códigomedia.peru.info/catalogo/attach/1.3procestudiosespecializados.pdf · e-mailing: también...

Título:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO

Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

2/29

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada elaboración y difusión de los

Estudios Especializados a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones y a los Departamentos de la Subdirección de

Promoción Internacional de la Oferta Exportable, brindándoles información relevante del sector o línea de producto

de su interés en los mercados internacionales.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial, y aplicado

por el Departamento de Inteligencia de Mercados de dicha Subdirección. El procedimiento se inicia con la

elaboración del Cronograma Anual de Estudios Especializados y finaliza con el análisis de los resultados de las

encuestas y la toma de acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Ley Nº 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo

- PROMPERÚ.

3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición

Complementaria Final.

3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el

Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.4. Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por

Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.5. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.6. Carta de Servicios de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,

vigente.

3.7. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,

vigente.

3.8. Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas, PR-OPP-CSI-001.

3.9. Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes, PR-OPP-CSI-002.

3.10. Procedimiento de Acciones Correctivas, PR-OPP-CSI-004.

3.11. Procedimiento para la Gestión de Mejoras y Cambios, PR-OPP-CSI-005.

3.12. Procedimiento para la Gestión del Riesgo, PR-OPP-CSI-006.

3.13. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.

3.14. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS

4.1. CRM: Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con los Clientes).

4.2. OCEX: Oficina Comercial del Perú en el Exterior.

4.3. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.

4.4. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información.

4.5. POI: Plan Operativo Institucional.

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

3/29

4.6. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

4.7. SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior.

4.8. SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial.

4.9. TDR: Términos de Referencia.

4.10. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.

4.11. UAFI: Unidad de Asuntos Financieros.

5. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

5.1. Carta de Servicios de PROMPERÚ: Documento de gestión que contiene la descripción de servicios no

exclusivos que brinda PROMPERÚ, los requisitos y condiciones para acceder a ellos, descuentos aplicables

para aquellos que se encuentren sujetos a pago, y disposiciones generales para su aplicación.

5.2. Cliente PROMPERÚ – Exportaciones: Empresa exportadora o con potencial exportador1, que cuente con uno

o más productos2 priorizados3 por PROMPERÚ; así como las empresas o público, interesados en exportar.

Nota 1: El “potencial exportador” es el resultado del análisis de una empresa para determinar la capacidad (gerencial, productiva, tecnológica y financiera) que tiene disponible para exportar.

Nota 2: El término “producto” es aplicable a un bien, un servicio, una idea, o cualquier combinación de ellos.

Nota 3: Es “priorizado” aquel producto que se encuentre dentro de la lista de sectores, líneas de productos, productos/mercado o productos puntuales, a los que se ha dado prioridad en un período determinado (usualmente un año) para la promoción comercial.

5.3. E-mailing: También denominado mailing, consiste en el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto

de contactos predefinido que busca comunicar un mensaje específico referido a novedades, información,

promociones, descuentos, entre otros. Es una forma de marketing directo de bajo costo.

5.4. Estudio Especializado: Documento de investigación que presenta los aspectos más relevantes de un sector o

línea de producto bajo estudio, mostrando detalles cuantitativos y cualitativos, así como información de

interés relacionada.

5.5. Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada: Documento en el que se

establece el público objetivo, el medio y la frecuencia de distribución de cada tipo de documento de

información comercial especializada.

5.6. Responsable de Envío: Rol encargado de difundir y archivar los reportes de envío de los documentos de

información comercial especializada, a los Clientes de PROMPERÚ - Exportaciones, así como de realizar la

Encuesta de Satisfacción del cliente externo y tabular sus resultados, cuando corresponda.

5.7. Título del documento: Palabra, término o frase que se utiliza para identificar y/o nombrar a un documento

en particular y que generalmente se coloca en su portada.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. Los Estudios Especializados, en adelante “los Estudios”, se elaboran siguiendo la estructura establecida en la

Plantilla de Estudio Especializado (Ver Anexo Nº 3); no obstante, si para la elaboración de un Estudio

Especializado específico, no se cuenta con información para el desarrollo de un punto particular de la

estructura establecida, este punto podrá omitirse de dicho Estudio.

