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INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL

INTERNO

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FECHA DEL INFORME:

2015 06 04

FECHA DE LA AUDITORIA: Inicio 2015-04-13 Finalización 2015-05-29

INFORME DEFINITIVO

PROCESO

AUDITADO:

A5-01 Contratación y adquisición de bienes y servicios

AUDITOR(ES): Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno. María Margarita Peña Vargas – profesional especializado.

OBJETO: Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales vigentes para la contratación de bienes y servicios para el segundo semestre de 2014 y primer trimestre de 2015; así como también verificar el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través de manuales, procedimientos, instructivos, correspondientes a los proceso A5-01.

ALCANCE: Segundo semestre 2014 y primer trimestre 2015

METODOLOGIA: El tamaño de la población fue de 131 contratos y se determinó así:

Periodo

Número de

contratos

Número de Caos

Total

1 julio al 31 diciembre 2015 63 17 80

1 de enero al 31 de marzo 46 5 51

Alcance auditoria 109 22 131

Se realizó muestreo aleatorio simple para determinar la población a auditar. Los parámetros fueron:

Tamaño de la Población (N) 131

Error Muestral (E) 5%

Proporción de Éxito (P) 1%

Nivel de Confianza 98%

Estimando una muestra óptima de 21 expedientes contractuales a

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verificar. Estos se seleccionaron de forma aleatoria entre las dos vigencias, identificándose los siguientes expedientes para verificación: Vigencia 2015: 003, 10, 18, 24, 38, 42 y 44. Vigencia 2014: CAO 016, 58, 60, 61, 75, 79, 86, 94, 90, 100,103, 112, 113 y 116. Posteriormente se aplicaron procedimientos de auditoría como:

1. Consulta: realizando preguntas especialmente a la funcionaria Lilia Adriana Matiz y la contratista Leidy Pino obteniendo respuestas orales.

2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad aplicable a la observación.

3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como los

expedientes contractuales.

4. Revisión de comprobantes: Se realizó específicamente para

probar la validez de la información documentada o registrada.

5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la integridad de la información documentada o registrada.

6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías

en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a las regulaciones normativas tanto internas como a nivel nacional.

7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa

por escrito de la exactitud de la información proveniente de terceros independientes.

Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que contienen los siguientes elementos:

1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad).

2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).

3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué


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originó la diferencia encontrada). 4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o

potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).

Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas. Para efectos de inspección se solicitaron al área jurídica los contratos seleccionados de manera aleatorios y se revisaron en la oficina de control interno, sin considerar necesaria la presencia del personal del área y/o los involucrados en el contrato. Se evidencia a través de pantallazos o relación del documento o específicamente el folio para las diferentes observaciones.

CRITERIOS DE AUDITORIA:

Ley 1150 de 2013 Decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública Expedientes contractuales. Decreto 943 de 2014. Ley 1474 de 2011. Ley 190 de 1995. Ley 43 de 1913. Ley 594 de 2000. Acuerdos del AGN. Regulaciones internas del SIG. www.contratos.gov.co

RECURSOS: Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como: Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet, registros de inventarios de STONE y en Excel entre otros.

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS

NOTA: NO SE REMITIERON POR PARTE DE LOS AUDITADOS RESPUESTAS U OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR.

OBSERVACIONES A5-01 CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. A partir de la inspección a algunas de los expedientes contractuales se encontraron las siguientes observaciones:

http://www.contratos.gov.co/


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OBSERVACIÓN No. 1. UTILIZACIÓN DE TINTA HÚMEDA. Condición: Contrato 42 de 2015.

A folio 2 se observa en título denominado Proveedor (1) a tinta azul húmeda en la parte superior de la hoja y en la firma de ordenador del gasto, así:

Contrato 116 de 2014.

Se observa que el contrato es firmado con tinta húmeda, así:


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Contrato 061 de 2014

Se evidencia con tinta humedad verde el diligenciamiento del formato requisitos generales para la contratación directa.


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Criterio: Ley 43 de 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 594 de 2000. Acuerdo 048 de 2000. Preservación, conservación y autenticidad de documentos: se debe evitar rayar la documentación, en caso de ser necesario se hará a lápiz negro o lapicero de tinta negra.

Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN, no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con bolígrafo de tinta insoluble.

Manual del programa de gestión documental código: A5-01-P-06, numeral 5.3.1 producción de documentos.

Causa: Desconocimiento de la normatividad referente a la gestión documental y a la de preservación de documentos ya que se utiliza tinta húmeda y se rayan documentos. Consecuencias o Efectos:

Al rayar los documentos y utilizar tintas húmedas se puede afectar la preservación, conservación y autenticidad de documentos soportes de la contratación estatal y se estaría incumpliendo leyes como 43 de 1913, 594 de 2000, el Acuerdo 048 de 2000, la Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN y el manual del programa de gestión documental código: A5-01-P-06, numeral 5.3.1 producción de documentos. OBSERVACIÓN No. 2. FECHAS DE DOCUMENTOS Y CRONOLOGÍA EN EL ARCHIVO. Condición: Contrato 010 -2015

A folio 10 reposa certificación de insuficiencia de personal sin fecha de suscripción, expedición o suscripción.

Contrato 018 - 2015

A folio 11 no se evidencia fecha de elaboración, expedición o suscripción de la certificación de insuficiencia de personal.


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Contrato 042 - 2015.

De folio 4 a 17 se observa el estudio previo sin evidenciar fecha de elaboración o suscripción del documento.

Contrato 044 - 2015

Según la hoja de control al inicio del expediente, debe reposar primero el estudio previo y luego la cotización, se encuentra archivado primero la cotización y posteriormente el estudio previo.

Contrato 058-2014

A folio 9 la certificación de insuficiencia de personal que suscribe el Director General no presenta fecha de emisión y/o elaboración.

A folios 52 y 60 el oficio de designación del supervisor no presenta fecha de emisión y/o suscripción.

Contrato 086-2014

El formato (sin codificación del sistema de calidad), denominado requisitos generales para la contratación directa que reposa en la carpeta del contrato 086, está marcada como contrato 080-2014 a nombre de Vansolix y no está diligenciado si de constituir guía para consulta del expediente se tiene en blanco no presta ningún soporte al lector o para quien consulta el contrato en un tema puntual.

Contrato 079-2014

Reposa a folio 85 designación de evaluadores sin radicado por el SURDO sistema oficial de radicación de comunicaciones que establece la fecha de radicación.


A folio 9 se evidencia en estudio previos fecha septiembre de 2014, sin indicar el día exacto.


A folio 8 se evidencia certificación de insuficiencia sin fecha de elaboración y/o expedición.


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Contrato 100-2014

A folio 10 se evidencia certificación de insuficiencia sin fecha de elaboración y/o suscripción o emisión.


A folio 76 se evidencia asignación de supervisión de fecha 3 de diciembre de 2014 sin radicado SURDO ni evidencia de ser recibido por el supervisor.

Contrato 113 – 2014

A folio 9 la certificación de insuficiencia de personal que suscribe el Director General no presenta fecha de emisión y/o elaboración.


A folio 9 en la certificación de insuficiencia de personal no se evidencia fecha de elaboración y/o suscripción de la misma.

Criterios: Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación1 el cual determina lo siguiente: "(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron, dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

1 Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf,


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producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto). Causa: Debido a debilidades de procedimientos de control interno en las áreas que generan estos documentos, al no contar con fecha cierta de emisión. Consecuencias o Efectos: Al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de 2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación. OBSERVACIÓN No. 3. FOLIACIÓN. Condición: Contrato 079-2014

El expediente no cuenta con un índice o formato que facilite la identificación y/o ubicación de acuerdo al número de folio.


Se encuentra mal foliado el expediente. Al terminar el folio 5 siguen cuatro folios numerados del 1 al 4 y posteriormente sigue el folio 6.

Criterios: Ley 594 de 2000. Acuerdo Nº 38 De 2002. Reglamento General De Archivos. Santafé De Bogotá, 1997. Acuerdo 027 De 2006 “Por El Cual Se Modifica El Acuerdo No. 07 Del 29 De Junio De 1994” y documento web: ¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?2 Causa: Debido a debilidades de procedimientos de control interno en el área que realiza la foliación,

2 Tomado de la página web del Archivo General de la Nación: http://190.26.215.130/?idcategoria=2142&c

http://190.26.215.130/?idcategoria=2142&c


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Consecuencias o Efectos: Al contar con debilidades en foliación e identificación de documentos se dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de 2000. OBSERVACIÓN No. 4. FORMATO DE HOJA DE VIDA Y DE BIENES Y RENTAS. Condición. Contrato 100 - 2014

A folio 15 no se evidencia nombre y firma del jefe de contratos en el FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA.

