coşkun can aktan, İstiklal vural (ed)., bilgi Çağında …teknik araçları (bilgi ve iletişim...

Coşkun Can Aktan, İstiklal Vural (Ed)., Bilgi Çağında Bilgi Yönetimi, Konya: Çizgi Kitabevi, 2005.

BBİİLLGGİİ ÇÇAAĞĞIINNDDAA

BBİİLLGGİİ YYÖÖNNEETTİİMMİİ

EDİTÖR

PROF.DR. COŞKUN CAN AKTAN

YRD.DOÇ.DR. İSTİKLAL Y. VURAL

“İçinde yaşadığımız yeni çağda, zenginlik bilginin ürünüdür. Bilgi, ekonominin başlıca hammaddesi ve

en önemli ürünü haline gelmiş bulunuyor. Günümüzde zenginlik yaratmak için gerek duyulan sermaye varlıkları arazi, bedensel emek, imalat ve

fabrikalar değildir. Bunların yerini bilgi almış durumdadır.”

Thomas A. Stewart1

“Kesin olan tek şeyin belirsizlik olduğu bir ekonomide sürekli rekabet üstünlüğünün tek güvenilir kaynağı bilgidir. Piyasalar değiştiğinde, teknolojiler

çoğaldığında, rakipler fazlalaştığında ve ürünler neredeyse bir gecede eskidiğinde başarılı firmalar, istikrarlı biçimde yeni bilgi üretebilen, bu bilgiyi organizasyonun

her yerine geniş ölçüde yayabilen ve yeni teknolojilerde ve ürünlerde hızla kullanabilen firmalardır.”

Ikujiro Nonaka2

1 Thomas A. Stewart, The Intellectual Capital: The New Wealth of Organizations, (Türkçesi için bkz.Thomas A. Stewart, Enttellektüel Sermaye: Örgütlerin Yeni Zenginliği. (Çev: N. El Hüseyni) İstanbul: MESS Yayını, 1997. 2 Ikujiro Nonaka, “The Knowledge Creating Company”, Harvard Business Review on Knowledge Management, 1998. (Bu kitap içerisinde yer alan Halil Zaim’in makalesinden alıntı yapılmıştır.)

Sunuş

Günümüzde, bilgi, ekonomik süreçlerin hepsinde kritik bir role sahiptir. Bilgi varlıklarını daha etkin bir şekilde yöneten ülkeler performanslarını ve dolayısıyla rekabet güçlerini artırmaktadırlar. Sahip oldukları bilgi varlıklarını geliştiren ve daha iyi yöneten firmalar, diğerlerine kıyasla, daha başarılı olmaktadırlar. Daha bilgili ve kalifiye bireyler ise daha iyi ve yüksek ücretli işlerde istihdam edilmektedirler. Son yıllarda, araştırma ve geliştirme, eğitim ve benzeri alanlardaki yatırımlar hızla artmakta ve bilgi-yoğun varlıkların refahın ve rekabet gücünün artırılmasındaki stratejik önemi artmaya devam etmektedir.

Fiziki olmayan bir üretim faktörü olarak bilginin öneminin giderek artması ve stratejik ortaklık ve işbirliği çabalarının hızlanması sanayi ve hizmetler sektöründe yeni ekonomik dinamikleri ortaya çıkarmaktadır. Hızlı değişimlerin meydana geldiği bu yeni ortamda değişen koşullara uyum sağlamak, başarılı bir performans göstermeye devam ederek varlığını sürdürmek ve rekabet gücünü muhafaza etmek isteyen organizasyonlar, bilgi teknolojilerinin enformasyon işleme kapasitesi ile insanların yenilikçilik-yaratıcılık kapasitesini birleştirerek yeni bir güç ve sinerji elde etmeyi amaçlayan bilgi yönetimi stratejilerini uygulamaya koymaktadırlar.

Bilgi yönetimi, hiper rekabetin sözkonusu olduğu global ekonomide organizasyonların sahip oldukları kaynakları daha etkin bir biçimde kullanma ihtiyacının bir sonucudur. Tek belirli şeyin belirsizlik olduğu bir ekonomik ortamda rekabet gücünü sürdürebilecek tek kaynak bilgidir. Başarılı olan organizasyonlar, sürekli olarak yeni ve özgün bilgiler yaratan, bunları organizasyon boyunca yayan ve hızla yeni ürün ve teknolojilere eklemleyebilen, yani başarılı bilgi yönetimi uygulamalarına sahip olan organizasyonlardır.

Bu nedenle, aktif ve sistematik bir bilgi yönetimi işletmelerin ve diğer organizasyonların etkinliği ve rekabet gücü için son derece önemlidir. Bilgi yönetimi, organizasyonların kültürlerinin bir parçasıdır. Bilgi yönetimi sistemi ise organizasyonların faaliyetlerini stratejik, taktiksel ve operasyonel açılardan etkileyebilen ve böylece insan kaynakları yönetimi, üretim, kontrol, örgütlenme ve diğer faaliyetler üzerinde olumlu etkiler oluşturabilme potansiyeline sahiptir.

Elinizdeki bu derleme kitap bilgi yönetimi ve bilgi yönetimi ile yakından bağlantılı olan konuları işleyen on bir makaleden oluşmaktadır.

Kitabın editörleri olarak aşağıda isimleri belirtilen bilim insanlarına çok değerli katkılarından dolayı teşekkürlerimizi arz ediyoruz (İsimler, soyadı esas alınarak alfabetik olarak sıralanmıştır):

Hakan Anameriç (Ankara Üniversitesi, DTCF, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü), Bengü Çapar (Başkent Üniversitesi, İletişim Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü), Figen Dalyan (Anadolu Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi), Mustafa Kurt (Afyon Kocatepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü), Hasan Latif (Sakarya Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi), Hüseyin Odabaş (Ankara Üniversitesi, DTCF, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü), Şevki Özgener (Erciyes Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi), Gazi Uçkun (Sakarya Üniversitesi , İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi), Seher Uçkun (Kocaeli Üniversitesi, Kocaeli Meslek Yüksek Okulu) ve Halil Zaim (İstanbul Üniversitesi, İktisat Fakültesi).

Son olarak bu kitabın okuyucuyla buluşmasına olanak sağlayan Çizgi Kitabevi’ne teşekkürlerimizi sunuyoruz. Ayrıca kitabın yayına hazırlanması aşamasında emeği geçen tüm yayınevi çalışanlarına da şükranlarımızı ifade ediyoruz.

Coşkun Can AKTAN

İstiklal VURAL

İçindekiler

SSuunnuuşş

BBiillggii ÇÇaağğıınnddaa BBiillggiinniinn YYöönneettiimmii ((CCooşşkkuunn CCaann AAkkttaann && İİssttiikkllaall YY.. VVuurraall))

BBiillggii TToopplluummuu,, YYeennii TTeemmeell TTeekknnoolloojjiilleerr vvee YYeennii EEkkoonnoommii ((CCooşşkkuunn CCaann AAkkttaann && İİssttiikkllaall YY.. VVuurraall))

BBiillggii TToopplluummuu vvee BBiillggii YYöönneettiimmii ((SSeehheerr UUççkkuunn && GGaazzii UUççkkuunn && HHaassaann LLaattiiff))

BBiillggii YYöönneettiimmii SSiisstteemmii ((HHüüsseeyyiinn OOddaabbaaşş))

BBiillggii SSiisstteemmlleerrii HHaakkaann AAnnaammeerriiçç

BBiillggii YYöönneettiimmii BBeennggüü ÇÇaappaarr

BBiillggii YYöönneettiimmii SSttrraatteejjiilleerrii ((FFiiggeenn DDaallyyaann))

BBiillggii YYöönneettiimmii SSüürreeççlleerrii ((HHaalliill ZZaaiimm))

BBiillggii YYöönneettiimmii,, EEnntteelleekkttüüeell SSeerrmmaayyee vvee YYeenniilliikkççiilliikk ((İİssttiikkllaall YY.. VVuurraall))

BBiillggiinniinn İİşşlleettmmeelleerr İİççiinn DDeeğğiişşeenn AAnnllaammıı vvee SSttrraatteejjiikk ÖÖnneemmii ((MMuussttaaffaa KKuurrtt))

GGlloobbaall ÖÖllççeekkttee DDeeğğeerr YYaarraattaann BBiillggii YYöönneettiimmii SSttrraatteejjiilleerrii ((ŞŞeevvkkii ÖÖzzggeenneerr))

Bilgi Çağında Bilginin Yönetimi

Coşkun Can Aktan & İstiklal Yaşar Vural

I. Giriş

Bilgi, sosyal bir varlık olan insanoğlu için vazgeçilemez unsurların başında gelir. Yaşamımız boyunca belirli iş, görev ve faaliyetleri nasıl ifa edeceğimizi öğreniriz. Bu bilgi ve tecrübelerimizi sosyal yaşamda karşılaşacağımız olaylarda tekrar tekrar kullanırız ve karşımıza çıkan yeni durumlara uyarlarız. Bilgi yönetimi, tıpkı günlük yaşamımızda olduğu gibi, bilgi edinme, bilgiyi kullanmak, bilgiyi tekrar kullanmak için gerekli işlemleri yapmak ve yeni koşullara uyum sağlayacak şekilde mevcut bilgilerimizi uyarlamak ile alakalı bir süreçtir. Bu açıdan bakıldığında bilgi yönetiminin genel amacı, bilginin birden fazla kişinin (örgütün, toplumun v.b.) kullanabilmesine elverişli, yani paylaşılabilir bir hale getirilmesidir. Bilgi, örgütleri ve toplumu bir arada tutan bir unsurdur. Bu anlamda bilgi yönetimi, günümüzdeki şekliyle adlandırılmasa da, uzun yıllardır kullanılan bir araç konumundadır. Toplumsal organizasyonların oluştuğu ilk andan beri insanlar, birbirlerinin bilgi ve tecrübesinin ortak kullanımının meydana getirdiği sinerjiyi kullandıkları bir öğrenme sürecinden geçmektedir.

Günümüzde bilginin elde edilmesi, paylaşılması ve yaratılması üzerinde etkili olan en önemli unsur teknolojik gelişmelerdir. Yeni ve daha üstün teknolojilerin ortaya çıkması toplumsal yaşamın büyük ölçüde değişmesine, yeni ilişkiler ağının ortaya çıkmasına ve yaşamı sürdürmek için gerekli olan bilgilerin sürekli olarak yenilenmesine neden olmaktadır. Ticari ilişkilerde yeni iş pratikleri ortaya çıkmakta, yeni donanım ve yazılımlar günlük yaşamı değiştirmekte ve yeni standartlar oluşmaktadır. Teknolojik gelişmeler ve hızlı değişim ekonominin yapısını ve iktisadi faaliyetlerin niteliğini değiştirmektedir.

Ekonominin zaman içinde odaklandığı alanlara bakıldığında ekonomi büyük ölçüde bilgiye dayanmaktadır. Önceleri, ekonomi kısıtlı kaynaklarla en fazla üretimi yapma konusu üzerinde odaklanmaktaydı (operasyonel mükemmellik), ikinci aşamada akıllı-becerikli ürünler üretme üzerinde duruldu (ürün liderliği), son zamanlarda ise ileri düzeydeki organizasyonlar özgün çözümler üretme ve müşterilerle yakın ve geniş ilişkiler oluşturma üzerinde odaklanılmaktadır (müşteri memnuniyeti). Günümüzde başarılı organizasyonlar, ekonomik yapıdaki değişime uyum sağlamak için mevcut bilgi stoğunu yeni duruma uygulayan ve rakiplerine kıyasla daha fazla rekabetçi özgün bilgi kullanan organizasyonlardır. Hızlı teknolojik gelişmeler mevcut bilgilerin de hızla demode olmasına veya rekabet gücünü artıracak özgünlükten uzaklaşmasına yol açmaktadır. Bu durumda, rekabet gücünü artırmak ve sürdürmek isteyen organizasyonlar için bir

yandan yeni ve özgün bilgi kaynaklarını artırmak; öte yandan, kısa bir zaman dilimi içinde çok büyük miktardaki bilgiyi işleyip etkin bir biçimde yönetmek bir zorunluluk haline gelmektedir.

Talep ve uluslararası rekabetteki değişikliklerin meydana getirdiği ekonomik ve piyasa kaynaklı gerekliliklerin bir sonucu olarak işletmeler içinde bilgi yönetimi önemini artırmakta ve bilgi, organizasyonların en önemli varlığı haline gelmektedir. Günümüzde her bilgi ve her tecrübe başkaları tarafından yeniden kullanılabilir. Bilginin ve en iyi uygulamaların belirlenmesi, transfer edilmesi ve yönetilmesi yeni ve özgün bilgi ve uygulamaların yaratılmasına, önemli miktarlarda tasarruf yapılmasına, karlılık ve verimliliğin artırılmasına yol açmaktadır. Bilgi yönetimi sürekli olarak gelişen bir uygulama alanıdır. Değişen koşullara ve organizasyonların farklı ihtiyaçlarına cevap verme gereği bilgi yönetiminin özgünlüğünü ve evrime açık boyutunu ortaya çıkarmaktadır. Bu anlamda bilgi yönetimi farklı boyutlara sahiptir: Bilgi yönetimi, insanların birlikte çalışma tarzlarını (sosyoloji), kişilerin spesifik durumlar ve değişen ortamdaki reaksiyonlarını (psikoloji) ve bilginin yaratılması ve işlenmesinde yardımcı olan teknik araçları (bilgi ve iletişim teknolojileri) içerir (Kuzca, 2001:12-13).

II. Bilgi Nedir?

Sözlük anlamıyla bilgi, öğrenme, araştırma ve gözlem yoluyla elde edilen her türlü gerçek, malumat ve kavrayışın tümüdür. Bilgi, çok farklı şekillerde tanımlanmaktadır. Bilgi doğruluğu ispatlanmış inançlardır (Nonaka ve Takeuchi, 1995:58). Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur. Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır (Allee, 1997:27). Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır (Bennet ve Bennet, 2000:19). Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir. Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır. Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken kapasitedir (Argyris, 1993: 2-3).

Bilgiyi daha iyi tanımlamak için benzer bazı kavramların anlamı ile bilginin anlamı arasındaki farklılıkların ortaya konması gereklidir (Şekil 1). Bilgi, veri ve enformasyon gibi daha ham anlam formları ile anlayış-kavrayış ve akıl-bilgelik gibi daha karmaşık ve işlenmiş anlam formları arasında yer alır. Veri, gözlemlenebilen, ölçülebilen veya hesaplanabilen bir davranış yada tutuma ait değerdir. Veri, kavramsal bir çerçeve ve yapı içerisinde bulunan bir tür enformasyondur. Enformasyon verileri ve belirli yorum ya da işlemleri içerir ve verilere göre daha belirli bir çerçeveye sahiptir. Başka bir ifade ile enformasyon elde edilebilen, filtrelenen ve işlemden geçirilen verilerdir. Bilgi, deney, tecrübe, yorum ya da fikrin bir araya gelmesi ile oluşan enformasyondur. Bilgi, sosyal olaylarda, karar ve eylemler için uygulanmaya hazır yüksek değerde bir enformasyon şeklidir. Bilgi kişisel anlamda düzenlenmiş enformasyondur ve genelde deney ve tecrübelerin bileşiminden oluşur. Anlam piramidinin en üstünde

yer alan akıl ve bilgelik ise, sosyal olaylarda doğru ya da yanlış olanı ayırt etmemize yarayan bütün bilgileri kapsar. Sosyal olayların nedenlerini doğru bir şekilde kavramamıza ve en doğru ya da en güzeli seçmemize yardımcı olan anlama, kavrama ve akıl yürütme aşamalarında isabetli karar almamız bilginin sistematik bir biçimde işlenmesi, gözlem ve tecrübelerle yeniden şekillendirilmesi halinde mümkün olabilir. Bu aşama anlam piramidindeki son aşamayı, yani akıl-bilgelik aşamasını simgeler.

Anlam şemasını göz önüne alarak bilginin temel özellikleri birkaç ana başlık altında toplanabilir (Martensson, 2000:208-209): (1) Bilgi kolayca biriktirilip saklanamaz. Bilgi bilgisayarlardan daha çok insanların beyninde yer alan şeylerdir. Bilgi, hammaddelerde olduğu gibi, ihtiyaç duyulduğunda işçilerin kullanımına sunulabilmesi için genellikle, depolanamaz, kodlanamaz veya istiflenemez. (2) Enformasyon, insan aklı ile işlenmediği sürece değersizdir ve bilgi haline gelmez. Bilgi, insan aklı ile enformasyonun işlenmesi, yaratılması, düzenlenmesi veya kullanılmasıdır. Bilginin oluşma süreci, olay ve verilerin genel enformasyonları oluşturacak şekilde organize edilip yapılandırılması ile başlar; belirli bir kullanıcı grubunun ihtiyaçlarına uygun bir biçimde yeniden düzenlenip filtreden geçirilmesi ile sürer ve belirli bir düzen ve yapıya kavuşmuş bu enformasyonu bireylerin özümseyip bilgiye dönüştürmeleri ile son bulur. Bu dönüştürme süreci bireylerin tecrübe, davranış ve içinde bulundukları koşullardan etkilenir. (3) Bilgi, tecrübe, yorum ve içinde bulunulan şartları bünyesinde barındıran enformasyondur ve yeni bir bakış açısının ortaya çıkmasına yol açar. (4) Bilgi, kullanılmadığında herhangi bir anlam ifade etmez. Bilgi, karar ve eylemlere uygulanmaya hazır yüksek değerdeki enformasyondur.

Şekil 1. Anlam Şeması

Kaynak: Laszlo ve Laszlo, (2002:405) ve Spiegler, (2003:534)’den uyarlanmıştır.

Bilgi farklı biçimlerde sınıflandırılabilir. Anlam şemasının dikkate alınması halinde üç farklı bilgiden bahsedilebilir:Fiziki varlıkların içinde bulundukları ortama uyumunu sağlayan kodlanmış yapılar (genetik kodlar); sosyal olayları yorumlamakta kullanılan ve genel olarak doğru olduğu kabul edilen güzel veya doğru şeklindeki inançlar ve dilsel formüller (Firestone, 2001,10). Jarrar (2002:322)’a göre, işletmelerde kullanılan bilgiler de iki ana başlık altında toplanabilir: Kodlanmış bilgiler (yazılabilen, aktarılabilen, paylaşılabilen, tanımlanabilen ve hukuk sistemince korunabilen bilgiler) ve gizli-özgün (tacit) bilgiler (know-how veya zor tanımlanabilen, nadiren kodlanmış, sahibinde saklı

ve eğitim yoluyla aktarılabilen bilgiler). Nonaka ve Takeuchi (1995) ise bilgiyi gizli-özgün (tacit) ve açık (explicit) bilgi olmak üzere ikiye ayırır. Açık bilgi, belgeler haline getirilen, halka açık, sabit içerikli ve herkesin kullanımına açık olan bilgidir. Başka bir ifadeyle, açık bilgi, bilgi ve iletişim teknolojileri yoluyla elde edilebilen ve paylaşıma açık olan bilgidir. Halbuki, gizli-özgün bilgi insanların aklında, davranışlarında ve hislerinde saklı olan bilgidir. Bu tip bilgiler insanların ilişkileri ile gelişir ve beceri ile uygulamaların varlığını gerektirir.

Bilgi yönetimi ile alakalı girişimler organizasyonun stratejisi ile entegre edilemediği sürece başarılı olamaz. Başarılı olmak için bilgiye dayalı kaynak ve yeteneklerin üstün ürün ve hizmetlerin geliştirilmesinde kullanılabilmesi lazımdır. Bu nedenle bilgi stratejisi, bilgiye dayalı kaynak ve yeteneklerin hangisinin özgün, değerli ve eşsiz olduğunu belirlemeli ve bunların firmanın ürün ve piyasa pozisyonunu nasıl destekleyeceği ortaya konmalıdır. Başka bir ifadeyle, sürekli değişen rekabetçi bir ortamda organizasyonların başarısı kendileri için stratejik öneme sahip bilgileri üretmelerine, elde etmelerine ve paylaşmalarına bağlıdır. Bu bakış açısıyla bilgi stratejik bir değer olarak yeniden sınıflandırılabilir: (1) özgün bilgi; bir bilgi kaynağı ne kadar nadir ise sağlayacağı rekabetçi üstünlük o kadar fazla olur; (2) yararlanılabilir bilgi; organizasyonun mevcut veya potansiyel piyasalarda mevcut ya da müstakbel ürün veya hizmetlerinin üretiminde bu bilgiler kullanılabilir; (3) değerli bilgiler; bu bilgilere piyasa belli bir değer verir ve organizasyon bunları kullanarak değer üretebilir; (4) korunabilir bilgiler; kolayca taklit edilemez ya da ikame edilemez; (5) dinamik bilgiler; içinde bulunulan ortamın koşulları değiştiğinde bu bilgiler yenilenebilir, geliştirilebilir veya aktarılabilir ve (6) öğrenme yetenekleri; stratejik bilginin muhafazası için gerekli olan öğrenme yoğunluğu (Clarke, 2001:193).

Şekil 2. Bilgi Vektörleri

Kaynak: Akhter, 2003:23

Bilgi yönetiminin başarılı olmasında organizasyonun sahip olduğu bilgi varlıklarının doğru bir biçimde haritasının çıkarılması son derece önemlidir. Bu haritanın oluşturulmasında bilgi vektörleri kullanılmaktadır (Şekil 2). Bilgi vektörleri üç boyuta sahiptir: nesneler, türler ve sınıflar. Bu üç boyut, organizasyonun sahip olduğu bilgi sermayesini meydana getirir. Bilgi nesneleri vektörü, ürünler, süreçler, müşteriler, tedarikçiler, rakipler, piyasalar v.b. gibi nesneler ile ilgili bilgilere odaklanır. Bilgi türü vektörü bilginin özgün-gizli ya da açık doğası ile alakalıdır.

Üçüncü vektör farklı özelliklerine göre bilgiyi sınıflandırır (Akhter, 2003:23): Organizasyona kendisini diğerlerinden daha üstün bir nitelik-avantaj yaratmasına olanak sağlayan bilgiler (stratejik bilgi); organizasyona uygulamada avantaj sağlayan bilgiler (taktiksel bilgi); organizasyon üyelerinin ortak amaçlar etrafında yakınlaşmasını, samimiyet kazanmasını ve organizasyon faaliyetlerinde ustalaşmasını sağlayan bilgiler (gayri resmi bilgiler); organizasyon ve üyelerinin doğru ve yanlış tutum ve davranışlar arasında ayrım yapmalarını kolaylaştıran bilgiler (etik bilgiler) ve belirli bir kullanım alanı olmamakla birlikte organizasyonel faaliyetlerde faydalı olabilecek bilgiler (Ağdalı-aşırı bilgiler).

Rekabet gücünün artırılması ve sürdürülmesinde organizasyonun sahip olduğu stratejik bilgiler son derece önemlidir. Bir organizasyon ne kadar özgün ve değerli stratejik bilgiye sahipse o ölçüde potansiyel stratejik avantaja sahiptir. Dinamik rekabet ortamında stratejik bilgilerin güncel olması gerektiğinden organizasyonun öğrenme kapasitesi yeterli düzeyde olmalıdır. Bu nedenlerle bilgi yönetimi, özgün (bilgi seti ne kadar nadir olursa potansiyel rekabet avantajı o ölçüde büyük olur), kullanışlı (firmanın mevcut ya da potansiyel ürün-hizmetlerinde uygulanabilme), değerli (piyasada firmanın değere dönüştüreceği nitelikte), korunabilir (kolayca taklit edilemeyen, ikame edilemeyen), dinamik (gerektiğinde yenilenen, dönüştürülebilen) ve öğrenme yeteneklerine sahip olma (stratejik bilgiyi muhafaza için gereken öğrenme yoğunluğu) gibi özellikleri bünyesinde barındıran stratejik bilgiyi elde etmek ve üretmeye devam edebilmek için “öğrenen” bir organizasyon vücuda getirmektir (Clarke, 2001:193).

III. Bilgi Yönetimi Nedir?

Günümüzde işletmelerin ve ulusal ekonomilerin başarılı olabilmeleri büyük ölçüde bilgi yaratmada, kullanmada ve bilgiden yararlanmada ne ölçüde başarılı olduklarına bağlıdır. Bilgi yönetimi, şiddetli rekabetin yaşandığı ve koşulların sürekli olarak değiştiği bir ortamda, işletmelerin ve genel olarak tüm örgütlerin değişen ortam ve şartlara uyum sağlamak, yaşamlarını sürdürmek ve mevcut yeteneklerini muhafaza etmek için ortak aklı kullandığı süreçtir. Bilgi yönetimi, bilgi ve iletişim teknolojilerinin veri ve bilgi işleme kapasitesi ile beşeri sermayenin yenilikçi ve yaratıcı kapasitesini birleştiren ve beşeri sermayenin yaratıcı gücünden azami ölçüde yararlanmayı amaçlayan örgütsel bir süreçtir. Bir başka yaklaşımla bilgi yönetimi, bireylerde var olan uzmanlık ve tecrübeler de dahil olmak üzere veri tabanları, dokümanlar, politikalar ve prosedürleri içeren işletmenin tüm bilgi varlıklarını belirlemek, yönetmek ve paylaşmakla ilgili entegre ve sistematik bir yaklaşımdır (Barquin, 2001:128-129). Bilgi yönetimi, işletmelerin ve ulusal ekonomilerin mevcut ve potansiyel rakiplerine kıyasla rekabet güçlerini artırmak ve sürdürmek için gerekli olan bir süreçtir. Bu amaç açısından bilgi yönetimi, örgütlerin rekabet güçlerini artırmak ve sürdürmek için bilginin etkin bir biçimde tanımlanması, elde edilmesi ve kullanılmasını amaçlayan strateji veya süreçlerdir.

Bilgi yönetimi farklı bakış açılarına ve ulaşılmak istenen amaca göre değişik biçimlerde tanımlanabilir. Ancak tüm tanımlar bazı ortak özellikleri bünyelerinde barındırmaktadır. Öncelikle, bilgi yönetimi bir süreçtir ve bu nedenle safhaları ve parçaları vardır. Bu sürecin birden fazla yaklaşımı, farklı yapısı ve mimarisi

vardır. İkinci olarak, bilgi yönetimi belirli amaçlara ulaşmak için ortak aklın kullanılması demektir. Ortak aklın kullanılması örgüt için arzu edilen hedeflere ulaşılması ya da başka bir ifadeyle, arzu edilen eylemlerin ortaya çıkmasını sağladığında bir anlam ifade edebilir. Bu nedenle, bilgi yönetimi ile ortaya çıkan eylemlerin ölçülebilen performans ve sonuçlara sahip olması gerekir (Barquin, 2001:129). Üçüncü olarak, bilgi yönetimi örgütlerin değişen koşullara uyum sağlamasını ve rakiplerine kıyasla rekabet güçlerini artırmasını içerir. Bu bilgiler ışığında bilgi yönetimi, ortaya çıkan yeni ve değişen koşullarda, örgütsel hedeflerin (ayakta kalmak, yeni koşullara uyum sağlamak, rekabet gücünü artırmak) gerçekleştirilmesi için bilgi ve iletişim teknolojilerinin kapasite ve olanaklarıyla örgütün sahip olduğu beşeri sermayenin yeteneklerini birleştirmek suretiyle bilginin örgüt faaliyetlerinde en etkin bir biçimde kullanılmasını sağlayan süreç veya stratejiler olarak tanımlanabilir.

Bilgi yönetimi, bir birim veya örgütün bilgi yönetim süreçlerinin bir parçasını oluşturan bir faaliyet olarak da tanımlanmaktadır. Firestone (2001:22)’a göre bilgi yönetimi, işletmenin bilgi tabanının üretilmesi, muhafaza edilmesi, geliştirilmesi ve nakledilmesi için temel bilgi süreçlerine (bilginin üretilmesi ve entegrasyonu) katılan diğer birimlerin, unsurların ve faaliyetlerin yönetilmesini (çekip çevirme, yönlendirme, idare etme, kontrol etme, koordine etme, planlama, organize etme) amaçlayan katılımcı birimler yoluyla beşeri sermayeye dayanan birimler arasındaki süregelen, kesintisiz ve bir amaca sahip ilişkiler ağıdır.

IV.Bilgi Yönetimini Ortaya Çıkaran Temel Unsurlar

Bilgi yönetimi, üç temel unsuru içerir: insanlar, süreçler ve teknoloji. Bilgi yönetimi, bilginin paylaşılması ve kullanımını hızlandırmak ve artırmak için kişiler ve organizasyonel kültür üzerinde önemle durur; bilgiyi bulmak, yaratmak, elde etmek ve paylaşmak için yöntemler veya süreçlere önem verir ve bilginin depolanması ve erişilebilir bir hale getirilmesi ile farklı mekanlarda olan kişilerin birlikte çalışabilmesi için teknolojiye odaklanır.

Bilgi yönetimi, entelektüel sermayenin ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilmektedir (Martensson, 2000:205). Bilgi yönetimi, herhangi bir örgütün kontrol ettiği entelektüel sermayenin yönetimi ile alakalıdır. Entelektüel sermaye, genel olarak, bilgi yönetimini de içine alan geniş bir şemsiye kavram olarak ele alınmaktadır. Entelektüel varlıklar, esasen, yıllar süren iş tecrübesi yoluyla uzmanlaşan kişilere aittir ve doğası gereği özgün-saklı varlıklardır. Rekabetçi üstünlüğü artırmak ve bu tip varlıklardan yeterince yararlanmak için bu tip özgün bilgilerin örgüt açısından aşikar bir hale getirilmesi ve yönetilmesi gereklidir.

Herhangi bir organizasyonun başarısı, sahip olduğu özel kaynakları, yetenekleri ve varlıkları rekabet gücünü ve iktisadi refahını azamileştirmek için etkin bir biçimde kullanıp kullanmadığına bağlıdır. Başarı, sadece, işletmenin faaliyetlerini yürütmek için gerekli olan fiziki, beşeri ve parasal kaynaklar ile yönetimsel beceriler, teknoloji, ticari marka ve şirket kültürü gibi enformasyona dayalı kaynakların etkin bir biçimde kullanılmasına bağlı değildir. Günümüzde bilgi sürdürülebilir bir rekabet üstünlüğü sağlayan yegane kaynak haline gelmektedir ve bu nedenle firmalar bilgi ve bilgiden elde edilen rekabetçi yetenekler üzerinde

durmak ihtiyacını hissetmektedirler. Rekabetçi üstünlüklerini artırmak isteyen firmalar, uzman bilgi işçilerinin koordinasyon ve işbirliğini sağlayacak yapısal düzenlemelere giderek bireylerde saklı olan özgün bilgilerden azami ölçüde yararlanabilirler. İşte, bilgiyi yaratan, depolayan ve kullanan bireylerin rekabet gücünün artırılmasına katkı sağlayacak özgün bilgi ve bilgiyle alakalı yeteneklerini en etkin biçimde kullanma ihtiyacı bilgi yönetimini ortaya çıkaran unsurlardan ilkidir.

Bilgi yönetimini ortaya çıkaran unsurlardan ikincisi organizasyonel küçülme (downsizing)’dir (Martensson, 2000:207). 1980’li yıllar boyunca genel giderleri kısıp karları artırmayı amaçlayan organizasyonel küçülme popüler bir stratejiydi. Bu strateji, daha sonraki yıllarda, organizasyonların hantallaşmasını önlenmesi ve aşırı büyümeden kaynaklanan olumsuzlukların ortadan kaldırılması amacına yöneldi. Ancak, aşırı büyüme sonucu organizasyonlara yük oluşturmaya başlayan fiziki varlıkların yanı sıra beşeri sermayede de azaltmaya gidilmesi yıllar boyunca biriktirilen ve geliştirilen özgün bilgilerin işten çıkarılan çalışanlar ile birlikte kaybedilmesine yol açtı. Bilgi ve bilgiye dayalı yeteneklerin farkına varan firmaların çoğu firmanın gelecekteki çıkarlarını garanti altına almak için özgün bilgi ve uzmanların yitirilmesini engellemek amacıyla bilgi yönetimi stratejilerini uygulamaya koydular.

Teknolojik gelişmeler ise iki ana kaynak yoluyla bilgi yönetimine ilginin artmasına yol açmıştır: internet gibi enformasyon kaynaklarının büyümesi ve önemini artırması ve teknolojik değişimin hızının artması (Mayo, 1998). Teknolojik gelişmeler, bireylerin yaşamını ve organizasyonları büyük ölçüde etkiledi. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı ilerlemeler sonucu bilgi akımlarının hızının, hacminin ve sürekliliğinin artması birey ve organizasyonları bunaltmaktadır. Öte yandan, yeni teknolojiler bilginin global düzeyde paylaşılmasına olanak sağlamakta ve bilginin organizasyon içinde etkin bir biçimde kullanılmasında bir araç olarak hizmet görmektedir. Bilgi yönetimi, bilgi akımlarındaki yoğunlaşmanın bu türden olumsuz etkileri ile başa çıkmak ve bilgi artışından ilave getiriler elde edebilmeyi amaçlayan bir teşebbüstür.

V. Bilgi Yönetiminin Amacı

Bilgi yönetimi, organizasyonların sahip oldukları beceri ve yetenekler ile tecrübeleri yoluyla elde ettikleri ortak akıl ve bilgileri tanımlamak ve işlemektir. Bu nedenle bilgi yönetiminin ana hedefleri, işletmelerin yaşama kabiliyetini ve genel olarak başarısını sağlama almak için işletmelerin mümkün olduğunca akıllıca hareket etmelerini sağlamak ve bu yapılamıyorsa, bilgi varlıklarının değerini azamileştirmektir (Wiig, 1997:8). Bu amaçlara ulaşabilmek için ileri organizasyonlar bilgi varlıklarını en etkin bir şekilde inşa eder, aktarır, organize eder, depolar ve kullanırlar. Bollinger ve Smith (2001:10)’a göre bilgi yönetiminin amacı, kendisini oluşturan her bir parçanın toplamından daha güçlü ve değerli ve rakiplerinden daha rekabetçi bir organizasyon oluşturmak için çalışanlarının uzmanlık ve özgün bilgilerini ölçebilen, depolayan, kullanan ve ticarileştirebilen bir “öğrenen organizasyon” yaratmaktır.

Bilgi yönetimi, firmaların bilgi ekonomisinin ortaya çıkması ile bağlantılı karmaşıklık ve sorunlarla başa çıkabilmelerini sağlayan bir araçtır. Uit Beijerse (1999:97)’ye göre bilgi yönetimi ile organizasyonlar:

Verimliliği artırabilir;

Piyasada daha akıllıca hareket ederek piyasadaki pozisyonlarını iyileştirebilir;

Organizasyonun devamlılığını sağlayabilir;

Organizasyonun karlılığını artırabilir;

Ürün geliştirme ve pazarlama arasındaki ilişkiyi en iyi hale getirebilir;

Organizasyonun mevcut beceri ve yeteneklerini geliştirebilir;

Profesyonel öğrenmeyi daha verimli ve etkin bir hale getirebilir;

Organizasyonun karar alma sürecini etkinleştirebilir;

Bilgi işçileri arasındaki iletişimi güçlendirebilir, sinerjiyi artırabilir;

Bilgi işçilerinin organizasyonda kalmalarını teşvik edebilir;

Organizasyonun ana işler ve kritik organizasyon bilgileri üzerinde odaklanmasını sağlayabilir.

Jarrar (2002:322-323)’ a göre ise bilgi yönetiminin amacı, (1) rekabet gücünün artmasına katkıda bulunmak; (2) karar almayı etkinleştirmek ve zaman israfını önlemek; (3) müşterilere yönelik sorumluluğu artırmak; (4) çalışanların bilgi istiflemesini önlerken bilgiyi paylaşmalarını teşvik etmek; (5) bilginin ve paylaşmanın değerini artırmak suretiyle mesai arkadaşları arasındaki desteği ve yardımlaşmayı güçlendirmek; (6) çalışanların ve yürütülen faaliyetlerin verimli olmasını sağlamak ve ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek ve (7) yenilik ve icatları teşvik etmektir.

VI.Bilgi Yönetimi Modelleri

Bilgi yönetimi, Polanyi (1997)’nin orijinal bilgi sınıflandırması (açık bilgi ve özgün bilgi) göz önünde bulundurularak dört farklı kategori altında ele alınabilir: dinamik, sisteme yönelik, insana yönelik ve pasif (Şekil 3). Şekilde açık bilgiye yönelik hat, açık bilgiye kolayca erişmek ve kullanmak için bir kişinin ihtiyaç duyduğu organizasyonel bilginin kodlanma ve depolanma derecesini gösterirken özgün bilgiye yönelik hat, kişisel ilişkiler yoluyla organizasyonel bilginin elde edilmesi ve paylaşılmasını ifade etmektedir (Choi ve Lee, 2003:406). Pasif türde bilgi yönetimine sahip olan firmalar bilgi yönetimi ile hemen hemen hiç ilgilenmezler. Bu tip firmalar sistematik bir çerçevede yönetilmezler ve bilginin yönetilmesinde organizasyonel yapı, kültür ya da bilgi teknolojileri kullanılmaz. Bilgiden yararlanılmayan bu yönetim tarzı ile firmaların verimliliklerini artırmaları son derece zordur. Sisteme yönelik bilgi yönetim tarzına sahip olan

firmalar bilginin kodlanması ve yeniden kullanılmasına önem verirler. Gelişmiş bilgi teknolojileri yoluyla bilginin kodlanmasında başarı sağlayarak bilgiye erişim ve bilginin kullanımındaki karmaşıklığı azaltabilirler. Bu yönetim tarzında müşterilere daha hızlı bir biçimde reaksiyon verme ve bilgi muamelelerini daha düşük maliyetlerle gerçekleştirmek mümkündür. Bilgi, önceden hazırlanan prosedürler, kodlar ve elkitapları yoluyla yönetilir ve paylaşılır. Bu şekilde kodlanan bilgi yeniden kullanılarak ölçek ekonomilerinden yararlanılabilir ve örgütsel etkinlik artırılabilir.

Şekil 3. Bilgi Yönetimi Türleri

Kaynak: Choi ve Lee, 2003:406.

İnsana yönelik bilgi yönetimi türü, özgün bilginin ve kişisel tecrübelerin elde edilmesi ve paylaşılmasına büyük önem verir. Bilgi resmi olmayan sosyal ağlardan elde edildiği için standart prosedürler ihmal edilebilir. İnsan boyutu etkin bir bilgi yönetimi için son derece önemlidir (Lang, 2001). Anlamlı ve işe yarar bilgiler veritabanları veya benzeri kaynaklardan daha çok dostluk ve samimiyetin geçerli olduğu ilişkiler yoluyla paylaşılır. Bu nedenle organizasyon üyeleri arasındaki güvenin ve iletişimin gücü, başarının sağlanmasında önemli bir faktördür. Dinamik bilgi yönetimi tarzına sahip olan firmalar her iki tür bilgiye yönelik yöntemlere de önem verirler ve bu nedenle daha bütüncül ve daha saldırgan firmalardır (Choi ve Lee, 2003:406). Özgün ve açık bilgiyi dinamik bir tarzda yönetirler ve bu sayede doğruluğu ispatlanmış bilgileri kullanıp yeni imkanlardan yararlanabilirler.

VII.Bilgi Yönetimi Süreci

Bilgi yönetimi, çoğu kez bilginin elde edilmesi, işlenmesi ve kullanılması sorunu olarak ele alınır. Bilgi yönetimi, bilginin toplanması, depolanması, bilginin kullanılabilir bir hale getirilmesi ve bilginin kullanılması olmak üzere dört farklı süreçten meydana gelir (Şekil 4). Bilginin toplanması ya da bilgi edinimi, örgütsel öğrenme ve bilgi yönetiminin önemli bir unsurudur. Bilginin çeşitli kaynaklardan toplanması, organizasyonların değişen koşullara uyum sağlamasına, yeni koşullara uygun stratejileri uygulamaya koymasına ve yeni ürün ve teknolojiler geliştirmek yoluyla rekabet güçlerini artırmasına yardımcı olur. Organizasyonlar, enformasyonu araştırma ve örgütsel öğrenme süreçleri aracılığı ile elde ederler (Türk, 2003:131-132). Organizasyonlar, organizasyonun dış çevresinin farkına vararak (tarama); organizasyonun içinde bulunduğu çevrenin spesifik bir kısmı üzerinde odaklanarak (odaklanılmış araştırma) veya organizasyonun önceden belirlenmiş amaçlarına ulaşmadaki etkinliği üzerinde durarak (performans izleme)

araştırma yolu ile enformasyon elde edebilirler. Bilgi yönetiminin temel amacı rakiplere üstünlük sağlayacak güç ve rekabette bir organizasyon oluşturmak için çalışanların özgün bilgilerini azami ölçüde kullanabilen ve içinde bulunulan çevredeki en iyi uygulamalardan yararlanabilen bir “öğrenen organizasyon” oluşturmak olduğundan bilgi edinmede örgütsel öğrenme son derece önemlidir. Know-how elde etmek, en iyi uygulamalardan azami ölçüde yararlanmak ve değişen koşullarda rekabet gücünü muhafaza edecek yenilik ve icatlarda bulunmak, öğrenen organizasyonu yaratmada kritik faktörlerdir.

Şekil 4. Bilgi Yönetimi Süreci

Kaynak: Martensson, (2000:210).

İkinci aşamada, bilgi, depolama sistemleri sayesinde yeniden düzenlenerek depolanır. Bilgi yönetimini, enformasyonun işlenmesi aracı olarak ele alan yaklaşımlar, bilgi yönetimini çalışanların bilgisinin elde edilmesi, depolanması ve organizasyon içindeki diğer çalışanlar tarafından erişilebilir bir hale getirilmesi süreci olarak tanımlar (Martensson, 2000:209). Özgün bilgilerin açık bilgiye dönüştürüldüğü bu işlem internet ve veritabanları gibi çok sayıda bilgi ve iletişim teknolojisi aracı kullanılarak gerçekleştirilir.

Enformasyonun çeşitli veritabanlarında depolandığı ikinci aşama sonrasında depolanan enformasyon organizasyon bünyesindeki herkesin erişimine açık bir hale getirilir. Bu aşama, enformasyonun doğru zamanda en doğru kişiye ve en iyi kullanıcıya ulaştırıldığı aşamadır. Son aşama bilginin çeşitli alanlarda uygulandığı veya kullanıldığı aşamadır. Bu aşamada, depolanan bilgi konuşma, sosyalleşme ve dijital değişim yoluyla paylaşılır.

VIII. Başarılı Bir Bilgi Yönetiminin Temel İlkeleri

Başarılı bir bilgi yönetiminin temel ilkelerinin neler olması gerektiği sorusuna cevap oluşturacak çalışmalardan biri Jarrar (2002)’ın bilgi yönetimi alanında başarılı en iyi uygulamalara örnek teşkil eden önde gelen 40 firmayı içeren çalışmasıdır3. Bu çalışmada ulaşılan bulgular dikkate alındığında başarılı bir bilgi yönetiminin temel ilkeleri birkaç ana başlık altında ele alınabilir (Şekil 5):

3 Jarrar (2002) tarafından yapılan çalışmada bilgi yönetimi açısından en iyi uygulamalara sahip 40 firma arasında Ove Arup, Cap Gemini, KPMG, BT, McDonald’s, Oracle, Saatchi & Saatchi, 3COM, Nortel, Kodak, DHL

Bilgi yönetimine stratejik öncelik verilmelidir. Bilgi yönetimine stratejik önceliğin sağlanması bilgi yönetimi uygulamalarının başarısında temel bir role sahiptir. Jarrar (2002:323)’e göre bu ilke doğrultusunda üç nokta üzerinde önemle durulmalıdır: Öncelikle, organizasyonun stratejisi dikkate alınarak bilgi yönetimi amaç ve uygulamaları öncelik sırasına konulmalıdır. Sıralama işleminde endüstri ve firma için önemli olan bilgiler ve bu bilgilerin oynayacağı rol açıkça tanımlanmalı, rakiplerin strateji ve bilgi varlıkları dikkate alınarak aradaki mesafe belirlenmeli ve entelektüel sermaye ile ilgili gelişmeler sürekli olarak değerlendirilmelidir. İkinci olarak, bilgi yönetiminin değer yaratma ile bağlantısı sağlanmalıdır. Bilgi yönetiminin amacı daha fazla değer yaratmak olmalıdır. Firmanın rekabet gücünü pekiştirmeyen, ilave değer yaratmayan ve verimliliği artırmayan bilgi yönetimi uygulamaları zaman ve para israfından başka bir şey değildir. Son olarak, kıdemli yöneticilerin desteği sağlanmalıdır. Değişime karşı oluşacak direnmeyi azaltmak için kıdemli yöneticilere bilgi yönetimi ve örgütsel öğrenmenin firmanın başarısındaki önemi anlatılmalı, altyapı için gerekli fon ve kaynaklar ayrılmalı ve firmanın bu konudaki kararlılığı açıkça ortaya konulmalıdır.

Örgütsel bilgi tanımlanmalı ve anlaşılmalıdır. Başarılı bir bilgi yönetimi için bilginin firma bünyesinde nasıl ve nerede geliştirileceği açıklığa kavuşturulmalıdır. Firmalar, bu amaçla, Skandia gibi örgütlerin en iyi uygulamalarını dikkate alarak kendi bilgi tanımlama modellerini geliştirebilirler. Bunun için örgütsel bilgi tanımlanmalı ve bilgi haritaları çıkarılmalıdır.

Öğrenilen bilgi, uygulama ve özgün tecrübelerin örgüt içinde transferini gerçekleştirmek için gerekli süreçler oluşturulmalıdır (en iyi uygulamalar veri tabanı). Bilgi teknolojilerinin sağladığı tüm yeteneklerden (veritabanları, örgüt içi ağlar, yapay zeka, mobil telefonlar, internet v.b.) yararlanılmalıdır. Bu amaç doğrultusunda bilgi teknolojilerinin kullanılması ile ilgili en iyi uygulamalar belirlenerek bu uygulamalardan faydalanılmalıdır. Bilgi yönetim sürecinin tüm aşamalarını dizayn etmek ve yönetmekle görevli özel bir ekip işbaşına getirilmelidir. Entelektüel sermaye ve bilgi yönetimini değerlendirmeye yönelik teknikler geliştirilmelidir. Genellikle, beşeri sermaye ve ağlara yapılan yatırımlardan daha ziyade diğer sermaye yatırımları önemli görülmekte ve beşeri sermaye yatırımlarının değeri küçümsenmektedir. Teknolojik yapı yeniden dizayn edilmeli ve bu yolla tanımlanan örgütsel bilgiler iç ve dış kaynaklardan toplanarak depolanmalıdır. Bilgi yönetiminin başarısında teknolojik yapının (BİT, İntranet, internet, ağlar v.b.) yeteneği ve başarılı bir biçimde işlevlerini yerine getirmesi çok önemlidir. Bu nedenle mevcut teknolojik yapı yenilenmeli ve belirli aralıklarla test edilmelidir. Bu alanda örgütün ihtiyaçlarının belirlenmesi için ihtiyaç değerlendirme toplantıları yapılarak teknolojik yapının periyodik bakımı sağlanmalıdır.

International, IBM, Royal Mail, Skandia Life, Werox, Nationwide Building Society, Rolls Royce, Honda Motor Europe, Boston Consulting Group gibi önde gelen firmalar da yer almaktadır.

Mümkünse parasal değerlerle, değilse gösterge veya matrislerle entelektüel sermayenin göreceli değeri ortaya konulmalıdır. Bilgi yönetimi uygulamalarının başarısı her aşamada test edilmelidir. Bu amaçla, kalite ve verimlilik ölçülmeli; bilgi yönetimi uygulamalarındaki performanslar ölçülmeli; ihtiyaç değerlendirme raporlarına göre performans düzeyleri, sistemdeki iyileşme olanakları ve beşeri sermayenin performansı izlenmelidir.

Şekil 5. Bilgi Yönetimi İçin Genel Çerçeve

Kaynak: Jarrar (2002:323) ve McCampbell, Clare ve Gitters (1999:179)’dan uyarlanmıştır.

Örgüt kültürü başarılı bir bilgi yönetiminde son derece önemlidir. Çalışanların entelektüel açıdan üstün ve keşfetmeye istekli olmaları, kıdemli yöneticilerin bilginin kullanılması ve yaratılmasını desteklemeleri, kişilerin bilgi paylaşmalarını engelleyici bir ortamın oluşmaması ve kişilerin bilgiye yönelik olumlu bir oryantasyona sahip olmaları örgüt kültürünün bilgi yönetimini destekleyici bir faktör olmasında belirleyicidir. Bu amaç doğrultusunda örgüt içinde bilgi paylaşımı teşvik edilmeli ve bilgi paylaşımı ödüllendirilmelidir. Örgüt içinde bilginin yaratılması ve geliştirilmesi örgüt kültürünün bilgi yönetimini teşvik edici etkisinin bir sonucudur. Bilginin yaratılması ve geliştirilmesini teşvik etmek için en iyi kişilerin örgütte istihdamını sağlayacak bir işe alma ve terfi politikası izlenmelidir.

IX. Bilgi Yönetimi Stratejileri

Organizasyonlar, bilgi yönetimi uygulamalarında seçtikleri stratejilere bağlı olarak farklı alanlarda odaklanmaktadırlar (Kuzca, 2001:24): (1) Bir ürün olarak bilgi (bilginin üretilmesi, paketlenmesi ve satılması); (2) bilginin ve en iyi uygulamaların transferi (en iyi uygulamaların belirlenmesi ve organizasyonun ilgili birimlerine aktarılması); (3) müşteri odaklı bilgi (satışları artırmak için müşterilerin ihtiyaç ve tercihlerinin elde edilmesi); (4) bilgiye yönelik kişisel sorumluluk (herkesi kişisel bilgisini belirlemede, korumada ve artırmada desteklemek) ve (5) entelektüel bilgi yönetimi (patentler, teknolojiler ve yönetim pratikleri gibi spesifik entelektüel uygulamaların organizasyon düzeyinde yönetilmesi). Bilgi yönetimi uygulamalarında çok farklı alanlar üzerinde odaklanma olanağı olmakla birlikte mevcut bilgilerin organizasyon içinde mümkün olduğunca etkin bir biçimde paylaşılması son derece önemlidir.

Bilgi yönetimi, organizasyonların bir bütün olarak değişen ortam ve koşullara uyum sağlayan yeteneklerle donatılması sürecini ifade eder. Teknolojik değişimin ve yeni bilgi ve uygulamaların yaratılma hızının çok yüksek olması organizasyonların bu uyum sürecinin de sürekli olmasını zorunlu kılar. Organizasyon içindeki her unsur sürekli olarak yeni bilgileri, gelişmeleri ve en iyi uygulamaları belirleyecek, elde edecek ve paylaşacak ve sonuçta organizasyon bir “öğrenen organizasyon” haline gelecektir. Öğrenen organizasyon, bireylerin sürekli olarak öğrendiği ve bilgilerini organizasyonun rutin ve faaliyetlerine entegre ettiği; organizasyon içindeki kişilerin etkin bir şekilde bilgi yaratıp paylaştıkları; mevcut prosedürlerin sorgulanmasına izin veren eleştirel ve sistematik bir düşünce tarzının var olduğu; yeni fikirlerin onurlandırıldığı ve ödüllendirildiği bir öğrenme kültürüne sahip; yenilik yapmak için risk alma olanağı sunan esnek bir yapının bulunduğu ve kişilerin gelişimini ve refahını gözeten insan merkezli bir ortamın mevcut olduğu organizasyonlardır (Liebowitz, 1999).

Yenilik ve icatlar ile bilgiye dayalı ürünler iktisadi büyüme için neredeyse sınırsız bir potansiyel oluşturmaktadır. Yeni durum, fiziki kaynakların, emeğin, sermayenin kıtlığına dayalı olarak sınırlı büyüme fırsatları sunan geleneksel ekonomi anlayışından oldukça farklıdır. Önceki teorilerin aksine yeni ekonomi yaşam kalitesinde artışa ve refah yaratılmasına işaret etmektedir. İnsanların bilgilenmesi halinde yenilikler ortaya çıkmakta ve kişiler daha yüksek kalitede mal ve hizmet yaratma kabiliyetine sahip olmaktadırlar. Bu başarıda bilginin etkin bir şekilde ele geçirilmesi, yeniden kullanılması ve inşa edilmesi son derece önemlidir. Firmalar kendi kültürlerine, öncelik ve yeteneklerine göre farklı bilgi yönetimi stratejileri izlemektedirler. Mevcut bilgiye dayalı varlıklarından en iyi değeri elde etmeye veya yeni ve daha rekabetçi bilgi ile alakalı varlıklar yaratmaya uğraşmaktadırlar. Bu çabada başarılı olmak için aşağıda yer alan bilgi merkezli stratejilerden bir veya bir kaçını uygulamak durumundadırlar (Wiig, 1997:8-9):

İş stratejisi olarak bilgi stratejisi- işletmenin gerçekleştirdiği her faaliyette bilginin yaratılması, ele geçirilmesi, organize edilmesi, yenilenmesi, paylaşılması ve elde edilebilen ve kullanılabilen en iyi bilginin kullanılması;

Zihinsel varlık yönetimi stratejisi- patentler, teknolojiler, operasyonel ve yönetimsel pratikler, müşteri ilişkileri, örgütsel düzenlemeler ve diğer yapısal bilgi varlıkları gibi spesifik zihinsel varlıkların işletme düzeyinde yönetimine odaklanılması;

Personel bilgi varlıkları sorumluluğu stratejisi- bilgiyle alakalı yatırımlara, yeniliklere, rekabet gücüne, yenilenmeye, etkin kullanıma yönelik kişisel bilgi sorumluluğu üzerinde odaklanılması ve işletmeye en rekabetçi bilgi uygulamalarını kazandıracak biçimde her kesin kendi sorumluluğundaki bilgi varlıklarının diğerlerine erişiminden sorumlu tutulması;

Bilgi yaratma stratejisi- bilginin öğrenilmesi, temel ve uygulamalı araştırma ve geliştirme, işçilerin yenilik yapma motivasyonları ve rekabet gücünü artıracak

yeni ve daha iyi bilgileri elde etme çabalarında elde edilen tecrübe üzerinde odaklanılması;

Bilgi transfer stratejisi- bilgi transferi, elde edilmesi, organize edilmesi, yeniden yapılandırılması, depolanması ve dağıtılması gibi konular üzerinde durulur. Bilginin paylaşılması ve en iyi uygulamaların benimsenmesi önemsenir.

X. Bilgi Yönetiminin Etkinliğini Azaltan Faktörler

Bilgi yönetiminin başarısını etkileyen unsurlar üç ana başlık altında toplanabilir: Bilginin doğası, insanların doğası ve organizasyonun içinde bulunduğu ortam (Bollinger ve Smith, 2001:12-13). Bilgi yönetimi açısından bu engellerin en önemlisi şüphesiz insanların doğasıdır. İnsanoğlu, birbiriyle çelişik ve karmaşık psikolojik ihtiyaçları olan bir varlıktır. Bilgi yönetimi sistemleri, depolanması gereken büyük miktarda veri ve bilgiyi içerir. Bu tip bir sistemin inşa edilmesi önemli düzeyde zaman, emek ve maliyeti gerektirir. Mevcut işlerini ifa ederken zaten çok meşgul olan çalışanlar bilgi yönetimi süreçlerinde mevcut alışkanlıklarını terk etmek ve kendilerinin ek çaba harcamalarına yol açacak bir sürecin içine girebilirler. Bilgi yönetimi, bilgiyi işlemek, depolamak, saklamak ve paylaşmak için çoğunlukla bilgi ve iletişim teknolojileri gibi kendisine ait çok sayıda karmaşık ifade ve terim içeren teknoloji ve yenilikleri kullanır ve bu durum karışıklıkların ortaya çıkmasına yol açar. Özgün bilgiyi kodlamak ve diğer çalışanların paylaşımına sunmak çok zordur. Öte yandan, teknolojik gelişmelerin hızı bilginin her an demode olmasına neden olmaktadır ve bu durum çalışanların işlerini yaparken kullandıkları özgün bilgi ile bu bilgileri paylaşmak için hazırladıkları kodlanmış bilgi arasında büyük farklılıkların oluşmasına yol açmaktadır. Büyük maliyet, emek ve zaman harcanarak hazırlanan bilgi tabanları, depolanan bilgilerin demode olması ve kullanılmaması nedeniyle, istenilen yararı sağlayamamaktadır. Çalışanlar, bazen, aşırı bilgi bombardımanı altında endişe duymakta ve korkmaktadırlar. İnsanlar, iyi kodlanan, depolanan ve işlenen bilgilerin uygulamada bir yararının olmayacağını varsayıyorlarsa, ne kadar değerli olurlarsa olsunlar, bu bilgiler kullanmazlar.

Bilgi yönetiminin uygulanmasında takım/grup açısından da önemli bazı engeller ortaya çıkabilir. Takım üyeleri, yöneticiler veya meslektaşları tarafından eleştirilmekten çekiniyorlarsa bilgi paylaşmaktan kaçınabilirler. Grup üyelerinin birbirlerine güven ve saygı duymamaları ve ortak amaçlar etrafında bütünleşmemeleri başarısızlığa neden olabilir. Ödüllendirme, bilginin paylaşılmasında önemli bir unsurdur; ancak, ödül için bilginin istiflenmesine ve ödüle değecek bilgiler saklanırken değersiz bilgilerin herkesle paylaşılmasına, yani paylaşılan bilgi miktarı artarken bilginin kalitesinde gerilemenin artmasına yol açabilir.

Bireysel düzeyde insanların bilgiyi paylaşmakta isteksiz olmaları, temel sorunların başında gelir. Bilgi güçtür; mesleki bilgi ve uzmanlık ise organizasyonlarda yükselmek ve fazla kazanmak için gerekli olan gücün en önemli kaynağıdır. Bilgi istiflendiğinde ve paylaşılmadığında gücün korunacağı, paylaşıldığında ise değer yitirileceği hissi önemli bir engelleyicidir. Diğer taraftan, meslektaşlar arasında var olan yoğun rekabet insanların birbirlerine saygı

duymamasına sebep olmaktadır. Bu nedenlerle bilgi oynaktır, çabuk demode olabilir ve yitirilebilir.

Tablo 1. Bilgi Yönetimi Uygulamalarındaki Engeller

Kaynak: Bollinger ve Smith, 2001:14.

Bilgi yönetimi uygulamalarının başarılı olmasında çalışanların birlikte çalışma ve sahip oldukları özgün ve saklı bilgileri organizasyonun diğer çalışanları ile paylaşma istekleri, dolayısıyla örgüt kültürü önemli bir role sahiptir. Ödül sisteminin yalnızca bireysel çabaları teşvik etmesi ve örgüt kültürünün destekleyici bir yapıda olmaması halinde birlikte çalışma güdüsü ve “ortak akıl” oluşmaz. Yaratıcı ve özgün bilgi-fikirler insanların kendilerini özgür ve güvende hissettikleri ortamlarda yeşerebilir. Bu nedenle bilgi yönetimi sürecinin bir “amir” tarafından yürütüldüğü ve çalışanlarda yönetimin çalışanları kontrol altında tuttuğu hissinin yaygınlaştığı koşullarda başarısızlık ortaya çıkar.

XI. Sonuç

Günümüzde organizasyonların başarısı sahip oldukları fiziki varlıklardan daha ziyade beşeri sermaye ve sistemlerinin yeteneklerine bağlıdır. Bilginin en önemli üretim faktörü ve rekabet gücünü belirleyen en kritik unsur haline geldiği zamanımızda bireylerin ve örgütlerin sahip oldukları rekabet gücünü ve refahı artırmalarının yolu sahip oldukları entelektüel sermayenin kalitesini artırmaktır. Entelektüel sermaye, birey veya organizasyonların birikmiş bilgi ve becerileri ile bu değerli birikimlerini değer yaratan bir sisteme aktarma yetileridir. Bilginin öneminin artması ile birlikte organizasyonlar bireylerin bilgilerini kodlamaya ve depolamaya başladılar, yani çalıştırdıkları bireylerin özgün bilgilerini açık bilgiye dönüştürüp bireysel bilgileri örgütsel bilgilere dönüştürmeye çabaladılar. Bu dönüşüm süreci bilgi ve işlem teknolojilerinin yardımıyla mümkün hale geldi. Rekabet gücünü ve refahı artıracak bilgilerin özgün ve saklı bilgiler olması bu bilgilerin elde edilmesini ve kontrol altına alınmasını güçleştirmektedir. Bilgi yönetiminin en önemli başarısı, bu tip değerli bilgileri gizli-özgün olmaktan çıkarıp organizasyonların daha başarılı olmasına yol açan açık-örgütsel bilgiler haline getirebilmesidir.

Günümüzde organizasyonlar hızla değişen bir ortam ve dinamik rekabet koşullarında faaliyet göstermektedirler. Bu koşullarda başarılı olmanın en önemli yollarından biri başarılı bir bilgi yönetim programı uygulamalarıdır. Bilgi yönetiminin başarıyla uygulanabilmesi için organizasyonların bazı konuların üzerinde önemle durması gereklidir:

Stratejik bilgi yönetimi planı hazırlanmalıdır. Bilgi yönetiminin önemi organizasyon içinde anlatılmalı ve kıdemli yöneticiler bilgi yönetimine sahip çıkmalıdır. Organizasyonun ihtiyacı ve yapısına göre dizayn edilen bir bilgi yönetimi stratejisi belirlenmeli ve başarılı bir biçimde uygulanmalıdır.

Organizasyonun iletişim ve öğrenme sistemi bilgi yönetimi uygulamalarını destekleyecek şekilde geliştirilmelidir. Örgüt kültürü bilgi yönetiminin başarısı için elzemdir. Bu nedenle organizasyon içi eğitim ve işbirliğine önem verilmeli ve eğitim süreci bilgi yönetimi stratejisine uygun bir biçimde revize edilmelidir.

Bilgi yönetiminin performansı ölçülmelidir. Bilgi yönetiminin faydaları gerçekçi biçimde tespit edilmeli ve organizasyonun performansı, farklı ölçme ve değerlendirmeler yoluyla belirlenmelidir.

Bilgi yönetimine uygun altyapı oluşturulmalıdır. En iyi uygulamalar dikkate alınarak bilgi yönetimi için gereken altyapı ve araçlar oluşturulmalı ve bu araçların kullanımına yönelik etkin eğitim verilmelidir.

Bilgi yönetimi, bilginin elde edilmesi, elde edilen bilgilerin sınıflandırılması, bilginin dağıtılması için bilgi teknolojisi altyapısının geliştirilmesi ve bilgiyi paylaşacak, yaratacak ve kullanacak çalışanların eğitimi için yeni yatırımları gerektirir ve bu nedenle masraflıdır. Ancak, günümüzün değişen koşullarında artan rekabete uygun bir şekilde yanıt verebilmenin yolu entelektüel sermayeyi, dolayısıyla bilgi yönetimini etkin bir biçimde kullanmaktan geçer. Bilgi yönetiminin olmadığı bir durumda organizasyonların karşılaştığı maliyetler bilgi yönetimi için yapılan maliyetlerden her zaman daha fazladır. Bu sebeple organizasyonlar başarılı olmak için bilgi yönetimine yönelik gerekli yatırımlardan kaçınmamalıdırlar.

Bilgi yönetiminin başarısı beşeri sermaye ile teknolojinin birlikte kullanıldığı çözümlerin bulunmasına bağlıdır. Açık bilgilerin sınıflandırılması, depolanması ve işlenmesi için bilgisayarlar ve diğer teknolojik altyapı gereklidir. Ancak rekabet gücünü artıran özgün bilgilerin kaynağı insanlardır ve bu tip bilgileri insanlar işleyerek açık bilgiye dönüştürür. Beşeri sermaye her tür bilgiyi analiz eder ve kullanır. Bu nedenle başarılı bir bilgi yönetimi için yeterli düzeyde özgün bilgiye sahip olan yetenekli çalışanlar ile güçlü bir bilgi teknolojisi altyapısı bir araya getirilmelidir.

Kaynaklar Akhter, Syed H., “Strategic Planning, Hypercompetition, and Knowledge Management”, Business

Horizons, February 2003, ss.19-24. Allee, Verna, The Knowledge Evolution: Expanding Organizational Intelligence, Boston:

Butterworth-Heinemann, 1997. Argyris, Chris, Knowledge for Action, San Francisco: Jossey-Bass, 1993. Barquin, Ramon C., “What is Knowledge Management?”, Knowledge and Innovation: Journal of

The KMCI, Volume One, No. Two, January 15, 2001. Bennet, Alex ve David Bennet, “Characterizing the Next Generation Knowledge Organization”,

Knowledge and Innovation: Journal of the KMCI, 1, No.1, 2000, ss.8-42. Bollinger, Audrey S. ve Robert D. Smith, “Managing Organizational Knowledge as a Strategic

Asset”, Journal of Knowledge Management, Volume 5, Number 1, 2001: ss.8-18. Choi, Byounggu ve Heeseok Lee, “An Empirical Investigation of KM Styles and Their Effect on

Corporate Performance”, Information & Management, 40 (2003), ss.403-417. Clarke, Thomas, “The Knowledge Economy”, Education + Training, Volume 43, Number 4/5,

2001, ss.189-196. Firestone, Joseph M., “Key Issues in Knowledge Management”, Knowledge and Innovation:

Journal of the KMCI, Volume One, Number Three, April 15, 2001, ss.8-38. Jarrar, Yasar F., 2002, “Knowledge Management: Learning for Organizational Experience”,

Managerial Auditing Journal, 17/6, 2002, ss.322-328. Kuzca, Timo, Knowledge Management Process Model, VTT Technical Research Centre of

Finland, VTT Publications 455, 2001. Lang, J.C., Managerial concerns in knowledge management, Journal of Knowledge Management 5

(1), 2001, ss. 43–57. Liebowitz, Jay, Building Organizational Intelligence: A Knowledge Management Primer,

London: CRC Press LLC, 1999. Martensson, Maria, “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”

Journal of Knowledge Management, Voluma 4, Number 3, 2000, ss.204-216. Mayo, A. (1998), ``Memory bankers'', People Management, Vol. 4 No. 2, 22 January, pp. 34-8. McCampbell, Atafeh Sadri, Linda Moorhead Clare ve Scott Howard Gitters, “Knowledge

Management: The New Challenge for the 21st Century”, Journal of Knowledge Management, Volume 3, Number 3, 1999, ss.171-179.

Nonaka, Ikujiro ve Hirotaka Takeuchi, The Knowledge Creating Company, New York: Oxford University Pres, 1995.

Polanyi, M., The tacit dimension, in: L. Prusak (Ed.), Knowledge in Organizations, Butterworths, London, 1997, ss. 135–146.

Spiegler, Israel, “Technology and Knowledge: Bridging a ‘Generating’ Gap”, Information & Management, 40 (2003), ss.533-539.

Türk, Murat, Küreselleşme Sürecinde İşletmelerde Bilgi Yönetimi, İstanbul: Türkmen Kitabevi, 2003.

Uit Beijerse, Roelof P., “Questions in Knowledge Management: Defining and Conceptualising a Phenomenon”, ”, Journal of Knowledge Management, Volume 3, Number 2, 1999: ss.94-109.

Wiig, Karl M., “Knowledge Management: An Introduction and Perspective”, The Journal of Knowledge Management, Volume 1 Number 1 September 1997.

Bilgi Toplumu, Yeni Temel Teknolojiler ve Yeni Ekonomi

Coşkun Can Aktan & İstiklal Yaşar Vural

I.Giriş

İçinde yaşadığımız yüzyılda dünya hızlı bir değişim süreci içerisinde bulunuyor. Dünyadaki değişim trendini gözlemlediğimizde ekonomik, siyasal, teknolojik, sosyal, kültürel, ekolojik ve demografik dönüşümlerin giderek artan bir şekilde önem kazandığını gözlemliyoruz. Ulusal kültürlerin, ekonomilerin ve sınırların ortadan kalkmaya yüz tuttuğu, politik kutuplaşmaların ortadan kalktığı, hemen hemen her alanda liberal eğilimlerin güç kazandığı, teknolojinin akıl almaz bir hızla geliştiği ve toplumsal hayatın büyük bir kısmının global süreçler tarafından belirlendiği bir çağda yaşıyoruz. (Aktan & Şen,1999:9)

Dünyada yaşanan değişimlerin en önemlilerinden birisi hiç şüphesiz yeni temel teknolojiler alanında hızla ortaya çıkan gelişmelerdir. Geçmişte sanayi devriminin etkisiyle ekonomik, sosyal, siyasal ve kültürel alanda yaşanan dönüşümler, bugün “bilgi devrimi” ya da “teknoloji devrimi” olarak da ifade edilebilen yeni temel teknolojilerdeki gelişmeler ile yaşanmaktadır. Yeni temel teknolojilerdeki değişimi; ekonomik alanda tarım, sanayi ve hizmetler sektörleri ve alt sektörlerinin tümünü, sosyal alanda insan faktörünün eğitimi, sağlık düzeyi, iletişim ve ulaşım altyapısı olmak üzere insanın verimliliğini ve refah düzeyini etkileyen tüm sosyal yatırımları, toplumların kültür düzeyini ve hatta siyasal gücü etkisi altına almaktadır. (Aktan & Tunç, 1998:118)

Bu çalışmada “bilgi toplumu” olarak ifade ettiğimiz değişim sürecinin temel özellikleri ve bu sürecin ortaya çıkmasını ve gelişmesini sağlayan yeni temel teknolojiler ele alınacak, daha sonra da bu değişimin ekonomik yapı ve süreci nasıl etkilediği açıklanmaya çalışılacaktır.

II. Bilgi Toplumu

Bilgi toplumu; yeni temel teknolojilerin gelişimiyle bilgi sektörünün, bilgi üretiminin, bilgi sermayesinin ve nitelikli insan faktörünün önem kazandığı, eğitimin sürekliliğinin ön plana çıktığı, iletişim teknolojileri, bilgi otoyolları, elektronik ticaret gibi yeni gelişmeler ile toplumu ekonomik, sosyal, kültürel ve siyasal açıdan sanayi toplumunun ötesine taşıyan bir gelişme aşaması olarak tanımlanabilir.

Sosyo-ekonomik gelişme sürecinde başta insan faktörü ve bilgi olmak üzere tüm alanlarda yapısal değişimi gerekli kılan, sanayi toplumunun uzantısı olarak ortaya çıkan bilgi toplumu, “sanayi-sonrası toplum”, (Bell,1973.) “kapitalist-ötesi toplum”, (Drucker,1994.) “bilişim toplumu”, “bilgi çağı” “bilgi ekonomisi” ve benzeri şekillerde ifade edilmektedir. Ayrıca, sosyo-ekonomik gelişme sürecinde tarım devrimi “birinci dalga”, sanayi devrimi “ikinci dalga”, enformasyon devrimi veya bilgi toplumundaki gelişmeler ise “üçüncü dalga” olarak nitelendirilmektedir. Üçüncü dalga, ekonomik, sosyal, kültürel ve siyasal alanda yeni bir yaşam biçimi getirmektedir (Toffler,1981.) Bu yeni gelişmeler yeni davranış biçimlerinin oluşmasına yol açmakta ve toplumu standartlaşma ve merkezileşmenin ötesine taşımaktadır.

Ünlü yönetim bilimci ve füturistlerden Peter Drucker, kısaca “bilgi toplumu” olarak nitelenen sürecin büyük ölçüde 20. yüzyılda ortaya çıktığı ve geliştiği görüşünü ileri sürmektedir. Drucker’e göre “insanlık tarihinde yirminci yüzyıl kadar çok ve radikal sosyal dönüşüm yaşamış bir başka yüzyıl yoktur.” (Drucker, 1995:199.)

Gelişmiş ülkelerde şekillenen ve tüm dünya ülkelerini kısa zamanda etkisine alan bilgi toplumundaki gelişmelerin özellikle sanayileşme sürecini tamamlayamamış veya sanayileşme sürecinde olan gelişmekte olan ülkeler açısından irdelenmesi ve ekonomilerin bilgi toplumuna uyum sürecine girerek yeni stratejilere yönelmesi gereksinimi gittikçe artmaktadır. Bilgi toplumu, başta emek faktörü olmak üzere tüm üretim faktörlerinin, kamu ve özel sektör işletmelerinin, bireylerin ve devletin teknolojik gelişmeler karşısında yeniden yapılanmasını, yeni bir dünya görüşü ve yaşam felsefesini beraberinde getirmektedir.