6.2. El público objetivo de los Estudios Especializados está comprendido por empresas exportadoras de la cartera

de clientes de la Dirección de Promoción de las Exportaciones de PROMPERÚ e instituciones y gremios

relacionados a las exportaciones del sector o sectores al que corresponde el Estudio realizado, así como

Especialistas y Coordinadores del sector o sectores correspondientes.

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

4/29

6.3. La elaboración de los Estudios será tercerizado a proveedores especialistas en el mercado y/o línea de

producto, permaneciendo la responsabilidad de esta actividad en el Especialista en Mercado designado para

el estudio.

6.4. El Especialista en Mercado coordinará el alcance del Estudio Especializado y la elaboración de los TDR para la

contratación del servicio respectivo, con el Coordinador de Departamento (Sector) correspondiente,

asimismo, será responsable del seguimiento a la ejecución de dicho servicio.

6.5. Los Estudios se emiten en versión electrónica, siendo difundidos en formato PDF a través de e-mailing y

publicados en el Sistema Integrado de Información de Comercio Electrónico – SIICEX (www.siicex.gob.pe),

conforme estos son aprobados.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1. Luego de aprobado el POI, el Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados elaborará el

Cronograma Anual de Estudios Especializados (Ver Anexo Nº 2), pudiendo ser este actualizado durante el año,

en función a las necesidades del mercado.

7.2. El Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados designará vía correo electrónico, al

Responsable de Envío, rol que puede ser asumido por cualquiera de los Especialistas en Mercado del

Departamento de Inteligencia de Mercados.

7.3. El título de los Estudios debe tener la siguiente estructura:

[Estudio Especializado]: [Tema a tratar]-[Zona económica]-[Sector o Línea Analizada]

Como por ejemplo: “Estudio Especializado: El mercado de productos pesqueros en Jamaica”.

El nombre del archivo en formato PDF de los Estudios Especializados, debe ser igual al título del Estudio

Especializado respectivo.

7.4. Cada Estudio, debe contar con un expediente físico donde se archive la documentación generada, tal como:

Productos del Estudio, correo electrónico del proveedor mediante el cual envía los entregables, y otros

similares. Este expediente estará en custodia de la Secretaria de la SIP.

7.5. Asimismo, cada Estudio debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde se archive la

documentación generada, tal como: la versión definitiva del Estudio en formato PDF, el correo electrónico

del proveedor mediante el cual envía los entregables, el reporte de e-mailing del Estudio, el reporte de e-

mailing de la encuesta y la base de datos con los resultados de la encuesta. Este expediente estará en custodia

del Especialista en Mercado de la SIP y se almacenará de acuerdo a lo señalado en la sección 9 del presente

documento.

La carpeta de red debe estar identificada con el mismo nombre del archivo en formato PDF del Estudio

respectivo.

7.6. Los correos electrónicos considerados como registros en el presente procedimiento, deberán ser

almacenados en formato de mensaje de Outlook (MSG) en la ubicación señalada en la sección 9 del presente

documento.

7.7. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado un

incidente y deberá ser registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes, según lo indicado en

el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes.

7.8. En caso de detectarse servicios no conformes, estos deberán ser tratados de acuerdo con lo establecido en

la Matriz de Seguimiento y Medición de Producto y Tratamiento de Servicio No Conforme definida en el

Manual de Calidad, así como con lo definido en el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No

Conformes. El tratamiento ejecutado, será registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes.

http://www.siicex.gob.pe/

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

5/29

7.9. De presentarse alguna queja o reclamo de los clientes, ésta será tratada de acuerdo con lo establecido en el

procedimiento de Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas.

7.10. Para efectos de medir el nivel de satisfacción se aplicará una encuesta a los clientes de PROMPERÚ–

Exportaciones, dentro de los cinco (05) días hábiles posteriores al cierre de cada semestre, utilizando el

formato de Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial

Especializada (Ver Anexo Nº 7), pudiendo estas encuestas ser realizadas por personal de PROMPERÚ o por

un proveedor externo. La encuesta debe considerar los Estudios Especializados enviados durante el período

en evaluación.

