coaching w zarzadzaniu projektami
DESCRIPTION
Coaching w zarządaniu projektami - prezentacja ze spotkania warszawskiej Coaching Support Group z czerwca 2011. Przygotowanie: Beata Ponichtera/TRANSCRIPT
COACHING W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI
Beata Ponichtera28-06-2011
Kilka słów o mnie
Beata Ponichtera
Project Manager
Life Coach freelancer
Doświadczenie: Zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie projektami i zespołami projektowymi (obszary Finansów, IT, ogólno-organizacyjne), coaching.
Życiowe motto: „Żyj tak, jakby kolejny dzień miał być twoim ostatnim”
Spis treści
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika Coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
Specyfika Zarządzania projektamiDefinicje
Zarządzanie projektami To sztuka skutecznego wykonywania oczekiwanej pracy w
wyznaczonym czasie i za pomocą dostępnych środków.
Projekt Unikalne, tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu
zaspokojenia określonej potrzeby i tym różni się od typowych
działań firmy, że ma określony w czasie początek i koniec.
Specyfika Zarządzania projektamiRole w projekcie
Interakcje Kierownika Projektu
PROJEKT
Właściciel
Firma zewnętrzna
KierownikProjektu
Zespółprojektowy
Kierownicy Funkcyjni
Użytkownicy
Sponsor Projektu
Specyfika Zarządzania projektamiCzynniki wpływające na sukces projektu
Motywacja (PM)
Motywacja zespołu
Kompetencje zawodowe
Określenie roli
Dostępność zasobów
Kompetencje społeczne
Kompetencje metodyczne
Jednoznaczne zlecenie
Cele projektu i ich odgraniczenie
Specyfika Zarządzania projektamiPrzyczyny niepowodzenia projektów
Brak autonomii.Cele realizowane wniewielkim stopniu
Brak informacjizwrotnej
Nieufność w zespole, złe relacje.
Nieumiejętne zarządzanie zmianą.
Mała identyfikacja z organizacją.
Nieobecności ifluktuacja.KADRA KIEROWNICZA RELACJE, ZESPÓŁ
OGÓLNE
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
Fazy Zarządzania projektamiFazy projektu
Czas
PLANOW
ANIE
INIC
JACJA
REALIZACJA
MONITOROWANIE I KONTROLA ZA
KOŃCZ
ENIE
Natę
żenie
dzi
ała
ń
Wg. Project Management Institute
PROBLEM / POMYSŁ
WIZJA
OKREŚLENIE CELÓW
PLAN DZIAŁANIA REALIZACJA
TESTY I WDROŻENIE NA PRODUKCJĘ
OCENA
ADAPTACJA
START KONIEC
Fazy Zarządzania projektamiZakres poszczególnych faz
• Powołanie kierownika projektu
• Przedstawienie Problemu / Pomysłu
• Kreowanie wizji
• Analiza potrzeby realizacji projektu
• Wstępne wymagania projektu i jego ryzyka
• Identyfikacja zainteresowanych stron
• Zaplanowanie planowania projektu
• Spisanie zakresu projektu
• Zbadanie pracochłonności projektu
• Kreowanie struktury projektu – role, podział zadań
• Budowa harmonogramu realizacji projektu
• Ustalenie budżetu
• Opracowanie miar oceny projektu
• Opracowanie szczegółowego zakresu projektu
• Zarządzanie zmianą• Zarządzanie jakością
prac i ryzykiem• Optymalizacja procesów• Zarządzanie zespołem
(budowanie relacji, zarządzanie konfliktem, rozwiązywanie problemów, inspirowanie, motywowanie, rozwijanie, przeprowadzanie przez proces zmian)
• Mierzenie postępów projektów wg. przyjętych miar
• Ocena różnic – zmiany projektu
• Ocena istotności czynników wywołujących zmiany
• Wprowadzanie zmian w projekcie
• Opracowywanie prognoz realizacji projektu
• Kontrola jakości
• Raportowanie
• Potwierdzenie realizacji projektu
• Odbiór projektu
• Rozliczenie zakresu, harmonogramu i budżetu projektu
• Ocena zespołu
• Zebranie Lessons learned
• Zdanie dokumentacji projektowej i jej archiwizacja
• Uwolnienie zasobów
INICJACJA PLANOWANIE REALIZACJA MONIKTOROWANIE i KONTROLA
ZAKOŃCZENIE
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
Specyfika coachingu
COACH KLIENT
SPONSOR
CORPORATE COACHING
LIFE COACHING
UMIEJĘTNOŚCI COACHINGOWE
NARZĘDZIA COACHINGOWE
ROZWIJANIE KLIENTA
PODĄŻANIE ZA KLIENTEM
BRAK DORADZANIA, SUGESTII, OCENY
CEL/PROBLEM/WIZJA
ZASOBY
UMIEJETNOŚCI I KOMPETENCJE
NADAWANIE KIERUNKÓW
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Formułowanie wizji projektu
Zestaw pytań coachingowych – Formułowanie wizji
Co chcesz zmienić?
