Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · f01-po-13.03 hotărâre c.a. privind constituirea...

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 13-GESTIONAREA DOCUMENTELOR

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-13.01 REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR 3

F01-PO-13.01 Inventar documente 22

F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente 23

F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24

F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 25

PO-13.02 ARHIVAREA DOCUMENTELOR 26

F01-PO-13.02 Inventar documente 52

F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic 53

F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor 54

F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice 55

F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie 56

F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare 57

F07-PO-13.02 Registru de depozit 58

F08-PO-13.02 Fişă de control 59

F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă 60

F10-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit 61

PO-13.03 REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE 62

F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind constituirea comisiei de inventariere 89

F02-PO-13.03 Decizia privind constituirea comisiei de inventariere 91

F03-PO-13.03 Proces – verbal de întrunire comisiei de inventariere 92

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

REALIZAREA CIRCUITULUI

DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-13.01

3

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR

PO-13.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

4

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

5

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

6

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

7

1. Scopul procedurii operationale

1.1 Scopul procedurii:

Procedura are scopul de a realiza :

- respectarea dispozitiilor legale cu privire la intocmirea, avizarea, aprobarea si circuitul

documentelor emise in cadrul entitatii

- reflectarea in documente a modului de utilizare a alocatiilor bugetare si a bunurilor

materiale aflate in folosinta, intarirea ordinii in gestionarea acestora, precum si apararea

patrimoniului public aflat in administrare;

- angajarea raspunderii tuturor persoanelor care sunt implicate in intocmirea, avizarea si

aprobarea documentelor entitatii, dupa caz.

1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii

1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar

pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real spijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare; dar si pentru directorul unitatii in

luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii..


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

8

2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

2.1 Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;

-conform Legii 82/1991 a contabilitatii ;

-activitatea procedurata este initiata de personalul din fiecare compartiment si are la baza modul

de lucru, conform fisei postului .

2.2 Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati

desfasurate in cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

S-au procedurat urmatoarele activitati:

Reguli generale privind circuitul documentelor financiar contabile

Mod de completare al documentelor financiar contabile sub aspectul

■ intocmirii

■ inregistrarii

■ semnarii

■ viza CPV

■ viza de compartiment

■ aprobarea documentelor

Graficul circuitul documentelor financiar contabile

2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurata

-activitatea desfasurata de fiecare salariat

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale

activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitati.

-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii

-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonatorul de credite

-compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

9

3. Documente de referinta

3.1. Reglementari internationale

3.2. Legislatia primara

- - Legea nr. 82/1991 Legea contabilitatii, cu modificările și completările ulterioare,

- LEGE Nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile

de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă

a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată

- Legea nr. 148/2012 - inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice

3.3. Legislatia secundara

- Ordinul nr. 2332 / 30.08.2017 pentru modificarea Ordinului 923/ 11 iulie 2014 pentru

aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar

preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfãsoarã

activitatea de control financiar preventiv propriu, aprobate prin Ordonanta Guvernului nr.

119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, si Legea nr.

500/2002

- Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice,

publicată în Monitorul Oficial nr. 492/2017, în vigoare de la 1 iulie 2017;

- OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor

bugetare;

- Norme metodologice pivind intocmirea, avizarea. aprobarea si circuitul documentelor;

- OMFP nr. 2634/2015 privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii

- Organigrama;

- Regulamentul de organizare si funtionare;

- Fisele posturilor.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

10

4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

4.1. Definitii ale termenilor

Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,

a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire

la aspectul procesual.

Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri

operationale, aprobata si difuzata.

Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,

dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni

care au fost aprobate si difuzate.

4.2. Abrevieri ale termenilor

Abrevierea Termenul abreviat

OTC Ordonator tertiar de credite

Ct contabilitate

E elaborare

V verificare

Ap aprobare

Ah arhivare

Acp alte compartimente;

Scr Secretariat

OPC Ordonator principal de credite

AF Administrator Financiar

G Gestionar

OUG Ordonanţa de Urgenta a Guvernului

DGFP Direcţia Generala a Finanţelor Publice

OP Ordin de plata

CFPP Control Financiar Preventiv Propriu


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

11

5. Descrierea procedurii operationale

5.1. In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se primesc, se emit, se adopta sau

se transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul

planificat si trasabil.

5.2. Responsabil de proces: Secretar

5.3. Date de intrare ale procesului:

• Documentele care constituie corespondenta externa a entitatii

• Documentele emise de Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” având destinaţia in

exteriorul entitatii

• Documentele cu circuit intern in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”

• Facturi si Documentele anexate acestora

• Propunere de plata

• Angajament de plata

• Ordonantare de plata

• Documentele care angajează financiar Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”

5.4. Date de ieşire ale procesului:

• Registru intrări/ieşiri general

•• Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate

• Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plaţi din fondurile Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”

• Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente,

activităţi

5.5. Procesul care descrie activităţile desfăşurate in cadrul procesului de circulaţie a

documentelor in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” se desfăşoară conform celor descrise

mai jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

12

5.5.1. Primirea şi înregistrarea documentelor

Corespondenţa adresată Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, prin poştă, curieri sau direct de

la cetăţeni, precum şi toate actele întocmite de compartimentele de activitate proprii, se

înregistrază la registratura generala a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul

primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări.

Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31 decembrie

al fiecărui an.

Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta

numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează.

Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si se predau

la Arhiva in al doilea an dupa constituire.

Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei exemplare pentru

documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente.

Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei

competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.

Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din actele

normative în vigoare, care reglementează această activitate. Personalul institutieti răspunde

personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor. Este interzisă circulaţia actelor

neînregistrate.

Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul

din drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului,

numărul de înregistrare.

Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In cazul în care în act

nu se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta conţine adresa respectivă.

Dacă lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din institutia care 1-a primit, înscrie

menţiunea "lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor.

După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către director şi apoi

vor fi distribuite persoanelor care au atribuţii legate de conţinutul acestora.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

13

5.5.2. Semnarea documentelor

Persoanele care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi

conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde civil,

administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii.

Toate documentele intocmite de personalul, pentru a fi transmise in exteriorul Organizaţiei, vor

fi semnate de către Secretar si de către către director.

Secretarul elibereză extrase sau copii de pe orice act din arhiva şi semnează actele prevăzute

expres de lege şi formularele tipizate, care prevăd această semnătură.

Secretarul asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele interesate a

dispoziţiilor directorului, in condiţiile Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de

interes public.

5.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar entitatea

Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 2634/2015 privind registrele şi

formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac

cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a

acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice.

La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:

- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în

registrul de evidenţă a documentelor intrate;

- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....

(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;

- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.

Toate facturile si celelalte documente care implica financiar entitatea vor fi predate după

înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată

faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.

După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate

(administrativ).

Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de

confirmare a realităţii si legalităţii.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

14

Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare -

Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri

executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază Compartimentului de

specialitate.

Toate documentele care implica financiar entitatea, inainte de a fi trimise spre plata, se supun

Controlului financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta viza CFPP.

5.5.4. Circuitul ALOP

Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele de

elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,

Inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar

preventiv.

Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea

Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor

instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi

legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.

Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si

administrator ) si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi

înregistrate in Registrul special ALOP.

Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata,

Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara si

Ordonantarea de plata.

Propunerea de plata emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului

Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificând poziţia bugetara prin care

cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat si vizeza documentul in cauza.

Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în instituţie şi

înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi ordonanţare sau au fost

restituite (ca urmare a constatării unei erori).


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

15

5.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.

5.5.6. Toate documentele si înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor

legale.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

16

6. Responsabilitati

6.1. Directorul

Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu rezoluţiile respective.

Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii

6.2. Secretarul

Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semnează in Registrul

intrari-iesiri;

Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general;

Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului;

Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari-iesiri, având grija

ca destinatarul sa semneze de primire.

Răspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieşite sau

intocmite pentru uz intern.

Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva

Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni, luând masuri pentru

completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate departamentului, in luna

anterioara

Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu.

Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu.

6.3. Şeful Serviciului Contabilitate

Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plaţi din fondurile

unitatii.

Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind intocmirea, semnarea,

aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajează financiar unitatea

6.4. Angajaţii

Răspund de respectarea procedurii.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

17

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

18

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

19

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

20

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F01-PO-13.01 Inventar documente

F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de

documente

F03-PO-13.01 Hotărâre C.A.

privind realizarea

circuitului

informațiilor și

documentelor

F04-PO-13.01 Decizie privind

realizarea circuitului

informațiilor și

documentelor


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

21

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 3

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

4

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

5

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

6

5 Scopul procedurii operaţionale 7

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

10

9 Descrierea procedurii operaţionale 11

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16

11 Formular evidență modificări 17

12 Formular analiză procedură 18

13 Lista de difuzare a procedurii 19

14 Anexe, înregistrări, arhivări 20

15 Cuprins 21


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

22

ANEXA 1 - F01-PO-13.01 Inventar documente

INVENTARUL DOCUMENTELOR

Nr.

crt.