Contrato 112 - 2014

A folio 43 se evidencia FORMATO DE HOJA DE VIDA PERSONA JURIDICA con RADICADO SURDO 14-4663-0 del 9 de octubre de 2014 cuya fecha de diligenciamiento es del 16 de septiembre de 2013 un año y dos meses aproximadamente atrás de la fecha de suscripción del contrato, así:


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Adicionalmente a esto, no se evidencia que se certifique que la información suministrada haya sido constatada frente a los documentos que la sociedad debió aportar; no reposa soporte de dicha experiencia relacionada en el formato de hoja de vida.

Contrato 113 – 2014.

A folio 15 se evidencia que no se cuenta con la firma del jefe de contratos que certifique que la información suministrada ha sido constatada frente a los documentos que han sido presentados como soportes., así:


A folio 13 reverso se evidencia que en formato de hoja de vida de la función pública no se registra firma del contratista, ni nombre y firma del jefe de contratos.

Contrato 018 - 2015

De los folios 14 al 18 el formato único de hoja de vida se encuentra mal diligenciado ya


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que la fecha de diligenciamiento es el 27 de enero de 2015, en el empleo actual o contrato vigente se relaciona el contrato con fecha de terminación31 de diciembre de 2014, así:


A folio 16 se evidencia que no se cuenta con ciudad, fecha, nombre y firma del jefe de contratos que certifique que la información suministrada ha sido constatada frente a los documentos que han sido presentados como soportes, así:


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A folio 32 se observa formato de bienes y rentas sin diligenciamiento de ciudad y fecha, así:


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Contrato 010 -2015

A folio 15 reverso no se evidencia nombre y firma del jefe de contratos, así:


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Criterio: Ley 190 de 1995. Causa: Falta de control en la verificación documental de los soportes de contratación. Consecuencias o Efectos: Incumplimiento de requisitos para la contratación. OBSERVACIÓN No. 5. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN


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Condición: Contrato 038 – 2015

A folio 58 se evidencia asignación de supervisión de fecha 16 de marzo de 2015 sin radicado SURDO, la fecha de recibo por parte de Luisa Juana Bernal es el 29 de abril de 2015, así:


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A folio 64 se evidencia asignación de supervisión de fecha 07 abril de 2015 sin radicado SURDO, a Luis Alfredo Chavarro y cuya fecha de recibo es 7 de abril de 2015, así:

Surge la inquietud de quien debería ejercer la supervisión, quien recibió el 7 de abril de 2015 la comunicación o quien recibió el 29 de abril de 2015 y cuya notificación por SURDO es del 30 de abril de 2015 (folio 69) :


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Quien ejerció finalmente la supervisión fue el Ingeniero Luis Alfredo Chavarro. Contrato 075 de 2014.

A folio 21 se evidencia asignación de supervisión del 17 de septiembre de 2014 sin radicado SURDO y con fecha de recibido por parte del Ingeniero Luis Alfredo Chavarro del 2 de octubre de 2014, aproximadamente 15 días después de la suscripción del contrato.

Criterios:


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Ley 1474 de 2011. Artículo 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Causa: Falta de control en las notificaciones de supervisión que lleva la Secretaria General de los diferentes contratos. Consecuencias o Efectos: Sanciones disciplinarias a los supervisores, incumplimientos contractuales a no identificarse claramente el supervisor o ser notificado tardíamente. OBSERVACION No. 6. DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS

Contrato 044- 2015

A folios 1-2 registra un requerimiento de bienes y servicios con fecha del 10 de febrero de 2015 y a folios 3 y 4 otro requerimiento de bienes y servicios con fecha 9 de febrero de 2015 por dos valores diferentes.

Contrato 079-2014

En el expediente reposan dos formatos de solicitud de contratación el primero de ellos (folio1) con fecha de febrero para la que se requiere el servicio y con un plazo de ejecución de 10 meses y el segundo (folio2) con fecha para la que se requiere el servicio del mes de marzo con plazo de ejecución 9 meses este sin diligenciamiento de los campos donde se registra quien recibió y entrega excepto por la fecha que registra: 2014-02-07.

Criterio:

Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación3 el cual determina lo siguiente:



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"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron, dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto). Causa: Al existir duplicidad de documentos no es claro el desarrollo del trámite y dificulta el control y seguimiento al desarrollo de los mismos y establecidos en los expedientes contractuales. Consecuencias o Efectos: Documentos preliminares de trámites que no culminaron, que conllevan a evidenciar falta de control en la documentación del expediente contractual. OBSERVACION No. 7. ESTUDIOS PREVIOS. Condición: Contrato 044- 2015

A folio 17 se evidencia en el alcance del estudio previo que no se incluyen los precios unitarios que determinen el costo de cada uno de los bienes adquirir. Igual ocurre en el contrato (folio 49 reverso), no se evidenció el precio de cada uno de los elementos, así:


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. Criterio: Artículo 20, numeral 4 del decreto 1510 de 2013. “El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos”. Causa: Aunque existe dos cotizaciones se observan en una precios unitarios en dólares y en la otra en pesos; igualmente al existir dos solicitudes de contratación con precios unitarios diferentes y valores totales diferentes (la primera por 260.858.949 y la segunda por $ 240.829.553) no se sabe a ciencia cierta cuales fueron los precios unitarios definitivos a los que se compraron dichos bienes ya que el valor del contrato de $ 236.705.638. Consecuencia o efecto: Falta de claridad en el estudio previo y en el contrato pues en estos documentos no se saben los precios unitarios de los bienes a adquirir. Contrato 112 – 2014 Condición:


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A folio 27 y reverso se establece términos de referencia para la realización de un estudio de caracterización de un sector industrial del país a nivel de las necesidades de infraestructura de calidad con énfasis en la relacionadas con servicios metrológicos y la prestación de servicios metrológicos y la prestación de servicios tecnológicos de asistencia técnica, que contiene:

Objeto Alcance del objeto Productos y/o resultados esperados Valor estimado del contrato Plazo y lugar de ejecución Este documento no tiene nombre, ni firma de quien lo suscribe adicionalmente a esto se encuentra sin fecha, así:

Criterio: Es de anotar que la expresión "Términos de referencia" fue derogada por el art. 32 de la Ley 1150 de 2007.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#32


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Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación4 el cual determina lo siguiente: "(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron, dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto). Causa: Se utilizan términos que ya no están vigentes y se archivan documentos sin fecha de expedición y firma de quien lo suscribe. Consecuencias o Efectos: Al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de 2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación. Contrato 112 – 2014 Condición:

1. El valor de la oferta establecido en el estudio previo no concuerda con el presupuesto oficial de la contratación ni se evidencia justificación de dicha diferencia dentro de este mismo estudio, así:

A folios 13, 14 reverso y 15 de expediente contractual se establece el numeral 6. “ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO ANALISIS DEL



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MERCADO Y DEL SECTOR DE CONFORMIDAD CON EL ARTICULO 15 DEL DECRETO 1510 DE 2013”., específicamente se encuentra la tabla 5 resumen de ofertas recibidas por INFOMETRIK LTDA Y OCyT en el se establece lo siguiente:

Es decir, que la oferta del que finalmente es el contratista es por valor de $ 49.126.000. En el mismo folio 15 se establece según estudio de la demanda que se estableció un presupuesto de $ 60.412.225. Sin existir claramente un criterio para establecer exactamente este presupuesto de $60.412.225, pues las ofertas relacionadas se encentran en 49 millones aproximadamente.

Adicionalmente tal como lo expresa el estudio previo el estudio de sector no contempla un estudio único sino por el contrario los relacionados establecen entre 3 y 6 estudios, no ajustándose a las necesidades establecidas por el Instituto.