7.11. Para que los resultados de la encuesta se consideren válidos, se debe contar con la respuesta de al menos el

10% de los encuestados que abrieron los Estudios, de acuerdo al reporte de e-mailing de la encuesta. De no

llegar a este porcentaje, los resultados serán acumulados con la siguiente evaluación.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

A. Planificación de Estudios Especializados

1 Define en coordinación con los Departamentos de la SPI los Estudios que

requieren ser elaborados, especificando los mercados a analizar y fechas de

entrega.

Coordinador del

Departamento de

Inteligencia de Mercados

2 Elabora el Cronograma Anual de Estudios Especializados (Ver Anexo Nº 2), con

el apoyo de los Especialistas en Mercado y con base en las coordinaciones

efectuadas con los Departamentos de la SPI. En dicho Cronograma, se define

además al Especialista en Mercado responsable de la elaboración de cada

Estudio.

Coordinador del

Departamento de


3 Envía vía correo electrónico el Cronograma Anual a los Especialistas en

Mercado para su ejecución.

Coordinador del

Departamento de


4 Define las características técnicas y plazos de entrega del servicio de

elaboración de Estudios, teniendo en cuenta la estructura definida en la

Plantilla de Estudio Especializado (Ver Anexo Nº 3) y remite al Coordinador del

Departamento de Inteligencia de Mercados para que gestione su contratación.

Especialista en Mercado

5 Gestiona la contratación de los servicios de elaboración del Estudio de acuerdo

con las características técnicas definidas.


6 Realiza proceso de contratación del servicio de elaboración del Estudio, de

acuerdo con la normativa vigente.

UAAD

B. Elaboración del Estudio Especializado

7 Coordina con el proveedor contratado la ejecución del servicio de acuerdo con

lo establecido en los TDR y da seguimiento al avance de las actividades, a fin

de asegurar su ejecución dentro de los plazos previstos.


8 Recibe por correo electrónico los entregables elaborados por el proveedor y

verifica que estos cumplan con las características técnicas definidas en el TDR:

8.1. Si los entregables cumplen con las características técnicas, reenvía el

correo electrónico del proveedor donde señala que adjunta los

entregables, así como, los entregables revisados al Coordinador del


Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

6/29


Departamento de Inteligencia de Mercados, para su aprobación.

Continúa en el paso 9.

8.2. Caso contrario, remite observaciones al proveedor, mediante correo

electrónico, para su subsanación. Regresa al paso 7.

9 Recibe y revisa los entregables verificados por el Especialista en Mercado, y

procede:

9.1. Si los entregables son conformes, aprueba el Estudio mediante correo

electrónico dirigido al Especialista en Inteligencia de Mercados. Continúa

en el paso 10.

9.2. Si no son conformes, envía sus observaciones vía correo electrónico al

Especialista en Mercado para que éste coordine con el proveedor la

subsanación de dichas observaciones. Regresa al paso 8.2.

Coordinador del

Departamento de


10 Archiva los entregables del Estudio en el expediente virtual del Departamento,

de acuerdo con lo señalado en la sección 9 del presente documento.


11 Registra el Estudio aprobado en la Lista Maestra de Documentos de

Información Comercial Especializada (Ver Anexo Nº 4), especificando los

controles aplicables referidos a la edición, fecha de elaboración,

almacenamiento e información restringida que corresponda.


C. Difusión de Estudio Especializado

12 Organiza la presentación del Estudio en coordinación con el Coordinador del

Departamento (Sector) correspondiente e invita a las empresas clientes de

PROMPERÚ - Exportaciones interesadas en el Estudio, en un plazo máximo de

treinta (30) días hábiles una vez aprobado éste.


13 Realiza la presentación del Estudio en el evento dirigido a las empresas clientes

de PROMPERÚ – Exportaciones.


