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Codificação interna do artigo - Roadmap

CARLOS NUNO BORGES PEREIRA DE LEMOSnovembro de 2017

CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP

Carlos Nuno Borges Pereira de Lemos

2016/2017

Instituto Superior de Engenharia do Porto

Departamento de Mecânica

CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP

Carlos Nuno Borges Pereira de Lemos

1150062

Dissertação apresentada ao Instituto Superior de Engenharia do Porto para

cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Engenharia

Mecânica, realizada sob a orientação da Professora Doutora Maria Teresa Ribeiro

Pereira.

2016/2017


Departamento de Mecânica

<CODIFICAÇÃO INTERNA DO ARTIGO - ROADMAP> <CARLOS LEMOS>

JÚRI

Presidente

Dr. Manuel Jorge Castro


Orientador

Dra. Maria Teresa Ribeiro Pereira


Arguente

Dr. José António Faria

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto


AGRADECIMENTOS

Aproveito este espaço para agradecer às pessoas, sem as quais, este trabalho não teria

sido possível: Cláudia, Mãe, Marta, muito obrigado.

Agradecer também à V Lazer On, na pessoa do seu administrador José Luís Pacheco, e à

Marta Gonçalves da Sqédio por todos os inputs, e disponibilidade demonstrada.

A orientação que ficou a cargo da Professora Doutora Teresa Pereira é também objeto

de agradecimento da minha parte pois sem ela esta dissertação teria seguido caminhos

certamente mais sinuosos.

Por último não esquecer pessoas que também merecem a minha ressalva neste

momento: D. Lurdes, Tiago, Andreia, muito obrigado por todo o apoio nesta caminhada.

RESUMO IX


PALAVRAS CHAVE

Palavras chaves da dissertação: codificação interna do artigo, sistema de codificação,

Enterprise Resource Planning (ERP), erros de codificação, caso de estudo.

RESUMO

O clima favorável da indústria portuguesa, nomeadamente do setor da metalurgia e

metalomecânica, faz-se acompanhar da necessidade de gerir o crescente volume

informação gerado.

A tomada de decisão e o controlo das várias áreas funcionais das empresas industriais

são assuntos-chave na sua sustentabilidade e resiliência perante mercados cada vez

mais desafiantes e competitivos, e neste sentido as soluções de gestão de informação,

nomeadamente de gestão de operações são fulcrais.

A codificação da informação, nomeadamente a codificação dos produtos, é um tema

que, não sendo a razão pela qual as empresas trabalham diariamente, deve ser um

assunto que permita um bom funcionamento do trabalho diário das empresas.

Esta dissertação tem como objetivo analisar os sistemas de codificação interna dos

artigos de uma empresa na área da metalomecânica, através do estudo comparativo em

dois momentos: pré e pós-implementação de um Enterprise Resource Planning (ERP).

Mediante a análise dos dados, foi possível identificar vários erros presentes nos códigos

dos quais se destacam: não-concordância, imprecisão, insustentabilidade, grandeza,

aleatoriedade, imprevisibilidade, não-rastreabilidade, e ausência de regras.

Foram identificados erros em ambos os sistemas de codificação estudados que causam

constrangimentos assinaláveis. Também foram identificadas algumas melhorias entre a

situação inicial e a situação pós-implementação do software de gestão de produção,

como a passagem de um sistema alfanumérico para numérico, a conversão de códigos

significantes para semi-significantes, e a melhoria da uniformidade dos mesmos.

Esta intervenção serviu para melhorar o sistema de codificação atual e como tal sugeriu-

se correções e melhores práticas que acrescentarão valor nos processos internos da

organização em que se destacam as regras-base formais para servirem de fio-condutor

à evolução da empresa estudada.

ABSTRACT XI


KEYWORDS

Keywords of the dissertation: internal product codification, codification system,

Enterprise Resource Planning (ERP), codification errors, case study.

ABSTRACT

The favorable atmosphere of Portuguese industry, mostly in the metal sector, is

accompanied by the need of managing the higher pace of data generated.

Decision-making and control of operational areas of industrial companies are key issues

in their sustainability and resilience in markets more and more challenging and

competitive, and in this respect, production management and information management

software are becoming popular choices.

The codification of information, in particular, products codification is a subject that,

without being the main purpose in everyday companies work, must be a subject that

enables a proper functioning of everyday companies work.

This dissertation aims to analyse internal coding systems of a company working in the

metal industry. The study was focused on the items detained by the company using the

method of comparative study in two moments: pre- and post-implementation of an

Enterprise Resource Planning (ERP).

Through data analysis it was possible to identify several errors present on codes such as

non-agreement, imprecision, unsustainability, size, randomness, unpredictability, non-

traceability or absence of rules.

In both coding systems were identified errors that cause real issues. Also identified were

some improvements made between the initial situation and the post-implementation

situation of the production management software such as the transition from an

alphanumeric to numerical system, the conversion of significant codes for semi-

significant codes, and the improvement of their overall consistency.

This intervention is made to improve actual coding system and therefore it was

suggested corrections and good practices that highlight formal basic rules whose could

add value to internal processes of the organization and so to provide a solid system

where the company can rely on providing more time to its workers spend in other areas.

LISTA DE SÍMBOLOS E ABREVIATURAS XIII


LISTA DE SÍMBOLOS E ABREVIATURAS

Lista de Abreviaturas

ASME American Society of Mechanical Engineers

CEP Códigos de Empresa Portuguesa

DIN Deutsches Institut für Normung

EAN European Article Numbering

EDI Electronic Data lnterchange

ERP Enterprise Resource Planning

GLN Global Location Number

GS1 Global Standards One

GTIN Global Trade Item Number

ISO International Organization for Standards

MRP Manufacturing Resource Planning

MRP II Manufacturing Resource Planning II

NAICS North American Industry Classification System

NCR Números de Circulação Restrita

NIGP National Institute of Governmental Purchasing

PDM Product Data Management

PME Pequenas e Médias Empresas

RPS Resources Planning Software

SIC Standard Industrial Classification

SKU Stock Keeping Units

SOA Service-Oriented Architecture

SSCC Serial Shipping Container Code

UCC Uniform Code Council

UNSPSC United Nations Standard Products and Services Code

GLOSSÁRIO DE TERMOS XV


GLOSSÁRIO DE TERMOS

Artigo Termo genérico que corresponde a um produto acabado, um

subconjunto, um componente ou uma matéria-prima

Codificação Conjunto de informações representadas por meio de um código

Codificação

alfanumérica

Conjunto de informações representadas por meio de um código que

combina letras e números

Codificação

externa

Conjunto de informações representadas por meio de um código

usado na cadeia de valor tipicamente estandardizado

Codificação

interna

Conjunto de informações representadas por meio de um código

criado exclusivamente para o funcionamento específico da empresa

Codificação

numérica

Conjunto de informações representadas por meio de um código que

utiliza apenas algarismos

Código falante Código que informa, per se, várias características de um produto

Ontologia Ciência que estuda os seres/produtos considerados em geral, suas

propriedades características e modos por que se manifesta

Sistema de

Informação

Conjunto organizado de elementos como pessoas, dados, atividades

ou recursos em geral, que interagem entre si para processar

informação e divulgá-la de forma adequada em função dos objetivos

de uma organização

Solução chave-

na-mão

Algo pronto a ser utilizado, incluindo todos os equipamentos, mão-

de-obra, documentação e formação que são necessários para o seu

funcionamento

Taxonomia

Parte da sistemática que considerando a semelhança e a

dissemelhança de carateres agrupa os seres/produtos com base em

categorias sistemáticas

ÍNDICE DE FIGURAS XVII


ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURA 1 - VISTA AÉREA DAS INSTALAÇÕES DA V LASER ON 28

FIGURA 2 - CÓDIGO "03.121.040.0001" NO RPS 61

ÍNDICE DE TABELAS XIX


ÍNDICE DE TABELAS

TABELA 1 - TABELA COMPARATIVA ADAPTADA DO AÇO E SUAS LIGAS – ADAPTADO DE (SUCHY, 2006) 36

TABELA 2 - DIFERENÇAS ENTRE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO (FAIRCHILD E

DE VUYST, 2002) 40

TABELA 3 - VÁRIOS ESQUEMAS DE CODIFICAÇÃO PARA O PRODUTO "BATERIA" (CARTER E SPITLER,

1997) 42

TABELA 4 - FÓRMULA DE CÁLCULO DO DÍGITO DE CONTROLO – ADAPTADO DE CODIPOR (2010) 45

TABELA 5 - EXEMPLO DO CÁLCULO DO DÍGITO DE CONTROLO DO CÓDIGO "123406" – ADAPTADO DE

CODIPOR (2010) 45

TABELA 6 - CLASSIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS NA V LASER ON ANTES DA IMPLEMENTAÇÃO DO ERP 53

TABELA 7 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO 54

TABELA 8 - CÓDIGO: "CANTONEIRA-60X6MM-FE" 55

TABELA 9 - CÓDIGO "CHAPA-AISI304-0.5MM-ESC" 55

TABELA 10 - CÓDIGO "VARÃO-QUAD-10MM-FE" 56

TABELA 11 - CÓDIGO DE ARTIGO COM A DESIGNAÇÃO “CHAPA 400HB 12MM” COM ERRO 56

TABELA 12 - CÓDIGO DE ARTIGO EM QUE A FAMÍLIA É DISCORDANTE DA DESCRIÇÃO E DO PRÓPRIO

CÓDIGO 57

TABELA 13 - A ALEATORIEDADE DO CÓDIGO, PATENTE NA LINHA DE PRODUTO "ACESSÓRIOS" 57

TABELA 14 - DOIS ARTIGOS COM A MESMA DESCRIÇÃO MAS COM CÓDIGOS DISTINTOS 57

TABELA 15 - DOIS ARTIGOS COM A MESMA DESCRIÇÃO MAS COM CÓDIGOS E FAMÍLIAS DISTINTAS 58

TABELA 16 - TRÊS ARTIGOS COM O MESMO CÓDIGO MAS COM DESCRIÇÕES DIFERENTES 58

TABELA 17 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO ATUAL 61

TABELA 18 - CLASSIFICAÇÃO DOS CÓDIGOS NA V LASER ON APÓS IMPLEMENTAÇÃO DO ERP 61

TABELA 19 - CÓDIGO "04.200.000.0012" 64

TABELA 20 - CÓDIGO DE ARTIGO COM A DESIGNAÇÃO “CHAPA 400HB 12MM” COM OUTRO ERRO 64

TABELA 21 - CÓDIGOS DISTINTOS COM DESCRIÇÕES QUE SENDO DIFERENTES NÃO SÃO DISTINTAS 65

TABELA 22 - TABELA-RESUMO COMPARATIVA 69

TABELA 23 - ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO PROPOSTA 76

TABELA 24 - EXEMPLO DE NOVO CÓDIGO COM BASE NO SISTEMA DE CODIFICAÇÃO PROPOSTO 77

ÍNDICE XXI


ÍNDICE

1 INTRODUÇÃO 25

1.1 Contextualização ........................................................................................................................ 25

1.2 Objetivos .................................................................................................................................... 26

1.3 Metodologia de investigação ...................................................................................................... 27

1.4 Apresentação da empresa .......................................................................................................... 27

1.5 Organização da dissertação ........................................................................................................ 29

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 33

2.1 Codificação ................................................................................................................................. 33

2.1.1 Conceito 33

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação 36

2.1.3 Tipos de sistemas de codificação 39

2.1.4 Harmonização 40

2.1.5 Codificação interna 44

2.1.6 Prevenção e deteção de erros 44

2.1.7 Análise crítica 46

2.2 Artigo ......................................................................................................................................... 47

2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP ......................................................................... 47

2.4 Conclusão ................................................................................................................................... 48

3 ESTUDO DE CASO 53

3.1 Situação inicial ............................................................................................................................ 53

3.2 ERP implementado ..................................................................................................................... 58

3.3 Situação pós-implementação do ERP .......................................................................................... 59

3.4 Conclusão ................................................................................................................................... 65

ÍNDICE XXII


4 DISCUSSÃO 69

4.1 Comparação das situações .......................................................................................................... 69

4.2 Resumo do sistema de codificação implementado com o ERP .................................................... 75

4.3 Proposta de melhorias ao sistema de codificação implementado com o ERP ............................. 75

4.4 Roadmap .................................................................................................................................... 76

4.5 Conclusão ................................................................................................................................... 78

5 CONCLUSÕES E PROPOSTAS DE TRABALHOS FUTUROS 83

5.1 Conclusões .................................................................................................................................. 83

5.2 Proposta de trabalhos futuros .................................................................................................... 84

6 BIBLIOGRAFIA E OUTRAS FONTES DE INFORMAÇÃO 89

7 ANEXOS 99

7.1 Anexo 1 – Guiões ........................................................................................................................ 99

7.2 Anexo 2 – Organograma V Laser On .......................................................................................... 100

23

INTRODUÇÃO

1.1 Contextualização

1.2 Objetivos

1.3 Metodologia de investigação

1.4 Apresentação da empresa

1.5 Organização da dissertação

INTRODUÇÃO 25


1 INTRODUÇÃO

Apresenta-se a presente Dissertação de Mestrado ao Instituto Superior de Engenharia

do Porto para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre

em Engenharia Mecânica, realizada sob a orientação da Professora Doutora Maria

Teresa Ribeiro Pereira. Neste capítulo faz-se um enquadramento do leitor perante o

tema, assim como os seus objetivos. Apresenta-se a metodologia de investigação e faz-

se uma breve apresentação da empresa estudada no âmbito dos seus sistemas de

codificação interna. Por fim, finaliza-se com a organização da dissertação.