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De igual manera, a folio 26 se evidencia solicitud de disponibilidad correspondiente al valor de $49.126.000 y donde se registra que el CDP fue liberado de acuerdo a solicitud No. 6316 del 2014-11-13. Posteriormente existe una nueva solicitud de CDP de fecha 13 de noviembre de 20145, fecha anterior a la propuesta de OCyT del 14 de noviembre de 2014 donde el costo total del estudio es de $ 60.412.225 (folio 31), incumpliendo lo establecido en el procedimiento A5-01-P-03 PROCEDIMIENTO ETAPA PRELIMINAR – CONTRATACIÓN, que establece en la actividad 2 que: “De conformidad con el resultado del estudio de mercado y/o cotización presentada por el proveedor, deberá diligenciarse la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal por parte de la dependencia quien lo suscribirá y deberá contar con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación (Cuando se trate de aplicación de recursos de inversión) y del Ordenador del Gasto”. (Negrilla fuera de texto).

2. Existe duplicidad de documentos que no corresponden al trámite definitivo de solicitud

de disponibilidad y no concuerdan con las ofertas que reposan en el expediente.

A folio 2 se evidencia que se radica en la Secretaría General el formato de solicitud de contratación el 17 de octubre de 2014 para que dicha contratación inicie el 28 de octubre de 2014 con plazo de ejecución de dos meses es decir hasta el 28 de diciembre de 2014.

Criterios:

1. Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación6 el cual determina lo siguiente:

"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron, dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más

5 Por valor de $ 60.412.225 6 Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf,


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antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).

2. Artículo 20, numeral 4 del decreto 1510 de 2013.

3. Procedimiento de etapa preliminar A5-01-P-03 y etapa precontractual A5-01-P-04 de la contratación directa en el SIG del Instituto.

Causa: Desconocimiento de la normatividad vigente. Consecuencia o efecto: Inconsistencias en el estudio previo e incumplimientos normativos. Contrato 113 – 2014

A folio 4 se evidencia en el título: ESTUDIO PREVIO Y ANALISIS DEL SECTOR PARA AL CELEBRACIÓN DE CONTRATO MEDIANTE PROCEDIMEITNO DE SELECCIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA, LITERAL H) NUMERAL 4, ARTICULO 2 DE LA LEY 1150 Y ARTICULO 81 DEL DECRETO 1510 DE 2013. Mientras que en el numeral 2. PERFIL TÉCNICO REQUERIDO, se establece en el tercer párrafo que: “De acuerdo con lo anterior, para el Instituto Nacional de Metrología es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente a los contratistas que presten este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, adicionada por la ley 1474 del 2011, y reglamentado por el decreto 2516 del 12 de julio de 2011” El registro fotográfico es el siguiente:


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Evidenciándose contradicción debido a que la modalidad establecida en el Decreto 2516 de 2011 es la selección de mínima cuantía y no la contratación directa.

Criterio:

Decreto 1510 de 2013. Decreto 2516 de 2011.

Causa:


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Falta de control en la normatividad relacionada en los estudios previos al determinar una modalidad de contratación que no corresponde y estableciendo en otros lugares del documento cual si es.

Consecuencia o efecto:

Sanciones disciplinarias por inconsistencias en los estudios previos. OBSERVACION No. 8. VALOR Y FORMA DE PAGO Condición: Contrato 044- 2015

A folios 60 y 61 se evidencian certificación para pagos de contratos y factura No. 5000 sin poder determinar si ya se cancelaron dichos compromisos por parte del INM.


No reposa en el expediente contractual copia de la orden de pago, pero hay fotocopias de las facturas número EXFV 2754 (de fecha 22 de septiembre de 2014) y EXFV 2764 (con fecha del 30 de septiembre de 2014) cada una por valor de mil ciento cincuenta y nueve millones novecientos noventa y nueve mil setecientos sesenta y ocho pesos ($1.159.999.768) y en cada caso se tiene contiguo a la factura la certificación de contratos radicadas en surdo con número 14-04406-00 y 14-04542-0. Si una de las facturas fue anulada a la luz del expediente no se identifica cual es dado que no presenta anulación la fotocopia que reposa en el expediente.

Contrato 079-2014

Se encuentran en el expediente contractual facturas de venta número 116, 117,118 y 119 con sus respectivos formatos de certificación para pago de contratos, no obstante a partir de las mismas dentro del expediente no se puede determinar si fueron o no canceladas en su totalidad.


A folio 55 se observa que la cláusula quinta VALOR Y LA FORMA DE PAGO establece que el Instituto cancelará al contratista contra entrega de lo contratado, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor, ingreso al almacén de INM, y presentación por parte del contratista de la factura de cobro. Se evidenció que dentro del expediente no reposa ingreso al almacén de INM, al igual que soportes que evidencien si a la fecha se canceló o no dicho compromiso.


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En la CLÁUSULA QUINTA se establece el VALOR Y FORMA DE PAGO, así dentro de los requisitos para estos se estableció que: “ Serán pagaderos en el año 2015 de conformidad con los lineamientos de la circular interna 016 de noviembre 24 de 2014 emitida por el grupo de gestión financiera del Instituto nacional de Metrología, previa expedición del certificado de satisfacción de la prestación del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar de acuerdo al plan de trabajo por parte del contratista, entrega de los trabajos específicos solicitados por la Entidad y certificado de paz y salvo con el Sistema de Seguridad Social Integral” (negrilla fuera de texto). Se evidencia a folios 56-58 que reposa Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes y no certificado de paz y salvo con el Sistema. De igual manera, a folio 49 se evidencia en certificación para pago de contratos: “ha cotizado para la seguridad social conforme a las leyes vigentes”.


Si bien reposan en el expediente la certificación para pagos de contratos no se sabe a ciencia cierta si ya fue cancelado por el INM al contratista dicho compromiso.


La cláusula quinta del contrato establece el VALOR Y LA FORMA DE PAGO, la cual indica: “a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del perfeccionamiento contrato y aprobación de las pólizas correspondientes”. En verificación que reposa en el expediente se evidencia: registro presupuestal No. 10015 del 2015-03-16 (folio 57), aprobación de la garantía del 6 de abril de 2015 (folio 59), certificación para pago de contratos con radicado SURDO 15-01951 (folio 65), cuenta de cobro No. 22 por un valor de $41.606.040 concepto de anticipo del 10 de abril de 2015. Se evidencia así que esta última hace referencia a un anticipo y no a un pago anticipado; con la información que reposa en el expediente no es posible verificar como fue la cancelación de este pago.

Criterio:

1. Clausula quinta del contrato.

2. Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán


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de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).

3. Concepto 47555 de 1997 de la DIAN.

Causa: No reposan los soportes de pago producto de la relación contractual debido a debilidades de procedimientos de control interno en las áreas que generan estos documentos, al no remitir el soporte de pago que se origina en el compromiso contractual. Aparentemente se solicitó el pago de un anticipo y no de un pago anticipado. Consecuencia o efecto: Al no contar los soportes de pago se dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de 2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación. Pagar un anticipo es diferente a un pago anticipado por sus efectos tributarios.

OBSERVACIÓN No. 9. ACTAS DE LIQUIDACIÓN

Condición:

Contrato 058-2014

En el expediente no se evidencia cumplimiento de las disposiciones del procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06 en sus dos actividades, dado que no se encuentra el acta de liquidación de la que trata el parágrafo 1° de la cláusula 22, literal c donde señala: Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato y/o la que por expresa manifestación contiene el oficio de designación del supervisor en el numeral 8: Firmar a la terminación del contrato, el acta de liquidación final del mismo. La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor una vez se encuentre suscrita el Acta final de liquidación por el contratista y competente contractual


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Contrato 086-2014

En el expediente contractual no figura el memorando de solicitud de liquidación del que trata el procedimiento etapa post contractual – contratación A5-01-P-06, en su actividad número 1 que señala enviar memorando de solicitud de liquidación.

No se encuentra en los 80 folios de los que consta el expediente, acta de liquidación de la que trata el procedimiento etapa post contractual – contratación A5-01-P-06 en su actividad número 2, tan solo se encontró acta de recibo de equipos suscrita el 30 de diciembre de 2014 por el consultor senior Vansolix SA y el supervisor del contrato ingeniero Álvaro Bermúdez Coronel.