Dlaczego chcesz to zmienić?
Co się stanie, jeśli to zmienisz?
Co się nie stanie, jeśli to zmienisz?
Co się stanie, jeśli tego nie zmienisz?
Co się nie stanie, jeśli tego nie zmienisz?
Jakie znaczenie dla strategii organizacji będzie miało wdrożenie zmiany?
Czy zmiana jest zgodna z kierunkami działania całej organizacji?
Czy zmiana jest zgodna z Twoimi celami, wartościami?
Jak wygląda rzeczywistość po zmianie?
Jak przebiegają procesy?
Jak działają systemy?
Jak pracują ludzie?
Jak funkcjonuje biznes? itp.
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Planowanie projektu (1)
Zestaw pytań coachingowych – planowanie projektu
Po co tutaj jesteśmy?
Co chcemy osiągnąć? Jaki mamy cel?
Czy cel organizacji jest dla nas ważny i pilny?
Po co to robimy?
Dlaczego jest to dla nas ważne/istotne?
Jakie są najważniejsze cele/zadania w projekcie?
W jakim stopniu osiągnięcie celu jest zależne od efektów pracy innych osób w organizacji?
W jakim stopniu inne osoby są zależne od efektu naszej pracy?
Co jest ważne?
Z czego możemy zrezygnować?
Jaka jest pilność poszczególnych zadań?
Jakich zasobów potrzebujemy? A jakie zasoby posiadamy? Jakich zasobów nam brakuje? Jak możemy je uzupełnić?
Jakie są nasze ograniczenia? Kto nam może je przezwyciężyć? Czego/kogo potrzebuję, aby poradzić sobie z trudnościami?
Kto jest naszym sprzymierzeńcem? itp.
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Planowanie projektu (2)
Model T-GROW
T - opic Temat Jaki jest problem? Jaką mamy potrzebę zmiany?
G - oal CelJak mogę przeformułować problem, aby stał się moim celem? Co chcę osiągnąć? Do jakiej sytuacji dążę. Pamiętaj o modelu SMART!
R - eality Rzeczywistość
Jaka jest twoja obecna sytuacja, twoje otoczenie (kultura organizacji, procesy, procedury, ludzie itp.)? Jakie masz zasoby (ludzie, czas, budżet itp.)?
O - ptions Możliwe opcjeJakie są możliwe działania, które możemy podjąć? Które rozwiązania wybrać?
W - ay forward Plan działania
Z jakich zasobów będziemy korzystać? W jakim czasie będą realizowane poszczególne działania? Jaka będzie odpowiedzialność poszczególnych osób? Jak będziemy kontrolować postępy?
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Określanie celów projektu
Model SMART
S - pecific Specyficzny, określony Co konkretnie chcesz osiągnąć?
M - easurable Możliwy do zmierzenia Po czym rozpoznasz, że cel został osiągnięty?
A - chievable Możliwy do osiągnięciaCzy cel jest możliwy do osiągnięcia? Czy wiesz jakie zadania prowadzą do jego osiągnięcia?
R - elevant OdpowiedniCzy cel jest istotny z punktu widzenia strategii i nadrzędnych celów organizacji?
T - rackable Monitorowalny w czasieJak mogę kontrolować postępy prac? W jaki sposób mogę reagować na zmiany, opóźnienia?
Cel powinien być zapisany w formie pozytywnej, konkretnej i zrozumiałej. Powinien mieć nie więcej niż 30 słów), tak aby był łatwy do zapamiętania.
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Określanie wagi celów/zadań projektowych
ZASADA EISENHOWERAWAŻNOŚĆ
- Jak istotny dla projektu jest cel/zadanie
- Co się stanie jeśli go nie wykonam?
- Jak cel/zadanie ma się do całości projektu?
PILNOŚĆ
-Jak pilne na tle innych celów/zadań jest to zadanie/cel
- Czy mogę wykonać go później?
- Co się stanie jeśli nie wykonam celu/zadania natychmiast?
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Zarządzanie zespołem Najczęstsze problemy (1)
PROBLEMY MOŻLIWE WYPOWIEDZI UCZESTNIKÓW
Niska motywacja, brak zaangażowania
Nie mam czasu. Nie ma sensu uczestniczenia w dodatkowych projektach.To kolejne przedsięwzięcie, z którego nic nie wyniknie.Po co mam się angażować, skoro i tak będę rozliczany ze swoich standardowych zadań.