Denumirea activităţii Documente de

intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

23

ANEXA 2 - F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente

INVENTARUL FLUXURILOR DE DOCUMENTE

Nr.

crt.

Fluxul de documente Documente de

intrare (input)

Documente de

ieşire (output)

Observaţii


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

24

ANEXA 3 - F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Unitatea de învăţământ ......................................................................

HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in

sedinta in data de ……………….

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de

învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

HOTARASTE:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.

Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de

învătământ și compartimentul secretariat.

Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la

dosarul hotărârilor adoptate.

Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............

Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1


Ediţia I


DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.01

25

ANEXA 4 - F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Unitatea de învăţământ ____________________________________________________

DECIZIE

pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor

Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul

___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;


- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de

învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

DECID:

Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.

Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul

secretariat.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

26

Nr. înreg. ______/_____________



PO-13.02



Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

27



Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea


1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena



3 Aprobat


02.11.2018


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

28


Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

29



Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018


Comisie



02.11.2018


Comisie



Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

30

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură de sistem are scopul de a identifica şi descrie etapele necesare arhivării şi

accesării ulterioare a documentelor primite şi elaborate la nivelul unității precum şi de a stabili

persoanele implicate în realizarea activității de arhivare.

Scopuri generale

Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;

Asigură existența documentației care stă la baza procesului de arhivare a documentelor;

Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;

Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar

pe director, în luarea deciziei.

Scopuri specifice

Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activității de arhivare a

documentelor;

Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor

aferente activității de arhivare a documentelor la nivelul unității;

Asigurarea personalului necesar pentru buna desfăşurare a activităţii de arhivare;

Respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor arhivate;

Stocarea documentelor arhivate în spații și condiții corespunzătoare.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

31

2. Domeniul de aplicare

Procedura va fi aplicată în activitatea de arhivare a documentelor primite şi elaborate la

nivelul unității;

Personalul care se ocupă cu activitatea de arhivare a documentelor din cadrul unităţii de

învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.

Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- desemnarea personalului responsabil cu gestionarea activității de arhivă la nivelul unităţii de

învăţământ;

- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează activitatea de arhivare a documentelor;

- stabilirea categoriilor de documente care vor fi arhivate;

- stabilirea termenelor de păstrare a documentelor în arhivă;

- alocarea spațiilor destinate păstrării documentelor arhivate.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele instituției de învățământ;

- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele unității.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

32

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi

completările ulterioare;

- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare;

3.2 Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

- Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

- Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3055 / 2015 privind documentele financiar-

contabile;

- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică

cu privire la sistemele de control managerial.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

33

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a

regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere

asumarea responsabilităţilor;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces

care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o

entitate publică.

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces

care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate

publică.

2. Compartiment departament / serviciu / birou.

3. Conducătorul

compartimentului

Director / şef birou / şef serviciu.

4. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

5. Arhivare Activitatea de preluare, opisare, îndosariere, inventariere și depunere în depozitul

de arhivă a documentelor create de unitatea de învățământ, care nu mai sunt

utilizate în activitatea curentă a acesteia.

6. Arhivă Încăpere distinctă, care asigură condițiile de temperatură și umiditate

corespunzătoare, unde se păstrează totalitatea documentelor arhivate ale

instituţiei respective care se referă la activitatea ei trecută.

7. Arhivar Angajat cu atribuţii şi responsabilităţi în înregistrarea, evidenţa, organizarea şi

păstrarea documentelor din arhivă. Arhivarul instituţiei este Secretarul acesteia.

8. Creatori și

deținători de

documente

Persoane fizice și juridice care răspund de evidența, inventarierea, selecționarea,

păstrarea și folosirea documentelor create și deținute, în condițiile prevăzute de

Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale.

9. Document Orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau primită pe

parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în

decursul existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca dovadă a activităţii sale,

pentru utilizarea ulterioară.

10. Unitate

arhivistică

Grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care poate

constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond sau a unei

colecţii.

11. Fond arhivistic Ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către o persoană

fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale.

12. Inventariere Operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice dintr-un fond

arhivistic sau dintr-o colecţie arhivistică.

13. Selecţionare Operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare a

documentelor, ca urmare a evaluării.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

34

14. Prelucrare

arhivistică

Ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei părţi a acesteia,

cu scopul de a asigura utilizarea documentelor.

15. Nomenclator

arhivistic

Listă sistematică a documentelor create şi primite de către o instituţie publică,

grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora,

constituită conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi

funcţii îndeplinite.

16. Comisia de

Selecţionare

Comisia constituită la nivelul unității, numită prin decizia directorului, alcătuită

dintr-un preşedinte, un secretar, precum şi un număr impar de membri, care

cercetează şi verifică documentele cu termen de păstrare expirat. Comisia de

Selecţionare are rolul de a stabili eliminarea anumitor documente sau păstrarea

acestora pentru încă o perioadă determinată de timp.

17. Informaţie de

interes public

Orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei

autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de

modul de exprimare a informaţiei, astfel cum este prevăzut de Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informaţiile de interes public.

18. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control managerial.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. PS Procedură de sistem

3. NA Nomenclator arhivistic

4. TP Termen de păstrare

5. ID Inventar documente

6. PVPP Proces-verbal predare-primire a documentelor

7. PVCS Proces-verbal al Comisiei de Selecționare

8. CS Comisia de Selecționare

9. RII Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

10. RD Registru de depozit, pentru evidenţa curentă a intrărilor - ieşirilor

documentelor din arhivă, la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor

juridice şi personalului din cadrul unității

11. FC Fișă de control

12. E. Elaborare

13. V. Verificare

14. A. Aprobare

15. Ap. Aplicare

16. Ah. Arhivare


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

35

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

Procedura de sistem cuprinde descrierea modului de înregistrare şi arhivare a tuturor

documentelor create şi deţinute de către instituția de învățământ. Documentul are rolul de a

sprijini și facilita activitatea angajaților care au atribuţii cu privire la arhivarea documentelor

instituției, precum și a persoanelor care solicită accesul la anumite documente arhivate.

Conducerea unității cât şi întregul personal, denumiți în continuare creatori şi deţinători de

documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea

documentelor în condiţiile prevederilor prezentei proceduri. Fiecare creator de documente

proprii, are obligaţia să ţină evidenţa pe categorii de documente grupate pe termene de păstrare,

conform Indicativului dosarului din Nomenclatorul arhivistic al instituției.

În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca

activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, cât şi cele cu

valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind anumite

drepturi, vor fi preluate la Arhivele Naţionale. Documentele menționate se predau pe bază de

inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit anexelor din Legea Arhivelor

Naționale.

Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de

proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau

patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, şi

sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării

documentelor din arhivă.

Depozitarea documentelor se face în spaţii şi în condiţiile corespunzătoare, avizate de Arhivele

Naţionale.

Creatorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi

a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează, dacă

acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

36

Persoanele juridice au obligaţia să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor

Naţionale documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii,

precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de instituţie.

Rezultate scontate: Realizarea activităților necesare inventarierii și arhivării tuturor

documentelor create de unitatea de învățământ, care nu mai sunt utilizate în activitatea curentă

a acesteia, în bune condiții, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

5.2 Modul de lucru

5.2.1 Înregistrarea și evidenţa documentelor

Înregistrarea documentelor se realizează într-un sistem unitar, în cadrul unității. Toate

compartimentele din cadrul instituției sunt obligate să înregistreze documentele intrate, ieşite

ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea

primirii lor. Aceasta începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.

5.2.2 Nomenclatorul arhivistic

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi, ca anual, să grupeze documentele în unităţi

arhivistice, potrivit specificului şi termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul arhivistic.

Aceștia au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create şi deţinute.

Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii,

după modelul prevăzut în anexa din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

5.2.3 Gruparea documentelor în dosare pe tematici şi termene de păstrare

a) Prevederi privind gruparea documentelor

În vederea predării dosarelor la arhiva instituției se efectuează următoarele operaţiuni:


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

37

- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte

criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea

cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;

- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile;

- documentele din fiecare dosar se leagă în coperți de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea

completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;

- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se

constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;

- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor

compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare

volum;

- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de

dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de

file, volumul şi termenul de păstrare;

- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor

şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:

„Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după

care semnează şi pune data certificării.

b) Constituirea dosarelor

Toate categoriile de personal din cadrul unității, care în exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor de

serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au primit documente

spre păstrare, au obligaţia să constituie dosare cu acestea, să inventarieze documentele la

sfârşitul anului şi să le predea persoanei cu responsabilităţi de arhivare din instituție, în vederea

pregătirii acestora pentru predarea la arhivă.