Bilgi toplumunda en önemli girdilerden insan faktörü ve bilginin niteliğinde değişim ortaya çıkmaktadır. Günümüz bilgi toplumunda bilgi, en önemli üretim kaynaklarından birisi olarak görülmektedir. Geleneksel üretim faktörleri yani doğal kaynaklar, emek ve sermaye ortadan kalkmamakta ancak, ikinci plana düşmektedir. Söz konusu üretim faktörleri, bilgi sayesinde elde edilebilir kaynaklardır. Burada bilginin niteliği de önemlidir. İşe yarayan bilgi, sosyal ve ekonomik sonuçlar getirebilecek bilgi önem kazanmaktadır. Bilginin oluşumuna katkı verecek ve bilgiyi kullanacak olan ise insandır. Bilgi toplumunda diğer önemli girdi insan faktörü olmaktadır. Burada, düşünsel anlamda emek faktörünün gelişimi, insana yapılacak yatırımlar ön plana çıkmaktadır.

Tüm dünyayı kısa zamanda etkisi altına alan bilgi toplumunun temel özelliklerini sanayi toplumunun özellikleri ile karşılaştırmalı olarak şu şekilde sınıflandırabiliriz4:

Sanayi toplumunda maddi sermayenin yerini bilgi toplumunda bilgi ve insan sermayesi almaktadır.

4 Bu konudaki açıklamalarımızda geniş ölçüde Aktan &Tunç, 1998’den yararlanılmıştır. Bu konuda ayrıca bkz: Erkan, 1997; Tekeli, 1994; Bozkurt,1996: 34 vd.; Çoban,1997.

Sanayi toplumunda mal ve hizmet üretiminde gelişmenin başlangıcı olan buhar makinesinin yerini bilgi toplumunda bilgisayarlar almaktadır.

Sanayi toplumunda kol gücünün yerini, bilgi toplumunda beyin gücü almaktadır.

Sanayi toplumunda fiziksel ve düşünsel anlamda insan sermayesinin üretime katılımı söz konusu iken, bilgi toplumunda düşünsel anlamda, yükseköğrenim görmüş nitelikli insan sermayesinin üretime katılımı sözkonusudur.

Sanayi toplumunda sanayi mallarının ve hizmetlerin üretimi yapılmaktadır. Bilgi toplumunda ise bilgi ve teknolojinin üretimi gerçekleşmekte ve bilgi sektörünün ürünü olarak bilgisayar, iletişim ve elektronik araçlar, elektronik haberleşme, robotlar, yeni gelişmiş malzeme teknolojileri gündeme gelmektedir.

Sanayi toplumundaki fabrikaların yerini bilgi toplumunda bilgi kullanımını içeren bilgi ağları ve veri bankaları (iletişim ağ sistemi) almaktadır. Bilgi, dünyanın her tarafında üretilmekte ve iletişim teknolojisi aracılığıyla anında her tarafa yayılmaktadır.

Bilgi toplumu işgücünden tasarruf sağlamakta, bu ise kısa dönemde işsizlik, uzun dönemde ise yeni teknolojilerin global etkilerini ortaya çıkarmaktadır.

Sanayi toplumundaki genel eğitimin yerini bilgi toplumunda eğitimin bireyselleşmesi ve sürekliliği almaktadır.

Sanayi toplumunda; birincil, ikincil ve üçüncül endüstriler tarım, sanayi ve hizmetler sektörleridir. Bilgi toplumunda ise bu sektörlerin yanı sıra dördüncül sektör olan “bilgi sektörü” ortaya çıkmaktadır.

Sanayi toplumundaki özel ve kamu iktisadi kuruluşlardan farklı olarak bilgi toplumunda gönüllü kuruluşların önem kazandığını görüyoruz.

Sanayi toplumunda başlıca üretim faktörleri emek, tabiat, sermaye, girişimci iken, bilgi toplumunda üretim sürecinde bu üretim faktörlerinin yanı sıra beşinci üretim faktörü teknik "bilgi" ön plana çıkmaktadır.

Sanayi toplumunda üretilen mal ve hizmetlerin kıtlığı söz konusu iken, bilgi toplumunda bilgi kıt değildir. Bilgi, sürekli artmakta ve artan verimler özelliği içermektedir.

Sanayi toplumunda üretilen mal ve hizmetlerin bir yerden bir yere taşınmasında uzaklık ve maliyet önemli iken, bilgi toplumunda bilgi otoyolları ile tüketici ile bilgi arasındaki uzaklık önemini kaybetmekte ve maliyetler minimuma inmektedir.

Sanayi toplumunda tüketici taleplerinin karşılanmasında mal ve hizmetlerin mobilitesi oldukça düşük, bilgi toplumunda ise bilginin mobilitesi kolaydır. Bu durum, bilginin sınırsız bir tüketici tarafından tüketilmesine ve yenilikleri teşvik etmesine yol açmaktadır.

Sanayi toplumunda temel bilgiyi, fizik, kimya bilimleri, bilgi toplumunda ise; kuantum elektroniği, moleküler biyoloji ve çevresel bilimler gibi yeni araştırma alanlar oluşturmaktadır.

Sanayi toplumunda politik sistem temsili demokrasi iken, bilgi toplumunda katılımcı demokrasi anlayışının daha belirgin bir önem kazanacağı düşünülmektedir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler neticesinde adına "Tele-Demokrasi" denilen bir değişimin ileriki yıllarda yaşanacağı tahmin edilmektedir.

Sanayi toplumunda temel değerler maddi ihtiyaçların tatminine dayanır. Buna karşılık bilgi toplumunda temel değerler “amaçlara ulaşmanın verdiği tatmin” den kaynaklanır.

Buraya kadar yaptığımız açıklamalarda sanayi ve bilgi toplumu arasındaki farklılıkları ortaya koymaya çalışmış bulunuyoruz. Karşılaştırmayı ayrıca bazı tablolar içerisinde sunmak konunun daha iyi anlaşılması açısından yararlı olabilir. Y.Masuda, Bilgi Toplumunda Yönetim (Managing in the Information Society:1990) adlı kitabında sanayi ve bilgi toplumlarının karşılaştırmasını yapmaktadır. Masuda’nın geliştirdiği tablodan anlaşılacağı üzere bilgi toplumunda sosyo-ekonomik yapı, ahlaki değerler ve teknoloji düzeyi birbirinden önemli ölçüde farklılık göstermektedir (Bkz.Ek A) Masuda’ya göre bilgi toplumunun başlıca özellikleri şunlardır (Dura,1990:44-45):

Bilgi toplumunun gelişme dinamiğini bilgisayar teknolojisi yönlendirir. Bu toplumun simgesi, bilgisayarlara dayalı, enformasyon şebekeleriyle veri bankalarından oluşan kamusal alt-yapıdır.

Bilgi toplumunda önde gelen sektörler, dördüncü bir sektör olarak “entelektüel sektörler”dir.

Bilgi toplumunda sosyo-ekonomik sistem, alt yapısının üstünlüğü ile kendini gösteren “gönüllü bir sivil toplum”dan oluşur.

Bilgi toplumu, sanayi toplumunun aksine, çok merkezlidir.

Bilgi toplumunun siyasal sistemi “katılımcı demokrasi”dir.

Bilgi toplumu, büyük miktarda dayanıklı tüketim malı üretip tüketen sanayi toplumunun aksine, yüksek seviyede kitlesel bilgi üreten toplumdur.

Bilgi toplumunun özelliklerini sadece sanayi toplumu ile karşılaştırmak yeterli olmayabilir. Bilgi toplumu ile ilkel toplum ve tarım toplumunun da genel özelliklerini karşılaştırmakta yarar bulunmaktadır. Ek B’de ilkel toplumdan bilgi toplumuna kadar olan süreçte sosyal, kültürel, ekonomik, siyasal ve teknolojik dönüşümün kilometre taşları sunulmaktadır. Tabloda ilkel toplumdan, tarım toplumuna; tarım toplumundan sanayi toplumuna; sanayi toplumundan da bilgi toplumuna geçiş sürecinin temel özellikleri yorumlanmaktadır.

Bilgi toplumunu belirleyen temel karakteristikler -yukarıdaki açıklamalarımıza ilave olarak - şu şekilde sıralanabilir (Bozkurt,1996:34vd.):

Ekonomik Yapıdaki Dönüşüm: Bilgi toplumunun en önemli özelliği mal üretiminden hizmet üretimine doğru bir kaymanın görülmesidir.

Yükselen Yeni Sınıflar: Bilgi toplumunda, teknik ve profesyonel bilim adamları, teknisyenler, mühendisler, öğretmenler sayıca artmış ve toplam işgücü içerisinde önemli bir yere sahip olmuşlardır. Oysa sanayi toplumunda yarı vasıflı işçiler çalışan sınıf içinde en kalabalık gurubu oluşturmaktaydılar.

Bilginin Artan Rolü: Sanayi toplumu, malların üretimi için makine ve insanların koordinasyonuna dayanmaktaydı. Bilgi toplumun ise hemen her şey bilgi etrafında örgütlenmektedir.

Enformasyon Teknolojisi: Sanayi toplumunun ortaya çıkmasında en önemli etkenin buhar makinesi, elektrik, içten yanmalı motor gibi enerji teknolojilerin bulunmasıdır. Bilişim teknolojilerinin ortaya çıkıp hızla gelişmesi de benzer bir etkiyi yeni oluşan toplumda oluşturmuştur.

Yukarıda belirtilen temel özelliklerinden hareketle bilgi toplumu, sanayi toplumunun sosyo-ekonomik gelişme sürecinde yol açtığı gelişmelerden daha farklı, ekonomik alandaki tüm karar birimlerinin ve kurumların yapısında hızlı değişimi ve yeniden yapılanmayı gerektiren bir aşama olarak nitelendirilebilir. Bilgi teknolojilerinin hızla gelişimi, bu gelişmelere aynı hızda ayak uydurabilecek bir toplum yapısını gerektirmektedir. Daha çok gelişmiş ülkelerin ulaşmış olduğu ve henüz sanayileşme sürecini tamamlamış olmasa da gelişmekte olan ülkeleri de etkisi altına alan bilgi toplumu aşamasında, ekonomik politika önceliklerinin bilgi üretimi ve kullanımı yönünde oluşturulması önem kazanmaktadır. Bilgi toplumu aşamasına ulaşmış bir çok gelişmiş ülkede ulaşılan gelişmişlik düzeyinin sürekliliğinin korunması amacıyla, giderek bilime, teknolojiye ve insana yatırıma daha fazla önem verilmektedir.

III.Yeni Temel Teknolojiler

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler özellikle İkinci Dünya Savaşı sonrasında hız kazanmıştır. İletişim teknolojileri alanında radyo ve televizyon ile başlayan süreç günümüze değin çok önemli mesafeler almıştır. Bilgisayar teknolojileri alanında ise 1940’lı yıllarda geliştirilen basit fonksiyonlu bilgisayarlardan günümüzün ultra-bilgisayarlarına doğru ilerlemeler kaydedilmiştir (Şekil 1.).

Önemle belirtelim ki, bilim ve teknoloji alanındaki gelişmeleri sadece bilgi ve iletişim teknolojileri ile sınırlı tutmak doğru olmaz. “Yeni temel teknolojiler”, bilgi ve iletişim teknolojilerini de kapsayan çok daha kapsamlı bir kavramdır.

Dünyadaki başlıca yeni temel teknolojiler “bilgi teknolojisi” ve “jenerik teknoloji” alanındaki yenilikleri kapsamaktadır5 (Bkz. Şekil 2). Bilgi teknolojisi, elektronik bilgi işlem sistemleri (bilgisayar) ve iletişim (telekomünikasyon) teknolojilerini kapsamaktadır. Bilgi teknolojisinin başlıca bileşenleri şunlardır:

Bilgi işlem teknolojisi (bilişim teknolojisi); bilgi işlemde yazılım ve donanım teknolojilerinin kullanımı,

Uydu teknolojisi ; uydular aracılığı ile bilgi aktarımı,

Mikro- elektronik teknolojisi; daha hızlı ve hassas işlem birimlerinin geliştirilmesine yönelik bilim ve teknolojiler,

Telekomünikasyon teknolojisi; iletişim alanında geliştirilmiş yeni teknolojiler (dijital teknoloji, fiber optik teknolojisi, lazer teknolojisi, akıllı terminal, internet, tele işlem, videotex, telekonferans, fax, CD-Rom ve video-disk.),

Esnek otomasyon teknolojileri.

Şekil 1: Bilgi, İletişim ve Bilgisayar Teknolojilerindeki Değişim

Kaynak: Peter Dicker, Global Shift: Transforming the World Economy. London:PCD Ltd. 1998. s.150.

Yeni temel teknolojiler kapsamında yeralan jenerik teknolojiler ise gelişmiş malzeme teknolojileri, biyoteknoloji ve enerji teknolojileri, nükleer enerji, uzay ve havacılık teknolojilerinden oluşmaktadır:

5 Bu konuda bkz: Dicker,1998; Türkiye Bilişim Şurası, 2002; Erkan, 1997; Tekeli, 1994; Özçağlayan,1998.

Yeni gelişmiş malzeme teknolojileri; yüksek moleküllü polimerler, süper iletkenler ve seramik gibi yeni malzemelerin işlevsel özellikleri bu kategoriye dahil edilebilir.

Biyoteknoloji ve gen mühendisliği; yeni ürünlerin geliştirilmesi ve verimin arttırılması için fermantasyon ve genetik mühendisliği teknikleri gibi biyolojik yöntemlerin kullanılması.

Enerji teknolojileri; doğal kaynakları enerjiye dönüştürebilen bilim ve teknolojiler. (Örneğin, güneş pilleri.)

Nükleer enerji.

Uzay ve havacılık teknolojisi.

Şekil 2: Yeni Temel Teknolojiler

Kaynak: TÜSIAD, 21. Yüzyıla Doğru Türkiye: Geleceğe Dönük Bir Atılım Stratejisi. (4 Cilt.) Istanbul: 1991.Cilt 2, s.137.

Özellikle mikro-elektronik ve bilgi teknolojileri başta gelmek üzere yeni teknolojiler (mikro-elektronik, nanoteknoloji ve mikro-nano teknoloji) tüketime sunulan elektronik ürünlerde bir dizi önemli gelişmeye yol açma yanısıra; yeni araç ve ekipmanların imal edilmesine ve ileri imalat ekipmanlarının üretilmesine de neden olmuştur. İleri imalat ekipmanları imalat süreci üzerinde rekabet gücünü önemli ölçüde etkileyen bir çok yeni niteliğin ortaya çıkmasını sağlamaktadır. Üretilen ürün ve üretim ekipmanlarının hacimce küçük olması, üretim süreci ve ürünlere güvenilirliğin artması, uyumlu olma, modüler olma, bölünebilirlik, işlem hızı ve düşük enerji tüketimi bu tip niteliklerdendir. Fiziki hacmin küçük olması,

yerden tasarruf edilmesine ve üretim süreci ve ürünlerin üretiminde tercih olanaklarının fazla olmasına yol açmakta ve büyük miktarlarda bilginin işlenmesi ve depolanmasına imkan tanımaktadır. Yeni ürün ve ekipmanların üretimi ve dizaynı, hepsi bir araya getirildiğinde bir bütünün (sistemin) parçalarını oluşturan çok fazla sayıdaki modül, program veya birim tarafından üretilebildiği için tüketicilerin farklı ve karmaşık taleplerine küçük partiler halinde büyük miktarlarda üretimde bulunmak suretiyle cevap vermeyi (esnek üretim modeli) kolaylaştırmaktadır.

Yeni teknolojiler donanımdaki bu tip değişikliklerin yanı sıra bilgi ve iletişim akımlarını iyileştirmeyi ve firma içindeki işçi ve yöneticilerin karar alma, koordinasyon ve işbirliği kapasitesini artırmayı amaçlayan örgütsel değişiklik ve yeniliklere de yol açmaktadır. Bu değişiklikler talepteki hızlı değişiklikler ve ürün kalitesinin artırılmasına daha fazla duyarlı olan değişikliklerdir. Eski seri üretim paradigmasına kıyasla yeni teknolojiler daha farklı idare ve kontrol yapısına ve rekabet stratejisine sahiptir. Bürokratik niteliği fazla olan merkezi kumanda ve kontrol sistemleri daha az hiyerarşik olan ve katılımcı karar alma esasına dayanan kontrol mekanizmaları ile yer değiştirmektedir. Birbirinden ayrı işlevsel departmanlar, standart rutinler ve prosedürel ve kişisel meslek tanımlarının yerini karşılıklı işbirliği ve ilişki bağlantıları ile uygulanabilir prosedürler aldı. Ürünlerde ve üretim sürecinde bilgi ve yeni teknolojilerin payı arttıkça emek sadece tek bir görevi ifa etmekle görevli bir maliyet unsuru olarak görülmemeye başlandı. Yeni teknolojilere uyum sağlayabilen, çok yönlü yeteneğe sahip, yaratıcı, öğrenebilir, güvenilir ve sorumlu bir beşeri sermaye önemini gittikçe artırmaktadır. Yeni teknolojiler üretim sürecinin esnekliğini artırdığından; başka bir ifadeyle, yeni teknolojiler daha az zamanda piyasaya daha fazla yeni ürün sürülmesine ve tüketici tercih ve taleplerine uygun olarak mevcut ürünlerin kalitesini artırmaya imkan tanıdığı için rekabet gücünün artırılması yalnızca maliyetleri azaltmaya değil; bunun yanı sıra, sürekli yenilik ve icatta bulunma ve tüketici talep ve tercihlerine hızlı bir şekilde cevap vermeye bağlı bir hale gelmiştir (Alcorta,1992:11-12.)

Bu açıklamalardan sonra şimdi iş yaşamı ve toplum üzerinde önemli etkilerde bulunacağı kabul edilen başlıca yeni gelişen global teknolojileri ve etkilerini ele almaya çalışalım (Emerging Technologies,1999:9):

1. Mikroelektronik. Yarı iletken materyaller üzerinde işlem, depolama ve karşılaştırma yapan fonksiyonların tek bir birim üzerinde entegre edilmesidir. (European Commission, 2001.) Mikroelektronik, işlem fonksiyonu ile birlikte duyargaları (sensör) içeren mikroteknolojiye dayalı minyatür sistemleri kullanır. Mikroteknoloji, milimetre boyutundaki araç ve yapıların mikron (1 milimetre) ve nano (1/1000 milimetre) büyüklüğünde imal ve dizayn edilmesidir. Mikroelektronik, günümüz sanayisinde ve özellikle bilgisayar ve bilgi teknolojilerinde yaygın olarak kullanılan ve boyutların hızla küçülmesi sonucu nanoteknolojiye yol açan bir alandır. Bilginin işlenmesi ve yayılmasının yanı sıra makinelerin kontrolünde mikro-elektronik belirleyici bir konumdadır. Bu alandaki gelişmeler daha fazla bilginin depolanması ve işlenmesine yol açarak daha düşük maliyetle daha hızlı ve kaliteli üretim ve üretim süreçlerinin ortaya çıkmasına yol açmaktadır. Süper iletkenler bilgisayar ve mikro-chip (kırıntı yonga)

teknolojisinde yeni gelişmelere olanak tanımakta ve mikro-elektronik üretim ve üretim süreçlerinin bilgisayar destekli ve bilgisayar kontrolünde yapılmasını sağlayarak verimliliği artırmakta ve bu teknolojileri kullanan firma ve ülkelerin rekabet gücüne olumlu katkıda bulunmaktadır. Yeni temel teknolojilerdeki hızlı ilerleme yeni ekonominin süratle ‘ağırlıksız ekonomi’ (weightless economy) olmasına neden olmaktadır. Ağırlıksız ekonomide katma değeri ve birim ürün başına karlılık oranı son derece yüksek olmasına rağmen üretilen mal ve hizmetlerin nihai değeri içinde üretiminde kullanılan hammadde ve enerjinin payı dikkate alınmayacak kadar küçük değerlere düşmektedir.

2. Nanoteknoloji. Atom ve molekül ölçeğinde özel yöntem ve tekniklerle yapıların, materyallerin ve araçların inşa edilmesini; bu ölçekte ölçme, tahmin etme, izleme ve yapım faaliyetlerinde bulunmayı ve bu ölçeğin bazı temel özelliklerinden yararlanma kabiliyetini ifade eder. (Holister, 2002:4) Nanoteknoloji6 günlük yaşamımızı toptan değiştirecek güçte yeni bir teknolojidir. Bilgi teknolojileri ve internet geleneksel-kurulu piyasalarda ve mevcut teknolojik altyapı içerisinde yaşamımızı değiştiren uygulamalara sahne olmuştur. Nanoteknoloji kullandığımız aletler, bilgisayarlar, yapılar, elbiseler ve materyalleri değiştirecek ve yeni ürünler, piyasalar ve yaşam tarzını gündeme getirecektir. Nanoteknoloji, yalnızca minyatürize olmuş ürün ve üretim yapıları ortaya çıkarmayacaktır; bunun yanı sıra üretim sürecinde kullanılan materyaller atom ve moleküler düzeyde ele alınıp işleneceğinden atom (kuantum) fiziği devreye girecektir. Bu anlamda nanoteknoloji çeşitli alanlarda yeni teknoloji, piyasa ve ürünlerin ortaya çıkmasına olanak tanımaktadır:

Biyoteknolojiye dayanan moleküler mühendislik. Bazı canlı sistemlerin (hücre ve daha alt düzeydeki canlı organizmalar) ölçeği mikrometre ile nanometre aralığındadır. Nanoteknoloji enzim gibi insan sağlığı ve yaşamı açısından son derece önemli olan bazı biyolojik birimlerin insan yapısı yarı organik birimlere dönüştürülmesini sağlayabilir. Örneğin, enzim ve silikon çipler birleştirilerek insan sağlığını gözleme ve teşhiste veya ilaç dozunu ayarlamada kullanılabilecek biyo-sensörler elde edilebilir.

Yarı iletkenlere dayalı elektronik teknolojisi. Elektronik çiplerin kapasitesi çok üst düzeylere çıkarılabilir. Yeni ve çok daha güçlü çiplerin imal edilmesi (kuantum bilgisayarları) ise iletişim ve bilgi teknolojilerinde yeni bir dönüm noktasını oluşturabilir ve günlük yaşamımızı son derece karmaşık ve kolay bir hale getirebilir.

Yeni materyallere dayanan araç ve süreçler. Nano ölçekte üretilen materyaller atom ve molekül düzeyinde standartlara ve kaliteye sahip olacak ve bileşik materyallerde nano partiküllerin kullanılması bu bileşiklerin gücünü artırıp, ağırlıklarını azaltacak, kimyasal ve ısı ile alakalı dirençlerini yükseltecek ve ışık ve benzeri radyasyonla olan etkileşimlerini değiştirecektir. Örneğin, nanoteknoloji

6 Nanoteknoloji dünyası geleneksel olarak 0,1-100 nano metre aralığında tanımlanır. Bir nano metre bir mikronun (milimetre) binde biridir.

ile yapılacak bir karbon kaplama kusursuz bir atom dizilişine sahip olması dolayısıyla sürtünmeyi minimum düzeye indirgeyecektir. Bu durum ise makinelerde yeni bir devrime yol açacaktır. Her halükarda gelecekte nanoteknolojiye dayanan materyaller kullanmayan firmaların rekabet güçleri büyük ölçüde ortadan kalkacaktır.

3. Mikro-nanoteknoloji. Mikro ve nano ölçekteki bir dizi teknoloji, uygulama ve kavramı bünyesinde barındıran ve nano ölçekteki teknoloji ve uygulamaları mikro ölçeğe aktaran ve her iki ölçekteki özgün özellik ve fonksiyonlardan faydalanarak mikroteknoloji ile nanoteknolojiye işlevsellik katan bir teknolojidir. Kısaca mikro ve nanoteknolojileri birbirine entegre eder.

Hali hazırda nanoteknoloji veya mikro-nanoteknoloji kullanan veya gelecek beş-on yılda bu teknolojilerin kullanılabileceği bazı alanlar şunlardır (Holister, 2002:7.):ilaç sanayii, güneş enerjisi, hidrojen üretimi, bataryalar, görüntü teknolojisi, nano tüp içeren bileşikler, nano partiküle sahip bileşikler, kaplamalar (özellikle karbon kaplama), alaşımlar, hücre büyümesini artıran implantasyonlar, yalıtım, duyargalar (sensörler), foton üretimi ve dedektörü, yeni lazerler, biyo-analiz araçları, silah sanayii, biyolojik ayrıştırma teknolojileri, tıbbi görüntü teknolojisi, filtreler, yapıştırıcılar, cilalar, yağlayıcı ve parlatıcı maddeler, boyalar, yakıt ve patlayıcılar, tekstil, yüksek kapasiteli bilgisayar diskleri, yeni tür bilgisayar çip ve hafızaları, optik parçalar ve karbon tabanlı kütüphane ve veritabanları.

Yeni teknolojiler sayesinde mal ve hizmetler ile tüm ticari ilişkilerde uygulanan bilgi yoğunluğu son derece artacak, geleneksel endüstrilere girişi artıran yeni aracılar ve farklı türlerde aracılık şekilleri ortaya çıkacak, yeni ve son derece karlı iş ve piyasalar gelişecek ve sanal piyasalar ortaya çıkacaktır. Değişimin hızının artması, mevcut piyasaların yerini yenilerinin alması, üretim yapısı ve süreçlerinin değişmesi global düzeydeki rekabet gücüne sahip olmanın yeterli olmamasına yol açacak ve bu düzeyde sahip olunan rekabet gücünün sürdürülebilir olması en önemli hedef haline gelecektir.

Teknolojik yenilikler ürün ve materyallerin yanı sıra piyasaları da değiştirme potansiyeline sahiptir. Teknolojik yeniliklere ilaveten göreli maliyet ilişkilerindeki kayma, yeni ve farklı müşteri gereksinimlerinin ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Yeni bir ürün veya hizmetin ortaya çıkmasını gerektirecek iktisadi ve sosyal değişikliklerin meydana gelmesi sonucu mevcut piyasaların yeniden şekillendirilmesi veya tamamen yeni piyasaların ortaya çıkması gündeme gelmektedir. Bu tip gelişmekte olan endüstrilerdeki temel özellik oyunun kuralının olmamasıdır. Bu tip piyasalar, öngörülmesi kolay piyasalar değildir. Yüksek kalifiye işgücüne dayanırlar; ar-ge yoğunluğu yüksek olmasına rağmen ürün yaşam döngüsü kısadır; çok fazla sayıda farklı ve farklılaşmış ürün bulunur; dalgalanan piyasa payına sahip çok sayıda büyük ve küçük firma aynı anda faaliyet gösterebilir; akıcı, düzensiz ve kontrolsüzdürler; global düzeyde ortaya çıktıkları için global düzeyde odaklanmayı gerektirirler ve yetenek ve güce dayanan birim ve kurumları bünyesinde barındırırlar. (Emerging Industries, 1999:8.)

Rekabet gücüne sahip olmak ve bu gücü sürdürülebilir kılmak için global düzeyde bir rekabet stratejisine sahip olmayı, yüksek düzeyde kalifiye işgücüne dayanmayı, sürekli bir şekilde yenilik ve icatta bulunmayı ve müşterilerin daima değişen istek ve ihtiyaçlarına rakiplere kıyasla daha hızlı bir şekilde cevap vermeyi gerektiren bu tip piyasalar yüksek riske sahip ancak son derece karlı piyasalardır. Günümüzde gelişen piyasaların bazı örnekleri şunlardır: sensör teknolojileri ile çevrenin korunması, biyoteknolojiye dayalı ürünler, yaşlıların bakımı, sağlık hizmetleri, aktif dinlenme, evde tapılan teşhis ve muayeneler, finansal hizmetler, haritacılık ve uzay bilimleri (uzay turizmi), lojistik, depolama, verilerin geniş bir alana dağıtılması, tüketici kalıpları verilerinin ele geçirilmesi, bilgi teknolojisinin mümkün kıldığı yeni aracılık işlemleri, havacılık, madencilik veya hava trafiği kontrolü için sivil kesime ait araçlarla radar iletişimi ve fiziki girdi birimi başına önemli kar marjına sahip tarımsal ürünler (şarap, içki, aquakültür).

Günümüzde firmalar, her düzeyde rekabetin artması, hızla değişen ve şekillenen yeni piyasa koşulları ve gittikçe daha karmaşık ve önemli hale gelen tüketici ihtiyaç ve taleplerini karşılayabilme gereksinimi gibi etkenlerin yanı sıra teknolojik gelişme ve yenilenmenin sonucunda firmaların kullandığı ürün ve süreçlerin eskimesi ve kısa ürün-yaşam döngüsü gibi nedenlerle eskiye kıyasla daha büyük bir rekabet baskısına maruz kalmaktadırlar. Yeni teknolojilerin geliştirilmesi ve ürün geliştirmenin daha maliyetli ve karmaşık bir hale gelmesi bu yöndeki gerilimi daha da artırmaktadır (Shephard and Ahmed, 2000:100-106).

Teknolojik değişiklikler iktisadi büyüme ve kalkınma sürecinde son derece önemli bir yere sahiptir. Teknolojik değişiklikler, yeni mal ve hizmetlerin, yeni üretim ve ulaşım tekniklerinin, yeni piyasaların ve yeni endüstriyel organizasyon türlerinin ortaya çıkmasına yol açan ve karşılaştırmalı üstünlüğün temel parametrelerini değiştiren bir faktördür. Ulaşım ve iletişim alanlarında meydana gelen değişiklik ve yenilikler ulaşım ve iletişim maliyetlerini büyük ölçüde azaltarak coğrafyanın ekonomi ve diğer sosyal ilişkilerdeki rolünü gittikçe önemsiz bir hale getirmektedir. Bu nedenle teknoloji iktisadi faaliyetlerin globalleşmesine yol açan en önemli faktörlerden biridir.

Teknolojik değişiklikler bir öğrenme sürecidir ve bu nedenle teknik gelişmelerin ötesinde sosyal ve kurumsal alanlarda içselleştirilen bir sosyal süreci içerir. Teknoloji kişiler, firmalar ve toplumlar tarafından yaratılır ve sosyal ve ekonomik koşullar çerçevesinde kullanılır. Teknolojik değişiklikler dört ana başlık altında ele alınabilir (Dicker, 1998:146-147) :

Mevcut süreç ve ürünlerin küçük ölçeklerle, yavaşça değişmesi suretiyle meydana gelen tedrici yenilik ve icatlar;

Mevcut üretim süreçlerini ve ürünleri dramatik bir şekilde değiştiren radikal yenilik ve icatlar;

Ekonominin büyük bir kısmını büyük ölçüde etkileyen ve yeni iktisadi sektörlerin ortaya çıkmasına yol açan teknolojik sistemlerdeki değişimler. Bu değişiklikler çok sayıda firmayı etkileyen tedrici ve radikal değişiklikler ile

organizasyonel ve yönetimsel yeniliklerin birleşimi sonucunda meydana gelebilirler. Teknoloji sistemlerinde değişiklik yapabilecek teknolojilerin başlıcaları; bilgi teknolojisi, biyoteknoloji, materyal teknolojisi, enerji ve uzay teknolojisidir.

Tekno-ekonomik paradigmada meydana gelen büyük ölçekli devrimci değişiklikler. Bu tip değişiklikler ekonominin tümünü etkileyen ve üretim tarzında ve üretim organizasyonunda söz konusu olan bütün sistemi kapsayan değişikliklerdir.

Enformasyon ve organizasyon teknolojileri alanındaki gelişmeler imalat endüstrisinin temel niteliklerini radikal bir biçimde değiştiren bir dizi yeni gelişmeye yol açmaktadır. Seri üretim, uzmanlaşma, tek amaçlı sabit ekipman ve araçların bilgisayar destekli dizayn ve mühendislik yeteneğine sahip robotlar, otomatik işleme ve ulaşım araçları, esnek imalat sistemleri, bilgisayar destekli imalat, hücresel (cellular) imalat, tam zamanında (just in time) üretim teknikleri, materyal kaynakları planlama ve uzaktan kumandalı makineler ile yer değiştirmesi firmaların daha az zaman ve maliyetle büyük miktarlarda çıktıyı küçük partiler halinde üretmelerine olanak sağlamaktadır (Alcorta, 1992;.1.).

IV. Yeni Ekonomi

Son bir kaç yüzyıl insanlık tarihinde son derece önemli gelişmelere şahitlik etmektedir. Yeni ekonomi, bu dönemde ortaya çıkan gelişme ve ilerleme sürecinin son aşamasını meydana getirmektedir.7 1785 yılında başlayıp 68 yıl süren ilk aşama Fransız Devrimi ile Sanayi devrimine karşılık gelmektedir (Şekil 3). Bu aşamada, su ve buhar gücünün yaygın olarak kullanılmış, demiryollarının yapımı ile ulaşım ve nakliye maliyetlerinde önemli düşüşler yaşanmış ve tekstil ve demir-çelik sektörleri sanayileşmede başat rol üstlenmiştir. İkinci aşamada içten yanmalı motor ve elektrik gücüne dayanan ve çeşitli kimyasalların imalat sürecinde kullanıldığı bir devre söz konusudur ve 20. yüzyılın başlangıcına dek sürmüştür. Üçüncü aşama, iki büyük savaşta sürdürülen mücadeleler sonucu içten yanmalı motorların, elektrik ve çeşitli kimyasal maddelerin günlük yaşama girmesiyle modern iktisadi ve sosyal yaşamın başlangıcını meydana getirmiştir. 1950’li yıllardan başlayan ve 1990’lı yıllarda olgunluk dönemine erişen ‘elektronik çağı’ yerini, yeni medya, dijital ağlar ve yeni temel teknolojilerin ürün ve üretim süreçlerinde esaslı bir role sahip olduğu ‘yeni ekonomi’ aşamasına bırakmaktadır8. Ekonomik yaşamda devrim yaratan evreler arasındaki süre gittikçe kısalmakta ve zamanımızda değişim ve ilerlemenin hızı artmaktadır (Şekil 3).

7 Yeni ekonomi konusunda bkz: Bullard,2001; Stiroh,2001; Gordon,2000; Delong & Summers,2001; Türkçe kaynaklar için bkz: Akın,2001;Söylemez, 2001. 8 Enformasyon ekonomisi (information economy), ağ ekonomisi (network economy), bilgi ekonomisi (knowledge economy), dijital ekonomi (digital economy) ve yeni ekonomi (new economy) terimlerinin hepsi birbirlerinin yerine kullanılabilen terimlerdir. Daha kapsamlı olduğu için ve diğer tüm terimlerin yerine kullanılabileceği için çalışmamızda yeni ekonomi teriminin kullanılması tercih edilmiştir.

Yukarıda kısaca özetlediğimiz gelişmeler sonucunda “yeni ekonomi” (the new economy) olarak adlandırılan bir süreç ortaya çıkmıştır. Yeni ekonomi, bilginin elde edilmesi, işlenmesi ve dönüştürülmesi ile birlikte dağıtımı süreçlerini kapsar. Bu üç temel süreç, bilginin işlenmesini, elde edilmesini, dağıtımını ve iletişimini sağlayan bilgisayar sisteminin fiziksel araçları ile birlikte, insan yardımı ile bütün süreci kontrol eden yazılım sistemi sayesinde işler. Yeni ekonomide ürün ve hizmetlerin en önemli özelliği, bilginin temel üretim faktörü olarak ön plana çıkmasıdır. Yeni ekonomi sektörlerinde beşeri sermaye, fiziksel sermaye ile entelektüel sermayeyi güçlü bir şekilde tamamlayan bir rol üstlenmektedir. Gerek enformasyon teknolojilerinin kullanımı ve gerekse üretimi, nitelikli işgücü talebini artırır. Dolayısı ile beşeri sermaye yatırımlarında artış gözlenir. (Erdoğan,2002:14-15.)

Şekil 3: İlerleme ve Değişimin Evreleri

Kaynak: Alcorta, 1992:11.

Yeni ekonomi, enformasyonu depolama, işleme ve iletme maliyetlerini ciddi şekilde düşürmüş olan yeni temel teknolojilere dayanmaktadır. Devlet düzenlemelerine son verilmesinin ve globalleşmenin ivme kazandırdığı bu teknolojiler, piyasaların şirketlerin ve bireysel çalışmanın işleyiş tarzlarını değiştirmekte, yeni iş stratejilerinin ve yeni örgütlenme biçimlerinin ortaya çıkmasını sağlamaktadır. (UNICE,2002: 6.)

Yeni ekonominin en belirgin özelliklerinden birisi ölçekli teknoloji ve yenilik girişimleri için fon bulabilmesine imkan veren sistematik piyasa mekanizmalarının olmasıdır. Bu mekanizma sigorta fonları ya da diğer büyük yatırımcıların yüksek risk-yüksek getiri alanlarında önemli miktarda para aktarması anlamındaki risk sermayesi fonları, yeni şirketlerin hızla halka arzına imkan veren borsalar, yeni şirketlerde hisse senedi ve iyi bir gelecek karşılığı çalışmak isteyen yetenekli bir işgücü gibi faktörlerden oluşur. (Akın,2002:6.)

1.Yeni Ekonomiyi Ortaya Çıkaran Başlıca Faktörler

Bu açıklamalardan sonra şimdi yeni ekonominin ortaya çıkmasında etkili olan faktörleri özetlemeye çalışalım. Yeni ekonomiye yol açan temel faktörler şunlardır:

Bilgi teknolojisinde devrim. Son yirmi yıldır iş ve toplumsal yaşamın her alanında bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımında büyük bir artış meydana gelmektedir. Bu artış, bir yandan bilgisayar ve iletişim maliyetlerinde meydana

gelen azalmanın (Şekil 4); öte yandan, tüketicilerin ihtiyaç ve gereksinimlerine cevap verilebilmesinin bir sonucudur. Bu eğilim çeşitli faktörlerden kaynaklanmaktadır:

- Çip teknolojisinde görülen ilerlemeler;

- Kablolu ve kablosuz iletişim sistemleri ile fotonik iletişim teknolojilerindeki ilerlemeler;

- Ürün, üretim süreçleri ve hizmetlerin dijitalleşmesi ve ortak standartların geliştirilmesi ve yazılım-donanım teknolojilerindeki ilerlemeler;

- Kopyalama, depolama, hafıza, tasarım, görüntü gibi destekleyici niteliğe sahip teknolojilerdeki hızlı gelişmeler;

- Uygun yazılımların üretilmesi ve geliştirilmesine yönelik yeni araçların üretilmesi,

- İnternet ve internet teknolojisindeki büyük gelişmeler.

Şekil 4: Göreli Ulaşım ve İletişim Maliyetlerindeki Değişim

0102030405060708090

100

1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990Taşıma Maliyeti (Deniz) Taşıma Maliyeti (Hava)Denizaşırı Tlf. Maliyeti Uydu İletişim MaliyetiTicari Bilgisayar Maliyeti

Kaynak: IMF, ‘World Economic Outlook: Globalization: Opportunities and Challenges’, An International Monetary Fund Publication, May 1997, IMF: Washington, DC. S.46.

Globalleşme ve deregülasyon. Yeni ekonominin ortaya çıkmasında rol oynayan diğer bir faktör de iktisadi faaliyetlerin hızla globalleşmesi ve mal, sermaye, teknoloji ve hizmetler ile üretim ve dağıtım süreçlerinde global düzeyde deregülasyon eğiliminin varlığıdır. Son otuz yılda üç alanda iktisadi deregülasyon hareketleri söz konusu olmaktadır: (1) Mal ve hizmetlerin ticaretinde uygulanan tarife ve tarife dışı ticaret engellerinde azalma (korumacılığın gerilemesi); (2) Ulusal piyasaların dalgalanmaya bırakılması ve dolaysız yabancı yatırımlar ve diğer uluslararası sermaye akımları ile teknoloji transferleri önündeki engellerin azaltılması (finans ve sermaye piyasalarının serbestleştirilmesi) ve (3) Telekomünikasyon, hava taşımacılığı, finans ve sigorta sektörleri başta gelmek üzere mal, hizmet ve finansal faaliyetlerin deregülasyonu ve tekellerin ortadan kaldırılması (yurtiçi piyasaların deregülasyonu). Bu gelişmeler sonucunda global düzeyde teknoloji akım ve transferlerinin hız kazanması ve rekabetin artması mal ve hizmet fiyatlarında dramatik düşüşlerin meydana gelebilmesine imkan

sağlamaktadır (Şekil 4). Bu eğilim, yeni teknolojik gelişmelerin yeni ürün ve üretim süreçlerinin geliştirilmesini sağladığı piyasalarda yaygındır.

2. Yeni Ekonominin Özellikleri

Yeni ekonominin ortaya çıkmasında etkili olan bu faktörleri özetledikten sonra şimdi de yeni ekonominin başlıca özelliklerini kısaca özetlemeye çalışalım (Tablo 3)9:

Yeni ekonomi bilgi ekonomisidir. Yeni ekonomide bilgi hem nitelik hem de nicelik açısından daha önceki dönemlerde kullanılan girdilerden daha önemli bir hale gelmektedir. “Bilgi emek ve sermayenin pabucunu dama atarak adeta yegane üretim faktörü haline gelmektedir”. (Drucker, 1988:15.) Bu nedenle yeni ekonominin en önemli özelliklerinden biri bütün iktisadi faaliyetlere bilginin entegre edilmesi, başka bir ifadeyle iktisadi faaliyetlerdeki bilgi yoğunluğunun göreceli olarak önemli oranda artmasıdır. Bilgi ticareti ve bilgi yoğun mal ve hizmetlerin ticareti büyük ölçüde arttığı için günümüzde bilgi bir ürün olarak çok daha önemli bir hale gelmiştir. (Smith,2002.) Bilişim teknolojileri bir ekonominin bilgi temelli olmasına imkan sağlamaktadır. Bilgi ekonomisinde bilginin yaratılması hem bilgi işçilerine hem de bilgi tüketicilerine yani insanlara aittir. Bilgi ekonomisinde kuruluşların en önemli kaynakları klasik üretim faktörleri değil bilgi ve beşeri sermayedir. Bilginin üretilmesi ve mal olarak kullanılması, yenilik ve icatlar yeni ekonomide servet ve refahın oluşmasında temel belirleyicidir. Bilgi, üretimin verimliliğini, üretim ve dağıtım sürecinin etkinliğini ve ürünlerin kalite ve miktarını ve üretici ve tüketiciler açısından mal ve hizmetler arasında tercihte bulunma olanağını artırmada en temel araçtır. Firma ve endüstrilerin başarılı olabilmesi yenilik ve icatta bulunmalarına, yeni ürünler geliştirmelerine, yeni hizmetler sunmalarına ve ürün ve mallarında bilgi yoğunluğunu artırmalarına bağlıdır.

Yeni ekonomi dijital bir ekonomidir. Yeni ekonomide her tür bilgi, ses, yazı, görüntü, hareketli obje vs. bilgisayar ağları tarafından iletilmektedir. Büyük miktarlarda bilgi son derece hızlı, ucuz ve güvenilir bir şekilde alıcılarına ulaşmaktadır. Dijital ekonomide, cep telefonları, taşınabilir bilgisayarlar vs. yaygın olarak kullanılmaktadır. Yeni ekonomide, eskilerinin yerine geçen veya eski yapıları tamamlayan ucuz bağlantı ve enformasyon (internet) ile yeni elektronik dağıtım kanalları oluşmaktadır. Bilgi ağları ve bilginin dijitalleşmesi bilginin ticarete konu olması sürecini hızlandırmaktadır.

Yeni ekonomide sanallaşma önemli rol oynamaktadır. Bilginin analogdan dijitale dönüşmesi, fiziki varlıkların sanal (virtual) hale gelmesine imkan vermektedir. İnternet üzerinden insanların alışveriş yaptığı herhangi bir yer anlamına gelen sanallaşma ekonominin yapısını ve ekonomik süreci değiştirmektedir.

9 Don Tapscott, The Digital Economy,s.44 vd. Biz açıklamalarımızı geniş olarak şu makaleden aktarıyoruz: H. Bahadır Akın, “Rekabetçi Üstünlük ve Teknoloji: Küresel Bir Yaklaşım”, Verimlilik Dergisi. 1999/4, ss.57-80. (ayrıca bkz: Akın,2001, 2002.)

Ekonominin kıtlığa dayalı olma niteliği aşınmaktadır. Yeni ekonomide mal ve hizmetlerin bilgi yoğunluğu arttıkça kullanıldıklarında veya tüketildiklerinde biten ya da daha kıt hale gelen bir çok üretim kaynağının (sermaye, doğal kaynaklar v.b.) aksine bilgi ve enformasyonun paylaşılabilme ve kullanıldıkça yayılma ve artma niteliği ekonomideki kaynak kıtlığını saf bilgi ürünleri ve bilgi yoğun ürünler açısından kısmen veya tamamen ortadan kaldırmaktadır.

Yeni ekonomi bir ağ ekonomisidir. Yeni ekonomi iletişim ağlarıyla bütünleşen bir ekonomidir. Analog hatlar yerine dijital iletişim ağlarının oluşması ve klasik ana bilgisayar sisteminden web tabanlı sisteme doğru gerçekleşen kayma iş dünyasında önemli dönüşümlere neden olmaktadır. İletişim ağlarının band genişliğinin artması veri, metin, ses, görüntü ve video şeklindeki multi-medya kaynaklarına kolayca ulaşıma imkan vermekte ve buna bağlı olarak yeni kurumsal yapıların hızla ortaya çıkmasına olanak tanımaktadır. Yeni teknoloji iletişim ağları küçük ölçekli işletmelere büyük ölçekli işletmelerin sahip olduğu ölçek ekonomileri ve kaynağa ulaşma gibi ana avantajlara sahip olma imkanı sunmaktadır. Öte yandan, büyük ölçekli işletmelerin belli dezavantajları (katı bürokrasi, hiyerarşik yapı, ve değişim güçlüğü) küçük işletmelerde bulunmamaktadır. Büyük ölçekli işletmeler ancak küçük akışkan gruplar halinde örgütlenirlerse çeviklik, özerklik ve esneklik kazanabileceklerdir.

Yeni ekonomide aracılar büyük ölçüde ortadan kalkacaktır. Üretici ve tüketici arasındaki aracılar dijital iletişim ağları sebebiyle ortadan kalkacaktır. Aracı işletmeler, yeni işlevler üstlenmez ve kişiler bunlara yeni değerler atfetmezse ortadan kaybolacaklardır. Özel ve kamu sektöründe bir çok kurum tüketicileriyle ağlar aracılığıyla doğrudan temas kuracaklar ve aracılarını büyük ölçüde işlevsiz bırakacaklardır. Mesela, oteller, havayolları gibi kurumlar rezervasyonlar için acentelerle iş yapmak yerine doğrudan müşterilerine ulaşacaklardır. Dolayısıyla, aracı kurumlar gelecekte yok olmak istemiyorlarsa yaratıcı yenilikler düşünmek zorundadırlar.

Yeni ekonomide bilgi malları ortaya çıkmaktadır. Yeni ekonomide yazılım, ilaçlar ve biyoteknoloji ürünleri gibi bilgiye dayalı veya bilgi yoğun mallar ortaya çıkmaktadır. Herhangi bir mal, içindeki bilgi yoğunluğu arttıkça bu tip malların marjinal maliyeti sıfıra yaklaşır, tüketimde rekabet ortadan kalkar ve kamusal mallarla aynı nitelikleri taşır hale gelir. (Coates & Warwick,1999:11-22.) Bilgiye dayalı ürünlerin bilgi niteliğini gösterdikleri durumlar şunlardır: (Quah,1999:22,31.) (1) Ürünler sonsuz bir yayılma gücüne sahiptir. Özel bir malı satın alan kişi diğerlerini tüketimden dışlayabilir ve özel mallar kullanıldıklarında tüketilebilir. Oysa herhangi bir tüketici bir bilgiyi kullandığında bilgi bir mal olarak varlığını sürdürür ve böylece diğer tüketicilere sınırsız bir şekilde yayılabilir. Dünyanın herhangi bir yerindeki farklı tüketiciler aynı anda bir yazılımı indirerek kullandıklarında her bir tüketici için ürünün kullanımında ve üründen sağlanan tatminde bir azalma olmaz. Bu anlamda bilgi yoğun ürünler bilgi gibidir; (2) Bu tip ürünlerin piyasası fiziki nitelik göstermez, mesafe ve yere bağımlı değildirler; (3) Bir kişi daha önce bu tip ürünleri kullanmamışsa ya da ilgili ürün grubu üzerinde uzman birisi ürünü denememişse ürünün ne ölçüde faydalı olduğu bilinemez; (4) Kazanan bütün getiriye sahip olur kuralı geçerlidir. Bilgi yoğun malı ilk icat eden kişi o ürünün tüm haklarına sahiptir; (5) Bilgiye

dayalı bir çok ürünün arzı ya da kalitesi girdilere yapılan ilave ile artırılamaz. Daha fazla bilgisayar programı kullanmak veya daha çok eleman çalıştırmak daha iyi bir yazılımın ortaya çıkmasını garanti etmez. Bütün bu özellikler nedeniyle bilgi mallarını üretenin başarısı için maliyetlerini ve yeni yatırım giderlerini karşılamasını sağlayacak bir süre boyunca patent ve telif gibi fikri mülkiyet hakları sisteminin koruması altında geçici tekel oluşturabilmesi gereklidir.

Yeni ekonominin hakim sektörü üçlü bir oluşumdur. Sanayi ekonomisinde otomotiv anahtar sektör konumundayken, yeni ekonomide hakim ekonomik sektör diğer tüm sektörlerin refah yaratmasına giden yolu teşkil eden bilgisayar, iletişim ve eğlence sanayilerinin bütünleşmesiyle oluşan yeni medya sektörüdür. Bu bütünleşme tüm sektörlerin temeli haline gelmeye başlamaktadır. Yeni medya tüm sanat etkinliklerini, bilimsel araştırmaları, eğitimi ve işletmeleri dönüştürmektedir. İnsanların iş yapma, çalışma, eğlenme, yaşama ve düşünme yöntemleri değişmekte, en önemlisi bu yeni sektör tüketim ve üretim faaliyetlerine ilişkin değerler üzerinde büyük bir etki yapmaktadır.

Tablo 3: Yeni Ekonomi İle Eski Ekonomi Arasındaki Farklılıklar

Yeni ekonomi yenilik temelli bir ekonomidir. Yeni ekonominin ilkesi yenilik- yaratıcılıktır. Günümüz rekabetinde başarılı olmanın belki de en önemli faktörü yenilik ve yaratıcılık ile yeni ürünleri piyasaya sunmaktır. Yeni ekonomide, eğer yeni ve başarılı bir ürün geliştirilmiş ve piyasaya sürülmüşse, hedefin bu ürünün daha gelişmişinin ortaya çıkarılması ve ilk ürünün modasının geçirilmesi olması gerekir.

Yeni ekonomi bir hız ekonomisidir. Dijital veriler üzerine kurulmuş bir ekonomide, işletme başarısı ve iktisadi faaliyetler açısından hız anahtar bir değişkendir. Ürün yaşam süreleri süratle kısalmaktadır. Bugünün işletmesi çevresel bilişim akımına anında tepki verebilen gerçek zamanlı bir işletmedir. Müşteri siparişleri elektronik yoldan alınmakta ve eş zamanlı olarak işlenmekte ve ilgili fatura ve belgeler elektronik yoldan geri yollanmakta ve veri tabanları sürekli güncellenmektedir.

Yeni ekonomi küresel bir ekonomidir. İki kutuplu dünyanın ayrışmasından sonra, iktisadi duvarların önemli ölçüde ortadan kalktığı, dinamik, yeni ve değişken küresel bir çevre ortaya çıkmıştır. Bu durum, yeni ekonominin yükselişiyle ilgilidir. Artık yerel veya uluslararası bilgi diye bir şey bulunmamaktadır. Bilgi anahtar role sahip olduğuna göre, bireysel örgütler ister ulusal, ister bölgesel isterse yerel alanda faaliyet göstersin sadece bir tek dünya ekonomisi bulunmaktadır.

Yeni ekonomide gayri-maddi malların (intangible goods) önemi artmaktadır. Yeni ekonomide maddi nitelikteki malların payı azalırken maddi olmayan nitelikteki ürünlere yatırım ve hizmetlerin payı ekonomik aktiviteler içinde artmaktadır.

Yeni ekonomi sosyal problemleri beraberinde getirmektedir. Yeni bir ekonominin eşiğinde, güç, güvenlik, eşitlik, kalite, iş hayatı kalitesi ve demokratik sürecin geleceği gibi bir takım sorunları beraberinde getiren yeni bir politik ekonominin başladığı da görülmektedir. Çalışma hayatında bilgi işçilerinin gerektiği şekilde yönetilememeleri, veya gereken bilgi, yetenek ya da motivasyona sahip olmayan insanların hayat standartlarındaki azalmalar önemli problemler olarak ortaya çıkacaktır. Hemen her sektörde teknolojinin hızlı bir dönüşüm başlatması bir çok kurumda ciddi dirençlerin gösterilmesine neden olacaktır. Gelişen teknolojilerin diktatör rejimler tarafından kötüye kullanılması ve nükleer teknolojinin teröristlerce elde edilme ihtimali, iletişim ağları ve bilişim teknolojisinin küçük devletlerce yerel savaşlarda kullanılması ve benzeri bir çok sorun yeni ekonomilerde dikkate alınması gereken konulardır.

Dünya ekonomisinde önemli bir yere sahip olan ülkelerde bilgi ekonomisi gittikçe önemini artırmaktadır. Bilgi, yaşam standardını belirleyen en önemli faktördür ve günümüzde teknolojik açıdan en ileri düzeyde olan ekonomiler bilgiye dayalı ekonomilerdir. Uluslararası rekabet gücü, nihai anlamda vatandaşlarına en yüksek hayat standardını sürdürülebilir bir çerçevede sağlayabilme kapasitesi olarak tanımlandığından güçlü bir bilgiye dayalı ekonomiye sahip olan ülkeler rekabetçi bir üstünlüğe de sahip olmaktadırlar. Bilginin, yaratıcılığın ve becerilerin gittikçe daha fazla önem kazanması firmaların rekabet tarzlarını ve ülkelerarasında karşılaştırmalı üstünlüğün kaynaklarını değiştirmektedir. Bilgiye dayalı ekonomilerin öneminin artması bir yandan büyüme üzerinde etkili olan faktörler, üretimin organizasyonu, istihdam ve kalifiye işgücü gereksinimini üzerinde önemli etkilere yol açarken, diğer yandan rekabet ve endüstri ile ilgili politikalarda yeni uygulamaları gerekli kılmaktadır. (Coates &Warwick,1999:11.)

Bilgiye dayalı ekonomi, bilginin üretilmesi ve kullanılmasının refahın artırılması ve yaşam standardının yükseltilmesinde asıl rolü oynadığı ekonomidir. Bu türdeki bir iktisadi yapıda bütün iktisadi faaliyetlerde her tür bilgi etkin bir şekilde kullanılmakta ve tüketilmektedir. Bilgiye dayalı ekonomi başlıca iki faktörün sonucunda oluşmaktadır: iktisadi faaliyetlerin globalleşmesi ve iktisadi faaliyetlerde bilgi yoğunluğunun artması. (Houghton & Sheehan:2000:2.) Son yıllarda bilgisayar ve iletişim teknolojilerinde büyük gelişmeler meydana geldi ve bu teknolojiler günlük yaşamda daha yoğun bir şekilde kullanılmaya başlandı. Bu eğilim, iş dünyasında birim ürün başına iletişim ve enformasyon teknolojilerine yapılan giderleri azalttı. Öte yandan, dijitalleşme, sistem standartları ve yazılım-donanım teknolojilerinin geliştirilmesi teknolojik gelişmelerin geniş bir kesim tarafından kullanılmasına neden oldu. Bilgi ve enformasyon alanında görülen bu gelişme ve yeniliklerin en önemli özelliği çok küçük maliyetlerle çok büyük miktarlardaki bilginin depolanmasına, transfer edilmesine ve üretilmesine olanak tanımasıdır. (Houghton & Sheehan:2000:2.) Öte yandan, daha önceki teknolojik yenilik ve değişiklikler sadece belirli ürünler ya da sektörler üzerinde etkili iken bilgi ve iletişim teknolojileri geniş kapsamlı (jenerik) teknolojilerdir. Zira bu teknolojiler üretilen mallardan sunulan hizmetlere, ar-ge’den pazarlama ve dağıtıma kadar iş hayatının tüm zincirlerini etkilemektedir. Bilginin işlenmesi, aktarılması ve depolanmasının marjinal maliyeti sıfıra yakın olduğundan bilginin ve bilgi teknolojilerinin ekonominin tüm alanlarında uygulamaya konulması hızlanmakta ve iktisadi faaliyetlerin tümündeki bilgi yoğunluğu artmaktadır. (Houghton & Sheehan:2000:2.)

İktisadi faaliyetlerin tümündeki bilginin önem ve yoğunluğunun artmasının çok sayıda nedeni bulunmaktadır: (1) Bilgi bir ülkenin refahının ve yaşam standardının artırılmasında her zaman önemlidir; ancak, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki ilerlemelerin tüm iktisadi faaliyetlerde kullanılan bilgi miktarını artırması ve bilginin daha ucuza mal edilmesi bilginin önemini artırmaktadır (2) Bilimsel ve teknolojik ilerlemelerin hızı artmaktadır. Bilimsel araştırma ve ar-ge çalışmalarındaki artış bilimsel ve teknolojik bilgi stokunun artmasına yol açmaktadır. Teknolojik gelişmeler sonucu kullanılan ekipmanların kalitesi artınca ar-ge’nin kapsam ve verimliliğini artırmakta ve neticede artan iletişim bu bilgi ve bulguların yayılmasını sağlamaktadır. (3) Ar-ge ve iletişim maliyetlerinin azalması piyasaları gittikçe artan bir oranda tüketicilere açmak suretiyle global rekabeti şiddetlendirmektedir. Bir yandan, azalan ulaşım ve nakliye giderleri firmaların yeni piyasalara ulaşmasını ve pazar paylarını artırmalarına olanak sağlarken; öte yandan, bilginin kolayca aktarılabilmesi ürün ve üretim süreçlerinin daha çabuk taklit edilebilmesine yol açmaktadır. Bilginin hızla yayılması ise neticede firmaların rekabet güçlerini artırmaları için rakiplerine kıyasla daha hızlı bir şekilde yenilik ve icatlarda bulunmalarını gerekli kılmaktadır. (4) Kişilerin gelirlerindeki göreli artışların yanı sıra kültürün (tüketim kültürünün) globalleşmesi sonucu talepte de değişiklikler meydana gelmektedir. Refahın görece artmasıyla birlikte tüketicilerin temel tüketim mallarına kıyasla boş zamanları değerlendirmek (dinlenme-gezi, eğlenme, v.b.) için yaptıkları giderler artmaya başlamakta, tüketicilerin mal ve hizmetlerin kalitesine verdikleri önem artmakta, yaşam kalitesi önemli bir hale gelmekte ve çevreye olan duyarlılık artmaktadır. Bütün bu gelişmeler, firmaları, üretim faaliyetlerinde fiziki unsurlara

(arazi, hammadde ve kalifiye olmayan işgücü) bağımlılığı azaltırken çevre kirliliğini önleme ve yenilik-icatlar, yaratıcılık ve teknik üstünlüğe daha fazla ağırlık verme baskısına maruz bırakmaktadır.

Son iki yüz yıldır süregelen sanayi devrimine kıyasla bilgi ekonomisinin ortaya çıkmasını önemli kılan unsurlar şunlardır (Houghton &Sheehan, 2000:10-15):

Enformasyon devrimi. Bilgi teknolojisi, bilgilerin belirli bir düzen içerisinde kodlanmasını artırmakta ve endüstriyel ekonomide bilgi stokunda kodlanmış bilgilerin payını yükseltmektedir. Bilginin kodlanabilmesi mal niteliğine sahip olmasına yol açtığından bilginin çok az bir maliyetle global düzeyde aktarılması olanağı ortaya çıkmaktadır. Bu işlem, aynı zamanda, bilginin yayılmasını ve iktisadi muamelelerin hızlanmasını sağlamaktadır. Öte yandan, kodlama işlemi bilgi edinmede tekrar niteliğindeki yatırımları azaltarak enformasyon alanındaki farklılıkları ortadan kaldırmaktadır. Bütün bu gelişmeler, neticede, bir yandan bilgi stokunun artış hızına ivme kazandırmakta; öte yandan, ortaya çıkan olumlu dışsallıklar ve maliyetlerdeki gerileme nedeniyle iktisadi büyümeyi olumlu bir şekilde etkilemektedir.

Esnek organizasyonlar. Günümüzde Taylorcu organizasyon biçimi yerini esnek organizasyonlara bırakmaktadır. Bu tip organizasyonlar, kaynak israfını azaltarak ve üretim sürecinin her aşamasına değişen koşulları dikkate alan yaratıcı düşünce tarzını entegre ederek emek ve sermayenin verimliliğini artırır; bilgi akışı açısından işlevsel olmayan orta düzey yönetimin bir çok katmanını ortadan kaldırır ve aşırı uzmanlaşma ve bölümlere ayırma uygulamasını çok boyutlu iş sorumluluğunu tanımlayarak ve timler ve mesleki rotasyonu kullanarak engeller. Esnek organizasyonlar, esneklik ve üstün ürün kalitesini kitlesel üretimden kaynaklanan düşük birim maliyetler ile hızla birleştirir. Taylorcu üreticiler, zanaatkar üreticilere göre standart ürünlerin üretiminde ölçek ekonomileri yoluyla daha üst düzeyde bir verimlilik elde ederken esnek organizasyonlara sahip üreticiler ölçek ekonomisinden taviz vermeksizin birçok ürünün üretiminde ve hizmetlerin sunulmasında kapsam ekonomilerinden ve çalışanlarının beşeri yeteneklerinden tam olarak yararlanmak suretiyle verimliliklerini bir üst düzeye çıkarabilmektedirler. Öte yandan, bilgi ekonomisinde teknolojik değişim ve yenilikler kalifiye işgücü lehine işlemektedir. Yeni yüksek performanslı işyerleri ve esnek işletmeler inisiyatif, yaratıcılık, problem çözme, değişime açıklık v.b. gibi işgücü niteliklerine önem vermekte ve bu yetenekler için daha yüksek bir ücret ödemeyi kabul etmektedir. (Şekil 5.)

Şekil 5: Esnek Organizasyonlar

Kaynak: OECD, The Knowledge-Based Economy. Paris: OECD, 1996, s.18.

Beşeri yetenekler. Bilgi ve iletişim teknolojileri, belirli alanlardaki maliyetleri önemli ölçüde azaltır ve organizasyonların bilgi ve süreçleri aktarmada kodlama kapasitelerini artırırken kodlanmış (codified) bilgi ile özgün bilgi arasındaki dengeyi bozarak özgün bilgi kıtlığına yol açmaktadır. Bilgiye erişimin daha kolay ve ucuz olması bilginin seçimi ve etkin kullanımı ile alakalı yetenekler ile kodlanmış bilgileri kullanmak için gerekli olan özgün bilgi ve tecrübeyi önemli bir hale getirmektedir. Bu nedenle, bilgiye dayalı ekonomik yapıda çalışmak ve faaliyet göstermek, gittikçe artan bir oranda, kavramsal ve yönetim ve iletişim yeteneği gibi özgün beşeri yeteneklere sahip olmayı gerektirmektedir.

Yenilik, icatlar ve bilgi ağları. Bilgi ekonomisi bilginin üretilmesinin yanı sıra kullanılması ve yayılmasına dayalı bir ekonomidir. İşletmelerin ve ulusal ekonominin başarısı bilginin üretilmesinin yanı sıra bilginin ele geçirilmesi, içselleştirilmesi ve etkin bir şekilde kullanılabilmesine bağlıdır. Bilgi ekonomisi, bilgi ve öğrenme yoğun ilişkilere katılan firma ve bireylerin sosyo-ekonomik durumlarının olumlu yönde etkilendiği, fırsatları değerlendirmenin ve belirli yeteneklere sahip olmanın önem kazandığı ve öğrenme ve değişime dayalı birikim ve deneyimler tarafından yönlendirilen bir ağlar zinciridir. Bu nedenle, firmalar, yeni teknolojileri elde etmek ve yeni fırsatlara erişmek için yeni örgütlenme ve yönetim tekniklerini benimsemek zorundadırlar. Bu ise, yenilik ve icatlardan ortaya çıkan bilgi ve tecrübelerin değiş-tokuş edilmesi sonucu mucitler, üreticiler ve tüketicileri kapsayan karşılıklı bir öğrenme sürecine sahip bilgi ağlarına katılmak suretiyle sağlanır.

Öğrenme süreci ve yenilik ve icat sistemleri. Bilgi ekonomisinde firmaların artan rekabet baskısının üstesinden gelebilmek için firma içinde karşılıklı öğrenme ve tecrübe aktarımını teşvik etmeleri ve eksik ve yetersiz yönlerini tamamlayacak unsurlar olarak dışarıdan yeni ortaklar edinmeleri veya belirli ağlara katılmaları gerekebilir. Bu tip ilişkiler, firmaların, yenilik-icat süreci sonucunda ortaya çıkan risk ve maliyetleri yaymasına, yeni araştırma sonuçlarına erişmesine, yeni teknolojileri elde etmesine ve imalat, pazarlama ve dağıtım süreçlerinde etkinliklerini artırmasına olanak sağlar. Yenilik ve icatlar sistemini oluşturan endüstriler, üniversiteler ve diğer araştırma kuruluşları ile devlet arasındaki karşılıklı ilişkiler firmaların ve sonuçta ekonominin yenilik ve icatlar yapma performansını etkiler. Öte yandan, sistemin bilgi aktarımı ve dağıtım gücü ile ilgili bilgi stokuna mucitlerin zamanında erişebilme kapasitesi refahın ve yaşam standartların ve dolayısıyla rekabet gücünün artırılmasında son derece önemlidir.

Endüstriyel kümelenmeler. Firmaların coğrafik açıdan kümelenmeleri ve ağ oluşturmaları rekabet güçlerini artırmak bakımından son derece önemlidir. Maliyetlerin ve karmaşıklığın artması ve teknolojinin kapsamının genişlemesi firmaların diğer firma ve kurumlarla teknolojiye ve işbirliğine dayalı ittifaklar oluşturarak faaliyette bulunmasını gerektirmektedir. Bilgi ekonomisinde bir çok firma farklı ülkelerdeki üstün teknoloji merkezlerinde (centre of excellence) yerleşen çok boyutlu teknoloji firmaları haline gelmektedir. Kümelenmeler, global iletişim kapasitesinin artmasına rağmen, özgün bilgiye ulaşmanın ve bu bilgileri paylaşmanın en etkin yolu olmaya devam etmektedir.

Yakınlaşma, uzaklaşma ve yoğunlaşma. Bilgi ekonomisinin (ve globalleşmenin) olumsuz özelliklerinden birisi ulusların yakınlaşmaktan ziyade kutuplaşma eğiliminde olmalarına neden olmasıdır. Ülkeler çok zengin ya da çok fakir olmak üzere iki kutuplu bir yapı içerisine girmektedirler. Keza, ülkelerin yaşam standartları ve ekonomik faaliyetler açısından farklı katmanlara bölünmesi söz konusudur ve bu durum maalesef kalıcı bir özellik arz etmektedir. Eşitsizliği artıran bir çok durum ulusal, bölgesel, hane halkı ve bireysel düzeyde gözlenmektedir: zengin daha zengin fakirler ise daha fakir olmaktadır. Bilgi ekonomisinin ağ ve öğrenmeye dayalı bir ekonomisi olması nedeniyle endüstriyel yoğunlaşmaya yol açtığı ve kazananın tüm getirileri süpürdüğü bir rekabet ortamımım şekillendiği ya da bilgi ekonomisinin hiçbir firmaya piyasalar üzerinde daimi bir kontrol imkanı sunmayacağı gerekçesi ile her alan ve düzeyde materyal, firma ve iktisadi faaliyetlerin artacağı görüşlerinden hangisi doğru olursa olsun; bilgi ekonomisi yeni bir iş modelinin ortaya çıkmasına yol açmaktadır.

Bilgi yoğun hizmetler. Yenilik ve icat sürecindeki çalışmalar ve yeni teknolojilere yönelik kamusal faaliyetler büyük ölçüde sanayi kesiminde odaklansa (Lunvall and Borras,1998:117.) da bilgi ekonomisinde rekabet ve karşılaştırmalı üstünlüğün oluşmasında stratejik bazı hizmetlerin rolü gittikçe artmaktadır. Bilginin katma değerin ana kaynaklarından biri haline gelmesi ve bir mal olarak kabul edilmeye başlanmasından sonra ileri teknoloji ve yenilik ve icatlara dayalı hizmetler sektörü ulusal verimlilik ve rekabet gücü açısından son derece önemlidir.

Bilgi yoğun hizmetler üreten firmalar, profesyonelliğe veya spesifik bir teknik ya da fonksiyonel bir alanla ilgili uzmanlığa dayalı firmalardır. Bu tip firmalar raporlar, eğitim, danışmanlık v.b. yoluyla bilginin birincil kaynağı haline gelmekte ve biyo-teknoloji, yeni materyaller, çevre teknolojileri ve bilgi teknolojisi alanında sundukları hizmetlerle yeni teknolojilerin geliştirilmesinde önemli bir rol oynamaktadırlar (Tablo 4).

Tablo 4: Bilgi Yoğun Hizmetler Muhasebe ve mali müşavirlik

Mimarlık ve inşaat ile ilgili hizmetler Bankacılık ve diğer finansal hizmetler

Donanım da dahil olmak üzere bilgisayar ve bilgi teknolojisi ile alakalı hizmetler

Dizayn hizmetleri Çevre ile ilgili hizmetler (çevre düzenleme, atık

kontrolü, geri dönüşüm hizmetleri ve gözlemleme)

Sigortacılık hizmetleri

İşe alma ve teknik personel tedariki Hukuki hizmetler

Yönetim danışmanlığı Piyasa araştırmaları Pazarlama ve reklam

Ar-ge danışmanlık hizmetleri İletişim hizmetleri

Teknik mühendislik hizmetleri Teknoloji yoğun eğitim hizmetleri

Bilgi yoğun hizmetler sunan firmaları endüstriyel firmalardan ayıran en önemli özellik ürettikleri ürünün türü ve bölgesel-ulusal yenilik ve icat sisteminde oynadıkları roldür. Sanayi ürünleri ve üretim süreci yüksek derecede kodlanmış bilgi kullanırken bilgi yoğun hizmetler sunan firmaların ürettikleri ürün ve hizmetler yüksek derecede gayri maddi (intangible) ve özgün veya gizli (tacit) bilgi içerir. Özgün bilgi ve tecrübeler firmaların rekabet gücü üzerinde olumlu etki

oluşturması nedeniyle bilgi yoğun hizmetler sunan firmalar rekabet gücünün artırılmasında önem taşıyan unsurlardan biri haline gelmektedir. (Hertog &Bilderbeek,1997.)

Bilgiye dayalı ekonominin hızla gelişmesi yeni durum ve şartlara uyum sağlama ve yapısal dönüşüm gereksinimini artırmaktadır. Firmalara global piyasalara erişim olanağı sağlamak suretiyle firmaların rekabet tarzlarını değiştirmektedir. Teknolojik gelişmeler ve rekabetin artması meydana gelen bütün bu değişikliklerin hızını artırmaktadır. Talepteki değişim nedeniyle firmaların sürekli olarak yeni ürünler geliştirmek zorunda kalmaları, ürün yaşam döngüsünün hızla kısalması ve bilgi yoğun ürünlerde ölçek ekonomilerinin öneminin artması firmaların rekabet güçlerini artırmaları için gittikçe artan bir düzeyde kendilerine özgü yeteneklerini artırmalarını gerektirmektedir. Bu özgün yetenekler markalarla, yüksek bir ar-ge performansıyla ve çok yönlü yeteneğe sahip tecrübeli ve kalifiye bir beşeri sermayeye sahip olmakla artırılabilir. Bu nedenle firmaların ürettikleri ürünlere olan talebi artırmaları ve rekabetçi üstünlüklerini muhafaza edebilmeleri, bu tip bilgiye dayalı varlıklarını kullanmalarına, geliştirebilmelerine ve muhafaza edebilmelerine bağlıdır. Öte yandan, ürün yaşam döngüsünün kısalması ve rekabetin globalleşerek şiddetlenmesi firmaların verimliliklerini sürekli olarak artırmalarını ve daha fazla kaynağı yenilik ve icatlara ayırabilmelerini gerekli kılmaktadır. Bunun başarılabilmesi için bir yandan firmalar teknolojik gelişmelerden azami ölçüde yararlanırken; öte yandan, bilgi ekonomisine uyum sağlayacak bir örgütsel değişimi ve işgücünün niteliğinin iyileştirebilmeyi başarabilmelidirler.