En virtud de la actividad número 1 y 2 de la que trata el procedimiento etapa post contractual – contratación A5-01-P-06 en su versión 2, no se evidencia ni el memorando de solicitud de acta de liquidación, ni el acta de liquidación suscrita por quienes tienen el deber formal de hacerlo.

Contrato 079-2014

En el expediente no figura la solicitud de liquidación del contrato ni el acta de liquidación de la que trata la actividad número 2 del procedimiento etapa post contractual – contratación (A5-01-P-06).

Contrato 094 -2014

En el expediente no se evidencia cumplimiento de las disposiciones del procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06 en sus dos actividades, dado que no se encuentra el acta de liquidación de la que trata el parágrafo 1° de la cláusula 22, literal c donde señala: Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato y/o la que por expresa manifestación contiene el oficio de designación del supervisor en el numeral 8: Firmar a la terminación del contrato, el acta de liquidación final del mismo. La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor una vez se encuentre suscrita el Acta final de liquidación por el contratista y competente contractual; al igual que en el contrato cláusula VIGÉSIMA SEGUNDA PARAGRAFO PRIMERO. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR c) elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato. Es de anotar que a folio 40 y sin firma del contratista se solicita por parte de este la terminación unilateral del contrato; en folio 41 se establece bajo radicado SURDO 14-6828-0 por parte de la coordinadora del Grupo de Gestión Jurídica y Supervisora del


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contrato y dirigida al Ordenador del Gasto y Director General (e) que es necesario se efectué la liquidación lo antes posible a fin de liberar el valor comprometido mediante registro presupuestal 38214 de fecha 21 de noviembre de 2014. No se evidenció dentro del expediente ni proyecto de acta ni acta de liquidación.

Criterios:

1. Procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06 2. Contratos, cláusula 22 relativa a la supervisión. 3. Designación del supervisor en el numeral 8

Causa: Desconocimiento del procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06, contrato, cláusula 22 relativa a la supervisión y designación del supervisor en el numeral 8. Consecuencia o efecto: Incumplimientos contractuales y posibles sanciones disciplinarias.

OBSERVACION No. 10. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Condición: Contrato 086-2014

El formato de solicitud de contratación presenta como plazo de ejecución para un ítem 120 días y para el resto 90 días, plazos que no guardaron estrecha consistencia y/o concordancia con el plazo del contrato por dos meses.


El formato de requerimiento de bienes y servicios registra como plazo de ejecución 68 días, el contrato registró plazo de 2 meses

Criterio: Formato de requerimiento de bienes y servicios y Contrato. Causa:


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Diferencias entre el tiempo que se solicita como plazo y el realmente establecido en el contrato. Consecuencia o efecto:

Inconsistencias de información entre los soportes contractuales.

OBSERVACIÓN No. 11. EVALUACIÓN DE PROVEEDOR.

Contrato 086-2014

Por expresa manifestación del procedimiento denominado etapa contractual – contratación A5-01-P-05, en la actividad número 4 señala para los casos de contratación directa por actividad de ciencia y tecnología – ley 591 de 1991- durante la ejecución del contrato y previa certificación de recibo a satisfacción final el supervisor deberá efectuar la evaluación del proveedor contemplada en el correspondiente instructivo, esta no reposa en el expediente.

Criterio: Procedimiento denominado etapa contractual – contratación A5-01-P-05, en la actividad número 4.

Causa:

Desconocimiento del procedimiento por parte del supervisor. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de la normatividad interna del INM.

OBSERVACIÓN No. 12. APORTES PARAFISCALES COMO SOPORTES DE PAGOS.

Condición: Contrato 116 – 2014

El contrato 116 de 2014 establece en su cláusula quinta EL VALOR Y LA FORMA DE PAGO en donde se observa que para los pagos se debe aportar el certificado de paz y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales. A folios 61-64 reposa PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES donde se observa que esta planilla


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no ha sido posiblemente cancelada o pagada. Se establece la referencia de pago y el total a pagar pero no se observa la realización de pago, así:


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Paralelamente a esto se consultó en la página del FOSYGA y se evidenció que el último periodo compensado por pago de salud de este contratista es mayo de 2011, así:

Adicionalmente, se consultó en la página Web ASOPAGOS https://www.enlace-apb.com/interssi/consultarCertificacionPago.jsp donde se verifican los certificados de pagos realizados por el los diferentes usuarios referidos registrando los siguientes datos:

https://www.enlace-apb.com/interssi/consultarCertificacionPago.jsp

https://www.enlace-apb.com/interssi/consultarCertificacionPago.jsp


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Arrojando como resultado:

Es de anotar que la consulta por este medio de otras planillas como la del contratista Fabio Alarcón contrato 103 de 2014 consultada el 21 de mayo de 2015 con los siguientes datos:


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Arrojó la certificación respectiva de pago, así:


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Idéntica a la que reposa en el expediente contractual. A folio 65 en certificación para pagos de contratos la supervisora del contrato certifica que el contratista ha cotizado para la seguridad social conforme a las leyes vigentes sin que repose en el expediente contractual el certificado de paz y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales aportado por el contratista. Criterio:

1. Contrato 116 cláusula quinta.

2. Folio 43 del 9 de diciembre de 2014 cuyo asunto es asignación de supervisión de contrato 116 se le notifica al supervisor las funciones encontrando en el numeral 6 que es su obligación verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social integral y aportes parafiscales de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007.

3. Ley 789 de 2002 artículo 50. 4. Ley 1150 de 2007 articulo 23

Causa: Posiblemente no se verificó por parte de la supervisora del contrato el certificado de paz y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales aportado por el contratista, pues solo reposa una planilla de auto liquidación de aportes sin aparente pago. Efecto y consecuencias: Posibles sanciones disciplinarias y posible evasión de recursos de la salud por parte del contratista.

OBSERVACIÓN No. 13. ACTAS DE INICIO

Contrato 079-2014

No figura en el expediente el acta de inicio de la que trata de manera expresa la cláusula séptima: PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución se contará a partir


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de la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación de las garantías pactadas y cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento.

Contrato 100-2014

A folio 42 se evidencia formato AF-01-F-11 DENOMINADO ACTA DE INCIO DE CONTRATOS, en este no registra firma del Ordenador del gasto como se evidencia en el formato aprobado en el SIG, así:

Contrato 010 -2015

A folio 54 y 55 se evidencia acta de inicio que no es suscrita en el formato aprobado en el SIG denominado AF-01-F-11.

Criterio:


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Formato AF-01-F-11 y adicionalmente para el contrato 079 de 2014 cláusula séptima: Plazo de ejecución. Causa: Incumplimiento de los formatos del SIG y de las cláusulas contractuales. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de la autorregulación del INM.

OBSERVACION No. 14. COMITÉ EVALUADOR Contrato 079-2014

La evaluación consolidada y la ponderación de la oferta dentro del proceso contó en total de los 3 con 2 de los evaluadores (técnico y financiero) con vínculo de parentesco (Carlos Porras Porras y Alba Yudid Ortiz Porras).

Criterio:

Decreto 1510 de 2013. Artículo 27. Comité evaluador. (…) Los miembros del comité

evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales. Causa: Designación de evaluadores con afinidad familiar entre ellos. Consecuencia o efecto: Incumplimiento normativo.

OBSERVACIÓN No. 15. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.

Contrato 094 -2014

A folio 5 se establece que se demostró la idoneidad y experiencia para la ejecución del contrato por parte de la Coordinadora del Gestión Jurídica pero no se evidencia en el expediente la certificación por parte del Ordenador del Gasto tal como lo establece el artículo 81 del decreto 1510 de 2013.


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Criterio: Decreto 1510 de 2013. Artículo 81. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. (…) Causa:

No existe constancia escrita por parte del ordenador del gasto de que la entidad verificó la idoneidad y experiencia del respectivo posible contratista. Consecuencia o efecto:

Incumplimiento normativo al no existir constancia escrita por parte del Ordenador del Gasto.

