CDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO DE BCSC 1. INTRODUCCIN BCSC, en el marco de las directrices que sobre el particular ha impartido la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que sta pertenece, y en su inters por hacer explcito su compromiso frente a sus prcticas de gobierno corporativo, por medio de este documento seala los principios que rigen su actuacin en relacin con sus rganos de gobierno, con sus accionistas, sus clientes y usuarios, sus proveedores, sus inversionistas , las dems empresas del grupo empresarial al que pertenece, as como con sus Directores, Administradores, sus colaboradores y con las autoridades. Este documento, denominado Cdigo de Gobierno de BCSC seala los principios que rigen la administracin de la Entidad en atencin a su objeto, al Legado de la Fundacin Social y sus Empresas y al cumplimiento estricto de las leyes y de sus estatutos1. El mismo constituye un desarrollo de la unidad de propsito y direccin, como caracterstica esencial del Grupo Empresarial liderado por la Fundacin Social y, en consecuencia, ha sido elaborado teniendo como marco y referente obligado el Cdigo de Gobierno Corporativo de la Fundacin Social . Este documento no es una recopilacin de reglas puntuales en relacin con gobierno corporativo, ni atiende a estndares ajenos a la realidad de BCSC; es un conjunto de principios que son el resultado de su propia experiencia, de su estructura estatutaria, de su condicin de miembro del Grupo Empresarial liderado por la Fundacin Social y de su naturaleza jurdica. En BCSC el gobierno corporativo se traduce en el sistema interno de valores, principios, prcticas, tradiciones, normas, acuerdos, comportamientos decantados con el transcurrir del tiempo, documentados o no, y reflejados en su cultura organizacional, originados tanto en las directrices de la Fundacin Social, como en el ejercicio autnomo de su libertad de autodeterminacin y el cumplimiento de la Ley. Conforme a tal sistema interno, BCSC es administrado con una alta competencia profesional, responsabilidad, eficiencia y profundo sentido tico, para el logro de su objeto social que no es otro que proveer servicios financieros que contribuyen al desarrollo sostenible del pas, orientados principalmente al servicio de sectores populares y medios, a la mipyme y al sector de la construccin. BCSC mediante una actividad bancaria eficiente y eficaz, propende por generar una adecuada rentabilidad para sus accionistas, y construir una cultura institucional basada en los valores organizacionales que permita el desarrollo integral de los colaboradores y sus familias. Esta Entidad como parte del grupo empresarial liderado por la Fundacin Social, existe para apoyar con su actividad bancaria, el propsito de la Organizacin: contribuir a superar las causas estructurales de la pobreza en Colombia, para promover una sociedad justa, solidaria, productiva y en paz. Lo anterior, de manera tal, que se preserven e incrementen y estimulen con xito, a travs del tiempo, los intereses que en el Banco tienen: la sociedad en general; sus clientes y usuarios; sus colaboradores; quienes como accionistas participan en su capital; aquellos que invierten en los valores emitidos por l; sus proveedores y el Estado.

1 La ley y los estatutos se entienden incorporados a este documento sin requerir trascripcin de sus textos.

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El Cdigo de Gobierno Corporativo de BCSC constituye un documento articulador en el que se sealan explcitamente, como antes se anot, los principios que rigen la administracin de BCSC, haciendo alusin a las referencias documentales y no documentales en las que se concretan tales principios dentro de la Entidad. De manera excepcional, en este documento se presentan declaraciones que no encuentran desarrollo normativo externo o interno; en estos casos, el propio cdigo se constituir no slo en un documento articulador, sino en una fuente normativa, segn el alcance que se menciona al final del mismo. El Sistema de Gobierno Corporativo de BCSC, incorpora como una parte importante del mismo el Sistema de Control Interno.

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2. DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

2.1. INTRODUCCIN Y PREMISAS

Corresponde a la Asamblea General de Accionistas como rgano mximo de BCSC tomar decisiones definitivas en relacin con la reforma de sus Estatutos o con decisiones que impliquen su reorganizacin Empresarial. Sin embargo, dada la trascendencia de este tipo de decisiones se procura que sean conocidas y evaluadas por su Matriz, con el fin de cumplir as con la unidad de direccin y propsito que caracteriza al grupo empresarial. En las reuniones de la Asamblea General de Accionistas de BCSC, se ha comprometido a respetar los derechos que la Ley concede a todos los accionistas que participan en su capital, y en consecuencia, vela por que el trato que reciben con ocasin y en desarrollo de tales reuniones sea equitativo y adecuado a las normas que resultan aplicables.

2.1.1. Funcionamiento

2.1.1.1. Convocatoria De conformidad con los Estatutos de la Entidad y las directrices de la Fundacin Social se propende por que las decisiones que toma la Asamblea General de Accionistas sean plurales y democrticas; en atencin a lo cual, se promueve que en las reuniones tomen parte todos los que participan en el capital de BCSC. Para el efecto, se realizan las convocatorias, con suficiente antelacin, por los medios ms adecuados e idneos an en exceso de los establecidos legal y estatutariamente cuando se vea conveniente hacerlo. En atencin a los Estatutos Sociales2 los accionistas son convocados por la Junta Directiva de la entidad o el Presidente de la misma mediante comunicacin escrita dirigida individualmente a cada uno de ellos en la cual se indica el orden del da de la correspondiente sesin y, cuando a ello hay lugar, con la informacin que se estime pertinente para el adecuado desarrollo de la reunin y la toma de decisiones.

2.1.1.2. Periodicidad La Asamblea General de Accionistas se rene ordinariamente dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre de cada ejercicio econmico semestral o en forma extraordinaria cuantas veces sea necesario en atencin a las circunstancias de la Entidad.

2.1.1.3. Toma de decisiones

2.1.1.3.1. Procedimiento Las decisiones que toma la Asamblea General de Accionistas son suficientemente informadas y ajenas a intereses distintos a los de BCSC La Asamblea General de Accionistas de BCSC es independiente, autnoma y objetiva en la toma de decisiones de gobierno y en el desarrollo de su objeto social especfico,

2 Artculo 25 de los Estatutos de BCSC.

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guardando fidelidad con los propsitos, valores y principios, que persigue la Organizacin a la que pertenece, lo cual por supuesto es manifestacin de la unidad de propsito y direccin que caracteriza a los grupos empresariales y que traza la matriz. 2.1.1.3.2. Actas Como lo sealan los Estatutos de la Entidad, todos los actos, decisiones y deliberaciones de la Asamblea General de Accionistas se consignan en actas que se llevan conforme lo indican las normas legales y los Estatutos.

Las Actas de las reuniones de Asamblea se revisan en su integridad antes de que stas sean transcritas al libro correspondiente, a fin de solicitar que se hagan en ellas modificaciones a que haya lugar. De esta manera, el acta constituye una constancia fiel y completa de lo acontecido en la reunin. Es reiterada la prctica segn la cual las actas sean ledas totalmente y consideradas al final de cada sesin, sin perjuicio de que en algunas ocasiones sean ledas y consideradas en la sesin siguiente o a travs de una comisin aprobatoria, segn lo estime ms conveniente dicho rgano. Las actas son redactadas de manera sencilla y clara, de manera tal que se facilita su adecuado entendimiento. En ellas se hacen todas las anotaciones que resultan pertinentes y con la suficiencia necesaria se sealan las conclusiones que fundamentan la toma de decisiones. 2.1.1.3.3. Informacin Soporte De conformidad con los Estatutos de BCSC3 los accionistas pueden, en virtud de la Ley y como mximo rgano en los temas de su competencia, acudir a asesores expertos en caso de que el tema lo amerite, y apoyarse en los rganos o personas que estime pertinentes para los temas que considere requieren tal apoyo.

Sin perjuicio de lo anterior, cada accionista puede, en desarrollo de las reuniones, requerir de la Administracin la informacin que precise pertinente para tomar una decisin.

Los soportes de las decisiones tomadas en la Asamblea General de Accionistas se archivan como anexos de las actas cuando quiera que no se incorporen en el texto de las mismas. Tales anexos se archivan de manera ordenada, de manera tal que se facilita la consulta que de los mismos se haga con posterioridad.

2.2.1.3.4. Conducta de los accionistas Los accionistas del Banco ejercen su derecho de voto en el inters del BCSC y nunca con el propsito de causar dao a la Entidad o a otros accionistas o a terceros, ni con el propsito de obtener para si o para terceros ventajas injustificadas.

3 Artculo 52 de los Estatutos de BCSC.

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En el Cdigo de Conducta de la Entidad se encuentran los principios y las reglas de conducta que deben observar todos los accionistas, Directores, administradores y colaboradores de la misma.

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3. DE LOS ADMINISTRADORES DE BCSC

3.1. INTRODUCCIN Y PREMISAS La administracin de los negocios del Banco est a cargo de la Junta Directiva de la entidad, el Presidente y aquellas personas que ostentan la calidad de representantes legales de la entidad y quienes de conformidad con la Ley se consideran administradores. 3.2. DE LA JUNTA DIRECTIVA

Los miembros de la Junta Directiva de BCSC, en su rol no representan los intereses de un accionista, ni siquiera los del accionista que los postul, sino que obran en atencin a los intereses propios de BCSC, con autonoma y desarrollando de manera plena su objeto social, pero en el marco de la unidad de propsito y direccin fijado por la Fundacin Social que es caracterstica esencial del Grupo Empresarial al que pertenece el Banco. Precisamente tal unidad de propsito y direccin implica un compromiso de los rganos de Direccin de BCSC frente a la Obra de la Fundacin Social y su Legado.