V. Sonuç

Yeni temel teknolojilerin hızla gelişimiyle şekillenen ve ekonomik, sosyal, siyasal ve kültürel alanları kısa zamanda etkisi altına alan bilgi toplumu aşaması, sosyo-ekonomik gelişme sürecinde tarım toplumu ve sanayi toplumunun ötesinde üretimin ve verimliliğin hızla artmasına yol açmaktadır. Bilgi sektöründeki baş döndürücü gelişmeler, başta insan faktörünün verimliliğine etkilerinden dolayı ekonomik sonuçları yanısıra sosyal, siyasal ve kültürel alanlarda da hızla yapısal değişimleri beraberinde getirmektedir. Bilgi toplumundaki gelişmeler, insanın verimliliğinin artmasına, ekonomik gelişme düzeyinin ilerlemesine, ayrıca bilimde ve teknolojide yeni gelişmelerin ortaya çıkmasına yol açmaktadır. Daha çok gelişmiş ülkelerin ulaşmış olduğu bir aşama olan bilgi toplumu, gelişmekte olan ülkelerin de kalkınmaları ve globalleşme sürecine entegrasyonu açısından süratle ulaşmak için çaba içerisinde olmaları gereken bir aşamadır. (Aktan &Tunç,1998:133.)

Günümüzde gelişmekte olan ülkelerin yeni temel teknolojiler alanında atılımı sağlayacak stratejiler belirlemeleri ve süratle aksiyon planlarını yürürlüğe koymaları önem taşımaktadır. Gelişmekte olan ülkelerin, gelişmiş ülkelerin sahip oldukları “bilgi toplumu” düzeyine ulaşabilmeleri; hem firma düzeyinde Ar-Ge çalışmalarına, hem de hükümet düzeyinde bilim ve teknoloji politikalarına önem vermeleri ile mümkündür. Bu ülkelerde bilim ve teknoloji alanında modernizasyonun sağlanması ve ulusal bilgi altyapısının yenilenmesi ve geliştirilmesi önem taşımaktadır. Gelişmekte olan ülkelerin bilgi toplumu yolunda

atmaları gereken başlıca adımları şu şekilde özetleyebiliriz: (TÜSİAD,1991:2.131; 2.132.)

Ekonomide birçok sektörün gelişmesi; biyoteknoloji, gelişmiş malzemeler gibi günümüz teknolojilerinden yararlanma düzeyine bağlı olacaktır. Gelişen bu teknolojilerde aktif biçimde rol alınması geleceğin sanayilerine hızlı geçişini sağlayabilecektir. Bu ise ancak ülkenin bilim ve teknoloji konusunda bir “vizyon” oluşturmasıyla olasıdır.

Bilim ve teknoloji politikası ve ulusal düzeyde bilim ve teknoloji alt yapısı, bilimsel ve teknolojik bilgi kaynaklarına erişimi, bilinçli bilim ve teknoloji seçimini ve kaynakların birleştirilmesini sağlayıcı yönde olmalıdır.

“Yenilik ve teknoloji” kültür ve bilincinin ülke düzeyinde yerleştirilmesi için küçük ve orta ölçekli işletmelerinde kapsandığı sanayi kesiminin uluslararası bilim ve teknoloji kurumlarıyla ilişkileri devlet desteğiyle geliştirilmelidir.

Teknolojide göreli rekabet gücündeki eksikliği giderebilmek ya da rekabet gücündeki üstünlüğü daha belirginleştirebilmek için yeni yaratılan teknolojilerden yararlanılmalıdır. Ülkelerin yeni gelişen teknolojilerden yararlanma düzeyini arttırması ve bu teknolojileri geliştirme sürecine aktif biçimde katılımı, geleceğin dünyasını şekillendirecek yeni sanayilere hızlı bir biçimde geçişi kolaylaştıracaktır.

Öte yandan, kamu sektöründe, dünyada bilim ve teknoloji alanındaki gelişmelere paralel olarak değişim ve yeniden yapılanmanın gerçekleştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Kamu sektöründe yeni temel teknolojiler konusunda başlıca şu tedbirler alınmalıdır:10

Kamu sektöründe yeni temel teknolojilerin geliştirilmesi konusunda bir stratejik planlama hazırlanmalıdır.

Kamu kurum ve kuruluşları arasında bilgi iletişimi için geniş bir bilgisayar ağı kurulmalıdır. Bu bilgisayar ağı; tüm üniversiteleri, araştırma kuruluşlarını, bankacılık ve mali kurumları, sigorta şirketlerini, hastaneleri vs. kapsamalıdır. Özetle, merkezi bir bilgisayar ağı üzerinde kurumlar-arası bilgi iletişimi gerçekleştirilmelidir.

Belirli bir plan ve program dahilinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarında bilgi işlem teknolojisi kullanımına geçilmelidir. Bu konuda özellikle şu bilgisayar ağı teknolojilerinin süratle gerçekleştirilmesi hedeflenmelidir: (1) Emniyet hizmetleri bilgisayar ağı kurulması; (2) adalet ve yargı hizmetleri bilgisayar ağı kurulması; tüm hukuk mevzuatının bilgisayar ağına kaydedilmesi, mahkemeler arası bilgi alış-verişinde on-line iletişimin sağlanması; (3) vergi dairelerinde bilgisayar ağı kurulması; (4) uyuşturucu kullanımını azaltmak için uyuşturucu bilgisayar ağı kurulması; (5) çevre ve doğa koruma bilgisayar ağı kurulması; (6) uluslararası

10 Bu konuda bkz: World Bank, 1999:144 vd.

ticaretin geliştirilmesi için bilgisayar ağı kurulması; (7) tapu dairelerinde tüm tapu kayıtlarının bilgisayara kaydedilmesi ve bunun için bir bilgisayar ağı kurulması ve (8) nüfus idarelerinde nüfus kayıtlarının bilgisayara kaydedilmesi ve bunun için bir bilgisayar ağı kurulması.

Yeni temel teknolojilerin geliştirilmesi konusunda AR-GE harcamaları büyük önem taşımaktadır. Kamu sektöründe ve özel sektörde AR-GE harcamaları için belirli bir pay ayrılması teşvik edilmelidir. Özel sektöre yönelik AR-GE harcamaları konusunda proje yönetimi ve proje destekleme programları yürürlüğe konulmalıdır. AR-GE faaliyetleri için devletin çeşitli teşvikler, AR-GE kredisi, vergi istisna ve muafiyetleri v.s) sağlaması önem taşımaktadır.

Yeni temel teknolojilerin kullanılması ve yaygınlaştırılması için özel sektöre danışmanlık ve bilgi hizmetleri sağlanmalıdır.

Yeni temel teknolojilerin ithalatında devlet desteği sağlanmalıdır.

Yabancı sermayenin ve çok uluslu şirketlerin ülkeye girişi için gerekli kolaylıklar ve destekler sağlanmalıdır. Bu konuda çok uluslu şirketlerin pazara girmelerinde teknoloji işbirliği vs. ilişkilerin geliştirilmesi amaçlanmalıdır.

Teknoparklar konusunda yasal düzenlemeler yapılmalıdır.

Sanayi- üniversite işbirliğinin gerçekleştirilmesi hedeflenmelidir.

Özel sektörde bilgisayar destekli üretim sisteminin yaygınlaştırılması için özel kesime danışmanlık hizmetleri konusunda destek sağlanılmalıdır. Yeni teknolojilerin kullanımının teşvik edilmesi için devletin girişimi ve öncülüğünde bir risk sermayesi piyasası oluşturulmalıdır.

Lisans anlaşmalarına dayalı üretimden özgün tasarıma geçiş özendirilmelidir.

Bilgisayar alanında teknoloji üretmek ve uygulamalar geliştirmek için insan gücünün yetiştirilmesine önem verilmelidir. Bilgisayar mühendisi, yazılım mühendisi, sistem çözümleyicileri, programcılar, hazır (paket) program kullanıcıları, sistem işletim ve veri girişim elemanlarının sayısı ve kalitesi arttırılmalıdır.

Ek A. Sanayi Toplumu ile Bilgi Toplumu Karşılaştırması.

Kaynak: Masuda, Yoneji, Managing in the Information Society, Cambridge,Mass: Basil Blackwell, 1990, s.6. (Bkz:Erkan,1997:102-03.; Bozkurt,1996:43.).

Ek B. İlkel Toplum, Tarım Toplumu, Sanayi Toplumu ve Bilgi Toplumu : Muhtelif Yönlerden Karşılaştırma

Ek B (devam): İlkel Toplum, Tarım Toplumu, Sanayi Toplumu ve Bilgi Toplumu: Muhtelif Yönlerden Karşılaştırma

Kaynak: R. Crawford, R., In the Era of Human Capital, USA: Harper Business, 1991, s.6. (Tablo Erkan, 1997:110-111’den aktarılmıştır).

Kaynaklar ALCORTA, Ludovico, The Impact of New Technologies on Scale in Manufacturing Industry:

Issues and Evidence. The United Nations University, UNU/INTECH (Institute for New Technologies) Working Paper No: 5, June 1992.

AKIN, H. Bahadır, Strateji, Rekabet, Teknoloji Yönetimi, Konya: Çizgi Kitabevi Yayınları, 2001. AKIN, H. Bahadır, “Rekabetçi Üstünlük ve Teknoloji: Küresel Bir Yaklaşım”, Verimlilik Dergisi.

1999/4, ss.57-80. AKIN, H. Bahadır, “Yeni Ekonomi: ‘Yeni’ Olan Nedir? 20. Yüzyılın Son Moda Kavramının

Analizi” , içinde: I. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi, Bildiriler Kitabı, 10-11 Mayıs 2002. Hereke-Kocaeli,2002. s.1-12.

AKTAN, Coşkun Can, “Bilim ve Teknoloji”, içinde: Türkiye Dünyanın Neresinde? İzmir: EGİAD Yayını, 1998.s.267-97.

AKTAN, Coşkun Can ve Hüseyin Şen, Globalleşme, Ekonomik Kriz ve Türkiye. Ankara: TOSYÖV Yayınları, 1999.

AKTAN, Coşkun Can ve Mehtap Tunç., “Bilgi Toplumu ve Türkiye”, Yeni Türkiye Dergisi. Ocak-Şubat 1998 , s.118-134.

BELL, Daniel, The Coming of Post Industrial Societies, New York: Basic Books, 1973. BOZKURT, Veysel, Enformasyon Toplumu ve Türkiye, İstanbul: Sistem Yayıncılık, 1996. BULLARD, James B. and Eric Schaling, “New Economy – New Policy Rules”, The Federal

Reserve Bank of St.Louis Review, September/October, 2001. COATES, David ve Ken Warwick, “The Knowledge Driven Economy: Analysis and

Background”, (The Economics of the Knowledge Driven Economy, Paper Presented at a Conference Jointly Organized By The Department Of Trade and Industry and The Centre for Economic Policy Research, London, 27 January 1999), pp.11-22.

ÇOBAN, Hasan, Bilgi Toplumuna Planlı Geçiş, Ankara: İnkilap Kitabevi,1997. DeLONG,J.Bradford and Lawrence H.Summers, “The New Economy: Background, Question, and

Speculations”,Economic Policy for the Information Economy, A Symposium Sponsored by Federal Reserve Bank of Kansas City, August 30-September 1, 2001.

DICKER, Peter, Global Shift: Transforming the World Economy. London:PCD Ltd. 1998. DURA, Cihan, Bilgi Toplumu, Kültür Bakanlığı Yayınları, Yayın No: 1244, Ankara,1990. DRUCKER, Peter, “From Capitalism to Knowledge Society” in: D. Neef (Ed.), The Knowledge

Economy. Butterworth: Woburn M.A.1988. DRUCKER, Peter F., Değişim Çağının Yönetimi, (Çev: Z.Dicleli), İstanbul:Henkel Yayınları,

1995. DRUCKER, Peter F., Kapitalist Ötesi Toplum, (Çev: B.Çorakçı),İstanbul: İnkilap Kitabevi, 1994. EMERGING INDUSTRIES & TECHNOLOGIES FORUM, Report of Proceedings. Canberra 17

August 1999, Sponsored by The Commonwealth Department of Industry Science and Resources and the CSIRO.

ERDOĞAN, Seyfettin, “Makro Ekonomik Etkileri Açısından Yeni Ekonomi”, içinde: I. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi, Bildiriler Kitabı, 10-11 Mayıs 2002. Hereke-Kocaeli,2002. s.13-22.

ERKAN, Hüsnü., Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme, Ankara: TİB Kültür Yayınları, 3. b. Ankara:Doğuş Matbaacılık, 1997.

EUROPEAN COMMISSION, Micro Systems, Micro and Nano Technologies and Displays. Internal Reflection Group 2nd Intermediate Report, 5 March 2001.

GORDON, Robert J. “Does the “New Economy Measure Up to the Great Inventions of the Past?”, Journal of Economic Perspectives, Vol:14, Nu:4, 2000.

HERTOG, P. Den ve R. Bilderbeek, Innovation in and through Knowledge Intensive Business Services in Netherlands. TNO Report, STB/98/03, 1997.

HOLISTER, Paul, Nanotech: The Tiny Revolution. CPM Cientifica, July 2002. HOUGHTON, John ve Peter Sheehan (Ed.), A Primer on the Knowledge Economy. Victoria

University Centre for Strategic Economic Studies, February 2000. IMF, World Economic Outlook: Globalization: Opportunities and Challenges, An International

Monetary Fund Publication, May 1997, IMF: Washington, DC.

LUNDVALL, B. A. ve S. Borras, The Globalising Learning Economy: Implications for Innovation Policy. TSER Programme Report DG XII, Commission of the European Union, 1998.

OECD, The Knowledge-Based Economy. Paris: OECD, 1996. ÖZÇAĞLAYAN, Mehmet, Yeni İletişim Teknolojileri ve Değişim, İstanbul: ALFA Yayınları,

1998. QUAH, Danny, “Growth and Increasingly Weightless Economies”, in: (The Economics of the

Knowledge Driven Economy. papers presented at a conference jointly organized by the department of trade and ındustry and the Centre for Economic Policy Research, London, 27 January 1999).

SHEPHERD, Charles ve Pervan K. Ahmed, “From Product Innovation to Solutions Innovation: A New Paradigm for Competitive Advantage”, European Journal of Innovative Management. Volume 3, Number 2, 2000.

SMITH, Keith, What is the ‘Knowledge Economy’?: Knowledge Intensity and Distributed Knowledge Bases. UNU/INTECH Discussion Papers, 2002-6, June 2002.

SÖYLEMEZ Alev, Yeni Ekonomi, Boyut Kitapları, Ankara,2001 STIROH, Kevin J. “New and Old Economics in the “New Economy”, http://www. newyorkfed.

org/rmaghome/economist/stiroh/ks_new2.pdf, August 2001. TEKELİ, Hasan, Bilgi Çağı, İstanbul: Simavi Yayınları, 1994. TOFFLER, Alvin, Üçüncü Dalga, (Çev:Ali Seden), İstanbul: Altın Kitaplar, 1981. TÜRKİYE Bilişim Şurası, 10-12 Mayıs 2002, (Türkiye Bilişim Şurasında Sunulan Tebliğler) Bkz:

http://www.bilisimsurasi.org.tr TÜSIAD, 21. Yüzyıla Doğru Türkiye: Geleceğe Dönük Bir Atılım Stratejisi. (4 Cilt.) Istanbul:

1991. UNICE, Yenilenen Ekonomi, İstanbul: MESS yayını No357. 2002. WORLD BANK, World Development Report 1998-1999: Knowledge for Development, Oxford:

Oxford University Press,1999.

Bilgi Toplumu ve Bilgi Yönetimi

Seher Uçkun & Gazi Uçkun & Hasan Latif

I. Giriş

İnsanlık günümüze değin her dönemi kendine özgü özelliklere sahip toplumsal ve ekonomik aşamalar geçirmiş, her geçilmiş aşama da yeni üretim-tüketim ilişkileri, yeni yönetim anlayışları, o çağa özgü teknolojik araçlar toplumların ekonomik ve sosyal yaşamında egemen olmuştur. Bu aşamalar doğa ve avlanmaya dayalı ilkel toplum, yerleşik hayata geçilmesi ve toprakların pulluk ve gübre kullanılarak verimli tarımsal alanlar haline getirildiği tarım toplumu, buhar makinesinin icadı ve buhar gücünün enerji kaynağı olarak üretimde kullanılmaya başlanması ile sanayi toplumu, son olarak da bilginin bir üretim kaynağı olarak önem kazanması ve bilgi teknolojilerindeki gelişmeler sonucunda ulaşılan bilgi toplumudur.

Tarım toplumu dönemi M.Ö. 8000-7000 yıllarında başlayıp M.S. 1700 ‘lü yılların sonuna kadar yaklaşık on bin yıl sürmüş sanayi toplumu ise ikiyüzelli yıl gibi kısa bir sürede yerini bilgi toplumuna bırakmıştır. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişin çok hızlı gerçekleşmesinin temel nedeni, yeni teknolojilerin gelişme hızı ve bu teknolojilere uyum esnekliğinin yüksekliğinden kaynaklanmaktadır. İnsanlık, sanayileşme sürecine göre teknolojik yenilikler konusunda daha bilinçlidir ve daha geniş olanaklara sahiptir. Sanayi toplumunda birey, zorunlu ve kültürel ihtiyaçlarını genellikle maddi ürünlerle karşılamaktadır. Bilgi toplumu aşaması ile bilgi üretimi ve kullanımı yaygınlaşmaktadır.

Bilgi çağına ilişkin yeniliklerin yaygınlaştığı günümüz dünyasında toplumların çoğunluğunun; tarım, sanayi ve ileri sanayi toplumu aşamalarını yaşamakta, sadece dünyaya egemen durumda olan ülkelerin bilgi toplumu aşamasında olduğu ancak küreselleşme bağlamında dünya bilgi toplumu aşamasındadır da denilebilir.

Bilgi toplumu henüz tamamlanmış bir olgu değildir. Hızla değişmekte olan bir süreçtir. Türkiye açısından baktığımızda ise henüz geleneksel karakteri oldukça baskın tarım toplumu ile sanayi toplumu arasına sıkışmış gelir dağılımındaki uçurumlar nedeniyle sosyal adaleti kuramamıştır. Eğitim sisteminin tam olarak belirlenip, benimsenmemesi gibi nedenlerle bilgi toplumu kavramının daha çok belirsiz bir halde olduğunu söyleyebiliriz.

Gelişmiş ülkelerde hızlı bir değişim süreci yaşanır ve bitkilerin, hayvanların insanların gen şifreleri çözülürken, Türkiye hala okuma-yazma sorunu, yol, su, elektrik, genel sağlık koşullarını iyileştirme, doğum kontrol gibi sorunlarla uğraşmaktadır.

II.İlkel Toplumdan Bilgi Toplumuna Toplumsal Değişim

Uygarlık tarihi incelendiğinde değişimin belki sistematik olmadığı ancak sürekli olduğu görülmektedir. İlkel toplulukların en önemli özelliklerinden biri temel fizyolojik ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik bir yaşam biçimine sahip olmalarıdır.

Beslenme, barınma, üreme ve korunma gibi temel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik çabalar, insanların ilk bilgilerinin sonucudur (Kutlu, 2000;4). İlkel insanlarda deneme yanılma yoluyla öğrenme, basit doğal araç ve gereçlerin kullanımı söz konusudur. Göçebe bir yaşam biçimi hakim olup; çevreye, doğaya egemen olmak yerine kendini koruma çabası ön plandadır. İlkel topluluklardan ilk yerleşik uygar topluluklara dönüşüm Mezopotamya’da, Nil Nehri vadisinde de İndus Vadisi’nde başlamıştır (Black, 1986;2). Tarım toplumu olarak bilinen toplumsal yaşam biçimi, yerleşikliği toprağı işlemek için gerekli olan araçların geliştirilmesini, iş ve çalışma hayatının başlaması gibi önemli değişiklikleri de beraberinde getirmiştir. Yerleşik yaşam biçimi küçük köyleri oluşturmuş ve insanlar ilk olarak birlikte ve belli kurallar çerçevesinde yaşamaya başlamışlardır (Fındıkçı, 2000;231). Bu dönem oldukça uzun sürmüştür. Tarımı esas alan önemli medeniyetler kurulmuş, en önemli sermaye toprak olduğu için savaşların nedeni toprağın paylaşımı olmuştur. İlkel insanın doğal olaylardan ve diğer canlılardan korunma çabasının üzerine diğer insanlardan ve topluluklardan yaşamaktan kaynaklanan yeni ihtiyaçlar, toplumlar arasındaki savaşlar, çevreye daha çok egemen olma isteği gibi nedenler insanları yeni arayışlara ve sorunları çözmek için bilimsel çalışmalara itmiştir. Bilimsel buluşların günlük yaşama katkıları yeni çalışmaları ve buluşları da körüklemiştir. İlkel toplumlarda kuşaktan kuşağa sözle ve deneyimle aktarılan bilgi, alfabelerin ve matbaanın icadıyla sistematik ve doğru aktarılmaya başlanmıştır. Bilginin kayıt edilmesi, iletilmesi ve paylaşılması önemli dönüm noktalarından olmuştur (Nef, 1986; 48).

Sanayi toplumu olarak bilinen toplumsal yaşam biçimi, tarımsal üretim artışı ve özellikle ürünlerin taşınma ihtiyacının bir sonucudur (Fındıkçı, 2000; 231). Sanayi devrimi James Watt’in 1765’de buhar makinesini bulması ve bunun enerji kaynağı olarak kullanılması ile başlamıştır. Buhar gücü ile çalışan gemilerin, üretilen malları uzak ülkelere taşıyabilmesi, çeliğin bulunması ile demiryollarının ve lokomotiflerinin yapılması dünyayı adeta küçültmüş, insanları yakınlaştırmış, ulaşım ve iletişim hızlanmıştır. 1789 Fransız devrimi teknolojik gelişmelere sosyal alt yapı oluşturmuş ve oluşan yeni toplumsal yapı sanayi toplumu olarak adlandırılmıştır (Çoban,1996;5). Böylece sanayi devrimi, İngiltere’de başlayan teknolojik ekonomik devrim ile Fransa’da gerçekleşen politik devrimin ortak ürünü olarak gerçekleşmiştir (Erhan,3).

Sanayi toplumunda insan ile işin arasına üçüncü bir faktör olan makine girmiştir. Büyük yerleşim yerleri oluşmaya başlamış, şehir yaşamına geçilmiş, işçi sınıfı doğmuştur. Geniş aile tipinden çekirdek aile tipine doğru bir geçiş başlamış, toplumun yapısı tepeden tırnağa değişerek yenilenmiş değer, norm ve davranış kalıpları da değişmiştir. Bu dönemde temel sermaye makineler ve hammadde kaynakları olmuştur . İnsanların ilgisi topraktan sanayiye yönelmiş ve yine bu dönemde savaşların en önemli nedeni sanayi makineleri ve sanayi girdisi olan

hammadde (madenler, petrol, doğalgaz, su gibi) kaynaklarına hakim olma isteği olmuştur.

Sanayi toplumunda yaşanan sosyo-ekonomik değişikliklerden bazılarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür (Avcı, 1992;10).

Geleneksel tarım toplumundan makineleşmiş sanayi toplumuna geçiş dünya tarihine yön veren en önemli, en köklü değişikliktir.

Bu geçiş dönemi, ortaya çıkan bütün gerilimlere, çelişkilere, çatışmalara ve bunların yol açtığı beşeri acılara rağmen ilerlemeci bir harekettir.Sınıf çatışmaları bu dönemin belirgin özelliğidir. Ancak, ortaya çıkan sınıf çatışmaları, modern toplumların yapısal zıtlıklarından değil, yeni bir toplumsal düzenin doğum sancılarından kaynaklanan ve sınai olgunlaşmanın belirli bir evresine tekabül eden, geçici olaylardır.

Liberal demokrasi bu oluşumla birlikte hızla yaygınlaşmıştır.

Sanayi toplumu bütün sanayileşmiş ülkeleri ortak bir toplum tipinde buluşturacak temel birliği sağlamaktadır.

Sanayi toplumu olmak çağdaşlığın simgesi haline gelmiştir. Gelişmemiş, azgelişmiş veya gelişmekte olan ülkeler çağdaşlaşmak için gelenekçiliklerini aşarak sanayi toplumunun yapı tarzını benimseme yolunda çaba sarf etmektedirler.

Bilgi toplumu, hızlı sanayileşme, yoğun teknolojini üst noktaya çıktığı bir dönemde özelikle 1940’lı yıllarda günlük hayata girmeye başlayan bilgisayarlar yoluyla gündeme gelmiştir. Tarım toplumundan sanayi toplumuna geçişte yaşanan sıkıntıların benzerleri günümüzde de yaşanıyor. Çünkü özellikle bilgisayar teknolojisinin sağladığı hızlı iletişim olanakları bilginin çok kısa sürede ulaştırılabilmesini sağlamıştır. Bu durum beraberinde baş döndürücü bir hızla sağlanan bilgi artışına yol açmıştır. Bilgi dalgası ile hemen her alanda hızla artan bilginin üretimi, pazarlanması, ulaştırılması, en uygun bilginin uygulamada kullanılması başlı başına bir iş alanı, bir sektör olarak öne çıkmış bulunuyor. Böylece günümüz insanının ilgisi sanayiden bilgiye yönelmiştir. Bilgi, temel sermaye, ana güç haline almıştır. Bu dönemde yaşanmaya başlanan uluslararası sorunlar ve savaşlar da bilgi kaynağını elde etmek amaçlı olmuştur. Geçiş sürecinin yaşanmaya başlandığı bilgi çağı beraberinde yeni arayışlar, yeni yönelmeler de getirmiştir. Globalleşme, küreselleşme, post-modernizm gibi kavramlar öne çıkmaya başlamıştır (Fındıkçı, 2000;232). İlkel topluluklardan bilgi toplumuna geçiş geçişi, eğitim, ekonomi, iş hayatı ve üretim, aile hayatı, toplumsal yaşam, üretim araçları ve yönetim anlayışı kriterlerine göre karşılaştırmalı olarak Tablo 1’de görmekteyiz.

Tablo 1. İlk Topluluklardan Bilgi Toplumuna Toplumsal Gelişme

Kaynak: İ.Fındıkçı,Bilgi Toplumunda Yöneticilerde Kendini Geliştirme (Basılmamış Doktora Tezi) Kültür Koleji Yayınları,1996,s.58

Bilgi, ekonomilerin en temel özelliği olarak sürükleyici ve köklü değişimlere neden olabilecek bir güçtür. Çünkü bilgi her şeyi ikame etmektedir (Toffler, 1995;35-40). Geleceğin toplumunun mayasında, bilginin sonuçları, bilginin uzantıları değil en damıtılmış biçimiyle bilginin kendisi yer alacaktır (Erkut, 2002). Bilginin değer taşıması için sahip olması gereken özellikler şu şekilde açıklanabilir (Yozgat, 1998;46-47).

Doğruluk: Durumun adil bir şekilde ortaya konulabilmesi için bilgiler doğru olmalıdır. Her zaman yüzde yüz doğru bilgiye ulaşabilmenin mümkün olmadığı unutulmamalıdır.

İlgililik: Bilgi konuyla ilgili olmalıdır; aksi halde gereksiz işlemlere ve zamana mal olmaktadır.

Tamlık: Bilgi tam olmalıdır; eksik bilgi sonuçların yanıltıcı hatta yanlış olmasına neden olabilmektedirler. Gerçekte konuyla ilgili tüm bilgilerin toplanabilmesi imkansız olduğu için en azından kritik bilgiler sağlanmalıdır.

Doğru Zamanlılık: Bilgiye ihtiyaç duyulduğu anda hazır olmalıdır. Zamanında elde edilemeyen bilgi değerinin yitirip boşa çaba haline gelebilmektedir.

Ulaşılabilirlilik: Bilgiye istenilen her alanda kolaylıkla ulaşılmalıdır.

Anlaşılırlık: Bilgi kullanıcıyı tereddüde sürüklemeden kolaylıkla anlaşılabilir olmalıdır.

Güvenirlilik: Kullanıcı bilgiye güvenmeli, gönül rahatlığıyla kullanabilmelidir.

Etkin Maliyet: Bilginin maliyeti bilgiden elde edilecek faydadan daha fazla olmamalıdır. Bilginin toplam maliyeti rant oranını aşıyorsa, bilginin herhangi bir değeri kalmamaktadır.

Bilgi toplumunun başlangıcı, genel olarak İkinci Dünya Savaşı sonrasındaki yıllara dayandırılmaktadır. Bu konuda kesin bir tarih vermek mümkün olmamakla birlikte, 1957 yılında ABD’de ilk defa beyaz yakalı işçilerin sayısının mavi yakalıları geçmiş olması bazı yazarlarca bu tarihin bilgi çağı başlangıcı olarak kabulüne neden olmuştur (James, 1995;9).

Bilgi toplumun; her türlü bilgiyi üreten, bilgi ağlarına bağlanan, hazır bilgilere erişen, erişilmiş bilgileri kolaylıkla yayabilen ve bu bilgileri her sektörde kullanabilen bir toplum olarak tanımlanabilir (Kesici, 1993;9).

Tablo 2’de sanayi toplumu ile bilgi toplumunun özelliklerinin karşılaştırılmasını görebiliriz.

Bilgi toplumunun oluşturulmasında son yirmi yılda yaşanan önemli gelişmeler etkili olmuştur. Bu gelişmelere yol açan temel faktörler aşağıdaki gibi sıralanabilir (Güleç):

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesi,

Mal ve hizmet üretiminde tüm makine-imalat, robot ve kontrol hizmetlerinde bilgisayarların kullanılması,

Bilgisayar teknolojisinin boyut, fiyat ve işlevler itibariyle çok hızlı geliştirilmesi ve teknolojik yenilik sürecinin süreklilik kazanması,

Teknolojisinin küreselleşmesi sonucunda ülke sınırlarının ortadan kaldırılarak işletme bazında rekabet gücünün öne geçmesi.

Söz konusu bilgi toplumunu belirleyen temel karakteristikleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür (Bozkurt, 1996;31-32):

1. Ekonomik Yapıdaki Dönüşüm: Bilgi toplumundaki en büyük özellik mal üretiminden hizmet üretimine doğru bir kaymanın görülmesidir. Hizmet sektörü zaten tüm ekonomilerde her zaman mevcuttur, ancak sanayi toplumunda hizmetlerin niteliği daha yerel ve mal üretimine yardımcı konumdadır.

Tablo 2. Sosyal, Ekonomik, Siyasal ve Teknolojik Sistem Açısından Sanayi Toplumu ve Bilgi Toplumu Karşılaştırılması

Kaynak: ÖĞÜT,Adem. Bilgi Çağında Yönetim, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2001, s.26.

2. Yükselen Yeni Sınıflar: Yeni toplumda insanların çalıştıkları yer değil aynı zamanda yaptıkları işlerin türü de değişmektedir. Sanayi toplumunda yarı vasıflı işçiler çalışan sınıf içinde en kalabalık gurubu oluşturmaktaydılar. Bilgi toplumunda ise, teknik ve profesyonel bilim adamları, teknisyenler, mühendisler, öğretmenler sayıca artmış ve toplumun kalbi konumuna yerleşmişlerdir.

3. Bilginin Artan Rolü: Sanayi toplumu, malların üretimi için makine ve insanların koordinasyonuna dayanmaktaydı. Yeni toplum ise bilgi etrafında örgütlenmektedir.

4. Bilişim Teknolojisi: Sanayi toplumunun ortaya çıkmasında en önemli etkenin buhar makinesi, elektrik, içten yanmalı motor gibi enerji teknolojilerin bulunmasıdır. Bilişim teknolojilerinin ortaya çıkıp hızla gelişmesi de benzer bir etkiyi yeni oluşan toplumda oluşturmuştur.

A. Bilgi Toplumunun Temel Özellikleri

İleri bilgi teknolojisi, doğası gereği, sosyal ve ekonomik sistemlerde önemli değişimlere yol açacaktır. İleri bilgi toplumunun aşağıdaki özelliklerde şekilleneceği düşünülmektedir.

Bireylerin Liderlik Rollerinin Araştırılması. Bireyleri birbirine bağlayan ileri bilgi ağı toplumunda, herkes özgürce ve kolayca bilgi alıp gönderebilecektir. Bireylerin yeteneklerine maksimum derecede gösterebilme olanaklarının artacağı ve yapılan işlerin değerlendirilmesinin doğru olarak yapılacağı kısaca, bireyin liderin rolünü kolayca üstlenebileceği bir topluma doğru gidilmektedir.

Bireylerin Sorumluluklarının Artması. İleri bilgi toplumunun en önemli parçası bireydir. Bilgi ağına katılım ve yararlanma, bağımsız bireylere güven üzerine kurulurken yeni ahlak değerleri kazanmaları gerekmektedir.

Pazar Ekonomisine Dayalı Rekabet Toplumunun Yaratılması ve Geliştirilmesi. Bilgi hacminin hızla arttığı bir toplumda, her oyuncu büyük miktarlarda bilgiye bağlı olarak kendi tavrını koyabilme imkanına sahiptir. Sonuç olarak, Pazar mekanizması daha etkin olarak işleyecek ve rekabet toplumu gelişecektir.

Geniş Açılımlar. İleri bilgi toplumunda, yer ve zaman kısıtlaması azalacak, olanaklar bireylerin ulaşabileceği aktivite yelpazesi genişletecek bu da bireyi daha da geliştirecektir. Sınırsız bilginin birleşimi ile bireyler potansiyel yaratıcı güçlerini ortaya koyabilecek ve bu da çeşitliliği arttıracaktır.

Sınırların Kalkması ve Dışa Açılan Bir Toplum. Bilgi ağı; bireyleri birbirine özgürce bağlayacak ve toplum; yaş, hürriyet, sosyal sınıflar, ırk, uyruk ya da statüyü ortadan kaldıracak ve buna bağlı olarak, insanların birbirleriyle rahatça iletişim kurmaları için birçok yol ve seçenek sunacaktır.

Serbestlik ve Hızın Arttırılması. İleri bilgi teknolojileri günlük hayatımızı kolaylaştıracak; iş, yönetim, hükümet ve idareye de daha çok zaman kalacak, özellikle ekonomik alanda geniş ekonomiden hızlı ekonomiye geçiş olacak ve adaletli gelir dağılımında avantajlar artacaktır.

Düzlemsel Toplum. Yer ve zamana bağlı olmadan, bireyler ve organizasyonların eşit olarak katılımında bulunabileceği bilgi ağında, hiyerarşik yapıdaki toplumdan düzlemsel olarak organize olmuş bir topluma geçiş tahmin edilmektedir. İnsanlar arasındaki bilgi akışı dikeyken çok yatay bir akış içinde olacaktır.

Bilginin Önem Kazanması. Modern dünyayı karakterize edebilecek bir şey varsa; o da hayal edilebilenin ötesinde muazzam bilgi akışı ve bunun getirdiği

değişikliklerdir (Robbins,1992:6). Sanayi toplumunda ön planda olan “maddi” ürünlerin üretimi yerine, bilgi toplumunda, bilişim teknoloji sayesinde bilgi üretimi önem kazanacaktır (Erkan ,1993:3)

Bilginin paylaşımı ile yetişecek ve gelişecek olan bireyler, yeni bir kültürle donanmış kuşağın oluşmasına neden olacaktır.

Tapscott’a göre bilgi toplumu aşamasında oluşacak kuşağın kültürü; bireysel özerk yaklaşım, duygusal ve entelektüel paylaşım, yeni fikirler ve farklı düşünen bireyleri dışlamayan, bilgi paylaşımı yoluyla kendini özgürce ifade etme ve iddialı bakış açısı, yenilik kültürü, kendilerine bir yetişkin gibi davranılması, araştırma kültürüne sahip olması, adaptasyon yeteneğine sahip olması, şirket çıkarlarına körü körüne inanmamak, şüpheci davranmak, özgünlüğüne dayalı bir kültür olarak öngörülmüştür (Tapscott).

B. Bilgi Toplumunun Göstergeleri

Bilgi toplumuna geçişin belirtilerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Dülger, 1987: 65-66):

Daha önce emek yoğun teknolojiden, sanayi yoğun teknolojiye geçilmişti. Şimdiyse sanayi yoğun teknolojiden, bilgi yoğun teknolojiye geçilmiştir. Sanayi sektöründen, hizmet sektörüne kayış olmaktadır.

Okulda başlayan ve okulda biten eğitim yerini, hayat boyu eğitime bırakmaktadır.

Büyük dev şirketler parçalanarak yerini, küçük işletmelere terk etmektedir.

Kişiler artık bilgi ile yaşamayı öğrenmektedir.

Tahlil, sentez, araştırmacılık, müteşebbislik, objektiflik, pratik yaratıcı düşünce, problem çözme ve karar verme, hüner ve teknikleri bilgi toplumunda insanların hayat tarzı olmaktadır.

III. Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi kavramı çeşitli kaynaklarda değişik şekillerde tanımlanmıştır. Bunlardan bazıları ise şunlardır: İsmet Barutçugil, “bilgi yönetimi, şirket performansını arttırmak amacı ile üretken bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilenir. Bilgi yönetiminin temel çabası, bilgiyi üretken kılmaktır. Yönetilecek bilgi, yalnızca işletme faaliyetlerinin sonuçlarının ışığında tanımlanabilir ve değerlendirilebilir” (Barutçugil, 2002:50 ).

Harrod’s Librarians Glossary’de ise bilgi yönetimi; “ bir organizasyonda yer alan özellikle de yalnızca bireylerce bilinen enformasyon (örtük bilgi) varolan genel depolanmış enformasyon ve verinin (açık bilgi) toplanması, organizasyonu, depolanması ve kullanılması işlemidir. Bu işlem, elektronik depolama ve erişime dayanır “ (Prytherch,124.).

Yogesh Malhotra’nın tanımı ise; “bilgi yönetimi, gittikçe artan çevresel değişmeler karşısında kalan kurumların uyum, süreklilik, rekabet vb. nazik sorunlarının çözümüne hizmet eder. Temelde, enformasyon teknolojilerinin veri ve enformasyon işleme ve insanların yaratıcılık ve yenilikçilik güçlerini sinerji içinde çalışacak biçimde birleştiren kurumsal işlemleri düzenler” ( http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001,s.3/6).

Kirk Klasson tanımı , “ bilgi yönetimi, çekirdek iş yeteneğinden değer yaratmak ve daha çok değeri elinde tutma ehliyetidir” (Tiwana,1994:18).

Yukarıdaki tanımlardan yola çıkarak bilgi yönetiminin bazı özellikleri şunlardır:

Bilgi yönetimin temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini sağlar.

Bilgi yönetiminin amacı; karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içinde bilginin dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkıda bulunmaktır.

Bilgi yönetimi disiplinlerarasıdır. Uygulamalarda bilgi, ve iletişim teknolojisi, iletişim, yeni ekonomi, bilgi bilimi, işletme, finans, psikoloji, sosyoloji, mühendislik alanlarından yararlanan disiplinlerarası bir faaliyettir.

Bilgi yönetiminde örgüt kültürü çok önemlidir. İşbirliği, bilgi paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma üzerine kurulmuştur. Bu da kültürün kurum içerisinde gelişmesini sağlar. Yani, bilgi kültürüne dayanır ve onu geliştirir. Bu ise sadece teknoloji kullanımı ile olmaz.

Bilgi yönetimi sürekli bir uygulamadır. Bilgi yönetimi sistemi her kuruluşun ve kuruluşta çalışan kişilerin özel gereksinmeleri doğrultusunda oluşturulur ve gözden geçirilir. Bu özelliği ile, genel problemleri çözmek üzere geliştirilmiş bir süreç, işlemler bütünü ve araç olan bilgi teknolojilerinden farklılık gösterir.

Bilgi yönetimi liderlik, düzen, öğrenme, teknoloji, kurumsal işlemlere destek, kişi ve birime göre içerik yayma, bilgi paylaşımı ve ortak kullanımı, çalışma sürecinin bir parçası olarak örtük bilginin açığa çıkarılması, bilgi varlığının ölçülmesi, kurumsal bilgi kültürünün yaratılması ve bilgi teknolojilerine dayanmaktadır (Çapar, 2003:425).

IV. Sonuç

Bilgi toplumu olabilmenin koşulu günlük yaşantımızda, işletmelerde ve devlet politikalarında bilgiyi edinen, kullanan ve bu bilgilerden yeni bilgiler oluşturan bireyler olmamızı gerektirir.

Bilgi toplumu, dinamikliğini kol gücü veya enerjiden ziyade bilgiden alan merkezi ve talep edilen insanı, toplumun yeni değerleriyle belirlenmiş, yetenekli uzmanların oluşturduğu, ana üretimin hizmetlerden meydana geldiği bir toplumdur. Bu toplum, hayat standartlarının göstergesi olarak mal miktarı ile

http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001,s.3/6

tanımlanan sanayi toplumunun tersine, hizmetlerde; sağlık, eğitim, dinlenme ve sanat faaliyetlerinin bir göstergesi olarak hayat kalitesini belirler. Mal üretmek için fiziksel çabalamanın bağlandırıldığı işlerden ziyade, daha çok dağıtımın yapıldığı işlerdeki artmanın gözlendiği bilgi toplumlarında, daha önce toplum içinde bireyin sosyal pozisyonlarının belirtisi olarak eğitim ve becerilerin aile ve mülk zeminine yerleştirildiği yapılanma eskimektedir. Oluşturulan bu yeni dönemde, toplum içerisindeki hareketliliği, bireysel olarak elde edilen eğitim ve beceriler belirlemektedir. Bireyin kendi çabasıyla elde ettikleri kazanımlar, ona yeni fırsatlar sunmaktadır.

İşletmeler ölçek olarak büyüdükçe, teknolojileri geliştikçe, bu teknolojiyi kullanmak ve geliştirmek için kullandıkları bilgi miktarı da dönüşümlü olarak artmaktadır. İşte bu bilginin, organizasyon içinde etkin olarak kullanılması, onu kullanacak kişiye en kısa sürede en etkin bir biçimde ulaşabilmesi güçtür. Zaman ve teknoloji ile oluşan aşırı bilgi yükü içinde karar problemlerinin çözümü için, yaratılan ve paylaşılan bilginin gereken kişiye ulaştırılabilmesi, doğru sürecin seçilmesi ve doğru bilginin bulunması, paylaşma esasına dayanan bilgi ağlarının kullanımı gerekmektedir.

Günümüzde pek çok ülke elektronik devlet kavramını geliştirmekte ve bu konuda yatırımlarda bulunmaktadır. Ülkemizde hantallaşan klasik devlet yapısı yerine dinamik ve vatandaşın tüm devlet hizmetlerinden zaman ve mekan kavramı olmaksızın yararlandıkları e-devlet modellerine geçmek zorundadır. Kamuda yaşanan pek çok problemlerin düzenlenmesi, vatandaşların devletle olan ilişkilerinin yeniden tanımlanması, kamu yönetiminin yeniden yapılanması tümüyle bu yeni e-devlet modelinin devletin tüm kademelerince kabul görmesiyle mümkün olacaktır.

Kaynaklar Barutçugil, İsmet, Bilgi Yönetimi, Kariyer Yayıncılık, İstanbul- 2002. Black, C.E., Çağdaşlaşmanın İtici Güçleri (Çev: F.Gümüş), İş Bankası Kültür Yayınları No: 273,

Ankara-1986. Bozkurt, Veysel, Enformasyon Toplumu ve Türkiye, Sistem Yayıncılık, İstanbul-1996. Çapar, Bengü, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?”, II. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim

Kongresi, Kocaeli-2003. Çoban, Hasan, Bilgi Toplumuna Planlı Geçiş, DPT Yayını, Ankara-1996. Dülger, İlhan, 21.YY.’da Hedef Alınan Toplum, DPT Yayını, Ankara-1987. Erhan, Hüsnü, Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme, İş Bankası Yayınları, Ankara-1993. Erkut, Haluk, “Bilgisiz Olmaz”, Mercek, MESS Yayınları Özel Sayı, Ocak, 2002. Fındıkçı, İlhami, İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Yayınları İstanbul-2000. Güleç, Kemal, Bilgi Toplumu, Bilim ve Teknoloji Politikası ve Üniversite- Sanayi İşbirliği,

İşveren James, A., Senn, Information Technology in Business, Prentice Hall Int, New Jersey-1995. Kesici, İlhan, “Bilgi Toplumunun Özellikleri”, Bilişim, Mayıs, 1993. Kutlu, Erol, “Bilgi Toplumunda Kalkınma Stratejileri”, Anadolu Üniversitesi Yayını, No:129,

Eskişehir-2000. Malhotra, Yogesh, “Knowlegde Management For the New World of Business”,

http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001 Nef, J., U., Sanayileşmenin Kültür Temelleri ( Çev: E.Güngör ) MB. Yayınları İstanbul, 1986. Prytherch, Raymond, John, Harrod’s Librarians Glasory and Reference Book, )th, ed., Hants,

Gower-2000. Robbins, Anthony, Sınırsız Güç, İnkılap Kitabevi, İstanbul-1992. Tapscott, Don, Growing up Digital-The Rise of Net Generation Tiwana, Amrıt, Bilginin Yönetimi, ( Çev: Elif Özsayar ) Dışbank Kitapları-5, İstanbul, 2003. Toffler, Alvin, Toffler, Heidi ( Çev: Zülfü Dicleli ) Yeni Bir Uygarlık Yaratmak, Üçüncü Dalganın

Politikası, İnkılap Yayınevi, İstanbul-1995. Yozgat, Uğur, Yönetim Bilişim Sistemleri, Beta Basım Yayım Dağıtım, İstanbul-1998. Yogesh, Malhotra, “Knowlegde Management For the New World of Business”,

http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001,s.3/6 Tiwana, Amrıt, Bilginin Yönetimi, ( Çev: Elif Özsayar ) Dışbank Kitapları-5, İstanbul.

http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001

http://www.brint.com/km/whatis.htm,2001,s.3/6

Bilgi Yönetimi Sistemi

Hüseyin Odabaş

I.Giriş

Küreselleşme süreciyle birlikte günümüz toplumlarında yaşanan değişim öylesine hızlanmıştır ki etkileri, yönetim yapıları ve çalışma koşullarıyla yerel özellikler sergileyen farklı kıtalardaki bir çok işletmeye bile yansımaktadır. Küreselleşme süreci ile birlikte uluslararası düzeyde yaşanan rekabet ortamının etkilerini üzerlerinde hisseden işletmeler, 90’lı yıllarda yönetim bilimi içinde yoğun olarak tartışılan ‘öğrenen organizasyon’ modeli ile tanışmış ve bu modelin temel ilkelerini birimlerinde kullanmıştır. Ancak 2000’lı yıllara gelindiğinde bilgisayar ve iletişim dünyasında yaşanan gelişmeler, yönetimde öğrenen organizasyon prensiplerine ek olarak yeni önlemlerin alınmasını zorunlu kılmıştır. Artık hammadde ve sermayenin de önünde birinci öncelikli faktör konumuna geçen bilgi, işletmeler için en önemli değer özelliği kazanmıştır. Erişilemeyen bilgileri erişilebilir kılmak, kurumsal üretken bilgileri paylaşmak ve bu bilgilerle daha verimli bir iş ortamı oluşturmak, işletmelerin öncelikle üzerinde durduğu konular arasına girmiştir. Bilgisayar ve iletişim dünyasında yaşanan gelişmelerin yanı sıra Internet’in kişisel ve kurumsal düzeyde daha fazla kabul görmesi, bilgi üretim miktarının tahminlerin çok üzerinde artmasına neden olmuştur. 90’lı yıllara oranla günümüzde kurumsal düzeyde yapılan işlemlerin büyük bir çoğunluğu ağ tabanlı ortamlarda gerçekleştirilmektedir. Ancak ağ tabanlı ortamlar çalışanların yoğun bilgi yığınları ile karşı karşıya kalmalarına neden olmuştur.

Özellikle II. Dünya Savaşı’ndan sonra artan kurumsallaşma ile birlikte ABD ve Avrupa ülkelerinde söz konusu bilgi yoğunluğuna benzer bir durum belge üretiminde de yaşanmıştır. Kurumsallaşma sonrasında üretilen belge miktarının kurumsal faaliyetleri engelleyecek kadar çoğalması nedeniyle, kurumlarda üretilmesinden arşivlerde depolanmasına kadar, üretim, kullanım, dağıtım, ayıklama-imha, arşivlere devretme ve arşivlerde kullanıma açma evreleri boyunca belgeleri kontrol altına almak bir zorunluluk haline dönüşmüştür. Bu nedenle belgeleri üretimden arşivlerde depolamaya kadar geçen her evrede kontrol altına almak amacıyla ‘belge yönetimi’ disiplini doğmuştur. Belge yönetimi disiplini, kurumsal gelişmelerin ve bu gelişmelerle birlikte ortaya çıkan ihtiyaçların bir gereği olarak ortaya çıkmıştır. Belge yönetimini ortaya çıkaran nedenlere benzer şekilde son yıllarda çalışanların, bilgi yoğunluğu ve bilgi yığınları ile karşı karşıya kalmaları işlerini olumsuz yönde etkilemiştir. Bunun yanı sıra nitelikli bilginin, daha üretken hale dönüşebilmesi için, gerekli olan bütün personele iletilmesi, erişim sorunları nedeniyle kurumsal verimliliğe katkısı olmayan bilgilerin bulunması, kaydedilmesi ve çalışanlarla paylaşılması da organizasyonlarda bilgi

yönetimini gerekli kılan önemli nedenlerdendir. Kurumsal bilgilerin düzenlenmesi, kayıtlı olmayan bilgilerin kayıt altına alınması ve ulaşılamayan, kayıtlı olmayan ve dolayısıyla organizasyona fayda sağlamayan örtük bilgilerin ortaya çıkarılması işletmelerde bir gereksinim olarak kendini göstermektedir.

II. Bilginin Önemi ve Türleri

Bilginin önemi yaşamın çeşitli alanlarında, politikada, sanatta, iş yaşamında şüphesiz uzun yıllardan beri biliniyordu. Bilginin aktarılmasında ilk çağlardan başlayarak hikayeler, masallar, destanlar aracı olmuş ve 12. yüzyıldan sonra da üniversiteler, medreseler ve kitaplar önemli roller üstlenmişlerdir. Ancak, son dönemde iletişim ve işbirliğini son derece kolaylaştıran teknolojilerin gelişmesi ile olağanüstü bir ‘bilgi çağı’na girilmiştir (Barutçugil, 2000).

Ekonomik yaşamda son derece önemli olduğu, üretkenliğe ve sermaye değerine doğrudan katkı sağladığı günümüzde bilgi, çok farklı kategorilere ayrılmakta, yüklendiği değerler yönüyle çeşitli gruplar altında değerlendirilmektedir. Bu gruplardan ilkini, bileşenlerini ve bilginin kendisini ifade etmek için kullanılan veri (data), enformasyon (information), bilgi (knowledge) ve akıl (wisdom) kavramları oluşturmaktadır. Veri, insan ya da makine tarafından yazılmış sembolleri ve enformasyonu tamamlayan parçaları ifade etmektedir. Verilerin bir araya getirilmesi ile oluşturulan anlamlı semboller ise enformasyon olarak tanımlanmaktadır. Enformasyon genellikle, bireyler veya kurumlar tarafından bir sorunun çözümü, herhangi bir çalışmanın başlatılması ya da bitirilmesi gibi faaliyetler sonucunda ortaya çıkarılan verilerin bütününü ifade etmektedir. Bilgi ise herhangi bir konuda insanların kendi alanlarında edindikleri enformasyonu yorumlayarak elde ettiği kararlar ve yeteneklerdir. Bütün bu kavramların da üstünde olan akıl, veriden enformasyona, enformasyondan bilgiye ve bilgiden de yeteneğe dönüşen sürecin en uç noktasını oluşturmaktadır (Setzer, 2001). Çeşitli bilgilerin bir araya getirilmesi ve yorumlanması ile farklı bir bilgi oluşturulması, bilgi kavramının en üst noktası olan akıl evresinde gerçekleştirilmektedir. Ancak enformasyon, bilgi ve akıl birbirinden tamamen izole olabilecek kavramlar değildir ve çoğu zaman kendi alanlarını aşıp diğerleri ile karışabilmektedir. Bu da kavramlar arasındaki farkı algılama konusunda çoğu insanın çelişkiye düşmesine neden olmaktadır.

Bununla birlikte bilgi, içeriğine göre bireysel ve kurumsal olarak ikiye ayrılmaktadır. Bireysel bilgi, kurumsal bilgi tabanının gelişmesi için gerekli olan kişisel bilgi, beceri ve yeteneklerden oluşmaktadır. Kurumsal bilgi ise bireysel bilgilerin toplamının yanı sıra, diğer organizasyonlar tarafından kolayca taklit edilemeyecek şekilde insan, teknoloji ve yönetim ilkeleri arasında üretilen bilgi kaynaklarını ifade etmektedir. Bu bilgilerin diğer kurumlar tarafından taklit edilmesi zordur çünkü söz konusu üç unsur arasında oluşturulan etkileşim, kurumun kendine özgü tarihini ve kültürünü yansıtmaktadır (Bhatt, 2001: 3).

Aynı zamanda yönetim bilimciler erişilebilir ya da kayıtlı olup olmamasına göre bilgiyi, açık ve örtük olmak üzere iki gruba ayırmaktadırlar. Buna göre açık bilgiler, sözcük veya rakamsal veriler, formüller, bilgisayar dosyaları, dokümanlar, veritabanları gibi kolayca iletilebilir ve yayılabilir bilgilerdir

(Beijerse, 2000: 3). Kısaca açık bilgi, belli bir düzen içerisinde kayıtlı bulunan ve isteyen herkesin erişebildiği bilgidir. Aynı şekilde kurumsal açık bilgiler de, herhangi bir organizasyonun faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan, o organizasyona özgü değerler taşıyan ve çalışanların kolayca erişebildikleri bilgilerdir. Diğer taraftan örtük bilgi insanların zihninde olan ve bu nedenle formüle edilmesi, aktarılması ve yayılması kolay olmayan bilgi türüdür. Örtük bilgiler genellikle insanların zihinlerinde yerleşik halde bulunurlar; ancak, çalışanların erişimine kapalı olan ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamayan kayıtlı bilgiler de örtük bilgi olarak değerlendirilmektedir. Bununla birlikte örtük bilgilerin, tarifi zordur, görecelidir, bir çok faktöre bağlı olarak karmaşık özellikler sergilerler ve bu özellikleri nedeniyle bu tür bilgileri düzenlemek kolay değildir.

Örtük bilgi ile, yalnızca insanların zihninde olan bilgiler değil, aynı zamanda kayıtlı olmasına rağmen erişilemeyen bilgiler de ifade edilmektedirler. Örneğin her birimde yararlanılabilecek bir veritabanının yalnızca bazı birimlerin erişimine açık olması, söz konusu veritabanının örtük bilgi olarak değerlendirilmesine neden olur. Bilgi yönetimi, kayıtlı olmayan bilgilerin kaydedilmesini, kayıtlı olanların ise erişilebilir olmasını mümkün kılacak düzenlemeleri içermektedir. Bilgi yönetimi ile, kurumsal düzeyde gerçekleştirilmek istenen birçok amaç bulunmaktadır. Söz konusu amaçlardan en önemlisi, örtük bilginin açık bilgiye, açık bilginin ise daha açık bilgiye dönüştürülmesidir. Bu, bir anlamda kayıtlı olmayan bilgilerin kayıt altına alınmasını, kayıt altına alınanların da erişilebilir olmasını ifade etmektedir.

Beijerse (2000:3) genel hatları ile bilgiyi, sistem tabanlı enformasyon (information) ve insan bilincine dayalı bilgi (knowledge) olarak iki tür altında değerlendirmektedir. Bu genel ayrımın yanı sıra Beijerse bilginin, sistem tabanlı açık bilgi ve insan bilincine dayalı örtük bilgi şeklinde iki farklı türü olduğunu da ifade etmektedir. Aynı çalışmada Japon girişimcilerin iş yaşamında başarılı olmaları, bu sahip oldukları örtük bilgileri açık bilgiye dönüştürme yeteneğine bağlanmaktadır. Bu yolla enformasyon ve bilgi sistemlerindeki açık bilgilere benzer şekilde, örtük bilgilerdeki yaratıcı düşüncelerin kavranması yoluna gidilmiş, yeniden üretilebilir ve yararlı bilgilerin ortaya çıkarılması sağlanmıştır.

Bireysel saklı bilginin açık ve toplumsal hale dönüştürülmesi güç olmakla birlikte bilgi üreten bir şirkette strateji oluşturulması açısından çok önemlidir. Saklı bilgi, duygulara, kişisel deneyimlere ve bedenin hareketlerine bağlı olduğu için kolay kolay başkalarına aktarılamaz. Saklı bilginin aktarımı için, yapılan işe fiziksel açıdan yakın olmak bir zorunluluktur. Saklı bilgiyi paylaşmanın bazı yolları şu şekilde sıralanabilir:

Doğrudan gözlem: Bu yöntemde topluluk üyeleri tıpkı bir usta-çırak ilişkisinde olduğu gibi yapılan işi ve işi yapan kişileri gözlemlemektedir. Hangi hareketlerin işe yaradığına, hangilerinin yaramadığına akıl yürütür ve ortak davranışlar geliştirirler.

Doğrudan gözlem ve anlatım: Topluluk üyeleri bir yandan yapılan işi gözlemlerken bir yandan da diğer üyelerden işin nasıl yapılacağına ilişkin ek bilgiler alırlar; bu genellikle benzer durumlara ilişkin anlatımlarla veya

benzetmelerle yapılır. Bu yöntemde gözlemcilerin edindiği bilgiler, anlatılan bilgilerle daha da pekişir ve kalıcı davranışlara dönüşür.

Taklit: Topluluk üyeleri, başkalarını doğrudan gözlemleyerek aynı işi kendileri yapmaya çalışırlar.

Deneme ve karşılaştırma: Topluluk üyeleri çeşitli çözüm yollarını dener ve sonra uzmanın çalışmasını izleyerek onun performansı ile kendi performanslarını karşılaştırırlar.

Birlikte çalışma: Topluluk üyeleri hep birlikte söz konusu işi yapmaya çalışır ve aralarından daha deneyimli olanları diğerlerinin performansını yükseltmeye yönelik küçük ip uçları verir ve öneriler getirirler (Krogh, Ichijo ve Nonaka, 2002: 102).

Günümüzde bilgi, işletmeyi oluşturan en önemli unsurlardan biridir. Son yıllarda kurumsal bilgisini üretken şekilde kullanan bir çok işletme, maddi varlıkları bakımından dünyanın sayılı pek çok büyük şirketinden daha iyi bir yere gelmiştir. Örneğin 1980’lı yılların ortalarında kurulan Microsoft, bugün neredeyse yüzyıllık bir şirket olan ve uzun yıllar dünyanın en büyük kuruluşu olarak kabul edilen General Motors’un iki buçuk katı piyasa değerine sahiptir. Bilginin yarının rekabetçi pazarlarında son derece büyük bir role ve öneme sahip olacağını kanıtlayan buna benzer örnekler her geçen gün daha fazla ortaya çıkmaktadır (Barutçugil, 2000). Artık bilginin rekabeti körükleyici, itici, üretken gücünü doğru ve yerinde kullanan işletmeler, yalnızca bulundukları bölgede değil aynı zamanda dünyanın her bölgesinde rekabet edecek duruma gelebilmektedirler. Bu rekabetin temelinde üretilen bilgiyi kontrol edebilme ve doğru bilgiyi kullanabilme gücü yatmaktadır. Kontrollü bilgi kullanımının yanı sıra kontrolsüzçe çoğalan ve yayılan bilgiler de, kurumsal faaliyetlere engel olmaktadır. Bu bağlamda bilgi yönetimi aynı zamanda bilgi üretiminin düzenlenmesi ve üretilen bilgilerin rafine edilmesi işlevini de yerine getirmelidir.

Bilgi üretimi, yeni ve yararlı çözümlerin geliştirilmesi amacıyla yapılan kurumsal bir aktivitedir. Motivasyon, esinlenme, deneyim, değişim, taklit gibi yöntemler, bilgi üretimini ortaya çıkaran önemli bilgi sağlama yöntemleridir (Bhatt, 2001: 3).

Bireyler ve kurumların gelişimi için bilginin son derece önemli bir faktör olduğu günümüzde, bilgi üretimi ve yayımının toplumsal etkilerini Barutçugil (2000), matbaanın bulunması örneğine benzetmektedir. Buna göre matbaanın bulunmasından önce özel koleksiyonlarda, manastırlarda, kiliselerde veya çoğu zaman ulaşılamayan yerlerde bulunan toplam kitap sayısının otuz bin civarında olduğu tahmin ediliyor iken, matbaanın bulunmasından 20-30 yıl kadar sonra bu sayının 10 milyonu aştığı görülmektedir. Basılı kitapların artması sonucunda bilime, buluşlara ve sanata gösterilen ilgi, daha sonra Rönesans’ın doğmasına neden olmuştur. Aynı şekilde bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin sosyal ve ekonomik alanlarda bıraktığı etkiler, alışılagelmiş bir çok prensibin değişmesine neden olmuştur. Artık bilgi, bilgisayar ve iletişim teknolojileri ile en uzak mesafelere kadar iletilebilmekte, çalışanların paylaşımına sunulabilmektedir.


Bilgi yönetimi, eğitim, öğrenim ve deneyimlerin kurumsal faaliyetlere yansıması sonrasında oluşan bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerini organizasyonun yapısına göre uyarlayan ve uygulayan bir disiplin dalıdır. Özetle bilgi yönetimi, bilgi, iletişim ve insan kaynaklarının uyumlu ve düzenli bir biçimde aynı ortam içerisinde yönetilmesidir. Bilgi yönetiminin amacı, kuruma artı değer kazandırmaktır. Diğer bir ifade ile bilgi yönetimi, kurumun değişen koşullara uyabilmesi ve yeteneklerini artırabilmesine olanak sağlayacak biçimde bilgi kaynakları ve potansiyelinden en üst düzeyde yararlanmasını sağlamaktadır (Kim, 2002: 51).

Genel olarak bilgi yönetimi, herhangi bir işletmenin, amacı doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak ve piyasada oluşan rekabete direnebilmek için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlanmasıdır. Kurumsal bilgiler, kurumda çalışan kişilerin sahip olduğu bireysel bilgilerden oluşabileceği gibi, kurumun hesap kayıtları, dosyaları, veritabanları, tanıtıcı broşürleri gibi çeşitli kaynaklarından da oluşabilmektedir. İşletme içinde üretilen, kullanılan ve saklı tutulan bilgiler dışında, düşünceler, deneyimler ve sezgiler gibi kayıtlı olmayan bilgiler de kurumsal bilgiler kapsamında değerlendirilmektedir. Ancak her kurumsal bilgi, personelin tümüne dağıtılacak, dönüşümü olacak ve yeniden bilgi üretimine katkı sağlayacak kadar değerli olmayabilir. Bu nedenle sistemin çalışmasına engel olmamak için kurumsal özellik taşıyan her bilginin, bilgi yönetimi sistemi içindeki yerini iyi değerlendirmek gerekmektedir. Bu açıdan bakıldığında bilgi yönetiminin, amacı ve gereksinimleri doğrultusunda işletmenin verimliliğini artırmak için üretken bilginin sağlanması, kullanılması, ilgili birimlere iletilmesi, söz konusu birimlerden geribildirimin alınması, geribildirim yoluyla alınan bilgilerin işletmenin bilgi havuzunda toplanması ve yeniden kullanılmak üzere hazır tutulması evrelerinden oluşan bir döngü olduğunu ifade edebiliriz. Ancak bilgi sağlama sürecinde, işletme için gerekli olan bilginin gereksizlerden ayrılması ve gerekli olan bilgilerin de önem derecesine göre söz konusu döngüde yer alıp almayacağı konuları bilgi yönetimi kapsamında değerlendirilmektedir.

Her organizasyonun, ulaşmak istediği hedefleri, bu hedeflere ulaşabilecek nitelikte personeli, yerel ya da evrensel değerleri, az ya da yeterli miktarda sermayesi, kendine özgü yapısı, güçlü yanları ve çözemediği bir takım sorunları olabilir. Daha genel bir ifade ile diğerlerinden farklı olarak her organizasyonun kendine özgü özellikler bulunmaktadır. Bilgi yönetimi, bütün organizasyonlarda bu özellikleri nedeniyle bilgi yönetimi sistemini oluşturmadan önce organizasyonlar şu unsurlara göre değerlendirilmelidirler (Beijerse, 2000: 4):

Stratejisi: Organizasyonun ana planları ve gelecekte yapmak istedikleri.

Yapısı: Organizasyonun kurumsal düzeni, birimleri, görev ve sorumlulukları, yatay ve düşey ilişkileri.

Kültürü: Organizasyonun değerleri, normları, çalışanları ile olan ilişkileri ve bilgi paylaşımına bakışı.

Sistemi: Personelin günlük işlerini yaparken uymak zorunda olduğu kurallar, ilkeler ve araçlardır.

Şekil 2: Bilgi yönetimi işlemleri ve bilgi teknolojilerinin potansiyel rolleri

Kaynak: Alavi ve Dorothy, (2001:125)

Alavi ve Dorothy (2001: 113-114)’ye göre bilgi yönetimini uygulamak üzere yapılan çalışmaların bir çoğu üç amacı gerçekleştirmek üzere yapılmaktadır. Bu amaçlardan ilki organizasyonun sahip olduğu dokümanlar, haritalar, dosyalar, planlar gibi bilgi kaynaklarının görünür ve erişilebilir olmasını sağlamaktır. Bilgi paylaşımı konusunda yapılan her türlü çalışmaya destek vererek veya teşvik ederek bilgi yoğunluklu bir kültür ortamı oluşturmak ikinci amaçtır. Üçüncü amaç ise yalnızca sistemlerin değil aynı zamanda insanların etkileşim ve işbirliği içinde olabilecekleri ortamları hazırlamak ve bu bağlamda web iletişim ortamı oluşturarak bir bilgi paylaşım platformu kurmaktır.

Bilgi yönetimi, herhangi bir organizasyonda bilginin üretilmesi, onaylanması, yayımlanması, dağıtılması ve kullanımı işlemlerinin aynı sistem üzerinde düzenli ve verimli bir biçimde gerçekleştirilmesidir. Bilgi yönetimi içinde yer alan bu beş evre, kurumsal yeteneğin kurulması, korunması ve yeniden oluşturulması bağlamında herhangi bir organizasyona öğrenmek, öğrendiğini uyarlamak, yanlış bilgilerin unutulmasını sağlamak ve yeniden (sürekli) eğitim hizmeti vermek için fırsat sağlamaktadır (Bhatt, 2001: 3).

Teknolojik yenilikleri birimlerine uyarlamak isteyen ve değişimi kabul edip yeniden yapılanma sürecine giren işletmelerin, bilgi yönetiminin tasarımı ve uygulanması konusunda atması gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir:

Altyapının araştırılması ve analiz edilmesi

Bilgi ve belge hizmetlerinin gözlemlenmesi ve değerlendirilmesi

Bilgi üretimi, kullanımı ve paylaşımı konularında gereksinimlerin tespit edilmesi

Personelin, oluşturulacak olan yeni yapıya göre eğitilmesi

Organizasyonun değişime açık ve bilgi paylaşım kültürünü benimseyen bir yapıya dönüştürülmesi

Kurumsal yapının özelliklerine göre bilgi yönetimi altyapısının tasarlanması

Bilgi yönetimi biriminin oluşturulması ve sorumlulukların belirlenmesi

Bilgi yönetimi sisteminin oluşturulması ve uygulanması

Doğan ihtiyaçlara göre sistemin geliştirilmesi

Maliyet analizlerine göre sistemin rafine edilmesi

IV. Bilgi Yönetimi Sistemi

Kurumsal bilginin çalışan bütün personele dengeli ve zamanında iletilmesini sağlayan bilgi yönetimi, aynı zamanda personel, bütçe, bilgisayar ve iletişim teknolojileri gibi çok farklı unsurları barındıran bir sistemi de ifade etmektedir. Bilgi yönetimi sistemi (Şekil 1), bilgi yönetimi disiplininin tasarımı, kurulması, uygulanması ve yenilenmesi sırasında personel, bütçe, yasal düzenlemeler, bilgisayar ve iletişim teknolojilerini oluşturan iletişim kanalları, web sayfaları, ağlar, veritabanları, zaman-kalite yönetimi, sürekli eğitim gibi çok çeşitli unsurların bir arada ve uyum içerisinde kullanıldığı sistemi ifade etmektedir. Bu sistemde nitelik geliştiren ilkeler ve kurumsal kültür de göz ardı edilmeden, bilgisayar ve iletişim teknolojileri ile sistemin temel unsurlarını oluşturan parçalar dengeli, kurumsal verimliliğe katkı sağlayacak ve bilgi paylaşımını öne çıkaracak şekilde yönetilmelidir.

Büyük bir sistem bağlamında düşünüldüğünde Internet, bilgi yönetimi sitemine güzel bir örnektir. Bir çok araştırmacı kendine gerekli olan bilgi ve belgeleri çeşitli web sayfalarından edinir, edindiği bilgi ve belgeleri kendi bilgi kaynakları ile değerlendirir, birleştirir ve yeniden yorumladıktan sonra yine çeşitli web sayfalarında paylaşıma açar. Bu nedenle Internet’in, bilginin bulunup sağlandığı ve edinilen bilgilerin farklı formda yine aynı ortamda kullanıma açıldığı bir bilgi paylaşım platformu olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Ancak kurumsal bilgi yönetiminin avantajları, büyük bir sistem olarak nitelendirdiğimiz Internet’in aksine küçük işletmelerde kendini daha somut olarak göstermektedir.

Hemen her sistemi oluşturan unsurlar gibi bilgi yönetimi sistemi de personel, bütçe, teknoloji, kültürel altyapı, yasal düzenlemeler ve standartlar gibi önemli unsurlardan oluşmaktadır. Söz konusu unsurlar bilgi yönetimi sisteminin tasarımı, kuruluşu, uygulanması ve yenilenmesi evrelerinin her aşamasında yer alması gereken unsurlardır.

Şekil 1: Bilgi Yönetimi Sistemi

Personel

Bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri de, çalışanların edindikleri iş deneyiminin sisteme ve diğer çalışanlara aktarılmasıdır. Organizasyonda yapılan bütün aktivitelerin, kişilere değil, sistemin kendisine bağlı olarak işlemesini sağlamak bilgi yönetiminin temel felsefesini oluşturmaktadır. Çalışanların edindiği bilgi, deneyim ve yeteneklerin sisteme aktarılması ile, birimlerin bireylere olan bağımlılığı ortadan kalkacak, yapılan hatalar sistemi oluşturan diğer bireyler tarafından düzeltilebilecek ve birimler arasında personel değişimine yanıt verebilecek şekilde potansiyel eleman yetiştirilebilecektir. Bu nedenle bilgi yönetiminin var olduğu kurumlarda çalışan herkes bilgi yönetiminden sorumludur (Drucker, 1999: 19). Ancak organizasyonlarda bilginin bulunması, sağlanması, gereksinim duyanlara iletilmesi ve kurumsal bilgilerin saklanmasından sorumlu olan bilgi yönetimi birimi ve bilgi yöneticisinin sorumlulukları diğer çalışanlara oranla daha fazladır.

Bütçe

Bilgi, çağımızın daha üretken, yenilikçi ve rekabet oluşturan organizasyonları için vazgeçilmez bir sermayedir. Ancak bilgiye sahip olmak ve bilgi üreten organizasyona dönüşmek, yapısal anlamda yatırım yapmayı gerektirir. Örneğin bilgi yönetimi sisteminin oluşturulması için, belli bir bütçe ile teknolojik altyapının yenilenmesi, personelin eğitilmesi, gerekirse değiştirilmesi, örtük ve açık kurumsal bilgilerin kurulan bu sisteme taşınması gerekmektedir. Ayrıca kurum için gerekli olan bilginin bulunması, sağlanması, dağıtılması, saklanması ve kullanıma açılması işlemlerinden oluşan kurumsal bilgi erişim ortamının oluşturulması da sürekli olarak belirli bir bütçenin ayrılmasını zorunlu kılmaktadır. Ancak uzun dönemde bilgi yönetiminin organizasyona sağlayacağı katma değerler düşünüldüğünde, yapılan yatırımların elde edilen tasarruf miktarından çok fazla olmadığı görülecektir.

