codice di condotta · 2020-04-22 · 9 politica ppd n.: 11-104r04 data di decorrenza: 1 gennaio...

CODICE DI CONDOTTA

FAI LA COSA GIUSTA

Politica PPD n.: 11-104r04 Data di decorrenza: 1 gennaio 2020

FAI LA COSA GIUSTA2 Politica PPD n.: 11-104r04 Data di decorrenza: 1 gennaio 2020

CONTIENE NOTE INTRODUTTIVE AL NOSTRO CODICE

Ci impegniamo per una condotta etica 6

Teniamo fede al nostro Codice di condotta 9

Accettiamo la responsabilità 11

Segnaliamo potenziali violazioni della legge, di questo Codice e di

altre Politiche Aziendali 12

LE NOSTRE RISORSE E LA NOSTRA AZIENDA

Agiamo nel rispetto reciproco e verso PPD 14

Lavoriamo insieme con rispetto 15

Manteniamo un posto di lavoro sicuro e sano 17

Operiamo nel rispetto delle leggi in materia di sanità e sicurezza 17

Evitiamo i conflitti di interesse 18

Manteniamo la riservatezza 22

Siamo consapevoli della privacy 23

Teniamo una documentazione accurata 23

Redigiamo bilanci finanziari accurati 23

Operiamo nel rispetto delle leggi fiscali 23

Operiamo nel rispetto delle leggi relative agli investimenti

(mercato mobiliare) 24

Ci aspettiamo di più dai nostri funzionari 24

Usiamo le risorse aziendali in modo responsabile 26

Accediamo ai social media in modo responsabile 26

I NOSTRI CLIENTI E I NOSTRI FORNITORI

Manteniamo riservate le informazioni proprietarie dei nostri clienti 28

Vietiamo ogni forma di pagamento improprio e non tolleriamo la

corruzione 30

Offriamo e accettiamo omaggi e intrattenimento appropriati 31

Trattiamo i nostri fornitori lealmente 32

IL NOSTRO MERCATO E LE NOSTRE COMUNITÀ

Ottemperiamo alle leggi antitrust 34

Rispettiamo le norme in materia di stipulazione di contratti pubblici 34

Operiamo nel rispetto di tutte le leggi applicabili in materia di sviluppo di farmaci 35

Rispettiamo il nostro ambiente e sosteniamo le nostre comunità 36

Partecipiamo alla politica in modo responsabile 37

Rispondiamo ai media in modo appropriato 38

IL NOSTRO PROGRAMMA DI CONFORMITÀ AZIENDALE

Il nostro Codice di conformità (Compliance) 40

Rinunce al Codice, Emendamenti e Informazioni per i Director 41

RICHIESTA DI ASSISTENZA E SEGNALAZIONE DI CASI SOSPETTI

Poniamo domande 43

Impariamo e miglioriamo costantemente 46

Siamo parte del team 47


LETTERA DEL NOSTRO PRESIDENTE E AMMINISTRATORE DELEGATO

Cari colleghi impiegati e dirigenti:

Sin dalla sua fondazione oltre 30 anni fa, PPD ha posto elevate

aspettative nella conduzione del proprio operato Operare con

integrità è diventato un pilastro della nostra cultura e un tratto

integrale di quello che chiamiamo il DNA di PPD Quello stesso

impegno verso l’integrità lo manteniamo ancora oggi, poiché i nostri

dipendenti lavorano in oltre 45 Paesi in tutto il mondo per aiutare

i nostri clienti ad accelerare la consegna di prodotti farmaceutici sicuri

ed efficaci ai pazienti

Il nostro impegno verso un comportamento fortemente etico è

illustrato nel nostro Codice di condotta e compreso nei nostri principi

ispiratori: facciamo la cosa giusta Cosa significa fare la cosa giusta

per noi, dipendenti e dirigenti? Significa che dobbiamo attenerci a

elevati standard etici nello svolgimento del nostro lavoro quotidiano

Il codice e il nostro programma di conformità aziendale sono gli strumenti che guidano noi e la

nostra azienda a operare secondo principi etici

Il nostro programma di conformità non è solo un insieme di regole — è una guida per operare

con integrità Prima di agire in una particolare situazione, in cui non è chiaro come procedere

esattamente, dobbiamo sempre chiederci:

+ È legale?

+ È conforme alla politica di PPD?

+ È giusta?

+ Come appare agli altri — all’interno e all’esterno di PPD?

PRIMA DI TRATTARE UNA PARTICOLARE

SITUAZIONE IN CUI

NON È CHIARO COME

PROCEDERE ESATTAMENTE,

DOBBIAMO SEMPRE CHIEDERCI:

È legale?

È conforme alla politica di PPD?

È giusta?

Come appare agli altri, all’interno e all’esterno di PPD?

PRESIDENTE E AMMINISTRATORE DELEGATO


Il nostro codice di condotta è una guida a ogni tipo di situazione lavorativa: conflitti di

interesse, omaggi, intrattenimento e conformità alle leggi e ai regolamenti che trovano

applicazione, fra gli altri, alla nostra attività Comprendendo il codice e guardando alle

politiche specifiche cui fa riferimento, dobbiamo essere in grado di farci un’idea chiara di

quanto ci si aspetta o meno da noi

Certamente nessun codice o programma di conformità può coprire ogni possibile

situazione Vi invitiamo a rivolgere qualsiasi domanda abbiate sul Codice e sul programma

di conformità al vostro responsabile, al referente per la conformità delle Risorse umane o

alle hotline indipendenti che sono parte del programma Sappiate che non subirete atti di

ritorsione per aver posto una domanda o sollevato un dubbio in buona fede

Nella mia esperienza, miglioriamo solo affrontando i problemi quando emergono Tutti

noi abbiamo il dovere di segnalare cose che non sono giuste A volte, problemi minimi

diventano grandi se trascurati Ogni problema di conformità deve essere affrontato

immediatamente quando emerge — in caso contrario, la nostra mancata azione metterà

PPD a rischio e andrà contro i nostri valori

È responsabilità di ognuno di noi conoscere e capire il codice e le politiche di PPD

Siate orgogliosi del vostro lavoro e ricordate che la nostra integrità definisce ciò che siamo

Facciamo la cosa giusta

Grazie per il vostro continuo impegno verso PPD e la condotta etica

David Simmons

Presidente e Amministratore delegato

PPD

NOTE INTRODUTTIVE AL NOSTRO CODICE

FAI LA COSA GIUSTA


6 FAI LA COSA GIUSTAPolitica PPD n.: 11-104r04 Data di decorrenza: 1 gennaio 2020

CI IMPEGNIAMO PER UNA CONDOTTA ETICA

PPD si impegna a operare nel rispetto di principi etici e legali e ad agire con professionalità e lealtà nell’ambito di ogni trattativa e rapporto commerciale Ambiamo a mantenere elevati standard etici e a ottemperare a tutte le leggi e i regolamenti applicabili


L’ETICA DELLA RICERCA E DELLA CONDOTTA AZIENDALE È LA BASE DELLE NOSTRE ATTIVITÀ TALE IMPEGNO VERSO L’INTEGRITÀ È RISPECCHIATO DAI NOSTRI PRINCIPI ISPIRATORI: FACCIAMO LA COSA GIUSTA


CHE COSA SI INTENDE CON INTEGRITÀ?

