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Código: RG-02
Versión: 01
REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS
Nombre Cargo Fecha
Emitido: Naila Marenny Valencia Valencia Coord. Administrativa 17/09/2016
Revisado: Giovanny Andrés Herrera Alzate Director 20/09/2016
Aprobado: Sergio Alberto Soto Henao Gerente 21/09/2016
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1. OBJETIVO
Definir los criterios mediante las cuales el Organismo de Certificación CERCOMLAB S.A.S,
actúa en el momento de otorgar la certificación de competencias a personas de acuerdo a
normativas nacionales, internacionales, protocolos específicos y requisitos legales u otros
que apliquen al esquema de certificación.
2. ALCANCE
Este reglamento aplica para todos las personas pertenecientes al Organismo de
Certificación de Personas, personas en proceso certificación y personas certificadas por
CERCOMLAB S.A.S.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad
competente para la ejecución de una ley, para el funcionamiento de una corporación, de un
servicio o de cualquier actividad.
4. GENERALIDADES
El Organismo de Certificación de Personas CERCOMLAB S.A.S, realiza la gestión para
otorgar el Certificado de Competencia, bajo Titulaciones, Normas de Competencia Laboral
normas técnicas colombianas e internacionales, o un Procedimiento específico de
Certificación, con el objeto de brindar el reconocimiento de CERCOMLAB S.A.S.
Por lo anterior, y dando cumplimiento al Esquema de Certificación definido para
CERCOMLAB S.A.S. se estructuró el presente Reglamento de la siguiente manera:
Parte General, donde se describen las pautas generales del proceso de Certificación de
Personas.
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REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS
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Emitido: Naila Marenny Valencia Valencia Coord. Administrativa 17/09/2016
Revisado: Giovanny Andrés Herrera Alzate Director 20/09/2016
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Anexos a los cuales se detallan para cada uno de los procesos de Certificación de
Personas:
La normativa específica aplicable, la conformación del Comité Técnico Asesor y la
modalidad de funcionamiento del mismo.
De la misma forma, en búsqueda de facilitar a nuestros solicitantes, candidatos o personas
certificadas la consulta del presente Reglamento de Certificación de Personas de
CERCOMLAB S.A.S, se hará a través de la página web: www.cercomlab.com, en donde
se encuentra disponible.
El Organismo de Certificación cuenta con un procedimiento para evaluar y certificar en el
que está definido las reglas, pre-requisitos y documentos necesarios para demostrar que
una persona cumple o no con los estándares de calificación, definidos en el esquema de
certificación, además cada uno de los procesos está apoyado por un evaluador experto en
cada área y un líder de procesos autorizado por el organismo de certificación CERCOMLAB
S.A.S.
El Organismo de Certificación en cabeza del Coordinador Administrativo evalúa la
documentación e informes emitidos por el candidato y el Evaluador que realiza la
calificación del candidato y éste a su vez aporta las evidencias finales para conformar el
Portafolio de Evidencias para que el comité de certificación realice la decisión de
certificación correspondiente.
El Organismo de Certificación no realiza tareas de formación, ni colabora en la preparación
de tales servicios.
4.1 Responsabilidades
4.1.1 Del Organismo de Certificación:
• Promover y mantener el Esquema de Certificación de Personas, según lo establecido en
las normas aplicables u otros documentos normativos.
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• Administrar los procedimientos, instructivos y actividades propios de cada Esquema de
Certificación incluido el Código de Ética y el Reglamento de Certificación, que reúnan los
requisitos establecidos.
• Establecer las sanciones aplicables que correspondan, tanto al personal perteneciente a
CERCOMLAB S.A.S, como así también a las Personas Certificadas por este Organismo.
• Delegar, bajo su directa responsabilidad, la administración de los procedimientos de
Evaluación y calificación a otras personas, las que actuarán como Evaluadores.
• Implementar las decisiones tomadas por el Comité de Certificación, incluyendo requisitos
técnicos y administrativos.
• Evaluar y aprobar, ya sea en forma directa o a través de terceros, los Evaluadores, a los
que debe controlar periódicamente.
• Realizar la emisión, mantenimiento, ampliación, reducción, renovación, suspensión o
retiro de los Certificados, y mantener actualizados los registros de las personas
Certificadas.