Teknoloji

Bilgisayar ve iletişim teknolojisi alanında gerçekleşen hızlı gelişme, kurum içi ve kurum dışı iletişimi ve üretime yönelik bilgi akışını hızlandırdığı gibi, karar alma sürecinde, zaman ve alan kullanımında sağladığı avantajlarla da kurumsal etkinliği artırmaktadır (Odabaş, 2003: 361). Bilgi yönetimi sistemi içinde önemli bir yere sahip olan teknoloji unsuru, yazılım ve donanım, iletişim sistemleri, intranet, Internet, veritabanları ve tartışma platformları gibi çok çeşitli parçadan oluşmaktadır. Bu teknolojik unsurların kurulması ve uygulanmasında sistem analisti ve tasarımcıları, yazılım mühendisleri, programcılar, veri denetleyiciler, ağ yöneticileri gibi bilgi tabanlı ağ ve sistem uzmanları görev almaktadır. Bilgi yönetimi sisteminin kurulması ve işletilmesinde çalışacak ağ ve sistem uzmanlarının başlıca görevleri, organizasyonun daha doğru, hızlı ve verimli çalışmasına imkan tanıyan veritabanını oluşturmak, ağ yapısını inşa etmek, uygun donanım ve yazılımları kullanmaktır (Kim, 2002: 52). Söz konusu teknolojiler kurumsal bilgi dönüşümüne olanak sağladıkları için organizasyona önemli yararlar sağlamaktadırlar. Ancak, tercih edilen teknolojiler standartlara uymalı, benzerlerine oranla maliyeti düşük olmalı, sürekli teknik desteğe ve mümkün olan en uzun garanti süresine sahip olmalıdır. Ayrıca kurulacak olan teknolojik altyapı, organizasyonun iş hacmine cevap verebilecek gücü ve yeteneği garanti etmelidir. Bilgisayar ve iletişim teknolojileri, yalnızca bilginin depolanması için değil, aynı zamanda bu bilgilerin erişimini, düzenlenmesini ve güvenliğini de sağlamalıdır (Shanhong, 2002: 89).

Kültürel Altyapı

Bilgi yönetimi her şeyden önce çalışanların, kurumsal işler ve çözüm yolları konusunda ortak görüşe varmaları ve takım ruhuyla hareket etmeleriyle başarılı sonuçlar verecektir. Kurumlarda takım ruhu ve ortak hareketin varlığı, kurumun ortak kültürünün olduğunu, değişimi ve gelişmeleri özümseyebildiğini gösteren önemli göstergelerdir. Değişimi ve teknolojik yenilikleri organizasyona uyarlama işlevinin yanı sıra, ortak bir organizasyon yapısı, standartlar ve yasalar gibi konularda personelin fikir birliği içinde olması da gerekmektedir. Diğer bir ifade ile organizasyonda çalışan bütün personelin, kurumsal faaliyetlere bakış açısı genel hatlarıyla benzer özellikler sergilemelidir.

Yasal Düzenlemeler ve Standartlar

Bilgi dolaşımı ve paylaşımı, yalnızca organizasyon içindeki bireyler arasında değil, aynı zamanda organizasyonlar arasında da yapılmaktadır. Organizasyon içi ve dışıyla yapılan bilgi paylaşımı, çeşitli sorumluluklara ve etik değerlere uyulmasını zorunlu kılmaktadır. Bu bağlamda doğabilecek haksız bilgi kullanımının önüne geçebilmek için bilgi paylaşımı, kullanımı ve satışı gibi konularda gerekli yasal düzenlemeler yapılmalıdır. Bilginin ulusal ve uluslar arası platformlarda paylaşılabilmesi için özellikle üretim ve saklama konularında çeşitli standartlara da uyulmalıdır (Özer, Yücel ve Seyrek, 2003). Özellikle bilgi ve bilgi hizmetleri pazarlayan işletmelerin, üretilen bilgilerin dili, kaydedildiği ortamlar, kayıt çeşidi ve metin formatı gibi alanlarda hazırlanan standartlara uyması, bilgi paylaşımının büyük oranda arttığı günümüzde bir gereksinim olarak karşımıza

çıkmaktadır. Örneğin kütüphane katalog kayıtları için kullanılan MARC (makinece okunabilir kataloglama kuralları) formatı, günümüzde kütüphanecilerin bir çoğu tarafından kabul edilmiş kataloglama kurallarıdır. Bu standart ile herhangi bir yerde oluşturulmuş kitap veya belge kaydı, dünyanın bir çok yerinde aynı biçimde çoğaltılmaktadır. Bu ve benzeri bir çok örnekte de görüleceği gibi uzun süre özelliklerini yitirmemeleri ve veri transferini olanaklı kılmaları için özellikle bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin seçimi konusunda kabul edilen standartlara uyulmalıdır.

Genellikle var olan bir sistemi değiştirmek, yeni bir sistem oluşturmaktan daha zor ve pahalıdır. Çünkü değişimin önüne her zaman için yerleşik altyapı, kültür ve alışkanlıklardan oluşan bir takım sorunlar çıkmaktadır. Kurulu bir sistemi kaldırmanın belli bir maddi yükü olabileceği gibi, kaldırılanın yerine yenisini kurmanın da önemli bir gideri olacaktır. Teknolojik araç ve gereçlerin yanı sıra bilgi yönetimi sistemi çeşitli teknikler, yönetim türleri, insan ve kültürel altyapıdan oluşan ve belli bir harmoni ile çalışan büyük ve karmaşık bir sistemdir. Çok farklı unsurları içeren yapısı nedeniyle bilgi yönetimi sistemini oluşturmak ve işletmek oldukça zordur. Bu zorlukların yanı sıra, kültürel değişim ve çalışanların ödüllendirilmesi anlayışına kadar getirilecek bir çok yenilik, sistemin maliyetini artıracaktır.

Bir bilgi değişim sürecini, yepyeni bir teknolojiyle birlikte uygulamaya kalkmak, alışkanlıklarının çoğunu değiştirmesi gereken çalışanlar arasında gerginliğe yol açmaktadır. Buna getirilebilecek en akılcı sentez; insanla teknolojiyi bütünleştirirken, kültürel değişimi de teknolojik değişimle birleştirmektir. Bu nedenle her sistemin tasarımında olduğu gibi bilgi yönetimi sisteminde de önce insan, sonra teknoloji anlayışıyla hareket edilmelidir. Önce teknolojiyi kurup sonra da insanların buna uyum sağlamasını beklemek çoğu zaman başarısızlık getirmektedir (Tiwana, 2003: 107).

Bilgi yönetimi, herhangi bir işletmede birçok kaynağı, birçok sahibi ve birçok oyuncusu bulunan, daha açık bir ifade ile çalışanların hepsinin katıldığı örgütsel bir aktivitedir (Barutçugil, 2000). Bilgi yönetimi, herhangi bir organizasyonda çalışan bütün personelin sistemden belli bir oranda sorumlu olduğu disiplindir. Paylaşım oranı bakımından böylesine geniş bir sistemde çalışanlara düşen sorumlulukların koordine edilmesi ve denetlenmesi kolay değildir. Aynı zamanda organizasyonlarda açık ya da örtük her türlü bilgiyi kontrol altına almak gibi zor bir işlevi yerine getiren bilgi yönetiminin kurulması, işletilmesi ve bu bağlamda personelin eğitilmesi ve kurumsal paylaşım bilincinin yaygınlaştırılması çalışmaları belli bir yatırımı da zorunlu kılmaktadır. Söz konusu zorluklara ve yeni yatırımlar gerektirmesine rağmen bilgi yönetimi, kurumsal bilgilerini daha üretken yapmak isteyen organizasyonların kullanmak zorunda olduğu bir disiplindir.

V.Sonuç

Küreselleşme ve gelişen teknolojiler özellikle son on yılda yerel değerlerin zayıflamasına, ekonomide maddi olmayan unsurların güçlenmesine ve kurumsal yaklaşımların değişmesine yol açmıştır. Küreselleşme ile birlikte artan rekabet,

işletmelerin yönetim anlayışlarını gözden geçirmelerini zorunlu kılmıştır. Günümüzde bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin hayatın her alanında yoğun olarak kullanılması ile, klasik işletme anlayışından bilgi işletmesi anlayışına geçiş süreci iyice hızlanmıştır. İşletmeler artık sahip oldukları bilgi ile rekabet ortamı oluşturmaktadırlar. Sahip oldukları örtük ya da açık her türlü bilgiyi daha verimli kullanan organizasyonlar, daha dinamik bir iş ortamına sahip olmaktadırlar. Artık sanayi toplumundaki ürün ve hizmetleri değil, ileri teknoloji ile taklit edilmesi çok zor, bilgi yüklü ürünleri üreten işletmeler küresel rekabet içerisinde ayakta kalabilmektedirler.

Sonuç olarak günümüzde sahip oldukları bilgi birikimini kurumsal verimliliğe dönüştürmek isteyen organizasyonların, bilgi yönetimi anlayışını benimsemesi kaçınılmaz bir gerekliliktir. Bu nedenle yeniden yapılanma sürecine giren organizasyonlarda öncelikle bilgi yönetimi, kurum yöneticileri tarafından kabul edilmeli ve bütün çalışanların bilgi yönetiminin öngördüğü esaslara göre hareket etmeleri sağlanmalıdır. Bilgi yönetimi, içinde bulunduğu sistemi oluşturan unsurların kendi arasında uyumlu olmasını da gerektirmektedir. Söz konusu unsurlardan herhangi birinin olmaması, zaman zaman unutulması veya düzgün işletilememesi, sistemin çalışmasını bütünüyle bozabilmektedir. Bu özelliğinin yanı sıra bilgi yönetimi, önemli miktarda yatırım yapmayı gerektirir. Ancak sahip olunan bilgi kaynaklarının verimliliğe ve üretime dönüştürülememesinin maddi değeri, kurumsal bilgi yönetimi modeli oluşturma maliyetinden daha az değildir. Bu nedenle bilgi yönetimi, organizasyonlara bilgi merkezli yeni bir kurumsal anlayış kazandıran ve uzun vadede önemli maddi getiriler sağlayan stratejik bir yönetim modelidir.

Kaynaklar Akdeniz, Tanju. (2002). Bilgi yönetimi nedir?. [Çevrimiçi] Elektronik Adres:

http://www.mis.boun.edu.tr/badur/IBS%20205/Bilgi%20Yonetimi.pdf [28.12.2002]. Alavi, Maryam ve Dorothy E. Leidner. (2001). Knowledge management and knowledge

management systems: Conceptual foundations and research issues. MIS Quarterly 25 (1), 107-136.

Altıntaş, Levent. (2001). Bilgi yönetimi ve değişim. Kaynak Dergisi, 7. [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://shop.link.com.tr/kaynakdergiyazi.asp?PRI=80&SAYI=7 [28.12.2002].

Barutçugil, İsmet. (2000). Bilgi yönetimi. Active Bankacılık ve Finans Dergisi, 12. [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.makalem.com/Search/ArticleDetails.asp?nARTICLE_id=367 [02.06.2004].

Barutçugil, İsmet. (2002). Bilgi yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık. Beijerse, R. P. uit. (2000). Knowledge management in small and medium-sized companies:

Knowledge management for entrepreneurs. Journal of Knowledge Management, 4 (2), 162-174.

Bhatt, Ganesh D. (2001). Knowledge management in organizations: Examining the interaction between Technologies, techniques and people. Journal of Knowledge Management, 5 (1), 68-75.

Çalkıvik, Gürkan. (2001). Yeni ekonomi ve bilgi yönetimi. Önce Kalite Dergisi, 7 (37). [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.exper.net.tr/corporate/arsiv/yeniekonomi5.htm [28.12.2002].

Drucker, Peter F. (1999). Yeni örgütün ortaya çıkışı. Bilgi yönetimi içinde (11-28). Çev. Gündüz Bulut. Ankara: Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası.

Kalseth, Karl and Sarah Cummings. (2002). Knowledge management: development strategy or business strategy?. Information Development, 17 (3), 163-171.

Kim, Seonghee. (2002). The roles of knowledge professionals for knowledge management. Libraries in the Information Society içinde (50-55). Yay. haz. Tatiana V. Ershova ve Yuri E. Hahlov. München: K.G. Saur.

Krogh, Georg Von, Kazuo Ichijo ve Ikujiro Nonaka. (2002). Bilginin üretimi. Çev. Günhan Günay. İstanbul: Rota yayınları.

MacKenzie, George. (1999). A new world ahead: International challenges for information management. Information Management Journal, 33 (2), 24-34.

Microsoft’tan bilgi yönetimine vurgu. (2002). [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.activefinans.com/activeline/sayi2/bilgi_yonetimi.html [28.12.2002]

Nonaka, Ikujiro (1999). Bilgi yaratan şirket. Bilgi Yönetimi içinde (29-50). Çev. Gündüz Bulut. Ankara: Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası.

Odabaş, Hüseyin. (2003). Kurumsal bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 17 (4), 357-368. Ögüt, Adem. (2001). Bilgi çağında yönetim. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. Özer, Gökhan, Rahmi Yücel ve İbrahim H. Seyrek. (2003). Yeni ekonomide bilgi dönüşümleri ve

bilgi şirketlerinin artan önemi. Active Bankacılık ve Finans Dergisi, 28. [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.makalem.com/Search/ArticleDetails.asp?nARTICLE_id=2252 [02.06.2004].

Setzer, Valdemar W. (2001). Data, information, knowledge and competency. [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.ime.usp.br/∼vwsetzer/data-info.html [12.11.2003].

Shanhong, Tang. (2002). Knowledge management in libraries in the 21st century. Libraries in the Information Society İçinde (88-93). Yay. haz. Tatiana V. Ershova ve Yuri E. Hahlov. München: K.G. Saur.

Tiwana, Amrit. (2003). Bilginin yönetimi. Çev.: Elif Özsayar. İstanbul: Rota yayınlar. Townley, Charles T. (2001). Knowledge management and academic libraries. College and

Research Libraries, January, 44-55.

Bilgi Sistemleri ve Yönetimde Bilgi Sistemlerinin Kullanımı

Hakan Anameriç

I. Giriş

Organizasyonların varlıklarını sürdürebilmesi, işlemleri devam ettirmesi, organizasyonun farklı yönetim kademelerinde bulunan yöneticilerin, içinde bulunulan ve gelecekte karşılaşılabilecek durumlarla ilgili karar almaları ile olanaklıdır. Farklı yönetim kademelerindeki yöneticiler, kendi alanları ile ilgili farklı bilgiye gereksinim duymaktadırlar. Gereksinim duyduğu bilginin kendilerine sağlanması için organizasyon içinde ve dışında, üretilen bilginin kontrol edilmesini sağlayacak bir sistemin gerekliliği söz konusudur. Bu sistem bilginin kontrolü yanında yöneticilerin gereksinim duyduğu bilgiyi depolamak, iletmek, işlemek ve düzenli raporlar hazırlamak için de kullanılmaktadır.

Bilginin yöneticilere ulaşmasını sağlayacak olan sistem, “bilgi sistemi”dir. Sistem bilindiği gibi bileşenler, eylemler ve ilişkiler bütünüdür. Bilgi sistemini oluşturan üç ana unsur; sistem yaklaşımı, bilgi ve teknolojidir. Organizasyonlarda bilgi sisteminin öğeleri olarak önce kağıt ve kalem kullanılmış daha sonra daktilo ve hesap makineleri yavaş yavaş kağıt ve kalemin yerini almaya başlamıştır. Günümüzün bilgi sistemleri, 1950’li, yıllardan başlayarak gelişmeye başlayan bilgisayar ve iletişim teknolojileri ile 1960’larda ortaya atılan sistem yaklaşımı teorisinin kaynaşması sonucu ortaya çıkmıştır. Yöneticiler 1950’li yıllardan itibaren çeşitli bilgi sistemleri kullanılmaya başlamıştır. Son yıllarda ise, verileri otomatik olarak işleyen değişik tür ve güçteki bilgisayarlar ve bilgisayarlara bağlı diğer araçlardan oluşan bilgi sistemleri kullanılmaktadır.

Bilgi, tarihin her döneminde aktarılma gerekliliği olan özellikle savaşların ve ticaret yaşamının yoğun olduğu dönemlerde stratejik öneme sahip olan bir kavramdı. Birbirleriyle ilişki halinde olan uygarlıkların, hem kendileri hem de ilişkide oldukları topluluklar ile ilgili bilgiler hayati önem taşıyordu. Ordu birliklerinin hareketleri, asker sayısı, nerede bulundukları, ne kadar sürede hedeflere varabilecekleri; askeri açıdan oldukça önemliydi. Ticari malların tutarları, çeşitleri, ticaret merkezinin sosyal, politik, ekonomik ve kültürel yapısı, ulaşım süreleri, kimin nerede ticaret kolonisi kurduğu vb. bilgiler ise; ticari açıdan öğrenilmesi ve bilinmesi gereken konulardı. Bu bilgilerin öğrenilmesi, hayatta kalmayı ve dolayısıyla da gelişmeyi beraberinde getirecekti. Bu bilgilerin, yöneticilere (hükümdar, vali, kumandan vb.) ulaşması çeşitli iletişim araçları ve teknikleri ile gerçekleşiyordu. Bu araçlardan en çok kullanılanları elçiler ve mektuplardı. Ancak iletişim süresinde herhangi bir standartlaşma söz konusu değildi. Bunun nedeni ulaşım olanaklarının kısıtlı olması idi. Mesafeler uzadıkça

iletişim ve bilgilenme zayıflıyor, stratejik karar verme süreci ve uygulanma süresi uzuyor, bu da başarısızlığa neden olabiliyordu.

Ancak günümüzde hem iletişim araçları hem de ulaşım olanakları çok gelişmiştir ve büyük avantajlar sağlamaktadır. Şu anda kullanılan bilgi sistemlerini ilk geliştirilen bilgi sisteminden ayıran en önemli özellikler teknolojinin sağladığı hız ve zamanlılıktır.

Günümüzde organizasyonlarda farklı türlerde bilgi sistemleri yöneticiler için vazgeçilmez hale gelmiştir. Organizasyonlarda yöneticiler elci (manuel) ya da informel (resmi olmayan) bilgi sistemleri yanında bilgisayara dayalı (computer-based) bilgi sistemlerini de kullanmaktadırlar. Yöneticiler bilgi sistemlerinin organizasyonlar için oynadığı stratejik rolün farkındadırlar. Bilgi sistemleri 1950’li yıllarda satın alma, sipariş, faturalama ve kayıt tutma işlemlerinde, 1960 ve 70’lerde çeşitli yönetim kademelerinde ve planlamalarda günümüzde ise; stratejik kararlar alma düzeyinde kullanılmaktadır. Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin yaygın olarak kullanılmasıyla birlikte bilgi sistemleri, bilgisayar tabanlı bilgi sistemleri (computer-based information systems), elektronik bilgi sistemleri (electronic information systems) ya da stratejik bilgi sistemleri (strategic information systems) gibi isimler almışlardır (Anameriç, 2003: 129).

Bilgi sistemi en yaygın anlamıyla, enformasyonun, farklı gereksinimleri karşılamak üzere düzenlenmesi, işlenmesi, depolanması ve istenildiği zaman iletilmesi için organize edilmiş bir kurallar bütünüdür (Harrod’s...., 2000 : 375).

Bilgi sistemleri, özellikle organizasyonların ürettikleri ve dışarıdan sağladıkları bilgiyi yöneten sistemlerdir. Sistem, birbiri ile ilişkili ve birbirine bağlı olan öğelerin çevreden aldıkları girdileri işleyerek hedeflenen çıktılara dönüştürmesi sürecini ifade etmektedir. Bu bakımdan bilgi sistemleri de dışarıdan ve içeriden girdi olarak bilgi ve/veya veri sağlar. Bilgi sistemleri, bilgi ve veriyi işlem sürecinden geçirerek, anlamlı çıktılara dönüştürürler. Bu açıdan bakıldığında bilgi sistemleri; organizasyonlarda bilgi toplama, dönüştürme ve dağıtma işlemlerini yerine getiren insan kaynakları, bilgisayarlar ve yöntemler dizisidir (Cash, 1988: 28). Başka bir ifadeyle bilgi sistemi, belirli hedefleri karşılamak üzere, verileri karar verici için anlamlı bilgilere çeviren insangücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir dizidir (Öğüt, 2001: 141).

Organizasyonların başarılarını etkileyen en önemli faktör elde edilen verilerin işlenmesi ve enformasyonun organizasyon içinde verimli olarak kullanılmasıdır. Enformasyonun verimli olarak kullanılmasının ölçülmesindeki etkinlik ise, organizasyonun aldığı başarılı kararlar ve hedeflerine ulaşması ile ölçülebilir. Bilgi sistemi, bilgisayarlar yardımıyla, yöneticilere yakın çevrelerindeki olaylardan, fırsatlardan ve beklenmedik durumlardan haberdar olmalarında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

II. Bilgi Sistemlerinin Amacı ve Öğeleri

Kurumsal olarak bilginin amacı, gelecekte ortaya çıkacak ya da içinde bulunulan durumla ilgili oluşacak bir karmaşıklığı en aza indirgemek ya da ortadan

kaldırmaktır. Bilgi sisteminin amacı ise, sözü edilen durumlarda karar almayı gerektirecek bilgiyi sağlamaktır. Bilgi sistemleri, organizasyonların etkili olmalarını ve verimliliklerini artırmalarını, daha kaliteli ve nitelikli hizmet vermelerini sağlayan, organizasyon içi ve dışı olaylardan haberdar olmaları için gereken bilgileri, gerektiği zamanda, uygun biçimlerde sunabilen sistemlerdir.

Her sistemin olduğu gibi bilgi sisteminin de öğeleri vardır. Bu öğeler farklı kaynaklarda ancak benzer biçimlerde ele alınmıştır. Bilgi sistemleri kavramı ile bilginin toplanması, saklanması, işlenmesi, iletilmesi ve dağıtılmasına hizmet eden teknolojiler, uygulamalar ve insan kaynakları akla gelmektedir. Teknoloji, uygulama ve insan kaynakları da sistem girdilerini işleyerek çıktıya dönüştürürler. Bilgi sistemlerinin öğeleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

a. Donanım (Hardware): Donanım, bilgisayar ve bilgisayarla birlikte çalışan diğer araçları ifade eder ve beş ana unsurdan oluşur.

1. Girdi birimleri: Bilgi sistemlerinin girdisi, organizasyon içi ve dışı işlemlerden, araştırmalardan ve olgulardan elde edilen verilerdir. Veri, girdi birimleri yardımıyla sisteme aktarılır ve işlem süreci başlar. Girdi birimleri, disketler, klavye, cd-romlar, tarayıcılar vb’den oluşan geniş bir yelpazeyi ifade etmektedir.

2. Çıktı birimleri: Çıktı birimleri, sisteme aktarılarak işlenen verinin enformasyona dönüştükten sonra gereken yerlere çeşitli formatlarda iletilmesidir. Çıktı birimleri yazıcılar başta olmak üzere disketler, elektronik belgeler, cdler gibi içerisinde bilgi taşıyan her türlü bilgi kayıt ortamı ifade eder.

3. Veri ve programlar için ikinci bir depolama alanı (“Harddisc”ler, veri tabanları).

4. Merkezi işlemci (hesaplama, denetim ve birinci depolama alanı).

5. İletişim araçları (her türlü iletişim aracı).

b. Yazılım: Bilgi sisteminden yapılması istenen işlemleri gerçekleştirmesi için girdi ve çıktı birimleri ile işlem birimini birbirine bağlayan programlar ve komutlar bütünüdür. Sisteme girilen işlenmemiş haldeki veriler, karar almada yöneticiler için bir anlam ifade etmez. Verilerin işlenerek anlamlı hale getirilmesi gerekmektedir. Bu noktada bilgi sistemi, verilerin işlenmesi ve yorumlanmasında gerekli kuralları belirler.

c. Veri tabanı: Bilgi sistemi, yönetimin gereksinim duyduğu bilgileri belirli bir standart içinde sunarak karar almanın ve denetimin daha kısa sürede ve sağlıklı olarak gerçekleştirilmesini sağlar. Standartlaşma, bilgi sisteminin yazılım unsurunun bir avantajı olan, veri tabanı oluşturmasından kaynaklanmaktadır. Veri tabanları kullanıcıların, anahtar kelimeler ve diğer erişim uçları yardımıyla bilgiye kolay ulaşılması olanağı sağlar. Veri tabanında veriler kullanım şekline ve gereksinimlerine göre nümerik, alfanümerik, metin, resim, ses vb. şeklinde depolanır.

d. İnsan kaynakları/personel: İnsan kaynakları, bilgi sistemi personelini oluşturan farklı görevlerdeki kişilerdir. Personel, sistemin tasarlanmasından işleme geçmesine kadar olan işlemleri yapar ve kontrol eder. Sistem tasarımcısı, bilgisayar operatörü, sistem analisti, programcı gibi görevliler sistemin insan kaynaklarını meydana getirir. Sistem personeli veri girişi, çıktı alma, veri tabanı oluşturma, işlem sürecini kontrol etme, işlemleri sıralama, gerekli yazılımları hazırlama, sistemdeki aksaklıkları belirleyip onarma ve bilginin aktarılması işlemlerini gerçekleştirirler. Sistem personeli hem veriyi giren hem de onu kullanan kişilerden oluşur.

e. Prosedürler: Prosedürler bilgi sistemi içinde yer alan personel, girdi ve çıktı birimleri ile işlem birimi arasında işbirliği sağlayan çeşitli işletim ve kullanıcı yönergeleridir (Bensghir, 1996: 42). Prosedürler, kullanıcılara yol gösteren el kitapları ve kullanım kılavuzları biçiminde olabilir. Üç tür prosedür vardır:

1. Kullanıcı talimatları; bir terminalden veri girişi yapmak, veriye erişmek ya da sonuçları kontrol etmek için kullanıcılara sunulan talimatlardır;

2. Veri girişi için personele sunulan talimatlar;

3. Bilgisayar işlemleri için personele sunulan talimatlar (Davis, 1985: 21).

Bu unsurlardan meydana gelen bilgi sistemi, iç ve dış kaynaklardan elde edilen veriyi organizasyon için kullanılır hale getirmek üzere; uygun şekilde toplar, düzenler, anlamlı enformasyon formuna getirir ve dağıtır. Böylece bilgi sistemi iyi işler ve organizasyonun işlemleri kolaylaşır. Bilgi sistemi içerisinde verinin enformasyona dönüşüm süreci 1. şekilde görülebilir.

Şekil 1. Bilgi Sistemi

Kaynak: Anameriç, (2003: 94)

Birinci şekilde organizasyon içi veya dışından elde edilen ham veri sistemin işlem birimi tarafından işlenerek bilgi haline dönüştürülür ve değişik bilgi kayıt ortamların ya da iletişim kanalları ile karar yetkisi buluna yöneticilere iletilir.

Bilgi sistemlerinin zaman içinde gelişmesinin en önemli nedeni, bilgisayarların gelişimiyle paralellik göstermesidir. Çünkü bilgisayarların gelişmesiyle

bilgisayarların fiyatları hızla düşmüş, buna bağlı olarak organizasyonlarda kullanımları da aynı hızda artmıştır. Bilgisayarlar, farklı türdeki organizasyonlarda stok kontrol, maaş, vergi, sigorta, faturalama işlemleri ve bu işlemlerin sonuçlarını depolama gibi işler için sıkça kullanılmaktadır.

Bilgisayarlar, bilgi sistemleri için sadece veriyi işleyen ve onu enformasyona dönüştüren araçlar değildir. Günümüzde bilgisayarlar, bu görevlerinin yanı sıra iletişimi önemli ölçüde hızlı hale getiren ve işlenen veriyi yöneten bir sistemi de ifade etmektedir. Bilgisayar diğer yardımcı araç ve yöntemler ile birleşerek bir bilgi sistemini meydana getirir.

Bilgi sistemleri, karar vermede, koordinasyonu sağlamada ve kontrolde yöneticilere destek sağlar, ortaya çıkan problemlerin analiz edilmesini, çözülmesi zor, karmaşık sorunların çözümlenmesi ve yeni hizmetlerin geliştirilmesinde yönetim kademelerine katkıda bulunur. Bilgi sistemleri organizasyondaki ve organizasyon çevresindeki bilgi kaynaklarından elde edilen bilgiyi içerir.

Bilgi sistemlerinde göze çarpan önemli bir durum, teknolojiyi kullanıyor olmalıdır. Daha önce de belirtildiği gibi bilgi sistemleri, bilgisayar ve iletişim teknolojileri ile bütünleştiğinde yeni isimler almıştır, aynı zamanda üstlendikleri görevlerde de bu teknolojileri kullanarak kendilerine avantaj sağlamaktadırlar. Bilgi teknolojileri gereksinim duyulan bilgiye ulaşmada, kullanmada, iletmede, saklamada, düzenlemede kullanmaktadırlar. Bu teknolojiler bilgiyi hızlı, düzenli, güvenilir, standart ve anlaşılır biçimde vererek, sistemin işlemesinde önemli rol oynarlar.

Bilgi sistemlerinde, gereksinim duyulan bilginin sağlanması üç temel aşamada gerçekleşir. Sözü edilen aşamalar, girdi, işlem ve çıktı aşamalarıdır. Girdi daha önce de belirtildiği gibi, verinin organizasyon içinden ve dışından sağlanması işlemidir. İşlem aşaması, toplanan verinin anlaşılır bir duruma getirilmesi için geçen süreçtir. Çıktı ise, işlem sürecinde elde edilen bilginin gereksinim duyan kişilere çeşitli formlarda dağıtılmasıdır. Bunun yanında, bilgi sistemi, sistemin tekrar çalışabilmesini sağlamak, kullanıcılardan gelen istek ve yeni gereksinimleri değerlendirmek için bir geribildirim özelliğine de sahiptir.

Bilgi sistemleri, hem çeşitli kademelerdeki yöneticiler hem de çalışanlar için gereklidir. Ancak konumuz gereği sadece yöneticilerin bilgi sistemlerini kullanma nedenleri ve gereksinimleri üzerinde durulacaktır. Bilgi sistemlerinin yönetim ve yöneticilere sağladığı olanaklar, organizasyonun iç ve dış çevresi, hizmet politikası, bilgi gereksinimleri gibi değişkenlere göre şekillenmektedir. Bilgi sistemleri yöneticilerin organizasyon çevresindeki benzer organizasyonlar, müşteriler, devlet kurumları ile ilişki kurmasına sağlanmasına yardımcı olur.

Yönetim hiyerarşisindeki (üst, orta ve alt kademe yöneticileri) tüm yöneticilere gereksinim duydukları bilginin sağlanması ve yöneticilerin sorumluluklarındaki bölümlerde yapılan işlemlerden elde edilen verinin işlenmesinde bilgi sistemleri ön plandadır.

Bilgi sistemleri, yöneticilerin karar almada kullanacakları veri ve bilginin düzenli ve sürekli biçimde toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını, yorumlanmasını, aktarılmasını sağlamaktadır. Bu yüzden hemen hemen her yöneticinin bir bilgi sistemi vardır.

Şekil 2. Bilgi Sistemleri ve Yönetim

Kaynak: Demircan, (1997: 8).

İkinci şekil bir organizasyon içerisinde kullanılan bilgi sisteminin yönetimin bilgi gereksinimine nasıl yanıt verdiği gösterilmektedir. Yönetim kademeleri, belirlenmiş stratejiler ve kurallara bağlı kalarak karar alma süreci için bilgiye gereksinim duyar. Organizasyonda kullanılmakta olan bilgi sistemi, günlük işlemler sonucunda ve geçmiş işlemlerden elde edilen verileri işleyerek iletişim kanalları yardımıyla yöneticilerin bilgi gereksinimlerini karşılar.

Bilgi sistemi, bilgiyi üreten ve onu kullanan kişilerden, üretilen bilginin yorumlanmasını ve işlenmesini sağlayan bölümlerden meydana gelen karmaşık bir mesajlar bütününü ifade etmektedir. Bu mesajların gerekli kademelere iletilmesi için de sistem içerisinde bilgi iletim kanallarının olması gereklidir.

Bilgi iletim kanalları, sistemin çalışması için gereken önemli unsurlardır. Bilgi sistemi, gerekli olan bilgiyi bu kanallar aracılığıyla organizasyon çevresinden toplar. Enformasyonu da yine bu kanallarla kullanıcılarına iletir. İletişim kanallarından söz edilirken, bilginin aktarılmasında kullanılan araç ve teknikler göz önüne alınmaktadır. Bu kanallarla organizasyona çeşitli kaynaklardan enformasyon sağlanmaktadır. Organizasyona enformasyon sağlayan bu kaynaklar temel olarak iç ve dış bilgi kaynakları olarak 2’ye ayrılmıştır.

Dış (external) bilgi kaynakları: Dış bilgi kaynakları, doğrudan bilgi edinilen birincil ve ikincil kaynaklardır. Kitaplar, dergiler, abstraktlar, günlük, aylık ve yıllık raporlar, veri tabanları, her türlü sesli ve görüntülü materyal, patentler, planlı toplantılar, seminerler, kullanıcılar, medya araçları, eğitim programları dış bilgi kaynaklarını meydana getirir. Dış bilgi kaynakları, herkesin aynı tür bilgiyi aldığı kaynakları ifade eder. Bu tür kaynaklar, organizasyon yöneticilerine olabilecek olaylar karşısında önemli ip uçları verebilecek bilgiler sağlayabilir. Dış bilgi, organizasyonda bilinen kurallar ve belirli bir standart biçimde olan

verilerden üretilir ve doğrudan karar verme işleminde kullanılır (Curtis, 1989: 39-40). Dış bilgi kaynakları büyük oranda yazılı iletişim araçlarını kullanırlar. Dış bilgi kaynakları organizasyondaki bölümler, birimler ve kişilerin kendilerine ait iç bilgiyi oluşturmalarındaki temel kaynaklardır. Yönetim kademelerinde bilgi kaynakları kullanımına bakıldığında üst kademe yöneticileri, dış kaynaklı bilgiyi daha çok tercih etmektedirler.

İç (internal) bilgi kaynakları: İç bilgi kaynakları dış kaynaklardan sağlanan bilginin yorumlanması ile oluşmaktadır. Sağlanan dış bilgi, farklı bölümler, birimler ve kişilerce gereksinimleri doğrultusunda yorumlanarak yeni bilgiye dönüştürülür. İç bilgi düzenli raporlara dönüştürülmesinin yanı sıra kişiler tarafından zihinde (wisdom) de saklanabilmektedir. Yönetici konumundaki kişi, iç bilgi sayesinde, eğer karar vermesi gereken durum ile daha önceden karşılaşmış ise, dış kaynaklara gereksinim duymadan kendi zihnindeki bilgi ile karar verebilir. İç bilgi genellikle özneldir, çoğunlukla konuşma ile iletilir ve daha çok sezgilere, düşüncelere ve tahminlere dayalıdır. Genellikle açıklayıcı ve değerlendirme bilgisini gerektirir (Curtis, 1989: 40). İç bilgi kaynakları ile elde dilen bilgi, kararların alınmasında önemli olmasına karşın, daha çok kararların değerlendirilmesini yapmak ve sonuca varılmasında kullanılır. Bilgisayarlaşmış birçok bilgi sistemi ise iç bilgi odaklıdır.

İç bilgi kaynaklarının sadece sözlü iletişime dayanma zorunluluğu yoktur. Resmiyet kazanmamış yazılar, notlar, konuşmalar ve elektronik bilgi iletimi bu sınıfa dahil edilebilir. Organizasyonlardaki orta ve alt kademe yöneticileri büyük oranda iç kaynaklı ve ayrıntılı bilgiyi kullanırlar. Üst yönetim kademesi yöneticileri ise, özetlenmiş iç kaynaklı bilgiyi tercih ederler.

İç bilgi kaynaklarına örnek olarak; üst düzey yöneticilerin talimat ve raporları, düzenli olarak yapılan toplantılar, alt düzey yöneticilerin hazırlamış oldukları raporlar, bilgisayar sisteminden veri tabanı aracılığıyla alınan bilgiler verilebilir.

Internet’in yayılması ile organizasyonlara uyarlanabilen Intranet11 alt yapısı ile elektronik iletişim, resmi olmayan bilgi kaynakları arasında önemli bir yere sahip olmuştur.

İç ve dış bilgi organizasyona farklı kanallarla sağlanır. Genel olarak iki tür iletişim kanalı vardır. Bunlar resmi ve resmi olmayan iletişim kanallarıdır. Bilgi bu kanallarla sözlü, yazılı ve elektronik olarak iletilir. Bilgi kanalları; her türlü düşünce, istek, gereksinim, yorumların ve bunların üzerinde bulunduğu farklı enformasyonun gönderildiği ve alındığı kanalladır. Yani bilgi kanalları, bilgiye gereksinim duyanları bilgiye eriştiren aracılardır.

İç ve dış kaynak türleri de aşağıdaki gibi sıralanabilir.

11 Intranet: Sadece belirli bir kuruluş içindeki bilgisayarları, yerel ağları (LAN) ve geniş alan ağlarını (WAN) birbirine bağlayan, çoğunlukla TCP/IP tabanlı bir ağdır. Internet Nedir? – Temel Kavramlar. http://web.inet-tr.org.tr/turkce/css/latin1/bolum1.html

a) Organizasyon çalışanları; müşterilerle bağlantı sağlama, mesleki kuruluşlara üyelik, kurs ve konferanslara katılım.

b) Organizasyon ilişkileri; yerel ve merkezi devlet kurumları, mesleki kuruluşlar, kullanıcılar.

c) Basılı materyal; kitaplar, meslekle ilgili süreli yayınlar, yerel ve ulusal basın, danışmanlık hizmetleri, hükümet raporları ve istatistikleri, yıllık raporlar, veri tabanları, yazışmalar, envanter kayıtları.

d) Kararlaştırılmış toplantılar ; konferanslar, seminerler, mesleki toplantılar

e) Diğer; danışmanlar, akademik personel, özel araştırmalar vb. (Lucey, 1987: 217-218). Bu sınıflama, hem iç hem de dış bilgi kaynaklarını bir arada vermektedir.

Resmi bilgi kanalları (formal information channels): İletilecek mesajların belli bir düzen ve sistem içerisinde toplanıp, yine belirli bir biçimde alıcıya eriştirilmesini sağlayan kanallardır. Resmi bilgi kanalları; bilgi sistemlerini, işlem raporlarını, basılı belgeleri ve organizasyonların resmi anlaşmalarını kapsar (Alter, 1997: 91).

Resmi olmayan bilgi kanalları (informal information channels): Herhangi bir sisteme bağlı olmayan tesadüfi ve programlanmamış durumlarda bilgilenmeyi sağlayan bilgi kaynaklarıdır. Telefon görüşmeleri, kararlaştırılmamış yer ve zamanlarda yapılan sohbetler, onaylanmamış plan taslakları, yapılan toplantılar üzerine yapılan tartışmalar bu tür bilgi kanallarına örnek olarak verilebilir. Resmi olmayan bilgi kaynakları ise, iş esnasında ya da iş dışında yapılan konuşmaları, buluşmaları, müşterilerle yapılan görüşmeleri, kişilerin, iş çevresinin ve iş ilişkilerinin gözlenmesini kapsamaktadır (Alter, 1997: 91).

Bilgi sistemlerinin tamamen bilgisayar ve iletişim teknolojisine dayalı olduğu günümüzde, yönetim fonksiyonlarının büyük bir çoğunlukla resmi bilgi kanalları ile yapılmaktadır. Bu durum resmi olmayan bilgi kanallarını ve bu kanallarla gelen bilgiyi azaltacaktır.

Organizasyonların planlanan hedeflere ulaşmaları doğrultusunda bilgi sistemlerinin performansını ölçebilmek amacıyla bir dizi aşama gerçekleştirilir. Bu aşamalar organizasyonu, organizasyonu oluşturan unsurlar göz önüne alınarak adım adım uygulanmaktadır. Söz konusu aşamalar şu şekilde sıralanabilir (Öğüt, 2002: 191-192).

a) Başlangıç aşaması: Organizasyonlar basit günlük işlemlerini ve faaliyetlerini maliyetleri düşürmek ve zamandan kazanmak amacıyla makineye dayalı olarak yapmaya başlamıştır. Örneğin, çalışanların maaş, sigorta, prim vb. işleri bilgisayar yardımıyla yaparak kırtasiye giderlerinin ve bu çalışmalarda hesaplamalar için harcanan zamanın en aza indirilmesi sağlanabilir.

b) Gelişme aşaması: Bilgi sisteminin uygulandığı alt bölümlerdeki performans değerlendirme sonucunun olumlu olması, bilgi sisteminin organizasyondaki uygulama alanının genişlemesini sağlar. Bunun oluşması için üst yönetim kademesinin sistemin uygulandığından haberdar olması ve onu değerlendirmesi gerekmektedir. Örneğin, belirli bölümler arasında on-line bilgisayar ağlarının ya da inrtanet altyapısının kurulması ve olumlu sonuçlar vermesi yayılmayı gerçekleştirebilir.

c) Kontrol aşaması: Başlangıç ve gelişim aşamasında sistemin uygulanışının denetlenmesi işlemi gerçekleştirilir. Denetleme sürecinde, bilgi sistemlerinin gerçekten işe yarayıp yaramadığı, çalışanlara ve yöneticilere kolaylık sağlayıp sağlamadığı, maliyetleri düşürüp düşürmediği ve gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı gözden geçirilir.

d) Bütünleşme (entegrasyon) aşaması: Daha önce belirlenmiş bölümlerde uygulanan bilgi sistemleri veri tabanları ve ağlar ile birbirine bağlanarak bir entegrasyon sağlanır. Bütünleşme işlemlerin ve formların standartlaşmasını, zaman ve maliyet analizlerinin yapılmasını ve daha önemlisi performans ölçümünün kolaylaşmasını sağlar. Bu aşamada her düzeydeki yönetici bilgi sistemini kullanmaya başlamıştır. Bu nedenle bilgi sisteminin değerlendirilmesi daha verimli ve etkili olacaktır.

e) Veri, bilgi ve enformasyon yönetimi aşaması: Bilgi sisteminin kullanıcıları sistemin kullanımı konusunda eğitilirler. Enformasyonun alt bölümler arasında paylaşımı gerçekleştirilir, enformasyondan yararlanma yolları belirlenir ve enformasyona erişim sağlanır.

f) Olgunlaşma aşaması: Bilgi sistemi artık organizasyonun bir parçası haline gelmiştir. Bilgi sisteminin düzenli çalışması, gereken bilgiyi gerekli yerlere iletmesi ve kararları desteklemesi için planlama ve geliştirme çalışmaları tamamlanır. Bu aşamada stratejik planlama ve sistemin planlaması arasında paralellik sağlanır. Bilgi sistemi, organizasyonda yöneticiler için önemli bir danışma aracı haline gelmiştir. Organizasyondaki bölümler, alt bölümler, personel ve işlemler bilgi sistemine göre yeniden yapılandırılmıştır (Bensghir, 1996: 72-73; Anameriç, 2003, 100-101; Yılmaz, 1986: 35-39).

III. Bilgi Sisteminin İşlevleri

Bilgi sistemi açık bir sistem örneğidir. Bilgi sistemini oluşturan temel işlemler de üç ana başlıkta toplanmaktadır. Bunlar, verinin hazırlanması, işlenmesi ve iletimidir. Bilgi sisteminin tanımlarından da anlaşılacağı üzere, bir bilgi sistemi, veri hazırlama, işleme, yönetim, kontrol ve iletim görevlerini bir arada sürdürmektedir.

Veri hazırlama, bilgi sisteminin birincil işlevidir. Veri hazırlama, verinin toplanması, daha sonra işleme tabi tutulmak üzere sisteme girişinin sağlanması, kontrolü ve sınıflandırılması işlemlerini ifade etmektedir. Veri hazırlamanın başlangıcını oluşturan veri toplama aşamasında, bilgi kullanıcılarının gereksinim

duyduğu bilginin üretilmesi için gerekli olan verilerin toplanması işlemi gerçekleştirilir.

Veri toplama aşamasında yapılacak çalışma, gözlemi yapılacak olayların özellikleri, yeri vb. konuları kapsamaktadır. Yani toplanacak verinin hangi konuya ait olduğu, ne zaman toplanacağı ve nerede elde edileceği belirlenmelidir (Karakaya, 1994: 28).

Veri yönetimi, verinin bilgiye dönüştürülmesi işlemlerinin her aşamasında uygulanması gereken saklama, güncelleme ve geri alma işlemlerini kapsamaktadır. Saklama işlemi, verilen toplanması ve gereksinim duyulduğunda kullanılması için bir veri tabanının oluşturulması işlemidir. Güncelleme işlemi, saklanan veri ya da bilginin daha sonraki zamanlarda kullanılması ve doğru kararlar alınmasını sağlayacak duruma getirilmesidir. Geriye alma, saklanan verinin gerektiğinde kullanılmak üzere aktif hale getirilmesi ya da veriye erişilmesi işlemidir (Karakaya, 1994: 29).

Veri kontrol ve güvenliği, sisteme giren verinin işlenmesi süresince meydana gelebilecek, çalınma, kaybolma, silinme ve değiştirilme gibi durumlar karşısında gerekli önlemlerin alınmasını ifade etmektedir. Bilgi sistemlerinin önemli işlevlerinden biri, sisteme girilen verinin bilgiye dönüşüm sürecinde ve bilgiye dönüşmüş halinde bilginin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamaktır. Veri kontrol işlemleri, verinin işlenmesi süresince yapılan kontrol işlemleri ve bilginin üretilmesinden sonra yapılan kontrol işlemleri ifade eder. Veri güvenliği ise, veri kütüklerinin saklanması, veri kütüklerine erişim yetkisi, veri değiştirme yetkisi ve saklama ortamı ile ilgili önlemlerdir.

Veri iletme, sisteme girilen verinin bilgiye dönüştürülerek gereksinim duyan kullanıcılara iletilme işlemlerinin bütünüdür. Bu işlemin organizasyonlardaki en temel kullanımı raporlama işlemidir. Organizasyonlarda kararların alınması ve uygulanması için farklı aralıklarla ve çeşitli içerikte raporlar hazırlanmaktadır. Hazırlanan raporlar, yöneticilerin hem organizasyonun işleyişi hakkında bilgi almasını sağlamakta hem de karar alma mekanizmasında kullanılmaktadır. Hazırlanan raporlar, metin, tablo, grafik olarak sunulabilmektedir. Dağıtım işi ise, hazırlanmış raporların çeşitli biçimlerde ve ortamlarda bilgi kullanıcılarına ulaştırılması işlemidir.

IV. Bilgi Sisteminin Türleri

1960’lı yıllarda gelişmeye başlayan bilgi sistemleri, teknolojide, iletişimde, ekonomik, sosyal yaşamda meydana gelen değişiklikler ve bunlara bağlı olarak ortaya çıkan yeni istekler organizasyonların bilgi gereksinimlerinin de çeşitlenmesini sağlamıştır. Bilgi gereksinimlerinin çeşitlenmesi, bilginin sağlanması ile görevli olan bilgi sistemlerinin de çeşitlenmesini zorunlu hale getirmiştir.

Stratejik, taktiksel ve operasyonel düzeylerde her birinin kendine özgü gereksinimleri ve buna yanıt veren özel bilgi sistemleri olmak zorundadır. Bu düzeylere sahip olan her organizasyon maliyetleri azaltmak, verilen ürün/hizmet

kalitesinin artırılması, daha yerinde ve doğru kararları desteklemek, işlem sürelerini azaltmak için bilgi sistemlerinden yararlanmaktadır. Bu sistemler uygulama alanlarına göre sınıflandırılmaktadır. Aslında organizasyonların kullandığı bilgi sistemlerini sınıflandırmanın bir zorunluluğu yoktur. Çünkü organizasyonlarda asıl olan bilgi sistemlerinin gereksinimleri karşılamasıdır. Ancak bilgi sistemlerinin türlerinin sınıflanması özellikle biribirleri ile ilişkilerini anlamak açısından önemlidir. Aşağıda sıralanan bilgi sistemi türlerinin gelişimi kronolojik olarak ele alınmıştır.

Veri İşleme Sistemleri - VİS (Data/Transaction Processing Systems - TPS)

Veri işleme sistemleri, organizasyonlardaki günlük işlemleri sonucu elde edilen kayıtların toplanması ve bu kayıtların işlenmesi görevini yerine getirmektedir. Bu kayıtlar organizasyonu ile ilgili maaş, sigorta, vergi, çek, tahsilat ve stok işlemleri kapsayan kayıtlarıdır. Veri işleme sistemleri oluşturulan ilk bilgi sistemi türüdür ve ilk olarak bir alındı kaydı ve bu kaydın makbuz oluşturma işi için kullanılmıştır. VİS’in geçmişi, 1890’larda Hermann Hollerith’in ABD’de yapılan nüfus sayımı sırasında kullandığı delikli kart okuyan makineye kadar gitmektedir (Alter, 1997: 127). Asıl gelişim ise 1940’lı yıllarda bilgisayarın geliştirilmesi sonucunda görülmüştür.

VİS’in temel amacı, daha önce elci olarak yapılan, uzun zaman ve emek gerektiren hesaplamaların otomatik olarak makineler yardımıyla daha kısa sürede, doğru ve en az maliyetle yapılmasını sağlamaktır. Bilgi sistemlerinin ilk şekli olan veri işleme sistemleri rutin büro işlemlerinin makineleştirilmesidir. Veri işleme sistemleri bir organizasyonda kuralları belirli, yapısal olarak izlenebilir, tanımlanabilir, kabul görmüş, modellenebilir süreçlerin çalıştırılmasında ve bu tür problemlerin çözülmesinde kullanılırlar (Öztemel, 1998: 117).

Veri işleme süreci temel olarak üç ana bölümden meydana gelmektedir;

1) Günlük faaliyetlerin işlenmesi;

2) Rapor işleme;

3) Sorgulamaların işlenmesi (Lucey, 1987: 185).

Günlük faaliyetlerin işlenmesi, siparişler, alındılar, ödemeler, makbuzlar, faturalar, sipariş kayıtları gibi işlemler sayılabilir. Raporlar, belirlenmiş aralıklara göre hazırlanan satın alma, ödünç verme, personel faaliyetleri gibi işlemleri kapsar, sorgulamalar ise, stok kontrol, tarama sonuçları gibi işlemlerdir.

VİS daha önce de belirtildiği gibi, organizasyonlarda kullanılan ilk bilgi sistemidir. Bu nedenle, organizasyonlarda bilgi işleme kavramı da bu sistem ile beraber ortaya çıkmıştır. Bilgi işleme; verilerin toplanması, saklanması, iletilmesi ve belli aşamalardan geçirilerek anlamlı bilgiler haline getirilmesi işlemidir. Yılmaz, bu aşamaları Glos - Baker’ı kaynak göstererek kayıt etme, sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme, rapor etme olarak altı aşamada toplamıştır. Veri işleme aşamalarını Bensghir; Glos - Baker ve Yılmaz’ı kaynak göstererek aynı

şekilde altı, Ülgen ise; veri elde etme, kayıt, sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme, saklama, yeniden başvurma, çoğaltma ve iletişim olarak on aşamada ele almaktadır. Sonuç olarak daha çok kabul gören, veri işlem faaliyetleri de altı aşamalı bir işlemler dizisi içerisinde ele alınabilir (Glos and Baker, 1967: 539).

1) Kayıt etme; verilerin organizasyonun iç ve dış kaynakları resmi ve resmi olmayan iletişim kanalları yardımıyla elde etmesi, kağıt, disket, harddisk, cd vb. kayıt ortamlarına kaydetmesi işlemlerini kapsamaktadır.

2) Sınıflama; kayıt edilen verilerin kullanım alanlarına, türlerine (ses, resim, metin, görüntü), kapsamlarına, ortak özelliklerine, gereksinimlere göre ayrılmasıdır.

3) Sıralama; sınıflandırılan verilerin kullanım aşamasına geçilmeden önce gereksinimlere ve taleplere göre öncelik sırasının ve listesinin belirlenmesidir.

4) Hesaplama (İşleme); verilerin temel matematiksel işlemlerden geçirilmesi, grafikler, tablolar veya istatistiksel sunumların gerçekleştirilmesi, gerektiğinde verilerin daha anlamlı hale getirilmesi için türlerinin değiştirilmesi, örneğin metin halindeki veri için ses ya da resim şekline ses türündeki verinin metin şekline getirilmesi gibi işlemlerin yapılmasıdır.

5) Özetleme; veri ve bilgiler sınıflama, sıralama ve hesaplama aşamalarında belirli bir düzen ve sırada yer almalarına karşın kapsamlılıkları bu aşamalarda değişmez. Bu nedenle, veri ve bilgilerin özetlenmesi gerekir. Kullanıcıların yalnızca özetlenmiş veri ya da bilgiyi kullanması söz konusu değildir. Karar verme aşamasında üst kademe yöneticiler özetlenmiş ve ayrıntılardan arındırılmış veri ve bilgiye gereksinimleri vardır. Özetleme, verilerin ana noktaları üzerinde durarak yoğunlaştırılması ve kullanıcı için yararlı biçime dönüştürülmesidir (Ülgen, 1990: 29; Bensghir, 1996: 55).

6) Rapor etme/çıktı; bilginin organizasyondaki bölümlere dağıtılması ve bölümlerin kendi içlerinde ürettikleri bilgiyi yöneticilere iletme işlemidir. Rapor etme, aynı zamanda veri işleme sisteminin çıktı birimini meydana getirir. Bölümlerin diğer bölümlerle ve yöneticilerle iletişimi, resmi kanallardan rapor etme ile sağlanır.

Üçüncü şekil, basit bir veri işleme sürecini göstermektedir. Veri işleme sistemlerinin girdileri, şekilde de gösterildiği gibi nakit ödeme, fatura, sipariş verilerinden oluşmaktadır. Veri işleme sistemlerinin işlem birimi, işletim sistemi ve yazılım yardımıyla veri tabanında bulunan sözü edilen verileri alarak işler. İşlemiş olduğu verileri dokümanlar biçiminde sistemin çıktı biriminden, gereksinim duyulan bölümlere iletir.

Raporlar; organizasyon faaliyetlerine göre günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak düzenlenir. Raporların hazırlaması hem elci hem de makine yardımıyla gerçekleştirilir. Şu anda kullanılmakta olan bilgi sistemlerinde raporlama işlemleri programlar yardımıyla bilgisayarlar tarafından yapılmaktadır. E-posta ve basılı

olarak hazırlanan raporlar hem işlemlerin denetlenmesini hem de performans değerlendirme için kullanılmaktadır.

VİS, organizasyonlara birtakım avantajlar sağlamaktadır. Bu avantajların başında verilerin daha hızlı işlenmesi ve iletilmesi gelmektedir. Bu kolaylıkların yanı sıra hataların azaltılması, saklanan veri ve bilginin güvenliğinin sağlanması, terminaller aracılığıyla veri ve bilgiye ulaşılması, doğruluk ve güvenilirlik oranının artırılması, işlemlerin gerçekleştiği anda kayıtlara geçirilmesi ve analizlerin gerçekleştirilmesi de veri işleme sistemlerinin organizasyonlara sağladığı kolaylıklardır.

Şekil 3. Veri İşleme Sistemleri (VİS)

VİS, özetle şu niteliklere sahiptir; bu sistemler işlemleri yürütme ve kayıt tutma üzerinde yoğunlaşır, çıktıları belirli aralıklara göre belirlenmiştir, organizasyonların eylemsel planlama kademesindeki çalışanlara ve yöneticilere bilgi sağlarlar. Bu sistemlerin karar alma işlemleri üzerinde etkisi azdır. Bunun nedeni, sonucu bilinen rutin hesap işlemlerini yerine getirmesi ve farklı bilgi gereksinimlerini karşılama yeteneğinin olmamasıdır.

VİS daha önce de belirtildiği gibi teknoloji ve iletişim teknolojisi ile paralel olarak gelişme göstermiştir. Dolayısıyla farklı dönemlerde farklı isimler ile anılan VİS, 1960’lı yıllardan beri “veri işleme sistemleri” (data processing systems), “elektronik veri işleme sistemleri” (electronic data processing systems), “hareketsel işlem sistemleri” (transaction processing systems), “işlem temelli sistemler” terimleriyle ifade edilmiştir.

Yönetim Bilgi Sistemleri – YBS (Management Information System – MIS)

Yönetim bilgi sistemleri, kâr amacı güden ve/veya kâr amacı gütmeyen organizasyonlara uygulanabilen ve temel olarak farklı yönetim kademelerindeki yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi sağlamakla görevli olan bir bilgi sistemidir. Yönetim bilgi sistemi kavramı üzerinde herhangi bir konsensus (fikir birliği) yoktur. Bunun temel nedeni, YBS’nin çeşitli bilimlerle ve uygulama

alanları ile ilişkili olmasıdır. Konuyla ilgili bazı uzmanlar,yönetim bilgi sistemi kavramı ile ilgili olarak; “bilgi işlem sistemi” (information processing system), “bilgi ve karar sistemi” (information and decision system), “kurumsal bilgi sistemi” (organizational information system), ya da daha kısa olarak “bilgi sistemi” (information system) gibi alternatif terimler kullanmayı tercih etmektedirler. Bazıları ise, yönetim bilgi sistemi terimi ile, bir organizasyonun işlemleri, yönetimi ve karar alma faaliyetlerini destekleyen “bilgisayara dayalı bilgi işlem sistemini” (computer-based information processing system) kastetmektedirler. Bir kaynakta ise, yönetim bilgi sistemi “iletişim kanalları ağı” (network of channels of communication) olarak ifade edilmiştir (Bocchino, 1972, 10). Buradan da anlaşılacağı gibi yönetim bilgi sistemleri, kavram olarak gerçekten geniş bir alanı kapsamaktadır.

Yönetim bilgi sistemi, bir organizasyonda yönetim ve karar alma işlemlerine destek olmak amacıyla enformasyon sağlayan bütünleşik, insan makine etkileşimli bir sistemdir. Bu sistem, enformasyon sağlamak için bilgisayar yazılımı ve donanımı, yöntemleri (prosedür), analiz, planlama, denetleme ve karar alma modellerini ve veri tabanını kullanır (Davis, 1985: 6).

YBS, bir organizasyonun önceden belirlenmiş hedeflerine daha etkili erişmek amacıyla; insan, malzeme, makine ve para ilişkilerini en üst kademee çıkarmak için gereken kararların alınmasında ve uygulanmasında karar alıcılara zamanında ve uygun veriyi sağlayan sistemdir (Bocchino, 1972: 10).

YBS, bir organizasyonda yönetime, karar alma sürecine ve çeşitli büro işlemlerine bilgi sağlayan destekleyici bir sistem olarak da ifade edilebilir. YBS, yalnız rutin büro işlemlerini ve evrak akışını değil yönetim sürecine de etkileyen örgütsel bir bilgi sistemidir (Sarıhan, 1998: 197).

Yapılan bu tanımlara göre yönetim bilgi sistemleri, bir organizasyonun kararlarını daha etkili ve verimli almalarını sağlamak; organizasyonun tüm kademelerindeki yönetim, planlama ve denetleme işlemlerini en üst seviyede gerçekleştirmek amacıyla, organizasyon içi ve dışından, gereksinim duyulan veriyi toplayan, işleyerek enformasyona dönüştüren, depolayan ve ileten insan makine uyumlu bütünleşik bir sistemdir.

Bilgilenme, insanların var oluşundan beri devam eden bir süreçtir. Bu süreç içerisinde insanlar, farklı yöntemler ve araçlar yardımıyla çevrelerinden bilgi edinmişlerdir. Bilgi, toplumlar -özellikle o toplumu yöneten kişiler- için her zaman önemli bir kavram olmuştur. Her toplum, üretim alanlarının tespiti, ürettiği ürünlerin miktarı, toplanan vergiler, nüfus, kullandığı araç gereç sayısı gibi bilgileri elde etmek için bir takım hesaplama yöntemleri kullanmıştır. Bilinen en eski hesaplama sistemlerini Sumerler ve Babiller kullanmışlardır. Ancak ilginç olan hesaplama sistemlerden birini de İnkalar kullanmışlardır. Sistem, farklı renkte ipler üzerine düğüm atılması ile oluşturulan ve “Quipus” adı verilen sistemdir. Bu sistem, M.S.1200 - M.S.1525 yılları arasında varlığını sürdüren İnkalar tarafından geliştirilmiş ve kullanılmıştır (Quipus..., 2002; The Quipucamayu..., 2002).

Quipus, İnka hanedanlarının yönetim güçlerini sağlamlaştırmak için kullanmış oldukları bir yöntemdir. Bu sistemle yapılan hesaplar ve oluşturulan istatistikler, egemen sınıfın, imparatorluğun bütün bölgelerinin kesin ekonomik koşullarını öğrenmesi, kuraklık ve açlık gibi felaketlerin önlenmesi için önemli bir rol oynamıştır (The Quipucamayu..., 2002).

İnkalar tarafından kullanılan bu sistem farklı renklerde ve düğümlenmiş iplik dizilerinden başka bir şey değildi. Karmaşık bir kullanımı olmasına karşın Quipus yardımıyla, bir eyalet ya da bölgedeki vergiler, depolardaki ürün miktarı, asker sayıları, silah sayıları ve o yerin nüfusu hakkındaki bilgiler ip üzerine atılan düğümler ile yöneticilere bildirilmiştir (Domenici and Domenici, 1996).

Düğümler için kullanılan ipler de farklı renklerde idi ve her birinin farklı anlamı vardı. Örneğin sarı altını, beyaz gümüşü, kırmızı da askerleri belirtmekteydi (Quipus, 2002). Bu sistem yöneticilerin bilgilendirilmesini sağlayan ve kaynaklarda adı geçen sistemlerden biridir. Bunun için Quipus, yönetim bilgi sistemlerinin tarihsel evrim sürecine somut bir örnek olarak gösterilebilir. Quipus, ipler, düğümler ve iplerin bağlı olduğu tahta veya kalın iplerden meydana gelmektedir.

Dikkat çeken başka bir yönetim bilgi sistemi uygulaması İtalya’da şehir devletleri döneminde kullanımıştır. Venedikli bir bilim adamı olan Luca Pacioli, 1494 yılında alacaklı-borçlu hesap işlerine dayanan çift dizgeli muhasebe kayıt sistemini geliştirmiştir. Bu uygulamadaki amaç, planlama ve denetimde yönetime yardımcı olmaktı (Sayın ve Şen: 2001: 2).

Aynı dönemde, Augsberg-Almanya’da Fugger ailesi ticari bir raporlama ağı geliştirmiştir. Fuggerler, Avrupa, Çin ve Peru’yu da içine alan bir ticaret ağına sahipti. Bu ülkelerde çalışmış oldukları kişilerle iletişimi korumak için şubeler kurmuşlardır. Şubeler, bulundukları bölgenin politik ve ekonomik olayları hakkında mektuplar yazarak merkez ile bir raporlama sistemi kurmuşlardır (Alter, 1997: 132). Şubelerden gelen bu mektuplar şirketin merkez şubesinde toplanıyor, yorumlanıyor, analiz ediliyor ve özetleniyordu. Bu işlemlerden sonra her şube temsilcisine içinde bulunduğu durumda ne yapacağını anlatan özet bir mektup gönderiliyordu. Böylece hem şirket yöneticileri hem de şubelerdeki temsilciler birbirlerini bilgilendirmekteydi. Bu bilgi ağı, ailenin rakipleri karşısında daha hızlı hareket etmesine yardımcı oluyordu. Doküman tabanlı bu sistem, detaylı planlama yapmak, uygulamaları kuvvetlendirmek ve denetleme yapmak içindi (Alter, 1997: 133).

YBS’yi meydana getiren unsurlar temel olarak, bilgisayar donanımı (hardware) ve yazılımı (software), bu yazılım ve donanımın nasıl kullanılması gerektiğini belirleyen prosedürler (procedures) -yöntemler, usuller-, bilginin depolandığı veri tabanı (database) ve sistemin çalışmasını sağlayan personeldir (system personnel). Bu unsurlar sistemin fiziksel parçalarını oluşturmaktadır. Yönetim bilgi sistemlerini meydana getiren diğer unsurlar ise, bilgi işlem fonksiyonları ve kullanıcılar tarafından elde edilen çıktılardır.

Yönetim bilgi sistemi, daha çok endüstri ve işletme alanlarında kullanılmakta olan bir kavramdır. Yönetim bilgi sistemleri kavramı, bilgisayar, yönetim ve muhasebe alanları ile de yakın ilişki içerisindedir. Bu özelliği ile YBS tekil bir sistem olmaktan çok geniş bir konsepttir. Günümüzde bilgisayarların her türlü organizasyonda etkin olarak kullanılması nedeniyle YBS’nin uygulama alanı genişlemiştir.

Organizasyonlarda YBS dört farklı türde uygulanmaktadır.

a) Resmi ve kalıplaşmış (biçimsel/yapısal);

b) Gayri resmi ve kalıplaşmamış (biçimsel/yapısal olmayan);

c) Özel ve kalıplaşmış;

d) Özel kalıplaşmamış (Yılmaz, 1988: 64; Özkarahan, 1981: 51).

a) Resmi ve kalıplaşmış sistemler, organizasyonda erişim yetkisi olan, çeşitli yönetim kademelerindeki yöneticilere açık ve ortak kullanımı olan sistemlerdir. Diğer bir deyişle tüm organizasyonu kapsayan, yetkisi olan kişiler için genel ve açık sistemlerdir. Burada sözü edilen yetki, organizasyondaki üst ve kısmen orta kademedeki yöneticilerin belirli bölümlerle ilgili verilere erişiminin sağlanması anlamındadır. Örneğin, organizasyonun yapmış olduğu ödemeler, personel değerlendirmeleri, zam oranları, mesai tutarları gibi verilere yalnızca yetkili yöneticiler erişebilmektedir.

Resmi ve kalıplaşmış sistemler, organizasyonun içi ve çevresiyle ilgili temel bilgilerin toplandığı ve gereken yerlere iletildiği sistemlerdir. Düzenli olarak hazırlanan raporlar ve düzenli olarak yapılan toplantılar, resmi ve kalıplaşmış sistemlerin temel göstergeleridir. Bu sistemler organizasyon içerisindeki günlük işlemlerle ilgili bilgilerin aktarılmasında kullanılan yönetim bilgi sistem türüdür. Bu türdeki YBS ile tüm yöneticiler gereksinim duydukları aynı nitelikteki bilgilere ulaşırlar.

b) Gayri resmi ve kalıplaşmamış sistemler, resmi ve kalıplaşmış sistemler yetki gerektirmeyen herkes tarafından kullanılan açık sistemlerdir. Gayri resmi sistemlerde yetki gerektirecek bölümler ve veri tabanları yoktur. Ancak bilgi toplama ve bilgiye erişim kanal ve araçları farklıdır. Resmi ve kalıplaşmış sistemlerden farkı, belirli bir zamana, forma ve mekana bağlı olmamalarıdır. Yöneticilerin bilgiye erişimi, kalıplaşmamıştır ve belirli bir düzende değildir. Sistemi kullanmayı bilen her kullanıcı bu tür sistemleri kullanabilirler. Telefon görüşmeleri, planlanmamış toplantılar, internetten gönderilen e-mailler ve elden ele gezen gazete ve dergi makaleleri bu sistemlerde kullanılan araçlara örnek olarak gösterilebilir. Bu tür sistemlerden elde edilen bilgilere, çalışma saatleri, stok kayıtları, toplantı kayıtları, çeşitli duyurular örnek olarak verilebilir.

c) YBS’nin yapısı içerisinde genel sistemlerin yanı sıra özel sistemler de vardır. Özel sistemler, resmi ve gayri resmi sistemler gibi kalıplaşmış ve kalıplaşmamış olabilirler. Özel sistemler, organizasyonun çeşitli kademelerindeki yöneticilerin

karar almalarında destek sağlayacak, resmi sistemler dışında kendilerinin özel gereksinimlerini karşılamak amacıyla hazırladıkları sistemlerdir. Bu sistemlerde kullanılan ve en çok örnek gösterilen örnek, yöneticilerin not defterleri ya da planlama çizelgeleridir. Yöneticiler bu araçlara düzenli olarak aldıkları notlarla, yapacakları işler hakkında bilgileri kaydederler ve işlerinin zamanında yapılmasını sağlamış olurlar. Bunun yanı sıra günümüzde internetin yaygınlaşmasıyla beraber yöneticiler, kendi merakları ve gereksinimleri doğrultusunda internet sitelerini kişisel bilgisayarlarının sık kullanılanlar bölümüne kaydederek de kendi özel bilgi sistemlerini kurabilirler.

Bu tür sistemler, yalnızca yöneticinin yaptığı iş türüne ve düzeyine bağlı değildir, aynı zamanda yöneticinin karakterine de bağlıdır. Yalnız bu sistemler, yöneticilerin organizasyondaki çalışma süreleriyle paralellik gösterir. Yönetici organizasyondan ayrıldığında bu sistem sona erecektir.

d) Özel ve kalıplaşmamış bilgi sistemlerinin diğerinden farkı, özel bilgi sistemine sahip bir yöneticinin duyduğu ya da okuduğu bir haberden etkilenerek bilgi sistemini değiştirmesidir. Bu tür sistemlerde bilgi akışı, sorumlu kişilere açıkça ve doğrudan yaklaşmak yerine, bilgi alacak kişinin şahsi etkilerini kullanarak yaptığı özel temaslar ile sağlanır.

Genel olarak tüm organizasyonlarda elci (manuel) ya da bilgisayar tabanlı olarak çalışan bir yönetim bilgi sistemi vardır. Organizasyonun yapısına, büyüklüğüne, çalışan ve yönetici sayısına ve yapılan işlere göre sistemde değişiklikler olabilir. Ancak genel olarak yönetim bilgi sisteminin bazı temel özellikleri vardır. Bu özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Yönetim bilgi sistemi bütünleşik bir sistemdir: YBS, organizasyon kaynaklarını yönetimde etkinliği ve verimliliği artıracak şekilde bütünleştirir. Bu kaynaklar insan, makine, materyal, para vb. dir. YBS’nin, bu kaynaklarla ilgili bilgileri ve her birinin, bütünün üzerindeki etkilerini saptayacak biçimde düzenlenmesi gerekmektedir. YBS’nin bütünleşik bir yapıya sahip olması, kaynaklar arasında bilgi akışını belirler, karar almak için, gerekli bilgileri veri tabanında toplar ve örgütün bütün sistemlerine bilgi hazırlar (Alter, 1997: 97; Gümüştekin, 1998: 166; Yılmaz, 1988: 71).

Bütünleşik sistem, hem sistem parçaları hem de bilginin işlenmesi ve dağıtımıyla ilgilidir. Organizasyon ve yönetim bilgi sistemi birçok alt sistemden meydana gelmektedir. Buna göre bir organizasyonda pazarlama, üretim, araştırma-geliştirme, muhasebe gibi alt sistemler bulunabilir. Bu alt sistemler belirlenen hedefler doğrultusunda hareket ederek başarıya ulaşmak durumundadır. Alt sistemlerin başarıya ulaşması için birbirleriyle uyumlu olarak ve bütünlük içinde çalışması gerekmektedir.

Bütünleşme organizasyonun ve yönetim bilgi sisteminin alt sistemler ile birbirine bağlanması demektir. Herhangi bir alt sisteme organizasyonun politikaları doğrultusunda ağırlık verilebilir. Ancak diğer alt sistemlerle gereken biçimde iletişim kurulmazsa, önemli sorunlarla karşılaşılabilir.

Organizasyon içi ve dışından toplanan veriler bir bilgi yığını oluşturur. Veriler içerikleri, kullanım alanları gibi özelliklerine göre ayrılarak ortak bir veri tabanında ya da birbirleriyle bağlantılı ayrı veri tabanlarında toplanır. Verilerin ve bilgilerin veri tabanında toplanması, hem erişimi hem de paylaşımı kolaylaştıracaktır. Oluşturulacak olan veri tabanına organizasyonun tüm kademelerindeki terminallerden erişilebilir.

Yönetim bilgi sistemi yönetime yöneliktir: Daha önce yönetim bilgi sisteminin tanımlarında da vurgulandığı gibi, sistemin temel görevi organizasyonun çeşitli yönetim kademelerine bilgi sağlamaktır. Bu yönetim kademelerindeki yöneticilerinin de bilgi gereksinimleri doğal olarak farklı olacaktır. Bu nedenle YBS, yönetim hiyerarşisinde olduğu gibi yukarıdan aşağıya doğru bir hiyerarşi izlemek durumundadır. En üstten en alta yönetim kademelerinde bulunan bireylerin bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi gerekmektedir. Stratejik planlama yapılarak organizasyonun hedef ve amaçları belirlenir. Taktiksel planlarla organizasyon yapılandırılır ve hedeflere doğru ilerlemesi sağlanır. Operasyonel planlarla ise, eylemler gerçekleştirilir. Bu nedenle YBS, sistemin geliştirilmesinde yönetim gereksinimlerini dikkate alır (Gümüştekin, 1998: 167; Alter, 1997: 99).