14 Publica el Estudio en la plataforma de información de exportaciones – SIICEX,

exceptuando el ítem “perfiles de compradores”, en un plazo máximo de diez

(10) días hábiles luego de su aprobación. Asimismo, registra la fecha de

publicación del Estudio en la Lista Maestra de Documentos de Información

Comercial Especializada y comunica al Responsable de Envío vía correo

electrónico, la ruta donde se encuentra la versión final del Estudio.


15 Difunde el Estudio de acuerdo con lo especificado en la Matriz de Distribución

de Documentos de Información Comercial Especializada (Ver Anexo Nº 5),

mediante el software de e-mailing vigente proporcionado por la OTI, en un

plazo máximo de diez (10) días hábiles luego de su publicación en el SIICEX, y

registra la fecha de difusión del Estudio en el formato de Lista Maestra de

Documentos de Información Comercial Especializada.

Nota 1: Para determinar los destinatarios del Estudio se realizarán consultas a las bases de datos

(CRM, OCEX e instituciones relacionadas a las exportaciones) de PROMPERÚ.

Nota 2: Como buena práctica se recomienda que un día después de la difusión del Estudio, el

Especialista en Mercado que corresponda elabore una nota de prensa conteniendo las principales

conclusiones del Estudio, la cual será enviada al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa

para su aprobación y difusión hacia los medios de comunicación.

Responsable de Envío

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

7/29


16 Almacena el reporte de envío de e-mailing del Estudio en el expediente virtual

del Departamento y envía copia de dicho reporte al Coordinador del

Departamento de Inteligencia de Mercados.


17 Recibe el reporte de e-mailing del Estudio y brinda conformidad del envío,

mediante correo electrónico, asegurándose que éste se produjo dentro de los

plazos establecidos.

Coordinador del

Departamento de


D. Evaluación del Nivel de Satisfacción de los Clientes

18 En un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la presentación

del Estudio, envía Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno (Ver Anexo Nº

6), al Coordinador o Coordinadores de Departamento (sector) y Especialistas

del sector o sectores que recibieron el Estudio.


19 Recibe y tabula las encuestas de satisfacción del cliente interno, utilizando el

Tablero de Control del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles

una vez recibidas las respuestas.


20 Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los clientes externos va

a ser realizada por un tercero o por personal de PROMPERÚ.

20.1. Si la evaluación la realizará personal de PROMPERÚ, comunica el hecho

al Responsable de Envío para que lo tenga en cuenta como parte de sus

actividades. Continúa en el paso 22.

20.2. Si la evaluación la realizará un tercero, gestiona ante la UAAD la

Contratación del servicio de Investigación de Mercado. Continúa en el

paso 21.

Coordinador del

Departamento de


21 Realiza proceso de contratación del servicio requerido, de acuerdo con la

normativa vigente.

UAAD

22 A los cinco (05) días hábiles del cierre de cada semestre, aplica la Encuesta de

Satisfacción a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones que hayan abierto

algún Estudio Especializado dentro de dicho período.

22.1. Si la evaluación la realiza el Responsable del Envío, remite el formato de

Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo (Ver Anexo Nº 7) mediante

el software de e-mailing vigente proporcionado por la OTI. Continúa en

el paso 24.

22.2. Si la evaluación la realiza un tercero, coordina con el proveedor del

servicio de investigación de mercado contratado la realización de la

encuesta según lo establecido en los TDR, y que dicho proveedor remita

los resultados obtenidos al Coordinador de Departamento de

Inteligencia de Mercados. Continúa en el paso 23.


23 Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que el

Responsable de Envío los registre en el Tablero de Control.

Coordinador del

Departamento de


24 Recibe y tabula las encuestas de satisfacción, utilizando el Tablero de Control

del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de realizada la

encuesta; archiva en el expediente virtual del Departamento el reporte de e-


Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

8/29


mailing y la base de datos con los resultados recibidos o el reporte del

proveedor, según corresponda.

25 Analiza los resultados de las encuestas en un plazo no mayor a quince (15) días

hábiles luego de finalizada su tabulación en el Tablero de Control, y toma las

acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario, de acuerdo con los

procedimientos establecidos. Fin del procedimiento.