1.1 Contextualização

O setor industrial vive atualmente um clima favorável, nomeadamente o setor da

metalurgia e metalomecânica que se tem evidenciado como o setor mais exportador do

país (Jornal de Negócios, 2016).

As Pequenas e Médias Empresas (PME) que caracterizam predominantemente o tecido

industrial português, estão a ter um crescimento muito acentuado, não só em volume

de faturação, mas também, em razão direta, no volume de informação que produzem

(Jornal de Negócios, 2017).

É então cada vez mais do interesse das empresas tratar esse manancial de informação,

integrando as diversas áreas funcionais, para que a tomada de decisão e controlo das

diversas atividades e variáveis sejam facilitadas, pelo que neste sentido socorrem-se de

softwares de gestão documental e de sistemas de gestão de informação para o fazerem

(Almeida, 2014).

As empresas são sistemas abertos que mantém relações com terceiros, designados

pelas partes envolvidas: clientes, fornecedores, entidades bancárias, estado e

instituições públicas, sociedade local, entre outros (Serrador e Martins, 2005). Mas

também são, elas próprias, em si mesmo, geradoras de informação e conhecimento que,

com o incremento atual de atividade, principalmente do setor enunciado, urge ser

tratado (Almeida, 2014).

Estreitamente ligada à informação e conhecimento, a codificação tem um papel

importante, em que o conhecimento e os recursos associados são reunidos,

armazenados e explicitamente representados (Bermell-Garcia et al., 2012).

INTRODUÇÃO 26


O aumento da quantidade de materiais utilizados nas empresas e o crescente número

de novos produtos (Silva et al., 2012), torna o tema da codificação de significativa

importância e específico à realidade de cada organização (Groover, 2010).

As atuais tendências na economia internacional exigem às empresas a implementação

de novos paradigmas de marketing e de produção, especialmente devido à imensa

variedade de produtos, em que estejam presentes sistemas de codificação que

permitam a construção de códigos facilmente reconhecíveis e relativamente curtos

(Oroszi et al., 2009).

Na ausência de artigos que reflitam o contributo evidente da classificação dos Stock

Keeping Units (SKU) ou códigos internos do produto, aliada à falta de artigos que

estruturem o seu processo de classificação (Van Kampen et al., 2012), não foi

direcionada a atenção académica necessária às suas implicações na tomada de decisões

das empresas (Syntetos et al., 2009).

Perante estas evidências, esta dissertação explora um estudo de caso referente à

codificação interna dos produtos numa empresa do mercado da subcontratação para o

setor da metalomecânica.

Numa primeira fase, identifica-se um sistema de codificação descritivo, alfanumérico e

demasiado heterogéneo, ao passo que numa segunda fase, pós-implementação de um

sistema de gestão de produção, Enterprise Resource Planning (ERP), apresenta-se um

sistema de codificação misto, numérico e homogéneo.

1.2 Objetivos

No âmbito desta dissertação, o objetivo geral foi analisar os sistemas de codificação

interna dos artigos de uma empresa na área da metalomecânica.

Como objetivos específicos tem-se:

• Identificar a estrutura e a composição da codificação pré e pós-implementação

de um ERP;

• Realizar um estudo comparativo das codificações existentes;

• Definir sugestões de melhoria a implementar à codificação atual da organização

em questão, tendo em consideração as exigências do ERP existente.

INTRODUÇÃO 27


1.3 Metodologia de investigação

O tema da investigação “Codificação interna do artigo – Roadmap” surgiu após ter

reunido algumas opiniões concorrentes de pessoas ligadas ao tecido industrial

português cujo tema é normalmente secundarizado, e que não raramente traz

problemas a jusante.

Assim sendo, começou-se com a revisão bibliográfica para confirmar o conjunto de

opiniões que levantaram o interesse numa primeira fase, com a pesquisa do que

atualmente é realizado ao nível desta temática nas empresas nacionais e internacionais.

A metodologia usada é o caso de estudo. Como ferramenta para recolha de informação

e diagnóstico usou-se a entrevista semiestruturada para recolha de informação junto

dos decisores e intervenientes no sistema, com responsáveis da empresa, responsáveis

de áreas funcionais e operários que inserem dados no sistema, materializadas através

de reuniões e observação direta e questões no local de trabalho. Posteriormente ao

levantamento das informações necessárias para se fazer o diagnóstico e análise da

situação inicial e da situação pós-implementação do ERP, no que diz respeito aos

sistemas de codificação interna, foi também realizada a entrevista semiestruturada,

através de reuniões, com a empresa que implementou o ERP (Anexo 1).

Por fim, apresentaram-se e discutiram-se algumas sugestões de melhoria, que não

tendo ainda sido colocadas em prática, importam ser referidas para uma melhoria na

produtividade e competitividade da empresa caso de estudo, bem como na perspetiva

de trabalhos futuros nesta área.

1.4 Apresentação da empresa

Caracteriza-se sumariamente do ponto de vista institucional e orgânico-funcional (ver

organograma no Anexo 2), a organização que será alvo de estudo, do ponto de vista dos

seus sistemas de codificação interna dos produtos, no capítulo 3.

A V Laser On - Metalomecânica, S. A. foi constituída em 18 de junho de 2010 e procura

afirmar-se no mercado da subcontratação para o setor da metalomecânica.

Sita no concelho de Vila do Conde, as suas instalações (Figura 1) albergam duas

máquinas de corte laser bidimensional e um vasto corpo técnico com modernas

ferramentas informáticas que permitem responder eficazmente às solicitações dos seus

clientes desde o simples corte de uma pequena peça metálica ao fornecimento de uma

solução chave-na-mão.

INTRODUÇÃO 28


Figura 1 - Vista aérea das instalações da V Laser On

Desde o desenvolvimento do protótipo com recurso às soluções de modelação

tridimensional SOLIDWORKS®, até à pintura eletroestática a pó epóxi, a organização tem

integrado todos os processos que entende aportar valor para a mesma.

A seção de quinagem procura encontrar soluções para a maioria das peças que os

clientes encomendam para corte laser, e a seção de soldadura conta com doze técnicos

qualificados, estando em conformidade com o Sistema de Gestão e Organização

implementados na V Laser On de acordo com a norma NP EN ISO 9001: 2008 pelas

atividades de prestação de serviços de corte laser, quinagem e soldadura,

desenvolvimento e fabrico de produtos diversos na área da metalomecânica.

O tipo de produção da empresa estudada é preferencialmente make-to-order, isto é, um

modelo de processos de produção por pedido, em que o desenho global do produto está

definido, mas sujeito a configuração de algumas partes ou características disponíveis. É,

portanto, um modelo de configuração massiva, e que resulta em múltiplas versões e

variantes de produto.

Com uma média mensal de corte de chapa de duzentas toneladas, nos últimos anos a V

Laser On tem apostado na sua internacionalização para mercados europeus tendo já

firmado várias parcerias em França e Espanha com empresas da indústria automóvel,

agrícola, naval, construção, entre outros. São um exemplo do setor da metalurgia e

metalomecânica nacional que vive os melhores anos de sempre quando se fala de

INTRODUÇÃO 29


exportações e que em março último atingiu 1543 milhões de euros (O Jornal Económico,

2017).

1.5 Organização da dissertação

Esta dissertação está dividida em cinco capítulos, sendo o primeiro a introdução, onde

após uma sumária contextualização se apresenta o tema e a sua relevância, bem como

os seus objetivos e metodologia de investigação. Apresenta-se a empresa caso de

estudo e por fim faz-se uma breve resenha da organização da dissertação.

No segundo capítulo trata-se do enquadramento teórico do estudo, destacando-se as

palavras-chave que fazem parte do título “Codificação interna do artigo”,

nomeadamente: codificação (conceito, requisitos de um sistema de codificação, tipos

de sistema de codificação, harmonização, codificação interna e por fim, prevenção e

deteção de erros), artigo e enquadra-se o sistema de gestão de produção que ajuda a

definir uma das estruturas de codificação.

No terceiro capítulo, abordam-se os dois sistemas de codificação distintos, o anterior e

posterior à implementação do sistema de gestão de produção, diagnosticando e

analisando a empresa caso de estudo relativamente a esta temática.

No capítulo quatro, compilam-se num quadro-resumo as características principais de

ambos os sistemas de codificação, e realiza-se a discussão do caso analisado, propondo-

se melhores práticas.

Por último, a dissertação termina com a apresentação das principais conclusões,

refletindo sobre as suas limitações e implicações para a investigação futura.

31

<TÍTULO DA TESE> <NOME DO AUTOR>

REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

2.1 Codificação

2.1.1 Conceito

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação

2.1.3 Tipos de sistemas de codificação

2.1.4 Harmonização

2.1.5 Codificação interna

2.1.6 Prevenção e deteção de erros

2.1.7 Análise crítica

2.2 Artigo

2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP

2.4 Conclusão

REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 33


2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Este capítulo trata do estado de arte do tema investigado, no qual são debatidos o

conceito e o porquê da codificação, nomeadamente a codificação interna que é objeto

de estudo desta dissertação. São dados alguns exemplos de sistemas de codificação,

bem como os seus requisitos e tipos. Discute-se ainda o trabalho tido no âmbito da

harmonização da codificação a nível internacional e apontam-se melhores práticas na

prevenção e deteção de erros relacionados com esta temática. Finalizando este capítulo

sustentam-se outros conceitos relevantes à luz desta investigação.

2.1 Codificação

A palavra-chave desta dissertação tem direito um subcapítulo em que se sustenta o

próprio conceito, alude-se a necessidade de codificar, apresentam-se requisitos,

evidenciando vários exemplos. Distingue-se codificação interna não-normalizada, da

que é alvo de normalização, referindo alguns dos standards mais conhecidos. Abordam-

se os tipos de sistemas de codificação e alude-se à prevenção e deteção de erros a

propósito do tema.

2.1.1 Conceito

Segundo Saldaña citado em Vogerau et al. (2016, p. 98) definem codificação como um

“processo transitório entre a produção de dados e a análise extensiva destes”.

O processo de codificação é descrito pela forma em que o conhecimento tácito é

extraído no sentido de produzir conhecimento codificado a que se liga o conceito de

código (Bénézech et al., 2001).

Deste modo, os códigos traduzem caraterísticas dos artigos de forma racional,

estruturada, clara e facilitam a identificação da imensa multiplicidade de produtos

mediante conjuntos de símbolos alfanuméricos ou numéricos (Viana, 2000).

Hansen et al. (1999) apontaram duas estratégias para gestão do conhecimento:

codificação e personalização. Na primeira, todo o conhecimento é padronizado,

estruturado e armazenado em sistemas de informação, localizado por meio de uma

indexação eficiente e partilhado com todas as filiais da empresa através de redes de



dados. Na segunda, o foco está na transmissão do conhecimento implícito entre

profissionais.

No seio das empresas, as técnicas analíticas para aferição da estratégia de gestão do

conhecimento de uma empresa permitem:

• Ajudar a mapear que técnicas de gestão do conhecimento estão a ser

empregadas;

• Auxiliar na orientação da estratégia da empresa;

• Perceber quais os recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos nas

atividades eficientes geradoras de conhecimento (Joia e Oliveira, 2007).

Sendo a codificação uma comunicação precisa entre diferentes assuntos (United

Nations Standard Products and Services Code, 2001) na qual o conhecimento é

armazenado e explicitamente representado (Bermell-Garcia et al., 2012), esta

representação passa “pela conversão de linguagem natural, demasiado extensa e

imprecisa, para uma linguagem simbólica, breve e precisa” (Courtois et al., 2011, p. 174).

A atribuição do código visa simplificar e facilitar as operações na empresa, uma vez que

todo um conjunto de dados descritivos e individualizadores do material é substituído

por um único símbolo representativo (Serrador e Martins, 2005). O código torna-se

tanto mais necessário quanto maior for o universo e a diversificação dos itens existentes

e transacionados na empresa (Gabriel, 2005).

Numa fase inicial da organização, a codificação de artigos, é normalmente um assunto

a que é devida pouca importância, porém com o amadurecimento da organização (Juran

e Godfrey, 1998), observa-se tipicamente um crescente número de materiais utilizados

e a criação de novos produtos (Nara, et al., 2013), bem como a proliferação dos seus

códigos (Syntetos et al., 2014; Yu, 2016).

Uma vez que na generalidade das empresas, a codificação simplifica e acelera

significativamente o processo de desenvolvimento e manutenção do produto (Smirnov

et al., 2013), é urgente a criação de uma linguagem única que envolva classificação e

codificação dos diversos materiais e que permita identificá-los de uma forma clara

(Gonçalves, 2004).