Yönetim bilgi sistemi insan-makine etkileşimli ve bilgisayar tabanlı bir sistemdir: Bir yönetim bilgi sisteminin kurulması için bilgisayar olması zorunluluk değildir. Organizasyonun temel işlemleri elci olarak da yapılabilir. Ancak bilgisayarlı sistem ile karşılaştırıldığında daha yavaş, daha fazla emek ve zaman harcayarak gerçekleştirilmektedir.

Bu özellik, yönetim bilgi sistemlerinin bilgisayarları kullandığını, insanların da bilgisayarlarla iletişim halinde olduklarını ve aralarında bilgi alışverişi olduğunu ifade etmektedir. Bu bilgi alışverişi insanların bilgisayara veri girmeleri, bilgisayarın da girilen verileri işleyip anlamlı hale getirdikten sonra insanlara ulaştırması şeklinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle sistemin kuruluşunda yer alan sistem tasarımcı ve analistlerinin bilgisayarların özellikleri, insanların gereksinimleri ve bilgisayar kullanım yetenekleri hakkında ayrıntılı bilgiye sahip olmaları gerekmektedir. Aksi takdirde zaten teknoloji korkusu ve bilgisayarların işlerini ellerinden alacağı korkusu olan çalışanlar sistemin aksamasına neden olacaklardır. Bununla birlikte yönetim bilgi sistemlerinin yönetime yönelik olma özelliğinden de anlaşıldığı üzere, yönetim bilgi sistemlerinin kuruluşunda yöneticilerin gereksinimleri ve bilgisayar kullanım yetenekleri de göz önünde bulundurulmalıdır (Alter, 1997: 99; Gümüştekin, 1998: 166). Yöneticilerin organizasyon kaynaklarını izleyebilmeleri ve bunlar hakkında doğru karar vermeleri açısından yönetici-makine etkileşimi kaçınılmazdır. Yönetici-makine etkileşimi aşağıdaki şekilde görülebilir.

Yöneticiler, kendi gereksinim, istek ve yetenekleri doğrultusunda hazırlanan kullanıcı ara yüzü (programı) ile kendi terminalleri (kişisel bilgisayarları) aracılığıyla organizasyonun veri tabanında depolanmış olarak bulunan verilere ulaşmaktadırlar. Veri tabanı yöneticilere, organizasyon içi ve dışı ile ilgili özet ve anlaşılır bilgiyi sunar. Yine yöneticilerin istek ve gereksinimlerine göre hazırlanmış ve modellenmiş olan programlar çeşitli kademelerdeki yöneticilerin

karar almalarını sağlar. Bu işlemler baştan sona bir sıra ve etkileşim içinde gerçekleşmektedir.

Yönetim bilgi sistemi yönetime ve karar sürecine bir destektir: Sistemin gereksinim duyduğu bilgiler organizasyonda var olan ya da kurulacak olan YBS tarafından işlenir, depolanır ve iletilir. YBS’nin temel görevlerinden biri yöneticilerin rutin olmayan durumlar karşısında en uygun kararı vermelerini sağlamaktır. Bunun gerçekleştirilmesi için, karşılaşılan durumlar değerlendirilerek karar modelleri oluşturulur. Karşılaşılması olası durumlar için de tahmini modeller ve eylemler belirlenir (Gümüştekin, 1998: 167; Alter, 1997: 99-100). Yönetim ve karar desteği aşamasında planlama, karar ve denetleme modellerinden yararlanılmaktadır. Yönetim bilgi sistemi, kararların alınması için bilgileri bir model oluşturacak şekilde toplamalı, işlemeli ve saklamalıdır.

Yönetim bilgi sistemi, veri tabanına sahip olmalıdır: Yönetim bilgi sistemi organizasyon içi ve dışından veri ve bilgi toplamaktadır. Toplanan bu veri ve bilgiler daha sonraki durumlarda kullanılmak amacıyla saklanmak zorundadır. Bu saklama işini de yönetim bilgi sisteminin veri tabanı gerçekleştirmektedir (Gökçen, 2002: 46). Veri tabanı YBS’nin alt sistemlerini birleştiren bir araçtır. Organizasyonun iç ve dış çevresinden toplanan veri ve bilgi, ortak veri tabanında toplanarak ortak kullanıma açılır. Ancak veri tabanı, yönetim kademelerindeki bilgi gereksinimine göre sınıflandırılır. Bu sınıflama yöneticinin kademesine, yetki ve sorumluluğuna göre yapılabilir. Alt bölümlerle ilgili bilgiler ana bir kütüğe girilir ve burada saklanır. Kütüğe girilen veriler ve bilgiler gerekli ise, tür, içerik vb. özelliklere göre sınıflandırılabilir.

Yönetim kademeleri ve

YBS’nin sağladığı bilgi

Alt Kademe (operasyonel)

Orta Kademe (taktiksel)

Üst kademe (stratejik)

İşlem Günlük işlemler, denetleme bilgisi Yapılanmış karar desteği Yapılandırılmamış karar

desteği ve planlama bilgisi

İçerik Dar kapsamlı,

tanımlanmış, ayrıntılı, işlevsel,

Geniş kapsamlı, ayrıntılı Geniş kapsamlı,

özetlenmiş, tanımlanmamış, genel

Zaman Günlük Günlük, geçmiş ve gelecek Geçmiş ve gelecek

Karar türü Programlanmış kararlar Programlanmış ve programlanmamış

kararlar

Programlanmamış kararlar

Kaynak İç İç, dış Dış

Raporlama Düzenli raporlama Düzenli raporlama Düzensiz raporlama

YBS, genelde hiyerarşik bir yapı içerisinde tanımlanmaktadır. Bu hiyerarşi organizasyonlardaki yönetim yetki ve sorumluluklarına, yapılan işlemlere, karar alma ve plan yapma yetkisine göre belirlenmiştir. Buna göre, YBS’nin hitap ettiği yönetim kademelerinin en altında günlük işlemlerin yapılması ve denetlenmesi için gerekli bilgi kaynaklarından oluşan alt kademe ya da operasyonel (eylemsel) planlama, onun üstünde taktiksel planlamaya ve yönetimin denetlenmesi için karar almaya yardımcı olan bilgi kaynaklarından oluşan orta kademe ya da taktiksel (yönetsel kontrol) ve en üstte ise, yönetimin en üst kademesi tarafından

stratejik planlamayı ve politika oluşturmayı destekleyen bilgi kaynaklarından oluşan üst kademe ya da stratejik planlama sıralanmaktadır.

Bu kademeler farklı işlemler için farklı bilgilere gereksinim duymalarına karşın, her zaman aralarında dikey ve yatay bilgi alışverişi mevcuttur. Bu durum sistemin bütünlük içerisinde ve koordineli olarak çalışmasını sağlamaktadır.

Karar Destek Sistemleri – KDS (Decision Support Systems - DSS)

Karar destek sistemleri, organizasyonlarda ilk defa 1970’li yıllarda kullanılmaya başlamıştır. Karar destek sistemleri, kavramı ve uygulama alanları 1972’de ortaya çıkmış, karar verme sürecinde yöneticiye destek sağlayan, ama karar verirken hiçbir zaman yöneticilerin yerini alamayan bilgi sistemlerini tanımlamak üzere kullanılmıştır (McNurlin and Sprague, 1989: 383). Bu sistemler kendisinden daha önce geliştirilen veri işleme ve yönetim bilgi sistemlerinin eksikliklerinin tamamlanması ile ortaya çıkmıştır. KDS’nin gelişiminde, bilgisayarların yazılım ve donanım unsurlarındaki ilerleme, bilginin organizasyonlar için önemli bir karar alma aracı olmasında önemli rol oynamıştır.

Karar destek sistemi, her hangi bir bireyin, bir eylemin kesin olarak nasıl yapılacağının bilinmediği durumlarda kişilerin karar almasını ve kendi muhakeme yeteneklerini kullanmasını destekleyen ve yardımcı olan etkileşimli bir sistemdir (Alter, 1997: 133).

Harrod’s’a göre, karar destek sistemleri, yönetim bilgi sistemlerinin bir parçası olarak düşünülmektedir. Karar destek sistemleri, sonuçların belirlenmesine yardımcı olan verilerin incelenmesinde yöneticilere yardımı olanaklı kılar (Harrod’s..., 2000: 213).

KDS, üç ana bileşenden meydana gelmektedir. Bunlar; bir model, bir veri tabanı içerisinde bulunan özel veri dosyaları ve yönetsel bir probleme mümkün olabilecek çözümleri test etmek için bir terminal üzerinden model ile doğrudan iletişim kuran bir yönetici ya da karar vericidir (Scott, 1986: 80; Harrod’s..., 2000: 213).

KDS, çoğunlukla üst kademe yöneticiler tarafından kullanılan ve daha önce karşılaşılmamış durumlarda neler yapılabileceğine yardımcı olan etkileşimli bir bilgi sistemi türüdür. KDS genellikle yapılanmamış ya da yarı yapılanmış durumlarda yöneticilere destek sağlar.

Konunun daha iyi anlaşılması açısından, karar tiplerinin de tanımlanmasında yarar vardır. Organizasyonlarda üç farklı tür karar tipi vardır. Bu ayırımın temeli yönetsel faaliyetlere dayanmaktadır. Bunlar;

- Yapılanmış (structured);

- Yarı yapılandırılmış (semi-structured);

- Yapılanmamış (unstructured) kararlardır (Lucas, 1990: 421).

Bu karar tipleri bazı kaynaklarda programlanmış (programmed), yarı programlanmış (semi-programmed) ve programlanmamış (unprogrammed) kararlar isimleri ile de ifade edilmektedir.

a) Yapılanmış kararlar, ortaya çıkan sorunun yapısına göre belirli bir yöntem veya kurallar doğrultusunda alınabilen karar türüdür. Bu tür kararlar; organizasyonun belirlenmiş olan planları, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun şekilde alınan kararlardır. Yapılanmış kararlar, organizasyonların daha önceden karşılaştıkları durumlar sonucu elde ettikleri deneyimlerden oluşmaktadır. Bu tür kararlar büyük oranda alt kademe yöneticileri tarafından ve operasyonel (eylemsel) planlama işlemleri için kullanılmaktadır.

b) Yarı yapılanmış kararlarda, karşılaşılan sorunun bazı yönlerine belirli bir karar prosedürü ya da yöntemi uygulanabilir. Sorunun bazı yönlerinde ise, yöneticinin muhakemesi ve yetkisi gerekmektedir.

c) Yapılanmamış kararlar ise, karar almaya etki eden bir çok rastlantısal durum nedeniyle belirli bir prosedür ve yöntem uygulanarak çözümlenemeyen olgular için alınan kararlardır. Bu tür kararlar organizasyonun belirlenmiş olan planları, politikaları, stratejileri, bütçeleri ve yöntemlerine uygun olmayan kararlardır. Yapılanmamış kararlarda organizasyon genel olarak hazırlıksızdır. Çünkü organizasyon bu kararı gerektirecek durumla karşılaşmamış ya da bu durumla ilgili yeterli bilgiye sahip değildir. Yapılanmamış kararlar, üst kademe yöneticiler tarafından stratejik planlama için kullanılmaktadır.

KDS diğer geleneksel bilgi sistemlerinden farklı bir yapıya sahiptir. Bu sistemleri diğerlerinden ayıran en önemli unsur, tamamıyla yöneticilerin yetki alanları içinde yer almalarıdır. KDS, yöneticiler için oluşturulmuş ve onlar tarafından kullanılıyor olmasının yanı sıra, organizasyonların yönetim bilgi sistemlerinin de bir parçasını meydana getirmektedir. Bir KDS, kurumsal ya da yönetsel işler için kurulan bir bilgi sistemine uygulanan yaklaşımlardan biridir, aslında karar destek sistemi tipik olarak özel bir yönetsel işe ya da özel bir probleme uyarlanmıştır ve onun kullanımı bu problemin çözümü ve işin sonuçlandırılması ile sınırlanmıştır. Bu sistemler, organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere hizmet etme amacıyla oluşturulmuş olmalarına karşın, öncelikli olarak orta ve üst kademe yöneticilere hizmet etme amacını yerine getirmektedirler.

KDS’yi diğer bilgi sistemlerinden ayıran özellikler şunlardır:

- Yapılan günlük işlerin değerlendirilmesinden çok karar verme sürecine destek odaklıdır;

- Kolay bir biçimde dizayn edilir, yapısı basittir. Uygulanması ve değiştirilmesi basittir;

- Sadece yöneticilerin kullanımı için tasarlanmıştır;

- Bir soruya yanıtlamaktan çok yönetsel analizde kullanılacak olan enformasyonu sağlar;

- Yalnızca küçük bir analiz alanı ya da büyük bir problemin küçük bir bölümü ile ilgili olmalarından çok büyük bir problem ya da işlem için kullanılırlar;

- Daha önce karşılaşılmış durumlarda yöneticilerin yerini alabilmeye teşebbüs eden (yöneticinin yerini alan) bir mantığa sahiptir;

- Organizasyonun içinden ve organizasyon çevresinden gelen enformasyonu içine alan bir veri tabanına sahiptir;

- Yöneticilerin alternatif kararlarının muhtemel sonuçlarını test etmelerine olanak tanır (Scott, 1986: 81).

Bu sistemler; insan zekası (muhakeme yeteneği), bilgi ve iletişim teknolojileri ve yazılım unsurlarının bir araya getirilerek oluşturulduğu bir sistemdir. Bu sistem yönetici ile etkileşimli olarak, onların organizasyon faaliyetlerini sürdürmeleri için gerekli olan kararları vermelerinde destek sağlarlar. Karar destek sistemleri resmi, kapalı, yapılandırılmış ve standart sistemler değildir. Yönetici ve analizcilerin problemleri anlayıp, değerlendirip çözmelerine yardımcı olacak verilere, modellere ve araçlara sahiptir (Yozgat, 1998: 170).

Yöneticilerin karar destek sistemlerini kullanmaları için öncelikle kendi gereksinimlerini ve karar modellerini aktaracağı bir yazılımın oluşturulması gereklidir. Bu yüzden yukarıda da belirtildiği gibi karar destek sistemleri standart değildir. Bu durum, organizasyonların ve bu organizasyonların çeşitli kademelerindeki yöneticilerin gereksinim, sorun çözme ve muhakeme yeteneklerinin farklı olmasından kaynaklanmaktadır. Bu nedenle yazılımların da farklı mantıkla düzenlenmesi gerekmektedir.

Yönetici – bilgisayar sistemi etkileşiminin sağlandığı karar destek sistemlerinde, yöneticiler karşılaştıkları her sorun için geliştirdikleri çözüm yöntemlerini bilgisayara aktarırlar. Bilgisayar sistemi, temel çalışma prensibi olarak yöneticinin çözüm aradığı problemleri karşılaştırır ve en uygun çözüm yolunu yöneticiye sunar. Yönetici sunulan çözüm önerilerinden, kararını destekleyecek olanını seçer ya da edinilen yeni bilgiler ışığında yeni formüller hazırlayarak bilgisayar sisteminin değerlendirmesine sunar. Bu işlem karşılaşılan her problemde tekrarlanır. Her yeni durum yeni bir formül ve değerlendirme anlamına gelir. Böylelikle karar verme için gerekli olan ve birden çok probleme çözüm bulabilen bir veri tabanı elde edilmiş olur. KDS, yöneticilere kendi kontrollerinde olan esnek bir yapı sağlayarak, verileri analiz ederek çözüm önerileri sağlarlar. KDS’ler daha etkin ve verimli karar almayı desteklemek amacıyla, grafik tablo, istatistiki veri, simulasyon tekniği ve karar modelleri kullanır.

KDS, organizasyon bünyesinde birçok işleve sahiptir. Karar almada, insan makine etkileşiminde denetimin insanın elinde olmasını sağlar. Yapılanmış, yarı-yapılanmış ve yapılanmamış problemlere çözüm bularak karar vermeye yardımcı olan, soruna uygun matematiksel veya istatistiksel modellerin kullanımını sağlayan, her düzeydeki organizasyon yöneticisine yönelik olan ve yöneticiler için kapsamlı veri tabanı sağlar. Karar alma ve kontrol işleminde işlemlerin makineleşmesinden çok bu işlemlerin etkili bir biçimde yürütülmesini

kolaylaştırır. Sistem, geleceğe yönelik kararların alınmasına göre planlanmıştır. Bu nedenle geçmişte yaşanan problemlerin çözümlerini yeni durumla karşılaştırarak çözüm yolları üretir. Bunların dışında yeni durumlara açık ve esnek bir yapıya sahiptir.

Dördüncü şekil, yöneticilerin karar alma sürecinde, karar destek sistemleri ile nasıl desteklendiğini göstermektedir. Karar alma için gerekli bilgi, sistemin veri tabanında depolanan ilgili veriler arasından seçilerek çeşitli yazılımlar ve ara yüzler yardımıyla işlenir. Gereksinim duyulan verilerin işlenmesinde daha önceden sisteme tanımlanmış kurallara bağlı kalarak, sorgulama modelleri, karar modelleri, formüller kullanılır ve organizsyonun strateji, program ve planlarına uygun bir biçimde bilgi iletim kanalları ile yöneticilere iletilir.

Şekil 4. Karar Destek Sistemleri – KDS

KDS, organizasyonların yönetim kadrolarına göre kişisel ve grup olarak da dizayn edilebilir. Karar grubu, sorunu tespit etme, karar yapısı ile ilgili araştırma yapma, olası çözüm stratejileri oluşturma, bu çözüm yollarını değerlendirme ve çözüm uygulamaları için stratejiler oluşturmada ortak sorumluluk taşıyan iki ya da daha fazla kişiden oluşur. Kişisel sistemden farkı, yönetici grubunu oluşturan üyeler arasında kurulan yerel ya da geniş ağ yapısının temel bilgi sistemleri unsurlarına eklenmesidir. Bu sistemin amacı, yönetici grupları arasındaki iletişimi gerçekleşmenin yanı sıra alınacak olan kararlarda, yönetimde yer alan tüm yöneticierin değerlendirmelerini karşılaştırmak ve onlara uygun çözüm alternatifleri önermektir. Bu tür karar destek sistemlerinin temelindeki görüş, karar alma seviyesindeki yönetici grubunun üyeleri arasındaki iletişimi, bu üyelerin veri ve bilgilere erişimini ve bunların karar almadaki etkinliklerini artırmaktır (Bengshir, 1996: 105).

Sonuç olarak karar destek sistemlerinde bilgisayar sistemi, daha çok yapısal nitelikteki problemlerin çözümünü destekler, yöneticiler ise, kendi muhakeme güçleri ve sezgileri yardımıyla yapılan analizleri yönlendirerek yapısal nitelik taşımayan problemleri çözmeden sorumludurlar KDS bu iki unsurun amaçlarını

birleştirerek iyi, doğru ve zamanlı karar almaya yardımcı olurlar. Bu sistemler, karar vericinin yerini almaktan çok onun kararlarının etkinliğini ve verimliliğini artıran sistemlerdir.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler - US (Artificial Intelligence - AI - Expert Systems - ES)

Uzman sistemler, yapay zeka (Artificial Intellegence) olarak bilinen ve geliştirme çalışmaları süren sistemin alt alanını oluşturmaktadır. Yapay zeka çalışmaları, bilgisayarların organizasyonlardaki iş yaşamında yaygınlaşmasından sonra işlemlerin hızlandırılması ve maliyetlerin düşürülmesi amacıyla 1960’lı yıllarda geliştirilmeye başlamıştır. Gelişim hızı, daha güçlü ve hızlı bilgisayarların üretildiği 1970’lerde büyük bir ivme kazanmıştır.

Yapay zeka çalışmaları 4 ana kategoride ele alınmaktadır. Bunlar; uzman sistemler, doğal diller, insanların duyumsal yeteneklerine benzetim ve robotiktir (Genel İşletme, 1997: 310-311). Doğal diller, bilgisayar ile bilgisayar programlama dilleri aracılığıyla iletişim kurmayı kapsar. İnsanın duyumsal yeteneklerine benzetim, bilgisayar sisteminin görme, duyma, koklama, işitme ve hissetme yeteneklerini kullanmasıdır. Robotik sıkıcı, tehlikeli, uzun zaman ve emek harcanan işlerde, insanların yerine robotların kullanılmasıdır. Uzman sistemler bu bölümde daha kapsamlı olarak ele alınacaktır.

US’ler, karar destek sistemlerine benzer bir mantık ile çalışırlar. Bu sistemler, yöneticilere sorun çözme ve etkili kararlar almada yardımcı olan bilgisayar destekli sistemlerdir. Ancak uzman sistemleri karar destek sistemlerinden ayrılan en önemli fark, belirli bir konuda uzman bir kişinin bilgisayara kendi yeteneklerini aktararak, bilgisayara doğrudan sorulan sorulara yanıt veren, öneriler sunabilen, açıklamalar yapabilen bir sistem oluşturmasıdır.

Yöneticiler bilgi sistemlerinin çalışmadığı ve bilgilerinin yetersiz olduğu durumlarda, karşılaşılan durum hakkında uzman olan kişilere başvurmaktadırlar. Uzmanlar belirli bir konu hakkında ayrıntılı bilgiye sahip olan kişilerdir. Ancak problemlerin boyutu ve çözüm önerilerinin sayısı arttıkça, çözümün zaman ve para yönünden miktarı artmaktadır. Bu nedenle organizasyonlar kendi uzman sistemlerini bilgisayarla destekleyerek kurmaya çalışmışlardır. Bu da uzman sistemlerin oluşmasına neden olmuştur.

Uzman sistemler, yarı yapısal problemlerin çözümlenmesinde yöneticilere verdiği önerilerle yardımcı olan, bilgisayar tabanlı sistemlerdir. Bu sistemlerin en önemli özelliklerinden biri, uzmanlar tarafından hazırlanan kuralları içeren bilgi tabanlı bir sistem olmalarıdır (Lucey, 1987: 197). US, günümüzde karar destek sistemlerinin gelişmiş bir seviyeye çıktığını göstermektedir. Bir uzman sistem, bir veya birden fazla uzmanın özel bilgisini ve deneyimlerini içinde bulunduran bir bilgisayar sistemidir. US, uzman olunmayan bir alanda organizasyon yönetimine, uzmana danışmadan çözüm yolu bulunmasını sağlar. Bu sistemler insan uzmanlık bilgileri ve muhakeme yeteneği ile problem çözebilen etkileşimli bilgisayar programlarıdır.

US’lerin en önemli özelliği, insan uzmanlığını gösteren bir kurallar ağı olan bir bilgi tabanı olmasıdır. Bu kurallar ve bağlantılar, uzmanlarla yapılan görüşmelerden ve onların karar alma davranışlarının analizinden elde edilmiştir.

Bir uzman sistem, bilginin elde edildiği aracı, veri tabanı, bilgi temeli, çıktı araçları, çalışma hafızası, kullanıcı birimi ve açıklama yapan sistemden meydana gelmektedir (Turban, 1990: 431). Laudon’a göre ise, bilgi tabanı, geliştirme takımı, yapay zeka ve kullanıcılardan oluşmaktadır12 (Laudon and Laudon, 1991: 264-265). Yozgat’da Laudon’ı kaynak göstererek aynı şekilde ifade etmektedir.

Bilgiyi elde etme aracı, uzman kişilerle çeşitli görüşme teknikleriyle elde edilen bilgi sistem tasarımcısı tarafından bilgi tabanı yaratmak amacıyla sistemde formüle edilir. Böylelikle sorgular sonucunda bilgisayar sisteminin vereceği yanıtlar ve çözüm önerileri hazırlanmış olur. Formüle edilen bu bilgiler, veri tabanında depolanır. Bilgi tabanında çözüm bekleyen sorunların tanımları, bu sorunların olası çözümleri, gerçekler ve kurallar yardımıyla bu çözümlerin nasıl iyileştirileceği yer alır. Çıktı araçları, bilgi tabanında yer alan gerçekler ve kuralların sorunlara uygulanmasını sağlar. Çıktı araçları uzman sistemlere usa vurma yeteneği kazandırmaktadır (Bensghir, 1996: 124). Kullanıcı birimi, uzman sistem ile kullanıcılar arasındaki ilişkiyi sağlamakta aynı zamanda kullanıcının sorununu ya da amacını uzman sisteme tanımlamasına yardımcı olur. O halde uzman sistemler, kullanıcı ile sistem arasında etkileşimi sağlamak için bir klavye, uzman sistemlerin verdiği sonuçları görmek için bir ekran ve sistemin kullanılmasını sağlayan bir yazılımdan meydana gelmektedir.

US’ler, hataların azalmasını, karar alma veriminin yükselmesini, uzman bilgisinin daha ucuza mal edilmesini; karmaşık, uzmanlık gerektiren konularda çözüm yolları geliştirilmesini, zaman/emek kaybının engellenmesini ve güvenli bilgi elde etme olanağını sağlar. Bunlara ek olarak çıktılarda ve verimlilikte artış, kritik görevli personele bağımlılığı azaltma, değişik uzmanların fikirlerini bütünleştirme ve bilgileri uluslar arası sınırları aşarak çeşitli coğrafik alanlara gönderme olanağı sağlar (Turban, 1990: 438; Bensghir, 1996: 124).

Bir US’in oluşturulması ve verimli çalışabilmesi için, işlemlerin doğru yapıldığını denetleyen bir uzman, uzmanların bu sistemi çalıştırabilmeleri, formülasyonları yapabilmeleri için sahip oldukları bilgi, sahip oldukları bilginin, problemlerim çözümünde kullanılması için yöntemlerin yanı sıra uzman sistemin yaptığı veya yapacağı işlerin sınırlarının belirlenmesi gerekmektedir. US’ler herhangi bir sorunla ilgili uzmanlık bilgisi ve durumu gerektiren işleri yerine getiren kullanıcıları destekler. Uzman sistemlerin, organizasyonlara sağlamış olduğu yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

- Yüksek ücret ödenen uzmanlara olan gereksinim azalmakta ya da uzmanların daha verimli çalışması sağlanmaktadır;

12 Ayrıntılı bilgi için bkz. Kenneth Laudon and Jane Price Laudon. Business Information Systems: A Problem Solving Approach. Orlando: Dryden Press, 1991, 264-265.

- Uzmanlık bilgisinin korunması, yeniden uygulanması ve dağıtılmasını gerçekleştirmektedir;

- Kullandıkları özel kurumsal uygulama alanında kararların tutarlılığını ve doğruluk derecesini artırmaktadır;

- Özel uzmanlık bilgisine sahip olan uzmanlar ile karşılaştırıldığında, uzman sistemler, daha nitelikli belge sağlarlar;

- Karar verme sürecine öngörü katkısı yapmaktadırlar;

- Deneyimsiz çalışanlar için eğitimci görevi görürler 13 (Öğüt, 2001: 152; Hicks, 1993: 171-176; O’Neil, 1992: 45-47).

Şekil 5. Uzman Sistemler – US

Beşinci şekil, yöneticilerin karşılaştıkları problemleri çözmede kullandıkları uzman sistemlerin temel yapısını göstermektedir. US’ler genellikle yöneticiler ile karşılıklı etkileşim sağlayarak ve rehberlik ederek hizmet verirler. US’ler özellikle; tıbbi araştırmalar, personel ücretlerinin planlanması, bankacılık işlemleri, kriminoloji (suç bilimi) çalışmalarının yapıldığı laboratuvarlar, meteoroloji, metalürji ve madencilik gibi alanlarda daha yaygın kullanılmakla beraber, kütüphanecilik ve enformasyon bilimleri alanlarında kataloglama, referans hizmetleri ve tarama işlemlerinde de kullanılmaktadır. US’lerin önemli özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

- Problem çözerken hiyerarşik bir yaklaşım izler;

- Sayısal ve algoritmalardan çok gerçek kurallar ve ilişkilerden oluşturur;

13 Ayrıntılı bilgi için bkz. James O. Hicks Jr. Management Information Systems, A User Perspective, 3rd ed., West Publishing Company, 1993.171-176.

- Problem çözerken ve tanımlarken kullanıcıya danışır;

- Belli bir sorunun niçin sorulduğunu veya belli bir sonuca nasıl ulaştığını açıklayabilir;

- Gerçek bir problemi çözmek için, bilgiler tam olmasa bile yaklaşık bir sonuç verebilir;

- Çözülen problemin sonuçlarını doğal dille açıklar;

- Bir kere kurulduktan sonra kullanıcı tarafından, programcıya tekrar gereksinim duyulmadan kolayca geliştirilebilir;

- Problemleri çözerken, çözülen problemin verilerini daha sonraki çözümlerde kullanmak için bünyesindeki bilgilerle birleştirebilir (Bensghir, 1996: 124-126).

US, organizasyonlarda çalışma zamanını azaltmak, maliyetleri düşürmek, uzmanların yerini almak, problemlerin yanıt süresini azaltmak ve günümüzde önemli olan uzman bilgisini sağlamak ve sürekli yararlanmak amacıyla kullanılmaktadır.

Ofis Otomasyon Sistemleri - OOS (Office Automation Systems - OAS)

Ofis otomasyon sistemleri, organizasyondaki her türlü mesajın ve bilginin iletimi için oluşturulmuş bir bilgi sistemi türüdür. Ofis otomasyon sistemleri; gelişmiş bilgisayar teknolojisinin, bilgisayar yardımıyla işleyen yan teknolojinin ve iletişim teknolojisinin bütünleşmesi ile meydana gelmiştir.

Ofis otomasyon sistemleri, iş ortamındaki yazılı, sözlü ve görüntülü mesajı yaratan, saklayan, değiştiren, gösteren veya ileten sistemlerdir” (Sayın ve Şen, 2001: 27). Başka bir tanıma göre OOS, “çalışanların kırtasiyeye ilişkin iş yüklerini azaltmak ve kurumsal işlemleri bilgisayarlaştırmaktır. Ofis otomasyon sistemleri, verileri elektronik ofis iletişimi formunda toplayan, süreçleyen, saklayan ve iletimini sağlayan bilgi sistemleridir (Öğüt, 2001: 148).

OOS, kurulmasındaki temel amaçlar, ofis çalışanlarının iletişimlerinin ve aralarındaki bilgi alış verişini hızlandırmak, günlük işlerin hızlanmasını sağlamak ve kurumsal işlemleri bilgisayarlaştırmaktır.

OOS’ler, bilgi teknolojilerinin sağladığı imkanlarla organizasyondaki rutin işlerin etkinliğini ve verimliliğini artırma da yardımcı olmaktadır. Bu sistemlerde bilgisayarlar başta olmak üzere yazıcı, tarayıcı, data show gibi bilgisayar destekli araç-gereç, çeşitli yazılım ve paket programlar, e-posta, internet veya intranet, telefon sistemleri, faks gibi iletişim araçları, fotokopi makineleri, kelime işlemciler gibi çıktı alma ve belge çoğaltma araçları kullanılmaktadır. Bu araçların tümü işlemlerin hızlanması, verimin artırılması, yeni düşünce biçimlerinin geliştirilmesi, iletişimin hızlanması, kırtasiye giderlerini azaltılması yönünde kullanılmaktadır.

OOS’ler sadece çeşitli yönetim kademelerindeki yöneticilere değil, tüm organizasyon çalışanlarına yardımcı olur. Bu sistemler, diğer bilgi sistemleri ile bütünleşik olarak çalışabilirler. Bunun yanı sıra masa üstü yayıncılık, grafik tasarım, reklamcılık gibi farklı düşünceleri ve yetenekleri gerektiren işlemler için uygun bir bilgi sistemi türüdür. OOS sayesinde tele-konferans ve diğer elektronik toplantılar, organizasyon içi yazışmalar elektronik mesaj uygulamalarını yapmak mümkündür.

Yönetici Destek Sistemleri-YDS (Executive Information Systems - EIS)

Yönetici destek sistemleri, karar destek sistemlerinin yöneticilere daha fazla yardımcı olması için özelleştirilmesi sonucunda geliştirilmiştir. Üst kademe yönetici sistemleri, adından da anlaşıldığı üzere üst düzey yönetime hitap eden bilgi sistemleridir. Bu bilgi sistemleri, kritik kararların alınmasında yöneticilere iç ve dış bilgileri sağlayan bilgisayara dayalı sistemlerdir. Sistem, üst kademe yöneticilere organizasyonun içinde bulunduğu durum hakkında bilgi sunar.

YDS, kritik kararların alınmasında yöneticilere bilgi sağlayan, bilgisayar temeline dayalı bir sistemdir. Sisteme organizasyon içi ve dışı tüm veriler yüklenmiştir. Bu veriler, genellikle ileri grafik ve iletişim teknolojileri aracılığıyla yöneticilerin yapılandırılmamış kararlarına destek olmak amacıyla iletilir. Bu sayede üst kademe yöneticileri organizasyonun o anki durumu hakkında istedikleri tüm bilgileri kısa sürede elde edebilirler. YDS, bilgi sistemleri içinde üst düzey yöneticiler tarafından en çok tercih edilen bilgi sistemi türdür.

YDS’nin çalışma mantığı, karar destek sistemi ile benzer bir yapıdadır. Ancak aralarında bazı farklar vardır. KDS’ler kısa aralıklarla karşılaşılan durumlara çözüm bulmak, YDS’ler ise az karşılaşılan ve istisnai durumlara destek sağlarlar. KDS belirlenmiş ve genellikle yapılanmış kararların alınmasında çeşitli düzeylerdeki yöneticilere destek sağlarken, YDS, sadece üst kademe yöneticilere destek sağlayan bir sistemdir.

YDS’nin başlıca özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

- Çoğunlukla yönetici olan kullanıcılara uyarlanmıştır;

- Kritik verileri özetler;

- Geniş kapsamlı iç ve dış kaynaklı verileri bütünleştirir;

- Kullanımı kolay ve çabuk öğrenilebilen bir sistemdir;

- Herhangi bir aracı olmadan doğrudan doğruya üst kademe yöneticiler tarafından kullanılan bir sistemdir;

- Bilgileri grafikler ve listeler yardımıyla sunar (Özgen ve Yalçın, 1992: 260-261; Sarıhan, 1998: 199).

Bilgi sistemleri organizasyonlarda farklı gereksinimler ve amaçlar doğrultusunda kullanılmaktadır. Bilgi sistemi de türleri farklı özelliklere sahiptir. Her bilgi

sistemi türü yöneticilere farklı türde bilgi ve organizasyonun devamı için destek sağlar. Bu bilgi sistemlerinin benzer ve farklı yanlarını görmek, bilgi sistemlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır.

V. Bilgi Sistemlerinin Karşılaştırılması

Veri İşleme Sistemleri ile başlayan bilgi sistemlerinin gelişim sürecinde, şu ana kadar geliştirilen bilgi sistemleri, birbirlerinin eksik yönlerini kapatarak gelişim göstermişlerdir. Bu nedenle, sözü edilen bilgi sistemleri arasındaki farklılıkları belirtmek konuyu irdelemek açısından daha verimli olacaktır.

Veri işleme sistemlerinin geliştirilmesindeki temel amaç, organizasyonların zaman ve emek kaybına neden olan hesaplama işlemlerinin daha hızlı bir şekilde ve daha az emek harcanarak yapılmasını sağlamaktı. Bu işlemler genel olarak günlük rutin işlemleri kapsamaktaydı. Veri işleme sistemlerinin geliştirilmesinde kişilerin bilgilendirilmesi bilgi gereksinimlerinin karşılanması amacı ön planda tutulmamıştır. Bu sistemin temel amacı, hesap işlerinin hızlı ve hatasız olarak yapılmasını ve verilerin yöneticilerin kullanımına hazırlanmasını sağlamaktadır.

Yönetim bilgi sistemleri, herhangi bir organizasyonda çeşitli yönetim kademelerinde bulunan yöneticilere gereksinim duyduğu bilgileri iletme amacı ile geliştirilen bilgi sistemleridir. YBS, daha sonra geliştirilecek olan diğer bilgi sistemlerine bu konuda öncülük etmiş olan bilgi sistemidir.

Veri işlem sistemlerinde günlük işlemlerde etkinlik sağlanması, yakın geçmiş ve günlük verilerin değerlendirilmesi ön planda tutulmuştur. Veri işleme sistemlerinin kullanıcıları bilgisayar operatörleri, büro çalışanları, hesap uzmanları ve diğer muhasebe işleri ile ilgilenen çalışanlardır. Veri işleme sistemlerinin bu özelliklerine karşın hedeflenen sonuçlara ve gereksinimlere karşılık veremediği görülmüştür. Bunun en temel nedenlerinden biri bilgi gereksinimi olan kullanıcıların sorularına yönelik olarak tasarlanmış olmasıdır. Bu eksikliğin giderilmesi zorunluluğu yeni bir bilgi sisteminin geliştirilmesini beraberinde getirmiştir. Sistem tasarımcıları, veri işleme sistemini, verileri işleyerek bilgi üreten, bilgiyi toplayan, saklayan ve kendisine yöneltilen soruları yanıtlayabilen yönetim bilgi sistemini meydana getirmişlerdir. Veri işleme sistemlerinde olmayan bir özellik olan veri tabanı da yönetim bilgi sisteminde oluşturulmuş ve bilgi kullanıcılarının bilgiye erişimlerini kolaylaştırmıştır.

YBS ile veri işleme sistemleri arasındaki farkın belirtilmesi, VİS’in eksikliklerinin açılanmasına yardımcı olacak ve YBS’nin geliştirilmesindeki temel amacı ortaya koyacaktır. YBS, organizasyonun tümü için farklı bilgi gereksinimlerini desteklerken, VİS, organizasyonun yalnızca bir bölümünün işlem hacminin artırılmasını destekler ve yalnızca o bölümün yöneticilerine hazır veri sağlar. Bu noktadan ele alındığında YBS, VİS’e göre daha esnek ve bütünleştirici bir yapıya sahiptir. YBS ile VİS arasında hizmet ettikleri kademeler açısından da farklılıklar vardır. YBS yönetim kademelerinin tümüne bilgi sağlarken, VİS sadece operasyonel kademeye bilgi sağlamaktadır. YBS, bilgisayarların ağ üzerinde de çalışabildikleri dönemde geliştirilmiş olduğundan, yöneticiler bilgi gereksinimlerini on-line olarak karşılayabilmektedirler. VİS’te ise bilgi

gereksinimi önceden belirlenmiş olan rutin raporlar ile gerçekleştirilmektedir. Bu iki bilgi sistemi arasındaki bir diğer önemli fark ise, yönetim kararlarını desteklemekteki paylarıdır. YBS, tüm yönetim kademelerinde alınacak kararları destekleyebilecek bir yapıya ve çalışma sistemine sahiptir. VİS’in bu şekilde bir özelliği yoktur, sadece veri işleme bölümündeki yöneticilere hazır veri sunma özelliği vardır.

YBS, yapısı gereği programlanabilir, yapısal nitelikli kararları destekleyen bir bilgi içeriğine sahiptir. Programlanamayan ve yapısal olmayan karaları destekleyecek gerekli alt yapıya sahip değildir. Bu nedenle, organizasyonun değişen iç ve dış koşulları altında stratejiler ve politikalar oluşturma sorumluluğundaki üst kademe yöneticileri ve karar alma sorumluluğu bulunan orta kademe yöneticilerinin bilgi gereksinimlerini destekleme ve karşılamak için 1980’li yılların başında Karar Destek Sistemleri, Yönetici Destek Sistemleri ve Uzman Sistemlerin geliştirilmeye başladığı görülmüştür.

KDS’ler, çalışma mantığı ve verdikleri hizmet bakımından YBS’lere benzemektedirler. Ancak KDS’ler YBS’lerin yetersiz kaldığı programlanamayan ve yarı yapısal nitelikli kararların desteklenmesi amacıyla doğrudan üst ve orta kademe yöneticilerine yönelik olarak geliştirilen bilgi sistemleridir. KDS, YBS’ye göre, kullanım açısından daha kolay ve esnek bir yapıya sahiptir. Kullanıcılara giriş ve çıkış verilerini kontrol etme ve yönlendirme olanağı veren ve profesyonel kullanımı gerektirmeyen sistemlerdir. KDS’ler özellikle, hazırlanan karar modelleri yardımıyla, yöneticilerin nadiren ya da ilk kez karşılaşmış oldukları durumlar karşısındaki programlanmamış ve yapısal olmayan kararlar almalarını sağlarlar. YBS’de bulunmayan diyalog sistemi, modelleme ve sorun çözme elemanları KDS’de mevcuttur ve bu özellik KDS’nin yöneticilere sağlamış olduğu en büyük avantajdır.

Şekil 6. Bilgi Sistemlerinin Yönetim Kademelerindeki Kullanımı

YDS’ler ise, YBS’nin kullanmış olduğu karmaşık veri tabanı sistemini basitleştirerek daha kolay ve anlaşılır bir kullanımı yöneticilere sunmaktadır. KDS’ler ile aynı mantıkta ve amaçta çalışmaktadırlar.

Altıncı şekil, bilgi sistemi türlerinin hangi yönetim kademelerinde kullanıldıklarını göstermektedir. VİS ve OOS operasyonel, US, KDS ve YBS taktiksel düzey, YDS, US ve KDS stratejik yönetim kademelerinde kullanılmaktadır. Bu bilgi sistemi türleri teker teker kullanılacağı gibi birbiriyle ilişkli olarak bir arada da kullanılabilmektedir.

VI. Sonuç

Günümüzde organizasyonlar; personel, hammadde, enerji, insangücü ve bütçe gibi olanaklarıyla hedefledikleri amaçları yerine getirmek amacıyla gereksinim duydukları bilgiyi en kısa sürede ve hızlı bir biçimde iletmeyi amaçlamaktadır. Bilginin en kısa sürede ve hızlı bir biçimde iletilmesi için organizasyonun iyi yönetilmesi gerekmektedir. Bir organizasyonun iyi ve verimli yönetilmesi, o organizasyonun ne kadar tanındığına bağlıdır. Yönetimin görevi, sistemin temel amacının gerçekleştirilmesi için tüm sistemi oluşturan birimlerin işlevlerini yerine getirebilecği, gerekli ortamı sağlamak ve sistemi sürekli denetlemektir. Organizasyon hakkında ne kadar çok şey bilinirse, organizasyon o kadar kolay ve verimli yönetilir. Bu nedenle, sistem yaklaşımı çerçevesinde ele alınan ve çağdaş yönetim anlayışına göre yönetilen bir organizasyon, iyi yönetilmek için kendileri ve kullanıcıları ile ilgili bilgilere gereksinim duyacaklardır.

Organizasyonun çeşitli yönetim kademelerinin gereksinim duyduğu bu bilgilerin bir sistem içerisinde ve düzenli olarak çeşitli yönetim kademelerindeki yöneticilere ulaştırılmasının ve bölümlerarası bilgi akışını sağlanmasının en verimli ve hızlı yolu, bir bilgi sisteminin oluşturulmasıdır.

Bilgi sistemleri, 1960’lı yılların sonlarında organizasyonların yönetim işlerinin kolaylaştırılması, özellikle rutin işlerin süresinin kısaltılması ve organizasyonlarla ilgili kararların daha hızlı alınabilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Bilgi sistemleri, organizasyonların iç ve dış çevresindeki olaylar ve işlemler sonucunda üretilen bilginin organize edilerek, gereksinim duyulan yerlere iletilmesini sağlamaktadır.

Organizasyonlar bilgi sistemleriyle 60’lı yıllarda tanışmışlardır. Bilgi sistemleri, organizasyonların günlük işlemleri için gerekli bilginin sağlanması için geliştirilmiş bütünleşik sistemlerdir. Bilgi sistemleri, organizasyonlarda günlük, rutin işlemlerin daha kısa sürede, daha az emek ve para harcanarak yapılması amacıyla kullanılmıştır. Bilgi sistemlerinin tarihsel gelişimi göz önüne alındığında, bu sistemlerin organizasyonlarda kullanımı da bu tarihsel gelişim ile paralellik göstermektedir. İlk olarak veri işleme sistemleri (VİS), özellikle muhasebe, maaş, sigorta vb. işlemlerin daha kısa sürede ve daha güvenilir bir biçimde sürdürülmesi için kullanılmaya başlamıştır. Veri işleme sistemlerinin ardından, organizasyonun tüm kademelerindeki yöneticilere karar alma sürecinde bilgi desteği sağlayan yönetim bilgi sistemleri (YBS) kullanılmaya başlamıştır. Yönetim bilgi sistemleri, veri işleme sistemlerine göre kullanım kolaylığı, geniş kullanım alanı ve bilgi sağlama kapasitesi bakımından çok daha avantajlı ve kullanışlı bir yapıya sahiptir. Yönetim bilgi sistemlerinin temel görevi, bir organizasyonun tüm kademelerinde bulunan yöneticilere organizasyon içi ve dışından, gereksinim duyduğu bilgiyi sağlamaktır. Yönetim bilgi sistemlerinden sonra karar destek sistemleri (KDS) organizasyonlarda karar verme ve planlama

yapma amacıyla kullanılmaya başlamıştır. Karar destek sistemleri, yönetim bilgi sistemlerinden farklı olarak yöneticilerin karar alma süreçlerinde, plan hazırlamalarında karar modelleri yardımıyla yöneticilere yol göstermektedirler. Bu sistemler, gelişim süreci içerisinde birbirlerinin eksiklerini kapatarak gelişim göstermişlerdir.

Bilgi sistemleri, organizasyon yönetiminde farklı kademelerde bulunan yöneticilerin, stratejik, taktiksel ve operasyonel düzeylerde verecekleri kararlara; uzun, orta ve kısa vadeli plan hazırlamalarına ve organizasyonun etkinliği, verimliliği ve performans değerlendirmelerine sağlayacağı desteği ortaya koyan en önemli araçlardan biridir.

Kaynaklar Alter, Stevens. (1997). Information Systems: A Management Perspective. Merlo Park, California-

New York-Ontario: Addison Wesley Publishing Company. Anameriç, Hakan. (2003). Kütüphanelerde Yönetim Bilgi Sistemleri ve Bir Model Önerisi.

(Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Ankara: Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü.

Bensghir, Türksel Kaya. (1996). Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim. Ankara: TODAİE. Bocchino, William A. (1972). Management Information Systems: Tools and Techniques. London;

Sydney; Toronto: Prentice Hall. Cash, James I., F. Warren McFarlan and James L.McKenney. 1988. Corporate Information

Systems Management: The Issues Facing Senior Executives. 2nd.ed. Homewood, Illinois: Dow Jones-Irwin.

Curtis, Graham. (1989). Business Information Systems: Analysis, Design, and Practice. Wokingham: Addison-Wesley Publishing Company.

Davis, Gordon Bitter. (1985). Management Information Systems: Conceptual Foundations Structure, and Development. New York: McGraw Hill.

Demircan, M. Levent ve C. Arda Moltay. (1997). Bilgiyi Yönetmek. İstanbul: Beta Yayınları. Genel İşletme. (1997). Nurten Erdoğan [ve diğerleri]. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi İşletme

Fakültesi. Glos, Raymond Eugene and H.A. Baker. (1967). Introduction to Business. Cincinnati: South

Western Pub. Co. Gökçen, Hadi. (2002). Yönetim Bilgi Sistemleri: Analiz ve Tasarım Perspektifi. Ankara: Epi

Yayıncılık. Gümüştekin, Gülten Eren. (1998). İşletmelerin Örgütsel Etkinliğini Artırmada Yönetim Bilgi

Sistemleri. Tokat: Gaziosmanpaşa Üniversitesi. Harrod’s Librarians’ Glossary: And Reference Book. (2000). Compiled by Ray Prytherch. 9th Ed.

Aldershot: Gower Publishing Company Limited. Hicks. James O. Jr. (1993). Management Information Systems: A User Persrective. 3rd. Ed. West

Publishing Company. Karakaya, Mevlüt. (1994). Muhasebe Bilgi Sistemi ve Bilgi Teknolojisi. Ankara: [yayl.y]. Laudon, Kenneth C. and Jane Price Laudon. (1991). Business Information Systems : A Problem

Solving Approach. Chicago: Dryden Press Lucas, Henry. (1986). A Casebook for Management Information Systems. New York: McGraw

Hill. Lucey, T. (1987). Management Information Systems. Easleigh: DP Publications. McNurlin, Barbara C. and Raymond Sprague. (1989). Information Systems Management in

Practice. 2nd ed. Englewood Cliffs, N.J. : Prentice-Hall International. O’Neil, M. ve A. Morris. (1992). “Veri Tabanları ve Uzman Sistemler.” Çev: Sekine Karakaş.

Türk Kütüphaneciliği 6 (1), 43-51. Ögüt, Adem. (2001). Bilgi Çağında Yönetim. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. Özgen, Hüseyin ve Azmi Yalçın. (1992). “İşletmelerde Yönetim Bilişim Sistemi ve Yönetim

Kararlarında Kullanılması.” Eskişehir Anadolu Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 10 (1-2), 249-263.

Özkarahan, Esen. (1981). Yönetim Bilgi Sistemleri. İstanbul: T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Birleşmiş Milletler Sınai Kalkınma Teşkilatı Sınai Eğitim ve Geliştirme Genel Müdürlüğü.

Öztemel, Ercan. (1998). “Bilgi Toplumunda Yönetim Bilişim Sistemlerinin Gelişimi.” Yeni Türkiye, 21. Yüzyıl Özel Sayısı II, (Mart-Nisan) 1175-1181.

“The Quipucamayu: The Keeper of the Quipus.” [Internet, WWW]. http://www.spanish.sbs.edu/MMLatam/Quipus.html [11.09.2002].

“Quipus.” [Internet, WWW]. http://www.allperu.com/PERU2A2b.htm [11.09.2002]. Sarıhan, Halime İnceler. (1998). Teknoloji Yönetimi. İstanbul: Desnet. Sayın, Erol R. ve Tayyar D. Şen. (2001). Yönetim Bilgi Sistemleri. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi

İşletme Fakültesi. Scott, George M. (1986). Principles of Management Information Systems. New York-St. Louis-

San Francisco: McGraw Hill.

Turban, Efraim. (1990). Decision Support and Expert Systems: Management Support Systems. New York; London: MacMillan, Collier MacMillan.

Ülgen, Hayri. (1980). İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar. İstanbul: İstanbul Üniversitesi Yayınları. Yılmaz, Cengiz. (1988). Bilgi İşlem ve Yönetim Bilgi Sistemi. Kayseri: Erciyes Üniversitesi

Yayınları. Yozgat, Uğur. (1998). Yönetim Bilişim Sistemleri: Management Information Systems. İstanbul:

Beta Yayınları.

Bilgi Yönetimi

Bengü ÇAPAR

Bilgi yönetimi bir bilgi çağı kavramıdır. Bilgi toplumunun ekonomi alanındaki dönüşüm sürecini başlatan yeni ekonominin ve küreselleşmeyi iş dünyasına taşıyan e-iş olgusunun bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır. 1990’ların ortalarından bu yana bilgi ve iletişim teknolojileri ile bilgi ağlarının ekonomi alanında kullanılması yeni ekonominin ortaya çıkmasına, iş dünyasında bir dizi değişikliğin yaşanmasına, yeni kavram ve işlemlerin doğmasına yol açmıştır. Bilgi ve İletişim teknolojilerinin kullanılması sonucunda bilginin üretimin temel değişkeni olmasına, tedarik-üretim-dönüşüm ve pazarlama işlemlerinin en hızlı biçimde yapılmasına, ekonomik bilgilerin ağlar aracılığı ile yaygınlaşarak küreselleşmenin temelini oluşturmasına,ekonomik süreçlerde aracıların kalkmasına, yenilik yoğun ekonominin doğmasına, bireylerin açık ve örtük bilgisinin ekonomik işlemler ve şirketler açısından katma değer olarak kabul edilmesine ve tüketicinin üreticiye geri beslemeyi daha hızlı ve yoğun bir biçimde ulaştırabilmesine14 imkan veren, rekabet yeteneği yoğun ve hızlı, birey temelli ekonomik düzenin doğması mümkün olmuştur. Bütün bunların işletmelere yansıması ise enformasyon ve teknolojiye odaklanma; bilgiye dayalı ve yenileştirilmiş ürünlerin üretilmesini hedefleme; nüfuz bölgelerinin küresel, ülkeler arası ve ülkeler üstü konuma gelmesi; geleceğin belirsizliği; değişimin hızlı, dalgalı ve bunaltıcı olması; kuralların neden sonuç ilişkisine bağlı değil karmaşık bir etkileşim içerisinde bulunması; stratejik planlar yerine olası senaryolar üretilmesi; yönetimin merkeziden dağıtığa kayması; yöneticilerin hayal ve rehberlik etme, kurumda ortaya çıkan fikirlerin uygulanması, yenilik arama, iş ve örgütle bütünleşme, bilgi fikir ve yeteneklerin kullanılması, dağıtık karar verme ve sorumluluk taşımaya eğilimli olması; değişim ve yenileşmenin öne çıkması; kaynaklar arasında bilgi ve entelektüel sermayenin ağırlıklı olarak yer alması; disiplinler arası bilgiye dayalı çok alanda yetenekliliğin önem kazanması; çok hızlı hareket edebilme ve durağanlaşmama yeteneğine sahip olma; araştırmaya – geliştirmeye; pazar odaklılığa, yüksek marjlara, en iyisi olmaya, yüksek maliyete ve artan kârlılığa yönelme; sistem yaklaşımına, geri bildirime, çok yönlü sınırsız bilgi ağlaşmasına yönelme biçimindedir15.

14 Don Tapscot, Digital Economy: Promise and Peril in the Age of Networked Intelligence, New York: Mc Graw Hill, 1996, 44- ss. 15 Marius Leibold,Gilbert J.B. Prolost and Michael Gibbert, Strategic Management in the Knowledge Economy, Erlangen; Publicis, 2002, 19.s.

Sözü geçen değişimlerle birlikte yeni ekonomi ve iş dünyasında yeni kavramlar, oluşumlar, yöntemler de ortaya çıkmıştır. Bunları e-pazaryerleri, e-ticaret, e-devlet, m-iş (mobil iş), e-işbirlikleri, e-bankacılık, internet bankacılığı, eko-sistemler, sanal şirket, sanal piyasa, öğrenen organizasyonlar, rekabetçi üstünlük ve en önemlisi ‘bilgi yönetimi’ olarak adlandırabiliriz.

Bu kavramlara bakıldığında, temellerinin hızlı bir biçimde erişilebilen ve paylaşılabilen , doğru, zamanlı ve yerinde bilgi olduğu görülmektedir. Çünkü, bu nitelikteki bilginin üretilmesi ve gerekli istasyonlara (bunlar kişiler veya birimler olabilir) yayılması ise yeni ekonomi içerisinde yer alan kurum, şirket ve hatta bireylere yalnızca bilgi ve iletişim teknolojisini uygulamakla mümkün olmamaktadır. İşte bu noktada ‘bilgi yönetimi’ işin içerisine girmektedir.

Bilgi yönetiminin tanımını vermeden önce çalışmada, ‘bilgi’ teriminden ne kastedildiğini açıklığa kavuşturmada yarar vardır. Özellikle bilgiye ilişkin skalada en basitten en karmaşığa doğru derecelendirilecek biçimde yer alan ve birbirinin alt yapısını oluşturan “veri”, “enformasyon” ve “bilgi” terimlerini açıklamak bilgi yönetimi konusunu açıklığa kavuşturmak açısından yerinde olacaktır. Çünkü Türkçe’de bu terimlerle ilgili olarak bir kavram kargaşası süregelmektedir. Çoğu zaman veri, enformasyon ve bilgi sözcükleri birbirinin yerine ve birbirini kapsayacak biçimde kullanılmaktadır. Bu nedenle adı geçen terimlerin kısa tanımlamalarını vermek, skalada yerlerini belirlemek, birbirleri ile olan ilişkiyi açıklığa kavuşturmak ve bu çalışmanın konusunu oluşturan “bilgi” kavramını tanımlamak bağlamında gereklidir.

Çalışma boyunca bilgi sözcüğü “enformasyon ve üst bilginin yapı taşlarını oluşturan”16 , “bilgi işleme sürecinin temel hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham, işlenmemiş gerçekler ya da izlenimler”17, “özümlenmemiş ve yorumlanmamış gözlemler, işlenmemiş gerçekler”18, “kurumsal amaçlara bağlı olarak işlemlerin yapılandırılmamış biçimde kaydedilmesi”19, “işlenmemiş bilgi”20 olarak tanımlanabilecek ‘veri’ anlamında kullanılmamıştır.

Aynı zamanda “belli bir amaca hizmet etmek amacıyla kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, aktarılan ve yorumlanan anlamlı veri veya veri topluluğu... verinin işlenmiş hali”21, “verilerin bilgi işlem yardımıyla faydalı ve anlamlı bir biçime sokulmuş sonuçları”22, “düzenlenmiş veri”23, “anlaşılabilir bir biçimde iletilebilen veri topluluğu ki bu kağıt üzerine yazılmış veya basılmış, elektronik veritabanlarına depolanmış veya İnternet’te toplanmış herhangi bir formattaki

16 Richard E. Rubin, Foundations of Library and Information Science, New York:Neal – Schuman, 2000, 40.s. 17Adem Öğüt, Bilgi Çağında Yönetim, Ankara:Nobel Yayın Dağıtım, 2001, 11.s. 18 İsmet Barutçugil, Bilgi Yönetimi, İstanbul : Kariyer Yayıncılık, 2002, 57.s. 19 Aynı eser, aynı s. 20 Özlem Meltem Kurtaran-Faruk Çubukçu, Ansiklopedik Bilgi İşlem Terimleri Sözlüğü, İstanbul : Türkmen Kitabevi, 1991, 177.s. 21 Filiz Yalçıner-Fikret Şahin, Açıklamalı Bilgisayar Terimleri Sözlüğü, İstanbul : Fono, 1993, 86.s. 22 Kurtaran, Aynı eser, 28.s. 23 Barutçugil, Aynı eser, 57.s.

içerikten, bir kurumdaki personelin kişisel bilgisine kadar değişik biçimlerde olabilir”24 ve bilgi teknolojisi ile işlenmiş veriler topluluğu şeklinde tanımlanabilecek ‘enformasyon’ kavramını da belirtmemektedir.

Çalışma boyunca ‘bilgi’ sözcüğü aslında ‘üst bilgi’yi ifade etmek üzere kullanılmıştır. Burada, üst bilginin birkaç tanımını vermekte yarar vardır. Bunları şöyle sıralayabiliriz. Bilgi “yorumlanmış veridir”25, “enformasyon parçaları arasında kurulan yararlı ilişkidir”26, “...spesifik konulara ilişkin olgu ve kuralların ortaya çıkarılması ile ya da belirli bir amaca yönelik olarak bilgilerin çeşitli analiz, tasnif ve gruplanma işlemlerinden geçirilerek ileri zaman dilimleri için kullanıma hazır hale getirilmesi ile oluşan ve yorumlama ile elde edilen bilgi türüdür”27. “Deneyim ışığında, anlaşılan, değerlendirilen ve bilinen entelektüel anlayışın kapsamına alınan enformasyon” 28dur. “Yeni deneyimler ve enformasyonun değerlendirilmesi ve bir araya getirilmesi için gerekli koşulları ve çerçeveyi sağlayan ; bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin, yapısal enformasyonun, uzmanlık görüşünün ve bir temele dayalı sezgilerin esnek bir bileşimidir. Bilenlerin zihninde yaratılır ve uygulanır. Kuruluşlarda çoğunlukla yalnızca belgelerde veya depolarda değil, iş programlarında, süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda yer alır”29. En basit şekliyle, “Eyleme temel oluşturan enformasyondur. Eyleme temel oluşturan şu anlama gelmektedir: doğru yerde, doğru zamanda, doğru şartlarda, doğru yolla edinilebilen; herkesin her an verilen kararlarını dayandırdığı ilgili enformasyondan başka bir şey değildir. Üst bilgi akılcı karar verme, tahmin, tasarım, planlama, tanı koyma, analiz, değerlendirme ve sezgisel yargının anahtar kaynağıdır. Bireysel ve müşterek akılda oluşturulur ve paylaşılır. Veri tabanlarında oluşmaz, zaman içerisinde deneyim, başarı, başarısızlıklar ve öğrenme ile gelişir.”30. Sonuç olarak “bilgi enformasyon ve veriyi işe yarar faaliyete dönüştürme yeteneğidir”31.

Bu tanımlara bakarak bilgi ile ilgili şu genellemeleri yapabiliriz:

1) Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur.

2) Bilgi enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi, yorumlanması ve kullanımı ile ortaya çıkar.

24 Raymond John Prytherch, Harrod’s Librarians Glasory and Reference Book, 9th ed., Hants : Gower, 2000, 370.s. 25 Fritz Machlup, Knowledge and Knowledge Production, Vol.1, Princeton : Princeton University Press, 1980, 8.s. 26 Barutçugil, Aynı eser, 58.s. 27 Öğüt, Aynı eser, 12.s. 28 John M. Reitz, Online Dictionary of Library and Information Science, 2002., http://www.wcsu.edu/library/odlis.html 29 Thomas H. Dovenport-Laurence Prusak, Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know, Boston : Harvard Business School Press, 1988, 5.s. 30 Amrit Tiwana, The Knowledge Management Toolkit..., Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2000, 57.s. 31 Wayne Applehans-Alden Globe- Greg Laugero, Managing Knowledge, A Practical Web-Based Approach, Boston : Addison-Westley, 1999, 18.s.

http://www.wcsu.edu/library/odlis.html

3) Bilgi karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin ve uygulamaların temelini teşkil eder.

Yukarıda sayılan bu eylemler kurumsal açıdan bakıldığında yönetimin ve verimliliğin de temelini oluşturmaktadır. Bilgi yönetimi ise, bilgi bir kurum, organizasyon veya firma açısından verimlilik, gelişme, yenileşme ve yararlılık bağlamında irdelendiğinde perspektife girmektedir. Bu sözcüğün daha iyi kavranması için bilgi yönetimini tanımlamak ve niteliklerini belirlemek yerinde olacaktır.

Bilgi yönetimi, çeşitli kaynaklarda değişik uzmanlar tarafından ufak ayrıntılar dışında benzer biçimlerde tanımlanmıştır. Şöyle ki: İsmet Barutçugil, “bilgi yönetimi, şirket performansını arttırmak amacı ile üretken bilginin elde edilmesi, paylaşılması, geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilenir. Bilgi yönetiminin temel çabası, bilgiyi üretken kılmaktır. Yönetilecek bilgi, yalnızca işletme faaliyetlerinin sonuçlarının ışığında tanımlanabilir ve değerlendirilebilir.”32. “Bilgi yönetimi organizasyonel amaçların daha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere, takımlara ve bütün organizasyona bilginin kollektif ve sistematik olarak yaratılması, paylaşılması ve uygulanması için olanak sağlayan yeni bir disiplindir”33 demektedir.

Kütüphanecilik alanının temel kaynaklarından olan ‘Harrod’s Librarians Glossary’de’ ise sözü geçen tanım şöylece yer almaktadır: Bilgi yönetimi “bir organizasyonda yer alan özellikle de yalnızca bireylerce bilinen enformasyon (örtük bilgi) varolan genel depolanmış enformasyon ve verinin (açık bilgi) toplanması, organizasyonu, depolanması ve kullanılması işlemidir. Bu işlem, elektronik depolama ve erişime dayanır.”34.

Konunun önemli uzmanlarından Yogesh Malhotra’nın verdiği tanım ise aşağıdaki gibidir: “Bilgi yönetimi gittikçe artan çevresel değişmeler karşısında kalan kurumların uyum, süreklilik, rekabet vb. gibi nazik sorunlarının çözümüne hizmet eder. Temelde, enformasyon teknolojilerinin veri ve enformasyon işleme ve insanların yaratıcılık ve yenilikçilik güçlerini sinerji içinde çalışacak biçimde birleştiren kurumsal işlemleri düzenler”35.

Bir başka tanımda ise, “bilgi yönetimi yeni ortaya çıkan disiplinler arası bir iş modelidir. Firma ile ilgili bilgiyi üretimi, kodlanması, paylaşımı gibi bütün yönleri ile ele alır ve bu faaliyetlerin öğrenme ve yenileşmeyi nasıl geliştireceği ile ilgilenir. Hem teknolojik araçları hem de organizasyondaki iş programlarını kapsar”36 denilmektedir.

32 İsmet Barutçugil, “Bilgi Yönetimi”, Active, (Nisan-Mayıs), 2000. 33 Barutçugil, Bilgi Yönetimi, 2002, 50.s. 34 Prytherch, Aynı eser, 124.s. 35 Yogesh Malhotra, Knowledge Management For the New World of Business, http://www.brint.com/km/whatis.htm, 2001, 3/6.s. 36 Gotcha!, http://www.sims.berkeley.edu/courses/is213/s99/project/p9/web_site/about_km.html, 1999.

http://www.brint.com/km/whatis.html

http://www.sims.berkeley.edu/courses/is213/s99/project/p9/web_site/about_km.html

Yani, bilgi yönetimi bilgi biliminin (information science) organizasyonlarda uygulanan biçimidir. Bilgi bilimi ise, “optimum erişim ve kullanım için bilginin niteliklerini ve davranışını, bilgi akışının yönetimini etkileyen güçleri ve bilgiyi işlemenin araçlarını inceleyen bir bilimdir. Bilgi işlemeye ilişkin işlemler, bilginin oluşumunu yayımını, derlenmesini, organizasyonunu, depolanmasını, erişilmesini, yorumlanmasını ve kullanımını kapsar. Bu alan, matematik, mantık, dilbilim, psikoloji, bilgisayar teknolojisi, yöneylem araştırması, grafik sanatlar, iletişim, kütüphanecilik, işletme ve kimi başka alanlardan çıkarsanmış veya onlarla ilişkilidir”37.

Bütün bu tanımlara bakarak bilgi yönetiminin kimi özelliklerini şöylece açıklığa kavuşturabiliriz:

1) Bilgi yönetiminin konusunu kuruma ait örtülü (yani çalışanların kafasında bulunan), açık (yani prosedürlerde yer alan), dış (yani kurumun dış çevresinde yer alan), iç (yani kurumun sınırları içinde yer alan) bilgi ile bu bilgiye ilişkin işlemler oluşturur. Temel çabası bilgiyi üretken kılmaktır. Entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, yani bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini sağlar.

2) Amacı karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarımını, rekabeti, sürekliliği, gelişimi isabetlendirmek ve hızlandırmak için kurum içindeki örtük bilgiyi açığa çıkararak, açık bilginin ise dolaşımını sağlayarak kurumun verimine katkı yapacak doğru kişilere en uygun biçimde ulaştırmaktır. Her ne kadar bunu gerçekleştirirken teknoloji kullansa da bilgi döngüsüne ağırlık verdiğinden bilgisayar biliminin değil, bilgi biliminin sınırları içerisinde yer alır. Bilgi ve iletişim teknolojileri ile insanların yaratıcılığını birleştirerek kurumsal problemlere hızlı ve isabetli çözümler bulunmasını sağlar. Bilginin üretilmesi, saklanması, aktarılması, erişilmesi, kullanılması ile ilgilenir. Kurum personelinin doğru bilgiyi doğru zamanda uygulamasına yardımcı olur.

3) Bilgi yönetimi disiplinler arasıdır. Uygulamalarında bilgi ve iletişim teknolojisi, iletişim, yeni ekonomi, bilgi bilimi, işletme, finans, psikoloji, sosyoloji, linguistik, mühendislik alanlarından yararlanan disiplinlerarası bir faaliyettir.

4) Örgüt kültürü, bilgi yönetimi için çok büyük önem taşır. İşbirliği, bilgi paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma üzerine kurulmuştur ve bu kültürün kurum içerisinde gelişmesini sağlar. Yani, bilgi kültürüne dayanır ve onu geliştirir. Bunun ise, sadece teknoloji kullanımı ile olmayacağı açıktır.

5) Bilgi yönetimi bir kerelik değil sürekli bir uygulamadır. Kuruluşa özeldir. Bilgi Yönetimi Sistemi her kuruluşun ve kuruluşta çalışan kişilerin özel gereksinmeleri doğrultusunda oluşturulur ve gözden geçirilir. Bu özelliği ile,

37 Rubin, Aynı eser, 19.s.

genel problemleri çözmek üzere geliştirilmiş bir süreç, işlemler bütünü ve araç olan bilgi teknolojilerinden farklılık gösterir.

6) Bilgi yönetimi liderlik, düzen, öğrenme, teknoloji, kurumsal işlemlere destek, kişi ve birime göre içerik yayma, bilgi paylaşımı ve ortak kullanımı, çalışma sürecinin bir parçası olarak örtük bilginin açığa çıkarılması, bilgi varlığının ölçülmesi, kurumsal bilgi kültürünün yaratılması ve bilgi teknolojilerine dayanmaktadır.

7) Kapalı bilginin açığa çıkarılmasını sağlayarak kurum için önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler.

Bir kurum içerisinde bilgi yönetiminin işlevleri ise,

1) Bilgi yaratma ve oluşturma,

2) Bilgi depolama / erişim,

3) Bilgi aktarma / paylaşım,

4) Bilgiyi uygulama olarak belirlenebilir.38

Bilgi oluşturma sosyal,ortak ve bireyin bilişsel işlemleri sonucunda ortaya çıkar. Sosyalleştirme, dışsallaştırma, içselleştirme ve birleştirme olarak adlandırılabilecek dört biçimde gerçekleştirilir. Bu dört biçim sırası ile bilgi paylaşımı, örtük bilgiyi açık, açık bilgiyi örtük hale getirme ve bilgileri birleştirme, kategorize etme, sınıflandırma ve sentezini yapma biçiminde uygulanır.39

Bilgi depolama ve erişim örgütlerin kurumsal belleğinin oluşturulması ve bu bellekte yer alan bilgilere gerektiğinde ulaşabilmek anlamına gelmektedir. Kurumsal bellek yazılı belgelerden, elektronik veritabanlarında depolanan yapılandırılmış bilgilerden, uzman sistemlerde depolanmış kodlanmış insan bilgisinden, belgelenmiş kurumsal işlemler ve yöntemlerden ve bir de bireyler ve birey ağları tarafından elde edilen örtük bilgilerden oluşur.40 Bilgi depolama ve erişiminde enformasyon teknolojisinin kullanımı önemli bir rol oynar.

Bilgi aktarımı ve paylaşımı bireyler arasında, bireylerden açık kaynaklara, bireylerden gruplara, gruplar arasında ve gruptan kuruma bilginin gönderilmesi ve alınması biçimindedir. Bu aktarım daha çok bilgiye ihtiyaç duyulduğu ve kullanılabileceği yerlere ulaşmasını sağlamak şeklindedir.41 Kurumlarda iletişim işlemlerinin uygulanması ile gerçekleşir. Enformasyon ve iletişim teknolojileri tek olmamakla birlikte önemli bir aracını oluşturur.

38 Maryam Alavi ve Dorothy E.Leidner, “Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues”, MIS Quarterly, 25, 1 (March, 2001), 115.s. 39 Aynı eser, 116.s. 40 Aynı eser, 18.s. 41 Aynı eser, 119.s.

Bilgi yönetiminin dördüncü işlevi olan bilgi kullanımı ise küreselleşme, hız ve rekabetin gereğidir. Bilgi kullanımını destekleyecek olan bilgi mekanizmaları direktifler, kurum iş programları ve problem çözmek üzere oluşturulmuş görev takımları biçiminde ortaya çıkar. Yine bu noktada da en iyi ve en kötü uygulamalar, örgütün hedefleri, başkalarının deneyimleri, örgüt kültürünün belirlediği uygulamalar, kurumda kim hangi bilgiye sahip rehberleri v.b. bilgilerin enformasyon teknolojileri aracılığı ile depolanması bu teknolojilerin kurum içi bilgi uygulamalarında da çok önemli bir yeri olduğunu göstermektedir.