3.2.1. Calidades de los Miembros de Junta Directiva En este punto del documento se recogen aquellos principios que han caracterizado a la Entidad y que adems se encuentran explcitos en el Cdigo de Gobierno Corporativo de la Fundacin Social de la siguiente manera. Los miembros de la Junta Directiva de BCSC, conforme ha sido sealado en el Cdigo de Gobierno Corporativo de la Fundacin Social y se recoge en este documento, han sido personas que aparte de sus condiciones personales y profesionales, participan del fin ltimo de la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece BCSC, y han tenido la capacidad de asumir un compromiso social acorde con los principios que rigen dicho grupo empresarial. La Asamblea General de Accionistas de BCSC, como lo ha indicado el Cdigo de Gobierno Corporativo de la matriz, toma en cuenta para postular candidatos la especialidad y trayectoria de cada uno en atencin al negocio de la entidad, de manera tal que considere que su aporte es valioso para los intereses de la misma. As mismo, considera perfiles especficos de candidatos, que permitan la conformacin de un rgano multidisciplinario en el que se enriquezcan con puntos de vista diversos las discusiones. . Por otra parte, los miembros de Junta Directiva, como tambin se ha hecho manifiesto en el Cdigo de la Fundacin Social, son personas que cumplen a cabalidad los principales deberes que se predican de los miembros de un directorio, son ellos diligencia y lealtad. En virtud de la primera cuando un miembro de Junta Directiva acta est ntimamente convencido de que lo hace en provecho de BCSC y que su decisin es la adecuada; en virtud de la segunda, el miembro de Junta Directiva antepone los intereses del BCSC a otros que sean ajenos, incluso los propios.

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Se consideran como inhabilidades para ser miembro de la Junta Directiva de BCSC: i) la existencia de conflictos de inters, ii) la existencia de tachas en el comportamiento tico, iii) la existencia de responsabilidades directivas en otros establecimientos bancarios, iv) un inadecuado comportamiento crediticio, v) La calidad de asesores, accionistas o empleados de la firma que se desempee como Revisora Fiscal del Banco; vi) La vinculacin como funcionario de BCSC. y, vii) las dems establecidas en la normatividad vigente. Como habilidades indispensables para ser miembro de Junta Directiva de BCSC se encuentran las siguientes: i) Comprobada idoneidad profesional, lo cual comporta una formacin que le permita comprender el mercado y el negocio de la entidad;; iii), vocacin de servicio; y iv) entendimiento de la realidad del pas. 3.2.2. Nominacin de los miembros de Junta Directiva El BCSC, conforme a sus disposiciones estatutarias, ha establecido que es la Asamblea General de Accionistas el rgano encargado de elegir a los siete (7) miembros que conforman la Junta Directiva de la entidad con sus respectivos suplentes personales, para periodos de un (1) ao. Cuando se propone en la Asamblea General de Accionistas candidatos para conformar los miembros de Junta Directiva, se presenta el perfil de tales candidatos con el fin de que exista informacin suficiente y oportuna que permita a todos los accionistas que participan en el capital de la entidad conocer la trayectoria y capacidades de los candidatos. La Junta Directiva de la entidad elige a su vez, de su seno, al Presidente y Vicepresidente de la misma, para periodos anuales, con posibilidad de reeleccin. Adicionalmente, la Asamblea General de Accionistas propende por la participacin de miembros independientes en la conformacin de la Junta Directiva de BCSC, incluso en porcentajes superiores a los mnimos exigidos por las normas vigentes4. As mismo, ha sido parte de la filosofa de gobierno de la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece BCSC, y consecuentemente de BCSC el que en los rganos de direccin no participen miembros internos, es decir, funcionarios o contratistas de la entidad y se contina velando porque ello sea as. La presencia de miembros externos5 en la Junta Directiva de BCSC es una prctica recurrente y el mecanismo previsto para el ejercicio eficaz de la unidad de propsito y direccin, caracterstica esencial de los grupos empresariales. Siendo pertinente indicar que tales miembros actan en exclusivo inters de BCSC en atencin a lo que establece la Ley en relacin con los deberes de cuidado y lealtad que deben observar, pero permiten que al interior

4 Los miembros independientes lo son cuando son ajenos a la Administracin de la Fundacin Social y sus Empresas. No obstante, para los efectos de esta mencin se tiene en cuenta tambin el concepto de independencia contemplado en la Ley 964 de 2005. 5 Los miembros externos a que se hace referencia son aquellos que sin estar vinculados laboralmente con la Empresa correspondiente, son Directivos de otras Empresas de la Organizacin.

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de la entidad se desarrolle de manera efectiva la misin de la Fundacin Social y se ejecute de manera concreta y armnica la Obra Social de la Fundacin a travs del instrumento empresarial. De otra parte, segn lo manifestado por la Fundacin Social, dada la participacin en el capital social de BCSC de terceros distintos al grupo empresarial liderado por ella, se ha propendido porque si existe el inters y la experiencia relevante para aportar al direccionamiento de la entidad, se acuerden mecanismos que permitan el acceso de personas postuladas por tales terceros para hacer parte de la Junta Directiva de la entidad. 3.2.3. Responsabilidades y derechos de los miembros de Junta Directiva Cada uno de los miembros de la Junta Directiva de BCSC al aceptar su designacin asume un compromiso con la Entidad y el desarrollo de su objeto social y, de igual manera, la Entidad asume un compromiso frente a cada uno de los miembros de su Junta Directiva.

As, la designacin de un miembro de Junta Directiva comporta para ste el compromiso de informarse suficientemente sobre la Entidad misma, su objeto social, y el fin ltimo de la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece BCSC, as como sobre las que sern sus responsabilidades como Director; todo lo cual implica el deber correlativo de la Administracin de suministrar de manera oportuna y suficiente dicha informacin. Los miembros de Junta Directiva adquieren el compromiso de revelar suficientemente las situaciones de conflictos de inters que los puedan afectar en desarrollo de sus cargos cuando quiera que las mismas se han evidenciado o han debido evidenciarse de su parte y adquieren el compromiso de abstenerse de participar en la toma de decisiones que corresponda cuando tales situaciones se presenten. Es deseable la asistencia de todos los miembros de la Junta Directiva a todas las reuniones, y por lo mismo los Directores adquieren el compromiso de asistir a las reuniones que se programen y de participar en ellas. Para ello, la Administracin propone anualmente una programacin de las diferentes reuniones, sin perjuicio de que pueda haber reuniones adicionales cuando quiera que as lo exijan las circunstancias. Todas las reuniones se convocan con arreglo a los estatutos de la Entidad, procurando la presencia de todos los integrantes de la Junta Directiva. La inasistencia no justificada y reiterada de los miembros de la Junta Directiva tiene los efectos sealados en la normatividad vigente de la Superintendencia Financiera de Colombia. Es un deber de los miembros de la Junta Directiva informarse acerca de los asuntos sobre los cuales toman decisiones, razn por la cual, la Administracin asume el compromiso de suministrar a los miembros del Directorio la informacin clara, suficiente y pertinente que corresponda, con la oportunidad que sea requerida en atencin al asunto, y de manera tal que se satisfaga plenamente la necesidad de los Directores de tomar decisiones debidamente informadas. En desarrollo del deber legal de lealtad predicable de los miembros de Junta Directiva, la informacin a la que tienen acceso con ocasin de su actuacin como tales, adquiere el carcter de confidencial.

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En relacin con los miembros suplentes de la Junta Directiva, en tanto ejerzan su cargo, les resultan predicables los derechos y responsabilidades atrs consignados. Para ello, cuando se prevea la participacin de un suplente en la Junta Directiva, la Administracin lo pone al tanto de los temas que sern objeto de su consideracin, con lo cual, en las discusiones y decisiones en las que participe se caracterizan por ser debidamente informadas. 3.2.4. Remuneracin de los Miembros de Junta Directiva Los miembros de la Junta Directiva, en atencin a su compromiso social, no encuentran en la remuneracin monetaria la razn de ser de su participacin en tal rgano. Su participacin obedece a su inters en el desarrollo econmico del pas y su coincidencia con el Legado de la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece el Banco. No obstante, los miembros de la Junta Directiva de la entidad reciben una remuneracin por cada sesin en la que participan. La remuneracin de los miembros de la Junta Directiva de BCSC atiende los criterios establecidos por la Asamblea General de Accionistas. Tal suma se indexa cada ao, usualmente, conforme a la variacin del IPC. No obstante lo anterior, los miembros de Junta Directiva de BCSC que hacen parte del grupo de colaboradores de las dems empresas que integran el Grupo Empresarial liderado por la Fundacin Social no reciben remuneracin en dinero. 3.2.5. Funcionamiento de la Junta Directiva

3.2.5.1. Convocatoria Como se anot antes, es deseable la asistencia de todos los integrantes de la Junta Directiva a sus reuniones tanto ordinarias como extraordinarias. En atencin a lo anterior, la convocatoria a cada reunin se remite a cada miembro de Junta Directiva acompaada del orden del da de la respectiva reunin debidamente desagregado.. Con ello se logra separar de manera anticipada las fechas y horas de las sesiones, de manera que los miembros de la Junta Directiva y la Administracin puedan organizar con antelacin su agenda sin afectar la asistencia.

An as, las reuniones ordinarias y extraordinarias, se convocan con la debida antelacin, que en todo caso no es menor a la establecida como mnima por los Estatutos, y se procura que tal antelacin sea suficiente en atencin a los temas a tratar.

No obstante, los temas indicados en la convocatoria o los propuestos por la Administracin al comienzo de cada sesin, los miembros de Junta Directiva tienen la posibilidad de proponer y tratar temas diferentes o adicionales.

3.2.5.2. Periodicidad Los miembros de Junta Directiva se renen con la frecuencia que sea requerida de acuerdo con las circunstancias de la Entidad, pero, de manera ordinaria, no menos de una vez por mes como lo establecen los estatutos. Las reuniones frecuentes de los miembros

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de Junta Directiva garantizan continuidad y profundidad en los asuntos que son sometidos a su consideracin y que son objeto de sus decisiones. 3.2.5.3. Toma de decisiones

3.2.5.3.1. Procedimiento Las decisiones que toman los Directores son suficientemente informadas y ajenas a intereses distintos a los de BCSC.

Se procura que las decisiones se tomen por consenso, sin que por tal inters se restrinja el hecho de que puedan existir diferencias o disidencias en relacin con alguna decisin, caso en el cual se harn las anotaciones correspondientes en el acta respectiva, tal como lo seala la Ley. En efecto, cada miembro de la Junta Directiva tiene la posibilidad de dejar constancia del sentido de su voto y de las razones del mismo si as lo considera.