Coordinador del

Departamento de


9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de archivo (Años)

Cronograma Anual de Estudios Especializados

FO-DX-EXP-018 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio

Especializado\[Año]

Permanente

Estudio Especializado FO-DX-EXP-017 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No

mbre resumido del Estudio Especializado]

Permanente

Lista Maestra de Documentos de Información Comercial Especializada

FO-DX-EXP-012 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos

SIP\Registros

Permanente

Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada

FO-DX-EXP-013 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos

SIP\Registros

Permanente

Reporte de e-mailing del Estudio Especializado

No aplica 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No


Permanente

Reporte de e-mailing de la encuesta



Permanente

Base de datos con los resultados de la encuesta



Permanente

Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada

FO-DX-EXP-014 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No

Permanente

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

9/29

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de archivo (Años)


Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno - Estudios Especializados

FO-DX-EXP-019 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No


Permanente

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Modificaciones

03 1 --- Se precisó el objetivo, indicando el público objetivo.

03 2 --- Se modificó el alcance, de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento.

03 4 --- Se agregaron los procedimientos de gestión del riesgo, tratamiento de servicios no conformes, gestión de mejoras y cambios, la matriz de seguimiento y medición de producto y tratamiento de servicio no conforme y las normas ISO 9000 e ISO 9001 en su versión 2015.

03 4 --- Se agregaron las siglas CRM, OCEX y OAJ.

03 5 --- Se agregó la definición de e-mailing y Carta de Servicios.

03 5 5.1 Se modificó la definición de Cliente de PROMPERÚ.

03 6 6.1 Se eliminó el numeral.

03 6 --- Se incorporó el numeral 6.2 sobre el público objetivo, eliminando el numeral 7.4.

03 7 --- Se incorporó el nuevo numeral 7.2 respecto a la designación del Responsable de Envío.

03 7 7.3 Se dividió en los nuevos numerales 7.4 y 7.5 y se precisó que el almacenamiento de los registros se hará de acuerdo a lo indicado en la sección 9 del procedimiento.

03 7 7.4 Se eliminó el numeral en virtud del nuevo numeral 6.2.

03 7 7.6 y 7.7 Se eliminó el numeral.

03 7 --- Se incorporaron los nuevos numerales 7.7, 7.8 y 7.9.

03 8 --- Se ajustó la descripción del procedimiento, eliminando la parte relacionada con el proceso de planeamiento y presupuesto. Asimismo, se incorporó el detalle necesario para dar fluidez a la lectura del procedimiento.

03 11 --- Se recodificaron todos los anexos del procedimiento.

11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo 1

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

10/29

Descripción Anexo

Formato: Cronograma Anual de Estudios Especializados 2

Formato: Plantilla de Estudio Especializado 3

Formato: Lista Maestra de Documentos de Información Comercial Especializada 4

Formato: Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada 5

Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno - Estudios Especializados 6

Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada

7

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

11/29

ANEXO Nº 1

DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados

A. PLANIFICACIÓN DE ESTUDIOS ESPECIALIZADOS


Inicio

3

2

Define en coordinación con los Departamentos de la SPI los Estudios Especiali zados que

requieren ser elaborados

Elabora Cronograma Anual de Estudios Especiali zados, con

apoyo de los Especiali stas y con base en las coordinaciones

real izadas con los Departamentos de la SPI

Envía v ía correo electrónico el Cronograma Anual a los

Especiali stas para su ejecución

Define las caracter ísticas técnicas y plazos de entrega del

servicio de elaboración de Estudios Especiali zados, teniendo en cuenta la

estructura definida para los Estudios Especiali zados

Coordina con el proveedor la ejecución del servicio y da

seguimiento al avance, a fin de asegurar su ejecución en los

plazos previstos.

7

1

1

5

Gestiona la contratación de los servicios de elaboración de un

Estudios Especiali zados de acuerdo con las características

técnicas definidas

4

Recibe por correo electrónico los entregables elaborados por

el proveedor y verifica que estos cumplan con las

características técnicas del TDR

8

¿Entregables cumplen TDR?