Bilgi yönetimi başlı başına bir bilim alanı değildir. Disiplinler arası bir konudur. Epistemoloji (enformasyon ve bilgi teorisi), biliş bilimi, enformasyon bilimi, bilgisayar bilimi, öğrenme teorisi (andragoji – yetişkin öğrenmesi, bilme ve kavrama, örgütsel öğrenme, e – öğrenme), iletişim, dilbilim, ekonomi, işletme bilimi, organizasyon teorisi, yönetim bilimi ve insan kaynakları yönetimi ile yakından ilişkisi vardır. Epistemoloji enformasyon bilimi ve biliş bilimi ile ilişkisi temelinin kurum içi bilgi faaliyetlerine dayanmasından kaynaklanmaktadır. Öğrenme teorisinden esinlenmesi örgütsel öğrenmenin bilgi yönetiminin bir parçası olarak kabul edilebilirliğine dayanmaktadır. Bilgisayar bilimince desteklenmesi enformasyon ve iletişim teknolojilerinin bilgi yönetimi disiplininin teknik alt yapısını oluşturmasından kaynaklanmaktadır.İletişimle ilişkisi tamamiyle kurumsal iletişimin her yönü ile ilgilenmesi ve zaten bilgi yönetimi sisteminin aynı zamanda da bir iletişim sistemi olmasından doğmuştur. Dil ise iletişimin başlıca aracıdır. Dilbilim konusu hem bu açıdan hemde kurum içerisinde paylaşılacak içeriğin ifade edilebilmesi ve standardizasyonu açılarından önem taşımaktadır. Sosyoloji ile bağlantısı ise örgüt sosyolojisi altında yer alan örgüt kültürünün örgütsel iletişime olan etkisi bağlamında çok büyük önem taşımaktadır. Yine örgüt içerisindeki bireysel davranışlar da bilgi paylaşımını etkileyen faktörlerdir. Bilgi yönetiminin psikoloji ile ilişkisi ise bu nokta ile bağlantılandırılabilir. İşletme ve yönetim bilimi ile organizasyon teorisi açısından ele alınabilecek ilişki ise bilgi yönetiminin tamamiyle örgütlerde yürütülen bir faaliyet olmasından kaynaklanmaktadır. Örgütsel, bölgesel ve küresel ekonomi ise örgütün ve bu bağlamda da bilgi yönetiminin dış çevresini oluşturmaktadır.

Benzer noktalardan hareketle Baldanza ve Stankosky’de bir Yunan tapınağının çatısı biçiminde gösterdikleri bilgi yönetimini tabanı sistem mühendisliği, örgüt geliştirme, sistem yönetimi, ve örgütsel davranıştan oluşan liderlik, örgütleme, teknoloji ve öğrenme sütunları üzerine oturtmuşlardır. Sosyal, politik, yönetsel ve ekonomik faktörler ise bilgi yönetiminin dış çevresinde yer almaktadır.42

42 Vincent Michel Ribiéra, Assesing Knowledge Management Initiative success as a Function of Organizational Culture, George Washington University, Washington D.C. , 2001 (Basılmamış Doktora Tezi; Carolyn Baldanza ve Michael A. Stankosky , Knowledge management: An evolutionary architecture toward enterprise engineering.Paper read at International Council on Systems Engineering, Mid – Atlantic Regional Conference, Sept 15 1999.

Yukarıda sayılan açılardan disiplinler arası olma özelliği gösteren bilgi yönetiminin bir dezavantajı bilgi ve enformasyonu ve bunların yayılma, aktarım ve paylaşılmasını konu edinen diğer kimi disiplinlerle karıştırılması veya eş nitelikli olarak kabul edilmesidir. Sözü geçen farklı disiplinleri şöylece sıralayabiliriz:

Yönetim Bilişim Sistemleri : Bir kurumun yönetim kararlarının verilmesinde destekleme görevini üstlenecek bilgi ve iletişim alt yapısının kurulması ile uğraşır. Teknoloji ağırlıklıdır. Daha çok yönetimin kullanacağı enformasyonun yapılandırılması ile ilgilenir.

Enformatik(Enformasyon Bilimi): Enformasyonun oluşması, yayımı, derlenmesi, organizasyonu, depolanması, erişilmesi, yorumlanması ve kullanımı ile ilgilenir. Bu işlemleri gerçekleştirirken otomasyon ile bilgi ve iletişim teknolojilerinden yararlanır.

Arşivcilik: Bir kişi kurum veya devletin faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgelerin toplanması, saklanması ve erişimini sağlar.

Belge Yönetimi: Arşiv belgelerinin arşivlenmeden önce geçtiği oluşturma depolanma ve kullanım aşamaları ile ilgilenir.

Kütüphanecilik: Kütüphanelerin ve enformasyon merkezlerinin toplum içerisindeki yeri ve görevi, kullanıcıları, materyalleri; personelleri, yönetimleri, işlemleri ve hizmetleri, tarihçeleri ile uğraşan bilim dalıdır. Yalnızca kitap, dergi, teknik rapor, patent, internet v.b. üzerinde yer alan ve kataloglama, sınıflama, taksanomiler v.b. yoluyla yapılandırılmış enformasyon ve bilgi ile ilgilenir.

Bilgi yönetimi bu alanlardan hiç birisi ile eşdeğer değildir. Kurumsal bilgi iletişimini sağlamak amacı ile özellikle yapılandırılmış ve açık bilgilerin paylaşımı için hepsinin araç, yöntem ve tekniklerinden yararlanır. Bunun yanında yapılandırılmamış ve örtük bilgilerin açığa kavuşturulması ve kurum içi paylaşımı için her kurumun kendi özgün kültürüne uygun araç, yöntem ve teknikler oluşturur.

Bir kurumda bilgi yönetiminin uygulaması bir bilgi yönetimi sisteminin kurulması ile mümkündür. Bu sistem kimi kaynaklar tarafından öngörüldüğü gibi yalnız teknoloji ile sınırlı bir sistem değildir. Mesaj, verici, kanal, ve alıcıdan oluşan bir iletişim sistemidir. Bilgi yönetim sisteminin bileşenlerini bilgi, bilgi üreticileri, bilgi varlıkları, bilgi teknolojileri, örgüt kültürü, ve bilgi alıcı ve uygulayıcıları oluşturur. Sıra ile bu bileşenleri aşağıdaki gibi ele alabiliriz:

Bilgi iletişim sistemindeki mesaj karşılığıdır. Bir kurumu yenileştirmek, çevre ile rekabet edebilir hale getirmek ve bu durumda tutmak için uygulama alanına yansıtılması gerekli olan, kişisel anlamda algılanmış ve özümsenmiş, akıl süzgecinden geçirilmiş veri ve enformasyonun tamamıdır. Sürdürülen iş uygulamaları ile deneyimler, tahminler, değerlendirmeler, algılar, sezgiler, değerler, inançlar, ve tahminlerin bir bütünüdür. Kurumsal bilgiyi iç bilgi ve dış bilgi, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgi, örtük ve açık bilgi biçiminde

kategorize edebiliriz. İç bilgi kurum içerisinde kurum personeli tarafından kurum faaliyetleri ve iş süreçleri ile ilgili olarak üretilir. Kurum içerisinde, ayrıca da ilişkili şirketler ve müşteriler tarafından kullanılır. Dış bilgi kurum tarafından kullanılan, kurumun dış çevresinde üretilmiş olan diğer kurumların faaliyetleri ve standart faaliyetlerle ilgili bilgilerdir. Yapılandırılmış bilgi kayıt ortamları üzerinde yer alan, standartlaştırılmış, sistematize edilmiş, taksanomik olarak işlenmiş, depolanmıştır. Yapılandırılmamış bilgi ise bu işlemlerin hiçbirinden geçmemiştir. Kişilerin zihinlerinde veya şirket içi gayrı resmi ilişkilerde yer alır. Açık bilgi genel, depolanmış, kodlanmış, paylaşılan, sosyalleşmiş, yapılandırılmış ve erişilebilirdir. Örtük bilgi ise bir kuruluşta yer alan ve bireysel olarak bilinen, açık olmayan, gerektiğinde ortaya çıkan, yapılandırılmamış, çoğunlukla formel olmayan yollarla iletilen, kişisel ve paylaşılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan bilgidir.

Bilgi yönetimi sisteminin ikinci bileşeni bilgi üreticileridir. Bunlar iletişim sisteminde verici’ye karşılık gelmektedir. Kurum içi ve kurum dışı bilgi üreticileri olarak ikiye ayrılırlar. Kurum içi bilgi üreticilerini bilgi işçileri veya bilgi çalışanları oluştururlar. Zihinsel faaliyette bulunan, fikir yoğun, zihinsel emek sarf eden, genellikle beyaz yakalı çalışanlardır. Yöneticiler, yönetici yardımcıları, araştırma - geliştirme, üretim, finans, pazarlama, insan kaynakları sorumluları ve çalışanları kurum içi bilginin üreticileridirler. Kurum dışı bilgi üreticileri ise kurumun çevresinde yer alırlar. Bunlar müşteriler, yatırımcılar, düzenleyici acenteler, devlet kurumları, tedarikçiler, iş ortakları, endüstri ve mali analizciler, ticari basın, rekabetçiler ve dış işgücüdür.

Bilgi yönetimi iletişim sisteminin kanal altında yer alan bileşenleri ise bilgi varlıkları (şirket arşivleri, veri tabanları, diğer bilgi kayıt ortamları ve kişilerin zihinleri), bilgi ve iletişim teknolojileri(internet, intranet, ekstranet, enformasyon ve iletişim sistemleri v.b.), örgüt kültürü(yönetsel politikalar, stratejiler, çalışma ilkeleri, tutum ve davranışlar, roller, değer ve normlar, semboller, gelenekler, inançlar, beklentiler ve varsayımlar bütünü), bilgi personeli(bilgi yöneticileri, iletişimciler,, bilgi teknolojisi profesyonelleri, web tasarımcıları, grafik tasarımcıları, arşivciler, kütüphaneciler)dir. Kanalda yer alan bu öğeler kurum içi bilgi paylaşımını mümkün kılarlar.

Bilgi yönetimi sisteminin son bileşeni ise bilgi kullanıcılarıdır. Bunlar aynı zamanda bilginin alıcılarıdır. Şirket işlerinin yolunda gitmesi, iyileşmesi ve yenileşmesi için bilgiyi kurum uygulamalarında kullanan şirket çalışanları, tedarikçiler ve müşterilerdir. Yani bilgi üreticileri ile aynı gruptur.

Bilgi yönetimi sisteminin alt sistemleri böylece açıklığa kavuşturulduktan sonra bir bilgi yönetimi sisteminin nasıl kurulacağı konusuna değinmekte yarar vardır.

‘Bilgi yönetimi’ için Amrit Tiwana tarafından şöyle 10 aşamalı bir yol haritası önerilmektedir.

- Yapılan iş için önemli olan bilginin belirlenmesi.

- İş stratejisi ile bilgi yönetiminin ilişkilendirilmesi.

- Şirkette var olan bilginin analizi.

- Bilgi yönetimi sisteminin şirketin enformasyon teknolojileri varlığını atmak yerine bunun üzerine inşa edilmesi.

- Yalnızca açık bilgi yerine örtük bilgi ve süreçlere odaklanılması.

- Şartlara uygun ileriye dönük bir bilgi yönetimi mimarisi tasarlanması.

- Sonuca ulaştırıcı bir bilgi yönetimi sisteminin kurulması ve yerleştirilmesi.

- Bilgi yönetimi sisteminin çalışması için gerekli ödüllendirme yapıları, liderlik ve kültür öğelerinin geliştirilmesi.

- Bilgi ölçümleri ve bilgi yönetimi yatırım karlılığının hesaplanması.

- Daha önceki bilgi yönetimi uygulamalarından ders alınması.43

Aynı yazar, bilgi yönetimi basamaklarını ise aşağıdaki biçimde şemalaştırmıştır:44

Tablo 1. Bilgi Yönetiminin Basamakları

Kaynak: Amrit Tiwana, The Knowledge Management Toolkit..., Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2000.

43 Tiwana, Aynı eser, 14-16.ss. 44 Aynı eser, 240.s.

Bu aşamalar yerine getirilirken ayrıntıda gerçekleştirilen uygulamalardan belli başlıları ise şöyle sıralanabilir: Planlama, programlama, sistem analizi, bilgi haritalanması, bilgi yönetimi mimarisi, bilgi boşluğu analizi, bilgi üretimi ve ölçümü, bilgi hesaplanması, bilgi yönetimi sistemi kurma, enformasyon teknolojisi sistemi değerlendirme ve kurma, kullanıcı ara yüzü oluşturma, ağ yapılandırma, bilgi deposu oluşturma, örtük ve açık bilgi için dolaşım kanalları oluşturma, belge yönetimi, bilgi işinin değerlendirilmesi, içerik yönetimi, profil çıkarma vb.45

Şimdiye kadar verilen bilgiler, bilgi yönetiminin herhangi bir kurumda gerçekleştirilmesi için çok özel yeteneklere sahip ve bu işin eğitimini almış bir insan gücünün görevlendirilmesi gerektiğini göstermektedir. Yukarıda sözü geçen işlemleri bilgi yönetimi takımı gerçekleştirir. Geniş anlamda alındığında bu takımda bilgi yöneticilerinin yanı sıra yazarların, iletişim uzmanlarının, ağ uzmanlarının, insan kaynakları uzmanlarının, enformasyon teknolojisi uzmanlarının, grafik sanatçılarının, halkla ilişkiler46 uzmanlarının ve rekabet uzmanlarının yer alması gerekmektedir. Çekirdek bir bilgi yönetimi takımında ise,bir bilgi yöneticisi liderliğinde bilgi analizcileri ve bilgi yazarları bulunmalıdır. Bilgi yöneticisi, bilgi yönetimi işinin stratejisini ve planlamasını yapar. Bilgi analistleri bilgi paketlemesi işinin her yönü ile uğraşır. Bilgi yazarları ise İntranet, Extranet ve İnternet üzerindeki içeriğin doğruluk ve zamanlılığı ile ilgilenir.47 Bu takıma teknolojik destek danışmanı, ara yüz tasarlama yöneticisi ve multimedia üreticisi de eklenebilir.48 Bu arada kimi yazarlar son derece de mantıklı biçimde bir bilgi yönetimi takımı kapsamında yer alacak kişileri kullanıcılar (şirket çalışanları, müşteriler, birlikte iş yapılan şirket dışı kişiler), bilgi profesyonelleri ve teknoloji uzmanları49 olarak sınıflandırmaktadırlar.

Peki, bilgi yönetimi takımında görev alan personelin nitelikleri ne olmalıdır? : Bilgi yöneticileri, bilgi sağlamayı, üretmeyi, paketlemeyi, var olan bilgiyi uygulamada kullanmayı ve tekrar tekrar kullanmayı bilmelidirler.50 Düşünebilmeli, anlayabilmeli, fikirler üzerinde çalışabilmeli, onları ürüne, hizmete veya sürece çevirebilmeli, karar verebilmeli; bilgi üretimi, analizi, sentezi, değerlendirilmesi, yayımı, işlemesini gerçekleştirebilmeli; yüksek IQ, hızlı düşünme, muhakeme, güçlü hafıza, zihinsel aritmetik, entelektüel işlere yatkınlık yeteneklerine sahip olmalıdırlar. Ayrıca, bilgi yönetimi konusunda eğitim görmeli ve bu eğitimi sürdürmelidirler. “Ağları ve enformasyon kaynaklarını kullanarak ve doğrudan doğruya kişisel ilişkilerle kurumsal bilgiyi geliştirmeyi bilmelidirler.”51. Bilgi ve iletişim teknolojisi yanında ekonomi, işletme, iletişim, psikoloji ve sosyoloji konularında eğitim almış olmalıdırlar.

45 Bkz. Aynı eser; Applehans, Aynı eser. 46 Applehans, Aynı eser, 69.s. 47 Aynı eser, 71.s. 48 Aynı eser, 73-75.ss. 49 Seonghee Kim, “The Roles of Knowledge Proffesionals for Knowledge Management”, INSPEL 34,1 (2001), 4.s. 50 Aynı makale, 3.s. 51 Ros Davis, Knowledge for Knowledge Workers, http://australia.internet.com//r/article/jsp/sid/949870, March 15, 2000.

http://australia.internet.com/r/article/jsp/sid/949870

Malhotra bilgi çalışanları hakkında şöyle demektedir: “Bilgi çalışanları yeni teknolojileri kendi iş çevrelerine uygulamakta mahir olmalıdırlar, ... zamanlarını ve gayretlerini yaratıcılık ve yenilikçilik gerektiren değer artırıcı faaliyetlere yoğunlaştırmalıdırlar, ...kurum uygulamalarının iş çevresinin dinamikleri ile uyum içerisinde olup olmadığına karar verebilme yeteneğine sahip olmalıdırlar. Bilgi çalışanları aynı zamanda kurumlarının yaptığı işi ve kendi uğraşlarının bu ortamdaki konumunu ayrıntılı bir biçimde kestirebilmelidirler. Yeterlilik ve zeka yanında bunları kullanmak için gerekli olan üst düzeydeki sorumluluk ve otoriteye sahip bir müteşebbis gibi davranmaları gerekir.”52.

Yukarıda sözünü ettiğimiz açıklamalardan çıkarsanabileceği gibi bilgi çalışanlarının bilgi yönetimi, bilgi ve iletişim teknolojileri, insan davranışları, örgüt davranışları, iletişim konularında bilgili olmak yanında bir takım içsel niteliklere de sahip olması gerekmektedir. Sözü geçen bu nitelikler bilgi yönetimi konusunda disiplinlerarası bir eğitimin gerekliliğine işaret etmektedir.

Sonuç olarak yukarıda çerçevesini çizmeye çalıştığımız bilgi yönetimi çağdaş bir bilim dalıdır ve dünyanın her yerinde hiçbir kurum ve işletme tarafından gözardı edilmemesi gereken uygulamalı bir disiplindir.

52 Yogesh Malhotra, Knowledge Management, Knowledge Organizations, Knowledge Workers..., http://www.brint.com/interview/maeil.htm, February 19, 1998.

http://www.brint.com/interview/maeil.html

Kaynaklar Alavi, Maryam ve Dorothy E.Leidner, “Review: Knowledge Management and Knowledge

Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues”, MIS Quarterly, 25, 1 (March, 2001).

Applehans, Wayne, Alden Globe ve Greg Laugero, Managing Knowledge, A Practical Web-Based Approach, Boston : Addison-Westley, 1999.

Barutçugil, İsmet, Bilgi Yönetimi, İstanbul : Kariyer Yayıncılık, 2002. Davis, Ros, Knowledge for Knowledge Workers, http://australia.internet.com//r/article/jsp/sid/949870,

March 15, 2000. Dovenport, Thomas H. ve Laurence Prusak, Working Knowledge: How Organizations Manage

What They Know, Boston : Harvard Business School Press, 1988. Gotcha!, http://www.sims.berkeley.edu/courses/is213/s99/project/p9/web_site/about_km.html, 1999. Kim, Seonghee, “The Roles of Knowledge Proffesionals for Knowledge Management”, INSPEL

34,1, 2001. Kurtaran, Özlem Meltem ve Faruk Çubukçu, Ansiklopedik Bilgi İşlem Terimleri Sözlüğü, İstanbul

: Türkmen Kitabevi, 1991. Leibold, Marius Gilbert, J.B. Prolost and Michael Gibbert, Strategic Management in the

Knowledge Economy, Erlangen; Publicis, 2002. Machlup, Fritz, Knowledge and Knowledge Production, Vol.1, Princeton : Princeton University

Press, 1980. Malhotra, Yogesh, Knowledge Management For the New World of Business,

http://www.brint.com/km/whatis.htm, 2001. Malhotra, Yogesh, Knowledge Management, Knowledge Organizations, Knowledge Workers...,

http://www.brint.com/interview/maeil.htm, February 19, 1998. Öğüt, Adem, Bilgi Çağında Yönetim, Ankara:Nobel Yayın Dağıtım, 2001. Prytherch, Raymond John, Harrod’s Librarians Glasory and Reference Book, 9th ed., Hants :

Gower, 2000. Reitz, John M., Online Dictionary of Library and Information Science, 2002.,

http://www.wcsu.edu/library/odlis.html Ribiéra, Vincent Michel Ribiéra, Assesing Knowledge Management Initiative success as a

Function of Organizational Culture, George Washington University, Washington D.C. , 2001 (Basılmamış Doktora Tezi; Carolyn Baldanza ve Michael A. Stankosky , Knowledge management: An evolutionary architecture toward enterprise engineering.Paper read at International Council on Systems Engineering, Mid – Atlantic Regional Conference, Sept 15 1999.

Rubin, Richard E., Foundations of Library and Information Science, New York:Neal – Schuman, 2000.

Tapscot, Don, Digital Economy: Promise and Peril in the Age of Networked Intelligence, New York: Mc Graw Hill, 1996.

Tiwana, Amrit, The Knowledge Management Toolkit..., Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 2000.

Yalçıner, Filiz ve Fikret Şahin, Açıklamalı Bilgisayar Terimleri Sözlüğü, İstanbul : Fono, 1993.

http://australia.internet.com/r/article/jsp/sid/949870

http://www.sims.berkeley.edu/courses/is213/s99/project/p9/web_site/about_km.html

http://www.brint.com/km/whatis.html

http://www.brint.com/interview/maeil.html

http://www.wcsu.edu/library/odlis.html

Bilgi Yönetimi Stratejileri

Figen Dalyan

I. Giriş

Günümüz dünyasında bilgi güç kaynağıdır, gıdadır. Bu gerçek uygarlığın doğuşundan bu yana bilinir ve kabul edilir. Geçmişte komutanlar, casusları aracılığı ile düşmanları hakkında bilgi toplamıştır. Beş asırdan bu yana muhasebeciler mali bilgileri derleyip sunmaktadırlar.

Yönetin biliminin bilimsel dönemini başlatan Taylor ve Fayol gibi isimler “en iyi yönetim şekli”ni bulmak ve verimliliği artırma bilgisini aramışlardır. Daha sonraki bilim adamları, amaçlara ulaştıracak en uygun muhasebe, üretim, satın alma, pazarlama sistemlerini geliştirmede kullanacakları bilgileri toplama, kaydetme, depolama ve işleme sistemlerini kurmaya yönelmişlerdir.

Aslında bilgi yönetimi yıllardır uygulanmaktadır. Yüzyıllar önce aile şirketlerinin sahipleri bilgi ve tecrübelerini daha sonra yerlerini alacak olan çocuklarına aktarmışlar, zanaat ustaları becerilerini kalfalarına öğretmişler ve işçiler bilgilerini birbirleri ile paylaşmışlardır. Zaman içinde işletmelerin büyümesi, teknolojinin ilerlemesi ve bilginin giderek öneminin artması ile doğal olarak bilgi aktarımının bir sistem dinamiğine oturtulması ihtiyacı doğmuştur (Applegate vd., 2003). Özellikle 1990’larda iyice kendini hissettiren bu ihtiyaç bilgi yönetimi kavramını belirginleştirmiştir.

II. Bilgi Sistemlerinin Gelişmesi

Gelişmiş ülkelerde son otuz yılda ortaya çıkan “bilgi patlaması” karşısında bu temel güç kaynağının verimli ve etkin kullanım yollarının araştırılması ve yönetime gerekli ve yararlı olan veri ve haberlerle, gereksiz ve karışıklık yaratacak olanların birbirinden ayrılması ihtiyacı doğmuştur (Teece, 2000). Gelişmekte olan ülkelerde ise bilgi patlaması yerine, bilgi yetersizliği karşısında büyüyen bilgi ihtiyacı benzer sonuçları doğurmuştur.

Bilgisayarların devreye girmesi ile birlikte muhasebe ve finansman ile ilgili veriler, üretimin aşamaları, satışların mamuller, bölgeler ve müşteriler bazında dağılımı gibi işletme içi verilerle, tüketici talebi, nüfus dağılımı, ekonomik tahminler, sosyal ve ekonomik gelişmeler gibi konularda büyük miktarlarda veri toplanarak işlenmiştir (Callon, 1996). Toplanan verilerin miktarı büyük boyutlara

varınca işletmeler toplanan verinin fazla olmasından çok gerekli miktar ve gereken zamanda ulaşılan doğru bilginin önemli olduğunun farkına varmışlardır.

Kapsamlı bir bilgi sistemine duyulan ihtiyaç karşısında Yönetim Bilgi Sistemleri kavramı geliştirilmiştir. Yönetim Bilgi Sistemi “planlamada, insan kaynakları yönetiminde, iletişimde denetimde ve karar vermede yönetime yardımcı olmak üzere, iç ve dış kaynaklardan uygun veri sağlayan, işgücü, donanım ve belirli prosedürlerin bir araya getirilmesi ile oluşturulmuş yapı” olarak tanımlanabilir (Stewart, 2001).

III. Stratejik Yönetim ve Bilgi İlişkisi

İşletmelerin çoğu yapılan araştırmalar göstermiştir ki, biriktirdikleri bilgilerden yeterli oranda yararlanamamaktadır. İşletmelerin ancak çok az bir oranı bu bilgileri amaçları doğrultusunda kullanabilmektedir.

Oysa bilgi, planlamanın hammaddesidir. Doğru planlar ve bu planların uygulanabilmesi düzenli ve sağlıklı bir bilgi sistemine bağlıdır. Planlama bilgi gerektiren bir süreç olduğu gibi, bilgi üreten bir kaynaktır aynı zamanda. Planlama süreci hem sağlıklı bir bilgi sisteminin kurulup gelişmesini sağlar, hem de kendisi bu sistemi besleyen bir kaynak olur (Remenyi vd., 2000).

Belirsizliklerle başa çıkmada en etkili yol gerekli olan bilginin elde edilmesi ve aktarılmasıdır. İşletmenin yapacağı tahminlerde ne kadar fazla bilgi değerlendirilirse, tahminlerin o kadar sağlıklı olacağı açıktır. Günümüzde işletmeler sadece fiziksel, finansal ve insangücü kaynaklarının etkin ve verimli kullanımı oranında güçlü değildirler. Aynı zamanda bilgi birikimlerini geliştirdikleri ve etkin bir şekilde kullanabildikleri sürece güçlü olacaklardır.

Yukarıda da belirtildiği gibi bilginin sağlanması ve kullanımı oldukça karmaşık ve sistematiğe oturtulması gereken bir faaliyettir. Son yıllarda yapılan çalışmalar bu gerekliliği göz önüne alarak, işletmelerin özelliklerine göre hangi stratejileri ya da stratejiyi uygulaması gerektiğini belirlemeye yöneliktir (Rosenfeld, 12.15.2000).

IV. Bilgi Yönetimi ve Stratejileri

Değişen dünya düzeni doğal olarak organizasyonları da yakından etkilemiştir. Bilgiye bilgisayar ağlarının gelişmesi ile hızlı, kolay ve ucuz ulaşılabilmesi bazı sorunlar yaratmıştır. Bilginin çokluğu ve çeşitliliği, bu çeşitlilik içinde gerekli ve yeterli olan bilginin tespitinin zorunlu hale gelmesi, yöneticilere rehber olabilecek bilgi yönetimi stratejilerine olan ihtiyacı beraberinde getirmiştir.

Bu alanda yapılan çalışmalar belli başlı iki strateji üzerinde durmaktadır. Bu stratejiler şöyle özetlenebilir (Applegate vd., 2003):

1.Kodlama Stratejisi. Bu stratejiyi benimseyen işletmelerde bir bilgisayar sistemi mevcuttur. Intranet adı da verilen bu sistemde bilgi, birtakım veri tabanlarında dikkatli bir şekilde kodlanarak saklanır. İşletmenin kişisel çabaları ile oluşturduğu bu veri tabanının yanı sıra kurumun Internet bağlantıları oluşturulmuştur (Hansen

vd., 1999). Bu sisteme işletme çalışanlarından herhangi kişi kolaylıkla girip bilgileri kullanabilmektedir.

Bu stratejiyi benimseyen işletmeler bilginin kodlanması, saklanması ve yeniden kullanılmasını sağlayan oldukça hassas birtakım yöntemler geliştirmişlerdir (O’Brien, 1995). Bilgi “insandan dokümana” yaklaşımına uygun bir şekilde kodlanır, onu yaratıp şekillendiren insandan bağımsızlaştırılır ve çeşitli amaçlar için yeniden kullanılır. Örneğin, müşteri bilgileri, karşılaştırma verileri, pazar analizleri ve çalışanların mülakat formları gibi bir işletme için temel olan bu bilgilerin bir araya getirilmesi ile dosyalar oluşturularak elektronik ortamda saklanarak çalışanların kullanımına sunulur.

Bu yaklaşım ile çalışanlar o bilgiyi geliştiren kişi ya da kişilerle temas kurmadan kendi kodlamaları ile o bilgiye ulaşabilir ve kullanabilir. Ayrıca bu sayede bilginin yeniden kullanımı alanındaki ölçek genişler.

Bu stratejiyi benimseyen işletmelerde, kodlama sürecinin etkin çalışabilmesi için gerekli elektronik ortamın sağlanması ve yönetilmesi esnasında büyük finansal kaynaklar gerekecektir. Bu finansal kaynak, gerekli elektronik ortamın yaratılmasından bu sistemi kurup yönetecek personelin sağlanmasına kadar uzanan geniş bir yelpazeye yayılır.

“İnsandan dokümana” yaklaşımı adı da verilen “kodlama stratejisi” bu stratejiyi benimseyen işletmeler için bilgi paylaşımının tek yolu değildir; bu işletmelerde de çalışanlar birbiri ile konuşur, iletişim kurar. Burada dikkat edilecek nokta, bu işletmelerde organizasyon içinde kodlama stratejisinin bilgi sağlama ve kullanmada ki ağırlığıdır (Hermann, 2000).

2.Bireyselleştirme Stratejisi.Bu stratejiyi benimseyen işletmelerde ise bilgi, onu geliştiren kişi ile yakın bağlantı içindedir ve paylaşılması ancak insanların bir araya gelmesi ile mümkündür. Bu tür işletmelerde bilgisayarın temel işlevi bilginin saklanmasından çok çalışanlar arasında bilgi alış- verişini ve iletişimi sağlamaktır.

Bu stratejiyi benimseyen işletmelerde çalışanlar arasındaki iletişim, veri tabanlarında yer alan bir takım bilgi kütüklerinden daha önemlidir. Burada kodlanmayan ya da kodlanamayacak olan bilgiler gerek birebir konuşmalarla gerekse beyin fırtınası gibi yöntemlerle transfer edilir. Çalışanlar çözmek zorunda oldukları soruna çeşitli ve farklı noktalardan yaklaşarak, kollektif bir biçimde çözme yoluna giderler.

Bireyselleştirme stratejisini benimseyen işletmeler, benimsedikleri bu stratejiyi uygulamaya geçirebilmek için çalışanlar arasında bir network oluşturma konusunda ciddi yatırımlar yapmaları gerekir (Laudon, 2001).

Bilgi yalnızca yüzyüze görüşmelerle değil, telefonla, e-mail’le ve video-konferans gibi yöntemlerle de paylaşılır. Bunun yanında bilgi paylaşımı çalışanların birbiri ile yer değiştirmesini sağlayarak, çalışanların meslektaşlarından aldıkları telefona derhal yanıt vermelerini öne çıkaran bir kültür yerleştirmeye çalışarak ya da

işletme içindeki proje ekiplerine yardımcı olmak amacıyla “danışman direktörler” kullanılarak sağlanabilir (Turban vd., 2001).

Bu stratejiyi benimseyen işletmelerde elektronik doküman sistemleri gelişmiştir ancak amaç bilgi sağlamak değildir. Amaç daha çok çalışanın herhangi bir alan ya da konuya girebilmesi ve o konuda çalışanın kim olduğunu bulmasını sağlamaktır. Söz konusu kişi bulunduktan sonra gidip onunla doğrudan görüşülür.

İlk bakışta üretilen ürün ve faaliyet gösterilen sektör ne olursa olsun tüm işletmelerin hem kodlama hem de bireyselleştirme stratejisini bir arada kullandıkları izlenimi doğabilir. Ancak inceleme derinleştirildiğinde etkin işletmelerin temelde bir stratejiye yönelirken diğerini de destekleyici bir unsur olarak kullandığı görülmektedir. İki stratejinin de eş düzeyde kullanıldığı bir yaklaşım başarısızlığı da beraberinde getirmektedir.

V. Doğru Stratejinin Belirlenmesinde Gözönüne Alınacak Kriterler

Bir işletmenin bilgi yönetim stratejisi, o işletmenin rekabet stratejisini de yansıtır. Müşteriler için nasıl bir değer yaratıldığı, bu değerin işletme amaç ve hedeflerini nasıl desteklediğini ve işletme çalışanlarının bu değere katkısını bu strateji sayesinde anlamak mümkündür (Applegate vd., 2003).

Bir işletmenin hangi stratejiyi seçmesi gerektiği tesadüfi değildir. İşletmenin müşterilerine hizmet biçimi, yapılan işin özellikleri ve çalışanların nitelik ve nicelikleri stratejinin belirlenmesinde göz önüne alınacak kriterlerden bazılarıdır. Yanlış strateji seçimi, işlemeyi ciddi bir şekilde etkileyebilir.

İşletme bilgi yönetimi stratejisini belirlerken öncelikle şu soruların cevabı verilmelidir:

-Rekabet stratejisi bilgi yönetim stratejisini yönlendirmelidir.

-Yöneticiler müşterilerin kendi işletmelerini tercih etme nedenlerini açık bir şekilde belirlemelidir.

-Müşteriler işlemeden nasıl bir değer beklemektedirler?

-İşletme içinde mevcut olan bilgiden müşterilere dönük bir katma değer nasıl çıkarılabilir?

Eğer bir işletmenin bu sorulara dönük net birtakım yanıtları yoksa, bir bilgi yönetim stratejisi belirleme çabasından vazgeçmelidir. Çünkü tam olarak rekabet stratejisinin ortaya konamaması, yanlış seçimin yapılmasına neden olabilir. İşletmenin rekabet stratejisinin belli olması durumunda, işletme yöneticilerinin bilgi yönetim stratejisini belirleyebilmeleri için cevap aramaları gereken üç soru vardır (Checkland & Holwell, 1998):

1.İşletmenin ürettiği mal standart mı yoksa, sipariş usulü ile mi?

Standart ürün üreten işletmelerin ürün çeşit sayısı sınırlıdır. Yeniden kullanıma uygun bir bilgi yönetim stratejisi yani “kodlama stratejisi” bu tür işletmeler için daha uygun olacaktır.

Öte yandan müşteriye özel ürünler sunan yani sipariş usulü ile faaliyet gösteren işletmeler ise müşterilerinin çok özel isteklerini karşılamak durumundadır. Bu ihtiyaçlar çeşitlilik gösterebildiği için kodlanmış bilginin bu işletmeler için üreteceği değer de düşük olacaktır. Sipariş usulü ile çalışan işletmelerin “bireyselleştirme stratejisi”ni benimsemeleri daha uygun olacaktır.

2.İşletmenin ürettiği ürün olgunluk döneminde mi yoksa, yeni bir ürün mü?

Olgunluk dönemindeki bir ürün için geliştirilen strateji, ürünün yeniden kullanımına dayanır. Bu tip ürünlerin geliştirilmesi ve satılmasını sağlayan süreçler, kodlanabilecek iyi anlaşılmış görev ve bilgilere dayanır. Yani bir işletmenin ürettiği ürün olgunluk dönemini yaşıyor ise, bu işletmenin “kodlama stratejisi”ni kullanması daha uygundur.

Yeni ürünlere dayandırılarak oluşturulan bir strateji ise en iyi “bireyselleştirme stratejisi” ile desteklenebilir. Kurumda sürekli yeniliği savunan yöneticiler için bilgi, dokümanlardan çok paylaşımla elde edilir.

3.Yöneticiler çalışanların sorunlarını çözmede açık bilgileri mi kullanıyorlar yoksa, formel olmayan kanallardan elde edilen bilgiler de önem taşıyor mu?

Sektör ile ilgili genel bilgiler ya da personel ile ilgili bilgiler açık bilgilerdir ve kolaylıkla kodlanabilir. Bir işletmenin çalışanları işlerini yapabilmek için açık bilgiye ihtiyaç duyuyor ve güveniyorsa “insandan dokümana” yaklaşımı yani “kodlama stratejisi” en iyi sonucu veren strateji olacaktır.

Özellikle tecrübeye ve sezgilere dayanan bilginin yazıya dökülmesi güçtür ve ancak yüz-yüze iletişimle aktarılabilir. Bilimsel uzmanlık gerektiren konular, know-how, bir endüstri hakkındaki bilgiler ve teknolojik uzmanlık bu başlık altında değerlendirilebilir. Çalışanların ve yöneticilerin bu türden bilgileri kullanmaları gereken durumlarda “insan insana” yani “bireyselleştirme stratejisi” yaklaşımı daha iyi sonuç vermektedir (Pfeffer & Sutton, 2000).

VI. Sonuç

Bilgi ve bilginin yönetimi her geçen gün önemi artan bir konudur. Bu konuda yapılan çalışmalar belli alanlarda faaliyet gösteren işletmelerin yönetim bilgi sistemlerinin taşıması gereken özelliklerden, işletmenin çeşitli özellikleri göz önüne alınarak izlemesi gereken bilgi yönetim stratejilerine kadar uzanan bir yelpazededir.

Bilgi patlamasının yaşandığı bugün işletmeler için önemli olan, bu temel güç kaynağının verimli ve etkin kullanımıdır. Bu da, yönetime gerekli ve yararlı olan veri ile gereksiz ve karmaşıklık yaratacak olanların birbirinden ayrılmasıyla gerçekleşebilir. Oldukça karmaşık ve bir sistematiğe oturtulması gereken bilgi

sağlama ve kullanma faaliyeti bu nedenle, her karar alan çalışanın yanında, stratejik kararlar alan üst yönetimin de öncelikli konuları arasındadır.

Bu çalışmada, son yapılan araştırmalarla ortaya konan bilgi yönetimi stratejileri hakkında genel bilgi verilmeye çalışılmıştır. Bunun yanında işletme üst yönetiminin, bilgi yönetim stratejilerini belirlerken göz önüne almaları gereken noktalar da incelenmiştir. Böylece gelişmiş ülkelerdeki işletmeler ve strateji oluşturan yöneticiler kadar, Türkiye’deki işletmeler ve üst yönetimlerinin yüz yüze olduğu, “eldeki bilgiden amaçlar doğrultusunda yeterli oranda yararlanamama” sorununa bir bakış açısı getirmek amaçlanmıştır.

Kaynaklar Applegate, Lynda M. & Austin, Robert D.& McFarlan, F.Warren, Corporate Information Strategy

and Management. New York: McGraw-Hill, 2003. Checkland, Peter & Holwell, Sue. Information, Systems and Information Systems. Chichester: J.

Wiley, 1998. Haken, Hermann. Information and Self-Organization. Berlin: Springer Verlag, 2000. Hansen, Morten T. & Nohria, Nitin&Tierney, Thomas. “What’s Your Strategy For Managing

Knowledge?”. Harvard Business Review. March-April 1999. Laudon, Kenneth C. Esentials of Management Information Systems: Organization and Technology

in The Networked Enterprise. New Jersey: Prentice-Hall INternational, 2001. O’brien, James. Management Information Systems. Chicago: Irwin Inc., 1995. Pfeffer, Jeffrey & Sutton, Robert I. The Knowing Doing Gap. Boston: Harvard Business School

Press., 2000. Remenyi, Dan & Money, Arthur&Smith, Michaels. The Effective Measurement and Management

of IT Costs and Benefits. Oxford: Butterworth-Heinemann, 2000. Rosenfeld, Louis. “Information Strategy”. Internet World. V.6, I.22, 12.15.2000. Stewart, Thomas A. The Wealty of Knowledge: Intellectual Capital and The Twenty-First Century

Organization. New York: Currency, 2001. Teece, David J., Managing Intellectual Capital: Organizational, Strategic and Policy Dimensions.

Oxford: Oxford University Pres, 2000. Turban, Efraim & Rainer, Kelly R.&Potter, Richard E. Introduction to Information Technology.

New York: J. Wiley, 2001.

Bilgi Yönetimi Süreçleri

Halil Zaim

I. Giriş

Son yıllarda bilgiye dayalı bir ekonomik ve sosyal dönüşüm sürecini idrak etmekteyiz. Sanayi devriminden sonra kurulan ekonomik ve sosyal yapıyı dramatik bir biçimde değiştiren53 söz konusu dönüşüm sürecinin merkezinde gelişmiş enformasyon ve iletişim teknolojileri yer almaktadır.54 Toffler "3. Dalga" olarak adlandırdığı sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş sürecinde üretimden aile yapısına, iktidar ilişkilerinden günlük hayata kadar pek çok alanda büyük bir değişimin yaşandığını ifade etmektedir.55 Öte yandan Stewart, günümüzde refah yaratmada en önemli unsurun bilgi olduğunu iddia ederken56, Drucker da bu bağlamda, bilginin tek anlamlı üretim faktörü haline geldiğini öne sürmekte ve bilgi toplumunda en önemli hususun bilgi işi ve bilgi işçisinin verimliliğini arttırmak olduğunu ifade etmektedir.57

Meseleye iş dünyası ve yönetim perspektifinden bakıldığında, günümüzde organizasyonların başarısının büyük ölçüde onların bilgiden yararlanma ve değer üretme kapasitelerine bağlı olduğu söylenebilir. Bu durumu Nonaka şu şekilde özetlemektedir :

“Kesin olan tek şeyin belirsizlik olduğu bir ekonomide sürekli rekabet üstünlüğünün tek güvenilir kaynağı bilgidir. Piyasalar değiştiğinde, teknolojiler çoğaldığında, rakipler fazlalaştığında ve ürünler neredeyse bir gecede eskidiğinde başarılı firmalar, istikrarlı biçimde yeni bilgi üretebilen, bu bilgiyi organizasyonun her yerine geniş ölçüde yayabilen ve yeni teknolojilerde ve ürünlerde hızla kullanabilen firmalardır.”58

Bu sebeple bilgi çağının dinamik, küresel ekonomilerinde, bilginin ektili ve verimli yönetilmesi organizasyonlar açısından geliştirilmesi mecburi olan bir

53 Hope J. And Hope T., (1997), Competing in the Third Wave, Harvard Business School, Boston. 54 Mansell R. And Wehn U., (1998), Knowledge Societies : Information Technology for Sustainable Development, Oxford University, New York. 55 Toffler A., (1991), The Third Wave, Bantam Books, U.S.A. 56 Stewart T., (2001), The Wealth of Knowledge : Intellectual Capital and the Twenty-First Century Organization, Doubleday, Random House Inc., U.S.A 57 Drucker P., (1993), Post-Capitalist Society, Butterworth-Heinemann, Oxford. 58 Nonaka, I, (1998), “The knowledge creating compnay”, Harvard Business Review on Knowledge Management, pp. 25-30

temel kabiliyet haline gelmektedir.59 Nitekim çalışmamızın bakış açısına göre bilgi yönetimi, organizasyonlar açısından uzun vadeli devam ettirilebilir rekabet avantajı elde etmenin en geçerli yolu olarak görülmektedir.

Bu tebliğde bilgi yönetimi kavramı birbiriyle ilişkili dört süreç itibariyle ele alınmakta olup, şu şekilde tanımlanmaktadır : “Bilgi yönetimi, bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve değerlendirilmesi ile ilgili tüm faaliyetlerin organize edilmesi ve yönetilmesidir.” Bu bağlamda çalışmanın temel gayesi konuyla ilgili mevcut literatürü gözden geçirerek, bilgi yönetimi süreçleriyle ilgili teorik bir çerçeve ortaya koymaktır.

II. Bilginin Üretilmesi ve Geliştirilmesi

İstikrarlı piyasa şartlarının yerini belirsizliğe hatta muğlaklığa bırakmasıyla firmalara mukayeseli rekabet avantajı kazandırmanın en geçerli yolu bilgi üretmektir.60 Yakın geçmişe kadar firmalar açısından yavaş yavaş ancak sürekli değişim anlayışı esas alınırken günümüzde pek çok şirket için sürekli yenilik, radikal değişim ve maksimum düzeyde uyum gösterme kabiliyeti ön plana çıkmaktadır. Böylelikle bilgi üretiminin esas alındığı, insan merkezli –özellikle insanın zihinsel gücüne dayalı- yeni bir dönem başlamaktadır.61

Bilginin üretilmesi denildiğinde kısaca bir organizasyonun yeni ve faydalı fikirler ve çözümler üretebilme kabiliyetinden söz edilmektedir. Organizasyonlar geçmişteki ve halihazırdaki bilgi kaynaklarından elde ettikleri bilgileri çeşitli etkileşimler neticesinde yeniden yapılandırarak ve bu bilgileri yeni terkiplere tabi tutarak bilgi üretirler.62 Bu anlamda bilgi üretimi süreci, organizasyon yararına yeni bilgi üretilmesi ile ilgili tüm faaliyetleri kapsamaktadır.63

Esasen sağlıklı tüm kuruluşlar bilgiyi üretir ve kullanırlar. Her kuruluşun kendisini örgütleyebilmesi ve fonksiyonlarını sürdürebilmesi için bilgiye ihtiyacı vardır. Ancak bilgi üretilmesi sürecinden kast edilen, bilginin bilinçli ve kasıtlı olarak üretilmesidir. Bir diğer ifade ile bilgi üretilmesi süreci, şirketlerin kurumsal bilgi birikimlerini arttırmak ve geliştirmek amacıyla yaptıkları sistemli çalışmalarla ilgilenmektedir.64

59 Storey J. and Barnett E., (2000), “Knowledge management initiatives : learning from failure”, Journal of Knoweldge Management, Vol. 4, No. 2, pp. 145-156 60 Beveren V.J. (2002), “A model of knowledge acquisition that refocuses knowledge management”, Journal of Knowledge Management, Vol. 6, No. 1, pp. 18-22 61 Malhotra Y., (2000), “Knowledge Management for E-Business Performance : Advancing Information Strategy to Internet Time”, Information Strategy : The Executive’s Journal, pp.5-16 62 Bhatt G., (2001), “Knowledge Management In Organizations : Examining The Interactions Between Technologies, Techniques And People”, Journal of Knowledge Management, vol. 5, number 1, p. 71 63 Abou-Zeid, E.S., (2002), “A knowledge management reference model”, Journal of Knowledge Management, Vol. 6, No. 5, pp. 486-499 64 Davenport T. and Prusak L., (2001), İş Dünyasında Bilgi Yönetimi, çev : Günhan Günay, Rota Yayınları : İstanbul, s. 85

Organizasyonlar açısından bilginin üretilmesi pek çok farklı biçimde gerçekleştirilebilir. Bunlar içinde en çok kullanılan üç yöntem bilginin elde edilmesi, bilginin firma içinde üretilmesi ve bilginin müşterek olarak üretilmesidir.

Bilginin üretilmesi süreci mutlaka yeni bilgi üretilmesini gerektirmemektedir. Çoğu kez firmalar farklı kaynaklardan bilgiyi elde ederek kendi bünyelerine uygulamayı ve organizasyonun amaçlarına uygun olarak kullanmayı tercih ederler65. Bilginin toplanması ve elde edilmesi iki bakımdan önemlidir. Birincisi bu bilgiler yeni bilgi üretilmesinde kullanılacaktır. İkincisi şayet bu bilgiler şirket açısından yeni ise ve mevcut bir problemin daha etkili biçimde çözülmesi veya bir sürecin iyileştirilmesi gibi değer ifade eden bir sonuç doğuruyorsa organizasyon açısından yeni üretilmiş bilgi kadar kıymetlidir66. Organizasyonlar iç ve dış çevrelerinden elde ettikleri enformasyonu mevcut bilgi birikimleri, tecrübeleri, değerleri ve kurum gelenekleriyle harmanlayayıp, örgütsel bir öğrenme sürecinden geçirirmek suretiyle bilgiye dönüştürürler67. Kurumun bilgi tabanının bir parçası haline gelen söz konusu bilgi, kurum açısından yeni ve kuruma özel bir nitelik taşır.68

Kuruluşlar çeşitli yollarla bilgi elde edebilirler. Taklit etme, satınalma, kıyaslama, dış kaynak kullanma, türetme, alternatif üretme ve keşfetme bu konuda kullanılan pek çok yöntemden sadece bazılarıdır.69

Şirketler açısından bilgiyi elde etmenin en doğrudan ve genellikle de en etkili yolu onu satın almaktır. Bilgiyi satın almak ya bilgiye sahip olan bir kuruluşu satın almak ya da bilgili insanları işe almakla mümkün olur. Kuşkusuz şirket satın almanın pek çok sebebi bulunmakla birlikte giderek şirketler sahip oldukları bilgi birikimleri nedeniyle satın alınmaya başlanmıştır. Bu konudaki güzel örneklerden biri 1995 yılında IBM’in Lotus’u 3.5 milyar dolar karşılığında satın almasıdır. Üstelik defter değeri 250 bin dolar olan Lotus şirketine bu bedelin ödenmesinin sebebi Lotus ürünleri olan “Notes” veya diğer yazılım programları değildir. Bu derecede yüksek bir fiyat daha ziyade Lotus şirketinin Notes’u meydana getiren bilgi birikimi ve bilgi üretme kabiliyeti için ödenmektedir .70

Bilgiyi elde etmenin bir diğer yolu da taklit etmektir. Rekabet avantajının giderek bilgiye dayalı hale gelmesi şirketleri, rakiplerini yakından takip etme ve onlarda gördükleri yeni bilgileri derhal elde etmek için çaba harcamaya yöneltmektedir. Bilgiyi taklit etme, bir şirketin diğer bir şirketteki –rakip, tedarikçi vs.- başarılı bir uygulamayı veya herhangi bir konuda üretilen yeni bilgiyi örnek alarak kendisine

65 Bhatt, G., (2000), “Organizing knowledge in the knowledge development cycle”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 1, pp. 15-26 66 Bhatt, a.g.m. 67 Hong J., (1999), “Structuring for organizational learning”, The Learning Organization, Vol. 6, No. 4, pp. 173-185 68 Krogh V. G. And Roos J., (1996), Managing Knowledge, Sage, London 69 Zaim S., (2000), “Kıyaslama (Benchmarking ) yolu ile daha iyiye ulaşmanın yolu”, Prof. Dr. Nusret Ekin’e Armağan, Tühis, ss. 996-974. 70 Davenport and Prusak, a.g.e.

uygulaması ve kullanması anlamına gelmektedir. Şirketler kıyaslama, gözlemleme, başarılı işgörenleri transfer etme veya çeşitli enformasyon kanallarını kullanmak suretiyle bilgi taklit edebilmektedir.

Dış kaynak kullanmak (outsourcing) da özellikle son yıllarda bilgi elde etmek amacıyla çokça başvurulan yöntemlerden biri olmuştur. Şirketler piyasa riskini bir ölçüde azaltmak, maliyetleri düşürmek, daha esnek ve çevik hareket edebilmek amacıyla giderek artan oranda kendi temel kabiliyetleri konusunda uzmanlaşmakta, yatırımlarını bu dar sahaya teksif ederek geri kalan faaliyetlerinde dış kaynak kullanmaya yönelmektedirler.71

Buna ilave olarak türetme (replication), yedekleme (substitution) ve keşfetme (discovering) de iç kaynaklardan bilgi elde etmede kullanılan yöntemler arasındadır. Türetme bir projede veya uygulamada elde edilen tecrübelerin başka yerlerde ve projelerde de kullanılması iken, yedekleme bir bilginin yerine kullanılabilecek alternatifler üretmektir.72 Keşfetme ise organizasyon bilgi tabanı içerisinde gizli halde bulunan bilgiyi ortaya çıkarmaktır.73

Öte yandan, her ne kadar firmalar için ihtiyaç duyulan bilginin bir şekilde elde edilmesi önemli olsa da kuruluşlara esas rekabet avantajı kazandıran husus -kendi bünyesinde- bilgi üreten bir şirket olmaları ve yeni bilgi üretebilme kapasitesidir. Nitekim McKinsey firmasının ABD, Avrupa ve Japonya’daki önde gelen şirketleri kapsayan araştırma sonuçlarına göre başarılı firmaların %80’nin yeni fikirleri ve projeleri destekledikleri ve tamamının yeni bilgi üretilmesi konusunda sistematik çalışmalar yaptıkları ve önemli miktarda kaynak ayırdıkları ortaya konulmaktadır.74 Bu bağlamda kuruluşlar açısından başarının anahtarı enformasyon işlemekten sürekli buluşçuluğa ve yeni bilgi üretilmesine kaymıştır.75

Bilgi yönetiminin en az sistematik olan süreci olarak süreci olarak tanımlanan yeni bilgi üretme sürecinin kontrol edilmesi ve yönetilmesi oldukça güçtür. Bunun başlıca sebebi söz konusu sürecin ilham, önsezi, motivasyon gibi unsurlarla beslenen, dinamik ve değişken bir yapı arz etmesidir. Buna mukabil bilginin geliştirilmesi ise son derece disiplinli ve sistematik bir çalışma gerektirmektedir. Bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi için uygulanan politikalardan en bilineni, genellikle “Araştırma ve Geliştirme Bölümü” (Ar-Ge) olarak isimlendirilen tahsisi bölümler oluşturmaktır.76 İstatistiklere bakıldığında son on yılda, tüm OECD ülkelerinde özel sektörün Ar-Ge bölümlerine yaptıkları yatırımların düzenli biçimde artış gösterdiği görülmektedir.77 Bununla birlikte bilgi üretme ve

71 Zaim, H., (2001), “Sanal işletmelerde yönetim ve organizasyon”, İ.Ü. İktisat Fakültesi Mecmuası, Cilt 51, Sayı 2, ss.131-140 72 Bhatt, (2000), a.g.m. 73 Abou-Zeid, a.g.m. 74 www.mckinseyquarterly.com, 20.03.2002 75 Malhotra, a.g.m. 76 Davenport and Prusak, a.g.e. 77 OECD, (2002), “changing business strategies for R&D and their implications for science and technology”, http://www.oecd.org

geliştirme faaliyetinin şirkette tek bir bölüme veya birkaç uzmana havale edilemeyeceği, organizasyonda her ferdin, ekibin veya bölümün bu sürece kendince katkıda bulunması gerektiği pek çok yazar tarafından ifade edilmektedir.

III. Bilginin Tasnif Edilmesi ve Saklanması

Bilginin organizasyon açısından değer ifade edebilmesi ancak onun tasnif edilmesi (sınıflandırılması), belli bir şekle sokulması ve saklanması ile mümkün olmaktadır.78 Zira bu şekilde bilgi doğru zamanda, doğru kişi tarafından ve doğru biçimde kullanılabilir. Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması bilginin değerlendirilmesi açısından önemli olduğu kadar ileride yeniden kullanılabilmesi açısından da gereklidir. Böylelikle bilgi bir ölçüde kişilerin mülkiyetinden çıkarak organizasyona mal olmuş olur.79 Be sebeple bilgi yönetiminin temel süreçlerinden biri de bilginin türüne, kullanım amacına ve organizasyonun hedeflerine uygun olarak tasnif edilmesi ve çalışanların günümüzde ve gelecekte erişimine sunulacak biçimde saklanmasıdır.

Bilginin tasnif edilmesi, bilginin toplanması, tanımlanması, tasvir edilmesi –içeriğinin, ne olduğunun ve ne işe yarayacağının açıklanması-, kullanılmasına ve saklanmaya uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir.80 Organizasyon açısından en güvenilir bilgi kaynağı sosyal anlamda yapılandırılmış, tasnif edilmiş, çalışanların tümü tarafından paylaşılan, kabul edilen ve kullanılabilir durumda olan bilgidir. Bu bakımdan bilginin tasnifi organizasyonun bilgi potansiyelini güvenilir bir bilgi kaynağına dönüştürmeyi amaçlayan önemli bir süreçtir.81 Tasnif süreci aynı zamanda kurumun bilgi kaynaklarının bir çeşit envanterinin çıkarılmasına ve mevcut bilgi potansiyelinin ortaya konulmasına yardımcı olmaktadır. Buna ilave olrak bilginin tasnif edilmesi işe yaramayan veya güncelliğini yitirmiş bilgi ve enformasyon yığınlarının elenmesini sağlayarak bir çeşit filtreleme fonksiyonunu da görmektedir.82

Öte yandan bilginin amacına uygun olarak tasnif edilmesinin oldukça zor ve uzmanlık gerektiren bir süreç olduğunun unutulmaması gerekmektedir. Bu durum, öncelikle bilginin kendine özgü yapısından kaynaklanmaktadır. Bilgi –veri ve enformasyondan farklı olarak- doğrudan insan zihninin bir ürünüdür ve ancak insan zihninde hayat bulur. En basit ifadesiyle bilgi insanın bildiği şeydir. Bu sebeple veri ve enformasyondan farklı olarak insanın bildiği her şeyin belirli bir

78 Offsey S., (1997), “Knowledge Management : Linking People to Knowledge for Bottom Results”, Journal of Knowledge Management, vol. 1, number 2, p. 114 79 Nemati H., (2002), “Global Knowledge Management : Exploring a Framework for Research”, Journal of Global Information Technology Management, vol. 5, issue 3, pp. 1-11 80 Nemati, a.g.m. 81 Mort J., (2001), “Nature, Value and Pursuit of Reliable Knowledge”, Journal of Knowledge Management, vol. 5, number 3, pp. 222-225 82 Gold A., (2001), “Knowledge management : An organizational capabilities perspective”, Journal of Management Information Systems, Vol. 18, No. 1, pp. 185-214

biçime sokulması, belli şekillerle, rakamlarla veya sembollerle ifade edilmesi ve belli başlıklar altında sınıflandırılması mümkün değildir.83

Ayrıca kurum içerisinde bilginin farklı mekanlarda, farklı biçimlerde, dağınık ve savruk biçimde bulunduğu da gözden uzak tutulmamalıdır. Gerekli tedbirler alınmazsa, çoğu zaman çalışanlar organizasyon içerisinde dağınık halde bulunan bilginin varlığının dahi farkında olmayabilir. Bu sebeple bilginin tasnifinde, onu değerli kılan belirleyici özelliklerinin korunarak tasnif edilmesine dikkat edilmelidir.84

Bilginin tasnifinde karşılaşılan en büyük zorluk örtülü bilginin tasnif edilmesidir. Zira açık bilginin aksine, örtülü bilgi sübjektif, durumsal ve kişiye özel bir nitelik taşımaktadır. Bu bakımdan örtülü bilginin ifade edilmesi, yazıya dökülmesi ve sınıflandırılması oldukça zordur.85 Her ne kadar son yıllarda yürütülen sistemli çalışmalar ve yeni teknolojilerin devreye sokulmasıyla örtülü bilginin tasnifi konusunda önemli mesafeler alınsa da bu konudaki en etkili yöntemlerden biri bilginin sahibi ile bilgiyi arayanı buluşturan bilgi haritalarıdır. Bilginin kendisini değil, yerini ve kaynağını göstererek aranan bilgiye –veya kişiye- nasıl ulaşılacağını ortaya koyan söz konusu haritalar özellikle örtülü bilginin tasnifinde ve saklanmasında oldukça etkili bir yöntemdir.86

Diğer yandan bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri organizasyonun sahip olduğu bilgi birikiminin çeşitli biçimlerde saklanması ve bu bilgiye en yaygın ve kısa sürede erişim imkanının sağlanmasıdır.87 Zira bir organizasyonun bilgi üretmesi ve bu bilgiyi etkili biçimde kullanarak ondan değer elde etmesi ancak geçmişten gelen –kurumsal- bilgi ve birikimle mümkün olmaktadır. Bu bakımdan organizasyonların sahip olduğu bilgiyi yeniden kullanabilecekleri şekilde saklamaları gerekmektedir.88 Bilginin tasnifinde olduğu gibi saklanmasında da örtülü ve açık bilgi ayrımı oldukça faydalıdır. Açık bilginin çeşitli teknolojik sistemler ve araçlar yardımıyla bireylerden bağımsız olarak kolaylıkla saklanabilmesine mukabil organizasyonun bilgi kaynaklarının nispeten çok daha büyük bölümünü oluşturan89 örtülü bilginin aynı yöntemler yardımıyla saklanması oldukça güçtür. Şayet organizasyonun bilgi kaynakları bir buz dağına benzetilecek olursa açık bilgi buz dağının suyun üzerinde kalan görünür kısmını, örtülü bilgi ise suyun altında kalan görünmez kısmını oluşturmaktadır.90 Nitekim bilginin

83 Lang J. C., (2001) “Managerial Concerns in Knowledge Management”, Journal of Knowledge Management, vol. 5, number 1, p. 44 84 Davenport and Prusak, a.g.e., s. 105 85 Chua A., (2002), “Taxonomy of organizational knowledge”, Singapore Management Review, Vol. 24, Issue 2, pp. 70-75 86 Davenport and Prusak, a.g.e. 87 Martensson M., (2000), “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”, Journal of Knowledge Management, vol. 4, number 3, p. 209 88 Liyanage S. and Barnard R., (2001), “What is The Value of Firm’s Prior Knowledge ? Building Organizational Knowledge Capabilities", Singapore Management Review, vol. 24, issue 3, p. 35 89 Drott C., (2001), “Personal Knowledge, Corporate Information : the challenges for competitive intelligence”, Business Horizons, March-April, pp. 31-37 90 Herrgard, T. H., (2000), “Difficulties in diffusion of tacit knowledge in organizations”, Journal of Intellectual Capital, Vol. 1, No. 4, pp. 357-365

saklanmasındaki en büyük güçlük, organizasyon geneline dağılmış olan veya saklı halde bulunan bilgiyi ortaya çıkarartmak ve değerini kaybettirmeden yeniden kullanılmasına uygun biçimde saklamaktır.

Zikredilen hususlara ilave olarak şunun da bilinmesinde fayda görülmektedir ki, “Hikayeler yoluyla”,91 “semboller ve eserler yoluyla”,92 veya “bilgi değişim protokolleri”93 gibi değişik yöntemler vasıtasıyla örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklama yönündeki çabalardan sınırlı ölçüde bir başarı elde edilebilmektedir. Ancak nispeten daha etkili bir yol ise sosyal süreçlerden ve yüzyüze ilişkilerden yararlanarak örtülü bilgiyi, örtülü bilgi olarak saklamaktır. Nitekim bu konuda çıraklık, akıl hocalığı, ekip çalışması gibi klasik yöntemlerden networkler, video-konferanslar veya tahsisi sohbet odaları (specified chat rooms) gibi daha gelişmiş ve modern yöntemlere varıncaya kadar pek çok farklı yöntemden istifade edilebilmektedir.94 Buna rağmen örtülü bilginin saklanmasında uygulanan hiç bir yöntemden kesin sonuç elde edilmesi mümkün olmamaktadır.

IV. Bilginin Transfer Edilmesi ve Paylaşılması

Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması kısaca, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiye mümkün olabildiğince kolay ve hızlı biçimde erişebilmelerini temin etmeye yönelik sistem, uygulama ve süreçlerin tümünü ihtiva etmektedir. Söz konusu sistem ve süreçler bir organizasyon bünyesindeki bilginin dağıtılması ve paylaşılmasına yönelik olarak uygulanabileceği gibi organizasyonlar arası bilgi transferine ve paylaşılmasına yönelik olarak da uygulanabilir.

Bilgi yönetiminin etkililiği bir organizasyonun yeni bilgi üretebilme ve mevcut bilgiyi aktarabilme kapasitesiyle doğru orantılıdır. Bu bakımdan bilginin transferi ve paylaşılması ile organizasyonun performansı arasında yakın bir ilişki olduğu kabul edilmektedir.95 Zaten bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri de organizasyonun bilgi potansiyelinden maksimum düzeyde istifade etmek ve çalışanların birbirlerinin bilgisini kullanmak suretiyle sinerji etkisinden yararlanarak daha fazla bilgi üretebilmektir.96 Zira günümüzde organizasyonların en değerli varlığı olan bilginin değeri ancak onun dağıtılması, transfer edilmesi, paylaşılması ve çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ile ortaya çıkmaktadır.97 Eğer bilgi kişilerin zihinlerinde, veri depolarında, dosyalarda veya bilgisayar

91 Linde C., (2001), “Narratives and social tacit knowledge”, Journal of Knowledge Management, Vol. 5, No. 2, pp. 160-168 92 Kreiner K. (2002), “Tacit knowledge management : the role of artifacts”, Journal of Knowledge Management, Vol. 6, No. 2, pp.112-123 93 Herschel R., (2001), “Tacit to explisit knowledge convergence : knowledge exchange protocols”, Journal of Knowledge Management, Vol. 5, No. 1, pp. 107-115 94 Herrgard, a.g.m. 95 Sveiby K.E. and Simons R., (2002), “Colaborative Climate and Effectiveness of Knowledge Work”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 5, p. 420 96 Robertson S., (2002), “A Tale of Two Knowledge Sharing Systems”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 3, p. 295 97 Jang S., Hong K., Bock G. W., (2002), “Knowledge Management and Process Innovation : The Knowledge Transformation Path in Samsung SDI”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 5, p. 481

belleklerinde duruyorsa organizasyon açısından fazla bir değer ifade etmemektedir. Mesela bir işlemle ilgili yapılan bir hata kaydedilmiş ancak başkalarına transfer edilememişse aynı hatayı başkalarını yapması da muhtemeldir.98

Diğer yandan bilgi transferinde tek yönlü bir bilgi akışından ziyade her iki tarafın da bilgisini arttıracak iki yönlü bir bilgi alışverişi ve paylaşımı amaçlanmaktadır. Zira bilgi, diğer üretim kaynaklarının aksine, paylaşıldıkça ve transfer edildikçe değeri artan bir kaynaktır. Nitekim bilgi transferinde, bilgiyi nakledenin bilgisi azalmaksızın bir diğerinin bilgisi artar. Hatta çoğu zaman bu etki karşılıklı olduğundan transfer işlemi her iki tarafın da bilgisinin artmasını sağlar. Bu bakımdan organizasyon açısından meseleye bakıldığında bilgi kaynağı en azından iki kat artmış olur. Şayet söz konusu transfer işlemi zincirleme bir reaksiyon doğurursa –ki buna bilginin çarpan etkisi de denilebilir- bu etki birkaç katına kadar çıkabilmektedir.99

Bilgi transferinde pek çok yöntem kullanıldığından hangi yöntemle bilgi transferi yapılacağına karar verilmelidir. Yöntemin seçilmesinde bilgi transferini gerçekleştiren kişi veya gruplar arasında görev ve fonksiyon bakımından benzerlik olup olmadığı -teknik donanım, bilgi, tecrübe, müşterek mesleki dil-,100 taraflar arasındaki ilişki ve iletişimin seviyesi101, transfer işleminin ne sıklıkta yapıldığı ve transfer edilecek bilginin türü gibi pek çok faktör dikkate alınmalıdır. Dixon zikredilen faktörlerin tümünü göz önüne alarak, beş çeşit bilgi transferi yönetiminden birinin seçilmesi gerektiğini öne sürmektedir. Bunlar : “seri tranasfer”, “yakın transfer”, “uzak transfer”, “stratejik transfer” ve “uzmanlık transferi” dir. 102

Bunun yanında teknoloji ve kurum kültürü açısından konu ele alındığında bilgi transferi ile ilgili üç temel yaklaşım bulunmaktadır. Bunlardan ilki, bilgi transferinde teknolojik sistemlerin önemini vurgulayan yaklaşımdır. İkincisi, daha ziyade sosyal süreçlerin ve kültürel unsurların önemine dikkat çeken yaklaşımdır. Üçüncüsü ise meseleyi daha kapsamlı biçimde ele alarak teknolojik sistemlerle sosyal ve kültürel unsurların bir arada ele alınmasını amaçlayan yaklaşımdır.

Enformasyon ve İletişim teknolojilerinin etkili biçimde kullanılması hem açık hem de örtülü bilginin –tecrübe ve uzmanlık gibi- transferinde oldukça ümit verici çözümler üretilmesini sağlamaktadır. Söz konusu teknolojiler bilginin tasnifini, saklanmasını ve organizasyonunu kolaylaştırdığı gibi bilgiye erişim imkanlarını da büyük ölçüde arttırarak bilginin transferinde önemli kolaylıklar

98 Goh S., (2002), “Managing Effective Knowledge Transfer : An Integrative Frmework And Some Practice Implications”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 1, p. 24 99 Sveiby K. E., (2001), “A Knowledge Based Theory of the Firm to Guide in Strategy Formulation”, Journal of Intellectual Capital, vol. 2, issue 4, pp. 344-358 100 Dixon N., (2000), Common Knowledge, Boston : Harvard Business School Press, pp. 21-31 101 Goh, a.g.m. 102 Dixon, a.g.e., pp. 21-31

sağlamaktadır.103 Özellikle geniş bir coğrafyaya yayılmış, küresel piyasalarda faaliyet gösteren çok uluslu şirketler açısından, bilgi transferinde coğrafi engellerin kaldırılması hususunda enformasyon teknolojisi büyük rol oynamaktadır.104 Bu bakımdan söz konusu teknolojilerin yalnızca kurum içinde değil kurumlar arası bilgi transferi konusunda da son derece stratejik bir öneme sahip olduğu sıkça dile getirilmektedir.105

Buna mukabil bilginin transfer edilmesinde ve paylaşılmasında sosyal ve kültürel unsurlar en az teknolojik sistemler kadar önemlidir. Bir kurumda gelişmiş teknolojik sistemlere sahip olmak her zaman kişiler ve ekipler arasında bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması sonucunu doğurmamaktadır. Bilgi transferinin seviyesini ve kalitesini daha ziyade, o kurumdaki sosyal süreçlerin düzeyi, niteliği ve biçimi ile mevcut kurum kültürünün yapısı belirlemektedir. Öte yandan belli bir ölçüde kontrol edilebilen ve yönetilebilen resmi sosyal süreçlerin yanı sıra kendiliğinden ortaya çıkan, doğal ve gayrı-resmi sosyal süreçler de bilgi transferi açısından hayati öneme sahiptir. Bu bakımdan resmi ve gayrı-resmi sosyal süreçlerin ve yüz yüze ilişkilerin geliştirilmesine özen gösterilmelidir.106

Bütün bunlar göz önüne alındığında bilgi yönetimi stratejileri teknolojik sistemlerle sosyal ve kültürel süreçlerin sinerjik bir biçimde bir araya getirilmesini amaçlamaktadır. Bu anlamda Buckman Laboratories tarafından geliştirilen “sosyo-teknik” yaklaşımı güzel bir misal teşkil etmektedir.107

V. Bilginin Kullanılması ve Değerlendirilmesi

Bilginin üretilmesi, geliştirilmesi, tasnif edilmesi, saklanması ve transfer edilmesi gibi faaliyetlerin tamamı önemli olsa da bilgi ancak kullanıldığı ve değerlendirildiği ölçüde fayda sağlar .108 Bir başka ifade ile bilginin yönetilmesi ancak üretilen, tasnif edilen ve paylaşılan bilgi organizasyona değer katacak biçimde kullanıldığında anlamlı bir faaliyete dönüşür.

Bilginin söz konusu anlamda değerinin arttırılması için, bilgi yönetimi uygulamalarının çalışanların davranışlarında, çalışma anlayış ve biçiminde müspet manada değişime yol açması, yeni –ve faydalı- fikirlerin, süreçlerin, uygulamaların ve politikaların geliştirilmesi hususunda somut katkılar yapması gerekmektedir.109 Bu ise bilginin, organizasyon yararına etkili ve sonuç getirecek biçimde kullanılmasını gündeme getirmektedir. Bu bakımdan bilginin kullanılması ve organizasyona yarar sağlayacak biçimde davranışlara

103 Stoddart L., (2001), “Managing Intranets to Encourage Knowledge Sharing”, Online Information Review, vol. 25, number 1, p. 21 104 Goh, a.g.m., p. 25 105 Zhao X., Xie J., (2002), “The impact of information sharing and ordering co-ordination on supply chain performance”, Supply Chain Management : An International Journal, Vol. 7, No. 1, pp. 24-40 106 Davenport and Prusak, a.g.e. 107 Pan S. And Scarbrough H., (1998), “A socio-technical view of knowledge-sharing at Buckman Laboratories”, Journal of Knowledge Management, Vol. 2, No. 1, pp. 55-66 108 Goh, a.g.m. 109 Bender S. and Fish A., (2000), “The transfer of knowledge and the retention of expertise : the continuing need for global assignments”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 2, pp. 125-135

dönüştürülmesi –kuvveden fiile geçirilmesi-, o bilginin elde edilmesi ve bilinmesi kadar önemlidir. Nitekim yapılan çalışmalar, bilginin en çok, o bilgiyi üreten kişiler tarafından paylaşıldığında, bu kişiler tarafından diğer çalışanlara anlatıldığında ve yeni öğrenenlerin söz konusu bilgiyi kullanmaları sürecinde aynı kişiler tarafından takip edildiğinde değerli olduğunu ortaya koymaktadır.110 Bu sebeple bilgi yönetimi uygulamalarının başarısının, bilginin ne ölçüde etkili ve etkin biçimde kullanıldığına, bu bilginin ne ölçüde davranışlara yansıdığına ve fiiliyata geçirildiğine bağlı olduğu ileri sürülmektedir. Yapılan araştırma sonuçlarına göre bilgi yönetimi uygulamalarından beklenen somut faydalar içerisinde, daha iyi karar verme, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesi ve personel etkililiğinin arttırılması en önemlileri olarak gösterilmektedir.111

Öte yandan bilgi yönetimi faaliyetleri neticesinde elde edilen değere “bilgi değer zinciri” denilmektedir. Bilgi değer zinciri bilgi yönetiminin performansını değerlendirmede oldukça faydalı bir kavramdır. Söz konusu kavram aynı zamanda, bilgi yönetimi ile ilgili tüm faaliyetlerin ve süreçlerin birbiriyle ilişkili, birbirine bağımlı ve birbirini tamamlayan süreçler olduğunu da vurgulamaktadır. Bu bağlamda genel olarak bilgi yönetimi uygulamaları neticesinde üretilen toplam değer şayet bilgi yönetimi uygulamanın maliyetlerini geçiyorsa, bilgi yönetiminin performansı olumlu, aksi takdirde ise olumsuz olarak değerlendirilmektedir.112 Şüphesiz bilgi yönetimi faaliyetlerinden elde edilen değerin sayısal niteliği ve ölçülmesi bu çalışmanın kapsamının dışında kalmaktadır.