4.1.2 Del Comité de Certificación
• Definir y establecer las políticas y procedimientos para desarrollar y mantener los procesos
de Certificación de Personas y constituirse como expertos técnicos del Organismo de
Certificación.
• Respaldar las actividades de renovación de la Certificación, proponiendo la frecuencia y
el contenido de las mismas.
• Revisar, actualizar y validar los esquemas de Certificación.
• Aprobar los Instrumentos y las probetas de examen (cuando corresponda) con los
miembros de las partes interesadas dispuestos para cada una de las competencias a
certificar y cada vez que posteriormente se requiera, como resultado de su ampliación,
modificación o reemplazo.
• Establecer la metodología para realizar la vigilancia y el mantenimiento de las
Certificaciones emitidas y su frecuencia.
• Proponer la incorporación de nuevos alcances, sectores industriales, o sectores de
producto para los procesos de Certificación ya en funcionamiento.
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4.1.3 De los Evaluadores Autorizados
• Trabajar bajo los requisitos y directrices establecidas por CERCOMLAB S.A.S.
• Asegurar su imparcialidad con respecto a cada individuo que solicita la Certificación,
llevando a conocimiento de CERCOMLAB S.A.S cualquier situación o potencial amenaza
a su imparcialidad.
• Aplicar un sistema de gestión de la calidad documentando a todas las actividades
relacionadas con su tarea como Evaluador, aprobado por CERCOMLAB S.A.S.
• Tener los recursos y la experiencia necesaria para establecer, monitorear y controlar
centros evaluadores, incluyendo las evaluaciones.
• Preparar y supervisar las evaluaciones bajo la responsabilidad como Evaluador autorizado
por CERCOMLAB S.A.S.
• Mantener archivos apropiados acordes a los requerimientos de CERCOMLAB S.A.S.
• Mantener y tomar las medidas necesarias para garantizar la integridad y confidencialidad
de los instrumentos de evaluación.
• Resguardar la integridad del Portafolio de Evidencias que contiene todos los documentos
y registros soportes, como así también la especificación técnica (descripción) de las
mismas.
4.1.4 Del Solicitante
• No haber mantenido litigios con CERCOMLAB S.A.S por diferencias éticas o técnicas,
por incumplimiento de contratos o prestaciones de servicios, o mantener deudas pendientes
con algunos de los mencionados organismos.
• Presentar toda la documentación requerida por CERCOMLAB S.A.S, que acredite la
formación recibida, experiencia laboral, requisitos específicos de cada proceso de
Certificación de personas, y toda otra información que considere necesaria el Organismo,
contemplada en el Procedimiento de Certificación específico.
• Asumir todos los gastos relacionados con el proceso de Certificación (costos
administrativos, de los exámenes de calificación y de los viáticos de los evaluadores cuando
corresponda), en la forma que indique CERCOMLAB S.A.S.
• Cumplir con las disposiciones pertinentes del esquema de Certificación bajo el cual es
certificado en sus competencias.
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• No utilizar el certificado de forma tal que desacredite a CERCOMLAB S.A.S, o realizando
alguna declaración que resulte engañosa.
• Cumplir con el Código de Ética específico de su proceso de Certificación y las condiciones
de su uso del Certificado según en el presente Reglamento.
• Devolver a CERCOMLAB S.A.S el Certificado original entregado por éste, en caso de
suspensión o cancelación de la Certificación.
• Informar a CERCOMLAB S.A.S todo tipo de quejas que pudiere recibir en relación a su
desempeño dentro del alcance de sus competencias laborales garantizadas por el
Organismo.
4.1.5 Condiciones generales para la utilización del Certificado de Competencia
Laboral
• La persona certificada, titular de su Certificado, reconoce sin reservas de ningún tipo, el
derecho del Organismo de Certificación CERCOMLAB S.A.S sobre el mismo, y que resulta
privativo de éste la suspensión y/o cancelación de su uso, bajo las circunstancias que
surgen del presente Reglamento y el Código de Ética.
• El titular de la Certificación se compromete a utilizar el Certificado sólo para el alcance
indicado en el mismo.