OBSERVACION No. 16. CDP Y REGISTRO PRESUPUESTAL Contrato 010 -2015

A folio 50 se evidencia registro presupuestal firmado por Marcela, en el procedimiento A1-01-P-04 se establece que el responsable de esta expedición es el profesional de presupuesto y no el técnico del área. El registro fotográfico es el siguiente:


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A folio 5 se evidencia fotocopia de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal 6315 por valor de $ 21.000.000 de igual manera reposan originales de las otras cuatro solicitudes, en total se evidencian 5 solicitudes, así:

Solicitud SIIF Valor Observación

2615 $42.000.000 Original

5515 $25.000.000 Original

5815 $34.921.000 Original

6115

$50.000.000 Original

$34.500.000 Original

6315 $21.000.000 Fotocopia


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Se evidencia después del folio 5 numerado con 1. Que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal es expedido y firmado por Marcela, el certificado afirma que es el jefe de presupuesto quien certifica que existe apropiación.

No se evidencia el original del certificado presupuestal 6215 correspondiente a la solicitud que reposa también en fotocopia No. 6315.

Criterio: Decreto Ley 111 de 1996. Procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04 (registro de compromisos presupuestales). Formato de CDP del SIIF. Causa: Desconocimiento de los procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04. No se evidenció a quien corresponden puntualmente las funciones de Jefe de Presupuesto pues podría ser el cargo de Secretario General o el de Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de autorregulación interna. Documentos no validados por ser firmados por


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quien no tiene la competencia. OBSERVACION No. 17. CARGUE EXTEMPORÁNEO DE DOCUMENTOS EN EL SECOP. Condición: En verificación a las estadísticas arrojadas por el Sistema Electrónico de Contratación Pública para el período comprendido entre el 1° de julio de 2014 y el 31 de marzo de 2015; a través de la opción de [Ver estadísticas de su consulta] se tuvo como resultado para la consulta los días 28, 29 de abril y 11 de mayo de 2015, lo siguiente:

Resultado de la Consulta 2015-04-28

Número Cuantía Número Cuantía Número Cuantía Número Cuantía Número Cuantía Número Cuantía

C o nvo cado 0 $0 0 $0 0 $0 6 $161,125,000 0 $0 0 $0

C elebrado 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 9 $478,340,771 96 $5,001,730,288 0 $0 12 $95,113,340

Liquidado 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 1 $1,912,623

T erminado A no rmalmente

después de C o nvo cado0 $0 0 $0 2 $84,272,581 0 $0 0 $0 7 $58,930,303

TOTALES 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 11 $562,613,352 102 $5,162,855,288 0 $0 20 $155,956,266

Contratación Mínima

CuantiaEstadoLicitación Concurso de Méritos Selección Abreviada Contratación Directa Otros Procesos



C o nvo cado 0 $0 0 $0 0 $0 6 $161,125,000 0 $0 0 $0

C elebrado 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 9 $478,340,771 98 $5,393,204,132 0 $0 12 $95,113,340

Liquidado 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 1 $1,912,623



TOTALES 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 11 $562,613,352 104 $5,554,329,132 0 $0 20 $155,956,266

EstadoLicitación Concurso de Méritos Selección Abreviada Contratación Directa Otros Procesos

Contratación Mínima

Cuantia



C o nvo cado 0 $0 0 $0 0 $0 6 $161,125,000 0 $0 0 $0

C elebrado 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 9 $478,340,771 100 $5,488,351,388 0 $0 12 $95,113,340

Liquidado 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 0 $0 1 $1,912,623



TOTALES 1 $2,310,000,000 2 $879,828,432 11 $562,613,352 106 $5,649,476,388 0 $0 20 $155,956,266

Otros ProcesosContratación Mínima

CuantiaEstadoLicitación Concurso de Méritos Selección Abreviada Contratación Directa


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Nótese a partir de las tres ilustraciones precedentes entre la primera consulta realizada el 28 de abril de 2015 respecto a la que se efectuara al siguiente día (2015-04-29) hay variación positiva en los valores arrojados por la estadística en 2 contratos que alcanzan $ 391´473.844 y de esta última respecto a la realizada el lunes 11 de mayo se evidencia hubo la inclusión de otros dos contratos de los cuales se puede concluir suman $ 95´.147.256 Criterio: Decreto 1510 de 2013. Artículo 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Causa: Debilidades de control y seguimiento a los procedimientos establecidos en las normas legales. Consecuencia o efecto: Debilidad en la aplicación del principio de publicidad en la contratación estatal OBSERVACION No. 18. ANUALACION DE CONTRATOS. Condición: Se evidenció que el contrato 089 de 2014 se encuentra anulado, así:

La Coordinadora de Gestión Jurídica estableció que: “en realidad no puedo darle una razón cierta del motivo por el cual se anuló este número de contrato, revisando en los diferentes escenarios no encuentro la solicitud de nulidad o similares, simplemente se encuentra que el contrato se entregó para firma de la dirección el día 12 de Noviembre de 2014 y se regresa firmado el mismo día en las horas de la tarde.


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Luego se encuentra que se entrega el contrato nuevamente para firma de la dirección el día 24 de Noviembre de 2014 y lo regresan firmado el mismo día en las horas de la tarde, se encuentra que es el mismo contrato, teniendo en cuenta que el área solicitante, el valor del contrato y el objeto es el mismo en los dos casos, pero en realidad no sé qué cambio de fondo se realizó en especificaciones técnicas o en cualquier otro aspecto relacionado con su contenido, quedando este último perfeccionado bajo el número 97 de 2014 de fecha 01 de Diciembre de 2015, después de contar con la firma de las dos partes”. Se considera por parte del auditor que si ya existía un compromiso a través de un contrato y si se presentó alguna diferencia debió surtirse una modificación a este y no realizar un nuevo contrato. Se evidenció que tampoco cuenta con registro presupuestal. Criterio: Libro de relación de control de contratos suscritos por el INM a cargo de Secretaría General y estableciendo que se numera después de que las dos partes firman. Causa: Falta de control y seguimiento a los compromisos que adquiere el Instituto. Consecuencia o efecto: Posibles demandas en contra del Instituto. OBSERVACION No. 19. ERRORES DE LOS DOCUMENTOS CARGADOS EN EL SECOP. Condición: En revisión efectuada al detalle de los documentos del proceso número MC 010 DE 2014, se evidenció inconsistencia entre la información del contrato y el documento publicado, tal cual como se aprecia en la siguiente ilustración donde se observa en el detalle del proceso MC 010 de 2014 el objeto de la CAO 013 es contratar la adquisición de sellos de seguridad con guaya para fijación de las escalas de recipientes volumétricos metálicos calibrados por el laboratorio de volumen de la subdirección de metrología física del Instituto Nacional de Metrología por valor de $ 537.467 y al abrir el documento publicado para el proceso el contrato corresponde al número 062 cuyo objeto es contratar el mantenimiento preventivo y correctivo de los dos (2) ascensores del edificio del Instituto Nacional de Metrología, la instalación de nueve (9) basculantes para las ventanas del segundo piso de oficinas administrativas y la instalación de un aislante acústico en la ventanería para la sala de capacitación del salón Roberto Henao por valor de $31.000.000


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Criterio: La actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada en el SECOP de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, en el Decreto Ley 019 de 2012 y Decreto 1510 de 2013. Causa: Debilidades de control y seguimiento de la información cargada en en SECOP. Consecuencia o efecto: Información no veraz a los interesados o ciudadanía en general. OBSERVACION No. 20. ANULACION CDP, REGISTROS PRESUPUESTALES Y CAO 016. Condición:


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En verificación de la base de registros presupuestales remitidas por el funcionario de presupuesto Juan Alberto López Piraneque en auditoria del mes de marzo al proceso de proyectos , se observó que el registro presupuestal No. 32714 y el certificado de disponibilidad presupuestal 19914 correspondientes a la CAO 016 de 2014 y cuyo objeto es “ADQUISICION DE MATERIAL ESPECIAL DE VIDRIO PARA CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS SECUNDARIOS DE MEDICION Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS PRIMARIOS DE MEDICION DE LAS MAGNITUDES QUIMICAS DE PH Y CONDUCTIVILIDAD ELECTROLITICA PARA EL AREA DE ANALISIS ELECTROQUIMICO”, fueron liberados. Se verificó que la CAO 016 de 2014 tanto el expediente como en el libro donde se registra la relación de CAOS no muestra que esta se encuentre anulada, cuando su CDP y Registro Presupuestal fueron liberados a través de solicitud a la Coordinación Financiera. El registro gráfico de que no fue anulado es el siguiente:

Criterio: Normas presupuestales - Decreto Ley 111 de 1996, donde se establece la obligatoriedad del certificado presupuestal y el registro presupuestal.


