come on... it's in the requirements by sloan miller (@pmowned) #dpm2015

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COME ON… IT’S IN THE REQUIREMENTS! Sloan Miller Digital Operations, Strategist + Project Management Consultant @PMOwned

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Technology


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COME  ON…  IT’S  IN  THE  REQUIREMENTS!

Sloan  Miller  Digital  Operations,  Strategist  +  Project  Management  Consultant    @PMOwned

“Writing  software  that  fully  meets  its  specifications  is  like  walking  on  water.  For  each,  the  former  is  easy  if  the  later  is  

frozen  and  near  impossible  if  fluid.”

-­‐  Anonymous  Developer    

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

REQUIREMENTS  -­‐defined  +  typed-­‐

so  we’re  all  on  the  same  page

‣Cataloging  is  a  royal  pain!  

‣Few  will  read  them  :-­‐(  

‣Documentation  for  the  sake  of  it…  is  a  waste  of  time

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

“a  requirement  is  an  external  observable  characteristic  of  a  

desired  system”

-­‐  Alan  Davis

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

so  we’re  all  on  the  same  page‣Ambiguity  can  never  be  entirely  removed  

‣Methodology  impacts  the  cataloging  of  requirements  

‣A  user  or  customer  is  the  only  person  that  can  verify  the  validity  of  a  requirement

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

so  we’re  all  on  the  same  page‣Where  do  requirements  come  from?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…nearly  every  project  related  interaction

so  we’re  all  on  the  same  page‣What  drives  the  cataloging  of  requirements?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…our  desire  to  build  the  best  possible  solution

so  we’re  all  on  the  same  page‣How  do  we  best  record  requirements?  

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…in  whatever  way  they  will  be  consumed  +  executed

so  we’re  all  on  the  same  page‣Does  anyone  reading  them?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…um…  hopefully…  um…  maybe…  um…  probably  not

so  we’re  all  on  the  same  page‣Why  do  we  even  bother?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…who  the  hell  knows  sometimes

three  general  requirement  types‣Business  requirements  

‣Functional  requirements  

‣Technical  requirements

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

HINT:  they  are  in  this  order  for  a  reason!!

business  requirements  are:‣More  ‘out  there,’  marketing,  or  user  data  focused  

‣Generally  they  are  a  high-­‐level  or  aspirational  goals  

‣Very  end-­‐result  oriented  

‣Nearly  all  strategic  by  their  nature

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

“we  should  build  a  house…  that  looks  something  like  this”

A  BUSINESS  REQUIREMENT

functional  requirements  are:‣More  behavioral  focused  

‣Executional,  but  in  context  of  the  stated  business  goals  

‣Very  functionally  oriented  

‣A  balance  of  strategic  and  tactical

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

A  FUNCTIONAL  REQUIREMENT

“our  house’s  layout  should  look  something  like  this”

technical  requirements  are:‣Instructional  +“how-­‐to”  focused  

‣Detailed  +  specific  in  context  of  the  desired  functionality    

‣Very  build  oriented  

‣All  tactics,  all  the  time

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

A  TECHNICAL  REQUIREMENT

“what  exactly  do  we  need  in  order  to  build  our  house”

REQUIREMENTS  -­‐by  methodology-­‐

in  waterfall  approach‣Lots  +  lots  +  lots  +  lots  of    

‣Documentation    

‣Early  project  planning  

‣Exploring,  evaluating  +  prioritizing    

‣Requirements  are  ironed  out  well  in  advance  

‣Goal:  a  comprehensive  +  exhaustive  solution      

‣Risk  +  change  management  are  sticking  points

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

in  agile  methodology  approach‣“Conversation  over  documentation”  

‣Requirements  are    

‣Relayed  in  real  time    

‣Rarely  documented  

‣A  smaller  subset  is  targeted  as  sprint  begins  

‣Goal:  a  workable  solution,  optimize  it  later  

‣Completing  enough  requirements  is  a  sticking  point

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

hold  to  high  standardsMore  time  is  needed  to  gather  +  prioritize  requirements  if:  

‣Problems:  

‣are  opaque    

‣not  fixed  or  static    

‣are  complex  

‣The  more  stakeholders  there  are  

‣The  risks  are  greater

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

hold  to  the  highest  standardsIf  the  the  failure  of  your  project,  software,  or  program  can  result  in  a  death,  injury,  or  dismemberment…  

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

REQUIREMENTS  -­‐the  holy  grail-­‐

“First  comes  thought;  then  organization  of  that  thought,  into  ideas  and  plans;  

then  transformation  of  those  plans  into  reality.  The  beginning,  as  you  will  observe,  is  in  your  imagination.”

-­‐  Napoleon  Hill

so  this  is  knownthe  iron  triangle  is  the  ‘holy  grail’  of  project  management

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Work  Ends

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

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0

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Work  Ends

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

x

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Work  Ends

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

x

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Work  Ends

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

x

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Work  Ends

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirementsthe  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

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0

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Works  End

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

desired  budget    reached

desired  launch    target

the  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirementsthe  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Works  End

desired  budget    reached

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

desired  launch    target

the  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Works  End

desired  budget    reached

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirements

desired  launch    target

the  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

-30

0

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90

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Works  End

desired  budget    reached

REQUIREMENTS  -­‐prioritizing  techniques-­‐

“The  reasonable  [person]  adapts  [themselves]  to  the  world;  the  unreasonable  one  persists  in  trying  to  adapt  the  world  to  

[them]self.”