Șeful unui compartiment poate reţine documente în arhiva proprie a structurii pe care o

conduce, fără a le preda la arhiva instituției, în al doilea an de la constituirea acestora, dacă

acestea sunt necesare desfăşurării activităţii curente sau în cazul în care dosarul nu a fost


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

38

încheiat, cu obligaţia de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul

dosarului/documentului respectiv, cât şi în procesul verbal de predare-primire al documentelor.

5.2.4 Inventarierea arhivei curente la compartimente

Modul de inventariere este unic pentru toţi creatorii de documente din cadrul unității atât ca

formular cat şi ca mod de completare. Dosarele, respectiv unităţile arhivistice, create în anul

precedent vor fi perfectate, copertate şi inventariate, de persoana cu responsabilităţi pe linie de

arhivare din cadrul instituției, pe formulare conform prezentei proceduri, pe termene de

păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la constituirea acestora, la

arhiva instituției.

5.2.5 Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/ documentelor

Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor se face în toate situaţiile în care

se realizează inventarierea dosarelor/documentelor în cadrul unității şi se întocmeşte de cel care

predă dosarele/ documentele, respectiv:

- Inventarierea anuală a dosarelor/documentelor se face de către întreg personalul din cadrul

instituției pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare, în vederea predării persoanei

responsabilă cu arhivarea;

- Inventarierea în vederea predării/preluării dosarelor/documentelor, la

încetarea/modificarea/suspendarea raporturilor de serviciu/raporturilor de muncă a personalul

de conducere/de execuţie se face de către persoana care se află în una dintre aceste situaţii, în

vederea predării dosarelor/documentelor înlocuitorului de drept, persoanei numită/desemnată

în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/dosarelor;

- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/documentelor de la compartimente la

arhiva instituției se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul compartimentului;


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

39

Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor este documentul oficial care se

întocmeşte la predarea/preluarea dosarelor/documentelor de către persoana responsabilă cu

inventarierea documentelor astfel:

- la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea

dosarelor/documentelor;

- la sfârşitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuţie pentru

documentele proprii, în vederea predării dosarelor/documentelor persoanei cu atribuţii de

arhivare din cadrul compartimentului;

- la predarea dosarelor/documentelor din compartiment la arhiva instituției, de către persoana

cu atribuţii de arhivare din cadrul compartimentului.

Procesul verbal de predare - primire a documentelor se întocmeşte în 2 exemplare.

Pentru predarea documentelor cu termen de păstrare permanent, procesul verbal de predare-

primire a documentelor se întocmeşte în 3 exemplare.

Procesul verbal de predare - primire a documentelor trebuie să aibă înscris, în partea de sus, în

stânga filei, compartimentul creator al documentelor respective. În cuprinsul procesului verbal

de predare-primire se va menționa perioada în care au fost create documentele, compartimentul

şi numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor inventarului, precum şi semnătura de

predare şi cea de preluare a documentelor.

5.2.6 Specificaţii privind documentele financiar-contabile, documentele tehnice şi documentele

aferente programelor/proiectelor

a) Specificaţii privind documentele financiar contabile

Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor financiar-contabile se

face cu respectarea Ordinului ministrului economiei şi finanţelor nr. 2634 / 2015 privind

documentele financiar-contabile.

b) Specificaţii privind documentele tehnice


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

40

Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare

tehnică se face cu respectarea SECȚIUNII II, pct.II art. 49-80 din Ordinul Arhivelor Naţionale

nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi

deţinătorii de documente.

c) Specificaţii privind documentele aferente programelor și proiectelor

Compartimentele din cadrul instituției care gestionează documente aferente

programelor/proiectelor indiferent de sursa de finanţare a acestora, vor respecta şi următoarele

reguli obligatorii:

- documentele vor fi păstrate în compartiment pe întreaga perioadă de derulare a programului,

chiar dacă se depăşesc cei 2 ani, urmând a fi predate la arhivă doar după încheierea

programului/proiectului respectiv;

- anumite documente aferente proiectelor finanțate prin Programe Operaționale vor fi păstrate

în arhivă pe o perioadă de minim 7 ani de la data finalizării perioadei de implementare. Această

perioadă se prelungeşte în cazul în care proiectul face obiectul unui litigiu, până la soluţionarea

definitivă şi irevocabilă a acestuia;

- gruparea în dosare a documentelor aferente fiecărui proiect se va face astfel: contract, dosar

de plăţi, dosar financiar, dosar tehnic;

- acestea vor fi însoţite de o listă care va specifica numărul de volume pe care îl conţine fiecare

proiect;

- pe coperta dosarului se înscriu: codul proiectului, unde este cazul, beneficiarul şi capitolul

proiectului, cod program, cod prioritate/ axă prioritară, cod măsură/ domeniu major de

intervenţie, tipul contractului din cadrul proiectului, numărul volumului precum şi alte

informaţii specifice, după caz.

5.2.7 Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității

Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității se face numai cu aprobarea Directorului

instituției, la solicitarea scrisă a şefului compartimentului creator al documentului, din care să

rezulte scopul solicitării, justificarea că se impune eliberarea documentului din arhivă cât şi


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

41

termenul limită de returnare. Modelul cererii pentru acces la arhivă se găseşte în Anexa la

prezenta procedură.

În cazul unor documente de importanță majoră pentru instituție se vor elibera copii legalizate,

prin grija responsabilului de arhivă.

Eliberarea documentului/dosarului va fi consemnată şi în Fişa de control (Anexa la prezenta

procedură).

După expirarea termenului limită specificat în cerere, solicitantul este obligat să returneze

documentul/dosarul în aceiaşi stare în care a fost ridicat. La returnare, responsabilul de arhivă

verifică integritatea şi starea documentului şi consemnează returnarea şi starea acestuia în

Registrul de depozit şi în Fişa de control.

Documentele pot fi scoase din arhivă în scopul consultării, pe perioade limitate de timp,

respectiv maximum 10 zile lucrătoare, în cazuri speciale termenul putându-se prelungi.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea

persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează

şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi

care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.

5.2.8 Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității

Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității se face cu respectarea prevederilor art.

27-28 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind

activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:

- Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau

deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,

transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente

neprevăzute;

- Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz.:

- proces-verbal de selecţionare (Anexa la prezenta procedură);


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

42

- proces-verbal de predare-preluare (Anexa la prezenta procedură);

- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.

- Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de

selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele

Naţionale.

Când termenul de păstrare a documentelor în arhiva instituției a expirat, conform

Nomenclatorului arhivistic sau în cazul deteriorării acestora, Comisia de Selecţionare propune

eliminarea lor. Aprobarea eliminării dosarelor/documentelor se face de către directorul

instituției.

5.2.9 Comisia de selecţionare

În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o Comisie de

selecţionare, numită prin decizia directorului instituţiei. Comisia de selecţionare este compusă

din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii,

reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă

este de drept secretarul comisiei de selecţionare.

Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei de selecţionare a

documentelor, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei

inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei documentelor,

comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor,

prevăzute în Nomenclatorului arhivistic, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă

termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".

Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de

păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se menţionează în

inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul creator.

La încheierea lucrărilor, Comisia de selecţionare întocmeşte procesul-verbal (Anexa la prezenta

procedură), care se înaintează spre aprobare conducerii instituţiei. Inventarele dosarelor

propuse de Comisia de selecţionare, pentru eliminarea din arhivă, însoţite de procesul-verbal


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

43

aprobat de directorul instituţiei şi de inventarul documentelor permanente create în perioada

pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată,

pentru confirmare, la Arhivele Naţionale. Arhivele Naţionale pot hotărî păstrarea permanentă a

unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic, acestea au termene de păstrare

temporară.

5.2.10 Arhivarea electronică

Pentru a administra şi utiliza rapid şi eficient datele cuprinse intr-un volum mare de documente,

cât şi pentru protejarea acestora, se impune conversia digitală a acestor documente. Acest lucru

se poate realiza prin scanarea acestora. Arhivarea electronică scade mult costul stocării datelor

prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte siguranţa păstrării

corespunzătoare a datelor.

Arhivarea electronică se realizează prin programe şi proceduri operaţionale privind constituirea

arhivei curente, evidenţa documentelor, păstrarea, folosirea acestora etc. Astfel, la constituirea

arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului de la secretariat, unde se

înregistrează toate documentele, intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern, folosind rubricile

stabilite prin legea arhivării, incluzând indicativul unităţii arhivistice după nomenclator.