Opór przed zmianą
Po co zmieniać coś co dobrze funkcjonuje i zapewnia pracę wielu z nas.Nie mam kompetencji projektowych, nigdy tego nie robiłem, boję się że sobie nie poradzę i zostanę źle oceniony.
Brak czasuMam na głowie tyle różnych obowiązków i dodatkowych przedsięwzięć, jak mam znaleźć czas na kolejny projekt.To nie jest moim priorytetem.
Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu
Nie jesteś moim szefem, nie będę tego robił, mój szef wymaga ode mnie wyników w innych obszarach mojej pracy. Nie możesz mi wyznaczać priorytetów.Nie pracujesz w mojej jednostce, nie znasz specyfiki naszej pracy. Nie zarządzałeś tego typu tematami.
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Zarządzanie zespołemProblemy (2)
PROBLEMY PYTANIA COACHINGOWE
Niska motywacja/ Brak zaangażowania
Jak mogę Ci pomóc? Czego potrzebujesz, aby zwiększyć swoją dostępność?Dlaczego tak uważasz? Skąd wzięło się Twoje przekonanie o projektach?Jakie są Twoje doświadczenia w tym zakresie? Czego się obawiasz? Co poszło nie tak? Co można zrobić, aby tego uniknąć w tym projekcie? Co było dobre w tym doświadczeniu? Jak wyobrażasz sobie idealną pracę w tym projekcie?Co musiałoby się stać, abyś zmienił podejście? Czego oczekujesz ode mnie?
Opór przed zmianą
Czego konkretnie się obawiasz? Jakiego wsparcia potrzebujesz, aby przezwyciężyć obawy? Co dobrego może się stać, jeśli będziesz aktywnym uczestnikiem zmiany?Co się stanie jeśli się zaangażujesz? Co się stanie jeśli się nie zaangażujesz? Co możesz stracić? Co możesz zyskać? Co byś zrobił, jeśli miałbyś pewność, że sobie poradzisz? Jakie masz zasoby? Czego Ci brakuje? Jak możesz to uzupełnić?
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Zarządzanie zespołemProblemy (3)
PROBLEMY PYTANIA COACHINGOWE
Brak czasu
Co by musiało się stać, aby Twój komfort czasowy był większy? Co jest ważne i pilne, a co mniej istotne? Z czego możesz zrezygnować? Czego oczekujesz ode mnie, a czego od Twojego bezpośredniego przełożonego?Jakie są Twoje priorytety? W czym mogę Ci pomóc? Kto mógłby Ci pomóc? Ile czasu potrzebujesz na wykonanie tego zadania? Jakie warunki musisz mieć, aby sprawnie wykonać to zadanie? Co możemy zrobić w przyszłości, aby uniknąć takiej sytuacji?
Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu
Rozmawiałam z Twoim szefem, dedykował Ciebie na 50% do projektu. Jesteś ekspertem w tej dziedzinie, Twoje wsparcie jest bardzo potrzebne. Czy Twój szef rozmawiał z Tobą o tym? Czego potrzebujesz, aby czuć się bardziej komfortowo? Co Cię powstrzymuje przed zaangażowaniem się w projekt? Jakiego poziomu relacji oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie naszą współpracę? Jakiego podejścia w zarządzaniu zespołem oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie proces delegowania zadań? Czego chcesz nauczyć się ode mnie? Co Ci konkretnie przeszkadza, w fakcie, że nie mam wiedzy merytorycznej z Twojego obszaru?
Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie
Fazy Planowania i realizacji – narzędzia Coachingowy styl zarządzania zespołem
INSPIRUJ
WIERZ W POTENCJAŁ ZESPOŁU
SŁUCHAJ, OKAZUJZAINTERESOWANIE
WSPIERAJ, BĄDŹZAANGAŻOWANY
REAGUJ – PYTAJ O PRZYCZYNY
BRAKU POSTĘPÓW
KONTROLUJ POSTĘPY
ROZWIJAJ
STAWIAJ WYZWANIA
ZARZĄDZANIEZESPOŁEM
1. Specyfika zarządzania projektami
2. Fazy zarządzania projektami
3. Specyfika coachingu
4. Narzędzia i umiejętności coachingowe – wykorzystanie
5. Korzyści wynikające ze stosowania coachingu w zarządzaniu projektami
Coaching w zarządzaniu projektamiZarządzanie poprzez coaching – korzyści
ZARZĄDZANIE POPRZEZ COACHING
EFEKT
ŚWIADOMOŚĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ
- EFEKTYWNOŚĆ- NAUKA- PRZYJEMNOŚĆ
- POTENCJAŁ- PEWNOŚĆ SIEBIE- SAMOMOTYWACJA
WYŻSZA PRODUKTYWNOŚĆLEPSZA KOMUNIKACJALEPSZE RELACJELEPSZY EFEKT