Para promover las decisiones consensuadas o en su defecto tomadas por una mayora representativa de los integrantes de la Junta Directiva, se ha optado porque el parmetro para determinar el qurum decisorio no sea el de los integrantes asistentes a la reunin sino el nmero de integrantes que estatutariamente los conforman, de manera tal que, por regla general las decisiones se deben aprobar por la mayora de los miembros de la Junta Directiva, salvo en los casos en que los Estatutos o la Ley precisan una mayora ms exigente.

Cuando quiera que se tratan en las reuniones de la Junta Directiva temas relevantes, las decisiones relativas a ellos, por regla general no son tomadas de manera inmediata, sino que su discusin y anlisis llevan ms de una sesin, razn por la cual, en principio, tales temas cuentan con mayor tiempo para su estudio por parte de los miembros de la Junta Directiva. 3.2.5.3.2. Actas Como lo sealan los estatutos de BCSC, todos los actos y determinaciones de la Junta Directiva, se consignan en actas que se llevan conforme lo indican las normas legales y los estatutos.

Los Directores revisan en su integridad las actas antes de que stas sean transcritas al libro correspondiente, a fin de solicitar que se hagan en ellas modificaciones a que haya lugar. De esta manera, el acta constituye una constancia fiel y completa de lo acontecido en la reunin. Es reiterada la prctica segn la cual las actas sean ledas totalmente y consideradas en la reunin siguiente, sin perjuicio de que tambin ocurra al final de la sesin correspondiente o a travs de una comisin aprobatoria, segn lo estime ms conveniente la Junta Directiva. Las actas son redactadas de manera sencilla y clara, de manera tal que se facilita su adecuado entendimiento. En ellas se hacen todas las anotaciones que resultan pertinentes y con la suficiencia necesaria se sealan all las conclusiones que fundamentan la toma de decisiones.

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3.2.5.3.3. Informacin soporte Aparte de lo indicado a punto de los derechos y deberes de los miembros de Junta Directiva en relacin con la informacin para la toma de decisiones, la Junta Directiva puede acudir a asesores expertos en caso de que el tema lo amerite, y apoyarse en los rganos o personas que estime pertinentes para los temas que considere requieren tal apoyo. Una decisin sobre la necesidad de tal asesora o apoyo se toma por la mayora estatutaria general.

Sin perjuicio de lo anterior, cada miembro de Junta Directiva puede, en desarrollo de las reuniones, requerir de la Administracin la informacin que precise pertinente para tomar una decisin.

Los soportes de las decisiones tomadas en la Junta Directiva se archivan como anexos de las actas cuando quiera que no se incorporan en el texto de las mismas. Tales anexos se archivan de manera ordenada, de manera tal que se facilita la consulta que de los mismos se haga con posterioridad. 3.2.5.3.4. Conflictos de inters En desarrollo del deber de lealtad que asume cada miembro de Junta Directiva, como se ha mencionado antes, para cada uno de los integrantes de dicho rgano prevalece el inters de BCSC sobre el propio o el de terceros, y en atencin a ello, y para garantizar que las decisiones se toman atendiendo exclusivamente a los intereses de la entidad, cada Director se compromete a informar de manera oportuna y suficiente a la Junta Directiva el conflicto de inters en el que pueda estar incurso, abstenindose de participar en la toma de la decisin que corresponda.

En el cdigo de conducta de BCSC se encuentran los principios y las reglas de conducta que deben observar todos los colaboradores de la Entidad, as como sus Directores. Adicionalmente, los Estatutos del BCSC establecen ciertas reglas que propenden por prevenir conflictos de inters6

En el texto estatutario se establece como prohibicin expresa para los miembros de la Junta Directiva de BCSC celebrar en su nombre o en el de terceros contratos con la Entidad durante el tiempo que tengan tal calidad y seis meses ms, salvo que sean expresamente autorizados por los miembros restantes de la Junta Directiva. As mismo se observan de manera estricta las normas aplicables sobre operaciones con Administradores. Adems se seala de manera explcita que los miembros de Junta Directiva procurarn que en sus actuaciones en relacin con el Banco no se presenten situaciones que puedan configurar conflictos de intereses.

3.3. DE LOS OTROS ADMINISTRADORES DE BCSC

6 Artculo 49 de los Estatutos de BCSC

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Los Administradores de BCSC, son aquellas personas que desempean funciones de alta direccin en el Banco y se refieren especficamente, para los efectos de este documento, al Presidente, aquellas personas que ostentan la calidad de representantes legales de la entidad y quienes de conformidad con la Ley se consideran administradores.

3.3.1. Calidades Los Administradores del BCSC, deben ser personas que aparte de sus condiciones personales y profesionales, participen del fin ltimo de la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece el Banco. Los Administradores son personas que cumplen a cabalidad los deberes de diligencia y lealtad. En virtud de la primera, cuando un Administrador acta est ntimamente convencido de que lo hace en provecho de BCSC y que su decisin es la adecuada; en virtud de la segunda, el Administrador antepone los intereses de BCSC a otros que sean ajenos, incluso los propios. Estos deberes considerados principales se predican de los Administradores de la misma manera como se predican de los miembros de la Junta Directiva del Banco. 3.3.2. Nominacin

Atendiendo a las calidades que deben tener las personas que se desempeen como Administradores, corresponde a la Junta Directiva la eleccin del Presidente, los Vicepresidentes, Gerentes Regionales y de Sucursales, as como tambin a las personas que, adems del Presidente, tendrn la representacin legal de la Entidad, as como removerlos, fijarles sus, atribuciones, facultades y limitaciones. El Consejo Directivo de la Fundacin Social es quien seala la Poltica y los lineamientos para el Grupo empresarial en relacin con la nominacin y la evaluacin de los Administradores del Banco y la Junta Directiva y la Administracin atienden tales lineamientos. 3.3.3. Remuneracin El Consejo Directivo de la Fundacin Social establece la Poltica de remuneracin justa de todos los colaboradores de la Organizacin , incluyendo a sus Administradores. Esta poltica data de finales de los ochentas, cuando la Fundacin defini para su Organizacin una poltica de remuneracin justa basada en la Doctrina de la Iglesia Catlica, la cual ubica el salario justo en el centro de la tica social del trabajo y pilar del justo funcionamiento del sistema socioeconmico que fundamentalmente y en relacin con los Administradores se basa en los siguientes postulados: para el nivel directivo, el salario de mercado es suficiente para garantizar las necesidades bsicas del trabajador y su familia; propende por la equidad interna y por la competitividad externa; y finalmente, contempla la situacin econmica particular de las Empresas y la Fundacin Social. 3.3.4. Evaluacin Los Estatutos del Banco prevn la obligacin de que La Junta Directiva, conjuntamente con el Presidente, presenten a la Asamblea General de Accionistas un informe de gestin y los dems

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informes ordinarios,7 los cuales se constituyen en un mecanismo que permite evaluar y controlar la gestin de los Administradores. Al final de cada ejercicio contable, es presentado a la Asamblea General de Accionistas para su consideracin y aprobacin o improbacin el informe de gestin junto con los dems informes ordinarios que seala la ley.

3.3.5. Responsabilidades y Derechos Cada Administrador, al aceptar su designacin, asume un compromiso con la Entidad y, en consecuencia, con su objeto social as como con la obra y Legado de la Fundacin Social, matiz del grupo empresarial al que pertenece el Banco y, de igual manera, la Entidad asume un compromiso frente a cada uno de sus Administradores.

As, la designacin de un Administrador comporta para ste el compromiso de actuar con diligencia y competencia y con absoluta lealtad. Es en razn de su deber de actuacin diligente y competente que el Administrador adquiere el compromiso de informarse suficientemente sobre la Entidad misma, el mercado en el que se desempea, la Obra y Legado de la Fundacin Social as como sobre las que sern sus responsabilidades estatutarias y aquellas propias de su cargo. El Administrador, toma decisiones luego de tener suficiente informacin y por las razones que en su concepto resultan suficientes. En la ejecucin de las estrategias y directrices determinadas por la Asamblea General de accionistas, la Junta Directiva y los Administradores, deben actuar de manera razonablemente cuidadosa, diligente y tcnica, y por lo mismo asumen un compromiso de mantener altos estndares de calidad en el desarrollo de sus labores que les permitan obrar en la conciencia de actuar de la manera ms adecuada en favor de los intereses y fines de la Entidad. Este deber de cuidado implica para la Entidad un deber correlativo consistente en procurar al Administrador las herramientas necesarias para el adecuado desempeo de sus funciones. En razn de su deber de lealtad, que es asumido frente al BCSC, los Administradores adquieren el compromiso de actuar con la firme conviccin de estar dentro de los parmetros establecidos por la Ley y los Estatutos. Como consecuencia de tal deber, los Administradores asumen el compromiso de revelar suficientemente las situaciones de conflictos de inters que los puedan afectar en desarrollo de sus cargos cuando quiera que las mismas se han evidenciado o han debido evidenciarse de su parte y adquieren el deber de abstenerse de participar en la toma de la decisin que corresponda o en la ejecucin de la misma cuando se presentan tales situaciones de conflicto de inters, conforme a lo establecido en el Cdigo de Conducta. El compromiso de lealtad de los Administradores tambin comporta el mantenimiento de la discrecin y reserva sobre los asuntos de la entidad y la prohibicin de competir con las Empresas que hacen parte del grupo empresarial al que sta pertenece y que es liderado por la Fundacin Social.

7 Artculo 33 literal c) de los Estatutos de BCSC.

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El Administrador tiene derecho a que toda su gestin sea evaluada y remunerada de manera justa y por lo mismo, debe rendir los informes correspondientes a travs de los mecanismos legales y estatutarios dispuestos para tal fin. 3.3.6. Conflictos de inters En desarrollo de su deber de lealtad, los Administradores actan en el nico y exclusivo inters de BCSC. Sus actuaciones permanecen ajenas a otros intereses diferentes, an los particulares. Este tema se desarrolla con profundidad en el Cdigo de Conducta de la Entidad.

