MANUAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.CLAVECO-GQ-PR-QA-004

VERSIN1

FECHA APROB.30-ENE-2014

PAGINA10

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.CO-GQ-PR-QA-004

ELABOR:

LAE. Francisco J. Rodrguez JurezREVIS:Ing. Cindy Gomez Vela APROB:Ing. Juan Pablo Ballestas Juliao

NDICE

CONTENIDOPgina

1. OBJETIVO.3

2. ALCANCE.3

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.3

4. POLITICAS.3

5. RESPONSABLES.4

6. DESARROLLO.4

6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS (FASE 1).4

6.1.1. SOLICITUD RECHAZADA.5

6.1.2 SOLICITUD ACEPTADA. 5

6.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS (FASE 2). 7

6.3. CONTROL DE REGISTROS (FASE 3).8

7. REFERENCIAS Y NORMATIVIDAD.9

8. REGISTROS.9

9. HISTORIAL DE CAMBIOS.9

10. ANEXOS.10

10.1. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.10

10.2. LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS.11

10.3. SOLICITUD PARA GESTION DE DOCUMENTOS.12

10.4. CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO.13

1. OBJETIVO.Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestin integral, garantizando su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.

2. ALCANCE.Es aplicable a todos los documentos de origen interno y externo.3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.Documento.Informacin y su medio de soporte, esta puede estar representada en papel impreso, medio electrnico, fotografa, cinta, muestra, etc.

Registro.Es todo documento que presenta resultados obtenidos y/o evidencia de actividades desempeadas.

Sistema de gestin.Sistema para establecer la poltica y los objetivos, para lograr dichos objetivos.

Revisin.Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

4. POLTICAS. Todo el personal debe utilizar nicamente documentos con versiones vigentes, aprobados por la direccin. Las copias impresas de documentos internos son destruidas al entregar la nueva versin del documento. La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, realizar una revisin cuando sea necesario para verificar que todos los documentos sean legibles, en caso contrario deber proporcionar copia controlada al usuario(s) del documento. La elaboracin de documentos generales ser responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, en conjunto con los responsables de las reas o procesos y la direccin general. Para la elaboracin de documentos, deber utilizarse la gua para la elaboracin de documentos aplicable. La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, tendr un mximo de 24 hrs. para proporcionar los documentos generados o actualizados, despus de su aprobacin. Las Copias Controladas se deben mantener resguardadas en carpetas para asegurar que los documentos permanecen legibles y en buen estado de conservacin. Ser responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, determinar y establecer la clave, versin y fecha de aprobacin del documento. Ser responsabilidad del usuario informar de las modificaciones o uso de nuevos documentos a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras. Las actividades derivadas del control de documentos y registros, tales como: revisin, asignacin de claves, aprobacin, distribucin, etc.; se efectuarn de manera independiente para cada pas en el que Blastinaval cuente con sucursales, siguiendo lo establecido en el presente procedimiento5. RESPONSABLES.El responsable del proceso o rea donde se tenga la necesidad de usar o remplazar un documento externo; o en su caso crear, modificar o cancelar un documento interno, es el responsable de la aplicacin del presente procedimiento.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, es responsable de revisar y determinar si una solicitud para gestin de documentos es aceptada o rechazada. La actualizacin de la lista maestra de documentos internos y externos, prevencin en el uso de documentos obsoletos, actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos es responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.

El director general o su equivalente en sucursales extranjeras, es el responsable de aprobar la creacin, modificacin o eliminacin de cualquier documento de origen interno. 6. DESARROLLO.6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS (FASE 1).Una vez identificada la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento interno, el responsable del proceso o rea, debe diligenciar el formato Solicitud para gestin de documentos CO-GE-RG-QA-010, que deber enviar a la Gerencia de Salud, Seguridad, Salud y Proteccin ambiental o su equivalente en sucursales extranjeras para que sea atendida su solicitud.

Para el caso de creacin de un nuevo documento, se revisar la solicitud con el responsable del proceso o rea interesado, teniendo en cuenta la relevancia del mismo para el sistema de gestin integral es decir que sea: Necesario para el SGI.

Necesario para la organizacin. Necesario para cumplir requisitos del cliente, legales, reglamentarios u otros aplicables.

Si se trata de modificaciones a un documento del SGI ya existente o cancelacin del mismo, se revisa la solicitud con el responsable del proceso o rea interesado, teniendo en cuenta lo siguiente:

Que no vaya en contra de los requisitos de la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 1h8001, de los requisitos legales y reglamentarios u otros aplicables. Que agregue valor al SGI y/o al proceso.