Ainda assim e de acordo com Barroso (2012), a importância da codificação na gestão de

stocks, SKU, nomeadamente o estudo e análise da codificação e referenciação utilizada

e a criação de procedimentos na codificação e referenciação dos artigos, tem sido um

assunto marginal para a comunidade empresarial.

Dima (2013), justifica a importância da codificação em três vertentes:

• Facilita processo de identificação de produtos;



• É determinada pela necessidade de classificação dos artigos em milhares de

cópias, de modo a que sejam rapidamente encontrados quando requeridos;

• Permite uma abordagem homogénea da informação de identificação de

produtos, tanto dentro como fora da organização.

A forma como a identificação é feita deve ser estabelecida de acordo com a natureza do

processo, produto ou serviço, e com as efetivas necessidades dos utilizadores, incluindo

as necessidades dos clientes, regulamentação e legislação aplicável. Os meios de

identificação são variados e aplicados em conjunto, tais como: inscrições, etiquetagem

com menções, designações apropriadas, códigos internos de barras ou de cores (APCER,

2015).

Ao longo da história encontram-se vários exemplos da utilidade da codificação, em

diferentes contextos empresariais e académicos.

Uma das primeiras propostas para a codificação de carateres alfabéticos surgiu com

Samuel Morse. O histórico “Código Morse” traduziu as 26 letras do alfabeto latino e os

algarismos árabes em sequências de impulsos elétricos de curta duração (anotados em

papel como pontos “.”) e longa duração (anotados em papel como traços “-“)(Nunes,

2016).

Gahlod et al. (2016) aplicaram a codificação utilizada num estado da Índia ao

desenvolvimento de um código nacional único. Estes autores criaram um atlas que

compreende a codificação sistematizada de forma alfanumérica da bacia hidrográfica

indiana, facilitando a gestão de solo e água do governo indiano e para algumas

organizações não-governamentais.

Para ajudar os alunos a compreender e aplicar métodos de codificação aos sistemas de

contabilidade, Lehmann e Heagy (2014) desenvolveram e usaram formas distintas de

ensino que se assemelham à experiência do mundo real, categorizando-os da seguinte

forma:

• em grupo, no qual os carateres descrevem uma estrutura hierárquica (p.e. os

dois primeiros carateres indicam eletrónica, os próximos dois indicam

computadores, os dois seguintes indicam desktops);

• em bloco, no qual os carateres em posições específicas têm um significado, por

exemplo, os dois dígitos médios indicam o tamanho do monitor do computador;

• o mnemónico – onde os carateres têm alguma associação lógica, por exemplo,

os carateres “COM” indicam um filme no género de comédia.

Na indústria têxtil, Kumar et al. (2017) introduzem uma nova forma de etiqueta de

rastreamento baseada em codificação de fio que é totalmente integrada na cadeia de

fornecimento de tecidos mediante a aplicação de um algoritmo que reconhece padrões

de imagem na identificação e descodificação das etiquetas.



Zhu e Jiang, (2014) fazem menção a um novo esquema de codificação híbrido veiculado

pela representação eficiente da forma, em que os contornos de um objeto são primeiro

extraídos e divididos em múltiplos segmentos encadeados. Em seguida, são concebidos

e desenvolvidos dois modos de codificação fundamentais para codificar os segmentos

baseados na análise de correlação e nas características de códigos encadeados, em que

cada segmento de cadeia é codificado com o modo que pode produzir um comprimento

de código mais curto.

Na metalurgia e na metalomecânica, no que respeita à codificação de materiais, pode-

se dar como exemplo a necessidade de utilizar ou produzir o mesmo aço ou liga em

qualquer parte do mundo. Uma empresa na Alemanha habituada internamente a

referenciar um aço “C15”, se quiser o mesmo material da Suécia o código, na Suécia, é

o “1350”, ou se for da República Checa o código é o “12023”. Assim a necessidade de

uma comparação de designações para vários tipos de materiais em todo o mundo está

incluída na Tabela 1. Contém as denominações de materiais usadas na Inglaterra,

Alemanha, França, Itália, Japão, Suécia e República Checa. As propriedades e a

composição dos materiais não são descritas, sendo a lista limitada aos nomes ou códigos

equivalentes dentro do sistema desse país particular (Suchy, 2006).

Tabela 1 - Tabela comparativa adaptada do Aço e suas Ligas – Adaptado de (Suchy, 2006)

EUA

(AISI-

ASTM)

Alemanha

(DIN)

Bélgica

(NBN)

França

(AFNOR)

Inglaterra

(B. S.)

Itália

(UNI)

Japão

(JIS)

Suécia

(SS)

Rép.

Checa

(CSN)

Espanha

(UNE)

1010 C10 AF34C10 045M10,

040A10 C10 S10C

F.151,

F.151.A

Ck10 C10-2 XC10 1449

10CS

S10C,

S9CK 1265 12010

F.1510-

C10k

1015 C15 AF37C12,

XC18

040A15,

080M15

C15,

C16 1350 12023

F.111,

F.1110-

C15k

Ck15 C16-2 XC15 1449

17CS

S15C,

S15CK 1370

F.1511-

C16k

2.1.2 Requisitos de um sistema de codificação

A ontologia enquanto sistema de representação de conhecimento (Andrade et al., 2010)

permite a criação de famílias de produtos (classes) que conduzem ao seu

processamento, utilizadas na definição de plataformas e que têm a capacidade de ser

reutilizadas na criação de famílias de produtos similares (Oroszi et al., 2009).



Uma das estruturas de códigos mais usadas é constituída pela classe, família e subfamília

do material (Silva, 2011).

Tal como diz Van Kampen et al. (2012), perante uma adequada classificação SKU deve-

se ter presente a quantidade de classes utilizadas e definição de limites entre classes.

A prática mais comum, atualmente é definir um número de dígitos que assegure o

número máximo a ser controlado nos anos vindouros. Também por isso cada vez mais

se chama de código o número de stock (Faro, 2015) ou SKU.

A principal função de um sistema de codificação é a de “atribuir um código

representativo, de modo a que seja possível identificar qualquer artigo, facilitando e

simplificando as operações dentro da empresa” (Almeida, 2014, p. 10).

Para Groover (2010) um sistema de codificação e classificação bem estruturado deve:

• Facilitar a formação de famílias;

• Permitir uma rápida busca;

• Reduzir a duplicação de ficheiros;

• Promover a normalização do design;

• Melhorar a estimativa e o registo dos custos.

Oroszi et al. (2009) apresentam uma abordagem para a construção de um sistema de

codificação e a sua implementação baseada numa ontologia comum ou de

compromissos, contendo a classificação de famílias de produtos usada no Product Data

Management (PDM) e Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa. Esta abordagem

permite ter códigos similares para produtos semelhantes e vice-versa e é facilmente

expansível. A interoperabilidade entre sistemas de codificação, isto é, a capacidade de

dois ou mais sistemas de codificação trocarem informação e usarem essa mesma

informação, pode ser um requisito, se for visto como tal (Petrovic, 2017). Este método

de tratar o artigo industrial cria um ambiente colaborativo que permite a

interoperabilidade entre departamentos dentro da empresa, promovendo a melhoria

dos processos de PDM, fornecendo um esquema padronizado de geração de código para

produtos novos e modulares (Oroszi et al., 2009).

Alguns autores sumarizam os requisitos de um sistema de codificação (Courtois et al.,

2011; Dima, 2013; Serrador e Martins, 2005):

• Preciso e discriminativo;

• Flexível;

• Estável no tempo;

• Homogéneo;

• Simples.



Assim, o código deverá fornecer um entendimento rápido de algumas características

dos materiais, ou seja, terá que ter uma estrutura que possa fornecer informação sobre

alguns dos seguintes aspetos: o tipo de artigo, características técnicas, onde é aplicado

e a sua localização no armazém (Silva, 2011).

Silver et al. (1998) por sua vez sublinham a sua função, estilo, tamanho, cor e também

localização.

A localização do artigo é uma característica importante do código principalmente nas

organizações em que é importante seguir o percurso do artigo, fluxo físico, e como é

que ele se move através da cadeia de valor (Oliveira, 2015).

Segundo a APCER, (2015), a capacidade para seguir a localização de um objeto apelida-

se de rastreabilidade, ou seja, a aptidão para saber a posteriori a origem de um artigo

dentro da cadeia de valor, através das referências dos registos efetuados a priori

(Oliveira, 2015). Requisito, este, exigido pelas empresas de classe mundial, como forma

de garantir nível de qualidade e de serviço e de imputar responsabilidades ou melhorar

o produto.

Para garantir a eficiência de qualquer sistema de rastreabilidade a composição do lote

é um elemento fulcral no processo, uma vez que é ele que determina a exatidão do

mesmo (CODIPOR, 2005).

Caso seja um requisito, a rastreabilidade obriga a uma definição clara dos critérios a

utilizar, bem como a extensão em que os processos, produtos e serviços devam garanti-

la (APCER, 2015).

Existem várias ferramentas para a melhorar a rastreabilidade dos produtos. De seguida

apresentam-se três ferramentas do sistema EAN.UCC (European Article Number.

Uniform Code Council), um sistema que através de standards permitem a comunicação

entre os participantes na cadeia de valor da produção segundo uma linguagem

comercial global:

• Global Trade Item Number (GTIN) – A numeração de um artigo, como um sistema

para identificação de unidades pela correspondência de um número único a cada

uma delas;

• Códigos de barras – Enquanto transportadores de dados, esta ferramenta

codifica os dados sobre o item em questão;

• Global Location Number (GLN) – Um código numérico que identifica qualquer

entidade numa empresa ou organização e que a cada localização é

correspondido um número único (CODIPOR, 2005).



Nas palavras de Gurgel e Francischini (2002, p. 129). o sistema EAN é “um

desenvolvimento global de padrão aberto multissetorial de identificação não-

significativa de produtos, serviços e locais, com o objetivo de promover a linguagem

comum em negócios internacionalmente”.

2.1.3 Tipos de sistemas de codificação

A investigação tem apresentado vários tipos de sistemas de codificação:

• Analítico, cronológico sequencial, e misto (Dima, 2013; Serrador e Martins,

2005);

• Descritivo ou analítico, não descritivo e misto (Courtois et al., 2007);

• Falantes e não falantes (Stark, 2015);

• Alfabético, alfanumérico e o numérico ou decimal (Gabriel, 2005; Nara et al.,

2013).

Os sistemas de codificação mais utilizados pelas empresas são o alfabético, o

alfanumérico e o numérico ou decimal (Gabriel 2005; Nara et al., 2013).

Dias (2000) define os dois primeiros:

• sistema alfabético – composto por um conjunto de letras do alfabeto, suficiente

para identificar o material, no entanto apresenta limitações quanto à quantidade

de itens, sendo de difícil memorização;

• sistema alfanumérico – combinação de letras e números, suportando um

número maior de itens, se comparado ao sistema alfabético, no entanto, menor

do que o numérico ou decimal.

O terceiro, sistema numérico e decimal, diz respeito a um código de combinação do

sistema numérico e decimal que implica a utilização de números, mas identifica e

classifica os materiais de forma racional (Costa, 2002) pois as possibilidades de

classificação pelo sistema decimal são proporcionais às necessidades de organização dos

armazéns por parte das empresas (Gabriel, 2005).

Pinheiro (2006), num trabalho de reorganização, informatização e definição de normas

de funcionamento de um armazém, implementou um sistema de codificação de artigos

não-descritivo – 8 dígitos e 4 regras de codificação – evidenciando como vantagem a

capacidade de pesquisar rapidamente informação no sistema de informação

implementado.



Almeida (2014) afirma que o sistema de codificação dos artigos tem como principal

intuito atribuir um código representativo, tornando possível a identificação de qualquer

artigo no sentido de simplificar todas as operações dentro de uma empresa.

No sentido de clarificar os conceitos de códigos de identificação e de classificação,

Fairchild e de Vuyst (2002) fazem a sua distinção, como se observa na Tabela 2.

Tabela 2 - Diferenças entre Código de Classificação e Código de Identificação (Fairchild e de Vuyst, 2002)

Código de Classificação Código de Identificação

Princípio

Cognitivo

Indica a relação do item com

outros itens, similares e não-

similares

Identifica o item

inequivocamente

Característica-

chave do código Hierárquica Singularidade

Os dígitos do

código

Mostram classes e subclasses

das quais o item faz parte

Criam uma correspondência

particular entre o símbolo e o

item (os dígitos não têm outro

significado)

Funções

principais

Encontrar bens e serviços, e

análise de atividades para

futuras melhorias

Acompanhamento e manutenção

dos registos

2.1.4 Harmonização

Como se viu no ponto anterior, a aplicação dos sistemas de codificação é prática

recorrente em diferentes tipos de empresas e assume-se como uma necessidade. Uma

gestão eficaz dos processos de inventário e de negócios, implica oferecer o suporte

logístico geral (Oroszi et al., 2009), que passa pela normalização de códigos de boas

práticas como garantia da permutabilidade e compatibilidade dos componentes (Davis,

1998).

