noiembrie 2007: Vizita ministrului pentru IMM, comer, turism i profesii liberale, domnul Ovidiu Silaghi, n Comunitile Autonome Castilla-La Mancha i Andaluzia;

Octombrie 2008: Participarea Preedintelui Romniei, domnul Traian Bsescu, la Forumul Asociaiilor Romneti din Europa i America de Nord;

Ianuarie 2009: Vizita Doamnei Elena Udrea Ministrul Turismului din Romnia, care particip la trgul de turism din Madrid.

2. Eveniment scurt descriere

Ambasada Romniei, prin reprezentanii si i propune organizarea unei cine diplomatice ntre: Ion Vlcu, ambasadorul Romniei i ministrul muncii i afacerilor sociale, Ernesto Murro.

Spre deosebire de o cin obinuit de afaceri, o cin diplomatic are pe lng funcia de a binedispune participanii i o funcie formal care d posibilitatea efilor i membrilor misiunilor diplomatice s dea de tire n mod neoficial membrilor Ministerului Afacerilor Externe sau politicienilor, oamenilor de afaceri i altor diplomai, despre propunerile pe care ar dori s le fac, dar pe care prefer s nu le exprime n scris sau s le nainteze oficial, de teama ca rezultatul s nu fie unul negativ.

n plus, poate avea urmtoarele obiective:

s mbunteasc imaginea public despre ara lor;

s obin opinii i informaii de la cetenii locali i de la ali diplomai;

s lege prietenii i s stabileasc contacte care se pot dovedi utile;

s dea posibilitatea soiilor s se ntlneasc pentru a putea mprti i discuta probleme de interes reciproc.

Evenimentul se va organiza la Club Lounge Intercontinental, n seara zilei de 21 Mai 2015. n calitate de gazd se va gsi Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa, Cristina Flora-Vlcu. n postura de oaspete de onoare se afl ministrul muncii i afacerilor sociale Ernesto Murro care va fi nsoit de soia sa. De asemenea vor mai participa oficiali din cadrul ambasadei Romniei- ataatul pe probleme de munc i sociale, Cristina Florea, economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i administrativ precum i oficiali spanioli- secretarul de stat al Uniunii Europene din Ministerul afacerilor externe i cooperrii Albert Navarro.

3. Planul de comunicare

n scopul mediatizrii evenimentului se va realiza o campanie de promovare, urmrind informarea publicurilor int. Campania se va desfura att n Romnia, ct i n Spania. n acest sens, se vor utiliza spoturi radio, reclame televizate i se vor distribui brouri cu coninut informativ referitor la cina organizat de ambasada Romniei.

3.1. Scop i obiective ale comunicrii

Scopul comunicrii const n evidenierea bunelor relaii dintre Romnia i Spania, precum i colaborarea permanent dintre acestea.

Obiectivele comunicrii vizeaz urmtoarele aspecte:

informarea comunitii romneti din Spania cu privire la implicarea misiunii diplomatice n rezolvarea celor peste 2000 de cazuri n care romnii au rmas fr loc de munc;

determinarea unui procent de 20% din numrul angajatorilor spanioli s fie receptivi la ideea de a angaja ceteni romni;

determinarea a cel puin 3 ziare de mare tiraj s relateze despre eveniment;

creterea n proporie de peste 25% a ncrederii romnilor n a apela la serviciile ambasadei;

determinarea a cel puin 3 asociaii romneti din Spania s se implice n promovarea forei de munc.

3.1. Trecerea n revist a publicurilor

Prin intermediul acestei campanii sunt vizate dou categorii de publicuri:

Public principal: romnii care se afl n cutarea unui loc de munc, precum i angajatorii spanioli.

Public secundar: totalitatea romnilor care sunt stabilii n Spania i comunitile din care acetia fac parte.

3.2. Stabilirea mesajului: axa evenimentului

Cina organizat de Ambasada Romniei va fi adus la cunotina publicului pentru a evidenia nivelul de implicare a autoritilor romne n rezolvarea diverselor probleme ce apar n comunitile romneti din Spania.

3.3. Mesaje pe categorii de public

Mesajele folosite pentru mediatizarea evenimentului sunt diferite avnd n vedere cele dou categorii de public.

Astfel, ctre publicul principal se va transmite un mesaj care s pun n eviden egalitatea de anse la angajare pentru cetenii ambelor ri, accentund receptivitatea ministrului muncii i afacerilor sociale n a mbunti situaia actual.