• CERCOMLAB S.A.S será informado por el titular de la Certificación por escrito y sin
demoras sobre cambios de domicilio particular y/o laboral, de lugar de trabajo cuando
trabaje en relación de dependencia, de vías de comunicación, y de condiciones de salud
que afecten su competencia laboral de forma permanente o semipermanente.
• En caso de suspensión y/o cancelación del Certificado el titular del mismo se verá obligado
a no continuar utilizándolo.
• Toda adulteración o mal uso del Certificado de Competencia conducirá a la cancelación
de la Certificación.
• El titular de la Certificación podrá efectuar Quejas o Apelaciones en CERCOMLAB S.A.S
que posteriormente serán tratadas y resueltas por la Dirección y/o Gerencia y en última
instancia en el Comité de Certificación.
• El Organismo de Certificación podrá, de estimarlo conveniente, dar a publicidad las
sanciones que se impongan a las personas certificadas.
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4.1.6 Limitaciones o Restricciones de Certificados de Competencia
Las limitaciones estarían alineadas y dirigidas a lo demostrado por el candidato dentro del
ámbito de la competencia evaluada, teniendo en cuenta el resultado de las Evaluaciones
de Conocimiento y Desempeño comprobada por el Evaluador dentro del proceso de
certificación, es decir, la limitación de un Certificado de Competencia estaría encaminada a
restringir a la Persona Certificada a desarrollar alguna o algunas de las actividades
evaluadas, que no fueron demostradas satisfactoriamente. Estas limitaciones se
encuentran determinadas en el P-CC-01 Procedimiento de Evaluación y Certificación
de Competencias Laborales
4.1.7 Sanciones y Descargos
4.1.7.1 Sanciones
Las sanciones son consecuencia del no cumplimiento del Código de Ética y el Reglamento
de Certificación de Personas, y serán aplicadas por CERCOMLAB S.A.S. a quienes se
hagan merecedoras de ellas.
Las sanciones serán fijadas por el Comité de Certificación, previo análisis del
incumplimiento o de los hechos acontecidos, con las evidencias necesarias y con el debido
proceso documentado.
Las sanciones se enmarcan en los siguientes parámetros:
a) Llamado de atención escrito por CERCOMLAB S.A.S. en su calidad de organismo
certificador.
b) Suspensión Temporal por un término máximo de Un (1) mes cuando por causas no
justificadas la persona no se hizo presente a la citación al Programa de Vigilancia.
c) Cancelación y retiro de la certificación en los casos que al término de la suspensión
temporal la persona no se hizo presente para el cumplimiento del programa de
vigilancia, teniendo que iniciar un nuevo proceso de certificación.
d) Cancelación definitiva del certificado y exclusión permanente del registro único de
personas certificadas.
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e) En cualquier tipo de retiro del certificado, la persona sancionada deberá hacer
devolución y entrega inmediata del certificado original y el carnet vigente entregado.
4.1.7.2 Descargos
Los descargos o explicaciones son acciones a las que tiene derecho toda persona
certificada o en proceso, que se encuentre señalada ante el organismo certificador por no
aplicar el Código de Ética.
Para proceder a ello se debe considerar que:
a) Todo proceso que se adelante, reclamación que se curse frente a un trabajador
certificado o decisión que tome el Comité de Certificación debe ser comunicado por escrito
al interesado y al Gerente General de CERCOMLAB S.A.S.
b) El interesado tiene diez (10) días hábiles para hacer sus descargos, a partir del recibo.
de no hacerlo se considerará aplicable la sanción que se defina.
c) El Comité de Certificación en sesión, y en función del informe recibido analizará las
evidencias presentadas y comunicará en el término de quince (15) días hábiles a partir del
recibo, la sanción a aplicar, si procede.
4.1.7.3 Generalidades
Se hace importante traer las definiciones de la ISO/IEC 17000:2005 y 17024:2013 para que
las partes procedan conforme a sus necesidades, como son:
“Apelación: Solicitud presentada por un solicitante, candidato o persona certificada, para
que se reconsidere cualquier decisión tomada por el organismo de certificación relacionada
con su estado de certificación deseado” (NTC-ISO/IEC 17000:2004).