À medida que as empresas e as indústrias amadurecem, adotam uma padronização para

o benefício mútuo de clientes e fornecedores, que se estende à linguagem, produtos,

processos e assim por diante, usando designações curtas para os seus produtos:

números de código, siglas e assim por diante (Juran e Godfrey, 1998).

Davis (1998) sugeriu que para existir compatibilidade entre organizações é imperativo

que as normas e códigos de boas práticas que subjazem ao projeto dos componentes



sejam as mesmas. Por exemplo, uma das recomendações dadas aos fabricantes de

dispositivos médicos para implementação foi a harmonização dos atuais sistemas de

codificação (Gauthier et al., 2011).

A propósito deste tema é necessário alegar o contributo e a magnitude do Global

Standards One (GS1). O GS1 como referido em Gouveia (2014, p. 8) define-se como uma

“organização internacional sem fins lucrativos destinada a auxiliar empresas, quer sejam

pequenas, médias ou grandes, a implementar normas/standards globais e a reduzir as

ineficiências ao longo das cadeias de valor”. É uma organização formada por mais de

100 organizações-membro que representam mais de 1 milhão de empresas de mais de

150 países.

A introdução das normas GS1 tem como propósito a melhoria da eficiência de registo e

troca de informação em toda a cadeia de valor. A aplicação dos standards GS1, exige

que as organizações que os utilizem mantenham o registo dos números de identificação

(GTIN), os números de série das unidades logísticas (SSCC - Serial Shipping Container

Code), e a informação atribuída às unidades comerciais bem como os códigos de

localização da sua origem GLN (Oliveira, 2015).

Os standards GS1 têm como base uma identificação única e inequívoca, (CODIPOR,

2010), via:

• Identificadores-chave:

o GS1 CEP (Códigos de Empresa Portuguesa);

o GS1 GTIN-8 – códigos de produtos de dimensões reduzidas;

o GS1 GTIN-13 – códigos de coupons e meios de pagamento;

o GS1 GLN – códigos de localização GS1 para a EDI (Electronic Data

lnterchange);

o NCR (Números de Circulação Restrita) - códigos de produtos de peso e

quantidade variável.

• Dados adicionais:

o • Data de validade;

o • Lote;

o • Número de série;

o • Quantidade;

o • Outros.

A International Organization for Standards (ISO) tem também tentado simplificar e

harmonizar os processos de codificação através da eliminação da multiplicidade de

códigos existentes, relacionando-se com o processo de codificação de duas formas

(Bénézech et al., 2001):

1. São usadas como uma ferramenta de codificação que permite à empresa:



a. Formalizar o conhecimento codificado dentro da empresa (combinação)

b. Codificar o conhecimento tácito inerente às pessoas (externalização)

c. Partilhar experiências perante discussão acerca do funcionamento do

processo (socialização);

2. O resultado da padronização terá que ser reapropriado pelas pessoas no seio da

empresa para que esta seja útil e contribua para a aprendizagem organizacional.

Contudo, há ainda um longo caminho a percorrer até que exista apenas um pequeno

conjunto de normas e códigos (Ellenberger, 2010). Este autor introduz a problemática

da multiplicidade de códigos a nível internacional, alegando o papel da ISO na tentativa

de os diminuir. Indica os códigos American Society of Mechanical Engineers (ASME)

como prevalentes nos Estados Unidos da América e muitas outras partes do mundo, os

códigos Deutsches Institut für Normung (DIN) na Europa, e por fim, os códigos japoneses

que têm muita expressão na Ásia.

A nomenclatura padronizada facilita a comunicação interna e se os clientes externos

também adotarem a mesma nomenclatura, o problema dos dialetos múltiplos é

bastante reduzido (Juran e Godfrey, 1998).

Petrovic (2017), enumera os esforços neste campo nomeadamente, com o

desenvolvimento da ISO 22745, o projeto “eClassOWL - The Web Ontology for Products

and Services” e o projeto “ECCMA - Electronic Commerce Code Management

Association”.

A título exemplificativo, Carter e Spitler (1997), elencam e evidenciam a utilização de

vários esquemas de codificação para o mesmo produto. O Standard Industrial

Classification / North American Industry Classification System (SIC), o European Article

Numbering (EAN), o National Institute of Governmental Purchasing (NIGP), ou o United

Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), são exemplos patentes na

Tabela 3.

Tabela 3 - Vários esquemas de codificação para o produto "Bateria" (Carter e Spitler, 1997)

Esquema de

codificação Código Características

SIC/NAICS

3-35-9-11

(Fabrico-Equipamento

Elétrico-Outros-

Bateria)

Identifica as categorias: indústria, produto e

serviço

Demasiado abrangente para uma análise de

custo eficaz

EAN

0-39800-08252-7

(Tipo-Produtor-Item-

Código de controlo)

Código de identificação, não código de

classificação

Identifica a mercadoria pelo produtor

Não existe hierarquia



NIGP 11223344556

Usado por agências de compras do governo

local

Mantém hierarquia

Código de propriedade (utilização paga)

Interno

112-003-121

(Divisão-

Departamento-Item de

despesa)

Os códigos de propriedade apenas são úteis

para uma única empresa. Será dispendioso

fazer com que parceiros comerciais usem o

mesmo código.

Hierarquia limitada ou inexistente

UNSPSC

26-11-17-09

(Segmento-Família-

Classe-Mercadoria)

Identifica produto e serviço por categoria

Alta especificidade

Múltiplas hierarquias permitem agregação /

desagregação a qualquer nível de análise

A investigação tem questionado a necessidade da normalização de códigos de boas

práticas, desenvolvidas por inúmeras associações, como garantia da permutabilidade e

compatibilidade dos componentes, tanto na ótica interna de uma empresa de produção,

em que a normalização das peças é um assunto crítico, quer na ótica externa, quando

essas peças, feitas à luz de determinados princípios e normas, irão ser combinadas com

componentes de outras empresas produzidos com as suas próprias normas (Davis,

1998).

Na presença de múltiplos sistemas de codificação dentro da mesma empresa, Petrovic

(2017) expõe uma solução teórica para contornar este problema da não

operacionalidade entre sistemas, sugerindo uma ferramenta de tradução de data

mining que passa por:

1. Decompor os sistemas de codificação;

2. Criar um sistema baseado no conhecimento que terá mais facilidade para

reproduzir e identificar os mesmos atributos nos diferentes sistemas caso eles

existam;

3. Propor uma forma conveniente de guardar os itens identificados em diferentes

sistemas para uso posterior.

Se houvesse uma única convenção universal de que todas as organizações pudessem

beber, mesmo aquelas que quisessem especificá-lo para determinados propósitos,

grandes poupanças seriam alcançadas (United Nations Standard Products and Services

Code, 2001).



2.1.5 Codificação interna

Como cada empresa produz um conjunto único e específico de peças e produtos, esta

deve conceber o seu próprio sistema de codificação (Courtois et al., 1997), no sentido

de se alcançar uma elevada eficiência de codificação (Zhu e Jiang, 2014).

Entre todos os processos de planeamento e controlo de produção, a codificação de

artigos exige uma metodologia singular inerente à empresa em questão (Guoli et al.,

2003; Jiao et al., 2000), ou seja a presença de uma codificação interna da empresa.

A codificação facilita a comunicação interna no que diz respeito a materiais e compras

(Viana, 2000). É neste âmbito que surgem sistemas de certificação de qualidade, como

a ISO 9000 e subsequentes, nos quais são definidos padrões, que poderão ser vistos

como um código a ser traduzido por agentes internos e que permitem uma linguagem

comum, contribuindo para a transparência da empresa e criando oportunidades para o

desenvolvimento da relação industrial (Bénézech et al., 2001).

2.1.6 Prevenção e deteção de erros

Wanke (2000) afirmou que as medidas de padronização na identificação de artigos têm

como objetivos o aumento da produção e a prevenção da ocorrência de erros, que por

sua vez afetam os custos, prazos e satisfação do cliente.

Para resolver o problema da proliferação de produtos nas empresas, Yu (2016)

desenhou um processo para selecionar os possíveis SKU a serem retirados e

desenvolveu um modelo para quantificar os custos de complexidade, isto é, os custos

por existirem demasiados códigos SKU.

É necessário implementar sistemas de prevenção, começando por evitar a confusão na

aquisição e transmissão de códigos, como nestes exemplos:

• campos segmentados ou pequenos – “387 125”;

• letras “O, Q, i, I”, que se confundem com os algarismos “0 e 1”;

• consoantes que soam de forma idêntica, como “B” e “P”, ou “D” e “T”;

• zeros que principiam campos e números, como “001 099 005” (Courtois et al.,

2007)

Se, não obstante a prevenção, ocorrem erros, a sua deteção é essencial. Entre as causas

de registos incorretos reconhece-se a imprecisa identificação dos produtos (Kang e

Gershwin, 2005), pois a tarefa de fazer corresponder as propriedades do produto com



os códigos do mesmo torna-se extremamente difícil se estes não se basearem nas

mesmas regras de codificação (Oroszi et al., 2009).

Uma das formas para se detetar este tipo de erros, é criar uma chave ou dígito de

controlo, que nas palavras de Dima (2013, p. 69), “independentemente do sistema de

codificação, uma chave de controlo deve ser feita para cada código”. O dígito de

controlo não é mais que uma validação da consistência de um código, normalmente

presente no final desse mesmo código, que se obtém através de um cálculo

representado nas Tabela 4 e Tabela 5.

Tabela 4 - Fórmula de cálculo do dígito de controlo – Adaptado de CODIPOR (2010)

Posição e número de dígitos

1.º dígito 2.º dígito 3.º dígito 4.º dígito 5.º dígito Dígito de

controlo

Multiplicar cada dígito por

x1 x5 x3 x1 x3

Somar multiplicações

E subtrair o resultado ao múltiplo de 10 imediatamente superior

Utilizando esta fórmula, de seguida mostra-se o cálculo do dígito de controlo número

“6” no código “123406”.

Tabela 5 - Exemplo do cálculo do dígito de controlo do código "123406" – Adaptado de CODIPOR (2010)

Posição e número de dígitos

1 2 3 4 0 Dígito de

controlo

Multiplicar cada dígito por

x1 x5 x3 x1 x3

Somar multiplicações: (1x1)+(2x5)+(3x3)+(4x1)+(0x3)=24

E subtrair o resultado ao múltiplo de 10 imediatamente superior: 30-24=6

Outro tipo de erro, a falta de procedimentos para a codificação e referenciação,

expressa-se na imensa variabilidade de códigos de produtos, que deverá ser solucionada

através da modificação dos dados e menções introduzidas numa dada plataforma

informática e da modificação das famílias dos produtos (Barroso, 2012).



2.1.7 Análise crítica

Atendendo à diversidade de conceitos e abordagens alegadas anteriormente, faz-se de

seguida uma súmula crítica dos aspetos chave até agora enunciados.

Tendo em conta o conjunto de opiniões citadas, percebe-se, em todos eles, a

importância e necessidade da codificação enquanto mecanismo facilitador das

operações da empresa.

Nota-se também uma tendência comum assinalável relativamente aos requisitos, ou

características de um sistema de codificação dos produtos de uma empresa:

• Precisão;

• Flexibilidade;

• Estabilidade;

• Homogeneidade;

• Simplicidade.

Outro aspeto concordante à maioria dos autores estudados é a harmonização. E neste

aspeto salienta-se a contribuição do GS1, como expoente máximo na implementação de

normas e standards à escala mundial. Contudo também se alega que este é um processo

que tem ainda muito que evoluir à luz da multiplicidade de códigos e de interesses a

nível internacional.

Concomitantemente, a codificação interna dos produtos, isto é, a codificação dos

produtos que é definida mediante as necessidades e processos de cada empresa, é

veiculada por boa parte dos autores estudados, apesar de, ao contrário dos esforços que

existem para a harmonização da codificação à escala mundial, ser um assunto

normalmente negligenciado e que traz, não raras vezes, problemas às empresas. Este é

um dos principais motivos pela realização deste trabalho de investigação.

Para além dos aspetos convergentes que se acaba de analisar resumidamente, importa

também abordar os aspetos divergentes como a questão dos carateres utilizados nos

códigos. A bibliografia estudada divide-se quanto à melhor solução – sensivelmente

metade aponta a codificação alfanumérica, ao passo que a outra metade afirma que a

codificação numérica é a melhor solução.

Relacionada com esta questão, existe outra, a significância do código que também exibe

opiniões divergentes, isto é, uns suportam uma codificação significante, ao invés de

outros que, baseando-se no importante argumento de que, com a crescente



implementação de sistemas de informação nas empresas e a correspondente facilidade

de acesso à informação, cada vez há menos necessidade dos códigos dos produtos

terem em si mesmo um significado, devendo ser apenas identificadores do produto,

assumindo a forma de contadores sequenciais, facilitando a construção e a longevidade

do sistema de codificação.

2.2 Artigo

Courtois et al. (2011, p. 172) definem o termo “artigo” como “um termo genérico que

corresponde a um produto acabado, um subconjunto, um componente ou uma matéria-

prima”.