Con integrità si intende una condotta onesta, conforme alla legge e a elevati standard etici e ai principi stabiliti in questo Codice di condotta

La reputazione della nostra azienda dipende dalla nostra integrità e abilità in veste di dipendenti e membri del consiglio di amministrazione (“direttori”) Pur essendo il nostro settore soggetto a numerose leggi e regolamenti, il nostro impegno verso un servizio di qualità e l’onestà nel trattare con gli altri significano andare oltre quanto legalmente richiesto

NOI PRETENDIAMO INTEGRITÀ

in tutto quello che facciamo — e l’impegno costante verso un comportamento giusto


È NOSTRA RESPONSABILITÀ

FARE LA COSA GIUSTA

TENIAMO FEDE AL NOSTRO CODICE DI CONDOTTAIl nostro Codice è specifico della nostra azienda Non comprende solo una panoramica delle leggi, dei regolamenti e delle politiche che dobbiamo seguire, ma rispecchia anche i valori e la cultura di PPD Quando c’è un conflitto fra le leggi statunitensi e quelle di un altro Paese, cerchiamo di risolverlo con l’assistenza dei nostri consulenti legali Se venite a conoscenza di un conflitto di leggi, è opportuno metterne subito al corrente l’ufficio legale

I requisiti legali e normativi sono il punto di partenza delle aspettative altrui verso la nostra azienda

Integrità come principio di lavoro Dobbiamo garantire che, nell’ambito

delle nostre interazioni con i colleghi e i dirigenti, clienti, fornitori e funzionari pubblici, le decisioni che compiamo siano etiche e legali Dobbiamo avere un’ottima conoscenza delle politiche e delle procedure applicabili alle attività e alle posizioni che ci competono

Non dobbiamo farci fuorviare da alcun senso di lealtà verso PPD o dal desiderio di guadagno — non dobbiamo IN NESSUN CASO operare infrangendo la legge applicabile, questo Codice o qualsiasi altra politica aziendale, al fine di “favorire l’azienda” Il Codice si articola su una serie di diversi argomenti e tratta le nostre politiche in ogni area Il discorso si riduce tuttavia essenzialmente a questo: dobbiamo evitare qualsiasi situazione che abbia anche solo la parvenza di essere impropria o non etica


PRIMA DI PROCEDERE, CHIEDETEVI:

+ È legale?


+ È giusta?

+ Come sembrerà agli altri,

all’interno o all’esterno di PPD?


ACCETTIAMO LA RESPONSABILITÀ Dobbiamo ottemperare a tutte le leggi applicabili, a questo

Codice e a tutte le altre politiche aziendali nell’ambito

dell’assolvimento dei nostri doveri e delle nostre responsabilità

professionali

Evitiamo ogni attività che:

+ sia illegale

+ coinvolgerebbe PPD in qualsivoglia pratica illegale

+ non sia conforme a questo Codice di condotta o qualsiasi altra politica di PPD

La mancata ottemperanza alle leggi applicabili, a

questo Codice o ad altre politiche di PPD può

comportare l’adozione di azioni disciplinari individuali,

compreso

il licenziamento. Inoltre può profilarsi l’eventualità di

un’azione penale per l’azienda e l’individuo.

Pertanto è fondamentale

capire e operare in conformità ai requisiti della mansione che vi compete e porre domande su qualsiasi punto su cui abbiate dubbi


SEGNALIAMO POTENZIALI VIOLAZIONI DELLA LEGGE, DI QUESTO CODICE E DI ALTRE POLITICHE AZIENDALI Incoraggiamo la segnalazione di sospette violazioni del Codice e di qualsiasi altra legge o politica La nostra politica anti-ritorsione per la segnalazione di violazioni sospette garantisce la possibilità di effettuare una segnalazione senza timore di atti di ritorsione Questa politica impone il divieto di riservare un trattamento punitivo — per esempio il licenziamento o un provvedimento disciplinare — a chi segnali in maniera legale e in buona fede un sospetto di reato o violazione di legge o politica o collabori nell’ambito delle indagini su tale reato o violazione sospetti

Se sospettate che qualcuno abbia violato questo codice, altre politiche aziendali, la legge o i principi etici, avete la responsabilità di riferire tale informazione Nella maggioranza dei casi, dovrete segnalare la possibile violazione al vostro superiore diretto se ricoprite la posizione di impiegati, o al responsabile del dipartimento legale o al presidente del comitato di revisione del consiglio di amministrazione se ricoprite la carica di dirigente Qualora non ve la sentiate di trattare l’argomento con queste persone, potete effettuare la segnalazione in uno dei seguenti modi:

Tramite la hotline, la richiesta sarà accolta da un servizio indipendente che tratterà tutte le chiamate in via riservata, come consentito dalla legge applicabile Inoltre, se richiesto e consentito dalla legge applicabile, la segnalazione potrà essere resa in forma anonima Se esiste una politica distinta che contempla un metodo per segnalare una violazione sospetta di quella politica, è possibile seguire una di queste procedure oppure effettuare la segnalazione come riportato sopra

+ Chiama la hotline riservata al Codice di condotta: + Negli USA e in Canada, componi il numero +1 888 898 4087

+ Per gli altri Paesi, componi il numero +1 770 613 6324

+ Invia una e-mail al referente per la conformità delle Risorse umane: [email protected]

mailto:corporate.compliance%40ppdi.com?subject=

LE NOSTRE RISORSE E LA NOSTRA AZIENDA

FAI LA COSA GIUSTA



AGIAMO NEL RISPETTO RECIPROCO E VERSO PPD

Se la nostra azienda è quella che è oggi, è grazie allo spirito di collaborazione che tutti abbiamo sempre profuso nel nostro lavoro Non avremmo potuto raggiungere i successi fin qui conseguiti senza i nostri dipendenti e i nostri dirigenti, senza l’approccio che teniamo gli uni verso gli altri e senza il modo in cui rappresentiamo PPD Dobbiamo continuare a trattare il prossimo con rispetto, sia a livello personale sia sul piano professionale Esistono diverse maniere per mostrare il nostro rispetto reciproco e verso la nostra azienda


LAVORIAMO INSIEME CON RISPETTO Le nostre risorse sono una parte fondamentale del nostro successo come azienda È importante essere fieri del nostro posto di lavoro, trattando i nostri colleghi con rispetto e partecipando attivamente alla creazione e al mantenimento di un ambiente di lavoro positivo Questo significa, in parte, che non consentiremo alcuna forma di discriminazione e molestie sul nostro posto di lavoro

La nostra azienda è un datore di lavoro che garantisce le pari opportunità — il personale viene assunto, addestrato e promosso per merito, non in base a qualsivoglia forma di discriminazione illegale Non tolleriamo la discriminazione sulla base della razza, del colore, del sesso, dell’origine nazionale, dell’età, della religione, dello stato di cittadinanza, della disabilità, della condizione medica, dell’orientamento sessuale, dell’identità o dell’espressione di genere, dello stato di veterano, dello stato civile o di qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge

Analogamente, da PPD non si tollera alcuna forma di molestia In generale, la molestia è una qualsiasi condotta non desiderata che crea un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o comunque disagevole Che accada verbalmente o fisicamente, o che sia di natura sessuale o non sessuale, la molestia non è mai accettabile Se ritenete di essere stati vittima di molestie o discriminazione, negli USA avete l’obbligo di segnalare l’accaduto al vostro superiore diretto o al rappresentante delle Risorse umane Se non potete segnalarlo a queste risorse, contattate la hotline o inviate un’e-mail al referente per la conformità

In qualsiasi nostro ufficio, se ritenete di essere stati vittima di molestie o discriminazione, contattate il vostro superiore, il rappresentante delle Risorse umane, il referente per la conformità delle Risorse umane o la hotline Ricordatevi, la politica anti-ritorsione di PPD vieta a chiunque di trattarvi male a seguito della segnalazione o della collaborazione nelle indagini di una potenziale violazione della legge, di questo Codice o di qualsiasi altra politica di PPD

Copie di una selezione di leggi e regolamenti applicabili in materia di pari opportunità, fra cui l’Equal Employment Opportunity and Affirmative Action Policy degli USA e l’Equality Act 2010 del Regno Unito, sono disponibili sulla intranet Qui, potete inoltre consultare la politica sulle molestie sessuali

LE NOSTRE RISORSE UMANE SONO

UNA PARTE FONDAMEN-TALE DEL NOSTRO SUCCESSO

È importante essere fieri del nostro posto di lavoro, trattando i nostri colleghi con

rispetto e partecipando attivamente alla creazione e al mantenimento di un ambiente di lavoro positivo


SCENARIO Il collega di Collette, Robert, è entrato nel box della sua

collega e le ha accarezzato il collo e le spalle. Collette si è

infastidita molto e gli ha chiesto di smettere. Imbarazzata,

però, non voleva segnalare il comportamento di Robert al

suo supervisore. Ma se Robert lo facesse nuovamente?