Verificar como beneficia o afecta a otros procesos, subprocesos y documentos.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, determinar si la solicitud es aceptada o rechazada.

6.1.1. SOLICITUD RECHAZADA.De darse como rechazada la solicitud, la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, debe registrar en el formato CO-GE-RG-QA-010, las razones por las cuales fue rechazada la solicitud, y enviar copia al solicitante.

6.1.2 SOLICITUD ACEPTADA. De ser aceptada se proceder de manera similar, se registrarn las razones o justificacin de aceptacin de la solicitud, en el formato CO-GE-RG-QA-010. Una vez aceptada el responsable del proceso o rea deber gestionar la creacin, modificacin o eliminacin, con apoyo de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.

Creacin o modificacin de un documento.El responsable del proceso o rea procede a la elaboracin o modificacin del documento, considerando la Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-11. De ser necesario, solicitar asesora de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.

Si el documento ya existe debe solicitar la versin vigente en medio electrnico a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras para hacer las modificaciones pertinentes. Revisin del documento.Una vez que se elabor o modific el documento, el responsable del proceso o rea efectuar una revisin completa del documento, realizando los ajustes necesarios tomando en cuenta los resultados derivados de la revisin, y enva el documento a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras revisa el documento teniendo en cuenta lo establecido en la Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-11, se verifica que cumpla con lo previamente aprobado en el registro CO-GE-RG-QA-010 y se hacen las observaciones y/o sugerencias necesarias al responsable del proceso. Se devolver el documento al responsable del proceso o rea solicitante, para realizar los ajustes necesarios de acuerdo a las observaciones y/o sugerencias recibidas. Posteriormente los ajustes sern verificados por la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras. Una vez que el documento cumple con los parmetros del SGI y de la organizacin, se procede con la codificacin o actualizacin de la versin del documento (segn aplique) de acuerdo a lo establecido en la Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-1.Aprobacin del documento.Los documentos creados, modificados o cancelados son aprobados mediante la firma de aprobacin en el registro CO-GE-RG-QA-010 por parte del gerente general. Registro del documento.Una vez efectuada la aprobacin por parte de la direccin general, la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras debe actualizar la Lista maestra de documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-008 o la Lista maestra de registros CO-GQ-RG-QA-006, segn sea el caso; registrando los documentos nuevos y actualizando la versin y fecha de aprobacin de los ya existentes, para el caso de los documentos que han sido cancelados, estos deben ser excluidos del listado donde apliquen. La clave del documento cancelado quedar deshabilitada.

En el caso de los registros se debe determinar en el listado maestro de registros lo siguiente:

Tipo de registro (impreso digital). Ubicacin del registro (rea o departamento donde se almacena o aplica). Proteccin y legibilidad (medio en el cual se almacena).

Tiempo de retencin. Disponibilidad final.

A dems de la clave, versin y nombre del registro.Prevencin en el uso de documentos obsoletos. Los documentos obsoletos (versin anterior a la vigente los que son cancelados definitivamente) se retiran de la pgina Web para prevenir su uso no intencionado y se archivan en medio magnticos, identificndolos como obsoletos. Aquellos documentos obsoletos que se encuentran en medio fsico se identificarn y respaldarn en medio electrnico y posteriormente se proceder a destruir el documento que se encuentra en medio fsico.

Actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos.

La actualizacin de los documentos obsoletos del sistema de gestin integral en la pgina Web es responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras y el rea de Gestin de Sistemas e Innovaciones Tecnolgicas. Esto con la finalidad de garantizar la disponibilidad de las versiones vigentes de los documentos del SGI, los usuarios tendrn acceso a ellos a travs de la pgina Web de BLASTINAVAL DE MXICO SA DE CV. Aquellos que requieren ser distribuidos en forma impresa se les colocar la leyenda Copia Controlada, en el caso de documentos internos; y Copia Controlada- Documento Externo para documentos externos; para ambos casos se deber registrar la entrega de los mismos en el formato Control de distribucin de documentos CO-GQ-RG-QA-010.La comunicacin de la actualizacin de los documentos a toda la organizacin se realizar mediante estrategias definidas conjuntamente con el responsable del proceso o rea.