No

Si

Archiva los entregables del Estudio Especializado en el

expediente virtual del Departamento

10

Registra el Estudio Especial izado aprobado en la Lista Maestra de

Documentos de Información Comercial Especial izada,

especificando los controles apl icables

11

B. ELABORACIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO

8.1

Reenvía el correo electrónico del proveedor con Entregables revisados al Coordinador del

Departamento de Intel igencia de Mercados

Remite observaciones al proveedor, mediante correo

electrónico, para su subsanación

8.2

UAAD

6

Realiza proceso de contratación del serv icio de elaboración de

estudio especializado, de acuerdo con la normativa

vigente.

Recibe y revisa los entregables verificados por el Especialista en

Mercado, y procede:

9

¿Conforme? No

Si9.1

Aprueba el Estudio mediante correo elect rónico dirigido al Especiali sta en Inteligencia de

Mercados

Envía observaciones v ía correo elect rónico al Especialista en

Mercado para que éste coordine con el proveedor su

subsanación

9.2

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

12/29


C. DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO


Organiza la presentación del Estudio Especializado, en un plazo máximo de t reinta (30)

días hábiles una vez aprobado éste

12

D. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES


Realiza la presentación del Estudio Especializado en el

evento dirigido a las empresas clientes de PROMPERÚ –

Exportaciones.

13

15

Almacena el reporte de envío de e-mailing en el expediente

virtual del Departamento y envía copia a su Coordinador.

16

Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los clientes externos va a ser

real izada por un tercero o por personal de PR OMPERÚ

20

21

Realiza proceso de contratación requerido, De acuerdo con la

normativa vigente

1

Recibe Reporte de e-mailing del Estudio Especializado y brinda

conformidad del envío, mediante correo electrónico, asegurándose que se produjo dentro de los plazos previstos

17

Si

¿Evaluación realizada por PROMPERÚ?

No

Gestiona ante la UAAD la Contratación del servicio de Investigación de Mercado

20.2

Comunica el hecho al Administrador del B oletín para que lo tenga en cuenta como

parte de sus actividades

20.1

Difunde el Estudio Especializado mediante el software de e-mailing y regist ra en la Lista Maestra de Documentos de

Información Comercial Especiali zada

Publica el Estudio Especializado en el SIICEX y regist ra en la Lista

Maestra de Documentos de Información Comercial

Especiali zada y comunica al Responsable del Envío

14

Envía Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno al

Coordinador o Coordinadores de Departamento (sector) y

Especiali stas que correspondan

18

Recibe y tabula las respuestas de las encuestas de satisfacción del cliente interno, en un plazo

máximo de 15 días hábiles

19

UAAD

2

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

13/29


A los 5 días hábiles del cierre de cada semestre, lleva a cabo de forma semestral la Encuesta de Satisfacción a los clientes que

hayan abierto alguna Guía enviada dentro de dicho

periodo.

22

¿Encuesta realizada por PROMPERÚ?

No

Si

D. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES


Remite la Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo mediante el software e-mailing.

22.1

Recibe y tabula las respuestas de las Encuestas, en un plazo máximo de 15 días hábiles,

archiva en el expediente virtual el reporte de e-mailing y la base

de datos de resultados o el reporte del proveedor, según

corresponda

24

Coordina con el proveedor la real ización de la encuesta según lo establecido en los TDR, y Que

los resultados se envíen al Coordinador del Departamento

de Inteligencia de Mercados

22.2

Analiza los resultados de las encuestas en máximo 15 días

hábiles y toma las acciones correctivas y/o de mejora, de

ser necesario

25

Fin

Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que

el Responsable de Envío los registre en el Tablero de

Control.

23

2

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

14/29

ANEXO Nº 2

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

15/29

ANEXO Nº 3

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

16/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

17/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

18/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

19/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

20/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

21/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

22/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

23/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

24/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

25/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

26/29

ANEXO Nº 4

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

27/29

ANEXO Nº 5

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

28/29

ANEXO Nº 6

Título:


Código:

PR-DX-EXP-004

Versión:

04

Página:

29/29

ANEXO Nº 7

códigomedia.peru.info/catalogo/attach/1.3procestudiosespecializados.pdf · e-mailing: también...

Documents