Le molestie sessuali possono essere umilianti ed è

comprensibile che Collette possa sentire imbarazzo nel

riferire l’accaduto al proprio superiore Tuttavia è importante

che sia posto fine a questo comportamento, con Collette

o con qualsiasi altra collega Esistono diversi altri modi per

segnalare l’accaduto: Collette può contattare le Risorse umane,

la hotline o inviare un’e-mail al referente per la conformità

Indipendentemente dalla risorsa scelta — la segnalazione di

Collette sarà indagata con discrezione e Collette tutelata da

rischi di ritorsione


MANTENIAMO UN POSTO DI LAVORO SICURO E SANOLa nostra azienda sostiene la nostra salute e il nostro benessere nella loro totalità Questo

è il motivo per cui PPD ha in atto rigorosi programmi di benessere e assistenza ai dipendenti

e comitati sociali che promuovono non solo il benessere individuale, ma anche un positivo

coinvolgimento professionale e sociale all’interno del nostro gruppo di lavoro

PPD è inoltre un posto di lavoro “esente da sostanze stupefacenti” Questo significa che

al personale aziendale si impone di lavorare senza essere alterati dall’abuso di sostanze

stupefacenti o alcol Il possesso o l’uso di sostanze non autorizzate o illegali, strumenti per

l’uso di droghe o sostanze stupefacenti, o l’abuso o l’uso improprio di farmaci in commercio,

alcol o altre sostanze durante il periodo del rapporto lavorativo con PPD o durante l’orario

lavorativo è vietato

Inoltre, affinché il posto di lavoro sia sicuro e sano, i conflitti devono essere risolti in pace e

in modo professionale Non dobbiamo mai tollerare o ricorrere alla violenza o a minacce di

violenza contro i nostri colleghi o altre parti con cui interagiamo nel corso del nostro lavoro

OPERIAMO NEL RISPETTO DELLE LEGGI IN MATERIA DI SANITÀ E SICUREZZAPPD si impegna a operare nel rispetto di tutte le leggi in materia di sicurezza e salute

Questo è il motivo per cui ognuno di noi riceve informazioni e formazione in materia di

sicurezza all’atto dell’assunzione in azienda Per chi lavora in laboratorio, la formazione

prevede inoltre corsi più specializzati sulla conformità in materia di salute e sicurezza Se

avete domande riguardanti casi di conformità in materia di sicurezza, segnalate il caso sul

sito intranet per la salute e la sicurezza o contattate la hotline

LA NOSTRA AZIENDA È A SOSTEGNO DELLA NOSTRA

SALUTE E DEL NOSTRO BENESSERE

GENERALI Questo è il motivo

per cui PPD ha in atto

rigorosi programmi di

benessere e assistenza

ai dipendenti e

comitati sociali


EVITIAMO I CONFLITTI DI INTERESSEUn conflitto di interesse ha luogo quando si consente ai propri interessi personali di interferire con la propria responsabilità presso PPD È fondamentale agire a favore della nostra azienda e in modo tale da evitare situazioni che potrebbero far emergere questo tipo di conflitti o siano percepite come tali dagli altri Quando consentiamo ad attività o relazioni esterne di annebbiare il nostro giudizio, o di interferire con le nostre responsabilità verso PPD, danneggiamo non solo la nostra azienda, ma anche i nostri colleghi, i clienti e tutti quelli che contano su di noi o ripongono la loro fiducia in noi Lo stesso dicasi per interessi o investimenti da parte dei membri delle nostre famiglie

ESEMPI Benché non sia possibile coprire ogni possibile situazione di conflitto, di seguito riportiamo alcuni degli esempi più comuni di possibili conflitti di interesse.

+ Detenere, o avere un parente che detiene una partecipazione azionaria (diversa da un ammontare “nominale” di titoli in un’azienda privata o quotata in borsa) in qualsiasi cliente, fornitore o concorrente

+ Instaurare un rapporto di consulenza personale o di lavoro con qualsiasi cliente, fornitore o concorrente

+ Qualsivoglia forma di collaborazione (per esempio, come consulente o membro) a una rete o comitato di esperti o gruppo simile per una banca di investimenti, fondo speculativo o attività simile nella vostra capacità individuale Nota: poiché questa attività è un potenziale conflitto di interesse e ha inoltre rischi inerenti associati alla divulgazione di informazioni riservate e violazione di leggi di insider trading, la partecipazione a queste reti di esperti o gruppi è vietata

LA PARTECIPAZIONE AZIONARIA IN UN CLIENTE, FORNI-TORE O AZIENDA CONCORRENTE

SARÀ CONSIDERATA “NOMINALE” SOLO SE:

+ È inferiore all’1 percento dei titoli in circolazione di tale cliente, fornitore o azienda concorrente e

+ Ha un valore inferiore al 5 percento dei beni totali vostri e del vostro familiare


+ Qualsiasi forma di concorrenza alle attività della nostra azienda

+ Scambio di omaggi o gratifiche (diverse da occasionale oggetto di scarso valore economico) o l’intrattenimento di costo elevato con qualsiasi azienda con cui PPD intrattiene rapporti commerciali; si veda la politica sulla conformità ai principi anticorruzione per ulteriori informazioni in merito

+ Svolgimento di un’attività esterna che interferisca con il nostro lavoro per e l’impegno verso PPD

+ Rapporto personale con il supervisore diretto senza l’approvazione dell’ufficio delle Risorse umane

+ Vendita o acquisto di qualsiasi cosa all’azienda e dall'azienda (non al valore effettivo di mercato e/o ai termini disponibili a terzi)

+ Usare informazioni non pubbliche o proprietarie acquisite nel corso del servizio o del periodo di assunzione a fini di investimento o guadagno personale proprio o di altra persona o altra parte, fra cui familiari

+ Cogliere opportunità per trarre vantaggio per se stessi sono scoperte tramite l’uso di proprietà, informazioni o posizione di PPD

TENETE CONTO CHE QUESTE NORME TROVANO APPLICAZIONE anche ai membri della vostra famiglia — ovvero coniugi, figli, genitori, nonni, fratelli, parenti acquisiti o qualsiasi altro membro del nucleo familiare


+ Tony è un CRA di PPD La sua famiglia possiede un’attività di catering che serve tutte le riunioni dell’ufficio Questo caso potrebbe dare luogo a un conflitto di interesse e dovrebbe essere segnalato e valutato

+ Olga ha lavorato per Sergei per quattro anni prima di sposarne il figlio Questa nuova situazione familiare potrebbe costituire un conflitto di interesse, poiché Olga fa oggi parte della famiglia di Sergei e continua a lavorare sotto la sua supervisione Sia Olga sia Sergei devono valutare questa situazione con l’ufficio delle Risorse Umane