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Causa: Falta de comunicación entre las diferentes áreas ante cambios en la gestión financiera y contractual.

Efecto: En el área jurídica el contrato está vigente a la fecha. OBSERVACIÓN No. 21. PUBLICACIÓN ACTAS DE LIQUIDACIÓN Condición: Tal como lo señala el tutorial del Sistema Electrónico para la Contratación Pública, son objeto de publicación en la etapa postcontractual:

Acta de liquidación de mutuo acuerdo

Acto administrativo de liquidación unilateral, si a ello hubiere lugar

Constancia del cierre del expediente del proceso de contratación

En la revisión efectuada a 7 contratos no se evidenció cumplimiento a la orientación emanada del Sistema Electrónico para la contratación pública, tal cual como se aprecia en las imágenes capturadas el 4 de mayo de 2015 a partir del detalle de los documentos del proceso:


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Criterio:

1. Artículo 19 del decreto 1510 de 2013. 2. Tutorial del Sistema Electrónico para la Contratación Pública publicaciones en la etapa

postcontractual:

Causa:

Contrato 058-2014 Contrato 060-2014

Contrato 079 Contrato 086

Contrato 112

Contrato 117 Contrato 123


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Desconocimiento de las obligaciones normativas de publicación. Efecto: Debilidad en la aplicación del principio de publicidad en la contratación estatal. OBSERVACIÓN No. 22. CONTRATOS SIN ESTABLECIMIENTO DE INGRESO A ALMACEN

En los contratos 61 y 76 de 2014 no estableció el ingreso almacén de los bienes adquiridos en la cláusula QUINTA VALOR Y FORMA DE PAGO.

Criterio: Minutas de otros contratos donde se establece el ingreso al almacén como requisito de pago. Causa: No se estableció en el contrato como requisito de pago el ingreso de los elementos al almacén, aunque si se dio efectivamente el ingreso. Consecuencia o efecto: Falta de control de los bienes que ingresan al INM. OBSERVACIÓN No. 23. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Condición: A través de la Resolución 024 de 2014 establece la conformación del Comité de Contratación. De igual manera, el Decreto 2482 de 2012 estableció la creación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo; que una de sus políticas es identificada como Gestión Financiera, la cual esta orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad e Integra las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proyectos de inversión y la programación y ejecución del presupuesto. Incluye, entre otros, el Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, programación y ejecución presupuestal, formulación y seguimiento a proyectos de inversión y el Plan Anual de Adquisiciones. Evidenciándose así que específicamente las actividades relacionadas con la adquisición de


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bienes y servicios, la programación y ejecución del presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones se tratan en el comité de contratación y no como lo establece el Decreto 2482 de 2012. Criterio: Decreto 2482 de 2012. Causa: Desconocimiento del alcance del Decreto 2482 de 2012. Efectos y Causas: Incumplimiento de lo establecido en el Decreto 2482 de 2012. OBSERVACIÓN No. 24. RIESGOS OPERACIONALES. Se observa en el mapa de riesgos la identificación de un solo riesgo correspondiente a la etapa precontractual de los procesos de contratación desconociendo la Circular Externa No. 8 de 10 de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente que establece la adopción del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de Contratación, el cual identifica el establecer riesgo en las etapas precontractual, contractual y ejecución. Criterio: Decreto 943 de 2014. Producto mínimo mapa de riesgos por procesos. Circular Externa No. 8 de 10 de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente. Causa: Solo se estableció un riesgo en la etapa precontractual. Consecuencia o efecto: Al no identificar los riesgos impide generar mecanismos de protección y control frente a eventualidades que puedan ocurrir en el ejercicio diario de las obligaciones laborales. OBSERVACIÓN No. 25. DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN SIRECI. Condición:


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Se evidencio que no se reportó el contrato 76 de 2014 al sistema SIRECI. Igualmente que reportó de manera errónea el número de identificación de Luis Guillermo Caicedo quien suscribió el contrato 115 de 2014, el número de cédula reportado fue 93.409.393 y el correcto es: 93.409.735. Criterio:

1. Resolución No. 7350 del 29 de noviembre de 2013. 2. Decreto 943 de 2014. Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno.

Causa. Falta de control y verificación de la información que se remite a sistemas de información del ente de control. Consecuencias o efectos: Falta de confiabilidad y oportunidad para el seguimiento de la contratación estatal. OBSERVACION No. 26. PLANES DE MEJORAMIENTO. El resultado del seguimiento es el siguiente:

Descripción hallazgo /observación

Estado de la Meta

Evaluación de la Eficacia de la Acción

Observaciones

Incumplimiento en el envío de la información; no se remitió el acta no. 1 de comité de contratación del 22 de enero de 2014, ni el expediente del contrato No. 97 de 2013.

Cumplida parcialmente

SI – Condicionada al segundo componente de la acción

En el estado de la meta se tiene 1 de los dos (folio 3 y 4 del anexo del plan de mejoramiento PDF) ; no encuentro el documento aprobado por calidad del que trata la meta en el segundo ítem


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Se encontró que el Comité de Contratación permite entre sus integrantes enviar un delegado de las subdirecciones según sea el tema a tratar y esta persona tiene voz y voto.

Pendiente NO

El acta de reunión que adjunta como soporte y constituye parte de la meta; tal cual como se aprecia en la página # 16 no presenta firma de 3 de los asistentes (Director, Secretario General y Delegado de la Dirección General). En el archivo donde se encuentran soportes no veo el documento del que trata la denominación de la meta: Resolución de modificación

La Coordinación Jurídica no ha considerado citar a Comité de Contratación antes de la apertura de procesos de selección abreviada o licitación pública, para generar recomendaciones antes de la publicación de los pliegos de condiciones definitivos.

Pendiente NO

El acta de reunión No 043 que constituye la meta no presenta firma que la totalidad de personas que la suscriben. En la página 16 del archivo denominado plan de mejoramiento se observa no está firmada por el Director General (e) Javier Viveros; Secretario General (e) Aristides Dajer y delegado de la Dirección General José Alvaro Bermúdez. El asunto fue tratado en el literal b del acta

Se recomienda que en lo referente al recibo de las ofertas de los procesos contractuales asista un representante de control interno y folie cada una de estas, recomendación basada en elemento de control para las ofertas presentadas. Se recomienda que sea incluida como una actividad dentro del manual de contratación

Pendiente NO

El asunto es tratado en reunión del 30 de septiembre de 2014 en el literal c (en la presentación propuesta # 3) y se aprueba por unanimidad. El acta no presenta la totalidad de las firmas de quienes la suscribieron ((Director, Secretario General y Delegado de la Dirección General).


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Se encontró que en el Acta No. 02 de 2014 en su lista de verificación de asistencia figuraba el Director (E) pero no se relacionaba su firma, debido a que este no había asistido a la citada reunión.

Pendiente NO

El asunto es tratado en reunión del 30 de septiembre de 2014 en el numeral 2 literal d y se aprueba por unanimidad: No agregarlo dentro del manual sino citar que se use la que se maneja en el sistema de gestión. No obstante el acta no presenta la totalidad de las firmas de quienes la suscribieron Director General (e) Javier Viveros; Secretario General (e) Aristides Dajer y delegado de la Dirección General José Alvaro Bermúdez.

En el actual Manual de Contratación Resolución No. 024 de 2014, en la página 10 se hace alusión al Decreto 2474 de 2008 el cual fue derogado por el art. 9.2, Decreto Nacional 734 de 2012, así mismo, en la página 11 se cita la Ley 598 del 2000 la cual también fue derogada por el artículo 222 del Decreto Nacional 019 de 2012

Pendiente NO

El asunto es tratado en reunión del 30 de septiembre de 2014 en el numeral 2 literal e y se aprueba por unanimidad: El acta no presenta la totalidad de las firmas de quienes la suscribieron Director General (e) Javier Viveros; Secretario General (e) Aristides Dajer y delegado de la Dirección General José Alvaro Bermúdez.

En el Sistema de Gestión de Calidad se establece que el manual correspondientes a A5-01-M-01 corresponden a la Resolución No. 034 del 2013-05-09 (es realmente del 2012) adoptado para el SIG por Acta 4 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Fecha: 2013-07-29. Y el manual A5-01-M-02 corresponde a la Resolución No. 207 del 2013 del 2013-06-14 Adoptado para el SIG por Acta 4 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Fecha: 2013-07-29.