“Queja: Expresión de insatisfacción, distinta de una apelación, presentada por un individuo
u organización a un organismo de certificación o persona certificada para la que se espera
una respuesta” (NTC-ISO/IEC 17000:2004).
Dado que los certificados de la competencia laboral son propiedad del organismo de
certificación, en el caso de sanción definitiva de la certificación se hará necesaria la
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devolución de los mismos a CERCOMLAB S.A.S., en un plazo de cinco (5) días hábiles
después de haberse dado a conocer la sanción.
El no cumplimiento del presente Reglamento y/o el Código de Ética, la no devolución del
certificado en el plazo establecido o la no colaboración en las actividades de supervisión
para el mantenimiento de la certificación, son causas directas para que CERCOMLAB
S.A.S., se reserve el derecho de aceptar una nueva solicitud por parte de la persona
certificada sancionada.
4.1.8 Vigilancia
De acuerdo a lo solicitado en cada esquema de Certificación, la persona certificada deberá
cumplir los requerimientos específicos del Programa de Vigilancia para la verificación del
mantenimiento de su competencia, conforme al P-CC-05 Procedimiento de Vigilancia.
4.1.9 Renovación
Aplica a todas las personas certificadas dentro del esquema de certificación de
competencias laborales para la Titulación otorgada por CERCOMLAB S.A.S. bajo la
responsabilidad del Comité de Certificación, en cumplir con las condiciones establecidas,
frecuencia (Tres años) y actividades previstas para la renovación del certificado.
NOTA IMPORTANTE: Cuando la renovación del Certificado contenga nueva actualización
normativa (NTC, NLO, NCL o TCL), la persona certificada deberá acreditar las formaciones
en cada una de las actualizaciones a evaluar. Todo conforme lo establece el P-CC-02
Procedimiento de Renovación del Certificado.
4.1.10 Confidencialidad
• El Organismo de Certificación se compromete a no publicar los exámenes de calificación,
ni dar a conocer sus resultados a terceras personas que no hayan sido autorizadas por el
candidato.
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• Toda la documentación que contenga información técnica confidencial correspondiente al
candidato, será archivada en lugares de acceso restringido a personal no autorizado.
• El personal de CERCOMLAB S.A.S, de los Evaluadores, los integrantes de los integrantes
del Comité de Certificación, se comprometen a cumplir con el Compromiso de
confidencialidad en todo que respecte a los procesos de Certificación.
• El personal de CERCOMLAB S.A.S, en el desempeño de sus funciones y en relación a la
imparcialidad, objetividad y confidencialidad, se rige por el Reglamento Interno de Trabajo
exigido por el Ministerio del Trabajo y normas concordantes.
4.1.11 Quejas y Apelaciones
La Certificación expedida por CERCOMLAB S.A.S no implicará para éste, responsabilidad
de ningún tipo por reclamos referidos a pérdida, gasto o daño, incluyendo aranceles que
surjan del mal uso de un Certificado o por violación de los términos y condiciones del
compromiso asumido por la persona certificada con la aceptación del Código de Ética y el
presente Reglamento.
Para el caso en que un candidato, una persona certificada o un tercero involucrado
considere necesario efectuar algún tipo de Queja ante el Organismo, lo podrá realizar
verbalmente o por escrito, mediante el formato F-SC-03 Quejas y reclamos, de acuerdo a
lo establecido en el P-SC-01 procedimiento Atención de Quejas y reclamos y si es una
apelación, en el formato F-CC-18 Registro de Apelaciones, de conformidad a lo
establecido en el P-CC-04 Procedimiento de Apelación, disponible en la página web
www.cercomlab.com/
En el caso que las personas que se consideren perjudicadas por los resultados o decisiones
tomadas en relación a los procesos de revisión de solicitud, evaluación y decisión de la
certificación en otorgamiento, vigilancia o renovación, el apelante deberá comunicarse a la
Coordinación Administrativa por medio escrito, telefónico o correo electrónico, quien
procede a diligenciar el formato F-CC-19 Análisis y Solución de Apelaciones, de
conformidad a lo establecido en el P-CC-04 Procedimiento de Apelación, y emitir
confirmación de recibido de la apelación por medio físico o correo electrónico.