+ Jose lavora a tempo pieno in PPD di giorno Terminata la sua giornata lavorativa presso PPD, si cala nelle vesti di supervisore notturno per il dipartimento di polizia locale dalle 17:30 alle 00:30 L’impegno di 35 ore richiesto per il secondo lavoro di Jose crea un conflitto di lavoro Se a Jose viene chiesto di fare ore di straordinario al termine del suo turno, potrebbe non essere in grado di soddisfare la richiesta a causa del suo secondo impiego Le numerose ore di lavoro potrebbero provocargli stanchezza e un calo di attenzione nelle responsabilità che gli competono presso PPD

+ Sarah è vicepresidente del clinical management Un promotore finanziario le ha proposto di lavorare come consulente di ricerche di mercato per il settore farmaceutico Operare autonomamente come consulente per una banca di investimenti costituisce un vero conflitto di interesse ed è vietato dal Codice

+ Joe è un dipendente e lavora nel dipartimento di medical writing di PPD Svolge inoltre servizi analoghi per l’azienda concorrente di PPD, Big CRO, dopo l’orario lavorativo Lavorare per un concorrente diretto di PPD costituisce un vero conflitto di interesse e una violazione di questo Codice

+ Maria lavorava per una grande casa farmaceutica Di recente la casa farmaceutica le ha chiesto di prestare servizi di consulenza di sabato e domenica, anziché rivolgersi a PPD Si tratta di un vero conflitto di interesse poiché Maria sta sottraendo affari a PPD

SCENARI


COME SI RIPORTA UN POSSIBILE CONFLITTO DI INTERESSE?

+ Se siete un impiegato, informate il vostro superiore e contattate l’ufficio legale all’indirizzo di posta elettronica GeneralCorporate LegalSM@ppdi com

+ Se siete un dirigente, informate il Responsabile area legale o il presidente del comitato di revisione

+ In ogni caso, potete contattare la hotline per assistenza

Se avete in programma di dare un omaggio o un intrattenimento a un cliente o fornitore, o di ricevere un omaggio o intrattenimento da parte di un cliente o fornitore, dovete:

+ sottoporre gli articoli all’approvazione anticipata attraverso il Registro degli omaggi e degli inviti di PPD, come richiesto

+ consultare la nostra politica sulla conformità ai principi anticorruzione per ulteriori informazioni

IMPORTANTE!È sempre meglio far

valutare la situazione

in anticipo Questo aiuta

tutti a evitare anche

solo la parvenza di

un conflitto

NOTA: I potenziali conflitti di interesse saranno valutati con il comitato di conformità aziendale o il consiglio di amministrazione:

+ Se non siete un funzionario esecutivo: il comitato di conformità aziendale

esaminerà la vostra situazione e determinerà se esiste un conflitto di

interesse e, in tal caso, potrebbe decidere di concedervi una liberatoria

+ Se siete un dirigente o un funzionario esecutivo: solo il consiglio di

amministrazione può concedere una liberatoria da un conflitto di interesse

mailto:[email protected]


MANTENIAMO LA RISERVATEZZAInvestiamo molto tempo nel trattamento di informazioni importanti e sensibili — informazioni dei dipendenti, finanziarie, mediche, dei clienti, procedurali e altre informazioni proprietarie importanti Da noi si pretende che queste informazioni siano trattate in via riservata

Come dipendenti o director, abbiamo accesso alle informazioni proprietarie della nostra azienda per soli scopi lavorativi Dobbiamo tenere queste informazioni riservate e accettare di farlo, sia durante il periodo di lavoro per PPD sia dopo che il nostro rapporto lavorativo cessa, salvo laddove la legge locale non permetta tale accordo riguardo ad attività successive all’interruzione del rapporto lavorativo Tuttavia, anche se non avete firmato tale accordo, ci si aspetta da voi che manteniate le nostre informazioni proprietarie e invenzioni in via riservata in conformità alle leggi locali

Inoltre abbiamo l’obbligo di tenere riservate le informazioni proprietarie dei nostri clienti Questo argomento sarà trattato in dettaglio in seguito all’interno di questo Codice

Si prega di notare che PPD non limita alcun dipendente corrente o passato nel comunicare, cooperare o presentare un reclamo a qualsiasi autorità governativa in relazione a possibili violazioni della legge

INFORMAZIONI IMPORTANTI E SENSIBILI:

+ dei dipendenti

+ finanziarie

+ mediche

+ cliente

+ procedurali e

+ Altre importanti informazioni proprietarie


SIAMO CONSAPEVOLI DELLA PRIVACYRispettiamo la privacy reciproca Qualsiasi informazione personale dei dipendenti che acquisiamo, archiviamo, aggiorniamo o usiamo deve essere gestita in modo responsabile Ogni singola informazione (nomi, dati contrattuali, numeri di carta d’identità e informazioni mediche) deve essere protetta e non condivisa con altri interni o esterni a PPD che non abbiano una necessità commerciale di usarla Lo stesso dicasi per informazioni che acquisiamo su altre parti con cui interagiamo, come i partecipanti agli studi La nostra politica sulla privacy è disponibile sia sulla nostra intranet sia sul sito web esterno di PPD Illustra i principi di protezione dati secondo i quali operiamo Operiamo inoltre nel rispetto di tutte le leggi e di tutti i regolamenti sulla privacy applicabili

TENIAMO UNA DOCUMENTAZIONE ACCURATAÈ fondamentale mantenere libri e scritture contabili accurate relativamente alla nostra performance finanziaria, ai pagamenti delle imposte, alle buste paghe, alle note spese, alle questioni legali, ai verbali depositati presso gli enti pubblici e ai fascicoli dei clienti, in conformità alle norme e alle sentenze nonché ad altre leggi e regolamenti Il mancato mantenimento di libri e scritture contabili accurati in conformità alla politica di PPD sulla gestione di tali documenti può violare la nostra politica sulla conformità ai principi anticorruzione e, in alcuni casi, essere illegale La nostra azienda dipende da noi nel contribuire a garantire che le informazioni che forniamo siano corrette e riportate tempestivamente

REDIGIAMO BILANCI FINANZIARI ACCURATIForniamo rapporti finanziari completi, corretti, accurati, tempestivi e comprensibili Molte persone fanno affidamento su questi rapporti: dirigenza, clienti, investitori, agenzie regolatorie e pubblico generale Rispettiamo tutti gli standard contabili e finanziari applicabili, nonché le leggi e le normative sui titoli In caso di dubbi o sospetti di problemi di contabilità o di audit, è responsabilità dell’utente segnalare tali informazioni al proprio supervisore, alla hotline del Codice di condotta o al referente per la conformità delle Risorse umane, come indicato nel presente Codice, o come stabilito nella Politica sui consulenti finanziari

OPERIAMO NEL RISPETTO DELLE LEGGI FISCALIAdempiamo alle leggi fiscali applicabili Il nostro approccio alle attività criminali è di tolleranza zero, incluso in caso di evasione fiscale o di suo favoreggiamento La politica aziendale contro il favoreggiamento dell’evasione fiscale nel Regno Unito è disponibile nella nostra intranet

SCENARIOAl fine di consentirci l’invio di fatture ai nostri clienti e di essere pagati tempestivamente e correttamente per il

nostro lavoro, dobbiamo tenere registri accurati inerenti agli orari di lavoro e ai viaggi di lavoro Tutti noi dobbiamo compilare e inviare timesheets approvati a intervalli regolari, nonché compilare note spese in conformità alla politica sui viaggi di PPD