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4. DEL CONTROL INTERNO DE BCSC

Para BCSC la cultura de control interno es un elemento esencial del buen gobierno corporativo y, en consecuencia, sta se fomenta al interior de la Entidad en consideracin a la naturaleza, estructura y volumen de operaciones de la misma. El Sistema de Control Interno, para la Entidad, se inspira, como todas sus actuaciones, en el conjunto de valores y principios, y se traduce en polticas, normas, procedimientos y comportamientos que permiten a la Administracin asegurar, de manera razonable, que a travs de la incorporacin de controles suficientes, adecuados y que atienden al criterio costo/beneficio, se procurar con xito que los riesgos a los que se ve abocada en razn de sus actividades puedan llegar a evitar el cumplimiento de sus objetivos fundamentales. BCSC propende por dar estricto cumplimiento a las normas que sobre el particular le son aplicables en atencin al sector en el que se desenvuelve. El Sistema de Control Interno de BCSC contribuye al logro de los objetivos de la entidad, al tiempo que procura que todas sus operaciones y actividades se realicen de conformidad con las normas internas y la ley. En este mismo sentido, el control interno permite prevenir el acaecimiento de riesgos, errores o fraudes al interior de la Entidad. Tal sistema promueve la eficiencia de manera que se reduzcan los riesgos de prdida de activos operacionales o financieros y se propicie la elaboracin de estados financieros confiables, as como el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, como antes se anot. El Sistema de Control Interno evala el ambiente de control de la operacin de todo BCSC y es responsabilidad de todos y cada uno de los colaboradores y administradores de la Entidad quienes en desarrollo de sus funciones son responsables del sistema y de su monitoreo a travs del autocontrol. Es por lo anterior, que BCSC fomenta entre stos una cultura de control y establece reglas de comportamiento y respeto institucional por va del Cdigo de Conducta. Por otra parte, la Junta Directiva de BCSC define las polticas de control interno de la Entidad y evala su cumplimiento. Para el desarrollo de su gestin la Junta cuenta con el Comit de Auditoria que se encarga, conforme lo establece la normatividad vigente y el Reglamento de dicho Comit, de evaluar el control interno de la Entidad. De esta forma y como apoyo a las responsabilidades de la Junta Directiva y el Comit de Auditora en materia de control interno, la Auditora Interna de la Entidad realiza una evaluacin independiente sobre el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos y la efectividad del control interno. Tambin efecta monitoreo al sistema de control Interno la Revisora Fiscal que realiza una evaluacin objetiva e independiente del mismo. Es preciso anotar que el Sistema de Control Interno del Banco incluye la revisin de la aplicacin de las polticas que, documentadas o no, caracterizan las operaciones que realiza BCSC y sus

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vinculados8. Tal como se indica a punto de las operaciones entre BCSC y las entidades que hacen parte de la Organizacin liderada por la Fundacin Social, las mismas se realizan en condiciones de mercado, en inters del Banco, se documentan en debida forma y son autorizadas por el rgano competente, en atencin a la materialidad o a la naturaleza de la operacin, conforme a los estatutos y dems normas internas que establecen tales atribuciones. Adicionalmente, para la realizacin de las operaciones de carcter material entre vinculados, se tienen en cuenta las disposiciones que hayan acordado los accionistas en los Acuerdos de Accionistas vigentes. En principio las operaciones materiales con vinculados son autorizadas por la Junta Directiva, y en caso de que por efecto de existencia de un conflicto de inters no se pueda tomar una decisin por la mayora requerida, son autorizadas por la Asamblea General de Accionistas. Constituye parte de las caractersticas del control interno de la Entidad el que las operaciones referidas anteriormente sean divulgadas como corresponde, a travs de los estados financieros, de sus notas, de los informes de gestin, de la Superintendencia Financiera como informacin relevante y/o a travs de los mecanismos que se consideren apropiados. A punto de este tipo de operaciones, en virtud de este Cdigo, se designa a la Vicepresidencia Financiera del Banco como el rea encargada de efectuar su seguimiento y de presentar, a travs de la Presidencia de la Entidad bien a la Junta Directiva, al Comit de Auditora o a ambos, segn corresponda, sus observaciones que se incorporan a los informes ordinarios que se presentan a tales rganos.

La Entidad concibe el sistema como un medio y no como un fin en si mismo y, en tal virtud, es un instrumento dinmico de Gobierno Corporativo que debe permanecer alineado con la estrategia del negocio sin que se confunda con ella. As, el Sistema de Control Interno provee herramientas de prevencin, control, evaluacin y mejoramiento continuo a la Administracin. En este sentido es pertinente indicar con toda claridad que el Sistema de Control Interno, no asegura el xito de la Entidad o el cumplimiento de sus objetivos bsicos de negocio, pero contribuye a ello. 4.1. PRINCIPIOS DEL SISTEMA La Entidad cimienta su Sistema de Control Interno en la persona, como ser responsable, que asume las consecuencias de sus propias acciones y se propone como norma actuar con competencia y eficiencia. De igual manera la Entidad cimienta su sistema en su capacidad para autodeterminarse conforme a su objeto y propsitos y en su capacidad para autoevaluarse permanentemente. Adicionalmente, la Entidad ha desarrollado e incorporado en sus procesos controles necesarios y adicionales al autocontrol. As, son principios del sistema, conforme a la normatividad vigente, el autocontrol, la autorregulacin y la autogestin.

8 Se entienden por vinculados econmicos de BCSC, de conformidad con las normas vigentes , las siguientes personas: i)Los accionistas titulares del 10% ms del capital; ii) Sus miembros de Junta Directiva; iii) Sus representantes legales; iv) Las entidades que conforman el Grupo Empresarial al que pertenece la entidad.

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El autocontrol, entendido como la capacidad de todos y cada uno de los colaboradores y administradores de la Entidad, para controlar y evaluar su trabajo, detectar desviaciones en desarrollo del mismo y aplicar los correctivos necesarios, as como para mejorar continuamente el cumplimiento de las tareas asignadas o que le correspondan conforme a su rol en la Entidad. La autorregulacin, entendida como la capacidad institucional para en todo su quehacer desarrollar y aplicar mtodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementacin y mejoramiento del Sistema de Control Interno, dentro de los lmites trazados por las normas externas de carcter imperativo proferidas por las autoridades competentes. La autogestin, comprendida como la capacidad institucional para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz el funcionamiento de la Entidad. Estos principios se irradian en cada uno de los elementos que componen el Sistema de Control Interno. 4.2. ELEMENTOS DEL SISTEMA El Sistema de Control Interno abarca todas las reas de la Entidad, aplicando para cada una de ellas los objetivos, principios, elementos y actividades de control, informacin, comunicacin y otros fundamentos del sistema.

4.2.1. Ambiente de control La Entidad encuentra como materia prima para el Sistema de Control Interno, el que exista una cultura de control. La cultura de control se alimenta de la Cultura Organizacional, cuyas variables son definidas como una manifestacin clara de la unidad de propsito y direccin del Grupo Empresarial liderado por la Fundacin Social. En el marco de la Cultura Organizacional, la Entidad promueve de manera dinmica y permanente que los colaboradores y administradores sean competentes para el desarrollo de las funciones y roles que les corresponden, asuman de manera ejemplar sus tareas y responsabilidades y fomenten en los dems funcionarios una conciencia sobre el control. De igual manera, existe una estructura organizacional que se adeca a sus necesidades de gestin, lo que comporta por ende que en la misma descansa tambin el soporte de todo el Sistema de Control Interno. Si bien, no por el control se explica la estructura, la misma si contribuye a que exista un ambiente de control adecuado. En efecto, la estructura organizacional permite establecer con claridad lneas de reporte y asignaciones de responsabilidades, asegurar que los colaboradores entienden los objetivos de la Entidad y la importancia que sus funciones tienen para el logro de tales objetivos y establecer los controles adecuados para garantizar la comunicacin efectiva dentro de la Entidad.

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De igual manera, la Entidad encuentra que, las polticas y los procesos de Gestin Humana, y en especial referidos a la seleccin, contratacin, induccin, capacitacin, formacin, remuneracin y evaluacin del desempeo de sus colaboradores, contribuyen de manera fundamental a la construccin de un adecuado ambiente de control. Tales polticas, si bien no se construyen a partir de los requerimientos de control, lo fortalecen. El ambiente de control implica una interiorizacin sincera y genuina por parte de todos los colaboradores y administradores de los valores y principios que rigen la vida de la Organizacin liderada por la Fundacin Social. Tal interiorizacin se da ms que en la existencia de documentos, que ciertamente son muy importantes, en las manifestaciones de tales valores y principios en la acciones de todos los das. No obstante, es preciso anotar que se ha construido un ambiente de control a partir de varios documentos que si bien no fueron concebidos para ello si tenindolo en cuenta, como el Cdigo de Conducta, este Cdigo de Gobierno Corporativo, los principios orientadores de los procesos de Gestin Humana, la estructura organizacional, y en general, la normatividad interna, que determina roles y funciones que permiten a los colaboradores conocer con claridad su papel dentro de la Entidad y por ende la importancia del mismo para el logro de los fines perseguidos por ella. 4.2.2. Gestin de riesgos La Entidad concibe este elemento del Sistema de Control Interno como aquel que permite identificar los riesgos, clasificarlos y evidenciar los que de manera importante podran afectar el logro de los objetivos de la Entidad, para implementar los controles que resulten adecuados para llevarlos al lugar que se busca en caso de que se concreten a travs de eventos. La Entidad cuenta con Sistemas de Administracin de Riesgos, diseados e implementados conforme a su estructura, tamao, objeto y dimensin y los ha adecuado a la normatividad que le ha resultado aplicable. En tal sentido, en cada uno de tales Sistemas se han establecido las polticas, metodologas y herramientas para identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos a los que se ve expuesta l Entidad en razn de su actividad. 4.2.3. Actividades de control Las actividades de control se concretan en todas las polticas y procesos de la Entidad. Como se ha anotado antes, la Entidad cuenta con diferentes Sistemas de Administracin de Riesgos, cada uno de los cuales incorpora la implementacin de actividades de control, lo que redunda en la existencia de unas polticas coherentes con los fines de la Entidad, para la incorporacin formal y mesurable de controles en los procesos relacionados con los riesgos relevantes que la afectan.