Constituirea unităţilor arhivistice pe suport electronic conform Nomenclatorului arhivistic,

pentru inventarierea documentelor la compartimente, păstrarea şi folosirea acestora, constituie

subiectul unor programe sau proceduri operaţionale ce vor fi detaliate pe viitor.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

44

5.3 Etapele activității procedurate

5.4 Resurse necesare:

5.4.1 Resurse materiale

încăpere cu destinaţia de spaţiu de arhivă;

calculator cu imprimantă;

reţea internet;

hârtie copiator;

telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii

procedurate;

Elaborarea documentelor de către compartimentele instituţiei şi înregistrarea acestora de către Secretariatul acesteia

Gruparea documentelor în dosare conform indicativului dosarului din Nomenclatorul Arhivistic, opisarea şi

inventarierea anuală a acestora de către personalul instituţiei în vederea predării la finalul anului către persoana cu atribuţii de arhivare, pe bază de Inventar şi Proces-verbal de predare-primire

Preluarea documentelor care nu mai sunt utilizate în activitatea instituţiei de către arhivar, pe baza actelor menţionate

anterior şi depozitarea acestora în arhiva instituţiei

Formularea unei solicitări scrise, înregistrate şi aprobate de Director, pentru scoaterea unor documente din arhivă, în

vederea cercetării lor

Predarea de către arhivar a documentului solictat pe bază de semnătură a persoanei solicitante. Eliberarea documentului

va fi consemnată şi în Fişa de control

Cercetarea documentului de către solicitant şi returnarea sa la arhivă pe bază de semnătură, în termenul legal

Analiza periodică a dosarelor cu termene de păstrare expirate de către Comisia de selecţionare. Inventarele dosarelor

propuse pentru eliminarea din arhivă, împreună cu procesul-verbal al lucrărilor Comisiei aprobat de conducerea

instituţiei şi inventarul documentelor permanente se înaintează pentru confirmare la Arhivele Naţionale. Ulterior

acestea se păstrează sau se distrug.

Figura 1. Procesul de arhivare a documentelor


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

45

caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

5.4.2 Resurse umane

Personalul responsabil cu realizarea activităţii de arhivă în cadrul unității de învățământ;

Cadrele didactice beneficiare ale activităţii de arhivă;

Conducerea instituţiei de învăţământ;

5.4.3 Resurse financiare

bugetul necesar pentru amenajarea, funcţionarea şi dotarea arhivei cu aparatura necesară

în vederea asigurării şi păstrării documentelor în condiţii de siguranţă, buget necesar

programelor de formare şi perfecţionare a personalului angajat în compartimentul arhivă.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

46

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul) /

acţiunea (operaţiunea)

I II III IV V

1. Elaborarea documentelor de

către compartimentele

instituţiei şi înregistrarea

acestora de către Secretariat

E.

2. Verificarea Inventarului

documentelor şi Procesului-

verbal de predare-primire a

acestora către arhivă

V.

3. Aprobarea solicitării de

scoatere a unor documente din

arhivă, în vederea cercetării lor

A.

4. Predarea de către arhivar a

documentului solictat cu

respectarea prevederilor

prezentei proceduri

Ap.

5. Reintroducerea documentului

în arhivă după cercetarea şi

returnarea sa de către

solicitant, pe bază de

semnătură, în termenul legal

Ah.

I – personalul instituţiei şi Secretariatul;

II – conducerea unităţii de învăţământ;

III – directorul instituţiei;

IV – arhivar;

V – arhivar.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

47


Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO


Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

48


Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

49


Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

50


Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă


nomenclator

arhivistic

F01-PO-13.02 Inventarul

documentelor

----------- Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F02-PO-13.02 Nomenclator

arhivistic

Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F03-PO-13.02 Proces-verbal de

predare-primire a

documentelor


nomenclator

arhivistic

F04-PO-13.02 Registru de evidenţă

a intrărilor-ieşirilor

unităţilor arhivistice


nomenclator

arhivistic

F05-PO-13.02 Proces-verbal al

Comisiei de selecţie


nomenclator

arhivistic

F06-PO-13.02 Proces-verbal de

predare-preluare


nomenclator

arhivistic

F07-PO-13.02 Registru de depozit Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F08-PO-13.02 Fişă de control Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

F09-PO-13.02 Cerere pentru acces

arhivă


nomenclator

arhivistic

F10-PO-13.02 Cerere solicitare

cutii/ documente

depozit


nomenclator

arhivistic

F11-PO-13.02 Lista termenelor dare

în cercetare

documentele


nomenclator

arhivistic


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

51

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 26



27


operationale

28



29




operaţionale

32


operaţională

33







15 Cuprins 51


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

52

ANEXA 1 - F01-PO-13.02 Inventarul documentelor

INVENTAR pe anul----------------

pentru documentele care se păstrează …………………….ani/permanent

Nr. crt. Indicativul

dosarului

după

nomenclator

Conţinutul

pe scurt al

dosarului,

registrului,

etc.

Datele

extreme

Nr. file Observaţii

1.

2.

3.

4.

Prezentul inventar format din ................. file conţine ............ dosare, registre, condici, cartoteci

etc.

Numerele ........... au fost lăsate la ................, nefiind încheiate sau………………..

La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............

Astăzi ..................... s-au preluat ............... dosare.

Am predat, Am primit,


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

53

ANEXA 2 - F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic

Nomenclatorul arhivistic al unității

Instituţia

Departamentul

Nr. crt. /

Denumirea

dosarului

(conţinutul pe

scurt al

documentelor

la care se

referă)

Termenul de

păstrare

(ani)

Indicativul

dosarului

Observaţii

I. Financiar

Cntabilitate

A. Achiziţii

Publice şi

Administrativ

B.

Contabilitate

1.-----------

2.-----------

3.-----------

1.------------

2.------------

3.-----------

P(permanent)

10 ani

5 ani

P(permanent)

10 ani

5 ani

I.A.1

I.A.2

I.A.3

I.B.1

I.B.2

I.B.3

CS (comisia

de

selecţionare)


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

54

ANEXA 3 - F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor

PROCES VERBAL

de predare - primire a documentelor

Astăzi,.........………………......subsemnaţii…………………………….....................................

delegaţi ai departamentului ……………………………………………………. şi

…………………………………, am procedat, primul la predarea şi al doilea la primirea

documentelor create în perioada………………………..de departamentul menţionat, în

cantitate de ………………… dosare, registre, condici, etc.

Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate,

cuprinzând………………pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.


...................... ........................


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

55

ANEXA 4 - F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

REGISTRU DE EVIDENŢĂ

a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

Mod de completare a rubricilor:

1- numărul curent;

2- data la care se preiau de la compartiment dosarele însoţite de inventare;

3- iniţialele departamentului care predă;

4- datele extreme ale documentelor, data primului şi ultimului document din dosar, (ex. Ian.-

dec 2004.);

5- numărul de dosare menţionate în inventar;

6- numărul de dosare primite efectiv, din inventar;

7- dosar menţionat în inventar care, din motive justificate de către compartiment nu se predau;

rubrica nu se completează, spaţiul se va completa la data primirii efective a dosarelor rămase în

arhiva departamentului;

8- data ieşirii definitive din arhivă a unui dosar (la cerere sau prin casare de către CS);

9- iniţialele departamentului către care s-a predat;

10- casat/predat la…..conform PV nr…/cerere nr…. către unitatea ….;

11- număr de dosare scoase din instituţie.

Data:

INTRĂRI IEŞIRI

Nr.

crt.

Data

intrării

Denumir

ea

comparti

mentului

Datele

extreme

ale

docume

ntelor

Numărul

de dosare

după

inventar

Număr

ul de

dosare

primite

efectiv

Număr

ul de

dosare

rămase

la

compar

timent

Data

ieşirii

din

arhivă

Departam

entul către

care s-au

predat

Denumire

a actului

de predare

, nr., dată

Total

dosar

e

ieşite

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

56

ANEXA 5 - F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie

Se aprobă,

(conducerea)

…...................................

(sediul)

PROCES-VERBAL

al Comisiei de selecţionare nr. .........

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din ..................., selecţionând în

şedinţele din ................. documentele din anii*) ................. avizează ca dosarele din inventarele

anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în

nomenclatorul unităţii.

Preşedinte, Membri, Secretar,

..................... ..................... .....................

(numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)

Semnătură Semnătură Semnătură

..................... ..................... .....................

..................... ..................... .....................

Data:


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

57

ANEXA 6 - F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare

PROCES VERBAL

de predare-preluare

Predare - preluare documente (ziua, luna, anul ) .............................................................

.............………………………........................................................................................

Subsemnatul………………………………………….din partea şi .........................…………

…………………….din partea …………………………………. am procedat primul la

predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada/anii

extremi…….……………însumând…………………………u.a. şi m.l……………

Totodată s-au predat şi preluat……………………………………………………….

În timpul verificării nu au fost găsite următoarele…………………….…………….. u.a.

Prezentul proces verbal cuprinde………………….file şi s-a încheiat în două exemplare.



Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

58

ANEXA 7 - F07-PO-13.02 Registru de depozit

..................................................................

(denumirea compartimentului creator sau deţinător)

REGISTRU DE DEPOZIT

1 2 3 4 5 6 7 8

Nr.

crt.