Pendiente NO APLICA

No se ha realizado la actividad según informe sin fecha, de asunto: Avance plan de mejoramiento emitido por la Coordinación Grupo Gestión Jurídica


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La resolución que modifica el Plan Anual de Adquisiciones se asimila más una desagregación y modificación presupuestal que al plan anual de adquisiciones, se recomienda actualizar la próxima modificación con los parámetros establecidos en el decreto 1510 de 2013, articulo4.


PARCIALMENTE

El único documento soporte es el memorando, no la presentación en el comité de Contratación del que trata la descripción de la meta

Se evidencia que en el último cronograma solo se relaciona hasta la legalización del contrato, faltando el término de ejecución y los pagos, como lo establece el artículo 34 del decreto 1510 de 2013, que indica los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago.

Cumplida SI

Cronogramas adjuntos para los procesos: SA 010-2014; SA 011-2014; SA 012-2014; SA 013-2014; SA 014-2014; SA015-2014. LP 02-2014; CM 005-2014; SA 001-2015; LP 001-2015;

En todos los contratos se evidencia que los formatos “REQUISITOS GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA –PRESTACION DE SERVICIOS Y DE APOYO A LA GESTION y “REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS” no se encuentra dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

Cumplida SI

Evidencia en informe sin fecha de la Coordinación de Gestión Jurídica allegado como soporte; con asunto: Avance plan de mejoramiento - auditoría 2014


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Diligenciar los formatos como está indicado en el SIG, un ejemplo es que no se diligencia el Formato A5-01-F-07 (Estudios previos del proceso de mínima cuantía) como está indicado.

Cumplida SI

El memorando allegado como evidencia tiene por asunto: Alcance memorando - Proceso contratos de prestación de servicios (alcance memorando 14-06298-00 por medio del cual se dio a conocer la documentación que necesariamente debía ser entregada al grupo de Gestión jurídica para el desarrollo del proceso contractual. Adicionalmente aporta como evidencia listado de asistencia de fecha 25 de febrero de 2015, del evento denominado socialización manual de contratación (25 asistentes). Como evidencia se tiene también listado de asistencia cuyo objeto es: Capacitación Aprehensión del Manual de Supervisores y/o interventores supervisión de contratos de fecha 2014-08-20

En las Hojas de Vida de la Función Pública de los contratos de prestación de servicios 002 de 2014 y 044 de 2014 no registra firma del jefe de personal o de contratos donde se certifique que la información suministrada ha sido constatada frente a los documentos que han sido presentados.

Pendiente NO

Según manifestación expresa del informe de la Coordinación del Grupo de Gestión Jurídica del numeral 8: Esta actividad se empieza a implementar en los procesos contractuales de la presente vigencia, en los cuales el dueño del proceso hace la revisión y verificación de la hoja de vida, para el posterior visto bueno por parte de la coordinación

El Contrato de prestación de servicios 044 de 2014 el cual es financiado con recursos de inversión se encuentra que este fue cargado al numeral 1.1 Gestionar la adquisición, actualización y mantenimiento de la infraestructura tecnológica, sin embargo en la ficha BPIN no se evidencia que en su objetivo se encuentre la contratación de servicios

Pendiente NO

La descripción de la la que trata de la asignación de recursos y la denominación de la meta de procedimiento aprobado y este último no se adjunta como evidencia en el cumplimiento de la meta o en su defecto no se tiene el código para hallarlo en el espacio donde reposan los documentos de calidad de la entidad


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profesionales para el apoyo de actividades de gestión.

No se relaciona el número de folios en el préstamo de expedientes.


SI De acuerdo a la evidencia obtenida hay cumplimiento de la eficacia

Respecto al CAO 044 de 2013 se recomienda que en los expedientes de los procesos repose: a. Una solicitud formal de cotización que indique que debía contener la oferta, en el requerimiento del bien y servicio se establece como anexos las cotizaciones (que no reposan). b. Dentro del expediente contractual soporte a quien se solicitó cotización que refleje que se realizó un proceso de solicitud de cotización y estudio de precios de mercado, como lo expresa el requerimiento de bien y servicio. c. Existe incongruencia entre la solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal y el estudio y documentos previos numeral 3. Modalidad de selección: selección de mínima cuantía. d. A folio 11 se establece que: Revisó: Jose Álvaro Bermudez, sin embargo esto no se encuentra refrendado. (ii) No utilizar papel reciclado en los

Cumplida SI

Como parte de la evidencia se tiene memorando que tiene por asunto: Alcance memorando - Proceso contratos de prestación de servicios (alcance memorando 14-06298-00 por medio del cual se dio a conocer la documentación que necesariamente debía ser entregada al grupo de Gestión jurídica para el desarrollo del proceso contractual. Adicionalmente aporta como evidencia listado de asistencia de fecha 25 de febrero de 2015, del evento denominado socialización manual de contratación (25 asistentes). Adicionalmente hay como evidencia también listado de asistencia cuyo objeto es: Capacitación Aprehensión del Manual de Supervisores y/o interventores supervisión de contratos de fecha 2014-08-20. No se evidencia memorias de la capacitación


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expedientes contractuales

Respecto al contrato 048 de 2014 se encuentra que si bien se realizan los estudios del sector, estos no muestran quien los elaboró y quien es el responsable de la elaboración del documento

Cumplida SI

Los documentos aportados como evidencia de la página 73 a 88, corresponde a modelos y minutas que contienen quien elaboró y revisó: 1.Modelo para estudios previos y análisis del sector; 2. Estudios y documentos previos y análisis del sector procedimiento de selección de mínima cuantía; 3. Anexo No 1 carta de presentación.


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Con relación a la comunicación de designación de supervisor no se evidencia fecha de elaboración, ni entrega de este al supervisor

Cumplida SI

No se allega como evidencia el documento donde se implementa la política de asignación de supervisión de contratos de la que trata la descripción de la meta

En el Contrato 028 de 2014 se recomienda que antes de archivar en el expediente contractual los soportes de pago realizados se revise la información allí registrada. Seguramente fue corregida al momento del pago, así se recomienda que reposen dentro del expediente las órdenes de pago con sus respectivos soportes para que en el expediente contractual repose la historia total de la ejecución del contrato. Así mismo el contrato 102 de 2013 el plazo máximo de ejecución era el 24 de diciembre de2013, pero no reposa soporte del único pago aunque en revisión del SIIF este a se realizó con la orden de pago No. 35223232113.

Aplazada NO APLICA Solicitan aplazar para el 2015-06-09, dada la modificación de procedimientos

Registro presupuestal como la poliza fueron anteriores a la firma del contrato.

Cumplida SI

La evidencia aportada corresponde a los folios 24, 26, 28, 30, 32, 34, 36, 38, 40, 42, 44, 46 y 48 del libro donde registran la información del N°; Fecha, Contratista, Objeto y Valor. Por lo descrito en la denominación de la meta no se tuvieron como evidencia las memorias de la charla ni la lista de asistencia


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La carpeta cuenta con 214 folios, se recomienda que por carpeta existan máximo 200 folios. Los folios 171 y 172 reposan en el expediente sin archivar. De igual modo la marca de las carpetas no son de manera segura, ya que es papel pequeño (esto ocurre con todos los contratos enviados).Se recomienda que la marcación sea segura y no conlleve a la perdida de la marca del papel que lo identifica.

Cumplida SI

En informe emitido por la Coordinación de Grupo Gestión Jurídica; de asunto avance de estado de plan de mejoramiento se tiene: Se realiza la organización del archivo de gestión, esto se puede verificar en los expedientes contractuales

Ausencia del mapa de riesgos de gestión juridica

Cumplida SI

El mapa de riesgos no ha sido socializado a los funcionarios de la entidad pese a que fue aprobado en el mes de diciembre de 2014. Se realiza recomendación de actualización.

Diferencias en la asignación de honorarios en los contratos de prestación de servicios

Pendiente NO

El asunto es tratado en reunión del 30 de septiembre de 2014 en el numeral 2 literal f y se aprueba por unanimidad: El acta no presenta la totalidad de las firmas de quienes la suscribieron Director General (e) Javier Viveros; Secretario General (e) Aristides Dajer y delegado de la Dirección General José Alvaro Bermúdez.