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Los rganos que tienen funciones especiales dentro del Sistema de Control Interno, tienen dentro de sus responsabilidades la revisin y la produccin de informes y reportes relativos al Sistema que permitan evidenciar, tanto la evolucin de la Entidad en materia de cumplimiento normativo, de produccin de informacin financiera y contable y de efectividad y eficiencia de las operaciones, como las oportunidades de mejoramiento que pueden presentarse a partir de la deteccin de situaciones, tales como deficiencias de control, errores en los informes financieros o actividades fraudulentas. La administracin ha asumido la responsabilidad de disear procedimientos de control sobre la calidad, integridad, suficiencia y oportunidad de la informacin financiera y contable y de velar por que tales procedimientos tengan la efectividad requerida, es decir por que logren que la operacin del proceso contable produzca informacin exacta, suficiente y oportuna. De igual manera la Administracin es responsable por el reporte de las deficiencias significativas encontradas en el diseo y operaciones de los controles que hayan impedido el registro y la presentacin adecuada de la informacin contable y financiera

4.2.4. Informacin Para la Entidad, la informacin, en atencin a su utilizacin, permite dirigir y controlar el negocio, a los colaboradores asumir sus responsabilidades y a terceros relacionados con la Entidad tomar decisiones. La comunicacin juega un papel fundamental por cuanto hace que la informacin sea efectivamente transmitida a sus destinatarios y cumpla los propsitos para los cuales la misma se produce. La informacin se comunica a los colaboradores de la Entidad, a travs de diferentes mecanismos o medios, a fin de que stos puedan cumplir adecuadamente sus funciones, conozcan su rol en la consecucin de los fines de la Entidad, la forma en que se relacionan con el trabajo de los dems colaboradores y la importancia de su papel al interior de la Entidad. Los diferentes mecanismos de comunicacin se utilizan dependiendo de cul o cules pueden resultar ser los ms efectivos para lograr el efecto querido, as como del tipo de informacin que se quiere difundir. Estas comunicaciones se dan en todos los niveles de la Entidad. Finalmente, los datos que son suministrados a terceros para que stos tomen decisiones de conformidad con la posicin que tienen frente a la Entidad, tambin se comunican a travs de los canales ms adecuados y eficientes conforme al tipo de informacin de que se trate. 4.2.5. Seguimiento y mejora permanente

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En desarrollo del autocontrol los colaboradores evalan su propio trabajo y sus superiores jerrquicos tambin, a travs de su revisin, supervisin y seguimiento La Auditora Interna cumple un papel importante en el seguimiento del Sistema de Control Interno, pues sta es una de sus funciones principales. Conforme al plan de auditora interna el auditor interno y su equipo de trabajo evalan la calidad del Sistema de Control Interno de la Entidad en funcin del cumplimiento de sus objetivos fundamentales. As, tambin se precisa la evaluacin del Sistema de Control Interno por parte de personas ajenas a los procesos y en tal medida, tanto el revisor fiscal como el auditor interno asumen la funcin principal de efectuar tal evaluacin y por ende de producir con objetividad y tcnica las recomendaciones de mejoramiento, a las que hace seguimiento el Comit de Auditora. En ste, como en cualquier otro tema, la Junta Directiva y el Comit de Auditora y en lo que corresponde, la Administracin, tienen la posibilidad de buscar personas diferentes del revisor fiscal y del auditor interno para efectuar evaluaciones adicionales puntuales o integrales sobre el Sistema.

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5. DE CON QUIENES BCSC SE RELACIONA EN SU ACTUACIN

5.1. INTRODUCCIN Y PREMISAS De una manera general, la actividad de BCSC se revierte en toda la Sociedad, dado que su misin se relaciona ntimamente con el desarrollo econmico y social y contribuye mediante la generacin de riqueza y valor agregado, la participacin activa en el debate pblico y la solucin de los principales problemas de la sociedad y la mitigacin de los potenciales impactos sobre el medio ambiente con altos niveles de productividad y competitividad. BCSC participa activamente en el sector financiero y promueve a su interior la libre competencia y la participacin plural de sus actores. La actividad empresarial de BCSC tiene viabilidad econmica, es sostenible y genera una rentabilidad razonable. El valor generado no solo es transferido a sus accionistas y colaboradores, sino tambin a la sociedad en general a travs de los impuestos pagados al Estado. BCSC siguiendo los lineamientos establecidos por la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece, asume un rol activo frente a las problemticas estructurales que causan la pobreza, y que no slo requieren de la intervencin del Estado, sino tambin, de un esfuerzo de todos los actores de la sociedad para encontrar soluciones. En este sentido, BCSC participa en espacios de interaccin y discusin en materia de polticas pblicas y problemticas sociales, tanto de actualidad nacional como mundial. Derivado de esto, BCSC participa en las organizaciones gremiales que aglutinan a las entidades de su sector. All participa activamente a travs de la propuesta de normas, de la formulacin de comentarios a proyectos normativos y del aporte de ideas que no se agoten en la legtima defensa de sus intereses, sino que propendan por el mejoramiento de las condiciones del sector financiero, lo cual habr de redundar en la mejor satisfaccin de las necesidades colectivas. Finalmente, BCSC ha asumido el compromiso de mitigar el eventual impacto negativo generado por su actividad empresarial sobre el medio ambiente. Aunque la entidad opera en el sector servicios, el cual tiene por lo general un menor impacto sobre el medio ambiente, trabaja activamente para identificar prcticas que permitan atender adecuadamente su impacto ambiental. A continuacin se presenta a con quienes BCSC interacta en desarrollo de su actividad empresarial, siendo pertinente precisar que el orden en que se presentan es puramente metodolgico y no obedece a una prelacin o jerarqua establecida entre ellos. Estas personas son los clientes y usuarios, los colaboradores, los accionistas, los inversionistas, el Estado y los proveedores. Conviene precisar que BCSC adems en desarrollo de su actividad como intermediario del mercado de valores9 entra en contacto con otros agentes del mercado dentro de los que se encuentran otros intermediarios, clientes, entidades proveedores de infraestructura y entidades de

9 Resolucin 400 de 1995 de la Superintendencia Nacional de Valores, artculo 1.5.3.2. modificado por el Decreto 1121 de 11 de abril de 2008.

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autorregulacin de la actividad de intermediacin. La entidad, satisface plenamente los requerimientos legales que como intermediario le resultan aplicables y en su Cdigo de Conducta y en los manuales correspondientes concreta aquellos principios y valores que irradia ella y sus colaboradores que desarrollan la actividad de intermediacin. De otra parte, BCSC, con arreglo a su rgimen legal, tambin acta como accionista o socio de entidades que desarrollan objetos sociales conexos con la actividad bancaria. De all que en tales entidades el Banco ejerce sus derechos y responsabilidades e incluso cuando quiera que su participacin se lo permite y lo encuentra pertinente, participa en sus rganos de direccin.

5.2. CON QUIENES BCSC INTERACTA EN DESARROLLO DE SU ACTIVIDAD

EMPRESARIAL 5.2.1. LOS CLIENTES Y USUARIOS DE BCSC

5.2.1.1. Calidades BCSC cumple la fundamental tarea de administrar los recursos escasos de la sociedad y prestar servicios para la satisfaccin de sus necesidades. As, BCSC, siguiendo los lineamientos establecidos por la Fundacin Social, matriz del grupo empresarial al que pertenece, ha orientado su actividad empresarial hacia la prestacin de servicios financieros que contribuyen al desarrollo sostenible del pas, orientados principalmente al servicio de sectores populares y medios, a la mipyme y al sector de la construccin. 4.3.1.2.Trato Los clientes y usuarios de BCSC no son un instrumento para la gestin empresarial, sino un fin en s mismo. En consecuencia, el trato hacia ellos debe reflejar el respeto por las normas dirigidas a la proteccin al consumidor y la aplicacin de los valores y principios de la Organizacin a la que pertenece, contenidos en el Legado de la Fundacin Social y sus Empresas. Esta concepcin nace del respeto por la dignidad de la persona, la justicia y la igualdad de oportunidades, que promocionan y exigen el respeto de sus derechos y establecen y vigilan el cumplimiento de sus responsabilidades.

Esto se expresa en una excelente calidad de los productos y servicios ofrecidos, en una comunicacin clara y transparente de las condiciones de los mismos, que se traduce entre otros en una publicidad veraz y precisa y en una atencin efectiva y respetuosa.

Para los casos en los cuales los clientes y usuarios sientan vulnerados sus derechos o quieran formular alguna inquietud, BCSC ha encontrado en la figura del Defensor del Cliente una institucin muy til para satisfacer tales requerimientos, en el marco legal que le es aplicable. Es por ello que BCSC difunde ampliamente a travs de distintos medios tales como comunicaciones escritas e Internet, la forma en la que los clientes y usuarios pueden comunicarse con el Defensor del Cliente Financiero y el procedimiento previsto para ello. El Defensor del Cliente Financiero da respuesta a las quejas de los usuarios y/o

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clientes al tiempo que hace las veces de vocero de los consumidores financieros en relacin con la actividad del Banco. Por otra parte, BCSC dispone de mecanismos adicionales a los exigidos por las normas para atender sus quejas y reclamos, garantizando su oportuna y efectiva gestin.

La relacin con los clientes y usuarios, se fundamenta en los principios de la buena fe comercial y en el marco de tales principios, en sus contratos, propende por una redaccin clara, sencilla y precisa de las condiciones en que se desarrollan y se abstiene de utilizar clusulas que impliquen abuso del derecho. As mismo, BCSC ha asumido el compromiso de poner a disposicin de los clientes y usuarios la informacin relacionada con la operacin correspondiente, de informarles las condiciones de utilizacin de los productos y servicios que ofrece, las tarifas y dems cargas derivadas de los mismos. La informacin de los clientes que BCSC conozca en razn de su relacin comercial es manejada conforme a las normas legales.