Pe de alt parte, publicul secundar va fi ncurajat s apeleze ct mai mult la ajutorul pe care Romnia l ofer prin intermediul reprezentanilor si folosind sloganuri precum: Romnia te sprijin! Romnia nu te-a uitat! Luptm pentru dreptul tu la un loc de munc n Spania!Pentru promovarea mesajelor menionate anterior se vor folosi att medii de informare ct i tehnici de relaii publice. n acest scop utilizm internetul prin postarea de informaii privind locaia si data cinei, subiectul de discuie i participanii pe site-ul ambasadei (www.madrid.mae.ro), precum i pe diferite forumuri utilizate de romni (forum.spaniaromneasc.com). De asemenea se vor utiliza presa scris (ziarele Romn n lume, El mundo etc.) i radioul, prin difuzarea de diferite spoturi care mediatizeaz evenimentul ( radioul online Romn n lume ). Departamentul de relaii publice al ambasadei va emite un comunicat de pres prin care va informa i presa romn despre desfurarea evenimentului.3.4. Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei

Pentru implementarea campaniei, se va utiliza matricea Gantt. Acest tehnic ne va ajuta s stabilim corect relaiile ntre aciuni, durata n timp a fiecruia, mijlocele folosite, ct i responsabilitile ce revin fiecrei persoane incluse n derularea acesteia.

Activitatea Mijloace

(cte persoane se vor ocupa de activitate)Costuri

(exprimate n euro)Persoana responsabil

februriemartieapriliemai

1. nfiinarea unei echipe care s se ocupe de organi-zarea ntregului eveniment1 persoan8000 euro

Ambasadorul Romniei n Spania

2. Crearea de suporturi informa-ionale3 persoane5000 euroEchipa de specialiti n advertising

3. Spot publicitar2 persoane2000 euroEchipa de specialiti n advertising

4. Campanie mass-media10 persoane8000 euroEchipa organizatoare din cadrul ambasadei

5. Trimiterea invitaiilor2 persoane100 euroSecretara ambasadorului

5. Cina diplomatic2 persoane1500 euroAmbasadorul Romniei n Spania

Tabelul nr. 1 Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei

n prima etap a campaniei, nfiinarea unei echipe care s se ocupe de organizarea ntregului eveniment costurile menionate se vor utiliza pentru plata persoanelor implicate n organizarea campaniei, n decursul a patru luni. De asemenea, pentru crearea de suporturi informaionale este alocat o sum de 5000 de euro, folosit exclusiv pentru crearea de brouri, pliante i spoturi radio.

Pentru spotul publicitar a fost alocat o sum de 2000 de euro, care includ costurile locaiei de filmare, plata regizorului i staff-ului tehinic, transportul i costumaia protagonitilor.

O sum semnificativ a fost de asemenea alocat i campaniei mass media, relevnd astfel importana acestei forme de publicitate. Banii se vor utiliza pentru cumprarea de spaii publicitare n ziare de mare tiraj, spaiu de emisie la posturile radio i tv cu audien mare.De importan ridicat este i a cincea etap a campaniei i anume trimiterea invitaiilor ctre participanii la mult mediatizata cin. Costul acestora nu va depi 100 de euro, trimiterea lor urmnd sa fie trimise cu 14 zile nainte de data la care are loc cina.

n final, suma alocat pentru cina propriu zis este de 1500 de euro, iar banii vor fi utilizai pentru asigurarea securitii locaiei, protocolului de primire a invitailor.

3.5. Evaluarea aciunilor

Evaluarea va urmri trei etape: evaluarea strategiei de relaii publice, evaluarea implementrii strategiei i evaluarea impactului mesajelor.

n cazul evalurii strategiei de relaii publice se va urmri dac informaiile au fost corect utilizate de cei implicai n desfurarea strategiei, dac au fost preluate de media i aduse corect la cunostina publicului.

Evaluarea implementrii strategiei se realizeaz prin contorizarea numrului de mesaje transmise de ctre media publicului vizat, respectiv gradul de mediatizare n presa scris i audio-vizual a evenimentelor speciale organizate de Ambasada Romniei n Spania.

Evaluarea impactului mesajului: se va urmri feed-back-ul publicurilor (creterea numrului de persoane care se adresez Ambasadei, receptivitatea angajatorilor spanioli pentru fora de munc romneasc).

4. Desfurarea cinei diplomatice

4.1. LocaieCina diplomatic va avea loc la faimosul restaurant Club Lounge Intercontinental din cadrul hotelului Intercontinental. Restaurantul este localizat n Sectorul 1, Bucureti pe Bulevardul Nicolae Blcescu 4, , iar numerul de telefon la care se pot face rezervari este : 021 310 20204.2. Meniu

Gazda evenimentului Ion Vlcu, ambasadorul Romniei prin alegerea meniului prezentat mai jos a urmrit ca acesta s fie pe placul invitailor incluznd att bucate tradiionale romneti ct i bucate tradiionale spaniole. De asemenea, ambasadorul Romniei n Spania a oferit invitailor si o surpriz care a constat n prezentarea unui desert specific moldovenesc, cu o tradiie ndelungat n rndul romnilor denumit tradiional poale n bru. Salat cu crevei i dressing de ananas Somon Escandinavia marinat cu ienupr si mrar

Srmlue n foi de varz, mmligu i smntn

Miel umplut cu sos de cimbru la cuptor

Desert uor cu fructe de pdure

Poale n bru

4.3. Planul de plasare la mas

inndu-se cont de specificul cinei s-a optat pentru o masa rotund pentru a oferi persoanelor din jurul su aproximativ acelai statut spaial, indiferent de poziia ierarhic i social. Totodat, aceast ofer linii de comunicare direct echidistante, vizibilitate uniform, zone intime i spaii de manevr egale.Masa rotund atenueaz competitivitatea dintre oponenii direci i faciliteaz persuasiunea asupra interlocutorilor. .