Denumirea

fondului/

documentulu

i

Cotă

dosar

Scopul

scoaterii din

depozit

Numele

solicitantului,

funcţia,

departamentul

Data scoaterii

u.a.,

semnătura

arhivarului şi a

solicitantului

Data restituirii

u.a., semnătura

arhivarului

Observaţii

Registru depozit arhivă

Mod de completare a rubricilor:

1 - nr. curent;

2 - denumirea documentului solicitat;

3 - codul dosarului;

4 - scopul scoaterii din depozit menţionat în cerere;

5 - numele şi prenumele solicitantului, funcţia, compartimentul – din cerere;

6 - data scoaterii şi semnătura solicitantului sau persoanei care ridică documentul/dosarul; dacă

persoana care ridică documentul/dosarul este alta decât solicitantul se înscrie numele şi

prenumele acesteia şi se semnează de către aceasta;

7 - data când se restituie documentul/dosarul, împreună cu semnătura arhivarului şi a

persoanei care restituie documentul/dosarul;

8 – observaţii.


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

59

ANEXA 8 - F08-PO-13.02 Fişă de control

FIŞĂ DE CONTROL

FONDUL/COLECŢIA………………………………………………….…

COMPARTIMENTUL…………………………………………………..…

NR. INVENTAR……………………………………………………………

ANUL………………………………………………………………………..

NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI……………………….

DATA…………………….


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

60

ANEXA 9 - F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă

CERERE PENTRU ACCES ARHIVĂ

…………………………………………….

(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)

Aprobat,

Director

Stimată doamnă /stimate domnule,

Subsemnatul…………………………………, având funcţia…………………………..

…………...în cadrul …………..………………….vă solicit aprobarea de a consulta

documentul cu privire la…………………………………………………………………….de

care am nevoie în scop profesional.

Scopul consultării acestui document este

…………………………………………………………………..

Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în

respectivul document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii

acestuia pentru consultare.

În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită

pentru returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.

De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane

neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.

Cu stimă,

………………………………….

(Funcţia, numele şi semnătura)

Data………..


Ediţia I


Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.02

61

ANEXA 10 - F010-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit

CERERE SOLICITARE CUTII/DOCUMENTE DEPOZIT

……………………………………………………………..

(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)

Aprobat,

Director

Stimată doamnă /stimate domnule,

Subsemnatul……………………….., având funcţia ………………………………………………… în

cadrul …………..…………………………………………. vă solicit aprobarea de a consulta

dosarul/documentul ………………….………………………..de care am nevoie în scop profesional.

Documentul se află în cutia nr. ……………………………………….

Scopul consultării acestui document este

……………………………………………………………………..

Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în respectivul

document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii acestuia pentru

consultare.

În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită pentru

returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.

De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane

neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.

Cu stimă,

…………………………………

(Funcţia, numele şi semnătura)

Data………..


Ediţia I

REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE

INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

62

Nr. înreg. ______/_____________


REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE

PO-13.03



Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

63



Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea


1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena



3 Aprobat


02.11.2018


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

64


Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

65



Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018


Comisie



02.11.2018


Comisie



Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

66

1. Scopul procedurii operationale

1.1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de organizare

şi efectuare a inventarierii elementelor de activ şi pasiv, pentru asigurarea unui echilibru între

sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri acceptabile ale acţiunii

de inventariere.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

67

2. Domeniul de aplicare

2.1. Aria de cuprindere

Procedura trebuie să cuprindă toate etapele derulării activității, trebuie să cuprindă activități de

control în lanțul procedural și trebuie adusă la cunoștința executanților pentru a putea fi aplicată

în mod uniform.

2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate

-activitatea procedurata este initiata de administrativ si compartimentului financiar-contabil şi

are la baza documentele în baza cărora s-a efectuat primirea manalelelor in unitatea scolara.

2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

*contabilitate

*administrativ

*didactic

b)de această activitate depind următoarele compartimente:

*contabilitate

*didactic

*conducere


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

68

3. Documente de referinta

- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea

inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

- Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).

- OMFP nr. 2634/2015 – privind documentele financiar contabile

- ORDIN nr. 2.021 din 17 decembrie 2013 pentru modificarea şi completarea

Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor

publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a

acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005

- Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea și

depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a unor raportări

financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor metodologice

privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru

instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului

finanțelor publice nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și completarea altor norme

metodologice în domeniul contabilității publice

- H.G. nr. 1031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea

în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor

administrativ-teritoriale.

- LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia

(*actualizată*),

- OMFP nr. 3471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea

şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al persoanelor juridice

fără scop patrimonial.

- O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în

patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările si completările ulterioare.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

69

- LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi

necorporale(**republicată**) (*actualizată*).

- Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.

- Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi

răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr. 54/1994.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

70

4. Definitii si prescurtari

4.1. Definitii

4.1.1 An bugetar - anul financiar pentru care se aproba bugetul , anul bugetar este anul

calendaristic care incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie;

4.1.2 Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competenta , potrivit legii, afecteaza

fonduri publice unei anumite destinatii , in limita creditelor bugetare aprobate ;

4.1.3 Angajament legal - faza in procesul executiei bugetare reprezentand orice act juridic din

care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice;

4.1.4 Articol bugetar - subdiviziune a clasificatiei cheltuielilor bugetare determinate in functie de

caracterul economic al operatiunilor in care acestea se concretizeaza si care desemneaza natura unei

cheltuieli indiferent de actiunea la care se refera;

4.1.5 Buget - document prin care sunt prevazute si aprobate in fiecare an veniturile si cheltuielile

sau, dupa caz, numai cheltuielile in functie de sistemul de finantare a institutiilor publice;

4.1.6 Clasiticatie bugetara - gruparea veniturilor si cheltuielilor bugetare intr-o ordine obligatorie

si dupa criterii unitare;

4.1.7 Credit bugetar - suma aprobata prin buget, reprezentand limita maxima pna la care se

pot ordonanta si efectua plati in cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate in cursul

exercitiului bugetar si/sau din exercitii anterioare pentru actiuni multianuale, respective se pot

angaja, ordonanta si efectua plati din buget pentru celelalte actiuni;

4.1.8 Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicata Trezoreriei Statului de catre

Ordonantatorul principal de credite in limita careia se pot efectua repartizari de credite bugetare

si plati de casa din bugetele locale;

4.1.9 Executie bugetara - activitatea de incasare a veniturilor bugetare si de efectuare a platii

cheltuielilor aprobate prin buget;

4.1.10 Exercitiu bugetar – perioada egala cu anul bugetar pentru care se elaboreaza, se aproba,se

executa si se raporteaza bugetul;


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

71

4.1.11 Lege bugetara anuala - lege care prevede si autorizeaza pentru fiecare an bugetar

veniturile si cheltuielile bugetare , precum si reglementari specifice exercitiului bugetar;

4.1.12 Lege de rectificare – lege care modifica in cursul exercitiului bugetar legea bugetara

anuala;

4.1.13 Lichidarea cheltuielilor - faza in procesul executiei bugetare i n care se verifica existenta

angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica conditiile de

exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care sa ateste operatiunile

respective;

4.1.14 Ordonantarea cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare in care se confirma ca

livrarile de bunuri si de servicii au fost efectuate sau alte creante au fost verificate si ca plata

poate fi realizata;

4. l .15 Plata cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare reprezentand actul final prin care

institutia publica achita obligatiile sale fata de terti ;

4.1.16 Administratori - functionari publici din cadrul Trezoreriei Municipiului Bacău care

au stabilite prin fisele de post atributii de inrolare in sistemul national de raportare - Forexebug

a persoanelor pentru care se solicita inrolarea de catre Școala Gimnazială ”Nicolae

Bălcescu”;

4.1.17 Certificat digital calificat – certificate digital care respecta prevederile Legii nr.

455/2001 privind semnatura electronica , republicata;

4.1.18 Semnarea electronica a rapoartelor - aplicarea unei semnaturi electronice de catre

persoanele inrolate, utilizand certificatul digital calificat pe rapoartele transmise de catre unitate;

4.1.19 Persoana inrolata – conducatorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” sau persoana

careia i-au fost delegate aceste atributii;

4.1.20 Punct unic de acces - platforma dezvoltata de Ministerul Finantelo Publice prin care

UCV poate accesa functionalitatile sistemului national de raportare - Forexebug privind

inregistrarea, modificarea electronica a datelor, transmiterea electronica a documentelor,

obtinerea documentelor electronice generate de sistem ;

4.1.21 Rapoarte - formulare electronice;


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

72

4.1.22 Revocare - anularea dreptului de acces la functionalitatile sistemului national de raportare

- Forexebug al persoanei inrolate;

4.1.23 Roi - ansamblul atributiilor indeplinite de catre persoana inrolata privind semnarea

electronica a documentelor si accesarea functionalitatilor sistemului national de raportare -

Forexebug prin "Punctul Unic de Acces'';

4.1.24 Notificare - documentul transmis in format electronic de catre sistemul national de

raportare - Forexebug, prin care se comunica unitatii acceptarea sau respingerea rapoartelor

transmise in sistem, continand si motivarea respingerii

4.2 Abrevieri

4.2.1 L -Lege

4.2.2 OMFP - Ordin al Ministrului Finantelor Publice

4.2.3 HG-Hotarare de guvem

4.2.4 ALOP-Angajare,Lichidare,Ordonantare,Plata

4.2.5 PAC- Propunere de angajare a unei cheltuieli

4.2.6 AB -Angajament bugetar

4.2.7 DE- Directia Economica


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

73

5. Descrierea procedurii

5.1. PRINCIPII şi REGLEMENTĂRI

5.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:

a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare

a elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii inventariate trebuie

menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.

b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a

bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului

instituţiei.

c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi

numite numai persoanele care au pregătirea tehnica şi economică care să le permită identificarea

şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.