Nihayet bilgi yönetimi faaliyetlerinin değerlendirilmesi, bilgi yönetimini süreçlerinin son aşamasını teşkil etmektedir. Bilgi yönetimi uygulamalarından daha iyi neticeler alabilmek için bilgi yönetimi uygulamalarından elde edilen sonuçların değerlendirilip kontrol edilerek bilgi yönetiminin performansının ortaya konulması gerekmektedir. Kaplan ve Norton’un “Dengelenmiş Ölçüm Kartı” yaklaşımından esinlenilerek kamu kesiminde bilgi yönetimi stratejilerinin performansını ölçmek için oluşturulan bir model konumuz açısından oldukça faydalı görülmektedir. Söz konusu modelde bilgi yönetiminin performansını ölçmede iki sacayağı bulunmaktadır. Bunlardan ilki “Bilgi Yönetimi Performans Ölçüm Kartı”, ikincisi ise “Bilgi Davranış Yapısı”dır. Bu bakımdan söz konusu model, hem bilgi yönetiminin performansı hem de bunun kurum kültürü ve örgütsel davranış üzerindeki muhtemel etkilerini aynı anda ölçmeyi hedeflemektedir. Buna ilave olarak aynı çalışmada, bilgi yönetiminin performansını ölçerken organizasyonun genel performansının da göz önünde tutulması gerektiği belirtilmektedir. Zira bilgi yönetimi, kurumun tüm faaliyetleriyle, süreçleriyle, kültürü ve iş yapış tarzıyla yakından ilgilidir. Bu

110 Garavan T., Morley M., Gunnigle P., Collins E., (2001), “Human capital accumulation : the role of human resource development”, Journal of European Industrial Training, Vol. 25, No. 2/3/4, pp. 48-68 111 Wilhelmij P. And Schmidt R., (2000), “Where does knowledge management add value”, Journal of Intellectual Capital, Vol. 1, No. 4, pp. 366-380 112 Lee C. C., Yang J., (2000), “Knowledge value chain”, Journal of Management Development, Vol. 19, No. 9, pp. 783-793

bakımdan bilgi yönetiminin performansının, organizasyonun genel performansından bağımsız olarak ele alınması mümkün değildir.113

VI. Sonuç

Sonuç olarak, konuyla ilgili zengin bir literatürün bulunmasına ve öneminin hem akademik çevreler hem de iş dünyası tarafından büyük ölçüde anlaşılmasına rağmen bilgi yönetimi halen gelişmekte olan ve henüz evrimini tamamlamamış bir konudur. Bu bakımdan bilgi yönetimi ile ilgili kapsamlı bir teorik çerçeve çizilmesi oldukça zordur. Bu çalışma bilgi yönetiminin dört temel sürecini ana hatlarıyla ortaya koymayı hedeflemektedir. Bunlar sırasıyla, bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, bilginin tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması ve kullanılması ve değerlendirilmesidir.

Çalışmamızda bilgi yönetimi süreçleri incelenirken birkaç önemli hususa dikkat çekilmektedir. Bunlardan ilki, bilgi yönetimi süreçleri birbiriyle içiçe geçmiş süreçler olduğundan, birbirinden bağımsız, müstakil olarak ele alınmaları doğru değildir. Tıpkı bir yap bozun parçaları gibi, bilgi yönetimi süreçlerinin her biri bir bütünün parçasıdır ve kendi başına çok da anlamlı değildir. Söz konusu süreçler ancak bir araya geldiklerinde değer ifade ederler. Bu bakımdan bilgi yönetimi süreçlerinin bir bütünlük içerisinde, birbiriyle ahenkli ve koordineli biçimde yönetilmesi gerekmektedir.

İkinci önemli husus, bilgi yönetimi süreçlerinin uygulanması organizasyonun misyonu, hedefleri ve stratejileriyle uyumlu biçimde yürütülmelidir. Bu sebeple organizasyonun öncelikleri doğrultusunda bilgi yönetiminin amaç ve politikalarının açık biçimde belirlenmesi ve tanımlanması büyük önem arz etmektedir.

Üçüncü önemli husus, bilgi yönetimi uygulamalarının başarısı açısından çalışanların gönüllü katılımının ve bağlılığının en az bilgi yönetimi süreçlerinin iyi yönetilmesi kadar önemli olduğu unutulmamalıdır. Bu anlamda çalışmamızda teknolojik sistemlerin yanı sıra sosyal ve kültürel unsurlara da dikkat çekilmektedir.

Netice itibariyle bilgi yönetimi, idrak etmekte olduğumuz bilgi çağının en istikbal vadeden konularından birini teşkil etmektedir. Bununla birlikte, kanaatimizce bilgi yönetimi bir son değil başlangıçtır ve halen pek çok belirsizliğin devam ettiği bu sahada alınması gereken bir hayli mesafe vardır. Ancak kesin olan tek şey bilgi yönetiminin hem akademik çevreler hem de iş dünyası açısından son derece köklü bir anlayış değişimi gerektirdiğidir. Şu halde her birimiz açısından sorulması gereken kritik soru “acaba biz söz konusu paradigma değişiminin neresindeyiz ?” sorusu olmalıdır.

113 Gooijer J., (2000), “Designing a knowledge management performance framework”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 4, pp. 303-310

Kaynaklar Abou-Zeid, E.S., (2002), “A Knowledge Management Reference Model”, Journal of Knowledge

Management, Vol. 6, No. 5. Bender S. and Fish A., (2000), “The Transfer Of Knowledge And The Retention Of Expertise :

The Continuing Need For Global Assignments”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 2.

Beveren, V.J. (2002), “A Model Of Knowledge Acquisition That Refocuses Knowledge Management”, Journal of Knowledge Management, Vol. 6, No. 1.

Bhatt, G., (2000), “Organizing Knowledge İn The Knowledge Development Cycle”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 1.

Bhatt G., (2001), “Knowledge Management in Organizations : Examining The Interactions Between Technologies, Techniques And People”, Journal of Knowledge Management, vol. 5, number 1.

Chua A., (2002), “Taxonomy Of Organizational Knowledge”, Singapore Management Review, Vol. 24, Issue 2.

Davenport T. and Prusak L., (2001), İş Dünyasında Bilgi Yönetimi, çev : Günhan Günay, Rota Yayınları, İstanbul.

Dixon N., (2000), Common Knowledge, Harvard Business School Press, Boston. Drott C., (2001), “Personal Knowledge, Corporate Information : the challenges for competitive

intelligence”, Business Horizons, March-April. Drucker P., (1993), Post-Capitalist Society, Butterworth-Heinemann, Oxford Garavan T., Morley M., Gunnigle P., Collins E., (2001), “Human Capital Accumulation : The

Role Of Human Resource Development”, Journal of European Industrial Training, Vol. 25, No. 2/3/4.

Gooijer J., (2000), “Designing A Knowledge Management Performance Framework”, Journal of Knowledge Management, Vol. 4, No. 4.

Goh S., (2002), “Managing Effective Knowledge Transfer : An Integrative Frmework And Some Practice Implications”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 1.

Gold A., (2001), “Knowledge Management : An Organizational Capabilities Perspective”, Journal of Management Information Systems, Vol. 18, No. 1.

Herrgard, T. H., (2000), “Difficulties in Diffusion Of Tacit Knowledge in Organizations”, Journal of Intellectual Capital, Vol. 1, No. 4.

Herschel R., (2001), “Tacit to Explicit Knowledge Convergence : Knowledge Exchange Protocols”, Journal of Knowledge Management, Vol. 5, No. 1.

Hong J., (1999), “Structuring For Organizational Learning”, The Learning Organization, Vol. 6, No. 4.

Hope J. And Hope T., (1997), Competing in the Third Wave, Harvard Business School, Boston. Jang S., Hong K., Bock G. W., (2002), “Knowledge Management and Process Innovation : The

Knowledge Transformation Path in Samsung SDI”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 5.

Kreiner K. (2002), “Tacit Knowledge Management : The Role Of Artifacts”, Journal of Knowledge Management, Vol. 6, No. 2.

Krogh V. G. And Roos J., (1996), Managing Knowledge, Sage, London. Lang J. C., (2001) “Managerial Concerns in Knowledge Management”, Journal of Knowledge

Management, vol. 5, number 1. Lee C. C., Yang J., (2000), “Knowledge Value Chain”, Journal of Management Development,

Vol. 19, No. 9. Linde C., (2001), “Narratives and Social Tacit Knowledge”, Journal of Knowledge Management,

Vol. 5, No. 2. Liyanage S. and Barnard R., (2001), “What is The Value of Firm’s Prior Knowledge ? Building

Organizational Knowledge Capabilities", Singapore Management Review, vol. 24, issue 3. Malhotra Y., (2000), “Knowledge Management for E-Business Performance : Advancing

Information Strategy to Internet Time”, Information Strategy : The Executive’s Journal. Mansell R. And Wehn U., (1998), Knowledge Societies : Information Technology for Sustainable

Development, Oxford University, New York.

Martensson M., (2000), “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”, Journal of Knowledge Management, vol. 4, number 3.

Mort J., (2001), “Nature, Value and Pursuit of Reliable Knowledge”, Journal of Knowledge Management, vol. 5, number 3.

Nemati H., (2002), “Global Knowledge Management : Exploring a Framework for Research”, Journal of Global Information Technology Management, vol. 5, issue 3.

Nonaka, I, (1998), “The Knowledge Creating Company”, Harvard Business Review on Knowledge Management.

OECD, (2002), “Changing Business Strategies For R&D And Their Implications For Science And Technology”, http://www.oecd.org

Offsey S., (1997), “Knowledge Management : Linking People to Knowledge for Bottom Results”, Journal of Knowledge Management, vol. 1, number 2.

Pan S. And Scarbrough H., (1998), “A Socio-Technical View Of Knowledge-Sharing At Buckman Laboratories”, Journal of Knowledge Management, Vol. 2, No. 1.

Robertson S., (2002), “A Tale of Two Knowledge Sharing Systems”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 3.

Stewart T., (2001), The Wealth Of Knowledge : Intellectual Capital And The Twenty-First Century Organization, Doubleday, Random House Inc., U.S.A

Stoddart L., (2001), “Managing Intranets to Encourage Knowledge Sharing”, Online Information Review, vol. 25, number 1.

Storey J. and Barnett E., (2000), “Knowledge Management Initiatives : Learning From Failure”, Journal of Knoweldge

Sveiby K.E. and Simons R., (2002), “Colaborative Climate and Effectiveness of Knowledge Work”, Journal of Knowledge Management, vol. 6, number 5.

Sveiby K. E., (2001), “A Knowledge Based Theory of the Firm to Guide in Strategy Formulation”, Journal of Intellectual Capital, vol. 2, issue 4.

Toffler A., (1991), The Third Wave, Bantam Books, U.S.A Wilhelmij P. And Schmidt R., (2000), “Where Does Knowledge Management Add Value”,

Journal of Intellectual Capital, Vol. 1, No. 4. Zaim, H., (2001), “Sanal işletmelerde Yönetim Ve Organizasyon”, İ.Ü. İktisat Fakültesi

Mecmuası, Cilt 51, Sayı 2. Zaim S., (2000), “Kıyaslama (Benchmarking ) Yolu İle Daha İyiye Ulaşmanın Yolu”, Prof. Dr.

Nusret Ekin’e Armağan, Tühis. Zhao X., Xie J., (2002), “The Impact Of Information Sharing And Ordering Co-Ordination On

Supply Chain Performance”, Supply Chain Management : An International Journal, Vol. 7, No. 1.

www.mckinseyquarterly.com, 20.03.2002

Bilgi Yönetimi, Entelektüel Sermaye ve Yenilikçilik

İstiklal Yaşar Vural

I. Giriş

Günümüzde dünya, etkisi Sanayi Devrimi’nden daha güçlü olan bir bilgi ve teknoloji devrimi ile karşı karşıyadır. Özellikle mikro-elektronik ve bilgi teknolojileri başta gelmek üzere, yeni teknolojiler (mikro-elektronik, nanoteknoloji ve mikro-nano teknoloji) tüketime sunulan elektronik ürünlerde bir dizi önemli gelişmeye yol açmanın yanı sıra; yeni araç ve ekipmanların imal edilmesine ve ileri imalat ekipmanlarının üretilmesine de neden olmaktadır. İleri imalat ekipmanları, imalat süreci üzerinde rekabet gücünü önemli ölçüde etkileyen bir çok yeni niteliğin ortaya çıkmasını sağlamaktadır. Yeni teknolojiler, bilgi ve iletişim akımlarını iyileştirmeyi ve firma içindeki işçi ve yöneticilerin karar alma, koordinasyon ve işbirliği kapasitesini artırmayı amaçlayan örgütsel değişiklik ve yeniliklere de yol açmaktadır. Bu değişiklikler, talepteki hızlı değişiklikler ile ürün kalitesinin artırılmasına daha fazla duyarlı olan değişikliklerdir. Eski seri üretim paradigmasına kıyasla yeni teknolojiler daha farklı idare ve kontrol yapısına ve rekabet stratejisine sahiptir. Bürokratik niteliği fazla olan merkezi kumanda ve kontrol sistemleri daha az hiyerarşik olan ve katılımcı karar alma esasına dayanan kontrol mekanizmaları ile yer değiştirmektedir. Birbirinden ayrı işlevsel departmanlar, standart rutinler ve prosedürel ve kişisel meslek tanımlarının yerini karşılıklı işbirliği ve ilişki bağlantıları ile uygulanabilir prosedürler almaktadır. Ürünlerde ve üretim sürecinde bilgi ve yeni teknolojilerin payı arttıkça emek sadece tek bir görevi ifa etmekle görevli bir maliyet unsuru olarak görülmemeye başlanmıştır. Yeni teknolojilere uyum sağlayabilen, çok yönlü yeteneğe sahip, yaratıcı, öğrenebilir, güvenilir ve sorumlu bir beşeri sermaye önemini gittikçe artırmaktadır. Yeni teknolojiler üretim sürecinin esnekliğini artırdığından; başka bir ifadeyle, daha az zamanda piyasaya daha fazla yeni ürün sürülmesine ve tüketici tercih ve taleplerine uygun olarak mevcut ürünlerin kalitesini artırmaya imkan tanıdığından rekabet gücünün artırılması yalnızca maliyetleri azaltmaya değil; bunun yanı sıra, sürekli yenilik ve icatta bulunma ve tüketici talep ve tercihlerine hızlı bir şekilde cevap vermeye bağlı bir hale gelmektedir (Alcorta,1992:11-12.)

Teknolojik ilerleme ve dış ticaretteki serbestleşme faaliyetleri dünyayı küçük bir köy haline getirmekte ve her alanda entegrasyonu artırmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler her türlü bilginin ulusal sınırlar arasındaki akışını hızlandırmakta; ulaşım ve lojistikteki gelişmeler, kişilerin, teknolojinin ve

malların uluslararası alanda hareketliliğini artırmakta ve ortaya çıkan global ekonomik entegrasyon bilgi ve beşeri sermayeyi daha da önemli bir hale getirmektedir. Günümüzde maddi olmayan üretimin (yazılım, fikir eserleri, bilgi hizmetleri, müzik, sanat, v.b.) önemi artmakta ve iktisadi faaliyetler dijitalleştikçe sanayileşen ülkeler daha fazla ‘ağırlıksız’ bir hale gelmektedir. Bilgi teknolojisindeki devrim ise imalat ve hizmetler sektöründe devrimci değişiklikler yapmaktadır: Bir girdi olarak bilginin öneminin yanı sıra yaratılma ve değişim hızı da artmaktadır. Bilgi çağında üretim kapasitesi gittikçe artan oranda sermaye ve ekipman yerine çalışanların bilgi, beceri ve uzmanlığına dayanmaktadır. Bilgi önemli bir hale geldikçe işletmeler maddi olmayan varlıklardan daha fazla yararlanmak için kendilerini yeniden yapılandırarak yenilik ve icatlara dayanmakta ve kendilerini sürekli iyileştirmeye odaklanmaya çalışmaktadırlar. Bu durumda, yeni koşullara uygun bir stratejinin geliştirilmesi ve yeni bilgi varlıklarının elde edilip mevcut şartlara uyarlanması gereklidir. Öte yandan, rekabetçi avantajın sürdürülebilmesinin en önemli yolunun bilgi ve beşeri sermaye üstünlüğü olduğunun farkına varan organizasyonların, yeni ortama uyum sağlamak için, öğrenen organizasyonlar haline gelmesi gereklidir.

Günümüzde rekabetçi üstünlüğe sahip bir organizasyon olmaya devam etmek çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmeye ve onlardan azami yararı elde etmeye bağlıdır. Bilginin bir organizasyonun ayakta kalması için gerekli olan en kritik faktör haline gelmesi, bilgi ve beşeri sermaye yönetiminin ve yenilik-icatların önemini kritik bir hale getirmektedir.

II. Bilgi Yönetimi: Tanımı ve Kapsamı

Günümüzde teknolojik gelişmeler ve global ekonomik entegrasyon, global düzeyde rekabetin şiddetlenmesine ve belirsizliğin artmasına yol açmaktadır. Firmalar, rekabet güçlerini sürdürebilmek için daha fazla yenilik ve icatta bulunmak ve global ölçekte birer oyuncu olmak zorunda kalmaktadırlar. Bu koşullarda, rekabet gücünü sürdürebilmenin en önemli aracı rakiplere kıyasla daha fazla yenilik ve icatta bulunmayı sağlayacak özgün bilgilere sahip olmaktır. Bu yeni koşullarda başarılı organizasyonlar, sürekli olarak yeni (ve özellikle özgün) bilgiler yaratan, bu bilgileri organizasyon boyunca yaygınlaştıran ve yeni teknoloji ile ürünlere entegre ederek faaliyette bulundukları alanda üstünlük sağlayabilen organizasyonlardır. Bilgi yönetimi, rekabetin şiddetlendiği, sürekli değişimin yaşandığı ve belirsizliğin arttığı bir ortamda, organizasyonların ayakta kalmak, içinde bulundukları ortama uyum sağlamak ve rekabet güçlerini artırmak için, bilgi teknolojilerinin veri ve enformasyon işleme kapasitesi ile beşeri sermayenin yaratıcılık-yenilikçilik kapasitesini ahenkli bir şekilde birleştirmeyi amaçlayan örgütsel süreçlerdir (Malhotra, 1998).

Bilgi yönetiminin kapsadığı süreçler üç aşamadan oluşur: organizasyonun içinde bulunduğu koşulların (kültürel ortam ve bilgi yönetim süreçleri) yönetilmesi; beşeri sermaye arasındaki bilgi yönetim sürecinin desteklenmesi (iletişim) ve bilginin üretilmesi, dağıtılması, elde edilmesi ve kullanılması süreçlerinin yönetimi (enformasyon yönetimi). Günümüzün değişen dünyasında bilgi, bilginin üretilmesi ve yönetilmesi süreçleri rekabetçi üstünlük yaratmada temel faktördür. Bilgi, insan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü; öğrenme,

araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçekler ya da çeşitli veri ve enformasyona anlam vermek yoluyla bu veri ve enformasyonu yorumlama yeteneği olarak tanımlanabilir (Vit Beijerse, 1999:101). Bilgi, açık bir şekilde formüle edilip tanımlanabilen, kesinlik içerecek şekilde izah edilebilen ve veri tabanlarında depolanabilen açık (explicit) bilgi ile tanımlanması ve aktarılması kolay olmayan ve kişilerin hafızalarında, tecrübelerinde ve davranışlarında saklı olan özgün (tacit) bilgi olmak üzere ikiye ayrılabilir (Bollinger ve Smith, 2001:9).

Organizasyonlar ihtiyaçlarına göre çok farklı bilgi yönetimi modelleri uygulayabilirler. Bilgi yönetim modelleri, kabaca üçe ayrılabilir: bilgi yaratma süreci olarak bilgi yönetimi, entelektüel sermaye modeli ve öğrenme süreci olarak bilgi yönetimi. Birinci modelde bilgi yönetimi bilgi yaratma süreci olarak ele alınır. Nonaka ve Takeuchi modeli, bilgi yaratma süreci olarak bilgi yönetimine örnek olarak gösterilebilir. Bu modelde, bilgi, açık ve özgün bilgi arasındaki sosyal ilişki aracılığı ile üretilir ve çoğalır. Bilginin değişimi olarak adlandırılan bu süreç Nonaka ve Takeuchi (1995)’ye göre dört aşamadan oluşur (Şekil 1):

-Sosyalizasyon: Özgün bilgi üreten tecrübe ve yeteneklerin paylaşılma süreci (Usta-çırak ilişkisi, mesleki eğitim, taklit, yapıcı beyin fırtınası, konuşma...).

-Dışsallaşma: Kişisel/özgün bilgi mecaz, benzetme, hipotez ve lisan gibi modellerle aşikar hale gelir. Bilgi değişiminde anahtar role sahiptir.

-Birleşme (Kombinasyon): Mevcut bilgilerin gözden geçirilmesi, derlenmesi ve sınıflandırılması ile sentezlendiği ve yeni bilgilerin üretildiği aşama (Eğitim-öğretim, toplantı, medya ve internetle iletim).

- İçselleşme: Bilgilerin belge haline getirilmesi, aşikar bilginin özgün bilgi haline gelmesi ya da kısaca yaparak öğrenme süreci.

Şekil 1. Bilgi Dönüşüm Modelleri

Kaynak: Nonaka ve Takeuchi, (1995:62) ve Vit Beijerse (1999:99).

Bilgi yönetimini daha geniş bir kavram olan entelektüel sermayenin entegre bir parçası olarak gören ikinci modelde bilgiye diğer varlıklara benzer bir biçimde muamele edilir ve bilgi yönetiminin iki temel unsuru olan entelektüel sermaye yönetimine enformasyon yönetiminden daha fazla önem atfedilir (Bkz. Şekil 4). Üçüncü modelde bilgi, organizasyon içindeki sosyal süreç ve öğrenme süreci ile bağlantılı bir unsur olarak ele alınır. Model, organizasyon içinde bilginin inşasına önem verir. Buna göre birinci aşamada bilgi; öğrenme, yenilikçilik, yaratıcılık ve organizasyon dışından ithal edilerek geliştirilir ve yaratılır; ikinci aşamada, bilgi organizasyon içinde kullanılmak ve işlenmek için ele geçirilir ve muhafaza edilir;

üçüncü aşamada, bilgi herkesin yararlanabilmesi için organize edilir, aktarılır veya yazılı-elektronik materyal olarak veri-bilgi tabanlarında kullanıma hazır hale getirilir; dördüncü aşamada, bilgi, eğitim, öğretim, bilgi sistemleri, ağlar v.b. yoluyla kullanıcılarına dağıtılır ve bilgi kullanımı organizasyon içinde yaygınlaştırılır ve son aşamada bilgi etkin bir biçimde kullanılır.

Şekil 2. Kurumsal Bilgi İnşa Modeli

Kaynak: Wiig, (1999:3)

Yönetim, organizasyonların belirlenen amaçlara erişebilmelerini sağlayabilmek için çalışanların oluşturulan strateji doğrultusunda harekete geçirilmelerini içerir. Bilgi yönetimi, organizasyonun amaç ve stratejilerini gerçekleştirmeye olanak sağlayacak bir şekilde bilgi değer zincirini düzenlemek ve yönetmek olarak tanımlanabilir. Günümüz bilgi ekonomisinde firmaların en önemli varlıkları, gittikçe artan bir düzeyde, kavramlar (fikirler, dizaynlar, v.b.), güç ve yetenekler (icra yeteneği v.b.) ve bağlantılardan (kaynakların artmasına ve yeteneklerin paylaşılmasına yol açan yakın ilişkiler) oluşmaktadır (Jarboe ve Alliance, 2001:9). Firmaların değer yaratmak için kullandıkları beş temel varlıktan (fiziki, finansal, emek ve tedarikçiler, müşteri ve yönetimsel varlıklar) sadece fiziki ve finansal varlıklar geleneksel varlıklardır; diğerleri ise bilgi ve enformasyon varlıklarıdır. Başarılı olabilmek için firmaların değer yaratmada tüm varlıklara erişebilmeleri gereklidir. Bilgi yönetimi bu yönde yapılan çabalara karşılık gelir. Dolayısıyla bilgi yönetimi organizasyonların kendi kaynak ve yeteneklerini veri, enformasyon, bilgi, akıl ve dirayeti elde etme, kullanma ve iletmesini sağlayacak bir şekilde harekete geçiren bir dizi teknik, araç ve faaliyettir (Jarboe ve Alliance, 2001:9).

Bilgi yönetiminin amacı, işletmelerin yaşama kabiliyetini ve başarısını artırmak için mümkün olduğunca akıllıca faaliyette bulunmalarını sağlamak ve bu yöndeki çabaların etkinliğini artırmak için bilgi varlıklarından en yüksek verimi ve değeri alabilmektir (Wiig, 1997:6). Nihai amaç işletmenin bilgi ile bağlantılı alanlarda etkinliğini artırmak, bilgi varlıklarından elde edilen getiriyi yükseltmek ve bilgi varlıklarını ve yönetimini sürekli yenilemektir. Yönetimsel alanda sistematik bir bilgi yönetimi dört alanı kapsar (Şekil 3):

- Bilgi ile alakalı faaliyetlerin yukarıdan aşağıya izlenmesi ve üretilmesi,

- Bilgi altyapısının oluşturulması ve idame ettirilmesi,

- Bilgi varlıklarının yenilenmesi, organize edilmesi ve aktarılması,

- Değerleri realize etmek için bilgi varlıklarının kullanılması.

Şekil 3. Bilgi Yönetiminin Kapsadığı Alanlar

Kaynak: Wiig, (1997:7).

Bilginin değerli bir varlık olarak kullanılması ve insanların bilgi ve beceri düzeyinin artması yenilik ve icatları gündeme getirmek suretiyle yüksek kalitede ürün ve hizmetlerin üretimini ve teslimini kolaylaştırır. İşletmeler rekabet güçlerini artırmak için bilgi yönetimi merkezli farklı stratejiler takip edebilirler (Wiig, 1997:8):

- İş Stratejisi Olarak Bilgi Stratejisi: Bu strateji her aşamada bilginin yaratılması, elde edilmesi, organizasyonu, güncellenmesi ve paylaşılmasına odaklanır.

- Entelektüel Varlık Yönetim Stratejisi: Patent, iş pratikleri, müşteri ilişkileri, kurumsal düzenlemeler ve diğer bilgi varlıkları gibi spesifik entelektüel varlıkların işletme düzeyinde yönetimine odaklanır.

- Bilgi Varlıklarında Kişisel Sorumluluk Stratejisi: Bilgiyle alakalı yatırımlarda (yenilik ve icatlar, güncelleme, etkin kullanım için her çalışanın sorumluluk alanındaki diğer bilgi varlıkları) kişisel bilgi sorumluluğuna vurgu yapar.

- Bilgi Yaratma Stratejisi: Rekabet gücünün artmasına yol açan yeni ve daha iyi bilgilerin öğrenilmesi ve yenilik ve icatlar için işçilerin motivasyonu ve araştırma ve geliştirme üzerinde durur.

-Bilgi Transfer Stratejisi: Firmanın yürüttüğü faaliyetler için gerekli olan bilgileri transfer etmeyi, bilgi paylaşımını ve en iyi uygulamaları benimsemeyi hedefler.

Bilgi yönetimi, bilgi ekonomisi ile ortaya çıkan belirsizlik ve karmaşıklığı ortadan kaldırmak ve artan rekabet karşısında firmayı ayakta tutmakta firmalara olanaklar sağlar. Firmalar, kendi yeteneklerini (kaynak ve beceri) daima değişen karmaşık ortamlara uygun bir hale getirmek zorundadırlar. Günümüzde şirket stratejilerinde bilgi ve beşeri sermaye en değerli ve yeterince kullanılmayan bir kaynaktır. Bilgi yönetimi, (1) performansı, verimliliği ve rekabet gücünü artırmanın yollarından biridir; (2) organizasyon içinde bilginin etkin kullanımı ve paylaşılmasını sağlar; (3) etkin karar almanın ve en iyi uygulamaları ele geçirmenin yoludur; (4) araştırma-geliştirme maliyetlerini ve gecikmeyi azaltır ve (5) daha yenilikçi bir organizasyon oluşturmanın etkin bir aracıdır (Martensson, 2000:210).

III. Entelektüel Sermaye ve Bilgi Yönetimi

Son yıllarda, bilgi teknolojisindeki gelişmeler, bireysel ve toplumsal hareketliliğin artması, ağa dayalı ilişki ve iletişimin ortaya çıkması ve rekabet gücünün en önemli belirleyicisi olarak yenilik ve icatların öneminin gittikçe artması, entelektüel sermayenin ve entelektüel varlık yönetimini daha da önemli kılmaktadır. Bilgi yönetimi, daha akıllı bir organizasyon üretmek için entelektüel sermaye yaratmak ve bunu azami ölçüde kullanmak amacıyla örgütsel bilgi yaratmaya, bu bilgiyi depolamaya ve yeniden kullanmaya yönelik örgütsel süreçleri yönetmek olarak da tanımlanabilir (Zhou ve Fink, 2003:37). Bilgi yönetimi bu süreçleri hızlandıracak ve güçlendirecek bir örgüt kültürünün varlığını da gerektirir. Bu nedenle entelektüel sermaye ile bilgi yönetimi arasındaki bağlantı ve entelektüel sermayenin analizi son derece önemlidir.

OECD (1999)’a göre entelektüel sermaye, bir işletmenin maddi olmayan varlıklarının (yapısal-örgütsel ve beşeri sermaye) iktisadi değeridir. Entelektüel sermaye, dar anlamıyla, bir organizasyonun üyelerinin sahip olduğu bütün bilgiler ve bu bilgilerin ticari marka ve süreçler yoluyla ürün ve hizmetlere dönüşmesidir. Entelektüel sermaye, bir diğer bakış açısıyla, firmalara rekabet gücü sağlayan ya da organizasyonlara emsallerine göre daha üstün hizmetler sunma olanağı veren bilgiler, tecrübeler, teknolojiler, müşteri ilişkileri ve mesleki becerilerdir (Edvinsson, 1997:27). Entelektüel sermayenin tanımının organizasyonların sahip olduğu tüm gayri maddi unsurları içerecek ölçüde geniş olması gerekir. Bu amaca uygun bir şekilde, entelektüel sermaye, “daha yüksek değerde bir varlık üretmek için ele geçirilen, yeniden dizayn edilen ve kullanılan entelektüel materyal” veya “yeni bilgi edinme (öğrenme)’den değerli ilişkiler yaratmaya yönelik yeniliklere değin entelektüel faaliyetler yoluyla yaratılan varlıklar” olarak yeniden tanımlanabilir (Zhou ve Fink, 2003:37).

Bilgi yönetimi daha geniş bir kavram olan entelektüel sermayenin entegre bir unsuru olarak ele alınabilir. Bilgi yönetimi, herhangi bir organizasyonun kontrol ettiği entelektüel sermayenin yönetimi ile ilgilidir. Entelektüel sermayenin kavramsal kökeni sigorta şirketi Skandia Modeli çerçevesinde ele alınabilir. Buna göre, entelektüel sermaye, finansal sermaye ile birlikte şirket varlıklarının piyasa değerini oluşturur ve beşeri ve yapısal sermayeden meydana gelir (Şekil 4). Beşeri sermaye, kişilerin bilgi, know-how, bireysel yetenekler, beceriler, deneyim, uzmanlık ve problem çözme yeteneklerini kapsar. Çalışanlar bilgi ve becerilerini kullanarak ve yeni fikirler öne sürerek değer yaratırlar. Çalışanların isteği ve

katkısı değer yaratmada temel faktör olduğundan beşeri sermaye yönetimi çalışanların bilgi ve becerilerinin artırılmasının yanı sıra sahip oldukları özgün bilgileri açık bilgiye dönüştürmelerini teşvik etmelidir. Yapısal sermaye, müşteri veya dışsal sermaye (müşteri sayısı ve tipleri, işletme değeri, bilgiyi zenginleştiren müşteri, müşterilerle ittifaklar ve ilişkiler, stratejik ortaklıklar, tedarikçiler, yatırımcılar ve topluluklar vs.) ile örgütün iç ve dış tehditlere karşı koyabilme yeteneği olan örgütsel sermayeden; örgütsel sermaye ise, yenilik ve icatlar sermayesi (entelektüel mal, bilgi kültürü) ve süreç sermayesinden (veritabanları, bilgi sistemleri v.b.) oluşur. Kısaca, entelektüel sermaye marka ve itibar gibi geleneksel maddi olmayan varlıkların yanı sıra bilgi, teknoloji bağlantılı değerler ve iyi müşteri ilişkileri gibi yeni varlıkları içerir ve işletmelerin rekabetçi üstünlük elde etmek için kullandıkları kaynakları ifade eder (Zhou ve Fink, 2003:37-38).

Şekil 4. Entelektüel Sermaye Modeli (Skandia)

Kaynak: Zhou ve Fink, (2003:38).

Entelektüel sermaye yönetimi de bilgi yönetimi gibi bilgi yaratmadan bilginin kullanılmasına dek işletme içindeki entelektüel faaliyetlerin tüm boyutlarını kapsar. Ancak entelektüel sermaye yönetimi (ESY) ile bilgi yönetimi (BY) farklı amaçlara hizmet eder (Zhou ve Fink, 2003:37-39). Değer yaratmaya odaklanan ESY stratejik bir konu olarak üst düzey yönetim tarafından ele alınır. ESY’nin amacı entelektüel varlıkları yaratmak ve kullanmak yoluyla organizasyonların değer yaratma kapasitelerini artırmaktır. Oysa BY, bilgi ile alakalı faaliyetlerin taktiksel ve operasyonel uygulamaları üzerinde odaklanır. BY’nin amacı entelektüel sermaye yaratarak ve mevcut entelektüel sermayeyi azami ölçüde kullanarak daha akıllı bir organizasyon yaratmaktır. BY, bu amacı gerçekleştirmek için bilgi yaratma, edinme, aktarma ve kullanma bağlantılı bir dizi faaliyetle ilgili bir alanı simgeler. Her ikisi de birbirlerini güçlendirir ve organizasyonların başarısında temel unsurları oluştururlar. BY, entelektüel sermayenin geliştirilmesinde önemli bir role sahiptir. BY olmaksızın entelektüel sermayeyi kayıran ve geliştiren bir ortamı oluşturmak son derece zordur. BY sayesinde rekabetçi bir entelektüel sermaye oluşturulur ve azami ölçüde kullanılırsa sürdürülebilir rekabet gücü elde edilebilir.

IV. Rekabet Gücü, Yenilikçilik ve Bilgi Yönetimi

Organizasyonlar, performanslarını etkileyen tüm koşulları tam zamanında analiz ederek hedeflerine en uygun çözümleri üretecek stratejiler izledikleri zaman başarılı olabilirler. Yöneticiler, potansiyel tehdit ve eğilimleri analiz ederek gerekli önlemleri almak ve ortaya çıkan fırsatlardan yararlanmak için içinde

bulundukları ortamı izlemeli ve analiz etmelidirler. Organizasyon ve yöneticiler, karşı karşıya kalacakları fırsat ve tehditleri öğrenmek ve analiz etmek için bilgi teknolojileri ve bilgi yönetimine dayanan sistemlerden yararlanırlar. İşletmeler, rakiplerinin zayıf ve güçlü yanlarını ve müşterilerinin ürünleri hakkındaki tutumlarını öğrenmek için bilgi yönetim sistemlerinden yararlanırlar. Bu sistemler organizasyonların rekabetçi başarısında en büyük paya sahip olan entelektüel sermayenin tanınmasında ve güçlendirilmesinde önemli bir role sahiptirler. Öte yandan, bilgi yönetimi, yöneticilerin tam zamanında ve isabetli karar almalarını destekleyerek karar almada belirsizlikleri büyük ölçüde azaltır. Keza, bilgi yönetimi, bilgi işçilerinin yaratıcılıklarının artırılmasında önemli bir araçtır.

Günümüzde, iktisadi refahın yaratılmasında fiziki kaynakların (para, ekipman, materyaller, zaman) yanı sıra fiziki olmayan kaynakların (veri, enformasyon ve bilgi) da önemli bir payı vardır. Organizasyonlar, bilgiyi geliştirerek, koruyarak, yenileyerek ve işleyerek performanslarını ve dolayısıyla rekabet güçlerini artırabilmektedirler. Firmaların rekabet güçleri büyük ölçüde biriktirdikleri bilginin miktarına, özgünlüğüne, ticarileştirilebilir olup olmadığına ve kalitesine bağlıdır. Rekabetin gittikçe şiddetlendiği ve meydana gelen teknolojik değişiklikler ve yenilikler nedeniyle değişkenlik gösterdiği bir ortamda sahip olunan rekabet gücünü korumak da yeni ortama ve yeni rekabet düzeyine uygun bilgileri derlemeye, işlemeye, geliştirmeye, yani güçlü bir bilgi yönetim stratejisine sahip olmaya bağlıdır.

Firmalar uluslararası rekabet güçlerini yenilik ve icatta bulunarak ve kaliteyi artırarak geliştirebilirler. Yaratıcılık ve yenilikler bilginin geliştirildiği ve üretilen mal ve hizmetlerin değerine dahil edildiği süreçlerin bir parçasıdır (Gurteen, 1998:6). Yenilik ve icatlar, hem teknoloji ve metotları hem de yeni ürünleri, yeni üretim metotlarını, yeni pazarlama yollarını ve yeni müşteri gruplarını içerir. Rekabetçi yenilik ve icatları teşvik etmede ev sahibi ülkenin rolü bir endüstrinin rekabetçi avantaj elde etmesinde son derece önemlidir. Firmalar, rekabetçi olmaya devam etmek istiyorlarsa sürekli olarak yenilikler yapmak zorundadırlar. Mevcut ürünleri daha gelişmişleri ile ya da yenileri ile değiştirmek ve üretim süreçlerinde reorganizasyona gitmek rekabetçi bir çevrede ayakta kalabilmek için önemli birer araçtır. Bu nedenle yenilikler rekabet gücünün temelini oluşturur. Yenilikler yalnızca şirket laboratuarlarında yapılan araştırma ve geliştirmenin değil; bunun yanı sıra tüketiciler, tedarikçiler, bayiler, üniversiteler, sanayi kuruluşları, devlet kurumları ve hatta çeşitli şirket anlaşmaları yoluyla potansiyel rakiplerle karşılıklı ilişkilere dayanan bir mekanizmadır (Maarten, 1993).

Yenilikçilik ve rekabet gücü bilgi yönetiminin bir fonksiyonu olarak ele alınabilir (Şekil 5). Bu durumda bilgi yönetimi, çalışanların kişisel özellikleri ve kişisel gelişmelerini etkileyen faktörleri dikkate almak zorundadır. Çalışanlarının kişisel niteliklerini etkileyen temel faktörler onların eğitim düzeyi, davranışları, değerleri, yenilikçilik ve yaratıcılıklarıdır. Çalışanların kişisel gelişimleri için profesyonel tecrübe önemlidir. Her şahsi deneyim bir bilgi kaynağı ve öğrenme sürecidir. Eğitim, sahip olunan bilgi düzeyinin kalitesini artırır. Bilgi teknolojisi ve öğrenme çabası bilginin kullanılmasını sağlayarak yaratıcılığı ve yenilikleri ortaya çıkarır ve böylece rekabet gücünü artırır. Bu nedenle, yöneticilerin bilgi yönetimi yoluyla

çalışanlarının kişisel gelişimini artırmaları ve yenilikçi-rekabetçi çabalarını teşvik etmeleri, rekabetçi üstünlüğün sürdürülmesi için gereklidir.

İşletmelerin ve ulusal ekonominin başarısı bilginin üretilmesinin yanı sıra bilginin ele geçirilmesi, içselleştirilmesi ve etkin bir şekilde kullanılabilmesine bağlıdır. Bilgi ekonomisi, bilgi ve öğrenme, yoğun ilişkilere katılan firma ve bireylerin sosyo-ekonomik durumlarının olumlu yönde etkilendiği, fırsatları değerlendirmenin ve belirli yeteneklere sahip olmanın önem kazandığı ve öğrenme ve değişime dayalı birikim ve deneyimler tarafından yönlendirilen bir ağlar zinciridir. Bu nedenle, firmalar, yeni teknolojileri elde etmek ve yeni fırsatlara erişmek için yeni örgütlenme ve yönetim tekniklerini benimsemek zorundadırlar. Bu ise, yenilik ve icatlardan ortaya çıkan bilgi ve tecrübelerin değiş-tokuş edilmesi sonucu mucitler, üreticiler ve tüketicileri kapsayan karşılıklı bir öğrenme sürecine sahip bilgi ağlarına katılmak suretiyle sağlanır.

Şekil 5. Bilgi Yönetiminin Yenilik ve İcatlar ile Rekabet Gücü Üzerindeki Etkisi

Kaynak: Carneiro, (2000:96).

Bilgi ekonomisinde firmaların artan rekabet baskısının üstesinden gelebilmek için firma içinde karşılıklı öğrenme ve tecrübe aktarımını teşvik etmeleri ve eksik ve yetersiz yönlerini tamamlayacak unsurlar olarak dışarıdan yeni ortaklar edinmeleri veya belirli ağlara katılmaları gerekebilir. Bu tip ilişkiler, firmaların, yenilik-icat süreci sonucunda ortaya çıkan risk ve maliyetleri yaymasına, yeni araştırma sonuçlarına erişmesine, yeni teknolojileri elde etmesine ve imalat, pazarlama ve dağıtım süreçlerinde etkinliklerini artırmasına olanak sağlar. Yenilik ve icatlar sistemini oluşturan endüstriler, üniversiteler ve diğer araştırma kuruluşları ile devlet arasındaki karşılıklı ilişkiler firmaların ve sonuçta ekonominin yenilik ve icatlar yapma performansını etkiler. Öte yandan, sistemin bilgi aktarımı ve dağıtım gücü ile ilgili bilgi stokuna mucitlerin zamanında erişebilme kapasitesi,

refahın ve yaşam standartların ve dolayısıyla rekabet gücünün artırılmasında son derece önemlidir.

V. Sonuç

Günümüzde bilgi sanayi ve hizmetler sektöründe daha fazla kullanılmakta ve üretimde işgücü ve sermayeden daha önemli bir faktör haline gelmektedir. Bu nedenle, bilgi yönetimi de hem global işletmeler hem de ulusal işletmeler açısından önemini artırmaktadır. Gelecekte, bilgi yönetimi firmaların olağan bir işi haline gelecek ve işletmeler, rekabet edebilmek için sistematik olarak bilgiyi daha iyi yönetme çabası içine gireceklerdir. Bilgi yönetimi, bilgi ekseninde rekabet eden işletmelerde gelecekteki başarının temelini oluşturmaktadır. Bilgi üzerinde odaklanmanın nedeni, bilginin değer yaratmada etkin olması ve bu etkinliğin gelecekte daha da artma potansiyeline sahip olmasıdır. Etkili bilgi yönetimi ve paylaşımı sayesinde yaratıcılık, yenilikçilik ve verimlilik artırılabilir.

Ekonomi bilgiye dayalı bir hale geldikçe, verimliliğin artırılması ve yeni ürün-hizmetlerin yaratılması açısından, yeni bilgilerin rekabet gücünü yükseltecek olan alanlarda uygulanma yeteneği olarak nitelenebilecek yenilik ve icatlar da önemli bir hale gelmektedir. Yenilik ve icat yapabilme yeteneği bilimsel yaratıcılık, yenilik ve girişimciliğin artırılması ve sürdürülmesi sonucu varlığını devam ettirebilir. Etkin bir yenilik ve icatlar sisteminin varlığı rekabet gücünün ana belirleyicilerinden biridir. Geçmişe kıyasla firmaların kullandığı ve üretim sistemlerine entegre ettikleri bilgi çeşitliliği artmaktadır. Rekabet güçlerini sürdürmek ve artırmak isteyen firmaların yeni bilgiler üretmesi, bu bilgileri organizasyon boyunca yayması ve hızla yeni ürün ve süreçlere dahil etmesi, yani bilgi üreten ve işleyen birimler haline gelmesi ve sürekli yenilik-icatta bulunması gereklidir. Bilgi ekonomisinde başarının anahtarı, firmaların temel yetenekleri ve ayrıcalıklı ürünleri üreten ve sürekli olarak geliştirebilen entelektüel sermayeyi bünyelerinde barındırmaları ve teşvik etmeleridir. Bunun için firmaların bilgi üretmesi, kullanması, firma içinde üretilen özgün bilgileri organizasyon bünyesinde yayarken dışarıda üretilenleri transfer edebilmesi, başka bir ifade ile bilgi yönetimini etkin bir şekilde uygulayabilmesi gereklidir. Ancak çağımızda başarı için tek başına firmaların çabası yeterli değildir; bu çabalar kamu kurum ve kuruluşlarının uygulama ve politikaları ile de desteklenmelidir. Kamu araştırma kurumları ve genelde devlet, bilgi açığını kapatacak tedbirleri almalı, vatandaşlarının bilgi üretme ve kullanma kapasitelerini geliştirecek yatırımlara (altyapı, eğitim ve sağlık) ağırlık vermeli, ulusal firmaların bu alandaki ihtiyaçlarını belirleyerek etkin politikalar oluşturmalı, finansman ihtiyacını karşılayamayan firmalara mali teşvikler sağlamalı ve kamu araştırma kurumlarının ticari açıdan başarılı olan bilgi transferini gerçekleştirebilmeleri için bürokratik engelleri ortadan kaldırmalıdır.

Kaynaklar Alcorta, Ludovico, The Impact of New Technologies on Scale in Manufacturing Industry: Issues

and Evidence. The United Nations University, UNU/INTECH (Institute for New Technologies) Working Paper No: 5, June 1992.

Bollinger, A. S. ve Robert D. SMITH, “Managing Organizational Knowledge as a Strategic Asset”, Journal of Knowledge Management. Vol:5, No:1, 2001, ss.8-18.

Carneiro, Alberto, “How Does Knowledge Management Influence Innovation and Competitiveness?”, Journal of Knowledge Management. Volume 4 No:2, 2000, ss.87-98.

Edvinsson, L., “Developing intellectual capital at Skandia”, Long Range Planning, Vol. 30, No. 3, 1997, ss. 366-73.

Gurteen, David, “Knowledge, Creativity and Innovation”, Journal of Knowledge Management. Volume 2, No: 1, September 1998, ss.5-13.

Jarboe, Kenan P. ve Athena ALLIANCE, “Knowledge Management as an Economic Development Strategy”, Review of Economic Development Literature and Practice., No: 7, EDA (U.S. Economic Development Administration), 2001.

Maarten, Jan de Vet, Striving for International Competitiveness: Lessons from Electronic for Developing Countries. Technical Paper No 84, March 1993.

Malhotra, Y., “Deciphering the Knowledge Management Hype”, Journal of Quality & Participation, Vol. 21, No:4, ss.58-60.

Martensson, Maria, “A Critical Review of Knowledge Management as a Management Tool”, Journal of Knowledge Management. Volume 4, No: 3, 2000, ss.204-216.

Nonaka, I. ve H. Takeuchi, The Knowledge Creating Company. New York: Oxford University Press, 1995.

OECD, “Guidelines and instructions for OECD Symposium'', International Symposium Measuring Reporting Intellectual Capital: Experiences, Issues, and Prospects, June, Amsterdam, Paris: Organisation for Economic Co-operation and Development, 1999.

Özgener, Şevki, “Global Ölçekte Değer Yaratan Bilgi Yönetimi Stratejileri”, 1. Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi Tebliğleri,

http://www.ceterisparibus.net/kongre/kocaeli_1.htm, . Stewart, Thomas A., Enttellektüel Sermaye: Örgütlerin Yeni Zenginliği. (Çev: N. El Hüseyni)

İstanbul: MESS Yayını, 1997. Vit Beijerse, Roelof P., “Questions in Knowledge Management: Defining and Conceptualising a

Phenomenon”, Journal of Knowledge Management. Vol: 3, No: 2, 1999, ss.94-109. Wiig, Karl M., “Knowledge Management: An Introduction and Perspective”, Journal of

Knowledge Management. Volume 1, No:1, September 1997. Zhou, Albert Z. ve Dieter Fınk, “The Intellectual Capital Web: A Sistematic Linking of

Intellectual Capital Web and Knowledge Management”, Journal of Intellectual Capital. Volume 4, No:1, 2003, ss.34-48.

http://www.ceterisparibus.net/kongre/kocaeli_1.htm

İşletmelerde Bilginin Rolündeki Değişim ve Bilgi Yönetimi

Mustafa Kurt

I. Giriş

Bilgi, bilgi ekonomisi, bilgi toplumu, bilgi yönetimi gibi kavramlar son yıllarda üzerinde sıklıkla tartışılan konular arasında yer almaktadır. Bu kavramların popüler hale gelmesinde, iş dünyasında son dönemlerde yaşanan değişim etkilidir. Sanayi toplumundan bilgi toplumuna yaşanan dönüşüm, bilişim ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişim, hizmetler sektörünün önem kazanması bu değişimlerden bir kaçıdır. Bu dönüşümün temelinde ise “emek yoğun” ürünlerden “bilgi yoğun” ürünlere doğru yaşanan dönüşüm vardır.

Sanayi toplumunda işletmeler maddi varlıklara değer vermiş ve maddi faktörler temelinde rekabet yaşanmıştır. Günümüzde ise maddi olmayan varlıklara da değer verilmeye başlanmış, “entelektüel sermaye” kavramının önem kazanmasıyla birlikte bilgi ve bilgi yönetimi kavramları işletme literatüründe güncel konulardan biri haline gelmiştir. Son on yılda bilgi ve bilgi yönetimiyle ilgili bir çok çalışma (Nonaka&Takeuchi, 1993; Krogh&Ichijo&Nonaka, 2002; Devanport&Prusak, 2002; Wigg, 1997; Tiwana, 2003; Zack, 1999; Soo v.d., 2002; O’Dell&Grayson&Essadies, 2002) yayınlanmış ve bu çalışmalarda bilginin ve bilgi yönetimi uygulamalarının sürdürülebilir rekabet avantajının en önemli kaynaklarından biri olduğu vurgulanmıştır. Özellikle 1980’li yıllardan itibaren işletmeler, ortaya çıkan rekabetçi yapı içerisinde bilginin artan önemini kabul etmeye başlamışlardır (Wigg, 1997; s.6). İşletmeler bilgiye verdikleri önemden hareketle, bilgi uygulamalarını süreçlerine aktarmaya çalışmışlardır. Bilginin işletmeler için öneminin artmasının altında yatan unsur ise bilgininin işletmelerde katma değer yaratabilecek “stratejik kaynak” olarak kullanılabilmesidir. Bilginin “stratejik kaynak” olması, onun mal veya hizmetlerde katma değer yaratabilmesinden kaynaklanmaktadır. Katma değer sağlayacak bilginin bulunması, elde edilmesi, depolanması, paylaşılması ve bilgi işçilerinin kullanımına sunulması ise bilgi yönetimi sisteminin üstlendiği görevi yansıtmaktadır.

II. İşletme Literatüründe Bilgi

Özellikle 1990’lı yılların ikinci yarısında gelişim gösteren bilgi yönetimi literatürüne bakıldığında bilginin bir çok tanımıyla karşılaşmak mümkündür. Genel kabul gören tanıma göre bilgi; fikirlerin, enformasyonun, kuralların ve

prosedürlerin kombinasyonundan elde edilen organize yapıdır (Bhatt, 2002; s.32) Nonaka, bilgi tanımlamasında “doğruluğu kanıtlanmış gerçek ve ustalıklar, bireysel inanış ve ustalıkların gerçeğe ulaşma yolunda doğruluklarının kanıtlandığı dinamik bir insani süreç” ifadesini kullanmıştır (Gao, Li, Nakamori 2002; s.7).

Beijerse, bilgiyi insanın varoluşunun bazı temel ihtiyaçlarından ortaya çıktığını ifade etmiştir. Yazar bu durumu açıklarken bilgiyi, insanın çevresindeki belirsizliği giderme çabalarındaki temel girdi olarak kabul etmektedir (Beijerse, 1999; s.99).

Bilgi Yönetimi literatüründe önemli bir yeri olan Karl M Wigg ise bilginin anlamından çok stratejik rolünü öne çıkarmış ve bilginin işletme başarısında temel faktör olduğunu belirtmiştir. Wigg bilginin inanışlar ve gerçekler, kavramlar ve bakış açıları, usuller ve metodolojiler ile yargılar ve beklentilerden oluştuğunu ifade etmektedir. Bilgi, organizasyonun akıllıca yönetilmesini mümkün kılan pratik know-how, anlayış ve öngörülerin tümüdür (Baker, Baker, 1997; s.64).

Yukarıdaki tanımlar değerlendirildiğinde bilgiyi, “bireylerin sahip olduğu değer, tecrübe, inanç, metot ve ustalıkların temelinde ortaya çıkan ve bireysel, sosyal ve ekonomik alanları etkileyen dinamik bir yapı” şeklinde tanımlamak mümkündür. Burada bilginin insan tarafından ortaya çıkarıldığına ve ekonomik faaliyetleri etkilediğine vurgu yapmak gereklidir. Çünkü işletme için değer yaratacak bilgilerin büyük bir bölümü insanların beyinlerinde yer almaktadır. Dolayısıyla bilgiye ulaşmak için bilgi işçilerine yatırım yapmak gerekmektedir.

Bilgi ekonomi içerisinde önemini artırdığı gibi, işletmelerde de üretim faktörleri arasında yer almaya başlamıştır. Dolayısıyla işletmeler bilgiyi elde etme ve katma değer oluşturacak şekilde kullanma yönünde çaba sarf etmektedir. İşletmelerde bilginin elde edilmesinde belirli bir sıra vardır. Bu sırada öncelikle verilerden enformasyon, enformasyondan da bilgi elde edilir (Catherine, Clarke, 2000; s.237). Bilginin daha üst seviyesi ise anlamlandırma ve akıl basamaklarını yansıtan “neden bilgisi”dir. Bilgelik bu basamaklara karşılık gelmektedir.

Bilginin kendi sıralamasının yanı sıra şekilde görüldüğü gibi, organizasyon içerisinde bilginin çeşitli basamaklarıyla çalışanlar ve yönetim seviyeleriyle yakın bir ilişki vardır. İşletme içerisinde yönetimin üst basamaklarına çıkıldığında bilgi sezgilere/ustalığa/akla bağlı hale gelmektedir.

Bilginin basamakları ile yönetim seviyeleri arasında net bir ayrım yapmak zordur. Ancak yukarıdaki şekil bu konuda bir rehber olarak kullanılabilir. Bilgi basamaklarının en altında yer altında yer alan veri, rakamlar ve harflerden oluşan ve kendi başına anlam ifade etmeyen simgelerdir. Bilginin bu seviyesi genelde işletme içerisinde rutin faaliyetleri sürdüren çalışanları yansıtmaktadır. Bir üst basamak olan enformasyon ise operasyonel yöneticiler tarafından kullanılan, daha çok rapor vb. düzenlemeleri yansıtan bir kavramdır. Bilgi ise üst düzey yöneticilerin kullandığı ve işletme stratejilerinin oluşturulmasında kullanılan bir basamaktır. Bir örnek vermek gerekirse, “13” rakamı “veri”, “son bir ayda

müşterilerden A malı için gelen şikayet sayısı on üçtür” cümlesi enformasyondur. Bu enformasyonu kullanarak sorunun çözümü için geliştirilen strateji ise ağırlıklı olarak bilgi içermektedir. Çünkü örnekteki veri ve enformasyona teknoloji vasıtasıyla ulaşmak mümkündür. Ancak bu enformasyona değer katma yada çözüm üretme aşamasında bilgi devreye girmektedir.

Şekil 1: Bilginin Basamakları ve Yönetim İlişkisi

Kaynak: (Laszlo, Laszlo, 2002 ; s. 405)’dan uyarlanmıştır.

İşletme stratejilerini oluşturan yönetim kurulu yada tepe yöneticileri, bilgi ve daha üst seviyeleri olan “anlamlandırma” ve “akıl” seviyesine karşılık gelmektedir. Bilginin bu seviyesi bireysel ustalık, bilgelik, tecrübe, sezgi ve inanışlara bağlı olarak ortaya çıkmaktadır. Bu seviyedeki bilgi açık bir şekilde ifade edilemeyen ve aktarılamayan bir yapıdadır.

Bilgi ve bilginin yönetsel seviyelerle olan ilişkisi hakkında yukarıdaki bilgileri verdikten sonra, bilginin dönemler itibariyle işletmeler için ne ifade ettiğini ve hangi fonksiyonu üstlendiğini ifade etmek yararlı olacaktır.

A. İşletmelerde Bilginin Rolündeki Değişim

Ekonomi tarihinde tarım toplumundan sanayi toplumuna ve sanayi toplumundan bilgi toplumuna yaşanan değişimler işletmeleri derinden etkilemiştir. Bu değişimlerden işletme içi süreçlerde kullanılan araçlar da etkilemiştir. Tarım toplumunda ekonomik gücün temelinde doğal kaynaklar yer alırken, sanayi toplumunda gücün merkezine sermaye oturmuş ve günümüzde bilgi gücün kaynağı haline gelmiştir (Davenport Prusak, 2001 s.37).

Bilginin, geçmişten günümüze uzanan süreç içerisinde işletmeler açısından değişik anlamlar taşıdığı görülmektedir. Sanayi toplumunda bilgi, işletmelerin faaliyetlerinin sürdürülmesi ve üretim miktarının artırılması için içsel bir çerçevede düşünülmüştür. Bilgi günümüzde ise daha çok dışsal çevreyi göz önünde bulunduran ve çevreyle uyum yolunda kullanılan bir araca dönüşmüştür. Bilgi son zamanlarda işletmeler için klasik üretim faktörlerine ilave olarak anılmaya başlanmış ve bu faktörler arasında stratejik bir yere sahip olmuştur. Özellikle değişimin hızlı yaşandığı sektörlerde bilginin önemi gittikçe artmaktadır.

Bilgi, günümüz ekonomisi için temel bileşen olmakla birlikte, işletmeler için de stratejik bir kaynak haline dönüşmüştür. Bu dönüşüm 1950’li yıllardan sonra daha net görülmeye başlanmış ve bilgi ekonomisinin hız kazanmasına paralel olarak işletmelerde enformasyondan bilgiye doğru bir yöneliş yaşanmıştır. Eş zamanlı olarak ekonomi içerisinde somut değerlerden soyut değerlere doğru bir dönüşüm yaşanmış ve entelektüel sermaye işletmelerin değerini belirleyen unsurlardan bir olarak anılmaya başlamıştır.

Son elli yılda bilgi kavramındaki değişikliklere bakıldığında, veriden enformasyona, enformasyondan bilgiye doğru bir dönüşüm görülmektedir. 1950’lerde, işletmelerde veri basamağının daha çok kullanıldığını ve verilerin sistemli bir şekilde saklanması ve yönetilmesini ifade eden bir bilgi anlayışın hakim olduğunu söylemek mümkündür. Bu dönemde bilgi katma değer yaratma özelliği olmayan bir yapıdadır. Buna karşılık bilgi faaliyetleri, işletmeler için önemli görülen bazı verilerin saklanmasını ve yönetilmesini ifade etmektedir(Snowden, 2002; s.100). Bu dönemde, hem ekonomik faaliyetlerin küresel düzeyde yayılmamış olması hem de bilişim ve iletişim teknolojilerinin işletmelerde kullanımının çok yaygın olmaması, işletmelerin dış çevre yerine iç çevreye odaklanmasını sağlamıştır.

1960’lı yıllarda, işletmelerin bilgiye değişik anlamlar yüklemeye başladıkları görülmektedir. Bu yıllarda bilgi, yönetsel faaliyetleri desteklemek amacıyla kullanılmaya başlanmıştır. Bu dönemde yönetim bilişim sistemleri kavramının gelişmeye başlaması, bilginin bu dönemde yönetsel kararlara yardımcı olan bir araç niteliği taşıdığını göstermektedir.

1970’lerde ve 1980’lerin başında, yine yönetim bilişim sistemleri kavramı çerçevesinde gelişen enformasyon sistemleri, yönetimin işlevlerini kolaylaştıran araçlar olarak düşünülmüş ve bilgi kavramı bu sistemlerden elde edilen çıktılar olarak kabul edilmiştir. Ancak bu dönemde bilginin stratejik rolü henüz ortaya çıkmamış, bilgi daha çok “içsel kontrol” amacını destekleyici nitelikte kullanılmıştır.

1980’lere gelindiğinde ise kendisini yoğun olarak hissettirmeye başlayan küreselleşme ile bilişim ve iletişim teknolojilerinde yaşanan hızlı değişim ve gelişim bilginin anlamındaki değişimi hızlandırmıştır. Rekabetin arttığı ve yoğunlaştığı bu dönemde, işletmeler için içsel bilgi kadar dışsal bilgi de önem kazanmıştır. Dışsal bilgi iş çevresindeki gelişmelerden rakiplerin davranışlarına, müşteri beklenti ve isteklerinden pazardaki gelişmelere kadar geniş bir yelpazeyi temsil etmektedir.

Günümüzde ise işletmeler bilgiyi en değerli ve stratejik kaynak olarak görmektedirler(Zack, 1999; s.125). Ancak bilginin stratejik değer olması ve yeniliği ortaya çıkarması dört temel özelliği bünyesinde barındırmasına bağlıdır(Bollenger, Smith, 2001; s.10):

Değerli olma,

Az bulunma,

Taklit edilemez(orijinal) olma,

İkame edilemez olma.

Dolayısıyla katma değer yaratacak olan bilgi, herkesin ulaşabileceği ve kopyalayabileceği bir bilgi türünü değil, bağlama özgü ortaya çıkan ve ürünlere farklılık ve değer kazandıran bilgi türüdür. Bu bilgi türü ise bireylerin sahip oldukları ve beyinlerinde bulunan bilgilere karşılık gelmektedir.

Son elli yıllık süreç içerisinde bilginin giderek daha popüler hale gelmesinin arkasında yatan nedenlerin biri de; son yıllarda bilginin toplanması, saklanması, işlenmesi gibi işlemleri gerçekleştirecek teknolojik olanakların artması gelmektedir. Özellikle internetin ve diğer yeni teknolojik gelişmelerin ekonomik alanlarda kullanılmaya başlanmasıyla bilginin paylaşılabilmesi kolaylaşmıştır.

B. Bilgi Türleri

İşletmelerde var olan bilgi hakkında çeşitli sınıflandırmalar yapılmasına karşın, literatürde oldukça yaygın olarak kullanılan ve Nonaka ve Takeuchi’nin yapmış olduğu sınıflandırmaya göre bilgi açık (explicit) ve örtük (tacit) olmak üzere iki kategoride ele alınabilir (Yahya, Goh, 2002; s.458) .

Açık bilgi kolayca açığa çıkarılabilen, kağıt üzerine dökülebilen ve bilişim teknolojileri kanalıyla paylaşılabilen bilgi türünü ifade etmektedir. İşletmelerde raporlarlarda, el kitaplarında, standartlarda ve prosedürlerde yer alan bilgileri açık bilgi olarak tanımlamak mümkündür.

Örtük bilgi ise açık bir şekilde tanımlamayan, paylaşılması kolay olmayan bir bilgidir. Bu bilgi türü kavramsal becerilere, bilişsel yeteneklere dayalı “bireye özgü” bilgi türüne işaret etmektedir (Abou-Zeid, 2002; s.486 – Goh, 2002; s.27). Günümüz iş çevresinde işletmeler için bir gereklilik olan yeni ürün geliştirme ve yenilik çabalarında başarıya ulaşma yolunda örtük bilgi temel kaynaktır (Kreiner, 2002; s.113; Rodan, 2002; s.152). Bu bilgi türü daha çok ustalık, bilgelik, önsezi ve uzmanlık gibi unsurları kapsamaktadır. Tıp doktorlarının sahip oldukları bilgi bu bilgi türüne örnek verilebilir. Doktorlar hastadan almış oldukları enformasyonu değerlendirme aşamasında “örtük bilgi”leri kullanmaktadır. Tıp eğitimine materyal olarak kullanılan ders kitaplarındaki bilgiler ise bilginin açık türüne bir örnektir. Bu bilgilerin bir uzmanlık haline gelmesi ise açık bilgilere ilave olarak tecrübe, sezgi, kavrayış gibi unsurları da ilgilendirmektedir.

İşletmelerde hem açık hem de örtük bilgilerin varlığından söz edilebilir. İşletme içindeki bilgi varlıkları bir buzdağına şeklindedir. Buzdağının görünen kısmı açık bilgileri, görünmeyen kısmı ise örtük bilgileri temsil etmektedir. Açık bilgi, işletmenin bilgi envanterinin oldukça sınırlı bir kısmına karşılık gelmektedir. Bunun sebebi, bazı bilgilerin bireylerde ve süreçlerde saklı olmasından ileri gelmektedir. Örtük bilgiler, bireylerde ve örgütte yerleşmiş ve paylaşılması zor olmasına karşın oldukça değerli bir bilgi türüdür. Ancak bir çok işletme, sahip oldukları örtük bilgi varlıklarını ifade eden “kendilerinin ne bildiğini” tam olarak bilmemektedir.

Açık bilgiler ise herkesçe ulaşılabilen ve paylaşılabilen bilgi türüne işaret etmektedir. Açık bilgiler de bireye bağımlı ve bireyden bağımsız olarak ortaya çıkabilmektedir. İşletme içerisindeki düzenlemeler ve değerler bireyden bağımsız açık bilgi türüne örnek olabilir. İşlerin yapılışına dair bilgiler ise bireye bağımlı açık bilgi türünü açıklamaktadır.

İşletmelerde açık bilgi paylaşımının yanı sıra örtük bilgilerin de açığa çıkarılması, bilgi üretimini kolaylaştıracak bir kültür oluşturmalarına bağlıdır. Ürünleri farklı kılma ve rekabet avantajı yakalama yolunda örtük bilgiler daha önemlidir. Çünkü açık bilgiler rakipler tarafından kolayca kopya edilebilmekte ve rekabet avantajı geçici bir döneme özgü ortaya çıkabilmektedir. Ancak örtük bilgilere dayalı rekabet avantajının daha uzun süreli olacağı söylenebilir. Çünkü rekabet avantajının kaynağını oluşturan bu örtük bilgiler, bireylerin beyinlerinde ve süreçlerde yer aldığından kopyalanması oldukça güçtür.


Bilginin ekonomi içerisinde önem kazanmasıyla, işletmeler açısından bilgi kavramı temelinde bazı yeni yaklaşımlar ortaya çıkmıştır. Daha öncesinde kontrol edilebilen bir çevre varsayımıyla hareket eden işletmeler için yeni gerçekler (çevrenin kontrol edilemez olması, geleceğin kesin olarak tahmin edilememesi vs.) belirmiş ve işletmelerin iç ve dış çevresine ait bilgiler önem kazanmıştır. İş çevresinde, sektördeki rakiplerin davranışları, müşterilerin talep ve beklentileri, sektörü ilgilendiren küresel ekonomik gelişmeler gibi işletmelerin seyirci kalamayacağı gelişmeler yaşanmaktadır. Bu çerçevede çevre ile işletme arasında köprü kurarak, işletmenin kendi bilgi varlıklarını çevreyle uyumlaştırma yolunda kullanacak bir sisteme ihtiyaç duyulmuştur. İşletmenin çevresinden gelen bilgileri, içsel bilgi varlıklarıyla bütünleştirerek katma değeri yüksek çıktılar sunacak bu sistem ise bilgi yönetimi sistemini ifade etmektedir.

Bilgi yönetimi alanında çalışan bir çok yazar bilgi yönetimini “değerli olan enformasyonları bulma, ve bu enformasyonları kritik karar verme ve eylem süreçleri için gerekli bilgiye dönüştürme” olarak tanımlamışlardır. Burada sadece işletmenin sahip olduğu enformasyonlar değil, çalışanların beyinlerindeki bilgiden müşteriler hakkındaki bilgilere kadar geniş bir yelpaze akla gelmelidir. Lahti ve Beyerlein (2000); ise bilgi yönetiminin “işletmenin müşterilerinden yola çıkarak geliştirdiği ve firma için tek sürdürülebilir rekabet avantajı kaynağı” olduğunu ileri sürmüşlerdir (Beveren, 2002; s.18).

Bilgi yönetimi aynı zamanda işletme açısından karar verme süreçlerinin bir kolaylaştırıcısıdır. Çevreden alınan bilgilere bağlı olarak oluşturulacak stratejilerin oluşumunda önem arz eder. Hızla değişen çevrede işletmelerin rekabet avantajı, bilgi geliştirme ve kullanma konusuna odaklanmıştır (Carneiro, 2000; s.91).

İşletmeler bilgiyi elde etme çabalarında bireyi merkeze almalıdır. Bilgi yönetimi alanında önemli bir yeri olan Nonaka’ya göre bilgi yaratan bir işletme olmak, bireysel bilgileri işletmeye yaymaktan geçmektedir (Nonaka, s.27). Çünkü işletme için değerli olan bilgiler genellikle bireylerin beyinlerinde bulunmaktadır.

Bilgi yönetimi uygulamaları günümüzün karmaşık ve rekabetin yoğun olduğu iş çevresinde, işletmelerin stratejik yönetim çabalarını da destekleyen bir uygulamadır. İşletmeler rekabetçi ve karmaşık çevrede, kendilerini rakiplerinden farklı kılacak iş yapma yöntemlerinin ve stratejilerinin belirlenmesinde bir takım bilgilere ihtiyaç duyacaklardır. Bu bilgi kaynaklarının tespit edilip, işletme içinde sistematik bir bilgi akışını ve paylaşımını gerçekleştirmeye ihtiyaç vardır. Bilgi yönetimi bu gereklilikleri yerine getirecek bir sistemdir.

Bir bilgi yönetimi sisteminde teknoloji, kültür, liderlik ve ölçüm olmak üzere dört temel unsurdan bahsetmek mümkündür. Bilgi yönetimi yapısında yer alan unsurlar, uygulamanın başarıya ulaşması için önemli ayaklardır. “Teknoloji” olmaksızın bir bilgi yönetimi uygulaması düşünülemeyeceği gibi, bilgi yönetimi uygulamalarının gerçekleştirilmesine yardımcı olan bir “kültür”ün varlığı da son derece önemlidir. Paylaşım ve etkileşime açık olmayan bireyler ve grupların oluşturduğu bir örgüt kültürü bilgi paylaşımının önündeki en önemli engel olabilmektedir. Bu durum ise, bilgi yönetimine ait bileşenlerin uygulanmasını güçleştirecektir.

“Liderlik” hemen tüm yönetim yaklaşımlarının işletmelerde uygulanmasında önemli olduğu gibi, bilgi yönetimi uygulamalarında da önem arz etmektedir. Üst yönetimin bilgi yönetiminin gerekliliğine inanması ve bilgi vizyonunu paylaşması bilgi yönetimi uygulamalarını daha etkin kılacaktır. Böylelikle çalışanlar da bilginin önemine inanacak ve bilgi yönetimi uygulamalarına katılacaklardır.

Bilgi yönetimin diğer unsuru olan “ölçüm” ise gerçekleştirilen uygulamaların kontrol edilerek, beklentiler ile gerçekleşen durum arasındaki farkı ve bu farkın temel sebeplerini belirlemeye çalışan bir süreçtir. Her işletmenin karakteristikleri ayrı olduğundan, bilgi yönetimi tasarımı da işletmeye özel olacak ve tasarımın etkin olarak işlemesi zaman içerisinde yapılacak ölçümlerle pekiştirilecektir.