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La Coordinación Administrativa en conjunto con la Coordinación de Calidad, en un periodo
máximo de quince (15) días calendario, a partir de recibida la apelación, debe evaluar la
validez reuniendo y verificando toda la información que soporte la toma de la decisión, la
cual debe ser registrada en el formato F-CC-19 Análisis y Solución de Apelaciones
La Gerencia de CERCOMLAB S.A.S. estableció que las apelaciones deben ser
fundamentadas y solo en los siguientes casos:
Incumplimiento a la aplicación del Reglamento de Certificaciones, Código de Ética,
Procedimiento de Certificación, Procedimiento de Vigilancia y Procedimiento de
Renovación.
Desacuerdo con las decisiones que se tomen en los procesos de revisión de
solicitud, evaluación y decisión de la certificación en otorgamiento, vigilancia o
renovación. Si la decisión tomada es que no tiene validez la apelación, se emitirá
comunicación al apelante informando sobre el resultado por medio físico o correo
electrónico.
Si la apelación tiene validez el Coordinador Administrativo y Coordinador de Calidad
procederán a efectuar la investigación correspondiente, el análisis y toma de correcciones
y acciones, según lo descrito en el P-MC-02 Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas, Igualmente, se tendrá en cuenta apelaciones similares que se hayan
presentado, que contribuyan a la solución, permitiendo que las acciones que se generen
permitan tratar a todas las partes de manera justa, equitativa sin acciones discriminatorias
contra el apelante. Una vez finalizada esta etapa, se procede a emitir comunicación al
apelante informando sobre el resultado final por medio físico o correo electrónico o según
lo determine la Dirección de Certificaciones, se emitirán informes de avance y los resultados
correspondientes.
De igual forma quienes participen en la recepción, validez, investigación y comunicación al
apelante de los resultados, deberá cumplir con los requisitos de confidencialidad
establecidos a nivel contractual, de la misma forma la decisión que se comunicará al
apelante debe tomarse, o bien revisarse y aprobarse, por personal que no haya intervenido
anteriormente en el objeto de la apelación (solicitud, examinación, decisión de otorgar,
mantener, renovar, suspender o retirar), caso tal en que la Dirección de Certificaciones y/o
Gerencia General designarán al equipo de investigación, análisis y toma de decisión o en
caso tal que la apelación sea instaurada en contra de quienes se desempeñan en los cargos
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relacionados anteriormente, el Comité de Certificación participará, situación que también
debe quedar registrada en el formato F-SC-03 Quejas y reclamos o el formato F-CC-18
Registro de Apelaciones.
5. CONTROL DE REGISTROS
Código/Nombre de Registro
Medio en que se recopila
Lugar de Archivo Disposición Final
Tiempo de Retención
Autoridad de Acceso
P-CC-01 Procedimiento de Evaluación y Certificación
Sistema y Archivo
Medios magnéticos
Deshacer de Archivo
5 años Coordinadora Administrativa
P-CC-05 Procedimiento de Vigilancia.
Sistema y Archivo
Medios
magnéticos Deshacer de Archivo
5 años Coordinadora Administrativa
P-CC-02 Procedimiento de Renovación del Certificado.
Sistema y
Archivo Medios
magnéticos Deshacer de
Archivo 5 años Coordinadora
Administrativa
F-SC-03 Quejas y reclamos
Sistema y
Archivo Medios
magnéticos Deshacer de
Archivo 5 años Coordinadora
Administrativa
P-SC-01 procedimiento Atención de Quejas y reclamos
Sistema y
Archivo
Medios
magnéticos
Deshacer de
Archivo
5 años Coordinadora
Administrativa
P-CC-04 Procedimiento de Apelación,
Sistema y
Archivo Medios
magnéticos Deshacer de
Archivo 5 años Coordinadora
Administrativa
F-CC-19 Análisis y Solución de Apelaciones
Sistema y
Archivo Medios
magnéticos Deshacer de
Archivo 5 años Coordinadora
Administrativa
P-MC-02 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
Sistema y
Archivo Medios
magnéticos Deshacer de
Archivo 5 años Coordinadora
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6. ANEXOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica
7. CONTROL CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Aprobación
01 Primera versión 21/09/2016