-­‐  George  Bernard  Shaw

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

prioritization  activities‣For  laser  beam  focus…  “give  us  your  top  3”  

‣To  tackle  a  long  list…  “spend  $100”  

‣If  there  is  a  diverse  team…  “put  it  to  the  scales”

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

give  us  your  top  3Best  used  with…    

‣a  smaller  team  

‣very  engaged  stakeholders  

‣a  ‘manageable’  requirements  list  

‣an  iteration  or  release  based  development  cycle

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

give  us  your  top  3  (how  it  works)‣Assume  resources  are  limited  

‣Each  person  nominates  a  requirement  

‣Discuss  +  vote…    

‣unanimous  =“cannot  do  without”  list  

‣majority  =“needed”  list  

‣disputed    =“nice  to  have”  list  

‣Repeat  until  the  list  is  full#DPM2015                                                                                    @PMOwned

Top  3  Things  We  Ca

nnot  Do  Without:  

1.  _______________

_______  

2.  _______________

_______  

3.  _______________

_______  

Top  3  Things  We  Ne

ed:  

1.  _______________

_______  

2.  _______________

_______  

3.  _______________

_______  

Top  3  Things  That  

Would  Be  Nice:  

1.  _______________

_______  

2.  _______________

_______  

3.  _______________

_______  

events platform

mobile breakpoints

July 1 launch date

open source cms

web forms

image gallery

user registration

ticket integration

soundcloud embed

spend  $100Best  used  with…  

‣a  medium  to  larger  team  

‣stakeholders  with  a  mixed  engagement  level  

‣a  ‘large’  requirements  list  

‣the  earlier  stages  of  a  project

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

spend  $100  (how  it  works)‣Assume  you  have  resources  

‣Each  person  gets  a  balance  of  $100    

‣On  paper  (anonymously)  people  invest  their  money  

‣Tabulate  results,  reveal  +  discuss  

‣Target  a  fair  amount  with  a  reasonable  dollar  values

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

#    Requirement        

                   Balance  

1.  July  1  launch  d

ate  .  .  .  .  .  $24  

2.  events  Platform

   .  .  .  .  .  .  $21  

3.  mobile  breakpoi

nts  .  .  .  .  .  $20  

4.  open  source  cms

.  .  .  .  .  .  .  $18  

 

5.  image  gallery.  

.  .  .  .  .  .  .  $18  

6.  web  forms.  .  .  

.  .  .  .  .  .  .  $14  

7.  soundcloud  embe

d  .  .  .  .  .  .  $12  

8.  ticket  integrat

ion  .  .  .  .  .  $10  

9.  user  registrati

on.  .  .  .  .  .  $10  

.  .  .  

62.  social  media  s

haring  .  .  .    $  2  

63.  sell  t-­‐shirts  

.  .  .  .  .  .  .  $  1  

64.  fan  club  porta

l  .  .  .  .  .  .  $  0  

put  it  to  the  scalesBest  used  with…    

‣a  larger  team  

‣stakeholder  with  a  wide  variety  of  engagement    

‣an  ‘unmanageable’  requirements  list  

‣at  the  beginning  of  a  project

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  scales  (how  it  works)‣Assume  the  picture  isn’t  clear  

‣Each  person  votes  (-­‐3  to  3)  

‣Either  on  paper  -­‐or-­‐  by  a  show  of  fingers  

‣Tabulate  values  +  discuss  

‣Only  target  those  with  a  positive  scores

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

#    Requirement        

                                   

Scale                          

             

                             -­‐3  

 -­‐2    -­‐1      0      1      

2      3  

1.  July  1  launch

 date  

2.  Events  Platfo

rm  

3.  Mobile  breakp

oints  

4.  open  source  c

ms  

5.  image  gallery

 

6.  web  forms  

7.  soundcloud  em

bed  

8.  ticket  integr

ation  

9.  user  registra

tion  

.  .  .  

62.  social  media

 share  

63.  sell  t-­‐shirt

s  

64.  fan  club  por

tal

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REQUIREMENTS  -­‐why  they  matter-­‐

“Of  all  the  things  I’ve  done,  the  most  vital  is  coordinating  the  

talents  of  those  who  work  for  us  and  pointing  them  towards  a  

certain  goal.”  

-­‐  Walt  Disney

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

what  really  gets  my  goatRequirements  should…  

‣be  documented  

‣be  read  

‣be  executed

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

requirement  documentation  lite‣Only  produce  necessary  documentation  

‣Use  a  format  that..    

‣works  for  your  team    

‣is  quickly  digestible    

‣can  be  easily  updated

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

requirement  engagement  heavy‣Engage  your  the  entire  team    

‣Activities  +  discussions  are  open  to  all  

‣Integrate  cataloging  into  other  project  activities  

‣Discuss  the  risk  associated  with  changes

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  purpose  of  requirements‣Is  everyone  is  on  the  same  page?  

‣Have  the  project’s  purpose  +  objectives  been  clarified?  

‣Are  features  verified  +  prioritized?  

‣Are  development  +  integration  needs  outlined?  

‣Can  the  functionality  be  built  in  the  timeline?  

‣Does  the  project  plan  meet  expectations?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

the  holy  grail  of  requirementsthe  cost  of  change

the  opportunity  to  influence  cost

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0

30

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Work  Begins Taking  Shape Crunch  Time Works  End

so  where  did  we  start?‣Does  anyone  even  read  them?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…if  there  is  buy-­‐in,  empathy  +  understanding

so  where  did  we  start?‣Why  do  we  even  bother?

#DPM2015                                                                                    @PMOwned

…to  make  the  best  possible  solution    

…with  the  least  possible  resistance

thanks!!Sloan  Miller  Digital  Operations,  Strategist  +  Project  Management  Consultant    @PMOwned

philly’s  digital  PM  meetup  group  @DPMPhilly