RECOMENDACIONES

NOTA: las recomendaciones son realizadas de manera general para que en el momento que sean adoptadas sea de manera integral a los procesos y no corregir situaciones puntuales.


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RECOENDACIÓN GENERAL: EXPEDIENTES CONTRACTUALES Se sugiere realizar una verificación minuciosa al contenido de todos los expedientes contractuales de tal forma que se organicen de manera ordenada tanto en los aspectos de forma como de fondo por ejemplo incluyendo aquellos documentos que no están dispuestos en el mismo. De otro lado se sugiere incorporar en los expedientes los documentos que lo conforman y no hacerlo de manera parcial pues en ellos debe de conservarse por regla general todos los documentos del contrato desde el inicio hasta su finalización.

OBSERVACIÓN No. 1. UTILIZACIÓN DE TINTA HÚMEDA.

Se recomienda dar cumplimiento a la normatividad referente a la gestión documental y en pro de la preservación de documentos evitar el uso de tinta húmeda.

Se recomienda no rayar los documentos ya que se puede afectar la autenticidad de estos.

OBSERVACIÓN No. 2. FECHAS DE DOCUMENTOS Y CRONOLOGÍA EN EL ARCHIVO. Se recomienda que todos los documentos que se produzcan en el Instituto cuenten con fecha cierta de emisión. OBSERVACIÓN No. 3. FOLIACIÓN. Se recomienda fortalecer los procedimientos de control interno en las áreas que generan estos documentos, y realizar una correcta foliación de los documentos de los expedientes contractuales. OBSERVACIÓN No. 4. FORMATO DE HOJA DE VIDA Y DE BIENES Y RENTAS. Se recomienda crear controles en la verificación documental de los soportes de contratación. OBSERVACIÓN No. 5. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN Se recomienda establecer control de tiempos de notificación de las supervisiones que realiza la Secretaria General de los diferentes contratos. OBSERVACION No. 6. DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS Se recomienda que no exista duplicidad de documentos, para dar claridad al desarrollo del trámite y facilitar el control y seguimiento a los mismos.


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OBSERVACION No. 7. ESTUDIOS PREVIOS.

Se recomienda que tanto en el estudio previo como el contrato queden registrados los precios unitarios a los que se adquieren los bienes.

Se recomienda utilizar términos que estén vigentes.

Se recomienda que todos los documentos que se produzcan en el Instituto cuenten con fecha cierta de emisión, nombre y firma de quien los elabora, los aprueba y los expide.

Se recomienda dar cumplimiento a los procedimientos internos de contratación y a la normatividad contractual.

Se recomienda generar políticas de autocontrol para verificar que la normatividad relacionada en los estudios previos sea en la misma en todas las parte de su texto.

OBSERVACION No. 8. VALOR Y FORMA DE PAGO

Se recomienda que reposen los soportes de pago originales producto de la relación contractual.

Se recomienda que los soportes de pago sean consistentes con lo establecido en el contrato.

OBSERVACIÓN No. 9. ACTAS DE LIQUIDACIÓN

En virtud de la responsabilidad establecida por el manual de servidores e interventores se sugiere revisar los contratos suscritos y sean objeto de liquidación; para proceder a dar el formalismo previsto desde el clausulado contractual y por ende a lo dispuesto en el oficio de designación de supervisión del contrato e incluso el manual de servidores e interventores.

Adicional a lo anterior y en aras de establecer la obligación de manera puntual se propone incluir en el clausulado del contrato el plazo para realizar el acta de liquidación del acuerdo de voluntades y para aquellos casos en donde no se requiera y/o sea necesario llevar a cabo el procedimiento dejarlo también estipulado en el clausulado.


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Se sugiere tener presente lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de 2012 artículo 217 de la ocurrencia y contenido de la liquidación de los contratos estatales.

OBSERVACION No. 10. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Se recomienda establecer los tiempos de ejecución acorde al tiempo que realmente se va establecer en el contrato.

OBSERVACIÓN No. 11. EVALUACIÓN DE PROVEEDOR. Se recomienda socializar a los supervisores e interiorizar la etapa de evaluación de proveedores establecido en el procedimiento etapa contractual – contratación A5-01-P-05

OBSERVACIÓN No. 12. APORTES PARAFISCALES COMO SOPORTES DE PAGOS.

Se recomienda que repose en el expediente el documento al que hace referencia el contrato 116 de 2013 en su cláusula de valor y forma de pago: el certificado de paz y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales que deberá ser aportado por el contratista.

Se recomienda validar en los sistemas de información de los diferentes pagos de aportes de seguridad social que realmente se han realizado los pagos por parte de los contratistas.

OBSERVACIÓN No. 13. ACTAS DE INICIO

Se recomienda utilizar o modificar si es el caso Formato AF-01-F-11.

Se recomienda leer claramente el plazo de ejecución de los contratos y determinar los requisitos de este.

OBSERVACION No. 14. COMITÉ EVALUADOR Se recomienda establecer si existen inhabilidades e incompatibilidades cuando dos miembros del comité evaluador tienen algún grado de consanguinidad, afinidad o parentesco entre sus miembros y evaluar si es viable o no generar reglamentación interna al respecto con relación a la conformación de este.


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OBSERVACIÓN No. 15. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.

Se recomienda que repose en los procesos de contratación directa de servicios profesional y de apoyo a la gestión constancia escrita del ordenador del gasto de que la entidad verifico la idoneidad y experiencia del aspirante a contratar.

OBSERVACION No. 16. CDP Y REGISTRO PRESUPUESTAL Se recomienda dar cumplimiento e interiorizar los procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04. Se recomienda establecer a través de acto administrativo quien debe ejercer las funciones de Jefe de Presupuesto (el cargo de Secretario General o el de Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto). OBSERVACION No. 17. CARGUE EXTEMPORÁNEO DE DOCUMENTOS EN EL SECOP. Se recomienda dar cumplimiento al artículo 19 del decreto 1510 de 2013, es decir publicar entre los tres días después a su expedición del documento. OBSERVACION No. 18. ANUALACION DE CONTRATOS.

Se recomienda establecer directrices de anulación de contratos.

Se recomienda establecer controles de numeración de contratos. OBSERVACION No. 19. ERRORES DE LOS DOCUMENTOS CARGADOS EN EL SECOP. Se recomienda efectuar una revisión a los documentos publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública en aras de tener dispuestos de manera consistente en su totalidad los documentos que corresponden a los procesos publicados y crear controles de verificación y seguimiento de la información cargada en el SECOP. OBSERVACION No. 20. ANULACION CDP Y REGISTROS PRESUPUESTALES Y CAO. Se recomienda crear, adoptar, implementar e interiorizar mecanismos de comunicación efectiva entre las diferentes áreas ante cambios en la gestión financiera y contractual.


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OBSERVACIÓN No. 21. PUBLICACIÓN ACTAS DE LIQUIDACIÓN Se recomienda publicar todas las etapas de la gestión contractual. OBSERVACIÓN No. 22. CONTRATOS SIN ESTABLECIMIENTO DE INGRESO A ALMACEN. Se recomienda establecer en todos los contratos como requisito de pago el ingreso de los elementos al almacén. OBSERVACIÓN No. 23. COMITÉ DE CONTRATACIÓN. Se recomienda integrar las actividades desarrolladas en el comité de contratación en el comité institucional de desarrollo administrativo en cumplimiento al decreto 2482 de 2012. OBSERVACIÓN No. 24. RIESGOS OPERACIONALES. Se recomienda actualizar el mapa de riesgos teniendo en cuenta la Circular Externa No. 8 de 10 de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente que establece la adopción del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en el Proceso de Contratación, el cual identifica el establecer riesgo en las etapas precontractual, contractual y ejecución. OBSERVACIÓN No. 25. DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN SIRECI. Se recomienda generar controles de verificación de la información que se remite a sistemas de información del ente de control. OBSERVACIÓN No. 26. PLAN DE MEJORAMIENTO.

Se recomienda programar mesas de trabajo con Control Interno para el adecuado seguimiento.

ELABORÓ: María Margarita Peña Vargas. Sandra Lucía López Pedreros.

REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros.

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