Serrador e Martins (2005) apresentam outro ponto de vista, falando de: consumíveis,

matérias subsidiárias, incorporáveis e mercadorias. Estes autores definem artigo como

o material que é considerado individualmente pelo sistema de produção e que é

comprado, integrado em stock, planificado, transformado e vendido.

2.3 Sistema integrado de gestão empresarial – ERP

No início dos anos 70 surgem as primeiras versões de uma ferramenta de planeamento

que contemplava apenas ordens de compra e ordens de trabalho de fábrica -

Manufacturing Resource Planning (MRP). A sua evolução, Manufacturing Resource

Planning II (MRP II) é um sistema fechado que integra e coordena as principais funções

de negócio de modo a fabricar o produto certo na altura certa, como conta Groover

(2010).

Um dos termos das últimas gerações do MRP II é o Enterprise Resource Planning

“Enterprise” em oposição a “Manufacturing” porque é um sistema que vai além da

produção, integrando áreas como manutenção, qualidade, marketing, entre outros

(Turbide, 1995).

Addo-Tenkorang e Helo (2011) definiram ERP como um sistema de software unificado

de toda a empresa que integra e controla todos os processos de negócio, em toda a

organização, funcionando como soluções de software padrão universais para controlar

e otimizar os processos de negócios (Grote e Antonsson, 2009).

De acordo com o modelo ontológico, a mesma taxonomia é usada nos sistemas ERP e

PDM das empresas, uma vez que para cada família de produtos (classe) é definida um



conjunto de propriedades (atributos) e para cada propriedade são definidos uma série

de valores e códigos (Oroszi et al., 2009).

Deste modo, o ERP permite uma maior rapidez e facilidade na obtenção de informações

no que respeita às diferentes atividades da empresa, permitindo um maior

acompanhamento ao nível da gestão nas múltiplas vertentes do negócio, como finanças,

contabilidade, planeamento da produção, recursos humanos e outros (Silva, 2011).

As principais vantagens do ERP são a informação correta, para a pessoa certa, na hora

apropriada. Desta maneira, elimina-se a redundância e redigitação dos dados, aumenta

a segurança sobre os processos de negócios, permite a rastreabilidade de transações

além de ter a flexibilidade de ser implantado por módulos (Caiçara Jr., 2008).

2.4 Conclusão

Neste segundo capítulo fez-se o enquadramento teórico do estudo, destacando-se as

palavras-chave que fazem parte do título “Codificação interna do artigo”,

nomeadamente: codificação (conceito, requisitos de um sistema de codificação, tipos

de sistema de codificação, harmonização, codificação interna, prevenção e deteção de

erros e respetiva análise crítica), e artigo.

Também se enquadrou o sistema de gestão de produção que ajuda a definir uma das

situações explanadas no capítulo seguinte relativamente aos sistemas de codificação

utilizados.

51


ESTUDO DE CASO

3.1 Situação inicial

3.2 ERP implementado

3.3 Situação pós-implementação do ERP

3.4 Conclusão

ESTUDO DE CASO 53


3 ESTUDO DE CASO

Este capítulo versa sobre a análise de dois sistemas de codificação interno dos produtos,

antes e após-implementação de um ERP. Indicam-se as respetivas caraterísticas dos

mesmos, bem como os erros detetados. Faz-se também a apresentação do software em

questão.

3.1 Situação inicial

A V Laser On trabalhava cerca de 700 códigos, divididos em 7 linhas de produtos, 34

famílias, e 27 subfamílias, sendo considerado de gestão relativamente simples, por

oposição a stocks de supermercados com mais de 50000 SKU (Faro, 2015), como se

atesta na Tabela 6.

Tabela 6 - Classificação dos códigos na V Laser On antes da implementação do ERP

Linha de Produtos Família Subfamília

Acessórios

Barra: Cobre

Ferro

Cantoneira: AISI

Ferro

Chapa: 400HB 6, 8, 12

460MC 5, 6, 8

600MC 6

AISI 304 0,5, 0,6, 0,8, 10, 12, 14, 15, 18, 2,5, 2,

8, 1,25, 1,2, 1,5, 16, 1, 20, 25, 3, 4, 5, 6

AISI 316 1,5, 2, 0,8, 1,25, 10, 1, 2,5, 20, 3, 4, 5,

6, 8

AISI 430 0,7, 0,8, 1,25, 1,5, 1

ALUMÍNIO 0,5, 1,2, 1,5, 10, 12, 15, 1, 2,5, 2, 3 a 5,

3, 4, 5 a 7, 5, 6, 8

Aluzinc 1,25, 1,5, 1, 2

Ck45 4, 5, 8, 12, 15, 16

Cobre 1, 1,5, 2, 3, 4

CORTEN 2, 3, 5, 8, 10

Decapado 3, 4, 5, 6, 8, 10, 12

GPO 4, 5

ESTUDO DE CASO 54


HARDOX 3, 4, 5, 6, 10, 12, 16, 20

Latão 0,5, 1, 1,2, 1,5, 2, 2,5, 3, 4, 5

M7/Mola 1, 2

Perfurada 0,5, 1, 1,5

POLICARBONATO 1, 2, 3, 5

Polido 0,5, 0,6, 0,8, 1, 1,25, 1,5, 2, 2,5, 3

Raex 15, 16, 20, 25

S235JR 1,5, 2, 2,5, 3, 3,5, 4, 5, 6, 7, 10, 12, 14,

15, 16, 18, 20, 25, 3 a 5, 5 a 7

S235JR/Decapada 8

S275JR 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12, 14, 15, 16, 18, 20,

25

S355J0 12

S355J2 6, 8, 10

S355J2+N 3, 4, 6, 8, 10, 12, 15, 16, 20, 25

S355JR 4, 8, 12, 15, 20

S355MC 5

Zincada /Z200 0,5, 0,6, 0,8, 1, 1,25, 1,5, 2, 2,5, 3

Zincada /Z275 1,5

Zincada/Z275 2

Zincor 0,6, 1, 1,25, 1,5, 2, 2,5, 3

Tubo: AISI

ALUMÍNIO

FERRO

UPN FERRO

Varão: AISI

FERRO

LATÃO

A estrutura de codificação de parte dos artigos antes da implementação do ERP é

composta por campos alfanuméricos, separados por hífens, sem qualquer limite mínimo

ou máximo de carateres, numa vertente totalmente descritiva, tal como se observa na

Tabela 7.

Tabela 7 - Estrutura de codificação

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4

Linha de produto Tamanho Família Subfamília

ESTUDO DE CASO 55


Na Tabela 8 verifica-se a estrutura dos “códigos falantes” que caracteriza a fase pré-

implementação do ERP, que são cabalmente definidos através dos atributos da linha de

produto “cantoneira”.

Tabela 8 - Código: "CANTONEIRA-60X6MM-FE"


Linha de produto Tamanho Família Subfamília

CANTONEIRA 60X6MM FE

Nomeadamente:

• CANTONEIRA – É a parte do código que indica a linha de produto “cantoneira”,

ocupando o primeiro campo;

• 60X6MM – no segundo campo do código tem-se o atributo “tamanho”

identificando a dimensão da cantoneira: 60x6 mm;

• FE – Código para a família “ferro”, a qual pertence a cantoneira, localizado no

terceiro campo do código.

Tendo esta estrutura de codificação como orientação, mas não como regra, existiam

outras estruturas que não sendo iguais, seguiam o mesmo princípio de descrição do

produto, como se vê na Tabela 9 e na Tabela 10.

Tabela 9 - Código "CHAPA-AISI304-0.5MM-ESC"


Linha de produto Família Subfamília Característica

CHAPA AISI304 0.5MM ESC

Em que:

• CHAPA – mantinha-se como identificador da linha de produto;

• AISI304 – relativo à família “AISI 304” ao qual o produto pertence, ocupando

neste caso o segundo campo;

• 0.5MM – a subfamília passava a fazer parte dum terceiro campo, identificando a

subfamília “0,5”;

• ESC – este último campo, alfanumérico, sem limite de carateres, servia

principalmente o propósito de distinguir produtos com a mesma subfamília,

neste caso, a abreviatura “ESC” de “escovado”.

ESTUDO DE CASO 56


Tabela 10 - Código "VARÃO-QUAD-10MM-FE"


Linha de produto Característica Tamanho Família

VARÃO QUAD 10MM FE

Na tabela supracitada, destaca-se:

• VARÃO – mantinha-se como identificador da linha de produto no primeiro

campo;

• QUAD – código alfanumérico, sem limite de carateres, para designar “quadrado”

presente no campo 2, que inicialmente correspondia ao tamanho, mas neste

caso corresponde formato do artigo;

• 10MM – o tamanho, a ocupar o terceiro campo e que anteriormente estava

atribuído no campo 2;

• FE – a família que nos exemplos anteriores está no segundo e no terceiro campo,

mas neste artigo em particular surge no quarto campo.

Existem igualmente outros casos como o código “PARAFUSARIA” que servia exatamente

para identificar e classificar parafusaria diversa, ou o artigo com o código “TACO70x50”,

e que ao contrário de casos anteriores, não contemplava um hífen separador do campo

inicial com o campo relacionado com o tamanho que partilham o princípio de “código

falante”, mas não se consideram nas estruturas enunciadas.

Neste sistema de codificação de artigos identificam-se alguns erros e problemas. Na

Tabela 11 demonstra-se um código com uma descrição e família não condizentes com o

mesmo, não se percebendo se o erro está no código propriamente dito “450HB”, ou na

descrição e família “400HB”. Erro esse que como se verá na situação pós-implementação

ERP, à data desta análise, não foi corrigido.

Tabela 11 - Código de artigo com a designação “CHAPA 400HB 12MM” com erro

Código Descrição Família

CHAPA-450HB-12MM CHAPA 400HB 12MM 400HB

ESTUDO DE CASO 57


Também há o caso de o código estar concordante com a descrição, mas não com a

família, como se constata na Tabela 12.

Tabela 12 - Código de artigo em que a Família é discordante da Descrição e do próprio Código


CANTONEIRA-100X10MM-FE CANTONEIRA 100X10 BARRA

A aleatoriedade do código, característica de um sistema de codificação descritiva, nota-

se particularmente nos artigos da linha de produto “Acessórios”, como se exemplifica

na Tabela 13.

Tabela 13 - A aleatoriedade do código, patente na linha de produto "Acessórios"

Descrição Código

Lingueta Aço Zincado PA-2086ZB

Fecho+ adaptador DIRAK-200-9011 + 200-9031

Outro dos elementos a destacar nestes códigos pré-implementação do ERP, é o

comprimento do mesmo, muitas vezes inconsistente e variável, dificultando a análise de

erros na sua estrutura, como por exemplo a omissão de algum carater.

Outra situação identificada, é a existência de dois artigos idênticos com códigos

diferentes, patente na Tabela 14.

Tabela 14 - Dois artigos com a mesma descrição mas com códigos distintos

Descrição Código

PORCA INOX PARA CRAVAR ATÉ 2MM PEMCLS-M4-2-AISI304

PORCA INOX PARA CRAVAR ATÉ 2MM PEMCLS-M5-2-AISI304

Na situação acima apresentam-se códigos pertencentes à mesma família, no entanto

existem códigos de artigos de famílias diferentes com a mesma descrição. É o próprio

código que distingue os dois produtos, neste caso em particular no seu tamanho “M4”

ou “M5”. Por isso, neste caso deveria acrescentar-se na descrição, a título de exemplo,

“tamanho M4” e “tamanho M5”. Apesar desta situação ser comum em empresas que

geram códigos diferentes para identificar o processo de transformação de determinado

produto, este não é o caso, como também se pode perceber pelo tipo de material em

questão.

ESTUDO DE CASO 58


Também há casos de códigos bem diferentes, de famílias diferentes, mas com a mesma

descrição, tal como é possível verificar na Tabela 15.

Tabela 15 - Dois artigos com a mesma descrição mas com códigos e famílias distintas

Descrição Código Família

VARAO ROSCADO M6 VARÃO-RED/ROSC-6MM-LISO-FE VARÃO

VARAO ROSCADO M6 OBO-3141047 ACESSÓRIOS

Na Tabela 16, analisa-se outro caso expressivo de mais um erro, a presença de três

códigos iguais, com descrições distintas dos artigos.

Tabela 16 - Três artigos com o mesmo código mas com descrições diferentes

Código Descrição

VARÃO-RED-5MM-LISO-AISI304 VARAO LISO 5MM INOX

VARÃO-RED-5MM-LISO-AISI304 VARAO LISO AÇO INOX 5MM

VARÃO-RED-5MM-LISO-AISI304 VARAO ACO INOX 5

Neste caso, na ausência da descrição não se poderá constatar que os códigos dizem

respeito a três artigos diferentes, uma vez que o código, elemento identificativo do

artigo, é o mesmo.