OPERIAMO NEL RISPETTO DELLE LEGGI RELATIVE AGLI INVESTIMENTI (MERCATO MOBILIARE)Nell’ambito del nostro lavoro per PPD, capita di prendere visione di o accedere a informazioni sensibili, non pubbliche su PPD, sui nostri clienti o sulle nostre aziende concorrenti Può trattarsi di informazioni finanziarie o informazioni sui prodotti o servizi in corso di sviluppo Indipendentemente dal tipo di informazioni, è importante che noi capiamo i requisiti in materia di trattamento delle informazioni ai sensi della legge e della politica sull’insider trading di PPD In altri termini, non possiamo usare informazioni sostanziali non pubbliche per ottenere un beneficio personale Le informazioni sostanziali non pubbliche sono informazioni che probabilmente influenzeranno una ragionevole decisione dell’investitore di acquistare, vendere o tenere le azioni o i titoli dell’azienda cui fanno riferimento Questa norma trova applicazione non solo a noi, ma anche ad altre parti come famiglia o amici Tenete a mente che non dovete mai condividere informazioni sostanziali non pubbliche con parti esterne all’azienda Tali informazioni potranno essere condivise solo internamente in presenza di una necessità commerciale e in conformità a qualsivoglia accordo applicabile Per il rischio di divulgazione di informazioni sostanziali non pubbliche e altre violazioni delle leggi di insider trading, far parte di una rete o comitato di esperti per una banca d’investimenti o altro ente finanziario non è consentito ai sensi di questo Codice

CI ASPETTIAMO DI PIÙ DAI NOSTRI FUNZIONARIPretendiamo che i nostri funzionari esecutivi siano d’esempio nell’operare secondo i massimi principi etici I loro ruoli all’interno di PPD implicano una responsabilità speciale nel mantenere e comunicare informazioni finanziarie Questo è il motivo per il quale pretendiamo che il nostro Amministratore delegato (CEO), Direttore Area Finanziaria (CFO) e Direttore contabilità (CAO) o responsabile del controllo agisca con onestà, integrità e in buona fede per creare e promuovere relazioni finanziarie accurate, complete e tempestive Si prega di segnalare tramite la hotline qualsiasi dubbio abbiate su una violazione del nostro Codice da parte dei nostri funzionari


SCENARIOSue ha collaborato nell’ambito di un’estesa sperimentazione clinica per DiabetesPharma, casa quotata in borsa. Durante il suo incarico in questo studio, apprende che il farmaco in studio produce un numero minimo di effetti collaterali e che non sono stati riportati significativi problemi di sicurezza. Pare che il farmaco sarà approvato con un iter accelerato. Sue confida quindi al suocero le informazioni apprese, sapendo che questi sarebbe stato interessato. In seguito scopre che il suocero ha deciso di acquistare delle azioni di DiabetesPharma. Sue ha sbagliato a comportarsi così?

SÌ. Sue, condividendo le informazioni con un membro della sua famiglia, ha violato le nostra politiche sull’insider trading e le informazioni proprietarie e il nostro accordo di riservatezza con DiabetesPharma, nonché certe leggi sui titoli Poiché Sue ha appreso dei benefici di questo nuovo farmaco attraverso il servizio prestato nell’ambito di uno studio clinico, sapeva che le informazioni erano sia importanti sia non pubblicamente disponibili Condividendo i risultati della sperimentazione con una persona esterna all’azienda, Sue ha violato la legge, le nostre politiche e il nostro accordo di riservatezza esponendo se stessa, la sua famiglia e l’azienda a gravi conseguenze, fra cui sanzioni, risarcimento per danni e pena detentiva

Se non siete certi che l’acquisto o la vendita dei titoli di PPD o dei titoli di un cliente violi la nostra politica sull’insider trading, contattate l’ufficio legale prima di acquistare o vendere È sempre meglio chiedere prima di agire


ACCEDIAMO AI SOCIAL MEDIA IN MODO RESPONSABILE

La nostra azienda comprende che i social media occupino una parte importante delle nostre vite, sia al lavoro sia in ambiente extra-lavorativo La politica sui social media di PPD tratta la partecipazione a ogni tipo di social media, sia durante l’orario lavorativo sia in orario extra-lavorativo, e l’uso della nostra attrezzatura personale o quella di PPD In generale, la nostra politica offre delle linee guida sull’uso dei social media – molte di quelle linee guida applicabili sono contenute in questo Codice, come riservatezza, privacy e uso di attrezzatura aziendale Se avete domande sulla politica dei social media, contattate il Gruppo per la comunicazione aziendale o contattate la hotline

USIAMO LE RISORSE AZIENDALI IN MODO RESPONSABILELa nostra azienda ci fornisce computer, telefoni, fax, stampanti, fotocopiatrici e altre

attrezzature da ufficio da usare a fini lavorativi Siamo autorizzati a fare occasionale uso

personale di questa attrezzatura, per esempio per effettuare telefonate personali o accedere

ai social media Trattandosi di un privilegio, è importante non abusare di queste risorse o

usarle per accedere a materiale illegale o inopportuno Ricordiamo che PPD controlla l’uso

delle risorse aziendali per garantire che siano usate in modo appropriato e in linea con le

nostre politiche, dove consentito dalla legge locale

Ricordiamo che PPD si riserva il diritto di monitorare qualsiasi proprietà, personale o di altra

natura, posta nelle nostre strutture in qualsiasi momento o senza consenso, laddove vi sia la

ragionevole convinzione che le nostre politiche e procedure possano essere state violate e

dove consentito dalla legge

SCENARIODirk è stato coinvolto in un esteso progetto vincolato a stretti tempi di consegna. Per giorni ha mangiato alla scrivania e ha trascorso circa 15 minuti leggendo le news locali e controllando i punteggi della sua squadra di football e le formazioni del giorno successivo. Dirk ha sbagliato?

NO. Questo uso occasionale dei sistemi informatici dell’azienda non

costituisce un abuso del privilegio di Dirk Se l’uso personale di Dirk

avesse cominciato a interferire con il suo lavoro o avesse distratto gli

altri, avrebbe potuto diventare un problema

I NOSTRI CLIENTI E I NOSTRI FORNITORI

FAI LA COSA GIUSTA



MANTENIAMO RISERVATE LE INFORMAZIONI PROPRIETARIE DEI NOSTRI CLIENTI Teniamo in alta considerazione i rapporti con i nostri

clienti e loro hanno fiducia in noi nel mantenimento della

riservatezza di informazioni sensibili che condividono con noi

Per formalizzare questo impegno, sottoscriviamo accordi di

riservatezza con i nostri clienti effettivi e potenziali Ai sensi di

tali accordi, accettiamo che non discuteremo le informazioni

riservate di un cliente con terzi, fra cui un altro dipendente

PPD o dirigente, che non siano autorizzati a riceverle Quando

autorizzati a condividere le informazioni, prestiamo particolare

attenzione a non trattarle in maniera o in una sede tali per cui

possano essere accidentalmente divulgate o sentite da altri


SCENARIO Linda, CRA di PPD, è stata su un volo di lungo raggio dopo aver fatto visita a un centro di ricerca per PharmaInc. Nell’ultima parte del volo, ha incontrato Bob, altro dipendente PPD, impiegato nell’ufficio finanziario. Bob e Linda hanno bevuto qualcosa insieme e Linda ha detto a Bob che lo studio di PharmaInc non stava andando bene. Linda è quindi entrata nel dettaglio, spiegando il complesso protocollo dello studio, che prevedeva diverse visite, e il mancato arruolamento da parte di PharmaInc di partecipanti allo studio, e ha poi concluso confessando a Bob che il farmaco non avrebbe mai ricevuto l’approvazione. Un dipendente di PharmaInc sedeva dietro Linda e Bob sul volo e ha riportato queste informazioni a PharmaInc. Questo avrebbe potuto mettere Linda nei guai?