De acuerdo con las disposiciones legales, BCSC cuenta con polticas y procedimientos que le permiten identificar y reportar a las autoridades competentes, la ocurrencia de actividades inusuales para la prevencin y deteccin de conductas delictivas. As mismo, en el Cdigo de Conducta de BCSC se establecen los principios y las reglas que deben ser atendidas por los Administradores y dems colaboradores de la entidad en el trato con los clientes y usuarios de la entidad.

5.2.2. LOS COLABORADORES DE LA ENTIDAD

5.2.2.1. Calidades BCSC propende por la promocin de una Cultura Organizacional basada en sus valores y principios. Por ello, los colaboradores de BCSC han de ser personas que compartan dichos valores y principios, independiente de su fe religiosa.

Al mismo tiempo, han de ser personas cuyas caractersticas les permitan desarrollar su trabajo de manera responsable, eficiente, competitiva y eficaz.

BCSC en su pluralismo respeta la diversidad de gneros, razas, condiciones socioeconmicas y filiaciones polticas y religiosas de los colaboradores.

5.2.2.2. Trato El trato hacia los colaboradores descansa en los valores y principios contenidos en el Legado de la Fundacin Social y sus Empresas. Nace del reconocimiento de la Dignidad de la persona, la justicia, la libertad y autonoma y la solidaridad y la fraternidad, que promocionan y exigen el respeto de sus derechos y establecen y vigilan el cumplimiento de sus responsabilidades.

De conformidad con las directrices impartidas por la Fundacin Social, BCSC cuenta con una Cultura Organizacional propia, como medio para llevar a la prctica, sus valores. Dicha

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cultura procura el desarrollo integral de las personas, como un fin en s mismo y como estrategia para el logro de los objetivos institucionales de manera eficiente y productiva.

La remuneracin es uno de los pilares para el desarrollo integral de los colaboradores. La Poltica de Remuneracin de la Fundacin Social establece que la retribucin de los colaboradores no es exclusivamente econmica dadas las oportunidades de realizacin integral y la motivacin espiritual y trascendente que inspira el trabajo al servicio de los ms necesitados, derivado de la misin organizacional.

En cuanto a la retribucin econmica, la Organizacin defini una poltica de remuneracin justa, basada en la Doctrina de la Iglesia Catlica, la cual sita el salario justo en el centro de la tica social del trabajo, siendo ste un pilar del justo funcionamiento del sistema socio-econmico.

En general, la poltica propende por la equidad interna (salario igual por trabajo igual) y por la competitividad externa (salarios en la media del mercado). Para el nivel operativo (hasta diez salarios mnimos legales) busca garantizar la satisfaccin de las necesidades bsicas del trabajador y su familia a travs de beneficios extralegales directos para salud, educacin, recreacin, ahorro y vivienda; en relacin con el nivel directivo, se ha considerado que los salarios determinados por las condiciones de mercado son los parmetros adecuados para fijar su remuneracin El desarrollo integral de los colaboradores no se agota en la remuneracin. Por ello, se han definido los siguientes frentes estratgicos: el compromiso con la Misin de la Entidad, la participacin como un derecho fundamental que nace del reconocimiento de la dignidad de la persona y la productividad y calidad que propenden por un desempeo excelente.

Adicionalmente, se han desarrollado mecanismos que promueven la participacin de los colaboradores en la gestin, de acuerdo con sus responsabilidades.

Para los casos en los cuales los colaboradores sienten vulnerados sus derechos identifican situaciones relacionadas con posibles prcticas ilegales o no ticas, se dispone de mecanismos y canales para atender sus inquietudes, garantizando su oportuna y efectiva gestin.

5.2.3. LOS ACCIONISTAS

Las acciones de BCSC no se encuentran inscritas en el Mercado de Valores. BCSC es una sociedad cerrada en la que participan accionistas minoritarios. En este orden de ideas, los accionistas mayoritarios de BCSC se han comprometido a respetar con absoluto rigor los derechos que la Ley le otorga a aquellos minoritarios que participan en su capital.

5.2.3.1. Calidades En la medida en que BCSC no tiene acciones cotizadas en el Mercado de Valores, la Fundacin Social, conforme lo ha hecho explcito en su Cdigo de Gobierno Corporativo, procura que los nuevos socios extraos a la Organizacin que lidera, an cuando lo sean de carcter minoritario, sean personas o entidades de las ms altas condiciones, as como

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que sean afines a los valores y principios de la Fundacin Social y con la unidad de direccin y propsito establecida por ella como Matriz. De igual manera, procura que los nuevos socios aparte de capital aporten al Banco riqueza en su administracin y direccin.

5.2.3.2. Trato BCSC ha velado porque haya igualdad en el trato a los participantes en su capital y por que todos sus accionistas puedan acceder, de manera oportuna y suficiente, a la informacin de la Entidad, en las condiciones sealadas en la Ley. En virtud de este Cdigo, la Oficina de Atencin al inversionista ha sido establecida como el canal de comunicacin entre el Banco y sus accionistas e inversionistas, y les permitir el acceso e igualdad de condiciones a la informacin no reservada del Banco que sea de su inters, as como la atencin de sus necesidades y requerimientos. La Oficina de Atencin al Inversionista tiene entre sus obligaciones difundir entre accionistas e inversionistas los derechos que confiere la inversin en acciones o en otro tipo de valores emitidos por el Banco. La Oficina de Atencin al Inversionista depender directamente de la Secretara General del Banco. Por otra parte, los accionistas de BCSC han suscrito acuerdos vinculantes que permitan establecer compromisos que propugnen por un adecuado trato a los minoritarios.

Dicho trato comporta respeto absoluto por los derechos de los accionistas minoritarios y se concreta en que cada accin otorga derecho a un voto. Cuando quiera que de manera excepcional y con arreglo a la Ley se llegue a tomar la decisin de emisin de acciones preferenciales o acciones privilegiadas, se han difundido o se difundirn, segn el caso, de manera adecuada y clara los derechos inherentes a tales acciones, tal como se hace con las ordinarias, a travs de la referencia en el ttulo mismo, tal como lo seala la Ley y/o a travs de otros mecanismos como la pgina Web de la Entidad, donde se encuentran los Estatutos. La informacin sobre las clases de acciones y sobre el capital suscrito, pagado y autorizado es pblica y se mantiene actualizada de manera permanente en el registro mercantil conforme a las normas vigentes.

Cuando quiera que un accionista minoritario cuente con el nmero de acciones suficientes que le permita designar uno o ms integrantes de la Junta Directiva, se vela por parte de la Fundacin Social, como lo ha hecho explcito en Cdigo de Gobierno Corporativo, por que tal accionista pueda en efecto realizar tal designacin y se procura tambin por parte de la Fundacin, la presentacin de planchas nicas que de antemano contemplen la participacin de tales minoritarios, lo cual garantiza la efectiva participacin en la proporcin justa del accionista minoritario en el rgano de direccin.

Como se ver ms adelante, a punto de las operaciones entre las Empresas que hacen parte de la Organizacin a la que pertenece el Banco, no se realizan operaciones que puedan suponer una desviacin de valor a favor de la Fundacin Social o alguna de las

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Entidades que hacen parte de su Organizacin, en eventual detrimento de los intereses de la propia Empresa de que se trate y por ende de quienes sean sus accionistas minoritarios. Y cuando quiera que llegue a realizarse una operacin relevante en inters ajeno al de la Entidad que interviene en ella, tal operacin, conforme a la Ley es objeto de revelacin. Finalmente, el Banco ha procurado, en virtud de su Cdigo de Gobierno Corporativo que los accionistas cuenten con la informacin y la asesora que requieran para tomar las decisiones que correspondan, por lo cual ha permitido y ha diseado un procedimiento para la realizacin de auditoras especializadas. En efecto, aparte del derecho de inspeccin regulado por la ley y garantizado por la Entidad, y adems de la posibilidad que tienen de acudir a la Oficina de Atencin al Inversionista10, y de la informacin que suministra la Revisora Fiscal, el Banco ha previsto que los accionistas de la entidad, bajo su costo y responsabilidad y en los trminos que ms adelante se establecen, pueden contratar la realizacin de auditoras especializadas sobre el Banco, para efectos de lo cual la Administracin de la entidad brinda la colaboracin que se requiera. Las auditoras especializadas sealadas deben ser realizadas por firmas de auditora de reconocida reputacin y trayectoria, que se encuentren catalogadas dentro de las cinco principales compaas de auditora a nivel internacional. La oportunidad y procedimiento para realizarlas deben ser previamente convenidas con la administracin de la entidad, siendo entendido que no se pueden realizar simultneamente ms de una auditora especializada de las que trata este numeral. En ningn caso, el derecho establecido en este numeral se extiende a los documentos que versen sobre secretos industriales, informacin sujeta a reserva bancaria, informacin reservada que pueda ser utilizada de manera indebida por los competidores del Banco, o cuando se trate de datos que de ser divulgados podran ser utilizados en detrimento de la entidad. El Accionista o inversionista que quiera contratar una auditora externa debe presentar al Banco una comunicacin la cual debe estar debidamente motivada para verificar su necesidad y la relacin que sta tenga con la inversin. La oportunidad y procedimiento para realizarlas debern ser previamente convenidas con la administracin de la entidad, siendo entendido que no se puede realizar simultneamente ms de una auditora especializada de las que trata este artculo. En ningn caso, el derecho establecido en este artculo se extiende a los documentos que versen sobre secretos industriales, informacin sujeta a reserva bancaria, informacin reservada que pueda ser utilizada de manera indebida por los competidores del Banco, o cuando se trate de datos que de ser divulgados pueden ser utilizados en detrimento de la entidad.

10 La Oficina de Atencin al inversionista ha sido establecida como el canal de comunicacin entre el Banco y sus accionistas e inversionistas.

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En el evento en que proceda la contratacin de auditoras externas, tanto quien la contrata, como la firma que la desarrolle deben suscribir un acuerdo de confidencialidad con la entidad, para evitar que se divulgue informacin a la que tuvo acceso el auditor. El auditor deber entregar a su contratante un informe sobre la situacin especfica de la solicitud, pero no la documentacin fuente de la informacin. El informe se debe poner a disposicin del emisor, para efectos de controvertir o aclarar situaciones que se reflejen en el mismo y que no correspondan a la realidad.