5.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:

a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea

contabilă (valoarea de înregistrare).

b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în

contabilitate la valoarea contabilă.

c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de

înlocuire.

d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul

de achiziţie al acestora, sau a preţului pieţii.

5.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:

a) Comisiile de inventariere pot fi formate din salariaţii proprii sau persoane fizice

sau juridice angajate pe bază de convenţii.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

74

b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:

inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în

păstrare responsabililor de bunuri;

inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,

numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de

terţi;

verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor conturilor

sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.

Conturile contabile aferente celor 3 domenii sunt prezentate în anexa.

c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este ridicat,

se pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are ca sarcină

să organizeze, sa instruiasca, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a

operaţiunilor de inventariere.Comisia centrală de inventariere raspunde de efectuarea tuturor

lucrarilor de inventariere. Potrivit prevederilor legale.

d) Numărul comisiilor de inventariere, se evaluează pe baza următoarelor ecuaţii:

min 1 cont = 1 comisie = min 2 membri

Notă1: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o

singură comisie.

Notă2: O comisie poate inventaria mai multe conturi.

Notă3: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe

care le inventariază.

5.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:

a) Numirea ca membri în comisia de inventariere a persoanelor care au pregătirea

tehnică şi economică corespunzatoare permite identificarea şi evaluarea bunurilor, valorilor,

creanţelor şi obligaţiilor.

b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:

gestionarul gestiunii inventariate;

responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstreaza bunuri în cadrul sarcinilor de

serviciu;


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

75

contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a

elementului de activ sau pasiv inventariat;

persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;

ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi

conducătorul compartimentului juridic.

Prin proceduri interne, ordonatorul de credite poate stabili ca la efectuarea

operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara

ca acestia sa faca parte din comisie.

5.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:

a) Lucrările de inventariere se desfăsoară numai în prezenţa tuturor membrilor

comisiei de inventariere şi a gestionarului.

b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin

decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului comisia de inventariere

sigileaza gestiunea si comunica aceasta comisiei centrale/ordonatorului. Acestia au obligatia

sa-l instiinteze pe gestionar si sa-l reprogrameze la o alta data pentru inventar, in caz de

neprezentare comisia de inventariere efectueaza inventarierea in prezenta reprezentantului legal

al gestionarului sau a altei persoane numita in scris de ordonatorul de credite.

c) Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare pagină de către toţi membrii

comisiei şi de gestionarul gestiunii, cu menţiunea acestuia, pe ultima filă a listei, că toate

cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea

sa, nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii precum şi faptul că preţurile,

cantităţile, calităţile şi unităţile au fost stabilite în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni de făcut.

5.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE

5.2.1. Conducătorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă

ordonatorului de credite “Referatul de aprobare pentru DISPOZIŢIA / DECIZIA privind

organizarea inventarierii elemntelor de natura activelor, datoriilor si a capitalurilor, a cărui

model este prezentat în anexa nr. 2.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

76

5.2.2. Ordonatorul de credite aprobă “decizia privind organizarea inventarierii

………....”, a cărui model este prezentat în anexa.

5.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere efectuează instruirea membrilor

comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de instruire, a cărui model este

prezentat în anexa.

5.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE

5.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au obligaţia

pregătirii gestiunii în vederea inventarierii.

5.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare

comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata

desfăşurării acţiunii de inventariere.

5.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE

5.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea

gestionarului, (vezi anexa).

5.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 2861/2009

pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura

activelor, datoriilor si a capitalurilor proprii.

5.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:

a) liste de inventariere, cod 14.6.12, 14.6.12/a şi 14.6.12/b (6.3), separat pentru:

bunuri aparţinând instituţiei;

bunuri aparţinând terţilor;

imobilizarile necorporale si corporale;

bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;

propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare

a unor stocuri;


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

77

investiţii puse în funcţiune total sau partial, cărora nu li s-au intocmit forme de

inregistrare ca imobilizari corporale;

lucrari de investitiţii sistate sau abandonate;

b) situaţii analitice distincte;

c) extrase de cont, cod.14.6.3 (de la 6.3);

d) punctaje reciproce cu terţii;

e) conturi sau deconturi externe.

5.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii

scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.

5.4.5. Comisia de inventariere justifică prin note scrise, modalităţile specifice utilizate

pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.

5.4.6. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite ordonatorului de credite, în

termen de max. 7 zile de la terminarea acţiunii Procesul verbal de inventariere, model

prezentat în anexa.

5.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere

reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod

14.1.2.

5.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR CONTABIL.

5.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea

soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.

5.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi

pasiv care nu reprezintă bunuri.

5.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor

de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.

5.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de

bunuri în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului verbal.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

78

5.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele

inventariate de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ,grupate dupa natura lor,

suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.

Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ

şi de pasiv. Elementele de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii înscrise în Registrul

- inventar au la baza listele de inventariere,procesele verbale de inventariere si situaţiile

analitice sau alte documente care justifică conţinutul fiecarui post din bilant.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se

înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă cu intrărilor şi se scad

ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel încât la

sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura

activelor,datoriilor si capitalurilor proprii.

5.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte

documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.

5.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII.

5.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă

ordonatorului de credite în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere.

Ordonatorul de credite, cu avizul contabilului sef si a oficiului juridic,decide asupra

solutionarii propunerilor facute cu respectarea dispozitiilor legale.compartimentul , după caz,

propunerile comisiei de inventariere.

Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:

- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;

- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea

propunerilor aprobate.

5.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în

contabilitate în termen de 7 zile.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

79

5.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu se

datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului ordonatorului de

credite ierarhic superior.

5.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, a caror valoare urmeaza a fi recuperata care nu

pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de recuperat se stabileşte de către o comisie numită

prin dispoziţie / decizie de către ordonatorul de credite. Procesul – verbal al comisiei va fi

transmis după aprobarea lui de către ordonatorul de credite, compartimentului juridic pentru:

declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la

persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).

5.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, ordonatorul de

credite va dispune întocmirea sesizării organelor de urmărire penală de către compartimentul

juridic.

5.7. Schema de principiu a activităţii de inventariere este prezentată în figura 1.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

80

6. Responsabilitati

6.1. Ordonatorul de credite:

6.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.

6.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor

şi pagubelor constatate.

6.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (director economic şi/sau

Administrator Financiar, şi/sau şef serviciu contabilitate şi/sau contabil, conform organigramei

şi atribuţiilor specifice din fişa postului):

6.2.1. Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.

6.2.2. Răspund de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere,

în conturi analitice distincte , iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor.

6.2.3. Răspund de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.

6.2.4. Răspund de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite

pentru exerciţiul financiar respectiv.

6.3. Membrii Comisiei de inventariere:

6.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere

6.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea

Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor,

datoriilor si capitalurilor sociale.

6.4. Şefii compartimentelor de specialitate:

6.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la

inventariere a personalului subordonat.

6.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

81

6.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri:

6.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de

inventariere.

6.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.