SÌ. Questa involontaria divulgazione ha violato gli accordi

di riservatezza di PPD con PharmaInc e l’accordo di Linda

con PPD sulle informazioni proprietarie e le invenzioni

Non appena Linda ha involontariamente divulgato queste

informazioni, lo avrebbe dovuto segnalare al proprio

superiore e all’ufficio legale per ricevere assistenza nella

gestione della situazione


VIETIAMO OGNI FORMA DI PAGAMENTO IMPROPRIO E NON TOLLERIAMO LA CORRUZIONEAdottiamo un approccio di tolleranza zero verso ogni forma di pagamento improprio e corruzione Siamo impegnati con determinazione a tenere una condotta conforme alle leggi anticorruzione e ad attuare sistemi volti a prevenire ogni forma di pagamento improprio e corruzione nelle nostre attività globali, un impegno dichiarato nella nostra politica sulla conformità ai principi anticorruzione Nell’ambito di questa politica, operiamo nel rispetto delle leggi anticorruzione, fra cui il Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti e il Bribery Act del Regno Unito

Ottemperare alle leggi anticorruzione significa che PPD non partecipa o giustifica atti di corruzione o pagamento improprio Non possiamo dare, offrire, promettere o autorizzare regali, pagamenti né qualcosa di valore per conto di PPD al fine di ottenere un vantaggio improprio Inoltre, non possiamo richiedere, accettare di ricevere o accettare alcun regalo, pagamento o qualcosa di valore che sappiamo o sospettiamo esserci offerto o fornito con la speranza che PPD ricambi con un vantaggio improprio

Questa politica trova inoltre applicazione ai partner commerciali, fra cui consulenti, appaltatori, agenti o altri rappresentanti che agiscono per conto di PPD Per ulteriori informazioni su omaggi e intrattenimento, consultare la sezione seguente

OPERIAMO NEL RISPETTO

delle leggi

anticorruzione globali,

fra cui il Foreign

Corrupt Practices Act

degli Stati Uniti e il

Bribery Act del Regno

Unito


OFFRIAMO E ACCETTIAMO SOLO OMAGGI E INTRATTENIMENTO APPROPRIATI

In alcuni Paesi può essere usuale offrire omaggi, pranzi o cene di lavoro e intrattenimento ragionevoli a funzionari pubblici e referenti commerciali in occasione di riunioni aziendali e certe festività La nostra politica sulla conformità ai principi anticorruzione permette tali omaggi e intrattenimento se soddisfano TUTTI i seguenti requisiti:

+ Ragionevoli e d’uso tradizionale nelle circostanze in questione

+ Offerti in maniera trasparente

+ Non motivati dal desiderio di influenzare terzi o da un’aspettativa di vantaggio commerciale

+ Soddisfano gli altri requisiti elencati nella politica

Prestate particolare attenzione quando valutate di donare un bene di valore a un funzionario pubblico (e ricordate che, in molti Paesi in cui operiamo, gli sperimentatori e altro personale degli studi sono funzionari pubblici) Assicuratevi di leggere con attenzione la politica sulla conformità ai principi anticorruzione e di operare nel rispetto di tutte le condizioni ivi disposte

CHE COSA SI INTENDE CON FUNZIONARIO PUBBLICO?Un funzionario pubblico comprende tutte le seguenti figure

Indipendentemente dal fatto che sia il governo USA o il governo di

qualsiasi altro Paese nel mondo Ricordate che in molti Paesi in cui

operiamo, gli ospedali sono di proprietà del governo e pertanto i medici

e altro personale di studio (impiegati dall’ospedale) sono “funzionari

pubblici”

Qualsiasi funzionario o dipendente (a qualsiasi livello di anzianità) di un governo o di un qualsia-si dipartimento, agenzia o strumento di governo

Qualsiasi persona che agisca nelle vesti ufficiali per o per conto di un governo o di un qualsiasi dipartimento, agenzia o strumento di governo

Qualsiasi funzionario o dipendente di un’azienda o ente di intera o parziale proprietà di un governo

Qualsiasi funzionario o dipendente di un’“organizzazione pubblica internazionale”

Qualsiasi funzionario o dipendente di un partito politico o qualsiasi persona che agisca in una veste ufficiale per conto di un partito politico

Qualsiasi candidato a una carica politica

1.

2.

3.

4.5.6.


Approviamo, documentiamo e registriamo tutti gli omaggi e l’intrattenimento, dati e ricevuti, attraverso il nostro registro degli omaggi e degli inviti Se state per dare o ricevere un omaggio o intrattenimento, consultate le norme relative al registro che si trovano nell’appendice alla politica sulla conformità ai principi anticorruzione

Un intrattenimento di valore eccessivo di qualsiasi tipo — che coinvolga funzionari pubblici, clienti o fornitori — non è mai consentito Ricordate, politiche e restrizioni aggiuntive trovano applicazione a PPD come contraente pubblico del governo statunitense Assicuratevi di conoscere tali norme

TRATTIAMO I NOSTRI FORNITORI LEALMENTETeniamo in seria considerazione i nostri fornitori e i rapporti professionali che ci legano a loro Li trattiamo lealmente e con il rispetto che applichiamo reciprocamente qui a PPD Questo è il motivo per il quale effettuiamo ogni operazione di acquisto sulla base del prezzo, della qualità e del servizio e trattiamo con i nostri fornitori lealmente, onestamente e apertamente Durante il processo di selezione dei fornitori dovremmo evitare di compiere qualsiasi azione che potrebbe dare agli altri l’impressione di favoritismo o altro vantaggio improprio Dare a un fornitore un vantaggio sleale rispetto all’altro non solo danneggia il mercato — ma non rientra neanche nel migliore interesse della nostra azienda Per i dettagli inerenti alle relazioni con i fornitori, fate riferimento alla politica aziendale sugli acquisti e al codice di condotta per i fornitori, disponibili sul sito web esterno di PPD Questa politica trova applicazione a tutti i nostri fornitori Fra i nostri fornitori figurano sperimentatori, corrieri, fornitori di traduzioni e organizzatori di riunioni nonché coloro che forniscono servizi quali attività bancaria, revisione, pratiche legali, pubblicità, edilizia e manutenzione

IL NOSTRO MERCATO E LE NOSTRE COMUNITÀ

FAI LA COSA GIUSTA



OTTEMPERIAMO ALLE LEGGI ANTITRUSTLe leggi antitrust — conosciute in tutto il mondo come “leggi sulla concorrenza” — esistono per prevenire un comportamento anti-concorrenziale sul mercato In definitiva, queste leggi proteggono i consumatori assicurando loro che abbiano accesso a merce di qualità e servizi a prezzi corretti In base a queste, è illegale la stipulazione di accordi formali o informali con la concorrenza al fine di ottenere un vantaggio sleale nel nostro settore Nella veste di dipendenti e dirigenti, questo significa che non dobbiamo mai concludere accordi per stabilire prezzi, limitare la produzione o disporre di clienti, mercati o fornitori Se ritenete di trovarvi in una situazione che vi consentirebbe la trattativa legale di prezzi con un’azienda concorrente che è anche un fornitore, cliente o associato, dovete prima discuterne con l’ufficio legale