3.2 ERP implementado

Na empresa caso de estudo, foi implementado um ERP do grupo ibérico Ibermática. O

RPS – Resources Planning Software – é uma solução ERP que incorpora num único

sistema de informação todas as áreas da empresa. Cobre as áreas mais comuns da

gestão da empresa, desde a gestão de projetos ao planeamento, qualidade, produção,

gestão da manutenção, até aos assuntos mais exigentes das empresas de fabrico e

serviços. Baseia-se na arquitetura SOA (Service-oriented architecture), situando-o na

vanguarda dos sistemas de informação. O desenho conceptual do RPS teve como base

os seguintes eixos (Ibermática, 2017):

• Gestão por processos – Um sistema de informação apresenta valor à empresa na

medida em que é capaz de integrar todos os processos e fazê-lo com visão global,

permitindo que a empresa seja capaz de definir, visualizar, simplificar e

automatizar os seus processos, encurtando a sua duração e eliminando

totalmente os erros;

ESTUDO DE CASO 59


• Métricas do negócio – Os dados são introduzidos uma só vez, e o sistema devolve

informação precisa e coerente sobre a situação dos processos chave do negócio,

permitindo aos seus gestores tomar decisões em tempo real;

• Empresa integrada – Como resultado da globalização, a empresa tem

necessidade de se conectar com outros sistemas, com os seus clientes, com os

seus fornecedores e com os seus colaboradores, em qualquer parte do mundo.

O RPS está dotado de uma ampla funcionalidade para as empresas industriais e, por ser

modular, permite implementar a solução à medida das necessidades do cliente. Dispõe

de uma ferramenta interna de workflow que regula a lógica dos processos do negócio

(Ibermática, 2017).

Sendo um sistema perfeitamente modular, contempla:

•Business intelligence;

•Configurador de produto;

•Gestão de projetos;

•Gestão da produção;

•Planeamento;

•Gestão de stocks;

•Gestão de compras;

•Gestão avançada da qualidade;

•Gestão da faturação;

•Mostrador de vendas.

Um aspeto importante a definir numa implementação de um software de gestão da

produção como o RPS é a codificação dos artigos. Com a implementação deste ERP, pela

exigência do mesmo, foi necessário proceder a uma alteração da codificação dos

produtos vigente. No ponto seguinte apresenta-se esta nova situação.

3.3 Situação pós-implementação do ERP

Não se verificando a existência do ERP é essencial a sua célere implementação de forma

a integrar toda a informação interna da empresa (Alves, 2014).

Um elemento-chave da implementação bem-sucedida de um ERP é uma correta

identificação e classificação das principais ameaças. O conhecimento sobre o sistema e

a o seu propósito para o qual a organização decide a implementação do ERP é um fator

crucial para determinar o sucesso de todo o projeto. Por esta razão, uma questão muito

significativa na conclusão de projetos desse tipo é uma preparação adequada e a

ESTUDO DE CASO 60


construção dos compromissos dos funcionários. Este tipo de abordagem permite o

controlo efetivo da implementação como um todo, minimizando riscos relacionados a

potenciais problemas (Kot et al., 2015).

Este projeto de implementação do RPS na empresa em questão teve uma fase inicial,

com a duração de um ano, que consistiu no desenvolvimento e customização do

software nos aspetos principais:

• painel de orçamentação para cálculo de custos e preços de venda;

• agrupamento de ordens de fabrico para corte laser.

Concomitantemente, foram implementados os seguintes módulos que representam

sensivelmente um mês de trabalho cada e que decorreram paralelamente aos

desenvolvimentos:

• Compras;

• Vendas;

• CRM.

Está previsto, de seguida, definir os artigos e gamas operatórias automáticas

provenientes dos dados da orçamentação e implementar também os módulos de:

• Tesouraria;

• Contabilidade;

• Fabrico;

• Qualidade.

Por fim, numa terceira fase, será implementado o módulo do Planeamento a partir do

momento em que o módulo de Fabrico e as recolhas de dados em fábrica estejam

estabilizados.

À data da realização desta análise, com a implementação do ERP não houve alteração

na linha de produtos, famílias ou subfamílias, mas houve, ainda assim uma profunda

alteração no sistema de codificação. O RPS está definido para códigos numéricos, ao

contrário do que havia sido praticado pela empresa. Se anteriormente os códigos eram

“códigos-falantes”, alfanuméricos, sem qualquer limite mínimo ou máximo de carateres,

numa vertente totalmente descritiva, atualmente está implementado um sistema de

codificação numérico e misto, contemplando, deste modo, uma parte descritiva e outra

não-descritiva.

De seguida, indica-se, na Tabela 17 a estrutura atual de codificação dos artigos.

ESTUDO DE CASO 61


Tabela 17 - Estrutura de codificação atual


Código da Linha de

produto Código da Família

Código da

Subfamília

Código

diferenciador

Onde todos os campos são numéricos, separados por pontos. Os três primeiros campos

são descritivos, mas o quarto é sequencial, não-descritivo, não-significativo, servindo

para diferenciar códigos que seriam iguais, caso não existisse este quarto campo.

A integração de um número sequencial facilita a introdução de novos artigos entre

aqueles que já foram codificados (Silva, 2011).

A título exemplificativo mostra-se na Figura 2 um exemplo do que se acabou de referir

no software implementado RPS. O código “03.121.040.0001” identifica a linha de

produto “Chapa” no primeiro campo “03”, a família “S355MC” no segundo campo

“121”, a subfamília “4mm” no terceiro campo “040” e por fim o número sequencial

“0001”.

A Tabela 18 explana as alterações que foram feitas aos códigos no âmbito da

implementação do ERP – os códigos são todos numéricos e compostos por 12 dígitos em

que o primeiro campo diz respeito à linha de produto, o segundo campo à família a que

pertence o artigo, e o terceiro campo refere-se ao código da subfamília.

Figura 2 - Código "03.121.040.0001" no RPS

ESTUDO DE CASO 62


Tabela 18 - Classificação dos códigos na V Laser On após implementação do ERP

Linha de

Produtos

Cód.

da

Linha

Família

Código

da

Família

Subfamília Código da Subfamília

Acessórios 00 Genérico 000 Genérico 000

Barra 01 Cobre 300 Genérico 000

Ferro 100 Genérico 000

Cantoneira 02 AISI 304 200 Genérico 000

Ferro 100 Genérico 000

Chapa 03 400HB 101 6, 8 060, 080

450HB 102 12 120

460MC 103 5, 6, 8 050, 060, 080

600MC 104 6 060

AISI 304 200

0,5, 0,6, 0,8,

10, 12, 14, 15,

18, 2,5, 2, 8,

1,25, 1,2, 1,5,

16, 1, 20, 25,

3, 4, 5, 6

005, 006, 008, 010,

012, 015, 020, 025,

030, 040, 050, 060,

080, 100, 120, 140,

150, 160, 180, 200,

250

AISI 316 201

1,5, 2, 0,8,

1,25, 10, 1,

2,5, 20, 3, 4,

5, 6, 8

008, 010, 012, 015,

020, 025, 030, 040,

050, 060, 080, 100,

200

AISI 430 202 0,7, 0,8, 1,25,

1,5, 1

007, 008, 010, 012,

015

ALUMÍNIO 400

0,5, 1,2, 1,5,

10, 12, 15, 1,

2,5, 2, 3 a 5,

3, 4, 5 a 7, 5,

6, 8

005, 010, 012, 015,

020, 025, 030, 040,

050, 060, 080, 100,

120, 150, 3-5, 5-7

Aluzinc 105 1,25, 1,5, 1, 2 010, 012, 015, 020

Ck45 106 4, 5, 8, 12, 15,

16

040, 050, 080, 120,

150, 160

Cobre 300 1, 1,5, 2, 3, 4 010, 015, 020, 030,

040

CORTEN 107 2, 3, 5, 8, 10 020, 030, 050, 080,

100

Decapado 108 3, 4, 5, 6, 8,

10, 12

030, 040, 050, 060,

080, 100, 120

ESTUDO DE CASO 63


GPO 109 4, 5 040, 050

HARDOX 110 3, 4, 5, 6, 10,

12, 16, 20

030, 040, 050, 060,

100, 120, 160, 200

Latão 500

0,5, 1, 1,2,

1,5, 2, 2,5, 3,

4, 5

005, 010, 012, 015,

020, 025, 030, 040,

050

M7/Mola 111 1, 2 010, 020

Perfurada 112 0,5, 1, 1,5 005, 010, 015

POLICARBO

NATO 600 1, 2, 3, 5 010, 020, 030, 050

Polido 113

0,5, 0,6, 0,8,

1, 1,25, 1,5, 2,

2,5, 3

005, 006, 008, 010,

012, 015, 020, 025,

030

Raex 114 15, 16, 20, 25 150, 160, 200, 250

S235JR 115

1,5, 2, 2,5, 3,

3,5, 4, 5, 6, 7,

10, 12, 14, 15,

16, 18, 20, 25,

3 a 5, 5 a 7

015, 020, 025, 030,

035, 040, 050, 060,

070, 100, 120, 140,

150, 160, 180, 200,

250, 3-5, 5-7

S235JR/Dec

apada 115 8 080

S275JR 116

3, 4, 5, 6, 7, 8,

10, 12, 14, 15,

16, 18, 20, 25

030, 040, 050, 060,

070, 080, 100, 120,

140, 150, 160, 180,

200, 250

S355J0 117 12 120

S355J2 118 6, 8, 10 060, 080, 100

S355J2+N 119

3, 4, 6, 8, 10,

12, 15, 16, 20,

25

030, 040, 060, 080,

100, 120, 150, 160,

200, 250

S355JR 120 4, 8, 12, 15,

20

040, 080, 120, 150,

200

S355MC 121 4, 5 040, 050

Zincada

/Z200 122

0,5, 0,6, 0,8,

1, 1,25, 1,5, 2,

2,5, 3

005, 006, 008, 010,

012, 015, 020, 025,

030

Zincada

/Z275 122 1,5 015

Zincada/Z27

5 122 2 020

ESTUDO DE CASO 64


Zincor 123 0,6, 1, 1,25,

1,5, 2, 2,5, 3

006, 010, 012, 015,

020, 025, 030

Tubo 04 AISI 304 200 Genérico 000

AISI 316 201 Genérico 000

ALUMÍNIO 400 Genérico 000

FERRO 100 Genérico 000

UPN 05 FERRO 100 Genérico 000

Varão 06 AISI 304 200 Genérico 000

FERRO 100 Genérico 000

LATÃO 500 Genérico 000

De seguida, ilustra-se o que foi escrito previamente com este exemplo na Tabela 19.

Tabela 19 - Código "04.200.000.0012"


Linha de produto Família Subfamília Diferenciador

TUBO AISI 304 Genérico

Código da Linha de

produto Código da Família

Código da

Subfamília

Código

diferenciador

04 200 000 0012

Como há treze produtos “TUBO” da família “AISI 304” com a subfamília “Genérico”, para

sua distinção, existe o quarto campo. Neste caso este código foi o décimo segundo a ser

criado por isso tem o sufixo diferenciador “0012”.

Também nesta situação se detetam erros e problemas. Se inicialmente, conforme

detalhado no ponto anterior, o código com a designação “CHAPA 400HB 12MM”, da

família “400HB”, estava definido como “CHAPA-450HB-12MM”, pós-implementação do

software de gestão de produção a confusão continua como se prova na Tabela 20. A

família “450HB” e o código da família “102” estão concordantes com o indicado

anteriormente na Tabela 18, mas a descrição não.

Tabela 20 - Código de artigo com a designação “CHAPA 400HB 12MM” com outro erro


03.102.120.0000 CHAPA 400HB 12MM 450HB

ESTUDO DE CASO 65


Outro erro que se mantém, tem que ver com a situação que se apresenta na Tabela 21.

Tabela 21 - Códigos distintos com descrições que sendo diferentes não são distintas

Código Descrição

06.200.000.0007 VARAO LISO 5MM INOX

06.200.000.0008 VARAO LISO AÇO INOX 5MM

06.200.000.0009 VARAO ACO INOX 5

Em que se enunciam três códigos, com três descrições que dizem respeito ao mesmo

artigo.

3.4 Conclusão

No terceiro capítulo, abordaram-se dois sistemas de codificação distintos, o anterior e o

posterior à implementação do sistema de gestão de produção, diagnosticando e

analisando a empresa caso de estudo relativamente a esta temática, sublinhando

estrutura, classificação e erros dos respetivos sistemas de codificação.

O objetivo geral de analisar os sistemas de codificação interna dos artigos de uma

empresa na área da metalomecânica foi, desta forma, conseguido.

Também se apresentou o ERP alvo de implementação bem como o ponto de situação

da mesma à data da realização desta dissertação.

ESTUDO DE CASO 66


67


DISCUSSÃO

4.1 Comparação das situações

4.2 Resumo do sistema de codificação implementado com o ERP

4.3 Proposta de melhorias ao sistema de codificação implementado com o ERP

4.4 Roadmap

4.5 Conclusão

DISCUSSÃO 69


4 DISCUSSÃO

Neste capítulo pretende-se comparar criticamente as duas situações analisadas,

resume-se a situação estudada à data, apresenta-se uma proposta de alterações a

serem feitas, e por fim sugere-se um manual de codificação dos artigos a seguir.

4.1 Comparação das situações

Começa-se por apresentar uma tabela-resumo comparativa (Tabela 22), para de seguida

se fazer a discussão propriamente dita.