IV. İşletmeler İçin Bilginin ve Bilgi Yönetiminin Değeri

Bilginin ve bilgi yönetimi uygulamalarının işletmelere sağladığı bir takım avantajlardan söz etmek mümkündür. Bu avantajlar, işletmelerde bilginin ve bilgi yönetiminin artan önemini açıklamaktadır.

Günümüzde işletmeler bilgiye dayalı bir ekonomi içerisinde faaliyetlerini sürdürmektedir. Bilgiye dayalı ekonomide, mal ve hizmetlerde katma değer yaratacak unsur bilgidir. Drucker, bilginin mal ve hizmetlere farklılık yaratacak şekilde eklendiğinde rekabet avantajına yol açabileceğini belirtmektedir (Tiwana, 2003; s.20). Dolayısıyla bilgiye yatırım yapmak ve elde edilen bilgiler vasıtasıyla “katma değer” yaratmak işletmelerin rekabet avantaj kazanmasına yol açacaktır.

Bilgi aynı zamanda işletmelerin amaçlarına ulaşma çabalarında da önemli rol oynamaktadırlar. Bilgi temelinde şekillenen bir işletme, daha rekabetçi bir özellik göstermektedir (Tozer, 1996; s.5).Çünkü günümüzde, rekabete konu olan faktörler bilgiyle yakından ilişkilidir. Günümüzün dinamik çevresinde, işletmelerin başarılı olmaları için temel gerekliliklerden biri “stratejik bilgi”yi elde etmek ve süreçlerine yansıtmaktır. Bunu başarabilmek ise temelde iyi tasarlanmış bir

teknoloji altyapısı ve bilgi paylaşımını mümkün kılan bir örgüt kültürü ile mümkündür. Böyle bir altyapı içerisinde, işletmenin ürünlerine katma değer sağlayacak bilgi kullanımından söz edilebilir.

Ayrıca bilgi işletme içerisinde karların alınmasında ve uygulanmasında önemli bir görev üstlenmektedir. İşletmenin içinden ve çevresinden elde edilen bilgiler işletmeyi ilgilendiren kararların oluşturulmasında ve uygulanmasında kullanılmaktadır. Etkin bir bilgi yönetimi sistemi içerisinde bilgi akışı daha hızlı ve nitelikli olacak, bu durum kararların başarısını etkileyecektir. Ayrıca sektörde meydana gelen değişikliklerin ve gelişmelerin işletmeye uyarlanması da bilgiyi ve bilgi yönetimini gerektirecektir. Çevreden işletmeye doğru bir bilgi akışı sağlandığında, bu bilgi akışı aynı zamanda işletmenin çevreye uyum çabalarına da yardımcı olacaktır.

Bilgi yönetiminin işletmelere sunduğu değerlerden biri de örtük bilgilerin işletmeye yayılmasıdır. Günümüzde bir çok işletmenin ürünleri bilgi işçileri temelinde ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla bilgi işçileri işletmeler için önemli bir varlıktır. Bilgi işçilerinin sahip olduğu ustalık, beceri ve deneyimlerin (örtük bilgiler) işletmeye yayılması etkin bir bilgi yönetimi tasarlanmasına bağlıdır. Böylelikle işletme içerisinde bireylerin sahip olduğu örtük bilgiler paylaşılabilecek ve bilgi çalışanlarının bir çoğu bu bilgilerden yararlanabilecektir.

İşletmelerde bilgi verilen önemin işletmelerin yenilik çabalarına olan katkısından bahsetmek mümkündür. Günümüzde bir çok sektördeki rekabet çabaları yenilikle ilgilidir. İşletmenin “yenilik yapabilme becerisi” ile sektördeki yeri arasında yakın bir ilişki vardır. Yeniliğin ekonomide bu kadar önem kazanması “bilgi” kavramını gündeme getirmektedir. Çünkü çoğu yenilik sürecinin temelinde bilginin var olduğu bir gerçektir. Rekabetin yoğun olduğu bir yapıda, yeni ürün ve hizmetlerin yaratılmasında “bilgi” stratejik kaynak olarak yer almaktadır (Gupta, Iyer, Aranson, 2000; s. 19). İşletmeler günümüzün hızlı değişen iş çevresinde hayatını sürdürmek ve rekabet ettiği pazarlarda yenilik yapmak için insan sermayesinin bilgisini geliştirmekte ve teşvik etmektedir. Çünkü yenilik çabaları bireylerin bilişsel çabalarıyla doğrudan ilgilidir. Dolayısıyla bilgiye ve bilgi işçilerine verilecek önem ve yapılacak yatırım yenilikleri ortaya çıkaracaktır (Kurt, 2003; s.25)

Bilgi yönetiminin işletmelere sağladığı bir başka değer ise zamandan ve maliyetlerden tasarruftur. İşletmenin rutin faaliyetlerindeki veri akışı bilgi yönetimi sayesinde hız kazanmaktadır. Bu durum ise süreçlerin daha hızlı işlemesine yardımcı olmaktadır. Ayrıca bilgi yönetimi sayesinde elektronik ortamda saklanan doküman ve raporlar işletmenin kırtasiye masraflarında önemli düşüşlere yol açmaktadır.

Bilgi ve bilgi yönetimi işletmelere yukarıda bahsedilenlerden başka değerler de sunabilir. Bu noktada önemli olan işletmenin ihtiyaçlarına göre bir bilgi yönetimi sistemi tasarlamaktır. Bu sistemin geliştirilmesine paralel olarak şirket kültürünün de bilgi yönetimini destekleyecek şekilde geliştirilmesi gereklidir.

V. Sonuç

Son yıllarda yaşanan hızlı değişim işletmeleri değiştirdiği gibi “bilgi” kavramını da değiştirmiştir. Bilgi bu değişim süreci içerisinde stratejik bir kaynak haline gelmiş ve rekabet avantajının önemli bir unsuru olmuştur. Günümüzün karmaşık ve belirsiz iş dünyasında işletmeler için temel başarı faktörlerinden biri “stratejik bilgi”ye ulaşıp ürünlere ve süreçlere aktarmaktır. Böylelikle işletmeler hem çevreyle uyumu yakalayacaklar hem de müşterilerinin beklentilerine cevap verebileceklerdir.

Özellikle bilişim ve iletişim teknolojilerinin geldiği nokta bilgi toplama, sınıflama, seçme, paylaşma faaliyetlerini kolaylaştırmaktadır. Bu durum ise bilginin paylaşıldığı bir kültürün oluşumunda katalizör görevi görmektedir. Teknolojinin bu hızlı gelişimi bilgi yönetimi için bir altyapı sunarken, “entelektüel sermaye yaklaşımı” temelinde ortaya çıkan “bilgi işçilerinin artan önemi” bilgi yönetimi uygulamalarını destekleyen bir bağlam oluşturmuştur. İşletme içerisinde etkin bir bilgi yönetimi sistemi tasarlandığında, bu sistem yenilikleri ortaya çıkarabilecek ve işletmenin performansına olumlu katkıda bulunacaktır.

Mal ve hizmetlerin artan bir şekilde “bilgi yoğun” hale gelmesi bilginin işletmelerde öneminin giderek aratacağı yönünde ipuçları sunmaktadır. Gelecekte tüm sektörlerde rekabetin artacağı varsayıldığında, işletmelerin iyi tasarlanmış bir bilgi yönetimi sistemine olan ihtiyacı artacaktır. Çünkü işletmelerde uzun dönemli rekabet avantajına yol açacak kaynak bilgidir. Bilginin işletmelerde değer yaratacak şekilde kullanılmasını kolaylaştıracak yapı ise bilgi yönetimidir.

Bu noktada ”bilginin stratejik değer olduğuna inanan” işletme yöneticilerinin yapması gereken, işletme içerisinde bir bilgi vizyonu geliştirip, bu vizyonu destekleyecek teknoloji yatırımlarıyla bilgi yönetimi uygulamalarını başlatmaktır. Gelecekte işletmelerin ürettiği mal ve hizmetlerin giderek bilgi yoğun hale geleceği düşünüldüğünde, işletmelerin rekabet edebilir bir yapıda olması bilgi işçilerine ve bilgi yönetimine yapacağı yatırımlarla doğrudan ilişkilidir.

Kaynakça Abou-Zeid, El-Sayed, A Knowledge Management Reference Model, Journal of Knowledge

Management, Volume 6 . Number 5 . 2002 Baker Marc, Mike Baker, Leveraging Human Capital, Journal of Knowledge Management,

Volume 1 . Number 1 . 1997 Beijerse, R.P. uit, Knowledge Management in Small and Medium-Sized Companies: Knowledge

Management for Entrepreneurs, Journal of Knowledge Management, Volume 4 . Number 2 . 2000

Beveren, John Van, A Model Odf Knowledge Acquisition That Refocuses Knowledge Management, Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002

Bhatt, Ganesh D., Strategies For Individual Knowledge And Organizational Knowledge, Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002

Bollinger, Audrey S., Robert D. Smith, Managing Organizational Knowledge As a Strategic Asset, Journal Of Knowledge Management, Vol:5, No:1, 2001

Carneiro, Alberto, How Does Knowledge Management Influence Innovative And Competitiveness, Journal Of Knowledge Management, Volume:4 Number 2, 2000

Catherine Bailey, Martin Clarke, How Do Managers Use Knowledge About Knowledge Management?, Journal Of Knowledge Management, Vol: 4, No: 3, 2000

Davenport, Thomas H., Laurence Prusak, İş Dünyasında Bilgi Yönetimi, Rota Yayıncılık, İstanbul, 2001

Gao, Fei, Meng LI, Yoshiteru Nakamori, System Thinking on Knowledge and Its Management: Systems Methodology For Knowledge Management, Journal of Knowledge Management, Volume 6 Number 1 2002

Goh, Swee C., Managing Effective Knowledge Transfer, Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002

Gupta, Babita, Lakshmi Iyer S., Jay E. Aronson, Knowledge Management: Practises and Challenges, Industrial Management&Data Systems, Vol: 100, no: 1, 2000

Kreiner, Kristian, Tacit Knowledge management: The Role Of Artifacts, Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002, pp.112-123

Krogh, Georg Von, Ichijo Kazuo, Nonaka Ikujıro, Bilginin Üretimi, Dışbank Kitapları, Aralık 2002, İstanbul

Kurt, Mustafa, Bilginin Yönetimi ve Yenilikçilik, KalDer Forum, Ekim-Kasım-Aralık 2003 Laszlo, Kathia Castro, Alexander Laszlo, Evolving Knowledge For Development: The Role Of

Knowledge Management In A Changing World, Journal Of Knowledge Management, Volume 6 . Number 4 . 2002

Nonaka, Ikijiro, Bilgiyi Yaratan Şirket, Harvard Business Review (Power Özel Ek) O’Dell Carla, C. Jackson Grayson, Nilly Essadies, Ne Bildiğimizi Bir Bilseydik, Dışbank Kitapları,

İstanbul, 2002 Rodan, Simon, Innovation And Heterogeneous Knowledge in Managerial Contact Networks,

Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002, pp.152-163 Snowden, David, Complex Act Of Knowing: Paradox and Descriptive Self_Awareness, Journal of

Knowledge Management, Volume 6 . Number 1 . 2002, pp. 100-111 Soo, Christine, Timothy Devinney, David Midgley, Anne Deering, Knowledge Management;

Philosophy, Processes and Pitfalls, California Management Review, Vol:44, No: 4, Summer 2002

Tiwana, Amrit, Bilginin Yönetimi, Dışbank Kitapları, İstanbul, 2003 Wigg Karl M., Knowledge Management: An Introduction And Perspective, Journal Of Knowledge

Management, Vol:1, No: 1, 1997 Yahya, Salleh, Wee-Keat Goh, Managing Human Resources Toward Achieving Knowledge

Management, Journal of Knowledge Management, Volume 6 . Number 5 . 2002, pp. 457-468

Zack, H. Michael, Developing a Knowledge Strategy, California Management Review , Vol.41, No. 3, Spring, 1999

Global Ölçekte Değer Yaratan Bilgi Yönetimi Stratejileri

Şevki Özgener

I. Giriş

Günümüzde bilgi ekonomik yaşamın en önemli faktörü haline gelmiştir. Bilindiği üzere üretilen ve tüketilen mal ve hizmetlerin bileşenleri önem arz etmektedir. Bu bağlamda küreselleşme eğilimlerinin de etkisiyle, işletmeler açısından finansal sermayenin yanı sıra entellektüel sermaye de önemli bir unsur haline gelmiştir. Yeni bilgi kullanımına bağlı olarak yaşam standartlarında yeni değişim ve gelişmeler meydana gelmektedir. Bu girişimcilerin stratejik kararlarına temel oluşturmaktadır. Fakat çok az sayıda girişimci örgütsel bilgiyi ekonomik değere dönüştürmek için sistematik metotlara sahiptir. Bilgi eksenli rekabet, bilginin niteliğinin ve ondan yararlanma imkanlarının sorgulanmasını gerektirmektedir. Gelişim ve etkileşimler yeni sürece uyum sağlayabilen işletmeleri hem nicelik olarak hem de nitelik olarak geleneksel işletmelerden farklılaştırmıştır. İşletmeler açısından ortaya çıkan farklılaşmanın temel kaynağını, “bilgi yönetimi” oluşturmaktadır. Günümüz işletmelerinde yenilikçilik ve öğrenmenin itici gücü olan bilgi yönetiminden azami ölçüde yarar sağlamak için, çeşitli bilgi yönetimi stratejilerine gereksinim duyulmaktadır.

Bu çalışmada, “Global Ölçekte Değer Yaratan Bilgi Yönetimi Stratejileri”nin çeşitli yönleriyle ele alınıp değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Bu amaç doğrultusunda öncelikli olarak bilginin tanımı ve önemi açıklanacak, daha sonra ise, bilgi yönetiminin tanımı, ortaya çıkışı ve önemi, bilgi yönetiminin temel prensipleri, bilgi yönetimi sürecinin temel unsurları, global ölçekte değer yaratan bilgi yönetimi stratejileri ile bilgi yönetimi ve entellektüel sermaye üzerinde durulacaktır.

II. Bilginin Tanımı ve Önemi

Bilgi, ele alınan konuya bağlı olarak farklılık gösteren ve tanımı üzerinde literatürde görüş birliğinin sağlanamadığı bir kavramdır. Bilgi, işletmeye değer yaratan bir tarzda organize edilebilen, gruplandırılabilen, modelleştirilebilen ve eyleme geçirilebilen veri olarak tanımlanabilir.114 Bilgi, süreçlerdeki bilgi

114 Vail III, E. F., “Knowledge Mapping: Getting Started with Knowledge Management”, Information Systems Management, Fall 1999, s.16.

(explicit knowledge) ve insanlardaki bilgi (tacit knowledge) olmak üzere iki başlık altında incelenebilir.

Biçimsel bilgi olarak da ifade edilen süreçlerdeki bilgi, biçimsel modeller, dokümanlar, kurallar prosedürler ve veri tabanlarında yer alabilen ve somut biçimde ifade edilebilen yazılı bilgidir.115 Biçimsel bilgi, patentler, prosedürler, uygulamalar ve öğrenilmiş deneyimleri kapsamaktadır. Kesin olarak ifade edilen veya kayıt altına alınabilen bilgiyi veri tabanları ve dokümanlarda tutmak ve saklamak nispeten kolaydır. Süreçlerdeki bilgi (açık bilgi) yüksek düzeyde bir doğruluk derecesiyle paylaşılmaktadır.

Biçimsel olmayan bilgi olarak da literatürde kullanılan insandaki bilgi, insanların zihinlerinde saklı olan, deneyimler ve öğrenmenin derinliklerinde köklerini bulan know-how zenginliğidir. İnsandaki bilgi (örtülü bilgi), bireye özgü ve bireyle birlikte hareket eden, onun inanç, perspektif ve değerleriyle ilgili olan kişisel bilgidir. Anlaşılması ve ulaşılması çok güç olan insandaki bilgi, zihinsel modeller, deneyim ve beceriler olarak insanlarda bulunur.116 Çoğu kez başkaları tarafından bilinmemekte ve hatta çoğu insan sahip olduğu bilginin başkaları açısından değerinin fakında olamamaktadır. Bu nedenle açıkça ifade edilmesi ve bir araya getirilmesi güçleşmektedir.

Peter F. Drucker’a göre, yeni ekonomide bilgi, bireyler ve toplum açısından birincil kaynaktır. Bilginin giderek önem kazanmasının temel nedenleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:117

- Pazarlarda rekabetin artması ve yenilikçi olma oranın yükselmesi.

- Günümüzde refah yaratan endüstrilerin büyük bir kısmının bilgi yoğun olması.

- Rekabet baskısıyla maliyetlerini düşürmesi gereken işletmelerin öncelikli olarak personel indirimine gitmesi nedeniyle informel bilgi ile biçimsel metotların ikame gereksiniminin ortaya çıkması.

- Erken işten ayrılmalar ve artan işgücü mobilitesinin bilgi kaybına yol açması.

- Küçük ve orta boy işletmelerin ulusaşırı kaynak bulma imkanlarına kavuşmasıyla artan karmaşıklığın yönetilmesine gereksinim duyulması.

- Stratejik yönlendirmelerdeki değişimlerin, spesifik bir alanda bilgi kaybıyla sonuçlanması.

- Bilgi varlıkları ticaretinin yapıldığı pazarlarda yeni gelişmelerin yaşanması (Internet’in ortaya çıkışıyla elektronik ticaretin gelişmesi ve çeşitlenmesi).

115 Taylor, R. M., Knowledge Management, Unisys Consulting, London: Robert M Taylor 2000, http://ourworld.compuserve.com/homepages/roberttaylor/km.htm, s.3. (01.02.2002). 116 Vail, a.g.e., s.16. 117 Barclay, R. O. and P.C. Murray, What is Knowledge Management? Knowledge Praxis Knowledge Management Associates, http://www.media-access.com/whatis.html, 1997, (28.01.2002)

http://ourworld.compuserve.com/homepages/roberttaylor/km.htm

http://www.media-access.com/whatis.html

- İşletmelerin bilgi ekseninde rekabet etmesi ve işin büyük bir kısmının (yaklaşık %70’i) bilgiye dayalı olması.

- Ömür boyu öğrenme gereksiniminin kaçınılamaz olması.

Neticede, bilgi toplumunda bilginin kullanımı arttıkça üretim yapısı da değişmekte; bilgi, işgücü ve sermayeden de önemli bir faktör olarak üretime girmektedir.

III. Bilgi Yönetiminin Tanımı, Ortaya Çıkışı ve Önemi

Çağdaş işletme yönetiminin en fazla dikkat çeken konusu haline gelen bilgi yönetimi evrensel olarak kabul görmüş çok az tanım, yaklaşım ve metodolojiye sahip yeni bir disiplindir.118 Bilgi yönetimi; spesifik örgütsel hedefleri başarmak için tüm işgücünün kollektif bilgi ve becerilerinden yararlanmaya yönelik bir uygulamadır. İşletmeleri dinamik ve yaşayan sosyal bir olgu olarak gören bilgi yönetimi, teknolojiyle ilişkili olmakla birlikte, büyük ölçüde insanlarla ilgilidir.

Bilgi yönetimi, rekabetçiliği arttırmak için bilgiyi yaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeye yönelik stratejiler ve süreçler bütünü olarak tanımlanabilir.119 Başka bir ifadeyle, bilgi yönetimi, örgütsel hedefleri başarmak için bilginin nasıl yaratılabileceği, elde edilebileceği, kullanılabileceği ve yönetilebileceğine ilişkin sistematik bir süreçtir. Bilgi yönetimi, içsel ve dışsal olarak paylaşılacak bilginin, kimlerle ne şekilde ve nasıl paylaşılacağını ve daha sonra nasıl kullanılacağını içermelidir.120

İlk olarak, 1986 yılında Dr. Karl Wiig tarafından işletme literatürüne kazandırılan bilgi yönetimi örgütsel performansı arttırmak için bilgiyi eyleme dönüştürmeye yönelik bilinçli bir stratejidir. Bilgi yönetimi yapay zeka, bilgiye dayalı sistemler, yazılım mühendisliği, değişim mühendisliği, insan kaynakları yönetimi ve örgütsel davranış gibi çeşitli disiplinlerden türetilen yeni bir anlayıştır. 1990’lı yıllarda bazı danışmanlık firmaları ve yenilikçi şirketler, halihazırda mevcut olan bilgiyi paylaşarak değişime tepki gösterebileceklerini ve rekabetçi avantaj elde edebileceklerini keşfetmeye başlamıştır. 1994 yılında büyük danışmanlık firmaları ilk defa müşterilerine sistematik olarak bilgi vermeye başlamıştır.121 Yani, bilgi yönetimi, büyük ölçüde 1990’lı yıllardaki büyük değişimlerin bir ürünüdür. Bu çerçevede bilgi yönetiminin temel amaçları şu şekilde ifade edilebilir:

- Öğrenme eğrisini hızlandırmak.

- Daha hızlı bir iyileştirmeyi sağlamak.

118 Plunkett, P. T., Managing Knowledge@Work: An Overview of Knowledge Management, Knowledge Management Working Group of the Federal Chief Information Officers Council, August 2001, s.7. 119 Manasco, B., Leading Firms Develop Knowledge Strategies, Knowledge Inc. October 1996, http://webcom.com/quantera/Apqc.html , (04.02.2002). 120 Plunkett, a.g.e., s.7. 121 Plunkett, a.g.e., s.2.

http://webcom.com/quantera/Apqc.html

- Doğru bilginin doğru insanlara doğru zamanda ulaşmasını sağlamak.

- Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak.

IV. Bilgi Yönetiminin Temel Prensipleri

Bir işletmede bilginin niteliği, ürünler, hizmetler, süreçler, teknoloji, yapılar, roller ve ilişkiler çerçevesinde değişir. Bilgi yönetiminin işletmeler açısından faydalı olması için aşağıdaki prensiplerin dikkate alınması gerekmektedir:122

Bilgi dinamik bir sosyal süreçtir. İşletmelerde bilgi, görüşme-diyalog, eleştiri ve anlaşmalar vasıtasıyla yaratılmaktadır. Bilgi, sosyal bir süreçtir. İnsanlar bir arada bulundukları sürece, bilgiyi ortaya çıkarır. Bilgi yöneticilerinin tek başlarına bilgiyi üretmesi zordur. Buna karşın, bilgi yöneticileri bilgiyi elde tutma, paylaşma ve uygulama süreçlerini tasarlamaya ve yönetmeye yardımcı olabilir.

Bilgi yalnızca kullanıldığı zaman değerlidir ve değerlenir. Bilgi değişime tabi tutulmadığı ve paylaşılmadığı sürece, çoğalmayacaktır. Durgun olan bilginin değerinde azalma olur. Değerini koruyabilmek için bilgi hareket halinde olmalıdır. Bilginin faydasını arttırmak için sürekli olarak tartışılması gerekir. Değerinin büyük çoğunluğuna, bilgi transformasyona tabi tutulduğu zaman ulaşılmaktadır.

Bilgi karmaşıktır. İşletmenin diğer tüm unsurlarını, bilgi bileşeninden tam olarak ayırt etmek mümkün değildir. Örgütsel bilgi, kültür, yapılar, teknoloji ve organizasyonu oluşturan bireylerin eşsiz görünüşleriyle ilişkili olmaktadır. Bilgi aynı zamanda en geniş sosyal ortam olan ulusal ve global çevrede bulunur. Bu yüzden, bilgi faktörlerini belirlemeye yönelik herhangi bir girişim tabiatıyla karmaşık olacaktır.

Bilgi kendi kendisini organize eder. İşletmelerde her gün bilgi yaratılmakta, muhafaza edilmekte, yenilenmekte ve kaybedilmektedir. Bilginin kendisine özgü bir yaşam süreci vardır. Bu bağlamda bilgi, kendi kendini organize eden bir varlıktır. Bilgi gerçekten kendini organize edebiliyorsa, o zaman engelleri ortadan kaldırmak en iyi yaklaşım olur. Bilgi destekleyici bir ortamda üretilebilir. Hiç kimsenin dikkate almadığı ve desteklemediği ilkeler, kurallar ve teknoloji sistemleri bilgiyi yaratmada önemli bir engeldir.

Bilgi dil yoluyla seyahat eder. Dil, insanların deneyimlerini veya bildiklerini aktarmasına imkan sağlar. Bilginin her modu bir farklı dilde seyahat eder. Dil insanı belli bir deneyim dünyasına alıştırır. Örneğin, geleneksel yönetim, istatistiksel kontrol, muayene ve bilanço dilini kullanır. Bir çalışan bu dili öğrenmeden yönetim derecelerine yükselemez.

122 Alle, V., The Knowledge Evolution: Expanding Organizational Intelligence, New York: Butterworth-Heinemann, 1997, ss.26-50 ve Grey, D., Knowledge Management Principles, Copyright by Denham Grey, Haskoli Islands, 1999, ss.1-2.

Bilgi değişimi elde tutar. Bilgi modelleri sürekli olarak değişmekte olduğundan bilgi yönetiminde nihai çözüm yoktur. Şu anda en iyi yaklaşım, işletmede hareketliliği sağlayan yaklaşımdır. Esnekliğin temel alındığı bu yaklaşım ve düşüncede, her zaman denenmeye değer farklı yaklaşımlar söz konusu olabilmektedir. Gerçekte, bilgi üzerinde sürekli tartışma doğru cevabı ortaya atmaktan daha iyidir.

V. Bilgi Yönetimi Sürecinin Temel Unsurları

Teknik, yapısal ve kültürel gibi üç temel altyapı unsuru sosyal sermayenin maksimizasyonunu sağlar. Teknik boyut, işletmede mevcut olan teknolojiyi sağlayan bağlantılar üzerinde yoğunlaşmaktadır. Kültürel boyut, paylaşılmış çevreyi kapsar. Yapısal altyapı, normlar ve güven mekanizmalarının varlığını ifade eder.123

Teknoloji: Teknoloji yeni bilginin yaratılmasında sosyal sermayeyi harekete geçirmek için gerekli yapısal boyutun kritik unsurlarından biridir. Teknoloji çok boyutlu olduğu için işletmeler kritik bilgi ve iletişim tiplerini destekleyen bir kapsamlı altyapı yatırımı yapmalıdır. Etkili bilgi yönetiminin bir parçası olan teknoloji, iş istihbaratı, işbirliği, bilgi keşfi, bilgi haritalama, bilgi teknolojileri, fırsat yaratma, bilgi depolama, bilgi transferi ve güvenlik gibi konuları kapsar. Aynı zamanda teknoloji, insanların yüz yüze gelmeden kendileriyle birlikte hareket eden bilgiyi doğrudan paylaşması için araçlar sağlar. Teknolojiye bağlı olarak bilgiye ulaşmanın kolaylaşması, zaman ve maliyet tasarrufu sağladığından bilginin faydası ve etkinliği artacaktır.

Kültür: Örgütsel kültür bilgi yönetiminin başarısını etkileyen en önemli unsurdur. Örgütsel kültür, bir işletmedeki yaşamı karakterize eden inançlar, gelenekler, değer sistemleri, davranışsal normlar ve iş yapma biçimlerini kapsayan bir bütün olarak tanımlanır. İşletmede çalışanların etkileşimde bulunabilmesi için güvenilir varsayımlar ortaya koyarak ilişkileri standart hale getirme işlevi görür. Bu nedenle, işletmelerde bilgiyi etkin bir şekilde yönetmek için kültürü şekillendirme önem arz etmektedir. Bireyler arasındaki etkileşim, yenilik sürecinde gerekli olmaktadır. Bireyler ve gruplar arasındaki diyalog, sık sık yeni fikirlerin yaratılmasının temel kaynağı olabilir. Farklı perspektiflerin çeşitli departmanlardaki çalışanlar tarafından paylaşılması için işgören etkileşimi, hem biçimsel hem biçimsel olmayan tarzda teşvik edilmelidir. Bu etkileşim ve işbirliği, hem bireylerin kendi aralarında bilgilerini paylaşmalarını ve denetim altına almalarını hem de bireysel düzeyden örgütsel düzeye transformasyonu sağlar. Ayrıca işgörenlerin sorunların çözümünü kolaylaştırmaya yönelik bilgiyi yaratması, sahip oldukları bilgiyi organize etmesi ve paylaşması için şebekeler kurulmalıdır. Öte yandan, kültürün önemli bir bileşeni olan şirket vizyonu ve değer sistemleriyle ilgili ifadeler, bilgi yönetimi süreçlerini teşvik eden unsurların ortaya çıkmasına katkıda bulunmalıdır.

123 Gold, A.H., A. Malhotra and A.H. Segars, “Knowledge Management: An Organizational Capabilities Perspective”, Journal of Management Information Systems, Summer 2001, Vol. 18, No.1, s.187.

Süreçler: Örgütsel yapı, teknolojiden en yüksek düzeyde yararlanabilmek için esnek bir şekilde tasarlanmalıdır. Bilgi, işletmenin içinde ve dışında mevcuttur. İşletme için içerideki bilgiyi yönetmek ne kadar önemli ise, dışarıdaki bilgiyi yönetmek de o kadar önemlidir. Burada sorun, bilgiyi bulma, ele geçirme, yaratma, organize etme, paylaşma ve transfer etmeye gereksinim duyan insanların onu alıp kullanmasını teşvik etmeyle ilgilidir. Bir işletmenin teşvik sistemleri, çalışanların bilgiye hangi kanallardan ve nasıl ulaşılacağını belirleyerek, kendi bölüm ve fonksiyonları dışındaki kişilerle bilginin paylaşılmasını kolaylaştıracak şekilde tasarlanmalıdır. Süreç becerileri dört ana grupta toplanabilir:124

a. Elde etme (Kazanma) Süreci: Kazanma odaklı bilgi yönetimi süreçleri bilgi sağlamaya yöneliktirler. Bilgi birikimi ve yeni bilgi yaratma en yaygın olanlarıdır. Bilgi yaratmak ve elde etmek, uyumlu çaba ve yüksek düzeyde deneyim gerektirir.

b. Dönüşüm süreci: Dönüşüm odaklı bilgi yönetimi süreçleri, mevcut bilgiyi yararlı bir biçimde kullanmaya yöneliktir. Bu süreçler; bir işletmenin bilgiyi organize etme, entegre etme, birleştirme, yapılandırma, koordine etme, dağıtma gibi yeteneklerini kapsar. İşletme, bilgiyi organize etme ve yapılandırmaya yönelik bir model geliştirmelidir. Ortak sunum standartları olmazsa, bilgide tutarlılık ve ortak diyalog olmayacaktır. Tutarlı olmayan bilgiyi etkin bir şekilde yönetmek zordur. Dönüşüm süreçleri aynı zamanda işletmede geçersiz hale gelmiş olan bilginin yer değiştirmesine ve elden çıkarılmasına olanak sağlar. Etkinliği en yüksek düzeye çıkarmak için birçok bireyin farklı bilgisi entegre edilmelidir. Entegrasyonu kolaylaştırmak için önemli mekanizmalar, kurallar, talimatlar, düzenlemeler, programlar, grup problem çözme ve karar verme süreci olmaktadır.

c. Uygulama Süreçleri: Uygulama odaklı süreçler, bilginin gerçek kullanımına yöneliktir. Bu süreçler; depolama, tekrar düzenleme, uygulama, katkıda bulunma ve paylaşmayı kapsar. Etkili depolama ve tekrar düzenleme mekanizmaları işletmenin bilgiye hızlı bir biçimde ulaşmasını sağlar. Rekabetçi üstünlüğünü sürdürmek için işletmeler bilgiyi yaratabilmeli, ele geçirebilmeli ve transfer edebilmelidir. Buna ilaveten, örgütsel bilgi ve uzmanlık paylaşılmalıdır. Bilgi paylaşımının bir sonucu olarak, ürün geliştirme döngüleri hızlanmakta, maliyetler azalmakta, fonksiyonellik hızlı bir biçimde artmakta ve adaptasyon süreci kolaylaşmaktadır.

d. Koruma Süreçleri: Koruma/Güvenlik odaklı bilgi yönetimi süreçleri, yasal olmayan veya uygun olmayan kullanım veya hırsızlığa karşı bir işletme içerisindeki bilgiyi korumak için tasarlanan süreçlerdir. İşletmeler, rekabetçi avantaj yaratmak ve bunu sürdürmek için sahip oldukları bilgiyi korumalıdırlar. Birçok kişi, bir işletmenin patentler, markalar, telif hakları gibi yollarla bilgisini koruyabileceğini varsayabilir. Ancak, bütün bilgilerin mülkiyet kanunları ve mülkiyet haklarına göre tanımlanamayacağı unutulmamalıdır. Bilgiyi koruma

124 A.g.e., ss.190-192.

doğası itibariyle güçtür. Bunun için teşvik edici düzenlemeler, işgören hareket kodları, iş tasarımları gibi önlemler alınabilir. Buna ilaveten, bir işletme hayati bilgiye ulaşmayı sınırlayan veya izin veren teknoloji geliştirebilir.

VI. Global Ölçekte Bilgi Yönetimi Stratejileri

Pazarların küreselleşmesi ve artan rekabet, işletmeleri sınırları aşan faaliyetleri başarılı bir biçimde koordine etme ve kontrol etmeyi sağlayacak global işletme stratejilerini geliştirmeye zorlamıştır. İşletmeler global stratejileri geliştirirken, stratejik gereksinimlerle bilgi teknolojilerinin uyumlaştırılması önem arz etmektedir. Yöneticiler, rekabetçi avantajı sürdürebilmek için global işletme stratejilerinin temel dinamiklerini anlamak zorundadır.125 British Petroleum, Johnson&Johnson, Buckman Laboratories, General Motors, Pillsbury, The World Bank, Hewlett Packard, Xerox, Chevron ve büyük danışmanlık şirketleri gibi global işletmeler bilgi yönetimi üzerinde odaklanarak, önemli başarılar elde etmişlerdir.126 İşletmeler dinamik ve karmaşık pazarlarda rekabetçi avantajlarını sürdürebilmek için bir değer yaratma aracı olarak bilgi varlıklarını bir arada toplamayı, belirli pazarlarda kendilerine uygun bir konum sağlayacak mevcut bilgiyi harekete geçirmeyi ve yeni bilgi yaratmayı gerekli görmektedir.

Global rekabet ortamında bilgi ve öğrenme en önemli yeni stratejik araçlar haline gelmiştir. Yapılan araştırmalar global işletmelerin yaklaşık olarak %80’nin bilgi yönetimi uygulamalarına sahip olduğunu ortaya koymaktadır. Öte yandan, The Conference Board and the American Management Association tarafından yapılan araştırmalarda ise, ABD’deki işletmelerin en az %25’nin ve denizaşırı işletmelerin %72’sinin bir tür bilgi yönetimi uygulamasına sahip oldukları tespit edilmiştir.127

Geleneksel yönetim perspektifleri vasıtasıyla değer yaratan yeni dinamikleri anlamak imkansızdır. Günümüzde değer yaratmaya ilişkin yeni varsayımlar şunlardır:

Uzun vadede başarılı olmak, örgütsel becerileri geliştirmek ve değer yaratmak, soyut varlıkları harekete geçirme yeteneğine sahip olmayı gerektirir.

Bilgi ekonomisinin karmaşık dünyasında geleneksel ekonomi, muhasebe ve işletme modelleri, günlük yönetim araçları ve modelleri çok yetersiz kalmaktadır.

Bu değişme, endüstriyel devrime eşdeğer veya onu aşan ekonomik ve sosyal değişmeyle sonuçlanmaktadır.

Tablo1’de de görüldüğü üzere global ölçekte faaliyet gösteren işletmelerin bilgiye dayalı stratejik değerleri farklılık arz etmektedir.

125 Ramarapu, N. K., and A. A. Lado, “Linking Information Technology to Global Business Strategy to Competitive Advantage: An Integrative Model”, Journal of Information Technology, Vol.10, 1995, ss.115-127. 126 Alle, V., “The Art and Practice of Being a Revolutionary”, Journal of Knowledge Management, Vol.3, Number 2, 1999, ss.126. 127 Alle, V., “Knowledge Networks and Communities of Practice”, OD Practitioner, Vol. 32, No:4, 2001, ss.13-45.

Margaret Blair of the Brookings Enstitüsü tarafından yapılan bir araştırmanın sonuçlarına göre, ABD’deki en büyük üretim işletmelerinin piyasa değerinin yaklaşık olarak üçte ikisi bilançolarında kayıtlı olmayan soyut varlıklarla hesaplanmaktadır. Yine New York Üniversitesi, Vincent C. Ross Muhasebe Araştırma Enstitüsü Profesörlerinden Baruch Lev tarafından yapılan bir araştırma, ABD üretim endüstrisinin insan sermayesi ve AR-GE gibi soyut varlıklara yılda 210 milyar dolar yatırım yapmakta olduğunu ortaya koymaktadır. Aynı miktarda yatırımı geleneksel fiziksel varlıklara da yapmaktadırlar.128

Tablo.1.Global Ölçekte Faaliyet Gösteren İşletmelerin Bilgiye Dayalı Stratejik Değerleri Bilgi Değer Fırsatları Örnek Ölçü Zirvedeki İşletmeler Müşterinin Sırları, Bilinmeyen Eğilimleri: Kişiselleşmiş ürün ve hizmetlerin hedef pazarlaması ve kaliteli hizmet için müşteri bilgisinin öneminin artması.

Müşteri satın almalarının genişliği ve

derinliği

AMEX Pointcast

Entellektüel Mülkiyet: İşletmenin finansal değerine katkıda bulunan kodlanmış ve/veya patentli bilgi portföyünün zenginleşmesi ve yönetilmesi.

Patentlerin Değeri

Dow Chemical Monsanto

Süreç ve Ürün Kalitesi: Ürün ve hizmetlerin kalitesini ve performansını arttırmak için en iyi uygulamaları araştırma ve paylaşma sayesinde yeni yaklaşımları deneme, süreçler ve kalite konusundaki yeniliklerle ilgili bilgiyi paylaşma.

En iyi uygulamaların

yayılması

Chevron Texas Instruments

Yenilikçilik: Yeni ürün ve hizmetleri hızlı bir şekilde yaratmak, tasarlamak, üretmek ve pazarlamak için gerekli olan yeni bilginin arttırılması.

Pazara ilişkin zaman

(Pazara hızlı sürüm)

Hewlett Packard Microsoft

Bilgiye Dayalı Ürünler: Yüksek düzeyde değere sahip ürünleri ortaya çıkaracak ve farklılığı ortaya koyacak değer zincirinde katma değer üreten bilginin yaratılması.

Bilgiye dayalı zenginleştirmeleri

n sayısı

Arthur Andersen, FEDEX

Hızlı Tepki ve Çeviklik: Sürekli değişen bir ortamda artan adaptasyon becerisi, esneklik ve duyarlılık, hızlı öğrenme ve bilgiyi yeniden yayma.

Değişim Yönetimi

Hız&Etkinlik

Chaparrell Steel Skandia

Kaynak: Alle, V., Value Creation in the Knowledge Economy, Human Resource, (Australia) http://www.vernaallee.com/Library/articles/Knowledgevalue/Drivers.html, 1998, s.2. (04.02.2002).

Global işletmelerin soyut varlıklarının değerinde artışı vardır. Birçok işletmenin hisse senedi fiyatlarıyla ifade edilen değeri, finansal hesaplarında kayıtlı olan varlıklarınkinden on kat veya daha fazladır. Bu değer, mülkiyet ve fiziksel varlıklardan çok işgören yeteneği, işletmenin gelecekteki rekabetçi konumu, know-how, marka imajı, ortaklık yeteneği, yenilik potansiyeli, patentler, telif hakları, bilgisayar sistemleri, iş uygulamaları, ilişkiler, müşteri listeleri gibi soyut varlıklardaki faktörlerle ölçülebilir. Yani, bu fark büyük ölçüde entellektüel sermayeye atfedilmektedir. Bu durum yöneticileri şirket değeri konusunda radikal

128 Leadbeater, C., Who Will Own the Knowledge Economy? Oxford: Blackwell Publishers, 2000, s.377.

http://www.vernaallee.com/Library/articles/Knowledgevalue/Drivers.html

bir şekilde yeniden düşünmeye zorlamaktadır.129 Örneğin, Microsoft’un bilançosunda kayıtlı olan binalar, arazi, makineler, arabalar, mobilya ve bankadaki nakit para gibi varlıkların değeri, tüm borsa değerinin yaklaşık %6’sı kadardır. Başka bir ifadeyle, Microsoft’un değerinin yaklaşık %94’ü yatırımcıların gözünde AR-GE, Bill Gates gibi insanlar ve Windows markası gibi bir biçimsel bilançoda kayıtlı olmayan varlıklardan oluşmaktadır. Yine, IBM 1995 yılında Lotus’u 3.2 milyar dolara satın aldığında, Lotus’un AR-GE birimi ve onun fikirlerini elde etmek için 1.84 milyar dolar harcamıştır.130 Öte yandan, son yıllarda çeşitli Net tabanlı işletmelerin astronomik pazar payları, işletmelerin geleneksel değerleme modellerini yeniden gözden geçirmesiyle sonuçlanmıştır. Net’in yakın tarihinde e-Toys ve amazon.com gibi Net ortamında sanal biçimlerde doğan işletmeler “maddi varlıklar”a yaptıkları yatırımlar sınırlı olmasına rağmen tuğla-kiremit suretleriyle kıyaslandığında çok daha fazla değer kazandırmıştır.131

Globalleşme birçok işletme için yeni fırsatlar sunmaktadır. Pek çok endüstride ve temel pazarlarda, rakipler ve ürünler açısından önemli değişimler yaşanmıştır. Kuzey Amerika’daki dev işletmelerin birçoğu Asya ve Batı Avrupa’da yerleşik endüstri liderlerinin olduğu yeni global pazarlarda nispi olarak küçük oyuncular haline gelmişlerdir. Yeni dünya pazarlarında faaliyet gösteren işletmeler global ölçekte faaliyetlerini etkin bir biçimde koordine edip kontrol edemezlerse, bu durum onlar için bir ciddi dezavantaj oluşturacaktır.132 Başarılı olmak için üst yönetim hızlı bir biçimde dünyanın her yerinden anlamlı verilere ulaşmayı talep etmektedir. Çünkü, global ürün mühendisleri, yasal mevzuat, profesyonel kodlar, ürün performansı ve müşteri gereksinimleri hakkında global bilgiye gereksinim duymaktadır. Bu yeni stratejiler, bilgi sistemleri, veri tabanları ve çeşitli iletişim sistemlerini kullanarak, dünya çapında kıt entellektüel kaynakları etkin bir şekilde yönlendirmeyi sağlayacaktır.

Bilgi ve diğer soyut varlıklar özellikle İngiltere ve ABD gibi gelişmiş ülkelerin ekonomik sağlığı açısından önem arz etmektedir. Bu ülkelerde işgören mülkiyeti stratejisi, dağınıklığı ortadan kaldıran bir tutkal gibidir. Bu yeni strateji, yüksek performans kültürü ve ortak amaç duyusu yaratmaktadır. Örneğin, 1997 yılında İngiltere’de yılın kuruluşu seçilen işgören sahipli St. Luke’s en ilgi çekici olanıdır. Bilgisayar yazılım alanında FI Group ve CMG işgören sahipli diğer önemli işletmelerdir. Bu işletmeler ekonominin yeni ve hızlı gelişen alanları olan animasyon ve bilgisayar oyunları yazılımı, genetik ve biyoteknoloji alanlarında faaliyet göstermektedir. ABD’de ise, Microsoft başta olmak üzere Oracle, Sybase, Sun, 3Com gibi birçok global ölçekte faaliyet gösteren işletme bilgisayar endüstrisi ve bilgi yönetimi alanındaki yeni gelişmelerin önemli öncüleridirler.133

129 Alle, 1999, s.124. 130 Leadbeater, a.g.e., s.376. 131 Malhotra, Y., “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to “Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Summer 2000, ss.15. 132 Ives, B., and S.L. Jarvenpaa, “Applications of Global Information Technology: Key Issues for Management”, MIS Quarterly, March 1991, s.33. 133 Leadbeater, a.g.e., s.375.

Bilgi akışının yönetilmesi, özellikle coğrafi ve kültürel olarak farklı ortamlarda faaliyet göstermeleri nedeniyle global işletmeler açısından önemlidir. Yerel pazarlar arasındaki farklılıklar, yerel koşullara ürün ve faaliyetlerin adaptasyonunu gerektirir. Çok yönlü rekabet, bu işletmelerin bütünleşik tepkiler geliştirmesini gerektirir. Global işletmeler stratejik taleplere cevap vermek, anlaşmalar yapmak ve temasları yönetmek için alt birimleri arasındaki bilgi akışını iyi yönetmek zorundadır.134

Global işletmeler bilgi yönetimi sistemlerini kurarken, uygulamada çeşitli sorunlarla karşılaşmaktadır. Bunlar; dil ile ilgili sorunlar, kültürel ve coğrafi sorunlar, sistem geliştirme ve destek konusundaki sorunlar, yasal düzenlemeler ve uygulama ile ilgili sorunlar ve teknoloji düzeyi ile ilgili sorunlar olmaktadır.135

Global işletmelerde bilgi yönetimi stratejileri işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Global işletmelerde bilgi yönetimi stratejilerine ilişkin bazı uygulamalar şunlardır:136

a)Aktif Bilgi Yönetimi: Doğrudan doğruya müşteriler, çalışanlar, süreçler ve ilişkilerdeki bilgilerin yönetimi üzerinde odaklanmaktadır.

Müşteri Bilgisi Yönetimi: Müşteri bilgisi, işletme açısından stratejik öneme sahip bilgiler arasında liste başıdır. Bilgi yönetimi, doğru zamanda doğru kişiye en iyi bilginin dağıtımını kolaylaştırarak, sorunlara etkin bir biçimde çözüm getirme, karar verme, müşteri sorunlarına cevap verme imkanı sağlar.137 Örneğin, 1990’lı yıllarda Hewlett-Packard Company iyi müşteri desteği sağlamak için yeterli iyi teknik eleman bulmada güçlük çekmiştir. 1995 yılına gelince bu şirket teknik destek bilgisini ele geçirmek ve dünyanın her yanındaki personelden yararlanılabilmesini mümkün kılmak için “vaka destekli muhakeme (case-based reasoning)” olarak ifade edilen bir bilgi yönetimi aracından yararlanmıştır. Sonuçta, ortalama çağrı süreleri 2/3 azalmış, çağrı başına maliyet %50 düşmüş ve şirket daha az sayıda teknik destek kuruluşuyla iş yapmaya başlamıştır.138

Süreçlerdeki Bilginin Yönetimi: Süreçler otomatik hale dönüşünce, bilgi çoğu kez bir prosedür veya bilgisayar programında kayıtlı olmaktadır. Birçok işletme, elde ettiği bilgiyi başka zaman veya yerlerde kullanım için kaydetmemektedir. Yani, çoğu profesyonel işletme, süreci dikkate almadan iş yapmaktadır. Dolayısıyla, kısa vadeli döngüler üzerinde yoğunlaştıklarından üretici olamamaktadır. Neticede, etkili bilgi yönetimi programları, günlük işler ve uygulamalardan bilgi elde etmeye yönelik olmalıdır. “Örneğin, CIGNA sigorta şirketi, sigortalama sürecini otomatik hale

134 Coates, J. F., “The Inevitability of Knowledge Management”, Research Technology Management, July-August 1999, s.7. ve Schultz, M. and A.L. Jobe, “Codification and Tacitness as Knowledge Management Strategies: An Empirical Exploration”, Journal of High Technology Management Research Vol. 12, 2001, ss.139-145. 135 Edberg D., F.H. Grupe and W. Kuecher, “Practical Issues In Global It Management: Many Problems, a Few Solutions”, Information Systems Management, Winter 2001, s.35. 136 Skyrme, D., “Knowledge Management: Making It Work”, The Law Librarian, Vol. 31, No.2, 1999, s.88 ve Grey, D., “Knowledge Management Principles”, Copyright by Denham Grey, Haskoli Islands, 1999, ss.3-4. 137 Leitch, M. J., and P.W. Rosen, “Knowledge Management, CKO, and CKM: The Keys to Competitive Advantage”, The Manchester Review, Double Issue 2001, Vol.6, Number 2 and 3, ss.9-13. 138 Plunkett, a.g.e., s.6.

getirdiğinde, sürecin farklı yönleri ve aşamaları için uzmanların bağlantı detaylarını kapsayan ilave bilgi kaynaklarına hızlı bir şekilde ulaşabilmesini sağlamıştır.139

İnsanlardaki Bilginin Yönetimi: İnsandaki bilginin genelde etkin bir şekilde paylaşılması, yoğun kişisel temas ve güven gerektirir. Pek çok profesyonel, kendilerini değerli kılan şeyin sahip oldukları bilgi olduğunu düşünmektedir. Birçoğu kişisel olarak zor kazanılan bilgiyi paylaşmaya gönüllü değildir. Bu nedenle, bilgi yönetiminin en önemli parçası, bilgi yıldızlarını başarılı kılacak ve harekete geçirecek ortam ve kültürü yaratma ile ilişkilidir. Örtülü bilgi (İnsandaki bilgi), işletmelerde yeni değer yaratmanın gerçek anahtarıdır. Örtülü bilginin yönetilmesi, insanların yönetimi ve özellikle bulundukları iş ortamıyla çok yakından ilişkilidir. Bu yüzden, Heathrow yakınlarındaki Waterside’daki British Airways şirketinin yeni kumanda merkezindeki gibi bilgiyi paylaşmayı teşvik eden yerlerin tasarımı önemli bir araçtır. Bu suretle, bilgi paylaşma vakaları, toplantılar, diğer iş gruplarına söz hakkı veya kişisel rehberlik, insanların birbirlerinden birşeyler öğrenmeleri için etkileşime girebilecekleri çok sayıdaki yaklaşımdan sadece birkaçıdır.140

İlişkilerde Bilgi Yönetimi: Sık sık gözardı edilen faktörlerden biri, ilişkilerde kişisel bilginin derinliğidir. İçgüdüsel olarak uzun süreden beri birlikte çalışan iki insan birbirlerinin yaklaşımlarını, gereksinimlerinin ne olduğunu ve neleri hak edebileceklerini bilebilirler. İşletmeler re-organizasyona gittiklerinde ilişkilerdeki bilgi kolayca kaybedilmektedir. Paydaşlar ve diğer kuruluşlarla işbirliğinin önem kazanması, işletmelerin ilişkilerle ilgili daha fazla bilgiyi elinde bulundurmasını gerektirmektedir. Örneğin, Levi Straus’un bir blucin pantolon yapmak için harcadığı paranın beşte dördü kumaşı üretme, boyama, kesme ve dikme işlerine değil, enformasyona gitmektedir.141

b)Bilgi Ekiplerinin Oluşturulması: İyi bir ekip, bilgi yöneticileri, bilgi işlem uzmanları, insan kaynakları yöneticileri, hat yöneticileri ve entellektüel mülkiyet uzmanlarından oluşan ve çeşitli disiplinlerden yararlanan fonksiyonlararası geniş bir ekiptir.142 Bilgiye dayalı işletmelerde bütün oyuncular, bilgi yönetiminin önemli bir ürünü olan paylaşılmış bilgiyle sonuçlanan yeni kültüre katkıda bulunmalıdır. Çalışanlar bilgiyi paylaşmazlarsa, süreci iyileştirme yollarının farkına varamazlar. Bilgiyi paylaşmak, işbirlikçi düşünmenin bir sonucudur. İşbirlikçi düşünme, “Burada icat olmaz sendromu”nu reddederek esneklik ve dinamik evrim gereksinimini ilgi çekici kılmaktadır. Geleneksel işletme mantığı bir dik yapı ve kontrol düzeyine dayalı iken, yeni iş ortamının dinamikleri farklı bir işletme tasarım modelini talep etmektedir. Bilgi yönetimi sisteminin tasarımcıları, işletmenin kendi kendine en iyi şekilde tasarım yapmasını kolaylaştırabilir. İşletmedeki çalışanlar

139 Skyrme, a.g.e., ss.86-87. 140 A.g.e., s.89. 141 A.g.e., ss.86-87. 142 Kocharekar, R., “Without the Speed Limit, Within the Limit: Managing Knowledge in Organizations”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Spring 2001, s.17.

hem problemleri tanımlayıp çözümler yaratmakta hem de çözüm yaratıcı süreçleri değerlendirmekte ve revize etmektedir.143

Bilgi paylaşmak çeşitli nedenlerden dolayı güç ve karmaşık bir iştir. Bunlardan, birincisi, birçok insan bilgiyi güç olarak görür. İnsanlar sahip oldukları bilginin akranları nazarında kendilerine avantaj sağladığına inanırlar. Korkuları, bilgilerini paylaşırlarsa, önemlerini ve pazarlık konusu olabilecek yeteneklerini kaybedeceklerini düşünmeleridir. Yani, onlar iş güvenliği ve küçülmeye karşı kendilerini korumak için bilgiyi saklamaktadır. Gerçekte, onlar ne kendilerine ne de işletmeye yardımcı olmaktadır. İkincisi, bazıları bildiğini kiminle ve nasıl paylaşacağını bilememektedir. Bu yüzden, bilgi paylaşma çok güç olmakta ve çok zaman almaktadır. Üçüncüsü, bilginin geniş kesimlerce paylaşılması için teşvikler tek başına yeterli değildir. Kültürel, ekonomik ve süreç engelleri ortadan kaldırılmalıdır.

İşletmeler çalışanların bilgiyi paylaşmasını teşvik edecek ve kolaylaştıracak süreçler kurmakta ve bazı araçlardan yararlanmaktadır. Örneğin, Buckman Laboratuarlarında bilgiyi paylaşma kültürün bir parçasıdır. Her yıl yöneticiler bilgiyi en iyi paylaşan 50 çalışanını belirleyerek çeşitli organizasyonlarda, merasimler ve kutlama konferanslarında ödüllendirmektedir.144

c)Bilgi Tabanının Yaratılması: Son 15 yılda ekonomik, sosyal ve teknolojik alanda yaşanan değişimler işgücünün niteliklerini ve iş yöntemlerini değiştirmiştir. Bilgisayar ve network teknolojisindeki gelişmeler sayesinde işletmeler işgücünün yeteneklerinden en üst düzeyde yararlanarak verimlilik ve kârlarını arttırmaktadır. Global işletmeler, dünyanın değişik bölgelerindeki çok sayıdaki personelinin gereksinim duyduğu bilgiye anında ulaşması için elverişli veri tabanları, uzman sürücüleri, müşteri profilleri ve diğer örgütsel süreçleri içine alan bir Intranet uygulamasından yararlanmaktadır. Intranet gibi işbirlikçi teknolojilerin ortaya çıkışı ve kullanımı, hızlı bilgiye ulaşmak ve kişilerarası iletişimlerde yardımcı olmak için önemli avantajlar sağlar. Örneğin, PriceWaterhouseCoopers endüstrilere göre işletme süreçlerini ayrıntılarıyla planladıktan sonra, dünyanın çeşitli bölgelerindeki çalışanlarına, endüstri danışmanları grubuna ve başkalarına bilgiyi ve öğrenme deneyimlerini transfer edebilmektedir.145

d)Bilgi Haritalama: Global işletmelerde bilgi yönetiminin bir başka işlevi, yaratılan yeni bilginin değerli ürünler, hizmetler ve süreçlere dönüştürülmesidir. Bu strateji daha iyi ve daha hızlı yenilikçilik üzerinde odaklanmaktadır. Bilgi haritalama, bir bilgi ağacı veya ambarını temel alarak bilgiyi (information) yapılandırma ve organize etme üzerinde odaklanarak, yeni gelişmelere ivme kazandırır. Örneğin, Jaguar en iyi mühendislerinin bir özel araba gövdesi panelini nasıl tasarlayacağını bir sisteme bağlamak için sürekli bilgiyi yaratmakta, yönetmekte ve paylaşmaktadır. Bugün mühendisler bir hafta yerine bir saat içinde

143 Malhotra, a.g.e., s.15. 144 Plunkett, a.g.e., s.12. 145 Alle, 1999, s.126.

detaylı tasarımlar geliştirebilmektedir. Bu başarı, bilgi haritaları sayesinde bilginin sistematik bir biçimde yaratılması ve paylaşılmasının eseridir.146

e)En İyi Uygulamalar ve Dışsal Benchmarking’i Uygulama: Benchmarking (kıyaslama), en iyi endüstri uygulamalarının belirlenmesi, analiz edilmesi, işletme yapısına adapte edilmesi ve uygulanmasını sağlayan bir sürekli araştırma ve öğrenme deneyimidir. Kıyaslama yaparak öğrenme, yenilikçi potansiyeli sürdürmeye, bilginin yeniden kullanımını arttırmaya ve yeni teknolojileri transfer etmeye yönelik bir güçlü yoldur. Örneğin, bir dev petrol şirketi olan Chevron bilgi birikimi ve kullanımını kolaylaştırmak için en iyi uygulamaları; iyi fikir, iyi uygulama, en iyi yerel uygulama ve endüstrideki en iyi uygulama olmak üzere dört düzeyde tanımlamaktadır.147

f)Şebekeler ve Bilgi Webleri: Bir işletmenin fonksiyonel ve coğrafik sınırlarının arasında ve ötesinde işbirliği içinde olan uzmanların oluşturdukları şebekelerdir. Gelecekte birçok global uygulama örgütler-arası olacaktır.148 Global işletmeler, müşteriler, tedarikçiler ve ortaklarının yanı sıra ulusal gümrük departmanları, navlun sevk eden firmalar, brokerlar, bankalar ve sigorta şirketlerinin bilgisayar sistemlerine anında ulaşma gereksinimi duyacaklardır. Uluslararası düzeyde kabul görmüş standartları kullanan işletmeler kendilerine özgü koşulları dikkate alacak şekilde örgütler-arası şebekelere entegre olma gereksinimi duyacaklardır.149

g)Bilgi Merkezleri: 1990’lı yılların başlarında birçok işletmede şirket kütüphaneleri yaygınlaşmaya başlamıştır. Günümüzde ise, IBM, Xerox ve Hewlett Packard gibi birçok işletme kendi bilgi merkezlerini kurmuş bulunmaktadır. Bir bilgi merkezinin sağladığı hizmetler şunlardır:150

• Hem örgüt içi hem de örgüt dışı bilgi kaynaklarını belirleyerek, etkin bir biçimde kullanılabilmesi için katalog hazırlar ve indeks yapar.

• Bilgi ambarı veya bilgi bankası kurarak, çok yönlü bilgi gereksinimleri için bir alışveriş noktası belirler. Ayrıca uzman desteği sunar ve müşteri danışmanlık servisinden yararlanmayı sağlar.

h)Bilgi Uygulamasından Sorumlu Bir Kıdemli Yöneticinin Atanması: Çok büyük işletmelerde genelde tam gün çalışan yüksek düzeyde bir bilgi yöneticisi bulunmaktadır. Küçük ve orta boy işletmelerde ise, genelde zamanın büyük bir kısmını bilgi uygulamalarını yönetmeye ve geliştirmeye ayıran bir yönetim kurulu üyesi görev yapmaktadır.151 Örneğin, dünyanın en büyük işletmelerinden biri olan The Department of the Navy 1997 yılından beri bilgi yönetimi uygulamalarını

146 Skyrme, a.g.e., s.86. 147 Plunkett, a.g.e., 15 148 Wiig, K. M., “What Future Knowledge Management Users May Expect” Journal of Knowledge Management, Vol.3, Number 2, 1999, s.159. 149 Ives and Jarvenpaa, a.g.e., s.47. 150 Skyrme, a.g.e., s.87. 151 A.g.e., ss.87-88.

kurumsallaştırmak, desteklemek ve geliştirmek için bir üst düzey yönetici atamıştır.152

Bilgiyi paylaşmadaki çeviklik, bir işletmenin hacmiyle doğrudan ilişkilidir. 150’den daha az iş görene sahip işletmeler, çok büyük olanlara göre daha kolay bilgiyi paylaşmaktadır. Çok küçük işletmelerde insanlar birbirlerini iyi tanıdıklarından, bir konuda bilgi edinme gereksinimi duydukları zaman işin uzmanına kolayca ulaşabilmektedirler. Bu tür ortamlarda iş görenler arasında bir güçlü temas vardır ve onlar bir güven duyusunu paylaşırlar. Bu anlayış, bilgiyi paylaşmayı kolaylaştırır.153 Oysa işletmelerin dinamikleri, personel sayıları 150 kişiyi geçtikten sonra dramatik bir şekilde değişmektedir. İşletmeler aşırı büyüyünce, insanlar arasında gruplaşmalar olmaktadır. Bu durum bilgiyi paylaşma konusunda engeller yaratabilir. İş görenler birbirlerini iyi tanımadıklarından, sonuçta az yada hiç güven olmayacaktır. Bu güvensizlik, bilginin paylaşılmasını sınırlar. Bu nedenle, global ve çok büyük işletmelerde bilgiyi kullanmak ve paylaşmak için bir güven ve motivasyon atmosferi; bilgiyi bulmak ve yaratmak için sistematik süreçler ve gerekli olduğunda bilginin kolay bir şekilde bulunması, paylaşılması ve muhafaza edilmesini mümkün kılacak teknoloji var olduğu zaman bilgi değere dönüştürülebilir.

VII. Bilgi Yönetimi ve Entellektüel Sermaye

Bilgi başlı başına üretimin en önemli faktörü haline geldiği için, entelektüel varlıkları yönetmek de başlı başına işletmelerin önündeki en önemli göreve dönüşmüş bulunuyor.

Entelektüel sermaye, işletmenin gelişmeye temel teşkil eden ve paydaşların değerini sürükleyen saklı veya soyut varlıkları olarak tanımlanabilir.154 Başka bir ifadeyle, bir işletmedeki insanlar tarafından bilinen ve ona rekabetçi üstünlük kazandıran unsurların bütünüdür. Entelektüel sermaye, değere dönüştürülebilen bilgidir. 155 Entelektüel sermaye beslenmeli ve sistematik olarak yönetilmelidir. Öncellikle entelektüel sermaye yaratılmalıdır, çünkü zaman içinde kâra dönüştürülebilir. Entelektüel sermaye finansal sermayenin temin edilmesi için bir katalizör rolü oynayabilir. Örneğin, Netscape firması hemen hemen hiçbir fiziksel veya kurumsal biçime bürünmeyen olağanüstü miktarda entelektüel sermaye yoğunlaştırmıştı; daha sonra bu sermaye 1995 yılında halka açık hisse satışlarıyla piyasaya çıktığında 2 milyar doları bulan bir tutarla finansal olarak kendini ortaya koydu.156

Entelektüel sermaye, işletmelerin gizli zenginliğidir. Bir işletmenin entelektüel sermayesini arttırması, hem içerideki hem de dışarıdaki bilgi akışını iyi şekilde

152 Plunkett, a.g.e., s.21. 153 A.g.e., s.8. 154 Alle, V., “The Value Evolution: Addressing Larger Implication of an Intellectual Capital and Intangibles Perspective”, Journal of Intellectual Capital, Vol.1, No.1, 2000, s.18. 155 Bassı, L. J., Harnessıng The Power Of Intellectual Capıtal, Training&Development, Dec97, Vol.51, Issue 12, 1997, ss.25-29. 156 Stewart, T. A., Entellektüel Sermaye, (Çeviren: Nurettin Elhüseyni), Kontent Kitap, İstanbul, 1997, s.102

yönetmesine bağlıdır.157 Entelektüel sermaye; müşteri veya dışsal sermaye (müşteri sayısı ve tipleri, işletme değeri, bilgiyi zenginleştiren müşteri, müşterilerle ittifaklar ve ilişkiler, stratejik ortaklıklar, tedarikçiler, yatırımcılar ve topluluklar vs.), insan sermayesi (know-how, bireysel yetenekler, bilgi, beceriler, deneyim ve problem çözme yetenekleri vs.), yapısal sermaye (bilgi teknolojileri, iletişim teknolojileri, modeller, süreçler, veri tabanları, diğer sistematik bilgiler vs.) ve entelektüel mülkiyet (marka değeri, tasarımlar, telif hakları vs.) olmak üzere dört kategoride incelenmektedir. Örneğin, bir finansal hizmetler şirketi olan Skandia yönetim hedeflerini belirlemek için kullandığı entelektüel sermaye göstergelerini rutin olarak gözlemektedir. Böylece ek soyut değer yaratmaktadır.158

Entelektüel sermaye ve soyut varlıklar, global bağımlılıklar, çevresel endişeler, iş ilişkileri, insan yeteneği, içsel yapılar, sosyal vatandaşlık, çevresel sağlık, şirket kimliği ve sosyal sorumluluğun olduğu bir ortamda işleri, ilişkileri ve ekonomik modelleri uzlaştıran bir yaklaşım sunmaktadır.159 Entelektüel sermaye veya soyut varlıklar, karşılıklı etkileşimi, bir öğrenme kültürünü ve bilgi akışını destekleyen iş değerleri yaratır. Bilgi ve becerilerin refaha ve rekabetçi avantaja dönüştürülmesi dinamik işletme duyusuna bağlıdır.

VIII. Sonuç

Birçok global işletmede bilgi yönetimi stratejilerinin etkin bir şekilde uygulandığı yapılan araştırmaların sonuçlarından ve bu işletmelerdeki somut uygulamalardan anlaşılmaktadır. Bilgi toplumunda bilginin kullanımı arttıkça, üretim yapısı da değişmekte; bilgi, işgücü ve sermayeden daha önemli bir faktör olarak üretime girmektedir. Dolayısıyla, bilgi yönetimi sadece global işletmeler açısından değil, bütün işletmeler açısından önemli hale gelmektedir. Gelecekte, birçok bilgi yönetimi faaliyeti ve fonksiyonu, iş görenlerin veya departmanların olağan bir işi haline gelecektir. Buna rağmen, proaktif düşünen işletmeler gelecekte rekabet edebilmek için sistematik olarak bilgiyi daha iyi yönetme çabası için gireceklerdir.

Bilgi yönetimi geçici bir heves olmayıp, bilgi ekseninde rekabet eden işletmelerde gelecekteki başarının temelini oluşturmaktadır. Bilgi üzerinde odaklanmanın nedeni sadece daha çok, daha iyi ve daha hızlı bilgiye sahip olmak değil, aynı zamanda değer yaratmaktır. Bilgi yönetimi, kayıt altına alınabilen süreçlerdeki bilginin yönetilmesi için mükemmel bir disiplin sağlar. Ancak, işletmeler veri tabanlarındaki bilginin yanı sıra örtülü veya kavramsal bilgiye de eş değer düzeyde önem vermeli ve bireyle birlikte hareket eden bu bilginin değişimini iyileştirmelidir. Bilgi yönetiminde en önemli sorunlar, yapı, araçlar ve teknolojiyle ilişkili değil, insan ve kültürle ilişkilidir. Uygun bir şekilde tatbik edildiğinde, bilgi yönetimi işletmeler için önemli yararlar sağlayabilir. Etkili bilgi paylaşımı sayesinde yaratıcılık, yenilikçilik ve verimlilik arttırılabilir. Bilgiye hızlı bir şekilde ulaşmayı sağlayarak müşteri hizmetleri iyileştirilebilir ve işin

157 Allee, 2000, s.18. 158 Skyrme, a.g.e., ss.86-87. 159 Allee, 2000, s.18.

uzmanlarıyla bağlantı kurularak, sorunların uygun bir şekilde çözümüne yardımcı olabilir. Ancak, bilgi kendi başına bir şey üretemez. Bu bağlamda, global işletmeler bilginin gelecekte rekabetçi üstünlük sağlaması için toplanması, depolanması, analiz edilmesi ve kullanıma sunulması, sistematik bir sürecin varlığını gerektirir. Elde edilen bilgiden arzulanan değeri yaratabilmek için doğru bilginin, doğru yere, doğru zamanda, hızlı, güncel, tam ve bir bütün içinde sunulması gerekmektedir.

Kaynaklar ALLE, V., (1997) The Knowledge Evolution: Expanding Organizational Intelligence, New York:

Butterworth-Heinemann. ALLE, V., (2001) “Knowledge Networks and Communities of Practice”, OD Practitioner, Vol.

32, No:4, ss.13-45 ALLE, V., (1998) Value Creation in the Knowledge Economy, Human Resource, (Australia). http://www.vernaallee.com/Library/articles/Knowledgevalue/Drivers.html (04.02.2002). ALLE, V., (1999) “The Art and Practice of Being a Revolutionary”, Journal of Knowledge

Management, Vol.3, Number 2, ss.121-131. ALLE, V., (2000) “The Value Evolution: Addressing Larger Implication of an Intellectual Capital

and Intangibles Perspective”, Journal of Intellectual Capital, Vol.1, No.1, ss.17-32. BASSI, L. J. (1997) Harnessing The Power Of Intellectual Capıtal, Training& Development,

Dec97, Vol.51, Issue 12, ss.25-29. BARCLAY, R. O. and MURRAY, P. C. (1997) What is Knowledge Management? Knowledge

Praxis Knowledge Management Associates, http://www.media-access.com/whatis.html (28.01.2002).

COATES, J. F., (1999) “The Inevitability of Knowledge Management”, Research Technology Management, July-August 1999, ss.7-8.

EDBERG D., GRUPE, F. H., AND KUECHER, W., (2001) “Practical Issues In Global It Management: Many Problems, a Few Solutions”, Information Systems Management, Winter 2001, ss.34-46.

GREY, D., (1999) Knowledge Management Principles”, Copyright by Denham Grey, Haskoli Islands, ss.1-28

GOLD, A.H., MALHOTRA, A., and SEGARS, A. H., (2001) “Knowledge Management: An Organizational Capabilities Perspective”, Journal of Management Information Systems, Summer 2001, Vol. 18, No.1, ss.185-214.

IVES, B., and JARVENPAA, S.L., (1991) “Applications of Global Information Technology: Key Issues for Management”, MIS Quarterly, March 1991, ss.33-46.

KOCHAREKAR, R., (2001) “Without the Speed Limit, Within the Limit: Managing Knowledge in Organizations”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Spring 2001, ss.12-17.

LEADBEATER, C., (2000) Who Will Own the Knowledge Economy? Oxford: Blackwell Publishers.

LEİTCH, M.J., and ROSEN, P.W., (2001) “Knowledge Management, CKO, and CKM: The Keys to Competitive Advantage”, The Manchester Review, Double Issue 2001, Vol.6, Number 2 and 3, ss.9-13.

MALHOTRA, Y., (2000) “Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to “Internet Time”, Information Strategy: The Executive’s Journal, Summer 2000, ss.5-16.

MANASCO, B. Leading Firms Develop Knowledge Strategies, Knowledge Inc. October 1996, http://webcom.com/quantera/Apqc.html (04.02.2002).

PLUNKETT, P. T., (2001), Managing Knowledge@Work: An Overview of Knowledge Management, Knowledge Management Working Group of the Federal Chief Information Officers Council, August 2001.

RAMARAPU, N. K., and LADO, A.A., (1995) “Linking Information Technology to Global Business Strategy to Competitive Advantage: An Integrative Model”, Journal of Information Technology, Vol.10, ss.115-127.

SCHULTZ, M., and JOBE, A.L., (2001) “Codification and Tacitness as Knowledge Management Strategies: An Empirical Exploration”, Journal of High Technology Management Research Vol. 12, ss.139-165.

SKYRME, D., (1999) “Knowledge Management: Making It Work”, The Law Librarian, Vol. 31, No.2, ss.84-90

STEWART, T. A., (1997) Entellektüel Sermaye, (Çeviren: Nurettin Elhüseyni), Kontent Kitap, İstanbul.

TAYLOR, R. M., (2000) Knowledge Management, Unisys Consulting, London: Robert M Taylor, http://ourworld.compuserve.com/homepages/roberttaylor/km.htm (01.02.2002).

http://www.vernaallee.com/Library/articles/Knowledgevalue/Drivers.html

http://www.media-access.com/whatis.html

http://webcom.com/quantera/Apqc.html

http://ourworld.compuserve.com/homepages/roberttaylor/km.htm

VAIL III, E. F., (1999) “Knowledge Mapping: Getting Started with Knowledge Management”, Information Systems Management, Fall 1999, ss.16-23

WIIG, K. M., (1999) “What Future Knowledge Management Users May Expect” Journal of Knowledge Management, Vol.3, Number 2, ss.155-165.

coşkun can aktan, İstiklal vural (ed)., bilgi Çağında …teknik araçları (bilgi ve iletişim...

Documents