Figura 1: Schema de principiu a activităţii de inventariere

ACTIVITATEA

COMISIEI

DE

ACTIVITATEA

COMISIEI

DE

ENTITATEA PUBLICĂ

ENTITATEA PUBLICĂ

VALORIFICAREA REZULTATELOR

INVENTARIERII

NU ? DA

Sunt îndeplinite condiţiile

pentru efectuarea

inventarierii

Referatul

de aprobare

Dispoziţia privind

efectuarea inventarierii

Stabilirea elementelor

de natura activelor,

datoriilor si Anexa 1

Anexa 2

Anexa 3

Anexa 6

Cod 14.6.12

Anexa 5

Anexa 4 Instruirea membrilor

comisiilor de inventariere

NU ? DA

S-a efectuat

instruirea

Declaraţia

gestionarului

Efectuarea inventarierii

Procesul verbal privind inventarierea


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

82


Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO


Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

83


Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

84


Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

85


Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă


nomenclator

arhivistic

---------- Referat de

aprobare

Administrator

Financiar

Ordonator

de credite

2 Contabilitate

Secretariat

F01-PO-13.03 Hotărâre C.A.

privind

constituirea

comisiei de

inventariere

C.A. Ordonator

de credite

2 Comisia de

inventariere

Secretariat

Contabilitate

F02-PO-13.03 Decizia privind

constituirea

comisiei de

inventariere

Ordonator de

credite

Ordonator

de credite

3 Comisia de

inventariere

Contabilitate

Secretariat

F03-PO-13.03 Proces – verbal

de întrunire

comisiei de

inventariere

Administrator

Financiar

Ordonator

de credite

3 Membrii

comisiei de

inventariere

---------- Declaraţie de

inventar

Comisia de

inventariere

Ordonator

de credite

3 Contabilitate

gestionari


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

86

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 62



63


operationale

64



65




operaţionale

68


operaţională

70







15 Cuprins 86


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

87

ANEXA 1

REFERAT DE APROBARE pentru

DECIZIE

privind organizarea inventarierii ………………….

(A) În conformitate cu prevederile art. 7 al. (1) din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991,

republicată, în perioada ……………………. este necesară desfăşurarea activităţii de inventariere a

……………………………………..……………………………………………………………… (se trec elementele care vor fi inventariate şi justificarea necesităţii)

(B) Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unui număr de …..........

comisii, compuse din …. membri fiecare, deoarece .................................………………………….

………………………………………………………………………………………………………. (se justifică prin numărul, complexitatea şi dispersia teritorială elementelor inventariate)

(C) Comisiile de inventariere propuse, sunt:

Nr.

comi

-sie

Componenţa comisiei (numele, prenumele, funcţia)

Obiectul

inventarierii

Locul

inventarierii

Numele şi

prenumele

gestionarului

Intervalul

de timp

În cadrul compartimentului de contabilitate:

a) primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi

calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil, va fi efectuată de d-l/d-na …….;

b) operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor de

inventar cu bunurile aparţinând terţilor, vor fi efectuate de d-l/d-na …….;

c) întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice, care nu

conţin bunuri, va fi executată de d-l/d-na …….;

(D) Pentru asigurarea condiţiilor de inventariere sunt necesare:

- …………………………………………………………………………………

(E) Intruirea se va face pe baza Normelor proprii privind activitatea de inventariere.

Cartuş de semnături


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

88

(verso referat)

La (A) se va trece justificarea inventarierii prin una din situaţiile de mai jos:

a) la începutul activităţii;

b) anual în timpul funcţionării, de regulă la sfârşitul anului;

c) în cazul fuziunii sau încetării activităţii;

d) lunar asupra disponibilităţilor băneşti şi altor valori din trezorerie;

e) în alte situaţii:

la cererea organelor de control;

când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiuni;

de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

ca urmare a calamităţilor naturale sau în cazuri de forţă majoră;

pentru aplicarea cotelor de scăzăminte ;

în alte cazuri prevăzute de lege.

La (D) propuneri de măsuri în vederea asigurării condiţiilor de inventariere referitoare

la:

asigurarea unor experţi pentru acordarea de asistenţă tehnică;

asigurarea de aparate şi instrumente pentru măsurat , mijloace de identificare

(cataloage, mostre, etc.), formulare , rechizite şi mijloace de sigilare;

achiziţionarea de mijloace materiale pentru asigurarea protecţiei membrilor

comisiei de inventariere, conform normelor de protecţia muncii;

asigurarea cu personal manipulant suplimentar;

sistarea sau limitarea achiziţiilor la strictul necesar pe durata desfăsurării

inventarierii;

data organizării instruirii membrilor comisiilor de inventariere


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

89

ANEXA 2 - F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind organizarea inventarierii

Unitatea de învăţământ ......................................................................

HOTARAREA nr . ........ din ...........................


Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit

in sedinta in data de ……………….

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice

- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile

ulterioare;


- art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată)

- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea

inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

HOTARASTE:

Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului ………….., se constituie

următoarele comisie de inventariere:

Nr.

Componenţa comisiei (numele, prenumele, funcţia)

Obiectul

inventarierii Locul

inventarierii Numele şi

prenumele

gestionarului

Intervalul

de timp

Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………

Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi

calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor

de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

90

Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu

conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 6 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se

păstrează la dosarul hotărârilor adoptate.

Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............

Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

91

ANEXA 3 - F02-PO-13.03 Decizia privind organizarea inventarierii

DECIZIE


*………………,

Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al ________

______________________________ prin care s-a propus efectuarea inventarierii,

având în vedere prevederile

art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi a . OMFP nr. 2861/2009- pentru

aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si

capitalurilor proprii.

În temeiul art. 71 din legea 215 / 2001 privind administraţia publică locală,

D E C I D E :

Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului …………..**, se constituie

următoarele comisii:

Nr.

co

mi-

sie

Componenţa comisiei

(numele, prenumele, funcţia) Obiectul

inventarierii

Locul

inventarierii

Numele şi

prenumele

gestionarului

Intervalul

de timp

Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………

Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi

calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor

de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu

conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 6. Comisia / comisiile de inventarire şi d-l /d-na ………………………. vor duce la îndeplinire

prezenta dispoziţie.

A P R O B A T

___________

…………………….

Elaborat: ………………………. ________


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

92

ANEXA 4 - F03-PO-13.03 Proces – verbal privind instruirea

Proces verbal privind întrunire comisie de inventariere

Încheiat azi …………… cu ocazia instruirii membrilor Comisiilor de inventariere numiţi

prin Decizia nr. ……… / ……….. privind organizarea inventarierii ……………………..

Instruirea a fost efectuată de către ………………… şi a cuprins următoarele capitole:

Cap. 1. Prezentarea principalelor prevederi ale OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea

Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si

capitalurilor proprii şi procedura generală de execuţie : Inventarierea elementelor de natura activelor,

datoriilor si capitalurilor proprii.

Cap. 2. A fost prezentat modul de organizare a evidenţei tehnico - operative a gestiunilor, a

metodelor de calcul tehnic utilizate în inventarierea faptică a unor bunuri sau valori precum şi a

normelor de întocmire şi utilizare a formularelor specifice ( listele de inventariere ).

Cap. 3. Au fost prelucrate procedura de inventariere, a unor elemente de natura activelor,

datoriilor si capitalurilor proprii specifice instituţiei.

Cap. 4. Au fost prelucrate principalele norme de protecţia muncii şi PSI, specifice gestiunilor

care vor fi inventariate.

Cap. 5. A fost prezentat modelul de declaraţie al gestionarilor şi modul de obţinere a acesteia

şi s-a subliniat necesitatea verificării existenţei, actelor de decizie internă transmise gestionarilor

privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii acestora, de către fiecare

subcomisie.

Cap. 6. Nu / A fost predat echipament de protecţie deoarece …..

Cap. 7. Nu / Au fost predate instrumente sau aparate de măsurat deoarece …

Persoana care a efectuat instruirea:

……………………….. __________________

(numele şi prenumele) (semnătura)

Membrii comisiilor de inventariere care au participat la instruire şi care au primit precizări scrise:

Nr.

crt. Numele şi prenumele Semnătura


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

93

PRECIZĂRI

privind activitatea de inventariere

Atribuţiile gestionarilor

pentru pregătirea gestiunii în vederea inventarierii:

(1) Aranjarea bunurilor pe sortotipodimensiuni;

(2) Codificarea tuturor bunurilor şi etichetarea de raft;

(3) Inscripţionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;

(4) Confruntarea datelor din evidenţa contabilă cu cele din evidenţa tehnico-operativă a

gestiunii.

Atribuţiile comisiei de inventariere:

(1) Luarea declaraţiei scrise de la gestionar (conform modelului prezentat);

(2) Identificarea tuturor locurilor (încăperilor) în care pot fi depozitate bunuri de natura

celor supuse inventarierii şi aplicarea sigiliilor în situaţia în care există mai multe căi de acces

într-un spaţiu de depozitare;

(3) Bararea şi semnarea în dreptul ultimei operaţiuni înscrise în fişele de magazie,

mentionandu – se data la care s- au inventariat bunurile;

(4) Să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură au fost verificate,

etalonate şi sunt în stare de funcţionare;

(5) Să organizeze zone tampon, în care vor avea loc toate operaţiile de intrări şi iesiri, din

timpul inventarierii, şi care vor fi certificate în documentele justificative întocmite, de către

membrii comisiei de inventariere cu menţiunile “primit / eliberat în timpul inventarierii”;

(6) Afişarea pe uşa de intrare în gestiune a perioadei de efectuare a inventarierii.