Tabela 22 - Tabela-resumo comparativa

Caraterísticas Situação inicial Situação pós-implementação ERP

Categoria Descritiva Mista

Carateres Alfanumérico Numérico

Grau de significância Totalmente significante Semi-significante

Identificação Imediata Mediata

Homogeneidade Não Sim

Classificação Parcial Parcial (diferente)

Hierárquico Sim Sim

Separador “-“ “.”

Erros/Problemas: De concordância De concordância

Impreciso Impreciso

Sustentabilidade Sustentabilidade

Mais que 7 carateres Mais que 7 carateres

Aleatoriedade Começar por “0”

Ausência de regras Ausência de regras

Não-rastreável Não-rastreável

Imprevisibilidade

• Categoria: descritiva / mista

A situação inicial é caracterizada por uma categoria de codificação descritiva cujas

vantagens segundo Courtois et al. (2007), são a facilidade de memorização e a

possibilidade de classificação. Porém também apresenta desvantagens como a diminuta

flexibilidade que causa entropia a longo prazo e a codificação normalmente muito

extensa.

DISCUSSÃO 70


A categoria de codificação mista que caracteriza a situação pós-implementação do ERP

combina as vantagens e desvantagens da codificação descritiva, com as vantagens e

desvantagens da codificação não-descritiva que agora se enunciam:

• Vantagens:

o Criação rápida de um código;

o Código curto;

o Utilização máxima do sistema;

o Longevidade.

• Desvantagens:

o Risco de dupla utilização de um código;

o Impossibilidade de agrupamento ou classificação;

o Dificuldade de memorização (Courtois et al., 2007).

• Carateres: alfanumérico / numérico; Grau de significância: totalmente

significante / semi-significante; Identificação: imediata / mediata

Relativamente aos carateres, do ponto de vista processual, a passagem da codificação

alfanumérica para a codificação totalmente numérica beneficia quem datilografa os

códigos no computador, pois o teclado permite a operação de uma única mão e o layout

é facilmente memorizado, resultando num trabalho mais eficaz e eficiente. Sucede que,

neste caso, a característica do código permitir ao operador identificar imediatamente o

produto a fabricar – o código falante, com letras e algarismos – foi a solução encontrada

para resolver essa situação inicial, ao passo que com a implementação do ERP, a

necessidade, entenda-se a exigência do software, é um código apenas com algarismos,

e que do ponto de vista do operador a questão ficou resolvida com a ilustração não do

código mas da designação, o que aumenta a importância da precisão da definição das

designações.

Hoje em dia, a maioria dos softwares de gestão de informação possui várias alternativas

para pesquisar artigos de um inventário, cada vez mais refinadas: pesquisa pela

descrição, pela subfamília, entre outras. Deste modo, a técnica de codificação é cada vez

menos significativa. A prática mais comum, atualmente é definir um número de dígitos

que assegure o número máximo a ser controlado nos anos vindouros (Faro, 2015).

Também vários autores (Clement et al., 1992; Garwood, 2000; Guess, 2002; Mather,

1987; Monahan 1995; Watts 2008) recomendam utilização de apenas carateres

numéricos.

DISCUSSÃO 71


• Homogeneidade: sim / não

Como foi exemplo na situação inicial, a não-existência de um sistema de codificação

homogéneo faz com que se gerem inúmeros erros e dificuldades na gestão das

operações do armazém, duplicando códigos, originando uma gestão de stocks ineficaz

(Silva, 2011). Diz-se que um sistema de codificação deve ser homogéneo, isto é, admitir

o mesmo número de carateres, com a mesma composição e estrutura para que seja

previsível e se minorem erros de criação, inserção ou extrapolação (Courtois et al.,

2007). Neste aspeto a diferença entre sistemas é clara, devendo ser dito que

inicialmente nada obrigava à mesma composição e estrutura do código, mas

posteriormente o software baliza essa mesma definição e obrigação.

• Classificação: parcial / parcial (diferente)

Ambos os sistemas de codificação têm por um lado a intenção de identificar

inequivocamente os artigos, mas por outro lado, ambos também os classificam, dada a

estrutura concebida para tal. Cada classe confere um determinado número de atributos

numa certa sequência. Esta sequência de atributos forma um modelo para códigos

pertencentes à família de produtos correspondente. Para cada produto, as propriedades

são substituídas por códigos dos seus valores correspondendo a um produto específico,

no sentido de gerar o seu código, assim devido à classificação baseada na família, os

códigos de produtos semelhantes são igualmente similares (Oroszi et al., 2009).

• Hierárquico: sim / sim

Tanto no primeiro como no segundo sistema, de formas diferentes, o código remete

para as classes hierárquicas definidas internamente: linha de produtos, família e

subfamília. Faz-se menção a uma classificação “parcial” porque em ambos os sistemas,

os artigos da linha de produto “acessórios” não apresentam qualquer divisão

relativamente a famílias e subfamílias, ao contrário do que deveria ser feito, como se

sugere adiante, e adicionalmente porque no segundo sistema existe um campo

sequencial – o quarto campo – que em nada pretende classificar, apenas identifica o

produto.

• Separador: “-“ / “.”

Os campos que fazem parte da estrutura dos códigos estudados estão divididos por

separadores. Deve dizer-se que os “-“ funcionarão melhor que os “.” porque são mais

DISCUSSÃO 72


fáceis de ler, por exemplo, numa hiperligação, i. e.: 06-100-000-0015 vs.

06.100.000.0015.

• Erros e problemas: de concordância; impreciso; sustentabilidade.

Quanto a erros e problemas, Barroso (2012) também verificou que existem vários

códigos aos quais estão associadas duas descrições diferentes e códigos distintos

associados a mesmas descrições do produto, bem como ambiguidade na atribuição de

famílias. Tal como Almeida (2014), foram identificados os seguintes problemas:

a) Códigos de artigos com erros;

b) Mais que um código referente ao mesmo artigo;

c) Artigos associados a duas famílias diferentes;

d) Famílias de artigos que deveriam ser divididas.

Passando a detalhar-se:

a) No sistema de codificação de artigos inicial identificam-se códigos com uma

descrição e família não condizentes, não se percebendo se o erro estaria no

código propriamente dito “450HB”, ou na descrição e família “400HB”. Este

mesmo erro também se verificou na situação pós-implementação do ERP;

b) Na segunda situação evidenciou-se o caso de três códigos distintos que faziam

referência ao mesmo artigo, problema que vinha da situação inicial em que três

artigos com o mesmo código tinham com descrições diferentes, mas em tudo

idênticas. Tanto neste como no problema em a) percebe-se menor atenção para

um assunto que poderá escalar e acarretar custos consideráveis para a

organização;

c) Na situação inicial, identificou-se dois artigos com a mesma descrição “VARAO

ROSCADO M6” famílias distintas: “VARÃO” e “ACESSÓRIOS”;

d) Em ambos os casos a linha de produtos “acessórios”, sendo uma linha genérica,

que alberga, por defeito, todos os produtos que não se encaixam nas outras

linhas, poderia ser dividida à luz da sustentabilidade dos sistemas de codificação.

A propósito da sustentabilidade, importa referir aquele que será objeto de utilização

futura e como tal analisando-se a linha de produto “Acessórios”, contempla 247 artigos

todos eles pertencentes à família “Genérico” e à subfamília “Genérico”. Sugere-se então

a criação das famílias “Pernos”, “Dobradiças”, e “Porcas” que tendo em consideração a

utilização relativa de cada um destes tipos de produtos – 29%, 11%, e 6%,

respetivamente – chamam para si atenção suficientemente relevante para a criação das

nomeadas famílias de forma a garantir a sustentabilidade deste sistema a longo prazo

evitando um potencial estrangulamento.

DISCUSSÃO 73


Monahan (1995) e Watts (2008) acrescentam que a numeração significante, ou com

significado – a situação que se está a discutir – no longo prazo pode falhar acarretando

custos desnecessários para a organização.

Ainda a propósito da imprecisão, o código “PARAFUSARIA” é paradigmático. Deve-se

sublinhar que com a diversidade de artigos que hipoteticamente serão considerados

com este código, está-se a falar do exemplo máximo desta questão.

• Erros e problemas: aleatoriedade / imprevisibilidade

Na situação inicial, pré-implementação do ERP, o sistema de codificação caracterizava-

se por ser aleatório e imprevisível, isto é, aparte do princípio do “código falante”, o

número e o tipo de carateres era totalmente variável e inesperado, o que aumenta a

probabilidade de erros associados.

• Erros e problemas: mais que 7 carateres

Qualquer código com mais de 7 carateres requere que a maior parte dos utilizadores

aponte, ao invés de simplesmente se lembrar, e adicionalmente, aumenta a

possibilidade de errar aquando da sua inserção no sistema (Sabri et al., 2006).

Erros associados à inserção de códigos são um problema que poderá ser solucionado

com um sistema de identificação automática, via códigos de barras, que nada mais são

do que a representação de um número em formato próprio a ser lido por uma máquina

(CODIPOR, 2005).

Minimizando a intervenção do operador, reduzindo o erro, estes sistemas de leitura

através de infravermelhos, laser, ou leitor ótico, proporcionam também uma

comunicação rápida da informação (Alves, 2014). Conforme refere este autor, o uso dos

códigos de barras é potenciado por um tipo de codificação que está presente na

empresa em estudo, isto é, uma classificação de artigos numérica, baseada numa

nomenclatura fixa e simples, como é a situação atual.

Alternativamente, Nyemba e Mbohwa (2017) realizaram uma análise custo-benefício da

redução do número de dígitos dos códigos que foi feita através da retirada de stock

obsoleto e que tornou mais rápido o processo de produção traduzindo-se numa

poupança a longo prazo ao qual se agrega a melhoria nos registos.

DISCUSSÃO 74


• Erros e problemas: começar por “0”

Há uma boa prática que também foi negligenciada, a boa prática de nunca se começar

um código com o algarismo zero, e o sistema implementado com o ERP tem, a título de

exemplo, um código que só tem zeros, o código “00.000.000.0000”. Em primeiro lugar,

porque os utilizadores podem-se referir ao código omitindo o número zero, e em

segundo lugar algumas aplicações informáticas, como o Microsoft Excel®, não

consideram os zeros iniciais numa importação, adulterando totalmente a codificação

previamente estabelecida. É certo que com esta restrição existirão menos códigos

possíveis, mas previnem-se os erros enunciados.

• Erros e problemas: não-rastreável

Como se fez referência anteriormente, caso seja um requisito, a rastreabilidade obriga

a uma definição clara dos critérios a utilizar, bem como a extensão em que os processos,

produtos e serviços devam garanti-la (APCER, 2015).

Não obstante a qualidade dos serviços da empresa em questão, ser de tal forma que

muito raramente é necessário rastrear e perceber de onde veio o artigo defeituoso, à

luz da competitividade futura da empresa faria sentido um sistema de codificação que

tivesse em consideração algumas características ou ferramentas como o GTIN, os

códigos de barras, ou o GLN.

• Erros e problemas: ausência de regras

Para evitar erros de definição de código, aconselha-se a definir um (setor) responsável

pelas regras do sistema de codificação, com a elaboração de um manual, manual esse

que deve ser objeto de consulta, sempre que haja um novo artigo de stock. É também

importante criar um fluxo de catalogação, de modo a que esse registo, seja dado a

conhecer a quem de direito para análise e aprovação (Faro, 2015).

Alguns autores afirmam que a existência de normas e regras de codificação facilitam a

compreensão da informação no âmbito das empresas (Silva, 2011; Almeida, 2014).

Adicionalmente Almeida (2014) aponta que a formalização destas normas ou regras que

expliquem e definam os procedimentos para a codificação dos diferentes tipos de

artigos contribuirá para a minimização de códigos com erros.

DISCUSSÃO 75


4.2 Resumo do sistema de codificação implementado com o ERP

Em suma, o sistema de codificação implementado com o ERP é um sistema de

codificação misto, isto é, apresenta campos de codificação descritiva com um campo de

codificação não-descritiva. Todos os campos são numéricos, separados por “.”, e

permitem uma identificação mediata dos artigos.

É um sistema homogéneo, hierárquico, e parcialmente classificativo, conforme

explicado anteriormente.

Apresenta erros de concordância, é por vezes impreciso, e em alguns aspetos pode vir a

ser insustentável a longo prazo. Adicionalmente é um código relativamente longo, que

muitas vezes começa por “0”, não-rastreável, e que não tem definidas regras que

delimitem o bom funcionamento daqui por diante desta componente basilar da

organização.