5.2.4. LOS INVERSIONISTAS

Este punto se refiere a aquellas personas que invierten en ttulos emitidos por BCSC en el mercado de valores.

El prospecto de colocacin de ttulos y la Ley se constituyen en el marco que rige la relacin entre los inversionistas y BCSC, tal documento es pblico y se pone a disposicin de los inversionistas en la pgina Web. En l se sealan las condiciones de los ttulos, las direcciones donde el inversionista puede conseguir informacin pertinente relacionada con el emisor y los ttulos emitidos.

5.2.4.1. Revelacin En el mercado de valores, la informacin es el eje fundamental que permite la libre y adecuada formacin de precios, y en atencin a ello, BCSC se ha comprometido a suministrar al mercado toda la informacin que resulte relevante para incidir en una decisin de un inversionista en cuanto a adquirir, enajenar o mantener su inversin. As, BCSC divulga a los inversionistas, por el medio que considera el ms adecuado, informacin sobre la Entidad, disponiendo para ello de su pgina Web donde se publican los documentos y datos que resulten pertinentes.

De otra parte, las normas del mercado de valores imponen unas obligaciones de suministro de informacin al mercado mismo a travs de la Superintendencia Financiera de Colombia, las cuales son cumplidas cabalmente por parte de BCSC, entidad que mantiene permanentemente actualizada la informacin que reposa en el Registro Nacional de Valores y Emisores. La informacin de fin de ejercicio es remitida oportunamente as, se informa sobre la fecha fijada para la reunin de Asamblea General de Accionistas en que se consideran los estados financieros, el informe de gestin y los dems informes indicados por la Ley as como el proyecto de distribucin de utilidades respectivo.Con posterioridad a cada una de tales reuniones se remite en el trmino previsto por la norma pertinente copia de las actas correspondientes con sus anexos, se publica la informacin relevante a que haya lugar y se realizan las publicaciones exigidas en las normas vigentes. BCSC transmite la informacin peridica financiera que le corresponde de manera oportuna, as como la informacin relevante a que haya lugar.

Para efectos de la transmisin de informacin relevante se ha responsabilizado por parte de la Junta Directiva un oficial de cumplimiento que se encarga de la actividad operativa de transmisin.

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5.2.4.2. Trato Tal como se indic con anterioridad, la Oficina de Atencin al Inversionista a cargo de la Secretara General del Banco, es el canal de comunicacin entre el Banco y los inversionistas, a quienes les permite el acceso, en igualdad de condiciones, a la informacin no reservada del Banco que sea de su inters, as como la atencin de sus necesidades y requerimientos.

Ahora bien, cuando la emisin de ttulos de BCSC es colocada y administrada por un profesional contratado para tales efectos, tal profesional es quien tiene contacto directo con los inversionistas para efecto de la realizacin de pagos y para efectos del conocimiento adecuado del inversionista, conforme a las normas legales.

Adicionalmente, existe un flujo peridico de informacin con el representante legal de los tenedores de bonos, quien adems asiste a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas en las que se consideran los estados financieros de la Entidad. BCSC atiende de manera oportuna cualquier requerimiento de informacin o documentacin que el representante legal de los tenedores de bonos le hace conforme a las normas legales y contractuales aplicables. La posibilidad de asesoras especializadas sealada a punto de los accionistas, por virtud del Cdigo de Gobierno Corporativo, tambin est dada, en los mismos trminos y condiciones para los tenedores de ttulos de deuda emitidos por la entidad, que representen por lo menos el veinte por ciento (20%) del saldo insoluto de los ttulos de deuda que tenga el Banco en el mercado. Si dentro de los solicitantes se encuentran tenedores de bonos ordinarios, la peticin respectiva de los inversionistas deber ser presentada por conducto del correspondiente representante legal de tenedores de bonos.

5.2.5. EL ESTADO Como se indic antes, dadas las varias acepciones del vocablo Estado, en este documento el mismo se acota para designar al conjunto de los poderes pblicos organizados y dispuestos armnicamente por la sociedad para satisfacer la necesidad que tienen quienes la conforman de garantizar sus libertades individuales, a cambio de unas restricciones razonables a las mismas. Con lo cual, BCSC, como particular tiene inters en el adecuado funcionamiento del Estado y ste a su vez tiene un inters en que BCSC desarrolle su objeto y cumpla los deberes que le corresponden frente al mismo. As, BCSC, en desarrollo de sus actividades, es respetuosa de las autoridades y en tal virtud se ha comprometido a colaborar eficientemente con ellas en el marco de las atribuciones legales que tales autoridades tienen. Acata las instrucciones de las autoridades competentes, sin perjuicio de que pueda manifestar de manera respetuosa y fundamentada las diferencias de criterio que puedan surgir frente a dichas instrucciones, cuando a ello haya lugar. BCSC contribuye con las rentas del Estado y cumple con sus deberes impositivos, en el marco de la normatividad vigente. As mismo, paga oportunamente las contribuciones que permiten el sostenimiento del ente pblico de supervisin.

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BCSC, cuando hay lugar a ello, participa en el debate sobre proyectos normativos, a travs de comentarios y propuestas que procuran un mejor desarrollo del sector financiero, con el propsito de lograr una mejor satisfaccin de los intereses de los clientes y usuarios y de los intereses colectivos en general.

5.2.6. LOS PROVEEDORES

5.2.6.1. Calidades Los proveedores de bienes y servicios comportan para BCSC la asuncin de derechos y responsabilidades. Es as como BCSC contrata proveedores que le suministran bienes y servicios de calidad, con la oportunidad adecuada, con remuneraciones en condiciones de mercado y ha dispuesto herramientas que le permiten evitar contratar con personas o entidades que puedan estar involucradas en actividades delictivas o que de cualquier manera puedan incumplir la Ley. La Junta Directiva de BCSC recibe informes en relacin con el cumplimiento de las Polticas trazadas por la entidad en relacin con la prevencin de actividades delictivas que incluye el informe sobre los proveedores, por parte del Oficial de Cumplimiento, que es un funcionario designado por la Junta Directiva.

5.2.6.2. Trato Ha sido un comportamiento caracterstico de BCSC cumplir con todas las obligaciones a las que se compromete en virtud de los contratos que celebra con sus proveedores y del mismo modo exige cumplimiento cabal por parte de ellos. En efecto, el Cdigo de Conducta de BCSC establece reglas que regulan las relaciones de la entidad con sus proveedores y cuenta con normas internas que documentan los procedimientos en relacin con los mismos. Tambin cuenta con un Sistema de Registro de Proveedores que le permiten conocerlos de manera adecuada. BCSC procura y promueve la libre competencia del mercado y, por lo mismo, establece procesos de contratacin que implican concurrencia de dos o ms proveedores y se cie estrictamente a tales procesos de manera que se garantice la objetividad y transparencia en la seleccin y contratacin del proveedor. Las condiciones en que son contratados los proveedores se revisan peridicamente a efectos de determinar si los intereses de las partes son satisfechos de manera adecuada.

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6. DE LA RELACIN ENTRE BCSC Y LAS DEMS ENTIDADES DE LA

ORGANIZACIN LIDERADA POR LA FUNDACIN SOCIAL 6.1. INTRODUCCIN Y PREMISAS BCSC, como se ha mencionado con anterioridad, hace parte del grupo empresarial liderado por la Fundacin Social, entidad que participa en el capital y gestiona Unidades Empresariales que actuando con base en sus valores y principios, generan utilidades con las cuales se financia su actuacin y que son al mismo tiempo instrumento de la estrategia de intervencin social de sta.

La actuacin de tales Empresas se ha organizado bajo la figura de Grupo Empresarial, en el que la Fundacin Social, en su condicin de Matriz del Grupo, fija la unidad de propsito y direccin, como ya se ha anotado a lo largo de este documento. Dado ese estrecho vnculo que existe entre las Empresas del Grupo, cuando se presentan operaciones entre BCSC y las entidades que conforman el grupo empresarial al que pertenece, las mismas obedecen a condiciones de mercado y son objeto de aprobacin por las instancias adecuadas y de revelacin para que los terceros las conozcan. BCSC evala la conveniencia de realizar una operacin en coordinacin con la Fundacin Social a travs de la Vicepresidencia Corporativa. Tales operaciones son de dos tipos: unas, derivadas de la estrategia comn denominada Actuacin Corporativa o de Grupo a partir de la cual la Fundacin y sus Empresas procuran desarrollar en forma ms eficiente y rentable su objeto social principal, potencializar su crecimiento, y aprovechar sinergias y economas de escala, que se describen en el punto 6.2. de este documento; y otras, tendientes a optimizar la estructura del Grupo Empresarial y a rentabilizar las inversiones de la Fundacin y sus Empresas y que se encuentran referidas en el punto 6.3. de este documento. 6.2. REALIZACIN DE ACTIVIDADES COMUNES O COMPARTIDAS En este aparte, se hace referencia a las acciones y/o determinaciones derivadas de la estrategia de Actuacin Corporativa o de Grupo, que se encuentra recogida y detallada en el Acuerdo Marco de Colaboracin celebrado entre las Entidades que hacen parte de la Organizacin11. Las manifestaciones de esta estrategia son la constitucin de Unidades de Actividades Compartidas (UAC) y la celebracin de contratos corporativos.