Le leggi antitrust o sulla concorrenza possono inoltre vietare certi accordi con fornitori o clienti — oltre a quelli con la concorrenza — laddove limitino la concorrenza Per esempio, i monopoli, gli accordi di vincolo, forme di discriminazione di prezzo, boicottaggi, accordi di reciprocità e restrizioni sulla trattativa di merce di un’azienda concorrente sono tutti strumenti spesso illegali Anche lo scambio di informazioni fra membri di un’associazione di categoria, come l’ACRO, non è protetto dalla legge antitrust Se avete domande sulle leggi antitrust, contattate l’ufficio legale E ovviamente potete chiamare anche la hotline

RISPETTIAMO LE NORME IN MATERIA DI STIPULAZIONE DI CONTRATTI PUBBLICIForniamo servizi ad enti pubblici e ad altre agenzie che conducono ricerca con finanziamenti pubblici Quando interagiamo con enti governativi, potrebbero trovare applicazione alla nostra azienda ulteriori leggi e regolamenti Abbiamo adottato politiche e restrizioni che disciplinano la nostra condotta quando forniamo servizi come contraente di un governo Se avete domande relative a queste politiche e restrizioni o modalità di trattativa con qualsiasi ente governativo, contattate l’ufficio legale; in alternativa potete sempre contattare la hotline

SEGUIAMO LE REGOLE…

Abbiamo adottato

politiche e restrizioni

che disciplinano la

nostra condotta quando

forniamo servizi in

qualità di contraente

governativo degli Stati

Uniti


OPERIAMO NEL RISPETTO DI TUTTE LE LEGGI APPLICABILI IN MATERIA DI SVILUPPO DI FARMACIPPD è un fornitore primario di servizi per la scoperta e lo sviluppo di farmaci In qualità di membro del settore CRO, ci viene chiesto di operare in conformità alle norme e alle leggi di autorità regolatorie globali quali la Food and Drug Administration (FDA) statunitense, l’Agenzia per la regolamentazione dei farmaci e dei prodotti sanitari (MHRA), l’Agenzia europea per i medicinali (EMA) e le linee guida della Conferenza internazionale sull’armonizzazione (ICH) che disciplinano le norme di Buona pratica clinica (GCP), di Buona pratica di fabbricazione (GMP) e di Buona pratica di laboratorio (GLP) Dobbiamo inoltre operare in conformità al Clinical Laboratory Improvement Act (CLIA) in laboratori selezionati Per garantire che PPD operi in conformità a questi requisiti, abbiamo sviluppato e aggiorniamo costantemente le nostre procedure operative standard (SOP)

Tutti noi siamo tenuti a conoscere tutte le SOP applicabili alle mansioni di nostra competenza Inoltre, dobbiamo seguire tutti gli aggiornamenti sulle SOP, sui documenti relativi alle prassi lavorative (WPD) e su altre politiche richieste per le posizioni che ricopriamo a PPD

La nostra reputazione professionale dipende dall’accuratezza dei dati che riferiamo ai nostri clienti e alla FDA e all’ICH Se sospettate l’inclusione di dati fraudolenti in una qualsiasi relazione, programma o sperimentazione clinica, dovete segnalare immediatamente la sospetta violazione al vostro superiore diretto Questi riferirà l’incidente all’ufficio globale di qualità e conformità, che procederà a indagare su quanto accaduto

Se venite a conoscenza di qualsiasi serio evento avverso nell’ambito di una sperimentazione clinica, segnalatelo immediatamente al project manager di quel particolare studio Assicuratevi di includere quante più informazioni possibile e tenere aggiornato il project manager per garantire che questi riceva le informazioni necessarie

Tenga a mente quanto segue: Potete sempre segnalare qualsiasi sospetta violazione della legge, regolamento o politica alla hotline


RISPETTIAMO IL NOSTRO AMBIENTE E SOSTENIAMO LE NOSTRE COMUNITÀViviamo e lavoriamo in disparate comunità e ambienti in tutto il mondo In qualità di buon cittadino d’impresa, vogliamo che i nostri dipendenti portino beneficio a queste comunità e aiutino a mantenere i nostri ambienti naturali

Nelle vesti di azienda, operiamo nel rispetto di tutte le leggi e di tutti i regolamenti ambientali applicabili alle nostre attività nelle nostre sedi Cerchiamo di preservare le risorse naturali nella misura ragionevolmente possibile nell’ambito della conduzione delle attività lavorative Se avete dubbi sulle politiche ambientali di PPD, contattate il Gruppo sulla salute e sulla sicurezza ambientale Per qualsiasi domanda potete ovviamente sempre contattare anche la hotline

La nostra azienda ci incoraggia inoltre a partecipare alle nostre comunità locali e a essere dei buoni cittadini Anche se servire le nostre comunità costituisce una parte importante della filosofia di PPD, è essenziale che nel farlo si seguano le linee guida e le politiche dell’azienda

VIVIAMO E LAVORIAMO IN SVARIATE COMUNITÀ

Anche se servire le nostre comunità costituisce una parte importante della filosofia di PPD, è essenziale che nel farlo si seguano le linee guida e le politiche dell’azienda


PARTECIPIAMO ALLA POLITICA IN MODO RESPONSABILE

Come individui, siamo incoraggiati a essere coinvolti nelle nostre comunità votando e partecipando al

processo politico Tuttavia, ai sensi delle leggi federali statunitensi e di alcune leggi statali (anche della Carolina del Nord), PPD non è autorizzata a versare contributi politici ai candidati A causa di questi divieti, non possiamo usare i fondi, i telefoni, l’affrancatura, gli articoli di cancelleria o gli uffici di PPD a sostegno di un candidato per una carica pubblica

SCENARIO Marley è un’accanita sostenitrice delle iniziative in ambito sanitario. Ama il suo lavoro presso PPD e sostiene la ricerca clinica. Di recente ha trascorso del tempo al di fuori dell’ufficio creando delle lobby votate al cambiamento e dando il proprio supporto a un candidato che secondo lei era più coinvolto nell’ambito di iniziative nel settore sanitario. Per dare maggior peso alle sue lettere, nell’ambito delle richieste di contributi per il suo candidato Marley ha deciso di usare l’affrancatura di PPD e firmare con il suo nome e la sua qualifica come dipendente clinica di PPD. È una condotta corretta?

NO. Marley non avrebbe dovuto usare l’affrancatura aziendale o fare riferimento al suo impiego in PPD nell’ambito delle sue attività di sostegno politico Così facendo ha dato a intendere che PPD, come azienda, stia supportando il candidato in questione, il che viola la politica di PPD e potenzialmente la legge locale


RISPONDIAMO AI MEDIA IN MODO APPROPRIATOLa nostra azienda riceve regolarmente domande da quotidiani,

riviste, siti web e altre fonti media sulla nostra attività Per avere

un approccio coerente con questi gruppi, abbiamo adottato

una politica sui media Ai sensi di questa politica, le domande

dei media devono essere inoltrate all’ufficio di comunicazione

aziendale Se ricevete domande su n aspetto finanziario o dai

nostri attuali o potenziali investitori, inoltratele all’ufficio per le

relazioni con gli investitori di PPD

Non rispondete mai alle domande dei media di vostra iniziativa Informate cortesemente chi chiama in merito alla politica di PPD e indirizzatelo all’ufficio competente

FAI LA COSA GIUSTA

IL NOSTRO PROGRAMMA DI CONFORMITÀ AZIENDALE



IL NOSTRO PROGRAMMA DI CONFORMITÀ AZIENDALEIl nostro Codice è solo una parte del nostro programma di conformità aziendale generale Con il supporto del senior leadership team e del nostro consiglio di amministrazione, il programma è amministrato e supervisionato dal comitato di conformità aziendale composto dai leader dell’ufficio finanziario, legale, assicurazione qualità, risorse umane e operatività

Oltre al Codice, ricordate che il nostro programma di conformità aziendale comprende:

+ Politica sulla conformità ai principi anticorruzione e registro degli omaggi e degli inviti

+ Questo codice e altri corsi di formazione sulla politica di conformità ai principi anticorruzione

+ Altre politiche, procedure e formazioni specifiche in merito all'argomento

+ Sistemi di revisione

+ Disciplina per violazioni

+ Politica anti-ritorsione

+ Hotline e meccanismi di segnalazione interna


RINUNCE AL CODICE, EMENDAMENTI E INFORMAZIONI PER I DIRECTOR Per la maggior parte dei dipendenti, il nostro comitato di conformità aziendale può concedere liberatorie nei confronti di qualsiasi disposizione di questo Codice di condotta Se siete un funzionario esecutivo o un membro del nostro consiglio di amministrazione, solo il consiglio di amministrazione può concedere una liberatoria Per richiedere una liberatoria, dovete inviare la richiesta per iscritto con informazioni dettagliate all’indirizzo di posta elettronica GeneralCorporate LegalSM@ppdi com Ricordate che:

+ Il consiglio deve registrare nel verbale dell’assemblea ogni singola liberatoria concessa;

+ Voi dovete firmare un’autorizzazione scritta separata della liberatoria;

+ Il consiglio valuterà la liberatoria periodicamente, verificando che il vostro operato sia conforme ai suoi termini e la possibilità di mantenerla in vigore; e

+ Potremmo ricevere la richiesta di divulgare— pubblicamente o a terze parti —qualsiasi liberatoria a voi concessa

Il Codice potrebbe dover essere modificato di volta in volta Questo per aiutarci a evitare future violazioni, nonché per chiarire le nostre politiche e includere nuove informazioni nel nostro mondo in continua evoluzione Abbiamo modificato il nostro Codice in passato e dovremo rivalutarlo per eventuali modifiche in futuro Il Codice può essere modificato solo dal nostro consiglio di amministrazione Se richiesto dalla legge, è possibile che sia necessario divulgare pubblicamente eventuali modifiche

Infine, se sei un membro del nostro Consiglio di amministrazione, tieni presente che la conformità al Codice è soggetta alle disposizioni del nostro statuto, ai regolamenti interni e agli accordi di qualsiasi stakeholder con la nostra azienda


RICHIESTA DI ASSISTENZA E SEGNALAZIONE DI CASI SOSPETTI

FAI LA COSA GIUSTA



PONIAMO DOMANDE Se avete domande sul programma di conformità aziendale o

su questo Codice, ci saranno persone pronte a rispondere alle

vostre domande Sentitevi liberi di:

+ chiedere al vostro superiore

+ contattare il referente per la conformità delle Risorse Umane (Corporate Compliance@ppdi com)

+ l’ufficio legale (GeneralCorporate LegalSM@ppdi com)

+ e, ovviamente, la hotline

Come punto di partenza, ricordatevi di porvi queste domande su qualsiasi data situazione:

+ È legale?


+ È giusta?

+ Come sembra agli altri, all’interno o all’esterno di PPD?

Se le risposte che ricevete non sono chiare, rivolgetevi alle risorse elencate in questo Codice per informazioni e aiuto.

RICORDATE CHE CI ASPETTIAMO INTEGRITÀ

e sappiamo di poter tenere fede a questo impegno A garanzia di questo, poniamo ogni sorta di domanda e lo facciamo senza paura di ritorsione

mailto:Corporate.Compliance%40ppdi.com?subject=

mailto:GeneralCorporate.LegalSM%40ppdi.com?subject=


INDAGHIAMO La nostra azienda, il comitato di conformità e il consiglio d'amministrazione prendono le segnalazioni di possibili violazioni del Codice di condotta in seria considerazione Casi sospetti e reclami relativi a funzionari esecutivi e dirigenti saranno verificati come da istruzioni del comitato di revisione del consiglio, mentre quelli relativi ad altri dipendenti saranno valutati secondo quanto disposto dal comitato di conformità aziendale Tutti i problemi di conformità saranno indagati tempestivamente e i risultati delle indagini saranno comunicati alla persona che ha segnalato il caso

Mentre le indagini sono gestite in via riservata, i risultati possono essere divulgati, quando necessario, alle agenzie normative

o incaricate dell’applicazione della legge


PRENDIAMO PROVVEDIMENTI Seguire il nostro Codice è un requisito fondamentale nell’ambito

del nostro lavoro presso PPD Le sanzioni legate alla violazione

del nostro Codice, della politica aziendale o della legge sono

applicate in modo coerente Il provvedimento disciplinare

potrebbe comprendere richiamo verbale, ammonimenti orali

o scritti, rimprovero, messa in prova o sospensione senza

stipendio, retrocessioni di grado, riduzioni di salario o compensi

e interruzione del rapporto di lavoro

NOTA: Ricordate che non basta limitarsi a seguire le regole di

questo Codice. Potreste essere soggetti a misure disciplinari se:

+ Non usate la dovuta attenzione per rilevare una violazione

+ Vi vengono chieste informazioni su una violazione e non le

fornite

+ Supervisionate qualcuno che viola il Codice e approvate/

giustificate tale violazione

+ Compite o cercate di compiere atti di ritorsione contro

qualcuno che segnala una violazione sospetta


IMPARIAMO E MIGLIORIAMO COSTANTEMENTE Il nostro Gruppo sulla conformità aziendale ha il proprio sito web

Su questo sito voi troverete questo Codice, la nostra politica sulla

conformità ai principi anticorruzione, le linee guida sulla stipula

di contratti pubblici e molti altri importanti documenti Troverete

inoltre le hotline, un link alla formazione e un link al nostro

referente per la conformità delle Risorse umane

Tutti noi siamo tenuti a seguire i corsi di formazione annuali

sul Codice e sul programma di conformità I corsi prevedono la

formazione sulle politiche, sulle procedure, sulle SOP e sui WPD

contemplati nel programma In alcuni casi è prevista la rilettura

del Codice, la visualizzazione di una webcast e/o la compilazione

di un quiz basato su situazioni ipotetiche Di volta in volta, il

nostro comitato di conformità aziendale invierà esempi di vita

reale su domande ricevute e sulle modalità di gestione dei casi

Questa formazione ci aiuterà a capire meglio e ad applicare il

Codice presso PPD


CREDIAMO IN UN POSTO DI LAVOROCOLLABORATIVO

La nostra azienda fa

affidamento sul fatto

che segnaleremo casi

che non ci sembrano

corretti

SIAMO PARTE DEL TEAMCrediamo in un posto di lavoro collaborativo — tutti noi siamo parte del team Come membri del team, dipendiamo l’uno dall’altro nel fare la cosa giusta nell’ambito del nostro lavoro quotidiano La nostra azienda fa affidamento sul fatto che segnaleremo casi che non ci sembrano corretti

Se vedete qualcosa che pensate non sia giusto, contattate il vostro supervisore, il vostro rappresentante delle Risorse Umane, il referente per la conformità delle Risorse Umane o la hotline Non saranno compiuti atti di ritorsione contro di voi per aver segnalato un caso sospetto in buona fede

Il consiglio di amministrazione e la dirigenza senior vi ringraziano per la lettura e la comprensione del nostro Codice e la conformità ad esso Insieme, possiamo continuare a far crescere la nostra azienda in maniera responsabile ed etica e a mantenere la cultura di integrità che tanto ci ha dato in tutti questi anni

Per ulteriori informazioni contattateci al

numero +1 877 643 8773 o +1 919 456 5600

ppdinfo@ppdi com

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codice di condotta · 2020-04-22 · 9 politica ppd n.: 11-104r04 data di decorrenza: 1 gennaio...

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