NOTA: Los documentos vigentes estarn disponibles en el sitio web de la organizacin y todo documento que se imprima se considera copia no controlada.6.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS (FASE 2). El personal que identifique la necesidad de hacer uso o actualizacin de un documento externo, deber dar aviso a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, para la aprobacin de su uso. Esta, en conjunto con el usuario gestionarn la obtencin del documento, posteriormente debe realizar una revisin del documento considerando si es:

Necesario para el SGI.

Necesario para la organizacin.

Necesario para cumplir requisitos del cliente, legales, reglamentarios u otros aplicables.

Es la versin vigente.

Que no vaya en contra de los requisitos de la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, de los requisitos legales y reglamentarios u otros aplicables.

Que agregue valor al SGI y/o al proceso.

Verificar como beneficia o afecta a otros procesos, subprocesos y documentos.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, debe validar que el documento es necesario para el sistema de gestin integral y para el desarrollo de las actividades de la organizacin, de ser as se dar parte a la gerencia para la aprobacin del mismo. Se registrar en la lista maestra de documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-008. La actualizacin, distribucin, comunicacin y prevencin en el uso de documentos obsoletos se efectuar conforme a lo establecido en los apartados: Prevencin en el uso de documentos obsoletos y actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos; de la fase 1 del presente procedimiento.

6.3. CONTROL DE REGISTROS (FASE 3).

Los registros son un tipo especial de documento, por tanto su tratamiento para creacin, modificacin y cancelacin es la misma a la citada en la FASE 1 del presente procedimiento. Para los documentos que son considerados como un registro, debern cumplirse los siguientes controles:Identificacin.

Los registros deben ser fcilmente identificados y de manera nica (nombre y/o clave nicos).Almacenamiento y proteccin.

Los registros que se utilicen en medios fsicos o impresos deben ser almacenados en gavetas metlicas, folder y/o carpetas; para el caso de los registros en medios magnticos debern ser almacenados en medios de la misma naturaleza, el usuario puede determinar algn otro tipo de almacenamiento, siempre y cuando no ponga en riesgo su integridad, ya sea por deterioro, desperfecto o perdida del documento.

El usuario debe asegurarse que los registros no sean utilizados por personas ajenas a la organizacin, sin previa autorizacin del personal competente.

Recuperacin.

Los usuarios de los registros son responsables de mantener un respaldo impreso o en electrnico, con el fin de que sean recuperables, en caso de alguna contingencia.Retencin.El periodo de retencin del registro deber ser determinado por el usuario considerando los requisitos legales o reglamentarios que apliquen al mismo; por ejemplo: requisitos financieros, por posibles demandas de responsabilidad civil o por especificaciones de los clientes entre otras. Disposicin.

Una vez que el periodo de retencin haya vencido, el usuario deber determinar la manera de deshacerse de ellos, ya sea por destruccin, reciclaje, etc.

Legibilidad.

Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las siguientes especificaciones:a. Queda prohibido realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura.

b. Si los registros son llenados a mano, nicamente se deber utilizar tinta y letra de molde.c. En caso de necesitar corregir algn dato al momento de su llenado, se deber marcar ste con una diagonal, escribir el dato correcto y firmar a un lado por el responsable del registro.d. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros, debern cruzarse con una diagonal.7. REFERENCIAS Y NORMATIVIDAD. Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-011. ISO 9000:2005, ISO 9001:2008. ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007.8. REGISTROS. Lista Maestra de documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-008.

Lista Maestra de control de registros CO-GQ-RG-QA-006.

Solicitud para gestin de documentos CO-GE-RG-QA-010. Control de distribucin de documentos CO-GQ-RG-QA-010.9. HISTORIAL DE CAMBIOS.Fecha de Rev.Cambio realizado al documento.

03-Jul-2012.Se efectu modificacin en los puestos mencionados en este procedimiento, de acuerdo con lo establecido en el organigrama del aparatado 3.3. del Manual de Gestin Integral DG-MA-01 Ver. 4.

12-Jul-2013Se agreg poltica en el apartado nm. 4 para el control de documentos y registros en sucursales extranjeras, adems de hacer mencin de la misma en el desarrollo del procedimiento.

30- Ene-2014Se modific los cdigos de los formatos asociados.

10.1. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.

10.2. LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS.

10.3. SOLICITUD PARA GESTION DE DOCUMENTOS.

10.4. CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO

INFORMACION Y DOCUMENTO CONFIDENCIAL PROPIEDAD DE BLASTINAVAL DE MEXICO S.A. DE C.V.