6.2.1. Unidades de Actividades Compartidas Las Unidades de Actividades Compartidas (UAC) son centros de operacin a travs de los cuales se desarrollan Actividades Comunes para el adecuado desarrollo del objeto social principal de cada una de las Entidades del grupo empresarial al que pertenece BCSC. Las UAC son una de las manifestaciones de la materializacin de la unidad de propsito y direccin trazada por la Matriz, y con ellas se pretenden alcanzar mayores niveles de eficacia,

11 Acuerdo suscrito el 30 de abril de 1999, donde se mencionan los principios de Actuacin Corporativa o de Grupo.

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rentabilidad y crecimiento a travs del aprovechamiento de recursos, procedimientos, equipos, infraestructura y dems factores que pueden ser compartidos por las Entidades, con lo cual se satisfacen necesidades comunes a partir de la generacin economas de escala. La Fundacin Social determina la viabilidad y pertinencia de conformar una UAC y seala las polticas generales para el desarrollo de la misma y, por su parte, BCSC y cada una de las dems entidades del grupo empresarial determinan la pertinencia de su participacin en dicha UAC. Las Entidades que hagan parte de una UAC, convienen los aportes necesarios para el desarrollo de la misma, los cuales efectan teniendo en cuenta el beneficio que les reporte dicha UAC en trminos de dedicacin, volumen y monto de las operaciones, y ahorro generado, entre otros criterios. Tales aportes pueden ser efectuados por las Entidades en dinero y/o mediante la disposicin de su propio personal o infraestructura, al desarrollo de las actividades comunes que se realizan en dicha UAC. En la realizacin de actividades comunes y en la participacin del Banco en las Unidades de Actividades Compartidas (UAC), se vela porque en ningn caso se configure delegacin de profesionalidad y porque se d estricto cumplimiento a la normatividad sobre utilizacin indebida de informacin privilegiada y conflictos de inters.

La Auditora Interna del Banco vela porque en la realizacin de actividades comunes y en su participacin en las diferentes UAC se cumplan los criterios enunciados, en el marco de lo expresado a punto del Sistema de Control Interno del Banco. 6.2.2. Contratos corporativos En desarrollo de la estrategia antes mencionada, BCSC y las dems Empresas del Grupo suscriben contratos con terceros proveedores de bienes o servicios. Tales contratos se han definido como aquellos en los que una de las partes contractuales est conformada por dos o ms Empresas de la Organizacin y cuya celebracin propende por mayores niveles de eficiencia, eficacia, rentabilidad y crecimiento de tales Empresas. En relacin con tales contratos, es preciso sealar que el principio que los rige es que cada Entidad del Grupo que participa en uno de ellos, asume el valor que le corresponde en atencin a la relacin de causalidad con la ventaja econmica o administrativa que le reporta su participacin. Dicho de otra manera, el criterio de distribucin entre las Empresas del valor de los contratos atiende al provecho que los mismos le reportan a cada una. En el Acuerdo Marco de Colaboracin celebrado entre las Entidades que hacen parte de la Organizacin se encuentran descritos los criterios ms importantes que se utilizan para la distribucin de los contratos corporativos.

6.3. OPERACIONES DIFERENTES A LAS ANTERIORES ENTRE BCSC Y LAS DEMS

ENTIDADES DE LA ORGANIZACIN

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En este aparte, se hace referencia a las operaciones entre BCSC y las dems Entidades del Grupo, distintas a las derivadas de la estrategia de Actuacin Corporativa o de Grupo. La realizacin de Operaciones entre BCSC y las dems Entidades del Grupo obedece a la necesidad de optimizar la estructura del mismo y de rentabilizar las inversiones de la Fundacin y las Entidades que hacen parte de su Organizacin. Su realizacin se ha hecho y se hace a partir del anlisis de criterios de razonabilidad, adecuada remuneracin en condiciones de mercado, y satisfaccin de intereses legtimos comunes, as como del cumplimiento de los Acuerdos de Accionistas vigentes, cuando resulte aplicable. Sobre el particular es preciso manifestar que en la celebracin de operaciones relevantes entre BCSC, las dems Empresas del Grupo y la Fundacin Social en general y cada Empresa en particular velan por que las mismas se lleven a cabo en condiciones de mercado para lo cual se realiza un anlisis que involucra criterios objetivos tomados a partir de su propio conocimiento del mercado, de la informacin disponible en el mismo, de antecedentes conocidos de operaciones similares, de informacin estadstica y de otras variables que permiten establecer de forma tcnica que la operacin a celebrar tiene tal calidad. Este tipo de operaciones se refieren principalmente a la adquisicin de acciones o cuotas de inters, as como a la adquisicin de activos, aun cuando tales operaciones, son pocas y puntuales. Cuando excepcionalmente la realizacin de este tipo de operaciones se refiere a la prestacin de servicios o a la compra de bienes, se tienen en cuenta igualmente las condiciones, calidad, oportunidad y eficiencia, el cumplimiento de los trminos de referencia o requerimientos especiales de BCSC o la Entidad que requiere el bien o servicio y, desde luego, las condiciones de precio de ofertas en el mercado en similares condiciones. 6.4. TEMAS COMUNES

6.4.1. Documentacin Las actividades y operaciones mencionadas en los numerales 6.2. y 6.3. anteriores son debidamente documentadas y los documentos son conservados junto con sus soportes y anexos correspondientes. La adecuada documentacin comprende el anlisis de los criterios tenidos en cuenta para considerar viable la operacin. Cuando se trata de una decisin tomada por parte de un rgano directivo, la misma consta en la respectiva acta, para lo cual se reitera lo anotado en relacin con las actas en este mismo documento. Tales documentos se encuentran a disposicin de BCSC, y en la medida en que no se trate de informacin reservada, tambin se encuentran a disposicin de inversionistas y accionistas aquella documentacin mencionada que tenga relacin con el inters legtimo del inversionista y accionista que corresponda. 6.4.2. Control y seguimiento

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BCSC cuenta con mecanismos de control interno que permiten realizar un adecuado seguimiento a las actividades derivadas de la estrategia corporativa o de Grupo (UAC y contratos corporativos) y de las operaciones descritas en el numeral 6.3. anterior, a efectos de que las mismas se hayan celebrado en condiciones de mercado y que se hayan tenido en cuenta los criterios objetivos previstos para la realizacin de tales actividades y operaciones. Todo, en el marco de lo indicado a punto del Sistema de Control Interno del Banco. El control sobre estas transacciones, al igual que para las transacciones con los dems vinculados, es responsabilidad de la Administracin, y por lo mismo, se ha encargado al auditor interno que mantenga disponible el reporte de tales operaciones, as como el reporte sobre la forma en que se hayan administrado los conflictos de inters que se hayan podido evidenciar en el proceso de la celebracin de tales operaciones. Tambin el auditor verifica a punto de tales transacciones si las mismas fueron autorizadas por las instancias correspondientes. En cuanto a las UAC, la Entidad, de manera coordinada con las dems que participan en ellas, es responsable de la gestin de los riesgos inherentes a los procesos que en estas unidades se llevan a cabo. Para ello se ha previsto que el auditor interno incluya en sus planes de auditora las verificaciones sobre el funcionamiento de las UAC de acuerdo con lo previsto al haber sido constituida y sobre la correcta realizacin de las actividades efectuadas a travs de ella. En relacin con los contratos corporativos y la realizacin de otras operaciones con vinculados, la Entidad, asumiendo la responsabilidad por los riesgos inherentes a stas, ha encomendado al auditor interno: comprobar que la operacin se haya realizado conforme a los principios de la Entidad, que la misma haya sido autorizada por las instancias a que haya lugar con la informacin suficiente para el correspondiente anlisis, verificar la revelacin adecuada de las mismas, y verificar que se hayan administrado adecuadamente los conflictos de inters que se hayan podido evidenciar en la celebracin de tales operaciones. Entidad 6.4.3. Revelacin BCSC propende porque la realizacin de actividades comunes, as como la celebracin, terminacin y modificaciones materiales que se introducen a los contratos mencionados en los numerales 6.2. y 6.3. anteriores, sean debidamente reveladas, para lo cual se incluyen en el informe especial de los Administradores previsto en la Ley12, el cual se complementa con la informacin que se encuentra en las notas a los estados financieros de las Entidades involucradas13. BCSC, junto con las dems empresas del grupo empresarial obligadas a ello, adelantan las actuaciones necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones legales relativas a la elaboracin de estados financieros combinados.

12 Artculo 29 de la Ley 222 de 1995. 13 Artculo 115, numeral 10 Decreto 2649 de 1993.

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Adicionalmente, tales operaciones se revelan como informacin relevante, cuando corresponde, y BCSC, tal como se indic, cuenta con la Oficina de Atencin al Inversionista, a travs de la cual sus accionistas y/o inversionistas pueden encontrar la informacin relativa a este tipo de operaciones, en lo concerniente al que sea el inters legtimo que tienen para acceder a tal informacin y en la medida en que no se trate de informacin reservada. 6.4.4. Conflictos de inters Como se ha mencionado antes, los colaboradores y Administradores de BCSC involucrados en procesos de toma de decisiones relacionadas con las operaciones a las que se refiere este acpite, deben actuar en inters exclusivo de BCSC. Sobre este tema en particular ha de consultarse el Cdigo de Conducta de BCSC. A punto de los contratos corporativos es preciso anotar que la celebracin de los mismos ha comportado la adopcin de mecanismos que permiten atenuar el riesgo de conflictos de inters. En relacin con las operaciones diferentes a las derivadas de la estrategia de Actuacin Corporativa o de Grupo, es preciso indicar que los rganos pertinentes son los encargados de la aprobacin de su realizacin en atencin a lo previsto en el Cdigo de Conducta de cada Empresa del grupo involucrada.

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5. DE LA REVISORA FISCAL

BCSC es consciente de la importancia del rol de la revisora fiscal y en atencin a ello se preocupa por contratar los servicios de firmas independientes, tcnicas y que gozan de reputacin y trayectoria.

5.4. CALIDADES

An cuando los Estatutos de BCSC permiten que sea elegido como revisor fiscal una persona natural, la Asamblea General de Accionistas ha optado por contratar personas jurdicas. Las firmas que se han contratado se caracterizan por ser independientes, tcnicas y por tener reconocida reputacin y trayectoria14. BCSC ha exigido que la firma designada conforme equipos de trabajo y designe como revisores fiscales a personas de las mejores condiciones morales.

Para el efecto, se evita contratar servicios diferentes al de revisora fiscal con la firma que se desempee como tal y se evalan de manera permanente los servicios ofrecidos por la firma de revisora fiscal y las personas naturales designadas para atender a la Entidad, de manera tal que con oportunidad se pueda relevar bien la firma, o bien solicitar que aquella cambie a la persona natural a travs de la cual se ejerce la revisora a efectos de que se mantengan la independencia, la tcnica y las condic