Plasamentul ideal a fost cutat la masa regelui Arthur. Cavalerii n-au avut ranguri sociale att de egale pe ct s-a dorit din simplul motiv c ntre ei se afla un rege. Fizic, cavalerii nu puteau, toi deodat, s se plaseze echidistant fa de rege. De aici, lipsa de

echidistan psihologic i nenelegerile inerente. Masa este rotunda numai dac oamenii din jurul ei au acelai rang. Totui, ea rmne cea la care se ajunge mai uor la un acord.

Figura nr. 1 Plasarea la mas

5. Sponsori poteniali

Cheltuielile realizate cu organizarea evenimentului au fost finanate n mare parte de ctre restaurantul La Taula el asigurnd meniul invitailor. De asemenea, un rol important n mediatizarea evenimentului l-au avut postul de radio Romn n lume precum i ziarele El Mundo, Romnul din Spania.Acest eveniment a fost sprijinit i de renumitele fime multinaionale Coca Cola, Orange i Procter&Gamble.

Postul de radio

Pres scris

Bibliografie

R.G. Feltham, Ghid de diplomaie, Editura Institutul European, Iai, 2005.

Webografie

http://madrid.mae.ro/

http://www.lataula.com/pages/home.htm

Ambasada Romniei n Regatul SpanieiAdresa: Avenida de Alfonso XIII, nr. 157, Madrid 28016 Telefon relaii publice : 0034 913.501.881Invitaie

Domnule Ministru al Muncii i Afacerilor Sociale, Ernesto Murro avem onoarea de a v invita la cina organizat de Ambasada Romniei n Spania, la renumitul restaurant Club Lounge Intercontinental , n seara zile de 21 Mai 2015, ora 20.00. n calitate de gazd se va gsi Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa, Cristina Flora-Vlcu.

Pe parcursul cinei vor fi abordate problemele pe care le ntmpin romnii ncadrai n diverse locuri de munc de pe piaa de munc din Spania, aducndu-se propuneri de rezolvare a acestora.

n postura de oaspeti se vor mai regsi ataatul pe probleme de munc i sociale, Cristina Florea, economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i administrativ precum i secretarul de stat al Uniunii Europene din Ministerul afacerilor externe i cooperrii Albert Navarro.

Menionm ca inuta obligatorie este n cazul brbailor- la costum, iar pentru doamne- rochie de sear.Ion Vlcu, ambasadorul Romniei n Spania 7 Mai 2015Pentru confirmare, v rugm contactai-ne la numrul de telefon 0034 913.501.881, reprezentatul Departamentului de Relaii Publice din cadrul Ambasadei Romniei n Spania

Comunicat de pres - 14.02.2015Ambasada Romniei n Spania, prin reprezentanii si organizeaz o cine diplomatice ntre: Ion Vlcu, ambasadorul Romniei i ministrul muncii i afacerilor sociale, Ernesto Murro. Evenimentul se va organiza la renumitul restaurant Club Lounge Intercontinental , n seara zile de 21 Mai 2015, ora 20.00.

n calitate de gazd se va gsi Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa, Cristina Flora-Vlcu. n postura de oaspete de onoare se afl ministrul muncii i afacerilor sociale , Ernesto Murro care va fi nsoit de soia sa.

De asemenea vor mai participa oficiali din cadrul ambasadei Romniei- ataatul pe probleme de munc i sociale, Cristina Florea, economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i administrativ precum i oficiali spanioli- secretarul de stat al Uniunii Europene din Ministerul afacerilor externe i cooperrii Albert Navarro.

Ambasada Romniei n Spania

14 Mai 2015

Ambasadorul Romniei

Ion Vlcu

Ataatul pe probleme de munc i sociale,

Cristina Florea

Economist, ef departament financiar i administrativ, Elena Ionescu

Ministrul Muncii i Afacerilor Sociale,

Ernesto Murro

Secretarul de stat al U.E din Ministerul afacerilor externe i cooperrii, Albert Navarro

Soia ministrului Muncii i Afacerilor Sociale,

Soia ambasadorului Romniei,

R.G. Feltham, Ghid de diplomaie, Ed. Institutul European, Iai, 2005, p.235.

Op. cit., p. 235

Vezi Anexe

http://portal.feaa.uaic.ro/undergraduate/an3/EAI/NA/Documente/Plasamente_la_masa_Tratativelor.pdf

4