4.3 Proposta de melhorias ao sistema de codificação implementado com o ERP

Apresenta-se de seguida uma proposta de melhorias ao sistema de codificação

implementado com o ERP:

• Considerando que o ERP em questão admite apenas carateres numéricos para a

codificação dos artigos, sugere-se a passagem para um sistema de codificação

totalmente sequencial com 5 algarismos e a começar em 1. Ou seja, cerca de

90000 códigos possíveis para o futuro desta organização, beneficiando com o

encurtar drasticamente o tamanho do código, diminuindo erros associados,

promovendo a sustentabilidade do sistema de codificação, sem prejuízo de toda

a informação associada aos códigos como as descrições, linhas de produto,

famílias e subfamílias estar muito bem definida para que em qualquer altura

usando o ERP se retirar toda a informação que a organização necessita;

• Sugere-se a inclusão de um código de controlo para despiste de erros;

• Tendo igualmente em consideração a sustentabilidade do sistema e mesmo de

contabilização de custos, propõe-se subdividir a linha de produtos “Acessórios”,

que contempla 247 artigos todos eles pertencentes à família “Genérico” e criar-

se as famílias “Pernos”, “Dobradiças”, e “Porcas” que representam cerca de 50%

do total dos “Acessórios” considerados. As restantes famílias e subfamílias

“Genérico” devem ser analisadas neste mesmo sentido;

• À luz de uma melhor precisão do sistema, propõe-se analisar e corrigir os casos

de erros de discordância e confusão entre alguns códigos e designações, bem

como criar artigos referentes à “PARAFUSARIA” que à data da análise efetuada

ainda só contempla um código;

DISCUSSÃO 76


• Ainda associado à imprecisão, reduzindo erros humanos associados aos códigos

e fazendo alusão à rastreabilidade dos produtos desta organização, seria

importante fazer uma análise custo-benefício da implementação de um sistema

de códigos de barras;

• Como proposta de melhoria ao nível das regras de codificação de artigos que

serão utilizadas daqui por diante sugere-se:

o Estar definido o responsável ou conjunto de responsáveis que estão

habilitados a realizar esta tarefa;

o Elaborar um manual, que deve ser objeto de consulta, sempre que haja

um novo artigo de stock;

o Com novo artigo, consultar e confirmar se artigo está registado,

pesquisando-o no ERP, nos campos “Designação”, “Linha de produto”,

“Família”, “Subfamília” e “Observações”;

o Criar um fluxo de catalogação (análise – aprovação – registo);

o Caso o material não exista em catálogo proceder à sua codificação,

seguindo a estrutura hierárquica de codificação estabelecida – definida

formalmente – e tendo atenção o balizamento do software.

4.4 Roadmap

Por fim, neste ponto 4, indica-se um pequeno manual para o sistema de codificação

proposto para a empresa tendo em consideração o ERP implementado, que permitirá a

coordenação e normalização do uso interno do sistema de codificação definido,

esclarecendo de uma forma inequívoca dúvidas que aparecerão no dia-a-dia da

organização. Vai-se então explicar o funcionamento do sistema e os procedimentos

corretos para garantir que os códigos sejam corretamente atribuídos e definidos.

Começando pela estrutura de codificação proposta propriamente dita, na Tabela 23.

Tabela 23 - Estrutura de codificação proposta

Campo 1 Campo 2

Contador sequencial (5 dígitos) Código de controlo (1 dígito)

Em que o primeiro campo contempla cinco dígitos a começar sequencialmente no dígito

1, acrescentado do código de controlo cujo cálculo foi explicado no ponto 2.1.6

“Prevenção e deteção de erros”.

DISCUSSÃO 77


Quanto à classificação dos artigos, propõe-se manter a estrutura base evidenciada na

Tabela 6 e na Tabela 18, isto é, “Linha de Produto”, “Família” e “Subfamília” com as

ressalvas enunciadas:

• Analisar e corrigir erros de discordância;

• Criar artigos referentes à “PARAFUSARIA”;

• Subdividir a linha de produtos “Acessórios” e as famílias “Genérico” e renomear

as subfamílias “Genérico”.

Com este assunto claro, e com a nova estrutura de codificação implementada, aquando

de um potencial novo artigo:

• quem despoleta esta situação deve pesquisar no RPS nos campos “Designação”,

“Linha de produto”, “Família”, “Subfamília” e “Observações” para confirmar se

de facto o novo artigo não existe no sistema;

• comunicar o responsável ou conjunto de responsáveis pela criação de artigos da

nova ocorrência;

• e em caso de aprovação, o mesmo deve ser criado tendo em consideração dois

aspetos principais:

o o contador sequencial da responsabilidade do RPS;

o a correta definição dos campos “Designação”, “Linha de produto”,

“Família”, “Subfamília” e “Observações”, por parte do responsável,

atendendo a estrutura base que está definida.

A título de exemplo, considere-se uma nova dobradiça de inox “XPTO” que foi objeto de

compra. Após o fluxo definido anteriormente, o RPS indica o número sequencial

seguinte para registar o novo artigo, por exemplo “12340”, e o respetivo código de

controlo “6” (ver cálculo no ponto 2.1.6), para um novo código do produto “123406”.

Ao responsável, resta escrever a designação do novo artigo “Dobradiça Inox XPTO”, a

linha de produto “Acessórios”, da família “Dobradiças”, e subfamília “Inox” (Tabela 24).

Tabela 24 - Exemplo de novo código com base no sistema de codificação proposto

Novo código 123406

Campo 1 12340

Campo 2 6

Designação novo artigo Dobradiça Inox XPTO

Linha de produto Acessórios

Família Dobradiças

Subfamília Inox

DISCUSSÃO 78


Em termos de aplicação geral, gera-se um novo código para um novo produto conforme

referido anteriormente.

Só se atribuirão novos códigos a produtos que, já façam parte do sistema codificado,

mas que tenham sido alterados, se essas alterações forem significativas, isto é,

signifiquem a alteração substancial do produto, não considerando, por exemplo, a

alteração de código do produto do fabricante.

Para a introdução de nova linha de produto, família ou subfamília, isto é, alterações à

estrutura base de classificação de artigos da organização, cabe ao responsável ou

conjunto de responsáveis pela criação de artigos aprovar esta situação, procedendo à

devida alteração no ERP.

4.5 Conclusão

Neste capítulo compilou-se num quadro-resumo as características principais dos

sistemas de codificação estudados, e fez-se a discussão do caso analisado, propondo-se

melhores práticas e um guião que visa coordenar e normalizar o uso interno do sistema

de codificação definido.

Foi atingido o objetivo de se realizar um estudo comparativo das codificações existentes

e definir sugestões de melhoria a implementar à codificação atual da organização em

questão, tendo em consideração as exigências do ERP existente.

O guião que termina este capítulo pretende-se que seja de simples compreensão e

aplicação, pois o tema em questão assim o exige – a codificação de artigos deve ser um

assunto facilitador da atividade diária que verdadeiramente importa às organizações

industriais.

DISCUSSÃO 79


DISCUSSÃO 80


DISCUSSÃO 81


CONCLUSÕES E PROPOSTAS DE

TRABALHO FUTUROS

5.1 Conclusões

5.2 Proposta de trabalhos futuros

CONCLUSÕES E PROPOSTAS DE TRABALHOS FUTUROS 83


5 CONCLUSÕES E PROPOSTAS DE TRABALHOS FUTUROS

O último capítulo termina a presente dissertação com as principais conclusões e uma

proposta de trabalhos futuros.

5.1 Conclusões

Criar um sistema de codificação inequívoco de preferência na fase inicial da formação

da empresa é de extrema importância uma vez que esta boa prática responderá às suas

necessidades a longo prazo (Silva et al., 2012).

Porém, normalmente, as empresas principiam a sua atividade, mais ocupadas em

garantir a sua (sobre)vivência, negligenciando aspetos que têm repercussões

substanciais, principalmente no longo prazo, como a questão da codificação interna dos

seus produtos.

O objetivo geral de analisar os sistemas de codificação interna dos artigos de uma

empresa na área da metalomecânica foi conseguido, tanto que se começou por

identificar a estrutura e a composição da codificação pré e pós-implementação de um

sistema de gestão de produção, ERP.

Stark (2015) alerta que as empresas, para facilitarem o seu trabalho, optam pela

codificação com base em “códigos falantes” por oposição à codificação “não-falante”

que em nada ajuda à organização da crescente informação gerada pelas empresas.

Era o caso da empresa em estudo, que antes da implementação do RPS – um ERP criado

de raiz para as empresas industriais – trabalhava num sistema de codificação descritivo,

com base em “códigos falantes” com os seus erros e limitações, mas que permitia uma

identificação imediata, e como alertava Stark (2015) facilitava o seu trabalho.

Realizou-se um estudo comparativo das codificações existentes e definiram-se algumas

sugestões de melhoria a implementar na codificação atual da organização em questão.

A adaptação da empresa aos sistemas de gestão de informação é, por norma, um

processo muito pesado que exige um enorme esforço de estruturação para ajustar o

funcionamento às valências do sistema, não sendo raros os casos em que após um

avultado investimento se verificou que, devido a erros de implementação e falta de

formação dos colaboradores, as mais-valias possibilitadas pelos sistemas não são

aproveitadas, contribuindo estes negativamente para o desenrolar das operações (Aslan

et al., 2015).



Com a implementação do ERP, o sistema de codificação interna foi obrigatoriamente

alterado, passando para um sistema misto, numérico, e que apesar de não permitir uma

identificação imediata e de, também ele ter os seus erros e limitações, assegura o

trabalho produtivo da empresa.

Vários autores (Nyemba e Mbohwa, 2017; Kuehne, 2008; Benitez Nara et al., 2013) são

unânimes em sugerir que um sistema de codificação numérico é mais eficaz que outros

sistemas, sendo a melhor solução para melhorar a gestão de stocks porque se

identificam os artigos de uma forma mais rápida e com menos erros.

Ainda assim é necessária atenção dada a significância destes códigos. Como se fez

referência, não obstante a codificação ser numérica, pode dar-se o caso de haver

estrangulamentos a longo prazo, dada a significância e estrutura do código. Tendo em

consideração que a tendência é cada vez mais ter-se sistemas de codificação não-

significantes, dado que a maioria dos softwares de gestão de informação possui várias

alternativas para fazer a pesquisa, deixa de ser necessário ser o código a ter um

significado propriamente dito, sendo cada vez mais possível utilizar contadores

sequenciais como códigos dos produtos, e daí também a designação cada vez mais

corrente de número de stock unitário, ou SKU (Faro, 2015).

Conclui-se também que um aspeto importante à luz deste tema que são as normas e

regras que estão subjacentes. Foram propostas regras-base para servirem de guião para

aquilo que foi pensado, obrigatoriamente ou não, dadas as definições do software,

tenha um fio condutor. É, portanto, necessário seguir uma estrutura lógica para as

regras e normas que a codificação pressupõe (Silva, 2011), sendo entendível que não

sendo esta a razão pela qual as empresas trabalham diariamente, deve ser um assunto

que permita um bom funcionamento do trabalho diário das empresas.

Deste modo terminou-se este trabalho com a sugestão de um manual de codificação

que permita facilitar o bom funcionamento da organização em estudo.

5.2 Proposta de trabalhos futuros

Este trabalho tenta contribuir para que haja mais investigação nesta área da codificação

interna do artigo, por oposição à codificação externa, normalizada e alvo de muita

investigação, pois a codificação interna reveste-se, também ela, de extrema

importância, como foi sustentado nesta dissertação.

Outra questão referente a este trabalho e que não foi possível ser feito nesta base

temporal, é a relevância de se fazer uma análise custo-benefício da implementação de



um sistema de códigos de barra na ótica de minimizar a imprecisão, reduzindo erros

humanos associados aos códigos, possibilitando a rastreabilidade dos produtos desta

organização, melhorando a competitividade da mesma.

87


BIBLIOGRAFIA E OUTRAS FONTES

DE INFORMAÇÃO

BIBLIOGRAFIA E OUTRAS FONTES DE INFORMAÇÃO 89


6 BIBLIOGRAFIA E OUTRAS FONTES DE INFORMAÇÃO

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97


ANEXOS

7.1 Anexo 1 – Guiões

7.2 Anexo 2 – Organograma V Laser On

ANEXOS 99


7 ANEXOS

7.1 Anexo 1 – Guiões

Guião de questões a levantar junto da empresa caso de estudo:

(1) Como codificavam os produtos antes da implementação do ERP?

Relativamente aos produtos fabricados internamente, comprados, etc.?

(2) Que tipo de codificação era utilizado? Numérico, alfanumérico?

(3) Quais eram as regras relativas a esta codificação?

(4) Quem era responsável pela inserção do código? Como se processava?

(5) Esse código é usado noutras fases do processo?

(6) Havia erros com origem nesses códigos? De que tipo? Houve problemas

provenientes dessa codificação?

(7) Dessa codificação conseguiam extrair alguma informação relevante?

(8) Com o ERP que tipo de informação pretende reunir?

(9) Onde vão ser utilizados os novos códigos?

(10) Quais têm sido os principais obstáculos na implementação da

codificação?

(11) Pretendem alterar a forma de codificar os produtos?

(12) Expansão dos vossos produtos e necessariamente da vossa codificação

interna?

(13) Quais são as vossas expectativas perante a implementação da nova

codificação?

Guião de questões a levantar junto da empresa que implementou o ERP:

(1) Que limitações ou constrangimentos tem o ERP implementado?

(2) Quais são os requisitos do ERP?

(3) Como fazem a importação do sistema previamente definido para o

software de gestão?

(4) Quais são os principais objetivos do novo sistema de codificação

definido?

(5) Como caracterizam este novo sistema?

(6) Quais são as mais-valias do mesmo?

ANEXOS 100


7.2 Anexo 2 – Organograma V Laser On