(7) Prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite din compartimentul financiar

contabil, pentru certificarea conţinutului (calcularea diferenţelor valorice, exactitatea soldului

scriptic, exactitatea calculelor efectuate).

Inventarierea ACTIVELOR FIXE NECORPORALE constă în:

a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul

de proprietate, existenţa şi apartenenţa la unitatea deţinătoare;

b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere, prin stabilirea următoarelor

stări:

încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;

bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;

există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau

punere în funcţiune;

performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;

modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

94

Inventarierea ACTIVELOR FIXE CORPORALE constă în :

a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul

de proprietate,schiţelor de amplasament şi a dosarelor tehnice;

b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere prin stabilirea următoarelor stări

:

deteriorării fizice a activului;

încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;

bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;

există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau

punere în funcţiune;

performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;

modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.

bunurile din domeniul public al statului date in administrarea, concesionarea,

sau inchirierea institutiilor publice se inventariaza si se inscriu in liste de inventar separate;

bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament,

cazarmament, scule, unelte, etc.) se inventariaza si se trec separt in liste de inventariere

distincte, specificandu- se persoanele care raspund de pastrarea lor;

Inventarierea IMOBILIZĂRILOR CORPORALE ŞI NECORPORALE ÎN CURS

DE EXECUŢIE constă în:

a) verificarea conformităţii documentaţei existente;

b) evaluarea, stadiului fizic al fiecărui obiect în parte,la data inventarierii, pe baza

documentaţiei şi a lucrărilor efectiv constatate la fata locului.

c) stabilirea cauzelor care au condus la existenţa unor investiţii sistate sau abandonate

;

Inventarierea ACTIVELOR FINANCIARE constă în:

identificarea nominală a titlurilor de creanţă şi înregistrarea acestora în situaţii analitice care

să cuprindă:

a) pentru acţiunile deţinute la societăţi comerciale, în calitate de acţionar:

denumirea şi durata societăţii comerciale;

numărul, categoria şi valoarea nominală a acţiunilor;

nr. şi data actului constitutiv sau aditional;

b) pentru titluri de participare la organisme financiare internaţionale:

denumirea organismului internaţional;

numărul, tipul sau categoria titlului ;

seria şi data titlului;

valoarea nominală.

c) pentru depozite şi garanţii depuse la furnizorii de utilităţi:

denumirea instituţiei sau a societăţii debitoare;

tipul, durata acordării, tipul de depozit, felul garanţiei, valoarea;

nr.şi data contractului sau a actului prin care s-a constituit dreptul de creanţă.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

95

Inventarierea STOCURILOR constă în :

a) determinarea stocurilor faptice prin numărare, cântărire, transvazare şi măsurare

sau cubare, după caz;

b) în situaţia lichidelor şi a altor produse de masă a căror cantitate nu poate fi stabilită

prin metode clasice se vor respecta modalităţile specifice de inventariere a unor bunuri aprobate

de ordonatorul de credite.

c) materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă, inventariate pe fiecare

persoană, se centralizează şi se compară cu datele din evidenţa tehnico-operativă,precum şi cu

datele din evidenţa contabilă.

d) pentru bunurile aflate la terţi, comisia de inventariere verifică:

existenţa şi conformitatea documentelor de predare - primire şi de livrare ;

întocmeşte listele de inventariere,

iar persoana care gestionează contul :

întocmeşte şi transmite terţilor cererile de confirmare,şi

ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.

Inventarierea CREANŢELOR ŞI OBLIGAŢIILOR FATĂ DE TERŢI,

(provenite din operaţiuni comerciale, administrarea impozitelor şi taxelor şi avansuri,

cuprinse în grupele de conturi 23, 40, 41 şi 46) constă în :

a) identificarea nominală a debitorilor şi creditorilor, şi calculul ponderii creanţei sau

a obligaţiei în totalul soldului contului sintetic;

b) stabilirea metodei de confirmare, care poate fi:

prin extras de cont;

prin efectuarea de punctaje reciproce.

c) verificarea creanţei şi a obligaţiei deţinute prin:

existenţa documentelor care constituie titlu de creanţă:

- facturi , contracte , bilet la ordin, cambie, trată, etc;"

- titluri executorii sau alte acte legale din care rezultă drepturi patrimoniale ;

încadrarea în termenul de plată sau de încasare .

d) întocmirea situaţiilor nominale , cu debitorii şi creditorii verificaţi , pentru

justificarea soldului fiecărui cont sintetic cu precizarea modalităţii de confirmare(executată de

către persoana autorizată din compartimentul de contabilitate). Situaţiile nominale se identifică prin denumirea institutiei şi a compartimentului care ţine contul,

denumirea şi simbolul contului sintetic inventariat şi poartă semnaturile comisiei de recepţie şi responsabilului

de cont. Situaţiile nominale conţin urmatoarele informaţii minime:

denumirea clientului, agenţiei sau autorităţii de implementare,debitorului sau a

creditorului.

denumirea actului legal , nr.şi data .

valoarea creanţei sau a obligaţiei.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

96

Inventarierea DISPONIBILITĂTILOR BĂNEŞTI aflate în conturi la bănci şi la

unităţile Trezoreriei Statului, constă în:

a) verificarea conformităţii extraselor de cont, şi

b) confruntarea soldurilor din extrasele de cont , din ziua de 31 decembrie sau din

ultima zi lucrătoare a anului, cu soldurile din contabilitate;

c) întocmirea situaţiilor analitice pe fiecare sold de cont sintetic.

Inventarierea ALTOR VALORI (ct.532) constă in :

a) verificarea autenticităţii fiecărui element , gruparea pe categorii de valori şi

calcularea valorii lor totale utilizându-se valoarea nominală a imprimatului;

b) confruntarea soldurilor conturilor sintetice de gr.II cu totalul valoric al categoriei

din fiecare listă de inventariere.

Inventarierea CONTURILOR ÎN AFARA BILANŢULUI constă în:

a) garanţii:

verificarea conformităţii şi legalităţii fiecărui tip de garanţie;

transmiterea cererilor pentru confirmarea valabilităţii scrisorilor de garanţie

bancară de către băncile emitente.

întocmirea listelor de inventariere pe debitori, pe tipuri de garanţii şi sume.

b) bunuri şi valori: identificarea bunurilor în baza specificaţiilor din actelor de predare-primire şi a

documentelor de livrare şi

evaluarea utilităţii bunurilor respective;

consemnarea în listele de inventariere a denumirii terţului, nr. şi data

documentului de predare-primire şi ale documentului de livrare, denumirea bunurilor şi

valoarea, iar persoana care gestionează contul:

transmite terţilor listele de inventariere pentru confirmare, şi

ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.

Pentru inventarierea altor elemente denatura actielor, datoriilor si capitalurilor

proprii ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care

să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse.

Situaţiile analitice se întocmesc şi se semnează de persoanele care administrează

conturile sintetice şi sunt supuse verificării şi certificării comisiei de inventariere.


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

97

ANEXA 5

……………….. / ……………………..

APROBAT

ORDONATOR DE CREDITE

……………………………………

PROCES-VERBAL

al Comisiei de inventariere nr. ….

din data de ………………………..

Cap. 1. Date de identificare :

……………………………………………………………………………………………………….

(se trec: nr. şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, numele şi prenumele membrilor,

gestiunea/gestiunile inventariate, denumirea elementului/elementelor inventariate, data începerii şi

terminării operaţiunii de inventariere).

Cap. 2. Rezultatele inventarierii :

Liste de inventariere Situaţii analitice

Cont*)

Denumire cont / element

inventariat

Sold scriptic la data: …….

Valoare contabilă

Nr. crt

.

Denumire gestiune /responsabil bunuri

/cont.

Valoare

Inventar la Data …….

Diferenţe

Plus

Minus

1. 2. 6. 4. 8. 6. 7. 8.

Total,din care:

*) Inregistrările se fac în ordinea crescătoare a conturilor care au fost inventariate

Cap. 6. Constatări :

…………………………………………………………………………………………………………

(Se trec constatările comisiei privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii

bunurilor din gestiuni, precum şi alte aspecte considerate semnificative şi legate de gestiunile

verificate.)

Cap. 4. Concluzii şi propuneri:

…………………………………………………………………………………………………………

(se trec date cu privire la:

lipsuri şi/sau plusuri constatate;

pagube din creanţe prescrise;

stocurile depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă;

bunurile lipsă propuse pentru compensare cu plusuri constatate;

scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri (se

anexează listele de inventariere aferente fiecărei poziţii)(vezi procedurile aferente);

modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice,


Ediţia I


INVENTARIERE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-13.03

98

persoanele vinovate şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea)

COMISIA DE INVENTARIERE

Nume şi prenume calitatea semnătura

1._______________________________________________

2._______________________________________________

3._______________________________________________

Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · f01-po-13.03 hotărâre c.a. privind constituirea...

Documents